CONSULTORA ORGANIZACIONAL

TRABAJO DE INVESTIGACIN

Unidad 3: El Proceso de Consultora

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T ABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ............................................................................................... 3

UNIDAD 3: EL PROCESO DE CONSULTORA ................................................. 4

3.1 FASES FUNDAMENTALES DEL MTODO DE CONSULTORA. ............ 4

3.2 INICIACIN. .............................................................................................. 4

3.2.1 CONTACTO INICIAL. .......................................................................... 5

3.2.2 PROPUESTA DE TRABAJO ............................................................... 6

3.2.3 CONTRATACIN DEL SERVICIO. ..................................................... 7

3.3 EVALUACIN INTEGRAL. ....................................................................... 7

3.3.1 DIAGNSTICO PRELIMINAR ............................................................ 8

3.4 ESTRATEGIA Y PLANIFICACIN DE MEDIDAS ................................... 10

3.4.1 PRESENTACIN DE PROPUESTA AL CLIENTE ............................ 11

3.5 APLICACIN. .......................................................................................... 12

3.6 TERMINACIN. ...................................................................................... 15

BIBLIOGRAFA ................................................................................................ 16

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INTRODUCCIN

La consultora organizacional se practica de muchas formas diferentes, Esas

formas reflejan la diversidad de las organizaciones y los entornos en que
actan, sus propios consultores y los diversos enfoques para realizarla que
estn en disposicin de aceptar como vlidos y que desde luego estarn muy
influidos, por los enfoques y mtodos de intervencin que propongan los
consultores internos.

Existe una gama sumamente amplia de enfoques, tcnicas, mtodos, modos y

estilos de consultora. Esta diversidad es una de las caractersticas ms
interesantes de la consultora, ya que incluso clientes con problemas muy
especficos pueden encontrar un consultor que se adapte a su organizacin y
situacin particular. No obstante, la consultora se caracteriza no solo por la
diversidad, sino tambin por ciertos principios y mtodos comunes. Algunos de
ellos son aplicados por la inmensa mayora de los consultores.

Esta investigacin pretende dar una visin de conjunto del proceso de

consultora as como una panormica de sus etapas.

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UNIDAD 3: EL PROCESO DE CONSULTORA

3.1 FASES FUNDAMENTALES DEL MTODO DE

CONSULTORA.

1 .- INICIACIN

5.- 2.- DIAGNOSTICO.

TERMINACION.

3.- PLANIFICACION
4.- APLICACIN.
DE MEDIDAS.

3.2 INICIACIN.

Dirigirse a los clientes potenciales sin que stos lo hayan solicitado es una de
las formas de comercializar los servicios de consultora.

Esta fase incluye sus primeros contactos, las conversaciones acerca de lo que
el cliente deseara modificar en su organizacin y de qu manera el consultor
podra prestarle ayuda, la aclaracin de sus papeles respectivos, la preparacin
de un plan de tareas basado en un anlisis preliminar del problema y la

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negociacin y concertacin de un contrato de consultora. Se trata de una fase

preparatoria.

3.2.1 CONTACTO INICIAL.

En la mayor parte de los casos, el cliente establecer el primer contacto.

En realidad, cuando se rene con un cliente para negociar una tarea concreta,
el consultor sigue estando en la fase de comercializacin de sus servicios y no
est seguro de que se concertar un contrato.

El consultor y el cliente se renen, tratan de aprender lo ms posible el uno del

otro, examinan y definen la razn por la que se ha recurrido al consultor.

La primera reunin es una breve oportunidad para conquistar la confianza del

cliente y causarle una impresin favorable. El cliente quiere asegurarse de que
est tratando con el consultor adecuado y el consultor ha de estar convencido
de que es la persona apropiada o de que es competente para abordar los
problemas de ese cliente particular.

Las reuniones iniciales exigen que el consultor se prepare a fondo. Acopia los
hechos de orientacin esenciales acerca del cliente, su medio ambiente y los
problemas caractersticos de su sector de actividad, por ejemplo:

La terminologa comnmente utilizada;

La ndole y el emplazamiento de los mercados;
Los nombres y la ubicacin de los principales productores;
Los tipos y fuentes de materias primas.
Los pesos y medidas utilizados en la industria;,
Los procedimientos y el equipo;
Los mtodos y las prcticas mercantiles peculiares de la industria;
Las leyes, los reglamentos y las costumbres que regulan la industria;
La historia y la evolucin;
El clima econmico actual y los principales problemas de la industria.

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El consultor debe estimular al cliente para que hable de su empresa, sus

dificultades, esperanzas y expectativas.

El consultor evala:

Las necesidades del cliente en lo que respecta a una prctica gerencial

atinada
Sus intereses personales
Su percepcin de la consultara y el grado en que est dispuesto a
colaborar con los consultores asumiendo tipos diferentes de funciones.

3.2.2 PROPUESTA DE TRABAJO

Una propuesta de trabajo es un documento de escasas pginas que sirve como

instrumento de trabajo, que se realiza despus de una revisin amplia y
analtica sobre el tema a desarrollar y que se utiliza para exponer la
importancia de desarrollarlo, la forma de hacerlo y su viabilidad.

La propuesta de trabajo que se elabora para una empresa puede hacerse

dependiendo las caractersticas y necesidades particulares de la misma, por lo
que es posible elaborar el planteamiento a corto, mediano y largo plazo.

sta puede plantear tanto los aspectos de desarrollo, econmicos, de

requerimientos, de personal, de venta, de incursin, o difusin del proyecto,
entre muchos otros, segn los requerimientos del cliente.

Las partes con que debe de contar una propuesta de trabajo son las siguientes:

Presentacin: Hojas membretadas, diseo sobrio pero atractivo,

nombre del proyecto en cada pgina, firmar antes de entregar y
encuadernar.
Objetivo: Descripcin breve del proyecto.
Alcance: Es la parte en donde se describe punto a punto lo que incluir
tu trabajo.

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Propuesta de desarrollo: Definir el flujo de trabajo, es decir, los pasos

que se van a realizar (fechas y tiempos estimados).
Cotizacin.
Condiciones: vigencia del proyecto, pago en efectivo, etc.
Termino del documento: expresar la importancia que se le dio al
proyecto y tu agradecimiento (anticipado) por la oportunidad brindada de
colaborar con la empresa.

Al elaborar una propuesta de trabajo se debe::

Cuidar hasta el mnimo detalle.

El lenguaje debe ser fcil de entender por el cliente.
Evitar lo ms que se pueda trminos demasiado tcnicos.

3.2.3 CONTRATACIN DEL SERVICIO.

Es un contrato en virtud del cual una persona, se obliga a prestar sus servicios
profesionales, tcnicos, cientficos o artsticos en beneficio de otra llamada
cliente, quien a su vez se obliga a pagar los honorarios convenidos.

Es importante sealar que el pago del contrato es dirigido al cumplimiento de

metas, horas, objetivos y proyectos.

3.3 EVALUACIN INTEGRAL.

La definicin de evaluacin integral la podemos enmarcar de la siguiente

manera: es una herramienta que permite evaluar de una manera integral, las
reas y los procesos de las empresas, con un criterio sistemtico y cientfico y
un enfoque constructivo, que permite ser un instrumento de vigilancia y de

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promocin y apoyo, para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y

productividad de las empresas, esta tambin es llamada diagnostico preliminar.

3.3.1 DIAGNSTICO PRELIMINAR

La segunda fase es un diagnstico a fondo del problema que se ha de

solucionar. Durante esta fase, el consultor y el cliente cooperan para
determinar el tipo de cambio que se necesita, establecer de manera
pormenorizada los objetivos que se han de alcanzar con el cometido y evaluar
el rendimiento, los recursos, las necesidades y las perspectivas del cliente.

Al realizar un diagnstico preliminar es importante responder las siguientes

preguntas:

Es el problema fundamental del cambio de ndole tecnolgica,

organizativa, de informacin, psicolgica o de otro tipo?
cul es el esencial?
se comprende la necesidad del cambio o ser preciso persuadir a los
miembros de la organizacin de que tienen que cambiar?

El diagnstico se constituye verdaderamente en la primera fase plenamente

operativa del trabajo de la consultora y tiene como antecedente la preparacin
realizada y el diagnstico inicial preparatorio.

El objetivo del diagnstico es definir los problemas que afronta el cliente,

examinar de forma detallada sus causas y preparar toda la informacin
necesaria para orientar las decisiones que han de ser tomadas para la
solucin.

ETAPAS DEL DIAGNSTICO

Definicin del marco y la decisin de la Informacin a reunir y cmo

hacerlo.

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La Investigacin, recopilacin de datos y elaboracin de informacin.

Anlisis de los Hechos
Las Conclusiones del Diagnstico el anlisis y discusin con la alta
direccin acorde a la participacin que podamos lograr en el cliente
(consultores internos) ser ms o menos fluidas estas etapas y sus
resultados dependern de ello.

Algunas tcnicas y herramientas que el consultor y su equipo pueden

aplicar en esta etapa pueden ser:

Diagrama de causa y efecto

Diagrama de Pareto
Matrices
Anlisis FODA
Entrevistas
Encuestas
Observacin
Cedulas de acopio de informacin, etc.

El consultor debe asegurarse que en el diagnstico se han definido con

claridad:

1.- El problema: que debe de ser identificado y definido acorde a cuatro

dimensiones.
Identidad: Cul es la falla?,
Magnitud: Cunto afecta el problema?
Ubicacin: Dnde afecta?
Tiempo: Desde cundo afecta?

2.- Las causas del problema: No se puede actuar sobre el efecto (problema)
hay que actuar sobre sus causas o sea los factores que los originan.

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3.- La capacidad potencial del cliente para resolver el problema: Es preciso

saber si posee los recursos materiales, financieros y los cocimientos tcnicos y
en general las competencias necesarias para solucionar el problema.

4.- Direcciones posibles de las medidas futuras: El diagnstico es la

preparacin de la accin, a lo largo de l se reunir, registrar y analizarn
datos e ideas que ayudaran a guiar las acciones al respecto de cmo
solucionar los problemas.

3.4 ESTRATEGIA Y PLANIFICACIN DE

MEDIDAS

La tercera fase tiene por objeto hallar la solucin del problema. Abarca el
estudio de las diversas soluciones, la evaluacin de las opciones, la
elaboracin de un plan para introducir los cambios y la presentacin de
propuestas al cliente para que ste adopte una decisin. El consultor puede
optar entre una amplia gama de tcnicas, en particular si la participacin del
cliente en esta fase es activa. La planificacin de la accin requiere
imaginacin y creatividad, as como un enfoque riguroso y sistemtico para
determinar y estudiar las opciones posibles, eliminar propuestas que podran
conducir a cambios de escasa importancia e innecesarios y decidir qu
solucin se ha de adoptar.

Un aspecto importante del plan de accin consiste en elaborar una estrategia y

tcticas para introduccin de los cambios, en particular para abordar los
problemas humanos que se pueden prever, superar cualquier resistencia al
cambio y captar apoyos para efectuarlo.

Las soluciones o acciones que se proyecten en sentido general pueden ser

clasificadas de manera general en dos grupos.

1. Acciones directas.

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2. Acciones indirectas.

Las acciones directas por lo general tienen las siguientes caractersticas.

Dependen de una decisin interna.

Van dirigidas a una o pocas dimensiones esenciales muy concretas.
Son por lo general correctivas o de generalizacin.
Por regla general sus resultados son palpables, de inmediato o en
cortos plazos.
No representan grandes inversiones de recursos humanos, materiales
y/o financieros.

Las acciones clasificadas como indirectas por lo general tienen las

caractersticas siguientes:

Dependen de una decisin externa e interna.

Requieren de una preparacin previa requiriendo sta plazos
normalmente medios o largos.

Qu debe contener cada accin en su definicin?

La respuesta a esta pregunta obliga a definir:

Qu?: esta accin implica que hay que hacer concretamente.

Quin?: debe especificar quin o quines ejecutaran la accin y quin
responder por su cumplimiento.
Cundo?: Fechas y tiempo.
Qu presupuesto y recursos necesita?: Recursos Materiales, Recursos
Humanos, Recursos Tecnolgicos y Recursos Financieros.
Qu beneficios deben esperarse de su aplicacin?
Cmo se realizara?

3.4.1 PRESENTACIN DE PROPUESTA AL

CLIENTE

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La presentacin de la propuesta al cliente implica la entrega de un documento

o informe donde se presente el plan estratgico que se seguir, especificando
las estrategias a realizar, la fecha, la duracin, los responsables de dichas
acciones y el cmo se realizaran, para su autorizacin por parte de la
organizacin (Cliente).

3.5 APLICACIN.
La aplicacin, cuarta fase del proceso de consultora, es la culminacin de los
esfuerzos conjuntos del consultor y del cliente.

Si no hay aplicacin, el proceso de consultora no puede considerarse

completado,

Si el cliente no acepta las propuestas del consultor presentadas al final de la

fase de planificacin de las medidas. Demuestra que la tarea ha estado mal
realizada por ambas partes.

Si el consultor y el cliente colaboran estrechamente durante las fases de

diagnstico y de planificacin de la accin, el cliente no puede rechazar
propuestas que son el fruto de un trabajo conjunto.

El consultor no tiene que participar en la aplicacin:

Si el problema es relativamente sencillo y no se prev que la

aplicacin plantee dificultades tcnicas o de otra ndole;

Si el trabajo conjunto durante las fases de diagnstico y de

planificacin de las medidas muestra que el cliente ha adquirido
una buena comprensin del problema y una capacidad para
ocuparse de la aplicacin sin ms asistencia.

Los arreglos que se indican a continuacin pueden contribuir a que el consultor

participe en la aplicacin sin imponer una carga elevada al cliente:

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El nmero de miembros del equipo de consultora presentes en los

locales del cliente se ir reduciendo gradualmente durante la fase de
aplicacin;
Slo un consultor permanecer durante toda la fase de aplicacin,
proporcionando asesoramiento y recurriendo a expertos adicionales de
la oficina de consultora, si es necesario;
El consultor se ocupar nicamente de las tareas ms difciles de la fase
de aplicacin, dejando todo el resto del trabajo al cliente;
El consultor visitar al cliente con periodicidad, o en momentos
convenidos durante la fase de aplicacin, para verificar los progresos y
dar orientaciones;
El consultor estar a disposicin para intervenir slo a peticin especial
del cliente.

Para que exista un plan de mejora veraz es necesario previamente haber

realizado un diagnostico el cual otorga como resultado una matriz FODA, en el
cual se encuentra cuatro fuerzas que se dividen en dos ambientes:

Ambiente externo: oportunidades y amenazas

Ambiente interno: fortalezas y debilidades

Y luego, Qu se hace?

Tomar aquellos elementos que sean ms relevantes para la empresa, ya sea

para incrementar una fortaleza, subsanar una debilidad, contrarrestar una
amenaza u aprovechar una oportunidad.

Todo esto apoyado del principio de Pareto, en donde se menciona por un lado
el problema o proceso y por el otro se explica ms detalladamente las causas
que originan el problema.

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PLAN DE MEJORA

Un plan de mejora es un conjunto de medidas de cambio que se toman en una

organizacin para mejorar su rendimiento. Sirve para que la empresa pueda
responder ante los cambios que presenta su entorno y para cumplir con los
objetivos de la empresa.

Requerimientos para crear un proyecto de mejora:

1. Contar con un enunciado que describa con claridad el proyecto

Objetivo del proyecto (los fines que se quieren lograr y para qu)
Metas del proyecto (que se va a lograr, cmo, cundo)
Justificacin del proyecto (porque es necesario)

2. Definir las acciones que se requieren para lograr los objetivos y cumplir
con las metas.
3. Calendarizar las acciones para llevar una secuencia lgica.

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4. Asignar responsables.
5. Definir los recursos requeridos.
6. Definir posibles obstculos.

Definir indicadores de desempeo e impacto.

3.6 TERMINACIN.
La terminacin se refiere a dos aspectos importantes del proceso de
consultora: el trabajo para el que se llam al consultor y la relacin consultor-
cliente

En primer lugar, la retirada del consultor significa que el trabajo en el que se ha

participado:

Ha quedado completado
Se interrumpir
Se proseguir, pero sin la ayuda del consultor

La atmosfera y la forma en que esa relacin se interrumpe influir en la

motivacin del cliente para continuar el proyecto y en su actitud con respecto al
uso futuro de la misma organizacin de consultora. El cliente debe estar
convencido de que ha contado con un buen consultor a quien volvera a recurrir
gustosamente.

Momento oportuno para la retirada

Elegir el momento justo para retirarse es a menudo difcil, pero una decisin
errnea puede a echar a perder una buena relacin y poner en peligro el xito
del proyecto.

Planificacin de la retirada

Tareas que terminan demasiado pronto

El cliente sobreestima su capacidad para acabar el proyecto sin haber

sido suficientemente capacitado para ello.

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El presupuesto del cliente no permite que la tarea se termine.

El consultor tiene prisa por empezar otro trabajo.

Tareas que acaban ms tarde de lo necesario

Se descubren nuevos problemas en el curso del cometido.

El consultor trata de permanecer ms tiempo del necesario.

BIBLIOGRAFA

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