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TRABAJO AUDITORIA AA4

ESTUDIO DE CASO SOBRE UN INFORME DE AUDITORA DE UNA EMPRESA

MARIA FERNANDA OLAYA MANRIQUE


55.216.572 aipe

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA


AIPE, 01 DE SEPTIEMBRE DE 2017
1- LEA CADA UNA DE LAS DESCRIPCIONES DE LOS HALLAZGOS
ENCONTRADOS Y PRESENTADOS EN EL INFORME DE AUDITORA.

Un hallazgo de auditora es el resultado de la evaluacin de la evidencia de


la auditora recopilada frente a los criterios de auditora.
La verificacin del cumplimiento real de la norma y del sistema, nos obliga a
buscar evidencias objetivas. Estas evidencias deben ser evaluadas
siguiendo los criterios de auditora previamente definidos, para obtener los
hallazgos.

Estos se pueden categorizar de la siguiente manera:

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito, que puede ser de la propia


norma o del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin, o de los
requisitos del cliente. Este tipo de desviacin afecta a la conformidad del
producto o servicio y deben ser resueltas de manera inmediata.
Desviacin: Son incumplimientos como los anteriores pero que no afectan a
la calidad del producto o servicio. Se trata de fallos no sistemticos
Observacin: Se trata de un hallazgo que no incumple ningn requisito de la
norma, o del que no se tiene una evidencia objetiva.

2- DIGA A QUE NUMERAL DE LA NORMA ISO 9001:2015, LE EST


APUNTANDO CADA HALLAZGO REFERIDO.

PROCESO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO CLASIFICACIN Numeral de


la norma
ISO
9001:2015
Procesos de Se cuenta con un mecanismo de m 4.2.3
Direccin control de documentos internos y
externos Lista de Documentacin
del SGC, actualmente no se ha
implementado la herramienta de
control.
Procesos de se detecta que no est en todos los m 4.2.4
Direccin casos se cuenta con la identificacin y
formatos estandarizados de los
registros utilizados para el control de la
operacin de los procesos.
(ejemplo: inscripcin de los proyectos
de investigacin algunos registros con
contaban con ttulos.
Procesos de Contrario al procedimiento normativo m 4.2.4
Direccin Control de Documentos y Registros
no se tiene definido los criterios para la
retencin, conservacin y disposicin
final de los registros (ejemplo:
expedientes de personal)
Procesos de Se detecta falta de manejo de la M 5.5.2
Direccin documentacin
Del Sistema de Gestin de la Calidad
en el personal.
Ejemplo:
Ubicacin del Modelo de
Identificacin de Procesos e
indicadores Clave para la
medicin de los procesos y
objetivos de calidad
documentado en el manual de
planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar
cambios de documentos,
registros de servicios no
conformes y aplicacin de
acciones correctivas y
preventivas definidos en los
procedimientos Normativos.
Procesos de Se recomienda generar evidencias de O 5.5.3
Direccin los acuerdos definidos en las Juntas
realizadas en los distintos procesos, asi
como el seguimiento a los mismos.
Procesos de Se tiene documentado en la Matriz de m 6.2.2
Servicios Competencia el mecanismo para la
Administrativos medicin de la competencia de los
funcionarios de la ENEO, sin embargo
no se muestra evidencia de su
aplicacin.
Procesos de La coordinacin de investigacin m 7.2.1
Registro, cuenta con un registro de control y
Aprobacin y seguimiento de los proyectos de
Seguimiento de investigacin Relacin de proyectos
Proyectos de de investigacin Relacionados por
Investigacin proyectos de la ENEO en el cual se
identifican nombres de los proyectos,
integrantes, estatus, fecha de inicio y
termino, este mismo no est
referenciado en el procedimiento
operativo siendo este un registro
bsico de control
Procesos de En el semestre que inicio el 2 de m 7.2.2
Servicios febrero del 2010 se identific que a la
Acadmico fecha no era impartida la asignatura de
Proceso de Salud y Enfermedad en el
Nio y el registro de Asignacin de
horario de sta no estaba firmado,
cuando el procedimiento gestin y
control de la operacin del curso PSA
05 establece esta actividad como
previa al inicio del curso
Procesos de En el desarrollo del plan de estudio de m 7.3
Servicios Admiracin de los servicios de
Acadmico Enfermera no se obtuvo la evidencia
que establece el procedimiento PSA
01 Rev. 0 . de acuerdo a lo siguiente.
Falta de informacin de la
necesidad del desarrollo de
ste.
Existe a firma de recibido en
2009 por parte de la sede, sin
haber sido aprobada la
liberacin de este plan de
estudios.
Falta las firmas o constancias
de la revisin hecha por el
grupo curricular
Falta las firmas o constancias
de la verificacin hecha por la
jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan
de estudios de Administracin
de los Servicios de
Enfermera al H, Consejo
Tcnico de la ENEO para su
validacin y emisin del
dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de los
cambios relacionados al Plan
de estudios.
Procesos de No se mostr la aplicacin de la m 7.4
Servicios Evaluacin de Proveedores de
Administrativos acuerdo a lo establecido en el manual
de Gestin de la Calidad MGC 01.
Procesos de El Manual de Planeacin de la Calidad m 7.5.1
Servicios y el procedimiento de gestin y control
Acadmico de la operacin del curso PSA 05,
mencionan al formato de Check list de
Supervisin del cumplimiento del Plan
Acadmico , como uno de los
mecanismos para evidenciar el control
de procesos de Servicios Acadmicos
y de la asistencia de los profesores,
tanto en aula como en los campos
clnicos o sedes, sin embargo no se
encontraron registros de ste.
Procesos de Se cuenta con la identificacin de M 8.5
Direccin problemticas o situaciones de mejora
en los servicios proporcionados, sin
embargo, no se han generado las
correcciones o acciones correctivas o
preventivas para su solucin.
Ejemplo:
En el reas del Servicio Escolar
de posgrado solo se cuenta con
una persona para la atencin,
afectando as el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y
en los casos de ausencia del
personal.
De acuerdo al reporte de
indicadores del SGC de la
Secretaria Administrativa de
julio a diciembre 2009 Medicin
y anlisis de Identificadores del
Proceso de Presupuestos se
detecta una baja en los tramites
aceptados ante la unidad de
Procesos Admirativos (UPA) en
el mes de noviembre por un
incremento en las solicitudes
incompletas.

CLASIFICACIN:
M= No Conformidad Mayor
m= No Conformidad Menor
O= Observacin o rea de Mejora
3- DE SU CONCEPTO PERSONAL SOBRE LO QUE DEBE HACER LA
EMPRESA EN LAS NO CONFORMIDADES MAYORES PARA
SOLUCIONAR EL ASPECTO MENCIONADO...

PROCESO DESCRIPCIN DEL HALLAZGO CLASIFICACIN Dar el


concepto de
las No
Conformidades
mayores
Procesos Se detecta falta de manejo de la M * Ausencia de
de documentacin un documento
Direccin Del Sistema de Gestin de la Calidad de
en el personal. procedimiento
Ejemplo: para el control
Ubicacin del Modelo de de documento.
Identificacin de Procesos e
indicadores Clave para la *Ausencia de la
medicin de los procesos y firma autorizada
objetivos de calidad de los modelos
documentado en el manual de de procesos.
planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar *Incumplimiento
cambios de documentos, de una fecha de
registros de servicios no documentos
conformes y aplicacin de
acciones correctivas y
preventivas definidos en los
procedimientos Normativos.
Procesos Se cuenta con la identificacin de M * incumplimiento
de problemticas o situaciones de mejora en la jornada de
Direccin en los servicios proporcionados, sin atencin del
embargo, no se han generado las servicio del
correcciones o acciones correctivas o alumnado.
preventivas para su solucin.
Ejemplo: *organizar el
En el reas del Servicio Escolar horario de
de posgrado solo se cuenta con atencin, para
una persona para la atencin, no afectar el
afectando as el servicio a los turno de la
alumnos en el turno de la tarde y tarde.
en los casos de ausencia del
personal. *Atender la
De acuerdo al reporte de reclamacin de
indicadores del SGC de la un cliente, si en
Secretaria Administrativa de julio el SGC se
a diciembre 2009 Medicin y determina que
anlisis de Identificadores del todas las
Proceso de Presupuestos se contestaciones
detecta una baja en los tramites se hacen por
aceptados ante la unidad de escrito.
Procesos Admirativos (UPA) en
el mes de noviembre por un
incremento en las solicitudes
incompletas

No Conformidad Mayor:

Incumplimiento de un requisito normativo, propio de la organizacin y/o legal, que


vulnera o pone en serio riesgo la integridad del sistema de gestin. Puede
corresponder a la no aplicacin de una clusula de una norma (requerida por la
organizacin), el desarrollo de un proceso sin control, ausencia consistente de
registros declarados por la organizacin o exigidos por la norma, o la repeticin
permanente y prolongada a travs del tiempo de pequeos incumplimientos
asociados a un mismo proceso o actividad.
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

Considero que los hallazgos son importantes ya que es motivo por el cual se
realizan las auditorias ya que nos permiten conocer las diferencias que presentan
la empresa, en el que se indica condicin, criterio causa y efecto. Conociendo las
deficiencias el auditor emite su opinin y la empresa tiene la decisin o no las
recomendaciones del auditor en su informe final.