GESTIN DE FACTURACIN

MAIN COURANTE
Tareas de Back Office

Funciones del back office

Control de gastos de los huspedes

Control de pagos realizados por los huspedes

Otros movimientos de cuentas

Generalmente no hay un sector exclusivo dedicado al control.

Funciones cumplidas por los recepcionistas

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SISTEMA PUNTO DE VENTA SPV

Es un sistema computarizado que permite los posteos de
cargos directamente desde el sector que se realiza

Cada sector del hotel donde se origine un cargo (punto de

venta) est conectado en red a la Recepcin del hotel

Desde cada terminal se ingresa a la cuenta de cada husped a

travs de una tarjeta de check in o identificacin

PUNTOS DE VENTA

PRINCIPAL: Alojamiento
(Recepcin) Restaurante

COMPLEMENTARIOS:

Restaurante
Telefona Recepcin Frigo Bar

Telefona

Lavandera

Frigo Bar Room
Service

Room Service

Otros puntos

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FOLIO DE PRODUCCION

Se lo denomina simplemente folio y se procede a su
apertura una vez finalizado el proceso de check in, con
los datos que se ingresan al sistema

Se debe abrir como mnimo un folio por cada habitacin

ocupada

Se vuelca en el mismo todos los movimientos en las

cuentas de cada habitacin

Clasificacin de folios

Master Folio con extras para carga de alojamiento y gastos
complementarios

Master Folio para carga de alojamiento exclusivamente

Folio Extras para carga de gastos complementarios en los

casos en que exista un Master Folio para alojamiento

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 FOLIO PAGA PAX

Se abre un folio por habitacin para toda persona alojada que
se haga cargo de todos sus gastos, independientemente de la
tarifa otorgada

MASTER FOLIO con Extras

FOLIOS EMPRESA

Se abre uno o dos folios segn los siguientes casos

1- Alojamiento o Alojamiento y algunos gastos
complementarios a cargo de la empresa (2 folios)

MASTER FOLIO para la empresa y FOLIO EXTRAS para el
pax

2-Alojamiento y extras a cargo de la empresa -Full Credit-

MASTER FOLIO

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FOLIOS PARA AGT VIAJES

Se debe abrir 2 folios 1 folio para la agencia con el cargo de
alojamiento exclusivamente y 1 folio por habitacin para el
husped con los gastos extras que efecte-

MASTER FOLIO para la agencia de viajes

FOLIO EXTRAS POR HABITACIN para el pax

FOLIOS PARA GRUPOS

a- 1 FOLIO POR CADA HABITACION OCUPADA
CON ALOJAMIENTO Y EXTRAS VARIOS MASTER
FOLIOS

b- MASTER FOLIO CON EL ALOJAMIENTO TOTAL

Y 1 FOLIO EXTRAS POR CADA HABITACION QUE
COMPONE EL GRUPO

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 Datos para la apertura del folio

Apellido y Nombre - Nombre de la Empresa o Agencia
Nombre del Grupo

N de habitacin

Fecha In y Fecha Out

Precio acordado

Contenido de un folio

Fecha

Concepto

Cargos, Dbitos y Transferencias

Crditos, Pagos y Transferencias

Saldos Deudor o Acreedor

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Ejemplo de folio- estado de cuenta-

FECHA

Debe figurar la fecha que se origine el cargo, el sistema lo
coloca de acuerdo al da que se est trabajando

Ejemplo: Si un cargo se origin el da 1 y se carga el da 2, va

a figurar el segundo ya que es el da en que se ingres al
sistema

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CONCEPTO

Se debe ingresar un cargo a travs de un cdigo
identificatorio

El sistema registra el cdigo (numrico o alfa numrico) y

carga en el folio el gasto realizado identificando el punto de
venta.

CARGOS

CONSUMOS: figuran todos los cargos que realicen los
huspedes en moneda local por alojamiento y/o extras
segn tipo de folio

CARGOS DE ALOJAMIENTO AUTOMTICO

CARGOS EXTRAS MANUALES Y AUTOMTICOS

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Carga de alojamiento

Punto de venta comn para todas las habitaciones
ocupadas

Se carga en forma automtica a la cuenta del cliente a
partir de la informacin brindada al sistema en el
proceso de check in: N de habitacin, fecha in y fecha
out, precio correspondiente

Se carga al finalizar el da (Cierre hotelero) o cuando el
establecimiento lo indique

Cargos extras

MANUALES: Son los
que se cargan
directamente a partir de
una comanda con dos
opciones:

directamente desde el
punto de venta

desde Recepcin, a partir
de la informacin
brindada por los puntos
de venta que no tengan
terminal

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Cargos extras automticos

Son los que se cargan de manera automtica a travs de
informacin brindada al sistema.

Ejemplos:

CARGOS REITERATIVOS: Son todos aquellos cargos que tienen

un importe fijo todos los das. Ejemplo: Estacionamiento,
desayuno, etc.

TELEFONIA: Toda llamada que realicen los huspedes desde la

habitacin

Programacin de carga automtica de

llamadas

A travs de una central o conmutador conectado al PMS (Property
Management Systems) y que a su vez se conecta con todos los
Internos ubicados en todos los sectores del hotel y en cada una
de las habitaciones.

Se debe ingresar al sistema el tarifario de llamadas segn el destino

(Por pas, provincia, regin, etc)

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Ejemplo de tarifario telefnico

Programacin de llamadas desde una

habitacin

Se habilita en el check in, la categora de la habitacin para la
toma de lnea externa: Solamente llamadas locales o todo
tipo de llamadas

Se puede bloquear en caso de exceso de crdito o falta de

garanta

Se carga en forma automtica una vez finalizada la llamada

segn la programacin

En el folio va a figurar la fecha, el nmero de telfono y el

precio de la llamada segn tarifario

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Otros Servicios prestados por el Sector
de telefona o Dto de Comunicaciones

Servicio de fax

Internet Alquiler de Laptops

Alquiler de telefona celular, algunos hoteles lo brindan sin
cargo

Mensaje en espera

Servicio de despierte Wake up call service

Facturacin de llamadas realizadas fuera de una habitacin o
desde una habitacin cliente cash (sin habilitacin de lnea)

DEBITOS

Es todo importe que se agrega a los folios a favor del hotel.

cargo ingresado de menos,

cargo que deba ingresarse en forma manual por alojamiento
o extras

Todos los dbitos suman en la cuenta del cliente

Se aplican al punto de venta que corresponda

Tienen fecha de emisin, nombre del husped, nmero de
habitacin, importe y motivo del mismo

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CREDITOS

Es todo importe que se carga a favor del cliente:

Se debe realizar para anular un cargo

Cuando se ingres un importe de ms

Restan en la cuenta del cliente

Deben estar justificadas

Se aplican al punto de venta que corresponda

Tienen fecha de emisin, nombre del husped, nmero
de habitacin, importe y motivo del mismo

PAGOS

Se ingresan todos los pagos que realicen los

huspedes en todas las formas posibles

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Formas de pago

Efectivo pesos

Efectivo moneda extranjera aceptada

Tarjetas de crdito y dbitos aceptadas por el
establecimiento

Otras formas aceptadas por cada establecimiento.
Ejemplos: cheques de viajero

Cheques no se aceptan como forma corriente de pago,
salvo autorizacin

Tipologa de pagos

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Podemos encontrar cuatro tipos de pagos:

Depsito de reserva

Pago por adelantado

Pago parcial

Pago final

DEPSITO DE RESERVAS

Es el primer pago que puede efectuar un cliente por el cual es
imprescindible la emisin de un recibo oficial

Se puede ingresar al folio automaticamente en el check in o no se

ingresa y se realiza una nota de crdito en el check out

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PAGO POR ADELANTADO

Es todo pago que realice una persona en el momento del check in.
Incluye la totalidad de las noches que comprende la estada,
restando depsito de reserva en el caso de haberse efectuado el
mismo

Se debe ingresar a la cuenta en ese momento, constituyendo el

primer movimiento en la cuenta

PAGO PARCIAL

Es todo pago que realice un husped durante la estada.
Generalmente se cobra lo acumulado hasta el momento

Se debe ingresarlo a la cuenta del husped en el instante en que se

realice, emitiendo un recibo por el mismo

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PAGO FINAL

Todo pago que cancela un folio

En caso de cancelacin previa no existe este pago

Es el pago que habilita la emisin de factura

Siempre que haya un saldo en la cuenta al momento del check out,

ese saldo se debe cancelar a travs de un pago final

Saldos

Es el monto que muestra la diferencia entre dbitos y
crditos

Deudor: Es toda suma acumulada en el folio a favor del
hotel, los dbitos superan a los crditos

Acreedor: Es todo importe en negativo que me indica
que los pagos o crditos realizados superan a los dbitos
o cargos

Si en el momento de la cancelacin figura saldo negativo
se puede autorizar un Reintegro

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 Transferencias

Se utiliza para transferir un saldo a otra cuenta

Transferencia a cuenta corriente: Se debe transferir a la

cuenta corriente de empresas o agencias de viajes el saldo
acumulado

Transferencia a otra habitacin: Permite transferir un saldo o

cargo desde una habitacin a otra. Dbito en una cuenta y
crdito en la otra

Caractersticas

Cada establecimiento debe determinar el horario de salida,
generalmente entre las 10 y 12 hs

El check out comienza a partir de la solicitud por parte del

husped de la liquidacin de su cuenta.

Los hoteles modernos de alta categora permiten realizar el check

out desde la habitacin

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Check out segn horario de salida

Dentro del horario de salida: Check out normal

Despus del horario de salida: Late check out

Pueden darse tres posibilidades

a)Autorizacin de late check out sin cargo

b) Late check out con cargo Medio da adicional

c) Late check out con cargo Da completo (Day rate)El day rate
casi siempre se cobra con tarifa rack (salvo autorizacin) y se debe
realizar una nota de dbito por alojamiento

Tratamiento de los Day Use y Understays

Pasos a seguir en un check out

Bloqueo de lnea telefnica:

Chequeo de los ltimos cargos

Presentacin de resumen de cuenta

Facturacin

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Chequeo de cargos

Modificaciones dbitos o crditos-

Resmen de cuenta

Facturacin

Facturacin tipo de factura-

Factura A: Responsable Inscripto a Responsable Inscripto, debe
discriminarse el IVA

Factura B: Responsable Inscripto a Consumidor Final, se factura

con precio final

Factura C: Emitida exclusivamente por Monotributistas. En el

caso de establecimientos hoteleros, solamente algunos muy
pequeos y funcionamiento por temporada pueden presentar
dicha facturacin

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Check out empresas

Se debe presentar al pax los dos folios

Debe firmar el folio a cargo de la empresa

Cancelacin del folio paga pax y Transferencia del folio

empresa

Emisin de factura para el pax

Check out full credit: Un solo folio no se emite factura

Check out agencias

Antes de comenzar el check out, verificar el voucher con el
folio de la agencia

Presentacin al pax del folio a su cargo (Folio de agencia con

tarifa confidencial)

Emisin de factura en caso de que tenga cargos extras

Transferencia del folio a la cuenta corriente de la agencia

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Check out de grupos

En el caso de tener folio maestro es conveniente que el mismo sea
cancelado antes del check out (Muchos hoteles establecen como
norma la cancelacin del mismo en el check in). Si es un folio
maestro de una agencia se transfiere a la cuenta corriente

Facturacin individual de cada habitacin por extras

Hasta que no se cancelaron todas las habitaciones, no se autoriza el

check out del grupo

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