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Gestin Operacional y

Administrativa del Todo


Incluido en el Area de
Contabilidad

grupo4

SISTEMA DE ENTRADA DE LOS


PROCESOS OPERACIONALES
Introduccin
Como toda empresa, la contabilidadconstituye un elemento fundamental para
conocer su historia econmica y financiera, as como la informacin de los
Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el estado de
prdidas y ganancias y el Estado de entrada o flujo de efectivo. Enel casode
hoteles, adems de llevar contabilidad consistente, confiable y oportuna, es
fundamental la sistematizacin de los costos de los diferentes servicios que
ofrece.
El jefe de contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar,
y coordinar las distintas actividades que tienen relacin con el proceso de
operacin contable, los libros, estados financieros y su vinculacin con los
Departamentos de Pagadura o Tesorera o caja si existieren estas unidades.

Importancia de la Contabilidad Hotelera en todo incluido

La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial del todo incluido tiene como objetivo
fundamental el proporcionar toda la informacin requerida por cada una de las
dependencias de la Compaa, ejemplo:
Restaurante
Lavandera
Hospedaje
zonas hmedas
Servicios generales
Administracin entre otros.

Reconociendo que la actividad turstica implica la prestacin de servicios, la venta de


productos terminados,realizacin de eventos de diversa ndole, encuentros culturales,
adems de la comercializacin de otros bienes accesorios; se hace necesario el disponer de
informacin efectiva, inmediata y oportuna para determinar con toda seguridad los precios
de venta de los bienes y servicios que se ofrecen a los clientes.
De ah la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien organizado que
cumpla con todas las exigencias de tipo legal, as como con los requerimientos (informes,
costos y presupuestos) de la Administracin. Y en tal propsito no se puede desconocer la
importante labor que realiza el Departamento de Costos y Presupuestos, en todo lo
pertinente a la determinacin de costos unitarios y totales, para que la Direccin de
Mercadeo y Ventas, ajustada a las polticas de la Empresa, determine los precios de venta al
pblico.

Descripcin de las actividades de un hotel:

Los servicios que proporcionan los hoteles pueden


clasificarse como:
A) Principales.
B) Secundarios.
Dentro de los principales estn: el hospedaje,
restaurant, bar.
Los secundarios son: tintorera, lavandera, telfonos,
estacionamiento, peluquera, etc. todo lo que haga ms
cmoda la estancia del visitante.

Caractersticasoperacionales de la
Contabilidad Hotelera:

La caracterstica especial en la contabilidad hotelera constituye la oportunidad


con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideracin
que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de rapidez, y en estelapso
habr que registrar contablemente con la oportunidad debida.

El uso de los llamados diarios especializados, como los de compra, ventas,


caja, bodegas, es una caracterstica particular en los hoteles,
aplicandoinclusivela modalidad de columnario, porque permitecorrelacionar las
cuentas con losdepartamentos respectivamente que generen costos; ventas,
ingresos y salidas de caja, requisicin de alimentos, bebidas, materiales, etc.

Siendo la Actividad Hotelerauna rama del sector Servicios, en


lacontabilidad hotelera se distinguen dos grandes aspectos. Costos de cada
servicio;e ingresos de los servicios.

Fuentes de Ingreso y
suContabilizacin:
Para contabilidad las entradas que percibe el hotel por la prestacin de servicios es
necesario en primer lugar diferenciarlos por rea principales, de tal manera que facilite el
reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio
principal no solo que permite la cuantificacin por cada rubro, sino que permite identificar la
importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Adems, constituye un elemento
fundamental para la programacin presupuestaria para cada ejercicio financiero.
En un hotel todo incluido como lo es el Hotel Breathless Punta cana tambin existen
varias fuentes de entradas o ingresos, las principalesson: ventas de up grade de
habitaciones, INP como cenas romnticas, cabaas, bar-restaurante, otra fuente
complementaria lavada y planchado de ropa, casino, salas de conferencias, spa, peluquera,
etc. Segn la categora a la que pertenezca el hotel y cada una de estas actividades es
coordinada y operada por un responsable en contabilidad.
La primera informacinque se capta en hotel a la llegada de los huspedes es el
registro de huspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad,
procedencia, destino, nmero de personas y firma del que asume la habitacin.

FORMAS DE PAGOS EN EL
TODO INCLUIDO

Dnde y cmo pago mi reserva de


hotel?

Durante un proceso de compra el


sistema te indica la forma de pago
especfica de la habitacin y rgimen
seleccionados.
La reserva on-line se puede pagar a la
llegada al hotel o antes de la llegada
atreves de los diferentes mtodos
presentados a continuacin:

Diversas formas de pago


del todo incluido

Forma de pago H / P
Tarjeta de credito
Tarjeta de Debito
Pago Fraccionario al 10% o 50%
Transferencias bancarias
Paypal
Pasarelas, Payment Y gateway
Tpago

Forma de pago H / P
H (HOTEL)- Se requiere una confirmacin de la reserva en donde se
piden los datos de la tarjeta de crdito del cliente y posteriormente el
cliente recibir una CARTA DE CONFIRMACIN. Si decide pagar con su
tarjeta de crdito, el cargo se realizar despus de su llegada. Se
piden los datos con anterioridad porque sirven de seguro en caso de
que el cliente haga una cancelacin tarda. El pago se efecta en el
hotel y se puede hacer en efectivo o con tarjeta de crdito,
normalmente el ltimo da al entregar la habitacin. Si no dispone de
tarjeta de crdito,
P (POR ADELANTADO) - Si decide pagar por adelantado, durante la
reserva se le abrir una pgina cuya seguridad est garantizada por
el sistema SSL; aqu podr efectuar el pago. Cuando se realice el
pago, se le enviar un CUPN DEL HOTEL en la lengua que usted
elija. En el caso de cancelacin, el cliente tiene derecho a un
reembolso conforme a las condiciones de cancelacin. El pago por
adelantado tambin puede efectuarse por transterrencia bancaria.

PAGOS CON TARJETA DE CREDITOS


O DEBITOS
El pago con tarjeta de credito re realiza al 100%: En el momento en el
que indiques tu tarjeta y confirmes la reserva, se te cago el importe
total automaticamente.
todos los precios incluyen el impuestos indirectos y los gastos de
gestin, en caso de que los hubiera.
Marca de tarjeta:Signo distintivo que identifica auna tarjeta de
crdito o de dbito, cuyo propietario esuna compaa global que, a
su vez, realiza acuerdos con la entidades financieras o emisoresen
los diferentes pases. Las marcas ms conocidas son Visa, MasterCard,
American Express, Diners Club y Discover.

FORMA DE PAGO
FRACCIONARIO
5% 10% Y 50%

Gracias al sistema de Pago Fraccionado podrs reservar hotel hoy y pagarlo


luego justo antes de viajar.

Pago fraccionado: En el momento en el que indiques tu tarjeta y confirmes


la reserva, te cargaremos el 5% del importe y, 7 das antes de la fecha de
entrada al hotel, el 95% restante. Una vez realizado el ltimo cobro, te
enviaremos por e-mail la confirmacin de tu compra con el enlace para
descargar el bono de presentacin en el hotel.

Las condiciones para el Pago


El precio del resto de la reserva se pagar 7 das antes de que el hotel que
hayas escogido no acepte cancelaciones de reservas, de acuerdo con las condiciones
establecidas por cada establecimiento. El pago a cuenta de no es reembolsable;
en caso de cancelacin de la reserva por parte del cliente, no show o impago.

Transferencia: Si seleccionas esta forma de pago, no tendrs que indicar ninguna


tarjeta. Te enviaremos la confirmacin de tu reserva con un nmero de cuenta para
que hagas una transferencia/ingreso del importe total y, te indicaremos la fecha
mxima hasta la que puedes hacer el pago. Siempre damos unos das de margen
para que puedas realizar el ingreso/transferencia y el importe a ingresar deber ser
de la totalidad.

Las Transferencias Electrnicas


Instruccin que la Tesorera Nacional, enva al Banco Agente, empleando medios
electrnicos de comunicacin, para que ste debite la Cuenta del Tesoro y acredite
la cuenta bancaria de un tercero, quien es el beneficiario final del pago.

PAGOS CON
TRANSFERENCIAS
BANCARIOS

PAYPAL
Paypal: Podrs realizar el pago mediante tu
cuenta paypal. Esta modalidad de pago tiene un
recargo que te ser mostrado al seleccionar esta
forma de pago.

PASARELAS DE PAGOS payment


gateway
Procesamiento a travs de una pasarela de pagos o payment
gateway conectado directamente a un adquiriente
Existen en el mercado local dos compaas de desarrollo que
sirven como intermediadores tecnolgicos entre los
adquirientes (CardNet y VisaNet) y las empresas que desean
aceptar pagos en lnea en su sitio web:

Pago mvil (tPago tPagoNet)


Medios de pago disponibles para hacer comercio electrnico en la Repblica
Dominicana a travs de telfonos mviles, especficamente en el servicio tPago
Net,
tPagoes una solucin que vincula tus cuentas de banco y tarjetas de
crdito a tu celular para que puedas pagar, comprar y recargar de la
forma ms rpida y segura. Beneficios que ofrece: No consume minutos
ni internet y puede usarse en cualquier dispositivo con tecnologa GSM

Qu es tPago Net?
Bsicamente, tPago Net es la versin web del servicio tPago y permite que una
tienda en lnea aceptepagos de usuarios del servicio tPago. As como los
clientes pueden pagar con transferencia electrnica, con PayPal o con
tarjetas de crdito, tambin pueden usar tPago Net para pagar en lnea.

ESTRUCTURA INTERNA

CONTRALOR
su actividad consiste en elaboracin y presentacin de los estados
financieros y la supervisin de todas las reas de la contabilidad y
auditoria. Deber preparar tambin los presupuestos y estadsticas
necesarias de acuerdo con lo establecido por la empresa.
Funciones continua
Revisar:
El informe diario de la gerencia, pliza-cheque, as como los
comprobantes que amparen el desembolso.
Diario del anlisis de costo e ingresos
El reporte diario de alimentos y bebidas
Diario de plizas de cuentas por cobrar y por pagar.
Verificar
Que las operaciones sean registradas de acuerdo con las normas
establecidas

Autorizar
El informe diario de la gerencia
Plizas del diario e ingresos
Prestamos a los empleados y anticipos a proveedores.

Implementar
Continuamente que se cumpla el plan de negocios de la empresa.

Elaborar
Un estudio de tesorera de acuerdo a los objetivos financieros
establecidos.
Vigilar
Que el departamento de computacin cumpla con los procedimientos
Continuamente que se cumpla el plan de negocio de la empresa

CONTADOR
Supervisa el funcionamiento de las diferentes
secciones del departamento de contabilidad
(crdito, cobranza, nomina, cajas, auditoria
nocturna, auditoria de ingresos, cuenta por pagar,
cuentas por cobrar, almacn etc.)
Hace revisin de pliza (ingresos, egresos, banco,
etc.)
Elabora plizas de ajuste mensuales
Elabora estado de resultados
Revisa la documentacin antes de firmar el cheque
Autoriza pagos de caja general

ENCARGADO DE CREDIT0 Y
COBRANZA
Recibe del auditor de ingresos la documentacin que se
cataloga como cuenta por cobrar.
Revisa los datos de la documentacin.
Manda a cobrar las cuentas dentro y fuera de la ciudad.
Enva recordatorio de pago.
Recibe cobros aplicando los pagos a la cartera travs de la
computadora
Supervisa saldos altos de huspedes
Prepara liquidaciones con tarjeta de crdito
Elabora plizas de la cobranza del da
Recibe las fichas de depsito por el dinero que el cobrador
entrega al cajero general
Recibe las relaciones de la cobranza efectuada por el cobrador

ENCARGADO DE CUENTA POR


PAGAR

Recibe facturas de proveedores


Extiende contra recibos
Prepara y elabora cheques para proveedores
Concilia orden de compra, recepcin de almacn y
factura
Elabora cheques para reposiciones de cajas y nominas
Hace pagos a proveedores
Elabora diariamente estados de cuentas de cheques
Elabora diariamente plizas de egresos
Hace mensualmente relacin analtica de proveedores
con antigedades de saldo
Paga a concesionario por cuenta cargada a huspedes.

ENCARGADO DE NOMINA
Recibes los reportes de asistencia del personal de los departamentos del
hotel
Revisa las tarjetas que los empleados marcan a la entrada y salida del
trabajo
Compara reportes con tarjeta e investiga diferencia entre ellos
Calcula sueldos y salarios para los empleados
Calcula los impuestos y seguros que deben pagar los empleados
Efecta deducciones por diferentes conceptos (prstamos,
responsabilidades, ajustes, cuotas sindicales, etc.)
Totaliza la nomina que debe pagar cada departamento
Calcula la nomina total por pagar
Elabora los sobres para depositar el dinero que se paga a cada empleado
Lleva el archivo de todas la nominas
Calcula la cantidad por pagar cuando los empleados salen de vacaciones
Calcula los aguinaldos a los empleados
Controla prstamos a empleados
Controla la caja de ahorros

CAJERO GENERAL
Recibe los ingresos diarios en el hotel para elaborar
respectivo.
Recoge todos los sobres- reportes de los cajeros.
Verifica que los fondos coincidan con el total
reportado
Reporta, al auditor de ingresos, faltante o sobrante.
Elabora plizas de ingreso en efectivo
Deposita el efectivo recibido en el banco
Maneja un fondo fijo de caja general
Hace pago a proveedores

AUDITOR NOCTURNO
Depende directamente del auditor de ingresos, y en algunos hoteles
del contador general. Como su nombre lo indica trabaja durante la
noche (desde las 0 hrs a las 7 hrs)
Prepara informe por departamentos (lavandera, tintorera,
restaurante etc.)
Realiza lectura de la maquina o computadora (pago, ajustes,
cuentas por cobrar, transfer, etc.)
Supervisa los informes que cada cajero de administracin realiza al
terminar su turno (cuentas por cobrar, crdito, efectivo, ajustes,
traspasos, etc.)
Separa los cargos por departamento para que los totales sean
iguales al total de los informes. En caso de no haber concordancia,
se revisa cargo por cargo hasta encontrar el error. Se anota el error
en un informe especial, para que no se vuelva a repetir
Revisa la aplicacin de impuestos.

PUNTOS DE VENTAS EN EL
TODO INCLUIDO
La actividad de vender en las ltimas dcadas ha ido cambiando significativamente
debido a la gran cantidad de informacin disponible para tomar la decisin de donde
deben comprar los clientes.
Inicialmente
la
venta
se
centraba
en
ofrecer
buenos
Despus la atencin se centr en los clientes y por lo tanto en el servicio.

productos.

En los tiempos actuales el proceso de vender debe centrar su atencin en un mbito


ms extenso: La humanidad, buscando un balance entre la rentabilidad y la
responsabilidad social.
a) Incluir a los clientes en el proceso creativo
b) Apoyar y proteger a la comunidad.
c) Plantear varios escenarios para contingencias
d) Conocer a la competencia
e) Crear reglas al momento de consumir tecnologa.

CONTABILIDAD EN LOS PUNTOS


DE VENTAS
La contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar, controlar, y coordinar las
distintas actividades que tienen relacin con el proceso contable, los libros, estados
financieros y su vinculacin con los Departamentos de Tesorera o caja.

Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestacin de servicios es
necesario en primer lugar diferenciarlos por rea principales, de tal manera que
facilite el reconocimiento de cada servicio.
El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la
cuantificacin por cada peso sino que permite identificar la importancia de cada
servicio respecto del ingreso total. Adems constituye un elemento fundamental para
la programacin presupuestaria para cada ejercicio financiero.

CARACTERISICA DE
CONTABILIDAD HOTELERA
Siendo la actividad hotelera una rama del sector servicios en la
contabilidad hotelera se distinguen dos grandes aspectos:
costo de cada servicio y ingreso de cada servicio

los sistemas de contabilidad en las actividades de hoteleria, se


ajustan a sus propias caracteristicas y naturaleza, dependiendo de
la organizacion y servicios que tenga cada hotel.
una vez diseado el tipo de organizacion, sus areas,
departamentos y servicios la contabilidad debe disearse en base
a la distribucion, al departamento de servicios que lo genere, ya
que todos los departamentos generan costos sin embargo no todos
generan ingresos, un ejemplo de esto es el area administrativa.

LOCAL COMERCIAL
Es el punto de contacto del consumidorcon
las marcas o productos para su compra. Se
trata del local comercial en el cual se ofrecen
diversos productos a la venta. Una persona
que desea comprar algo, por lo tanto, puede
acercarse a un punto de venta de aquello que
pretende adquirir para concretar la operacin.

PUNTOS DE VENTAS
Los departamentos ms importantes que operan en este
concepto son los servicios de Lavandera, Telfonos,
Internet, Tintorera, Tabaquera, Restaurantes fuera del
todo incluido, Tiendas etc., de ser solicitados, se
cargarn a la cuenta del husped al check out de
recepcin.
En la siguiente figura se muestra un modelo de
organigrama de un hotel All-Inclusive:

DIAGRAMA DE VENTAS

DETALLES DEL DIAGRAMA DE VENTAS


Punto de Venta
Permite en una forma rpida y gil realizar ventas.
Cotizaciones de Venta
Permite realizar cotizaciones para empresas que venden productos configurables y que el precio
queda determinado por las caractersticas seleccionadas por el cliente.
Orden de Venta
Control total del proceso de venta determinando las condiciones comerciales. A travs de la orden de
venta se realizan los procesos de asignacin de inventario, embarque, remisin, facturacin y
cobranza de la venta. La orden de venta puede ser especificada en cualquier moneda y facturada en
otra equivalente.
Asignacin de Inventario
Opcionalmente el personal administrativo de ventas indica al personal de almacn lo que se debe
embarcar. Cuando se asigna el inventario, se genera un registro detallado de la asignacin que es
visto por cualquier usuario con acceso a realizar transacciones de inventario.
Embarque de Inventario
Al realizar el embarque de inventario se realizan los siguientes procesos: Incrementa la cantidad
embarcada en la orden de venta. Disminuye el inventario para cada nmero de parte embarcado.
Para el caso de inventarios perpetuos, genera la transaccin contable. Se actualiza el histrico de
transacciones de inventario. Incrementa la cantidad por facturar. Actualiza el costo de la venta.
Cuentas Por Cobrar
Son cuentas por cobrar todas aquellos cargos adicionales pagaderos al check out.

Enlaces operativos para el

registro y evaluacin de
proceso

Los enlaces operativos ya cuentan con un modelo de


operacin predefinido para la presentacin del servicio.
Los enlaces operativos tambin son los que se encargan de
realizar las pruebas necesarias en conjunto con los fondos
para garantizar la correcta presentacin del servicio ofrecido.
Estos enlaces operativos son los responsables de generar y
poner a disposicin del fondo de los informes que hayan sido
practicados en los acuerdos de servicios para su proceso de
consolidacin y administracin de la informacin generada
para la contabilizacin de los registros administrativos de la
empresa o compaa.
Enlaces operativos cuenta con un sistema de gestin integral
estructurado para satisfacer las necesidades de los clientes,
que son las partes interesadas y cumplir los acuerdos de
servicios pactados con todos ellos.

Este sistema de gestin integral promueve


permanentemente el desarrollo del talento
humano que est a disposicin de los clientes, la
mejora
continua
de
la
operacin,
el
cumplimiento de los estndares de servicio.
La operacin de enlace operativo est basada en
procesos y proyectos que garantizan la
implementacin y mejora de la organizacin, y
brindar a los clientes un mejor servicio de
calidad y bienestar.

El sistema de gestin integral garantiza que


enlaces operativos cuenten con los controles de
confiabilidad,
integridad
y
disposicin
o
disponibilidad de informacin adecuada frente a
los medios necesarios y las diferentes amenazas
y adicionalmente que cuenta con los medios
para gestionar los riesgos a los que estn
expuestos los clientes.

El registro y evaluacin de proceso es simplemente, un programa en


ejecucin que necesita recursos para realizar su tarea el cual deber
efectuarse un estudio y evaluacin adecuada del control interno como
base fiable para la determinacin del alcance, a tal efecto, es preciso
distinguir entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de
control e interno como base fiable para la determinacin del alcance,
entre el estudio destinado a evaluar y mejorar el sistema de control
interno de una entidad realizada por el auditor en su calidad de
experto y virtud de mandato especifico del estudio y evaluacin de
control de registro interno que se realiza en una auditoria.
El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de
mtodo y procedimiento que aseguren que los activos estn
debidamente protegidos.
El control y proceso de evaluacin incluye algunos controles que
pueden ser caracterizados bien por controles.
En estos se encuentran los controles contables, el cual comprende los
mtodos y procedimientos cuya misin es la evaluacin de los bienes
activos y la fiabilidad de los registros.