PROCEDIMIENTOS DE CAJAS DE RECEPCION

TIPOS DE SISTEMAS DEL CONTROL DE CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Computarizado (con programa de caja)

Caja registradora
Sistema electro-mecánico
Sistema manual

PAPELERIA UTILIZADA

Facturas
Sobre de concentración
Vale de caja
Recibo de pago anticipado
Ajuste
Cargo de misceláneos
Traspasos
Caja de seguridad
Informe de cajero
Pagarés para tarjetas de crédito
Sobres de despedida
Pases de salida
Cambio de dólares
Depósito de cajeros

ARTÍCULOS, APARATOS E INSTRUMENTOS

Caja registradora
Computadora
Cajón para guardar dinero
Llave de caja
Llave maestra de las cajas de seguridad
Porta-cargos de huéspedes
Máquinas para tarjeta de crédito
Sello de llave entregada

PRIORIDAD EN EL PAGO

PRIORIDADES DE ENTRADA

Tarjeta de crédito internacional

Tarjeta de crédito nacional
Efectivo
PRIORIDADES EN LA SALIDA

Sugerir el efectivo
Tarjeta de crédito internacional
Tarjeta de crédito nacional

MANEJO DE LAS TARJETAS DE CREDITO

Procedimientos para el manejo de una tarjeta de crédito:

Observar la vigencia de la tarjeta
Comparar los nombres de la tarjeta crediticia y el de la tarjeta de registro
Seleccionar el Boucher y la maquina adecuados
Maquinar la tarjeta y observar que los datos estén completos.
Solicitar la firma del huésped
Comparar la firma de la tarjeta

MANEJO DE CHEQUES DE VIAJERO

Puntos importantes de este cheque:

No tienen vencimiento
Se firman por primera vez al comprarlos
Se firman por segunda vez en presencia del cajero en el momento del pago
Evitar que el huésped firme con plumones
Tomar en cuenta el tipo de cambio internacional
Solicitar identificación al huésped

CHEQUES Y GIROS
Mayoritariamente los cheques no son aceptados en los hoteles sin embargo,
pueden tener algunas excepciones dependiendo de la compañía o del alto status
de los ejecutivos que lo firman

CUPONES
Existen contratos realizados entre el hotel y las agencias de viaje para que el
huésped pague a través de cupones que le entrega la agencia de viaje.

AJUSTES EN LAS CUENTAS DE LOS HUÉSPEDES

Esto trata del reajuste de la cuente del huésped cuando se le a cobrado mal y se
debe explicar por qué o la razón del ajuste.
CUENTAS POR COBRAR

Se refieren a los cargos que no se han cobrado después de la salida del huésped
el hotel por lo tanto se envían para su cobro posterior en un determinado lugar

CUENTAS MAESTRAS
Es una cuenta que será pagada por la compañía o por la agencia de viajes solo
cuando sean grupos grandes entre 40 y 60 personas

MANEJO DEL FONDO DE CAJA

Esto depende directamente de la política de cada hotel, pero entre los rasgos más
importantes que se deben considerar son:

Debe ser recibido y entregado al inicio al final por cada cajero

No se pueden incluir vales sin autorización
Todo vale tiene carácter temporal, máximo un día
Este fondo no estará integrado por grandes cantidades
En los hoteles fronterizos es recomendable tener dos fondos uno en moneda
nacional y otro en dólares
Se debe tener una lista de personal autorizado para expedir los vales de caja

RECIBOS DE PAGO ANTICIPADO

Estos son los pagos que el huésped hace sin tener una cuenta abierta y solo se
inclina pagar por anticipado los servicios que vaya requerir principalmente
hospedaje, y cuando requiera un servicio de restaurante se le recordar el deber
pagar en efectivo en el mismo momento

CAMBIOS DE HABITACIÓN

El cajero se encargara de hacer los cambios y las modificaciones pertinentes a la

cuenta del huésped:
Cambiar los cargos al nuevo lugar respectivo
Modificar el numero en los comprobantes
Avisar al departamento encargado del serví-bar para que detecte los cargos
pendientes
Avisar al departamento de teléfonos para ver la posibilidad de que la extensión de
la habitación desocupada tener acceso directo a llamadas lada
En caso de que el huésped tenga una caja de seguridad, es preciso hacer las
modificaciones necesarias
SALIDA DE COMPROBANTES Y DOCUMENTOS DE LA CAJA

Esto se refiere a la salida de documentos o facturas que requiera algún ejecutivo

del hotel, por ello, el cajero debe anotar y extender un recibo pues su
responsabilidad al cuidar dichos documentos en es mucha

CARGOS A LAS CUENTAS DE HUÉSPEDES

El cajero antes de realizarlos cargos debe verificar cuenta 4 puntos:

Que el huésped tenga crédito

Que el cargo no solo tenga el número de habitación sino también el número de el
nombre del mismo
El número de habitación y del huésped
Que la firma que aparece en la nota de cargo y la firma del registro coincidan

TRASPASOS
ESTO ES SIMPLEMENTE QUITAR UN CARGO DE UNA CUENTA A OTRA
LA SALIDA DEL HUÉSPED

Aquí el cajero debe seguir los siguientes pasos:

Solicitar al huésped la llave de su habitación

Pedir al huésped los artículos que el hotel le presto
Revisar los cargos pendientes
Enviar a una persona a hacer un inventario a la habitación
Pedir la tarjeta de crédito al huésped y cobrar, regresar el Boucher anterior al
cliente
Preguntar a nombre de quien se realizará la factura
Invitar al huésped un formato de evaluación del servicio
Entregar al huésped la factura y en ocasiones el pase e salida
Despedir al cliente amablemente con palabras gentiles y gratificantes
SALIDAS TARDE

Si el huésped sale después de su hora de salida, el cajero procederá a cargarle el

monto respectivo

REVISIÓN DIARIA DEL CRÉDITO

Todos los días se deben revisar los estados de cuenta de todos los huéspedes
registrados en el hotel, siguiendo los siguientes aspectos:

Cuentas que los huéspedes que al llegar dejaron un depósito y este ya se agotó
con los cargos respectivos.
Cuentas con saldos de cero, cuyos huéspedes ya salieron del hotel sin haber
pasado por la caja.
Límites de piso de las tarjetas de crédito de los huéspedes en tránsito.
Boucher de tarjetas de crédito.
Saldos altos.
Aplicación correcta de tarifas.
Descuentos y cortesías autorizadas.
Saldos a favor de clientes que ya salieron y no pasaron por la caja.
Aplicación correcta de los depósitos enviados antes de la llegada del cliente.
Aplicación de media s rentas.
Revisión de cupones.
Revisión de cuentas maestras.
Habitaciones con noches de cortesía.