Tesis Sobre Manual de Procesos y Procedimientos PDF

DISEO DEL MANUAL DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA
RECURSOS HUMANOS DEL ISS, POR TIPO DE SECCIONAL DE ACUERDO A

COMPLEJIDAD Y TAMAO (MODELO SECCIONAL CUNDINAMARCA Y D.C.)
MELBA LUCIA VERGARA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA
2007
DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

DE RECURSOS HUMANOS DEL ISS, POR TIPO DE SECCIONAL DE
ACUERDO A COMPLEJIDAD Y TAMAO (MODELO SECCIONAL
CUNDINAMARCA Y D.C.)
MELBA LUCIA VERGARA
Trabajo de Grado para optar por el ttulo de

Administrador de Empresas
Directora
GILMA ARDILA DUARTE
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA
2007
Nota de Aceptacin:
Presidente del Jurado
Jurado
Jurado
Bogot, 24 de Abril de 2007
DEDICATORIA
Este trabajo esta dedicado en primera instancia a Dios por darme fe,
esperanza y sabidura en mi camino y fuerza para levantarme cuando he
decado.
A mi esposo Henry Alfonso y a mi linda Hija Ana lucia por su gran afecto, y
compaa han ayudado alcanzar esta meta.
A mis padres Anibal y melba por brindarme su gran apoyo, confianza y su

colaboracin para culminar mi carrera; con su gran amor han sabido
iluminar todos mis triunfos y me han apoyando en mis cadas de manera
incondicional
A mis hermanos por su respaldo y empuje para realizar este sueo.
AGRADECIMIENTOS
La autora de este proyecto expresa sus agradecimientos a:
La doctora Gilma Ardila Duarte, directora de tesis, por sus aportes,

conocimientos y apoyo acadmico durante la ejecucin del mismo.
Al docente Lus Ignacio Lpez Farfn, por sus conocimientos y consejos
relacionados en el contenido de la investigacin.
Al docente ngel Alberto Montoya Corrales, por su mpetu y colaboracin
metodolgica en la realizacin del mismo.
Al instituto de los Seguros Sociales, por brindarme la oportunidad en este
proyecto de ampliar la visin en el mejoramiento organizacional.
A las doctoras Olga Beatriz Ramrez, asesora coordinacin de Seleccin y
Administracin de personal ISS y Mara Luca Riao Crdenas, directora de
Planeacin Corporativa; por confiar plenamente en las capacidades para la
elaboracin de dicho proyecto, y al coordinar los pasos y procesos que fueron
en tenidos en cuenta para dicha realizacin.
A mi tutor Fabio Augusto Espinosa Salazar, por asesorarme en aspectos de
metodologa y marcos tericos de administracin moderna.
A mis padres, a mi esposo y a mi linda hija Ana Lucia.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION.
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACION DEL PROBLEMA.
1.1. ENUNCIADO DEL PROBLEMA .
1.2. FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION..
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN..
2.1. OBJETIVO GENERAL...
2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Pg.
11
12
12
13
14
14
14
3. JUSTIFICACION DE LA INVESTIGACION
3.1 DELIMITACION DE LA INVESTIGACION...
15
17
4. ANTECEDENTES..
18
5. MARCO DE REFERENCIA..
21
5.1. MARCO ANTROPOLOGICO FILOSOFICO

5.2 MARCO INSTITUCIONAL
5.2.1. MISIN..
5.2.2. VISIN...
5.2.3. VALORES CORPORATIVOS
5.2.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS.
5.2.5. POLTICA DE CALIDAD.
5.2.6. ORGANIGRAMA A NIVEL NACIONAL.
5.2.7. ORGANIGRAMA VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA...
5.2.8. SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA...
5.2.9. FUNCIONES DE SERVIDORES DE LA FUNCIN PBLICA..
5.3. MARCO LEGAL
5.4. MARCO TEORICO.
5.4.1. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.
5.4.2. CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS.
5.4.3. REGLAMENTO Y MANUAL
21
23
28
28
28
29
30
31
33
34
37
41
46
48
52
54
5.4.4. CARACTERSTICAS DEL MANUAL.

5.4.5. CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS.
5.4.6. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS
5.4.7. ADECUACIN DE PROCESOS PREVIOS..
5.4.8.HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN DE
PROCESOS..
6. DISEO METODOLOGICO
6.1. TIPO DE INVESTIGACION.
6.2. DEFINICION DE LA POBLACION.
6.3.INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE
DATOS
7. RESULTADOS ESPERADOS.
8. CRONOGRAMA
CONCLUSIN
55
56
57
59
BIBLIOGRAFA..
67
ANEXOS..
60
61
61
62
63
64
65
66
LISTA DE TABLAS
TABLA 1. Disposiciones Internas Departamento Nacional de

Compensaciones y Beneficios.
TABLA 2.
Disposiciones Internas Departamento Nacional de
Desarrollo
de
Personal
..
Desarrollo de Personal - Salud Ocupacional ..
Seleccin y Administracin de Personal .
28
33
33
33
LISTA DE FIGURAS
Pag.
Figura
1.
Organigrama
Administrativo
ISS
nacional
Figura
2
Organigrama
vicepresidencia
administrativa
nacional
31
Figura 3. Organigrama a nivel departamental y Seccional ISS....
35
Figura 4. Organigrama ISS Seccional Cundinamarca rea de recursos

humanos.
36
10
33
NTRODUCCIN
El seguro social es objeto de investigacin por cuanto una de sus reas

fundamentales tiene dificultades debido a que no se cuenta con un documento
que enmarque todas las actividades diarias, propias de sus procesos, en los
que se renan normas, directrices y formatos de los cuales
todos los
funcionarios deben tener conocimiento; dicha rea es la relacionada con el

Recurso humano. Actualmente se han presentado en el ISS grandes conflictos
ocasionados por el
mal manejo administrativo y esto ha
afectado
enormemente la Gestin Operativa del Instituto.
Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las

funciones en el rea de Recursos Humanos seccional, el Departamento de
Planeacin Nacional vio la necesidad de implantar el manual de procesos y
procedimientos con el fin de incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad en
el desarrollo de las actividades y tareas; proyectando a la Institucin una cultura
de mejoramiento continuo, orientado en la calidad del servicio y el uso eficiente
de los recursos.
En los ltimos aos, el Seguro Social ha enfrentado grandes conflictos, debido

al
mal manejo administrativo, lo cual llev al gobierno ha tomar ciertas
determinaciones como escindir al Instituto de los Seguros Sociales y crear unas

Empresas Sociales del Estado lo cual es muestra de su gran debilidad en
trminos financieros y econmicos de la entidad.
Es de til importancia llevar a cabo el Manual, debido a que se necesita

implementar un manual de base de acuerdo a complejidad y tamao (Seccional
Atlntico, Valle y Antioquia).
11
1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA
1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA
En la actualidad, la ISS Seccional Cundinamarca no cuenta con un Documento

de informacin organizado, oportuno y unificado que le permita hacer uso
eficiente de los recursos y facilitar la toma de decisiones. Las funciones que
desarrollan los diferentes empleados del rea de Recursos Humanos no se
coordinan, lo que permite que exista una duplicidad de tareas. La
estandarizacin de procesos es una necesidad en el seguro social si se tiene en
cuenta que a nivel Cundinamarca existen un grupo de tareas que deben llevar a
cabo funcionarios de la entidad para cumplir con los objetivos de eficacia de la
cultura organizacional.
Por lo tanto, la falta de un manual para el manejo de las responsabilidades ha

conducido a que se apliquen juicios personales en la valoracin de los perfiles
evaluados en los cargos y una falta de claridad frente al proceso necesario. Al
no estar los procedimientos estandarizados, el proceso se puede estancar en la
transicin de un paso a otro sin que nadie se percate de ello por la falta de
comunicacin entre las dependencias.
De manera que el desempeo del rea en mencin, sea indispensable para la

toma de decisiones, correspondiendo a la planeacin administrativa de los
directivos, hacerse responsable en el diseo y elaboracin de manuales
acordes con la gestin de la organizacin.
Si existe falta de coordinacin entre las funciones desempeadas por los

empleados que laboran en las dependencias del rea de Recursos humanos;
12
Dichas labores afectarn la ejecucin de las actividades que realizan las reas
que de ellos dependen.
1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION
El rea de Recursos Humanos Seccional Cundinamarca de la ISS Seccional

Cundinamarca, requiere el diseo de manuales para el mejoramiento de sus
procesos, operaciones y actividades que se realizan?
13
2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
2.1. OBJETIVO GENERAL
Disear en el rea de Recursos Humanos de la ISS Seccional Cundinamarca el

Manual de procesos y procedimientos, identificando cada uno de los procesos
administrativos con su soporte reglamentario, procedimental y la identificacin
de los Riesgos con el fin de garantizar eficiencia y efectividad en su aplicacin.
2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS
Recopilar en un slo documento la informacin necesaria para el diseo del

Manual de procesos y procedimientos que se desarrollan en cada una de las
reas de la Seccional Recursos Humanos, que permita incrementar la
eficiencia, eficacia, y efectividad de los mismos.
Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en el rea

con el fin de promover e interiorizar en
los empleados una cultura de
mejoramiento continuo.
Proporcionar una Herramienta que sirva de gua para la deteccin de los

riesgos y los mecanismos de control que se implementaran en las diferentes
reas.
Facilitar la induccin y el entrenamiento a cada nuevo puesto de trabajo.
14
3. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
El diseo de un Manual de procesos procedimientos es importante en las

organizaciones
gubernamentales
porque
contiene
una
descripcin
de
actividades que deben realizarse a travs de las funciones que desempean en

cada unidad, rea o departamento existente. El manual incluye adems los
puestos
unidades
administrativas
que
intervienen
precisando
su
responsabilidad y participacin.
En la elaboracin de esta herramienta, se observan tanto actividades crticas

que
no son tenidas en cuenta por muchos funcionarios que deberan
desarrollarlas como tambin aquellas labores que tienen un grado de relevancia

en la labor desempeada, es importante dado a que en el se contiene
informacin de los procesos segn puestos de trabajo y su implicacin en la
gestin.
Siendo la ISS Seccional Cundinamarca, una entidad de tipo gubernamental,

requiere que sus actividades sean monitoreadas con cautela dados los
procesos que en ella ocurren segn los niveles de jerarqua. La infraestructura
orgnica de la ISS Seccional Cundinamarca, comprende el funcionamiento a
nivel nacional presidencia, vicepresidencia y departamentos y a nivel seccional
de gerente seccional, secretara seccional, departamentos y coordinaciones;
cada rea se regula de forma autnoma y descentralizada con legislaciones del
ISS del nivel nacional que se aprueban mediante decretos y resoluciones.
Si se observa a nivel seccional en el rea de Recursos Humanos, se encuentra

que existen diversas actividades que con frecuencia pasan desapercibidas ya
que normalmente cada trabajador no se concentra en las que son propias de su
15
puesto de trabajo muchas veces sin tener claridad de porque y para que las
ejecuta y cual es su importancia en el contexto de las dems actividades.
En consecuencia, tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos, un gran

porcentaje de los problemas que enfrenta tienen que ver con procesos mal
diseados o ejecutados, los cuales requieren ser revisados y rediseados con
miras a mejorar la eficiencia, el control y la productividad en el uso de los
recursos, por esto se requerir de disear un Manual
de
Procesos y
Procedimientos
En miras de corregir las fallas en los procesos, es importante disear un

manual, el cual responde al levantamiento de estos e integra los mismos, con el
fin de reducir tiempos, costos, actividades, tareas; orientadas a incrementar la
eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos del Instituto de Seguros
Sociales en el rea de Recursos Humanos.
Este Trabajo de Grado se basa en el diseo de un Manual de Procesos el cual

esta orientado a compilar la informacin que facilite al personal de la Institucin
el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas.
Puede decirse que la utilidad del manual de procesos es mltiple, en virtud de

ser un instrumento que permite conocer el funcionamiento interno en lo que
respecta a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos
responsables de su ejecucin. Asimismo, auxilia en la induccin al puesto y en
el adiestramiento y capacitacin del personal en virtud de que describen en
forma detallada las actividades por puesto.
16
Como herramientas metodolgicas para el diseo del Manual se cuenta con

documentos suministrados por la Direccin de Planeacin Corporativa del ISS.
Inicialmente se realiza un levantamiento de la informacin por medio de
entrevistas directas con cada uno de los funcionarios de las diferentes reas de
Recursos Humanos, con respecto a los procedimientos que debe realizar para
ejecutar su tarea, posteriormente se documentan los datos recopilados de las
entrevistas en los formatos suministrados por el rea de dicha planeacin
basndose en la Normatividad que rige al ISS. Una vez determinadas las
actividades o pasos a seguir dentro de cada proceso se diagrama con los
respectivos responsables de dichas actividades y se determinan los posibles
riesgos existentes y se toman los controles necesarios para el desarrollo
adecuado de las Actividades.
3.1 DELIMITACION DE LA INVESTIGACIN
Con el diseo del
Manual de Procesos se pretende facilitar la Correcta
ejecucin de las Actividades y Tareas definitivas para el logro de la Misin

Institucional, sirviendo de gua para la Gestin de los funcionarios del
Departamento asignado para la implementacin del manual.
Dicha Investigacin se Inicio el da 2 de Junio
de 2006 Con una Duracin
aproximadamente de 8 meses.
Este proyecto se Realiz
Cundinamarca
en
el Instituto de Seguros Sociales Seccional
Ubicado en la Av. 19 No 14-21 piso 4 Departamento de
Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos Seccional Cundinamarca , Gestin del
talento Humano esta Conformada por 4 reas que son :
17
Coordinacin de Seleccin Y Administracin de Personal.
Coordinacin de Desarrollo de Personal.
Coordinacin de Bienestar Social .

Oficina de Pensiones.
4. ANTECEDENTES
El Recurso Humano es una de las reas por excelencia que tiene gran cantidad
de autores proponentes de teoras y conceptos, el talento de la fuerza laboral
debe observarse como un proceso que tiene en cuenta los conocimientos y
habilidades en el desempeo del cargo, segn el autor Idalberto Chiavenato:
La administracin de recursos humanos (personal) es el
proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y
conservacin del esfuerzo, las experiencias, la salud, los
conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la
organizacin, en beneficio del individuo, de la propia
organizacin y del pas en general.1
Es por esto que las habilidades en el desempeo laboral han sido evaluadas,
de acuerdo a cierta cantidad de factores que influyen, tenindose en cuenta los
procesos que debe llevar a cabo en una organizacin.
La administracin en el intento de estudiar el rendimiento de cada trabajador,
propone a las organizaciones la creacin de manuales de funciones, procesos y
procedimientos, como en cierta oportunidad el autor
Franklin Fincowsky
expresa:
El manual incluye adems los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro
de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la
informacin bsica referente al funcionamiento de todas las
1 CHIAVENATO Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, McGraw Hill, Mxico, 1993. pag. 173,174
18
unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la

evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los
Empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando

o no adecuadamente.2
En la implementacin de un manual implica aplicar muchos conceptos en torno
a la reglamentacin y la cultura corporativa de la organizacin como explica el
autor Enrique Benjamn Franklin:
Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jurdicoadministrativa que regula la realizacin del trabajo, como se
ha atendido por parte de las unidades responsables de
hacerlo y qu efecto ha tenido sobre otras unidades,
organizaciones, clientes y/o usuarios.
es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o

desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los
resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un
marco de referencia histrico para comprender mejor la
situacin actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos: Objetivos,

Estructura orgnica Normas y polticas administrativas,
Funciones, Procedimientos, Instrumentos jurdico
2 ENRIQUE Benjamn, Organizacin de empresas, anlisis diseo y estructura FCA - UNAM MXICO
19
administrativos, Equipo, Condiciones de trabajo, Ambiente

laboral.3
En muchas organizaciones de tipo empresarial y estatal, la implementacin de

manuales ha tenido una gran relevancia como se observa en el Fondo de
Desarrollo de la Educacin Superior (FODESEP), entidad de Economa
Solidaria que promova la creacin de un manual de procesos y procedimientos
con el fin de fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y
solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo
Sistema de Control Interno.
El manejo de los Procesos que en el se dieron a conocer, describen la

estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y
de soporte del Fondo de Desarrollo de la Educacin Superior, con el fin de dotar
a la misma Entidad, de una herramienta de trabajo que contribuya al
cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas
en el Plan Estratgico.
3 BENJAMN FRANKLIN, ENRIQUE, Organizacin de Empresas, Anlisis y Diseo de Estructuras. Editorial MC Graw
Hill. Mxico 2001
20
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO ANTROPOLGICO- FILOSOFICO
En la presente investigacin se delimita una concepcin filosfica del hombre

como el factor primordial tanto en la sociedad como para el desarrollo de la
organizacin.
Actualmente las empresas atraviesan por un momento de continuos cambio
debido a la globalizacin, a los avances tecnolgicos y a la competitividad lo
cual la obliga a adaptarse a Modelos Administrativos que les permitan competir
y Sobresalir en el mercado y poder enfrentarse a los continuos cambios que
ocurren en el mundo.
De modo que ser necesario crear una conciencia de tipo investigativo en las
empresas y organizaciones Colombianas con el fin de apoyar la participacin y
el compromiso de todos los empleados, en la bsqueda de ptimos resultados
buscando no solo el beneficio propio sino el beneficio conjunto de la
organizacin.
El hombre como eje de la organizacin debe estar en continuo desarrollo y
capacitacin, contribuyendo con la organizacin en el desarrollo las metas y
objetivos ayudando a conseguir el xito trabajando de manera tica y buscando
construir una Cultura Organizacional esencial y de Pertenencia.
El enfoque de calidad
en la planeacin ayuda a la comprensin del
mejoramiento en los procesos: La filosofa de Calidad total deber llevar a una

nueva y permanente transformacin de la concepcin del hombre como el
centro de atencin de toda la empresa, ya sea un Gerente, un funcionario, un
jefe, un Supervisor, modificando las relaciones tradicionales tanto de la
empresa con su entorno como en su interior en toda su estructura orgnica4.
4 MARIO, Hernando. Planeacin Estratgica. Taller Editorial. Bogot, 1999.
21
Segn la teora administrativa de control de gestin, la elaboracin de manuales

en empresas busca que exista un documento completo y actualizado de
consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las
dependencias. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est
dirigido a todas las personas constituye en un elemento de apoyo til para el
cumplimiento
de
las
responsabilidades
asignadas,
para
coadyuvar,
conjuntamente con el control Interno, en la consecucin de las metas de

desempeo y rentabilidad, asegurar la informacin y consolidar el cumplimiento
normativo.
22
5.2 MARCO INSTITUCIONAL
El ISS es una de las empresas ms grandes del Estado y el principal actor en el

campo de la Seguridad Social en Colombia; durante ms de 50 aos ha
brindado servicios de salud y garantizado las pensiones de millones de
colombianos.
1945 - 1950. Creacin del instituto colombiano de seguros sociales (ICSS)
El Ministro de Trabajo y Seguridad Social, Adn Arriaga Andrade, present en

1945 al Senado de la Repblica un proyecto de ley por la cual se estableca en
Colombia el Seguro Social obligatorio.
La ley contena 6 captulos y 84 artculos. Paralelamente fue creado el
Ministerio de Higiene por medio de la Ley 27 de 1946.
Rudolph Metalle propuso la creacin por medio del Decreto 2402 del 17 de Julio
de 1947, con el nombre de Departamento Nacional de Seguros Sociales.
Finalmente fue establecido legalmente el 19 de Junio de 1948, mediante el

Decreto 2347 de ese mismo ao, bajo el nombre de Instituto Colombiano de
Seguros Sociales. Su primer gerente fue el abogado y economista Carlos
Echeverri Herrera hasta Noviembre de 1950. El capital inicial era tripartito, es
decir lo componan 3 partes: El Gobierno, los empresarios y los trabajadores
(representados por los sindicados).
1.977 El ICSS cambia de nombre a Instituto de Seguros Sociales
Mediante decreto ley 650 desarrollo de la Ley 12 de 1977, le cambi el nombre
de Instituto Colombiano de Seguros Sociales por el de Instituto de Seguros
Sociales (ISS), como se le conoce en la actualidad. Fue creado como una
institucin autnoma de derecho social, con patrimonio independiente. Se
23
separ la estructura financiera de los riesgos econmicos y de salud. Se aplic

una Reforma Pensional y se evit una duplicidad de funciones existentes hasta
entonces entre el ISS y el Sistema Nacional de Salud.
1991 La gran reforma de la seguridad social: constitucin de 1991.
El artculo 48 de la carta establece: La Seguridad Social es un derecho pblico

de carcter obligatorio que se prestar bajo la direccin y control del Estado, en
su gestin a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad en los
trminos que establezca la ley. Se le garantiza a todos los habitantes el derecho
irrenunciable de la Seguridad Social.
El Decreto 2148 de 1992 establece que El Instituto de Seguros Sociales es una

Empresa Industrial y Comercial del Estado, del orden nacional, con personera
jurdica, autonoma administrativa y capital independiente, vinculada al
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social; adems, la Ley 100 de 1993 le asign
competencias en tres grandes reas de gestin: Salud, Pensiones, y Riesgos
Profesionales, convirtindose en el mayor holding empresarial con cubrimiento
nacional en el rea de la Seguridad Social:
1993. La Ley 100 de 1993 le asign competencias en 3 grandes reas de

gestin: SALUD, PENSIONES y RIESGOS PROFESIONALES, otorgando
cubrimiento Nacional en el rea de Seguridad Social. La Superintendencia
Nacional de Salud expidi el Certificado de funcionamiento al Instituto de
Seguros Sociales Entidad Promotora de Salud - mediante Resolucin No.
0024 de enero 18 de 1995 y con la Resolucin No.193 de 1995, se aprueba el
rea geogrfica de influencia a los 28 departamentos del pas. Desde 1995
hasta junio de 2003,
24
la Empresa Promotora de Salud del Seguro Social garantiz la prestacin de

los servicios contemplados por la Ley 100 y definidos por el Plan Obligatorio de
Salud, a travs de una red propia de IPS (Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud) conformada por 234 Centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y 37
clnicas en todo el pas.
Desde 1995 hasta junio de 2003, la Empresa Promotora de Salud del Seguro
Social garantiz la prestacin de los servicios contemplados por la Ley 100 y
definidos por el Plan Obligatorio de Salud, a travs de una red propia de IPS
(Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud) conformada por 234 centros
de Atencin Ambulatoria (CAA) y 37 clnicas en todo el pas pertenecientes en
ese entonces al Seguro Social.
El Decreto 1750 de junio 26 de 2003 separa del Instituto de Seguros Sociales

- Vicepresidencia de Prestacin de Servicios de Salud (EPS ISS), todas las
Clnicas y Centros de Atencin Ambulatoria, quedando estas instituciones
organizadas a travs de la figura de Empresas Sociales del Estado - ESE de
acuerdo con la regionalizacin en el pas y adscritas al Ministerio de Proteccin
Social.
- Salud: Para cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de
Seguridad Social en Salud, en cuanto a regular el servicio pblico esencial de
salud y crear condiciones de acceso de toda la poblacin al servicio en todos
los niveles de atencin, el ISS cuenta con una cobertura nacional en ms de
1014 municipios. Los servicios son ofrecidos a travs de 230 Centros de
Atencin Ambulatoria (CAA), encargados de prestar el primer nivel de atencin
(servicios de baja complejidad). A partir del decreto 1750 de 2003 se escinde el
25
Instituto de Seguros Sociales y se crean unas Empresas Sociales del Estado de

la siguiente manera:
Artculo 1. Escisin. Escndese del Instituto de Seguros Sociales la
Vicepresidencia de Prestacin de Servicios de Salud, todas las Clnicas y todos
los Centros de Atencin Ambulatoria.
Artculo 2. Creacin de empresas sociales del Estado. Cranse las siguientes

Empresas Sociales del Estado, que constituyen una categora especial de
entidad pblica descentralizada del nivel nacional, con personera jurdica,
autonoma administrativa y patrimonio propio, adscritas al Ministerio de la
Proteccin Social, y cuyas denominaciones son:
1. Empresa Social del Estado Rafael Uribe Uribe.
2. Empresa Social del Estado Jos Prudencio Padilla.
3. Empresa Social del Estado Antonio Nario.
4. Empresa Social del Estado Lus Carlos Galn Sarmiento.
5. Empresa Social del Estado Policarpa Salavarrieta.
6. Empresa Social del Estado Francisco de Paula Santander, y
7. Empresa Social del Estado Rita Arango lvarez del Pino.
Gerencias seccionales: Se constituyen en nmero de veinticinco (25), teniendo
tal calidad de la atencin ambulatoria y la administrativa, sin perjuicio que la
presidencia del instituto las puede constituir en una sola, cuando as se requiera
para racionalizar el servicio. Se encuentran as distribuidas:
No. 1 Cundinamarca
No. 2. Antioquia
No. 3. Risaralda
No. 4. Valle del Cauca
No. 5. Magdalena
No. 6 Boyac
No. 7 Caldas
No. 8 Huila
No. 9 Nario
No. 10 Meta
No. 11 Tolima
No. 12 Guajira
26
No. 13 Santander
No. 14 Norte de Santander
No. 15 Cauca
No. 16 Cesar
No. 17 Atlntico
No. 18 Bolvar
No. 19 Choc
No. 20 Quindo
No 21 Putumayo
No. 22 Amazonas
No. 23 San Andrs
No. 24 Sucre
- Pensiones: El Sistema General de Pensiones est compuesto por dos
regmenes que coexisten, pero excluyentes entre s. El Rgimen de Ahorro
Individual con Solidaridad, manejado por las administradoras de Fondos de
Pensiones, AFP; y el Rgimen Solidario de Prima Media con Prestacin
Definida, administrado por el ISS, mediante el cual los afiliados o sus
beneficiarios obtienen una Pensin de Vejez, Invalidez o Sobrevivientes o en su
defecto la Indemnizacin
Sustitutiva, previamente definidas en la Ley. Para la administracin de est
ltimo Rgimen de Pensiones, el Seguro Social cuenta con ms de 27 Centros
de Atencin de Pensiones (CAP) a lo largo del territorio colombiano.
- Riesgos Laborales: El Seguro Social cuenta en la actualidad a nivel nacional

con 29 Centros de Atencin Bsica en Salud Ocupacional (CABSO), 4
Laboratorios de Toxicologa Analtica y con la red de apoyo del ISS, para
cumplir con los objetivos establecidos por el Sistema General de Riesgos
Profesionales en cuanto a establecer actividades de promocin y prevencin
tendientes a mejorar las condiciones de trabajo y salud de la poblacin
trabajadora; fijar las prestaciones de atencin de la salud de los trabajadores y
las prestaciones econmicas por incapacidad temporal, permanente, por
invalidez y muerte, por enfermedad o accidente de origen profesional; fortalecer
27
las actividades encaminadas a establecer el origen de los accidentes y las

enfermedades profesionales y el control de los agentes de riesgos
ocupacionales.
5.2.1. MISIN
Brindar
aseguramiento
los
trabajadores,
empresas
pensionados
colombianos y sus familias en salud, pensiones, riesgos profesionales y otros

seguros de proteccin social, orientados por los principios de universalidad,
sostenibilidad, calidad y eficiencia.
5.2.2. VISIN
En el 2015 seremos reconocidos como la empresa de aseguramiento en salud,

pensiones, riesgos profesionales y otros seguros de proteccin social, preferida
por los colombianos por los altos estndares de calidad, oportunidad e
innovacin de nuestros servicios, con un alto sentido humano y responsabilidad
social.
5.2.3. VALORES CORPORATIVOS
APRENDIZAJE CONTINUO: Se refiere a la habilidad para adquirir y asimilar
nuevos conocimientos y destrezas y utilizarlos en la prctica laboral como un
valor agregado. Tambin se refiere a la permanente actitud de aprendizaje.
TRABAJO EN EQUIPO: Es la capacidad de trabajar con otros para conseguir

metas comunes. Es participar activamente en equipos ofreciendo abiertamente
ideas y opiniones demostrando compromiso con los objetivos comunes del
grupo.
28
SERVICIO Y SATISFACCIN DE LOS USUARIOS: Es la disposicin para

cumplir y superar las expectativas de los clientes internos y externos
Satisfaciendo sus necesidades .Es tambin la habilidad para obtener
informacin de los clientes y utilizarla para mejorar el servicio anticipndose a
las necesidades de los usuarios.
RESPONSABILIDAD POR RESULTADOS: Capacidad para superar con xito

las metas y objetivos propuestos por la organizacin siendo persistente
utilizando eficazmente los recursos y revisando peridicamente el progreso
hacia las metas de corto y largo plazo obteniendo resultados medibles
sustentados por datos especficos.
EXCELENCIA: Es ser el mejor dentro de los mejores
COMPETITIVIDAD: Se refiere a tener los mejores indicadores del sector, los

mejores estndares de calidad al menor costo y un equipo humano formado,
entrenado y capacitado, flexible al cambio, con una gran vocacin de servicio.
5.2.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS

1. Desarrollar un equipo humano capaz de llevar a cabo la estrategia.
2. Implementar un Sistema de Gestin de la Calidad que garantice los altos
estndares que requiere el asegurado.
3. Disponer de un modelo de administracin que garantice una eficiente
promocin y prevencin de los riegos.
4. Garantizar la permanencia de los asegurados y ampliar la cobertura.
5. Mejorar la tecnologa y los sistemas de informacin y comunicacin para
respaldar una eficiente gestin.
29
6. Lograr el equilibrio financiero operacional que garantice la sostenibilidad

del ISS.
5.2.5. POLTICA DE CALIDAD

EL INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES trabajar en forma permanente para
brindar los servicios de aseguramiento en salud, pensiones y riesgos
profesionales, con calidad innovacin y eficiencia, para lo cual se compromete
a:
Atender a sus asegurados en las mejores condiciones de oportunidad,

eficiencia, seguridad y comodidad.
Promover el cuidado de la salud y la prevencin de la enfermedad de sus

asegurados en salud y en riesgos profesionales.
Garantizar el oportuno reconocimiento de las prestaciones econmicas y

asistenciales de sus asegurados.
Garantizar la disponibilidad permanente de la red de servicios

asistenciales.
Cumplir los compromisos adquiridos con los asegurados y aquellos que

le establece la ley.
Garantizar informacin oportuna y precisa para el anlisis, administracin

y gestin de riesgos, que requieren sus asegurados.
Contar con personal idneo y calificado para la atencin a sus

asegurados.
Promover el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad

de sus procesos en especial a partir de la retroalimentacin de sus
asegurados.
Garantizar la adecuada gestin de los ingresos y la eficiente utilizacin

de los recursos para lograr el equilibrio financiero requerido.
5.2.6. ORGANIGRAMA A NIVEL NACIONAL
30
A nivel nacional, la jerarqua del Instituto de los seguros sociales ISS se

conforma por un consejo directivo, la revisora fiscal, la presidencia que tiene a
cargo la secretaria general, las direcciones: jurdica Nacional, de auditoria
disciplinaria, de auditoria interna, de planeacin corporativa, de relaciones
corporativas y comunicaciones; que a su vez coordinan 5 vicepresidencias cada
una con su propia estructura., y 25 seccionales que segn su tamao presentan
una estructura diferente y se clasifican en seccional tipo A, B, C D, las cuales
tambin dependen directamente de la Presidencia del ISS, representadas de la
siguiente manera:
Figura 1. Organigrama Administrativo ISS nacional

Fuente: www.iss.gov.co/ estructuraiss.pdf
31
La vicepresidencia administrativa es el rgano encargado de coordinar la

ejecucin de las operaciones realizada por la gerencia nacional de bienes y
servicios, de Recursos Humanos, Nacional de Informtica, Nacional Comercial
y de Administracin de la sede administrativa nacional.
La gerencia Nacional de Bienes y servicios es responsable de la

implementacin
de
activos
hospitalarios,
compras
necesarias
para
el
funcionamiento de los Centros de Atencin Ambulatoria (CAA) y Entidades

Sociales del Estado (E.S.E.).
La gerencia Nacional de Recursos Humanos es el rea que tiene a su cargo la

seleccin del talento humano y el proceso de contratacin laboral, la
informacin de la nomina correspondiente del Seguro social a nivel nacional, y a
su vez dirige y coordina el plan de compensaciones para los trabajadores del
estado, desarrolla actividades en las relaciones laborales.
La gerencia Nacional de Informtica es el rea que coordina la instalacin de

sistemas de informacin, velando por la entrega de los medios magnticos,
actualizacin base de datos de los afiliados y trabajadores del estado.
La gerencia Nacional Comercial es el rea que se encarga de promover la

afiliacin de salud, pensiones y
ARP con asesores especializados a nivel
nacional.
El Departamento Administrativo de la Sede Administrativa Nacional es la

dependencia que se encarga de planear estrategias para la ejecucin de
polticas a nivel de todas las seccionales en el pas.
32
5.2.7. ORGANIGRAMA VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA NACIONAL
Figura 2. Organigrama vicepresidencia administrativa nacional

FUENTE: Pgina Web del ISS: www.iss.gov.co/estructuraiss.pdf
Durante el ao 2005, mediante expedicin del decreto del 20 de Mayo, el

Presidente de la Repblica adopta el modelo de Control interno para todas las
entidades que contemplan el artculo 5 de la ley 87 de 1993, contribuyendo a
fortalecer la gestin de las organizaciones.
33
En la actual coyuntura Administrativa teniendo en cuenta la expedicin del

Decreto 1599 del 20 de Mayo de 2005 mediante el cual, el Presidente de la
Republica previa revisin del Consejo Asesor
del
Gobierno Nacional en
materia de Control Interno adopta el Modelo para todas las entidades que
contemplan dicho artculo contribuyendo a fortalecer
la Gestin
de las
Organizaciones.
Para el logro de la Misin Institucional, se adopto mediante Resolucin No

0142 del 23 de enero del 2006, tomando como referencia el Manual de
polticas, proceso y procedimientos del la Gerencia Nacional de Recursos
Humanos.
Algunos procesos contemplados en este manual son aplicables en las

Seccionales y con la finalidad de cumplir con los mismos objetivos.
5.2.8. SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA
Teniendo presente el modelo adoptado por la Gerencia Nacional del Recurso

Humano, la Seccional Cundinamarca, implementar dicho manual de acuerdo a
niveles de complejidad y tamao administrativo en cuatro reas fundamentales:
coordinacin de bienestar social, coordinacin de administracin y desarrollo de
personal, coordinacin de seleccin de personal y el rea de pensin por
jubilacin.
De acuerdo con el principio de eficacia es responsabilidad de los servidores del
estado promover el uso de manuales y documentos los cuales deben ser
difundido en Recursos Humanos Seccional Cundinamarca del ISS dando a
conocer la Normatividad vigente e identificar las principales actividades
Homologas con el Nivel Nacional y para el fortalecimiento de la deteccin de
Riesgos. A Partir de su revisin se debe homologar los procesos del manual de
34
procesos y procedimientos del Nivel Nacional con los de la Seccional

Cundinamarca.
Para el cumplimiento y requerimiento de la homologacin, se inician actividades

de: revisin , Levantamiento, Estandarizacin , Documentacin y Validacin de
los Procesos Procedimientos y Riesgos, para Optimizar los Recursos y Brindar
un Mejor Servicio.
FIGURA 3. Organigrama a nivel departamental y Seccional ISS

35
SEGURO SOCIAL SECCIONAL CUNDINAMARCA

AREA DE RECURSOS HUMANOS
Gestin del Talento Humano
COORDINACION SELECCIN Y
ADMINISTRACION DE PERSONAL
SITUACIONES
ADMINISTRATIVAS
BIENESTAR

GESTION DEL TALENTO
HUMANO
COORDINACION DE BIENESTAR
SOCIAL
SALUD
OCUPACIONAL
COORDINACION DESARROLLO DE
PERSONAL
OFICINA DE PENSIONES
CAPACITACION
DE PENSION DE
JUBILACION
Coordinacin, Seleccin y Administracin de Personal

Coordinacin de Bienestar Social
Coordinacin desarrollo de Personal
Oficina de Pensiones
Figura 4. Organigrama ISS seccional Cundinamarca rea de Recursos
Humanos
36
5.2.9. FUNCIONES DE SERVIDORES DEL AREA DE RECURSOS

HUMANOS-SECCIONAL CUNDINAMARCA
Decreto No 1403 por el cual se aprueba el acuerdo No. 62 del 29 de Junio de

1994 del consejo directivo del ISS que adopta la estructura interna y establece
las funciones de sus dependencias.
Art. 106 El Departamento Seccional de Recursos Humanos, cumplir las

siguientes funciones:
Ejecutar las Normas y procedimientos establecidos para el manejo de los

recursos Humanos de su rea de influencia.
Cumplir y hacer cumplir la normatividad en lo referente a la

administracin del recurso humano en la seccional .
Evaluar el cumplimiento y efectividad de las normas y procedimientos

establecidos para el manejo de recurso humano.
Asistir , Coordinar y evaluar a las unidades operativas en el cumplimiento

de las polticas y definicin de planes y programas sobre gestin de
recursos humanos.
Consolidar las necesidades de Recurso humano prevista a corto y

mediano plazo de la seccional.
Evaluar la aplicacin del sistema de salarios y beneficios al personal de

su rea de influencia y proponer los ajustes necesarios.
37
Presentar proyectos de asignacin de primas, estmulos y beneficios de

los servidores del ISS.
Administrar las convenciones colectivas que celebre el ISS y sus

agremiaciones sindicales.
Atender a las agremiaciones sindicales y proponer soluciones a sus

solicitudes laborales , en relacin con las convenciones colectivas y
dems normas vigentes.
Resolver los requerimientos laborales de los servidores ISS en uso de su

derecho de peticin.
Dirigir los procesos judiciales en materia laboral de su rea de influencia.
Aplicar los mecanismos que permitan el adecuado manejo de la planta

de personal.
Atender consultas y reclamos de los empleados.
Las dems que se le asignen.
ART. 107 - La Coordinacin Seleccin y Administracin de Personal, cumplir

las siguientes funciones:
Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de

personal de su rea de influencia.
38
Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos en materia de

seleccin de personal.

establecidos para la seleccin de personal.
Realizar las negociaciones con las entidades externas en materia de

seleccin de personal de acuerdo con los parmetros establecidos por el
Nivel Nacional.
Administrar el archivo de los documentos y hojas de vida de los

empleados de la sede seccional.
Velar por la correcta administracin y archivo de los documentos y hojas

de vida de las unidades operativas.
Tramitar consultas y reclamos de los empleados.
Art. 108. La Coordinacin Desarrollo de Personal cumplir las siguientes

funciones:
Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo del


desarrollo de personal.

establecidos para el desarrollo del personal.
39
Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos

de desarrollo de personal.
Ejecutar los programas de desarrollo de personal en virtud de convenios

nacionales e internacionales celebrados por el ISS.
Art. 110. La Coordinacin de Bienestar Social cumplir las siguientes funciones:



establecidos para el desarrollo del personal.
Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos

de desarrollo de personal.
Art. 112. La Oficina de Pensiones cumplir las siguientes funciones:
Brindar la informacin disponible de las prestaciones sociales de los

empleados oficiales.
Realizar el trmite correspondiente de las pensiones por jubilacin,

invalidez y fallecimiento de cnyuge o correspondiente por grado de
consanguinidad.
40
5.3 MARCO LEGAL

El rea de Recursos Humanos como entidad que representa la seguridad social
del estado, hace empleo de las normatividades en disposiciones internas y
externas relacionando salud, pensiones y Riesgos profesionales.
DISPOSICIONES
INTERNAS
DEL
ISS
RELACIONADAS
CON
LOS
SISTEMAS DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, PENSIONES Y RIESGOS

PROFESIONALES
GERENCIA NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS

Tabla
1.
Disposiciones
Internas
Compensaciones y Beneficios
No.
Acto
Administrativo
Fecha
Departamento
Nacional
de
Asunto
Resolucin 0749
2
3
4
Acuerdo 051
25-01-79
Acuerdo 056
29-03-79
Concepto DJN 2770 11-08-86
Resolucin 0416
30-01-89
Resolucin 3263
24-07-95
Resolucin 3674
14-08-95
8
9
10
07-06-96
13-06-96
22-07-96
26-07-96
Cesantas e intereses sobre las cesantas.
12
Resolucin 2771
Resolucin 2904
Resolucin 3806
Concepto DJN
12966
Resolucin 4771
Creacin de la Guardera 2, Seccional

Cundinamarca.
Trabajo suplementario o de horas extras.
Trabajo en dominicales y festivosCesantas e intereses sobre las cesantas.
Creacin del preescolar Seccional
Cundinamarca.
Funciones Coordinacin nacional de nminas y
de Bienestar social.
Disposiciones para el Programa de Retiro
Laboral ISS
Reconocimiento prima de localizacin.
Prima tcnica.
09-09-96
13
Circular 0061
22-11-96
14
15
16
Resolucin 7372
Resolucin 0666
Resolucin 1130
30-12-96
27-02-97
08-04-97
17
Circular 0034
10-04-97

Procedimiento para autorizacin y pago de
horas extras.
Crea Fondo Reserva de Cesantas
Normas sobre venta de inservibles.
Dotacin de uniformes.
Sentencia 579/96 corte constitucional. Consultas
e inquietudes sobre aplicacin beneficios
11
41
02-07-75
No.
Acto
Administrativo
Fecha
Asunto
convencin colectiva funcionarios de seguridad
social y pblicos
18
19
20
21
Circular 0063
Circular 0072
Circular 0109
Resolucin 3094
25-06-97
15-07-97
15-10-97
27-10-97
22
Circular 0122
04-11-97
23
Resolucin 3696
16-12-97
24
Resolucin 3695
16-12-97
25
26
Resolucin 3699
Concepto DJN 913
17-12-97
15-03-98
27
Oficio GNRH 8390
17-04-98
28
Circular 0260
02-12-98
Aportes para fiscales.

Trabajo horas extras, dominicales y festivos
Reemplazos personal supernumerario
Premio ISS a la excelencia acadmica.
Provisin temporal de vacantes definitivas de
trabajadores oficiales mediante contrato de
trabajo a trmino fijo
Bienestar social- vivienda.
Reglamenta la composicin y funcionamiento de
los comits de bienestar social en el ISS y los
procesos por desarrollar.
Comit de cesantas.
Cesantas e intereses sobre las cesantas.
Instrucciones sobre auxilios de guardera segn
artculo 74 de la CCT
Traslado obligatorio de cesantas empleados
pblicos al fondo Nacional del Ahorro.
23-12-98
Trabajo suplementario.
30
Concepto DNRL
27676
Concepto 2550
05-05-99
31
Circular 0306
07-05-99
32
Circular 0328
10-09-99
33
Resolucin 3523
29-10-99
34
Resolucin 0248
28-01-00
35
Acuerdo Integral
entre el Gobierno, el
ISS y
31-10-01
Sintraseguridad
Social
36
Resolucin 5890
31-12-01
37
Resolucin 0629
06-02-02
38
Resolucin 1551
05-04-02
39
Resolucin 1693
16-04-02
40
Resolucin 3104
19-07-02
Cesantas parciales.
Racionalizacin del gasto por horas extras,
dominicales y festivos
Trabajo horas extras, diurnas y nocturnas,
dominicales y festivos
Modifica en parte la resolucin 3696/97 de
vivienda
Delegaciones en Administracin de Recursos
Humanos
Regula las condiciones y las relaciones de
trabajo.
Premio nacional del Instituto de Seguros Sociales
a la excelencia acadmica, art. 96
Dotacin de uniformes a los trabajadores oficial
del ISS, art. 89
Plan especial de prstamos de vivienda, art. 64
Reglamenta el fondo de estmulos a la gestin en
el ISS
Composicin y Funcionamiento Comit
Cesantas
Adopta Manual de Procesos del Fondo
Cesantas
Se reglamenta dotacin de uniformes en el ISS
Modifica resolucin 629/2002. Comit de
Cesantas
29
42
Tabla 2. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal
No.
Acto
Administrativo
Fecha
Resolucin 13781
07-02-91
Resolucin 2575
13-06-95
Resolucin 3694
10-12-97
Resolucin 0225
Acuerdo Integral
entre el Gobierno,
el ISS y
Sintraseguridad
Social
28-01-98
Resolucin 5890
31-12-01
Resolucin 0631
18-03-03
ASUNTO
31-10-01
Se fijan procedimientos para solicitudes de Especializacin en el

exterior.
Se adopta el Manual de Induccin y Reinduccin en el ISS.
Por medio de la cual se reglamenta la composicin y
funcionamiento del Comit Docente Nacional y los Comits
Seccionales, Clnicas y Zona de Urab de Capacitacin
Reglamento de Capacitacin en el ISS.
Se reglamenta la adecuacin de horarios para capacitacin
Pargrafo 1 Art.84
Por la cual se reglamenta el Fondo de Estmulos a la Gestin en el
Instituto de Seguros Sociales.
Delegacin de facultades y funciones en materia de admn.. de
Recursos Humanos.
Tabla 3. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Desarrollo de Personal - Salud

Ocupacional
No.
Acto Administrativo
Fecha
Acuerdo Integral entre

el Gobierno, el ISS y
31-10-01
Sintraseguridad
Social
Resolucin 0419
24-02-05
Asunto
Accidente de Trabajo antes o despus de la jornada. Art.
77.
Conformacin de Comit Paritario de Salud Ocupacional,
creacin del rea de Salud Ocupacional, asignacin de $
150.000.000 anuales para salud ocupacional, elaboracin
del Programa de Salud Ocupacional, dotacin de
elementos de proteccin persona, art. 78
Por la cual se establecen los mecanismos de eleccin de
miembros para integrar los comits paritarios de Salud
Ocupacional del Instituto de Seguros Sociales
Tabla 4. Disposiciones Internas Departamento Nacional de Seleccin y Administracin de

Personal
No.
1
Acto Administrativo
Acuerdo 064
Fecha
29-06-94
Resolucin 2800
01-07-94
Resolucin 1861
08-05-95
Resolucin 1798
25-06-95
5
6
7
Resolucin 6378
Resolucin 4111
Resolucin 0665
28-07-95
06-09-95
26-01-96
Resolucin 2904
16-06-96
10
Resolucin 0005
05-01-98
43
Asunto
Planta de personal global y flexible para el ISS.
Manual de funciones y requisitos para el desempeo
de empleos en el I.S.S.
Modifica parcialmente la resolucin 2800
Estructura de las Clnicas
Autoriza el Funcionamiento de los CAA,s
Se reglamenta la Prima Tcnica para los mdicos del
rea asistencial
Establece procedimientos para la provisin de cargos
de trabajador oficial.
Resolucin 0142 del 23 de Enero de 2006
Por medio del cual se adopta el manual de polticas, procesos y procedimientos

de la Gerencia Nacional de Recursos Humanos del Instituto de Seguros
Sociales.
El presidente del Instituto de los Seguros Sociales

En uso de sus facultades legales, y en especial de las conferidas en los
numerales 1,3 y 14 del artculo 11 del Decreto 2148 de 1992; y en los
literales b), c) e i) del artculo 4 La ley 87 de 1993;
Considerando
Que de conformidad con lo establecido en el pargrafo nico del artculo 1 de
la ley 87 de 1993, los manuales de procesos constituyen uno de los
instrumentos a travs de los cuales se cumple el control interno de la entidad.
Que para el Instituto de los Seguros Sociales la aplicacin de este instrumento

contribuye al cumplimiento de uno de los objetivos del control interno como es
el de garantizar la eficacia, eficiencia y economa de todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las actividades y tareas
definidas para el logro de la misin institucional.
Que los manuales de procesos permiten al instituto contar con un adecuado

manejo de desarrolla administrativo, dentro de parmetros de calidad y agilidad
de gestin en la Entidad.
Que en virtud de lo anterior se hace necesario optimizar la calidad de la

prestacin de los servicios, mediante la orientacin de su recurso humano
atendiendo a las metas que el Instituto de los Seguros Sociales debe cumplir.
44
Que para lograr este objetivo se hace necesario dotar a la gerencia Nacional de
Recursos Humanos de una herramienta de gestin operativa que permita
identificar cada uno de los procesos administrativos con su soporte
reglamentario y
procedimental
con el fin de garantizar la eficiencia y
efectividad en su aplicacin.
Que en consecuencia,
Resuelve
Artculo primero: Adoptar el manual de polticas, procesos y procedimientos de
la Gerencia Nacional de Recursos Humanos del Instituto de Seguros Sociales.
5.4 MARCO TEORICO
El diseo de un manual de procesos y procedimientos para el rea de Recursos

Humanos en la seccional Cundinamarca tendr como fundamentos tericos
45
toda la metodologa empleada por la administracin moderna y asimismo la de

manuales adoptados por el Instituto de los Seguros Sociales en la Gua de
Mejoramiento de Procesos.
El enfoque administrativo deber emplear modelos que suministren principios

de eficiencia, eficacia en todas las organizaciones cuyas bases para el
desarrollo y el mejoramiento continuo, contribuye a todos los niveles de las
empresas desde el director de Recursos Humanos hasta el encargado del
archivo; segn el autor Guillermo Linares Velez:
para el alto nivel directivo de la grande, mediana y pequea

empresa, la clave para aumentar la eficiencia administrativa y
operacional de sus diferentes dependencias, requiere una tcnica
gerencial muy efectiva y concreta, para permitir el xito y lograr
los objetivos y metas y as aumentar la productividad5
La planeacin empleada para el diseo del manual empieza con la

conformacin de un grupo de trabajo compuesto por personas idneas en
conocimientos
dirigidos por los jefes de cada dependencia. El grupo
coordinado de esta manera deber promover los procesos seguidos en el rea

como tambin aquellos procesos que no se llevan a cabo continuamente.
Se debe tener al alcance la informacin que implica los procesos comunes en la

organizacin y se debe determinar los tipos de formatos que se aplican en el
mbito de la misma para llevar a cabo dichos procesos. Es importante describir
la informacin de los procesos involucrados que se realizan.
LINARES VELEZ Guillermo. Cmo Hacer Procedimientos., p 32
46
Como lo expresa el autor Guillermo Linares Velez:
La clave de esta tcnica para aumentar la productividad y

eficiencia administrativa, es la identificacin, el anlisis y la
simplificacin de los procedimientos6
La siguiente metodologa se ubica en el contexto del libro como hacer

procedimientos:
Para el diseo del manual de procedimientos y formatos se debe conformar un

grupo de trabajo compuesto por profesionales de buen conocimiento en el tema
y los jefes de grupo o de rea. Este grupo integrado de esta manera deben
describir con claridad los procesos ms comunes en la empresa y otros que
posiblemente falten pero que se hacen necesarios para las labores que se
realizan. Adems de los procesos, se debe determinar la informacin tcnica o
administrativa que requiere la empresa para su base de datos e informacin y
sus respectivos formatos. Es clave que para la descripcin de los procesos, la
informacin requerida por la empresa y el diseo de los formatos se trabaje
conjuntamente con los clientes que de una u otra manera participan en cada
uno de los procesos involucrados.
Aunque en el mercado existen ya muchos formatos que posiblemente se

pueden utilizar en una empresa, no se debe perder de vista que cada empresa
es diferente y como tal, existen algunas actividades propias e 1
importantes para el negocio que implica que la informacin debe ser recogida y
discriminada de una manera especial y adecuada para asegurar su calidad y
facilitar su anlisis.
6
Ibid., p.33
47
Es indispensable,
al iniciar un proyecto de levantamiento, anlisis y
simplificacin de procedimientos; llevar a cabo la elaboracin de un plan de

trabajo en el cual se detalle punto por punto, todos aquellos aspectos que
deben ser estudiados o realizados durante el desarrollo del proyecto
La elaboracin del plan de trabajo consta de dos partes, una general en donde
se define en pocos puntos cual es el alcance del proyecto y otra detallada, en
donde definiremos punto por punto, los aspectos que fueron mencionados en el
alcance del proyecto.
5.4.1. DEFINICIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO.
La definicin del alcance de un proyecto se inicia con el conocimiento y anlisis

de lo que existe actualmente en la empresa, determinando las posibles reas
crticas sujetas a anlisis con base en las prioridades establecidas por el alto
nivel gerencial. Una vez determinadas las reas crticas y establecidas las
prioridades para llevar a cabo el o los proyectos que se aprueben realzar, se
debe desarrollar
lo siguiente:
Parte I: Levantamiento de la estructura de informacin del rea de estudio.

Parte II: Levantamiento del sistema de informacin del rea de estudio.
Parte III: Diagnostico y simplificacin de los procedimientos del rea.
Parte IV: Conformacin de los manuales de procesos.
Parte V: Implementacin de los procesos y procedimientos.
48
Cada una de las anteriores partes es un subproceso. Para poder implementar el

proyecto en forma total, se debe haber desarrollado estas cinco partes o
subproyectos.
Levantamiento de la estructura y del sistema de informacin del rea de

estudio las etapas a seguir son las siguientes:
1. Preparar el organigrama detallando el rea, incluyendo nmero de personas,

niveles y funciones.
2. Identificacin de todos los procedimientos aplicables existentes, con base en
la elaboracin del inventario de Procesos con su respectivo nombre.
3. Levantamiento de procesos existentes.
4. Diagramacin de los procesos existentes.
5. Elaboracin del informe de avance de levantamiento y diagramacin de
procesos.
Diagnostico y simplificacin de procedimientos del rea, los pasos a seguir

son los siguientes:
6. Definicin de los conceptos de diagnstico para la simplificacin de procesos.
7. Anlisis y simplificacin de procesos.
8. Elaboracin del informe de avance del anlisis y simplificacin de procesos.
Conformacin de manuales de procesos la etapa a seguir es:
9. Elaboracin de manuales de procedimientos. En esta etapa se redactan y

digitan los nuevos procedimientos, se elaboran los nuevos diagramas de flujo,
se conforman los manuales de procedimientos para la (s) rea(s) estudiada (s)
estableciendo las caractersticas para cada trmite y se prueban por el alto nivel
directivo.
49
Elaboracin del proceso, la etapa a seguir es:
10. Alcance y divulgacin del Proceso.
Se debe hacer una divulgacin de los mismos a todo nivel de la empresa para
asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que involucra, los
clientes objetivo del proceso y los beneficios que tendr el Instituto en su
implementacin. Se debe hacer una propagacin de la informacin por medio
de la Intranet manejada por el ISS, perneando dicha informacin tanto al rea
Nacional, como a las diferentes seccionales del Instituto. Se deben generar
espacios de reunin por parte de cada rea y seccional en donde se d a
conocer el contenido del manual, lo que permitir que cada trabajador sepa que
en una situacin determinada existe una herramienta que le ayudar a dar
solucin a su problema en lo que a responsabilidades se refiere. No est de
ms escuchar las sugerencias que puedan hacer los trabajadores acerca de un
proceso, pues en Muchas ocasiones en la etapa de introduccin se pueden
presentar
sugerencias
muy
efectivas
para
ajustar
cualquiera
de
los
componentes del proceso que hagan de su implementacin un xito. Es de

responsabilidad de cada uno de los jefes de seccin o de rea dar a conocer los
nuevos procesos, velar porque se ejecuten los nuevos procesos, se diligencien
adecuadamente sus formatos y que la informacin fluya rpidamente por cada
seccin del Instituto. Es responsabilidad de los jefes que en cada grupo de
trabajo se le d la importancia necesaria a cada uno de los procesos para que
se vuelvan parte de la cotidianidad y la cultura de la empresa.
La elaboracin cuidadosa de los manuales de procesos, su adecuada

divulgacin,
50
ejecucin y control facilitan el xito de la empresa en sus diferentes actividades,

independientemente de que su elaboracin sea en tomos de hojas
intercambiables o de que su consulta se efecte por pantalla.
Con el estado actual de innovacin tecnolgica, la complejidad de los mercados

y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes
perciben que la buena elaboracin de estrategias y difusin de los objetivos,
polticas, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del
mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. La
finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de
las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams
podemos considerarlo como concluido y completo, ya que debe evolucionar con
la organizacin.
As se puede pensar que una empresa comienza a justificar la creacin de un

manual, cuando, en razn de su tamao, actividades y complejidad, sus
directivos empiezan a perder la visin de conjunto, a tener dificultad en conocer
las actividades y finalidades de las dems dependencias, en fin, a tener dudas
respecto del lmite de su autoridad y responsabilidad.
Es por dems inconveniente, riesgoso y hasta cierto punto impracticable,

confiar que alguien o pocas personas puedan tener la capacidad de memorizar
todos los procesos y las normas asociadas con ellos, las rutinas y los
formularios necesarios en una organizacin. La verdadera orientacin consiste
en establecer una gua de trabajo normalizada, oficial y racional, formalizando la
aprobacin del conjunto de instrumentos administrativos y estableciendo la
obligatoriedad del uso a travs de un manual, para evitar que el largo y arduo
trabajo de la organizacin sea diluido, distorsionado, negado y hasta
51
ridiculizado por algunas personas que, generalmente, lo combaten de todas las

formas posibles porque lo consideran innecesario.
5.4.2. CONCEPTO, OBJETIVOS Y VENTAJAS
Todo trabajo debe ser divulgado para conocimiento y utilizacin del grupo
respectivo de la empresa. Para alcanzar este objetivo, es preciso consolidarlo y
presentarlo adecuadamente, bajo un documento conocido como manual, que
debe ser aprobado por la autoridad estatutaria, para que adquiera la fuerza
necesaria y se aplique como corresponda, ya que existe la tendencia a resistir
cualquier norma reguladora que limite la libertad de improvisar y de hacer lo que
ms le convenga a cada uno.
Por manual de procesos se debe entender la coleccin sistemtica de los

procesos que indique al personal de la empresa las actividades a ser cumplidas
y la forma como deben ser realizadas.
Tiene como propsito describir los procesos de la empresa. Las rutinas de

trabajo deben ser agrupadas de tal manera que faciliten las consultas sobre el
tema deseado y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las
actividades en vigor.
El manual debe presentar una descripcin detallada de las rutinas de trabajo,

acompaadas de los respectivos diagramas que faciliten su percepcin y
retencin, y del modelo de los formularios, con las instrucciones para el
diligenciamiento.
El manual tiene como objetivos:
52
Coadyuvar a la ejecucin correcta y oportuna de las labores

encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo,

evitando la repeticin de instrucciones.
Servir de medio de integracin y orientacin al personal nuevo, que

facilite su incorporacin al trabajo.
Facilitar el aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
Ser un instrumento til para la orientacin e informacin al cliente.

Facilitar la supervisin y evaluacin del trabajo.
Propiciar el mejoramiento de la productividad de la empresa.
Las principales ventajas de los manuales pueden resumirse en:
Ayudan al incremento de la eficiencia, la calidad y la productividad.
Son una fuente importante y constante de informacin sobre los trabajos

en la empresa.
Aumentan la predisposicin del personal para asumir responsabilidades.
Son un elemento importante de auditoria, control interno, revisin y

evaluacin objetiva de las prcticas de trabajo institucionalizadas.
Representan una restriccin a la improvisacin que aparece en la

empresa de las ms variadas formas.
Constituyen
un
instrumento
efectivo
de
consulta,
orientacin
entrenamiento.
Facilitan el proceso de hacer. efectivas las normas, procesos y funciones

administrativas.
53
Evitan discusiones innecesarias y equvocos.
Ayudan a fijar criterios y patrones, as como la uniformidad en la
terminologa tcnica. Con esto, facilita la normalizacin de las actividades

administrativas y productivas. Constituyen una memoria institucional.
5.4.3. REGLAMENTO Y MANUAL
Es comn encontrar empresas donde se renen en un solo instructivo dos

aspectos que bien vale la pena analizar por sus implicaciones en la ejecucin
del trabajo. El primero est relacionado con los procesos de trabajo
propiamente dichos, en donde se presenta el paso a paso, el ejecutante, los
documentos, sin el contenido de los aspectos reglamentarios. El segundo
aspecto se relaciona con las normas que se deben cumplir en la ejecucin
diaria del trabajo.
No es necesario enfatizar las confusiones que normalmente resultan de esta

forma de estructurar manuales, cuya principal caracterstica como bien
sabemos es facilitar la realizacin de las labores, agilizar el trabajo y atender
con prontitud al cliente.
Las normas generalmente se agrupan en un reglamento, al cual se acude en

procura de aclarar dudas sobre el cumplimiento de la ley, las disposiciones
generales, los estatutos, los cdigos, orientaciones y las instrucciones
especficas que se consultan espordicamente y para casos muy particulares.
Por eso, resulta til deslindar la parte normativa de la parte prctica, con lo cual
se gana agilidad y seguridad en la realizacin de las tareas y se delimita con
claridad lo qu es estrictamente procedimental y lo que forma parte de una
normatividad o especie de constitucin a la que se acude en ocasiones muy
especiales.
54
Para ilustrar la diferencia, se puede tomar el caso de las compras. La parte

reglamentaria correspondera a las definiciones (comit de compras, facultades
para comprar, firmas autorizadas, controles, contratacin con terceros,
inscripcin de proveedores). La parte de los procesos se referira al paso a paso
de la compra, indicando la secuencia desde el momento en que se genera la
necesidad de compra hasta que se da entrada a la mercanca, el cual se
ejecuta teniendo en cuenta las normas establecidas para la actividad de
compras en la empresa.
La habilidad para manejar con acierto los dos aspectos comentados radica en
definir hasta dnde es conveniente y prctico-por la condicin de sencillez del
proceso-juntar las normas y los procesos en un mismo texto, o por el contrario,
separarlos considerando que son partes vitales para la correcta, segura y
oportuna ejecucin del trabajo.
5.4.4. CARACTERSTICAS DEL MANUAL
Partiendo de las ventajas de la utilizacin de los manuales de

procedimientos, se pueden enunciar algunas caractersticas que ellos
deben cumplir:
Satisfacer las necesidades reales de la empresa.
Contar con instrucciones apropiadas de uso, manejo y conservacin.
Facilitar la localizacin de las orientaciones y disposiciones especficas,

mediante una que corresponda a su verdadera necesidad
55
Redaccin simple, corta y comprensible.
Hacer uso racional y adecuado, por parte de los destinatarios.
Gozar de adecuada flexibilidad para cubrir diversas situaciones.
Tener un proceso continuo de revisin y actualizacin.
Facilitar, a travs del diseo, su uso, conservacin y actualizacin.
Estar debidamente formalizado por la instancia correspondiente de la

empresa.
Un aspecto importante que debemos observar en materia de compilacin

y consulta de los manuales es el relacionado con la utilizacin de
aplicaciones de sistemas que permiten actualizacin y consulta rpidas
de ellos.
En la medida en que la presentacin y consulta de los manuales pueda

llevarse a cabo por medios electrnicos mucho mejor desde el punto de
vista de la agilidad, seguridad y costos.
5.4.5. CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS

Frecuentemente se convive e interacta con muchos procesos los cuales
imprimen la dinmica a cada organizacin. Al reflexionar sobre la empresa
como un sistema en constante transformacin se encuentra que los procesos
son:
Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o

intervencin del otro.
Se interceptan los unos con los otros y se retroalimentan en forma

permanente.
Se agregan valor entre s.
Tienen cabeza iniciacin que puede ser a su vez la finalizacin o cola de

otros.
Bien ejecutados facilitan la ejecucin exitosa de los dems procesos.
Cruzan lneas organizacionales, frecuentemente tienen que ver con ms

de una dependencia.
Algunos tienen un impacto ms alto que otros sobre la organizacin y los

clientes.
56
5.4.6. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS
Segn la Gua de Mejoramiento de Procesos del Instituto de Seguros Sociales

existe la siguiente clasificacin de procesos:
Procesos Claves de la Unidad Estratgica de Actividad: Los procesos claves

estn definidos como los procesos inherentes al producto o servicio y se
caracterizan por:
Surgen en la actividad propia de la unidad.
Guardan relacin directa con los clientes.
Generan de manera autnoma servicios o productos.
Son propios de la estructura logstica del negocio.
As, sern los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias

de cada rea, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto
para el logro de los objetivos.
Procesos Compartidos: Son vitales para las Unidades Estratgicas pero se

ejecutan por las reas de apoyo administrativo para ms de un rea de
actividad.
Procesos de Soporte: Apoyan a la ejecucin de los procesos claves y de los
compartidos, ejecutados tambin por las reas de apoyo.
Procesos Corporativos: Procesos comunes a toda la organizacin, orientados a

garantizar el desarrollo armnico del nivel corporativo y las unidades de
actividad.
57
Para Braulio Mejia Garca existe la siguiente clasificacin de tareas dentro de

un determinado proceso7:
TAREA
Es la ms pequea accin ejecutada por una persona, que suele terminarse en
un plazo determinado
ACTIVIDAD
Es especfica y observable y contiene un verbo y un sustantivo
TIPOS DE TAREAS.
Preventivas: Buscan que el trabajo se haga bien desde la primera vez, entre
estas tenemos:
- Educar
- Capacitar
- Dialogar
- Entender
- Actualizar
Normativas: Estas aseguran que la actividad cumpla con las normas y
requerimientos establecidos, ejemplos:
Visar.
Auditar.
Chequear
Verificar.
7 MEJIA GARCIA Braulio. Gerencia de Procesos. W Taller Editorial Ltda. Bogot, Colombia 1998
58
Medir.
Contar.
Comparar
Confrontar.
Correctivas: Estas desechan y corrigen las actividades que no cumplen

con los requerimientos, ejemplos:
Redisear.
Remediar.
Revisar.
Reprocesar.
Reponer.
5.4.7. ADECUACIN DE PROCESOS PREVIOS.

Gran parte del diseo de procesos consiste en la adecuacin de diseos
previos.
Esta
operacin
puede
inadvertidamente
arrastrar
indeseables
huspedes no invitados: problemas crnicos de la calidad que no han sido

nunca resueltos. Los diseadores deben informarse por s mismos de los
rendimientos de los anteriores procesos. Una vez informados, podrn hacer
frente a las tres alternativas: rechazarlos, revisarlos o adoptarlos como estn.
5.4.8. HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN DE PROCESOS
Estas herramientas son numerosas. Todas las que estn fuertemente

orientadas hacia la calidad incluyen el concepto de predominio, de
cuantificacin de la capacidad del proceso y los formularios.
59
Concepto de Predominio. Los procesos operativos contienen numerosas

variables, pero siguen el principio de Pareto (El Principio dice que el 20% de
cualquier cosa producir el 80% de los efectos, mientras que el 80% restante
slo cuenta para el 20% de los efectos.)16 de haber pocas vitales y muchas
triviales, a menudo una de las variables es ms importante que todas las dems
juntas. Los planificadores deben identificar la variable dominante y darle mayor
peso y mayor prioridad.8
Cuantificacin de la Capacidad del Proceso: Esta es una de las herramientas
ms tiles de planificacin del proceso. Los potenciales beneficios de la
cuantificacin de la capacidad del proceso son de gran alcance los cuales
contienen:
La capacidad de evaluar la capacidad del proceso en nmeros y en

forma normalizada.
Ayuda a fijar las primeras observaciones durante la revisin del diseo.
Medios para especificar cul es una aceptable capacidad del proceso.
Un medio para comparar la capacidad de los procesos alternativos.
Los Formatos Esta herramienta ayuda a los planificadores a organizar su

trabajo de Forma sistemtica..
8 JURAN J.M. y GRYNA Frank. Manual de Control de Calidad. Mc Graw Hill. 4 Edicin.
60
6 DISEO METODOLOGICO
6.1 TIPO DE INVESTIGACION:
Este proyecto es de carcter descriptivo debido a, debido a que su Propsito es
el levantamiento de
Procesos del Departamento de Recursos Humanos
Seccional Cundinamarca del Instituto de Seguros Sociales.
Para la realizacin de este proyecto el tipo de investigacin que se utiliza es el

estudio Descriptivo, ya que se acude a Tcnicas especificas de Recoleccin de
informacin, y se utilizo como soporte el Manual de Procesos y Procedimientos
del Nivel Nacional.
El levantamiento de la informacin se realiz por intermedio de observacin y
entrevistas realizadas a cada uno de los funcionarios sobre los procedimientos
que se deben seguir para el buen desempeo de sus respectivos cargos.
En este caso se utilizo para el levantamiento y Revisin de la informacin la
Estandarizacin, Documentacin y Validacin de los Procesos.
La lnea de investigacin que lleva a cabo la Facultad de Administracin de
Empresas de la Universidad de la Salle esta orientada
al
Empresarial y esta investigacin estar ubicada en el rea de

Administracin. Especficamente en el rea de Gestin Humana.
61
Desarrollo
6.2 DEFINICION DE POBLACIN

La poblacin objeto de estudio esta conformada por los funcionarios que
Constituyen el Departamento de Recursos Humanos, Seccional Cundinamarca
, por lo tanto no se estableci una muestra representativa.
Nombre
Cargo
1. Dra. Claudia Patricia Torres
2. Dra. Olga Beatriz Ramrez
3. Dra. Rebeca Beleo Daz
Jefe Departamento de Recursos

Humanos
Coordinadora de Seleccin y
Desarrollo de Personal
Coordinadora de Bienestar social.
4. Luz helena Jimnez
Secretaria
5. Consuelo Ortiz
Secretaria.
6. Esperanza Prez.
Auxiliar
7. German Corredor.
Tcnico
8. Libertad Snchez
Profesional.
9. Miguel torres
Coordinador del rea de Pensin
10. Liliana Mario
Tcnico Administrativo.
11. Constanza Daz
Secretaria de Pensiones.
Auxiliar de Servicios Admn..
Tcnico de Servicios Admn.
Auxiliar Asistencial Seccional/ Salud

Ocupacional
Tcnico de Servicios Administrativo .
Profesional.
Profesional.
Jefe de la Coordinacin de Nominas.
12. Carlos alonso Vlez

13. Francisco Lpez
14. Mabel sabes
15. Maria Cristina Martnez.
16. Alicia Ortega.
17. Jairo Jimnez
18 Nstor Velandia.
62
6.3 INSTRU MENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCION DE DATOS

Respecto a las tcnicas e instrumentos que se utilizaron para la elaboracin del
manual de procesos y procedimientos
Para la recoleccin de la informacin en cada una de las reas fue necesaria
la entrevista directa con cada unos delos funcionarios para el levantamiento de
las procesos plasmando la informacin en cada unos de los formatos ,todo con
la colaboracin de cada unos de los funcionarios, coordinadores y jefes de
reas.
De acuerdo con la metodologa establecida por la Direccin Nacional de
Planeacin Corporativa del Instituto de Seguros Sociales, cada proceso
documentado conserva la misma estructura y formato para facilitar a los
usuarios la interpretacin y as mejorar el desarrollo y la aplicacin de los
mismos. Dentro de cada Subproceso se desarrollan los siguientes formatos:
1. Identificacin de proceso
2. Descripcin de Actividades
3. Flujo grama
4. Marco normativo.
5. Mapa de Riesgo
63
7. RESULTADOS ESPERADOS
Los resultados esperados con el Diseo
Procedimientos son los siguientes:
del manual de procesos y
Los procesos queden debidamente documentados sea

avalado e
implementado en cada una de las reas competentes en el Area De Recursos
Humanos Seccional Cundinamarca ( Seleccin y Desarrollo de personal,
Bienestar social, y pensiones)
La publicacin del Manual de sea aprobado mediante resolucin por la
Presidencia del ISS y sea difundido, aplicado por todos los funcionarios y
servidores que participan en los procesos
Servir de medio para la orientacin del nuevo personal vinculado que contribuya
a su incorporacin al cargo
Con la ayuda de dicho manual de proceso funcionario pueda desempear el
cargo segn el rea de la manera ms eficaz y eficiente.
Que mejoren los tiempos y el desempeo de las actividades realizada por los
funcionarios evitando el desgaste administrativo.
64
65
CONCLUSIN
Este proyecto es indispensable de realizarlo en el Seguro Social a nivel

seccional Cundinamarca, ya que es una entidad gubernamental con muchas
dificultades en la gestin administrativa, y en la medida que el Ministerio de
Proteccin Social y entidades estatales, decidan llevar a cabo auditorias en
cada una de las seccionales, ser necesario que el rea de recursos humanos
adopte acciones en cada proceso y procedimiento que realice en beneficio del
seguro como institucin del estado
El diseo de un manual de procesos y procedimientos es una herramienta
eficaz en la que todos los funcionarios del rea de recursos humanos debern
participar, cada proceso que se utilice implementarn normas de calidad que
permitan verificar el cumplimiento del proceso.
66
BIBLIOGRAFIA
LVAREZ Torres, Martn G. Manuales para Elaborar Manuales de Polticas y
Procedimientos. Editorial Panorama. Mxico, 2001.
BENJAMN FRANKLIN, ENRIQUE, Organizacin de Empresas, Anlisis y
Diseo de Estructuras. Editorial MC Graw Hill. Mxico 2001
CHIAVENATO Idalberto, Administracin de Recursos Humanos, McGraw Hill,
Mxico, 1993. pag. 173,174
JURAN J.M. y GRYNA Frank. Manual de Control de Calidad. Mc Graw Hill. 4
Edicin.
LINARES VELEZ Guillermo. Cmo Hacer Procedimientos. Bogota. 1998
MEJIA GARCIA Braulio. Gerencia de Procesos. W Taller Editorial Ltda. Bogot,
Colombia 1998.
MUNICH Galindo, GARCA Martnez. Fundamentos de Administracin. Editorial
Trillas, Mxico 2001.
MEJIA, Braulio. Gerencia de Proceso. W Tller Editorial Ltda. 1998
MENDEZ, Carlos A. Metodologa de La Investigacin, 2da Edicin, Ed. Mc
Graw
Hill. Bogot, Colombia. 1995
MARIO , Hernando. Planeacin estratgica Taller Editorial 1999
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. Auditoria Interna, Editorial Thomson
Enciclopedia Microsoft Encarta 99. 2000 Microsoft Milenium
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.
Normas Colombianas para la presentacin de trabajos de investigacin. Quinta
edicin. Bogota D.C ICONTEC, 2005
GUIA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO, Departamento Administrativo de la
Funcion Publica
67
ANEXO I
68
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ISS SECCIONAL CUNDINAMARCA
69
TABLA DE CONTENIDO
8
10
OBJETIVO GENERAL............................................................................................................................................................................. 10
OBJETIVOS ESPECFICOS.................................................................................................................................................................... 10
ALCANCE Y MBITO DE APLICACIN................................................................................................................................................. 11
BENEFICIOS ESPERADOS.................................................................................................................................................................... 12
METODOLOGA UTILIZADA................................................................................................................................................................... 13
MAPA DE MACROPROCESOS Y PROCESOS..................................................................................................................................... 13
FLUJOGRAMA 13
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES 15
MARCO NORMATIVO 16
MAPA DE RIESGOS 17
ANLISIS DEL RIESGO 17
ANLISIS CUALITATIVO 17
ANLISIS CUANTITATIVO 18
DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO 19
ELABORACIN DEL MAPA DE RIESGOS 19
DESCRIPCIN DEL MAPA DE RIESGOS 19
FORMALIZACION DEL MANUAL 21
MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL 22
FUNCIONES, POLTICAS Y PRINCIPIOS DE RECURSOS HUMANOS NIVEL SECCIONAL............................................................... 23
GLOSARIO 26
FUENTES BIBLIOGRAFICAS 30
PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y NORMAS...................................................................................................................................... 31
DEPARTAMENTO SECCIONAL DE RECURSOS HUMANOS ............................................................................................................. 32
IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......................................................................................................................... 33
COORDINACIN DE SELECCIN Y ADMINISTRACIN DE PERSONAL............................................................................................ 35
IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......................................................................................................................... 36
CALIFICACIN DE HOJAS DE VIDA 38
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................................................................................................... 39
MARCO NORMATIVO 42
MAPA DE RIESGOS 43
NOMBRAMIENTO ORDINARIO.............................................................................................................................................................. 44
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 46
MARCO NORMATIVO 47
POSESIN FIRMA DEL CONTRATO................................................................................................................................................. 48
MARCO NORMATIVO 60
MAPA DE RIESGOS 61
COMISIN .. 62
MARCO NORMATIVO 66
MAPA DE RIESGOS COMISIN DE SERVICIOS 69
ENCARGO................ 70
MARCO NORMATIVO 73
MAPA DE RIESGO. ENCARGOS 74
TRASLADO.. 75
TRASLADO (POR SOLICITUD DEL TRABAJADOR) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..................................................................... 76
MARCO NORMATIVO 81
MAPA DE RIESGOS TRASLADOS 82
TRASLADO (POR SOLICITUD DE LA ADMINISTRACION) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES........................................................... 83
INTRODUCCIN..
1.
1.1.
1.2.
2.
3.
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.5.1.
4.5.1.1
4.5.1.2.
4.5.1.3.
4.5.2.2.
4.5.2.3.
5
6
7
8
9
9.1
9.1.2.1
9.
9.1.
9.1.2.2.
9.1.2.2.1.
9.1.2.2.2.
9.1.2.2.3.
9.1.2.2.4.
9.1.2.3.
9.1.2.3.1
9.1.2.3.2
9.1.2.3.3
9.1.2.4.
9.1.2.4.1.
9.1.2.4.2.
9.1.2.4.3.
9.1.2.4.4.
9.1.2.5.
9.1.2.5.1
9.1.2.5.2
9.1.2.5.3
9.1.2.5.4
9.1.2.6.
9.1.2.6.1.
9.1.2.6.2.
9.1.2.6.1.
9.1.2.6.1.
9.1.2.7.
9.1.2.7.1
9.1.2.7.1.1
9.1.2.7.1.2.
9.1.2.7.1.3.
9.1.2.7.2.
70
OBJETIVOS .............
TABLA DE CONTENIDO
9.1.2.7.2.1.
9.1.2.7.2.2.
9.1.2.8.
9.1.2.8.1.
9.1.2.8.1.2.
9.1.2.8.1.3.
9.1.2.8.1.4.
9.1.2.8.2.
9.1.2.8.2.1.
9.1.2.8.2.2.
9.1.2.8.2.3.
9.1.2.9.
9.1.2.9.1
9.1.2.9.1.2
9.1.2.9.1.3
9.1.2.9.1.4
9.1.2.9.2.
9.1.2.9.2.2
9.1.2.9.2.3
9.1.2.9.2.4
9.1.2.10.
9.1.2.10.1.
9.1.2.10.2.
9.1.2.10.3.
9.1.2.10.4.
9.1.2.11.
9.1.2.11.1
9.1.2.11.2
9.1.2.11.3
9.1.2.12.
9.1.2.12.1
9.1.2.12.2
9.1.2.12.3
9.1.2.12.4
9.1.2.13.
9.1.2.13.1.
9.1.2.13.2.
9.1.2.13.3.
9.1.2.13.4.
9.1.2.14.
9.1.2.14.1
9.1.2.14.2
9.1.2.14.3
9.1.2.14.4
9.1.2.15.
9.1.2.15.1.
9.1.2.15.2.
9.1.2.15.3.
9.1.2.16
9.1.2.16.1
9.1.2.16.2
9.1.2.16.3
9.1.2.16.4
9.1.2.17.
9.1.2.17.1.
9.1.2.17.2.
9.1.2.17.3.
9.1.2.17.4.
9.1.2.18.
9.1.2.18.1
9.1.2.18.2
9.1.2.18.3
9.1.2.18.4
71
85
88
SUSPENSIN.....................................................................................................................................................................................
89
SUSPENSIN (POR SANCION DISCIPLINARIA) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.......................................................................... 90
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES. 91
MARCO NORMATIVO 93
MAPA DE RIESGOS 94
SUSPENSIN (PROVISIONAL DENTRO DE UN PROCESO DISCIPLINARIO) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES............................ 95
MARCO NORMATIVO 99
MAPA DE RIESGOS 100
TERMINACIN UNILATERAL DEL CONTRATO DE TRABAJO............................................................................................................. 101
MARCO NORMATIVO 105
MAPA DE RIESGOS 106
TERMINACIN DEL CONTRATO POR MUTUO CONSENTIMIENTO................................................................................................... 107
MARCO NORMATIVO 111
RENUNCIA.............................................................................................................................................................................................. 112
MARCO NORMATIVO 116
MAPA DE RIESGOS 117
DECLARACIN DE INSUBSISTENCIA DEL NOMBRAMIENTO............................................................................................................ 118
MARCO NORMATIVO 121
SISTEMA NICO DE INFORMACIN PERSONAL - SUIP -.................................................................................................................. 122
MARCO NORMATIVO 125
MAPA DE RIESGOS SUIP Y SIDEC 126
SISTEMA PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA DECLARACION DE BIENES Y RENTAS -SIDEC- 127
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.. 128
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 129
MARCO NORMATIVO 130
MAPA DE RIESGOS SUIP Y SIDEC 131
ACTUALIZACIN DATOS DE JUNTAS DIRECTIVAS Y COMITES DE LAS DIFERENTES ORGANIZACIONES SINDICALES ... 132
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................................................................................................................... 133
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 134
MARCO NORMATIVO 136
MAPA DE RIESGOS. 137
REGISTRO DE PERMISOS SINDICALES OCASIONALES Y PERMANENTES.. 138
MARCO NORMATIVO 141
ATENCION A PETICIONES, CONSULTAS, QUERELLAS Y REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO142
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES........................................................................................................................................................ 144
MARCO NORMATIVO 146
MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 148
COMIT DE RELACIONES LABORALES 149
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES....... 150
MARCO NORMATIVO 152
MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 153
LIQUIDACIN DE VIATICOS 154
MARCO NORMATIVO 158
MAPA DE RIESGOS................................................................................................................................................................................ 159
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.........................................................................................................................................................
MAPA DE RIESGOS - TRASLADOS
TABLA DE CONTENIDO
9.1.3.
9.1.3.1.
9.1.3.2.
9.1.3.2.1.
9.1.3.2.2.
9.1.3.2.4.
9.1.3.2.5.
9.13.3
9.1.3.3.1.
9.1.3.3.2.
9.1.3.3.3.
9.1.3.3.4.
9.1.3.4.
9.1.3.4.1
9.1.3.4.2
9.1.3.4.3
9.1.3.4.4
9.1.3.5.
9.1.3.5.1
9.1.3.5.2
9.1.3.5.3.
9.1.3.5.4.
9.1.3.6.
9.1.3.6.1.
9.1.3.6.2.
9.1.3.6.3.
9.1.3.6.4.
9.1.4.
9.1.4.1.
9.1.4.2.
9.1.4.2.1.
9.1.4.2.1.1.
9.1.4.2.2.
9.1.4.2.2.1.
9.1.4.2.3.
9.1.4.2.3.1.
9.1.4.2.4.
9.1.4.2.4.1.
9.1.4.2.5.
9.1.4.2.5.1
9.1.4.2.6.
9.1.4.2.6.1.
9.1.4.2.7.
9.1.4.2.7.1.
9.1.4.2.8.
9.1.4.2.8.1.
9.1.4.2.8.2.
9.1.4.2.8.3.
9.1.4.2.9.
9.1.4.2.9.1.
9.1.4.2.10.
9.1.4.2.10.1.
9.1.4.2.11.
9.1.4.2.11.1.
9.1.4.3.
9.1.4.3.1.
9.1.4.3.2.
9.1.4.3.3.
72
COORDINACIN SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL....
160
IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS..161
162
163
MARCO NORMATIVO 167
MAPA DE RIESGOS 168
REINDUCCIN ..
169
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 170
MARCO NORMATIVO 175
MAPA DE RIESGOS 176
LICENCIA ORDINARIA SIN SUELDO PARA ESTUDIOS. 177
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES...... 178
MARCO NORMATIVO 182
PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACIN Y CAPACITACIN............................................................................................................... 184
MARCO NORMATIVO 192
MAPA DE RIESGOS 193
ADECUACIN DE HORARIO.................................................................................................................................................................. 194
MARCO NORMATIVO 198
MAPA DE RIESGOS 199
COORDINACIN SECCIONAL DE BIENESTAR SOCIAL ......................... 200
IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS................... 201
PRSTAMO DE VIVIENDA........ 202
PRSTAMO DE VIVIENDA (ADJUDICACIN) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 203
PRSTAMO DE VIVIENDA (PARA COUTA INICIAL) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.............. 207
PRSTAMO DE VIVIENDA (PARA LIBERACION DE GRAVAMEN HIPOTECARIO)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.................... 215
PRSTAMO DE VIVIENDA (SEGUIMIENTO Y CONTROL)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..................... 223
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES..........225
PRSTAMO DE VIVIENDA (BENEFICIARIOS EN MORA)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..............227
PRSTAMO DE VIVIENDA (DESCUENTO DE COUTAS)FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.............................................................. 231
PRSTAMO DE VIVIENDA (PAGOS POR TESORERA).FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES............................................................... 234
PRSTAMO DE VIVIENDA (LEVANTAMIENTO DE HIPOTECA) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................. 239
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES....................................................................................................................................................... 241
MARCO NORMATIVO GENERAL PROCESO PRSTAMO DE VIVIENDA 243
MAPA DE RIESGOS GENERAL PROCESO PRSTAMO DE VIVIENDA 244
PRSTAMO DE VIVIENDA (DESISTIMIENTO-REVOCATORIA-INHABILIDAD).. 245
PRSTAMO DE VIVIENDA (PRORROGA).249
PRSTAMO DE VIVIENDA (COBRO COACTIVO). 251
DOTACIN DE UNIFORMES..... 254
MARCO NORMATIVO258
INDUCCIN ..
FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES..........................................................................................................................................................
TABLA DE CONTENIDO
9.1.4.3.4.
9.1.4.4.
9.1.4.4.1.
9.1.4.4.2.
9.1.4.4.3.
9.1.4.4.4.
9.1.4.5.
9.1.4.5.1.
9.1.4.5.2.
9.1.4.5.3.
9.1.4.5.4.
9.1.4.6.
9.1.4.6.1.
9.1.4.6.2.
9.1.4.6.3.
9.1.4.6.4.
9.1.4.7.
9.1.4.7.1.
9.1.4.7.2.
9.1.4.7.3.
9.1.4.7.4.
9.1.4.8.
9.1.4.8.1.
9.1.4.9.
9.1.4.9.1.
9.1.4.9.2.
9.1.4.9.3.
9.1.4.9.4.
9.1.4.10.
9.1.4.10.1.
9.1.4.10.2.
9.1.4.10.3.
9.1.4.10.4.
9.1.4.11.
9.1.4.11.1.
9.1.4.11.2.
9.1.4.11.3.
9.1.4.12.
9.1.4.12.1.
9.1.4.12.2.
9.1.4.12.3.
9.1.5.
9.1.5.1.
9.1.5.2.1.
9.1.5.2.2.
9.1.5.2.3.
9.1.5.2.4.
9.1.5.3.1
9.1.5.3.2
9.1.5.4.1.
9.1.5.4.2.
9.1.5.4.3.
9.1.5.5.1.
9.1.5.5.2.
9.1.5.5.3.
9.1.5.6.1.
9.1.5.6.2.
9.1.5.6.3.
9.1.5.7.1.
9.1.5.7.2.
9.1.5.7.3.
9.1.5.8.1.
9.1.5.8.2.
73
259
260
MARCO NORMATIVO 265
MAPA DE RIESGOS 266
JARDN INFANTIL Y PREESCOLAR...................................................................................................................................................... 267
MARCO NORMATIVO 273
MAPA DE RIESGOS 274
MEDICINA FAMILIAR.............................................................................................................................................................................. 275
MARCO NORMATIVO280
MAPA DE RIESGOS 281
SALUD OCUPACIONAL.......................................................................................................................................................................... 282
MARCO NORMATIVO 286
MAPA DE RIESGOS 287
PROGRAMA RIESGO ERGONMICO FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES. 288
PREVENCIN Y MANTENIMIENTO SALUD 290
MARCO NORMATIVO 294
MAPA DE RIESGOS 295
SEGURIDAD E HIGIENE INDUSTRIAL 296
MARCO NORMATIVO 301
MAPA DE RIESGOS 302
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL - COPASO -....303
MARCO NORMATIVO 306
ACTIVIDADES CULTURALES, RECREATIVAS Y DEPORTIVAS FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 307
MARCO NORMATIVO 310
MAPA DE RIESGOS 311
AREA DE PENSIN POR JUBILACIN 312
IDENTIFICACIN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS......... 313
RECONOCIMIENTO DE PENSIN JUBILACIN PLENA FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 314
MARCO NORMATIVO 318
MAPA DE RIESGOS 319
RECONOCIMIENTO DE PENSIN JUBILACIN COMPARTIDA FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 320
CONTROL DE SUPERVIVENCIAS JUBILADOS FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES325
MAPA DE RIESGOS 327
CUOTA PARTE PENSIONAL POR PAGAR FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 328
MAPA DE RIESGOS 330
SUSTITUCIN PENSIONAL FLUJOGRAMA DE ACTIVADADES 331
MAPA DE RIESGOS 334
SOLICITUD PENSIN VEJEZ (ACTIVIDAD 97) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 335
PAGO DAS PENDIENTES BENEFICIARIOS JUBILADOS (q.e.p.d.) FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 339
MAPA DE RIESGOS
PREMIO A LA EXCELENCIA ACADEMICA............................................................................................................................................
TABLA DE CONTENIDO
9.1.5.8.2.
9.1.5.8.3.
9.1.5.9.1.
9.1.5.9.2.
9.1.5.9.3.
9.1.5.9.4.
74
341
343
AUXILIO FUNERARIO FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES 344
MARCO NORMATIVO PENSIONES DE JUBILACIN348
MAPA DE RIESGOS 349
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
MAPA DE RIESGOS
INTRODUCCIN
Un manual tiene como propsito orientar las acciones que deben guiar a todos
los servidores en una meta comn de optimizar la calidad en la prestacin de
los servicios y de orientar al Recurso Humano de manera ecunime y acorde
con el fin del rea en su conjunto, para lograr altos niveles de productividad y
competitividad, en armona con las polticas del Instituto de Seguros Sociales.
Lograr estandarizar los procesos de las reas de Recursos Humanos conlleva a
satisfacer normas de calidad que se orientan a las Coordinaciones de Seleccin
y Administracin de Personal, Compensaciones y Beneficios, Capacitacin y
Desarrollo de Personal y Relaciones Laborales.
El presente documento contiene las bases del manual que ayuda a la gestin
de los Recursos Humanos en la seccional Cundinamarca, la informacin en l
contenida muestra cada una de las tareas que se realizan. Se mencionan las
normas y los procedimientos relacionados con las situaciones administrativas.
Por lo tanto se presenta como respuesta a los requerimientos de racionalizacin
y mejoramiento de procesos administrativos y a las necesidades en la toma de
decisiones de la seccional.
75
1. OBJETIVOS
1.1. Objetivo General

- Instruir a los servidores del estado y funcionarios de la Seccional, con una
herramienta de gestin operativa, identificando cada uno de los procesos
administrativos con su soporte.
1.2. Objetivos Especficos
Integrar en un solo documento la totalidad de procesos que se desarrollan en
cada uno de las coordinaciones del ISS seccional Cundinamarca en el rea de
Recursos Humanos.
Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en cada
coordinacin.
Servir de gua y a la vez de control en las diferentes coordinaciones.
Facilitar la induccin y el entrenamiento a cada puesto de trabajo.
Contar con un insumo que permita generar oportunidades de mejoramiento de
procesos
76
2. ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIN

El diseo del manual de procesos y procedimientos sirve como instrumento
para distinguir cada uno de los procesos y los procedimientos que se aplican en
las seccionales, bajo la supervisin y control de los jefes de las reas;
igualmente implica conceptos utilizados de las funciones que desempea cada
funcionario.
77
3 BENEFICIOS ESPERADOS
Claridad en el desarrollo e implementacin de los procesos.
Gua la gestin operativa del Departamento de Recursos Humanos.
Eficiencia y efectividad al realizar cada proceso.
Disminucin del riesgo en el uso inapropiado de los Recursos tanto humanos
como fsicos.
Recurso Humano capacitado en el manejo de informacin integral.
Suministro de informacin oportuna a los diferentes entes de control internos y
externos que lo requieran.
78
4. METODOLOGIA UTILIZADA DEL MANUAL

4.1 MAPA DE MACROPROCESO Y PROCESO
La primera actividad consiste en identificar y relacionar los productos de los
cuales es responsable el rea que realiza el anlisis, informacin que se
consigna en el formato 1.
La determinacin del mapa de Macroprocesos, procesos y subprocesos se
complementan con las relaciones entre los mismos, establecidas con base en
las entradas o inputs y las salidas o Outputs de cada uno.
Esta informacin permite elaborar los diagramas de primer nivel los cuales se
constituyen en una herramienta de anlisis para redefinir o mejorar el sistema
de informacin.
Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos , nicamente con el
propsito de facilitar el levantamiento de la informacin. De todas maneras, si
se establecen subprocesos, estos deben satisfacer adecuadamente la
definicin de proceso, es decir ,que sea secuencias de actividades,
relacionadas lgicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor
hacia los clientes. A diferencia de los otros formatos en los cuales se
documenta un solo proceso, el N 1 puede incluir varios procesos y subprocesos
simultneamente.
4.2 FLUJOGRAMA
El flujograma es una herramienta de representacin grafica del proceso que
tiene, entre otras, las siguientes ventajas :
Identifica con facilidad los aspectos mas relevantes : la disposicin del equipo
humano genera calidad tcnica) estructura y proceso).Costo racionales,
servicio y amplia seguridad para la satisfaccin total del cliente lo que genera
supervivencia de la organizacin.
Facilitar el anlisis y mejoramiento.
Muestra la dinmica del trabajo y los responsables
Permite visualizar en forma rpida las cargas de trabajo.
Provee elementos que facilitan el control del trabajo.
El flujograma permite visualizar de una manera grafica las distintas actividades
que en forma secuencia, se llevan a cabo al interior de un proceso. Ilustra cada
79
paso o actividad, la generacin de un documento, la toma de decisiones, los

procesos automatizados.
De los diferentes tipos de flujogramas existentes, se ha seleccionado el de tipo
vertical , indicando en el primera columna la descripcin de la actividad, el
responsable de la actividad y el smbolo correspondiente. Este tipo de
flujograma permite identificar las responsabilidades y participaciones de cada
uno de los ejecutores de actividades que intervienen en el proceso.
Existe una gran variedad de smbolos para representar un flujograma, cada
disciplina define muchos de manera especifica segn sus propias necesidades
para simplificar la visualizacin del flujograma se han seleccionados un grupo
bsico , que considera los usos mas frecuente para facilitar la comprensin del
proceso.
CONVENCION
DESCRIPCION
TERMINAL: Indica la iniciacin o terminacin de un

proceso o subproceso.
OPERACIN :Smbolo A, representa la accin

necesaria para transformar una informacin recibida o
crear una nueva. Se utiliza para describir el trabajo de
aadir informacin a cualquier documento o registro
existente realizada manualmente.
DECISIN : Indica un punto dentro del flujo en que

son posibles caminos alternativos. La tendencia es a
suprimir cada vez mas este smbolo, ya que se
considera que el proceso se disea de manera
positiva, es decir se ajusta como esta previsto,
evitndose preguntas innecesarias
80
DOCUMENTO: El smbolo A representa cualquier tipo

de comunicacin y aporta informacin para que este
se pueda desarrollar.
Smbolo B , Cuando el documento tiene copias.
REFERENCIA DE PROCESO :Cuando en el

desarrollo del proceso , se deba realizar otro proceso
completo que requiere ser descrito en forma separada
, se utilizar este smbolo identificando claramente tal
proceso
CONECTOR: Smbolo que facilita la continuidad de las

rutinas de trabajo, evitando la interseccin de lneas.
Normalmente se indica la continuidad de una actividad
con otra mediante letras o nmeros insertos en el
smbolo.
SENTIDO DE CIRCULACIN DEL TRABAJO :

Conecta los smbolos sealando el orden en que se
ejecutan las distintas actividades
ALMACENAMIENTO DE ACCESO DIRECTO
OPERACIN MANUAL
ALMACENAMIENTO INTERNO
81
4.3 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

El flujograma describe las actividades bsicas y en forma resumida. Sin
embargo, para conocer en detalle las tareas al interior de cada actividad y la
interconexin de las mismas, es necesario efectuar una descripcin detallada
de cada actividad y las tareas que implica. Contiene, adems de las actividades
detalladas en secuencia lgica, los productos o resultados que estas arrojan y
la identificacin de los riesgos inherentes a su ejecucin. La identificacin de los
productos o resultados permite definir el objetivo final que se espera lograr con
la ejecucin del proceso y los resultados intermedios que garantizan la
consecucin de ese objetivo. Es por lo tanto, una herramienta que permite
conocer si los objetivos se cumplen, identificar la mejor manera de lograrlos y
definir su impacto.
Del cuidado con que se diligencie la descripcin, depende en gran parte el
planteamiento de alternativas de mejoramiento, por ello, se debe indagar a
fondo y asumir una actitud critica, para que la informacin se recolecte
apropiadamente desde la primera vez y no sea necesario volver al formato para
aclarar aspectos que posteriormente se observe que no son claros.
Es importante que en la descripcin de cada actividad no se escatime esfuerzo
para que se describa el control que se aplica en ella y como la persona
responsable deja el evidencia del control para asegurar su posterior verificacin,
tales como confrontaciones, conciliaciones, comparaciones en los procesos,
revisiones u otros deben poderse verificar posteriormente de acuerdo con la ley
87 del 93.
Es muy importante para que el analista del proceso conozca el detalle de los
riesgos identificacin, su descripcin , impacto y causa posibles que fueron
definidos para obtener el mayor provecho en el tiempo dedicado a diagramar y
describir el proceso.
82
4.4 MARCO NORMATIVO

El Marco Normativo recoge las normas internas y externas )Convenios
Internacionales, Tratados, Constitucin Nacional, Leyes , Decretos,
Resoluciones, Acuerdos, Directivas, Circulares Internas y Externas),
Organigramas del rea e instructivos. Las normas deben citarse con exactitud,
indicando el artculos especficos y no solo mencionado la ley , decreto u otra
forma.
Enmarcar el subproceso a la luz del marco normativo permite visualizar
alternativas o restricciones para su mejoramiento. El anlisis del marco
normativo permite identificar el proceso que verdaderamente se ejecutan en la
practica, el cual frecuentemente varia en las distintas dependencias o reas de
trabajo porque cada persona conoce solamente una parte del mismo,
dependiendo de sus necesidades particulares; tambin permite identificar el
que debe llevarse a cabo de acuerdo con el marco legal.
Se define un formato para este levantamiento, enfatizando en las necesidades
de precisar las normas particulares que apliquen a las actividades del proceso.
83
4.5. MAPA DE RIESGO

La descripcin se completamente con la identificacin del riesgo, entendido
como todo aquello que eventualmente puede ocurrir en un proceso que reduce
su eficiencia, aumenta el costo y amenaza la consecucin de objetivos.
No hay que olvidar que todos los tipos de riesgos deben ser considerados, los
cuales, dependiendo del hecho que los genere y segn su naturaleza, se
agrupan en las siguientes categoras:
RIESGOS OPERATIVOS: Afectan la ejecucin del proceso.
RIESGO ADMINISTRATIVOS: Obstaculizan el control y el seguimiento.
RIESGOS FINANCIEROS: Generan un impacto en los ahorros y economa del
proceso.
RIESGOS LEGALES: Generan sanciones o procesos legales en contra de la
Institucin o de los funcionarios que desempean cargos de responsabilidad y
manejo.
En la fase de diagnostico se construye parte del Mapa de Riesgos, esto es en
las etapas de Identificacin, causa de Riesgo , Impacto, probabilidad, Controles
existentes y Nivel de Riesgo. La identificacin del riesgo con sus causas
posibles, deben hacerse antes de iniciar la diagramacin del proceso por un
grupo conocedor de este en sus factores de riego interno y externos, con el fin
de no dejar posibilidad de ocurrencia sin considerar y en el momento de
diagramarlo el analista pueda determinar si existen controles para mitigar la
ocurrencia de cada riesgo y mecanismo de cumplimiento de tales controles.
4.5.1. ANLISIS DEL RIESGO: El objetivo del anlisis es el de establecer una
valoracin y priorizacion de los riesgos con base en la informacin obtenida en
el formato de identificacin de riesgos elaborados en la etapa de identificacin,
con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo y las
acciones que se van a implementar. El anlisis del riesgo depender de la
informacin sobre el mismo, de su causa y la disponibilidad de datos. Para
adelantarlo es necesario disear escalas que pueden ser cuantitativas o
cualitativas.
Se han establecido dos aspectos para realizar el anlisis de los riesgos
identificados :
84
PROBABILIDAD: La posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser

medida con criterios de frecuencia o teniendo en cuenta la presencia de
factores internos externos que pueden propiciar el riesgo , aunque este no se
haya materializado.
IMPACTO: Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la
materializacin del riesgo.
4.5.1.1. ANLISIS CUALITATIVOS: Se refiere a la utilizacin de formas
descriptivas para presentar la magnitud de consecuencias potenciales y la
posibilidad de ocurrencia .Se disean escalas ajustadas a las circunstancias de
acuerdo a las necesidades particulares de cada organizacin o el concepto
particular del riesgo evaluado.
Escala de medida cualitativa de PROBABILIDAD : Se debe establecer las
categoras a utilizar y la descripcin de cada una de ellas, con el fin de que
cada persona que aplique la escala mida a travs de ella los mismos tems , por
ejemplo:
ALTA : Es muy factible que el hecho se presente.
MEDIA : Es factible que el hecho se presente.
BAJA: Es muy poco factible que el hecho se presente.
85
4.5.1.2. ANLISIS CUANTITATIVO: Este anlisis contempla valores numricos

para los cuales se pueden construir tablas: la calidad depende de lo exactas y
completas que estn las cifras utilizadas. La forma en la cual la probabilidad y el
impacto es expresada y las formas por las cuales ellos se combinan para
proveer el nivel de riesgo puede variar de acuerdo al tipo de riesgo.
86
4.5.1.3. DETERMINACIN DEL NIVEL DEL RIESGO

La determinacin del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y
la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes
procesos y procedimientos que se realizan. Para adelantar esta etapa se deben
tener muy claros los puntos de control existentes en los diferentes
procesos, los cuales permiten obtener informacin para efectos de tomar
decisiones, estos niveles de riesgos pueden ser:
ALTO: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o
unidad.(Impacto y probabilidad alta vs controles)
MEDIO: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media.(Impacto alto_
probabilidad baja o impacto bajo_ probabilidad alta vs controles).
BAJO: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja.(Impacto y probabilidad
baja vs controles).
Un ejemplo de la determinacin del nivel del riesgo y del grado de exposicin al
mismo:
Riesgo: perdida de informacin debido a la entrada de un virus en la red de
informacin de la entidad.
Probabilidad: Alta, porque todos los computadores de la entidad estn
conectados a la red de Internet e intranet.
Impacto: Alto, porque la prdida de informacin traera consecuencias graves
para el quehacer de la entidad.
Controles existentes: La entidad tiene establecidos controles semanales
haciendo backup o copias de seguridad y vacunando todos los programas y
equipos adems guarda la informacin mas relevante desconectada de la red
en un centro de informacin.
Resultado Nivel de riesgo: Medio por los controles establecidos
Lo anterior significa que a pesar de que la probabilidad y el impacto son altos
confrontado con los controles, se puede afirmar que el nivel de riesgo es medio
y por lo tanto las acciones que se implementen entraran a reforzar los controles
existentes y a valorar la efectividad de los mismos.
87
4.5.2.2. ELABORACIN DEL MAPA DE RIESGOS.

Para la consolidacin del Mapa de Riesgos, adicional a las consideraciones
expuestas , es necesario identificar las causas que los pueden ocasionar , lo
cual facilita el proceso de definicin de acciones para mitigar los mismos.
La seleccin de las acciones mas convenientes debe considerar la viabilidad
jurdica, tcnica, institucional, financiera y econmica y se puede realizar con
base en los siguientes factores:
El nivel del Riesgo .
El balance entre el costo de la implementacin de cada accin contra el
beneficio de la misma.
As mismo en el mapa de Riesgos se deben identificar los controles existentes,
las reas o dependencias responsables se llevar a cabo las acciones , es definir
un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para
tomar medidas correctivas cuando sea necesario. ( Ver formato)
4.5.2.3. DESCRIPCIN DEL MAPA DE RIESGOS
RIESGO: Posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer
el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de
sus objetivos.
IMPACTO: Consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la
materializacin del Riesgo.
PROBABILIDAD: Entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo ; esta
puede ser medida con criterios
de frecuencias o teniendo en cuenta la
presencia de factores externos e internos que pueden propiciar el riesgo
aunque este no se haya presentado nunca.
CONTROLES EXISTENTES : Especificar cual es el control que la entidad tiene
implementado para combatir ,minimizar o prevenir el riesgo.
NIVEL DE RIESGO : El resultado de la aplicacin de la escala escogida para
determinar el nivel riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo
en cuenta los controles existentes
88
.
CAUSA : Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.
ACCIONES : Es la aplicacin concreta de las opciones del manejo del riesgo
que entraran a prevenir o reducir el riesgo y harn parte del plan de manejo del
riesgo.
RESPONSABLES: Son las dependencias o reas encargadas de adelantar las
acciones propuestas.
CRONOGRAMA: Son las fechas establecidas para implementar las acciones
por parte del grupo de trabajo.
INDICADORES: Se consignan los indicadores
desarrollo de las acciones implementadas.
diseadas para evaluar el
Finalmente, partiendo de que el fin ultimo de la administracin del riesgo es

propender por el cumplimiento de la misin y objetivos Institucionales los cuales
estn consignados en la planeacin anual de la entidad, se sugiere articular el
mapa de riesgos con la planeacin de manera que no sean planes aislados sino
complementarios.
89
5. FORMALIZACION DEL MANUAL

El manual de polticas, procesos y normas de calidad a nivel nacional ha sido
adoptado mediante resolucin XXXXX, expedido por el presidente del Seguro
Social. Una vez adoptado se iniciar la respectiva divulgacin a travs de medio
informtico y como parte del programa de induccin y entrenamiento en el
puesto de trabajo.
90
6.. MANEJO Y CONSERVACION DEL MANUAL

El manual ser de uso privado del Instituto por lo tanto solo debern manejarse
copias controladas de l, localizadas en el Centro de Docurmentacin de la
gerencia de la seccional de Recursos humanos, bajo la responsabilidad de los
encargos de estas dependencias.
Las modificaciones o ajustes en cualquiera de sus procesos, sern de
responsabilidad exclusiva del Departamento de Recursos Humanos, de acuerdo
a las necesidades de la institucin; estas deben ser presentadas ante la
Gerencia por el Jefe del Departamento acompaada de la justificacin del
cambio solicitado y de una descripcin de las tareas que en lo sucesivo se
adoptarn.
Las actualizaciones se harn por medio de circulares reglamentarias de la
Presidencia del ISS y se debern sustituir, eliminar o adicionar las hojas segn
se indique. Las seccionales de todo el pas, contarn con una copia en medio
magntico con el fin de facilitar su consulta. Toda actualizacin ser formalizada
mediante envo de la nueva versin en consulta. La actualizacin a travs de
medio informtico lo adelantar un delegado de la Gerencia quien tendr una
clave de acceso para hacer los cambios correspondientes, verificando
previamente que cumpla las condiciones descritas.
91
7. FUNCIONES Y PRINCIPIOS DE RECURSOS HUMANOS A NIVEL

SECCIONAL CUNDINAMARCA
Funciones de Servidores en la Seccional de Cundinamarca
Decreto No 1403 por el cual se aprueba el acuerdo No. 62 del 29 de Junio de
1994 del consejo directivo del ISS que adopta la estructura interna y establece
las funciones de sus dependencias.
Del departamento Seccional de Recursos Humanos.
Art. 106 El Departamento Seccional de Recursos Humanos, cumplir las
siguientes funciones:
Ejecutar las Normas y procedimientos establecidos para el manejo de los
recursos Humanos de su area de influencia.
Cumplir y hacer cumplir la normatividad en lo referente a la administracin del
recurso humano en la seccional .
establecidos para el manejo de recurso humano.
Asistir , Coordinar y evaluar a las unidades operativas en el cumplimiento de las
polticas y definicin de planes y programas sobre gestin de recursos
humanos.
Consolidar las necesidades de Recurso humano prevista a corto y mediano
plazo de la seccional.
Evaluar la aplicacin del sistema de salarios y beneficios al personal de su rea
de influencia y proponer los ajustes necesarios.
Presentar proyectos de asignacin de primas, estmulos y beneficios de los
servidores del ISS.
Administrar las convenciones colectivas que celebre el ISS y sus agremiaciones
sindicales.
92
Atender a las agremiaciones sindicales y proponer soluciones a sus solicitudes

laborales , en relacin con las convenciones colectivas y dems normas
vigentes.
Resolver los requerimientos laborales de los servidores ISS en uso de su
derecho de peticin.
Dirigir los procesos judiciales en materia laboral de su rea de influencia.
Aplicar los mecanismos que permitan el adecuado manejo de la planta de
personal.
Atender consultas y reclamos de los empleados .
Las dems que se le asignen.
ART. 107 - La Coordinacin Seleccin y Administracin de Personal, cumplir
las siguientes funciones:
Ejecutar las normas y procedimientos establecidos para la seleccin de
seleccin de personal.
establecidos para la seleccin de personal .
Realizar las negociaciones con las entidades externas en materia de seleccin
de personal de acuerdo con los parmetros establecidos por el Nivel Nacional.
Administrar el archivo de los documentos y hojas de vida de los empleados de
la sede seccional.
Velar por la correcta administracin y archivo de los documentos y hojas de vida
de las unidades operativas.
Art. 108. La Coordinacin Desarrollo de Personal cumplir las siguientes
funciones:
93

establecidos para el desarrollo del personal .
Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de
Art. 110. La Coordinacin de Bienestar Social cumplir las siguientes funciones:
establecidos para el desarrollo del personal .
Proponer modificaciones y actualizaciones de normas y procedimientos de
Art. 112. La Oficina de Pensiones cumplir las siguientes funciones:

Brindar la informacin disponible de las prestaciones sociales de los empleados
oficiales.
94
Realizar el trmite correspondiente de las pensiones por jubilacin, invalidez y

fallecimiento de cnyuge o correspondiente por grado de consanguinidad.
Realizar el procedimiento de traspaso y pago oportuno de las sustituciones
pensionales.
95
8. GLOSARIO
PROCESO
Secuencia de acciones u operaciones respectivas y sistemticas mediante las
cuales convertimos una entrada en una salida, que es un producto, bien o
servicio predeterminado que agrega valor hacia los clientes.
Repetitivo
Acciones Operaciones consecutivos :
Realizadas de manera Similar
Con determinada Periodicidad
Acciones Operaciones :
Actividades observables y definibles
Asociadas a un proceso
Para su ejecucin se requiere de mano de obra, materiales, maquina, mtodos ,
medidas , medio ambiente , planeacin , equipos mdicos , protocolos ,
capacitacin.
Cualquier proceso Macro, Medio, ambiente, planeacin , equipos mdicos
,protocolos, capacitacin
MACROPROCESO.
Los procesos, a su vez se pueden agrupar en Macroprocesos, teniendo en
cuenta que cumplan propsitos afines y exprese una cadena de adicin de valor
completa. Esta agrupacin suele coincidir con las principales funciones de la
organizacin, o expresan de forma resumida la misin de dichas funciones y
deben estar claramente identificados en el mapa de la organizacin.
SUBPRODUCTO
Algunos procesos pueden dividirse en subprocesos, nicamente con el
propsito de facilitar el levantamiento de la informacin. De todas maneras, si
se establecen subprocesos,
estos deben satisfacer adecuadamente la
definicin de procesos, es decir , que sean secuencias de actividades ,
relacionadas lgicamente, permitiendo lograr un resultado que agrega valor
hacia los clientes.
ACTIVIDADES
96
Parte o partes de un Proceso

Secuencias de tareas.
TAREAS
Trabajos concretos a realizar.
Instrucciones especificas.
PRODUCTO
Es el resultado de una actividad especifica (fsica o mental ), o de Un proceso ;
pueden ser bienes ( Cuando son tangibles) o servicios )cuando son
intangibles.).
Es a travs de los productos como se construyen las relaciones internas y
externas ( al puesto del trabajo, al rea y a la organizacin)
Los productos ( bienes o servicios) son el punto de partida del anlisis de los
procesos.
CLIENTES USUARIOS
Son los destinatarios de los esfuerzos, es decir aquellas personas, reas u
organizacin, que reciben los productos y a los cuales se satisface a travs de
respuestas a sus necesidades y expectativas.
Es decir, nuestro cliente es :
Quien recibe el impacto de nuestra actividad
El siguiente en e l proceso.
CLIENTE EXTERNO : Ajeno a nuestra organizacin.
Directos : Reciben y utilizan nuestros servicios y productos.
Indirectos : Reciben el impacto de nuestros productos y servicios pero no
necesariamente los utilizan.
CONTROL DETECTIVO
Actividad manual a automtica que al operar o ejecutarse en el proceso avisa
INMEDIATAMENTE las desviaciones o acciones anormales y evita que se
continu con el proceso hasta tanto la actuacin se ejecute como ha sido
prevista.
97
CONTROL CORRECTIVO
Actividad manual a automtica que al operar o ejecutarse en el proceso registra
una desviacin que se ha presentado en una etapa anterior del proceso ,y
permite continuar con su desarrollo o ejecucin.
Las caractersticas de los indicadores: Que sean medibles, verificables,
asequibles en su coste.
ESTANDAR
Consenso sobre lo que se optimo en los objetivos , procesos o actividades,
documentado de una manera simple y unificada, que sea conveniente y
benfico para las personas involucradas . Es la base de comparacin o meta a
las cuales se deben hacer seguimiento a travs de los indicadores.
EXPECTATIVAS
Conjunto de valores de un bien )producto + servicio)que el cliente espera recibir
a cambio de un precio razonable y cuya adecuacin bondad juzga para decidir
entre las diversas opciones de compra.
REQUISITOS VALIDOS
Aquella normas, especificaciones o criterios que relacionadas directamente con
expectativas y aplicadas al producto o servicio, han sido tacita o explcitamente
acordadas entre cliente y proveedor.
CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS
Frecuentemente se convive e interacta con muchos procesos los cuales
imprimen la dinmica a cada organizacin. Al reflexionar sobre la empresa
como un sistema en constante transformacin se encuentra que los procesos :
Son mutuamente dependientes, ninguno existe sin la ayuda o intervencin de
otro.
Se interceptan unos con otros y se retroalimentan en forma permanente.
Se agrega valor entre si.
Tiene cabeza o iniciacin que pueda a su vez ser la finalizacin o cola de otros.
Bien ejecutados facilitan la ejecucin exitosa de los dems procesos.
98
Cruzan lneas organizacionales, frecuentemente tiene que ver con mas de una
dependencia.
Algunos tienen un impacto mas alto que otros sobre la organizacin y los
clientes.
CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
Surge la necesidad de establecer una clasificacin de los procesos teniendo en
cuenta su importancia relativa con base en su contribucin al cumplimiento de
las polticas del ISS. Y sus unidades de actividad.
Esta clasificada, teniendo en cuenta la estructura actual del Instituto es la
siguiente:
PROCESOS CLAVES DE LA UNIDAD ESTRATEGICA DE ACTIVIDADES
Los proceso calves estn definidos como los procesos inherentes al producto o
servicio, as se caracterizan por :
Surgen en la actividad propia de la unidad
Guardan relacin directa con los clientes.
Generan de manera autnoma servicios o productos.
Son propios dela estructura logstica del negocio.
As sern los relacionados con el cumplimiento de las funciones propias de
cada rea, ejecutados directamente por la misma, de elevado impacto para el
logro delos objetivos :
Ej : Compensacin, Atencin en salud.
PROCESOS COMPARTIDOS
Son vitales para las Unidades Estratgicas pero se ejecutan por las reas de
apoyo administrativo para mas de un rea de actividad, ejemplo : Recaudo.
PROCESOS CORPORATIVOS
Procesos comunes a toda la organizacin, orientados a garantizar el desarrollo
armnico del nivel corporativo y las Unidades de actividad Ej. : Planeacin.,
FASE DE DIAGNOSTICO
Para realizar el diagnostico de un proceso se requiere la aplicacin de las
herramientas, las cuales exigen un anlisis detallado o minucioso al interior de
las actividades y de las tareas, pero tienen la ventaja de que producen
99
informacin suficiente y si se aplican correctamente, informacin confiable, para

determinar los aspectos a mejorar del proceso.
100
BIBLIOGRAFIA
MEJIA, Braulio. Gerencia de Proceso. W Tller Editorial Ltda. 1998

MENDEZ, Carlos A. Metodologa de La Investigacin, 2da Edicin, Ed. Mc
Graw
Hill. Bogot, Colombia. 1995
MARIO , Hernando. Planeacin estratgica Taller Editorial 1999
RODRIGUEZ VALENCIA, Joaqun. Auditoria Interna, Editorial Thomson
Enciclopedia Microsoft Encarta 99. 2000 Microsoft Milenium
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION.
Normas Colombianas para la presentacin de trabajos de investigacin. Quinta
edicin. Bogota D.C ICONTEC, 2005
GUIA DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO, Departamento Administrativo de la
Funcion Publica
101
80
9.1.3. COORDINACION SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL
81
9.1.3. COORDINACION SECCIONAL DE DESARROLLO DE PERSONAL
82
9.1.2.2.. CALIFICACION HOJA DE VIDA

Definicin
Se refiere al proceso a travs del cual se evalan las hojas de vida de aspirantes a ingresar
moverse dentro de la entidad, frente a los requisitos para el desempeo de los diferentes empleos.
83
9.1.2.3. Nombramiento Ordinario
Definicin
Vinculacin de carcter legal y reglamentario, opera para nombrar empleados pblicos, los cuales
son de libre nombramiento y remocin.
84
9.1.2.4. Posesin o Firma del Contrato

Definicin
Es una formalidad de linaje constitucional que tiene por objeto comprometer el ejercicio de la
funcin por parte de los servidores del Estado, dentro del marco de la Constitucin y la Ley.
89
9.1.2.5. Comisin.
Definicin
El empleado se encuentra en comisin cuando, por disposicin de autoridad competente, ejerce
temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su
trabajo atendiendo transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de
que es titular.
108
9.1.2.6. Encargo
Definicin
Proceso mediante el cual se designa transitoriamente a un servidor para asumir total o
parcialmente, las funciones de otro empleo vacante, por falta temporal o definitiva de su
titular, desvinculndose o no de las funciones propias de su cargo.
115
9.1.2.7. Traslado
Definicin
Se entiende por traslado, cuando un cargo definitivamente vacante se provee con un
Trabajador Oficial que desempea un empleo con funciones afines, para cuyo ejercicio se
exigen requisitos mnimos similares y al que corresponde la misma asignacin bsica
mensual de ingreso.
El traslado, tambin puede operar, con incremento o disminucin de la jornada laboral;
dentro del mismo nivel de operacin o entre diferentes niveles de operacin.
116
9.1.2.8. Suspensin
Definicin
Es la separacin temporal del servicio activo que se ordena a un servidor pblico, bien sea
para adelantar una investigacin disciplinaria, o como aplicacin de una sancin disciplinaria,
o por peticin de autoridad judicial competente.
139
9.1.2.9. Terminacin Unilateral del Contrato de Trabajo

Definicin
Cuando una de las partes decide terminar el vnculo laboral, con previo aviso dado por
escrito a la otra parte con antelacin por lo menos igual al perodo que regule los pagos de
los salarios correspondientes a tal perodo.
164
9.1.2.9.2. Terminacin del Contrato por mutuo consentimiento

Definicin
Cuando el servidor presenta de manera libre y espontanea su voluntad de dar por terminado
el contrato de trabajo, en la fecha que l registra.
169
9.1.2.10. Renuncia
Definicin
Se predica tanto para empleados pblicos como para trabajadores oficiales. La renuncia se
produce cuando el empleado manifiesta en forma escrita e inequvoca su voluntad de
separarse del servicio.
179
9.1.2.11. Declaracin de Insubsistencia del nombramiento

Definicin
Esta situacin solamente es predicable con respecto a lo servidores de libre nombramiento y
remocin, que no pertenezcan a la carrera administrativa y, se produce cuando el nominador
en uso de la facultad discrecional que la ley le concede, declara insubsistente libremente a
un servidor sin motivar el acto administrativo. Sin embargo deber dejarse constancia en la
hoja de vida, de tal hecho y de las causas que lo motivaron.
184
9.1.2.12. Sistema nico de Informacin Personal SUIPDefinicin

Este sistema de informacin se constituye en el principal instrumento del Gobierno Nacional
para facilitar la toma de decisiones en materia de empleo pblico y organizacin
administrativa de Colombia.
193
9.1.2.13. Sistema para el control y seguimiento de la Declaracin de Bienes y Rentas

de los Servidores Pblicos SIDEC Definicin.
Es una herramienta informtica que permite:
A las entidades pblicas del orden nacional, manejar sistematizadamente la informacin
del Formulario Unico de Declaracin Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad
Econmica Privada.
Al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, y al Gobierno Nacional, realizar el
seguimiento a los bienes y rentas de todos los servidores pblicos.
198
9.1.2.14. Actualizacin datos de

organizaciones sindicales.
juntas directivas y comits de las diferentes
Definicin.
Es la operacin por la cual se consignan datos actualizados de las Juntas Directivas y
Comits; sobre nombramientos.
199
9.1.2.15. Registro de permisos sindicales.

Definicin.
Situacin administrativa especial consagrada en la Convencin Colectiva de Trabajo, para
garantizar y facilitar el libre ejercicio de la actividad sindical en los trminos que establece la
Constitucin Poltica.
571
9.1.2.16. ATENCION A PETICIONES, CONSULTAS, QUERELLAS Y REGLAMENTO

INTERNO DE TRABAJO
Definicin
Es la facultad de toda persona de presentar ante la administracin solicitudes o
requerimientos con el fin de obtener una pronta solucin pronunciamiento.
572
9.1.2.17. Comits de relaciones laborales.

Definicin
rgano conformado para garantizar y facilitar
la toma de decisiones de carcter
disciplinario y sanciona torio frente a hechos irregulares cometidos por funcionarios del ISS;
el comit se encuentra consagrado en la Convencin Colectiva de Trabajo y esta
conformado por
representantes del sindicato,
representantes del ISS.
573
9.1.2.18. Viticos.
Definicin.
Es la asignacin que se otorga al personal comisionado, para cubrir gastos de alimentacin,
alojamiento, movilidad local y movilidad de traslado.
204
9.1.2. COORDINACION SECCIONAL DE SELECCIN Y ADMINISTRACION DE

PERSONAL
207
9.1.4.2. Prstamo de Vivienda

Definicin
Permitir a los servidores del Instituto de Seguros Sociales el mejoramiento de su calidad de
vida a travs de la adjudicacin de prstamos para vivienda, con destino a Cuota Inicial o
Liberacin de gravamen Hipotecario debidamente reglamentados y controlados por el
Comit Nacional de Vivienda.
213
9.1.4.3. Dotacin de uniformes

Definicin
Suministrar ropa y zapatos a los Trabajadores Oficiales de acuerdo con sus funciones y
oficios, en las cantidades y especificaciones pactadas en la Convencin Colectiva de
Trabajo.
306
9.1.4.4. Premio a la Excelencia Acadmica

Definicin
Exaltar los logros acadmicos de los hijos de los Trabajadores Oficiales del ISS,
demostrados en los resultados de los exmenes de estado (ICFES), mediante el
otorgamiento de Beca, Medias Becas y Auxilios como apoyo al desarrollo de estudios
universitarios.
313
9.1.4.5. Jardn Infantil y Preescolar

Definicin
Es la prestacin de un servicio con el que se busca la formacin integral de los nios,
basndose en el respeto a cada uno como ser nico, poseedor de derechos y deberes para
consigo mismo, para con los otros y para con el medio ambiente, a travs de Convenio nter
administrativo con el ICBF.
323
9.1.4.6. Medicina Familiar

Definicin.
Afiliar y prestar servicios de salud a los padres de los Trabajadores Oficiales del ISS, en todo
el pas, que dependan econmicamente del trabajador y que no se encuentren amparados
por el Sistema de Seguridad Social en Salud.
395
9.1.4.7. SALUD OCUPACIONAL

Definicin
Conjunto de disciplinas que tienen como finalidad la promocin de la salud en el trabajo a
travs del fomento y mantenimiento del ms elevado nivel de bienestar en los trabajadores de
todas las profesiones, previniendo alteraciones de la salud por las condiciones de trabajo,
protegindolos contra los riesgos resultantes de la presencia de agentes nocivos y
colocndolos en un cargo acorde con sus aptitudes fsicas y psicolgicas.
396
9.1.4.9. Prevencin y mantenimiento en salud.

Definicin.
Programa por el cual se propone lograr una adecuada Prevencin y Mantenimiento en
Salud en el
ambiente de trabajo a travs de la implementacin de Citas mdicas,
Odontolgicas y otros servicios de Salud ofrecidos por la Coordinacin de Bienestar Social.
397
9.1.4.10. Seguridad Industrial e Higiene Industrial.

Definicin
Conjunto de actividades destinadas a la identificacin, evaluacin y control de los factores de
riesgo o condiciones de trabajo que puedan producir accidentes de trabajo y puedan alterar
la salud de los trabajadores, generando enfermedades profesionales.
326
9.1.4.11. Comit Paritario de Salud Ocupacional COPASO Definicin

Es un organismo que vigila el desarrollo de las actividades dirigidas al ambiente y al
trabajador que debe realizar la empresa de acuerdo con los factores de riesgos prioritarios.
327
9.1.3.2.Induccin
Definicin
Actividad de formacin dirigida a facilitar y sealar la integracin del servidor a la
organizacin, a sus procesos, a su cultura y a suministrarle la informacin necesaria para el
mejor conocimiento de la misma y de las funciones propias de su cargo.
339
9.1.3.3. Reinduccin
Definicin
Proceso de capacitacin dirigido a reorientar la integracin de todo el personal a la cultura
organizacional, en virtud de los cambios producidos dentro de la entidad, que incluye
obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de la institucin.
356
9.1.3.4. Licencia Ordinaria sin sueldo para estudios

Definicin
Es aquella situacin administrativa en la cual el servidor se separa temporalmente de las
funciones propias del cargo del cual es titular, dentro del territorio nacional, para recibir
capacitacin, adiestramiento o perfeccionamiento en materias relacionadas con las
funciones propias del empleo y/o materias relacionadas con los servicios que presta el
Institut
357
9.1.3.5. Plan Institucional de Formacin y Capacitacin

Definicin
Instrumento de gestin institucional, que contiene el conjunto de actividades de capacitacin,
que se obtienen del diagnstico, de las polticas y de los lineamientos del plan de gestin
institucional que se ejecutan en una vigencia fiscal o como componente del plan de
desarrollo cuatrienal.
358
9.1.3.6. Adecuacin de Horario

Definicin
Situacin Administrativa mediante la cual se permite que un trabajador oficial asista a un
programa de capacitacin rotando sus horarios de trabajo y compensando los tiempos
correspondientes.
361
9.1.4.13. Plan Integral de Capacitacin

Definicin
Conjunto de actividades interrelacionadas que buscan mejorar y prevenir las condiciones de
trabajo.
402
9.1.5. AREA DE PENSION POR JUBILACION.
575
SISTEMA GENERAL DE PENSIONES.

Objeto: Art. 10 ley 100 de 1993.
El sistema general de pensiones tiene por objeto garantizar ala poblacin el amparo contra
las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, as como propender por la
ampliacin progresiva de cobertura a los segmentos de poblacin no cubiertos con un
sistema de pensiones.
Cobertura. Art. 11.
El sistema general de pensiones, con las excepciones previstas en el art. 279 de la presente
Ley, se aplicara a todos los habitantes del territorio nacional, conservando adicionalmente
todos los derechos, garantas , prerrogartivos , servicios y beneficios adquiridos y
establecidos conforme a disposiciones normativas anteriores para quienes a la fecha de
vigencia de esta ley hayan cumplido los requisitos para acceder a una pensione o
reencuentren pensionados por jubilacin, vejez, invalidez, sustitucin o sobrevivientes de los
sectores publico, oficial, semioficial, en todos sus ordenes , del Instituto de Seguros Sociales
y del sector privado en general.
576
CONTINUA Archivos de Excel SELECCIN Y DESARROLLO

ARCHIVO DE EXCEL PROCESOS BIENESTAR PENSION
585
9.1.1.IDENTIFICACINDEPROCESOSYSUBPROCESOS
UNIDADDENEGOCIO
SECCIONALCUNDINAMARCA
DEPARTAMENTOSECCIONAL
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOO
SECCION
DEPARTAMENTODEDERECURSOSHUMANOS
MACROPROCESO
PROCESO
SeleccindePersonal
SUBPROCESO
CLIENTE
Dependencia
EvaluacindeHojasdeVidapara
personaldeplantacargosde
planta.
IdoneidaddelContratistade
ServiciosPersonales.
Posesin
Dependencia
Traslado:
DependenciasOrigenyDestino
ActadePosesinofirmadel
contrato.
Comunicacindetraslado
Dependenciaytrabajador
ComunicacindeEncargo
GestindelTalento
Humano
Situacionesadministrativa
Porsolicituddeltrabajador
Porsolicituddela
administracin
Encargo
RetirodeServicio
DesvinculacindePersonal
PRODUCTORESULTADO
CalificacinhojasdeVida
Suspensin:
Empresa
Porsancindisciplinario
Provisional dentro de un
procesodisciplinario
Por
Orden
Judicial
ComunicacionesporSuspensin
Terminacinunilateraldel
contratodetrabajo
Comunicacindelaterminacin
unilateraldelcontrato.Tramite
deVacante
EmpresaoTrabajadorOficial
Terminacindelcontratopor EmpresaoTrabajadorOficial
mutuoconsentimiento
Comunicacinaceptandola
terminacindelcontratopor
mutuoacuerdofirmadaporla
GerenciadeRecursosHumanos.
Vacante
Renuncias
Cartadeaceptacinderenuncia
Trabajadoroficialyempleadopublico
Terminacin del contrato oEmpresa,Trabajador

destitucin
producto de
sancindisciplinaria
Declaracin deinsubsistenciaEmpresa
ResolucindelPresidentedando
porterminadoelcontratode
trabajo.
Comunicacindeinsubsistencia.
denombramiento
Actualizacin de base deEmpresa,Trabajador
Reportesinformaciondela
funcionpublica
datosPlantadePersonal
SistemaUnicodeInformacin Empresa.
dePersonalSUIP
Informacinactualizada,reporteal
NivelNacionalparaDepartamento
AdministrativodelaFuncin
Sistema para el control yEmpresa

seguimientodelaDeclaracin
GestindelTalento
Humano
Informacinactualizada,reporteal
NivelNacional
Juramrntada de Bienes y
Rentas
Actividad
Econmica Privada Persona

DesarrollodePersonal
BienestarSocial
NaturalSIDEC
Induccin
Trabajador
Capacitacinalpersonal
Trabajador
Reinduccin
Plan de Capacitacin (por Trabajador
Capacitacinalpersonal
ofertaodemanda)
Licencia
Ordinaria
paraTrabajador
estudio
Prstamo
de
vivienda
TrabajadoroficialyEmpleadopublico
CapacitacinporelISS,Sena,
Esap,uotrosconsultores
externos
Capacitacinalpersonalsin
sueldoparaEstudio
ResolucindeDesembolso,Oficio
paraOperacionesBancarias
solicitandodesembolso,Oficio
paraContabilidad,Oficioparala
CoordinacinNacionalde
Nminas,OficioparalaCompaa
deSeguros
(Seguimientoycontrol)
Prstamo de vivienda (para
cuotainicial)
Prstamo de vivienda (para
liberacin
de gravmen TrabajadoroficialyEmpleadopublico
hipotecario)
Prstamo
de
vivienda
(Beneficiariosenmora)
Prstamo
de
vivienda
(DescuentodeCuotas)
Prstamo de vivienda(Pagos Trabajadoroficial,Empleadopublicoy
exfuncionario
portesorera)
Prstamo
de
viviendaTrabajadoroficial,Empleadopublicoy
(Levantamientodehipoteca) exfuncionario
Prstamo
de
vivienda
(DesistimientoRevocatoria TrabajadoroficialyEmpleadopublico
Inhabilidad)
Prstamo
de
vivienda
(Prrroga)
Prstamo de vivienda (cobroTrabajadoroficial,Empleadopublicoy
exfuncionario
coactivo)
Prstamodevivienda(Saldos Trabajadoroficial,Empleadopublicoy
exfuncionario
afavor)
Prstamo
de
vivienda
Trabajadoroficialycontratista
(TrasladodelBeneficiario)
Trabajadoroficial
DotacindeUnformes
Entregadeuniformes
Trabajadoroficial
Reportedesolicitudes
Identificaciondebeneficiario
comittecnico
TrabajadoresOficiales(Secretarias,
auxiliaresyayudantes)
Conceptoderequisitosy
derechos
Procesodeconciliacion
GestindelTalento
Humano
TrabajadoresOficiales(Secretarias,
auxiliaresyayudantes)
Trabajadoroficial
PremioalaExcelencia
Acdemicarevision
documentacion,envioanivel
nacional
Hijodelostrabajadoresoficiales
Jardininfantilypreescolar
(conveniooauxilio)
MedicinaFamiliar
PensionporJubilacinISS
PadresdeTrabajadoresOficiales
Retiro Laboral (Jubilados Trabajadoroficial

prepensionados)
Actividades
Culturales,
Trabajadoroficialycontratista
RecreativasyDeportivas
Trabajadoroficial,empleadopublicoy
Saludocupacional
contratista
Prevencin y MantenimientoTrabajadoroficial,empleadopublicoy
contratista
ensalud
Programa Personal AfiliadoTrabajadoroficial,empleadopublicoy
contratista
ARP
Capacitacin fomento de
Estilo de Vida y trabajo
contratista
saludableEPS,ARP
Comit Paritario de Salud
OcupacionalCOPASO(ISS)
Brigadas de EmergenciaTrabajadoroficialybrigada
(ISS)
LevantamientodePanorama
contratista
deRiesgos
Reconocimiento
Pensin jubilados
jubilacinplena
Reconocimiento
Pensin jubilados
jubilacincompartida
Cuota parte pensional por jubilados
pagar
Control
supervivencias jubilados
jubilados
jubilados
SustitucinPensional
jubilados
SolicitudPensindeVejez
Reliquidacin de Pensin jubilados
Jubilacin
Pago
Das
pendientes jubilados
Beneficiarios
Jubilados
(Q.E.P.D)
Auxilio
Funerario
(ISS jubilados
Patrono)
seleccindetrabajadores
benficiados
Comunicacionalbeneficiariodela
resoluciondelaadjudicacion
ConvenioInteradministrativo
InstitutodeSegurosSocialese
InstitutoColombianodeBienestar
Familiar
PrestacindelServicio
Beneficiodelpersonal
Bienestarfisicoymental
Gestionparitaria(empresay
trabajadores)ensalud
ocupacional)
Proteccionalostrabajadores
Panoramaderiesgo
Derechodelpersonal
Derechodelpersonal
Derechodelpersonal
Controlempresa
Derechodelpersonal
Derechodelpersonal
Derechodelpersonal
9.1.4.2.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL
MACROPROCESO
GESTINDELTALENTOHUMANO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRSTAMODEVIVIENDA(ADJUDICACIN)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
PRESIDENTEDELCOMITNACIONALDEVIVIENDA.
PROFESIONALOTCNICO
INICIO
1 FijarpolticasdeVivienda.
2 InformarcronogramaenviadoporelNivelNacionalalosinteresadosde
prstamodevivienda.
3 Realizarconvocatoriadetrabajadoresquedeseanprstamodevivienda.
4 Realizarreunionesinformativas.
5 Entregaralinteresadoformulariodesolicituddeprstamodevivienday
elaborarconsolidado.
6 Revisaryverificarlainformacinrecepcionadoenlosformulariosdesolicitudel
prstamodevivienda.
7 SolicitaraNminasasignacinbsicamensual,cesantasliquidadas
acumuladasysituacionesdisciplinariasdelinteresado.
8 Revisar,analizar,calificaryconsolidarlainformacindelsolicitante.
9 Consolidarlainformacindelosformulariosdesolicituddeprstamos
totalmentediligenciadosenunabasededatos.
10 PrepararlistadoypresentarconsolidadoalComitSeccional.
11 EnviaralNivelNacionaleldocumentofinalconvistobuenodelComit
Seccional.
12 Comunicaracadaunodelosbeneficiariosdelprstamosobrelarespectiva
adjudicacinytrmites.
FIN
9.1.4.2.1.1.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
GESTIONDELTALENTOHUMANO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
Actividad
PRESTAMODEVIVIENDA(ADJUDICACION)
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
1Fijarpolticasde
Vivienda.
ComitNacional
deVivienda.
FijarPoliticasdeVivienda.
ComitNacionalde
Vivienda.
2Informarcronograma
enviadoporelNivel
Nacionalalos
interesadosde
prstamodevivienda.
Profesional
Tcnico
Clasificarlosformulariosunosparacuotainicial CP
yotroparaliberacindegravamenhipotecario.
CoordinacinSeccional Cronogramaestablecidoporel
deBienestarSocial.
comitnacionaldevivienda.
Clasificacinde
formulario.
3Realizarconvocatoria
detrabajadoresque
deseanprstamode
vivienda.
Profesional
Tcnico
Realizarconvocatoria.
CoordinacinSeccional Comunicado.
deBienestarSocial.
Comunicado.
4Realizarreuniones
informativas.
Profesional
Tcnico
Realizarreuniones.
CoordinacinSeccional Reuniones.
deBienestarSocial.
Reuniones.
5 Entregaralinteresado
formulariodesolicitud
deprstamode
viviendayelaborar
consolidado.
Profesional
Tcnico
Entregarformulariosdesolicitudalos
funcionariosinteresadosdelaSeccional,
elaborarconsolidadodepersonasalosquese
leentrego.
CoordinacinSeccional Formulariodesolucitud.
deBienestarSocial.
Formulario
diligenciado
correctamente.
Revisarlainformacin.
CoordinacinSeccional Formulario.
deBienestarSocial.
Clasificacinde
lainformacin.
6Revisaryverificarla
Profesional
informacin
Tcnico
recepcionadoenlos
formulariosdesolicitud
elprstamodevivienda.
Politicas
Productoy/o
Resultado
Politicas
VA
Observaciones
7SolicitaraNminas
asignacinbsica
mensual,cesantas
liquidadas
acumuladasy
situaciones
disciplinariasdel
interesado.
Elaborarmemorandouoficiodetodoslos
interesadosyenviarsoportesaNminasdela
SeccionalCundinamarca.
CoordinacinSeccional .Memorando,oficiosyrelacin.
deBienestarSocial.
Recibir
informacinclara
yprecisa.
8Revisar,analizar,
Profesional
calificaryconsolidarla Tcnico
informacindel
solicitante.
Verificarelderechodeparticiparenla
adjudicacin.
CoordinacinSeccional .Formulariosconvistobueno.
deBienestarSocial.
.InformacindeNminas.
Informacin
consolidada.
9 Consolidarla
Profesional
informacindelos
Tcnico
formulariosdesolicitud
deprstamos
totalmentediligenciados
enunabasededatos.
Informacindeformularioseinformaciones
solicitadasaotrasdependencias(Nminas).
CoordinacinSeccional Memorandouoficio.
deBienestarSocial.
Basededatos X
alimentadacon
losdatosdelos
solicitantes.
Imprimirconsolidadodelainformacinajustado
alaresolucinyreglamentospropuestospara
prstamodevivienda.
CoordinacinSeccional Listado.
deBienestarSocial.
.Memorando.
Consolidadocon
vistobuenodel
Comit
Seccional.
11EnviaralNivelNacional Profesional
eldocumentofinalcon Tcnico
vistobuenodelComit
Seccional.
Prepararactaydocumentossoporte.
CoordinacinSeccional Actaydocumentos.
deBienestarSocial.
Aprobacinde X
prstamos
mediante
resolucin
firmadaporel
Presidentedel
ISS.
12Comunicaracadauno Profesional
delosbeneficiariosdel Tcnico
prstamosobrela
respectivaadjudicacin
ytrmites.
Oficioparacadaunodelosbeneficiariosde
prstamodeviviendadelaSeccional
informandolarespectivaadjudicaciny
trmitessegnlaResolucin3696del16de
diciembrede1997yResolucin3523del29
deoctubrede1999.
CoordinacinSeccional Listadebeneficiariosde
deBienestarSocial.
prstamosdelaSeccional.
Satisfacerlas
X
necesidadesde
losfuncionarios.
10Prepararlistadoy
presentarconsolidado
alComitSeccional.
Profesional
Tcnico
Profesional
Tcnico
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(PARACUOTAINICIAL)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
BENEFICIARIO/FUNCIONARIO
PROFESIONAL
Inicio
1
Presentardocumentossoporteal
Formulariodesolicituddeprstamo(se
tiene1mesparapresentar).
2
Revisarladocumentacinacreditadapor
losbeneficiarios.
3
Elaboraryremitirinformesobre
cumplimientoderequisitosaBienestar
Nacional.
4
Solicitaralbeneficiariodocumentacin
soportedelcrdito.
5
Presentarpromesadecompraventa,
escrituraycertificadodetradicinylibertad
delvendedor.
6
Formalizarautorizacindedescuentospor
nminas,pignoracindecesantasy
constituyepagardegarantade
codeudor.
7
Enviarsolicituddeafiliacinalacompaa
deseguros(vida,incendioyterremoto).
8
Recibirlasolicituddelaaseguradorapara
seguirtrmite.
JEFEDEPARTAMENTO
DERECURSOS
HUMANOS
ASEGURADORA
AREAJURIDICA
AREADEOPERACIONES
AREADECONTABILIDAD
BANCARIAS
A
Recibirydiligenciarafiliacin.
10
SolicitaralreadeBienesyServicios
conceptotcnicodelavalocomercialdel
inmueble.
11
Realizaraperturadeexpedientepor
beneficiario.
12
ESTUDIODE
LA
DOCUMENTA
CIONYDE
LOSTITULOS
SolicitaralreaJurdicaelestudiodela
viabilidaddelaadquisicindelinmueble.
13
Entregaralbeneficiariomodelodela
minutaparaconstitutirhipotecaalISS.
14
Realizardiligenciasparalaelaboracinde
escrituradehipotecaafavordelISS.
15
Revisarlaescrituradehipoteca.
16
RegistrarFirmadelaescrituradehipoteca.
17
EnviarlaescrituraaBeneficenciay
NotariadoyRegistroysolicitarel
certificadodelibertadytradicin.
18
Recibiryrevisarcopiadelaescritura
debidamenteregistradayCertificadode
LibertadyTradicin.
19
ElaborarResolucindeDesembolso.
20
Digitarordendepagodirectamenteenel
reafuenteusandoelprogramadepagos
ycajadesarrolladoporlaGerencia
NacionaldeTesorera.
21
B
Proyectaroficioparaelreade
OperacionesBancariasconelfinde
solicitareldesembolso.
DESEMBOLSO
22
Proyectaroficioparaelreade
Contabilidadconelfindequesehagala
respectivainclusinenelkardexde
vivienda.
23
ProyectaroficioparaelreadeNominas
conelfindereportareldesembolsopara
incluirdescuentos.
24
Proyectaroficiodirigidoalacompaade
segurosparalaexpedicindelasplizas
correspondientes.
25
Diligenciarchequeafavordelapersonao
entidadvendedora
Fin
INCLUSIONEN
KARDEX
9.1.4.2.2.1DESCRIPCIONDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
BIENESTARSOCIAL
PRSTAMODEVIVIENDA(PARACUOTAINICIAL)
Ejecutor
Tarea
Donde
2Revisarla
documentacin
acreditadaporlos
beneficiarios.
Revisardocumentacin.
CD Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Documentosacreditadospor Documentosrevisados.
losbeneficiarios.
3Elaboraryremitir
Profesional
informesobre
cumplimientode
requisitosaBienestar
Nacional.
Archivarlosdocumentosacreditadosporel
beneficiarioencadaexpediente.
CP Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Documentosacreditadospor Expediente.
losbeneficiariosrevisados.
4Solicitaralbeneficiario Profesional
documentacinsoporte
delcrdito.
PresentarlosrequisitossegnResolucin
3696del16dediciembrede1997y
Resolucin3523del29deoctubrede1999.
5Presentarpromesade Beneficiario
compraventa,escritura
ycertificadode
tradicinylibertaddel
vendedor.
Entregadocumentos.
6Formalizarautorizacin Beneficiario
dedescuentospor
nminas,pignoracin
decesantasy
constituirpagarde
garantadecodeudor.
Formalizaautorizacin.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
CD Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Oficiodondesenotificadel
prstamo.
Productoy/oResultado
Realizarentregamedianteescritodelos
documentossoportealformulariodesolicitud,
relacionandolosdocumentosaentregar,
segnResolucin3696del16dediciembre
de1997yResolucin3523del29deoctubre
de1999.
Profesional
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Insum os
1Presentardocumentos Beneficiario
soportealFormulario Funcionario
desolicitudde
prstamo(setieneun
mesparapresentar).
Oficiodondesenotificadel
prstamo.
Presentacindela
documentacin.
Presentacindela
documentacin.
VA
X
Documentosacreditadospor Revisiondeladocumentacin.X
losbeneficiarios.
Documentosrequeridos.
Documentosrevisados.
Observaciones
7Enviarsolicitudde
Profesional
afiliacinalacompaa
deseguros(vida,
incendioyterremoto).
Enviarsolicitud.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Solicitudafiliacin.
Solicitudafiliacin.
8Recibirlasolicitudde Aseguradora
laaseguradorapara
seguirtrmite.
Realizatrmiteasegurador.
Oficinaaseguradora.
Solicitudtramitada.
Solicitudtramitada.
9Recibirydiligenciar
afiliacin.
Profesional
Realizartrmite.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Solicitud.
Solicitudtramitada.
10Solicitaralreade
BienesyServicios
conceptotcnicodel
avalocomercialdel
inmueble.
Beneficiario
Solicitarmedianteoficioconceptotcnicodel CD BienesyServicios.
avalocomercialdelinmueble.
Promesadecompraventadel Copiaderecibidodeloficio.
inmueble.
Profesional
Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea
deBienesyServiciossolicitandoelconcepto
tcnicodelavalocomercialdelinmueble.
Promesadecompraventadel Borradordeloficio.
inmueble.
11Realizaraperturade
expedientepor
beneficiario.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Jefe
Revisinyfirma.
Departamentode
Recursos
Humanos
Coordinacin
Oficio.
SeccionaldeBienestar
Oficiofirmado.
Profesional
Coordinacin
Conceptotcnico.
Conceptotcnicoarchivado.
RecibirconceptotcnicodelDepartamento
deBienesyServicios,registrarloenlalista
dechequeoyarchivarloenelexpedientedel
beneficiario.
12Solicitaralrea
Jurdicaelestudiode
laviabilidaddela
adquisicindel
inmueble.
Profesional
Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea CD Coordinacin
Jurdicasolicitandoelestudiodelaviabilidad
Seccionalde
delaadquisicindelinmueble.
Bienestar.
Expedientedelbeneficiario.
13Entregaralbeneficiario Profesional
modelodelaminuta
paraconstitutir
hipotecaalISS.
Entregarmodelodelaminutaycopiadelos CP Coordinacin
artculosrelacionadosenelparagrafodel
Seccionalde
artculo13delaResolucin3696del16de
Bienestar.
diciembrede1997.
Modelodelaminutaenmedio Modelodelaminuta
magnticoyResolcuin3696 entregadoacadabeneficiario
del16diciembre.
ycopiadelosartculos.
14Realizardiligencias
Beneficiario
paralaelaboracinde Funcionario
escrituradehipotecaa
favordelISS.
GestionarantelaNotariaasignadala
CD Notariaasignada.
elaboracindelaescrituraconstituyendo
hipotecadeprimergradoafavordelSeguro
Social.
Modelodeminuta.
Escritura.
15Revisarlaescriturade Profesional
hipoteca.
Verificarescritura.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Escritura.
Escriturarevisada.
16RegistrarFirmadela Profesional
escrituradehipoteca.
Registrarfirma.
DireccinJurdica.
Escriturarevisada.
Escriturafirmada.
17Enviarlaescrituraa
Beneficiario
Beneficenciay
NotariadoyRegistroy
solicitarelcertificado
delibertadytradicin.
Enviarabeneficenciaescritura.
Beneficencia,
NotariadoyRegistro.
Escriturafirmada.
Escrituradebidamente
registradayCertificadode
LibertadyTradicin.
18Recibiryrevisarcopia Profesional
delaescritura
debidamente
registradayCertificado
deLibertadyTradicin
.
Verificarquerealmenteseencuentra
registradalahipotecaalSeguroSocialyse
encuentreanexoelcertificadodelibertady
tradicin.
Escrituradebidamente
registradayCertificadode
LibertadyTradicin
Escriturarevisada.
CD Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Borradordeloficio.
19ElaborarResolucinde Jefe
ElaborarproyectodeResolucinde
Desembolso.
Departamentode Desembolso.
Recursos
Humanos
Profesional
TranscribirResolucin.
GerenteSeccional Revisinyfirma.
deRecursos
Humanos
CP JefaturadeRecursos Escriturafirmada.
Huamnos.
Resolucinenborrador.
JefaturadeRecursos Resolucinenborrador.
Huamnos.
Resolucin.
GerenciaSeccionalde Resolucin.
RecursosHumanos.
Resolucinfirmada.
Tesorera
Programaenviadoporla
GerenciaNacionalde
RecursosHumanosyla
relacindepagos.
Relacindepagodigitado.
20Digitarordendepago Profesional
directamenteenel
reafuenteusandoel
programadepagosy
cajadesarrolladoporla
GerenciaNacionalde
Tesorera.
Digitarordendepago.
21Proyectaroficioparael Profesional
readeOperaciones
Bancariasconelfinde
solicitarel
desembolso.
Proyectaroficioenborradorparaoperaciones CP Coordinacin
bancariasanexandolarelacindeordende
Seccionalde
pago,Resolucindedesembolsoy
Bienestar.
certificacinbancaria.
CopiadelaResolucin,
relacindeordendepagoy
Borradordeloficio.
Transcribiroficio.
Borradordeloficio.
Oficio.
Resolucin.
Borradordeloficio.
Profesional
readeContabilidad
conelfindequese
hagalarespectiva
inclusinenelkardex
devivienda.
Proyectaroficiodirigidoalreade
Contabilidad.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
CP Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
readeNominascon
elfindereportarel
desembolsopara
incluirdescuentos.
ProyectaroficiodirigioalreadeNminas.
CP Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Resolucin.
Borradordeloficio.
24Proyectaroficiodirigido Profesional
alacompaade
segurosparala
expedicindelas
plizas
correspondientes.
Proyectaroficiodirigidoalacompaade
serguros.
CP Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Resolucin.
Borradordeloficio.
25Diligenciarchequea
favordelapersonao
entidadvendedora.
Profesional
Realizargiroatravsdetransferencia
bancaria.
GerenciaSeccionalde Resolucin.
RecursoHumano.
Transaccinbancaria.
Profesional
Recepcionarcopiaparaarchivaral
expediente.
GerenciaSeccionalde Copiadelatransaccin
RecursoHumano.
bancaria.
Documentoarchivadoenel
expediente.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(PARALIBERACIONDEGRAVAMENHIPOTECARIO)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
BENEFICIARIO
JEFEDEPARTAMENTO
NACIONALDEDESARROLLO
DEPERSONALOJEFE
SECCIONALDERECURSOS
HUMANOS
PROFESIONALDELA
COORDINACION
SECCIONALDE
BIENESTAR
TESORERIA
NOTARIA
DIRECCIONJURIDICA
Inicio
Presentardocumentossoporteal
Formulariodesolicituddeprestamode
vivienda.
Revisarladocumentacinacreditadapor
losbeneficiarios.
Presentarrequisitosparaelestudiode
documentosytitulacin
Presentarinformesobrecumplimientode
requisitos.
Entregarcertificado.
Elaborarexpedientesdecadaunodelos
beneficiariosconladocumentacin
aportada.
SolicitaralreaJurdicaelconceptosobre
ladocumentacinaportadaporel
beneficiarioparaelrespectivo
desembolso.
ESTUDIODE
DOCUMENTOSY
TITULOS
Realizarestudiodedocumentaciny
remiteconcepto.
Elaborarprevioconceptofavorable
proyectoderesolucindedesembolsoy/o
ordendepagoparafirmadeldelegado.
10
Revisaryponerpiedefirma,previo
conceptofavorable.
11
SolicitaraNminascapacidadde
descuentos.
12
SolicitaraTesoreraNacionalel
desembolsoconlarespectiva
documentacinsoporte
13
Desemb
olso
Enviaatesoreriasolicitandoelgirode
chequeafavordelaentidadacreedora
,remitecopiaaBienestarSocial.
14
ReportaraNminaseldesembolsodel
prstamosparainiciardescuentos.
15
SolicitarconoficioalaCompaade
Seguroslaexpedicindelasplizas
correspondientes.
16
DiligenciarExpedicindepliza.
17
Solicitarcuentas.
18
Entegamodelodeminuta
Girode
cheque
19
Realizardiligenciasantenotarapara
elaboracindehipotecaafavordelISSy
entregaaBienestarSocial.
20
Revisarescrituradehipotecaafavordel
ISS.
21
Recibiryrevisarescrituradehipotecaa
favordelISS,emiteconceptoydevuelve.
22
Revisarycolocarpiedefirma,previo
conceptofavorable.
23
RealizarFirmadeescrituradehipotecaa
favordelISSydevuelveaBienestarSocial.
24
Entregarescrituradehipotecaafavordel
ISSycertificadodetradicinylibertad
dondeconsteestanovedad,sinexcederde
90diasdespusdeldesembolso.
25
Entregaralbeneficiariopagardegaranta
previamenteconstitdo.
26
Recibirpagardegaranta.
27
ComunicaraNminaslanovedadpara
suspensindedescuentos.
28
Recibirsuspensindedescuentos.
29
Solicitarladesafiliacindelbeneficiarioa
laCompaadeSeguros.
30
Solicitarlacancelacindelahipoteca
suministrandolacorrespondienteminuta.
31
RealizarLevantamientodehipoteca.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(PARALIBERACIONDEGRAVAMENHIPOTECARIO)
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Presentardocumentos Beneficiario
soportealformulariode
solicituddeprstamo
(en1mes).
Realizarentregamedianteoficiode
documentossoportealformulariodesolicitud,
relacionandodocumentosaentregar,segn
Resolucin3696del16dediciembrede1997
yResolucin3523del29deoctubrede1999.
2Revisarla
documentacin
acreditadaporlos
beneficiarios.
Revisardocumentacin.
Profesional
CD
Donde
Insumos
CoordinacinSeccional Oficiodondesenotificadel
deBienestar.
prstamo.
Presentacindela
documentacin.
CoordinacinSeccional Documentosacreditadospor
deBienestar.
losbeneficiarios.
Documentosrevisados.
3Presentarrequisitos
Beneficiario
paraelestudiode
documentosytitulacin
PresentarrequisitossegnResolucin3696
del16dediciembrede1997yResolucin
3523del29deoctubrede1999.
CoordinacinSeccional Oficiodondesenotificadel
deBienestar.
prstamo
Presentacindela
documentacin.
4Presentarinformesobre Profesional
cumplimientode
requisitos.
Presentarinforme.
CoordinacinSeccional Informe.
deBienestar.
Informe.
Profesional
Revisarinforme.
CoordinacinSeccional Informe.
deBienestar.
Informe.
Beneficiario
Entregarcertificadoexpedidoporlaentidad
acreedorasobreladeudaactual,escrituray
certificadodetradicinylibertaddel
beneficiario.Suscribeautorizacinde
descuentospornmina,pignoracinde
cesantas,afiliacinalacompaadeseguros
paralascoberturasdevida,incendioy
terremoto.yconstituyepagardegarantiade
codeudor
CoordinacinSeccional Certificado.
deBienestar.
Certificado.
CoordinacinSeccional Documentosacreditadospor
deBienestar.
losbeneficiariosrevisados.
Expediente.
5Entregarcertificado
6Elaborarexpedientesde Profesional
cadaunodelos
beneficiariosconla
documentacin
aportada.
Archivarlosdocumentossoporteencada
expediente.
CP
VA
Observaciones
7SolicitaralreaJurdica Profesional
elconceptosobrela
documentacin
aportadaporel
beneficiarioparael
respectivodesembolso.
Proyectarborradordeoficiodirigidoalrea
Jurdicasolicitandoelconceptoparaposible
desembolso.
CD
CoordinacinSeccional Expedientedelbeneficiario.
deBienestar.
Borradordeloficio.
8Realizarestudiode
Profesional
documentacinyremite
concepto.
9Elaborarprevio
Profesional
conceptofavorable
proyectoderesolucin
dedesembolsoy/o
ordendepagopara
firmadeldelegado.
Realizarestudio.
CP
DepartamentoJurdico. ConceptodelaDireccin
Jurdica.
ConceptodelaDireccin
Jurdica.
ElaborarproyectodelaResolucinde
Desembolso.
CoordinacinSeccional Concepto.
deBienestar.
Concepto.
Revisar.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Piedefirma.
Piedefirma.
JefedeRecursos RealizarFirmaderesolucinyenvaa
Humanos.
BienestarSocial.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Resolucinfirmada.
Resolucinfirmada.
Profesional
TranscribirResolucin.
CoordinacinSeccional Resolucinenborrador.
deBienestar.
Resolucin.
Profesional
Solicitudcapacidaddescuentos.
CoordinacinSeccional Solicitud.
deNminas.
Solicitud.
12SolicitaraTesorera
Profesional
Nacionaleldesembolso
conlarespectiva
documentacinsoporte.
Solicituddesembolso.
deBienestar.
Solicitud.
13Enviaatesorera
solicitandoelgirode
chequeafavordela
entidadacreedora
,remitecopiaa
BienestarSocial.
Profesional
Realizagirodecheque.
CoordinacinSeccional Relacindechequegirado.
deBienestar.
Relacindechequegirado.
Profesional
Avalachequegirado.
Tesorera.
Verificacincheque.
Reporteanminasdeprstamo
desembolsado.
CoordinacinSeccional Oficio.
deBienestar.
10Revisaryponerpiede Profesional
firma,previoconcepto
favorable.
11SolicitaraNminas
capacidadde
descuentos.
14ReportaraNminasel Profesional
desembolsodel
prstamosparainiciar
descuentos.
CP
Verificacincheque.
Oficio.
15Solicitarconoficioala Profesional
CompaadeSeguros
laexpedicindelas
plizas
correspondientes.
Solicituddepliza.
deBienestar.
Oficio.
16DiligenciarExpedicin
depliza.
17Solicitarcuentas.
Profesional
Expedicinpliza.
Aseguradora.
Enviopliza.
Profesional
Solicitarcuentas.
CoordinacinSeccional Solicitudcuentas.
deBienestar.
Solicitudcuentas.
18Entegamodelode
minuta
Profesional
Entregarabaneficiario:modelodeminutapara
constituirhipotecaalISS,resolucin
reglamentariadelosprstamos,resolucinde
representacin,resolucindenombramientoy
actadeposesindelfuncionariocompertente
parafirmadeescitura.
deBienestar.
Oficio.
19Realizardiligenciasante Beneficiario
notaraparaelaboracin
dehipotecaafavordel
ISSyentregaa
BienestarSocial.
Elaborarhipoteca.
Notara.
Documentodehipoteca.
20Revisarescriturade
hipotecaafavordel
ISS.
Revisarescritura.
CoordinacinSeccional Escritura.
deBienestar.
Escritura.
21Recibiryrevisar
DireccinJurdica. Recibiryrevisarescritura.
escrituradehipotecaa
favordelISS,emite
conceptoydevuelve.
DireccinJurdica.
Escritura.
22Revisarycolocarpiede Profesional
firma,previoconcepto
favorable.
CoordinacinSeccional Piedefirma.
deBienestar.
Piedefirma.
23 Firmadeescriturade JefedeRecursos FirmadeescrituradeHipoteca.

hipotecaafavordelISS Humanos.
ydevuelveaBienestar
Social.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Firmadeescritura.
24Entregarescriturade Beneficiario
hipotecaafavordelISS
ycertificadodetradicin
ylibertaddondeconste
estanovedad,sin
excederde90das
despusdel
desembolso.
CoordinacinSeccional Escritura.
deBienestar.
Profesional
Revisaycolocapiedefirma.
Entregarescrituradehipoteca.
Enviopliza.
Documentodehipoteca.
Escritura.
Firmadeescritura.
Escritura.
25Entregaralbeneficiario Profesional
pagardegaranta
previamenteconstitdo.
Entregaralbeneficiariopagardegaranta
previamenteconstitdo.Alaamortizacintotal
delprstamoypreviaexpedicindelpazy
salvo(apartirdel01/01/02,serexpedidopor
BienestarSocialoquienhagasusveces,con
baseenelkrdexmensual.
CoordinacinSeccional Pagaranulado.
deBienestar.
Pagaranulado.
26Recibirpagarde
garanta.
Recibepagar.
CoordinacinSeccional Pagaranulado.
deBienestar.
Pagaranulado.
27ComunicaraNminas Profesional
lanovedadpara
suspensinde
descuentos.
Comunicaanminas.
CoordinacinSeccional Novedaddedescuento.
deBienestar.
Novedaddedescuento.
28Recibirsuspensinde Profesional
descuentos.
Recibesuspensin.
CoordinacinSeccional Suspensindedescuentos.
denminas.
Suspensindedescuentos.
29Solicitarladesafiliacin Profesional
delbeneficiarioala
CompaadeSeguros.
Solicitardesafiliacin.
CoordinacinSeccional Solicituddesafiliacin.
deBienestar.
Solicituddesafiliacin.
30Solicitarlacancelacin Beneficiario
delahipoteca
suministrandola
correspondienteminuta.
Aseguradora.
31RealizarLevantamiento Beneficiario
dehipoteca.
Levantamientodehipoteca.
CoordinacinSeccional Documentolevantamiento
deBienestar.
hipoteca.
Beneficiario
Documentolevantamiento
hipoteca.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRSTAMODEVIVIENDA(SEGUIMIENTOYCONTROL)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
PROFESIONALCOORDINACINSECCIONALDE
BIENESTARSOCIALOPERSONAENCARGADAENLA
SECCIONAL
Inicio
1
Controlarlosdesembolsosyhacerseguimientoa:descuentos
mensuales,abonosdecesanta,yextincintotaldelasdeudasy
pagosporTesorera.(Conbaseenelinformemensualdecartera
kardexemitidoporelDepartamentoNacionaldeContabilidad).
2
ReportaroficioalDepartamentoNacionaldeContabilidadlas
novedadesdeajuste,previaverificacin.(Debidamentesoportadas).
3
Atenderlasconsultasdelosbeneficiariosreferentealossaldosde
susprstamos,descuentosabonosetc.
4
Elaborarestadosdecuentaquesoliciten.
5
Elaborarpazysalvoporpagototaldeladeuda.
6
RevisarkardexyreportaraNminasencasodequefigurensaldosa
favordelosbeneficiarios.
7
ProyectareliniciodelSubprocesoDevolucindesaldosafavor.
PROFESIONALDEPARTAMENTONACIONALDE
CONTABILIDAD.
8
Controlarquelosbeneficiariosdeprstamospresentenlos
documentossoportesdelmismodentrodelosseis(6)meses
siguientesalafechadeexpedicindelaResolucindeadjudicacin.
9
VerificarpormediodeInformacinalNivelNacional,encasodeque
pasadosseis(6)mesesnoseefectaeldesembolso.
10
Controlaryconservarlasgarantaspersonales(pagar)ylas
garantasreales(escrituradehipoteca).
11
EnviarInformacinalasreascompetentes,acercadelos
prstamosalosqueserequierahacerefectivaslasgarantas.(en
casodenoconstitucindehipoteca).
12
Realizaraperturadeexpedientes,eincorporaryfoliardocumentos.
13
RealizarprocesodeCustodiaryactualizarlosexpedientes.
14
Enviarelexpedientealarchivoinactivo,unavezcanceladoel
prstamo,debidamentelegalizadaslasdeshipotecas,ypazysalvos
correspondientes.
15
Revisarlasnovedades(jubilaciones,retiros,traslados,fallecimientos,
insubsistencias,etc)segnelinformemensualyprocedersegnel
caso.
16
Realizarmantenimientodecomunicacinconlasdiferentes
dependenciasinvolucradasenelprocesodevivienda,ydarsolucin
oportunaasituacionesqueloafecten.
Fin
9.1.4.2.4.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
BIENESTARSOCIAL
PRSTAMODEVIVIENDA(SEGUIMIENTOYCONTROL)
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
Productoy/o
Resultado
Anlisisdel
informe.
1Controlarlosdesembolsosy Profesional
hacerseguimientoa:
descuentosmensuales,
abonosdecesantasy
extincintotaldelasdeudas
ypagospoTesorera.(Con
baseenelinformemensual
decarterakardexemitido
porelDepartamento
NacionaldeContabilidad).
RevisarelKardexdeviviendatransmitido
CD Coordinacin
mensualmenteporelDepartamentoNacional
Seccionalde
deContabilidad.
Bienestar.
Kardexdevivienda.
2ReportaralDepartamento
Profesionalde
NacionaldeContabilidadlas Contabilidad
novedadesdeajuste,previa
verificacin.(debidamente
soportadas).
ProyectaroficioreportandoalDepartamento CC Contabilidad.
NacionaldeContabilidadlasnovedadesde
ajustequeresultarondelanlisis,como
nmerodecdulaonombreincorrecto,
aplicacindedescuentos,ubicacinenel
kardex,personarepetidaconinformacin
diferente.
Anlisisdelinformede
cartera.
Proyectode
Oficio.
Profesional
Transcribiroficio.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
ProyectodeOficio.
Oficio.
Jefe
Departamento
Seccional
Desarrollode
Personal.
Revisinyfirma.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Oficio.
Oficiofirmado.
Profesional
Numeracin,radicacinyenvo.
Coordinacin
Oficio.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
3Atenderlasconsultasdelos Profesional
beneficiariosreferentealos
saldosdesusprstamos,
descuentosabonosetc.
Atencinpersonalizadaacadabeneficiario
quelorequiera
4Elaborarestadosdecuenta
quesoliciten.
Entregarelestadodecuentadelsolicitante. CP Coordinacin
Informedecartera.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Profesional
CP Coordinacin
Expedientedelbeneficiario,
SeccionaldeBienestar informedecartera.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Copiaderecibido
deloficio.
Atencindela
consulta.
Estadode
cuenta.
VA
Observaciones
5Elaborarpazysalvoporpago Profesional
totaldeladeuda.
RealizarlacertificacinqueindiqueelPazy CP Coordinacin
Informedecartera.
Salvo.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Pazysalvo.
6Revisarkardexyreportara Profesional
Nminasencasodeque
figurensaldosafavordelos
beneficiarios.
RevisarelKardex.
Expediente
revisado.
7Proyectareliniciodel
SubprocesoDevolucinde
saldosafavor.
Devolucindesaldos.
Coordinacin
Expediente.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Expediente.
8Controlarquelos
Profesional
beneficiariosdeprstamos
presentenlosdocumentos
soportesdelmismodentrode
losseis(6)mesessiguientes
alafechadeexpedicindela
Resolucindeadjudicacin
Controlpresentacindedocumentos.
Coordinacin
Entregadocumentos.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Entrega
documentos.
9Verificarpormediode
Profesional
InformacinalNivelNacional,
encasodequepasadosseis
(6)mesesnoseefectael
desembolso.
informacinalNivelNacional.
Coordinacin
Oficio.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Oficio.
10Controlaryconservarlas
Profesional
garantaspersonales(pagar)
ylasgarantasreales
(escrituradehipoteca).
Controldegarantas.
Coordinacin
Revisin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Revisin.
11EnviarInformacinalas
reascompetentes,acerca
delosprstamosalosque
queserequierahacer
efectivaslasgarantas.(en
casodenoconstitucinde
hipoteca).
Profesional
Entregarelestadodecuentadelsolicitante.
Coordinacin
Informe.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Informe.
Profesional
Entregarelestadodecuentadelsolicitante.
DireccinJurdica.
Informe.
Profesional
Abrirexpedientes.
Coordinacin
Aperturaexpedientes
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
12Realizaraperturade
expedientes,eincorporary
foliardocumentos.
Profesional
CD Coordinacin
Expedientedelbeneficiario.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Informe.
Apertura
expedientes.
13Realizarprocesode
Custodiaryactualizarlos
expedientes.
Profesional
Custodiaryactualizarexpedientes.
Coordinacin
Custodiadeexpediente.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Custodiade
expediente.
14Enviarelexpedienteal
Profesional
archivoinactivo,unavez
canceladoelprstamo....y
debidamentelegalizadaslas
deshipotecasypazysalvos
correspondientes.
Envodeexpedienteaarchivo.
Coordinacin
Envoexpediente.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Envi
expediente.
15Revisarlasnovedades(
Profesional
jubilaciones,retiros,
traslados,fallecimientos,
insubsistencias,etc)segnel
informemensualyproceder
segnelcaso.
Revisanovedades.
Coordinacin
Informe.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Informe.
16Realizarmantenimientode
Profesional
comunicacinconlas
diferentesdependencias
involucradasenelprocesode
vivienda,ydarsolucin
oportunaasituacionesquelo
afecten.
Mantenercomunicacincondiferentes
dependencias.
Coordinacin
Comunicacin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Comunicacin.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(BENEFICIARIOSENMORA)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
BENEFICIARIO
PROFESIONALCOORDINACIONSECCIONAL
DEBIENESTARSOCIALOPERSONA
ENCARGADAENLASECCIONAL
CONTABILIDADSECCIONAL
Inicio
1 Elaborarlistadoconsolidadosobreretiros,
jubilaciones,destituciones,retirosvoluntarios,
licenciasnoremuneradas,fallecimientos,
traslados.
2
Revisarloscasosderetiros,jubiladosy/olicencias
noremuneradasquecorrespondanabeneficiarios
deprstamosdevivienda,especficamenteMoras.
3
Solicitarladeterminacindelacuotaapagarpor
partedelbeneficirario.
4
LIQUIDACION
DEMORA
Solicitarlaliquidacindelosinteresesdemoraa
contabilidad.
5
Establecerinformacinalbeneficiarioyloorienta
acercadelasaccionesaseguir.
A
Comunicaralbeneficiarioyloorientasobreel
pagodelossegurosdevida,terremotoeincendio.
SolicitaralacompaadeSeguroselinformede
lospagosrealizadosporelBeneficiarioenMora
Realizarseguimientoycontroldelospagos
realizadosporelbeneficiario,hastalaextincinde
ladeuda.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
Actividad
PRESTAMODEVIVIENDA(BENEFICIARIOSENMORA)
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
VA
1Elaborarlistado
Profesional
consolidadosobre
retiros,jubilaciones,
destituciones,retiros
voluntarios,licenciasno
remuneradas,
fallecimientos,
traslados.
Remitircopiasdenovedadesdepersonal,
CD
especificamenteretiros(jubilaciones,
destituciones,retirosvoluntarios)licencias(
estudios,maternidad,enfermedad,licenciano
remunerada)vacaciones,fallecimientos,
traslados.Copiasdeliquidacionesdecesantas.
CoordinacinSeccional Informerecibidodelreade
deNminas.
Nminas.
Anlisisdelinforme
consolidado.
2Revisarloscasosde
Profesional
retiros,jubiladosy/o
licenciasno
remuneradasque
correspondana
beneficiariosde
prstamosdevivienda,
especficamenteMoras.
ProyectaroficioalDepartamentoNacionalde CD
Contabilidadsolicitandolareliquidacindel
prestamodelosbeneficiariosenmoraconelfin
dedeterminarlacoutaapagar.
CoordinacinSeccional Anlisisdelinforme.
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
ProyectodeOficio.
Transcribiroficio.
CoordinacinSeccional ProyectodeOficio.
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Oficio.
JefeDepartamento Revisinyfirma.
Desarrollode
personalopesona
encargada
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Solicitud.
Profesional
3
Solicitarla
determinacindela
cuotaapagarporparte
delbeneficirario.
Solicituddecuota.
Observaciones
Profesional
Informacinsobrecuota.
readeContabilidad.
Informe.
Informe.
Profesional
Liquidacindelosintereses.
readeContabilidad.
Comunicado.
Comunicado.
5Establecerinformacin Profesional
albeneficiarioylo
orientaacercadelas
accionesaseguir.
Informacinbeneficiario.
Beneficiario.
Informacin.
Informacin.
6Comunicaral
Profesional
beneficiarioyloorienta
sobreelpagodelos
segurosdevida,
terremotoeincendio.
Comunicacinalbeneficiario.
Beneficiario.
Comunicado.
Comunicado.
Realizapagos.
Beneficiario.
Recibos.
Recibos.
EstableceryCoordinarelpagodebeneficiarios
enmora.
CoordinacinSeccional Pagos.
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Pagos.
Constatapagos.
Aseguradora.
Constatapagos.
Realizaseguimientoycontrol.
CoordinacinSeccional Verificacindepagos.
deBienestaro
Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
4Solicitarlaliquidacin
delosinteresesde
moraacontabilidad.
Beneficiario
7Solicitaralacompaa Profesional
deSeguroselinforme
delospagosrealizados
porelBeneficiarioen
Mora
Personalde
aseguradora
8Realizarseguimientoy Profesional
controldelospagos
realizadosporel
beneficiario,hastala
extincindeladeuda.
Constatapagos.
Verificacindepagos.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANSOSECCIONAL
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(DESCUENTODECUOTAS)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
1 Establecerautorizacindedescuentopornminaypignoracinde
cesantas.
2
EnivarcopiadelaautorizacinalreadeNominas.
3
Verificarelinformemensualdecartera(kardex)conelfindedetectar
beneficiariosqueyahayancompletadoelpagodelprestamo.
4
InfiormaralreadeNminaslasuspensindelosdescuentosdelos
beneficiariosqueyahancompletadoelpagodelprstamo.
5
Informaralacompaaaseguradoraqueelbeneficiarioseencuentraapaz
ysalvoconelprstamo.
6
InformaralDepartamentoNacionaldeContabilidadqueelbeneficiariose
encuentraapazysalvo.
7
Informaralbeneficiarioqueyaseencuentraapazysalvoconelprstamo.
8
Expedirpazysalvoalbeneficiario.
Fin
PROFESIONAL
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
PRESTAMODEVIVIENDA(DESCUENTODECUOTAS)
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Establecerautorizacin Beneficiario
dedescuentopor
nminaypignoracin
decesantas.
2Enviarcopiadela
Profesional
autorizacinalreade
Nminas.
Profesional
Donde
Insumos
CoordinacinSeccional Formatodeautorizacin.
deBienestar.
Proyectaroficioenviandocopiadela
autorizacinalreadeNminas.
CP
Productoy/o
Resultado
Autorizacin.
VA
CoordinacinSeccional Formatodeautorizacin.
deBienestar.
Proyectode
Oficio.
deBienestar.
Oficio.
JefeDepartamentoNacionalde Revisinyfirma.
DesarrollodePersonalopersona
encargadadelprocesoenla
seccional
deBienestar.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestar.
Copiaderecibido
deloficio.
Informede
X
beneficiariosque
seencuentrana
pazysalvo.
Transcribiroficio.
3Verificarelinforme
Profesional
mensualdecartera
(kardex)conelfinde
detectarbeneficiarios
queyahayan
completadoelpagodel
prstamo.
Consolidarlistadodebeneficiariosque
terminarndecancelarelprstamo.
CD
CoordinacinSeccional Informemensualdecartera
deBienestar.
(kardex).
4Infiormaralreade
Profesional
Nminaslasuspensin
delosdescuentosde
losbeneficiariosqueya
hancompletadoelpago
delprstamo.
ProyectaroficiodirigidoalreadeNminas
informandolasuspensindelosdescuentos.
CP
CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Proyectode

deBienestar
encuentranaPazySalvo.
Oficio.
Profesional
Transcribiroficio.
deBienestar.
Oficio.
JefeDepartamentoSeccionalde Revisinyfirma.
DesarrolloPersonalopersona
seccional
deBienestar.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestar.
Copiadel
recibidodel
oficio.
Observaciones
5Informaralacompaa Profesional
aseguradoraqueel
beneficiariose
encuentraapazysalvo
conelprstamo.
Profesional
Proyectaroficiodirigidoalacompaa
aseguradora.
CP
deBienestar.
Oficio.
seccional
deBienestar.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestar.
Copiadel
recibidodel
oficio.
6Informaral
Profesional
DepartamentoNacional
deContabilidadqueel
beneficiariose
encuentraapazysalvo.
Profesional
Transcribiroficio.

deBienestar.
Oficio.
ProyectaroficiodirigidoalDepartamento
NacionaldeContabilidadinformandoqueel
beneficiarioyaseencuentraaPazySalvo.
CP
deBienestar.
Oficio.
seccional
deBienestar.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestar.
Copiaderecibido
deloficio.
7Informaralbeneficiario Profesional
queyaseencuentraa
pazysalvoconel
prstamo.
Profesional
Transcribiroficio.

deBienestar.
Oficio.
Proyectaroficiodirigidoalbeneficiario
informandolequeyaseencuentraaPazy
salvo.

deBienestar.
Oficio.
deBienestar.
Oficio.
DesarrolloPersonalopersona
seccional.
deBienestar.
Oficiofirmado.
Profesional
deBienestar.
8Elaborarpazysalvoal Profesional
beneficiario.
Transcribiroficio.
CP
Elaborarcertificacinqueindiquequeel
beneficiarioseencuentraapazysalvo.
Copiadel
recibidodel
oficio.
CoordinacinSeccional Informedebeneficiariosquese Pazysalvo.
deBienestar.
9.1.4.2.7.Formato2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(PAGOSPORTESORERIA)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
FUNCIONARIO
PROFESIONAL
Inicio
1
Recibiryrevisarelinformedelreade
Nominassobrenovedadesderetiro,
trasladoolicencianoremuneradadeun
beneficiariodeprstamoparavivienda,
indicandosisetrataderetirovoluntario,
destitucin,pensin.
2
Recibirnotificacin.
3
Revisarestadodecuentadelservidorque
seretirayclasederetiro.
4
Solicitarvalordeprestacionessociales
definitivasparatodosloscasos(retiro
voluntario,pensinodestitucin).
5
Revisarprestacionessocialesdelservidore
informarvalor.
6
Verificarsilasprestacionessocialescubren
latotalidaddeladeuda.
PERSONALDE
CONTABILIDAD
AREADE
CONTABILIDAD
PERSONALDETESORERIA
A
Solicitarlaexpedicindecertificadodepaz
ysalvo.
8
SolicitarlaDesafiliacinalservidordela
compapadeseguros.
9
RELIQUIDACIO
NDEL
PRESTAMODE
VIVIENDA
Solicitarreliquidacindelprstamo.
10
RealizarReliquidacinyenviode
certificacinquecontenga:Ndecuotas
pendientesporpagar,valordelacuota
mensualconelnuevoporcentajeporser
exfuncionariaretiradavoluntariamente
(18%),pensionada(12%).
11
Enviarcomunicacindelareliquidacinal
AreadeTesoreria
12
Recibircomunicacindelareliquidacinde
laTesoreria
13
SolicitarInformacincuandosetratade
beneficiariosdestituidosquedeben
cancelarlatotalidaddelprestamoenun
trminonomayora(30)das.
14
RealizarlaCancelacindeladeuda(En
casodenocumplirconlacancelacin,se
comunicaalaOficinaJurdica).
15
ElaborarIniciosubprocesodecobro
coactivo.
Cobro
Coactivo
16 Remitirmensualmente,relacindepagos
deprstamosdeviviendaefectuadosall,
paraafectarlossaldosenelkardexde
vivienda.
17
Verificaryenviar.
18
Revisarrelacindepagos,controlaestados
decuenta,pagosalacompaadeseguros.
19
Diligenciarlaexpedicindelcertificadode
pazysalvo,unavezverificadala
cancelacindeladeuda.
20
Revisarlosestadosdecuenta(kardex),
pagosalacompaadesegurosyunavez
finalizadoseexpidepazysalvoyse
procedealadeshipoteca.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
BIENESTARSOCIAL
PRESTAMODEVIVIENDA(PAGOSPORTESORERIA)
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
Productoy/o
Resultado
Recibidodelinforme
1RecibiryrevisarelinformedelreadeNominas Profesional
sobrenovedadesderetiro,trasladoolicenciano
remuneradadeunbeneficiariodeprstamopara
vivienda,indicandosisetrataderetirovoluntario,
destitucin,pensin.
Elaborarconsolidadosobreretiros,
CD Coordinacin
Informeenviadoporla
licenciasnoremuneradas,
SeccionaldeBienestar CoordinacinSeccional
insubsistenciasdeunservidor
oDepartamento
deNminas.
beneficiariodeprestamodevivienda.
SeccionaldeRecursos
Humanos.
2Recibirnotificacin.
Profesional
Recibenotificacin.
Coordinacin
Notificacin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Notificacin
3Revisarestadodecuentadelservidorquese
retirayclasederetiro.
Profesional
Revisaestadodecuenta.
Coordinacin
Estadodecuenta.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Estadodecuenta
4Solicitarvalordeprestacionessocialesdefinitivas Profesional
paratodosloscasos(retirovoluntario,pensino
destitucin).
Solicitavalordeprestaciones.
Coordinacin
Valordeprestaciones.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Valordeprestaciones
5Revisarprestacionessocialesdelservidore
informarvalor.
Profesional
Revisaprestacionessociales.
Coordinacin
Informe.
SeccionaldeNminas.
Informe.
6Verificarsilasprestacionessocialescubrenla
totalidaddeladeuda.
Profesional
Verificaprestaciones.
Coordinacin
Verificacin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Verificacin.
Profesional
Profesional
Verificaprestaciones.
Solicitarexpedicin.
Areadecontabilidad. Verificacin.
Verificacin.
Coordinacin
Certificadopazysalvo. Certificadopazy
salvo.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Profesional
Coordinacin
Solicitud.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
7Solicitarlaexpedicindecertificadodepazy
salvo.
8SolicitarlaDesafiliacinalservidordela
compapadeseguros.
Solicitud.
VA
Observaciones
9Solicitarreliquidacindelprstamo.
Profesional
Solicitareliquidacindelprstamo.
Coordinacin
Solicitud.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Solicitud.
Personalde
Contabilidad
Personalde
Contabilidad
Realizareliquidacin.
Areadecontabilidad.
Solicitud.
Solicitud.
Reliquidayenviacertificacin.
Areadecontabilidad.
Certificacin.
Certificacin.
11EnviarcomunicacindelareliquidacinalArea
deTesoreria
Profesional
Enviodecomunicacin.
Coordinacin
Comunicacin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Comunicacin.
12Recibircomunicacindelareliquidacindela
Tesoreria
Profesional
Recibencomunicacin.
Tesorera,
aseguradoray
Beneficiario.
Comunicacin.
13SolicitarInformacincuandosetratade
Profesional
beneficiariosdestituidosquedebencancelarla
totalidaddelprestamoenuntrminonomayora
(30)das.
Solicituddeinformacin.
Coordinacin
Informacin.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
14RealizarlaCancelacindeladeuda(Encaso Funcionario
denocumplirconlacancelacin,secomunicaa
laOficinaJurdica).
Realizacancelacindeladeuda.
Sitioacordadode
pago.
Cancelacinpazysalvo. Cancelacinpazy
salvo.
15ElaborarIniciosubprocesodecobrocoactivo.
Iniciodecobrocoactivo.
reaJurdica.
Cobrocoactivo.
Cobrocoactivo.
Remiterelacindepagos.
Tesorera.
Rerlacindepagos.
Rerlacindepagos.
PersonalAreade Verificayenvia.
Contabilidad.
Profesional
Revisarrelacindepagos.
Tesorera.
Verificacin.
Verificacin.
10RealizarReliquidacinyenviodecertificacin
quecontenga:Ndecuotaspendientespor
pagar,valordelacuotamensualconelnuevo
porcentajeporserexfuncionariaretirada
voluntariamente(18%),pensionada(12%).
16Remitirmensualmente,relacindepagosde
prstamosdeviviendaefectuadosall,para
afectarlossaldosenelkardexdevivienda.
17Verificaryenviar.
18Revisarrelacindepagos,controlaestadosde
cuenta,pagosalacompaadeseguros.
Personalarea
Juridica
Personalarea
Tesoreria.
Comunicacin.
Coordinacin
Rerlacindepagos.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Informacin.
Rerlacindepagos.
19Diligenciarlaexpedicindelcertificadodepazy Profesional
salvo,unavezverificadalacancelacindela
deuda.
Expedicindecertificadopazysalvo.
Coordinacin
Certificacinpazysalvo. Certificacinpazy
salvo.
oDepartamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
20Revisarlosestadosdecuenta(kardex),pagosa Profesional
lacompaadesegurosyunavezfinalizadose
expidepazysalvoyseprocedealadeshipoteca.
Revisaestadosdecuenta.
Coordinacin
Anlisisdelestadode
SeccionaldeBienestar cuentaypagosala
oDepartamento
compaadeseguros.
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Pazysalvo.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
BIENESTARSOCIAL
PRESTAMODEVIVIENDA(LEVANTAMIENTODEHIPOTECA)
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
PROFESIONAL
BENEFICIARIO
PERSONALDEJURIDICA
Inicio
1
Realizarlaexpedicindepazysalvo.
2
Solicitaralbeneficiariolafinalizacindelpagodel
prestamoyentregarelmodelodelaminutaparael
levantamientodehipotecayespecificarelplazo
correspondienteparafinalizarelproceso.
3
Recibirnotificacin.
4
DiligenciarminutadedeshipotecaantelaNotaria
respectivaydevuelvepararevisiny/ofirma.
5
RealizarDevolucindeminutapararevisiny/o
firma.
6
Revisarcorrectodiligenciamientodelaminuta.
7
EnviaraDireccinJuridicaparaestudioy
concepto.
8
Realizarelestudioyremitirconceptofavorable.
JEFEDEPARTAMENTODE
RECURSOSHUMANOS
A
Establecerdevolucinminutaparaajustarsegn
correcciones.
10
RealizarajustesydevuelveaBienestarSocialsi
esdelcaso.
11
RemitiraRecursosHumanosparavistobueno.
12
Revisar,ydarvistobuenoyenvaparaFirma.
13
Devuelveabeneficiarioparaquecontinueel
trmite.
14
RemitirminutaalaNotariaparafinalizartrmitesy
registrarladeshipoteca.
15
Recibirenunplazonomayora90das
certificadodetradicinylibertadanombredel
servidor.
16
Archivarelcertificadodetradicinylibertadenel
expedienteyenviarloalarchivoinactivo,
debidamenteprotegido.
Fn
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA(LEVANTAMIENTODEHIPOTECA)
No.
Actividad
1Realizarlaexpedicindepazysalvo.
Ejecutor
Profesional
Tarea
Realizaexpedicindepazy
salvo.
Donde
Insumos
CoordinacinSeccionalde
Pazysalvo.
BienestaroDepartamento
SeccionaldeRecursosHumanos.
Proyectaroficionotificandoal
beneficiariolafinalizacindel
pagodelprstamo.
3Recibirnotificacin.
Recibenotificacin.
Notificacin.
Notificacin.
4Diligenciarminutadedeshipotecaantela
Beneficiario
Notariarespectivaydevuelvepararevisiny/o
firma.
Diligenciarminutade
deshipoteca.
Notaria.
Deshipoteca.
5RealizarDevolucindeminutapararevisin Beneficiario
y/ofirma.
Devolverminutapararevisin.
Devolucinminuta.
Devolucinminuta.
6Revisarcorrectodiligenciamientodela
minuta.
Beneficiario
Revisardiligenciamiento
minuta.
Revisinminuta.
Revisinminuta.
7EnviaraDireccinJuridicaparaestudioy
concepto.
Profesional
Enviaradireccinjurdica.
DireccinJurdica.
Enviominuta.
Enviominuta.
8Realizarelestudioyremitirconcepto
favorable.
Personalrea
Juridica
Realizaestudio.
DireccinJurdica.
Concepto.
Concepto.
9Establecerdevolucinminutaparaajustar
segncorrecciones.
Profesional
Devolucindeminuta.
Devolucinminuta.
Deshipoteca.
VA
Pazysalvo.
2Solicitaralbeneficiariolafinalizacindelpago Profesional
delprestamoyentregarelmodelodela
minutaparaellevantamientodehipotecay
especificarelplazocorrespondientepara
finalizarelproceso.
Beneficiario
CP CoordinacinSeccionalde
Estadodecuentay
pazysalvo.
Productoy/o
Resultado
Proyectodeoficio. X
Devolucinminuta.
Observaciones
10RealizarajustesydevuelveaBienestarSocialBeneficiario
siesdelcaso.
Realizarajustes.
Ajustesminuta.
Ajustesminuta.
11RemitiraRecursosHumanosparavisto
bueno.
Profesional
RemitiraRecursosHumanos.
JefaturadeRecursosHumanos.
Vistobueno.
Vistobueno.
12Revisar,ydarvistobuenoyenvapara
Firma.
JefedeRecursos Revisaydavistobueno.
Humanos
JefaturadeRecursosHumanos.
Vistobuenoyfirma.
Vistobuenoy
firma.
13Devuelveabeneficiarioparaquecontinueel Profesional
trmite.
Recibirydevolverabeneficiario.
Recibeydevuelve
minuta.
14RemitirminutaalaNotariaparafinalizar
trmitesyregistrarladeshipoteca.
Devuelveminutaalanotaria.
Notaria
15Recibirenunplazonomayora90dias
Profesional
certificadodetradicinylibertadanombredel
servidor.
Recibircertificadodetradiciny
libertad.
Certificadodelibertad. Certificadode
libertad.
16Archivarelcertificadodetradicinylibertad Profesional
enelexpedienteyenviarloalarchivoinactivo,
debidamenteprotegido.
Archivarcertificadodelibertad.
CoordinacinNacionalde
ExpedienteCompleto. Expedienteenel
archivoinactivo.
Beneficiario
Recibeydevuelve
minuta.
Registrardeshipoteca. Registrar
deshipoteca.
9.1.4.2.8.2.MARCONORMATIVOGENERALDEPRESTAMODEVIVIENDA
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCION
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRSTAMODEVIVIENDA
FUENTEJURDICADELPROCESO
(NOMBRE,NMEROYFECHA)
ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros
SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial,
Octubre2001.Artculo64
Resolucin6213del29deNoviembrede2005
DESCRIPCIN
"PorlacualsereglamentaelPlanEspecialdeprestamoparaviviendaenelSeguroSocial".
PorlacualsemodificalaResolucin3696del16dediciembrede1997quereglamentael"Planespecialdeprestamoparaviviendaenel
seguroSocial".
"PlanEspecialdePrestamosdeVivienda".
"PorlacualseestablecenlascondicionesdepagodePrestamosdeViviendadetrabajadoresoficialesqueseacogieronalPlandeRetiro
Voluntario".
9.1.4.2.8.3.MAPADERIESGOSGENERALPROCESODEPRSTAMODEVIVIENDA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PRESTAMODEVIVIENDA
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
1DesgasteAdministrativo.
Entregadelformulariocon
documentacinfalsaporpartedel
beneficiario.
Medio
2 Informacinfuentecondos
mesesderetrazo.
KardexdecontabilidaddeNivel
Alto
Nacionaldesactualizado(dosmeses).
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Correctivo
Nivelde
Riesgo
Medio
Selequitalaoportunidadaotra
personaparaqueentrege
documentos.
Medio
Elbeneficiarionovereflejadoenel
Kardexelsaldoquehacancelado.
Alto
Kardexdecontabilidad
unicamenteesledoenla
Seccionalelprogramaes
manejadoenNivelNacional.
Correctivo
Alto
Alto
Resolucin3696de1997
Planespecialparaprstamode
viviendaenelSeguroSocial.
Resolucin3523de1999.
.Entregadeinstructivos
"Requisitosparaadjudicacinde
Vivienda".
Preventivo
Medio
OficiodeRadicacindelas
minutasdecancelacinde
hipoteca.
Preventivo
Alto
Setieneinformacindesactualizada
sobrelossaldosdeloscrditos.
3Desgasteadministrativoy
sobrecargaalRecurso
Humano.
Lentitudenelsuministroy
procesamientodelainformacin.
5Represamientodeexpedientes Demoraenlosconceptosdelrea
convistobuenodel
JurdicaenlaSeccional.
DepartamentoJurdico.
Medio
Elbeneficariopornegligenciano
cumpleconlostrmites.
Alto
Vencimientodetrminosparael
Alto
levantamientodehipotecapornotener
soportesdeResolucinde
NombramientoyposesindeGerente
delISS.
9.1.4.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA:
MACROPROCESO:
PROCESO:
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO:
DOTACIONDEUNIFORMES
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
DELEGADODELCOMITDEBIENESTAR
SOCIAL
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOSOPERSONA
inicio
1
RevisarprogramacinparalacompradeDotacindeUniformes.
2
Digitarproyectodeoficiosolicitandonovedadesdepersonal.
3
Revisaryfirmaroficio.
4
Envaroficioalreacorrespondiente.
5
Recibirlistadoyenvaracadanegocioyreaparasuverificacin.
6
Revisarlistado,verificarcargosyfuncionesdelosTrabajadores.
COORDINACINDEBIENESTARSOCIAL
SECCIONAL
A
Recepcionarlistadosyconsolidarinformacin.
8
Definirlistadodeuniformes.
9
Revisar,firmarlistadosyenvaraBienesyServicios.
10
RealizarConvocatoriaparaComitdeBienestarSocial.
11
Definirespecificacionesdelosuniformes.
12
Recibirdotacindelalmacn.
13
Realizarentregaindividual.
14
Realizarseguimientoysupervisinpermanentedelproceso.
Fin
9.1.4.3.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
DOTACIONDEUNIFORMES
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Productoy/o
Resultado
Documentossoporte documentos
delprocesode
soporte
compradotacinde
uniformes.
Insum os
1Revisarprogramacinparalacomprade TcnicoServiciosAdministrativosla
DotacindeUniformes.
personaencargadaenlaseccional
Revisaydefinelos
lineamientosaseguir.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
2Digitarproyectodeoficiosolicitando
novedadesdepersonal.
TcnicoServiciosAdministrativosla
Digitaproyectodeoficio.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
ProyectoOficio.
3Revisaryfirmaroficio.
CoordinadorBienestarSocialSeccional Revisayfirmaoficio.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Revisayfirmaoficio. Revisayfirma
oficio
4Envaroficioalreacorrespondiente.
Enviooficio.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Oficio.
oficio
5Recibirlistadoyenvaracadanegocio CoordinadorBienestarSocial
yreaparasuverificacin.
Seccional
Recibirlistadoyenva.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Listado.
Listado.
6Revisarlistado,verificarcargosy
funcionesdelosTrabajadores.
Revisarlistado.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Listado.
Listado.
7Recepcionarlistadosyconsolidar
informacin.
Recepcionarlistados.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Listado.
Listado.
8Definirlistadodeuniformes.
Consolidarlistadode
uniformesespecificando
persona,talla,colory
medidas.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Listadoconsolidado. Listado.
Revisaryfirmarlistados.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Revisaryfirmar.
Revisaryfirmar.
9Revisar,firmarlistadosyenvaraBienes CoordinadorBienestarSocial
yServicios
Seccional
ProyectoOficio
10RealizarConvocatoriaparaComitde
BienestarSocial.
reuniralcomitde
Uniformes.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Listadodelcomit.
Listado.
11Definirespecificacionesdelos
uniformes.
DelegadosyComitde
BienestarSocial
Definecaractersticasde
losuniformes.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Definen
caractersticas.
Define
caractersticas.
12Recibirdotacindelalmacn.
CoordinadorBienestarSocial
Seccional
RecibeDotacin.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
RecibeDotacin.
RecibeDotacin.
13Realizarentregaindividual.
Realizaentrega.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Realizaentrega.
Realizaentrega.
14Realizarseguimientoysupervisin
permanentedelproceso.
CoordinadorBienestarSocial
Seccional
Realizaentregaindividual.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Realizaentrega.
Realizaentrega.
VA
Observaciones
9.1.4.3.3.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTODERECUROSHUMANOSSECCIONAL
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
DOTACIONDEUNIFORMES
ResolucinN.1130del08deabrilde1997
DESCRIPCIN
"PormediodelacualsereglamentaelsuministrodeuniformesdelosempleadosplbicosytrabajadoresoficialesdelInstitutodeSeguros
Sociales".
DotacindeUniformesalostrabajadoresoficiales
SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdeladelaSeguridadsocial,
octubre2001,Artculo89
ResolucinN.1693del16deabrilde2002
"PormediodelacualsereglamentaelsuministrodedotacindeuniformesdelostrabajadoresoficialesdelInstitutodeSegurosSociales".
ConceptoemitidoporlaDireccinJuridicanacionalmedianteOficioDJNUS ConceptosobreentregadeDotacin
N.11572del24denoviembrede2004
Resolucin0421del24deFebrerode2005
"PorlacualsereglamentaelsuministrodelaDotacindeUniformesparalostrabajadoresdelISS".
9.1.4.3.4.MAPADERIESGO
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
DOTACINDEUNIFORMES
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Nivelde
Riesgo
Incumplimientodelcronograma Variacindelaprogramacinen
Alto
porpartedelNivelNacional
cuantoalaasignacinpresupuestale
(adjudicacinderecursos).
incumplimientodefechasporfaltade
recursospresupuestales.
.ContinuoscambiosdeNormatividad.
Faltadecredibilidaddelpersonalal
Medio
sentirquenosecumplelaConvencin
ColectivadelTrabajo..
Desmotivacindelpersonal.
.Desgasteadministrativo.
Actualmenteexistemayor
Coordinacinentrelasreas.
Correctivo
Medio
Imcumplimientode
obligaciones.
Alnopodercumplirconloestabledico Alto
enelcronograma,demoraenlos
procesossepuedengenerar
reclamacionesdetipojurdico.
Losfuncionariosafectadosinstauran Medio
Tutelas,DerechosdePeticinyotros.
Noexistencontroles.
Correctivo
Medio
Informacinincompleta.
Jefesomitenalgunosempleadosen
listaparaentregadedotacin.
Inconformidaddelpersonalquenove Alto
resueltassusnecesidadesdedotacin.
verificacindelalistaenvidapor
losdepartamentosvs.Listade
planta.
Preventivo
Medio
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PREMIOALAEXCELENCIAACADEMICA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
BENEFICIARIO
COMITSECCIONALDE
BIENESTAR
Inicio
1
Fijarpoliticas.
2
Realizarypublicarconvocatoriaparala
adjudicacindepremioalaexcelencia,donde
seespecifiquelasfechasylosrequitosexigidos
segnResolucin3094del27deoctubrede
1997yellugardondesedebenentregar.
3
RealizarentregadeFormularios.
4
Diligenciarsolicitudenformulariorespectivos
conlosdocumentossoportesenelplazodado.
5
RecepcionarFormulariosdesolicitudesylos
documentossoportesenlasfechas
establecidas.
6
RevisaryVerificarlainformacinde
documentossoporte.
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOSOPERSONA
PROFESIONALUNIVERSITARIODE
LACOORDINACIONNACIONALDE
BIENESTAROTECNICODE
SERVICIOSADMINISTRATIVOS
7
RealizaradjudicacinaBeneficiariosyproyecta
resolucin.
8
RealizarnotificacinActoAdministrativoacada
beneficiario.
9
RealizarfirmaActoAdministrativo.
10
RealizarinformesdeNotificaciones.
11
RealizarautorizacindeGiros.
12
RealizarAbonoCuentas.
13
Realizarelseguimientoycontroldela
informacin,revisandolasnotasoficiales,
recibosdepagosconelfindealimentarlabase
dedatos.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
1Fijarpoliticas.
BIENESTARSOCIAL
Ejecutor
Donde
Insumos
Productoy/o
VA
Resultado
Clculode
X
Presupuesto.
Coordinacin
Nacionalde
Bienestar.
Adjudicaciones
anterioresyposibles
nuevas
adjudicaciones.
2Realizarypublicarconvocatoriaparala TcnicoServicios
adjudicacindepremioalaexcelencia, Administrativospersona
dondeseespecifiquelasfechasylos
encargadaSeccional
requitosexigidossegnResolucin3094
del27deoctubrede1997yellugar
dondesedebenentregar.
Elaborarconvocatoriaespecificando CP
fechas,requisitosylugar.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Calendarioy
Resolucin3094del
27deoctubrede
1997.
Convocatoriaen X
borrador.
3RealizarentregadeFormularios.
Realizaentregaformularios.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Entregaformularios.
Entrega
formularios.
4Diligenciarsolicitudenformulario
Beneficiario
respectivosconlosdocumentossoportes
enelplazodado.
Presentarelformulariodesolicitudy
losdocumentosrespectivossegn
Resolucin3094del27deoctubre
de1997,enelDepartamento
NacionaldeRecursosHumanospara
losfuncionariosdelasseccionaleso
alaCoordinacinNacionalde
Bienestar.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Formulariodesolicitud Solicitud
yrequisitos.
recepcionada.
5RecepcionarFormulariosdesolicitudesy TcnicoServicios
losdocumentossoportesenlasfechas Administrativospersona
establecidas.
encargadaSeccional
Recepcionarsolicitudydocumentos
soportedeacuerdoalaResolucin
3094del27deoctubrede1997.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Solicitudesy
Solicitudesy
documentossoportes. documentos
soportes
recepcionados.
ComitSeccionaldeBienestar Revisarinformacindedocumentos.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Solicitudesy
Solicitudesy
documentossoportes. documentos
soportes
verificados.
ComitSeccionaldeBienestar GeneraActa.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Acta.
TcnicoServicios
Administrativospersona
encargadaSeccional
Fijarpolitcas.
C
CD
6RevisaryVerificarlainformacinde
documentossoporte.
ProfesionalUniversitario
CoordinacinNacional
TcnicoServicios
Administrativos
Tarea
Acta.
Observaciones
7RealizaradjudicacinaBeneficiariosy
proyectaresolucin.
CoordinacinNacional
TcnicoServicios
Administrativos
ProyectarResolucinde
AdjudicacindeAuxilios,Medias
BecayBeca.
Coordinacin
Nacionalde
Bienestar.
Aprobacinporparte Proyectode
delComitNacional Resolucin.
deBienestarSocial.
8RealizarnotificacinActoAdministrativoa TcnicoServicios
cadabeneficiario.
encargadaSeccional
Realizanotificacin.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Notificacin.
Notificacin.
9RealizarfirmaActoAdministrativo.
Beneficiario
Firmaactoadministrativo.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Actoadministrativo.
Acto
administrativo.
10RealizarinformesdeNotificaciones.
CoordinacinNacional
TcnicoServicios
Administrativos
Informenotificacin.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Notificacin.
Notificacin.
11 RealizarautorizacindeGiros.
CoordinacinNacional
TcnicoServicios
Administrativos
AutorizacinGiro.
Coordinacin
Nacionalde
Bienestar.
12RealizarAbonoCuentas.
CoordinacinNacional
TcnicoServicios
Administrativos
Realizaabonodecuentas.
Bancos.
Abonodecuentas.
13Realizarelseguimientoycontroldela
informacin,revisandolasnotas
oficiales,recibosdepagosconelfinde
alimentarlabasededatos.
TcnicoServicios
encargadaSeccional
Realizaseguimientoycontrol.
Coordinacin
Seccionalde
Bienestar.
Certificacindenotas, Basededatos
recibosdepago.
actualizada.
CP
Giro.
Abonode
cuentas.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTIODERECURSOSHUMANOSSECCIONAL
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
Resolucin3094del27deoctubrede1997
DESCRIPCIN
"PorlacualsereglamentaelPremioNacionaldelInstitutodeSegurosSocialesalaExcelencia
Acadmica".
ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutode
PremioNacionaldelInstitutodeSegurosSocialesalaExcelenciaAcadmica.
SegurosSocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelade
laSeguridadsocial,octubre2001,Artculo96
9.1.4.4.4.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
PREMIOALAEXELENCIAACADEMICA
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
1 Inoportunidadenel
RetrazodelISSenelpagodelpremio Medio
cumplimientoporpartedelISS. alaExelenciaAcadmica.
Desgasteadministrativo.
.Prdidadecredibilidadhaciala
institucin.
2 Incumplimientoporpartedel
Beneficiario.
ElBeneficiarionocumplecontodoslos Medio
requisitossolicitadoscomoson
certificadosdenotas.
3Incumplimientode
obligaciones.
Faltadecumplimietnoconlos
Medio
cronogramasfijadosparaelcomitde
ExcelenciaAcadmica.
Im pacto
Medio
ControlesExistentes
Tipode
control
Nivelde
Riesgo
Verificacindebasededatos
fsicosymagnticos.
Preventivo
Medio
Puedeelfuncionarioperderel
Alto
beneficiodelpremioalaExelencia
Acadmicapordemoraenlaentrega
dedocumentos.
Establecimientodefechaspara
entregadedocumentos.
Preventivo
Medio
.Inoportunidadenlospagospor
vigenciasdedinerosvencidos.
.Adjudicacinanualdelpremio, Correctivo
segnloreglamentado.
Basededatos.
Revisindedocumentossoporte.
Medio
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
JARDININFANTILYPREESCOLAR
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SOLICITANTE
/FUNCIONARIO
Inicio
1
FijarlasPolticasyAsignacinde
Recursos.
2
RealizarConvocatorias.
3
ElaborarPlandeActividades.
4
RealizarAprobacindelPlan.
5
RealizarentregadeFormularios.
6
DiligenciarFormulario.
7
Presentarsolicituddeinscripcin
dehijosalasguarderasdel
insititutoColombianodeBienestar
Familiar.
COORDINACINDE
BIENESTARSOCIAL
NIVELNACIONAL
TECNICODESERVICIOS JEFEDEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVOS
DERECURSOSHUMANOS
SECCIONAL
SECCIONAL
JEFEDEPARTAMENTO
NACIONALDE
DESARROLLODE
PERSONAL
PERSONAENCARGADA
DEGUARDERIA
A
Recibirformulariosyconsolidarlas
solicitudesdefuncionarios
interesadoseninscribirloshijosen
lasguarderasdelInstituto
ColombianodeBienestarFamiliar.
9
AnalizaryRevisarFormularios.
10
ClasificacindeFormularios.
11
Realizarconveniomediante
ContratoInteradministrativoconel
InstituoColombianodeBienestar
Familiar.
12
RealizarConfirmacindeCupo.
13
AceptarCupo.
14
DiligenciarMatrcula.
15
Realizarentregaderequisitosde
Escolaridad.
16
RealizarCumplimientode
Requisito.
17
B
RealizarIniciodeActividades
Escolares
18
EstablecerSeguimientoyControl.
19
RealizarEvaluacin.
20
AnalizaryElaborarInforme
21
Analizarinforme.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
1FijarlasPolticasy
Asignacinde
Recursos.
Coordinacinde
BienestarSocialNivel
Nacional
2Realizar
Convocatorias.
Tarea
Fijarpolitcas.
Donde
Insum os
Coordinacinde
PolitcasyAsignacinde
BienestarSocialNivel Recursos.
Nacional.
PolitcasyAsignacinde
Recursos.
TcnicodeServicios
Realizaconvocatoria.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Convocatoria.
Convocatoria.
3ElaborarPlande
Actividades.
TcnicodeServicios
Elaboraplandeactividades.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Plandeactividades.
Plandeactividades.
4RealizarAprobacin
delPlan.
JefeDepartamentode Realizaaprobacinplan.
RecursosHumanos
GerenteSeccional
Realizaaprobacinplan.
JefaturadeRecursos Aprobacindelplan.
Humanos.
GerenciaSeccional. Aprobacindelplan.
Aprobacindelplan.
5Realizarentregade
Formularios.
TcnicodeServicios
Entregadeformularios.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Diligenciaformulario.
Aprobacindelplan.
6DiligenciarFormulario. Solicitante/funcionario
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
7Presentarsolicitudde Solicitante/funcionario
inscripcindehijosa
lasguarderasdel
insititutoColombiano
deBienestarFamiliar.
Presentasolicituddeinscripcin.
CoordinacinNacional Solicitud.
deBienestar.
Solicitudrecepcionada.
8Recibirformulariosy TcnicodeServicios
Recepcionaformularios.
consolidarlas
Administrativoo
solicitudesde
personaencargadaen
funcionarios
seccional
interesadoseninscribir
loshijosenlas
guarderasdelInstituto
Colombianode
BienestarFamiliar.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
9AnalizaryRevisar
Formularios.
TcnicodeServicios
Analizaformularios.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Analizaformularios.
Analizaformularios.
TcnicodeServicios
Clasificaformularios.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
10Clasificacinde
Formularios.
VA
Observaciones
Solicitante/funcionario
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Solicitudes.
Solicitudes.
11Realizarconvenio
medianteContrato
Interadministrativocon
elInstituoColombiano
deBienestarFamiliar.
12RealizarConfirmacin
deCupo.
JefeDepartamento
Realizaconvenio.
NacionaldeDesarrollo
dePersonal
CoordinacinNacional Solicitudes.
deBienestar.
Contrato.
TcnicodeServicios
Confirmacupo.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Cupo.
Cupo.
13AceptarCupo.
Solicitante/funcionario
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Cupo.
Cupo.
14DiligenciarMatricula.
Personaencargadaen Diligenciamatrcula.
Guardera
Personaencargadaen Entyregaderequisitos.
Guardera
Guardera.
DiligenciaMatrcula.
DiligenciaMatrcula.
Guardera.
Entregaderequisitos.
Entregaderequisitos.
16RealizarCumplimiento Solicitante/funcionario Realizacumplimientoderequisitos.

deRequisito.
17RealizarIniciode
Personaencargadaen Iniciodeactividadesescolares.
ActividadesEscolares. Guardera
Guardera.
cumplimientoderequisitos.
cumplimientoderequisitos.
Guardera.
Inicioactividades.
Inicioactividades.
18Establecer
Personaencargadaen Estableceseguimientoycontrol.
SeguimientoyControl. Guardera
Guardera.
Seguimientoycontrol.
Seguimientoycontrol.
19RealizarEvaluacin.
Personaencargadaen Realizaevaluacin.
Guardera
Solicitante/funcionario Realizaevaluacin.
Guardera.
Evaluacin.
Evaluacin.
Guardera.
Evaluacin.
Evaluacin.
20AnalizaryElaborar
Informe.
TcnicodeServicios
Analizayelaborainforme.
Administrativoo
personaencargadaen
seccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Informe.
Informe.
21Analizarinforme.
Coordinacinde
Nacional
Coordinacinde
Informe.
Nacional.
15Realizarentregade
requisitosde
Escolaridad.
Aceptarcupo.
Analizainforme.
Informerevisado.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTORECUROSHUMANOSSECCIONAL
GESTIONTALENTOHUMANO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
ConvencionColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros
Salacunasyguarderasinfantiles.
SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial2001
2004,Octubre2001,artculo75a
ContratoInteradministrativo001del22deenerode2004
DESCRIPCIN
ContratoInteradministrativocelebradoentreelInstitutodeSegurosSocialesyelInstitutoColombianodeBienestarFamiliar.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
RIESGO
1Actualmentenoestan
funcionando.
Causa
Nohayninguntipodeconveniocon
InstitutoColombianosdeBienestar
Familiar.
Probabilidad
Alta
Consecuencia
Actualmenteloslugaresendonde
funcionabanlosJardinesseestn
utilizandoparaotrasactividades
totalmentediferentes,losmueblesy
enseresfueronvendidos.
Im pacto
Medio
ControlesExistentes
Nohaycontroles.
Tipode
control
Correctivo
Nivelde
Riesgo
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
MEDICINAFAMILIAR
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SOLICITANTE
TECNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS
SECCIONAL
Inicio
1SolicitarlainformacindeMedicinaFamiliar(Art75CCT).
2Realizardiseodeformatoparaobtenerinformacin.
3EstablecerrepartodeformularioscondesprendibledeNmina.
4Presentarsolicitudyformulariodiligenciado.
5Verificarlosdatosdelosbeneficiariosadicionales,teniendoencuenta
quenoseencuentrenjubiladosyquetenganderechosegnel
artculo75delaConvencinColectivaocubre/01.
6Recepcionarlainformacinydepurarla.
7Hacerrelacindenovedadesquecontemple:Ingresodenuevos
servidoresalISS,fallecimientodelservidoroalgunodesus
beneficiarios,prdidadecarnes
DESARROLLODEPERSONALNIVEL
NACIONAL
8Ingresaralabasededatoslarelacindelasnovedadesdela
Seccional.
9ConsolidaryenviarlainformacinalDepartamentodeDesarrollode
PersonalNivelNacional.
10Recepcionarlosformulariosygestionaactoadministrativo.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
Actividad
MEDICINAFAMILIAR
Ejecutor
1Solicitarlainformacin Persona
deMedicinaFamiliar( encargadaen
Art75CCT).
Desarrrollode
PersonalNivel
Nacional
Tarea
SolicitarInformacinMedicinaFamiliar.
Donde
NivelNacional.
Insumos
SolicitudInformacin.
VA
SolicitudInformacin.
2Realizardiseode
formatoparaobtener
informacin.
Tcnicode
Realizardiseodeformato.
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Diseodeformato.
Diseodeformato.
3Establecerrepartode
formularioscon
desprendiblede
Nmina.
Tcnicode
Repartodeformularios.
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
Coordinacinde
NminasSeccional.
Entregaformularios.
Entregaformularios.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Formulariodesolicitud.
Solicitudrecepcionada.
Formulariodesolicitud
diligenciado.
Verificacindelosdatosdelos X
beneficiarios.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Depurainformacin.
Depurainformacin.
4Presentarsolicitudy
Solicitante
formulariodiligenciado.
Presentarsolicitud.
5Verificarlosdatosdelos Tcnicode
Verificardatos.
beneficiarios
Servicios
adicionales,teniendoen Administrativoso
cuentaquenose
personaencargada
encuentrenjubiladosy enSeccional
quetenganderecho
segnelartculo75de
laConvencinColectiva
ocubre/01.
6Recepcionarla
Tcnicode
Depuracindelainformacin.
informacinydepurarla. Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
Observaciones
7Hacerrelacinde
novedadesque
contemple:Ingresode
nuevosservidoresal
ISS,fallecimientodel
servidoroalgunode
susbeneficiarios,
prdidadecarnet`s.
Tcnicode
Hacerrelacindenovedades.
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
CP
Departamento
Novedades
SeccionaldeRecursos
Humanoso
CoordinacinNacional
deBienestar
Relacindenovedades
8Ingresaralabasede
datoslarelacindelas
novedadesdela
Seccional.
Tcnicode
Ingresaralabasededatosnovedades.
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
CP
CoordinacinNacional Relacindenovedadesdela
deBienestar
Seccional.
Actualizacindelabasede
datos.
9Consolidaryenviarla
informacinal
Departamentode
NivelNacional.
Tcnicode
Consolidayenvainformacin
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enSeccional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Consolidarinformacin.
Consolidarinformacin.
Tcnicode
Recepcionalosformularios.
Servicios
Administrativoso
personaencargada
enNivelNacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Nacional.
10Recepcionarlos
formulariosygestiona
actoadministrativo.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTODERECURSOHUMANOSSECCIONAL
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
MEDICINAFAMILIAR
DecretoLey1650de1973
"PorelcualsedeterminanelRgimenylaadministraciondelosSegurosSocialesObligatoriosysedictanotrasdisposiciones".
DESCRIPCIN
ConvencionColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros
ServiciosMedicoAsistencialesparalosfamiliaresdelosTrabajadoresOficiales.
2004,octubre2001,Artculo75
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
MEDICINAFAMILIAR
No.
RIESGO
1Incumplimientode
obligaciones(deacuerdos
convencionalesvigentes).
Causa
.Basededatosdelainstitucin
desactualizadaeincompleta,no
verificanlosdatosdelosbeneficiario.
Probabilidad
Alto
2Informacindesactualizadaen Ellistadodelaspersonasquetienen Alta

lospuntosdeatencinal
derechoalaMedicinaFamiliarseenvia
usuario.
cada6mesesylaactualizacindelos
datosporpartedeltrabajadorsehace
cadaao.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Nivelde
Riesgo
.Noprestacindeserviciosoportunos Alto
desaludalosbeneficiarios.
Prestacindeserviciosaquienno
tienederecho.
Demandas.
.Implementacindebasede
Correctivo
datosyvalidacindelosderechos.
Alto
Lainformacinquesetieneespoco
confiable.
.Implementacindebasede
Preventivo
datosyvalidacindelosderechos.
Alto
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
BIENESTARSOCIAL
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
SALUDOCUPACIONAL
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SALUDOCUPACIONALNIVEL
NACIONAL
AUXILIARASISTENCIAL
SECCIONAL/SALUD
OCUPACIONAL
A.R.P
FUNCIONARIO
JEFEDEPARTAMENTODE
RECURSOSHUMANOS
SECCIONAL
Inicio
1
Definirdirectrices.
2
Recepcinarencuestas.
3
Realizarclasificacindeencuestassegn
riesgo.
4
EnvarencuestasaA.R.P.
5
Analizarencuestassegnriesgo.
6
Programarlogsticapararealizartalleres.
7
Proyectarinvitacinatalleres.
8
Realizarfirmainvitacinatalleres.
A
Recibirinvitacinatalleres.
10
Realizartalleresdecapacitacin.
11
Controlaryrealizarseguimiento.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
BIENESTARSOCIAL
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
No.
SALUDOCUPACIONAL
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
Productoy/o
Resultado
a Politcas
a
seguir.
1Definirdirectrices.
SaludOcupacional Fijadirectrices.
NivelNacional
Coordinacinde
Politcas
BienestarSocial
seguir.
NivelNacional/Salud
Ocupacional.
2Recepcinarencuestas.
AuxiliarAsistencial RecepcindeEncuestas.
Seccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Encuesta.
Encuesta.
3Realizarclasificacindeencuestas
segnriesgo.
AuxiliarAsistencial Realizarclasificacinencuestas.
Seccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Clasificacin.
Clasificacin.
4EnvarencuestasaA.R.P.
AuxiliarAsistencial Enviodeencuestas.
Seccional/Salud
Ocupacional
A.R.P.
Envio
encuestas.
Envio
encuestas.
5Analizarencuestassegnriesgo.
Personaencargada Analizaencuestas.
enlaA.R.P.
A.R.P.
Analiza
encuestas.
Analiza
encuestas.
6Programarlogsticapararealizar
talleres.
AuxiliarAsistencial Programayorganizalogsticatalleres.
Seccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Organizar
logstica.
Organizar
logstica.
7Proyectarinvitacinatalleres.
AuxiliarAsistencial ProyectarInvitaciones.
Seccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Proyecta
invitaciones.
Proyecta
invitaciones.
8Realizarfirmainvitacinatalleres.
Jefede
Firmadeinvitaciones.
departamentode
RecursosHumanos
Seccional
Jefaturadepersonal Firma
deRecursos
invitaciones.
Humanos.
Firma
invitaciones.
9Recibirinvitacinatalleres.
Funcionario
Sitiodetrabajo
10Realizartalleresdecapacitacin.
11Controlaryrealizarseguimiento.
Recibeinvitacin.
Recibo
Recibo
invitacin.
invitacin.
Realizatalleres Realizatalleres
AuxiliarAsistencial Facilitadordetalleresdecapacitacincon
Seccional/Salud A.R.P,E.P.S,ymediosexternos.
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Personaencargada Realizatallerescapacitacin.
enlaA.R.P.
Sitiodetrabajobajo Realizatalleres. Realizatalleres.

lasupervisindela
A.R.P.
AuxiliarAsistencial ControlySeguimiento.
Seccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Controly
Seguimiento.
Controly
Seguimiento.
VA
Observaciones
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
SALUDOCUPACIONAL
Decreto0614de14demarzode1984
DESCRIPCIN
"PormediodelcualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional".
ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutode
SegurosSocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdela
Seguridadsocial,Artculo78
NormassobreSaludOcupacional
ResolucinN.2013del06dejuniode1986
"PormediodelacualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional".
Decreto1295de22dejuniode1994delMinisteriodeTrabajo
"PormediodelacualsereglamentaNormasdeSaludOcupacional".
Ley009TituloIIIdel24enerode1979
"Normasparapreservar,conservarymejorarlasaluddelosindividuosensusocupaciones".
Resolucin2400delMinisteriodeTrabajode22mayo1979
"NormassobreVivienda,HigieneySeguridadenlosestablecimientosdetrabajo".
Resolucin8321delMinisteriodeSaludde04agosto1983
"Normassobreproteccindelaaudicin,delasaludyelbienestardelaspersonas".
Resolucin1075delMinisteriodeTrabajode30junio1992
"ActividadesenmateriadeSaludOcupacional".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
SALUDOCUPACIONAL
No.
1
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Impacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Nivelde
Riesgo
Solicitudal
Departmentode
Bienesy
Serviciosde
prstamode
espaciofsico
parala
realizacinde
conferencia
charlas.
Medio
Desmotivacindelpersonal. Losespaciosapartadosparala
.Incumplimientode
realizacindecharlastalleres,son
obligaciones.
ocupadosconeventosquenoson
previamentenotificados.
Baja
Atrasoenelprogramadecapacitacin Alto
ynocumplimientodemetas.
.Desercindelosparticipantesporno
haberserealizadolasesin.
Existecontroldeasistencia
corroborandoolagenteque
asisti.
Nohayunaaltaparticipacindelos
empleadosacursosdesalud
ocupacional.
Bajo
Nosecumplelasmetasde
capacitacinennmero.
.Citarmstrabajadoresdelcupo Preventivoy
permitidoparaelcurso.
Correctivo
.Seguimientoymotivacinalos
asistentes.
Laropaexigidaparaalgunoscursos
noesdelagradodelaspersonas.
Alto
.Haydesercindeparticipantesalos Medio
cursospornoquererllevarelvestuario
requerido.
Bajo
Nohayningntipodecontrol.
Bajo
Medio
9.1.4.8.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
GESTINDETALENTOHUMANO
SALUDOCUPACIONAL
PROGRAMARIESGOERGONOMICO(EstressCotidiano,HigienePostural.AcondicionamientoFisico,
Escueladeespalda,ExamenesFisiatricos,Adicciones)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1 Realizarencuesta
2 EnvialaencuestaalaA.R.Pparaquelarevice
3 Pactar con Nivel Nacional y A.R.P el Programa a

realizar.
4 Se Realiza y entrega la Invitacion segn listado de

personasenriesgodeSalud.
5 RealizarLogisticadelevento
6 Serealizalascharlas
7 Realizarseguimiento.
FIN
AUXILIARASISTENCIALSECCIONAL/
SALUDOCUPACIONAL
CONFERENCISTA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
PROGRAMARIESGOERGONOMICO(EstressCotidiano,HigienePostural.AcondicionamientoFisico,Escueladeespalda,ExamenesFisiatricos,Adicciones)
No.
Actividad
1Realizarencuesta
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
Productoy/o
Resultado
AuxiliarAsistencialSeccional/ Se Realiza la encuesta

SaludOcupacional
para saber que Programa
de Riesgo le corresponde
asistir
CoordinacindeBienestar
SocialSeccional
Encuesta
Encuesta
Diligenciada
2Envia la encuesta a la A.R.P AuxiliarAsistencialSeccional/ La A.R.P califica la

paraquelarevice
SaludOcupacional
encuestayenvialalistade
las personas que les
corresponde asistir a los
programas de Riesgo
Ergonomico
SocialSeccional
Encuestaylista
Encuesta
revisada
3Pactar con Nivel Nacional yAuxiliarAsistencialSeccional/ Realizarplanoprogramaa

A.R.PelProgramaarealizar. SaludOcupacional
desarrollarenconjuntocon
la A.R.P y asignar
conferencista
SocialSeccionall/Salud
Ocupacional.
Realizarplan.
Plan.
4Se Realiza y entrega laAuxiliarAsistencialSeccional/ Serealizayentregalas

Invitacion segn listado deSaludOcupacional
invitacionesconFirmadel
personasenriesgodeSalud.
Departamentode
RecursosHumanosyla
enviaalasPersonas
segnlalistadelaA.R.P
Social,Seccional
Comunicado.
Invistacion
Firmada
5RealizarLogisticadelevento
AuxiliarAsistencialSeccional/ Concretarconferencistasy
SaludOcupacional
elespaciofisicopara
realizarelPrograma
Social,Seccional
Comunicado
al Prstamo
de
DepartamentodeBienesySaln Auditario
Servicios
solicitandoy
Medios
prstamo de saln Audiovisuales.
auditorio
y
medios
audiovisuales.
6Serealizalascharlas
Conferencista
Social,Seccional
Diligenciamientode
Formatode
formatodeevaluciandel evaluacin.
trabajorealizadoporel
conferencista.
7Realizarseguimiento.
AuxiliarAsistencialSeccional/ Pasarlistadodeasistencia
SaludOcupacional
alosparticipantesdela
charla
socialSeccional/Salud
Ocupacional.
SeguimientoyListadode Seguimiento.
asistencia
SeDictalaconferencia
segnelprogramade
RiesgoErgonomico.
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmdicas/Citologa/Odontologa/Mamografa)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
JEFEDERECURSOSHUMANOS
SECCIONAL
AUXILIARASISTENCIAL
SECCIONALSALUDOCUPACIONAL
EPS
FUNCIONARIO
Inicio
1
Definirlasdirectrices.
2
Comunicarconvocatoriaencarteleraparalosque
tenganEPSISS.
3
Informarytenerconocimientodelaconvocatoria.
4
Proyectarlistadodeaspirantes.
5
Realizarfirmasdelistadodeaspirantes.
6
Realizarprogramacincitas.
7
Comunicarprogramacindecitas.
8
Informarcitasainteresados.
A
Atenderlacitamdicaprogramada.
10
Realizarseguimiento.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmedicas/Citologa/Odontologa/Mamografa)
SocialNivelNacional/Salud
Ocupacional.
Realizarplan.
Productoy/o
Resultado
Plan.
2Comunicar convocatoriaAuxiliarAsistencialSeccional/ publicarencartelera

en cartelera para los queSaludOcupacional
informacin.
tenganEPSISS.
Ocupacional.
Comunicado.
Comunicado.
3Informar
y
tener Funcionario
conocimiento
de
la
convocatoria.
Ocupacional.
Convocatoria.
Convocatoria.
Ocupacional.
Listado.
Listado.
No.
Actividad
1Definirlasdirectrices.
4Proyectarlistadode
aspirantes.
Ejecutor
Tarea
AuxiliarAsistencialSeccional/ Realizarplanoprogramaa
SaludOcupacional
desarrollarenconjuntocon
laA.R.PyE.P.S.
Tenerconocimientodela
convocatoria.
AuxiliarAsistencialSeccional/ Proyectarlistado.
SaludOcupacional
donde
Insumos
5Realizarfirmasdelistado JefedeRecursosHumanos
deaspirantes.
Seccional
Firmarlistadeaspirantes.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Listado.
Listado.
6Realizarprogramacin
citas.
Realizaprogramacin
citas.
E.P.S.
Citas.
Citas.
7Comunicarprogramacin AuxiliarAsistencialSeccional/ Comunicacitas.

decitas.
SaludOcupacional
Ocupacional.
Comunicacitas. Comunicacitas.
8Informarcitasa
interesados.
AuxiliarAsistencialSeccional/ Informacitas.
SaludOcupacional
Comunicado.
Comunicado.
9Atenderlacitamdica
programada.
Funcionario
Ocupacional.
SitiosealadoporelISS.
Asistircita
mdica.
Asistircita
mdica.
socialSeccional/Salud
Ocupacional.
Seguimiento.
Seguimiento.
10Realizarseguimiento.
Personaencargadaenla
E.P.S.
Iralacitamdica.
AuxiliarAsistencialSeccional/ Realizaseguimiento.
SaludOcupacional
VA
Observaciones
DEPENDENCIA
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
MEDICINAPREVENTIVAYDELTRABAJO(Citasmedicas/Tetanoderefuerzo/PerfilLipidico/Visiometrias/ProgramadeIngresoal
mantenimientodelasalud/Citologa/Odontologa/Mamografa)
ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubrede
1999,Artculo79
ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubrede
1999,Artculo76.
DESCRIPCIN
"Serviciosodontolgicosintegrales".
"SaludOcupacional".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
PREVENCIONYMANTENIMIENTOSALUD(Citasmedicas/Citologa/Odontologa/Mamografa)
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Nosepuedallevaracabolo *Iinasistenciadelpersonal
programado(cita
citadoydelmedico.
medica,citologia,
*Consultorios,salones
Mamografia,Odontologa). ocupados.
Lagentequeseincribeno Verificaciondelosdatosdela Media

pertencealaEPSseguro personaqueseincriba
social.
pidiendocopiadelcarnetal
beneficiario.
Media
Consecuencia
Im pacto
Nocumplimientoconla Medio
programaciony
directricesestablecidas
.
*Desgaste
administrativo
*Generadesconfianza.
*Selequitala
oportunidadaotra
personaquepueda
tenerderechoaeste
beneficio.
Controles
Existentes
Tipode
control
Implementacionde Preventivo
programasde
control.
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
SEGURIDADEHIGIENEINDUSTRIAL
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
JEFEDEPARTAMENTODE
RECURSOSHUMANOS
SECCIONAL
AUXILIARASISTENCIAL
SECCIONAL
Inicio
1 Definirdirectrices.
2 Proyectar oficios para cada jefe de

Departamento.
3 Registrarfirmaenoficio.
4 Definir(2),personasporreaparaintegrar
Brigada.
5 Recibiroficiosinformandodelegadospor
rea.
6 Proyectaroficiosinvitandoacapacitacin.
7 Registrarfirmaenoficio.
8 RealizarOrganizacindeCapacitacinen
Prevencinycontroldeincendios,
Evacuacin,PrimerosauxiliosBsicos.
COORDINADORDE
BIENESTARSOCIAL
NACIONAL
DELEGADOS/FUNCIONARIOS
PORAREAS
COORDINADORDE
BIENESTARSOCIAL
SECCIONAL
9 Asistiracapacitacin.
10 Evaluarcapacitacin.
11 RealizarInduccinapersonalnuevo
iniciandoprocesodecapacitacin.
12 RealizarintegracindeCapacitacincon
personalantiguoenBrigadade
Emergencia.
13 AsignarDepartamentosacadaunodelos
Brigadistas.
14 RealizarseguimientodeHistoriadeVida
personalplanta/contratacin.
15 EnviaraNivelNacionallistadoactualizado
depersonaldeplantaycontratacin.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
Coordinacinde
Desarrollode
personalNivel
Nacional/Salud
Ocupacional.
Politcas.
Productoy/o
Resultado
Plan.
2Proyectar oficios para cada jefeCordinadordebienestarsocial publicarencartelera

deDepartamento.
Seccional/saludocupacional informacin.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Publicacin.
Comunicado.
3Registrarfirmaenoficio.
JefedeRecursosHumanos
Seccional
Tenerconocimientodela
convocatoria.
JefaturadeRecursos Conoocimiento
Humanos.
Convocatoria.
4Definir(2),personasporrea
paraintegrarBrigada.
AuxiliarAsistencialSeccional
/SaludOcupacional
Definicinpersonasaintegrar
Brigada.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Personas
Personas
escogidasBrigada escogidas
deEmergencia.
Brigadade
Emergencia.
5Recibiroficiosinformando
delegadosporrea.
/SaludOcupacional
Recepcindeoficios.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Listado.
Listado.
6Proyectaroficiosinvitandoa
capacitacin.
/SaludOcupacional
Proyectaoficios.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Oficio.
Oficio.
7Registrarfirmaenoficio.
JefedeRecursosHumanos
Seccional
Firmaenoficio.
JefaturadeRecursos Firmaoficio.
HumanosSeccional
No.
Actividad
1Definirdirectrices.
Ejecutor
CordinadorDesarrollode
personalNivelNacional/salud
ocupacional
Tarea
Realizar plan o programa a
desarrollar.
Donde
Insumos
Entrega
Firmado.
oficio
Firmaoficio.
VA
Observaciones
8RealizarOrganizacinde
CapacitacinenPrevenciny
controldeincendios,
Evacuacin,Primerosauxilios
Bsicos.
/SaludOcupacional
9Asistiracapacitacin.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Capacitacin.
Capacitacin.
DelegadosoFuncionariospor Iralacitamdica.
rea
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Asistencia.
Asistencia.
10Evaluarcapacitacin.
/SaludOcupacional
EvaluacindeCapacitacin.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Evaluacin.
Evaluacin.
11RealizarInduccinapersonal
nuevoiniciandoprocesode
capacitacin.
/SaludOcupacional
Realizainduccinpersonal
nuevo.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Induccin.
Induccin.
12Realizarintegracinde
Capacitacinconpersonal
antiguoenBrigadade
Emergencia.
Delegados/funcionariospor
rea
Realizaintegracinde
Capacitacin.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Integracin
capacitacin.
Integracin
capacitacin.
13AsignarDepartamentosacada
unodelosBrigadistas.
/SaludOcupacional
AsignarDepartamentos.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Asignacin
Departamentos.
Asignacin
Departamentos.
14RealizarseguimientodeHistoria AuxiliarAsistencialSeccional
deVidapersonal
/SaludOcupacional
planta/contratacin.
Realizaseguimiento.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Seguimiento.
Seguimiento.
15EnviaraNivelNacionallistado
actualizadodepersonalde
plantaycontratacin.
EnvioaNivelNacionalListado.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Listado.
Listado.
/SaludOcupacional
Realizaorganizacinde
capacitacin.
DEPENDENCIA
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
ResolucinN.1016del31demarzode1989delMinisteriodeTrabajo
ConvencinColectivadelTrabajo,noviembrede1996a31deoctubre
de1999,Artculo76.
DESCRIPCIN
"PormediodelcualelMinisteriodeTrabajohacereferenciaalasBrigadasdeEmergencia".
"SaludOcupacional".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
Controles
Existentes
Tipodecontrol NiveldeRiesgo
1 Nosecuentacondotacin
FaltadeRecursoseconmicos Alto
comoelementosydistintivos paralacompradeelementosy
parahacerbrigadas.
distintivosparahacerBrigadasde
Emergencia.
Almomentodepresentarseuna Alto
eventualidad(incendi,
atentadoconexplosivo,)noexiste
unplanclaroaseguir.
Noexisteningn
control.
Notieneningn Alto
tipodecontrol.
2 Deficientesseguridadesenlos .LosBrigadistasnomultiplican
sistemasdeinformacin.
susconocimientosasus
compaerosdetrabajo.
Desconocimientoporpartedel
personaldeledificioCUDECOM
sobrecomoreaccionarfrentea
unaemergencia.
Medio
Noexisteningn
control.
Notieneningn Medio
tipodecontrol.
Noexistencapacitaciones
Media
continuas.
.Losejerciciosprcticosparalos
Brigadistasnosellevanacabo.
.Noseestcumpliendoconlos Medio
objetivosdelgrupodebrigadas
deemergencia..La
capacitacindelosbrigadistases
interrumpidafrecuentemente.
.Losconocimientosadquiridos
porelequipodebrigadistasnose
confrontanconlapractica.
Noexisteningn
control.
Notieneningn Medio
tipodecontrol.
.Faltacompromisode
Alto
funcionariosconcapacidadde
mandoqueintegrenelgrupode
brigadistasparaentraradirigirel
grupo..Jefes
inmediatosconpocaVoluntad
Administrativadenopermitirque
losfuncionariosparticipenen
capacitacionesaduciendo
necesidadesdeservicio.
Pocacapacidaddereaccinfrente Alto
aunaeventualidadcatastrfica.
Noexisteningn
control.
Notieneningn Alto
tipodecontrol.
3 Posibilidadqueocurrauna
eventualidad.
Desmotivacindelpersonal
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
COMITPARITARIODESALUDOCUPACIONALCOPASO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
COORDINADORDEBIENESTARSOCIAL
SECCIONAL
AUXILIARASISTENCIALSECCIONAL
INTEGRANTESCOPASO
Inicio
1
RealizarDivulgacindelComitParitariodeSaludOcupacional.
2
RealizarInscripcindedelegadosparaparticiparenelCOPASO.
3
RealizarVotacinyEleccindedelegadosparaconformarelComit.
4
RealizarSeleccindelosrepresentantesalComit.
5
RegistrarelactadeconformacindelCOPASOanteelMnisteriode
laProteccinSocial.
6
EnviaraNivelNacionalparadirectrices.
7
EstablecerProgramacindelpersonalaCapacitacindelCOPASO.
8
RealizarCronogramadeActividadesCOPASO.
A
9
Realizarprogramacinparareunionessemanalesdecuatro(4)horas.
Fin
9.1.4.11.2.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
1 Realizar Divulgacin del Comit ParitariodeCoordinadordeBienestar DivulgacindelCOPASO.

SaludOcupacional.
SocialSeccional/Salud
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Divulgar
COPASO.
Productoy/o
Resultado
Divulgar
COPASO.
2 Realizar Inscripcin de delegados paraAuxiliarAsistencial

participar en el COPASO por votacin deSeccional/Salud
trabajadores.
Ocupacional
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Inscripcin.
Inscripcin.
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Realizainscripcin.
donde
Insumos
yVotacin
Eleccin.
VA
3 Realizar Votacin y Eleccin de delegados CoordinadordeBienestar RealizacindeVotaciny

paraconformarelComit.
SocialSeccional/Salud Eleccin.
Ocupacionaljuntocon
losfuncionarios
delegadosdelasreas
Sitioacordadopara Votacin
realizareleventoen Eleccin.
laSeccional.
4 Delegar por parte del Representante Legal Personasquevana

del ISS Seccional Cundinamarca los integrarelCOPASO
delegadosaparticiparenelCOPASO.
RealizarSeleccindepersonas
queintegraranelcomit.
Sitioacordadopara Integracin
realizareleventoen COPASO.
laSeccional.
del Integracin
COPASO.
del
5 Registrarelactadeconformacindel
Personasquevana
COPASOanteelMnisteriodelaProteccin integrarelCOPASO
Social.
Registrodeactaconformacin
COPASO.
Ministeriodela
ProteccinSocial.
Registro
COPASO.
del Registro
COPASO.
del
6 Dar a conocer el nombre de quienes AuxiliarAsistencial

conformanelCOPASOaelNivelNacional. Seccional/Salud
Ocupacional
Enviodeinformacindel
COPASOalNivelNacional.
Coordinacinde
BienestarNivel
Nacional/Salud
Ocupacional.
Envio
Envio
conformacin del conformacin del
COPASO
al COPASO
al
NivelNacional. NivelNacional.
7 Establecerprogramacinparaelpersonal AuxiliarAsistencial
delCOPASOen:Directrices,funcionesy Seccional/Salud
capacitacin.
Ocupacional
Programacindepersonala
capacitacin.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
ProgramacindeProgramacinde
personal
apersonal
a
capacitacin.
capacitacin.
8 RealizarCronogramadeActividades
COPASO.
Personasqueintegranel CronogramadeActividades
COPASO
Copaso.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Cronograma deCronograma de
actividades.
actividades.
9 Realizarprogramacinparareuniones
semanalesdecuatro(4)horas.
Personasqueintegranel Programacinparareuniones
COPASO
semanalesdelcomit.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional/Salud
Ocupacional.
Programacin
reuniones.
Programacin
reuniones.
Observaciones
DEPENDENCIA
PROCESO
SALUDOCUPACIONAL
SUBPROCESO
Decreto614deMarzode1984
DESCRIPCIN
"ContieneloselementosbsicosdelosprogramasdeSaludOcupacionalenlasempresas,tienecomo
responsabilidad,ladeserunorganismodepromocionyvigilanciadelasnormasyreglamentosdeSaul
Ocupacionaldelaempresa".
Resolucin2013de1986
"LacualestipulalasfuncionesdelCOPASO".
ArtculoQuintodelaresolucion2013de1986
"Porelcualelpatronodestinaraasusrepresentantes".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
ACTIVIDADESCULTURALES,RECREATIVASYDEPORTIVAS
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
COORDINADORDE
BIENESTARSOCIAL
NACIONAL
COORDINADORDE
BIENESTARSOCIAL
SECCIONAL
1
FijarPoliticas.
2
ElaborarPlandeactividadesaNivelSeccionaly
envioalNivelNacionalparaVistoBueno.
3
PresentarcronogramadeActividades.
4
AnalizaryAprobar.
5
RealizarComitdeBienestarSocialSeccional.
6
RealizarConvocatoriaconbaseencronograma.
7
RealizarConfirmacindeAsistencia.
8
SolicitarSoporteLogstico.
FUNCIONARIO
TECNICODESERVICIOS
PERSONAL
ADMINISTRATIVOSO
JEFEDEPARTAMENTO
ENCARGADODE
PERSONAS
DERECURSOS
BIENESYSERVICIOS ENCARGADASDELA
HUMANOS
SECCIONAL
A
RealizarSoporteLogstico.
10
Realizardesarrollodelaactividad.
11
Evaluaractividad.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insumos
Productoy/o
Resultado
1FijarPoliticas.
Coordinadorde
Nacional
Fijapolitcas.
Coordinacinde
BienestarSocial
NivelNacional.
Politcas.
Politcas.
2ElaborarPlandeactividadesaNivel
SeccionalyenvioalNivelNacional
paraVistoBueno.
Coordinadorde
BienestarSocial
Seccional
Elaboracindelplandeactividades.
Coordinacinde
BienestarSocial
NivelNacional.
Plande
actividades.
Plande
actividades.
3Presentarcronogramade
Actividades.
Coordinadorde
BienestarSocial
Seccional
Presentacronogramadeactividades.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Cronograma.
Cronograma.
4AnalizaryAprobar.
JefeDepartamentode
RecursosHumanos
Analizayaprueba.
JefaturadeRecursos Cronograma
Humanos.
aprobado.
Cronograma
aprobado.
GerenteSeccional
Analizayaprueba.
GerenciaSeccional. Cronograma
aprobado.
Cronograma
aprobado.
5RealizarComitdeBienestarSocial
Seccional.
JefedeRecursos
HumanosyGerente
Seccional
Analizayaprueba.
GerenciaSeccional. Cronograma
aprobado.
Cronograma
aprobado.
6RealizarConvocatoriaconbaseen
cronograma.
Coordinadorde
BienestarSocial
Seccional
Realizaconvovatoria.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Listado
Convocatoria.
Listado
Convocatoria.
7RealizarConfirmacindeAsistencia. Funcionario
Confirmacinasistencia.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Confirmacin
asistencia.
Confirmacin
asistencia.
8SolicitarSoporteLogstico.
Coordinadorde
BienestarSocial
Seccional
Solicitasoportelogstico.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Soportelogstico.Soportelogstico.
9RealizarSoporteLogstico.
Personaencargadade Realizasoporte.
BienesyServicios
BienesyServicios.
RealizaSoporte. RealizaSoporte.
10Realizardesarrollodelaactividad.
TcnicodeServicios
Administrativoso
personaencargada
seccional
Realizaactividad.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Desarrollode
actividad.
Desarrollode
actividad.
11Evaluaractividad.
Coordinadorde
BienestarSocial
Seccional
Evaluaactividad.
Coordinacinde
BienestarSocial
Seccional.
Evaluacin
Actividad.
Evaluacin
Actividad.
VA
Observaciones
DEPENDENCIA
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
ConvencionColectivadeTrabajoNoviembrede1996al31deOctubrede
1999,Articulos87
DESCRIPCIN
"FomentoalaactividadDeportiva,RecreativayCultural".
ConvencionColectivadeTrabajoNoviembrede1996al31deOctubrede
1999,Articulos88
"PolticaintegraldelDeporte,laRecreacin,laCulturayelusoracionaldeltiempo
libre".
Resolucin3263del85
"PorlacualseestipulanlasfuncionesdeBienestarSocial".
"PorlacualseestipulanlasfuncionesdeBienestarSocial".
Resolucin3695deDicde1997
Disposicionesgenerales,CdigoDisciplinarioynormaregalmantariadelos
juegiosdeportivosdelISS.
"PorlocualreglamentalaActividaddeportivadelISS".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
BIENESTARSOCIAL
SUBPROCESO
No.
RIESGO
1 Desmotivacindelpersonal.
Causa
Probabilidad
Bajointersdelosfuncionariosy
Alta
empleadosporparticiparen
actividadesculturales,recreativasy
deportivasdebidoalasituacinactual
delaempresa.
2Pocaasignacinpresupuestas Bajopresupuestoeconmicoparala Alta

porpartedelainstitucin.
realizacindeActividadesCulturales,
recreactivas,deportivasysurespectiva
premiacin.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
.Fomentodelsedentarismoalinterior Alto
delISS.
.Pocaaperturadeespaciospara
compartirentrecompaerosnuevosy
antiguosdelISS.
Envideinvitacionesa
actividades.
.Losasistentesalasactividades
encuentranpocosincentivospara
participar.
SolicitarSoporteLogstico.
Alto
Tipode
control
Preventivo.
Nivelde
Riesgo
Alto
Preventivo.
Alto
PENSIONPORJUBILACION
9.1.5.2.1. .FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
RECONOCIMIENTOPENSINJUBILACIONPLENA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SECRETARIA
Inicio
1
Recibiryrevisarlosdocumentos.
2
SolicitarCertificadodenopensionadoydesalarios.
3
Transcribirsolicitudcertificadodenopensionadosydesalarios.
4
RecepcionaryComunicaroficiocumplimientorequisitosalpeticionario.
5
Recibiraceptacinderenuncia.
6
RecibirResolucionesdereconocomientopensinelaboracioncitacin
notificacionpersonal.
7
Recepcionaractadenotificacinpersonal.
JEFEDEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS
SECCIONAL
8
RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinquereconocelapensin
dejubilacin.
9
ElaboraractadeejecutoriadelaResolucindereconocimientodepensinde
jubilacin.
10
RecibirResolucinresolviendorecursoreposicin.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
PENSIONESDEJUBILACION
No.
RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONPLENA
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Recibiryrevisarlosdocumentos.
Secretara
Recibeyrevisasolicitudy
documentossoporte.
2SolicitarCertificadodeno
pensionadoydesalarios.
JefeDepartamento
deRecursos
Humanos
Proyectasolicitudde
constanciadetiempode
servicioysalariosala
CoordinacinNominasS.C.y
certificadodenopensionado
delaCajaNacionaly
PensionesISS
ASEGURADOR.
3Transcribirsolicitudcertificadodeno Secretara
pensionadosydesalarios.
4RecepcionaryComunicaroficio
cumplimientorequisitosal
peticionario.
5Recibiraceptacinderenuncia.
Donde
Insumos
VA
Observaciones
Fotocopiacdula Organizarexpedientepensional.
Registrocivil
nacimiento
constanciade
tiempodeservicio.
Paradocumentossoportever
marconormativo:Convencin
ColectivadeTrabajoarticulo98,
Decreto1653de1977.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Solicitudpensin.
Proyectodesolicitudcertificadode
nopensin.ydeSalariosTraslado
expedienteoficinapensiones
Seccionalradicado.
Art.128deConstitucinPolitca
(incompatibilidad).
Transcribeoficiossolicitando
constanciatiempode
serviciosysalariosala
CoordinacindeNminas
S.C.,ycertificadodeno
pensionadoalaCajaNacional
dePrevisinyaPesionesISS
ASEGURADOR.
OficinaPensiones
dejubilacin.
ProyectodeJefe
RecursosHumanos
desolicitudesde
certificacionesCaja
Nal,ISS
Aseguradory
Nminas.
Certificadodenopensin.yde
SalariosTrasladoexpediente
oficinapensionesNivelNacional
conoficio.
Resol.1699del09.09.2004,para
reconocimientopensiones
plenas.Art.128deConstitucin
Politca(incompatibilidad).
Secretara
Entregaoficiooriginala
peticionarioydejafotocopia
paraexpediente.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartainformando
cumplimiento
requisitos.
informacinalpeticionario.
Secretara
OficioalaCoordinacinde
Nminas,solicitandorelacin
desalarios.
Recibecopiasyresoluciones
elaboraoficiocitacin
notificacinpersonal.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartaaceptacin
renuncia.
constanciadesalariosyenvoal
NivelNacional.
OficinaPensiones
deJubilacin
Resolucinde
reconocimiento.
ActadeNotificacin.
Serecibeactadenotificacin
ysehaceseguimientoalos
terminosdeleypara
interposicinderecursos.
OficinaPensiones
deJubilacin
Actadenotificacin. Controlapresentacionderecursos.
6RecibirResolucionesde
Secretara
reconocomientopensinelaboracion
citacinnotificacionpersonal.
7Recepcionaractadenotificacin
personal.
CD Departamento
SeccionalRecursos
Humanos.Oficina
Pensiones.
Secretara
CD
CodigoContenciosoAtivo.Arti.55.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
8 RecepcionarRecursoreposicin
Secretara
contralaResolucinquereconocela
pensindejubilacin.
Recepcionarecursoyelabora
oficiotrasladandoalla
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos,por
competencia.
OficinaPensiones
deJubilacin
Recursode
Reposicin.
9Elaboraractadeejecutoriadela
Resolucindereconocimientode
pensindejubilacin.
Secretara
Vencidoeltrmino,no
interponerecursoel
interesado,seelaboraacta
deejecutoria,yseanexa
copiaaexpedientepensional,
elaboraoficioaNminas
novedadingresoanmina
jubilados,copiaaexpediente,
remiteexpedientepensionalal
archivo.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucin,actade ActadeEjecutoriaoficionovedad
notificacin,Actade deingresoanminascon
ejecutoria,afiliacin Resolucinyanexosarhivode
saludypensin,
expedientepensional.
certificacinNo.
cuenta.
Secretara
RecibeResolucin
resolviendorecursoyelbora
oficionotificacinpersonal.
OficinaPensiones
deJubilacin.
ResoluciIn.
10 RecibirResolucinresolviendo
recursoreposicin.
VA
Observaciones
OficiodetrasladoalNivelNacional
paralarespuestarespectiva.
citacinalanotificacinpersonal.
Articulo55C.C.A..
Continuaconelprocesode
recepcionactanotificacin,conla
observacionquenohayms
recursosporvagubernativa,paso
7,8,9.
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACION
Ley100de1993
Articulo35:"PensionMinimadevejezojubilacin.".
Articulo98al107DelaConvencionColectivadeTrabajadores
"PorlacualseOtorgalapenciondejubilacionalostrabajadoresOficialesdelISS".
ReformapensionalLey797Deenerodel2003
"PorlacualhaceReferentealaLeydepensiones".
DESCRIPCIN
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Riesgo
1Informacinfuente
desactualizada,incompleta
pococonfiable.
Causa
Documentostestimoniosfalsos.
Probabilidad
Baja
Consecuencia
Sepuedenverafectadosdinerosdel
Estado..Desgaste
Administrativo.
Im pacto
Medio
Tipode
control
Revisindedocumentosporparte Preventivo
delNivelNacionalGerencia
NacionaldeRecursosHumanos.
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Medio
9.1.5.3.1.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES..
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
RECONOCIMIENTOPENSIONJUBILACIONCOMPARTIDA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SECRETARIA
JEFEDEPARTAMENTODERECURSOS
HUMANOS
TECNICO
Inicio
1
2
SolicitarCertificadodenopensionadoy
desalarios.
3
Transcribirsolicitudcertificadodeno
4
Elaborarproyectodeconsultacuota
partealasdiferentesEntidades.
5
Hacerseguimientoalostrminosde
aceptacindelacuotapartepensional
consultada.
Recepcionaroficioaceptacincuota
partepensionalporpartedelaentidad
consultada.
Recepcionaroficioobjecincuotaparte
pensionalporpartedelaentidad
consultada.
8
Revisarproyectoconsultacuotaparte
pensionalobjetadoporlaentidad
concurrente.
9
RecepcionaryComunicaroficio
cumplimientorequisitosalpeticionario.
10
Recibiraceptacinderenuncia.
11
RecibirResolucionesde
reconocomientopensinyelaborar
citacinnotificacinpersonal.
12
Recepcionaractadenotificacin
personal.
13
14
RecepcionarRecursoreposicincontra
laResolucinquereconocelapensin
dejubilacin.
Elaboraractadeejecutoriadela
Resolucindereconocimientode
pensindejubilacin.
15
RecibirResolucinresolviendorecurso
reposicin.
16
RemitircopiaResolucinenfirmea
entidadesconcurrentes.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
RECONOCIMIENTODEPENSIONJUBILACIONCOMPARTIDA
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
CD Departamento
SeccionalRecursos
Humanos.Oficina
Pensiones.
Insumos
Fotocopiacdula
Registrocivil
nacimiento
constanciasde
tiempodeservicioen
entidades.
Productoy/o
Resultado
Organizarexpediente
pensional.
1Recibiryrevisarlos
documentos.
Secretaria
2SolicitarCertificadodeno
pensionadoydesalarios.
JefeDepartamento Proyectasolicitudde
deRecursos
constanciadetiempode
Humanos
servicioysalariosala
CoordinacinNominasS.C.
ycertificadodeno
pensionadodelaCaja
NacionalyPensionesISS
ASEGURADOR.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Solicitudpensin.
Proyectodesolicitud
certificadodeno
pensin.ydeSalarios
Trasladoexpediente
oficinapensiones
Seccionalradicado.
3Transcribirsolicitud
certificadodeno
Secretaria
Transcribeoficiossolicitando
constanciatiempode
serviciosysalariosala
CoordinacindeNminas
S.C.,ycertificadodeno
pensionadoalaCaja
NacionaldePrevisinya
PesionesISS
ASEGURADOR.
OficinaPensiones
dejubilacin.
proyectodeJefe
RecursosHumanos
desolicitudesde
certificacionesCaja
Nal,ISSAsegurador
yNminas.
Certificadodeno
pensin.ydeSalarios
Trasladoexpediente
oficinapensiones
Seccionalradicado.
4ElaborarproyectodeconsultaTcnico
cuotapartealasdiferentes
entidades.
Liquidapensinjubilaciny
elaboraproyectodeconsulta
cuotaparte.
OficinaPensiones
jubilacin.
Expediente
pensional.
Proyectodeconsulta
oficioconsultaa
entidades
concurrentes.
5Realizarseguimientoalos
Secretaria
trminosdeaceptacindela
cuotapartepensional
consultada.
Vencidoeltrminolegal
CD
paraaceptar,sinohay
pronunciamiento,se
trasladaexpediene
pensionalalNivelNacional
paraaplicacinsilencio
adtivopositivo.
OficinaPensiones
jubilacin
Proyectodeconsulta Envoexpediente
efectuadoalas
pensionalalNivel
entidades.
Nacional,Gerencia
NacionaldeRecursos
Humanos.
6Recepcionaroficio
aceptacincuotaparte
pensionalporpartedela
entidadconsultada.
Trasladaexpediente
pensionalconproyectoy
oficiosconsultafotocopia
expedientearchivo
seccional.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Oficioaceptacionde Envoexpediente
cuotapartepensional pensionalalNivel
Nacional,Gerencia
NacionaldeRecursos
Humanos.
Secretaria
documentossoporte.
VA
Observaciones
Paradocumentossoportevermarconormativo:
ConvencinColectivadeTrabajoarticulo98,
Decreto1653de1977,LEY33de1985,LEY
100de1993,articulo36.Resolucin1699de
1994silaspeticionesanterioresaSeptiembre
2004resuelveNivelSeccional.
Art.128deConstitucinPolitca
(incompatibilidad).
Consultaqueseenvaalasotrasentidadesen
lascualeshalaborado,deacuerdoalartculo2o.
delaLey33de1985.
7Recepcionaroficioobjecin
cuotapartepensionalpor
partedelaentidad
consultada.
Secreataria
recepcionaoficionegacion
cuotaparte,pasa
documentoalaJefaturade
RecursosHumanos,para
quesetrasladealTcnico
liquidarquetengaradicado
elcaso.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartaobjecincuota TrasladaaOficinade
partepensional.
Pensionescon
expedientepensional
pararevisiny/o
modificacinProyecto
Consuslta
8Revisarproyectoconsulta
cuotapartepensional
objetadoporlaentidad
concurrente.
Tcnico
Revisarlasobjeciones
presentadas,sinose
aceptanlasobjeciones
planteadas,sereiterala
consultaformulada,ydeser
necesariaalguna
modificacinseelabora
nuevamenteproyetode
consultaalasentidades
concurrentes.Iniciando
nuevamenteelproceso.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartaobjecioncuota oficioreiteracin
partepensional.
consultacuotaparte
pensionaloproyecto
deconsultamodificado
pararemitir
nuevamentealas
entidades
concurrentes.
Recepcionaroficiooriginala
peticionarioyentrega
originalalpeticionario,
dejandofotocopiapara
expedienteoficinajubilados.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartainformando
cumplimiento
requisitos.
Comunicacinal
peticionario
cumplimientorequisitos
parapension
jubilacin.
Archivarenexpedienteoficio
remisorioalNivelNacional
solicitasalariosa
CoordinacinNominasS.C.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Cartaaceptacin
renuncia.
solicitaconstanciade
salarios(ltimoao)y
envoalNivelNacional.
Secreataria
reconocomientopensiny
elaborarcitacinnotificacin
personal.
Recibecopiasy
resolucioneselaboraoficio
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucinde
reconocimiento.
Oficiocitacin
Notificacinpersonal
12Recepcionaractade
Serecibeactade
CD
notificacinysehace
seguimientoalosterminos
deleyparainterposicinde
recursos.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Actadenotificacin. Controlapresentacion
derecursos.
Recepcionarecursoy
elaboraoficiotrasladandoal
laGerenciaNacionalde
RecursosHumanos,por
competencia.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Recursode
Reposicin.
9RecepcionaryComunicar
Secretaria
oficiocumplimientorequisitos
alpeticionario.
10Recibiraceptacinde
renuncia.
Secretaria
Secretaria
13 RecepcionarRecurso
Secreataria
reposicincontrala
Resolucinquereconocela
pensindejubilacin.
Oficiodetrasladoal
NivelNacionalparala
respuestarespectiva.
Reiniciaprocesosconsultadescritoenlos
numerales4al06.
CdigoContenciosoAtivo.Artculo.55.
14Elaboraractadeejecutoria
delaResolucinde
reconocimientodepensin
dejubilacin.
Secretaria
Vencidoeltrmino,no
interponerecursoel
copiaaexpediente
pensional,elaboraoficioa
Nminasnovedadingresoa
nminajubilados,copiaa
expediente,remite
expedientepensionalal
archivo.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucin,actade
notificacin,Actade
ejecutoria,afiliacin
saludypensin,
certificacinNo.
cuenta.
ActadeEjecutoria
oficionovedadde
ingresoanminascon
Resolucinyanexos
arhivodeexpediente
pensional.
Artulo55C.C.A.
15 RecibirResolucin
resolviendorecurso
reposicin.
Secretaria
RecibeResolucin
resolviendorecursoyelbora
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucin.
Citacinala
Continuaconelprocesoderecepcinacta
notificacin,conlaobservacinquenohayms
recursosporvagubernamental.
16RemitircopiaResolucinen Secretaria
firmeaentidades
concurrentes.
Elaboraoficioremisorioalas
entidadesconcurrentes
remitiendocopiadela
Resolucindebidamente
ejecutoriada.,archivacopias
enexpedientepensional,y
elaboranovedaddeingreso
alanminadejubilados.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucin
ejecutoriada.
Novedadingresoa
nminas,oficioreparto
entidades
concurrentes,archivo
9.1.5.4.1.Formato2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
CONTROLDESUPERVIVENCIASJUBILADOS
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
Elaborarlistadocontrolsupervivencias.
2 Atenderajubiladosparafirmadellistadoorecepcin
supervivenciaparadescargarlodellistado
3
Registrarenbasededatosactualizacinsupervivencia.
4 Ordenalassupervivencias
5
Efectuarcontrolsupervivenciasparaordenarsuspensinal
cortedeltrimestrecorrespondiente.
6
ActivaryAutorizarpagoretenidosporsupervivenciacon
oficio.
7
Archivarsupervivencias.
Fin
TECNICOSESERVICOSADMINISTRATIVOS
AUXILIARDESERVICIOSADMINSTRATIVOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
CONTROLSUPERVIVENCIASJUBILADOS
Elaboraellistadodecontrol
supervivenciastomandocomobase
listadodenominasinoperactualizandoe
identificandolaclasedebeneficioenla
basededatosdejubilados.
OficinaPensionesde Archivojubilados
Jubilacin.
nminasinoper.
Productoy/o
Resultado
Listadodecontrol
supervivencias/traslado
afuncionariospara
recepcin.
2 Atenderajubiladospara AuxiliarServicios
firmadellistadoo
Administrativos
recepcinsupervivencia
paradescargarlodel
3 RegistrarenbasededatosTcnicoServicios
actualizacin
Administrativos
supervivencia.
Atiendealosjubiladospararecepcionar
supervivencia.
OficinaPensionesde Listadoactualizado
Jubilacin.
supervivencias.
Supervivenciasordenada
salfabticamente.
Actualizasupervienciaenbasededatos,
marcacionconnumeroconsecutivo.
OficinaPensionesde Certificadosde
Jubilacin.
supervencias.
Basedatosactualizada.
4 Ordenalassupervivencias AuxiliarServicios
Administrativo
Ordenalassupervivenciasenorden
ascendente.
OficinaPensionesde Certificadosde
Jubilacin.
supervencias
numerado.
Archivosupervivencias
jubilados.
5 Realizarcontrol
supervivenciaspara
ordenarsuspensinal
cortedeltrimestre
correspondiente.
Verificalistadobasededatoscontra
CP OficinaPensionesde
supervivenciasrecibidasypasareportede
Jubilacin.
suspensindepagoaCoordinacinde
nominasSeccional,oficiosuscritoporel
JefeDeptoRecursosHumanos.
No.
Actividad
1Elaborarlistadocontrol
supervivencias.
Ejecutor
TcnicoServicios
Administrativos
TcnicoServicios
Administrativos
Tarea
Donde
Insum os
Observaciones
Elprocesoseejecutatrimestralmente
Marzo,Junio,Septiembre,Diciembre.
Totaldesupervivencias Oficioremisoriode
recepcionadasBasede Listadodesuspensin
datosactualizadaal
mesadaspensionales
cortetrimestral.
pornoacreditar
supervivencia.
6 SolicitarActivaryAutorizar TcnicoServicios
pagoretenidospor
Administrativos
supervivenciaconoficio.
Recepcionarsupervivenciasparaabono
CC OficinaPensionesde Supervivencia
decuentasretenidasverificayhace
Jubilacin.
(entregada
controldellistadobasededatos,numera,
extemporneamente)
yelaborardendepagoparafirmaJefe
DeptodeRecursosHumanos.
Oficioautorizandoorden
depagoArchivoentrega
supervivenciapara
archivo.
7 Archivarsupervivencias.
Recepcionasupervivencias
extemporaneasyarchivoenconsecutivo.
Archivoactualizado.
AuxiliarServicios
Administrativo
VA
OficinaPensionesde supervivencia
Jubilacin.
extempornea.
Estaactividadesparalosquetienen
pagosuspendidoporlanopresentacin
oportunadelasupervivencia.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
CONTROLSUPERVIVENCIASJUBILADOS
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
1Informacinfuente
pococonfiable.
Falsedaddedocumentos.
Baja
2Prdidadeimagen.
Atencinineficazdetrmites Media
ausuarios.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
.Afectacindelpatrimoniodel
ISS..Desgaste
Administrativo,personal
asignadoparacorregirerrres
deprocedimientos.
Alto
Actualizacindelistasde
supervivenciascada(3)tres
meses..
Verificacindelistasde
supervivienciasparareportede
suspensindepagoa
CoordinacindeNminas.
.Sieljubiladoviveenelexteriorse
solictaentregadesupervivenciaen
originalconfirmadelconsulado.
InsatisfacciondelosJubilados
porelServicioqueseprestaal
usuario.
Medio
Nohaycontrol
Tipode
control
Preventivo
Nivelde
Riesgo
Medio
Correctivo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
CUOTAPARTEPENSIONALPORPAGAR
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
Recepcionarconsultacuotapartepensionalporpagar.
2
EntregarsolicitudesconsultaJefaturaRecursosHumanos.
3
AnalizaryverificarCuotapartepensional.
4
Enviaroficioaceptacinorechazo.
5
RecepcionarResolucindefinitivocuotapartepensionalporpagar.
6
RevisarProyectodefinitivocuotapartepensionalporpagar,registro
enBasedeDatosCuotaspartesporpagar.
Fin
SECRETARIA
JEFEDEPARTAMENTODERECURSOS
HUMANOS
TCNICO
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Recepcionarconsulta
Secretara
cuotapartepensionalpor
pagar.
Recepcionalapeticinde
entidadesdederechopblico
documentossoporte.
2 Entregarsolicitudes
consultaJefatura
RecursosHumanos.
Recibesolicitudyasignaal
Tcnicoliquidadorparala
revisinydeterminar
aceptacinorechazo.
Jefe
Departamento
deRecursos
Humanos
3 AnalizaryverificarCuota Tcnico
partepensional.
Productoy/o
Resultado
DepartamentoSeccional Oficiodeconsultacuotaparte
Radicaconsultaa
deRecursosHumanos. pensionalporpagarsuscritapor
OficinaPensiones
entidadesdederechopblico,yanexos jubilacinapertura
(ProyectodeResolucin,registrocivil expediente.
nacimiento,cdula,constanciasde
tiempodeservicios).
Donde
Insum os
DepartamentoSeccional Oficiodeconsultayexpediente.
deRecursosHumanos.
VA
Observaciones
Asignarepartoal
funcionario(tcnico
administrativo).
Estudiayverificaaplicacin
CD OficinaPensionesde
delanorma,liquidacincuota
Jubilacin.
partepensional
asignada,montosycuantas,
ycotejacontraexpedientede
laSeccional.
Consultacuotaparteporpagary
documentosanexos.
Oficiodeaceptacin
orechazocuotaparte
pensional(firma
GerenteSeccional).
4 enviaroficioaceptacino Secretara
rechazo.
NumerayDespachalos
oficiosyanexos,archivay
remitecopiaalarea
pensionesjubilacin.
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Oficioaceptacinorechazocuotaparte Remisindeoficiosy
pensional.
archivo.
5 RecepcionarResolucin Secretara
definitivocuotaparte
pensionalporpagar.
Recepcionalaresoluciny
anexosdepensinde
jubilacinasignandolacuota
parte.
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Resolucindefinitivacuotaparte
pensional.
TrasladoalTcnico
pararevisin
radicado.
Tcnico
6 RevisarProyecto
definitivocuotaparte
pensionalporpagar,
registroenBasedeDatos
Cuotaspartesporpagar.
Revisacuotapartepensional CD OficinaPensionesde
asignada,yactualizaBasede
Jubilacin.
Datos,radicacopiay
comunicaaContabilidad
SeccionalyCobranzasNivel
Nacional.
Resolucindefinitivacuotaparte
pensional.
ActualizacinBase
deDatosReparto
areascompetentes
Archivo.
Marconormativo:Ley33de1985,Decreto
1848del69y3135de1968.Elrechazo
puedeobedeceralassiguientesrazones:
errordeClculo
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
1Informacinfuenteincompleta. Documentosincompletoscomo:
Baja
ProyectodeResolucin,RegistroCivil,
fotocopiadeCduladeCiudadana,
Constanciadeservicios.
Atrazoenprocesodecuotaparte
pensionalporpagar.
Bajo
2Inoportunidadenlossistemas EnvideOficiodeaceptacinu
Media
deinformacin.
objecindecuotapartepensionalpor
pagar,quenollegadeformaoportuna
alinteresadoporcorrespondencia.
Aplicacindesilencioadministrativo
Alto
positivocuandonollegarespuestade
partedecorrespondenciasobreenvi
deOficio..
Afectaprocesodepensin.
ControlesExistentes
Revizarencomercialbasede
datosdeContralora,Fosigay
otrasinstitucionesdecarcter
Nacional.
CorreoCertificado.
Tipode
control
Preventivo
Nivelde
Riesgo
Bajo
Preventivo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
SUSTITUCIONPENSIONAL
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
2
Informarnovedadfallecimientojubilado.
3
SolicitarPublicacinedicto.
4
RecibirResolucionesdereconocimientosustitucinpensional.
5
6
RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinque
reconocelasustitucindelapensindejubilacin.
7
ElaboraractadeejecutoriadelaResolucindereconocimiento
desustitucindepensindejubilacin.
8
Fin
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
1Recibiryrevisarlos
documentos.
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
Secretaria
Revisayrecepcionasolicitud CP OficinaPensionesde
ydocumentossoporte.
Jubilacin.
Registrodenacimiento
Organizarexpediente
peticionarios,Fotocopiacdulapensional.
peticionarios,registrocivilyde
funcindeljubilado(causade
fallecimiento),registrocivil
matrimonio,declaracin
juramentadaconvivenciadel
peticionarioydedostestigos,
certificadoafili
2Informarnovedad
Secretaria
fallecimientojubilado.
Elaboraoficiodenovedad,
CD OficinaPensionesde
sobrefallecimientojubiladoa
Jubilacin.
laCoordinacindenminas
paralopertinente(retiroy
reintegrodinerosBanco).
Anexafotocopiaregistrocivil
defuncin.
Registrocivildefuncin.
3 SolicitarPublicacin
edicto.
Elaboraoficiosolicitud
publicacinedictoaDepto.
DeBienesyServicios,anexa
registrocivildenacimiento,
anexacopiadeoficioa
expedientepensional,saca
fotocopiaexpedientepara
archivooficinajubilados
trasladaexpedienteoriginala
laGerenc
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Solicitudsustitucinpensional. Oficiosoliciitudpublicacin
archivarexpediente
pensional/traslado
NivelNacionalpara
respuesta.
4RecibirResoluciones Secretaria
dereconocimiento
sustitucinpensional.
elaboraoficiocitacina
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Resolucindereconocimiento Oficiodecitacina
sustitucinpensional.
Notificacinpersonal.
5Recepcionaractade
Serecibeactadenotificacin
ysehaceseguimientoalos
terminosdeleypara
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Actadenotificacin.
Controlapresentacionde
recursos.
OficinaPensionesde
Jubilacin.
RecursodeReposicin.
OficiodetrasladoalNivel
Nacionalparalarespuesta
respectiva.
Secretaria
Secretaria
Recepcionarecursoy
elaboraoficiotrasladandoa
laGerenciaNacionalde
RecursosHumanos,por
competencia.
Observaciones
Paradocumentossoportevermarco
normativo:ConvencinColectivade
Trabajo,art.47Ley100de1993,
Decreto1889de1994.Resolucin
1699de1994silaspeticiones
anterioresaSeptiembre2004resuelve
NivelSeccional.
Oficionovedadde
fallecimientodirigidoala
Coordinacindenminas
S.C..archivarexpediente
pensional.
CD
6 RecepcionarRecurso Secretaria
reposicincontrala
Resolucinque
reconocelasustitucin
delapensinde
jubilacin.
VA
CdigoContenciosoAtivo.Artculo.
55.
7Elaboraractade
Secretaria
ejecutoriadela
Resolucinde
reconocimientode
sustitucindepensin
dejubilacin.
Vencidoeltrmino,no
interponerecursoel
copiaaexpediente
pensional,elaboraoficioa
Nminasnovedadingresoa
nminajubilados,copiaa
expediente,remite
archivo.
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Resolucin,actade
ActadeEjecutoriaoficio
notificacin,Actadeejecutoria, novedaddeingresoa
afiliacinsaludypensin,
nminasconResoluciny
certificacinNo.cuenta.
anexosarchivode
Artculo55C.C.A.
8 RecibirResolucin
resolviendorecurso
reposicin.
RecibeResolucin
resolviendorecursoyelabora
OficinaPensionesde
Jubilacin.
Resolucin.
Continuaconelprocesoderecepcin
actanotificacin,conlaobservacin
quenohaymsrecursosporva
gubernativa.
Secretaria
Citacinalanotificacin
personal.
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
1Deficienciaenlossistemasde InoportunaentregadeResolucinde Bajo

informacin.
SustitucinPensionalpor
corespondencia.
Consecuencia
Retrazoenelprocesodesustitucin
pensional.
Im pacto
Alto
ControlesExistentes
CorreoCertificado.
Tipode
control
Preventivo.
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACION
SUBPROCESO
SOLICITUDPENSIONVEJEZ(ACTIVIDAD97)
RESPONSABLES
No.
ACTIVIDAD
TECNICOADMINISTRATIVO
Inicio
1
Verificarrequisitos.
2
Recopilarlosdocumentossoporteparalasolicitud.
3
Diligenciarcarpetavejez.
4
Controlarsolicitudespensinvejez.
5
RecepcionarResolucinreconocimientopensinvejez.
6
Realizarnotificacinpersonal.
7
Elaborarnovedadparanminajubilados(Deduccin
pensionalpensincompartida)CONTROL.
AUXILIARADMINISTRATIVO
SECRETARIA
8
EnviarelexpedientealDepartamentodeAtencinal
Pensionadosinohayrecurso.
9
Si
No
Realizarrecursoreposicin.
10
RealizarTrasladorecursoreposicinporcompetencia.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS
GESTINELTALENTOHUMANO
PROCESO
COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACIN
SUBPROCESO
No.
Actividad
1Verificarrequisitos.
SOLICITUDPENSINVEJEZ(ACTIVIDAD97)
Ejecutor
Tarea
Donde
Tcnicode
Verificalosrequisitosparaeltrmitedela CP OficinaPensiones
Servicios
pensindevejezdeljubilado(hombre60
deJubilacin.
Administrativos aos,mujer55aos).
Insum os
Expedientepensional
solicituddirectadel
jubilado.
requisitosverificadosinclusin
enbasededatossolicitud
pensinvejezalgrupo
transmileniosolicitaeltrmite.
2 Recopilarlosdocumentos
soporteparalasolicitud.
Auxiliar
Tomafotocopiaalosdocumentosque
Servicios
reposanenexpedientepensional
Administrativos (Resolucinjubilacin,registrocivil
nacimiento,fotoc.Cedula),autntica,y
elaboraactadeejecutoriadela
Resolucinpensinjubilacin.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Solicitudtramitepensin
vejez.
Documentosfotocopiadosy
autenticadosarchivaren
carpetadevejez.
3 Diligenciarcarpetavejez.
Tcnico
Diligencialacarpetacondatosdelos
Servicios
documentossoportedelasolicitudy
Administrativos radicaconoficiosolicitudesalISS
ASEGURADOR.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Carpeta.
Carpetadebidamente
diligenciada/trasladaconoficio
alDepartamentodeAtencinal
Pensionado.
Incluyelascarpetasenbasededatosde
4 Controlarsolicitudespensin Tcnico
vejez.
Servicios
pensionesvejezentrmite.
Administrativos
OficinaPensiones
deJubilacin.
Oficioremisoriodesolicitud Controldeexpedientes
pensinvejez.
tramitados.
5 RecepcionarResolucin
reconocimientopensin
vejez.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Resolucinpensinvejez. oficiocitacinnotificacin
personalarchivocarpeta
pensinvejez.
Auxiliar
RecepcionaResoluciones
Servicios
reconocimientopensinvejezcon
Administrativos carpetavejezelaboraoficiocitacin
6 Realizarnotificacin
personal.
Auxiliar
Servicios
Administrativos
7Elaborarnovedadpara
Tcnico
nminajubilados(Deduccin Servicios
pensionalpensin
Administrativos
compartida).
Elaboraactanotificacinalinteresado,
solicitacopiaampliadacdula.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Oficionotificacin
ActadeNotificacin.
Resolucinpensinvejez.
Elaboraoficioremisorioanminas,
anexandocopiaResolucinvejez
debidamentenotificadasacafotocopia
paraexpedientepensinjubilacin
(archivo)yparacarpetapensinvejez.
OficinaPensiones
deJubilacin.
ResolucinyActade
Notificacin.
OficioaCoordinacinde
Nminas,novedaddeduccin
pensional,yoficioremisorioal
ArchivodelasResoluciones
vejeznotificadasparaincluiren
expedientejubilacin.
8Enviarelexpedienteal
Tcnico
DepartamentodeAtencinal Servicios
Pensionadosinohay
Administrativos
recurso.
Sinohayrecurso,dentrodeloscinco
dassiguientesalanotificacin,elabora
oficiodevolviendoexpedientecon
Resolucinpensinvejezdebidamente
notificada,alDepartamentodeAtencin
alPensionado.
OficinaPensiones
deJubilacin.
CarpetavejezActa
notificacinResolucin
vejez.
Oficioenviandoexpedienteal
DepartamentodeAtencinal
Pensionadoanexandoy
relacionandocarpetas.
9Realizarrecursoreposicin. Secretaria
RecepcionaRecurso.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Oficiorecursoreposicin.
Trasladaconexpedienteal
tcnicoparaverificacin.
OficinaPensiones
deJubilacin.
Recursoreposicin.
Trasladorecursopor
competenciaalDeptoAtencin
alPensionado.
10RealizarTrasladorecurso
Tcnico
ElaboraoficiotrasladoalDeptoAtencin
reposicinporcompetencia. Servicios
alPensionadorecursoporcompetenciay
Administrativos anexacarpetavejez.
VA
Observaciones
Decreto758de1990,y813de
1994.
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
COMPARTIBILIDADPENSIONESJUBILACIN
SUBPROCESO
SOLICITUDPENSINVEJEZ(ACTIVIDAD97)
No.
Riesgo
1ServicioInoportuno
GESTINELTALENTOHUMANO
Causa
NoenviretroactivoalISSPatrn.
Probabilidad
Bajo
Consecuencia
AfectaelPatrimoniodelInstitutode
SegurosSociales.
Im pacto
Alto
ControlesExistentes
RevisindelaResolucin
retroactivadelaempresadel
pensionado.
Tipode
control
Correctivo
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
PENSIONDEJUBILACION
PAGODIASPENDIENTESBENEFICIARIOSJUBILADO(q.e.p.d)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
JEFEDEPART.DERECURSOS
HUMANOS
SECRETARIA
PROFESIONAL
Inicio
1
Recibirsolicitudyrevisarlosdocumentos.
2
Recepcionaravisosdeprensa.
3
Elaborarliquidacinyactoadtivoparapagodias
pendientes.
4
Elaborarproyectoresolucinaprobandoelpago.
5
Revisaryaprobarproyectoresolviendorecurso.
6
RecibirResolucionepagodaspendientes.
7
Elaboraractadeejcutoriasinohayrecurso.
SI
NO
RealizarReparto.
A
RealizarRecursoreposicin.
10
AtenderResolucinrecurso.
11
Revisaryaprobarproyectoresolviendorecurso.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACION
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
1Recibirsolicitudy
Secretara
revisarlosdocumentos.
documentossoporteefecuta
solicitudpublicacinedicto
(avisoprensa2).
2Recepcionaravisosde Secretaria
prensa.
Recepcionaavisos.
3Elaborarliquidaciny
actoadtivoparapago
daspendientes.
Sielfallecimientoesanteriora
Septiembre1994,recibe
solicitud,documentosanexasy
procedealiquidarvaloresa
pagarSolicitaaCoordinacin
deNminascertificadode
reintegroalSeguroSocialde
losdinerosconsignadosenla
cuenta.
CD Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
4Elaborarproyecto
Profesional
resolucinaprobandoel
pago.
ElaboraProyectodepagodas
pendientesparaaprobacin
JefaturaRecursosHumanos.
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Jefe
Departamento
deRecuros
Humanos
Revisaeimparteaprobacinal
ProyectoResolviendoRecurso.
Departamentode Proyecto
RemiteaGerenciaSeccionala
Recursos
resolviendoRecurso firma.
Humanos.
reposicin.
Tecnicoadtivo
elaboraoficionotificacin
personal
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Resolucinde
ActadeNotificacin.
reconocimientodas
pendientes.
7Elaboraractade
ejcutoriasinohay
recurso.
Secretara
Elaboraactadeejecutoria.
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Resolucin,actade Oficionovedaddeingresoa
notificacin.
nominaconanexos.
8RealizarReparto.
Secretara
Organizaexpedientepensionaly
pasaaArchivo.
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Resolucinyacta
dejecutoriay
expediene
pensional.
RepartoalArchivodejubilados.
9RealizarRecurso
reposicin.
Secretara
Recepciona.
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Recursode
Reposicin.
TrasladaalProfesional
radicado.
Revisaryaprobar
proyectoresolviendo
recurso.
6RecibirResolucione
pagodaspendientes.
Tecnicoadtivo
CP Departamentode Sollicitudregistro
Recursos
civildefuncin
Humanos.
jubiladofallecido.
Departamentode Avisos.
Recursos
Humanos.
trasladasolicitudydocumentos
soportealaCoordinacinde
nminasparaeltramitede
pago,sielfallecimientoes
posteriora1994paraeldebido
tramiteanteelNivelnacional,si
esanteriortrasladaoficina
Pensiones.
VA
Observaciones
Resolucin1699de1994silaspeticiones
correspondeafallecimientosanterioresa
Septiembrede1994,resuelveNivelSeccional,si
esposterioradichafechaResuelveelNivel
NacionalyremitesoporteslaCoordinacinde
NminasSeccional.
trasladaaoficinapensionesoa
laCoordinacinNminassegn
seaelcaso.
Solicitudy
Elaboraproyectoliquidacin
documentosanexos. oficiosolicitudcertificacinde
reintegrodeldineroalISS,
dirigidoalaCoordinacinde
NminasSC.
Certificadodel
ProyectoResolucinpagodas
reintegrodeldinero pendientes.
alISS(debeser
suscritoporel
TesoreroNacional).
Continuaconlospasos8,9y10.
CdigoContenciosoAtivo.Arti.55
10AtenderResolucin
recurso.
Profesional
Estudiarecursoyproyecta
Resolucinresolviendorecurso.
Oficina
Pensionesde
Jubilacin.
Recursode
reposicin.
ProyectoresolviendoRecursoy
pasaaDeptoRecursos
Humanosparaaprobacin.
11Revisaryaprobar
proyectoresolviendo
recurso.
Jefe
Departamento
deRecuros
Humanos
Revisaeimparteaprobacinal
ProyectoResolviendoRecurso.
Departamentode Proyecto
RemiteaGerenciaSeccionala
Recursos
resolviendoRecurso firma.
Humanos.
reposicin.
Continuaconlospasos8,9y10.
NOTA: CuandolareliquidacincorrespondaapensionesdejubilacinreconocidasconposterioridadaSeptiembrede2004,deacuerdoaladelegacinconferidamediante
Resolucin1699de2004,eslaGerenciaNacionaldeRecursosHumanosquienresuelvetalsolicitud,entalcasoseaplicaelpaso1,yseremitealaGerenciaNacional
deCompensacionesyBeneficiosparalopertinente.
INFORMACION
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACION
SUBPROCESO
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
1Perdidaporactosilicitoso
Fraude
.Elprocedimientodepagopara
jubiladosseefectaportarjetade
crdito.
Bajo
2 AfectacinalPatrimoniodel
ISS.
.Recepcindesupervivenciascada(3) Bajo
tresmeses,siendoindetectableel
fallecimientodealgunosJubilados.
Consecuencia
.Giromesadasdelfallecidojubilado
cobradasporterceraspersonas.
.Tratocongenteinescrupulosa.
Im pacto
Alto
.Seautorizalacontinuidaddelpago Alto
demesadasapersonasfallecidas.
ControlesExistentes
.Recepcindesupervivencias
cada(3)tresmeses.
.Noentregadesupervivencia
autorizacinaNminasdeno
pago.
NohayControles
Tipode
control
Preventivo
Correctivo.
Nivelde
Riesgo
yMedio
Preventivo
Correctivo.
yMedio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
AUXILIOFUNERARIO(ISSPATRONO)
RESPONSABLES
No.
ACTIVIDAD
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
JEFEDEPART.DERECURSOSHUMANOS
SECRETARIA
Inicio
1
Recibirsolicitudyrevisarlosdocumentossoportedela
solicitud.
2
Revisaryasignartramitealtcnicoliquidador.
3
Revisardocumentossoportedelasolicituddeauxilio
funerario.
4
Revisarcumplimientorequisitosparalaprocedenciadel
auxiliosolicitado.
5
Revisaryaprobacinproyectoauxiliofunerario.
6
RecibirResolucionesdereconocomientoauxiliofunerario
elaboracioncitacinnotificacionpersonal.
7
8
RecepcionarRecursoreposicincontralaResolucinque
reconoceauxiliofunerario.
A
ElaboraractadeejecutoriadelaResolucinde
reconocimientoauxiliofunerario.
10
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
PENSIONDEJUBILACIN
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
CP Departamentode
Recursos
Humanos.
Insum os
1Recibirsolicitudyrevisar Secretara
losdocumentossoportede
lasolicitud.
Recibeyrevisasolicitudydocumentos
soporteypasaalJefeDepartamento
RecursosHumanospararevisin.
Solicitud,registrocivil
documentospararevisindel
defuncinjubiladofallecido, JefeDepartamentode
facturadebidamente
RecursosHumanos.
canceladaanombredel
solicitante,pruebade
parentesco,contratopre
exequialsiserequiere,
2Revisaryasignartramite
altcnicoliquidador.
JefeDepartamento
deRecursos
Humanos
Recibedocumentacinauxiliosfunerarios,
revisayasignaaTcnicoliquidadorpara
trmite.
3Revisardocumentos
soportedelasolicitudde
auxiliofunerario.
TnicodeServicios Recibeyrevisadocumentacin,ysolicitaala
Administrativos
CoordinacindeNminascertificacinde
fechaderetirodenmina,mesadas
posterioresalfallecimientoyreintegrodel
Banco,generalistadodeAutolisspara
verificarpagodeaportesSeguridadSocial.
OficinaPensiones Solicitud,registrocivil
deJubilacin.
defuncinjubiladofallecido,
facturadebidamente
canceladaanombredel
Oficiossolicitandoinformacin
alaCoordinacindeNminas
Seccional,ydeaportesala
SeguridadSocial.
4Revisarcumplimiento
requisitosparala
procedenciadelauxilio
solicitado.
TcnicodeServicios Determinasisehancanceladomesadascon
Administrativos
posterioridadalfallecimiento,ysisehicieron
pagosporaportesdeIVMalSeguroSocial,y
fechadeltimacotizacinefectuadaporel
patrono,sialafechadefallecimientodel
jubiladosehicieronaportesde
OficinaPensiones CertificadodeNminasy
deJubilacin.
certificacindeaportesde
SeguridadSocial.
Proyectodepagoauxilio
funerarioliquidacinencaso
decancelarelpatrono,u
oficiotrasladocon
documentossoportedela
solicitud,sicancelaelISS
ASEGURADOR..
OficinaPensiones Solicitud,registrocivil
Radicacindocumentosal
deJubilacin.
defuncinjubiladofallecido, tcnicoliquidador,Oficina
facturadebidamente
PensionesJubilacIn.
canceladaanombredel
VA
Observaciones
Resolucin1699de1994silas
peticionescorrespondea
fallecimientosanterioresa
Septiembrede2004,resuelveNivel
Seccional,siesposterioradicha
fechaResuelveelNivelNacional.
5Revisaryaprobacin
JefeDepartamento
proyectoauxiliofunerario. deRecursos
Humanos
RevisaeimparteaprobacinalProyecto
ResolviendoRecursotrasladaalaDireccin
JurdicaSeccionalpararevisin.
Departamentode
Recursos
Humanos.
Proyectocancelacinauxilio RemiteaJurdicaSeccionaly
funerario.
aGerenciaSeccionalafirma.
reconocomientoauxilio
funerarioelaboracion
citacinnotificacion
personal.
Secretara
Recibecopiasyresolucioneselaboraoficio
citacinnotificacinpersonal
OficinaPensiones Resolucinde
deJubilacin.
reconocimientoauxilio
funerario.
OficiocitacinNotificacin
personal.
7Recepcionaractade
Secretara
Serecibeactadenotificacinysehace
seguimientoalosterminosdeleypara
OficinaPensiones Actadenotificacin.
deJubilacin.
Controlapresentacionde
recursos.
continuaconlospasos8,9y10.
CdigoContenciosoAtivo.Arti.55
CD
Secretara
8 RecepcionarRecurso
reposicincontrala
Resolucinquereconoce
auxiliofunerario.
Recepcionarecursoyelaboraoficio
trasladandoalaautoridadquereconociel
auxiliofunerario.
OficinaPensiones RecursodeReposicin.
deJubilacin.
OficiodetrasladoalNivel
NacionaoSeccional,parala
respuestarespectiva.
9Elaboraractadeejecutoria Secretara
delaResolucinde
reconocimientoauxilio
funerario.
Vencidoeltrmino,nointerponerecursoel
interesado,seelaboraactadeejecutoria,y
seanexacopiaaexpedientepensional,
elaboraoficioaNminasnovedadingresoa
nminajubiladossielbeneficiarioessustituto
depensindejubilacin,ode
OficinaPensiones Actadenotificacin.
deJubilacin.
ActadeEjecutoriaoficio
novedaddeingresoa
nminasotrasladoacuentas
porpagarconResoluciny
anexosarhivodeexpediente
pensional.
Artculo55ConstitucinNacionalde
Colombia.C.C.A.
RecibeResolucinresolviendorecursoy
elboraoficionotificacinpersonal.
OficinaPensiones ResoluciIn.
deJubilacin.
Citacinalanotificacin
personal.
Continuaconelprocesoderecepcion
actanotificacinyelaboracin
novedaddenmina,descritoenel
numeral6.
10 RecibirResolucin
resolviendorecurso
reposicin.
Secretara
Resolucin1699de2004,eslaGerenciaNacionaldeRecursosHumanosquienresuelvetalsolicitud,entalcasoseaplicaelpaso1,
yseremitealaGerenciaNacionaldeCompensacionesyBeneficiosparalopertinente.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Riesgo
1Decisioneserrneas.
PENSIONDEJUBILACIN
Causa
Informacinfuentepococonfiable.
Probabilidad
Bajo
Consecuencia
Im pacto
Seveafectadoelpatrimoniodel
ISSporpagodeauxilio
funerario.
Alto
ControlesExistentes
Tipodecontrol
Solicitud,registrocivildefuncin
Preventivo
jubiladofallecido,facturadebidamente
canceladaanombredelsolicitante,
pruebadeparentesco,contratopre
exequialsiserequiere,certificacin
bancaria.
NiveldeRiesgo
Medio
9.1.5.9.3.MARCONORMATIVOGENERALDEPENSIONES
DEPENDENCIA
PROCESO
BIENESTAR
SUBPROCESO
PENSIONES
DESCRIPCIN
ConvencinColectivadelTrabajocelbradaentreelInstitutodeSeguroSocialy Artculo98:"Acumulacindetiempodeservicios".Artculos99al107"PorlacualseOtorgalapensindeJubilacionalostrabajadores
elSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004
OficialesdelISS".
Octubrede2001.
Decreto3135de1968
IntegracinSeguroSocialSectorPblicoyPrivado.
Decreto1848de1969"PrestacionesSocialesServidoresPblicos".
Artculo68,75,78:"PensionesdeJubilacin",Artculo72"AcumulacindetiempodeServicios".
Decreto1653de1977
"FuncionariosdeSeguridadSocialPensionesdeJubilacin".
Ley33de1985
Artculo2:"JubilacinSectorPblico".
Decreto758de1990
"ReglamentoGeneraldelSeguroSocialobligatoriodeInvalidez,VejezyMuerte".
ConstitucinPolticadeColombia
Artculo128:"Prohibicionesalosservidorespblicoseneldesempeodelcargo".(incompatibilidad).
Ley100de1993
Articulo35:"PensionMinimadevejezojubilacin.",Artculo36:"RegimendeTransicin".
Resolucin1699de1994
Decreto1889de1994,Artculosdel7al14
"Porlacualsemodifica:peticionesrealizadasanterioresaSeptiembrede2004resuelveNivelSeccional,sisonposteriores
NivelNacional".
Artculos7al14:"BeneficiariosPensionesdeSobreviventes".
Decreto813de1994
"CompartibilidaddelaPensin".
ReformapensionalLey797Deenerodel2003
"PorlacualhaceReferentealaLeydepensiones".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONAL
PROCESO
PRESELECCIONDEPERSONAL
SUBPROCESO
CALIFICACIONHOJADEVIDA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1 Recepcionarlashojasdevida,conoficioremisorioeinstruccin.
3 Verficarlasolicitudyhojadevidarecibida.
2 Asignarcalificador.
4 Solicitardocumentosencasoquenosetengancompletos.
5 Revisarlosdocumentosaportadosporlosaspirantes.
6 Diligenciarformatodecalificacinoidoneidadsilasolicitudes
parauncontratodeprestacindeservicios.
7 Verificarquelaevaluacinestedebidamentediligenciada.
8 Proyectaroficiodirigidoalsolicitante(Gerente,Jefes).
9 Entregapersonaldelaevaluacinysoportesalsolicitante.
10 Actualizarbasededatos.
Fin
COORDINADORSELECCINY
ADMINISTRACINDEPERSONALOQUIEN
HAGASUSVECES
PROFESIONAL
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
DEPARTAMENTOSECCIONALDERECURSOSHUMANOS
PROCESO
SELECCINDEPERSONAL
SUBPROCESO
CALIFICACIONDEHOJASDEVIDA
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Recepcionarlashojasde
vida,conoficioremisorioe
instruccin
Secretaria
2AsignarCalificador
Coordinadorde
Selecciny
Administracin
dePersonal
Seccionalo
quienhagasus
veces
3Verficarlasolicitudyhoja
devidarecibida
Secretaria
Revisarquelossoportesesten
completos:documentospersonales,
certificacionesdeformacin
acadmica(nombredelainstitucin,
ttulo,fechas,intensidadhoraria),
tarjetaprofesionalcuandoseaelcaso
certificacionesdeexperiencia(cargo,
funcione
4Solicitardocumentosen
casoquenosetengan
completos
Secretaria
Ubicaralaspiranteyrequerir
documentos
5Revisarlosnuevos
Secretaria
documentosaportadospor
losaspirantes
6Diligenciarformatode
calificacinoidoneidad
Secretaria
Donde
Insum os
Productoy/o
Resultado
VA
Revisarquelashojasdevida
Hojasdevida,oficio
Hojasdevida
CD Coordinacin
allegadasporJefestenganvisto
Selecciny
remisorioeinstruccin. recepcionadas.
buenodeGerencia,paraverificar
Administracinde
cumplimientoderequisitosparael
Personall
CargoIdoneidadparaelObjetodel
Contrato.
Solicituddeidoneidad Instruccinsobre
CC Coordinacin
Selecciny
ocumplimientode
requisitosy
Administracinde requisitosparael
calificadorasignado.
Personall
cargo,HojadeVida.
Coordinacin
Oficioremisorio,
Documentos
X
Selecciny
instruccintipode
faltantes
Administracinde calificacin,Hojade
Identificadose
Personall
Vida,certificacionesde informeal
escolaridady
Coordinadoroquien
experiencia.
hagasusveces
Hojadevida,N
CP Coordinacin
Selecciny
telefnico.
Administracinde
Personall
Coordinacin
Nuevosdocumentos
Selecciny
Administracinde
Personall
Diligenciarelformatodeevaluacin CD Coordinacin
Hojadevida,
donderelacionalaResolucin
Selecciny
documentossoporte,
respectivasiesparauncargode
Administracinde formatodeevaluacin,
plantadeidoneidaddelcontratista
Personal
Normatividadvigente.
silasolicitudesparauncontratode
prestacindeserviciospersonales.
Nuevosdocumentos
recibidos.
Docuemtnos
revisados.
Formatode
Evaluacinode
Idoneidaddel
Contratista
diligenciado.
Observaciones
7Verificarquelaevaluacin
estedebidamente
diligenciada
Coordinadorde
Selecciny
Administracin
dePersonal
Seccionalo
quienhagasus
veces
Revisarevaluacin,queel
diligenciamiento,correspondaala
solicitudyalosdocumentos
acreditados.
Coordinacin
Hojadevida,soportes, Formatode
Selecciny
formatodeEvaluacin evaluacin
Administracinde Idoneidad
idoneidadfirmado.
Personall
diligenciado,
Normatividadvigente.
8Proyectaroficiodirigidoal
solicitante.
Secretaria
Proyectaroficiodirigidoalsolicitante,
(Gerente,Jefes),anexandohojade
vidayevaluacinqueindiqueel
cumplimientoonoderequisitosy/o
idoneidaddelcontratista.
Coordinacin
Solicitud,hojadevida Proyectodeoficio.
Selecciny
yEvaluaciny/o
Administracinde idoneidad
Personall
diligenciados.
9Entregapersonaldela
evaluacinysoportesal
solicitante
10Actualizarbasededatos
Coordinadorde Revisaryfirmaroficio.
Selecciny
Administracin
dePersonal
Seccionalo
quienhagasus
veces
Secretaria
Secretaria
RegistrardatosdeHojadevida
calificada,oidoneidaddelaspirante,
fechadeevaluacin,cargouobjeto
delcontrato,ubicacinyarchivar
copiadecalificacin.
Coordinacin
Solicitud,hojadevida Oficiofirmado
Selecciny
yEvaluaciny/o
Administracinde idoneidad
Personall
diligenciados.
Coordinacin
Oficiofirmadoyanexos Copiadelrecibido
Selecciny
deloficio
Administracinde
Personall
Formatodeevaluacin Basededatos
CP Coordinacin
Selecciny
Idoneidaddel
actualizada
Administracinde contratista
Personal
diligenciadosyoficio
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCIN
PROCESO
PRESELECCIONDEPERSONAL
SUBPROCESO
CALIFICACINDEHOJASDEVIDA
DESCRIPCIN
Ley30del29diciembrede1992.
PorlacualseorganizaelserviciopblicodeEducacinSuperior.
Resolucin2800de1juliode1994
PorlacualseestableceelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISSysedictanotrasdisposiciones.
Resolucin1798del27abrilde1995
PorlacualsemodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISSysedictanotrasdisposiciones
Resolucin1861del8mayode1995
PorlacualseadicionaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISS.
Ley190del6juniode1995
NormastendientesapreservarlamoralidadenlaAdministracinPblicaysefijandisposicionesconelfindeerradicarlacorrupcin
administrativa.RgimendelosServidoresPblicosArt.1,numerales1y2,Art.3,inciso1.
Decreto2150del5diciembrede1995
Se suprimen yreforman regulaciones, procedimientos otrmites innecesarios. Art. 1.Supresin de autenticaciones y reconocimientos. Art.
10."Prohibicindeclaracionesextrajuicio".Art.13."Prohibicindeexigircopiasofotocopiasdedocumentosqueseposeen".
Art. 14. "Prueba de requisitos previamente acreditados". Art. 17."Antecedentes judiciales o de Polica, Disciplinarios y Profesionales"
Art.62."SupresindelRegistroestataldettulosprofesionales".
Art.63."RegistrodettulosenlaInstitucionesdeEducacinSuperior.Art.65.SupresindeRegistros"
Resolucin0665del26enerode1996
PorlacualseadicionaymodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales
Resolucin0165del22deenerode1998
Porlacualseestableceunrgimenespecialenmateriaderequisitosparaeldesempeodealgunosempleosdelreaasistencialenel
SeguroSocial.
Resolucin3441del16diciembrede1998
PorlacualsemodificaelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelISS.
PorlacualseestableceunrgimenespecialenmateriaderequisitosparaeldesempeodealgunosempleosdelreaAdministrativaenel
SeguroSocial.
Resolucin3685del18noviembrede1999
PorlacualseaclaraelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales.
PorlacualseaclaraelmanualdefuncionesyrequisitosparaeldesempeodelosempleosdelInstitutodeSegurosSociales.
CircularN595del14juliode2004
InstructivoNuevaContratacindeServiciosProfesionalesy/oApoyoalaGestindelaAdministracin.
Ley962del08agostode2005
Porlacualsedictandisposicionessobreracionalizacindetrmitesyprocedimientosadministrativosdelosorganismosyentidadesdel
estadoydelosparticularesqueejercenfuncionespblicasoprestanserviciospblicos.Artculo25."Prohibicindedeclaracinextrajuicio".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SELECCINDEPERSONAL
SUBPROCESO
CALIFICACINHOJASDEVIDA
No.
RIESGO
Causa
1 .Desmotivacindelpersonal, .Carenciadeunprocesoabiertoy
prdidadeimagenInstitucional estandarizadopararecepcionarhojas
devidadeaspirantes.
Probabilidad
Alta
Consecuencia
.Prdidadelasventajasqueofreceel
mercadoenpersonalmascalificado
quenotienenoportunidadde
concursarparaingresaralISS.
.Bajorendimiento,sobrecostospor
ineficienciadelrecursohumanono
idneo.
Im pacto
Alto
ControlesExistentes
Ninguno
Tipode
Nivelde
control
Riesgo
Noexiste
Alto
ningntipode
control.
2 Falsedaddedocumentos
.Inmediatezdelascalificaciones.
Media
.Dejarpendientelaentregade
documentos..Soportes
entregadosporelaspirante,sinavalar
porpartedelasEntidadesconsultadas.
.MaldesempeodelasFuncionesodel Alto
objetodelContrato..Fraude.
.Contratacindepersonalsin
cumplimientoderequisitosmnimos
sealadosparaeldesempeodel
cargo..Revoc
.Cotejardocumentosaportados
Preventivoy
conoriginales.Encasodeduda Correctivo
verificarformacinacadmicacon
InstitucionesEducativasy
CertificacionesLaboralescon
Empresasrespectivas.
Medio
3 DecisionesErrneas
.PorlasituacinactualdelISS,tener
queasignarelprocesodecalificacin
eidoneidaddehojasdevida,a
personalsinconocimientoni
experiencia.
.Entrenamientoparaelpersonal.
Alto
.Reiterarenerrores.Sobrecarga
deltrabajoysobrecostospor
ineficienciadelosservidores
contratados..Faltade
personalcalificado.
.Bajarotacindepersonalenel
Preventivoy
reayexperienciadepersonal
Correctivo
paracalificacindelashojasde
vidayverificacindedocumentos.
Medio
2DecisionesErrneasen
VinculacindelPersonal
.Cumplirrequisitosparaelcargo,sin Media
corresponderalperfilespecficodel
mismo.
.Requisitosexigidossinvigencia.
.Seleccindelpersonaldeplantay
ContratstasdePrestacindeServicios
sinconcurso
.Bajodesempeo.. Alto
Rotacindelpersonal..Falta
decompetenciasgeneralesy/o
especficas..Asignacin
defuncionesoactividadesnoacordes
conelperfil.
.Resolucin2800de1994,
Preventivoy
requisitosparacargosdelpersonal Correctivo
deplantaysusreglamentarios.
.FornmatodeIdoneidad.
.CoordinacinNacionalde
SeleccinyAdministracinde
Personal.
Medio
Baja
INFORMACIN
VINCULACINDEPERSONAL
NOMBRAMIENTOORDINARIO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
ACTIVIDAD
TCNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS
COORDINACIONDESELECCIN
DEPERSONAL
Inicio
RecepcionarlaResolucindeNombramientoenviada
vafaxporlaGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos.
Radicaryentregarlaresolucinylacalificacindela
hojadevidaalaCoordinacindeSeleccinde
Personal.
3
Comunicaralinteresadoelnombramiento.
4
ElaborarelActadePosesin.
5
Ingresaralabasededatoselnuevonombramiento.
Fin
CALIFICACION
HOJADEVIDA
SECRETARIA
DEPENDENCIA
INFORMACIN
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
1Recepcionarla
Tcnicode
Resolucinde
Servicios
Nombramientoenviada administrativos
vafaxporlaGerencia
NacionaldeRecursos
Humanos.
RecibevafaxlaResolucindenombramiento
ylarespectivacalificacin.
Departamentode
RecursosHumanos
Productoy/o
Resultado
Resolucindenombramientoy Resolucinde
calificacindeHojadeVida.
Nombramiento.
2Radicayentregala
Tcnicode
resolucinyla
Servicios
calificacindelahoja administrativos
devidaala
Coordinacinde
SeleccindePersonal.
RadicaryentregarenlaCoordinacinde
SeleccindePersonallaResolucinde
nombramiento.
Departamentode
RecursosHumanos
Resolucindenombramientoy Entregadela
Resolucin.
3ComunicaralinteresadoSecretaria
elnombramiento.
TranscribirOficiodirigidoalinteresado,
CP
comunicandoelcargo,ladependenciaparael
cualfuenombradoyrequisitosparala
posesin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Resolucindenombramientoy Proyectodeoficio. X
Asesordela
Revisaroficioypiedefirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Resolucinyoficiode
comunicacin.
Oficiode
comunicacinpara
firma.
JefeDepartamento Revisaryfirma.
deRecursos
Humanos
Departamentode
RecursosHumanos
Oficioyresolucinde
nombramiento.
Oficiofirmado.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Resolucindenombramientoy ActadePosesin.
documentosparalaposesin.
GerenciaSeccional
ResolucindeNombramiento. ActadePosesin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
CopiadelaResolucin.
No.
Actividad
Ejecutor
4ElaboracindelActade Secretaria
Posesin.
Tarea
VerificarelcumplimientodeRequisitosy
elaborarelactadeposesinparafirmadel
Funcionario,delGerenteSeccionalyTestigo.
GerenteSeccional Realizareljuramentoalnuevofuncionarioy
firmarelactadeposesin.
5Ingresar a la base deSecretaria

datos
el
nuevo
nombramiento.
SedeberelacionarlafechadelaResolucin.
CP
Donde
Insumos
VA
X
Actualizacindela X
basededatos.
Observaciones
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Decreto2148del30deDiciembrede1992articulo11,numeral9
"PorelcualseReestructuraelInstitutodeSegurosSociales".
Decreto1950de1973,TtuloIII,Capitulo2.Articulo26
"PorelcualsereglamentanlosDecretosleyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.Articulo26.libre
nombramientoparalosempleadospblicos".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
VINCULACIONDEPERSONAL
SUBPROCESO
POSESIONOFIRMADELCONTRATO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
FONDONACIONAL
PERSONAA
DELAHORRO
TOMARPOSESION
GERENTE
SECCIONAL
SECRETARIA
DIRECCIONDE
(COORDINACION
COORDINACION COORDINACIO
SECCION
RECLUTAMIENTOY
COORDINACION
SELECCINY
DESARROLLO NBIENESTAR INVENTARIOSY
CONTROL
DENOMINAS
ADMINISTRACIONDE
DEPERSONAL
SOCIAL
ACTIVOSFIJOS
RESERVASDEL
PERSONAL)
EJERCITO.
Inicio
1 RecibirlaResolucinde
nombramientoocontrato
2 Revisarquesehayan
acreditadotodoslos
documentosparael
cumplimientodelosrequisitos.
3 Comunicaralinteresadolos
requisitosnecesariosparala
tomadeposesinofirmadel
contrato
4 Confrontarquelapersona
aportefotocopiasdel
documentodeidentidad,
fotografarecienteydelibreta
militar(parahombres)
5 Proyectaroficiodirigidoal
EjercitoNacional,solicitandola
verificacindelaLibretaMilitar.
6 Verificarelcorrecto
diligenciamientodelFormato
UnicodeHojadeVida
diligenciamientodelFormulario
UnicoDeclaracinJuramentada
deBienesyRentasyActividad
EconomicaPrivada
8 Verificarlaacreditacindel
certificadodeantecedentes
disciplinariosoensudefectola
consignacin
VERIFICACIO
NSITUACION
MILITAR
9 Verificarlaacreditacindela
copiadelcertificadojudicialy
depolicia.
diligenciamientodela
autorizacinparaconsignarla
asignacinmensual
correspondiente
11 Diligenciarytramitarel
formulariodeafiliacine
inscripcinalaEPSRegimn
contributivo
constanciadondeseespecifica
queseescogioenformalibrey
voluntariaafiliarsealaEPS
SeguroSocial(silaafiliacin
correspondealaEPSISS)
13 Recepcionaryverificarla
CertificacinFondode
Pensionespresentadaporla
personaquesevaa
posesionar
formulariodevinculacino
actualizacinalSistema
GeneraldePensiones(Encaso
quesehayaescogidocomo
FondodePensionesalISS)
diligenciamientodelaparteque
constaqueseescogioenforma
libreyvoluntariaafiliarse
PensionesdelSeguroSocial(
silaafiliacincorrespondea
PensionesdelISS)
formulariodesolicitudde
vinculacindeltrabajadoral
SistemaGeneraldeRiesgos
ProfesionalesdelSeguroSocial
17 TramitarlaafiliacinalFondo
NacionaldelAhorro
18 RemitiralFondoNacionaldel
Ahorro,losdocumentosparala
afiliacin
AFILIACION
19 Verificarlaacreditacindel
examenmedicoocupacionalo
deingreso,aptitudparatrabajar
20 Verificarlaacreditacindelacta
determinacindelcontratosila
personaescontratistadel
SeguroSocialyvaaser
vinculadoalaplanta
21 ElaborarelActadeposesin
paralafirmadelGerente
SeccionalparalosJefesde
Departamentoofirmadel
contratodetrabajoparalos
TrabajadoresOficiales.
22 LegalizacindelaPosesin
23 Expedirlaescarapelaparael
nuevofuncionarioopara
personaldecontratode
prestacindeservicios
personales
24 RemitiralaCoordinacinde
Nminaslosdocumentosdel
nuevofuncionarioparaquesea
incluidoenlanmina
IniciaProcesoNminade
Activos(IngresoaNmina).
Elaboraroficioincluyendo
relacindelosnuevos
funcionarios
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
1 RecibirlaResolucinde
nombramientoocontrato.
Secretaria
RecibirResolucin,hojadevida,calificaciny
soportes
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
2 Revisarquesehayan
acreditadotodoslos
documentosparael
cumpliminetodelos
requisitos.
Secretaria
Examinarsienelareadeobservacionesdela
calificacindelahojadevidaserelacionan
documentospendientesdeescolaridad,
experienciatarjetaprofesionalsilarequiere.
CD Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
3 Comunicaralinteresadoel Secretaria
nombramientoylos
requisitosnecesariosparala
tomadeposesinofirmadel
contrato
Informarplazosparaaceptaronoel
CP Coordinacinde
nombramientoyparalatomadeposesin,dara
Selecciny
conocerlosdocumentosquedebeacreditary
Administracinde
entregarlosformatosquedebediligenciar
Personal
4 Confrontarquelapersona Secretaria
portefotocopiadel
documentodeidentidad,
fotografiarecientey
fotocopiadelalibretamilitar
(parahombres).
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
5 Proyectaroficiodirigidoal
Secretaria
EjrcitoNacionalsolicitando
laverificacindelaLibreta
Militar(parahombres).
diligenciamientodel
FormatoUnicodeHojade
Vida.
Proyectaroficio
CD Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Insum os
Copiaderecibido
Calificacinde
hojadeviday
soportes
Solicitudalinteresadode
documentosfaltantes.
Comunicacin,
Comunicacinescritadel
Resolucinde
nombramientoocontrato,
nombramiento,
requisitosparaelactode
requisitosparala posesinyformatos
posesin,formatos entregados.
Resolucinde
Recepcindedocumentos X
nombramiento,
exigidos
soportesallegados
NDocumentode Oficio
identidad
Coordinadorde Revisaryfirmar
Selecciny
Administracin
dePersonalo
quienhagasus
veces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
oficio
Oficiofirmado
Auxiliar
Numerar,radicaryenviar
Servicios
Administrativos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficiofirmado
Oficioenviado
Secretaria
Lapersonadebediligenciarelformato
anexandolosdocuemntosquesoportenla
informacinconsignada(certificadosde
escolaridadyexperiencia,indicandocargoo
cargosdesempeados,fechasdeingresoy
retiroeintensidadhorariaytarjetaprofesion
CD Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
VA
Resolucin,
calificaciny
soportes
FormularioUnico Formatodiligenciadoy
Declaracin
revisado
Juramentadade
BienesyRentasy
Actividad
EconomicaPrivada
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Secretaria
diligenciamientodel
FormularioUnico
DeclaracinJuramentadade
BienesyRentasyActividad
EconmicaPrivada.
Lapersonadebediligenciarcompletamenteel
formatoconfirmayfecha
8 Verificarlaacreditacindel Secretaria
certificadodeantecedentes
disciplinariosoensudefecto
laconsignacin.
Verificarqueaporteeloriginaldelos
CD
AntecedentesDisciplinarios,debetenervigencia
nomayoratresmeses,coincidirelnombreyel
nmerodecdula,yquenoregistrarsancin
Encasodenoacreditareloriginal,sedebe
recibircopiadelaconsignacinefectuadaenla
entidadbancariadesignadaporlaProcuradura,
laautorizacinfirmadaporlapersonanombrada
yfotocopiadelacdulaparaqueelISSsolicite
elcertificado
Secretaria
donde
CD Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Insum os
VA
FormularioUnico Formatodilitgenciadoy
Declaracin
revisado
Juramentadade
BienesyRentasy
Actividad
EconomicaPrivada
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
FormatoUnicode Formatodiligenciadoy
HojadeVida
revisadocontrasoportes
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficiodesolicitud, Documentosrecepcionados
Recibode
consignacin
autorizacny
fotocopiadela
cdula
Observaciones
9 Verificarlaacreditacinde Secretaria
lacopiadelcertificado:
judicialydepolicia.
Cotejarcertificadooriginalconlacopia,vigencia CD Coordinacinde
derefrendacinnomayoraunao,nombresy
Selecciny
nmerodelacdula.
Administracinde
Personal
Originalycopiadel CertificadoJudicialyde
certificadojudicial Policiaverificado
ydepolicia
Secretaria
autorizacinparaconsignar
laasignacinmensual
correspondiente.
Comprobarquecorrespondanlosnombres,
CD
apellidos,nmerodecdula,nmerodecuenta,
bancoocorporacin,nmerodetlefono,
direccin,dependenciadondehasidonombrado
Formatode
Formatodiligenciadoy
autorizacinpara verificado
consignar
UnicamentelosBancoso
Corporacionesquetengan
convenioconelSeguro
Social
11 Diligenciarytramitar
formulariodeafiliacine
inscripcinalaEPS
Regimncontributivo.
Personaque
vaatomar
posesiny/o
Secretaria
Diligenciarlosdatoscorrespondientesalafiliado CD Coordinacinde
solicitanteybeneficiariosacreditandolos
Selecciny
documentosrequeridosparasustentartal
Administracinde
calidadsegnseaelcaso.
Personal
Formulariode
afiliacine
inscripcinala
EPS
Formulariodiligenciado
Elgrupofamiliardebe
perteneceralamismaEPS.
Secretaria
Diligenciarlapartecorrespondientealempleador
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formato
diligenciadocon
losdatosdelISS
Formatodiligenciado
Gerente
Seccional
Revisinyfirmadelformularioporpersona
autorizada
GerenciaSeccional
Formato
diligenciado
firmado
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formulario
diligenciadoy
firmado
Formularioradicadoen
EPS,entregadecopiasal
afiliadoyalempleadorcon
selloyfechaderecibido
Auxiliar
RadicarelformularioenlaEPSrespectiva
Servicios
Administrativos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
constanciadondese
especificaqueescogioen
formalibreyvoluntaria
afiliarsealaEPSSeguro
Social
Secretaria
Verificarquecontengafirma,nmerodecdulay CP Coordinacinde
suvoluntaddeafiliacinalaEPSISS
Selecciny
Administracinde
Personal
Formulariode
afiliacine
inscripcinala
EPS
Formatocompletamente
diligenciadoyverificado
13 Recepcionaryverificarla
CertificacinFondode
Pensionespresentadapor
lapersonaquesevaa
posesionar
Secretaria
Lacertificacindeunfondodepensiones
diferentealISS,dondeseencuentreafiliado,
debeestarvigenteeindicarfechade
vinculacin.
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Certificacin
Fondode
Pensiones
Certificacinrevisada
formulariodevinculacino
actualizacinalSistema
GeneraldePensiones(en
casoquesehayaescogido
comoFondodePensiones
alISS)
Personaque
vaatomar
posesiny/o
secretaria
Diligenciarlosdatoscorrespondientesalafiliado CP Coordinacinde
solicitanteyalempleador
Selecciny
Administracinde
Personal
Formatode
afiliacino
actualizacin
Formatodiligenciado
Secretaria
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formulario
Formatodiligenciado,
diligenciadocon revisadoyfirmado
losdatosdel
afiliadosolicitante
ydelempleador
Gerente
Seccional
Revisaryfirmarelformularioporpersona
autorizada
GerenciaSeccional
Formulariode
vinculacino
actualizacinal
SistemaGeneral
dePensiones
firmado
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formulario
diligenciadoy
firmado
Copiaparaelafiliadoyel
empleadorconselloyfecha
derecibido
Auxiliar
RadicarelformularioanteelISSelFondode
Servicios Pensionesydevolverlascopias
Administrativos correspondientes
Secretaria
diligenciamientodelaparte
queconstaqueescogioen
formalibreyvoluntaria
afiliarsePensionesdel
SeguroSocial(sila
afiliacincorrespondea
PensionesISS)
Verificarquesehallafirmadoyquetengael
nmerodelacdula
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formato
verificado
Personaque
formulariodesolicitudde
vaatomar
vinculacindeltrabajadoral posesiny/o
SistemaGeneraldeRiesgos secretaria
ProfesionalesdelSeguro
Social.
Sediligencialosdatosdelafiliadosolicitantey
empleador
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Formulariode
solicitudde
vinculacindel
trabajadoral
SistemaGeneral
deRiesgos
Profesionales
Formulariodiligenciado
Observaciones
Estetramitesedacuandola
personanoseencuentra
afiliadaaningnfondode
pensiones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
17 Tramitarlaafiliacinal
FondoNacionaldelAhorro
18 RemitiralFondoNacional
delAhorrolosdocumentos
paralaafiliacin
Ejecutor
Tarea
donde
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Insum os
Secretaria
Gerente
Seccional
Secretaria
Revisaryfirmarelformularioporpersona
GerenciaSeccional
Formulario
autorizada
diligenciado
Radicarelformularioydevorlveralafiliadoyala CP CoordinacinSeccional Formularios
CoordinacindeSeleccinlascopias
deAfiliacinyRegistro debidamente
correspondientes
diligenciadosy
firmado
Formulariodiligenciadoy
firmado
Formulariosradicadoy
sellado
Personaque
vaatomar
posesin
Diligenciarelformulariodesolicitudenlaparte
correspondientealainformacinpersonal
CP CoordinacinSeccional Formulariode
deSelecciny
solicitud
Administracinde
Personal
FormulariodeSolicitud
diligenciadoenlaparte
correspondientealafiliado
solicitante
Secretaria
Diligenciarelformulariodesolicitudenlaparte
correspondientealavinculacinlaboralactual.
CoordinacinSeccional Formulariode
deSelecciny
solicitud
Administracinde
Personal
Personaque
vaatomar
posesin
Firmadelsolicitante,documentodeidentidady
huelladactilar
CoordinacinSeccional Tarjetaderegistro Tarjetaderegistroycontrol

deSelecciny
ycontroldefirmas conlosdatosdelafiliado
Administracinde
diligenciados.
Personal
Secretaria
Diligenciarlatarjetaderegistroycontrolde
firmasenlapartecorrespondientealosdatos
delempleador
CoordinacinSeccional Tarjetaderegistro Tarjetaderegistro

deSelecciny
ycontroldefirmas totalementediligenciado
Administracinde
conlosdatosdel
Personal
afiliadosolicitante
diligenciado
Personaque
vaatomar
posesin
Firmadelafiliadoyhuelladactilar
CoordinacinSeccional Tarjetadecontrol Tarjetadecontrolyregistro

deSelecciny
yregistro
totalmentediligenciaday
Administracinde
totalmente
confirmas
Personal
diligenciada
Secretaria
ProyectaroficiodirigidoalFondonacionaldel
CP CoordinacinSeccional Formulariode
Oficio
Ahorro,anexandoformulariodesolicitud,tarjeta
deSelecciny
solicitud,tarjetade
deregistroycontrol
Administracinde
registroycontroly
Personal
fotocopiadela
cdula
VA
Observaciones
Formato
Formatodiligenciado
diligenciadocon
losdatosdel
afiliadosolicitante
FormulariodeSolicitud
totalmentediligenciado.
Antesdeenviarelformulario
sedebendejarlascopias
correspondientesalafiliado
yalempleador.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Coordinadorde Revisaryfirmar
Selecciny
Administracin
dePersonalo
quienhagasus
veces
donde
Insum os
CoordinacinSeccional Oficio
deSelecciny
Administracinde
Personal
VA
Oficiofirmado
examenmedicoocupacional
odeingreso,aptitudpara
trabajar
Revisarlosdatospersonales,aptitud,fechadel CP Coordinacinde
examendeadmisin.
Selecciny
Administracinde
Personal
Examenmdico
Examnmdicoverificado
actadeterminacindel
contratosilapersonaera
contratistadelSeguroSocial
yvaaservinculadoala
planta
Verificarterminacindelcontrato,fechayfirmas CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Actade
terminacindel
contrato
Verificacindeactade
terminacindelcontrato
21 ElaborarelActadeposesin Secretaria
paralafirmadelGerente
Seccional(paralosjefesde
Departamento)ofirmadel
contratodetrabajopara
TrabajadoresOficiales.
ElaborarelactadeacuerdoconlaResolucin CP Coordinacinde
denombramiento,relacionandociudad,fecha,
Selecciny
nombredelapersonaquevaatomarposesin,
Administracinde
cargo,dependencia,intensidadhoraria,nmero
Personal
decdula,salarioydemsdatossolicitados.,
paralafirmadelGerente.
Resolucinde
nombramiento
ActadePosesino
ContratodeTrabajo
TomadelJuramentodelfuncionariocomoacto
dePosesin
GerenciaSeccional
Resolucin,
ActodePosesinoconrato
soportesrequisitos detrabajo
paraposesin.
22 LegalizacindelaPosesin Personasque FirmarelActadePosesinelContratode

intervienenen TrabajoporelGerenteSeccional,nuevo
laposesin
funcionarioposesionadoyuntestigo.
GerenciaSeccional
ActadePosesin ActadePosesinocontrato
ocontratode
detrabajodebidamente
trabajo
legalizados.
23 Expedirlaescarapelaparael Secretaria
nuevofuncionarioopara
personaldecontratode
prestacindeservicios
personales
Diligenciarenunapreforma:modalidadde
vinculacion,nombre,apellidos,nmerode
cdula,cargo,uobjetodelcontrato,ubicaciny
tipodesangre
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
ActadePosesin
firmadaoContrato
deprestacinde
servicios
personales/profesi
onales
debidamente
legalizado
Escarapelaqueidentificaa
laspersonascomo
servidoresdelISSo
contratistasparapiede
firmadelCoordinadoro
quienhagasusvecesy
firmadelJefedeRecursos
Humanos
24 RemitiralaCoordinacinde Secretaria
Nminaslosdocumentos
delnuevofuncionario
ProyectaroficioparaCoordinacindeNminas, CP Coordinacinde
anexandofotografia,originalesdela
Selecciny
DeclaracinJuramentadaLey311,Examen
Administracinde
mdico,certificadodeantecedentes
Personal
disciplinarios,declaracindebienesyrentasy
fotocopiasde:Actadeterminacindelcontrato.
Documentos
allegadosporel
interesado
Oficioparafirmadel
Coordinadoroquienhaga
susveces
Gerente
Seccional
Observaciones
LaPosesindelGerente
Seccional,serealizaanteel
GerenteNacionalde
RecursosHumanos.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Secretaria
25 Elaboraroficioincluyendo
relaciondenuevos
funcionarios
Tarea
Copiasdelformulariodeafiliacineinscripcina CP
laEPS,delformulariodevinculacino
actualizacinalSistemaGeneraldePensioneso
certificadodelFondodepensiones,dela
solicituddevinculacindeltrabajadoralSistema
GeneraldeRiesgosP.
donde
Insum os
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Documentos
Oficioparafirmadel
susveces
Coordinadorde Revisinyfirmadelosformunariosyoficios
Selecciny
citados
Administracin
dePersonal
Seccionalo
quienhagasus
veces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficiosy
documentos
Oficiosfirmados
Secretaria
EntregarenlaCoordinacindeNminas
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficioysoportes
Oficioconradicacinysello
derecibido
Secretaria
SuministrarfotocopiasdelFormatoUnicode
HojadeVidayDeclaracindeBienesyRentas
alaspersonasencargadasdeingresarla
informacindelosaplicativosSUIPySIDEC
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Fotocopiasde
formatos
Formatosentregados
Secretaria
ProyectaryenviaroficioparaCoordinacinde
Nminas,concopiaparaCoordinacionesde
DesarrollodePersonalydeBienestarSocial,y
paralaSeccindeInventariosyActivosFijos,
SeccionalCundinamarca,paraqueseinicienlos
Subprocesoscorrespodiente.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficioylistadode Oficioparafirmadel
nuevos
funcionarios
susveces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficioylistados
Coordinadorde Revisinyfirma
Selecciny
Administracin
dePersonal
Seccionalo
quienhagasus
veces
Oficioremisoriofirmado,
entregadoalasdiversas
Dependencias.
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
donde
Insum os
VA
Observaciones
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCIN
PROCESO
SUBPROCESO
POSESINFIRMADELCONTRATO
Decreto1950de1973,Ttulotercero,capituloVI,artculo44,capituloVIII,
artculos46,47,49,50
"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonal
civil".TtuloIII."Delaprovisindeempleos".CaptuloVI."Delacompetenciaydelprocedimientoparalaprovisinde
empleos",CaptuloVIII."Delaposesin."
RgimenPolticoMunicipal
Artculo251."Juramento".
Ley48de1993,artculo36
"Porlacualsereglamentaelserviciodereclutamientoymovilizacin.Artculo36.Presentacintarjetadereservista
provisionalmilitar".
"PorlacualsecreaelSistemadeSeguridadSocialysedictanotrasdisposiciones".
Ley100de1993
Decreto2150de1995,artculo111
Ley190de1995,artculos,1,13,14y15
DESCRIPCIN
"Porelcualsesuprimeyreformanregulaciones,procedimientosotrmitesinnecesariosexistentesenlaAdministracin
Pblica".
"Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposiciones
conelfindeerradicarlacorrupcinadministrativa".Artculo1."PresentacindelFormatonicodeHojadeVida".
Artculos13,14y15."DeclaracindeBienesyRentas".
"PorlacualsecreaelRegistroNacionaldeProteccinFamiliarysedictanotrasdisposiciones".Artculo6.
"Presentacindeladeclaracinbajolagravedaddejuramentoindicandositieneonoconocimientodeprocesos
pendientesdecarcteralimentariooquecumpliereconsusobligacionesdefamilia".
"PorlacualsereorganizaelFondoNacionaldeAhorro,setransformasunaturalezajurdicaysedictanotras
disposiciones.Artculo5.AfiliacindeServidoresPblicosalFondoNacionaldelAhorro".
"PorelcualsereglamentalaLey432de1998quereorganizelFondoNacionaldeAhorrosetransformosunaturaleza
jurdicaysedictanotrasdisposiciones".Artculo19."AfiliadosobligatoriosalFondoNacionaldelAhorro".
"PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadel
SectorPblico".Artculo8."ObligadosadiligenciarelFormatonicodeHojadeVida".
Decreto1703de2002
"PorelcualseadoptanmedidasparapromoverycontrolarlaafiliacinyelpagodeaportesenelSistemaGeneralde
SeguridadSocialenSalud".
Decreto2400de2002
"PorelcualsemodificaelDecreto1703de2002".
Ley797del29deenerode2003
"PorlacualsereformaalgunasdisposicionesdelsistemageneraldepensionesprevistoenlaLey100de1993yse
adoptandisposicisionessobrelosRegmenesPensinalesexceptuandoyespeciales".
ResolucinN.0631del18demarzode2003,CaptuloIII,Artculo20
"Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstanciasparalaResolucin
derecursossobreactuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesenmateriadeprocesosjudiciales,se
deleganfuncionesenmateriaderecursohumanoysedictanotrasdisposiciones".
"Porlacualseestablecennormastributarias,aduanerasydecontrolparaestimularelcrecimientoeconmicoyel
saneamientodelasfinanzaspblicas".Artculo66."Informacindepurada".
Ley863de2003.Artculo66
Decreto1145de2004,artculos7y8
"PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadel
SectorPblico,SUIP".Artculo7."FormatonicodeHojadeVida.Artculo8.ObligadosadiligenciarelFormato
nicodeHojadeVida".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
POSESINFIRMADELCONTRATO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
Nivelde
Riesgo
Alta
.Posesin,cumpliendorequisitos,sin Baja
perfiladecuado,faltadecompetencias
especficasdelvinculado.
.Resolucin2800de1994vigente,
perodesactualizada:faltadefinirpor
partedelInstitutolosrequisitosactual
.Desgasteadministrtivopara
entrenamientoenlaejecucindelas
funcionesconcalidadyoportunidad
.Bajodesempeo
.DesmotivacinparaServidoresISS.
2.Incumplimientode
disposicionesLegales
.Losprocesosdevinculacinadolecen Baja
delosprincipiosdetransparenciay
SeleccinObjetiva..Faltaarticularel
procedimientodeSeleccinentreel
NivelCentralylaSeccional.
.Lanoentregaoportunadedocumento
.AfectacindelClimalaboral
Alto
.Lanoinclusintemporalennmina
queconllevaareclamacionesdel
vinculado.
.DemandasyQuerellasparaelISS,por
partedeotrosfuncionariosode
usuarios,porafectaci
.ConstitucinPolticade
Preventivoy
Colombia..Resolucin correctivo
2800/94Instructivos,
Memorandos,Circulares.
Medio
.Noreunirlosrequisitosmnimospara Alto
eldesempeodelcargo,afectalos
pricipiosdeJusticia,Equidady
Transparenciaalrealizarlosprocesos
deseleccinyvinculacin.
.Fraude.
.Demand
.Resolucin2800de1994.
Preventivosy
Correctivos
conoriginales..En
casodedudasverificarformacin
acadmicaconInstituciones
EducativasyCertificaciones
LaboralesconEmpresas
respectivas.
Medio
.Subutilizacindeltalentohumano
Alto
capacitadoy/oexcesodetrabajopara
algunosservidores.
.Deteriorodelclimalaboral..Funciones
noacordesaperfil..Mal
desempeodelasfuncionespropias
delc
.Circulares.
Preventivo
.Asignacindefuncionesacordes
conelniveldelcargo,paraelcual
sehanvinculado.
Alto
4Sobrecargadetrabajodel
recursohumnao
Baja
.Laplantadepersonalnocorresponde Media
cualitativanicuantitativamente,alos
procesosquesedesarrollanenlas
diferentesreas.
.Noadecuadadistribucindelas
cargasdetrabajo.
.Resolucin2800de1994.
conoriginales.
Tipode
control
Preventivosy
Correctivos
1Decisioneserrneas
3Posesin,sincumplimientode .Falsedaddedocumentosaportados.
requisitos.
.Documentacinincompletay/o
desactualizadaopococonfiable.
Alto
ControlesExistentes
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SITUACIONESADMINISTRATIVAS
SUBPROCESO
COMISIN
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
SolicitaralaJefaturadeRecursosHumanos,comisin
paraunfuncionario.
2
Recibirsolicituddecomisin.
3
EntregarsolicitudenlaCoordinacindeSelecciny
AdministracindePersonal.
4
SolicitarcomisinalaGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos
5
RecibirlaResolucindecomisin,enJefaturade
RecursosHumanos,vafax.
6
Transcribircomisin.
7
RecibirResolucindecomisin.
8
ComunicarActoAdministrativodecomisin.
9
Registrarnovedaddecomisinenlabasededatos.
Fin
GERENCIASECCIONALOJEFESDE
DEPENDENCIA
TCNICOSERVICIOSADMINISTRATIVOS
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
COMISIN
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
Productoy/oResultado VA
1 SolicitaralaJefaturade
GerenciaSeccionalo
RecursosHumanos,
Jefesdedependencias
comisinparaunfuncionario. convistobuenode
Gerente
Solicitarlacomisin.
Gerenciao
Dependencias.
2Recibirsolicituddecomisin. TcnicodeServicios
Administrativos
Recibirsolicitudescritayremitirlaala
CoordinacindeSeleccinyAdministracin
dePersonal.
JefaturadeRecursos Oficiosolicitandocomisin.
Humanos.
Remisindeoficioa
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
3Entregarsolicitudenla
TcnicodeServicios
CoordinacindeSelecciny Administrativos
Remitirsolicitud.
JefaturadeRecursos Solicitud.
Humanos.
Instruccindadaporel
JefedeRecursos
Humanos.
4Solicitarcomisinala
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
Enviarporbolsasolicituddecomisincon
vistobuenodelGerente.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Comisinsolicitada.
Secretaria
5RecibirlaResolucinde
TcnicodeServicios
RadicarResolucin.
comisin,enJefaturade
AdministrativosSeccional
RecursosHumanos,vafax.
6Transcribircomisin.
7RecibirResolucinde
comisin.
Secretaria
Peticinderecursohumano. Oficioautorizando
comisin.
Solicituddecomisin,
postulacinescrita.
JefaturadeRecursos Resolucin.
Humano.
Proyectarcomunicacin,dirigidaal
CP Coordinacinde
interesado,concopiaalasdependencias
Selecciny
dondeperteneceporplanta,dondeva
Administracinde
comisionado,alasCoordinacionesde
Personal.
Nminas,BienestarSocialyalaSeccinde
ActivosFijoseInventarios.
Resolucinentregadaala
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucindecomisin.
Oficiopararevisin.
Resolucindecomisin.
Oficiorevisadoyconpie
defirmadelCoordinador
deSelecciny
Administracinde
Personaloquienhace
susveces.
CoordinadordeSeleccin Revisaryfirma.
yAdministracinde
Personaloquienhagasus
veces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
JefedeRecursos
Humanos
RevisaryfirmadelJefedeDepartamentode
RecursosHumanos.
JefaturadeRecursos Resolucindecomisin,oficio Oficiofirmadopara

Humanos.
comunicandolacomisin.
comunicarelcomisin.
TcnicodeServicios
Administrativos
RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos(vafax)Resolucindecomisin.
Humanos.
ActoAdministrativo
radicadoyentregado
parasutramiteala
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Observaciones
8ComunicarActo
Administrativodecomisin.
Secretaria
Entregaramanoalinteresado,oporbolsa
oficioquecomunicaelcomisinycopiadela
Resolucin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
9Registrarnovedadde
comisinenlabasede
datos.
Secretaria
Registrarenlabasededatoscomisin:
CP Coordinacinde
nmerodeResolucin,fecha,dependencia.
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficiofirmado,Resolucin.
Copiaderecibidoporel
interesadooporpersonal
delreaenquese
desempea.
CopiadelaResolucin.
Basededatosplantade X
personalactualizada.
UNIDADDENEGOCIO
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
COMISIN
DecretoLey2400de1968
Pormediodelcualsereglamenta:"Alosempleadosselespuedeotorgarcomisin".
DecretoReglamentario1950de1973,Artculo76
"LasComisiones".
DESCRIPCIN
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
COMISIONDESERVICIOS
1 IncumplimientodelasNormas .Elpersonaldeplantanocorresponde Alta

legales
alasnecesidadesreales,ennmero,ni
enperfil,pornecesidadesdelservicio
sesolicita:Comisionaralos
trabajadorespormsdetres(3)
mesessolicitarEncargopara
trabajadoresenvacantesopor
ausencia.
.DemandascontraelISSexigiendo
Alto
nombramientodefinitivoenelcargoy/o
pagodediferenciasalarialcon
respectivasprestacionessociales.
.Desmotivacindelpesonalybajonivel
deproductividad..Afectacinal
personal.
Nosecuentaconcontroles
efectivos.
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo
2 Desmotivaciondelpersonal.
.Trasladarproblemasentrelasreas. Alto
.Afectarelrecursohumano:sobrecarga
detrabajoparaelpersonaldelrea,
afectandoelservicioeincrementando
represareltrabajo.
.ReclamacionesalaAdministracin.
.Nosecuentaconcontroles
efectivos.
Preventivoy
Correctivo
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
.Movimientosdelpersonalsinsuficiente Alta
justificacin:SolicitarComisiones,
EncargosoTraslados,sinprevio
anlisisdelpefilynecesidadesdel
personalenlasreas.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Alto
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ENCARGO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SECRETARIA
Inicio
1
SolicitaralaJefaturadeRecursosHumanos,encargoparaun
funcionario.
2
Recepcionarsolicituddeencargo.
3
SolicitarHojadeVidadelpostulado.
4
ElaborarresumendeHojadeVida.
5
Elaboraroficio.
6
Trasladarporcompetenciasolicituddeencargo.
7
RecibirlaResolucindeencargo,enJefaturadeRecursosHumanos,
vafax.
8
Transcribirencargo.
TCNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOSSECCIONAL
GERENTESECCIONALOJEFEDEL
DEPARTAMENTO
A
RecibirResolucindeencargo.
10
ComunicarActoAdministrativodeencargo.
11
ActadePosesin.
12
Actualizarelencargoenlabasededatos.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ENCARGO
No.
Actividad
1 SolicitaralaJefatura
deRecursos
Humanos,encargo
paraunfuncionario.
Ejecutor
Tarea
Gerencia
Solicitudescrita,incluyecargo,dependencia,
SeccionaloJefes ubicacin
dedepartamento
convistobueno
deGerente
Donde
Gerenciao
Dependencias.
Insum os
2Recepcionarsolicitud Tcnicode
deencargo.
Servicios
Administrativos
Recibirsolicitudescritayremitirlaala
dePersonal.
JefaturadeRecursos Oficiosolicitandoencargo.
Humanos.
3SolicitarHojadeVida Secretaria
delpostulado.
SolicitarenlaCoordinacindeNminasla
HojadeVida..
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
4Elaborarresumende
HojadeVida.
DigitardatosdeHojadeVidaactualizados,
Perfil:formacinacadmicayexperiencia
laboral.
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
5Elaboraroficio.
Secretaria
Peticinderecursohumano. Oficioautorizandoencargo,
allegadoalaJefaturade
RecursosHumanos.
Radicaryremisinoficiocon X
instruccindelaJefede
RecursosHumanos.
Solicituddeencargo,formato HojadeVidaentregada.
desolicitudHojadeVida.
HojadeVida.
ResumendeHojadeVida,
pararevisinyfirma.
Coordinadorde Revisinyfirma.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
Secretaria
ProyectaroficiosolicitandoEncargoala
GerenciaNacionaldeRecursosHumanos,
parapiedefirmadellderdelaCoordinacin
deSeleccinyAdministracindePersonaly
delJefeDepartamentodeRecursos
Humanos.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddeencargo,Hojade ResumendeHojadeVida
Vida,ResumendeHojade
firmada.
Vida.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Solicituddeencargo,
Oficio,revisadoconpiede
antecedentes,ResumenHoja firma,parafirmadeGerente.
deVida.
GerenteSeccionalRevisaryfirma.
GerenciaSeccional
Solicituddeencargo.
Solicitudaprobadaporel
GerenteSeccional.
Solicituddeencargoy
resumendeHojadeVida.
Solicituddetramitede
encargoanteelcompetente.
6Trasladarpor
Secretaria
competenciasolicitud
deencargo.
EnviarporbolsaalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos,solicituddeencargo,
anexandoResumenHojadeVida.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
7RecibirlaResolucin
deencargo,en
JefaturadeRecursos
Humanos,vafax.
RadicarResolucinparalaCoordinacinde
SeleccinyAdministracindePersonal.
Humanos
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Seccional
VA
X
Resolucinentregadaala
CoordinacindeSelecciny
Observaciones
8Transcribirencargo.
Secretaria
Proyectarcomunicacindeencargo,dirigida CP Coordinacinde
alinteresado,concopiaalasdependencias
Selecciny
dondeperteneceporplanta,dondeva
Administracinde
encargado,alasCoordinacionesde
Personal
Nminas,BienestarSocialyalaSeccinde
ResolucindeEncargo.
Oficiopararevisin.
ResolucindeEncargo.
Oficiorevisadoyconpiede
firmadelCoordinadorde
SeleccinyAdministracinde
Personaloquienhacesus
veces.
Coordinadorde Revisaryfirma.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Secretaria
RevisaryfirmadelJefedeDepartamentode
RecursosHumanos.
JefaturadeRecursos Resolucindeencargo,oficio Oficiofirmadoparacomunicar

Humanos
comunicandoelencargo,
elencargo.
postulacinescrita.
Humanos(vafax)laResolucindeencargo,
remitirlaalaCoordinacindeSelecciny
Humanos
ActoAdministrativoradicadoy
remitidoparasutramite.
Copiaderecibidoporel
X
interesado,porpersonaldel
reaenquesedesempea
deAdministracinde
documentos.
Actadeposesinparatoma
9RecibirResolucinde Tcnicode
encargo.
Servicios
Administrativos
10ComunicarActo
Administrativode
encargo.
Secretaria
Entregaralamanooficioquecomunicael
encargoycopiadelaResolucin,al
interesado,enelreaenlasedesempea
oporbolsa.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
Oficiofirmado,Resolucin.
11ActadePosesin.
Secretaria
ConcopiadeResolucinelaboraractade
Posesinindicandocargodelencargo,
tiempodeduracin,Dependenciaycdula.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal
CopiadelaResolucin.
Gerente
Seccional,
funcionario
posesionadoy
testigo
TomadeJuramentodelfuncionarioyfirma
delActadePosesinporGerente,
funcionarioPosesionadoytestigo.
GerenciaSeccional
Resolucin,ActadePosesin.Actalegalizada.
Secretaria
Registrarenlaplantadepersonal,encargo: CP Coordinacinde
nmerodeResolucin,ActadePosesin,
Selecciny
fecha,dependencia.
Administracinde
Personal
CopiadelaResolucin,Acta Registrodedatos,
dePosesin.
actualizacindebasede
datosplantadepersonal.
12Actualizarelencargo
enlabasededatos.
dejuramentoyfirma.
UNIDADDENEGOCIO
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ENCARGO
Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIVartculo3437
DESCRIPCIN
"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil".TtuloIII."Dela
provisindeempleos".CaptuloIV."Delencargo".
ConvencinColectivadetrabajocelebradaentreelInstitutodeSeguros
Artculo23."Encargos".
SocialesyelSindicatoNacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial,2001
2004,octubrede2001
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ENCARGOS

legales
ausencia.
Alto
personal.
efectivos.
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo
represareltrabajo.
efectivos.
Preventivoy
Correctivo
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
personalenlasreas.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Alto
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
TRASLADO(SOLICITUDDELTRABAJADOR)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
TRABAJADOR
Inicio
1
SolicitarantelaGerenciaSeccional,trasladoparaotra
dependenciaonegociodelaSeccional
Cundinamarca.
2
RemitirlasolicitudalaJefaturadeRecursos
Humanos.
3
Recepcionarsolicitudylaradicarla.
4
Recepcionarlasolicitud.
5
Proyectaroficio.
6
RemitirlasolicitudconsoportesalGerenteNacional
deRecursosHumanos.
7
SolicitaranteelGerenteSeccional,trasladoparaotra
Seccional.
GERENTESECCIONAL
TCNICODESERVICIOS
SECRETARIA
8
RemitirlasolicitudalaJefaturadeRecursos
Humanos.
9
Recibirsolicituddetraslado.
10
Recepcionarlasolicitud.
11
Trasladarporcompetenciasolicituddetraslado.
12
Humanosvafax,Resolucinautorizandotraslado
paralamismaSeccionaloparaotraSeccional.
13
ComunicarResolucindeTraslado.
14
Actualizarbasededatos.
15
Informaralsolicitante,encasodenoserautorizadoel
traslado.
Fin
9.1.2.7.1.1.DESCRIPCINDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
1SolicitaranteelGerente
Seccional,trasladoparaotra
dependenciaonegociodela
Ejecutor
Trabajador
Tarea
Cartadesolicitudavaladaporel
superiorJerrquico.
Donde
Insumos
Productoy/o
Resultado
VA
Enellugardeorigen
delempleado.
Solicitudporescritoyavalo Recepcin
avalesrespectivos.
solicitudde
traslado.
2Remitirlasolicitudala
GerenteSeccional DarinstruccionesalaJefaturade C
JefaturadeRecursosHumanos
RecursosHumanos.
.
GerenciaSeccional.
Solicitudavalada,para
tramitedetraslado.
Radicayremite
solicitudcon
instruccin.
3Recepcionarsolicitudyla
radicarla.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Remitirporcompetenciaala
JefaturadeRecursos
Humanos.
Solicitudavalada,para
tramitedetraslado.
Recepciona,radica X
solicitud.
4Recepcionarlasolicitud.
Secretaria
Verificarsieltrasladoesparael C
mismonegociouotro,enbasede
datos:cargo,dependencia,fecha
deingresoalISSysesolicita
vistosbuenossiserequierenalas
reasinvolucradas.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetrasladoavalada, Verificacinde
HojadeVida,plantade
datos,
personal,necesidadesde
cumplimientode
personal,Normatividad
requisitos,
vigente.
necesidadesde
personal.
5Proyectaroficio.
Secretaria
Solicitartraslado,alGerente
NacionaldeRecursosHumanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetrasladoavalada, Oficioremisorio
cumplimientoderequisitos. parapiedefirmas.
Coordinadorde
Revisarycolocarpiedefirmas.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusvecesy
Jefedel
Departamentode
RecursosHumanos
Coordinacinde
Solicituddetrasladoavalada. Oficioparafirma
Selecciny
delGerente
Administracinde
Seccional.
PersonalyJefaturade
RecursosHumanos.
GerenteSeccional Oficio,revisadoyfirmado.
GerenciaSeccional.
Oficioparasolicitudde
traslado.
Oficio
debidamente
aprobadoy
firmado.
6Remitirlasolicitudcon
soportesalGerenteNacional
deRecursosHumanos.
Secretaria
Enviarporlabolsa.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficioparasolicitudde
trasladoyantecedentes.
Solicitudde
trasladoenviadaal
NivelNacional.
7SolicitaranteelGerente
Seccional,trasladoparaotra
Seccional.
Trabajador
Cartadesolicitudavaladaporel
superiorJerrquico.
CP
Lugardondepertenece Solicituddetraslado.
odesempeasus
funciones.
Recepcin,radicar
solicitud.
Observ aciones
8Remitirlasolicitudala
GerenteSeccional Allegarsolicitudcon
JefaturadeRecursosHumanos
instrucciones.
.
GerenciaSeccional.
Solicitudparatramitede
trasladoeinstruccin.
Solicitudentregada X
coninstruccina
Jefaturade
Recursos
Humanos.
9Recibirsolicituddetraslado.
Solicitudentregada
alaCoordinacin
deSelecciny
Administracinde
Personal.
10Recepcionarlasolicitud.
11Trasladarporcompetencia
solicituddetraslado.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Seccional
Radicaryremitirsolicitudala
JefaturadeRecursos
Humanos.
Solicitudparatramitede
traslado..
Secretaria
ElaborarresumendeHojadeVida
.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetraslado,Hojade ResumendeHoja
Vida.
deVidapara
revisinyfirma.
Coordinadorde
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
RevisarResumendeHojadeVida CP
.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetraslado,Hojade ResumendeHoja
Vida,ResumenHojade
deVidarevisadoy
Vida.
firmado.
Secretaria
Proyectaroficiopararemitirpor
competenciaalaGerencia
NacionaldeRecursosHumanos,
solicituddetraslado,Resumende
HojadeVida,fechadeingresoy
fechadenacimiento.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetraslado.
Coordinadorde
Revisin,piedefirmas.
Selecciny
Administracino
quienhacesus
vecesjefede
RecursosHumanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetraslado,
antecedentes,Resumen
HojadeVida.
Oficio,revisado
conpiedefirmas,
parafirmade
Gerente.
GerenteSeccional Revisinyfirma.
GerenciaSeccional.
HojadeVida.
Solicitudaprobada
porelGerente
Seccional.
Secretaria
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
HojadeVida.
Solicituddetramite
detrasladoanteel
competente.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Resolucin.
Resolucin
radicaday
entregadaala
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
12RecibirdelaGerenciaNacional Tcnicode
deRecursosHumanosvafax, Servicios
Resolucinautorizando
Administrativos
trasladoparalamisma
Seccional
Seccionaloparaotra
Seccional.
EnviarporbolsaalaGerencia
NacionaldeRecursosHumanos,
solicituddetraslado,anexando
ResumenHojadeVida.
Radicaryremitirdocumentoala
Oficioparapiede
firmadellderdela
Coordinacinydel
JefeDepartamento
deRecursos
Humanos.
13ComunicarResolucinde
Traslado.
Secretaria
Transcribirtextoparacomunicar
Resolucinalinteresado
aceptacindetraslado,concopia
aladependencia(s)
involucradas:dondeperteneca
porplantadepersonal,dondefue
trasladado,alaCoordinacinde
Nminas(concopiadela
Resolucin),Coordinacinde
BienestarSocialySeccinde
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucinuoficio.
Oficio
comunicando
aceptacindel
traslado,para
revisinyfirmas.
Coordinadorde
Revisarypiedefirma.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusvecesy
Jefedel
Departamentode
RecursosHumanos
CP
Coordinacinde
Resolucindetrasladoy
Selecciny
oficioproyectadopara
Administracinde
comunicareltraslado.
PersonalyJefaturade
RecursosHumanos.
Oficiorevisadocon X
piedefirmay
firma.
Secretaria
Entregarcomunicacinde
aceptacindetraslado.
CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucinuoficio.
Oficioentregadoa X
lamanoenviado
porbolsa.
Secretaria
Registrarenlabasededatosel CP
traslado,nmerodelaResolucin
ydemsdatos.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucin,basededatos. Registrodedatos. X
15Informaralsolicitante,encaso Secretaria
denoserautorizadoel
traslado.
Proyectaroficioinformandoque CP
nosedieronlosrespectivosvistos
buenos,portantonofue
autorizadoeltraslado,concopiaa
ladependenciadondepertenece
porplantadepersonal.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetrasladoy
Proyectodeoficio. X
respuestadelNivelCentral.
Coordinadorde
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
Revisarypiedefirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Solicituddetraslado,oficio
delNivelCentral.
Oficiorevisadocon
piedefirma.
JefedeRecursos
Humanos
Revisaryfirma.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Oficiofirmado.
Oficioenviadoal X
interesadoy
dependencias,por
bolsa.
14Actualizarbasededatos.
CP
9.1.2.7.1.2.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIIIartculo2933
"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.TtuloIII."Dela
provisindeempleos".CaptuloIII."Delostraslados".
Acuerdo064de1994artculo3
"PorelcualseestablecelaplantaglobaldepersonaldelInstitutodeSegurosSociales,loscargosdeempleadospblicos,funcionariosde
seguridadsocialytrabajadoresoficiales".Artculo3."Distribucindecargosyubicacindelosservidores".
9.1.2.7.1.3.MAPADERIESGOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
TRASLADOS

legales
ausencia.
Alto
personal.
efectivos.
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo
represareltrabajo.
efectivos.
Preventivoy
Correctivo
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
personalenlasreas.
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Alto
Alto
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
TRASLADO(SOLICITUDDELAADMINISTRACIN)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
GERENTESECCIONALDE
RECURSOSHUMANOS
TCNICODESERVICIOS
Inicio
1
Solicitarporescritoeltraslado,alaJefaturade
RecursosHumanos.
2
Recibirsolicituddetraslado.
3
Verificarsolicitudybasededatos.
4
Revisarperfilycumplimientoderequisitos.
5
Solicitarelvistobuenodelosinvolucrados
6
Trasladarporcompetenciasolicituddetraslado.
7
RecibirResolucindetraslado.
SECRETARIA
COORDINACINDESELECCINY
ADMINISTRACINDEPERSONAL
SECCIONAL
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
GERENTESECCIONALDE
RECURSOSHUMANOS
TCNICODESERVICIOS
A
TranscribirResolucindetraslado.
9
Revisarcomunicacindetraslado.
10
ComunicarResolucin.
11
Registrarnovedaddetraslado.
Fin
SECRETARIA
COORDINACINDESELECCINY
ADMINISTRACINDEPERSONAL
SECCIONAL
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Solicitarporescritoel GerenteSeccional Recibir instruccin generalmente enviada con

traslado,alaJefatura
el sitio a donde se debe trasladar, se debe
deRecursosHumanos.
hacerparalamismaciudad
2Recibirsolicitudde
traslado.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
RadicaryremitiralaCoordinacinde
Productoy/o
Resultado
Requerimientodepersonalde Solicitudescritaala
lasdiferentesreas.
JefaturadeRecursos
Humanos.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Recepcinar,radicar,
remitirsolicitudcon
instruccin.
Solicitudverificada.
Donde
GerenciaSeccional.
CD
Insumos
VA
Observaciones
3Verificarsolicitudybase Secretaria
dedatos.
CD
VerificarsieltrasladoesparalaSeccional
Cundinamarca:dentrodelmismonegocio,para
negociodiferente,paraelNivelNacionaluotra
Seccional.
4Revisarperfily
cumplimientode
requisitos.
ResumenHojadeVida,digitardatosdehoja
devida:estudios,experiencialaboraly/oSUIP
(siserequiere).
CoordinacindeSeleccinde Solicituddetraslado,Hojade
Personal.
Vida.
ResumendeHojade
Vida.
Nosiempresesolicitala
verificacindelperfil.
ResumendeHojadeVida,
necesidadesdepersonal.
ResumendeHojade
Vidarevisado,
corregidoyfirmado,
cumplimientode
requisitos.
Oficioremisorioparapie
defirmas.
Sieltrasladoesparaunnegociodiferenteen CP
lamismaSeccional,seproyectaoficiodirigidoa
losinvolucradossolicitandoelVistobueno.
Proyectodeoficio.
Coordinadorde
Selecciny
Administracino
quienhacesus
vecesjefede
Recursos
Humanos
Revisinypiedefirmayfirma.
Solicituddetraslado,proyecto Oficiorevisadoy
deOficio.
firmado.
Secretaria
Recibidoelvistobuenodelasreas
involucradas,seproyectaroficiosolicitando
trasladoalaGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos,parapiedefirmadellderdela
CoordinacindeSeleccinyAdministracinde
PersonalydelJefeDepartamentodeRecursos
Humanos.
Secretaria
Coordinadorde
ResumendeHojadeVida.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
5Solicitarelvistobueno Secretaria
delosinvolucrados.
Coordinadorde
Selecciny
Administracino
quienhacesus
vecesjefede
Recursos
Humanos
antecedentes,ResumenHoja
deVida.
Oficio,revisadoconpie
defirma,parafirmade
Gerente.
GerenteSeccional Revisaryfirma.
GerenciaSeccional.
deVida.
Solicitudaprobadapor
elGerenteSeccional.
Secretaria
EnviarporbolsaalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos,solicituddetraslado,
anexandoresumenHojadeVida.
deVida.
Solicituddetramitede
trasladoanteel
competente.
traslado.
Servicios
Administrativos
Humanos(vafax)laResolucindetraslado,
remitirlaalaCoordinacindeSelecciny
JefaturadeRecursos
Humanos.
Resolucin.
8TranscribirResolucin Secretaria
detraslado.
Elaborarcomunicacindetrasladodirigidaal CP
interesado,concopiaparalasdependencias
involucradas(dondepertenecaporplantay
dondeestrasladado,CoordinacindeNminas
(concopiadelaResolucin),Coordinacinde
BienestarSocialySeccindeActivosFijose
Inventarios.
Resolucin.
Resolucinentregada
alaCoordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Proyectodeoficio
X
comunicandoel
traslado.
Coordinadorde
Revisarypiedefirma.
Selecciny
Administracinde
Personaloquien
hacesusveces
Proyectodeoficiocomunicando Oficio,conpiede
eltraslado.
firma.
JefedeRecursos Revisaryfirma.
Humanos
JefaturadeRecursos
Humanos.
Oficiocomunicandoeltraslado. Oficiofirmado.
6Trasladarpor
competenciasolicitud
detraslado.
9Revisarcomunicacin
detraslado.
Revisarypiedefirmayfirma.
10ComunicarResolucin. Secretaria
EnviarComunicacin(alamano,vafax,
correo).
CopiadelaResolucin.
Reportedelfaxofirma
delrecibido.
11Registrarnovedadde
traslado.
Registrarenlabasededatoslanovedad,
CP
cargo,dependencia,elnmeroyfechadela
Resolucindetrasladoypersonaqueautoriza.
CopiadelaResolucinde
traslado.
Actualizacindebase X
dedatos.
Secretaria
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
TRASLADOS
No.
1 Incumplimientode
lasNormaslegales
.Elpersonaldeplantanocorresponde Alta
alasnecesidadesreales,ennumero,ni
ausencia.
Alto
deproductividad..
efectivos.
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo
2 Desmotivaciondel
personal.
personalenlasreas.
represas..Reclamaciones
alaAdministrativas.
efectivos.
Preventivoy
Correctivo
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Alto
Alto
DEPENDENCIA
PROCESO
TRASLADO(SOLICITUDDELADMINISTRADOR)
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Decreto1950de1973,TtuloIII,captuloIIIartculo2933
"PorelcualsereglamentanlosDecretosLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindelpersonalcivil.TtuloIII.
"Delaprovisindeempleos".CaptuloIII."Delostraslados".
Acuerdo064de1994artculo3
"PorelcualseestablecelaplantaglobaldepersonaldelInstitutodeSegurosSociales,loscargosdeempleadospblicos,funcionarios
deseguridadsocialytrabajadoresoficiales".Artculo3."Distribucindecargosyubicacindelosservidores".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
SUSPENSIN(PORSANCINDISCIPLINARIA)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1RecepcionarResolucinSancin.
2RecibirlaResolucindelaJefaturadeRecursos
HumanosverificarsisetratadeSuspensionoMulta.
3Proyectaroficioscomunicandoelcontenidodela
Resolucinasancionado,aCoordnaciondeNominas
yEntesdeControlqueOrdenelaResolucin.
4Hacerseguimiento
Fin
SECRETARIA
DEPENDENCIA
INFORMACIN
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1RecepcionarResolucin
Sancin.
Tcnicode
Recepciona Resolucin de laCP
Servicios
Direccin Nacional de Auditoria
Administrativos Disciplinaria o del Grupo
Seccional
de
Auditoria
Disciplinara.
2RecibirlaResolucindela
JefaturadeRecursos
Humanosverificarsisetrata
deSuspensionoMulta.
Secretaria
RevisarResolucin,verificarsi CD
setratadesuspensinomulta,
verificarsiseallegaronlas
notificacionesy/oconstancias.
Donde
Insumos
Productoy/o
Resultado
Jefaturade
Recursos
Humanos.
Resolucin
RadicarResolucin X
Sancinyoficio Sancinyoficio
remisorio.
remisorioyremitirlaa
laCoordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Coordinacinde
Selecciny
Administracin
dePersonal
Seccional.
Resolucin
sancin
disciplinaria,
oficioremisorio
deAuditoria
Disciplinariay
antecedentes.
Iniciarejecucinde
sancin.Resolucin
revisada,ubicacin
laboralypersonaldel
trabajadoro
extrabajador
sancionadodefinida.
3ProyectaroficioscomunicandoelcontenidodelaResolucinasancionado,aCoordnaciondeNominasyEntesdeControlqueOrdenelaResolucin.
Secretaria
ProyectaralSancionado
CP Coordinacinde Resolucin
Oficiosproyectados
comunicndoleelcontenidode
Selecciny
Sancinyoficios pararevisinyfirmas.
laResolucinylaFechade
Administracin remisorios.
Iniciodelasmismasconcopiaal
dePersonaly
readondepertenecen.
Jefaturade
Recursos
Humanos.
Secretaria
Secretaria
Proyectaroficioparala
CoordinacindeNminas,
anexandoResolucinsancin
paraqueregistrelanovedad,
ejecutelasuspensin,haga
seguimientoyarchiveenhojade
vidadelsancionado.
ProyectaroficioparalosEntes
deControlqueordenela
Resolucin(Procuradura
GeneraldelaNacin,Direccin
NacionaldeAuditoria
Disciplinaria).
VA
Observaciones
Ubicaralsancionado,sperteneceala
plantadepersonaldelISS,sies
activo,tipodevinculacin,cargo,
dependencia,ltimadireccin
registradaenhojadevida,sies
inactivo,siesjubiladoono,si
pertenecealaESE,
Coordinadorde Revisar,colocarpiedefirmay
Selecciny
firma,paracomunicarsancin.
Administracin
dePersonalo
quienhagasus
vecesyJefe
Departamentode
Recursos
Humanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracin
dePersonal.
Secretaria
Coordinacinde Resolucinde
Selecciny
sancin
Administracin disciplinaria.
dePersonal.
Entregarcomunicacionesy
CP
Resolucindesancin,enla
SeccindeAdministracinde
Documentos,paranumerar,
fechar,radicaryenviarenel
casodelsancionadosesolicitar
queseaporcorreocerificado.
Coordinadorde Revisaryfirmaroficiospara
CP
Selecciny
comunicar.ResolucinSancin.
Administracin
dePersonalo
quienhagasus
vecesyJefe
Departamentode
Recursos
Humanos
4Hacerseguimiento
Secretaria
Realizarseguimientoentodos
loscasosparaejecutarla
sancion.
Resolucin
sancin
disciplinaria,
oficiopara
comunicar
sancin.
Oficiosrevisadosy
firmados.
Copiadeoficios
X
remisorioscon
recibido,oplanillade
envi.
Coordinacinde Resolucin
Oficiosfirmadoscon
Selecciny
Sancinyoficios anexosparaser
Administracin remisorios.
enviados.
dePersonaly
Jefaturade
Recursos
Humanos.
SielSancionadoestaInactivoenel
ISSynoseconocequeeste
laborandoenotraentidaddelEstado,
sesolicitaalNivelNacionalla
conversindelasuspensinaMulta.
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Circular1454del29defebrerode2000
NotificacindeSancionesDisciplinarias
Notificacinrecursoscontrolyvigilanciadelaejecucindelassancionesdisciplinarias.
Ejecucinyregistrodelassancionesdisciplinarias.
Ley734de2002artculo46
"PorelcualseexpideelCdigonicoDisciplinario".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo.
Nivelde
Riesgo
Bajo
1 Decisioneserrneas
.Liquidacinincorrectaporunmonto Baja
menormayorparahacerefectivala
multa,ejecutadamedianteResolucin
desancindisciplinaria.
.Faltadedisponibilidadde
Antecedentes(hojadevida,nminade
pocadeloshechos).
.Faltadecredibilidad.
Alto
.Sancioneseconmicasal(los)
funcionarios)queliquidarony/o
comunicaronmalelmontodela
sancin..
Ocultamientodeinformacinporparte
delexfuncionariosancionado
(conveniencia),quepagamenorvalor
delasancin.
.Contabilidaderrneafaltade
racionabilidaddelosestados
financieros.
.Revisindeantecedentesdel
Procesodisciplinario(nica
instanciaprimeraysegunda
instancia,Audienciaverbal,
.Nminasparapocadelos
hechos.
.Porirregularidadesrepresamientode Medio
losprocesosdisciplinariosyfaltade
oportunidaddelosactossancionatorios
(etapadefallo),cuandosedecidey
expidelaResolucinde
ejecucindelassanciones
disciplinarias,seafectalaefectividady
cabalcumplimientodeloordenado
medianteResolucinde
ejecucinenelcasodelos
exfuncionariosdelISS,losdatos
personalesregistradosenhojadevida
pierdenvigencia.
.Desgasteadministrativo,
Alto
incrementandolagestinadministrativa
ylegal.
.Vencidoelplazoparapagarlamulta
impuesta,serecurrirantela
Jurisdiccincoactiva.
.Alnohacerefectivalasancinmulta,
conllevaaprescripcindesancionesy
detrimentopatrimonialparala
Institucin..Al
funcionarioquenocomunicalasancin
disciplinariadentrodelostrminos
establecidosporlaLey,seleinicia
procesodisciplinario.
Noseconocencontroles
existentes.
Correctivo
Medio
.Incumplimientodelosfallos
Medio
impuestos.
.Losfuncionariosresponsablesde
hacerefectivalaejecucindelas
sancionesdisciplinarias,omitela
comunicacin.
.Faltacapacitacin,actualizaciny
perfiladecuadodelpersonal
responsabledelproceso.
.Silasancindisciplinaria,consisteen
multaynosehaceefectiva.
.Alfuncionarioquenocomunicala
Alto
sancindisciplinarianolohaceenlos
trminosestablecidosporlaLey,sele
iniciaprocesodisciplinario.
.Prescripcindesanciones.
.Detrimentopatrimonialparala
Institucin.
Noseconocencontroles
existentes.
Preventivoy
Correctivo.
Baja
Incumplimientodenormas
legales.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO)
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
COORDINADORDESELECCINYADMONDE
PERSONALOQUIENESHAGANSUSVECESYEL
JEFEDERECURSOSHUMANOS.
SECRETARIA
Inicio
1
RecepcionarResolucindesancin.
2
RemitiralaCoordinacindeSelecciny
Administracin.
3
RecibirlaResolucin.
4
Ubicarsancionado.
5
Comunicaralsancionado.
6
ComunicaralosEntesdeControl.
A
ComunicaralaCoordinacindenminasy
reasinteresadasenlasuspensin.
Revisaroficios,colocarpiedefirmayfirma.
8
Actualizacinderegistros.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
Productoy/o
VA
Resultado
ResolucinSancin, X
radicada.
1RecepcionarResolucin Tcnicode
desancin.
Servicios
Administrativos
Recibir laResolucin de AuditoriaDisciplinaria

NivelNacionaloSeccional.
JefaturadeRecursos
Humanos.
OficioremitiendoResolucin.
2Remitirala
Coordinacinde
Selecciny
Administracin.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
EntregarResolucindesancinyoficio
remisoriodeAuditoriaDisciplinaria.
JefaturadeRecursos
Humanos.
ResolucinSancinyoficio
remisorio.
ResolucinSanciny
oficioremisorio
entregadoparainiciar
ejecucindesancin.
3RecibirlaResolucin.
Secretaria
RevisarlaResolucin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Resolucinyantecedentes.
Resolucinrevisada.
4Ubicarsancionado.
Secretaria
CD
RevisarResolucin,verificarubicacindel
sancionado,spertenecealaplantade
personaldelISS,siesactivo,tipode
vinculacin,cargo,dependencia,ltima
direccinregistradaenHojadeVida,sies
inactivo,siesjubiladoono,siperteneceala
ESE,verificarsiseallegaronlasnotificaciones
y/oconstanciasecretarial.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
ResolucinsancindisciplinariaDeterminar
X
yoficioremisoriodeAuditoria informacinlaboraly
Disciplinaria.
personaldeltrabajador
oextrabajador
sancionado.
5Comunicaral
sancionado.
Secretaria
Proyectaroficioalsancionadocomunicandoel CD
contenidodelaResolucinylafechadeinicio
delamisma,concopiaalreadonde
pertenece.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Resolucinsancin.
Oficiode
X
ComunicacinyCopia
deResolucinpara
revisinyfirmas.
6ComunicaralasEntes Secretaria
deControl.
ProyectaroficioparalosEntesdeControlque CP
ordenelaResolucin:ProcuraduraGeneralde
laNacin,AuditoriaDisciplinariadelNivel
Nacional,anexandoResolucin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Resolucinsancin.
Oficiode
X
ComunicacinyCopia
deResolucinpara
revisinyfirmas.
7Comunicarala
Coordinacinde
nminasyreas
interesadasenla
suspensin.
EnviarResolucinalaCoordinacinde
Nminasparaejecucindesuspensiny
registrodelanovedad,seguimientoyarchivo
enHojadeVidadelsancionado,concopiaa
reasinteresadas.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Resolucinsancin.
Oficiode
ComunicacinyCopia
deResolucinpara
revisinyfirmas.
Secretaria
CP
Observaciones
Coordinadorde
Revisaroficios,colocarpiedefirmayfirma.
Selecciny
Admn.de
Personaloquienes
hagansusvecesy
JefedeRecursos
Humanos
8Actualizacinde
registros.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucinsancin.
Oficiosfirmados.
Secretaria
EntregarcomunicacionesyResolucin
sancin,enSeccindeAdministracinde
Documentos,parasuradicacinyenvio.
CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucindesancin
disciplinaria.
Copiadeoficios
X
remisorioscon
recibido,oplanillade
envi.
Secretaria
Registrarenlabasededatoslasuspensin
fecha.
CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucinsancin,basede
datos.
Actualizacindebase X
dedatosplantade
personal.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCIN
GESTINHUMANA
PROCESO
SUBPROCESO
Ley724del2002.
DESCRIPCIN
"PorelCualseexpideelCdigonicodisciplinario".Artculo157:"SuspensinProvisional".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
SUSPENSIN(PROVISIONALDENTRODEUNPROCESODISCIPLINARIO).
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
1IncumplimientoTrminos
Legales
Funcionariosancionadonoprestael
suficienteapoyo.
Baja
.DerechosdePeticin,tutelasparael Bajo
ISS.
.Desgasteadministrativode
funcionariosquedanrespuesta.
.Desmotivacin.
.Falsasexpectativas.
2Incumplimientode
Obligaciones.
Demoraenelenvideresolucinde
AuditoriaInternadeNivelNacional.
Baja
Retrocesoenlaimplementacindela Alto
suspensinprovisionaldentrodeun
procesodisciplinario.
Tipode
control
Ley724del2002"PorelCualse Preventivo.
expideelCdigonicodisciplinario
"Artculo157.
ControlesExistentes
Correctivo
Nivelde
Riesgo
Bajo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
RETIRODELSERVICIO
TERMINACINUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
SolicitarTerminacindelcontratodeTrabajo.
2
RecibirActoAdministrativosuscritoporlaGerencia
3
ComunicaralinteresadoterminacindelContrato.
4
ComunicaraEntesdeControllaterminacindel
Contrato.
5
Registrarenlabasededatos.
6
ComunicarActoAdministrativoalaCoordinacinde
Nminas.
Fin
SECRETARIADESELECCINDEPERSONAL
SECCIONAL
SECRETARIADELCOMITDE
RELACIONESLABORALES.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOSSECCIONA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
1SolicitarTerminacin
Secretariodel
delcontratodeTrabajo. Comitde
Relaciones
Laborales
TrasladarporcompetenciaalaGerencia
CP readondese
NacionaldeRecursosHumanos,antecedentes
encuentreubicadoel
deltrabajadoryactaslegalizadasdelComitde
SecretariodelComit
RelacionesLaboralesenlacualessepresenta
deRelaciones
unanimidaddecriterio,cuandoseadoptela
Laborales.
decisindeterminarelcontratodetrabajopor
justacausaprevistaenelartculo7delDecreto
2351,previasreunionesydeliberaciones.
ActassuscritasporelComit
deRelacionesLaboralesy
antedecenteslaboralesdel
trabajador.
Documentosremitidos
porcompetenciaala
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
2RecibirActo
Administrativosuscrito
porlaGerencia
NacionaldeRecursos
Humanos.
LaGerenciaNacionaldeRecursosHumanos
remiteactoadministrativosuscritoporel
PresidentedelISSconelcualsedapor
terminadoelcontrato.
JefaturadeRecursos
Humanos.
ActoAdministrativode
PresidentedelISS.
Radicaryentregarala
Coordinacinde
SeleccindePersonal
oficioyActo
Administrativodel
PresidentedelISS.
Proyectar
oficio
para
el
interesado
comunicndole la terminacin del contrato
informandosoportesrequeridosparasolicitarel
pago de prestaciones sociales, con copia a
CoordinacionesdeNminas,BienestarSocial,
SeccindeActivosFijoseinventarios.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
ActoAdministrativosuscritopor Oficiopararevisiny
elPresidentedelISSyoficio firma.
deGerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
Coordinadorde
Revisar,colocarpiedefirmayfirma.
Selecciny
Admn.de
Personaloquienes
hagansusvecesy
JefedeRecursos
Humanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalyJefaturade
RecursosHumanos.
ActoAdministrativosuscritopor Oficiofirmado.
elPresidentedelISSyoficio
RecursosHumanos.
Secretaria
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Seccional
3ComunicaralinteresadoSecretaria
terminacindel
Contrato.
EntregarenlaSeccindeAdministracinde
Documentosporbolsa.
Oficioparanumerar
fechar,radicar.
Observaciones
X LaSecretaradel
Comit(puede
corresponderala
AdministrcindelISS
alSindicato).
JefedeRecursos Entregar al funcionario oficio y ActoCP

Humanos
Administrativo emanada de la Presidencia del
ISS, en caso de no realizarse comunicacin
personal sedebesolicitar dichotramiteantela
Seccin de Administracin de Documentos,
porcorreocertificado.
4ComunicaraEntesde Secretaria
Controllaterminacin
delContrato.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Proyectar oficio informando la terminacin del CP

contratoconcopiadeActoAdministrativo.
ActoAdministrativosuscritopor Comunicacin
X
elPresidentedelISSyoficio entregadaalinteresado
enformapersonalpor
RecursosHumanos.
correocertificado,
constanciaderecibido.
ActoAdministrativosuscritopor Oficiopararevisiny
elPresidentedelISS.
firma.
Coordinadorde
Revisar,colocarpiedefirmayfirma.
Selecciny
Admn.de
Personaloquienes
hagansusvecesy
JefedeRecursos
Humanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
ActoAdministrativosuscritopor Oficiofirmado.
elPresidentedelISS.
Secretaria
EntregarenlaSeccindeAdministracinde
Documentosenviarporlabolsa.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
ActoAdministrativosuscritopor Oficionumerado
elPresidentedelISS.
fechadoyradicado.
Constanciaderecibido.
5Registrarenlabasede Secretaria
datos.
RegistrarenelsistemaelActoAdministrativo, CP
fecha,terminacin.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Actoadministrativosuscritopor Terminacindelcontrato X
elPresidentedelISSyoficiode registrada.
GerenciaNacionaldeRecursos
Humanos.Comunicacinal
interesado.
6ComunicarActo
Administrativoala
Coordinacinde
Nminas.
CP
ElaboraroficioanexandocopiadeActo
administrativosuscritoporelPresidentedel
ISS,oficiodeGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos,comunicacinalinteresadoy
soportesallegadosporelfuncionario,para
registrodenovedad,iniciarpagode
prestacionessocialesyarchivarenlaHojade
Vida.
Coordinacinde
Seleccin
Administracinde
Personal.
ActoAdministrativo.
Comunicacinalinteresadoy
demssoportes.
Secretaria
Registrodenovedaden X
Coordinacinde
Nminas.
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Ley6de1945
"Porlacualsedictanalgunasdisposicionesporconveniodetrabajo,asociacionesprofesionales,
conflictocolectivo,jurisdiccinespecialdeltrabajo".
Decreto2127de1945
"PorelcualsereglamentalaLey6de1945enlorelativoalcontratoindividualdetrabajoenelartculo
48pargrafo2,artculo49pargrafo2,artculo50".
DecretoLey2351del04deseptiembrede1965artculo7
ReformaLaboral.Artculo7.Subrogaelartculo62delCdigoSustantivodelTrabajo"Terminacindel
Contratoporjustacausa"
ConceptoDJNUAL06659del18deseptiembrede1997
Procedimientoparalaterminacindecontratosdetrabajo
ConvencinColectivadeTrabajocelebradaentreelInstitutodeSegurosSocialesyelSindicato
NacionaldeTrabajadoresdelaSeguridadSocial20012004artculo5
EstabilidadLaboral
ComitdeRelacionesLaborales
ComitNacionaldeRelacionesLaborales
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
TERMINACIONUNILATERALDELCONTRATODETRABAJO
SUBPROCESO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo
Nivelde
Riesgo
Bajo
1.ImplimientodeNormas
Legales
.Inoportunidadenlacomunicacin
sobrelaterminacindelContratode
Trabajo.
Baja
.Incumplimientodelostrminos Alto
establecidosporlasdisposiciones
legales..Investigacin
paralosfuncionariosresponsables
delproceso.
.DecretoLey2351del04de
septiembrede1965artculo7.
.ConvencinColectivadeTrabajo
2.Desequilibriofinanciero
.Faltadereportepuntualala
CoordinacindeNminas.
Baja
.Pagodenminaporserviciosno Alto
prestados.
.Detrimentopatrimonialparael
Instituto.
.FraudeparaelISS.
.Investigacinparalosfuncionarios
responsablesdelproceso.
.Basededatos.
.ActoAdministrativode
terminacindecontrato.
Preventivoy
Correctivo
Bajo
3.Informacinpococonfialbe.
.Faltadereporteoportunoala
Baja
dependenciaalacualpertenecael
trabajador..Base
dedatosdepersonaldeplanta,sin
registrarnovedades.
.Procesoiniciadosporel
Alto
funcionariosaliente,quedan
inconclusos.
.Afectacinenelservicioyenla
reasignacindefunciones.
.Fallaseninformes,certificaciones.
.Basededatos.
.ActoAdministrativode
terminacindecontrato.
Preventivoy
Correctivo
Bajo
9.1.2.9.2.2.FLUJOGRAMADEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
TERMINACINDELCONTRATOPORMUTUOCONSENTIMIENTO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
PresentarlarenunciaalGerenteSeccional.
RemitirlarenunciaalDepartamentode
RecursosHumanos.
3
Recepcionarrenuncia.
4
Recepcionaryrevisarlasolicitudde
renuncia.
5
EnviarrenunciaalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
6 RecibirdelaGerenciaNacionaldeRecursos
HumanoslaaceptacindelaTerminacin
delContrato.
7
Comunicaralinteresado.
8
ElaborarCertificacin.
9
10
Comunicaralasreasinteresadasnovedad
depersonal.
Fin
TRABAJADOROFICIALO
EMPLEADO
SECRETARIADE
GERENCIA
TCNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SECRETARIA
SECRETARIADEL
DEPARTAMENTODE
RECURSOSHUMANOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
VA
1Presentarlarenunciaal TrabajadorOficialoPresentar renuncia libre y espontnea al

GerenteSeccional.
Empleado
GerenteSeccional.
AntelaGerencia
Seccional.
Comunicacinderenuncia.
Cartaderenunciaradicadae X
instruccin.
2Remitirlarenunciaal
Departamentode
RecursosHumanos.
RemitirrenunciaalaJefaturadeRecursos
Humanos.
GerenciaSeccional.
Solicitud.
Iniciartramitespara
aceptacinderenuncia.
3Recepcionarrenuncia. Tcnicode
Servicios
Administrativos
Cartaderenunciaradicadaparaserentregada
alaCoordinacindeSeleccindePersonal.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Cartaderenuncia.
Cartaderenunciaradicaday X
entregadaenla
CoordinacindeSeleccinde
Personal.
4Recepcionaryrevisarla Secretaria
solicitudderenuncia.
Revisarquelarenunciasealibreyespontnea, CP
quetengafechadeterminacin,quese
presenteporderechoaPensindeJubilacin,
PensindeInvalidez,PensindeVejez,por
decisindelTrabajadorOficialdelEmpleado.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Cartaderenuncia.
Verificacindelosdatosdela X
renunciaysoportes
requeridos.
5Enviarrenunciaala
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
EnviarlaRenunciavafax.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Renuncia.
Renunciaenviadaparadar
tramiteenelNivelNacional.
CP
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional.
Oficioderenunciayaceptacin Oficiodeaceptacin,
.
radicada,pararemitirala
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficiodeaceptacin.
Secretariade
Gerencia
Secretaria
6RecibirdelaGerencia Secretaria
NacionaldeRecursos Departamentode HumanosylaremitealaCoordinacinde
Humanoslaaceptacin Recursos
delaTerminacindel Humanos
Contrato.
7Comunicaral
interesado.
Secretaria
Proyectaroficiocomunicandoalinteresadola
aceptacindelaTerminacindelContrato,
informandodocumentosquedebeacreditar:
Actadeentregadeprocesosparacargosigual
osuperioraTcnico,escarapelaodenuncio
porperdida,pazysalvoporentregade
elementosdevolutivos,copiadeladeclaracin
juramentadadeBienesyRenta,concopiapara
elreadondeperteneceporplantade
personal.
Oficiocomunicando
aceptacinderenunciapara
piedefirmadelCoordinador
oquienhagasusvecesy
firmadelJefedeRecursos
Humanos.
Observaciones
8ElaborarCertificacin.
Secretaria
ProyectarlaCertificacinporentregade
documentos.
Coordinadorde
RevisaryfirmarCertificacin.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Entregadedocumentos
solicitados.
Certificacinpararevisiny
firma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Documentosyelementos
sealados.
Certificacinfirmada.
Secretaria
Seregistraenlabasededatoselretiroyfecha. CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Basededatosyaceptacinde Actualizacindebasede
terminacindeContrato.
datosplantadepersonal.
10Comunicaralasreas Secretaria
interesadasnovedades
depersonal.
ElaboraroficioalaCoordinacinSeccionalde CP
Nminas,anexandolaaaceptacindela
renunciaycertificacinexpedidaporsta
Coordinacin,parainiciarlaliquidacinde
PrestacionesSocialesconcopiaparala
CoordinacinBienestarSocial,Seccinde
InventarioyActivosFijos.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficiodeaceptacinde
Iniciodeltramitede
renunciayCertificacindeno PrestacionesSocialesporla
tenerasuntospendientesconel CoordinacindeNminas.
ISS.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
sealados.
9Actualizacinde
registros.
Coordinadorde
Revisaryfirmar.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
Oficiofirmado.
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Decreto2127de1945,literal.d,art.47
"PorelcualsereglamentalaLey6de1945enlorelativoalcontratoindividualdetrabajoenelartculo
48pargrafo2,artculo49pargrafo2,artculo50".
ConceptoDJNUAL06659del18deseptiembrede1997
"Procedimientoparalaterminacindecontratosdetrabajo".
Resolucin0631del18demarzode2003,CaptuloIII,artculo20,numeral21
"Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstancias
paralaresolucinderecursossobreactuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesen
materiadeprocesosjudiciales,sedeleganfuncionesenmateriadeadministracindeRecurso
Humanoysedictanotrasdisposiciones".
Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloII,artculos110116
"PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobre
administracindepersonalcivil".TtuloV."Elretirodelservicio".CaptuloII."Delarenuncia".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
COORDINACINDESELECCINYADMINISTRACINDEPERSONALSECCIONAL
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
RENUNCIA
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
PresentarlarenunciaalGerente
Seccional.
RemitirlarenunciaalDepartamentode
RecursosHumanos.
3
Recepcionarrenuncia.
4
Recepcionaryrevisarlasolicitudde
renuncia.
5
EnviarrenunciaalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
6 RecibirdelaGerenciaNacionalde
RecursosHumanoslaaceptacindela
TerminacindelContrato.
7
Comunicaralinteresado.
8
9
10
Comunicaralasreasinteresadas
novedaddepersonal.
Fin
TRABAJADOROFICIALO
EMPLEADO
TCNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVO
SECRETARIADEGERENCIA
SECRETARIA
SECRETARIA
DEPARTAMENTODE
RECURSOSHUMANOS
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
RENUNCIA
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
1Presentarlarenunciaal TrabajadorOficialoRenuncia libre y espontnea.

GerenteSeccional.
Empleado
jubilacinoretirodelservicio.
Insumos
VA
AntelaGerencia
Seccional.
Comunicacinde
renuncia.
Cartaderenuncia
radicadaeinstruccin.
RemitirrenunciaalaJefaturadeRecursos
Humanos.
GerenciaSeccional.
Solicitud.
Iniciartramitespara
aceptacinderenuncia.
3Recepcionarrenuncia. Tcnicode
Servicios
Administrativos
Cartaderenunciaradicadaparaserentregada
alaCoordinacindeSelecciny
JefaturadeRecursos
Humanos.
Cartaderenuncia.
Cartaderenuncia
X
radicadayentregadaen
laCoordinacinde
SeleccindePersonal.
4Recepcionaryrevisarla Secretaria
solicitudderenuncia.
Revisarlostrminosdelarenuncia:quesea
libreyespontnea,queindiquefechade
terminacin,quesepresenteporderechoa
PensindeJubilacin,PensindeInvalidez,
PensindeVejez,pordecisindel
TrabajadorOficialdelEmpleado.
CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Cartaderenuncia.
Verificacindelosdatos X
delarenunciaysoportes
requeridos.
5Enviarrenunciaala
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
EnviarlaRenunciavafax.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Renuncia.
Renunciaenviadapara
dartramiteenelNivel
Nacional.
CP
6RecibirdelaGerencia Secretaria
RecibirActoAdministrativoyremitirloala
NacionaldeRecursos Departamentode CoordinacindeSeleccinyAdministracinde
Humanoslaaceptacin Recursos
Personal.
delaTerminacindel Humanos
Contrato.
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional.
Oficioderenunciay
aceptacin.
Oficiodeaceptacin,
radicada,pararemitirala
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
7Comunicaral
interesado.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficiodeaceptacin. Oficiocomunicando
aceptacinderenuncia
parapiedefirmadel
Coordinadoroquien
hagasusvecesyfirma
delJefedeRecursos
Humanos.
2Remitirlarenunciaal
Departamentode
RecursosHumanos.
Secretariade
Gerencia
Secretaria
Secretaria
Por
Donde
Proyectaroficiocomunicandoalinteresadola
aceptacindelaTerminacindelContrato,
informandodocumentosquedebeacreditar:
Actadeinformedegestinparacargosigualo
superioraTcnicoconavaldelsuperior
Jerrquico,escarapelaodenuncioporperdida,
pazysalvoporentregadeinventario,
FormularionicoDeclaracinJuramentadade
BienesyRentayActividadEconmicaPrivada
personanatural,.
Observaciones
8ElaborarCertificacin.
Secretaria
ProyectarlaCertificacinporentregade
documentos.
Coordinadorde
RevisaryfirmarCertificacin.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Entregade
documentos
solicitados.
Certificacinpara
revisinyfirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Documentosy
Certificacinfirmada.
elementossealados.
Secretaria
Registrarenlabasededatoselretiroyfecha. CP
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Basededatosy
aceptacinde
terminacinde
Contrato.
10Comunicaralasreas Secretaria
interesadasnovedadde
personal.
ElaboraroficioalaCoordinacinSeccionalde CP
Nminas,anexandolaaceptacindela
renunciaycertificacinexpedidaporsta
Coordinacin,parainiciarlaliquidacinde
PrestacionesSocialesconcopiaparala
CoordinacinBienestarSocial,Seccinde
inventarios.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Oficiodeaceptacin Iniciodeltramitede
derenunciay
PrestacionesSociales
Certificacindeno
porlaCoordinacinde
tenerasuntos
Nminas.
pendientesconelISS.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Documentosy
Oficiofirmado.
elementossealados.
9Actualizacinde
registros.
Coordinadorde
Revisaryfirmar.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
Actualizacindebase
dedatosplantade
personal.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCIN
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
RENUNCIA
DESCRIPCIN
Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloII,artculos110 "PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracindepersonalcivil".TtuloV."El
116
retirodelservicio".CaptuloII."Delarenuncia".
"Porlacualsedeleganalgunasfacultadesdeordenacindelgasto,sedeleganydefineninstanciasparalaresolucinderecursossobre
Resolucin0631de18deMarzode2003.capituloIII.Articulo20,Numeral22 actuacionesadministrativas,sedeleganalgunasfacultadesenmateriadeprocesosjudiciales,sedeleganfuncionesenmateriade
administracindeRecursoHumanoysedictanotrasdisposiciones".
Ley951del31deMarzode2005
"Porlacualsecreaelactadeinformedegestin".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
No.
Riesgo
RENUNCIA
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
1Serviciodeficiente
Noentrega
Bajo
oportunade
documentospor
vencimientode
trminospara
tramitarla
Renuncia.
Noesaceptadala
Medio
renunciaporser
tramitadaconpremura
porpartedelsolicitante.
2ServicioInoportuno
Demoraen
Medio
envide
solicitudde
renunciapor
partedel
empleadora
NivelNacional.
Retrazoenla
Medio
aceptacinde
terminacindecontrato,
afectandoalsolicitante.
Tipode
control
.Establecimientodetrminospara Preventivo
laentregadedocumentoscomo:
Cartadesolicitudderenuncia..
Verificacindelosdatosquedebe
tenerlarenuncia..
Solicitardocumentos:Actade
informedegestin.
Nivelde
Riesgo
Medio
Noexistencontroles
Medio
ControlesExistentes
Correctivo
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
DECLARACINDEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO
DECLARACINDEINSUBSISTENCIA
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
RecibirResolucindeInsubsistencia.
2
Registrarenlabasededatoslanovedadinsubsistencia.
3
4
ComunicarlaResolucindeInsubsistencia.
5
ComunicaraNminas.
Fin
SECRETARIADEPARTAMENTODERECURSOSHUMANOS
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
No.
Actividad
INSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO
Ejecutor
Tarea
Insubsistencia.
Servicios
Administrativos
RecibirlaResolucinyenviarlaala
dePersonal.
2Remitirala
Coordinacinde
Selecciny
Administracin.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
RevisarlaResolucin.
3Comunicarla
Resolucinde
Insubsistencia.
Secretaria
Proyectaroficiocomunicandoalinteresado,
elcontenidodelaResolucinysoportes
requeridosparasolicitarelpagode
prestacionessociales.
4Registrarnovedad.
Productoy/o
VA
Resultado
JefaturadeRecursos Resolucinfirmada.
Resolucin
X
Humanos.
radicada,entregada
aCoordinacinde
Selecciny
JefaturadeRecursos Resolucinyoficioremisorio. Administracinde
Resolucin.
Humanos.
Donde
CD Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Insum os
Resolucin.
Oficiopararevisiny X
firmas.
Resolucin.
Oficiorevisadoy
firmado.
Coordinadorde Revisin,piedefirmayfirmadelJefe.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusvecesy
JefedeRecursos
Humanos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
JefedeRecursos Comunicarinsubsistencia,entregaral
CP
Humanos
funcionariooficioyActoAdministrativo
emanadadelaPresidenciadelISS,encaso
denorealizarcomunicacinpersonalsedebe
solicitardichotramiteporcorreocertificado
antelaSeccindeAdministracinde
Documentos.
JefaturadeRecursos OficioycopiadeResolucin. Constanciade

Humanosy/o
recibidoporel
Coordinacinde
interesado,a
Selecciny
travsdelaSeccin
Administracinde
deAdministracinde
Personal.
Documentos.
Secretaria
RegistrarenelsistemaelActo
Administrativo,fechadeinsubsistencia.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalBasede
datos.
BasededatosyResolucin Actualizacinde
deinsubsistencia.
basededatosplanta
depersonal.
Proyectarcertificacinparaelempleado,por CP
entregadeescarapela,declaracindeBienes
yRentayactadeentregadeprocesose
inventarios.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucinydocumentos
solicitados.
Certificacinpara
revisinyfirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
sealados.
Certificacinfirmada
parasolicitarantela
Coordinacinde
Nminaselpagode
Prestaciones
Sociales.
5ElaborarCertificacin. Secretaria
Coordinadorde RevisaryfirmarCertificacin.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
Observaciones
6Comunicarala
Secretaria
CoordinacinNminas
yreasinteresadas.
ProyectaroficioremitiendoalaCoordinacin CP
deNminas,copiadelaResolucinde
insubsistencia,parasuejecucin,registrode
novedad,archivoenlaHojadeVida,
allegandosoportesentregadosporel
funcionarioparainiciarpagodeprestaciones
sociales,concopiaaBienestarSocial,
SeccindeActivosFijoseinventariosyrea
dondeperteneca.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Resolucin.
Resolucin
entregada.Seinicia
elpagode
Prestaciones
Sociales.
DEPENDENCIA
DEPARTAMENTOOSECCIN
PROCESO
RETIRODELSERVICIO
SUBPROCESO
DECLARACINDEINSUBSISTENCIADELNOMBRAMIENTO
DESCRIPCIN
Decreto1950del24deseptiembrede1973.TtuloV,captuloI,artculos107"PorelcualsereglamentanlosDecretoLeyes2400y3074de1968yotrasnormassobreadministracinde
109
personalcivil".TtuloV."Elretirodelservicio".CaptuloI."Deladeclaratoriadeinsubsistencia".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPBLICA
SUBPROCESO
SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIP
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
DiligenciarlainformacindelFormatoUnicodeHojadeVida.
2
CompararlosdatosdelFormatoUnicodeHojadeVidacon
documentos.
3
RegistrarlosdatosdelFormatoUnicodeHojadeVidaenel
programainstaladoporlaFuncinPblica.
4
ActualizarlainformacindelosFormatosdeHojadeVidadelos
funcionariosqueseencuentranvinculadosalInstitutodeSeguros
Sociales.
5
EnviarformatonicodehojadevidaalaCoordinacindeNminas
(HojadeVida).
Fin
NUEVOSERVIDORISS
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
1Diligenciarla
NuevoServidor
informacindel
ISS.
FormatonicodeHoja
deVida.
Productoy/o
VA
Resultado
TramitaelFormularionicodehojadevida(FUHV)el CP Coordinacin
Actadeposesin,Formulario. Formularionicode
X
dadelaposesin.
SeccionaldeSeleccin
hojadevidatramitado
yAdministracinde
yfirmado(por
Personal.
ingreso).
2Compararlosdatosdel Secretaria
FormatonicodeHoja
deVidacon
documentossoporte.
Compararlosdatossuministradosenelformatonico CP Coordinacin
FormatonicodeHojade
deHojadeVidacontradocumentossoportados.
SeccionaldeSeleccin Vidaydocumentos
yAdministracinde
soportadosporelinteresado.
Personal.
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Formatonicode
HojadeVida
confrontadofrentea
documentos
allegadosporel
interesado.
Observaciones
X Sialcotejarlosdatosestosnoson
correctossesolicitatramitar
nuevamenteelformularionicode
hojadevidaycontinaelproceso.
Nuevofuncionario
yGerente
Seccionalde
Recursos
Humanos
PiedefirmadelCoordinadordeSeleccindepersonal
oquienhagasusvecesdelJefedelDepartamento
SeccionaldeRecursosHumanossilosdatos
comparadossoncorrectos.
Secretaria
EnvacopiaalabasededatosdelNivelNacional.
CP Coordinacin
FormatonicodeHojade
SeccionaldeSeleccin Vidafirmado.
yAdministracinde
Personal.
Informacinenviadaa X
labasededatosdel
NivelCentral.
3Registrarlosdatosdel Secretaria
nuevofuncionario.
CapturarlosdatosenlaAplicacindelaFuncin
PblicaSUIP.
CP Coordinacin
Programainstaladoporla
SeccionaldeSeleccin Funcinpblicayformato
yAdministracinde
nicodeHojadeVida.
Personal.
Datosregistradosen
elprograma.
4 Actualizarla
informacindel
FormatonicodeHoja
deVidadetodoslos
servidorespblicos
activos.
RecepcionaryverificarqueelformatonicodeHoja
deVidaestedebidamentediligenciadoyanexelos
soportescuandohayalgunaactualizacin.
CP Coordinacin
FormatonicodeHojade
SeccionaldeSeleccin Vidaydocumentos.
yAdministracinde
Personal.
Formatonicode
HojadeVida
recepcionadosy
verificados.
X LaactualizacindelFormulario
nicodehojadevidaconformealo
establecidoporlaley,seefecta
anualmente.
5Enviarformatonico
dehojadevidaala
Coordinacinde
Nmina.
Secretaria
Departamentode
RecursosHumanos.
Insum os
Formatonicodehojadevida Formatonicode
confrontadofrentea
HojadeVidafirmado.
documentossoporte.
CapturarinformacinenlaAplicacindelaFuncin
PblicaSUIP,pormodificacionesdedatos
personales,formacinacadmicayexperiencia
laboraldelosfuncionariosqueseencuentran
vinculadosalInstitutodeSegurosSociales.
Secretaria
EnviarFormatosparasuarchivoenlaHojadeVida.
Aplicativo
actualizado.
Coordinacin
FormatonicodeHojade
SeccionaldeSeleccin Vida.
yAdministracinde
Personal.
ArchivoHojade
Vida.
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Resolucin009delaFuncinPblica,artculo1
Artculo1."AdoptarelFormatoUnicodeHojadevidaparapersonanatural,dequetrataelartculo1delaLey190de1995".
Ley190de1995,Artculo1
"Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposicionesconelfindeerradicarla
corrupcinadministrativa",Artculo1."FormatoUnicodeHojadeVida".
Artculo36delaley489del29dediciembrede1.998
"PormediodelcualsecreaelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadelSectorPblico,integrada,entreotras,porlossubsistemas
deorganizacininstitucional,degestinderecursoshumanos,materialesyfsicos,yeldedesarrolloadministrativo.ElDiseo,direccine
implementacindelSistemaserresponsabilidaddelDepartamentoAdministrativodelaFuncinPblicaencoordinacinconlos
organismoscompetentesenSistemasdeinformacinydeloscualesselevantarunamemoriainstitucional".
Decreto1145del24deabrilde2.004
"PorelcualsedictandisposicionesrelacionadasconeldesarrollodelSistemaGeneraldeInformacinAdministrativadelSectorPublico
SUIP".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
RIESGO
1 .Informacinfuente
desactualizada,incompletao
pococonfiable.
Causa
Probabilidad
.Diligenciamientodedatosincompleta Baja
pococonfiable..
Fallasenlacapturadedatos.
Consecuencia
Im pacto
.TransmisindeInformacincontenida Medio
enelFormatonicodeHojadeVida
"SUIP"yenFormularionico
DeclaracinJuramentadadeBienesy
RentasyActividadEconmicaPrivada
"SIDEC",alaGerenciaNacionalde
RecursosHumanosy/oal
DepartamentoAdministrativodela
FuncinPblica,incompleta
desactualizada.
Tipode
control
.DepartamentoAdministrativodelaPreventivoy
FuncinPblica,lartculos1,13, Correctivo
14delaLey190de1995.
.Verificacindedatosacapturar
antesdetransmitirinformacina
laGerenciaNacionaldeRecursos
Humanosy/oalDAFP.
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORES
PBLICOSSIDEC
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SECRETARIA
Inicio
1
RequeririnformacinformatoDeclaracindeBienesyRentasy
ActividadEconmicaPrivada.
2
Generarlistadodeplantadeservidoresdelaseccional.
3
Recibirlosformatosdebidamentediligenciados.
4
IngresarlainformacinalprogramadelaFuncinPblicaSIDEC.
5
RemitirformatosparaarchivoenlaHojadeVidadecadaservidor.
6 Revisarelproyectoyfirma
7
EnviaralNivelNacional.
8
Reportarlistadodeservidoresquenodiligenciaronelformato
SIDEC.
Fin
CoordinadordeSeleccinyAdministracindePersonal
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REPORTESINFORMACINDELAFUNCINPUBLICA
SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORESPBLICOSSIDEC
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
1Requeririnformacin
Secretaria
formatoDeclaracinde
BienesyRentasy
ActividadEconmica
Privada.
CP Coordinacinde
Proyectaroficiodesolicitudparael
Normatividadvigentesobrela Proyectodesolicitud.
diligenciamientodelformatodeDeclaracinde
SeleccindePersonal materia:Ley190/1995.
BienesyRentasyActividadEconmica
Seccional.
ConstitucinPolticade
Privadadirigidoalosservidoresdela
ColombiayDecreto0736/1996.
Seccional.
2 Generarlistadode
Secretaria
plantadeservidoresde
laseccional.
Imprimirlistadodeservidoresdeplanta,donde CP Coordinacinde
BasedeDatosPersonalde
figurenombres,cdulas,cargoyubicacin.
SeleccindePersonal Planta.
Seccional.
3 Recibirlosformatos
debidamente
diligenciados.
Recepcionarformatosdiligenciadosporlos
servidoresdelNivelSeccional,controlarconel
listadodepersonal.
CP Coordinacinde
Formatosdebidamente
SeleccindePersonal diligenciados.
Seccional.
Listado.
Formatosrecepcionados.
4Ingresarlainformacin Secretaria
alprogramadela
FuncinPblica
SIDEC.
Organizarlosformatosalfabticamente,
ingresarlainformacinconsignadaencada
unodeellosenelsistema.
CP Coordinacinde
Formatosdebidamente
SeleccindePersonal diligenciados.
Seccional.
Listado.
Informacinregistradaen
elaplicativoSIDEC.
5Remitirformatospara Secretaria
archivoenlaHojade
Vidadecadaservidor.
ProyectaroficiodirigidoalaCoordinacinde
Nminasremitiendolosformatosregistradosen
elsistema,paraarchivoenlahojadevidade
cadaservidor.
6Revisarelproyectoy
firma
Secretaria
Coordinadorde
Elcoordinadorhacelarevisindelproyectoy
Selecciny
firma.
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces
Listado.
Coordinacinde
.Formatos.
SeleccindePersonal .Proyectodeoficio.
Seccional.
Proyectodeoficio.
Coordinacinde
Proyectodeoficio.
SeleccindePersonal
Seccional.
Oficiofirmadoyentregado.
BasededatosSIDEC
enviada.
7EnviaralNivelNacional. Secretaria
EnviaralaGerenciaNacionaldeRecursos
HumanosporcorreoCorporativo,elconsolido
delainformacincapturada.
Coordinacinde
AplicativoBasedeDatos
SeleccindePersonal SIDEC.
Seccional.
8Reportarlistadode
Secretaria
servidoresqueno
diligenciaronelformato
SIDEC.
Unavezrequeridolosservidoresquenohayan
diligenciadoelformato,sereportaalGrupo
SeccionaldeAuditoriaDisciplinaria(en
cumplimientodelaLey190/1995).
Coordinacinde
Listadecontroldeentregade Oficioentregado.
SeleccindePersonal losFormatosdeservidoresde
Seccional.
planta.
Observaciones
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
SISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOSSERVIDORES
PUBLICOSSIDEC
DESCRIPCIN
Artculo122,Captulo2delaConstitucinPolticadeColombia
"Antesdetomarposesindelcargo,alretirarsedelmismoocuandoautoridadcompetenteselosolicitedeberdeclarar,bajo
juramento,elmontodesusbienesyrentas".
Ley190de1995,Artculo13,14y15
"Porlacualsedictannormastendientesapreservarlamoralidadenlaadministracinpblicaysefijandisposicionesconelfinde
erradicarlacorrupcinadministrativa",Artculos13,14y15.DeclaracindeBienesyRentas
Resolucin009delaFuncinPblica,artculo4
Artculo4."AdoptarelFormularionicodeDeclaracinJuramentadadeBienesyRentasyActividadEconmicaPrivada,dequetratan
losArtculos13,14y15delaLey190de1995".
Decreto2232del18diciembrede1995
"PorelcualsereglamentalaLey190de1995enmateriadeDeclaracindeBienesyRentaseinformedeActividadEconmicaPrivada
ascomoelSistemadequejasyreclamos".
Decreto0736del22deabrilde1996
"Porelcualsemodificaelartculo4delDecreto2232de1995".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SISTEMANICODEINFORMACINDEPERSONALSUIPSISTEMAPARAELCONTROLYSEGUIMIENTODELADECLARACINDEBIENESYRENTASDELOS
SERVIDORESPBLICOSSIDEC.
SUBPROCESO
No.
RIESGO
1 .Informacinfuente
desactualizada,incompletao
pococonfiable.
Causa
Probabilidad
.Diligenciamientodedatosincompleta Baja
pococonfiable..
Fallasenlacapturadedatos.
Consecuencia
Im pacto
.TransmisindeInformacincontenida Medio
enelFormatonicodeHojadeVida
"SUIP"yenFormularionico
DeclaracinJuramentadadeBienesy
RentasyActividadEconmicaPrivada
"SIDEC",alaGerenciaNacionalde
RecursosHumanosy/oal
DepartamentoAdministrativodela
FuncinPblica,incompleta
desactualizada.
Tipode
control
.DepartamentoAdministrativodelaPreventivoy
FuncinPblica,lartculos1,13, Correctivo
14delaLey190de1995.
.Verificacindedatosacapturar
antesdetransmitirinformacina
Humanosy/oalDAFP.
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
ADMINISTRACINDELAINFORMACINSINDICAL
SUBPROCESO
ACTUALIZACINDATOSDEJUNTASDIRECTIVASYCOMITSDELASDIFERENTESORGANIZACIONESSINDICALES
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1Recibirloslistadodelasdiferentes
agremiacionessindicalesenviadosporel
DepartamentoNacionaldeRelaciones
Laborales.
2Recibirellistadoconlainformacindelas
diferentesagremiacionessindicales.y
Registrarlaenlabasededatos.
3ElaboraroficioParaelMinisteriodeproteccion
Social
4RecibiroficiodelMinisteriodeProteccin
Social,conlasResolucionesyActasde
Ejecutoriadeconformacindejuntasdirectivas
delasorganizacionessindicales.
5ProyectarrespuestaalDepartamentoNacional
deRelacionesLabores.
Fin
TCNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SECRETARIA
COORDINADORDEDESARROLLODE
PERSONALOQUIENHAGASUSVECES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
1Recibirloslistadodelas
diferentesagremiaciones
sindicalesenviadosporel
DepartamentoNacionalde
RelacionesLaborales.
Ejecutor
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Tarea
Donde
Insum os
Recepcionarlistados.
Listados.
CP Departamento
SeccionaldeRecursos
Humanos.
Listadoradicado.
Secretaria
2 Recibirellistadoconla
informacindelasdiferentes
agremiacionessindicales.y
Registrarlaenlabasededatos
.
Incluirenlabasededatoslasnovedades
presentadas.
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Listadoylabasededatos.
Registroyactualizacinde
basededatosde
AgremiacionesSindicales.
3ElaboraroficioParaelMinisterio Secretaria
deproteccionSocial
SeelaboraoficioparaelMinisteriode
ProteccinSocialencasodeexistir
novedadesenlaconformacindelasjuntas
directivasdelasorganizacionessindicales,
solicitandocopiadelasResoluciones
modificatoriasylasrespectivasactasde
ejecutoria.
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Listadodenovedades.
Proyectodeoficio.
Coordinadorde Revisarelproyectodeoficioycolocapiede
Selecciny
firma.
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Proyectodeoficio.
Oficioconpiedefirma.
Jefe
Revisaryfirma.
Departamentode
Recursos
Humanos
CP JefaturadeRecursos Oficioylistadodenovedades.Oficiofirmadoparaenvi.
Humanos.
4 RecibiroficiodelMinisteriode Secretaria
ProteccinSocial,conlas
ResolucionesyActasde
Ejecutoriadeconformacinde
juntasdirectivasdelas
organizacionessindicales.
5 Proyectarrespuestaal
DepartamentoNacionalde
RelacionesLabores.
Registroyactualizacindebasededatosde CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Coordinador de Proyectarrespuesta.
Seleccin
y
Administracin de
Personal o quien
hagasusveces
OficiodelMinisteriode
ProteccinSocial,
ResolucionesyActasde
EjecutoriaListadode
novedades.
VA
Basededatosactualizada.
Oficio del Ministerio de Respuestaproyectadapara

CP Coordinacin
SeccionaldeSeleccin Proteccin
Social, serdigitada.
y Administracin de Resoluciones y Actas de
Personal.
Ejecutoria
Listado
de
novedades.
Observaciones
Secretaria
DigitaroficioparaelDepartamentoNacional
deRelacionesLaborales.
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Coordinadorde Revisarypiedefirma.
Selecciny
Administracinde
Personalquien
hagasusveces
CP Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Jefe
Revisaryfirma.
Departamentode
Recursos
Humanos
CP JefaturadeRecursos
Humanos.
Proyectodeoficio.
Proyectodeoficio.
Oficiorevisadoconpiede
firma.
Oficiofirmadoparaenvo.
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
CdigoSustantivodeTrabajo,SegundaParte:DerechoColectivodelTrabajo
TtuloI:Sindicatos.
Artculo353:"DerechodeAsociasin",SubrrogadoArt.38,Ley50de1990.ModificadoArt.1Ley584del200.
Artculo354:"ProteccindelDerechodeAsociacin"ModificadoAt.39Ley50de1990.
Artculo355:"ActividadesLucrativas".Artculo
356:"SindicatodeTrabajadores.Clasificacin"ModificadoArt.40Ley50de1990Artculo
357:"RepresentacinSindical"ModificadoArt.26Decreto2351de1965.Artculo358:"
LibertaddeAfiliacin"ModificadoArt.2Ley584del2000.
ConvencinColectivavigenteentreel1odenoviembrede2001yel31de
octubrede2004.
Regulalascondicionesqueregirnloscontratosdetrabajodurantesuvigencia
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
RIESGO
1Informacinfuente
pococonfiable.
Causa
Probabilidad
.Dificultadenelaccesoadocumentos, Baja
pornoreposarenlosarchivosdelISS.
.Faltadeoportunidadenlacertificacin
delMinisteriodeProteccinSocial,
sobrelaconformacin,novedadesy
Resolucionesmodificatorias
Consecuencia
Im pacto
Informesdesactualizados..Permisos Alto
Sindicales,sinderecholegal.
.Tomadedecisioneserrneasporparte
delaAdministracin..Faltade
credibilidaddelInstituto..Demandas
contraelISS.
ControlesExistentes
.Registroyactualizacinde
basededatosde
.Actasdeejecutoriade
Resolucionesmodificatoriasde
JuntasDirectivasde
OrganizacionesSindicales.
Tipode
control
Preventivoy
Correctivo.
Nivelde
Riesgo
Bajo
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REGISTRODEPERMISOSSINDICALESOCASIONALESYPERMANENTES
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1 Recibirautorizaciondepermisosindicalenviados
porlaGerenciaNacionaldeRecursosHumanos.
2 RecibirpermisosindicalenviadosporlaGerencia
3 Elaboraroficios
4 RevisarelproyectodeOficio
FIN
COORDINADORDEDESARROLLODEPERSONALO
QUIENHAGASUSVECES,CONJUNTAMENTECONEL
SECRETARIA
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVO
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
INFORMACIN
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Productoy/o
Resultado
ActoAdministrativo. ActoAdministrativo
radicado.
Insumos
1Recibirautorizacionde
TcnicodeServicios
permisosindicalenviados Administrativos
porlaGerenciaNacional
deRecursosHumanos.
Recepcionar.
CP
Departamento
Seccionalde
RecursosHumanos.
2 Recibirpermisosindical Secretaria
enviadosporlaGerencia
NacionaldeRecursos
Humanos.
Incluirenlabasededatos
PlantadePersonallas
novedadespresentadas.
CP
Coordinacinde
ActoAdministrativo. Registroy
Selecciny
actualizacindebase
Administracinde
dedatosPlantade
PersonalSeccional.
Personal.
3Elaboraroficios
Secretaria
Elaboraroficiosparaelrea
dondeestnombradoy/o
cumplesusfuncionesy
paralaCoordinacinde
Nminassobrenovedades,
concopiadeActos
Administrativos.
CP
Coordinacinde
ActoAdministrativo. Proyectodeoficio.
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
4 Revisarelproyectode
Oficio
CoordinadordeSelecciny Revisarelproyectodeoficio
AdministracindePersonal ycolocarpiedefirma.
quienhagasusveces
CP
Coordinacinde
Proyectodeoficio.
Selecciny
Administracinde
PersonalSeccional.
Oficioconpiede
firma.
JefeDepartamentode
RecursosHumanos
CP
Jefaturade
Oficioylistadode
RecursosHumanos. novedades.
Oficiofirmadopara
envo.
Revisaryfirma.
VA
Observaciones
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
CdigoSustantivodeTrabajo,SegundaParte:DerechoColectivodelTrabajo
TtuloI:Sindicatos.
Artculo353:"DerechodeAsociasin",SubrrogadoArt.38,Ley50de1990.ModificadoArt.1Ley584del200.
Artculo354:"ProteccindelDerechodeAsociacin"ModificadoAt.39Ley50de1990.
Artculo355:"ActividadesLucrativas".
Artculo356:"SindicatodeTrabajadores.Clasificacin"ModificadoArt.40Ley50de1990
Artculo357:"RepresentacinSindical"ModificadoArt.26Decreto2351de1965.
ConvencinColectivavigenteentreel1odenoviembrede2001yel31de
octubrede2004.
Regulalascondicionesqueregirnloscontratosdetrabajodurantesuvigencia
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
DESCRIPCIN
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
REQUERIMIENTOS.
ATENCIONAPETICIONES,CONSULTAS,QUERELLASYREGLAMENTOINTERNODETRABAJO
SUBPROCESO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1 Recepcionarlaconsulta,peticinoquerella
2 Determinar,ubicacinydatosdelpeticionario.
3 SolicitarHojadeVida.
4 Proyectarrespuesta.
Digitaroficio.
Hacer ajustes al proyecto y/o respuesta, revisar y

piedefirma.
Recepcionarelproyectoderespuestaparavisto
buenoy/ofirma
6ConsolidarysoportarHistricamente.
Fin
COORDINADORDEDESARROLLODEPERSONALOQUIEN
HAGASUSVECES,CONJUNTAMENTECONELTCNICODE
SECRETARIA
Y/OGERENTESECCIONAL
INFORMACION
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REQUERIMIENTOS
No.
Actividad
1Recepcionarla
consulta,peticino
querella
Ejecutor
Secretara
Tarea
Donde
Insum os
RecepcindeDerechosdePeticin,Quejas,
Consulta,
peticin
CP Coordinacin
Reclamos,Manifestaciones,PeticionesdeInformacin,
SeccionaldeSeleccin querellaysoportes.
Certificaciones,Consultasrelacionadascon
y Administracin de
ReglamentoInternodeTrabajodeFuncionarios
Personal.
RequerimientosdeJuzgados,Tribunales.
o Consulta,
peticin o
querella recepcionada y
radicada.
2Determinar,ubicacin Secretara
ydatosdel
peticionario.
Verificarsilapeticincorrespondeaunfuncionario
CP Coordinacin
Peticin, Base de datos, Datospersonalesy
exfuncionariodelISSSeccional,sesactivo,retirado.
SeccionaldeSeleccin Planta de Personal y laboralesqueidentifiquen
y Administracin de registros.
alpeticionario.
Personal.
3SolicitarHojadeVida. Secretara
SiesoeradelISS,Seccional,sesolicitalahojadevida
enlaCoordinacindeNminasoenlasESE`Salaque
pertenezcaperteneca.
Coordinacin
Solicitud hoja de vida y
SeccionaldeSeleccin antecedentes
y Administracin de
Personal.
4Proyectarrespuesta.
Coordinador de Estudiaryanlizarlasconsultas,peticionesyquerellas
Seleccin
y yproyectarrespuestadefondoalpeticionarioconlas
Administracin de copiasrespectivas,trasladaroficioporcompetencia,
Personal o quien concopiaalpeticionariocumpliendoconlostrminos
hagasusveces establecidosporlaLey.
Coordinacin
Peticin,HojadeVida,
SeccionaldeSeleccin NormatividadVigente,
y Administracin de ReglamentoInternode
Personal.
Trabajo.Convencin
ColectivaVigente.
EstructuradelISS.
Resolucin2800de1994.
Decreto1403/94.Decreto
337/95.Rgimen
disciplinarionico.
Proyectoderespuestade
laconsulta,peticino
querella,paraserdigitada
5Digitaroficio.
Secretara
Coordinacin
Oficioproyectado.
SeccionaldeSeleccin
y Administracin de
Personal.
Documentopararevisin X
yfirmadelCoordinadoro
quienhagasusveces.
Coordinacin
Proyectoderespuesta
SeccionaldeSeleccin revisadoparaajustes
y Administracin de
Personal.
OficioparafirmadelJefe X
deRecursosHumanosy/o
GerenteSeccional.
Digitarrespuestasegnoficioproyectado.
Coordinador de Hacerajustesalproyectoy/orespuesta,revisarypiede
Seleccin
y firma.
Administracin de
Personal o quien
hagasusveces
Observaciones
Jefe de Recursos Recepcionarelproyectoderespuestaparavistobueno

Humanos
y/o y/ofirma
GerenteSeccional
6Consolidarysoportar Secretara
Histricamente
Secretara
Jefatura de Recursos Oficios.

Humanos y/oGerencia
Seccional.
Respuesta con visto X

bueno y firma del Jefe de
Recursos Humanos y/o
GerenteSeccional.
Realizarlostramitesparaenvoporcorrespondencia.
Coordinacin
Proyectoderespuesta.
SeccionaldeSeleccin
y Administracin de
Personal.
Respuestanumeraday
fechada,conanexos
Consolidaryarchivar.
Coordinacin
Respuestanumeraday
SeccionaldeSeleccin fechada
y Administracin de
Personal.
Proyectoderespuesta
remitidos,confirmade
recibido,
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
REQUERIMIENTOS
PROCESO
DESCRIPCIN
NormatividadExterna
Resolucin000087del24deenerode2.003
Porlacualseapruebaelreglamentointernodetrabajo.
Ley860de2003del26/12/03
ReformaalSistemaGeneraldePensiones
ConstitucinPolticadeColombiade1991
CartaMagna.
Ley797del29/01/3
ReformaalRgimenPensional
DecretoLey1750del26/06/03
ModificalaEstructuradelISS
Ley790del27/12/02
Ley755del23/07/02
Expidedisposicionesparaadelantarelprogramaderenovacindelaadministracinpblicayseotorganfacultadesextraordinariasal
Presidente.
ReformaLaboralrelacionadaconmodificacinalSubsidioFamiliar,RgimendeProteccinalDesempleado,Organizaciny
FuncionamientodelasCajasdeCompensacinFamiliarycontratodeAprendizaje.
LicenciadePaternidad
Ley311de1996
RegistroFamiliarsobrelanoexistenciadeprocesosalimentarios.
Ley734del5defebrerode2002
Rgimendisciplinarionico
Ley712del05/12/01
NuevoCdigoProcesaldelTrabajo
Ley584del13/06/00
ModificaelCdigoSustantivodelTrabajo
Ley489del29/12/98
Normassobreorganizacinyfuncionamientodelasentidadesdelordennacional
Ley432del29/01/98
SereorganizaelFondoNacionaldelAhorro
Ley344del22/12/96
Ley244del29/12/95
RacionalizacinyReasignacindeRecursoshaciasectoresdeficitariosdelaentidadestatal(Cesantasinteresesypagosubsidio
familiar)
FijatrminosparaelpagooportunodeCesantasyseestablecensanciones
Ley190del06/06/95
Estatutoanticorrupcin
Ley100del23/12/93
CreaelSistemaIntegraldeSeguridadSocial.
Ley4del18/05/92
Fijaelsistemasalarialdelosservidorespblicos
Ley50del28/12/90
ReformaLaboral.
Ley71de1988
Unificaelrgimenpensionalentresectorpblicoyprivado
Ley33del29/01/85
Dictaalgunasmedidassobrecajasdeprevisinyprestacionessocialesparaelsectorpblico
Ley6a.del19/02/45
DisposicionessobreConvencionesdetrabajo,asociacionesprofesionales,conflictoscolectivosyjurisdiccinespecialdeltrabajo.
Decreto190del30/01/03
ConsagraproteccinespecialoretensocialreglamentariodelaLey790de2002
ReglamentariodelaLey584del2000sobrepermisossindicales
ModificaelobjetodelFondoNacionaldeAhorro,reglamentariodeLey432de1998
ModificalanaturalezajurdicadelFondoNacionaldeAhorro
Rgimensalarialyprestacionalespecial,vinculadosalISSyqueporvirtuddeldecreto416/97continanconsusprestaciones
comodeFSS,suscargosseclasificancomodeEEPP.
NuevaclasificacindelosservidoresdelISS.
Simplificacindetrmites.
Modificaeldecreto1403/94.
DefinenuevaestructuraparaelISS.
Ley789del27/12/02
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
REQUERIMIENTOS
PROCESO
DESCRIPCIN
NomenclaturadecargosenelISS.
AdoptalosEstatutosdelISS
ElISScomoempresaindustrialycomercialdelestado.
CdigoContenciosoAdministrativo
PrestacionesSocialesdeEmpleadosPblicosyTrabajadoresOficiales
SistemadeNomenclaturayRemuneracindeEmpleos
Salariosyprestacionesfuncionariosdeseguridadsocial
NormassobreadministracindepersonalcivilenlaAdministracinPblica.
RgimenPrestacionalEmpleadosPblicos
CreaelFondoNacionaldeAhorro
Decretos2663y3743de1950
CdigoSustantivodelTrabajo
Modificaelartculo52delDecreto2127de1945sobreindemnizaciones
ReglamentalaLey6a.de1945sobrecontratoindividualdetrabajo
Sentenciac579del30/10/96
Declarainexequiblelacategoradefuncionariosdeseguridadsocial
Co.Col.01/11/01al31/10/04
Regulalacondicionesyrelacionesdetrabajo
Res87Minproteccin24/01/03
ApruebaelreglamentointernodelInstitutodeSegurosSociales
Resolucin631del18/03/03
DelegafuncionesenmateriadeRecursosHumanos
Normatividadinterna
ResolucindePresidenciaISS2918del10dediciembrede PorlacualdereglamentaeltrmiteinternodelDerechodePeticin,informacin,consulta,quejasyreclamosanteelInstitutode
2003
SegurosSociales
Memorando1215del18/02/04
InformacinSindical
ConDJNUAL0659de18/09/97
Sealaelprocedimientoparalaterminacindelcontratodetrabajo
Memorando6208del03/06/03
Seimparteninstruccionessobreactualizacindeinformacinsindical
PorlacualsedelegaenelGerenteSeccionalBolivaralgunasfacultadesenmateriaderecursoshumanos
ModificalaResolucin631del18/03/03enelsentidodeexceptuaralgerentedelaSeccionalBolivardealgunascompetenciasen
materiaderecursohumano
SemodificalaResolucin631del18/03/03enelsentidodeasignarapartirdelavigenciadelpresenteactoadministrativo,al
GerenteNacionaldeRecursosHumanos,elpagodelaspensionesdejubilacinysustitucionespensionalesafavordelosservid
ModificalaResolucion631del18/03/03,secentralizaenlaGerenciaNacionaldeRecursosHumanoslacompetenciaparareconocer
pensionesdejubilacin,cuotaspartesybonospensionales.
PorlacualseadicionalaResolucin631del18/03/03,ordenacindelgastorubrohonorarios.
Circular365del02/03/00
Instructivodedelegaciones
Afiliacinsindical
Permisossindicalespermanentes
ConformacindelosComitesdeRelacionesLaboralesenelISS.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
REQUERIMIENTOS
SUBPROCESO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
1.Prdidadeimagen
credibilidadpblica.
.Inoportunidadenlafechaderecibido Media
delaspeticiones,parainiciartramite,
nocorrespondealafechaderecepcin
delaDependenciaqueremite.
.Trasladodepeticionesalrea,sin
tenerlacompetenciaparadar
respuesta,nirelacindirectaconla
peticinpresentada.
.Faltadeseguimientoycontrol.
.Queelservidorpbliconoactucon Alto
celeridadyeficacia..Nodar
respuestasdefondoalapeticin
planteada..Basesde
datosdesactualizadas.
2IncumplimientodeNormas
.Noexisteunaoficinaconpersonal
Media
especializadopararesolverdefondolas
peticiones,cumpliendocon
normatividadyparmetrosvigentes.
.Lasrespuestasnonecesariamente
sonarticuladas,entrelasdiversas
reascompetentes.
.Peticionesmalformuladas,queno
renanlainformacinodocumentos
necesariospararesolverla.
.Nocumplirconlostrminosprevistos
porlaLey,pararesolverlosdiferentes
tiposdepeticiones,requerimientos
dejuzadosytribunales.
.Faltadedisponibilidaddeinformacin
documentos,pornoreposarenlos
archivosoficialesybancosdedatosdel
ISS.
.Transcurridoelplazopararespondero Alto
decidir,nosenotificaalpeticionario,
haySilencioAdministrativo.
.Demorainjustificadaenabsolverlas
peticiones,queconllevaasancin
disciplinaria,pormalaconductae
investigacindelaProcuradura
GeneraldelaNacin.
.Lapersonaafectadapuedeejercerel
derechodeTutelas.
.Sobrecostosoperativosyfinancieros.
Legales
Tipode
control
.ConstitucinPolticadeColombia. Preventivoy
.CdigoContencioso
Correctivo
Administrativo.
.Cuandoseactaatravsde
mandatario,Cdigode
ProcedimientoCivil.
.ResolucinISSNo.2918de
2003.
.Antecedentesybasesdedatos.
Nivelde
Riesgo
Medio
.ConstitucinPolticadeColombia. Preventivoy
.CdigoContencioso
Correctivo
Administrativo.
.Cuandoseactaatravsde
mandatario,Cdigode
ProcedimientoCivil.
.ResolucinISSNo.2918de
2003.
Medio
ControlesExistentes
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
ADMINISTRACIONDELAINFORMACIONSINDICAL
SUBPROCESO
COMITSDERELACIONESLABORALES
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDADES
Inicio
RecibirlistadodeintegrantesdeComitsdeRelacionesLaborales.
ConsolidarysoportarHistricamente.
ReportarNovedades.
Fin
SECRETARIA
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
COORDINACINDESELECCIN
PROCESO
SUBPROCESO
No.
1
Actividad
Ejecutor
Tarea
Recibirlistadode
Secretaria
integrantesdeComits
deRelaciones
Laborales.
Recepcionarlistadodeintegrantesque
conformanlosComitsdeRelaciones
Laborales.
Consolidarysoportar
Histricamente.
Secretaria
ReportarNovedades. Secretara
C
CP
Donde
Insumos
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
OficiosdelaGerencia
SeccionalydelSindicatode
TrabajadoresdelISS,
SeccionalCundinamarca
"SINTRAISS".
Nombredelosfuncionarios
designadosporla
Administracinyporel
Sindicatocomo
RepresentantesdelComit.
Registrarinformacinenlabasededatosy
elaborarCuadrosConsolidados,
"RepresentantesdelComit".
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Informacinregistradaenla
BasedeDatos.
BasesdeDatosdelComit
deRelacionesLaboralesy
PlantadePersonal
actualizadas.
Elaboraroficio,comunicandonovedadesala
GerenciaNacionaldeRecursosHumanos.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
OficiosdelaGerencia
TrabajadoresdelISS,
SeccionalCundinamarca,
"RepresentantesdelComit".
Oficiopararevisinypiede
firma.
Coordinadorde
Revisinypiedefirmadeoficio,comunicando
Selecciny
novedades.
Administracinde
Personaloquien
hagasusveces.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Jefedel
Revisinyfirmadeoficio,comunicando
Departamentode novedades.
Recursos
Humanos
JefaturadeRecursos
Humanos.
Secretara
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal.
Archivar.
Oficiopararevisinyfirma.
Oficiofirmado.
OficiosdelaGerencia
Archivodelreportede
Informacin,verificado,
TrabajadoresdelISS,
numeradoyfechado.
SeccionalCundinamarca,y
reportedenovedadala
Humanos.
VA
Observaciones
DEPENDENCIA
COORDINACINDESELECCIN
DEPARTAMENTOOSECCIN
PROCESO
ADMINISTRACINDELAINFORMACIN
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
ConvencinColectivadeTrabajo,Articulo108
"ComitdeRelacionesLaborales".
ConvencinColectivadeTrabajo,Articulo109
"SecrearenelNivelNacionaldelInstituto,elComitdeRelacionesLaborales,paraquesirvadeorganismodesegundainstanciaenlos
procesosyreclamacionescuandonohayaacuerdoenelsenodelosComitsdeRelacionesLaboralesdelNivelSeccional.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
ADMINISTRACIONDELAINFORMACION
SUBPROCESO
COMITESDERELACIONESLABORALES
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
1 Incumplimientodelanormas
Noconvocarareunionesordinariasa Alta
losmiembrosdelComitdeRelaciones
Laborales.
Incumplimientodefuncionesacargo
delComit.
Alto
ConvencinColectivade
Trabajo,Artculo108y109
ComitdeRelaciones
LaboralesdelNivelNacional.
2 DecisionesErrneas
Informacinincompletay
Media
desactualizadasobreintegrantesque
conformanlosComitsdeRelaciones
Laborales,decasosparaanalizaren
Comit.
Demandas,querellaseinformacin
distorcionada.
Medio
ConvencinColectivade
Trabajo.ConstitucionPolitica.
Tipode
control
Preventivo
Nivelde
Riesgo
Alto
Preventivoy
correctivo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
GESTONDELRECURSOHUMANO
PROCESO
ADMINISTRACINDECOMPENSACIONESYBENEFICIOS
SUBPROCESO
LIQUIDACINDEVITICOS
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1Solicitarpresupuesto.
2Recepcionarsolicitud.
3LiquidacindeViticosyGastosdeTranspote(Si
esnecesario).
4LegalizacindeViticosyGastosdeTransporte.
5Solicitar expedicin de Registro Presupustal

(R.P.).
6Radicar la solicitud de los viticos en la

CoordinacinCuentasporPagar.
7Legalizarviticos.
Fin
TECNICODESERVICIOSADMINISTRATIVOS
COMISIONADO
9.1.2.9.18.2.DESCRIPCIONDEACTIVIDADES
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
LIQUIDACINDEVITICOS
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
1Solicitarpresupuesto.
Tcnico
deSolicitaracadaunadelasdependenciasde
CP
Servicios
ApoyoAdministrativolasnecesidadesde
Administrativos
comisionesdeserviciosparalaposterior
vigencia(Solamentesehaceesteprocesoenel
NegociodeApoyoAdministrativo)yenviode
estainformacinalaCoordinacinde
Tesorera,PresupuestoyFacturacin.
Departamento
deInformacindecadaunadelas Presupuesto
RecursosHumanos.
Dependencias
de
ApoyoViticos.
Administrativo
sobre
las
comisionesdeservicio.
2Recepcionarsolicitud.
Tcnico
deRecepcin de la solicitud en la Jefatura del CP
Servicios
Departamento de Recursos Humanos por lo
Administrativos
menos con dez (10) das deanticipacin ala
comisin de servicios (excepto en casos de
urgencia comprobada), la cual debe ser
autorizada por parte del ordenador del gasto
(Gerente Seccional), donde debe indicar el
nombredelfuncionarioodelcontratistaqueva
a viajar,
nmero de cdula, cargo
(Funcionarios de Planta), dependencia, fecha
de la comisin, das de desplazamiento, el
lugar de destino, el objeto de la comisin,
nmero de cuenta y entidad financiera y si es
necesario
liquidar
transporte.
Los funcionarios de planta deben anexar
fotocopia del ltimo desprendible de pago.
En el caso de los contratistas deben anexar
fotocopia del ltimo contrato, poliza de
cumplimiento y certificado de honorarios del
mesanterior.
Departamento
deSolicitud indicando nombre del Elaboracindeliquidacin.
RecursosHumanos.
funcionarioodelcontratistaque
vaaviajar, nmero decdula,
cargo(Funcionarios dePlanta),
dependencia, fecha de la
comisin,
das
de
desplazamiento, el lugar de
destino, el objeto de la
comisin, nmero de cuenta y
entidad financiera y si es
necesarioliquidartransporte.
3Liquidacin de Viticos Tcnico

deSihayqueliquidartransporteterrestre,sedebeCP
y Gastos de TranspoteServicios
averiguar en el Terminal deTransporteelvalor
(Siesnecesario).
Administrativos
delostiquetesdeidayvuelta. Siel viajees
enavinsesolicitaalDepartamentodeBienes
y Servicios la compra de los tiquetes areos.
Liquidacin de los viticos y gastos de
transporte(Sisonsolicitados).
Departamento
deDatos sobre valor de tiquetes
RecursosHumanos.
terrestresyareos.
anual
VA
Observaciones
para
Departamento
de
Recursos
Humanos
inicia
proceso
de
liquidacin
en
comisiones hasta de 5
dassuperioresaestos
dias son autorizadas
por el Presidente del
ISS.
4LegalizacindeViticos Tcnico
deRevisin y firma de: liquidador, Comisionado, CP
yGastosdeTransporte. Servicios
JefeInmediatoyGerenteSeccional.
Administrativos
Departamento
deDocumento de liquidacin deRemitir liquidacin
a laX
RecursosHumanos.
viticos.
Coordinacin de tesorera,
presupuestoyfacturacin.
5Solicitar expedicin deTcnico

deSe remite la liquidacin de los viticos
Registro Presupustal Servicios
medianteoficioalaCoordinacindeTesorera,
(R.P.)
Administrativos
Presupuesto y Facturacin para la expedicin
delRegistroPresupuestal(RP).
Departamento
deLiquidacin.
RecursosHumanos.
PresupuestoAprobado.
6Radicar la solicitud deTcnico

deEnviar la liquidacin de los viticos con oficioCP
los viticos en laServicios
firmado por la Gerente Seccional a la
Coordinacin Cuentas Administrativos
Coordinacin Cuentas por Pagar con su
porPagar.
respectivoRP,paralaelaboracindelaordeny
pago.
Departamento
deOficio.
RecursosHumanos.
Pagos.
7Legalizarviticos
Departamento
deAllegar el cumplido de laVerificacindecumplimientode
RecursosHumanos.
comisin y tiquetes delacomisin.
transporteopasabordo.
Tcnico
deA partir de la fecha de la comisin, el CP
Servicios
comisionadotienecinco(5)dasparaallegaral
Administrativos
Departamento de Recursos Humanos el
cumplido de la comisin y tiquetes de
transporteopasabordo.
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
LIQUIDACINDEVITICOS
Resolucin4645del31deoctubrede1989.
DESCRIPCIN
PorelcualsedeleganfuncionesysereglamentaenmateriadecomisionesdeserviciosenelInstitutodeSegurosSociales.Artculo1:
Tendrnderechoalreconocimientoypadodeviticosygastosdetransporte....
Artculo2:Comisionesquecausanviticos.
Artculo3:ComisionesqueCausanviticos.
Artculo4:Sedelegalafacultaddeautorizar,reconoceryordenarloscorrespondientesgastosdeviajeyviticos....
Artculo6:Duracindelascomisiones.
Artculo8:LiquidacionypagodeViticos.
Artculo11:TramitedeviticosygastosdeTransporte
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
LIQUIDACINDEVITICOS
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
1InformacinFuentepoco
confiable.
Entregadedocumentossoportes
falsos.
Baja
AfectaciondelPatrimoniodelISS
Bajo
2Servicioinoportuno
Premuraenlasolicitudparaviticos. Alta
Elempleadonopuederealizarla
comisin,nirepresentaralISS.
Alto
Tipode
control
.Elaboracindepresupuestopara Preventivo
viticosanual..Asignacin
derubronetodeviticosparalos
negociosquesolicitaronviticarun
Nivelde
Riesgo
Bajo
.Establecimientodetrminos(15 Preventivo.
das)paraentregaFormulariode
comisindeServicios.
Alto
ControlesExistentes
9.2.DESARROLLODEPERSONAL
ONAL
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
DESARROLLODEPERSONAL
SUBPROCESO
INDUCCIN
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
PERSONALOQUIENHAGASUSVECES,
CONJUNTAMENTECONELTCNICODE
TCNICOADMINISTRATIVOSECCIONAL
DEDESARROLLODEPERSONALY/OJEFE
SECRETARIA
Inicio
1
Recepcionarlistadodenuevosnombramientos.
2
Presentaralaspersonasvinculadas.
3
Seleccionardocentes.
4
ElaborarproyectodeInduccinTemasGeneralesyEspecficosISS.
5
PresentarelProyectodeInduccinISS.
6
Contactarala(s)persona(s)conelfindepresentarlaagendapara
lainduccin.
7
Proyectaroficiossolicitandoapoyoalosdocentes.
A
InvitaraparticiparenelProgramadeInduccinsobreelISS.
9
Ejecutarelcursodeinduccinespecifica.
10
EvaluarelprogramadeInduccin.
11
Registrarenelsistemadeestadsticadecapacitacin.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
INDUCCIN
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insum os
VA
1Recepcionarlistadode
nuevosnombramientos.
Secretaria
RecibirdelaCoordinacindeSelecciny
CP Coordinacinde
AdministracindePersonallistadodenuevos
Desarrollode
nombramientos.
Personal.
Nombramientos.
2Presentaralaspersonas
vinculadas.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
y/osecretaria
Presentaralaspersonasvinculadas.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Listadoyservidorespblicos Prestacindelaspersonas
vinculados.
vinculadasalDepartamento
dondefueronnombrados.
3Seleccionardocentes.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
y/osecretaria
Verificarlistadedocentesinternos.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
DirectorioInterno,Listade
docentes.
Coordinadorde
Desarrollode
Personaloquien
hagasusveces,
conjuntamente
conelTcnicode
Servicios
Administrativos
Contactarlosposiblesdocentesenlos
diferentesnegociosyreasdedesempeo
estratgicodelaOrganizacinpara
programaragendadeinduccin.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Coordinadorde ElaborarborradordeproyectodeInduccin
Desarrollode
ISS.
Personaloquien
hagasusveces,
conjuntamente
conelTcnicode
Servicios
Administrativos
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
4Elaborarproyectode
InduccinTemas
GeneralesyEspecficos
ISS.
Listado.
Listadodedocentes.
Observaciones
Datosdefinidosdeposibles
docentes:fortalezas,tiempo
requeridoparadesarrollar
temticaspropiasdela
Induccin,disponibilidadde
tiempo,ayudasrequeridas.
Ley790de1995.Directrices ProyectodeInduccin.
delDepartamentoNacionalde
DesarrollodePersonal.
Teniendoencuentala
escasavinculacindel
personalyquelaplanta
delISSestcongelada,
eldesarrollodel
Programadependersi
setratadeunaInduccin
paraungrupode
servidoresosies
personalizada,enste
ltimocasoestara
cargodelosintegrantes
delaCoordinacinde
DesarrollodePersonal,
conapoyodelos
negociossserequiere.
Secretaria
DigitarelProyectodeInduccinISS.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
BorradordelProyectode
Induccin.
5PresentarelProyectode
InduccinISS.
Coordinadorde
Desarrollode
Personaloquien
hagasusveces,
conjuntamente
conelTcnicode
Servicios
Administrativos
PresentaralJefedelDepartamentode
RecursosHumanosProyectodeInduccin
ISS.Definirconjuntamentedocentes,temas
propiosdelaInduccinISSparalavigencia,
ajustesymodificaciones.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal,Jefaturade
RecursosHumanos.
Ley790de1995.Directrices ProgramadeInduccin
delDepartamentoNacionalde definido:Jornadade
induccin,docentes,temasa
tratarporcadauno,e
intensidadhoraria,fechas.
6Contactarala(s)persona
(s)conelfindepresentar
laagendaparala
induccin.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
y/osecretaria
Contactarala(s)persona(s)conelfinde
presentarlaagendaparalainduccin.
CoordinarconlosfacilitadoresCronograma
deactividades.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal,Jefaturade
RecursosHumanos.
DirectorioInterno,telefnico, ProgramacindelaInduccin
Calendario,Computador,
GeneralyEspecfica.
disquete,programade
Induccin.
7Proyectaroficios
solicitandoapoyoalos
docentes.
Secretaria
Proyectaroficiossolicitandoapoyoalos
docentes,informandocronograma,convisto
buenoalosJefessiserequiere.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
ProgramadeInduccin.
Coordinadorde Oficiorevisadoconfirmasyentregadoalos
Desarrollode
docentespostuladosparadesarrollarel
Personaloquien programadeInduccin.
hagasusveces.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Oficioproyectado.
8Invitaraparticiparenel
ProgramadeInduccin
sobreelISS.
Secretaria
ProyectaroficioparalafirmadelJefedel
DepartamentodeRecursosHumanos,
invitandoalosnuevosfuncionariosa
participardelprogramadeInduccin,
indicandocronograma.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
ProgramadeInduccin.
Oficioavaladoyfirmadoporel
susvecesyfirmadoporel
JefedelDepartamentode
RecursosHumanosy
entregadoenlas
Dependencias.
9Ejecutarelcursode
induccinespecfica.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
y/oSecretaria
Reservaroportunamenteespaciofsico,
coordinarpartelogstica:insumos,ayudasen
generalpreverimprevistos.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Visitasalasdependencias,
oficiosprevios,directorio
interno,telfono.
Consecucinde
requerimientosparaelcurso.
Secretaria
Confirmarpersonalotelefnicamentecon
anterioridaddetres(3)das,cursode
Induccin,docentes,participantes,logstica.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
oficiosprevios,directorio,
telfono.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Formatoyplanillade
asistencia.
10Evaluarelprogramade
Induccin.
Tcnicode
Evaluarlostemasdesarrollados,eldocentey
Servicios
laasistencia,atravsdeformato.
Administrativos
y/olderdelrea
ProyectodeInduccinparala
DesarrollodePersonalo
quienhagasusveces.
Listadodedocentesy
fortalezas.Temas
generales:Historiadel
ISS,Misin,Visin,
Objetivos,Estructura
Interna,
Reestructuraciones,
TemasEspecficos:
Negocios:EPS,Pensin,
ARP,Apoyo
Administrativo.
Cronogramade
actividades.
Oficiosparapiedefirmadel
susvecesyfirmadelJefedel
DepartamentodeRecursos
Humanos.
Oficioentregado,con
aceptacinonodelos
docentesconvistobuenode
losJefes,siserequiere.
Recordarevento,reportaral
CoordinadordeDesarrollode
Personaloquienhagasus
veces,imprevistos.
EvaluacinFinal.
Laspersonasquevana
recibirlainduccin
tendrnquedesplazarse
alossitiosdondese
encontreldocente.
Correccionesyajustes
delprogramade
Induccin.
11Registrarenelsistemade Secretaria
estadsticade
capacitacin.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
y/osecretaria
Digilenciarformatoregistrodecapacitacin.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Formatoderegistro.
Verificaactividades
Programadas.
Registrarenlabasededatoslainformacin
delformatoregistrodecapacitacin.
Coordinacinde
Desarrollode
Personal.
Formatoregistrode
capacitacin.
Registrodelainformacinen
labasededatos.
Enelformatoseregistra:
Nombreyapellidos,
identificacin,
Dependencia,Cargo,
Nmerodehorasde
capacitacin.
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
INDUCCIN
Resolucin2575del13dejuniode1995.
"PorlacualseadoptaelManualdeInduccinyReinduccinenelInstitutodeSegurosSociales".
Resolucin0225deEnerode1998.
"SereglamentalacapacitacinenelInstitutoSeguroSocial".
DESCRIPCIN
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
INDUCCION
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Nivelde
Riesgo
1Decisioneserrneas.
.Listadodepersonaldeplanta
Alta
entregadosporlaCoordinacinde
SeleccinyAdministracindePersonal
estnincompletosodesactualizados.
.Eleccindetemas,segn
lineamientosdelNivelCentral,ESAPy
diagnsticodenecesidades,no
acordesalasprioridadesyexpectativas
delpersonalycambiosrecientesenel
ISS.
.Eleccinerrneadedocentes.
.Climalaboralinadecuado.
Alto
.Desinformacin.
.Desmotivacin.
.BajaProductividad.
.Faltadeconocimientodelos
cambiosenlaestructuradelISS,
informacinparcializada.
.Plantadepersonal..Lineamientos Preventivoy Alto

delDepartamentoNacionalde
Correctivo.
DesarrollodePersonalylaESAP,
.ReportesalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos..Evaluarlos
temasdesarrollados,eldocenteyla
asistencia,atravsdeformato.
ResolucinNo.0225deenerode
1998:"Pormediodelacualse
reglamentalacapacitacinenel
InstitutodeSegurosSociales".
.Inasistenciaausentismodelpersonal Media
citado..Desintersen
participardelascapacitaciones.
.Incertidumbreantereestructuracino
transformacindelISSycreenciasdel
personalquehayocultamientodela
informacin..Falta
decompromisoysentidode
pertenenciaconelISS.
.IncumplimientodelPlandeGestinde
Capacitacinporpartedelos
responsablesdelProceso,enla
presentevigencia.
.Dificultadenlaconsecucinde
facilitadoresyapoyodeEntidadesdel
Estado..Inasistenciade
docentes..Faltade
presupuesto.
.Lafaltadeinduccinde
Alto
conocimientodelISS,bajala
productividad.
.Desmotivacindelpersonala
cargodelProceso,einvitados.
.Retirodelapoyoacadmicopor
partedelasEntidadesdelEstado
querealizanlascapacitaciones.
.Incumplimientodecronograma
establecido.
.IncumplimientodeNormas
vigentes..Llamadadeatencin.
.
.Ley790de1995.
.Correctivo.
.LineamientosdelNivelCentral,
citaciones.Confirmarcon
anterioridad,asistenciadedocentes,
participantes..Listadosde
asistenciayreportemensualala
Humanos..Formatoregistrode
capacitacin.
3Extemporaneidaddela
Induccin.
.Programarinduccinposteriorala
Alta
llegadadelosfuncionarios.
presentevigencia.
.Desinformacin.
.Desmotivacindelpersonalque
ingresaalISS.
.Cronogramaparainduccin.
.ReportemensualalaGerencia
Medio
Alto
Preventivoy Medio
Correctivo.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
COORDINACINDESARROLLODEPERSONAL
PROCESO
SUBPROCESO
REINDUCCIN
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
PERSONALOQUIENHAGASUSVECES,
CONJUNTAMENTECONELTCNICODE
TCNICOADMINISTRATIVOSECCIONAL
DEDESARROLLODEPERSONALY/OJEFE
Inicio
1
SolicitarplantadepersonalSeccional
Cundinamarca.
ElaborarproyectodeReinduccinparael
personaldelISSSeccionalCundinamarca.
3
Seleccionardocentes.
4
Definiragendadeejecucindelprocesode
Reinduccin.
5
PresentarProyectoReinduccinISS,Seccional
Cundinamarca.
6
Remitirprogramacin.
7
Atenderpartelogstica.
SECRETARIA
A
EvaluarelprogramadeInduccin.
9
Registrarenelsistemadeestadsticade
capacitacin.
10
Reportarindicadoresdegestin.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REINDUCCIN
No.
Actividad
Ejecutor
Tarea
Donde
Insumos
CP
RecibirdelaCoordinacindeSelecciny
AdministracindePersonallistadodepersonal
deplanta.
Coordinacinde
listadosdelpersonal
Plantadepersonal
X
2Elaborar proyecto deCoordinadorde

Organizarelportafolio:Definirtemas,
CD
Reinduccin para el Desarrollode
incluyendoNormassobreinhabilidades,
personal
del
ISS Personaloquien incompatibilidades,Normasquerienconla
Seccional
hagasusveces, moraladministrativa,Ley790de1995,yotros
Cundinamarca.
conjuntamentecon propiasdelaReinducciny/prioritarios
elTcnicode
segncambiosrecientes,lineamientosdel
Servicios
DepartamentoNacionaldeDesarrollode
Administrativos
PersonalydelaESAP.
Coordinacinde
Portafoliodetemas.
Seccional.
Documentoconlistadode X
temasatratar.
3Seleccionardocentes.
Tcnicode
Examinarlistadedocentesinternos.
Servicios
Administrativosy/o
lderdelrea
Coordinacinde
DirectorioInterno,Listade
DesarrollodePersonal. docentes.
Listadodedocentes.
Coordinadorde
Contactarlosposiblesdocentesenlos
Desarrollode
diferentesnegociosyreasdedesempeo
Personaloquien estratgicodelaOrganizacinparacoordinar
hagasusveces, conlosfacilitadoresagendadeReinduccin.
conjuntamentecon
elTcnicode
Servicios
Administrativos
Coordinacinde
DirectorioInterno,telefnico,
DesarrollodePersonal. Calendario,portafolio.
Informacinrecopilada:
fortalezas,cronogramade
actividades,tiempo
requeridoparadesarrollar
temas,disponibilidadde
tiempo,ayudasrequeridas.
Aceptacinonodelos
docentesconvistobueno
delosJefes,siserequiere.
Coordinacinde
Listadosdeexpositores
DesarrollodePersonal internos,aulasylogstica
Seccional.
seccional.
Proyectoreinduccin
general.
1Solicitarlistadodela
plantadepersonal
Seccional
Cundinamarca.
Secretaria
4Definir agenda deCoordinadorde

Definircronograma:temasseleccionados,
ejecucin del procesoDesarrollode
lugar,fecha,horapreviamenteacordadacon
deReinduccin.
Personaloquien expositoresinternos.
hagasusveces,
conjuntamentecon
elTcnicode
Servicios
Administrativos
CP
Observaciones
Conformeloestablece
laLey190/95,el
Programade
Reinduccinsedebe
programarparael
personaldePlantacada
dos(2)aos.
Secretaria
DigitarelProyectodeReinduccinISS,
5Presentar
ProyectoCoordinadorde
PresentarProyectoalJefedelDepartamento
Reinduccin
ISS, Desarrollode
deRecursosHumanosProyecto.Definir
Seccional
Personaloquien conjuntamentejornada,docentes,temas
Cundinamarca.
hagasusveces, propiosdelaReinduccinISS,parala
conjuntamentecon presentevigencia,ajustesymodificaciones.
elTcnicode
Servicios
Administrativos
Coordinacinde
BorradordelProyectode
DesarrollodePersonal. ReinduccinISS,Seccional
Cundinamarca..
ProyectodeReinduccin
paralafirmadel
CoordinadordeDesarrollo
dePersonaloquienhaga
susveces.
Coordinacinde
Ley790de1995.Directrices ProgramadeReinduccin
DesarrollodePersonalydelDepartamentoNacionalde definiendo.
JefaturadeRecursos DesarrollodePersonal.
Humanos.
Cronograma,docentes,temas,
fechas.
Secretaria
DigitarProgramadeReinduccinISS,
SeccionalCundinamarca,paraaprobaciny
piedefirma.
Coordinacinde
ProgramadeReinduccin
DesarrollodePersonalydefiniendo.Cronograma,
JefaturadeRecursos docentes,temas.
Humanos.
Programaavaladoporel
CoordinadordeDesarrollo
dePersonaloquienhaga
susveces,yelJefede
RecursosHumanos.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
ProyectarMemorandoinvitandoalpersonalde
laSeccionalalaReinduccinprogramada,
indicandocronograma.
Coordinacinde
ProgramadeReinduccin.
Seccional.
Memorandocorregidopor
elCoordinadorde
quienhagasusveces.
Secretaria
DigitarMemorandodeReinduccinISS,
SeccionalCundinamarcaparapiedefirmadel
CoordinadordeDesarrollodePersonaloquien
hagasusveces.
Coordinacinde
Seccional.
Memorandopararevisin,
piedefirmayfirma.
Coordinacinde
DesarrollodePersonaly
JefaturadeRecursos
Humanos.
Memorandorevisadoy
firmado,parafirmadel
Gerente.
Coordinadorde
Memorandopararevisinyfirma.
Desarrollode
Personaloquien
hagasusvecesy
elJefede
Recursos
Humanos
Listadodedocentesy
fortalezas.Temas
generales:Historiadel
ISS,Misin,Visin,
Objetivos,Estructura
Interna,
Reestructuraciones,
Normassobre
inhabilidades,
incompatibilidades,
Normasqueriencon
lamoraladministrativa,
Ley790de
1995.Temas
especficos.
6Remitirprogramacin. Tcnico
Administrativo
Seccionalde
Desarrollode
Personaly/o
Secretara
EnviaralosJefesdelasdiferentes
Dependencias,Memorandoinstructivoyguas
delprogramadeReinduccinespecificandola
obligatoriedaddelaasistenciadetodoel
personaldePlanta.
Evaluarlostemasdesarrolladosylaasistencia
delpersonal.
7Atenderpartelogstica. Tcnicode
Coordinarpartelogstica:Reservar
Servicios
oportunamenteespaciofsico,insumos,ayudas
Administrativosy/o engeneralpreverimprevistos.
Secretaria
Secretaria
Confirmarpersonalotelefnicamentecon
anterioridaddetres(3)das,cursode
Reinduccin,docentes,participantes,logstica.
Coordinacinde
Memorando,DirectorioInterno, Documentoentregado,con
DesarrollodePersonal telefnico,Cronogramade
firmaderecibido.Listado
Seccional.
actividades.
deasistentes.
Coordinacinde
Consecucinde
DesarrollodePersonal. oficiosprevios,directoriointerno requerimientosparael
,telfono.
desarrollodela
Reinduccin.
Coordinacinde
DesarrollodePersonal. oficiosprevios,directorio,
telfono.
Confirmacindeevento,
reportaralCoordinadorde
quienhagasusveces,
imprevistos.
8Evaluarelprogramade Tcnicode
Evaluarlostemasdesarrollados,eldocenteyla
Induccin.
Servicios
asistencia,atravsdeformato.
Administrativosy/o
Secretaria
Coordinacinde
Formatoyplanilladeasistencia.EvaluacinFinal.
Correccionesyajustes
delprogramade
Induccin.
9Registrarenelsistema Secretaria
deestadsticade
capacitacin.
Coordinacinde
Formatoderegistro.
Verificaactividades
Programadas.
Enelformatose
registra:Nombrey
apellidos,identificacin,
Dependencia,Cargo,
Nmerodehorasde
capacitacin.
Coordinacinde
Formatoregistrode
DesarrollodePersonal. capacitacin.
Registrodelainformacin
enlabasededatos.
Coordinacinde
Formatoregistrode
DesarrollodePersonal. capacitacin,Cuadrode
Mando.
Reporteenviado.
Digilenciarformatoregistrodecapacitacin.
Tcnicode
Registrarenlabasededatoslainformacindel
Servicios
formatoregistrodecapacitacin.
Administrativosy/o
secretaria
10ReportarIndicadoresde Coordinadorde
ReportaralaGerenciaNacionaldeRecursos
Gestin.
Desarrollode
Humanos,loscinco(5)primerosdasdelmes
Personaloquien gestinrealizadacuandocorresponda.
hagasusvecesy
elJefede
Recursos
Humanos
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REINDUCCIN
Resolucin2575del13dejuniode1995
"PorlacualseadoptaelManualdeinduccinyreinduccinelelInstitutodeSegurosSociales".
Decreto1567del05deagostode1998,DepartamentoAdministrativodela
FuncinPblica
DESCRIPCIN
"PorelcualsecreaelSistemaNacionaldeCapacitacin".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
REINDUCCION
No.
Riesgo
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipodecontrol
NiveldeRiesgo
1Decisioneserrneas.
.Listadodepersonaldeplanta
Alta
entregadosporlaCoordinacinde
SeleccinyAdministracindePersonal
estnincompletosodesactualizados.
.Eleccindetemas,segn
lineamientosdelNivelCentral,ESAPy
diagnsticodenecesidades,no
acordesalasprioridadesyexpectativas
delpersonalycambiosrecientesenel
ISS.
.Eleccinerrneadedocentes.
.Climalaboralinadecuado. Alto
.Desinformacin.
.Desmotivacin.
.BajaProductividad.
.Faltadeconocimientode
loscambiosenla
estructuradelISS,
informacinparcializada.
.Plantadepersonal.
Preventivoy
.LineamientosdelDepartamento Correctivo.
NacionaldeDesarrollodePersonal
ylaESAP,.ReportesalaGerencia
.Evaluarlostemasdesarrollados,
eldocenteylaasistencia,atravs
deformato.ResolucinNo.0225
deenerode1998:"Pormediode
lacualsereglamentala
capacitacinenelInstitutode
SegurosSociales".
Alto
.Inasistenciaausentismodelpersonal Media
citado..Desintersen
participardelascapacitaciones.
.Incertidumbreantereestructuracino
transformacindelISSycreenciasdel
personalquehayocultamientodela
informacin..Falta
decompromisoysentidode
pertenenciaconelISS.
presentevigencia.
.Dificultadenlaconsecucinde
facilitadoresyapoyodeEntidadesdel
Estado..Inasistenciade
docentes..Faltade
presupuesto.
.Lafaltadeinduccinde Alto
conocimientodelISS,baja
laproductividad.
.Desmotivacindel
personalacargodel
Proceso,einvitados.
.Retirodelapoyo
acadmicoporpartedelas
EntidadesdelEstadoque
realizanlas
capacitaciones.
.Incumplimientode
cronogramaestablecido.
.Incumplimientode
Normasvigentes.
.Llamadadeatencin.
.
.Ley790de1995.
.Correctivo.
.LineamientosdelNivelCentral,
citaciones.Confirmarcon
anterioridad,asistenciade
docentes,participantes..Listados
deasistenciayreportemensuala
Humanos..Formatoregistrode
capacitacin.
Alto
3Extemporaneidaddela
Induccin.
.Programarinduccinposteriorala
Alta
llegadadelosfuncionarios.
presentevigencia.
.Desinformacin.
.Desmotivacindel
personalqueingresaal
ISS.
.Cronogramaparainduccin.
.ReportemensualalaGerencia
Medio
Medio
Preventivoy
Correctivo.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SOLICITANTE
TCNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio
1
PresentarsolicituddecapacitacinalaJefaturade
RecursosHumanosdelaSeccional.
2
RemitiralaCoordinacindeDesarrollodePersonal
Seccional.
3
Revisarsolicitudydocumentos.
4
Solicitarcertificacin.
5
RemitirdocumentosalaGerenciaNacionalde
recursosHumanos.
6
RecepcionarResolucindeLicenciaOrdinariasin
sueldo.
7
ComunicarActoAdministrativo.
SECRETARIA
A
Archivarelexpediente.
9
Registrarenbasededatosinformacindelicencia.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIO
No
Actividad
1Presentarsolicitudde
capacitacinala
JefaturadeRecursos
Humanosdela
Seccional.
Ejecutor
Solicitante
Tarea
Donde
Insumos
Productoy/o
Resultado
VA
Solicitarlacapacitacinanexandolosrequisitos
exigidosporlaResolucinN.0225de1998.
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional.
Cartaoformatodesolicitud,
Solicitudentregada
conanexos:conceptostcnicos
favorablesdeJefeySuperior
inmediato,Cartadeaceptacin
delaInstitucineducativa,
pnsumacadmico,fechasde
iniciacinyterminacinde
estudios,certificacinlaboral
ISS,indicandotiempode
serviciosyquenotiene
antecedentesdisciplinarios.
2Remitirala
JefeRecursos
Coordinacinde
Humanos
DesarrollodePersonal Seccional
Seccional.
Remitirpararevisindedocumentosy
cumplimientoderequisitosdelsolicitante.
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional.
Solicitudyanexos
3Revisarsolicitudy
documentos.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Verificarcumplimientoderequisitos.
4Solicitarcertificacin.
Secretaria
ProyectaroficioparalaCoordinacinde
Nminas,solicitandotiempodeserviciosy
antecedentesdisciplinarios,parafirmadel
Coordinadoroquienhagasusveces.
Coordinacin
Cartaoformatodesolicitud,
DesarrollodePersonal Resolucin0225del28de
Seccional.
enerode1998.G20
DocumentosrevisadosX
Coordinacin
SolicitudyResolucin0225
DesarrollodePersonal del28deenerode1998
Seccional.
Oficiopararevisiny X
firma
Coordinador
Oficiorevisadoyfirmado.
Desarrollode
Personalquien
hagasusveces
Coordinacin
DesarrollodePersonal del28deenerode1998
Seccional.
Oficiolistoparaser
entregado.
Secretaria
Entregarsolicitud.
Coordinacin
Solicitudysoportes
Seccional.
Oficioentregadoy
Certificacindel
SINOPER
recepcionada.
Proyectaroficio,paraestudiodesolicitudpor
partedelaGerenciaNacionalderecursos
Humanos.
Coordinacin
Solicitudysoportes
Seccional.
Oficiorevisadoconpie
defirmadel
Coordinador
quienhagasus
veces.
5RemitirdocumentosalaTcnicode
GerenciaNacionalde Servicios
RecursosHumanos.
Administrativos
CD
Solicitudentregada
Observaciones
JefeRecursos
Humanos
Seccional
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional
Secretaria
Entregarporlabolsaopersonalmenteenla
SeccindeAdministracindeDocumentos.
Coordinacin
Oficioysoportes
Seccional.
Oficioradicado,
numeradoconsellode
recibido,listopara
enviar.
JefaturadeRecursos
HumanosSeccional.
Resolucinradicada, X
paraserentregadaa
laCoordinacinde
6RecepcionarResolucin JefeRecursos
deLicenciaOrdinaria Humanos
sinsueldo.
Seccional
Secretaria
7ComunicarActo
Administrativo.
Humanos,Resolucin.
CP
RecibirActoAdministrativo,proyectaroficio,
comunicandoResolucinconcopiaala
Dependenciadondeperteneceporplantade
personal.
del28deenerode1998
Documentosrevisados
Oficiorevisadoy
firmadoporelJefede
RecursosHumanos.
Coordinacin
ResolucindeLicencia
DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo
Seccional.
Oficiopararevisiny
firma
Coordinador
Desarrollode
Personalquien
hagasusvecesy
JefeRecursos
Humanos
Seccional
Coordinacin
ResolucindeLicencia
DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo
yJefaturadeRecursos
Humanos.
Oficiofirmadoy
numeradoporla
Seccinde
Administracinde
Documentos
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Coordinacin
ResolucindeLicencia
DesarrollodePersonal Ordinariasinsueldo,visitaala
Seccional.
dependencia,directorio
telefnico.
Contratode
contraprestacinde
serviciosfirmadopor
elinteresado
CoordinacinNacional Antecedentes,Resolucin,
deCapacitacin.
ContratodeContraprestacin
deServicios,pliza
Expedientepara
archivodefinitivo
readeregistrodel
Departamento.
Basededatos
actualizada
RequeriralsolicitanteparaentregarResolucin
einformarletramitesaseguir:presentarseala
CoordinacinNacionaldeDesarrollode
PersonalparafirmarContratode
ContraprestacindeServiciosyConstitucin
delaplizadegaranta.Ensudefectosolicitar
alNivelNacional,elenvodelContratoparaser
firmadoporelinteresadoenlaSeccional.
8Archivarelexpediente. Secretariay
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Archivoyseguimiento.
9Registrarenbasede
datosinformacinde
licencia.
DigitardatosdeResolucin,formacin
CP
acadmica,intensidadhoraria,fechade
iniciacinyterminacindelalicenciaordinaria.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
CP
Formatodeinformacinde
capacitacin
DEPENDENCIA
PROCESO
SUBPROCESO
LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIOS
Decreto694del14deabrilde1975
PormediodelacualseestableceelEstatutodePersonalparaelSistemaNacionaldeSalud(LicenciaOrdinariasinsueldoparaestudio)
Resolucion0225del28deenerode1998
DESCRIPCIN
"PormediodelacualsereglamentalacapacitacinenelInstitutodeSegurosSociales",CapituloIV:"DelaslicenciasOrdinariassin
sueldoparaestudios".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
LICENCIAORDINARIASINSUELDOPARAESTUDIOS
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
1 .DesgasteAdministrativo
.Faltadeoportunidadparaallegar
requisitosexigidos,entregade
documentacinincompleta.
.Incumplimientoderequisitos.
2 .Incumplimientode
obligaciones.
.Demoraenelenvidedocumentacin Baja
paraelNivelNacional.
.Faltadeoportunidadporpartede
GerenciaNacionalderecursos
Humanos,enelestudioexpedicin
deResolucinpormediodelacualse
confierelaComisindeestudios.
Baja
Consecuencia
Im pacto
.Prdidadeoportunidaddeformacin Alto
acadmica.
.Elsolicitantenopuedeaccederala
Medio
formacinacadmica..Desmotivacin
delpersonal..Faltade
credibilidadenlaAdministracindel
ISS.
Tipode
control
.ResolucinNo.0225deenerode Preventivo
1998.
.Seguimiento(certificadode
asistencia,formacinacadmica,
trabajosynotas,iniciaciny
Correctivo.
terminacindelalicencia
ordinaria).
.CoordinacinNacionalde
.ContratodeContraprestacinde
ServiciosyConstitucindela
plizadegaranta.
ControlesExistentes
Nivelde
Riesgo
Medio
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
PLANINSTITUCIONALDEFORMACINYCAPACITACIN
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
SECRETARIAY/OTECNICODE
COORDINADORDEDESARROLLO
DEPERSONALOQUIENHAGASUS
VECESCONJUNTAMENTECONEL
TECNICODESERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
Inicio
1PrepararoficioalosDepartamentosdelaSeccional,
solicitandoDiagnsticodenecesidadesde
capacitacin.
2Recibir Lineamientos establecidos por el Nivel
Nacional.
3IniciarProcesodediagnstico.
4Organizaragenda.
5ProyectarMemorandoparalasreas.
6Recibir formularios para establecer diagnstico de

necesidades,diligenciadosenviadosporlasreasde
laSeccional.
7Tabulardatoscontenidosenlosformatos:diagnstico
denecesidadesdelaSeccional.
8RemitirinformacinalaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
GERENCIANACIONALDE
RECURSOSHUMANOS
9RecibirPlanAnualdeCapacitacinISSyPlande
Gestindelaoovigenciaycronogramade
ejecucin
10Prepararprogramadecapacitacinparaejecutarel
PlanAnualdeCapacitacinparaelpersonaldelISS,
Seccional.
11Remitir programacin a los Jefes de las diferentes
dependencias.
12Desarrollarlascapacitaciones.
13RegistraravancesdelPlandeCapacitaciny
asistenciasegnindicadoresdelNivelNacional.
14EfectuarseguimientoyArchivoenlosfolde's
correspondientes.
Fin
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
Actividad
1Prepararoficioalos
Departamentosdela
Seccional,solicitando
Diagnsticode
necesidadesde
capacitacin.
Ejecutor
Tarea
Jefede
EnviaroficioalosDepartamentosdela
Coordinacinde Seccional,solicitandoDiagnsticode
Selecciny
necesidadesdecapacitacin.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria
2Recibir lineamientos Jefede

Recibir lineamientos establecidos por el
establecidos por el Coordinacinde Nivel Nacional y Herramienta para identificar
NivelNacional.
Selecciny
necesidadesdecapacitacinenlaSeccional.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria
3Iniciarprocesode
diagnstico
Jefede
Revisardocumentos.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria
4Organizaragenda
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria
Organizaragendaparaaplicacinde
formulariosalosservidoresdeplantadela
Seccional,ypresentarlaalJefedel
DepartamentodeRecursosHumanos.
Donde
Insum os
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
Oficiodesolicitud.
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
Instructivo y formularios: EntregaralCoordinador

1.Registro de necesidades quienhagasusveces.
individuales 2.Consolidado de
necesidades de Capacitacin
por
Dependencias
3.Consolidado
de
necesidades.
CP Coordinacin
Desarrollode
Personal.
VA
Oficio radicado y remitido con X

instruccin
a
los
Departamentos
de
la
Seccional.
Instructivo del Nivel Nacional, Establecerpasospararealizar

documentosdelDepartamento diagnsticodenecesidades
Administrativo de la Funcin deCapacitacinSeccional.
Pblica, de la Escuela
Superior de Administracin
PblicayFormularios.
Coordinacin
InstructivodelNivelNacional. Cronogramadeactividades,
presentado,corregidoy/o
yJefaturadeRecursos
aprobado.
HumanosSeccional.
Observaciones
5 ProyectarMemorando Jefede
paralasreas.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
RedactarMemorandodandoinstrucciones
paradiligenciarformatosanexos,dirigidoa
Direcciones,Gruposdetrabajo,Jefesde
Departamentos,Coordinadores,Jefesde
SeccindelaSeccional.
Coordinacinde
Instructivo del Nivel Nacional, MemorandoparaaprobacinypiedefirmadelJefedelDepartamentodeRecursosHum
Formulariospara
DesarrollodePersonal adjuntarformularios.
identificacinde
Seccional.
necesidadesy
consolidadode
necesidadesaNivel
Seccional.
Jefede
Revisinypiedefirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
CP JefaturadeRecursos Instructivo del Nivel Nacional, Memorandoaprobadoycon

Humanos.
proyecto de Memorando y piedefirma.
formatos.
Jefede
Revisinyfirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
CP GerenciaSeccional
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
6Recibir
formularios Jefede
para
establecer Coordinacinde
diagnstico
de Selecciny
necesidades,
Administracinde
diligenciados enviados Personal,Tcnico
por las reas de la deServicios
Seccional.
Asistencial,
Secretaria.
Instructivo del Nivel Nacional, Memorandofirmado.

proyecto de Memorando y
formatos.
EntregaporlabolsaparaNumeraciny
radicacinenlaSeccinAdministracinde
Documentosentregapersonalalos
destinatarios.
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
Memorandofirmado.
Documentoentregadoalas
reas,conanexos.
Hacerseguimientoyverificarenlistade
chequeo,reasquecumplenconlas
entregasdelosformulariosdebidamente
diligenciados.
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
ListadeDependenciasparael RelacindeDependencias
X
cotejo,visitasalasreasy
querespondenoportunamente
llamadasregistradas.
yrequerimientoparalas
dems.
7Tabular
datos Jefede
contenidos en los Coordinacinde
formatos: diagnstico Selecciny
de necesidades de la Administracinde
Seccional.
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
8 RemitirInformacina
laGerenciaNacional
deRecursos
Humanos.
RecibirPlanAnualde
CapacitacinISSy
PlandeGestindel
aoovigenciay
cronogramade
ejecucin.
Identificarlasreastemticasde
CP Coordinacin
capacitacinmsrelevantesenlaSeccional,
Desarrollode
temasprioritarioseinformaralaGerencia
Personal.
NacionaldeRecursosHumanos,para
estructurarelplandecapacitacinparael
aoovigencia.
Formulariosdebidamente
diligenciados:Registrode
necesidadesindividuales.
Consolidadodenecesidades
deCapacitacinpor
Dependencias.
Consolidadodenecesidades X
deCapacitacindela
Seccional.Resultadosdel
diagnsticodenecesidades
delaSeccionaltabulados.
Jefede
ProyectaroficiopararemitirInformacin
Coordinacinde consolidadaytabuladaalaGerencia
Selecciny
NacionaldeRecursosHumanos
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
Coordinacinde
Instructivo del Nivel Nacional, Cartaparapiedefirmadel
X
DesarrollodePersonal Consolidado de necesidades CoordinadordeDesarrollode
de Capacitacin de la Personalquienhagasus
Seccionalydatostabulados. veces,parafirmadelJefedel
DepartamentodeRecursos
Humanos.
Jefede
Revisinypiedefirma.
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
JefaturadeRecursos InstructivodelNivelNacionaly Oficioaprobadoyfirmado.

Humanos.
datostabulados.
Jefede
EnviarporlabolsaparaNumeraciny
Coordinacinde radicacinenlaSeccinAdministracinde
Selecciny
Documentos.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
JefaturadeRecursos Oficio,Circular,PlanNacional EntregaralaJefedel

Humanos.
deCapacitacinaovigente. Departamento.
RadicaroficiodelaGerenciaNacionalde
RecursosHumanos,circularde
VicepresidenciaAdministrativaconPlande
GestinyPlanAnualdeCapacitaciny
entregaralJefedelDepartamento.
Oficiofirmado.
Documentoenviadoala
GerenciaNacionalde
RecursosHumanos.
Datosmsrelevantes,
porencimadel70%.
10Prepararprogramade
capacitacinpara
ejecutarelPlananual
decapacitacinpara
elpersonaldelISS,
Seccional.
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
AnalizarelPlanNacionaldeCapacitacin
ISS,temasespecficosygenerales,revisar
indicadoresdeCapacitacinestablecidos
porelNivelNacionalenlaprogramacindel
PlandeGestinysuejecucin.
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
PrepararypresentaralJefedel
DepartamentodeRecursosHumanos,el
programadecapacitacindeacuerdoalos
temasincluidosenelPlanNacionalde
Capacitacinycronogramaestablecido:
PrioridadesInstitucionales,Objetivos
Organizacionales.
11Remitir programacin Jefede

Proyectarcomunicaciones,hacerdivulgacin
a los Jefes de las Coordinacinde deloseventos.
diferentes
Selecciny
dependencias.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
12 Desarrollarlas
capacitaciones.
Jefede
Hacerseguimientoresponderporel
Coordinacinde desarrollologsticodeloseventosde
Selecciny
capacitacin,asistencia.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
JefaturadeRecursos Oficio,Circular,PlanNacional Programacinrevisada,

Humanos.
deCapacitacinISS,ao
Cronogramadeejecucin
vigente.
proyectadodeacuerdoa
Diagnsticodenecesidades prioridadesInstitucionales,
decapacitacindela
indicandoresponsables
Seccional.
entregadoalaCoordinacin
deDesarrollodePersonal.
CP Coordinacin
de PlanNacionalde
Desarrollo de Personal Capacitacin,Relacinde
Seccional.
temasparaejecutar.
Coordinacin
Oficios,carteleras,visitas,
Desarrollo de Personal contactostelefnicos,
Seccional.
consecucindeayudas.
CP Coordinacin
Listadodeasistentes.
Desarrollo de Personal
Seccional.
Ajustesy
modificacionesal
cronograma.
ProgramadeCapacitacin
X
contenidos,posibles
expositoresinternosy
externos,ayudas
audiovisualesaprobadoporel
JefedelDepartamentode
RecursosHumanos
Programas.
Prevenirycorregir
imprevistos,contribuirconel
buendesarrollodelevento.
Jefede
Evaluarlostemasdesarrollados,expositores CP Coordinacin
de Formato
de
evaluacin, Retroalimentacin,atender
Coordinacinde yasistenciadelpersonal.
Desarrollo de Personal planillasdeasistencia.
recomendacionesenotras
Selecciny
Seccional.
capacitaciones,
Administracinde
modificacionesalPlande
Personal,Tcnico
Capacitacinreportar
deServicios
inasistenciasalosjefes,con
Asistencial,
Secretaria.
quienhagasusveces.
Ajustesy
modificaciones
13 Registraravancesdel Jefede
Manteneractualizadoslosregistrosenla
CP Coordinacin
Plandecapacitaciny Coordinacinde basededatosdecapacitacionesgeneralesy
Desarrollode
asistenciasegn
Selecciny
especficas.
Personal.
indicadoresdelNivel Administracinde
Nacional.
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
Jefede
Coordinacinde
Selecciny
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
Presentarinformesmensualesde
capacitacingeneralyespecficaalJefedel
DepartamentodeRecursosHumanospara
remitirlosalaGerenciaNacionaldeRecursos
Humanos.
Coordinacin
Desarrollode
Personal.
14Efectuarseguimientoy Jefede
Velarporelarchivodelosdocumentosafines CP Coordinacin
Archivoenlosfolde's Coordinacinde acapacitaciones.
Desarrollode
correspondientes.
Selecciny
Personal.
Administracinde
Personal,Tcnico
deServicios
Asistencial,
Secretaria.
Base de datos, Planillas de Basededatosactualizada.

asistencia.
Programa del Plan de Informepresentado.

capacitacin, Planillas de
asistencia, registros en base
dedatos,CuadrodeMandoe
indicadoresdegestin.
Solicitudes,programaciones, Documentosorganizados.
folletos,planillas.
UNIDADDENEGOCIO
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Decreto682del16deenerode2003
SeadoptaelPlanNacionaldeformacinycapacitacin
Decreto1567del05deagostode1998DepartamentoAdministrativodela
FuncinPblica
PorelcualsecreaelSistemaAdicionaldeCapacitacinyelSistemadeEstmulosparalosempleadosdelestado
Resolucin415del21dejuniode2003DepartamentoAdministrativodela
FuncinPblica
PorelcualseactualizaelPlandeFormacinyCapacitacindeServidoresPblicos
Resolucin0242de1998,Artculo6.
"PormediodelacualseaclaralaResolucinNo.225deenero28de1998",Artculo6:"SometimientoalPlanNacionalde
Capacitacin".
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
No.
RIESGO
Causa
Probabilidad
Consecuencia
Im pacto
ControlesExistentes
Tipode
control
Preventivo
Nivelde
Riesgo
Medio
1Enviodememorandos
Imcumplimientodetrminos
Medio
notificandoinscripciones.
delosDepartamentospara
.Publicidadinvitandoalcurso. presentarrespuestaalos
Diagnsticosdenecesidades.
Nosevenreflejadoslosinteresesde Medio
capacitacindelosquenoentregraron
elDiagnsticodenecesidades.
Enviodememorandoconfechas
especficasdeentregade
Diagnstico.
2Fallasenprocesamiento
electrnicodedatos.
LoslineamientosdeNivel
Bajo
Nacional(solicitudinscripcin
acursoesterno,listadode
asistencia,evaluacinde
capacitaciones)nosepueden
imprimir,nimodificarpor
encontrrsenenarchivos
protegidos.
Nosepuedehomogenizarla
Medio
implementacindedichosformatos
segnlineamientosdeNivelNacional.
SolicitarapoyodelDepartamento Correctivo
deinformatica,paralograr
impresin.
Bajo
3Informacininconsistente
desactualizada.
Divulgacininsuficientepor
partedeJefesde
Departamentoyretardosen
entregadecorrespondencia.
Pocainscripcindelosempleadosy Bajo
funcionariospordesconocimientodela
ofertaeducativa.
.Enviodememorandos
Preventivo
.Publicidadinvitandoalcurso..
EnviodeFax.
Bajo
Retrazocancelacindelcursopor
partedelainstitucinquecapacita.
.Preinscripcineinscripcinal
curso.
.Listadeasistencia.
Medio
Bajo
4Enviodememorandos
.Nmerodepersonasinscritas Medio
parahacerloscursos
.Publicidadinvitandoalcurso. insuficiente..
Desercinalolargodelcurso
delosparticipantes.
Alto
Preventivoy
Correctivo
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ADECUACINDEHORARIO
RESPONSABLE
No.
ACTIVIDAD
Inicio
1
PresentarsolicituddecapacitacinantelaGerencia
Seccionaly/olaJefaturadeRecursosHumanos
2
RemitirlasocilicitudalaCoordinacindeDesarrolld
Personal
3
Tramitaranteelcompetente,laadecuacindehorario
4
Recibirautorizacindehorarios
5
ComunicarActadeautorizacin
6
Archivardocumentosenfldercorrespondiente
Fin
INTERESADOENLA
CAPACITACIN
TCNICOSERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
SECRETARIAY/OTCNICODE
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ADECUACINDEHORARIO
No.
Actividad
Ejecutor
1Presentarsolicitudde Interesadoenla
capacitacinantela
capacitacin
GerenciaSeccionaly/o
laJefaturadeRecursos
Humanos.
Tarea
Entregarsolicitudydocumentossoportes:
CartadeSolicituddelTrabajadorOficial,
conceptotcnicofavorabledelJefeInmediato,
CartadeaceptacindelaInstitucineducativa,
pnsumacadmico,fechasdeiniciaciny
terminacindeestudios.
Productoy/o
VA
Resultado
reasdondepertenece Solicitudydocumentossoporte.Comunicacinradicada,
elinteresado.
coninstruccin.
Donde
Insumos
2Remitirlasocilicitudala JefedeRecursos Entregarsolicitudydocumentossoportes.

Coordinacinde
Humanos
DesarrolldePersonal.
JefaturadeRecursos
Humanos.
3Tramitaranteel
Tcnicode
competente,la
Servicios
adecuacindehorario. Administrativos
Coordinacinde
Solicitudydocumentossoporte.Oficioproyectado,para
revisin.
Recepcionarsolicitud,proyectaroficioparala
GerenciaNacionaldeRecursosHumanos.
Solicitudydocumentossoporte.Solicitudentregada
autorizandoeltramite.
Coordinadorde
Revisinypiedefirmas.
Desarrollode
Personaloquien
hagasusvecesy
JefedeRecursos
Humanos
Coordinacinde
Solicitudydocumentos
Oficiorevisadoconpie
DesarrollodePersonalysoportes,ConvencinColectiva defirmadel
JefaturadeRecursos deTrabajovigente.
Coordinadoroquien
Humanos.
hagasusvecesydel
JefedeRecursos
Humanos,paralafirma
delGerenteSeccional.
GerenteSeccional Oficioaprobadoyfirmado.
GerenciaSeccional.
Secretaria
Coordinacinde
Oficioysoportes.
Oficioyanexos,
radicados,numeradosy
despachados.
JefaturadeRecursos
Humanos.
Actadeautorizacinde
adecuacindehorario,
radicadayentregadaa
laCoordinacinde
TramitarantelaSeccindeAdministracinde
documentos,radicacin,numeracinyenvi.
4Recibirautorizacinde JefedeRecursos RecibedelaGerenciaNacionaldeRecursos

horarios.
Humanos
Humanosautorizacindehorario.
Oficio.
Oficiofirmado
autorizandotramiteante
elNivelNacional.
Observaciones
5ComunicarActade
autorizacin.
Tcnicode
Servicios
Administrativos
Proyectaoficioparaelinteresadoenla
capacitacin,comunicandoautorizacinde
adecuacindehorario,anexandoActade
autorizacin,concopiaalJefeinmediato.
Coordinacinde
SolicitudyActadeautorizacin.Proyectodeoficiopara
revisinypiedefirma.
Coordinadorde
Desarrollode
Personaloquien
hagasusveces
Revisinypiedefirma.
Coordinacinde
SolicitudyActadeautorizacin.Oficiorevisadoconpie
defirma.
JefeDepartamento Revisinyfirma.
deRecursos
Humanos
JefaturadeRecursos
Humanos.
Secretaria
Radicayentregadocumentoalinteresadoenla
capacitacinyalJefeinmediato.
Coordinacinde
Oficiofirmado.
Archivarenexpediente.
Coordinacinde
Copiadesolicitudysoportes, Expedienteactualizado.
DesarrollodePersonal. documentosdetramite,Actade
autorizacindeadecuacinde
horario.
6Archivardocumentosen Secretariay/o
fldercorrespondiente. Tcnicode
Servicios
Administrativos
SolicitudyActadeautorizacin Oficioaprobadoy
deadecuacindehorario.
firmado.
Oficioentregado.
9.2.7.4.MARCONORMATIVO
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
DESARROLLODEPERSONAL.
ADECUACINDEHORARIO
SUBPROCESO
DESCRIPCIN
Elinstitutoadecuarloshorariosdelostrabajadoresqueadelantanestudiosconelfindefacilitarlesladebidaasistenciaaclase.
2004,octubre2001Artculo84,Pargrafo1.
INFORMACIN
DEPENDENCIA
MACROPROCESO
PROCESO
SUBPROCESO
ADECUACINDEHORARIO
No.
RIESGO
1Falsedaddedocumento.
Causa
Probabilidad
Constanciadehorariosdeclasepara Baja
iniciarestudiosfalsificada.
Consecuencia
Im pacto
.TrabajadordelISSbeneficiadoporla Medio
adecuacindehorario,sinserjusto.
ControlesExistentes
Verificar:cartadesolicituddel
TrabajadorOficial,concepto
tcnicofavorabledelJefe
Inmediato,Cartadeaceptacinde
laInstitucineducativa,pnsum
acadmico,fechasdeiniciaciny
terminacindeestudios.
Tipode
control
Preventivo.
Nivelde
Riesgo
Medio

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DISEO DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

RECURSOS HUMANOS DEL ISS, POR TIPO DE SECCIONAL DE ACUERDO A

MELBA LUCIA VERGARA

DISEO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA

MELBA LUCIA VERGARA

Trabajo de Grado para optar por el ttulo de

Presidente del Jurado

Bogot, 24 de Abril de 2007

A mis padres Anibal y melba por brindarme su gran apoyo, confianza y su

La autora de este proyecto expresa sus agradecimientos a:

La doctora Gilma Ardila Duarte, directora de tesis, por sus aportes,

5.1. MARCO ANTROPOLOGICO FILOSOFICO

5.4.4. CARACTERSTICAS DEL MANUAL.

TABLA 1. Disposiciones Internas Departamento Nacional de

Figura 3. Organigrama a nivel departamental y Seccional ISS....

Figura 4. Organigrama ISS Seccional Cundinamarca rea de recursos

El seguro social es objeto de investigacin por cuanto una de sus reas

funcionarios deben tener conocimiento; dicha rea es la relacionada con el

mal manejo administrativo y esto ha

enormemente la Gestin Operativa del Instituto.

Debido a la falta de un documento como soporte y gua para desarrollo de las

En los ltimos aos, el Seguro Social ha enfrentado grandes conflictos, debido

mal manejo administrativo, lo cual llev al gobierno ha tomar ciertas

determinaciones como escindir al Instituto de los Seguros Sociales y crear unas

Es de til importancia llevar a cabo el Manual, debido a que se necesita

1. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIN DEL PROBLEMA

1.1 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

En la actualidad, la ISS Seccional Cundinamarca no cuenta con un Documento

Por lo tanto, la falta de un manual para el manejo de las responsabilidades ha

De manera que el desempeo del rea en mencin, sea indispensable para la

Si existe falta de coordinacin entre las funciones desempeadas por los

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION

El rea de Recursos Humanos Seccional Cundinamarca de la ISS Seccional

2.1. OBJETIVO GENERAL

Disear en el rea de Recursos Humanos de la ISS Seccional Cundinamarca el

2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

Recopilar en un slo documento la informacin necesaria para el diseo del

Estandarizar los procesos y procedimientos que se desarrollan en el rea

los empleados una cultura de

Proporcionar una Herramienta que sirva de gua para la deteccin de los

Facilitar la induccin y el entrenamiento a cada nuevo puesto de trabajo.

El diseo de un Manual de procesos procedimientos es importante en las

actividades que deben realizarse a travs de las funciones que desempean en

En la elaboracin de esta herramienta, se observan tanto actividades crticas

no son tenidas en cuenta por muchos funcionarios que deberan

desarrollarlas como tambin aquellas labores que tienen un grado de relevancia

Siendo la ISS Seccional Cundinamarca, una entidad de tipo gubernamental,

Si se observa a nivel seccional en el rea de Recursos Humanos, se encuentra

En consecuencia, tiene dificultades en el desarrollo de sus procesos, un gran

En miras de corregir las fallas en los procesos, es importante disear un

Este Trabajo de Grado se basa en el diseo de un Manual de Procesos el cual

Puede decirse que la utilidad del manual de procesos es mltiple, en virtud de

Como herramientas metodolgicas para el diseo del Manual se cuenta con

3.1 DELIMITACION DE LA INVESTIGACIN

Con el diseo del

Manual de Procesos se pretende facilitar la Correcta

ejecucin de las Actividades y Tareas definitivas para el logro de la Misin

de 2006 Con una Duracin

el Instituto de Seguros Sociales Seccional

Ubicado en la Av. 19 No 14-21 piso 4 Departamento de

Coordinacin de Seleccin Y Administracin de Personal.

Coordinacin de Desarrollo de Personal.