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rea Auditora

Contenido
Arqueo de Caja y sus procedimientos

INFORME ESPECIAL

V-1

Ficha Tcnica
Autor : C.P.C. Luz Hirahce Flores
Ttulo : Arqueo de Caja y sus procedimientos
Fuente : Actualidad Empresarial N 257 - Segunda
Quincena de Junio 2012

I. Introduccin
El crecimiento econmico de las empresas
exige a la gerencia la implementacin de
procedimientos de control interno, que
permitan asegurar una administracin
ordenada y eficiente del negocio, as
como detectar y/o prevenir el fraude y
error que inciden en los resultados del
negocio, mediante la implementacin
de polticas, procesos y procedimientos
(controles) adoptados para salvaguardar los activos del negocio, as como la
oportuna preparacin de informacin
nanciera conable.
En mrito a la NIA 400 Evaluacin de
Riesgo y Control Interno, vamos a desarrollar los aspectos a considerar en un
procedimiento de arqueo de caja, procedimiento de auditora muy utilizado en las
empresas en relacin al cumplimiento de
los procesos establecidos por la empresa
referidos a la custodia de efectivo.

II. Aspectos generales

1. Deniciones
- Arqueo de caja: Es un procedimiento
que permite el anlisis de las transacciones en relacin al efectivo recibido
por la empresa durante un perodo de
tiempo determinado, con la nalidad
de comprobar la contabilizacin correcta del efectivo recibido.
- Valores negociables: Representa
al equivalente del efectivo, tales
como instrumentos, documentos o
ttulo valor, que pueden convertirse
fcilmente en efectivo, ejemplo:
letras de cambio, factura comercial
negociable, etc.
N 257

Segunda Quincena - Junio 2012

2. Polticas y procedimientos
2.1. De las polticas contables
La gerencia de la empresa deber establecer las polticas contables referidas
a la custodia del efectivo, en la cual se
incluirn a las reas pertinentes, tales
como Ventas, Cobranzas, Tesorera y
Contabilidad.
Se deber identicar a los responsables de la custodia del efectivo y
equivalentes de efectivo, es decir, a
las jefaturas que tendrn a cargo el
resguardo del efectivo.
- Se establecern las autorizaciones de
los egresos de efectivo por parte de los
responsables (incluye las formas, condiciones, importes mximos, aspectos
impositivos tributarios tales como
bancarizacin, rgimen de retenciones del IGV, sistema de detracciones,
entre otros).
- Plazos de custodia del efectivo y
procedimientos de trasferencias a un
medio ms seguro (bveda, cuentas
corrientes o de ahorros, etc.)
- Desarrollar un ujograma, identicando reas, personas responsables,
hecho econmico que genere la recepcin de efectivo, en relacin a las
actividades que desarrolle la empresa.
La gerencia deber identicar plenamente el rea o persona que llevar
a cabo la revisin de los controles
internos diseados para la custodia del
efectivo, el mismo que har las veces
de Auditor (Contralora), el mismo
que practicar los arqueos de caja de
manera progresiva y permanente a las
reas involucradas.

2.2. De los procedimientos de arqueos

de caja
Los procedimientos para la realizacin de
arqueos de caja son los siguientes:
-

Los arqueos son programados por

la jefatura asignada por la gerencia,
estos pueden desarrollarse ordinaria-

mente (mensual) y extraordinariamente (sorpresivo y selectivo).

Los arqueos deben ser practicados
obligatoriamente en presencia de la
persona responsable de los fondos y/o
documentos materia de arqueo.
Una vez culminado el arqueo a las
cajas de la empresa, se deber levantar un acta en el cual se consignar la
conformidad o disconformidad del
arqueo, debiendo ser suscrita por el
encargado de la caja y por la persona
que haya realizado el arqueo.
Las observaciones (irregularidades)
recabadas en los arqueos debern
ser comunicadas por escrito a las
gerencias respectivas, con la nalidad
de adoptar medidas correctivas.

Informe Especial

Arqueo de Caja y sus procedimientos

2.3. Del mbito de aplicacin y elementos de arqueo

El mbito de aplicacin de los arqueos
implica a los fondos en caja central o
general (segn la denominacin que la
entidad haya adoptado), documentacin
en custodia (valores negociables), documentos en garanta.
Los elementos de arqueo son:
-

Efectivo y equivalentes de efectivo

(cheques, depsitos, etc.)
Recibos de ingreso de caja
Recibos de egreso de caja
Valores negociables (letras, facturas
negociables)
Cheques en cartera
Cartas anzas
ltimos depsitos efectuados a las
cuentas nancieras de la empresa
Chequeras (identicando en el rango
del perodo a examinar el primer
cheque emitido y el ltimo cheque
emitido)
ltima transferencia bancaria realizada por la empresa.
Documentacin de entregas a rendir,
viticos, etc.
Actualidad Empresarial

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-

Informe Especial

Vales provisionales entregados

Comprobantes de pago cancelados

Paso

Labor a realizar

Se emitir el Acta (original y 2 copias) debidamente suscrita

tanto por el responsable del arqueo como por el sujeto del
arqueo en seal de conformidad, debiendo ser distribuidas3 a
las reas competentes de la siguiente manera:

III.Descripcin de la labor de arqueo de caja

Los pasos a realizar en la labor de arqueo de caja:1

Original : rea de Contralora

Copia 1 : Sujeto del Arqueo
Copia 2 : rgano de Control Institucional
(Gerencia General)

Paso

Labor a realizar

El responsable del arqueo1 deber elaborar el acta de toma

de arqueo, en presencia del sujeto del arqueo y del jefe inmediato de este, de considerarlo necesario, segn la estructura
organizacional de la empresa.

Contralora analizar el acta en relacin a las matrices de

control (polticas, procedimientos, etc.) y determinar si existen
diferencias.

Para el corte documentario solicitar la ltima documentacin

girada y visar cada uno de ellos luego de su vericacin.

De existir diferencia, proceder a solicitar por escrito al sujeto

del arqueo el descargo de las diferencias detectadas.

El sujeto del arqueo2 proceder, en presencia del responsable

del arqueo, a vericar la documentacin y los ltimos movimientos realizados.

El responsable del arqueo proceder al conteo y conrmacin del saldo, debiendo visar cada documento vericado y
conciliado.

El responsable del arqueo efectuar el cierre del Acta de arqueo

realizado, debiendo anotar cualquier diferencia detectada, as
como cualquier observacin relacionada al incumplimiento de
las normativas de la empresa.

En el caso de no existir diferencias, termina el procedimiento

de arqueo.
9

El sujeto del arqueo proceder a efectuar el descargo por

escrito, distribuyndolos a las reas competentes (Contralora,
Gerencia de Administracin y Finanzas y al rgano de Control
Institucional)

10

Contralora emitir un informe dirigido a la Gerencia de Administracin y Finanzas sobre los arqueos practicados, a n de
que se tome las medidas correctivas que correspondan.

11

Fin del procedimiento.

1 Es el trabajador que realizar el arqueo.

2 Es el trabajador responsable de la custodia de la caja.

3 La distribucin sealada en el cuadro puede variar de acuerdo al organigrama de cada entidad.

IV. Formatos de actas de toma de arqueo de caja

Anexo 1:

Anexo 2:

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA RESUMEN

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA EFECTIVO

Fecha:
Hora:

A:
Cargo:
Establecimiento:

Sr(a)

Fecha:
Hora:

A:

Sr(a)

Se Practic:
Arqueo de Caja Chica - Efectivo

Arqueos Practicados:

Efectivo:
Arqueo de Caja Chica - Efectivo
Arqueo de Caja Chica - Comprobantes y Vales
Arqueo de Especies Valoradas

Billetes

Cant.

Resultado
Fondo Arqueable

S/.

Fondo Arqueado

S/.

Efectivo

S/.

Vales y Comprobantes

S/.

Saldos

Monedas
Cant.

S/.

Denominacin en Nuevos Soles

De S/.200 Nuevos Soles
De S/.100 Nuevos Soles
De S/.50 Nuevos Soles
De S/.20 Nuevos Soles
De S/.10 Nuevos Soles

Total

Denominacin en Nuevos Soles

De S/.5 Nuevos Soles
De S/.2 Nuevos Soles
De S/.1 Nuevos Soles
De S/.0.50 Cntimos de Nuevo Sol
De S/.0.20 Cntimos de Nuevo Sol
De S/.0.10 Cntimos de Nuevo Sol
De S/.0.05 Cntimos de Nuevo Sol

Total

Total
Conforme

Conforme

Responsable del Arqueo

Responsable del Fondo Asignado

Supervisor del Arqueo

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Instituto Pacfico

S/.

S/.

S/.

Conforme

Conforme

Responsable del Arqueo

Responsable del Fondo Asignado

Supervisor del Arqueo

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