07 0442 PDF

Augusto Hunahp Bac Ac
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

DIRECTORES DE LA COORDINACION TECNICA
ADMINISTRATIVA DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS:
16-01-03 Y 16-01-04 DE ALTA VERAPAZ
Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda
Universidad de San Carlos de Guatemala

FACULTAD DE HUMANIDADES
DEPARTAMENTO DE PEDAGOGA
Guatemala, Octubre 2009
Este informe fue presentado por el

autor como trabajo de EPS previo a
optar al grado de Licenciado en
Pedagoga
y
Administracin
Educativa.
Guatemala, Octubre 2009.
NDICE
INTRODUCCIN
Nmero de pgina
I
CAPTULO I.
DIAGNSTICO
1
1
1.1. Datos generales de la institucin

1.1.1. Nombre de la institucin.
1.1.2. Tipo de institucin
1.1.3. Ubicacin geogrfica
1.1.4. Visin.
1.1.5. Misin.
1.1.6. Polticas
1.1.7. Objetivos.
1.1.8. Metas.
1.1.9. Estructura organizacional.
1.1.10. Recursos (humanos, fsicos y financieros
1.2. Tcnicas utilizadas para efectuar el diagnostico.
1.3. Lista de carencias
1.4. Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas.
1.5. Datos de la institucin beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institucin
1.5.2. Tipo de institucin
1.5.3. Ubicacin geogrfica
1.5.4. Visin.
1.5.5. Misin.
1.5.6. Polticas.
1.5.7. Objetivos.
1.5.8. Metas.
1.5.9. Estructura organizacional
1.5.10. Recursos (humanos, materiales, financieros).
1.6. Lista de carencias.
1.7. Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas
1.8. Anlisis de viabilidad y factibilidad.
1.9. El problema seleccionado
1.10 Solucin propuesta como viable y factible.
1
1
1
1
1
1
2
2
4
5
6
7
8
9
14
14
14
14
14
14
14
14
14
14
15
16
17
28
30
30
CAPTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
31
31
2.1. Aspectos generales.

2.1.1. Nombre del proyecto.
2.1.2. Problema.
2.1.3. Localizacin.
2.1.4. Unidad Ejecutora.
2.1.5. Tipo de proyecto.
2.2. Descripcin del proyecto.
2.3. Justificacin.
2.4. Objetivos del proyecto.
2.4.1. Generales.
2.4.2. Especficos.
2.5. Metas.
2.6. Beneficiarios.
2.7. Fuentes de financiamiento y presupuesto.
2.8. Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto.
2.9. Recursos (humanos, materiales, fsicos, financieros)
31
31
31
31
31
31
31
32
32
32
33
33
34
34
34
35
CAPTULO III.
PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO.
3.1. Actividades y resultados.
3.2. Productos y logros.
37
37
37
39
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIN.
72
72
4.1.
4.2.
4.3.
4.4.
72
74
76
77
Evaluacin del diagnstico.

Evaluacin del perfil.
Evaluacin de la ejecucin.
Evaluacin final.
CONCLUSIONES.
79
RECOMENDACIONES
80
BIBLIOGRAFIA
81
APENDICE
82
ANEXO
(lancasteriana)
90PEN
INTRODUCCION
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS), como parte de la carrera de Licenciatura
en Pedagoga y Administracin Educativa, de la Facultad de Humanidades, en la
Universidad de San Carlos de Guatemala, constituye la socializacin y aplicacin de
las experiencias de aprendizaje obtenidas a lo largo de los cursos trabajados durante
cuatro semestres. Es a travs del EPS que logra el estudiante la posibilidad de
convertirse en agente de cambio dentro del mbito de la administracin educativa.
Dicho ejercicio profesional se realiza para que el futuro profesional mejore la calidad
en el desempeo de su funcin como administrador, mediante un trabajo pedaggico
organizado, cientfico y tcnico, que permita al estudiante de la universidad
proyectarse socialmente en la realizacin de tareas de administracin, docencia,
investigacin y servicio.
El Ejercicio Profesional Supervisado (EPS) fue realizado en la Direccin
Departamental de Educacin del Alta Verapaz, con sede en la ciudad de Cobn
como Institucin patrocinante y en la Coordinacin tcnica administrativa de los
distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz con sede en el
municipio
de
Cobn,
como
institucin
beneficiada,
durante
el
periodo
correspondiente del mes del Julio al mes de Octubre del ao dos mil ocho, el cual se
desarroll en cuatro etapas, la cuales se describen a continuacin de forma general:
a) Diagnstico institucional: consisti en la recopilacin de informacin sobre la
direccin departamental de Educacin de Alta Verapaz con sede en la ciudad de
Cobn y de la Coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros:
16-01-03 y 16-01-04 de Alta Verapaz, con el objetivo de identificar, priorizar y definir
un problema a la vez realizar el anlisis de viabilidad y factibilidad a las alternativas
de solucin identificadas. Una vez identificado y priorizado el problema en la
institucin beneficiada se pretende solucionar dicho problema a travs de
elaboracin de un documento que contenga instrumentos que brinden una solucin
de necesidades administrativas de la coordinacin.
b) Formulacin del perfil de proyecto: consisti en definir claramente los elementos
que caracterizan el proyecto seleccionado tomando en cuenta la problemtica
observada en el la institucin beneficiada para definir y establecer el nombre un
i
proyecto que ayude a mejorar la tarea administrativa en la institucin , en este caso

se hizo nfasis en los procedimientos administrativos de los directores de la
mencionada coordinacin quienes son los principales beneficiarios y responsables de
la aplicacin del manual en favor de la comunidad educativa que dirigen, asimismo
las fuentes de financiamiento de la elaboracin del manual el cual incluye una
fundamentacin terica basada en leyes y normas que rigen la educacin en
Guatemala.
c) Ejecucin: Consisti en la realizacin detallada de las actividades previstas,
teniendo en cuenta un margen de flexibilidad debido a que en el desarrollo de las
mismas surjan acontecimientos inesperados.
d) Evaluacin: esta consisti en la verificacin de los logros alcanzados durante cada
una de las etapas del Ejercicio Profesional Supervisado y una evaluacin general,
que engloba los resultados obtenidos de forma general.
Luego de la ejecucin de cada una de estas etapas, se procedi al anlisis de
los resultados obtenidos en cada una, deduciendo as las conclusiones y
recomendaciones.
La realizacin del Ejercicio Profesional Supervisado permiti aplicar las
tcnicas y herramientas adquiridas en los cursos de formulacin de proyectos y la
propedutica propiamente dicha, siendo en su mayora de manera activa y
participativa dentro del contexto de la Direccin Departamental de Educacin.
Al final del informe, aparecen las conclusiones, recomendaciones, bibliografa
y los apndices y anexos que contiene todas las herramientas utilizadas en el EPS,
para recopilar la informacin que sirvi de base para la estructura del presente
informe.
ii
CAPITULO I
DIAGNOSTICO
1.1 Datos generales de la institucin
1.1.1 Nombre de la institucin:

Direccin Departamental de Educacin sede departamental de Cobn, Alta
Verapaz
1.1.2 Tipo de institucin:
Semiautnoma porque tiene derechos y responsabilidades en la toma de
decisiones para equilibrar en las contrataciones de Tcnicos Auxiliar 1 y 2
bajo el rengln 011 y 021. Reubicaciones de personal docente y
administrativo
postulaciones,
creaciones,
cierre
traslado
de
establecimiento.
1.1.3. Ubicacin geogrfica:

La Direccin Departamental de Educacin esta ubicada en la 1. Calle
5-19 zona 1 de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz.
1.1.4
Visin de la institucin:
Formar ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos,
orgullosos de ser guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo
integral, con principios, valores y convicciones que fundamentan su
conducta.
1.1.5 Misin de la institucin:

Somos una Institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseanza-aprendizaje, orientada a resultados, que
aprovecha diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y
comprometida con una Guatemala mejor.1
1.
Ministerio de Educacin, Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales, Octubre 1998.
1.1.6 Polticas de la Institucin:

1.1.6.1 Polticas Generales.
9 Avanzar hacia una educacin de calidad
9 Ampliar la cobertura educativa incorporando especialmente a los
nios y nias de extrema pobreza y de segmentos vulnerables.
9 Justicia social a travs de equidad educativa y permanencia escolar.
9 Fortalecer la educacin bilinge Intercultural.
9 Implementar un modelo de gestin transparente que responda a las
necesidades de la comunidad educativa.
1.1.6.2 Polticas Transversales.
9 Aumento de la inversin educativa
9 Descentralizacin,
9 Fortalecimiento de la institucionalidad del sistema educativo
nacional.2
1.1.7 Objetivos.
9 Asegurar que las herramientas, documentos e instrumentos curriculares
respondan a las caractersticas, necesidades y aspiraciones de cada uno de
los pueblos que conforman nuestro pas.
9 Incrementar la cobertura educativa en todos los niveles del sistema, con
equidad, pertinencia cultural y lingstica.
9 Implementar programas y mecanismos con nfasis en la niez en situacin de
pobreza extrema y pobreza, que aseguren el derecho y la obligacin de recibir
la educacin inicial, preprimaria, primaria y bsica, dentro de los lmites de
edad que fija la ley. Se incrementarn las acciones para asegurar que el
estudiante concluya el ciclo correspondiente.
2.
www.mineduc.gob.gt
9 Fomentar la cultura y cosmovisin de los pueblos indgenas por medio del

fortalecimiento de una educacin pertinente, bilinge y multicultural que se
incorpore a un mundo global.
9 Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y
pertinencia del servicio en todos los niveles educativos y sectores; y que
permita a los egresados del sistema incorporarse al dilogo en contextos
multiculturales y globalizados. Estimular la participacin social en la
transformacin
descentralizados,
educativa,
que
con
incorporen
procesos
el
proceso
claros,
democrticos
educativo
al
quehacer
comunitario.
9 Promover el aumento de la inversin del sistema escolar, que permita
financiar las intervenciones educativas necesarias para alcanzar las metas
comprometidas a nivel
9 Avanzar sobre la base del marco normativo existente hacia la realizacin de
un proceso de descentralizacin del sistema educativo. Un elemento
fundamental en este proceso es el fortalecimiento de los consejos municipales
de educacin, lo cual contribuir a la transparencia de la poltica educativa.
9 Promover un programa especfico que busque el fortalecimiento de la
auditora social, que incluye la capacidad de construir propuestas, el
monitoreo y la evaluacin.
9 Fortalecer el sistema educativo nacional para garantizar la calidad y
pertinencia del servicio en todos los niveles, con visin de largo plazo.3
3.
Informacin: Manual de Supervisin Escolar, Direccin Departamental de Educacin
1.1.8 Metas de la institucin:

9 Capacitar a los alumnos, docentes y supervisores en diferentes reas de la
educacin.
9 Dotar a los alumnos y docentes de materiales educativos y equipo educativos.
9 Verificacin de la calidad
de visitas y monitoreo de los establecimientos
educativos
9 Emitir nombramientos del rengln 011 y contratos del rengln 021.
9 Implementacin de carreras tcnicas (informtica, turismo, diseo grafico, etc.)
9 Homologacin y certificacin de carreras.
9 Certificacin del PEI.
9 Docentes beneficiadas con el programa del Bienestar Magisterial.
9 Alumnos beneficia con el programa de becas y subvenciones.
9 Docentes beneficiados con el programa de bono por ruralidad.
9 Alumnos beneficiados con el programa de gratuidad educativa.
9 Personal capacitado de educacin bilinge.
9 Poblacin beneficiada mediante la implementacin del modelo EBI y Currculo
por pueblos.
9 Implementar el proceso de reestructuracin en la Direccin Departamental.
9 Procesos sustantivos transferidos a la Direccin Departamental (Recursos
humanos, programas y adquisiciones, supervisin y planificacin educativa).
9 Implementacin del modelo de apoyo a la gestin escolar.4
4.
Informe de avances, agenda educativa, Direccin Departamental de Educacin, Cobn, A.V.
1.1.9 Estructura Organizacional.

9 Director Departamental de Educacin
9 Asesora Jurdica
9 Secretaria
9 Oficina de Servicio a la comunidad (OSC)
9 Unidad de Desarrollo Educativo (UDE)
9 Unidad de Desarroll0o Administrativo (UDA)
9 Unidad de Planificacin y Administracin Financiera (UDAF)5
Estructura Organizativa Propuesta

Direccin Departamental Tipo C
jueves, 03 de julio de 2008
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE
EDUCACIN
Asesora Jurdica
Auditora Interna
Informtica
Comunicacin Social
Planificacin Educativa
Determinacin Infraestructura
de la Demanda
Escolar
Sub-Direccin de
Fortalecimiento a la
Comunidad Educativa
Sub-Direccin Administrativa
Financiera
Departamento
Financiero
Departamento
Administrativo
Desarrollo
Institucional
Departamento de
Recursos
Humanos
Departamento de
Organizacin
Escolar
Departamento de
Coordinacin de
Programas de
Apoyo
Sub-Direccin Tcnico
Pedaggica
Departamento de
Entrega Educativa
Departamento de
Asistencia
Pedaggica y
Direccin Escolar
Departamento
Aseguramiento de la
Calidad
Anlisis Documental
Adquisiciones
Reclutamiento y
Seleccin de
Personal
Educacin
Escolar
Educacin
Extraescolar
Investigacin y Evaluacin
Pedaggica
Registro y
Seguimiento
presupuestario
Almacn
Gestin y Desarrollo
de Personal
Proyectos
Educativos
Institucionales
Capacitacin
Docente
Acreditacin y Certificacin
Operaciones de Caja
Atencin al Pblico
Inventario
Servicios Generales
Desarrollo Magisterial
JADO
JCP
Pgina 1
Elaborado por: Coordinacin de Direcciones Departamentales
Fuente: Unidad de recursos humanos de la Direccin Departamental, Cobn, A.V

5.
Manual de Operaciones de la Direccin Departamental, Cobn, A.V. Ministerio de Educacin, 2008.
1.1.10 Recursos: (Humanos, Fsicos, Financieros)

Humanos:
Personal
Administrativo:
107
servidores
pblicos
administrativos,
distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Direccin

Departamental de Educacin
Usuarios: Todos los docente y administradores de los sectores pblicos y
privados de los niveles preprimaria, primario y medio.
Personal Operativo: 10 conserjes
Fsicos:
La Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz esta ubicada en la
1. Calle 5-19 zona 1 de la ciudad de Cobn departamento de Alta Verapaz,
cuenta con un edificio propio, teniendo los siguientes mbitos
Siendo sus siguientes ambientes: 6
No.
Ambientes
Cantidad
1.
Oficinas
15
2.
Saln para aulas
01
3.
Sanitarios ( femenino, masculino)
04
Parqueo para vehculos
01
No.
1.
2.
4.
5.
7.
8.
9.
10.
11.
Descripcin del mobiliario, equipo y materiales

Escritorios de oficina
Sillas
Computadoras
Pizarrn
Archivadores
Telfonos fax
Extensiones telefnicas
Fotocopiadoras
televisores
Cantidad
107
150
80
20
42
02
57
02
03
6
6.
Informacin proporcionada por el encargado de inventarios de la Direccin Departamental de Educacin, Cobn, Alta Verapaz.
12.
13.
14.
15.
Retroproyectores
Equipo de Amplificacin
Maquina de escribir
Impresoras
05
01
12
20
Financieros:
El presupuesto para el funcionamiento de la coordinacin es asignada por el
Ministerio de Educacin, la cual asciende a Q.3231000,000.00 (trescientos
veintitrs millones de quetzales), las cual es administrada por la Unidad de
Apoyo financiero de la Direccin Departamental UPAF, y otras instituciones
gubernamentales y no gubernamentales as como programas que apoyan al
sector educativo en el departamento.
1.2.
Tcnica utilizada para el diagnstico

Para poder especificar las tcnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que
se indique el proceso en que se ejecut el mismo, por lo que a continuacin se
presenta el orden en que se realiz el diagnostico.
Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institucin,
a este paso se le llama deteccin, para lo cual se utilizaron las siguientes
tcnicas:
- Lluvia de ideas
- Interrogatorio
- Observacin
1.3 Lista de carencias

Con las tcnicas mencionadas se logr un listado de problemas:
1.
Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
2.
No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los
trmites administrativos
3.
No
existe
un
documento
que
orienten
los
procedimientos
administrativos
adecuadamente.
4.
Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educacin.
5.
No se cuenta con suficiente material educativo sobre trmites administrativos.
6.
No hay adecuados canales de comunicacin entre administradores e interesados.
7.
Poca voluntad del administrador para darle solucin a los trmites administrativos.
8.
No se atiende adecuadamente a los usuarios.
9.
Poca relacin con la comunidad educativa y otras instituciones.
10. Poca asignacin presupuestaria para la institucin.

11. Poco conocimiento sobre administracin pblica.
12. Mala administracin de los recursos del Estado.
13. Personal poco preparado.
14. Poca aplicacin de las relaciones humanas.
1.4 Cuadro de Anlisis y priorizacin de problemas

Seguidamente se procedi a seleccionar un problema por cada grupo de carencias y
tratando de proponer opciones de solucin por cada uno de los problemas, tomando
en cuenta los factores que los producen. Esto se logro durante una reunin de
trabajo en donde particip un representante del director departamental, personal
administrativo y coordinadores tcnicos administrativos de algunos sectores del
departamento de Alta Verapaz, siendo el Jueves 07 de Agosto de 2008.
Problemas
1.
Factores que los producen
Desconocimiento 1.
sobre
Los
directores
procedimientos suficiente
sobre
no
leen
Soluciones
lo 1.
Organizar
procedimientos sensibilizacin
talleres
de
dirigido
administrativos en las administrativos.
directores sobre el conocimiento
coordinaciones
de documentacin educativa.
2. No conocen los procedimientos
tcnicas
que se tienen que seguir para 2.
administrativas.
darle
solucin
los
Los
desconocen
Retraso
en
dirigido
Elaborar
un
manual
de
procedimientos administrativos.
administradores 4. Elaborar una compilacin de

gran
parte documentos
documentos sobre educacin.

2.
de
administrativos.
procedimientos 3.
administrativos adecuadamente.
4.
taller
directores sobre procedimientos
3. No existe un documento que

los
un
trmites socializacin
administrativos.
orienten
Organizar
que
apoyen
la
administracin educativa.
la 1. No se cuenta con suficiente 1.
Elaborar
una
compilacin
resolucin de trmites material educativo sobre trmites sobre documentos que apoyen
administrativos.
administrativos.
agilicen
la
solucin
de
2. No hay adecuados canales de trmites administrativos.

comunicacin
entre
administradores e interesados.
2.
Organizar
cursos
de
relaciones humanas.
3. Negligencia o poca voluntad del

administrador para darle solucin a
los trmites administrativos.
3.
Organizar
talleres
de
sensibilizacin sobre la atencin

Correcta atencin a los usuarios
de la institucin.
3.
Malas
Humanas
relaciones 1. No se atiende adecuadamente a 1.

entre
personal
incomunicacin.
Organizar
talleres
de
el los usuarios.
sensibilizacin sobre relaciones
humanas.
2. No hay adecuados canales de
comunicacin entre servidores y 2. Organizar un sistema de

usuarios.
informacin interinstitucional.
3. Poca relacin con la comunidad 3. Disear un programa de
educativa y otras instituciones.

4.
proyeccin a la comunidad.
Insuficiente 1. Poca asignacin presupuestaria 3.
mobiliario y equipo
para la institucin.
Gestionar
apoyo
sobre
mobiliario y equipo en otras

instancias.
5.
Insuficiente 1.
presupuesto
la
conocimiento
sobre 1.
para administracin pblica.
cubrir las necesidades

de
Poco
poblacin
Organizar
cursos
sobre
administracin publica.
2. Mala administracin de los 2. Establecer mecanismos que

recursos del Estado.
educativa.
mejoren la administracin de los

recursos del Estado.
6. Mala atencin a los 1. Personal incompetente.
1. Contratar personal preparado
usuarios.
adecuadamente
2. Pocas relaciones humanas.
para
cada
dependencia de la Direccin
Departamental de Educacin
2.
Organizar
un
taller
de
sensibilizacin sobre relaciones

humanas
dirigido
los
servidores pblicos.
10
MATRIZ DE PRIORIZACION
Despus de la deteccin de problemas en base a las carencias detectadas en la
institucin se realiza la priorizacin de los problemas utilizando la tcnica matriz de
priorizacin, siendo el siguiente procedimiento:
Se realiz una reunin de trabajo en donde particip un representante del director

departamental, personal administrativo y coordinadores tcnicos administrativos
de algunos sectores del departamento de Alta Verapaz el da viernes 08 de
Agosto de 2008, conforme el ordenamiento por
pares de
los problemas
detectados, se anot la parte de arriba y en la columna izquierda de la matriz,

cada uno de los problemas, cada cuadro representa un par de comparaciones de
los puntos listados.
Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anot el problema

elegido en el cuadro de interseccin, en una lista aparte se escriben las razones
dadas.
Al completar el cuadro se sum el nmero de veces en que cada problema se repite,

el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo como el numero uno
y as sucesivamente, conforme orden de prioridad.7
7. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con
equidad de gnero. Guatemala. 1998. p.29
11
1.
6. Mala atencin a los usuarios.
necesidades de la poblacin educativa.
Insuficiente presupuesto para cubrir las

5.
4. Insuficiente mobiliario y equipo
administrativos.
incomunicacin.
resolucin
la
en
Retraso
2.
3. Malas relaciones Humanas entre el personal o
trmites
de
tcnicas
coordinaciones
las
en
administrativas.
Desconocimiento
NECESIDADES
administrativos
procedimientos
sobre
PROBLEMAS
Desconocimiento sobre
procedimientos
administrativos
coordinaciones
en
las
tcnicas
administrativas.
2.
Retraso en la resolucin
de trmites administrativos.
3.
Malas
relaciones
Humanas entre el personal o
incomunicacin.
4.
Insuficiente mobiliario y
equipo
5.
Insuficiente presupuesto
para cubrir las necesidades
de la poblacin educativa.
6.
Mala atencin a los
usuarios.
12
Numero
de
problema
PRIORIDAD
y
cantidad
de votos
1 = 10
PRIORIDAD 1
PROBLEMA
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos en las

coordinaciones tcnicas administrativas.
2=8
PRIORIDAD 2
Retraso en la resolucin de trmites administrativos.
6=6
PRIORIDAD 3
Mala atencin a los usuarios.
3=4
PRIORIDAD 4
Malas relaciones Humanas entre el personal o incomunicacin.
5=2
PRIORIDAD 5
Insuficiente presupuesto para cubrir las necesidades de la

poblacin educativa.
Por prioridad se sugiere apoyar a una de las Coordinaciones Tcnicas

Administrativas de Alta Verapaz, por ser estas las dependencias que atienden a la
mayora de la poblacin educativa y que cuenta con mayor numero de directores y
docentes bajo su mando, en este caso nos enfocaremos especficamente a la
coordinacin de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio
de Cobn, departamento de Alta Verapaz, por ser una de las que goza de amplitud
en atencin educativa.
13
1.5.
Datos de la institucin beneficiada.
1.5.1. Nombre de la institucin:

Coordinacin tcnica administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y
16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
1.5.2. Tipo de institucin:
Administrativo- educativo
1.5.3. Ubicacin geogrfica:
Centro Educativo Municipal CEM, Kilometro 211, Colonia Sachamach,
zona 12, Cobn, Alta Verapaz.
1.5.4. Visin
1.5.5.
1.5.6.
1.5.7.
1.5.8.
Misin.
Polticas.
Objetivos.
Metas.
NOTA: La Coordinacin Tcnica Administrativa, no cuenta con una visin, misin,

polticas, metas y objetivos, porque trabaja para en base las mismas que maneja la
Direccin Departamental de Educacin de Alta Verapaz y el Ministerio de Educacin
de Guatemala.
1.5.9. Estructura organizacional8
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DEL
EDUCACION DE ALTA VERAPAZ
Coordinador Tcnico Administrativo
Secretario
Directores
Docentes
14
8.
Manual de Funciones de la Coordinacin Tcnica Administrativa
1.5.10.
Recursos (humanos, materiales, financieros)
1.5.10.1 Recursos Humanos:

Personal administrativo:
1 Coordinador Tcnico Administrativo
1 Secretario
Personal a cargo del CTA:
48 Directores de las Escuelas del Nivel Preprimaria y Primaria
1.5.10.2 Recursos Fsicos de la coordinacin9
No.
1.
2.
Ambientes
Despacho
Secretaria
Cantidad
1
1
1.5.10.3 Recursos Materiales:

No.
1
2
3
4
5
6
Descripcin del equipo, mobiliario y materiales

Escritorios de oficina
Sillas
Computadora
Archivadores
Mquina de escribir
Librera
Cantidad
3
6
2
2
1
1
1.5.10.4 Recursos Financieros:

La Coordinacin Tcnica Administrativa no cuenta con fondos propios, las
necesidades bsicas como por ejemplo papelera y suministros varios, son
obtenidos a travs de vales o envos cubiertos por la Direccin Departamental
a travs de la Unidad de Apoyo Financiero.
1.6 Tcnica utilizada para el diagnstico

Para poder especificar las tcnicas utilizadas en el diagnostico es necesario que
se indique el proceso en que se ejecut el mismo, por lo que a continuacin se
presenta el orden en que se realiz el diagnostico.
15
9.
Informacin proporcionada por el encargado de inventarios de la Coordinacin Tcnica Administrativa.
Lo primero consiste en detectar los problemas existentes dentro de la institucin,

a este paso se le llama deteccin, para lo cual se utilizaron las siguientes
tcnicas:
- Lluvia de ideas
- Interrogatorio
- Observacin
Para la priorizacin se utiliz la tcnica de los nmeros para el primer momento de la

priorizacin para que luego de detectar problemas, quedaran nicamente cinco para
ordenarlos de acuerdo a la tcnica de priorizacin por objetivos de la Coordinacin
Tcnica Administrativa y de Ministerio de Educacin.
1.7 Lista de carencias.
Para obtener el listado de carencias de la Coordinacin tcnica

administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 fue
necesario realizar una reunin con el personal para que a travs de
la tcnica de la lluvia de ideas se orientara el apoyo a la institucin
de acuerdo a lo priorizado por la seccin de Humanidades de la
Universidad de San Carlos de Guatemala, extensin Cobn, Alta
Verapaz, en relacin a su objetivo, teniendo como listado de
problemas o necesidades las siguientes:
1.
Poca lectura de documentos administrativos.
2.
Poco inters por parte de los directores para Informarse sobre el llenado de
documentos.
3.
No se cuenta con un manual o gua para el llenado de documentos administrativos.
4.
Poco conocimiento sobre registros y controles.
5.
No se cuenta con documentos que orienten el uso de registros y controles.
16
6.
En las instalaciones del Centro educativo municipal funcionan varias dependencias del
Ministerio de Educacin.
7.
El espacio que ocupa la coordinacin tcnica administrativa es muy reducido.
8.
Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.
9.
No conocen los procedimientos que se tienen que seguir para darle solucin a los
trmites administrativos.
10.
No
existe
un
documento
que
orienten
los
procedimientos
administrativos
adecuadamente.
12.
Mala comunicacin entre personal administrativo y docente de la coordinacin.
13.
Poco respeto a la jerarqua operacional de la coordinacin.
14.
Poca practica valores entre personal administrativo y docente de la coordinacin
1.8 Cuadro de anlisis y priorizacin de problemas.

Para realizar el anlisis de los problemas en base a las carencias identificados en la
institucin se elaboro el siguiente cuadro, en donde se determinaron que problemas
producen dichos los factores y sus posibles soluciones.
Problemas
Factores que lo producen
1. Deficiencia en 1.
Poca
lectura
de
el llenado de documentos administrativos.
documentos
administrativos.
2. Poco inters por parte de
los
directores
para
Informarse sobre el llenado
de documentos.
Soluciones
1. Elaboracin de un documento
que compile de documentos
administrativos.
2. Ejecucin de un taller de
capacitacin sobre el llenado de
instrumentos administrativos.
3. No se cuenta con un 3. Elaboracin de una gua o

manual o gua para el llenado manual sobre el llenado de
de
documentos documentos administrativos
administrativos.
2.
Insuficientes 1. Poco conocimiento sobre 1. Elaboracin de un manual
conocimientos
registros y controles.
sobre
registros
y
controles
17
sobre registros y
controles
2. No se cuenta con
administrativos.
documentos que orienten el
uso de registros y controles.
utilizados en
educativa.
la
administracin
2. Elaborar una compilacin de

registros y controles.
3.
Insuficiente
fsico
en
la
coordinacin
tcnica
administrativa.
1. En las instalaciones del 1.

Descentralizacin
de
las
Centro educativo municipal dependencias del Ministerio de
funcionan
varias educacin.
dependencias del Ministerio
de Educacin.
2. Ampliar el espacio fsico de la
coordinacin.
2. El espacio que ocupa la 3. Reubicar la coordinacin en un
coordinacin
tcnica espacio ms amplio.
administrativa
es
muy
reducido
4.
Desconocimiento
sobre
procedimientos
administrativos
por
parte
de
directores de la
Coordinacin
Tcnica
Administrativa.
1. Los directores no leen lo

suficiente
sobre
procedimientos
administrativos.
1.
Organizar
talleres
de
sensibilizacin dirigido a directores
sobre
el
conocimiento
de
documentacin educativa.
2.
No
conocen
los
procedimientos
que se
tienen que seguir para darle
solucin a los trmites
administrativos.
2.
Organizar
un
taller
de
socializacin dirigido a directores
sobre
procedimientos
administrativos.
3. Elaborar un manual de
3. No existe un documento procedimientos administrativos.
que
orienten
los
procedimientos
administrativos
adecuadamente.
5.
Deficientes
relaciones
interpersonales
entre
personal
administrativo y
personal docente.
1. Mala comunicacin entre 1.

Organizar
un
taller
de
personal
administrativo y sensibilizacin sobre el tema de
docente de la coordinacin
Relaciones Interpersonales
2. Poco respeto a la jerarqua 2. Elaboracin de un manual de
operacional
de
la funciones para la coordinacin.
coordinacin.
3. Elaborar un organigrama
3. Poca practica valores entre funcional para la coordinacin.
personal administrativo y
docente de la coordinacin
18
La priorizacin se realiz utilizando la tcnica de matriz de priorizacin, la que se

presenta a continuacin.
MATRIZ DE PRIORIZACION
Despus de la deteccin de problemas se realiza la priorizacin conforme la tcnica
matriz de priorizacin, siendo el siguiente procedimiento:
Reunin con profesionales de la Coordinacin Tcnica Administrativa distritos

escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 el da 20 de Agosto de 2008. Priorizar a
travs de preguntas directas a los profesionales de la Institucin, y conforme el
ordenamiento por pares de los problemas detectados, se anot la parte de
arriba y en la columna izquierda de la matriz, cada uno de los problemas, cada
cuadro representa un par de comparaciones de los puntos listados.
Conforme las respuestas de importancia de cada problema, se anot el problema

elegido en el cuadro de interseccin, en una lista aparte se escriben las razones
dadas.
Al completar el cuadro se sum el nmero de veces en que cada problema se

repite, el problema que obtuvo el mayor nmero de repeticiones quedo como el
numero uno y as sucesivamente, conforme orden de prioridad.101
10. VALDES PINEDA, Adolfo Antonio. La Aplicacin de la metodologa participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad
de gnero. Guatemala. 1998. p.29
19
administrativo y personal docente.
personal
entre
interpersonales
relaciones
Deficientes
5.
Administrativa.
de directores de la Coordinacin Tcnica
procedimientos administrativos por parte
sobre
Desconocimiento
4.
coordinacin tcnica administrativa.
Insuficiente espacio fsico en la

3.
registros y controles administrativos.
Insuficientes conocimientos sobre
documentos administrativos.
2.
de
llenado
el
en
1.
Deficiencia
NECESIDADES
1. Deficiencia en el llenado
de
documentos
administrativos.
2.
Insuficientes
conocimientos
registros
sobre
controles
administrativos.
3.
Insuficiente
espacio
fsico en la coordinacin
tcnica administrativa.
4.
Desconocimiento sobre
procedimientos
administrativos por parte de
directores de la Coordinacin
Tcnica Administrativa.
5.
Deficientes relaciones
interpersonales
entre
personal administrativo y
personal docente.
20
4=7
PRIORIDAD 1
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de

directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa.
2=5
PRIORIDAD 2
Insuficiente espacio fsico en la coordinacin tcnica administrativa.
5=4
PRIORIDAD 3
Deficientes relaciones interpersonales entre personal administrativo y

personal docente.
1=3
PRIORIDAD 4
Deficiencia en el llenado de documentos administrativos.
3=1
PRIORIDAD 5
Insuficiente fsico en la coordinacin tcnica administrativa.
LUGAR: Cobn Alta Verapaz

FECHA: Agosto 14 de 2008
Definicin del problema o necesidad

La definicin del problema o necesidad a resolver se realiz a travs de la grafica del
rbol de problemas y rbol de objetivos, en el cual se detectaron las principales
causas y efectos del problema as como las situaciones insatisfechas y las
alternativas de solucin del mencionado problema.
La definicin del problema consiste en establecer las causas y los efectos del
problema priorizado, por lo cual nos planteamos las siguientes preguntas:
Para las causas:

Por qu los directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04
Tienen poco conocimiento sobre procedimientos administrativos?.
Para los efectos:

En que afecta el poco conocimiento de procedimientos administrativos a los
directores de los distritos escolares 16-01-03 y 16-01-04?.
Este procedimiento tiene por objeto convertir las causas consideradas como
situaciones negativas en el arbol de problemas a situaciones positivas en el arbol de
objetivos, los cuales nos serviran de base para la busqueda de opciones de solucion
21
al mencionado problema. Remover esas causas es el gran objetivo de todo

proyecto.112
RBOL DE PROBLEMAS
Tcnica causa y efecto.

EFECTOS
Incapacidad
de
darle
seguimiento a los trmites
por
ignorancia
de
la
legislacin educativa.
Inversin de mas recursos

para la solucin de de
tramites administrativos.
Tramites inconclusos o
llevan mas tiempo en
resolverse por la
incapacidad de los
directores.
Poco conocimiento sobre

procedimientos administrativos por
parte de los directores de los distritos
de la Coordinacin Tcnica
Administrativa distritos escolares
nmeros 16-01-03 y 16-01-04
Los directores no leen lo

suficiente
sobre
procedimientos
administrativos.
No conocen los
procedimientos que se
tienen que seguir para
darle solucin a los
trmites administrativos.
No existe un documento
que
orienten
los
procedimientos
administrativos
adecuadamente.
CAUSAS
11. PNUD. Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin de proyectos en la esfera de la educacin. Modulo II. Costa
Rica. 1993. p.63
22
El rbol de objetivos
Un instrumento sencillo y til para la visualizacin de alternativas de solucin a un
problema es el Arbol de Objetivos, o Arbol de Medios - Fines. Como el Arbol del
Problema era una secuencia encadenada de abajo-arriba de causas-efectos, el rbol
de objetivos ser el flujo interdependiente de medios-fines.
Para su construccin, basta "invertir" cada una de las causas y efectos detallados en
el rbol del problema. As, si el problema era carencia, la solucin ser suficiencia.
Es como si dijramos que el Arbol del Problema es el "negativo" de la pelcula y su
manifestacin en contrario el "positivo" o revelado, es decir, el "Arbol de Objetivos".
Una vez verificada la lgica y la pertinencia del rbol de objetivos, se dispone de
referencias adecuadas para la bsqueda y planteamiento de alternativas para
resolver el problema. Los "medios fundamentales" son los del nivel inferior:
constituyen las "races" del rbol y en torno ellos se debern procurar las alternativas.
Para cada base del rbol de objetivos (medios fundamentales) se debe buscar
creativamente una accin que lo concrete efectivamente en la prctica. Se busca
contestar la pregunta: Cules son las estrategias o acciones que posibilitan los
medios inferiores del rbol de objetivos?.
23
RBOL DE OBJETIVOS
Agilizacin y seguimiento de
los trmites en base a la
Concluir y darle solucin a

los trmites en el menor
tiempo posible.
Optimizacin
de
los
recursos
durante
la
bsqueda de soluciones a
los trmites administrativos.
Fortalecimiento en materia de
procedimientos administrativos a los
directores de la Coordinacin Tcnica
Administrativa
de
los
distritos
escolares nmeros 16-01-03 y 16-0104
Actualizacin de los
directores en materia de
legislacin educativa
Actualizacin de los
directores en materia de
procedimientos
administrativos
Elaboracin de un
manual de
procedimientos
administrativos.
24
Enseguida, cada accin propuesta debe examinarse en los siguientes aspectos:

i)
Estimar su nivel de incidencia en la solucin del problema.
ii)
Dar prioridad a las de mayor porcentaje de incidencia presumible.
iii)
Verificar en forma preliminar la factibilidad (fsica, tcnica, presupuestaria,

institucional, cultural) de las acciones propuestas.
iv)
Verificar el grado de interdependencia entre las acciones propuestas y agrupar

las
que
sean
complementarias.
Cada
agrupacin
de
acciones
complementarias podr configurar una alternativa.

Si en la verificacin de incidencia encontramos que dos estrategias propuestas como
alternativas no son excluyentes, entonces es bien probable que ambas se refuercen
para el cumplimiento del resultado esperado. Por lo tanto, deberan considerarse
como componentes complementarios de la alternativa planteada.
La tcnica causa y efecto permite visualizar de mejor manera aquellas causas que se
pueden atender y constituirse en objetivos del posible proyecto, contribuyendo as a
resolver una parte de la problemtica identificada en la Institucin
Identificacin de alternativas de proyectos.

Identificar alternativas de solucin de proyectos por medio de la tcnica de
estrategias consisti en anotar del lado izquierdo las causas en forma negativa o
situacin insatisfecha y al otro extremo derecho las causas en forma positiva o
situacin satisfecha, para llenar la informacin fue necesario plantearse la pregunta:
Qu puedo hacer para convertir la situacin insatisfecha en situacin satisfecha?
Las sugerencias se dieron a travs de la tcnica lluvia de ideas y se anotaron en el
espacio central. A continuacin se presenta la informacin.
25
ESTRATEGIAS DE TRABAJO
SITUACION
INSATISFECHA
INCAPACIDAD
DE
ESTRATEGIAS
DARLE Elaboracin
SITUACION SATISFECHA
un Agilizacin y seguimiento de
los trmites en base a la
SEGUIMIENTO
A
LOS
compendio de documentos
TRMITES POR IGNORANCIA
sobre legislacin educativa
DE
LA
de
LEGISLACIN
EDUCATIVA
INVERSIN
DE
RECURSOS
PARA
MAS Ejecucin
LA
SOLUCIN DE DE TRAMITES
ADMINISTRATIVOS
de un taller de Optimizacin de los recursos
sensibilizacin
sobre
la durante la
optimizacin de los recursos
bsqueda de
soluciones a los tramites

administrativos
TRAMITES INCONCLUSOS O
Elaboracin de un manual de Concluir y darle solucin a
LLEVAN MAS TIEMPO EN
procedimientos
los tramites en el menor
administrativos
para tiempo posible auxilindose
RESOLVERSE POR LA
INCAPACIDAD DE LOS
directores.
DIRECTORES
por
el
manual
de
procedimientos
administrativos.
De acuerdo a la informacin obtenida en la tcnica de estrategias se identificaron las

siguientes alternativas de solucin:
No.
Alternativa de solucin como idea proyecto.
Elaboracin de un compendio de documentos sobre legislacin educativa.
Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la optimizacin de los recursos.
Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores.
De acuerdo a la informacin del cuadro anterior se procedi al llenado de una ficha

tcnica por cada idea proyecto, y as poder ayudar al proceso de anlisis de
viabilidad y factibilidad.
26
La ficha tcnica consisti en la concretizacin de la idea del proyecto, se incluyo una

estimacin aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se obtiene la
informacin acerca de: beneficiarios, localizacin de beneficiarios, monto aproximado
de la inversin, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha tcnica
Consiste en la concretizacin
de la idea del proyecto, se incluye
una estimacin
aproximada de los costos y beneficios del proyecto. Se debe tener la informacin

acerca de: beneficiarios, localizacin de beneficiarios, monto aproximado de la
inversin, fuente probable de financiamiento, etc.
La ficha tcnica del proyecto, es aquella que nos permite una informacin general de
los datos mas importantes del proyecto, en tal sentido, nos da una ubicacin global
sobre la relevancia del mismo. La ficha se amplia en informacin en la medida en
que el proyecto avanza en niveles de profundidad, es decir, en l identificacin, sus
datos son mas pobres que en su nivel de perfil.
Con la presenta tcnica se establece la pre factibilidad para considerar un estudio

de inversin para realizar un perfil, requiere de estudios ms metdicos
disminuyendo as el riesgo de la decisin. Se analizan y seleccionan las opciones
ms convenientes par el manejo de materiales, tamao, insumos sustituibles,
sistemas de transportes, capacidad financiera de los inversionistas y aspectos
administrativos legales del proyecto.
27
1.9 Anlisis de factibilidad y viabilidad

La realizacin del Anlisis de Viabilidad y Factibilidad permite verificar que una
de las alternativas de solucin sea rentable y sostenible, que no exista ningn
obstculo para su ejecucin ya que la Alternativa de Solucin debe cumplir
con todos los criterios que se formulen para que se de solucin al problema
detectado.
Para establecer la Viabilidad y Factibilidad de la Alternativa de solucin se
sigui el siguiente Proceso:
Habiendo establecido las alternativas de solucin para el problema
seleccionado se procedi a llenar una Ficha Tcnica por cada alternativa, lo
que permite concretizar la idea del Proyecto, en la que se incluye informacin
general como beneficiarios, la localizacin para la ejecucin del proyecto, la
inversin aproximada que se har para resolver el problema y los resultados
a obtener.
Para finalizar con el proceso se aplic la Herramienta de Viabilidad y
Factibilidad permitiendo as establecer la alternativa que rene los criterios
positivos de rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningn obstculo
para su ejecucin,
La factibilidad: es mostrar que una idea puede materializarse en acciones
concretas.
La viabilidad: es impulsar concrecin de una idea en acciones concretas
eliminando los obstculos y restricciones que se presenten en el ambiente
cercano y lejano.
A continuacin se presenta la tcnica aplicada y sus respectivos resultados.
28
HERRAMIENTA PARA LA VIABILIDAD Y FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO

EDUCATIVO.
No. NOMBRE DEL PROYECTO
1. Elaboracin de un compendio de documentos sobre legislacin educativa.
2. Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la optimizacin de los
recursos
3. Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para
directores.
1
No. PROYECTOS
No. CRITERIOS
1
2
10
SI
MERCADO: El proyecto es aceptado por la x
gente y que tenga la sostenibilidad.
TECNOLOGA: la funcin para la que fue
concebido el proyecto cuenta con los insumos x
para su ejecucin.
ADMINISTRATIVO LEGAL: el dueo del
proyecto tiene la experiencia y capacidad x
para hacerse cargo del mismo.
FINANCIERO: Existen los fondos para la
ejecucin del proyecto as como para su
operacin.
FISICO NATURAL: el suelo, el terreno, el
clima son acordes a las caractersticas del
proyecto.
ECONOMICA: Favorece a los intereses
econmicos de la nacin, del departamento, x
del municipio y de la comunidad.
POLTICA:
Puede darse la aprobacin
poltica requerida para la ejecucin del
proyecto.
SOCIAL:
La ejecucin y operacin del
proyecto afecta al grupo o grupos sociales en
lo cultural, religioso, etc. en forma negativa.
JURDICA: Existe impedimento legal para la
ejecucin y operacin del proyecto, derechos
de propiedad, de paso, leyes de proteccin.
TCNICO: Se cuenta con la metodologa y
los expertos para el proyecto.
x
5
NO SI
x
NO SI
x
NO
29
INTERPRETACIN: Despus
factibilidad,
de haber llenado la ficha de viabilidad y de
el problema detectado es factible y viable de solucionar a travs de la
alternativa que reuni los criterios positivos (SI), siendo la alternativa Nmero 3,
como mejor opcin de solucin al problema
Para finalizar con el Proceso se aplic la Herramienta de Viabilidad y Factibilidad
permitiendo as establecer la alternativa que rene los criterios positivos de
rentabilidad y sostenibilidad, para que no exista ningn obstculo para su ejecucin,
1.9 Problema Seleccionado juntamente con su solucin propuesta.

Con toda la informacin anterior se concreto el propsito del diagnostico,
identificar un problema y determinar su alternativa de solucin, Con el listado
de los cuatro problemas se procedi a la priorizacin
Utilizando la tcnica de priorizacin por funciones quedando el problema
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los
directores de la coordinacin tcnica administrativa de los distritos
escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del
municipio de Cobn,
departamento de Alta Verapaz
1.10 Solucin propuesta como viable y factible.

Luego de elaborar el rbol de problemas y objetivos con el uso de la tcnica
de estrategias se identificaron tres alternativas de solucin, por cada una se
lleno una ficha tcnica, con estas fichas se realizo el anlisis de viabilidad y
factibilidad se utilizo la tcnica de herramientas para la viabilidad y factibilidad
de un proyecto educativo quedando como la mejor alternativa.
Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para
directores de la Coordinacin Tcnica Administrativa de los distritos
escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la del municipio de Cobn,
departamento de Alta Verapaz.
30
CAPITULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1. Aspectos generales.
2.1.1 Nombre del proyecto:
Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos para directores
de la Coordinacin Tcnica Administrativa de los distritos escolares nmeros:
16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
2.1.2 Problema a resolver:
Desconocimiento sobre procedimientos administrativos por parte de los
directores de la coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares
nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta
Verapaz.
2.1.3 Localizacin
Coordinacin Tcnica Administrativa distritos escolares nmeros: 16-01-03 y
16-01-04 ubicado en el Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia
Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz
2.1.4 Unidad Ejecutora
Direccin Departamental de Educacin de Cobn, Alta Verapaz.
Epesista.
2.1.5 Tipo de proyecto

Procesos administrativos
2.2
Descripcin del proyecto

El proyecto consiste en el la elaboracin de un Manual que facilita la
realizacin de los trmites y procedimientos administrativos que comnmente
realizan los directores de las escuelas de preprimaria y primaria, el
mencionado manual contiene un listado de procedimientos, asimismo se
31
indica quienes son los responsables de ejecutar el procedimiento, los

requisitos que se deben satisfacer para tal tramite y una serie de
observaciones que complementan la informacin sobre cada tramite.
Dicho manual se sustenta en la legislacin educativa de nuestro pas, y se
complementa la informacin con una serie de documentos usuales en la
administracin educativa, por lo cual primeramente se hizo una recopilacin de
leyes educativas a travs de pginas electrnicas principalmente del Ministerio
de Educacin, se obtuvo un listado de los principales procedimientos
administrativos que realizan los directores, para luego estructurar el manual
con la informacin obtenida, as como la validacin del documento para que
sea efectivo su empleo.
2.3
Justificacin
Es parte de nuestra cultura como Guatemaltecos nuestra poca voluntad por
informarnos
actualizarnos
en
el
mbito
profesional
donde
nos
desenvolvemos, la poca lectura y el poco inters sobre temas educativos es

un problema que comnmente se observa en la mayora de docentes y peor
aun en directores, quienes tienen la tarea importante de administrar a su
comunidad educativa. Con la elaboracin de un manual de procedimientos se
busca proporcionarles
a los directores herramientas tiles para agilizar y
buscarle soluciones a los trmites y procedimientos administrativos que se le

presentan durante su gestin como administrador educativo.
2.4
Objetivos del proyecto

2.4.1 Objetivos generales
Fortalecer los procedimientos administrativos que realizan los directores

de los establecimientos educativos de los distritos escolares nmeros:
16-01-03 y 16-01-04 a cargo de la coordinacin tcnica administrativa
del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
32
Al finalizar el proyecto en tres meses se habr apoyado a la

coordinacin tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros:
16-01-03 y 16-01-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta
Verapaz, con un manual de procedimientos administrativos que
beneficie a los directores en su administracin educativa.
2.4.2. Especficos.
2.4.2.1 Elaboracin de un manual de procedimientos administrativos
para optimizar los recursos de la institucin.
2.4.2.2 Agilizar y buscarle solucin a los trmites administrativos de su
comunidad educativa en el menor tiempo posible.
2.4.2.3 Orientar los procedimientos administrativos con base en la
legislacin educativa de Guatemala.
2.5. Metas.
2.5.1
Proveer de un manual de procedimientos administrativos con base en la

legislacin educativa de Guatemala a los directores de la coordinacin
tcnica administrativa de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 1601-04 del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz,.
2.5.2
Taller de socializacin realizado con presencia del coordinador tcnico

administrativo y directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03
y 16-01-04 de la coordinacin tcnica administrativa del municipio de
Cobn, departamento de Alta Verapaz, para dar a conocer el manual de
33
2.6 Beneficiarios
Directos:
1 Coordinador Tcnico administrativo
48 Directores
Indirectos:
A cada una de las comunidades educativas bajo la administracin de

los distintos directores.
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto

Gestin por parte del Estudiante.
2.8 Cronograma de actividades de ejecucin del proyecto

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
JULIO
1
Ambientacin y
preparacin de
condiciones
Diagnstico:
Formulacin del Proyecto

a nivel de Perfil
Ejecucin del proyecto

de E.P.S
Elaboracin del Marco
Terico
Evaluacin del E.P.S. y
sus fase
Elaboracin del Informe
Final
6
7
8
AGOSTO
4
SEPTIEMBRE
4
OCTUBRE
1
NOVIEMBRE
4
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
34
2.9 Recursos (humanos, materiales, tecnolgicos)

2.9.1 Humanos
Asesor
Epesista
Profesionales
Estudiantes
2.9.2 Materiales
Hojas de papel bond
Lpices
Lapiceros
Folders
Fasteners
Correctores
Marcadores
2.9.3
Tecnolgicos
Computadora
Impresora
Cds
USB
35
Administracin financiera perfil
No. de
Actividad LISTADO DE INSUMOS
CANTIDAD
150
10
10
02
05
05
150
50
50
1
10
DESCRIPCIN DEL
ARTICULO
Fotocopias
Lapiceros de colo negro
Lapices
Correctores
Folders
Fastener
Hojas impresas
Refacciones
Discos compatos
empastados impresos
Horas de internet
COSTO
UNITARIO
0.20
2.00
1.00
15.00
2.00
0.50
1.00
10.00
3.00.00
200.00
6.00
COSTO
TOTAL
Q.30.00
Q.20.00
Q.10..0
Q.30.00
Q.10.00
Q2.50
Q.150.00
Q.500.00
Q.150.00
Q.200.00
Q.60.00
1,162.50
36
CAPTULO III.
PROCESO DE EJECUCIN DEL PROYECTO.
3.1 Actividades y resultados.
Para determinar las actividades y sus respectivos resultados fue necesario
hacerle una revisin a cada una de las acciones realizadas dentro del desarrollo
de la etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, inicialmente se revis el Plan
de trabajo del Ejercicio Profesional Supervisado, luego el Plan de Diagnostico
Institucional,
para
determinar
la
funcionalidad
del
proceso
realizado
anteriormente y sobre todo en esta parte nos basaremos en la realizacin de

actividades para ejecutar el proyecto que se ha diagnosticado y perfilado
anteriormente.
No Actividades
Preparacin
de
1
condiciones
Recopilacion
de
2
informacion
bibliografica
Elaboracion de la
3
primera
version
del documento
Validacion
documentos
herramientas
tecnicas
del
de
Correccion
documento
del
Resultados
Contar con los recursos econmicos para iniciar la
elaboracin del documento de apoyo.
Consulta a diferentes referencias bibliogrficas
Se elaboro
un manual de procedimientos
administrativos para directores de los distritos
escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la
coordinacin tcnica administrativa del municipio
de Cobn, departamento de Alta Verapaz, as
como un taller de socializacin para dar a conocer
el manual y el uso del mismo.
Se valido un manual de procedimientos
de Cobn, departamento de Alta Verapaz, basado
en la investigacin y recopilacin de legislacin
educativa
como
apoyo
a
las
labores
administrativas de los directores.
Se corrigi un manual de procedimientos
de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
37
Levantado
texto
documento
Reproduccion del
documento
Elaboracion de un
plan
de
capacitacion
Convocatoria
10
11
12
Realizacion
taller
capacitacion
Evaluacion
proyecto
Elaboracion
informe final
proyecto
de
del
Se realiz el levantado de texto del manual sobre

procedimientos administrativos para directores de
los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-0104 de la coordinacin tcnica administrativa del
municipio de Cobn, departamento de Alta
Verapaz.
Una reproduccin de 50 ejemplares (en discos
compactos) y 3 copias impresas
Un plan de capacitacin elaborado
del
de
Se convoco al coordinador tcnico administrativo

y a directores de los distritos escolares nmeros:
16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica
administrativa
del
municipio
de
Cobn,
departamento de Alta Verapaz
48 Directores participantes.
01 Coordinador Tcnico Administrativo
del
Se facilit una encuesta al CTA y a los directores.
del
del
Un informe final de proyecto presentado.
38
3.2 Productos y logros
No.
Productos
1
Manual de
procedimientos
administrativos para
directores de los distritos
escolares nmeros: 1601-03 y 16-01-04 de la
coordinacin tcnica
administrativa del
municipio de Cobn,
departamento de Alta
Verapaz
Logros
Que tanto el coordinador tcnico administrativo
como los directores de los distritos nmeros 1601-03 y 16-01-04 A conocieran dicho manual y a
la vez se les insta a utilizarlo como herramienta
de apoyo a los procedimientos administrativos.
Plan
de
taller
de
socializacin
Socializacin
del
documento de apoyo a
travs de un taller.
Preparacin de condiciones para realizar un

taller para socializar el manual.
Se le entrego a cada director y al coordinador
tcnico
administrativo
un
ejemplar
del
documento para que emitieran sus puntos de
vista
2
3
Se actualiz a los directores sobre el

conocimiento de procedimientos administrativos
y la legislacin educativa que es la base del
presente manual.
El presente documento es una herramienta
efectiva para orientar a nuevos directores que
asumen cargos administrativos en educacin.
39
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

SECCIN DEPARTAMENTAL COBN, ALTA VERAPAZ
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS PARA
DIRECTORES
COORDINACIN TCNICA ADMINISTRATIVA
DISTRITOS ESCOLARES NUMEROS 16-01-03 Y 16-01-04
ALTA VERAPAZ
Epesista
COORDINADOR TCNICO
ADMINISTRATIVO
40
Universidad de San Carlos de Guatemala

DEPARTAMENTO DE PEDAGOGA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA DIRECTORES DE LA COORDINACION
TECNICA ADMINISTRATIVA
Guatemala, Octubre 2009

41
INDICE
CONTENIDO
PAGINA
Presentacin
01
Objetivos del manual
01
Normas y procedimientos que contiene trata el manual
02
Procedimientos administrativos
03
1. Permutas
04
2. Traslados
05
3. Licencia con goce de sueldo
06
4. Licencia sin goce de sueldo
08
5. Licencia sin goce de sueldo, para ocupar cargos de eleccin popular
09
6. Licencia para estudios
09
7. Descanso pre y post natal
10
8. Sanciones y despido
10
9. Suspensin por detencin, aprehensin y prisin preventiva
12
10. Reintegro al puesto o cargo del servidor suspendido
13
11. Perodo de lactancia
14
12. Apertura de tienda escolar
15
13. Excursiones escolares
16
14. Organizacin de comits educativos COEDUCAS
17
15. Organizacin de juntas escolares
20
16. Organizacin y funcionamiento de asociaciones estudiantiles
23
17. Equivalencia del diploma de mecangrafo por mecanografa del ciclo

bsico
25
18. Ingreso de personal para cubrir plazas vacantes en establecimientos

educativos del sector oficial
26
19. Hoja de servicio
28
Referencias bibliogrficas
29
42
Manualdeprocedimientosadministrativos
PRESENTACIN
El manual de procedimientos regula los campos de actuacin y responsabilidad de
cada una de las personas que intervienen en un proceso, estableciendo qu es lo
que tienen que hacer, cmo lo tienen que hacer y cundo lo deben hacer,
identificando la unidad o dependencia administrativa a la que stos pertenecen en
este caso a la Coordinacin tcnica administrativa distritos numero 16-01-03 y 16-0104 de Alta Verapaz. Adems establece los requisitos que el interesado que puede
ser cualquier miembro de la comunidad educativa debe de satisfacer para iniciar el
proceso (insumos, entradas). Por ltimo se complementa el manual con informacin
sobre registros y controles.
Caractersticas del manual: El presente manual va dirigido especficamente a
administradores de centros educativos.
Objetivos del manual:
Fortalecer los procedimientos del administrador educativo.
Orientar a los miembros de la comunidad educativa sobre

Servir como instrumento bsico para la racionalizacin de funciones

y descripcin de puestos.
Permitir ahorrar tiempo y esfuerzos en la ejecucin del trabajo y

evitando de esta manera la repeticin de instrucciones.
Delimitar las funciones que deben cumplir los puestos.
Utilizarlo como medio de integracin y orientacin para el personal

de nuevo ingreso, facilitando as la adaptacin a su nuevo trabajo.
Proporcionar informacin a los trabajadores sobre sus actividades,

ubicacin dentro de la estructura general de l organizacin y de la
lnea de autoridad.
Colaborar para la ejecucin correcta de las labores encomendadas

al personal, proporcionando una uniformidad en el trabajo.
43
Fomentar un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y

materiales.
Proporcionar informacin adicional sobre registros y controles

administrativos.
Normas y procedimientos que trata el manual:

Procedimientos: Indica la accin a realizar, asimismo el proceso a seguir para
lograr el objetivo del trmite.
Identificacin del puesto responsable de realizar la actividad: Se acostumbra a
indicar el puesto de la persona responsable de realizar la actividad y no el nombre,
en la administracin, son ms permanentes los nombres de los puestos que los
nombres de las personas.
Las normas: Son la base constitucional, legal y normativa establecida sobre la cual
se apoyan los requisitos y pasos de cada uno de los procedimientos tratados en el
presente manual.
Es muy importante revisar que los requisitos para realizar un
trmite estn en concordancia con lo que establece la ley, ya que de conformidad al

Artculo 5. de la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala, referente a la
libertad de accin establece que: Toda persona tiene derecho a hacer lo que la ley
no le prohbe; no est obligada a acatar rdenes que no estn obligada a acatar
rdenes que no estn basadas en ley y emitidas conforme a ella...., por lo que al
establecer los requisitos para realizar un determinado trmite es muy importante
tener presente lo que establece la normativa respectiva.
Requisitos: Indica los requisitos que el interesado debe satisfacer para iniciar el
proceso.
Observaciones: Complementa y aclara la informacin que se refiere a cada trmite
o procedimiento.
44
45
TRAMITE
1. Permutas.1
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
1.
REQUISITOS
Estar
desempeando un
puesto de la misma
clase
Presentar solicitud
escrita ante la
Autoridad
Nominadora
Tener como mnimo
un ao de servicio
en el puesto al
momento de
solicitar la permuta
Contar con la
aprobacin de su
Jefe inmediato
superior
Someterse al
proceso de
seleccin de
personal para los
puestos que deseen
permutar, si se trata
de puestos del
Servicio por
Oposicin
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 39, 40.
OBSERVACIONES
La permuta es el cambio
voluntario entre dos servidores
pblicos que desempean
puestos de igual clase,
especialidad e igual salario, en la
misma o distinta unidad o
dependencia, en igual o diferente
localizacin geogrfica.
La permuta de un docente
proceder:
Cuando haya anuencia o
solicitud escrita y
justificada de su parte. Las
permutas se tramitarn
nicamente cuando haya
mutuo acuerdo de las
partes
Cuando se compruebe
suficientemente que su
permanencia en
determinado lugar no
conviene a la docencia o
ambos
Por alteracin de la salud,
comprobada. La permuta
no implica prdida de su
clasificacin escalafonaria.
46
TRAMITE
2. Traslados.2
RESPONSABLE (S)
Jefe inmediato
superior que
puede ser el
director del
establecimiento
El jefe inmediato
superior al
director del
establecimiento
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
2.
REQUISITOS
OBSERVACIONES
Ocupar un puesto de El traslado de un docente
proceder:
igual clase o
Cuando haya anuencia o
categora, en la
solicitud escrita y
misma o distinta
justificada de su parte,
Unidad o
asimismo cuando haya
Dependencia
mutuo acuerdo de las
administrativa, en
partes
igual o diferente
localizacin
Cuando se compruebe
geogrfica.
suficientemente que su
permanencia en
Solicitud escrita del
determinado lugar no
interesado dirigida a
conviene a la docencia
su jefe inmediato
asimismo o a ambos
superior
Por alteracin de la
Aprobacin de su jefe
salud, debidamente
inmediato superior, si
comprobada. El traslado
esta fuera
no implica prdida de su
desfavorable se
clasificacin
suspender el trmite
escalafonaria.
de traslado
Haberse sometido al
proceso de seleccin
respectivo
Resolucin de
aprobacin por parte
de la Autoridad
Nominadora
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 39, 40, 41
47
TRAMITE
3. Licencia con goce de
sueldo.3
3.
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
Ley de Servicio Civil, Articulo 51
REQUISITOS
Solicitud presentada
a la autoridad
inmediata superior
Constancias o
certificaciones que
validen la ausencia
6
OBSERVACIONES
Puede ser hasta de un mes
calendario siempre que la
solicitud se justifique
plenamente y que no sea con la
finalidad de desempear otro
puesto o cargo en la
administracin pblica o prestar
servicios tcnicos o
profesionales de conformidad
con la Ley de Contrataciones
del Estado.
Licencias con goce de sueldo
por el nmero de das y motivos
siguientes:
Por fallecimiento del
cnyuge, persona unida
de hecho declarada
legalmente, hijos o
padres cinco das hbiles
y por fallecimiento de
hermanos tres das
hbiles
Cuando se contrae
matrimonio civil, cinco
das hbiles
El da del nacimiento de
un hijo
Por citacin de
autoridades
administrativas o
judiciales para asistir a
48
diligencias, el tiempo que

sea indispensable, previa
presentacin de la
citacin respectiva
Para asistir al Instituto
Guatemalteco de
Seguridad Social, el
tiempo que sea
indispensable. El servidor
deber presentar
constancia de la hora de
ingreso y egreso a la
consulta
El da del cumpleaos del
servidor.
49
TRAMITE
4. Licencia sin goce de
sueldo.4
4.
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
Ley de Servicio Civil, Articulo 52.
REQUISITOS
a la autoridad
inmediata superior
Constancias o
certificaciones que
validen la ausencia
OBSERVACIONES
Se podr permitir licencia sin
goce de sueldo en los
siguientes casos:
Hasta tres meses
calendario
improrrogables con o sin
goce de salario dentro de
un mismo ejercicio fiscal,
siempre que la solicitud
se justifique plenamente
y que no sea con la
finalidad de desempear
otro puesto o cargo en la
Administracin Pblica o
prestar servicios tcnicos
o profesionales de
conformidad con la Ley
de Contrataciones del
Estado.
Hasta por un ao
prorrogable, con o sin
goce de salario o sueldo,
por motivo de becas para
capacitacin y
adiestramiento, siempre
que las mismas tengan
relacin con las
funciones de la institucin
donde presta sus
servicios el solicitante y
se justifique plenamente
50
TRAMITE
5. Licencia sin goce de
sueldo, para ocupar
cargos de eleccin
popular.5
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
TRAMITE
6. Licencias para
estudios.6
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
5.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 61.
6.
REQUISITOS
a la autoridad
inmediata superior
Constancias o
certificaciones que
validen la ausencia
OBSERVACIONES
La Autoridad Nominadora
otorgar licencias sin goce de
salario por el plazo de un ao
prorrogable, a los servidores
pblicos comprendidos en la
categora de personal
permanente designados para
ocupar cargos de eleccin
popular conforme la Ley
Electoral y de Partidos Polticos.
REQUISITOS
a la autoridad
inmediata superior
Constancias o
certificaciones que
validen la ausencia
OBSERVACIONES
Se podrn otorgar licencias con
o sin goce de salario o sueldo,
las que no podrn exceder de
ocho horas semanales, a los
trabajadores que realicen
estudios universitarios para
efectuar prcticas supervisadas,
clnicas, laboratorios o cualquier
actividad acadmica
extraordinaria, que se
acreditarn a travs de las
constancias extendidas por los
establecimientos educativos
correspondientes.
51
TRAMITE
7. Descanso pre y post
natal.7
TRAMITE
8. Sanciones y despido.8
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
7.
8.
10
REQUISITOS
a la autoridad
inmediata superior
Certificacin Mdica
por parte del Instituto
Guatemalteco de
Seguridad Social
IGSS.
OBSERVACIONES
Las madres servidoras del
Estado tendrn derecho al
descanso pre y post-natal de
acuerdo con lo prescrito por las
disposiciones del Instituto
Guatemalteco de Seguridad
Social, debiendo presentar a las
autoridades educativas la
certificacin respectiva, la cual
debe incluir la fecha del inicio y
la fecha de la finalizacin del
beneficio.
REQUISITOS
Suscribir un acta
dando a conocer la
falta cometida
Informe a recursos
humanos
aviso en el
Formulario Oficial de
Movimiento de
Personal a la Oficina
Nacional de Servicio
Civil
Envo del formulario
de movimiento de
personal a la
Direccin de
Contabilidad del
OBSERVACIONES
Existen tres amonestaciones
para sancionar o despedir a un
servidor pblico:
Amonestacin verbal:
Es la sancin que le
corresponde al servidor
por haber incurrido en
una falta leve,
considerada de poca
trascendencia, cuyo
perjuicio es mnimo al
establecimiento
educativo o dependencia.
Amonestacin escrita:
por reincidencia o cuando
52
11
Estado para la
suspensin del pago
del sueldo o salario
el servidor incurra en una

falta considerada de
mediana trascendencia
que no merezca una
suspensin de trabajo sin
goce de sueldo y dos o
ms amonestaciones
verbales.
Suspensin en el
trabajo sin goce de
sueldo o salario: Es la
que corresponde imponer
a la Mxima Autoridad de
la dependencia, cuando
el servidor haya incurrido
en una falta de cierta
gravedad a juicio de la
autoridad.
Cada una de las

amonestaciones debern
quedar en puntos de acta y en
el expediente del amonestado.
53
TRAMITE
9. Suspensin por
detencin, aprehensin y
prisin preventiva.9
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
Autoridades
judiciales
9.
REQUISITOS
Notificacin
inmediata por escrito
a la mxima
autoridad del
establecimiento
educativo
Suscribir un acta
dando a conocer la
falta cometida
Informe a recursos
humanos
aviso en el
Movimiento de
Civil
para su anlisis
Envo del formulario
de movimiento de
personal a la
Direccin de
Contabilidad del
Estado para la
suspensin del pago
12
OBSERVACIONES
se suspende al servidor sin
goce de sueldo o salario, por el
tiempo que dure la aprehensin,
detencin o prisin preventiva
54
TRAMITE
10. Reintegro al puesto o
cargo del servidor
suspendido.10
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
Autoridades
judiciales
10.
Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Artculos 81, 82.
REQUISITOS
solicitud por escrito
ante la Autoridad
Nominadora
respectiva para ser
reintegrado a su
puesto o cargo
Certificacin
extendida por el
tribunal competente
que demuestre su
libertad
Constancia del centro
de detencin que
indique la fecha en
que sali de prisin
Notificacin
inmediata por escrito
a la mxima
autoridad del
establecimiento
educativo
Suscribir un acta
dando a conocer la
falta cometida
Informe a recursos
humanos
aviso en el
Movimiento de
Civil
13
OBSERVACIONES
La Autoridad Nominadora
emitir resolucin, para que el
interesado sea reintegrado a su
puesto o cargo, dentro del plazo
de treinta das contados a partir
de la fecha en que sali de
prisin
Se notificar por escrito a la
Unidad de Recursos Humanos o
de Personal, suscribir el acta
de toma de posesin y dar el
aviso en el Formulario Oficial de
Movimiento de Personal a la
Oficina Nacional de Servicio
Civil para su anlisis, registro y
posterior envo a la Direccin de
Contabilidad del Estado, para su
inclusin en la nmina de pago
55
TRAMITE
11. Perodo de
lactancia.11
11.
RESPONSABLE (S)
Servidora pblica
o docente
Director del
establecimiento
Supervisor del
nivel educativo a
que se refiera o
Coordinador
tcnico
administrativo
Direccin
departamental
14
para su anlisis
Envo del formulario
de movimiento de
personal a la
Direccin de
Contabilidad del
Estado para la
suspensin del pago
REQUISITOS
Solicitud a la
autoridad superior del
establecimiento,
especificando las
razones.
Certificacin por
parte de Instituto
Guatemalteco de
Seguridad Social
IGSS.
OBSERVACIONES
De acuerdo a las modificaciones
efectuadas al Cdigo de
Trabajo, el perodo de
lactancia es de una hora diaria o
media hora despus del inicio
de la jornada nica y media
hora antes de que sta
concluya, el cual se extiende
por diez (10) meses a partir de
que concluye el descanso
postnatal.
Cdigo de Trabajo, Articulo 151.
56
TRAMITE
12. Apertura de tienda
escolar.12
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
educativo
Comisin de
padres de familia
Comisin de
finanzas
integrada por
maestros
Encargados del
servicio
12.
Reglamento de Tiendas Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088,
REQUISITOS
Inscripcin ante la
Superintendencia de
Administracin
Tributaria, si fuera
persona particular
Solicitud dirigida al
director del
establecimiento
educativo
Tarjetas de sanidad
de los encargados
del servicio
Apertura de cuenta
bancaria, si la
manejara la comisin
de finanzas del
establecimiento
Ubicacin de un local
cntrico, higinico y
ventilado dentro del
rea que ocupa el
centro educativo.
15
OBSERVACIONES
Pueden ser dos tipos de tiendas
escolares:
La tienda escolar propia

del establecimiento
educativo, creada con
fines educativoscomerciales y dirigida
por la comisin de
finanzas y padres de
familia del
establecimiento
Tienda particular,
administrada por
personas ajenas al
establecimiento fines
particulares comerciales.
57
TRAMITE
13. Excursiones
Escolares.13
RESPONSABLE (S)
Docentes
Autoridad
mxima del
establecimiento
Supervisor del
nivel respectivo o
Coordinador
tcnico
administrativo del
distrito
correspondiente.
Direccin
departamental
13.
REQUISITOS
Solicitud de permiso
al director del
establecimiento
educativo
Solicitud girada al
supervisor del nivel
respectivo o
coordinador tcnico
administrativo del
distrito
correspondiente
Informacin sobre el
lugar en donde se
realizar la excursin
Expediente completo
y plan de excursin
incluyendo
responsables y visto
bueno de padres de
familia, asimismo
informacin completa
sobre rutas y el lugar
en donde se realizar
la excursin.
Reglamento de Excursiones Escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,345.
16
OBSERVACIONES
Las excursiones escolares, son
actividades educativas fuera del
establecimiento que coadyuvan
en el proceso enseanzaaprendizaje y que para el mejor
aprovechamiento de las mismas
Deber tener objetivos
puramente educativos, el cual
se dar a conocer en un plan de
trabajo
Las solicitudes de autorizacin
para realizar las excursiones
escolares, deben hacerse por
escrito, por lo menos con diez
das de anticipacin a la fecha
de iniciacin de la misma,
acompaando original y copia
general de la excursin y si es
extensa deber hacerse en los
primeros seis meses del ao
lectivo.
58
TRAMITE
14. Organizacin de
comits educativos
COEDUCAS.14
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimient
o educativo
Padres de
familia de la
comunidad
Alcalde
municipal
Abogado y
notario
Supervisor
educativo del
nivel que
corresponde
Direccin
departamental
REQUISITOS
La constitucin del comit
educativo COEDUCA-, se
har constar en acta suscrita
por el Alcalde del municipio
correspondiente, el Alcalde
Auxiliar por un notario. Dicha
acta debe contener los
siguientes requisitos:
Lugar y fecha del acto

de constitucin;
Hora de inicio y
finalizacin del mismo;
. Nombres y apellidos
completos, edad,
estado civil,
nacionalidad, profesin
u oficio y domicilio de
los comparecientes,
quienes se identificarn
con su cdula de
vecindad;
Objeto de la
conformacin del comit
educativo COEDUCA-;
Manifestacin expresa
de que es una entidad
civil, no lucrativa, sin
discriminacin tnica,
religiosa, ni de gnero,
con fines
eminentemente
17
OBSERVACIONES
Es necesario para que funcione
adecuadamente una institucin
educativa la participacin activa
de los padres de familia y sobre
todo de la comunidad, pues el
establecimiento educativo es
sumamente importante para el
desarrollo de la misma.
Asimismo es tarea del
administrador educativo brindar
la asesora y asistencia tcnica
para la organizacin comunitaria
a favor de la institucin
educativa.
Los miembros de la junta
directiva del comit educativo
COEDUCA-, ejercern el cargo
durante veinticuatro meses en
forma adhonorem, pudiendo ser
reelectos para ocupar
cualquiera de los cargos de la
junta directiva, nicamente por
un perodo ms
14. Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de los comits
educativos coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artculos 5.
59
18
educativos.
Domicilio, ubicacin y
sede el comit
educativo COEDUCA-;
Procedimiento a seguir
para la eleccin de la
junta directiva y su
conformacin, indicando
nombre completo y
cargo para el que cada
miembro fue electo por
la asamblea general;
Indicacin de que la
constitucin del comit
educativo es de plazo
indefinido;
Incluir los estatutos que
regirn su
funcionamiento
Firmas o en su defecto,
impresiones digitales de
los comparecientes,
haciendo constar tal
hecho; as como la
firma y sello del Alcalde
o Notario que autoriza
el acta.
REQUISITOS PARA
INTEGRAR LA JUNTA
DIRECTIVA. Para integrar la
junta directiva se requiere:
Residir
60
19
permanentemente en la
comunidad;
Ser guatemalteco y
poseer cdula de
vecindad;
Ser de reconocida
honorabilidad;
Estar plenamente
identificado con los
objetivos del comit
educativo COEDUCA-;
Como mnimo, tres de
los integrantes debern
ser padres de familia de
menores, en edad
escolar, que sern
estudiantes en el centro
educativo
correspondiente
61
TRAMITE
15. Organizacin de
juntas escolares.15
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
educativo
Padres de familia
de la comunidad
Supervisor
educativo del
nivel que
corresponde
Direccin
departamental
REQUISITOS
Las juntas escolares se
constituirn en los centros
educativos respectivos,
mediante la suscripcin de
acta administrativa en el
libro debidamente
autorizado por la Direccin
Departamental de
Educacin, la que deber
contener:
Lugar y fecha
Hora de inicio y
finalizacin
Nombre completo,
edad, estado civil,
nacionalidad
profesin ocupacin
u oficio y domicilio de
todos los
comparecientes, y su
identificacin,
consignando el
nmero de orden y
de registro y lugar
donde fue extendida
la cdula de vecindad
Objeto de la
conformacin de las
juntas escolares.
Manifestacin
expresa de que es
20
OBSERVACIONES
Es necesario para que funcione
adecuadamente una institucin
educativa la participacin activa
de los padres de familia y sobre
todo de la comunidad, pues el
establecimiento educativo es
sumamente importante para el
desarrollo de la misma.
Asimismo es tarea del
administrador educativo brindar
la asesora y asistencia tcnica
para la organizacin comunitaria
a favor de la institucin
educativa.
La junta escolar se organiza en
los establecimientos educativos
respectivos llevando a cabo una
reunin con la participacin de
los padres de familia, los
maestros de los centros
educativos y el director de stos
y los ex alumnos, cuando as
corresponda.
Los miembros electos de la
junta directiva de la junta
escolar, ejercern el cargo
durante un ciclo escolar
calendario en forma adhonorem.
Los miembros de la junta
15. Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y funcionamiento de los comits
educativos coeduca- y de las juntas escolares, Acuerdo Ministerial No. 565-98, Artculos 25, 26, 31.
62
una entidad civil no
lucrativa, sin
discriminacin tnica,
religiosa ni de
gnero.
Ubicacin y domicilio
de los centros
educativos donde se
conforman las juntas
escolares.
Procedimiento a
seguir para la
designacin de la
eleccin de la junta
directiva, indicando
nombre completo y
cargo para el que fue
electo por la
asamblea general.
Indicacin de que la
constitucin de la
junta escolar es de
plazo indefinido.
Incluir los estatutos,
que
regirn
el
funcionamiento de la
junta escolar.
Firma de todos los

comparecientes y de
quienes no pudieren
hacerlo, impresin de
su huella digital,
haciendo constar tal
21
directiva pueden ser reelectos
para el siguiente ao. Posterior
al mismo, slo pueden volver a
ser electos en la junta directiva,
despus de haber transcurrido
un perodo entre aquel en que
cesaron y en el que resulten
nuevamente electos, a
excepcin del puesto del
director del establecimiento,
quien conformar todas las
juntas directivas indistintamente
del puesto que ocupe.
La junta directiva deber ser
electa en el mes de octubre; los
miembros de la junta directiva
saliente, debern dejar cerradas
las operaciones al ltimo da del
cierre del ciclo escolar, y
entregar a la nueva junta
directiva electa, los fondos del
saldo consignado en el libro
correspondiente, los
documentos archivados y los
talonarios de recibos,
debindose para el efecto
levantar el acta respectiva.
63
22
hecho.
REQUISITOS PARA
INTEGRAR LA JUNTA
DIRECTIVA
Ser padre de familia
de algn alumno del
centro, o maestro al
servicio del centro
educativo de que se
trate.
Poseer cdula de
vecindad.
Ser de reconocida
honorabilidad.
Estar identificado con
los objetivos de la
Junta Escolar.
El tesorero electo
debe ser alfabeto.
64
TRAMITE
16. Organizacin y
funcionamiento de
asociaciones
estudiantiles.16
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Aprobacin del
claustro de
catedrticos
Supervisor
educativo del
nivel que
corresponde
REQUISITOS
En los establecimientos de
Educacin Secundaria o
Media, podrn organizarse y
funcionar Asociaciones de
Estudiantes, siempre que
cumplan con los siguientes
requisitos:
16.
Ajustarse,
estrictamente, a las
disposiciones
reglamentarias del
establecimiento
Elaborar sus
estatutos los que
para ser aprobados
por Acuerdo
Ministerial, debern
ser revisados antes
por los claustros de
Catedrticos del
plantel y por el
Ministerio de
Educacin
Sus actividades
debern realizarse
preferentemente
fuera de las horas de
trabajo
correspondientes al
horario docente;
Los organismos
23
OBSERVACIONES
Los alumnos miembros de las
Asociaciones, sean mayores o
menores de edad, no estn
exentos de sus
responsabilidades disciplinarias
dentro del establecimiento, ni de
su condicin de alumnos ni de
las legales consiguientes.
Los implementos, tiles y
enseres adquiridos o que se
adquieran por las Asociaciones
de
estudiantes,
debern
registrarse
en
inventarios
autorizados por la direccin del
establecimiento, debindose
mantener en el mejor estado de
conservacin, de acuerdo con
su propia naturaleza. En ningn
caso se entregarn a personas
o entidades ajenas al
establecimiento, pero la
Direccin respectiva s podr
ordenar el uso de ellos cuando
lo estime conveniente, en
beneficio del propio plantel.
Reglamento para la organizacin y funcionamiento de asociaciones de estudiantes de Educacin Secundaria o Media, Articulo 1.
65
24
directivos de las
Asociaciones y los
Comits especficos
que se integren,
sern electos o
designados,
exclusivamente, por
los alumnos;
La Junta Directiva y
los Comits
respectivos contarn,
por lo menos con un
catedrtico que
actuar en su calidad
de asesor, el cual
ser designado por la
Direccin;
Los estudiantes,
candidatos para
desempear cargo
directivos, debern
reunir condiciones de
equilibrio de la
personalidad, buen
rendimiento en los
estudios, y no haber
perdido ni un solo
curso en los
exmenes finales del
ao anterior
66
TRAMITE
17. Equivalencia del
diploma de mecangrafo
por mecanografa del
ciclo bsico. 17
17.
RESPONSABLE (S)
Director de la
academia de
mecanografa
Supervisin
Acadmica del
rea en la capital,
o de la
Supervisin
Tcnica, en los
departamentos.
REQUISITOS
Fotocopia del
diploma de
mecangrafo
Certificacin del
examen extendida
por la Academia que
se lo otorg para su
validez oficial
visto bueno de la
Supervisin
Acadmica del rea
en la capital, o de la
Supervisin Tcnica,
en los departamentos
25
OBSERVACIONES
Los alumnos que posean el
diploma de Mecangrafos,
adquirido en alguna academia
autorizada, no es necesario que
cursen la asignatura, basta con
hacer una equivalencia por la
del Ciclo Bsico
Equivalencia del diploma de Mecangrafo por Mecanografa del ciclo bsico, Circular No. 30
67
TRAMITE
18. Ingreso de personal
para cubrir plazas
vacantes en
establecimientos
educativos del sector
oficial. 18
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
Direccin
departamental
Junta calificadora
de personal
Jurado de
oposicin
Oficina nacional
del servicio civil
ONSEC
Oferta de servicios
debidamente
contestada
Fotocopia de cdula
de vecindad
Certificacin de
carencia de
antecedentes
penales
Ttulo, diploma
profesional, tcnico o
certificacin de
cursos aprobados u
otras certificaciones
de estudios
Certificaciones de
experiencia laboral
cuando el puesto lo
requiera, extendidas
por empresas,
instituciones o
dependencias donde
se haya prestado los
servicios
18. Reglamento de la Ley de Servicio Civil, Articulo 12.
REQUISITOS
Curriculum vitae
actualizado
Constancia de la
plaza vacante
Certificacin o
26
OBSERVACIONES
La persona que ocupe un cargo
publico deber contar con
mayora de edad, llenar todos
los requisitos exigidos por la
junta calificadora de persona y
la oficina nacional de servicio
civil ONSEC, asimismo
someterse a pruebas
especificas segn el puesto a
ocupar.
68
27
constancias de
eventos educativos
no formales
Los documentos de
preparacin
acadmica y
experiencia laboral
debern presentarse
en original y copia o
fotocopia para su
debido cotejo.
69
TRAMITE
19. Hoja de servicio.19
RESPONSABLE (S)
Director del
establecimiento
19.
REQUISITOS
Fotocopia de cdula
de vecindad
Fotocopia de cedula
docente
Fotocopias de ttulos
o diplomas que
acrediten como
profesional
Certificaciones de
cursos aprobados
Constancias de
logros profesionales
Constancias de
permisos especiales
Constancias de
haber integrado
comisiones
Fotocopias de
constancias de
eventos educativos
formales y no
formales
28
OBSERVACIONES
Deber llenarla la secretaria, o
el director del establecimiento
educativo, al finalizar cada ciclo
educativo, teniendo presente
todas
las
constancias
necesarias
Decreto 1,485 Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio, Artculos: 51.
70
29
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramrez, 23 de Julio de 1968
Cdigo de Trabajo
Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio Nacional, decreto 1845
Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98
Ley de educacin nacional, Decreto Legislativo 12-91
Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088
Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345
Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la personalidad jurdica y
funcionamiento de
Comits educativos y de juntas escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98
71
CAPITULO IV
PROCESO DE EVALUACIN.
Asociadas a los estados por los que pasan los proyectos estn las distintas
evaluaciones a las que son sometidos. Durante el estado de preinversin se efectan
evaluaciones ex-ante del proyecto (a nivel de perfil, prefactibilidad o factibilidad). En
el estado de ejecucin se efecta un seguimiento fsico-financiero del proyecto,
evaluando si el avance observado est de acuerdo a lo planificado. Por ltimo, en el
estado de operacin puede efectuarse un seguimiento del proyecto a objeto de
efectuar una evaluacin ex-post.
La evaluacion de un proyecto consiste en realizar una comparacion de acuerdo a
uno o varios patrones o normas previamente establecidos, entre los recursos que se
estima puedan ser utilizados por el proyecto y los resultados esperados del mismo,
con el propsito de determinar si se adecua o no a los fines u objetivos perseguidos y
permita la mejor asignacin de los recursos disponibles.
La evaluacin del Ejercicio Profesional Supervisado se practic de acuerdo a las
etapas del mismo, En cada etapa la evaluacin permiti establecer la calidad de
trabajo realizado, por lo que cada etapa concluy con insumos importantes, as
tenemos que en la etapa de diagnstico se logr la formulacin de un informe de
diagnstico, en la perfilacin se logro con el auxilio de un formato tener claridad del
proyecto.
4.1. Evaluacin del diagnostico.
El diagnostico se evalu de acuerdo al cronograma de actividades diseado en el
plan de diagnostico, este permiti establecer que cada actividad se alcanz de
acuerdo a lo previsto por lo que a continuacin se presenta la herramienta.
72
4.1.1 Preparacin de condiciones: Todos los medios y mecanismos que se toman

en cuenta antes de la realizacin de un proyecto de investigacin.
4.1.2 Investigacin bibliogrfica: Bsqueda de informacin documental relacionado

con el tema.
4.1.3 Seleccin de instrumentos y tcnicas: Se utilizaron varios instrumentos entre

ellos podemos mencionar: la lluvia de ideas, el interrogatorio y la observacin.
4.1.4 Aplicacin de instrumentos: Consisti en la facilitacin de los instrumentos a

cada una de las perdonas que participaron en la realizacin del diagnstico.
4.1.5 Anlisis de la informacin: Se procedi a tabular las respuestas obtenidas y

seguidamente a su anlisis.
4.1.6 Priorizacin y definicin del problema o
necesidad: A travs de la
aplicacin de los instrumentos y las tcnicas de detectaron problemas y necesidades,

los cuales posteriormente fueron introducidos a una matriz de priorizacin para
determinar el mas urgente de resolver.
4.1.7 Anlisis de viabilidad y factibilidad: A travs del anlisis de viabilidad y

factibilidad se determin la posibilidad de trabajar en la solucin del problema o
necesidad que se pretende resolver.
73
4.2 Evaluacin del Perfil

Con la siguiente herramienta se pudo evaluar el documento como proyecto.
Siguiendo los siguientes pasos:
Cada proyecto se avala con base a los ocho aspectos anteriores, anotando las
calificaciones en la ltima columna, estas calificaciones se sumaron, para lo cual se
establecern tres grupos de proyectos.
x
x
Proyectos seleccionados los que obtengan un punteo de 18 a 24 puntos.

Proyectos que pueden calificar, para lo cual pueden hacer alguna modificacin o
replanteamiento, de 12 a 17 puntos.
Proyectos que quedan descalificados con calificaciones de 1 entre 11 puntos.
EVALUACIN DEL PROYECTO
PUNTEO TOTAL 19
ASPECTO
Ubicacin
del Proyecto
CRITERIO
PUNTEO
a) Cabecera Departamental 1
1
b) Cabecera municipal 2
c) Aldeas, caseros, cantones 3
Interculturalidad a) No incluye actividades interculturales1
2
b) Incluye algunas actividades interculturales 2
c) Incluye un componente intercultural 3
Poblacin
a) Tcnicos 1
2
atendida
b) Administradores 2
c) Tcnico-Administrativos 3
Calidad
a) No aporta nuevas ideas 1
2
b) Aporta algunas ideas nuevas 2
c) Aporta nuevas ideas 3
Calidad
a) No incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores.
3
1
b) Incluye algunas habilidades, conocimientos y valores 2
c) Incluye el desarrollo de conocimientos, habilidades y valores 3.
Calidad
a) No incluye metodologa activa ni actividades de autoaprendizaje
3
1
b) Incluye alguna metodologa activa y actividades de
autoaprendizaje 2
c) Incluye la aplicacin de metodologa activa y actividades de
autoaprendizaje 3
Relacin
a) No contribuye al logro de polticas educativas1
3
b) Contribuye mnimamente al logro de algunas polticas educativas
2
c) Contribuye al logro de polticas educativas 3
coordinacin a) No contempla alianzas interinstitucionales 1
3
b) Contempla alguna alianza interinstitucional 2
c) Contempla alianzas interinstitucionales 3
74
OBSERVACIONES: La aplicacin de esta tcnica facilito mediante su anlisis

mejorar algunos aspectos en el formato de perfil de proyecto.
La tcnica de calificacin del proyecto consisti en:
Calificar por parte del Asesor de EPS los aspectos generales descritos conforme
criterios de calificacin, con un punteo de uno a tres puntos
Anotacin de calificaciones en la ltima columna, las mismas se suman, y por lo

que se establecieron tres tipos de proyectos conforme la suma total de punteos.
Puede interpretarse que el documento de perfil de proyecto elaborado lleno las

expectativas de acuerdo a lo identificado en la fase de diagnostico.
75
4.3. EVALUACIN DE LA EJECUCIN

Se utiliz una lista de cotejo, la cual consisti en calificar los aspectos siguientes:
Nombre del proyecto: Manual de procedimientos administrativos para directores de
los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04 de la coordinacin tcnica
administrativa del municipio de Cobn, departamento de Alta Verapaz.
Lugar: Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12,
Cobn, Alta Verapaz
Institucin: Coordinacin Tcnica Administrativa, distritos escolares nmeros: 1601-03 y 16-01-04
Fecha de informe: Noviembre del 2008
Nombre del Responsable: Augusto Hunahp Bac Ac (Epesista)
Necesita
No.
CRITERIOS
1.
El nombre del proyecto expresa la idea clara de lo que se pretende

realizar con el Proyecto (Proceso)
El nombre del proyecto indica claramente hacia quien va dirigido el
proyecto.
El nombre del proyecto indica claramente donde se va a ejecutar el
proyecto.
Se explica las razones por las cuales es necesario solucionar o
modificar la condicin existente
Contiene la identificacin y anlisis tcnico de la problemtica a
resolver.
El perfil caracteriza el rea de influencia dentro del cual se focaliza
el problema y la alternativa de solucin que se plantea.
7.
Describe de manera general en qu consiste el proyecto.
8.
Los objetivos expresan claramente lo que se desea alcanzar con la

ejecucin del proyecto
Proporciona informacin en relacin al comportamiento de las
variables de demanda y oferta (E. M.).
Propone las opciones tecnolgicas para producir el bien o servicio
y verifica la factibilidad de cada una de ellas (Estudio Tcnico)
Considera las actividades necesarias para ejecutar el proyecto y su
identificacin en el tiempo.
El perfil considera el costo de inversin del proyecto y las fuentes
de financiamiento (Presupuesto).
Explica la forma en que se deber administrar el proyecto.
2.
3.
4.
5.
6.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
La metodologa empleada para la recopilacin de la informacin

necesaria en el perfil fue participativa.
Se elaboraron los instrumentos tcnicos necesarios para la
recopilacin de la informacin.
SI
NO
Mejorarse
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
76
4.4. Evaluacin Final
La evaluacin final consisti en una revisin de lo practicado en cada una de las

etapas del Ejercicio Profesional Supervisado, Tomando en consideracin que se
tuvieron como insumos especficos en cada una de las mismas. A continuacin se
presenta la tcnica de Evaluacin final, la cual contiene un listado de criterios por
cada etapa del EPS. Considerando por consiguiente que se cumpli con lo previsto.
Evaluacin Final
N
1
Etapa
Criterios de calificacin
S N Observaciones
I O
Diagnosti Recopilacin
de
suficiente X
Se
consulto
co
informacin
bibliografa
actualizada
electrnica
Se detecto tcnicamente
X
De acuerdo a la
Asesora
Se priorizo tcnicamente
X
Se defini tcnicamente el X
Con el rbol de
problema priorizado
problemas del marco
lgico
Se identificaron las alternativas X
de solucin tcnicamente.
Cada alternativa de solucin X
represento una idea proyecto
Se realizo el anlisis de viabilidad X
De acuerdo a las
y factibilidad tcnicamente.
posibilidades
del
grupo.
Perfil de Utilizo un formato adecuado
X
77
proyecto
Existe congruencia entre los X

objetivos, metas, actividades y
presupuesto.
Present las herramientas de

evaluacin
Ejecucin Se cumpli con el cronograma de
del
actividades
proyecto Se alcanzaron los resultados que
pretenda el proyecto
Fueron alcanzados los productos
planteados al inicio del perfil
Cada producto presenta sus
respectivos logros.
Presenta los productos
Evaluaci En cada etapa
n
tcnicamente
se
Se
sigui
lo
programado en la
realizacin de
un
Manual
de
procedimientos
administrativos para
directores de los
distritos
escolares
nmeros: 16-01-03 y
16-01-04
Como
producto
elegido.
El
cronograma
generalmente
X
X
X
X
X
evalu X
Cada etapa presento un insumo

Plan de EPS
Plan de Diagnostico.
Informe de diagnostico
Formato de perfil de proyecto.
X
X
X
X
X
Documento sobre el producto.

Informe de evaluacin.
Informe del EPS
X
X
X
Tal
como
fueron
planteados.
De acuerdo a las
expectativas.
Ordenados segn su
obtencin.
Se
aplico
un
instrumento
adecuado.,
78
CONCLUSIONES.
Como administradores educativos tenemos la obligacin de tener conocimiento

sobre procedimientos administrativos y sobre todo conocimiento de documentos
que apoyen nuestra administracin, como un aporte al fortalecimiento de la
administracin
educativa,
se
elabor
una
Manual
de
procedimientos
administrativos para directores de los distritos escolares nmeros: 16-01-03 y 1601-04 de la Coordinacin tcnica administrativa, ubicada en el Centro Educativo
Municipal CEM, Km. 211, Colonia Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz.
Asimismo el documento en una versin previa fue validado por el Coordinador
tcnico administrativo de esa dependencia.
El manual fue facilitado a los directores bajo esa coordinacin a travs de un taller
de socializacin en el cual se les dio a conocer varios aspectos y la importancia
del documento para el quehacer administrativo en cada una de los
establecimientos educativos a su cargo.
El manual responde a las necesidades de la administracin educativa, tanto a

nivel de la coordinacin tcnica administrativa como a los directores que
pertenecen a esa coordinacin y puede ser actualizada y mejorada en el futuro de
acuerdo a los intereses de la administracin educativa.
79
RECOMENDACIONES
Se recomienda a los directores actualicen constantemente sus conocimientos

sobre legislacin educativa y sobre todo sobre procedimientos administrativos,
de este modo fortalecer su administracin y brindar un mejor servicio a la
comunidad educativa a la que dirigen, pues la lectura favorece a su acervo
cultural y a la debida preparacin profesional que requiere un puesto
administrativo.
Se recomienda al coordinador tcnico administrativo, realizar talleres de

actualizacin o sensibilizacin sobre la importancia de los procedimientos
administrativos dirigido a los directores que tiene a su cargo, para fortalecer la
administracin educativa.
El manual de procedimientos administrativos deber promocionarse y

facilitarse no solo a directores sino a todos los administradores educativos que
tengan inters por conocer y ampliar sus conocimientos sobre temas
relacionados con la legislacin educativa, procedimientos administrativos, ya
que sin duda viene a ayudar a facilitar el proceso administrativo.
80
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.
Circular No. 30, Profesora Leonor V. de Ramrez, 23 de Julio de 1968.
Cdigo de Trabajo
Ley de Dignificacin y Catalogacin del Magisterio Nacional, decreto 1845
Ley de Servicio Civil y su reglamento, Acuerdo gubernativo No. 18-98
Ley de educacin nacional, Decreto Legislativo 12-91
PNUD, Metodologas y tcnicas especificas para la formulacin y evaluacin

de proyectos en la esfera de la educacin. Mdulo II, Costa Rica 1993.
Reglamento de tiendas escolares, Acuerdo Ministerial No. 1,088
Reglamento de excursiones escolares, Acuerdo Ministerial 1,345
Reglamento para la aprobacin de los estatutos, reconocimiento de la

personalidad jurdica y funcionamiento de Comits educativos y de juntas
escolares. Acuerdo Ministerial No. 565-98
VALDEZ PINEDA, Adolfo Antonio, La aplicacin de la metodologa

participativa y sus resultados en la autogestin comunitaria con equidad de
gnero. Guatemala 1998.
www.mineduc.gob.gt
81
82
PLAN GENERAL DE TRABAJO

EJERCICIO PROFESIONAL SUPERVISADO
-E.P.S.DATOS GENERALES
Estudiante: Augusto Hunahp Bac Ac
Carn No. 200450620
Carrera: Licenciatura en Pedagoga y Administracin Educativa
Actividad:
Perodo:
Horario:
Lugar de realizacin de E.P.S.
Telfono: 79522423 53766341 - 45035236
Estudio Profesional Supervisado EPS-
Institucin patrocinante: Facultad de Humanidades

Direccin:
Telfono:
Encargado de la institucin: Lic. Vctor Hugo Garca
Cargo: Coordinador
Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.
Municipio: Cobn
Departamento: Alta Verapaz.
Lugar de realizacin de E.P.S.
Institucin Beneficiada: Coordinacin Tcnica Administrativa, distritos
escolares nmeros: 16-01-03 y 16-01-04
Direccin: Centro Educativo Municipal CEM, Km. 211, Colonia

Sachamach, zona 12, Cobn, Alta Verapaz
Telfono: 57782818 - 79515140

Encargado de la institucin: Prof. Edgar Antonio Chen Bac
Cargo: Coordinador Tcnico Administrativo
Horario de trabajo: De 8:00 a 17:00 horas.
Municipio: Cobn
Departamento: Alta Verapaz.
83
OBJETIVOS
Objetivo General:
Aplicar los conocimientos tcnicos adquiridos en el transcurso de la carrera de
Licenciatura en Pedagoga e Administracin Educativa, para la eficiente
realizacin
del
Ejercicio
Profesional
Supervisado
en
una
institucin
patrocinante y otra beneficiada que permita dar solucin parcial o total a un

problema social e institucional.
Objetivos Especficos:
Ambientar
al
estudiante
de
Licenciatura
en
Pedagoga
Administracin Educativa en la labor investigativa.

Detectar, priorizar y definir los problemas que estn afectando las
funciones de una institucin.
Determinar la viabilidad y factibilidad de un proyecto.
Formular un proyecto que permita dar solucin parcial o total al
problema priorizado.
Evaluar la ejecucin de las diferentes fases del Ejercicio Profesional
Supervisado.
Estructurar el Informe Final del Ejercicio Profesional Supervisado con
base a los lineamientos establecidos en el Reglamento de EPS.
84
DESCRIPCIN DE LA PRCTICA
El Ejercicio Profesional Supervisado se desarrollar en siete fases, las cuales se
describen a continuacin: a) Diagnstico Institucional: comprender 4 semanas y
tendr por objeto la deteccin, Priorizacin y definicin de un problema, con sus
respectivas alternativas de solucin.
b) Anlisis de Viabilidad y Factibilidad del
proyecto: Es la parte final del Diagnstico Institucional. Se realizar en una semana,

y su propsito es la aplicacin de herramientas tcnicamente diseadas que
permitan determinar con propiedad si se cuentan con los recursos necesarios y la
apertura poltica y administrativa para la realizacin del proyecto.
c) Formulacin
del Proyecto: Comprender 1 semana, consiste en definir claramente los elementos

que tipifican el proyecto.
d) Marco Terico: Se realizar en 3 semana y consiste
en la Fundamentacin terica de un Estudio de Mercado, que es el producto que se

entregar al final del EPS.
e) Ejecucin: Esta se realizar en 3 semanas y
consistir en la Ejecucin de un Estudio de Mercado a nivel de Prefactibilidad, por las

propias caractersticas de la carrera de Licenciatura en Administracin Educativa.
La realizacin del Estudio de Mercado dar mayor certeza a los encargados de la
institucin en el momento de ejecutar el proyecto. f) Fase de Evaluacin: Se
realizar en 4 semana y se dividir en dos subfases: En la primera se consolidar los
resultados de las evaluaciones realizadas a las diferentes fases del EPS (diagnstico
institucional, perfil de proyecto y estudio de mercado) y la segunda fase la constituye
la evaluacin general del EPS. Es preciso enfatizar en el hecho que al final de cada
fase se evaluaran los resultados obtenidos, de acuerdo a los objetivos considerados
en un plan especfico, pues como en cualquier actividad la evaluacin es un proceso
constante, que corrige y orienta las actividades realizadas en las distintas fases.
Empero en que el tiempo que se indica en el cronograma ser nicamente para
consolidar esta informacin. .
Por ltimo se elaborar el Informe Final que contendr en forma sucinta toda la
informacin obtenida en las diferentes fases del Ejercicio Profesional Supervisado
EPS, adjuntando al final del mismo toda la fuente de informacin (apndices).
85
CRONOGRAMA GENERAL DE ACTIVIDADES DEL -EPSACTIVIDADES

1
1
3
4
6
7
8
Ambientacin y
preparacin de
condiciones
Diagnstico:
2.1
Recopilacin de
informacin
2.2
Identificacin,
Priorizacin
y
definicin
del
problema
2.3
Anlisis
de
viabilidad
y
factibilidad
del
proyecto
2.4
Elaboracin del
Informe de Diagnstico
Formulacin
del
Proyecto a nivel de Perfil
Ejecucin del proyecto
de E.P.S
Elaboracin del Marco
Terico
Evaluacin del E.P.S. y
sus fase
Elaboracin del Informe
Final
JULIO
2 3
AGOSTO
2 3 4
SEPTIEMBRE
1
2
3
4
OCTUBRE
2
3
4
NOVIEMBRE
1
2
3
4
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P
E
P = Planificado
E = Ejecutado
El Ejercicio Profesional Supervisado est programado para realizarse en 16

semanas: desde la primera semana de Julio hasta la ltima semana de
Noviembre de 2,008.
86
FICHA TECNICA
Nmero
01
Informacin General
1. Nombre de proyecto: Elaboracin de un compendio de documentos sobre
2. Aspecto: Administrativo X Tcnico ___
3. Estado: Idea _X__
Perfil ___
Docente ___
Factibilidad ___
4.Localizacin: Cobn Alta Verapaz

5. Entidad: Proponente: Estudiante de EPS, Augusto Hunahp Bac Ac
Ejecutora: Augusto Hunahp Bac Ac
6. Beneficiarios:
II
Directos : 48 Directores de las Escuelas del Nivel

Preprimaria y Primaria
Indirectos:
Descripcin del Proyecto

7.Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos
administrativos, por parte de los directores.

8. Resultados a obtener: Agilizacin y seguimiento de los trmites en base a la
Descripcin de los recursos requeridos:
a. Institucionales: Informacin sobre el tema

b. Humanos: Coordinador tcnico administrativo y directores
c. Tcnicos: Metodologa participativa
III
Costos
10. Pre inversin________________ _________________ ____________
Recursos propios
11. Inversin
Financiamiento Solicitado
Total
__________________ ___________________ _____________
Lugar: Cobn, Alta Verapaz

Fecha: Agosto de 2008
87
FICHA TECNICA
Nmero
02
Informacin General
1. Nombre de proyecto: Ejecucin de un taller de sensibilizacin sobre la
optimizacin de los recursos

Perfil ___
Docente ___
Factibilidad ___

6. Beneficiarios:
II

Indirectos:

7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

8. Resultados a obtener: Optimizacin de los recursos durante la bsqueda de
soluciones a los tramites administrativos


III
Costos
10. Pre inversin________________ _________________ ____________
Recursos propios
11. Inversin
Total
__________________ ___________________ _____________

88
FICHA TECNICA
Nmero
03
Informacin General
1. Nombre de proyecto: Elaboracin de un manual de procedimientos
administrativos para directores.

Perfil ___
Docente ___
Factibilidad ___

6. Beneficiarios:
II

Indirectos:

7. Problema que se pretende resolver: Poco conocimiento sobre procedimientos

8. Resultados a obtener: Concluir y darle solucin a los tramites en el menor
tiempo posible auxilindose del manual de procedimientos administrativos


III
Costos
10. Pre inversin________________ _________________ ____________
Recursos propios
11. Inversin
Total
__________________ ___________________ _____________

89
90
FOTOGRAFIAS DEL TALLER DE SOCIALIZACION DEL DOCUMENTO

DE APOYO A LA COORDINACION TECNICA ADMINISTRATIVA
DISTRITOS 16-01-03 Y 16-01-04 DE COBAN, ALTA VERAPAZ
Durante el taller de socializacin
Directores firmando la asistencia y la recepcin de la copia del manual en CD

07 0442 PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

07 0442 PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Augusto Hunahp Bac Ac

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA

Asesor: Lic. Adolfo Antonio Valdez Pineda

Universidad de San Carlos de Guatemala

Guatemala, Octubre 2009

Este informe fue presentado por el

1.1. Datos generales de la institucin

2.1. Aspectos generales.

Evaluacin del diagnstico.

proyecto que ayude a mejorar la tarea administrativa en la institucin , en este caso

1.1 Datos generales de la institucin

1.1.1 Nombre de la institucin:

1.1.3. Ubicacin geogrfica:

1.1.5 Misin de la institucin:

Ministerio de Educacin, Manual de Operaciones de las Direcciones Departamentales, Octubre 1998.

1.1.6 Polticas de la Institucin:

9 Fomentar la cultura y cosmovisin de los pueblos indgenas por medio del

Informacin: Manual de Supervisin Escolar, Direccin Departamental de Educacin

1.1.8 Metas de la institucin:

de visitas y monitoreo de los establecimientos

Informe de avances, agenda educativa, Direccin Departamental de Educacin, Cobn, A.V.

1.1.9 Estructura Organizacional.

Estructura Organizativa Propuesta

Fuente: Unidad de recursos humanos de la Direccin Departamental, Cobn, A.V

Manual de Operaciones de la Direccin Departamental, Cobn, A.V. Ministerio de Educacin, 2008.

1.1.10 Recursos: (Humanos, Fsicos, Financieros)

distribuidos en las diferentes dependencias internas de la Direccin

Saln para aulas

Sanitarios ( femenino, masculino)

Parqueo para vehculos

Descripcin del mobiliario, equipo y materiales

Tcnica utilizada para el diagnstico

1.3 Lista de carencias

Los directores no leen lo suficiente sobre procedimientos administrativos.

Los administradores desconocen gran parte documentos sobre educacin.

No se cuenta con suficiente material educativo sobre trmites administrativos.

No hay adecuados canales de comunicacin entre administradores e interesados.

No se atiende adecuadamente a los usuarios.

Poca relacin con la comunidad educativa y otras instituciones.

10. Poca asignacin presupuestaria para la institucin.

1.4 Cuadro de Anlisis y priorizacin de problemas

Factores que los producen

administrativos en las administrativos.

directores sobre el conocimiento

2. No conocen los procedimientos

que se tienen que seguir para 2.

administradores 4. Elaborar una compilacin de

documentos sobre educacin.

directores sobre procedimientos

3. No existe un documento que

la 1. No se cuenta con suficiente 1.

2. No hay adecuados canales de trmites administrativos.

3. Negligencia o poca voluntad del

sensibilizacin sobre la atencin

relaciones 1. No se atiende adecuadamente a 1.

sensibilizacin sobre relaciones

2. No hay adecuados canales de

comunicacin entre servidores y 2. Organizar un sistema de

3. Poca relacin con la comunidad 3. Disear un programa de

educativa y otras instituciones.

Insuficiente 1. Poca asignacin presupuestaria 3.

mobiliario y equipo en otras

para administracin pblica.