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Manuales Administrativos PDF
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2. Manuales administrativos
La ciencia de la administracin se vale de los manuales administrativos para estandarizar o
formalizar actividades en pos de mejorar su eficiencia, control y producir economa de sus
recursos.
Pero, qu son los manuales administrativos?.
Son documentos escritos en forma sistemtica que se utilizan para formalizar las
organizaciones, tanto en sus funciones administrativas como operativas, siendo empleados como
un medio de comunicacin y control, que contribuye a guiar las actividades organizacionales.
Hay diferentes clases de manuales administrativos segn las funciones que cumplen.
Si bien los manuales son muy tiles en toda organizacin, esto no significa que siempre se
pueda o se sugiera aplicarlos, por ejemplo en emprendimientos unipersonales.
Desglosemos estos conceptos con ms detalle:
Los manuales son guas prcticas documentadas que describen funciones, actividades,
procedimientos y normas para que todos los integrantes de la organizacin trabajen en forma
uniforme y de esta manera se economizan recursos.
Todo manual tiene un propsito o finalidad para lo cual se crea, esto significa que en su
redaccin no debemos perder este objetivo, es decir, si olvidamos la visin de la necesidad del por
qu hace falta, la creacin del manual se convertir en inservible para la organizacin.
Cmo nos damos cuenta de la necesidad de un manual administrativo para la
organizacin?.
Algunos de los factores que muestran esa necesidad pueden ser:
Numerosos empleados que realizan actividades similares y/o complejas.
Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo.
Falta de un patrn o normativa que rijan las actividades como medio de control.
Trabajos muy especializados y no repetitivos.
Importantes y voluminosos flujos de informacin entre unidades funcionales, las que
deben estandarizarse.
Ahora bien, ya comprendimos la necesidad contar con manuales administrativos en una
organizacin, por lo cual estamos en condiciones de reconocer las ventajas y limitaciones que los
mismos presentan.
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Facilitan el control por parte de los supervisores de tareas ya que se rigen por
normas que estn redactadas.
Son instrumentos informativos para capacitar al personal en toda la etapa dentro de
la organizacin.
Permiten que cada componente de la organizacin conozca los objetivos
organizacionales.
Constituyen un instrumento efectivo para la evaluacin objetiva del desempeo de
cada empleado.
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TIPO DE INFORMACIN
TECNICAS DE
RELEVAMIENTO
Niveles
Superiores
Entrevistas
Niveles
Operativos
Observacin Personal
Cuestionarios
Estudio de Documentacin
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Un procedimiento es un plan que fija la manera de llevar adelante una accin, en forma
exacta y detallando los pasos cronolgicos, otorgando cierto grado de libertad de accin.
Entonces, cmo podemos definir al manual de procedimientos?.
Como una fuente de informacin que, permanentemente actualizada, facilita al personal de
una empresa la correcta ejecucin de tareas normalizadas y que regula la participacin de los
distintos sectores de una organizacin, as como tambin de entes externos.
Qu ventajas proporciona su empleo?
Permite estandarizar la ejecucin de tareas, facilitando el proceso la toma de
decisiones programadas.
Evita la superposicin de tareas.
Permite el establecimiento de un sistema de informacin o bien modificar el
existente.
Simplifica y/o racionaliza la ejecucin de tareas que resultaban confusas y
voluminosas, reduciendo los costos por medio de la normatizacin.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, actividades y mtodos.
Permite simplificar el asesoramiento y capacitacin a nuevos empleados de la
empresa.
Facilita las labores de auditora, y la evaluacin del control interno.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo.
Reduce la participacin de jefes y gerentes, ya que su intervencin se limitara a
casos no habituales, o sea a participar en las decisiones no programables.
Evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas.
Despus de leer lo expuesto surge la siguiente pregunta, se pueden aplicar a cualquier
organizacin?.
Los manuales de procedimientos pueden aplicarse a cualquier tipo de organizacin,
independientemente de las actividades que realicen o de los fines que persigan, pero no debemos
olvidarnos lo plasmado en la introduccin de este mdulo; en la que hacamos hincapi que en las
organizaciones pequeas tal vez no sea necesaria tanta estandarizacin, ya que los manuales
requieren un alto costo de redaccin y mantenimiento.
Cmo debe ser la estructura de un manual de procedimientos?
La norma IRAM 34.551 se ocupa del contenido y presentacin de los manuales de
procedimientos administrativos.
Si bien para nuestra asignatura no estudiaremos la norma IRAM 34.551, debemos conocer
como mnimo, las estructuras y contenidos que establecen para la construccin de un manual de
procedimientos administrativo:
Esta norma comprende los siguientes tpicos:
Contenido: incluye:
1. Enumeracin de contenido.
2. Enumeracin de la norma.
3. Cantidad de pginas de los procedimientos o parte de manual.
Objetivos: explica los propsitos del manual y los motivos por el cual fue creado.
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Instrucciones: incluye:
1. Estructura: disposicin y los fundamentos de las partes en que est
ordenado el manual.
2. Codificacin: explica el sistema de codificacin empleado en el manual
3. Actualizacin: informa sobre la forma de identificar las revisiones,
modificaciones o actualizaciones, como tambin como incluir nuevo
material o destruir el material invlido.
4. Criterios de cumplimiento: establece la forma de verificar el cumplimiento de
lo detallado en el manual.
Cursogramas.
Normas de trmite.
Formularios.
Anexos.
Formato: es conveniente que todos los manuales tengan formatos homogneos con
el fin de mantener un ordenamiento lgico de lectura y comprensin. Por ejemplo lo
establecido en las normas IRAM 3001 (norma que no es tema de estudio de esta
materia).
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A modo de sntesis, antes de finalizar, podemos decir que la importancia de los manuales
radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin;
logrando evitar errores que suelen cometerse dentro de las reas funcionales. Adems son de
gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que exponen todo lo
relacionado con su estructura organizacional, cultura, procedimientos, tareas, responsabilidades y
derechos.
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