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Diagramas Flujo JRF v2013 PDF
Diagramas Flujo JRF v2013 PDF
T e o r a y p r c t i c a d e l m o d e l a d o de p r o c e s o s m e d i a n t e D i a g r a m a s d e F l u j o .
DiagramasdeFlujo.
Lossntomasdeenfermedadorganizativasonlaexistenciademuchosnivelesdirectivos,
frutodeobjetivosconfusos,faltadeclaridadenlasactividadesoexcesodecentralizacin.
PeterDruker
0.Introduccin:
Los Diagramas de Flujo (DF) son, con toda seguridad, el m todo ms
extendido y popular para realizar el diseo grfico de procesos . Su simplicidad y
versatilidad han contribuido notablemente a su difusi n. Pero, siempre hay un
"pero", no se han difundido por igual las reglas sint cticas y semnticas que
convier ten esta her ramienta en un m todo realmente potente y simple para cumplir
consuprincipalobjetivo:facilitarlacomunicaci nentrepersonasimplicadas.
En este cap tulo vamos a presentar, junto con las reglas sint cticas y
semnticas propias, un conjunto m nimo de reglas complementarias que permiten
nor malizarlaconfecci ndeDiagramasdeFlujo enunaorganizacin,conelfinde
unificar la representaci n de procesos y facilitar su lectura cuando se utilice esta
her ramienta.
Comopuntodepar tida,esnecesariorecordarlaexistenciadelasnor mas,
no por olvidadas menos oficiales, sobre Diagramas de Flujo : la ISO 5808:1985
y la DIN 66001:1996. Ambas tienen como objeto la normalizaci n de los
diagramas utilizados en Tecnologas de la Informaci n por los analistas
informticos. Podis observar en la figura la t pica plantilla que utiliz bamos 1 los
analistasinformticosparadibujarlosconsabidos Flowcharts .
Como puede apreciarse en la plantilla,
estas normas contienen un conjunto de s mbolos
y reglas mucho ms amplio del que se requiere,
en principio, para la representaci n de los
procesosdenegocioquenosocupan.
1 S i , a m i g o s , yo t a m b i n h e u s a d o p l a n t i l l a s c o m o e s t a d u r a n t e m u c h o s a o s . . .
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
1.Campodeaplicaci nyutilidaddelosDF:
Lasreglaseideaspresentadasenestecap tulosonaplicablesalos Diagramas
de Flujo (DF) que representen procesos de trabajo de complejidad media o baja
realizados por un recurso (persona o mquina) monotarea. Estos diagramas
pueden representar tanto el funcionamiento actual del proceso existente en la
organizacin (modelo ASIS), como el nuevo dise o propuesto para un proceso
(modeloTOBE).
I MP O RTANTE :
Po r su simp licid a d se m n t ica , lo s DF n o so n a de cua do s p a ra re pre se n ta r p ro ce so s de a lt o n ive l,
ta le s co mo sist e ma s co mp le jo so proce so sd e n eg o cio . Pa ra e llo vea s la met od o lo g a I DE F .
L os DF t a mp o co so n a de cua do s pa ra la re prese n ta ci n precisa d e a ct ivid ad e s e n pa ra le lo 2
(so la p ad a s e n el t ie mpo ) da do qu e p e rmit en most ra r u n flu jo o se cu en cia d e act ivid ad e s n ica , t p ica
de un re cu rso s mo no ta re a .
L a con clu si n q ue sa ca mo s e sq ue la ut ilid ad f un da me n ta l d e lo s DF e sla re pre se n ta ci n g rf ica
de lo sp ro ce so s o pe ra t ivo sd e t ra ba jo d e u n re cu rso s (pe rson a o m qu ina ) mo no ta re a.
L os DF p e rmite n re spo nd e r a la s preg un ta s op e ra t iva s: co mo ?, q u ien ? , cua n do ? (a nte s o
de spu s de .. . ). No so n ad e cu ad o s pa ra resp on de r a la s preg un ta s e st ra t g ica s: p o rq u ? , p a ra q u ? .
Paraestoscasos,puedeconsiderarselautilizacindediagramasIDEF3odecronogramas(diagramasdeGANTT),enfuncindeloquesea
necesariotransmitir.
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
2.SmbolosutilizadosenlosDFysusem ntica:
2.1Smbolosbsicos:
actividad
condicin
Rectnguloocaja:representaunaactividad,operaci notarea.
flujo
doc
actividad
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
negro.
Est demostrado, desde los a os 60 3 , que estos tres s mbolos bsicos son
suficientes para representar diagramas de f lujo de procesos realizados por un solo
recurso monotarea. Sin embargo, en la mayor a de los casos que nos ocupan, son
claramente insuficientes para dotar a los diagramas de la sem ntica adecuada. Por
ellovamosaaadirtressmbolosms.
2.2Smbolosdesemnticaampliada:
Como puede apreciarse en la plantilla del inicio, existe una gran var iedad de
smbolos, adems de los tres bsicos. Pero, antes de lanzar nos a conocerlos todos,
es necesar io considerar que para dise ar, de forma eficiente, los DF que nos
interesan es recomendable limitar el n mero de smbolos utilizados en los
diagramas almnimo imprescindible,enaras a lalegibilidadylacomprensibilidad
propar tedeloslectores/usuarios.
Los tres smbolos que se recomienda para ampliar la sem ntica de los
diagramadef lujosonlostressiguientes:
Rectngulo o caja con doble l nea lateral : Representa un
proceso
DiagramadeFlujodondesehaceun zoomsobreestaactividadcomplejaoenuna
instruccindetrabajoespec fica.
Info
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
INCORRECTO!
!!
CORRECTO!!!
OperacinA
OperacinA
OperacinB
OperacinB
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
2.3.Smbolosauxiliares:
I MP O RTANTE : Tod os lo s s mbo lo s o ico no s visto s h asta ah ora t ie ne sign if ica d o
se m n t ico s obre el proc e s o rep re se n ta d o. L os s mb o lo s q ue se p re se n ta n a con t in ua ci n
prop orcio na n sign if icad o se m n t ico s obre e l propi o di a grama (sop o r t e o con te ne do r), NO s obre l as
ac ti v i da des repre se nta da s por el di a grama (con te nid o ) .
Lossmbolosauxiliaresqueconsideraremossonlosdossiguientes:
Pseudorectngulo con los laterales de 1/2 arco de
inicio
un sol o punto de fi n.
depag.1
apag.2
deberan ocupar ms de una pgina. Por ello, el uso de este s mbolo est limitado
solo a los casos en que nos veamos obligados a no respetar la regla anter ior y que
hemosdeprocurarqueseanlosm nimos,ysoloencasosjustificados.
2.4Otroselementos:
En funcin de su propsito final, los DF pueden contener otros elementos
auxiliares que faciliten su comprensi n o que permitan comunicar datos de inter s
para los usuarios. Por ejemplos: notas explicativas laterales, referencia a otros
documentos, cdigo de las actividades, de los procedimientos o las instrucciones
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
asociadasaestas,responsabilidades,etc.Verlosejemplosdelfinal.
3.Reglasdediseo:
3.1.ReglasobreelInicioyelFindelDF:
Lareglamsimpor tantesatenerencuentaenundiagramadef lujoes:
Recordemos:
TodoDiagramadeFlujotieneUNSOLOpuntodeinicioyUNSOLOpuntofinal.
3.2.ReglasobrelaDirecci
ngeneraldelDF5:
Ante la realizacin de un DF, una de las primeras decisiones que deber
tomar el autor es la direccin general del f lujo del diagrama " dado que existen
dosalter nativas: verticaluhorizontal.
Para facilitar la lectura, y el dise o, recomendamos, siempre que sea posible,
que la direccin general del f lujo sea ver tical descendente. Es aconsejable
posicionar la secuencia normal " de actividades en el centro del diagrama. Se
entiende por secuencia nor mal", las actividades que se realicen en la mayor a de
loscasos.
5 Supondremosquelsentidogeneraldeldiagramaesvertical.Lasexplicacionessonisomrficasparadiagramas
horizontales.
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
inicio
es:
accinA
Ejecutarla"actividadA";
Ejecutarluegolaa ctividadB;
Acontinuacin,evaluarla" condicin"
accinB
condicin
accinC
fin
3.3.Reglasobreelf lujoentranteysalientedecadaactividad:
Las actividades, simples o complejas, han de tener UN SOLO punto de
entradadelf lujoyUNSOLOpuntodesalida .Dehechoel nicoiconoespecial 6
es el rombo (condicin) que tiene un solo punto de entrada del f lujo y dos puntos
desalida.
6 Losiconosconsignificadosemnticosobreeldiagrama(inicio;fin;saltodepgina),tambinsonespeciales:solo
tienenunpuntodesalidadelflujoounpuntodeentrada,noambos.
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Incorrecto
Correcto
actividadA
actividadA
condicin
condicin
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
nor mal de actividades la realizaremos por el vrtice central inferior del rombo.
Queda ahora pendiente la salida del f lujo correspondiente a la salida alter nativa.
Siemprequeelloseaposible,utilizaremoslareglasiguiente:
Avance
Inicio
Retroceso
Inicio
actividadA
actividadA
actividadB
actividadB
condicin
condicin
actividadC
actividadC
Fin
Fin
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
3.5.Reglasobrelasetiquetasdelosiconos:
nombredelaactividadrepresentada.Serecomiendaqueestasetiquetasest n
redactadasutilizandoverboseninfinitivo(ideadeactividad).
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
RE CO RDATO RI O :
S ie mpre q ue de se e mo s rea liza r e l Dia g ra ma de u n Proce so, ut iliza nd o cua lq u ie ra de la s t cn ica s
existe nte s, reco men da mo s e nca re ci da me nte con fe ccio n a r p revia me nte la Fic ha de l Proc e s o . L a s
info rma cio ne s i mpres ci ndi bl es a cu mp lime n ta r en la cit ad a fich a so n :
N ombre del Proce s o (T t u lo de l Dia g ra ma ) : Ve rbo en inf in it ivo o f ra se ve rba l co r t a y
sign if ica t iva d e l pro ce so d esa rro llad o .
P rop s i to, mi s i n ora z n de s e rde l proce s o : De scrip ci n d e pa ra qu existe ese pro ce so .
P rop s i to de l dia g rama , n ive l de de ta lle a de cua d o y o tro s e le men to s de l Diag ra ma (a uto r,
c d igo , ve rsi n fech a, sit ua ci n o est ad o ,. . . )
P ri me ra ac ti v i da d o p rime r even to : P rime ra acci n o he cho q ue dete rmin a el p unt o in icia l de l
Diag ra ma d e Flu jo . P ue de se r la lle ga da de u n e nte , un h e ch o p e ri d ico o u n event o . E je mp lo s:
Re cep ci n d e u n pe d ido de clien te , d esca rga d e u na mate ria p rima , lleg a da de l p ro du ct o a la
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
4.DiseoestructuradoenlosDiagramasdeFlujo:
4.1Principiogeneral:
Para poder aplicar los pr incipios del Dise o
inicio
estructura
lgica
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Consecuentemente,
inicio
May
orde
talle
actividad1
actividad2
activ.4.1
atividad4.2
activ.4.2
una
actividad
compleja
actividad3
inicio
activ.4.2.1
atividad4
lateral) en un Diagrama de
actividad5
fin
abstraccin o complejidad y
inicio
?
activ.4.4
activ.4.3
activ.4.2.2
?
activ.4.5
activ.4.2.4
activ.4.2.3
fin
May
orco
mple
ji
dad
activ.4.2.5
fin
inicio
actividad1
actividad2
actividad3
formas,comoveremosluego.
Ver:http://es.wikipedia.org/wiki/Edsger_Dijkstra
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
secuencia cor relativa de actividades o tareas. Cada una de estas actividades puede
serasuvezotraestructura(actividadcompleja).
La estructura alternativa corresponde
inicio
condicin
actividadA
actividadB
fin
(actividadnula).
La estructura repetitiva
per mite representar la repetici n de una mientras inicio
hasta
inicio
actividad
actividad
condicin
condicin
fin
fin
estructurarepetitiva hasta.Verfiguras.
Mediante el conveniente " engarzado" de estas tres estructuras se pueden
representarlatotalidaddelosprocesosdetrabajoenlosquenohayasimultaneidad
de operaciones. Como ya se ha comentado, los diagramas de f lujo no son
adecuados para la representaci n de procesos en los que existan actividades
simultaneas(enparalelo).
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
5.Erroreshabitualesenlaconfecci ndeDiagramasdeFlujo.
ERROR:Hacersalirdos om sf lechas deunaacci n(rectngulo).
Elnicosmboloquetienedossalidaseselrombo(decisi nalter nativa).
ERROR: Representar las decisiones mediante un s mbolo distinto al
rombo. Si el texto de la pregunta es muy extenso puede arrollarse este al pie de la
pginayponerunallamadaenelrombo.
ERROR:Introducirenlal neadelf lujouns mboloquenocor respondaa
unaaccin(simpleocompleja)ounadecisi n.Eser rneo,porejemplo,introducir
enlneadef lujoundocumento.
ERROR: Nmero de salidas de una decisi n (rombo) distinto a dos. Las
decisiones (ROMBOS) admiten, como m nimo, y como mximo, dos salidas
cor respondientesalasrespuestas SiyNo.
ERROR: Diagramas de varias p ginas. Si el Diagrama de Flujo es
demasiado largo (ms de 2 pginas) ser prcticamente ilegible. Agrupar algunas
acciones en una acci n compleja hasta obtener un Diagrama de 2 p ginas como
mximo (mejor 1). Desarrollar, si es necesario, los Diagramas de detalle de las
accionescomplejasenotrodocumento.
ERROR: En diagramas ver ticales, situar el el f lujo de retorno en el
lado derecho del diagrama: provoca confusi n al lector. Representar, siempre que
elloseaposible,elf lujode retorno(errores,reprocesos,vueltasatr s,etc.)por
elladoizquierdo(paradiagramasver ticales).
ERROR: No respetar la regla sagrada del Anlisis Estructurado: un
solo Inicio y un solo Fin en cada diagrama. Poner m s de un inicio, o de un
fin, provoca confusi n al lector del diagrama. Esta regla asegura el cumplimiento
delacoherenciaestructuralentrelosdiagramasdedistintosnivelesdedetalle...
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ANLISIS
DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Ejemplo:CiclodelosDocumentosdelSistemadeGesti n.
inicio
propuesta
nuevodoc.
Editar
Revisar
Ok?
Aprobar
Ok?
Registar
BDDocs.
Difundir
(PGD03)
propuestas
demejoras
Gestionar
mejoras(PGD04)
Revisar
validezdelDoc
Ok?
Dardebaja
BDDocs.
fin
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Ejemplo:Repostarcarburanteenestaci ndeservicio.
Propsito:Reponercarburantedelveh culo.
Actividad o evento inicial (ejecutado o acontecido): Acceder a una estaci n de
servicioabier taalp blico.
Actividadoeventof inal :Abandonarlaestaci ndeservicio.
inicio
buscarsurtidor
adecuadolibre
Ok?
colocarvehculo
juntoalsurtidor
apagarmotory
sacarllave
abrirtapn
deldepsito
Cargarcarburante
I27
cerrartapn
deldepsito
Ok?
pagary
solicitarrecibo
recibo
Ponerllave,
arrancarysalir
fin
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Documentoeditadoyrevisadoporltimavezel11deenerode2013.
Seaceptansugerenciasparalamejoradeestedocumento.Gracias:jramonet@gmail.com
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DISEO
DE
PROCESOS EMPRESARIALES.
Atencin
alcliente
inicio
Quejao
reclamacin
RecepcionarQoR.
Registrar
BBDD
Calidad
Comitde
coordinacin
Decidiraceptacin
Aceptada?
No
Informaralcliente
yotraspartes
No
Gestinde
laCalidad
Atencin
alcliente
AccinCorrectiva
PGSC04
Comunicado
Correcto?
Cerraryregistrar
BBDD
Calidad
fin
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