GUIA DE APRENDIZAJE N°5

DOCUMENTAR PROCESOS

LUZ STELLA ARCE GODOY

TÉCNOLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

ENNY EDITH ALVAREZ

CENTRO DE LA TÉCNOLOGIA Y EL DISEÑO DE LA PRODUCTIVIDAD

EMPRESARIAL-SENA GIRARDOT
2021
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión Inicial, responder de manera individual y con sus

propias palabras según su conocimiento

1. ¿Por qué es importante documentar procesos y procedimientos en

una organización?
La documentación de procesos tiene una utilidad palpable, es una tarea
dinámica que busca la mejora continua de la empresa. Nos permite conocerla y
comprenderla mejor, establecer objetivos y orientar al personal hacia la
consecución de estos

3.2 Actividades de Contextualización e identificación de conocimientos necesarios

para el aprendizaje

Consultar:

1. Que es un diagrama

Un diagrama es un gráfico en el que se simplifica y esquematiza

la información sobre un proceso o un sistema. Puede ser simple o complejo, con
pocos o muchos elementos

Se trata de un resumen completo, que sirve para conocer e interpretar información

de manera simple y visual. Existen diversos tipos de diagramas que se utilizan
según la necesidad comunicacional o el objeto de estudio, como los diagramas de
flujo, conceptuales, florales, sinópticos, entre otros.

Los diagramas son utilizados en el ámbito de la educación, la comunicación y

otras disciplinas y por lo general se conforman de pequeños recuadros, globos y
flechas que conectan las partes para elaborar un todo.

2. Cuáles son los tipos de diagrama

Existen múltiples tipos de diagramas que se usan con diferentes objetivos y en

diversas disciplinas, entre los más representativos están:
 Diagrama de flujo. Suele ser el más reconocido y el más utilizado en las
áreas laborales y también informáticas. Detalla paso a paso la red de
funciones y componentes en un sistema. Se caracteriza por contar
con conceptos encerrados en figuras geométricas: el óvalo se usa como
punto de partida y de cierre, el rectángulo para detallar una acción, el
rombo para graficar la ejecución de una decisión, los triángulos para
explicar los archivos o documentos necesarios y las flechas para indicar el
sentido del flujo dentro del proceso.

 Diagrama conceptual. Suele utilizarse para simplificar el estudio. Puede ser

un gráfico simple o complejo, de acuerdo a la cantidad de conceptos
e ideas a incluir y relacionar. Presenta la información en forma jerárquica y
encerrada en globos.

 Diagrama sinóptico. Tiene una mayor complejidad, ya que a partir de una

premisa se puede extender ampliamente una red de conceptos y elementos
que pueden relacionarse entre sí. Suele contar con llaves y corchetes que
cierran o abren las ideas y conceptos.

 Diagrama circular. Se utiliza para representar porcentajes. Es llamado

también diagrama o gráfico de torta debido a su forma circular.

 Diagrama floral. Se utiliza en botánica para obtener información acerca de

los componentes de una flor, desde las partes más grandes y vistosas,
hasta las características mínimas y microscópicas.

 Diagrama de fase. Se utiliza en termodinámica y se trata de dos flechas,

una horizontal y otra vertical, que nacen desde su punto perpendicular para
extenderse infinitamente, creando así un campo de relación entre estos dos
factores. Usando líneas, puntos y otros elementos geométricos se puede
estudiar, analizar y resolver los diferentes estados de la materia
en física y química.
  Diagrama de bloques. Se utiliza para graficar el funcionamiento de un
sistema a través del uso de bloques gráficos y sus vínculos. Se suele usar
para esquematizar procesos productivos.

 Diagrama de árbol. Se utiliza para graficar los medios o situaciones que se

requieren para lograr un objetivo. Este tipo de diagrama parte desde un
concepto central (tronco) hacia conceptos secundarios (ramas).
 Diagrama de dispersión. Se utiliza en matemática para graficar entre dos
ejes la relación entre los datos de dos variables.

 Diagrama de dispersión. Se utiliza en matemática para graficar entre dos

ejes la relación entre los datos de dos variables.

3. Que es un diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o

algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para
documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser
complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo
emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el
tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia.
Pueden variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas
exhaustivos creados por computadora que describen múltiples pasos y rutas. Si
tomamos en cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno
de los diagramas más comunes del mundo, usados por personas con y sin
conocimiento técnico en una variedad de campos. Los diagramas de flujo a veces
se denominan con nombres más especializados, como "diagrama de flujo de
procesos", "mapa de procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos
de negocios", "notación y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama
de flujo de procesos (PFD)". Están relacionados con otros diagramas populares,
como los diagramas de flujo de datos (DFD) y los diagramas de actividad de
lenguaje unificado de modelado (UML).

4. Cuáles son los tipos de diagrama de flujo

El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de

representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a
 través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su
revisión como un todo.

La representación gráfica de estos procesos emplea, en los diagramas de

flujo, una serie determinada de figuras geométricas que representan cada
paso puntual del proceso que está siendo evaluado. Estas formas definidas de
antemano se conectan entre sí a través de flechas y líneas que marcan la
dirección del flujo y establecen el recorrido del proceso, como si de un mapa
se tratara.

Hay cuatro tipos de diagrama de flujo en base al modo de su representación:

 Horizontal. Va de derecha a izquierda, según el orden de la lectura.

 Vertical. Va de arriba hacia abajo, como una lista ordenada.

 Panorámico. Permiten ver el proceso entero en una sola hoja, usando el

modelo vertical y el horizontal.

 Arquitectónico. Representa un itinerario de trabajo o un área de trabajo.

Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de

procesos, que permiten una mayor organización, evaluación o
replanteamiento de secuencias de actividades y procesos de distinta índole,
dado que son versátiles y sencillos. Son empleados a menudo en disciplinas
como la programación, la informática, la economía, las finanzas, los procesos
industriales e incluso la psicología cognitiva.

5. Que es un instructivo

Un instructivo es un texto que tiene como finalidad dar cuenta

del funcionamiento de algo en particular. Así, por ejemplo, puede hacerse
referencia a instructivos para el uso de un determinado dispositivo, o para la
ejecución de un programa determinado, etc.; en este caso, el término se utiliza con
asiduidad, pero existen otros en donde existe un mismo proceder pero se omite
la expresión. El instructivo da pautas que deben ser llevadas a cabo por aquel que
las lee a efectos de tener algún resultado determinado. La longitud de un texto de
estas características puede ser variada; en efecto, en algunas ocasiones alcanza
una sola página y en otras puede requerir todo un libro.

6. Que es un formato

El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de

un texto, objeto o documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.
Se le llama formato a la colección de aspectos de forma y apariencia que se
emplean para distinguir a una entidad de otra, en escenarios analógicos y
digitales, en publicaciones gráficas y en archivos web y en todo tipo de ámbitos.
El término formato puede referir a diversos campos de trabajo. Por ejemplo, en las
publicaciones gráficas se le llama formato a la modalidad de impresión que la
misma comporta. También se habla de formato para referirse a tipos de productos
audiovisuales, como cuando se distingue un formato de miniserie de uno de
programa unitario en la TV, o un programa musical de uno relacional en la radio.
En informática, el concepto de formato también tiene muchos significados
distintos. La forma más común de referirse a este término es la de formato
entendido como distinción de almacenamiento y modalidad de archivo. Los
formatos difieren de acuerdo con el contenido de cada archivo en un ordenador y,
por ejemplo, un formato .MP3 (de música o audio) es distinto del formato .doc (de
texto) y también del .ppt (de una presentación con diapositivas.

7. Que es un Cursograma

Es una representación gráfica, con la que logramos de forma sistemática y

secuencial, documentar las actividades que realiza una o más personas al trabajar
en manufactura o con clientes.

Conocido también como gráfico de proceso, el cursograma permite analizar las

labores para detectar errores o mejoras. Es una herramienta vital del ingeniero
industrial y comúnmente usada por analistas de proceso, quienes, en conjunto con
otras herramientas y trabajos como estudios de tiempos, mejoran las labores
administrativas, de servicio y producción de las compañías.

8. Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento

 La principal diferencia entre proceso y procedimiento radica en el detalle de la
explicación sobre cómo se desarrolla una actividad concreta de una organización.
Proceso: descripción de forma general de una secuencia de pasos que se realizan
para llevar a cabo una actividad.
Procedimiento: descripción detallada del cómo se han de ejecutar esos pasos
(quién los debe hacer, cómo, cuándo, qué documentos deben usarse, donde se
almacenan esos documentos, etc.) para llevar a cabo una actividad.
Por ejemplo, en un proceso comercial en una empresa consta de estos pasos:

El mismo proceso comercial puede ser descrito mediante un procedimiento en el

que se detalla qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, cuándo se hace, etc.:

Además, los procedimientos suelen estar escritos (documentados) para dejar

constancia de cómo se deben hacer las cosas y poder ser consultados por las
personas que desarrollan esas tareas y cualquier otra persona de la organización
que desee y tenga acceso a los mismos. Existen muchos beneficios de tener los
procedimientos documentados.
Pero además la diferencia entre proceso y procedimiento la podemos encontrar a
la hora de explicar:

 En qué momento se originan

 La documentación que generan

 Detalle de las tareas a realizar

 Quién los establece

 Por quién son aprobados

 Quién los debe cumplir

 Permanencia en la empresa
Para explicar todas estas diferencias y también algunas semejanzas voy a
exponerte una tabla que espero sea aclaratoria para ti:
 9. Que es automatización y sistematización de los procesos

Cuando se abordan proyectos de intervención en procesos es común que

aparezcan términos como optimizar, sistematizar y automatizar. En muchos casos,
no se tiene total claridad de lo que significa cada uno de ellos y se pueden utilizar
indistintamente, generando confusión, trayendo consigo una falta de alineación en
los objetivos y en lo que se pretende alcanzar. Con este breve artículo, buscamos
dar claridad sobre estos términos, con el fin de lograr intervenciones de procesos
más certeras.

En primer lugar, comenzaremos con optimizar, utilizando este término para

indicar todas las acciones tendientes a lograr un mejor desempeño en la ejecución
de procesos y puede abarcar desde incluir nuevas tecnologías, hasta pasar por
definir nuevas políticas, indicadores, puntos de control, redefinir las actividades a
realizar hasta realizar ejercicios de simulación que nos permitan entender el
comportamiento de nuestro proceso bajo nuevas condiciones.  Es importante
señalar que una optimización, o en términos coloquiales una mejora, puede
desembocar en una sistematización o automatización, según sea el caso.

Al hablar de sistematizar, nos referimos a la utilización de sistemas de

información, tecnologías, apoyos informáticos que permitan una más eficiente y
controlada ejecución de las labores. Una sistematización puede involucrar
cambios en el proceso, en las actividades y controles realizados, pero no es su
enfoque principal, podríamos mencionar que son cosas que se derivan del hecho
de incorporar nuevas tecnologías.  Al momento de sistematizar, es cuando
aparecen opciones como los BPMS que tienen como foco principal al proceso y
brindar una excelente opción que permite la estandarización de los flujos de
trabajo.
El foco principal de la sistematización es brindar al usuario final herramientas que
le ayuden a la realización de sus labores y eventualmente se pueden incluir ciertos
cálculos, tareas, procedimientos de manera automática como una manera de
apoyar su labor, pero no es esencialmente su fin.

Finalmente automatizar, es la ejecución de tareas de manera automática,

autónoma por parte de un sistema de información, tecnología, con base a unos
insumos o condiciones determinadas.  En este punto estamos hablando de
tecnologías como RPA (Robotic Process Automation), que permiten la ejecución
controlada de tareas en las cuáles la intervención humana es más limitada y se
puede limitar a ciertos puntos de control o verificación.

En resumidas cuentas, fruto de un ejercicio de optimización pueden surgir

iniciativas que involucren una sistematización o automatización, pero no se limita a
la incorporación de nuevas tecnologías, puede incluir desde temas de carácter
operativo y organizacional como definición de nuevas políticas, hasta
reorganización, incorporación, supresión de puestos de trabajos o incorporación
de nuevas metodologías para la ejecución de las labores. Al hablar de sistematizar
y automatizar, estamos haciendo referencia a la incorporación de tecnologías de
información para apoyar la realización de las actividades del proceso, entendiendo
que la automatización busca que tareas repetitivas y con reglas claras de
ejecución, puedan ser desarrolladas de manera autónoma por asistentes
tecnológicos, mientras la sistematización busca ofrecer a los usuarios finales
plataformas tecnológicas en las cuáles desarrollar de manera más eficiente y
controlada sus labores.

10. Ley 594 del 2000

LEY 594 DE 2000

(Julio 14)

Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de

2004, 1100 de 2014.

Ver: Decreto 1081 de 2015; Ver Decreto 2578 de 2012; Circular de la

Procuraduría General 035 de 2009; Documento de la Procuraduría General
1707 de 2009; parágrafo 3, art. 144, Ley 1448 de 2011; Ver Acuerdo AGN 5 de
2013.

“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones.”

EL CONGRESO DE COLOMBIA
 DECRETA:

TÍTULO I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y

PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la

administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes

conceptos, así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión

administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por
el legislador.

Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos
en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos
audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función

archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de

la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea
recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como
fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en
particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios,
derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la
participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los
afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la

administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de
la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las

decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del
Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;
documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de
información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la

Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función
archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar
el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación,
cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los
principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los

archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo
las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la

racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la
acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos
informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura

y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas
eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una

función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los

recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración
pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra
práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos

reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los
tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado
colombiano.

11. Circular 004 del 2003

Se crea por la necesidad de que todas las entidades de la rama ejecutiva de orden
nacional, organicen sus archivos según la Ley 594 de 2000, con el fin de hacer un
acompañamiento, seguimiento y protección de los fondos documentales, por parte
del AGN, los cuales establecen criterios para una adecuada organización de los
mismos, especialmente en las Historias laborales de sus funcionarios.
 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PUBLICA
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
 
CIRCULAR No.004 DE 2003
 
PARA:             Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos
Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y demás
Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional Departamento Administrativo
de la Función Pública y Archivo General de la Nación
ASUNTO:        Organización de las Historias Laborales
FECHA:           Junio 6 de 2003.
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Función
Pública y el Archivo General de la Nación, expidieron la Circular No. 07, a través
de la cual se expresó la necesidad de que todas las Entidades de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la
Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas técnicas generales
sobre la conservación de la información oficial de las entidades.

Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovación de la

Administración Pública se viene adelantando por parte de la Presidencia de la
República, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la
Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública, un plan de
contingencia que involucra el acompañamiento y seguimiento al manejo de los
archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro
de sus procesos de reforma institucional y de manera específica la relacionada
prioritariamente con las historias laborales, nóminas e historias clínicas, entre
otras.
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General
de la Nación, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los
siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada
entidad:
 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Unico Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los
requisitos del cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Fiscales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de
compensación, etc.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del
funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos,
permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa,
suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.
 Evaluación del Desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad,
donde consten las razones del mismo: Supresión del cargo, insubsistencia,
destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato,
incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mtn1mo
por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su
naturaleza jurídica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus
propios requerimientos documentales, complementándola.

De otra parte, las entidades deberán establecer controles que garanticen la

transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad
de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento
humano.

Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de

2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior
jerarquía pertenecientes a las entidades públicas, dentro del proceso de
organización de archivos, deberán verificar que:
 En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo
la secuencia propia de su producción; y su disposición refleje el vínculo que se
establece entre el funcionario y la entidad.
 Los documentos de cada Historia Laboral estén colocados en unidades de
conservación (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el
primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que
refleje la más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias
unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se
 recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe
ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por ej.
Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc.
 Dichos documentos se registrarán en el formato de Hoja de Control que se
anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitará la pérdida o ingreso
indebido de documentos.
 Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el
Inventario Único Documental de los expedientes bajo su custodia.
 Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de
acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones
medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de los
documentos.
Aprovechando el proceso de organización archivística que vienen adelantando las
entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la
Nación y dada la importancia legal y el carácter administrativo de los documentos
que conforman las Historias Laborales, las entidades deberán verificar la
organización de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las
disposiciones anteriormente descritas.

El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus funciones de asesoría

técnica, inspección y vigilancia otorgadas por la Ley, continuará realizando visitas
a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al
manejo archivístico y en especial de las series documentales anteriormente
citadas.

12. Que es Gestión documental

La gestión documental es el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión,

almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de
importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por
medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad
al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y
electrónicos.
La importancia de la gestión documental

Es por ello que su correcta aplicación lleva a la empresa a mejorar y a optimizar

considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que
ahorra tiempo, espacio y dinero.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y
las ventajas que puede representar para ti y para tu empresa.

Así que toma nota y lleva a tu empresa a la mejora continua.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan

la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la
revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin
de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo, espacio y
costos importantes.
En sí, la gestión documental por medio de la aplicación de metodologías
especializadas, mejoran los procesos de administración de los documentos y la
información, manteniendo de manera óptima y objetiva su orden y jerarquización,
todo a fin de mejorar los procesos, programas y sistemas. Por lo tanto, se puede
decir que:
El centro de la gestión documental es encontrar, archivar, crear y disponer de
los documentos en forma estandarizada y delimitada.
Aportes de la Gestión Documental a los procesos de la empresa:
La optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final garantiza su
correcta conservación, por lo que la aplicación de estrategias de gestión ayuda a
llevar a cabo la custodia de archivos, la eliminación técnica y el almacenamiento y
recuperación de los mismos.
En sí, la gestión documental permite:

 Revisión de información.
 Ahorro y eficiencia.
 Categorización de archivos.
 Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
 Almacenamiento ordenado.
 Custodia de documentos.
De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo
relacionado a su archivo, brindando ayuda de manera considerable a la ejecución
y revisión de todo lo que es calificado como importante para la empresa.
 

Así pues:

 Mejora la gestión de la información.

 Automatiza los procesos.
 Reduce costos, tiempo y espacio.
 13. Cuáles son los beneficios de la gestión documental

La gestión de documentos en una organización ayuda a tener el control de los

documentos que entran y salen. Hay que tener en cuenta la cantidad de papeles

que se mueven en las empresas diariamente (facturas, datos personales, etc.), y la

importancia del ahorro de dinero y tiempo.

Los sistemas de gestión documental ayudan y aportan muchos beneficios a las

empresas: ahorro en costes y tiempo, preservación de los documentos, mejora de

procesos, etc.

10 beneficios de los sistemas de gestión documental

- Ahorro de Costes. Reducción de los espacios donde preservar la información.

Esto significa un ahorro considerable de costes y un mayor control.

- Mejora en los procesos. Automatización de los procesos aumenta el control sobre

los mismos y los agiliza.

- Ahorro de tiempo. Los sistemas de gestión documental permiten agilizar

procesos. Esto supone una atención al cliente más rápido.

- Mayor productividad. La gestión de documentos aumenta la eficacia y eficiencia a

la hora de buscar y recuperar documentos.

- Cumplimiento de las normativas de seguridad. Utilizar sistemas de gestión

documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad

- Homologación. El control documental favorece la unificación de procedimientos

estableciendo el mismo modelo para toda la empresa.

- Movilidad. La gestión de documentos supone una mejora drástica en el acceso a

todos los documentos desde cualquier parte gracias a las nuevas tecnologías.

- Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. De nuevo las nuevas

tecnologías nos ayudan a preservar estos documentos en cualquier formato,

asegurando así que dispondremos de esta información cuando lo deseemos.

- Mejora del ROI. Se reducen los costes, aumenta la calidad y se mejora la

productividad.

- Reducción del riesgo profesional. Si se almacena grandes cantidades de papel se

puede llegar a deteriorar e incluso a perder.

Como ven, la gestión de documentos en empresas no reporta más que beneficios.

14. Que es conservación de archivos

Conservación de documentos. Comprende las estrategias y técnicas

específicas, relativas a la protección de los materiales tanto impresos como
digitales, custodiados en archivos, bibliotecas, mediatecas, frente al deterioro, los
daños y el abandono de los documentos.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la
integridad física y funcional de los documentos.

El término conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace

referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los
documentos, con el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante
el mayor tiempo posible.

Existen dos corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La

anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada
Preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y
durabilidad de los documentos, y la Conservación, que determina las medidas a
tomar para la restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que
se contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la
Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación
Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la
segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos
deteriorados.

El papel de la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista

de la corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando
debido a la conciencia social y académica de la importancia de dotar a las nuevas
generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación de los
documentos.

15. Que es eliminación documental

Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal o contable y que no contienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.

16. Que es una tabla de retención documental

Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento

archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final
resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.

17. Que es una tabla de valoración documental

Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Valoración

Documental -TVD- son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para
intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
La Secretaría Distrital de Hacienda elaboró sus Tablas de Valoración Documental
(TVD) con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos que traza la normatividad
archivística Nacional y Distrital. Para su elaboración, se siguieron los parámetros
del Archivo de Bogotá y se tuvo como referente la “Guía para la organización de
fondos documentales acumulados”. En la definición de los periodos institucionales
se reconstruyó el contexto histórico de la producción documental existente en el
fondo de la entidad, la cual se creó en 1926 mediante la Ley 72.

18. Ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia

de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe
permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción.
Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer,
vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras
tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación
o retención.
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la
documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se
archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto
funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el
hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes
lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es
importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia
que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento
a quién, quién lo ha visto ya, etc.

19. Cuáles son las Clases de documentos para archivo

Escrito, digitales, micrografías, videos etc.

Archivo Escrito: Este ha sido elaborado con el objetivo de transferir información a

un receptor, media mente la forma escrita
Archivo digital: es una aplicación que permite el almacenamiento y
administración de los documentos electrónicos, donde al usuario acceso directo y
recopilación ágil del mismo al tiempo que se garantiza los niveles de accesos y
seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta plataforma Un
archivo digital es todo programa que edite y guarde ene le computador desde un
simple block de notas hasta un programa ejecutable de grande rasgo
Archivo de micrografías: En la década de los 90 se plantea que adoptaron por la
micrografía como un medio para la preservación y se pudieran sentir seguros que
sus materiales impresos estuvieran bien preservados y dispusieran de la
tecnología vital para transferir el material

Audio: Los archivos de audio son todos los que contienen sonidos (no solo
música). Las diferentes extensiones atienden al formato de compresión utilizado
para convertir el sonido real en digital. Ahora van algunos de los más utilizados e
importantes:

AUDIOCD --> Audio CD

MP3 (*) --> Winamp
OGG (*) --> Winamp
WAX --> Acceso directo de audio de Windows Media
Video: Los formatos de video no sólo contienen imágenes sino también el sonido
que las acompaña. Es bastante habitual que al intentar visualizar un vídeo no
podamos ver la imagen aunque sí oigamos el sonido. Esto es debido al formato de
compresión utilizado en ellos que puede no ser reconocido por nuestro ordenador,
por ello siempre se ha de tener actualizados los códec de cada uno de los
formatos, aquí van algunos de los más utilizados en la organización.
ASF --> Windows Media
AVI (*) --> BSPlayer
MOV (*) --> QuickTime)
MP4 --> (MPEG-4)
MPEG (*) --> (mpeg)
AVI: El formato de video más extendido en Internet es el AVI. Calidad y tamaño
son sus mayores valedores ante el público.
MOV: Es el formato standard de video de Macintosh y es altamente utilizado en
vídeos para reproducir en páginas web (trailers, publicidad...).
-MPEG: siglas de "Moving Pictures Experts Group" también se encuentra como
MPG
JPEG: También se le ve como JPE y sobre todo como JPG es uno de los más
extendidos, por su compresión y calidad, en páginas webs para logotipos y
cabeceras.
-GIF: Este formato cuenta con características que lo hacen ideal para el uso en
 páginas web, como es la posibilidad de darle un fondo trasparente o insertarle
movimiento

TEXTO
Dentro de los documentos de texto hemos de diferenciar entre el texto plano y el
enriquecido. Es decir, entre los formatos que sencillamente guardan las letras (txt,
log...) y los que podemos asignarles un tamaño, fuente, color, etc.
DOC (*) --> Microsoft Word
TXT (*) --> Block de notas / WordPad

DOC: Documentos de texto enriquecidos (posibilidad de asignarle formato a las

letras) está especialmente extendido por ser el habitual de uno de los programas
más utilizados el Microsoft Word.

TXT: Formato de texto plano, habitual para registros.

Por último hay que dejar claro que existen infinidad de extensiones de archivos y
que algunas de ellas pueden pertenecer a categorías distintas y ser utilizadas por
programas totalmente diferentes.

20. Cuáles son las clases de archivos documentales

 Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad

que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función del que
son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
 Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa
que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo las
distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
 Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus actividades. Los
documentos se agrupan tras analizar el contenido de los mismos, para después
establecer grupos según los asuntos de los que traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los
documentos se clasifican:
 por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
 por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo
tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la entidad.
 por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto
de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
 por documentos sueltos.
ORDENACIÓN
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se
complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea
consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio
establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números…
La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.» (1)
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta
su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros
criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los
expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.

21. Tipos de archivo multimedia digital

Hay una gran variedad de formatos de archivo multimedia digital, pero no todos se
pueden transmitir por los Servicios de Windows Media. En algunos casos, primero
debes convertir los archivos multimedia digitales a un formato compatible antes de
que se puedan transmitir.
De forma predeterminada, puede usar los siguientes tipos de archivo con los
Servicios de Windows Media (las extensiones de nombre de estos archivos
aparecen entre paréntesis):

Archivos en formato ASF (.asf). Son archivos de Windows Media que pueden
contener distintos elementos, como vídeo, audio, comandos de script, HTML y
metadatos, y se pueden codificar con cualquier códec.
Archivos de audio de Windows Media (.wma). Estos archivos multimedia digitales
tienen formato ASF y se codifican con el códec de audio de Windows Media.
Generalmente son archivos de audio, aunque también pueden contener scripts,
imágenes y metadatos.

Archivos de vídeo de Windows Media (.wma). Estos archivos multimedia

digitales tienen formato ASF y se codifican con el códec de vídeo de Windows
Media. Generalmente son archivos de vídeo, aunque también pueden contener
scripts y otras instrucciones.

Archivos MP3 (.mp3). Estos archivos multimedia digitales usan el formato de

audio de Motion Pictures Experts Group (MPEG). Los archivos MP3 no pueden
usar la característica de transmisión por secuencias inteligente de los Servicios de
Windows Media.

Archivos JPEG (.jpeg o .jpg). Son archivos de imagen con formato estándar de
Joint Photographic Expert Group.

Archivos de información multidifusión (.nsc). Son metaarchivos de Windows

Media que dirigen a los clientes hacia una multidifusión. Se usan para definir las
propiedades de una secuencia de multidifusión en un reproductor, como el
reproductor de Windows Media.

Archivos de lista de reproducción del lado cliente (.asx, .wax y .wvx). Son
metaarchivos de Windows Media que se usan como listas de reproducción en el
lado cliente y como redirectores de cliente por el servidor. Contienen instrucciones
y referencias de uso para un reproductor, como el reproductor de Windows Media.

Archivos de lista de reproducción del lado servidor (.wsx). Son metaarchivos

de Windows Media que se usan como listas de reproducción del lado servidor.
Pueden contener combinaciones de archivos de audio, vídeo e imagen.

Aunque también puedes transmitir otros formatos de archivo multimedia digital

desde un servidor de Windows Media si habilitas un complemento analizador
multimedia adecuado. (Un complemento analizador multimedia traduce la
información contenida en el archivo a un formato compatible con el servidor y el
reproductor de Windows Media). Puede usar el SDK de los Servicios de Windows
Media (puede estar en inglés) para crear analizadores multimedia a medida que
sean compatibles con nuevos tipos de archivo o para ponerse en contacto con el
programador de formatos multimedia digitales para ver si existe un analizador
multimedia para el formato que desea usar.

22. Que es un Manual de Calidad

Un manual de calidad es el documento que establece los objetivos y los

estándares de calidad de una compañía. Describe, por tanto, sus políticas de
calidad y los instrumentos con los que la empresa o el negocio se dota para lograr
los objetivos fijados en este sentido. Es, en términos generales, el documento
marco que explicita el compromiso de una empresa con la calidad y que
determina, por ello, el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) con el que se dota
para evaluar sus procesos, actividades, formatos y procedimientos.
El manual de calidad de una empresa es, pues, un documento público que las
empresas ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones
para que conozcan, se ajusten y supervisen respectivamente los estándares de
calidad con los que la compañía se ha comprometido junto con sus principios de
gestión.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

SOCILIAZACION: 14 de febrero
ENTREGA PLATAFORMA: 15 de febrero

1. lectura para socializar

Organización de la historia laboral de empresas del sector privado ( entrega por la
Instructora)
https://issuu.com/editoresgh/docs/gh_33_baja ( pagina 10 al 17)

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

En los grupos conformados y teniendo en cuenta la organización seleccionada realice las siguientes
actividades:

SOCIALIZACION: 20 y 21 de febrero
ENTREGA EN PLATAFORMA 24 de febrero

1. Con apoyo con la información del siguiente link, realizar los 12 pasos para documentar un
proceso, del area de talento humano

https://iso9001-calidad-total.com/2011/10/19/como-documentar-un-proceso/
 2. Realice un formato con las respectivas instrucciones de diligenciamiento

http://www.gestionhumana.com.bdigital.sena.edu.co/gh4/BancoConocimiento/f/formatos_2009/for
matos_2009.asp

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Aprendizaje Evaluación
Evidencias de Identifica los cambios a realizar en Identifica de manera adecuada y
Conocimiento : los instructivos y formatos de oportuna la entrega de información
gestión humana, de manera organizacional con calidad
objetiva

Identifica las normas y

procedimientos para controlar la
información del sistema de gestión
del talento humano, de Partipacion en las actividades de los
manera objetiva encuentros sincronicos, Trabaja en
equipo e
Valida los instructivos y formatos,
Evidencias de Investiga correctamente las tematicas
Comprobar la eficiencia y
Desempeño:
pertinencia de los instructivos

Describir procesos y
procedimientos de la gestión
humana Entrega de las actividades en la
plataforma Territorium en las fechas
Evidencias de Producto: Elabora diagramas de flujo de los requeridas
procesos de gestión humana
teniendo en cuenta símbolos, tipos
y reglas para su construcción
valorando la importancia

Desarrolla procesos y
procedimientos de gestión humana.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

AUTOMATIZACIÓN
Es una tecnología relacionada con la aplicación de sistemas mecánicos, electrónicos y basados en
computadora para ejecutar y controlar la producción
INDICADORESDE GESTIÓN
Se conoce como indicador de gestión a aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de
acciones tomadas en el pasado en el marco de una organización
INSTRUCTIVO
Es aquello que nos guía a través de procedimientos para la realización  de alguna cosa, tanto para
armar, o como para utilizar de alguna manera que nos sea necesario.
MANUAL
Es el conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas que se caracterizan por requerir ciertos
insumos (productos os servicios de otros proveedores) y tareas particulares que implican valor
añadido con m iras a obtener ciertos resultados
SISTEMADE GESTIÓN
Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite
trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad.
SISTEMATIZACIÓN
Proviene de la idea de sistema, de orden o clasificación de diferentes elementos bajo una regla o
parámetro similar. La sistematización es, entonces, el establecimiento de un sistema u orden que
tiene por objetivo permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga
que alcanzar
Un manual es una publicación que incluye los aspectos fundamentales de una materia. Se trata de
una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo, o bien que educa a sus lectores acerca
de un tema de forma ordenada y concisa.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 Chiavenato Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Quinta edición.

2000. Editorial McGraw Hill.
 Fernández Arena José Antonio. El proceso administrativo. México 1991. Editorial Diana.
 Gómez Ceja Guillermo. Planeación y organización de empresas. Octava edición. México 1994.
Editorial McGraw Hill.
 Rodríguez Valencia Joaquín.Introducción a la administración con enfoque de sistemas. Cuarta
edición. México 2003. Editorial Thomson

Webgrafía
https://iso9001-calidad-total.com/2011/10/19/como-documentar-un-proceso/
https://www.areatecnologia.com/diagramas-de-flujo.htm
https://www.funcionpublica.gov.co/gestion-documental
http://gth958369camilaramos.blogspot.com/2016/06/conceptos-rap-documentar-procesos-y.html
https://www.administracionvirtual.es/documentar-procesos/#:~:text=Documentar%20los
%20procesos%20es%20ventajoso%20para%20tu%20negocio&text=La%20documentaci
%C3%B3n%20de%20procesos%20tiene,hacia%20la%20consecuci%C3%B3n%20de%20estos.
https://www.comunidadbaratz.com/blog/los-10-beneficios-de-la-gestion-documental-en-las-
organizaciones/
https://www.gestionar-facil.com/documentacion-de-procesos/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es)

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)