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Capítulo 1. Elementos Generales Sobre La Auditoría Interna: Anexo 3
Capítulo 1. Elementos Generales Sobre La Auditoría Interna: Anexo 3
Capítulo 1. Elementos Generales Sobre La Auditoría Interna: Anexo 3
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informacin automatizados
2.5. El Control Interno y su relacin con la calificacin de la auditora
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Anexo 3
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Captulo 6. El informe de Auditora Interna
6.1. La confeccin del informe, sus normas y aspectos a considerar.
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ANEXOS
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Anexo 3
PRESENTACIN
Las exigencias actuales, la evolucin econmica y social y la estrategia empresarial
al servicio de la toma de decisiones exigen en la actualidad la ampliacin de las
funciones de la Auditora Interna en un claro sentido de complemento y apoyo a la
labor gerencial, para fortalecer las estructuras de los procesos, operaciones y
actividades por lo que esta actividad ha pasado a ocupar un importante papel en la
empresa moderna contribuyendo cada vez ms al cumplimiento de los objetivos y
metas previstos en la organizacin, hasta el punto que no se concibe una
organizacin que pretenda avanzar con pasos firmes hacia el xito sin la actividad de
Auditora Interna bien organizada.
Anexo 3
La Auditora Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor
y mejorar las operaciones de una organizacin, as como contribuir al cumplimiento
de sus objetivos y metas, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y
direccin.
Anexo 3
1.3. Clasificacin de los servicios de Auditora Interna
Los servicios que prestan los auditores internos se clasifican como sigue:
Auditora de cumplimiento.
Auditora especial.
Independencia y objetividad
Anexo 3
consultora en aquellas operaciones para las cuales posea el conocimiento y la
experiencia adecuada.
Capacidad profesional
El auditor interno debe reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias
necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales, debe tener
conocimiento de los riesgos y controles claves en tecnologas de la informacin y de
las tcnicas de auditora disponibles basadas en su uso, que le permitan
desempear el trabajo asignado, debe perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y
otras competencias necesarias mediante la capacitacin profesional continua.
Aseguramiento de la calidad
Anexo 3
La unidad de auditora a cualquier nivel debe desarrollar y mantener un programa de
aseguramiento de calidad y mejora que cubran todos los aspectos de la actividad de
Auditora Interna y revise continuamente su eficacia. Este programa debe incluir,
tanto las evaluaciones de la calidad a recibir por el rea correspondiente del MAC,
como por el nivel superior de la propia organizacin a la que pertenece la unidad.
Cada parte del programa debe estar diseado para ayudar a la actividad de Auditora
Interna a aadir valor y mejorar las operaciones de la organizacin y proporcionar
seguridad razonable de que la Auditora Interna cumple con estas normas.
1.5.
El auditor interno en el ejercicio del cargo debe cumplir, entre otras, las funciones
generales siguientes:
Participar,
en
los
casos
que
proceda,
como
parte
de
los
equipos
Determinar
de Control Interno
Anexo 3
El auditor interno en el ejercicio del cargo debe cumplir, entre otras, las funciones
especficas siguientes:
Comprobar
la
legitimidad de las
operaciones, su valoracin y
correcta
otorgamiento,
prstamos recibidos.
Revisar la calidad de la informacin operativa y financiera que rinde la entidad.
Verificar si se ajusta a las Normas Generales de Contabilidad vigentes en el
pas.
Anexo 3
Fijar plazos para que le den respuesta a los requerimientos por l formulados.
esto
debe
reflejarse en el informe.
Solicitar, a las entidades con las que mantenga relacin la entidad auditada, la
informacin de los saldos de las cuentas y dems operaciones relacionadas con
ellas.
Requerir, del banco donde la entidad mantiene sus cuentas, la entrega de las
confirmaciones de saldo, crditos y dems operaciones bancarias realizadas
durante el perodo previsto en la auditora.
que se
Anexo 3
Estampar cuo o marcas de revisin y firma en todos los documentos que revisa
en la auditora.
Anexo 3
durante el curso de la prestacin de servicios profesionales, a menos que se
trate de un requerimiento legal o a quienes deban conocerlos.
la
responsabilidad
con
el
ministerio,
los
auditados,
otros
Anexo 3
El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la
direccin y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad
razonable al logro de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de la informacin.
Anexo 3
Anexo 3
Ambiente de control.
Evaluacin de riesgos.
Actividades de control.
Informacin y comunicacin.
Supervisin o monitoreo.
Si un sistema de Control Interno tiene los cinco elementos enunciados instalados y
funcionando, se concluye que el mismo es eficaz. El auditor comprobar que estos
cinco componentes operen a travs de todos los aspectos de la organizacin ya que
forman un sistema integrado, considerando que las fortalezas de un componente
puede compensar las debilidades de otro proporcionando un nivel apropiado de
control.
El auditor interno debe tener en cuenta que:
Anexo 3
riesgos referidos al control de los recursos. Se debe prestar especial atencin a
aquellos aspectos nuevos o que estn teniendo cambios en la organizacin.
preventivos, de deteccin y
designacin y
Anexo 3
Anexo 3
El auditor interno debe participar, de conjunto, con las dems reas de la
organizacin en los procesos de mejora continua relacionados con la gestin de
riesgos (Norma sobre el desempeo: epgrafe 3.6 captulo 3) y debe considerar
aspectos tales como:
Anexo 3
El auditor interno debe incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de los
trabajos de consultora en los procesos de identificacin, anlisis y evaluacin de las
exposiciones de riesgo significativas en la organizacin.
de informacin automatizados
El desarrollo de la informatizacin a conllevado a que el procesamiento de los datos
primarios contables se haya incrementado sobre la base del uso de tecnologas de la
informacin, por lo que ha sido necesario tomar las medidas pertinentes que
aseguren un nivel razonable de seguridad en cuanto al uso de la informtica y la
contabilidad y se requiere del auditor la aplicacin de enfoques de Control Interno
adaptados a estas nuevas exigencias.
Anexo 3
cuenten con la certificacin otorgada por la entidad ministerial que se asigna al
efecto, previo dictamen de una comisin integrada por especialistas de ambos
ministerios, sobre la seguridad y proteccin del sistema y el grado de adaptacin a
las Normas Contables Cubanas.
Adems el auditor debe conocer y tener en cuenta que los riesgos en los sistemas
informticos pueden provenir de:
Anexo 3
Un sistema complejo de aplicaciones
El auditor interno debe tener en cuenta que existe una relacin directamente
proporcional entre el Control Interno y la fiabilidad del registro y la informacin
contable, por lo que se considera que a mayor grado de Control Interno, mayor
probabilidad de seguridad razonable de las operaciones e informacin contable, por
lo que la evaluacin del Control Interno determina en la calificacin final del tipo de
auditora que se realice.
Los trminos a utilizar para determinar la calificacin (Resolucin 102/2004 del MAC)
son los que se detallan a continuacin:
SATISFACTORIO
Anexo 3
Cuando se cumplen todas las disposiciones establecidas y se aprecia que el
ambiente de control es favorable. Pueden existir algunos errores contables dentro del
ao fiscal pendientes de ajuste, pero no distorsionan los resultados de la entidad.
ACEPTABLE
Cuando las deficiencias encontradas en el Control Interno contable y administrativo
son de menor gravedad y de fcil solucin, o hasta el momento no han incidido en el
control de los recursos y de producirse alguna
DEFICIENTE
Cuando existe violacin de principios elementales de legalidad y de Contabilidad
Generalmente Aceptados, as como de control, que pueden afectar los recursos de
la entidad; no se detectan graves irregularidades en el control de los recursos, pero
estn creadas las condiciones para que ello ocurra, o existen errores contables y
algunos atrasos en el registro de los hechos econmicos, que determinan en los
resultados de la entidad.
MALO
Cuando hay incumplimientos graves de los principios de legalidad, control y
procedimientos que pueden propiciar o han propiciado la comisin de hechos
delictivos con impunidad. Existen violaciones de los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados; atrasos de consideracin en el registro contable de los
hechos econmicos y errores contables que corresponden al ao fiscal anterior, que
no han sido ajustados. Todo ello implica distorsin de los resultados de la entidad.
Anexo 3
Interno contable y administrativo para alcanzar una mayor precisin al evaluar los
resultados obtenidos en las actividades auditadas se detallan en la Resolucin
102/2004 del MAC.
Prioridades de la entidad.
Balance de la fuerza de trabajo
Indicadores histricos de cumplimiento de planes anteriores.
La informacin obtenida a partir de la confeccin del Mapa de Riesgos Global de la
institucin debe ser utilizada por el auditor interno para la confeccin del plan anual
de auditoras que constituirn las prioridades a auditar en el centro por constituir los
fundamentales riesgos que enfrenta la organizacin en el cumplimiento de los
objetivos.
El plan de auditoras se enva al organismo superior (MES) antes del da 20 del mes
de enero del ao en curso, durante la etapa de elaboracin se realizan las
actividades de conciliacin necesarias. El informe del cumplimiento del plan anual se
enva al organismo superior antes del 20 de enero del ao siguiente, para lo cual se
Anexo 3
utiliza el anexo No. 1 de la Resolucin 40/2003 donde se present el plan al inicio del
ao.
Al cierre de cada trimestre antes del da 10 del mes siguiente, el auditor interno
informa a la Direccin de Inspeccin y Auditora del MES la situacin que presenta el
cumplimiento del plan de auditora del centro resumido por tipo de auditora, as
como los restantes anexos que aparecen en la Resolucin 40/2003 en los casos que
proceda, todo esto acompaado de una carta dirigida a la Direccin de Inspeccin y
Auditoria del MES explicando los resultados del trabajo en el trimestre.
4.1.
Los objetivos: los auditores internos deben establecer objetivos especficos para
cada trabajo y stos deben reflejar la evaluacin preliminar de los riesgos, el
Control Interno y la direccin, hasta el grado de extensin que se considere
necesario.
Anexo 3
refiere al limite de la Auditora Interna, al grado de extensin de las tareas a
ejecutar, puede incluir reas en cuestin y periodos a examinar.
Los objetivos de la actividad que est siendo revisada y los medios con los cuales
esta controla su desempeo.
Anexo 3
El auditor tendr en cuenta que si es la primera vez que se realiza una auditora
sobre una temtica especficamente, algunos aspectos de la planeacin se realizan
sobre la marcha a medida que se vaya acumulando la informacin necesaria.
El auditor interno para realizar auditoras a temas especficos utilizar los programas
de auditora
algunas actividades.
Anexo 3
Se revisar la documentacin correspondiente a los expedientes de auditora, con el
objetivo de comprobar que estas se han realizado cumpliendo lo establecido en las
Normas de Auditora Interna emitidas en la Resolucin 100/2004 del MAC, o sea, se
revisar la calidad de las auditoras realizadas se reflejar el resultado en un informe,
detallando las insuficiencias y fallas tcnicas detectadas y las recomendaciones que
de ellas se deriven. Este informe es enviado a la mxima direccin del centro que
chequear que las recomendaciones realizadas en el informe han sido puestas en
prctica en el menor tiempo posible.
Anexo 3
Captulo 5. Evidencias de Auditora
5.1.
El auditor interno debe tener en cuenta que los resultados, las conclusiones y las
recomendaciones incluidas en el informe de auditora deben ser basados en
evidencias que cumplan los requisitos bsicos de suficiencia, competencia y
relevancia, o sea debe considerar en su trabajo la Calidad de la evidencia.
(Norma sobre el Desempeo, epgrafe 3.5)
Anexo 3
pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a travs
de otras formas de trabajo en las auditoras internas.
Anexo 3
muy relacionada con los objetivos previstos en la Auditora Interna y el vnculo
directo y claro que debe existir entre stos y la evidencia analizada.
Al sustentar las evidencias detectadas en su relacin con los objetivos previstos y las
normas establecidas el auditor interno tendr en cuenta que los hallazgos deben
contener elementos tales como la condicin actual o sea considerar que es una
situacin que existe, que ha sido determinada y documentada, los criterios aplicables
que estn relacionados con el cumplimiento o no de las metas, objetivos,
disposiciones jurdicas y otras normas, el efecto que se refiere a la identificacin de
las consecuencias de las desviaciones y la causa referida a las razones por las
cuales se producen las desviaciones.
5.2. Papeles de Trabajo
Los P/T constituyen el vnculo entre el trabajo planeado, lo ejecutado y el informe que
se elabora, estos deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se emiten en el informe, pueden ser
en formato papel, audiovisual o digital, los documentos de la entidad auditada o
fotocopia de los mismos tambin se consideran P/T.
El auditor interno debe tener en cuenta que los requisitos principales de los P/T son:
Anexo 3
alcance del trabajo realizado. La concisin es importante, pero no deber
sacrificarse la claridad y la integridad con el nico fin de ahorrar tiempo o papel.
Contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean
pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
El auditor interno debe salvaguardar y conservar los P/T durante el plazo de cinco
aos a partir de la fecha de conclusin de la auditora (Decreto Ley 159. articulo 11).
Si en el transcurso de dicho termino no se ha ejecutado una nueva Auditora Interna,
los P/T deben conservarse hasta que esta se ejecute, oportunidad en la que se
analizara la conveniencia de conservar o no todos o una parte de stos. Los P/T se
conservaran en el expediente de auditora el cual puede estar formado por uno o
varios legajos.
El auditor interno utilizar las guas estandarizadas que se adjuntan (anexos 3 y 4)
estas contienen los elementos fundamentales a tener en cuenta al confeccionar los
Anexo 3
P/T y los expedientes de auditora, pueden ser utilizadas por el auditor antes, durante
y despus de la auditora en la medida de sus necesidades y conveniencia.
5.3. Muestreo y otras tcnicas de Auditora
El auditor interno debe dominar las principales tcnicas de muestreo con el fin de
seleccionar la muestra adecuada para verificar las operaciones.
Anexo 3
La tcnica de seleccin para muestreo ms aconsejable es la seleccin aleatoria o al
azar, ya que asegura que todas las operaciones, dentro del universo o dentro de
cada estrato, tengan la misma posibilidad de seleccin.
El auditor interno debe tener en cuenta al planear los tamaos de las muestras los
siguientes factores:
El Control Interno: este forma parte de la decisin del auditor debido a que la
cantidad de evidencia de auditora necesaria vara dentro de ciertos limites,
inversamente con la efectividad del Control Interno, por lo general se necesitan
tamaos de muestras relativamente mayores para las auditoras en las actividades
con controles internos pobres que para aquellas con un buen Control Interno.
Anexo 3
El auditor interno con el apoyo de la informtica en los casos que las condiciones se
lo permitan, debe dirigir sus esfuerzos en la seleccin de la muestra hacia aquellos
aspectos que representan un riesgo en la actividad sujeta a la auditora como pueden
ser: en el chequeo de los inventarios priorizar los productos de mayor riesgo de
prdida y desvo, en la comprobacin de los Activos Fijos Tangibles priorizar el
chequeo de la totalidad de los clasificados como equipos y en la revisin de los Utiles
y herramientas priorizar los medios susceptibles a prdida en mayor medida.
El auditor interno sin dejar de utilizar las tcnicas de muestreo a su disposicin
deber integrar sus conocimientos de riesgos y Control Interno tambin a la forma de
obtener evidencias en auditora, en aras de obtener un resultado en la auditora
realmente eficiente.
El auditor
Anexo 3
otras tcnicas ampliamente empleadas como la observacin, confirmacin,
verificacin,
investigacin,
anlisis,
confrontacin,
recuentos,
exploracin
El auditor interno debe tener en cuenta los criterios establecidos para la presentacin
de los informes elaborados como resultado de los servicios de auditora y consultora
ejecutados. (Normas de Informacin, Captulo 4, Resolucin 100/2004)
Forma y Contenido
El auditor interno debe preparar sus informes por escrito para comunicar los
resultados de cada servicio de auditora y consultora prestado en su organizacin y
que son necesarios para comunicar los resultados de la Auditora Interna a los
dirigentes y funcionarios que correspondan de los niveles de direccin facultados
para ello, reducir el riesgo de que los resultados sean malinterpretados y facilitar el
seguimiento para determinar si se han adoptado las medidas correctivas apropiadas.
Anexo 3
Oportunidad y Presentacin
Los informes deben emitirse lo ms pronto posible para que su contenido pueda ser
utilizado oportunamente por los dirigentes o funcionarios de la administracin y del
nivel superior correspondiente, as como por otros interesados, este debe ser
completo, exacto, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro y conciso
como lo permitan los asuntos que trate.
Comunicacin de Resultados
Los informes deben comunicarse oportunamente a los dirigentes y funcionarios que
estn autorizados para recibirlos por las disposiciones legales vigentes, a fin de que
tomen las acciones que correspondan respecto a los hallazgos y recomendaciones
de la auditora.
El auditor interno debe conocer que la confeccin del informe final de auditora es
una de las fases ms importantes y complejas de la auditora, por lo que requiere de
extremo cuidado en su confeccin. La capacidad y habilidad del auditor en la
redaccin de este, son decisivas en el logro de sus objetivos para que pueda cumplir
con el propsito de brindarle al lector los elementos que permitan conocer de forma
fcil, los resultados del trabajo.
El estilo de redaccin es muy propio de cada persona, no obstante, el auditor debe
tener en cuenta al confeccionar sus informes aspectos tales como:
Anexo 3
El tono que se utilice debe ser significante teniendo en cuenta el tacto, estilo
impersonal y la critica constructiva.
Anexo 3
Las recomendaciones deben cumplir los siguientes requisitos:
Que ataquen la causa, muestren una accin especfica y dirigida a quien debe
realizar la accin.
que ser
vistas de asegurar el
Anexo 3
cumplimiento de las medidas adoptadas a partir de las recomendaciones de los
informes de auditora.
Una vez aplicado este programa y realizado el seguimiento en el campo, el auditor
interno debe informar por escrito a la mxima direccin del centro y del rea la
situacin que presentan dichas recomendaciones para que se realicen las acciones
pertinentes.
El auditor interno debe enviar a la Direccin de Inspeccin y Auditora del MES copia
de todos los informes de auditora y consultora que se realicen, as como todos los
modelos establecidos en la Resolucin 40/03 sobre la elaboracin, control e
informacin del plan anual de auditora.
El auditor interno recibir revisiones sorpresivas de la Direccin de Inspeccin y
Auditora al menos una vez al ao, con el objetivo de asesorar y chequear el trabajo
realizado y proponer recomendaciones de ser necesario, estas servirn de ayuda a
la actividad de Auditora Interna a aadir valor y mejorar las operaciones de la
organizacin.
El auditor interno debe participar a solicitud de la Direccin de Inspeccin y Auditora
en inspecciones fuera del centro y dentro del Ministerio por lo menos una vez al ao.
Anexo 3
1. Alcance y Propsito.
Este instructivo describe los pasos a seguir para identificar, clasificar y cuantificar los
riesgos que pudieran afectar la consecucin de los objetivos del centro, las causas que los
provocan as como las actividades de control que las minimizan.
2. Responsabilidades.
3. Procedimiento.
3.1. Criterios para la identificacin y clasificacin de los riesgos.
La identificacin de los riesgos se realizar como mnimo una vez al ao de conjunto con la
elaboracin de los objetivos anuales.
Para la identificacin de los riesgos internos y externos se partir siempre de cero y en
funcin de los objetivos de cada Direccin, teniendo en cuenta todas las actividades o
procesos que se desarrollan en la misma.
Los riesgos sern actualizados adems por otras razones eventuales como: progresos
tecnolgicos, cambios en el entorno operativo, nuevas lneas de produccin,
redimensionamiento de la empresa o ajuste de plantilla, la expansin o adquisicin de
explotaciones en el extranjero, personal nuevo, crecimiento rpido, nuevos sistemas de
informacin, etc.
La clasificacin de los riesgos se realizar a partir de la metodologa que se anexa.
(Anexo A)
CONFECCIONADO Fecha______
REVISADO Fecha______
Firma ________________
APROBADO Fecha____
Nombre ____________
Firma ______________
Anexo 3
3. Procedimiento.(Cont).
3.2. Priorizacin de riesgos para establecer actividades de control.
Se priorizarn para la gestin y aplicacin de medidas de control aquellas
actividades clasificadas como de riesgo grave y moderado.
3.3. Cuantificacin de riesgos.
Se aplicar a aquellas actividades de riesgo graves y moderados y de los
cuales se posean datos consistentes y fiables.
Para esto se utilizar la ecuacin de la Exposicin, que expresa:
PE = Fx V
Donde:
PE: Representa la prdida esperada o exposicin esperada en pesos y en
forma anual
F: Representa la frecuencia o veces probables en que el riesgo se concrete en
el ao.
V: Representa la prdida estimada para cada caso en que el riesgo se concrete,
expresada en pesos.
3.4. Determinacin de las actividades de control.
Para determinar las actividades de control que minimizan o disminuyen los
riesgos se partir de la identificacin de las causas que los provocan. Las
actividades de control estarn dirigidas a reducir o eliminar las causas de
riesgo, no afectan al riesgo directamente.
Las actividades de control que se definan debern tener en cuenta entre otras:
1. Separacin de tareas y responsabilidades.
2. Coordinacin entre reas.
3. Documentacin.
4. Niveles definidos de autorizacin.
5. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.
Anexo 3
6. Acceso restringido a los recursos, activos y registros
7. Rotacin del personal en las tareas claves
8. Control del sistema de informacin.
9. Autoinspecciones.
Tanto los riesgos, las causas que los provocan y las actividades de control
definidas, debern ser consultadas con todos los trabajadores, incluyendo
modificaciones de ser necesario.
Anexo 3
Anexo A
Clasificacin de las Actividades de Riesgos por clase y categora.
Clase y Categora
Clase A
- Riesgos de Atencin
Inmediata
GRAVES
-
Clase B
Riesgos de Atencin
Peridica
GRAVES
Clase C
- Riesgos de
Seguimiento.
MODERADOS
Clase D
- Riesgos Controlados
-
PEQUEOS
Caractersticas predisponentes
Actividades que tengan gran impacto en el logro
de los objetivos y se realizan frecuentemente.
Y/O
Actividades donde se utilizan en gran medida
recursos susceptibles a robos y malversacin que se
realizan frecuentemente.
Anexo 3
Anexo 2-A
PROGRAMA DE AUDITORIA
PARA LOS ESTABLECIMIENTOS DE UNIVERSITUR
OBJETIVO
ASPECTOS GENERALES
Verifique que:
El gerente del establecimiento y los especialistas cuentan con el procedimiento que regula el
funcionamiento de la actividad, conocen sus responsabilidades y se aprecia un ambiente de
control favorable.
Se establecen actividades de control para la actividad que minimizan las causas de riesgos.
Se controlan las firmas de los especialistas autorizados a ejecutar voucher y RI a travs del
modelo: Control de la entrega de recibo de ingreso y voucher por el gerente del
establecimiento y existe copia en el Departamento de Contabilidad.
Anexo 3
Los (RI) son custodiados en un lugar seguro y al ser llenados reflejan nombre y apellidos
completos, fecha y firma del cliente y firma del receptor del efectivo.
El modelo Registro nico de la documentacin primaria se enva todos los lunes por correo
electrnico a la casa matriz para el procesamiento de la informacin.
Todas las operaciones a travs de una agencia de viaje emisora estn avaladas por el
contrato firmado en la casa matriz y el ingreso es a travs de transferencia bancaria 10 das
antes de comenzar la operacin en Cuba.
Las cotizaciones puntuales son enviadas de inmediato a la casa matriz, firmadas por el
gerente del establecimiento.
Las cuentas por cobrar a los centros se envan a la casa matriz mensualmente con las
conciliaciones que se realizan entre los prestatarios y los establecimientos.
Los cobros de las operaciones ejecutadas en el establecimiento son en divisa contra ficha de
costo predeterminada.
Los RI son independientes por cada AEO o sea en un RI no aparece ingreso de varias
operaciones, no obstante varios RI pueden anexarse a un solo AEO.
Anexo 3
estn
Los RI que son cancelados se remiten a la casa matriz todos los ejemplares y cuentan con
confirmacin escrita del recibo de estos.
Los depsitos de los cobros en efectivo y cheques se realizan en las sucursales del BFI a travs
del modelo Slip Bancario.
Los modelos Slip Bancario son emitidos en original y copia y se enumeran por orden consecutivo
cada ao, el original con el cuo de recibido por el banco se remite a la casa matriz, el segundo se
archiva adjuntando la copia de los RI correspondientes al depsito.
Anexo 3
En el slip de depsito se reflejan los nmeros de los RI que lo amparan. (referencia cruzada)
En los RI se anota el nmero del slip de depsito bancario y el nmero del Anlisis Econmico
confeccionado para la operacin. (referencia cruzada)
Los voucher se llenan por los especialistas del establecimiento que se encuentran en la relacin
autorizada por el gerente del establecimiento informado a la casa matriz.
Los voucher son confeccionados cumplimentando de forma estricta el llenado correcto de todos
los escaques establecidos, sin borrones, tachaduras, enmiendas o dos tipos de tinta, en este se
refleja siempre el cuo del establecimiento que lo utiliza.
El original del voucher se entrega al prestatario del servicio solicitado, la copia 1 se adjunta al
ejemplar No 1 de la AEO y la Copia No 2 a la 2da copia del AEO la cual se archiva en orden
consecutivo del establecimiento.
En el establecimiento cuentan con la constancia escrita de la casa matriz del recibo de los voucher
cancelados.
REVISION DEL ANALISIS ECONMICO
Verifique que:
Las fichas de costo son previamente elaboradas para cada producto que se comercializa y
aparecen aprobadas por el gerente del establecimiento.
Anexo 3
Existen las copias de los contratos firmados con los prestatarios de los servicios a recibir as
como los anexos de las modificaciones de los contratos y cotizaciones puntuales en caso de
que existan.
Se adjuntan a los AEO que se remiten a la casa matriz los documentos siguientes:
1ra copia de todos los voucher emitidos a los prestatarios.
Original de los RI.
Slip de depsito acuado por el banco.
Documentos que avalen conciliaciones de los servicios con los prestatarios.
Facturas por la compra de bienes o servicios si se solicit pago anticipado.
ejecutados.
Se envan a la casa matriz los AEO en original y copia con los documentos primarios anexos
dentro de los 7 das siguientes de concluida la operacin y estos aparecen revisados por el
especialista de contabilidad y aprobados por el gerente del establecimiento.
En los AEO archivados en el establecimiento aparece adjunto la copia del reporte de ventas
enviado mensualmente por la casa matriz.
Los pagos anticipados se solicitan mediante el modelo establecido, aparecen firmados por el
gerente del establecimiento y autorizados por la casa matriz.
El importe por el que se emite el documento financiero (AEO) coincide con el cheque o
transferencia bancaria ejecutada, no se admiten dejar saldos pendientes para incluir en otro
AEO.
Anexo 3
En los AEO se incluyen los gastos bancarios del 2% por la emisin del cheque o transferencia
bancaria al proveedor.
El establecimiento confecciona las facturas segn el modelo establecido por la casa matriz.
Se detalla los nombres y apellidos del cliente que recibe la factura teniendo en cuenta su
conformidad por el servicio recibido.
Anexo 3
Anexo 2-B
el control
establecido sobre los Activos Fijos Tangibles y los tiles y Herramientas en el Protocolo, as como
el sistema de Control Interno implementado en la actividad a travs de los componentes del
Control Interno.
REGULACIONES
Instruccin No. 11/2001. Ministerio de Educacin Superior. Indicaciones para el Control Interno en
Casas de Visita y Protocolo.
ASPECTOS GENERALES
Verifique que:
Est implantada la Instruccin 11/2001 o cuentan con autorizacin expresa de la mxima direccin
de la entidad modificando los modelos que la conforman.
Existe Resolucin de la Directora General designando quienes son las personas autorizadas a
solicitar servicios al rea de protocolo.
Anexo 3
Los servicios se solicitan a travs del modelo Solicitud de servicio de protocolo antes de las 24
horas, estos aparecen aprobados por las personas designadas para ello.
Cuentan con la resolucin firmada por la Directora General aprobando las normas de consumo y
cartas tcnicas para los principales platos elaborados en protocolo.
Los precios que se cobran por los servicios estn aprobados por la Directora General.
Se utiliza el modelo Tarjeta de estiba para el control de los productos no consumidos en el da.
Los Vales de Entrega o Devolucin se anotan en las Tarjetas de Estiba para controlar los
movimientos y el saldo de cada producto.
Se realizan las anotaciones en las Tarjetas de Estiba de la forma que se indica en la Instruccin
11/2001, para facilitar la revisin.
P: protocolo.
Anexo 3
Todos los productos permanecen bajo llave y separados de los que hayan causado baja para el
consumo diario de la cocina.
La cantidad de productos que se extraen para la despensa no es para ms de tres das en lo que
se refiere a la elaboracin normal de alimentos.
Cuando se extraen productos para actividades especiales como restaurante y otras actividades
colectivas, se hace contra una solicitud expresa, identificando en el vale de entrega el destino
final.
Anexo 3
INFORME DIARIO POR ACTIVIDAD SERVICIO DE PROTOCOLO
Verifique que:
Se elabora diariamente un modelo para cada servicio solicitado a protocolo y a este se le adjunta
la solicitud debidamente firmada y aprobada.
Las cantidades de productos a extraer del almacn se determinan a partir de las solicitudes de
servicio, los mens elaborados y aprobados y segn las normas aprobadas y las cartas tcnicas.
Se adjuntan al modelo Informe Diario por Actividad los vales de salida o devolucin del almacn.
Para cada plato nuevo que se elabora se confecciona la carta tcnica en el grupo econmico del
centro y se aprueba por la Directora General.
Coincide el men reflejado en el modelo Informe Diario por Actividad con el aprobado para la
actividad.
Coinciden los participantes relacionados en el modelo Informe Diario por Actividad con la solicitud
de servicio.
Coincide el consumo de bebidas con las anotaciones reflejadas en la tarjeta de estiba y con las
cantidades aprobadas por la Directora General.
Al concluir el servicio el modelo es firmado por la persona que lo recibi, por la responsable de la
actividad y por la Jefa de Servicios.
Existe coincidencia entre el nmero de participantes y la cantidad de productos que se extraen del
almacn, teniendo en cuenta que slo sern para el plato fuerte y el dulce, el resto del men se
oferta del comedor obrero.
Los lquidos que se consumen coinciden con los reflejados en las Tarjetas de Estiba y en caso de
no consumo se refleja la devolucin en esta.
Se anexan al modelo, la solicitud, el vale de salida y la relacin de los trabajadores con la firma
como constancia de recibido el servicio.
Anexo 3
En caso de que se ausente algn trabajador, los platos fuertes sobrantes se traspasan a la
guardia y existe la constancia de ello.
Los precios que se cobran a los trabajadores por esta actividad aparecen acordados SindicatoAdmn. segn resolucin.
Los AFT y tiles y Herramientas fueron considerados riesgos generales en esta direccin y se
establecieron actividades de control para minimizar las causas de riesgos.
Aparece acta o documento de traspaso de los AFT y tiles y Herramientas por sustitucin del
responsable de rea dejando constancia de la fijacin de responsabilidad.
Se han realizado conteos fsicos al rea por Contabilidad (10%) o como actividades de control de
la direccin sistemticamente y existe evidencia escrita de estos conteos.
Las bajas por ventas, traslados, traspasos estn avalados por los documentos probatorios
debidamente formulados de acuerdo con los niveles de aprobacin y lo establecido.
Los AFT declarados propiedad personal fisicamente en el rea estn debidamente autorizados.
De haberse detectado faltantes y/o sobrantes de estos recursos, han sido informados a
Contabilidad para que se registren en las cuentas correspondientes y
expedientes.
se habiliten los
Anexo 3
Anexo 2-C
ASPECTOS GENERALES
Verifique que:
La encargada de la actividad cuenta con el procedimiento oficializado por calidad para realizar
esta actividad, conoce su responsabilidad y se aprecia un ambiente de control favorable.
Se establecieron actividades de control para la actividad que minimizan las causas de riesgos.
Se realizan arqueos sorpresivos al concluir las ventas y al fondo para cambios por parte de
Contabilidad y del rea y se deja la evidencia de estos.
Coinciden las cantidades de productos vendidos con el efectivo recaudado al concluir la venta (el
auditor efectuar arqueo sorpresivo)
La encargada de la cafetera cuenta con las fichas de costo de los productos elaborados para la
cafetera confeccionadas por el grupo econmico del centro.
Existe coincidencia entre las fichas de costo y las cantidades extradas del almacn para elaborar
los productos que se ofertan por cafetera.
Anexo 3
MODELO INVENTARIO A PRECIO DE VENTA
Verifique que:
El modelo Inventario a Precio de Venta (IPV) permanece en el rea de venta mientras dure esta y
todos los productos aparecen relacionados en el modelo y en la tablilla de venta.
Los productos que se relacionan en el modelo coinciden con los extrados del almacn segn el
vale de salida, o con los elaborados segn las fichas de costo.
Los vales de salida o devolucin del almacn se adjuntan al Modelo Inventario a Precio de Venta.
(IPV)
Los productos que se ofertan por cafetera cuentan con un precio oficial aprobado por la
administracin y el sindicato.
Las unidades de medida que se reflejan en el IPV coinciden con la reflejada en el vale de salida o
devolucin.
Las devoluciones reflejadas en el modelo coinciden con los vales de devolucin que se adjuntan al
modelo, si son productos del almacn.
Las cantidades que se pierden por desperdicios, en productos que lo admiten, se relacionan en la
columna habilitada para ello y se adjunta acta de la comisin creada en el centro certificando y
aprobando el desperdicio.
Las liquidaciones de efectivo son supervisadas por Contabilidad antes de depositar en la caja y
se deja constancia de ello en el modelo Recibo de Depsitos por Ventas en Cafetera, que se
chequean aspectos tales como: correccin de los precios, correccin de los clculos, consecucin
de los documentos, llenado del modelo etc.
El modelo Recibo de Depsitos por Ventas en Cafetera se adjunta al recibo de efectivo de la caja
y la coincidencia de estos con la cantidad reflejada en el IPV en el escaque recaudado.
Anexo 3
Anexo 2D
ASPECTOS GENERALES
Verifique que:
El jefe del grupo de servicios internos cuenta con el procedimiento escrito oficializado por calidad
para realizar esta actividad, conoce su responsabilidad y se aprecia un ambiente de control
favorable.
Se establecieron actividades de control para la actividad que minimizan las causas de riesgos.
Se realizan arqueos sorpresivos al concluir las ventas de tarjetas de comedor y al fondo para
cambios por parte de Contabilidad y del rea y se deja la evidencia de estos.
Coinciden las cantidades de tarjetas y ticket vendidos con el efectivo recaudado al concluir la
venta (el auditor efectuar arqueo sorpresivo)
planificacin la
Cuentan con las fichas de costo de los platos elaborados confeccionadas por el grupo econmico
del centro, las cartas tcnicas y las normas de consumo aprobadas por platos.
Anexo 3
Existe coincidencia entre los mens que se reflejan en el modelo, las fichas de costo, las normas,
las cartas tcnicas, las cantidades extradas del almacn y la cantidad de comensales.
Los precios de las raciones coinciden con las fichas de costo elaboradas.
Los precios de los platos cubren los costos, que se vende a menos si la diferencia se cubre con
otros platos.
Los AFT, tiles y Herramientas fueron considerados riesgos generales en esta direccin y se
establecieron actividades de control para minimizar las causas de riesgos.
Los jefes de grupos poseen las Actas de Responsabilidad material firmadas donde se establece
la responsabilidad que tienen por la custodia de los medios as como la obligacin de informar
cualquier movimiento realizado.
Aparece acta o documento de traspaso de los AFT y tiles y Herramientas por sustitucin del
responsable de rea dejando constancia de la fijacin de responsabilidad.
Se han realizado conteos fsicos al rea por Contabilidad (10%) o como actividades de control de
la direccin sistemticamente y existe evidencia escrita de estos conteos.
Las bajas por ventas, traslados, traspasos, enviados a reparar estn avalados por los documentos
probatorios debidamente formulados de acuerdo con los niveles de aprobacin y lo establecido.
Los AFT declarados propiedad personal fisicamente en el rea estn debidamente autorizados.
De haberse detectado faltantes y/o sobrantes de estos recursos, han sido informados a
Contabilidad para que se registren en las cuentas correspondientes y
expedientes.
se habiliten los
Anexo 3
Adecuado uso del signo que identifica el tipo de moneda y de las rayas y
dobles rayas.
Utilizar el papel adecuado (rayados, o sin rayas), escritos por una sola
cara.
2. Encabezamiento.
Anexo 3
Deben tener referencias cruzadas entre los hallazgos que se relacionan entre
s y con el resumen del tema, as como con la copia del informe final que se
archiva en el expediente de auditora.
Deben estar organizados por tema.
Anexo 4
1.- Generalidades.
Tipo de auditora.
Auditor participante.
Calificacin obtenida.
Legajo No: nmero de orden del legajo en el cual esta ubicado el documento.
Anexo 4
Papel de Trabajo No: primero y ltimo nmero de las hojas que conforman el
tema o asunto.
ndice.
Orden de trabajo.
Carta de presentacin.
Planeamiento.
Anexo 4
Gua estandarizada para confeccionar los Informes de Auditora.
Anexo 4
salvedad, e incluir en el alcance las causas del incumplimiento de forma
clara, concisa y comprensible.
Anexo 4
Anexo 4
de auditora anterior, reconociendo los logros importantes alcanzados o
retroceso.
Anexo 4
Anexo 4
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
(1) Actividad Auditada: _____________________
Implementadas
Recomendacin o Medida
(8)
Si
(9)
No
(10)
Parcial
(11)
12-
3-
4-
5-
6-
7-
8-
9-
10-
No___
No___
Observaciones
(12)
Anexo 4
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO
Objetivo: Supervisar en el campo, la situacin que presentan las medidas adoptadas en los
planes de medida para erradicar las deficiencias sealadas en los informes de auditora.
Frecuencia: Se realizar
entrega del informe sobre la marcha de las medidas adoptadas por el rea, de ser necesario se
repetir el seguimiento en dependencia de la situacin de cada rea especficamente, hasta
que las deficiencias aparezcan solucionadas en su totalidad.
Encabezamiento:
1- Nombre de la actividad que resulto auditada.
2- Se consignar el numero de la orden de trabajo que dio lugar a la auditora.
3- Fecha de la discusin final del informe de auditora.
4- Fecha en que el auditor interno recibi el plan de medidas del rea.
5-Se marcar con una (X) en el escaque que corresponda.
6-Fecha en que el auditor interno recibe el informe de cumplimiento de la marcha de las
medidas adoptadas por el rea para erradicar las deficiencias.
7- Se marcar con una (X) en el escaque que corresponda.
Anexo 4
Generalidades:
Una vez realizado el seguimiento el auditor interno emitir un informe escrito a la mxima direccin del
centro y del rea, detallando la situacin que presentan las medidas adoptadas por la direccin del rea
auditada para erradicar las deficiencias de los informes de auditora, con el fin de que se conozca la
situacin actual y se adopten las medidas necesarias.