1. ADMINISTRACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA.

Definicin y naturaleza de la funcin del departamento de auditoria interna La auditoria interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin independientemente se trate de una empresa lucrativa como una no lucrativa. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestin, control y direccin. Es una herramienta gerencial que evala los dems controles como ayuda a todos los niveles ejecutivos, para mejorar constantemente la gestin y contribuir a la transparencia de las operaciones, procesos y sistemas de la organizacin El departamento de la auditoria interna acta como asesor de todos los miembros de la organizacin en el efectivo desempeo de sus esponsabilidades, a travs de proporcionarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora, e informacin relacionada con las actividades revisadas. El departamento de auditoria interna, constituye el mejor elemento que garantiza la funcionalidad y permanencia de un ambiente y estructura de control interno slido, en todos los niveles, para ayudar a la proteccin y uso adecuado de los recursos disponibles.

1.1

Propsitos, autoridad y responsabilidad (2000)

Partiendo de que la creacin del departamento de auditoria interna, obedece a la magnitud y complejidad de las operaciones de la organizacin, la organizacin de este departamento, estar en directa relacin con el nmero de personal asignado, ya que solo con las personas podemos dividir las tareas en secciones o unidades administrativas. La organizacin mnima a la que debe ajustarse es: 1. Gerente o Jefe de Auditoria

2. 3. 4. 5. 6.

Subjefe supervisores Auditores Auxiliares Secretaria y Archivo.

Misin: Ser una unidad tcnica de evaluacin independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin, aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficiencia de los procesos de gestin y control de riesgos, como apoyo a la administracin para cumplir con los objetivos del negocio. Visin: Ser una unidad moderna, altamente calificada y de calidad internacional, que se convierta en un medio de aseguramiento de la calidad, para agregar valor a las operaciones y al cumplimiento de los objetivos de la organizacin en un ambiente de transparencia y bajo los criterio de eficiencia y eficacia, economa y equidad.

Autoridad: El departamento de auditoria interna debe considerarse como una unidad de asesoria a la mxima autoridad, y debe estar ubicada al mas alto nivel, lo cual permitir independencia de actuacin.

Responsabilidad: Las responsabilidades del auditor interno dentro de la organizacin son las siguientes. Evaluar el contexto de las operaciones y la organizacin, con el fin de buscar los niveles de riesgos y las posibilidades de agregar valor a la organizacin. Informar y asesorar a la administracin y ejercer sus funciones en tal forma que cumpla con las normas para el ejercicio profesional de la auditoria interna y las disposiciones del cdigo de tica del instituto de auditores internos.

 Planificar y coordinar sus actividades con aquellas otras personas y unidades administrativas, de tal manera que permita lograr los objetivos de auditoria y los objetivos de la organizacin. Las responsabilidades del Departamento de auditoria interna dentro de la organizacin son las siguientes. 1. Promover confiabilidad al ambiente y estructura de control interno a travs de recomendaciones. 2. Ayudar para que los sistemas produzcan informacin oportuna, til y confiable. 3. Promover que las operaciones realizadas, sean dentro de la oportunidad del caso, identificando los riesgos y agregando valor a las mismas. 4. Promover y motivar para que las polticas y procedimientos, se lleven a la practica como fueron previstos (Plan estratgico de la organizacin).

1.2 Planeacin. (2010)

El alcance del trabajo de auditoria interna debe cubrir el examen y la evaluacin de la suficiencia y efectividad del control interno de la organizacin, as como la calidad del cumplimiento de las responsabilidades asignadas, por tanto, es responsabilidad del auditor interno y su personal: La confiabilidad e integracin de la informacin financiera y de operacin. El cumplimiento reglamentaciones. de polticas, planes, procedimientos, leyes y

El alcance del trabajo de auditoria interna debe ser definido por un comit de auditoria de alto nivel. Para definir un adecuado alcance de la auditoria interna es fundamental la preparacin de un plan estratgico y detallado del trabajo a realizar. Debe existir una metodologa del trabajo, para que exista una estandarizacin de los procedimientos a efectuar. El auditor interno deber establecer los planes correspondientes para cumplir con las responsabilidades del departamento de auditoria interna.

Estos planes debern ser consistentes con la organizacin de la auditoria interna y con las metas de la organizacin. El proceso de planeacin comprende el establecer: 1. 2. 3. 4. Metas Programas de trabajo de auditoria Planes de contratacin de personal y presupuesto financiero Informe de Actividades

Metas: Las metas del departamento de auditoria se debern establecer de tal manera que se pueda lograr su cumplimiento, en base a los planes especficos de operacin y a los presupuestos y hasta donde sea posible debern ser cuantificables. Debern acompaarse de los criterios para medirlas y de fechas limite para su logro. Los Programas de trabajo: Debern Incluir: Las actividades que se van a auditar Cuando sern auditadas El tiempo estimado requerido, tomando en consideracin el alcance del trabajo de auditoria realizado por otros

Los asuntos a considerarse al establecer las prioridades del trabajo de auditoria debern incluir: La fecha y los resultados de la ultima auditoria Revelacin financiera Perdidas y riesgos potenciales Solicitudes de la gerencia Cambios importantes en las operaciones, programas y controles Oportunidades para lograr beneficios operacionales Cambios y capacidad del personal de auditoria

Los programas de auditoria debern ser lo suficientemente flexibles para cubrir demandas imprevistas

Planes de contratacin de personal y presupuesto financiero: Los planes de contratacin de personal y presupuesto financiero, incluyendo el nmero de auditores, su conocimiento, su experiencia y las disciplinas requeridas para realizar su trabajo debern contemplarse al elaborar los programas de trabajo de auditoria; as como las actividades administrativas, la escolaridad y el adiestramiento requeridos, las investigaciones sobre auditoria y los esfuerzos de desarrollo. La planeacin de una auditoria interna consiste en el desarrollo de una estrategia general de la conduccin del trabajo y de la determinacin de oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar. Otros procedimientos que el auditor puede considerar al planear la auditoria interna son los siguientes: Discusin de los asuntos que puedan afectar el examen con los auxiliares de auditoria Coordinacin de la ayuda del personal de la entidad en la preparacin de la informacin Determinacin del grado de participacin de especialistas en el caso segn sea necesario Establecimiento de las fechas claves del trabajo de auditoria

El objetivo de la planeacin es administrar adecuadamente la ejecucin de la auditoria a realizar, as como determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoria

1.3

Comunicacin y aprobacin. (2020)

El director ejecutivo de auditora debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad de auditora interna, incluyendo los cambios provisorios significativos, a la alta direccin y al Consejo para la adecuada revisin y aprobacin. El director ejecutivo de auditora tambin debe comunicar el impacto de cualquier limitacin de recursos.

1.4 Administracin de recursos. (2030) El director de auditora interna debe asegurar que los recursos de auditora interna sean apropiados, suficientes y eficazmente asignados para cumplir con el plan aprobado.

Apropiados se refiere a la mezcla de conocimientos, aptitudes y otras Competencias necesarias para llevar a cabo el plan. Suficientes se refiere a la cantidad de recursos necesarios para cumplir con el plan. Los recursos estn eficazmente asignados cuando se utilizan de forma tal que optimizan el cumplimiento del plan aprobado.

1.5 Polticas y procedimientos. (2040) El director de auditoria interna debe tener establecido el propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna. El director de auditoria interna es responsable por obtener la aprobacin de la administracin y la aceptacin del consejo de administracin de un documento escrito formal (manual) para el departamento de auditoria interna. El propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna debe documentarse por escrito y divulgarse a todos los niveles de la organizacin. El documento debe, como mnimo: Describir la posicin del departamento dentro de la estructura de organizacin. Autorizar el acceso a registros, personal y recursos fsicos para la ejecucin de las auditorias. Definir el alcance de las actividades de auditoria interna. El contenido del documento debe revisarse peridicamente para mantenerse actualizado. El director de auditoria interna debe establecer planes para llevar a cabo la responsabilidad del departamento de auditoria interna. Esos planes deben ser consistentes con el manual del departamento de auditoria interna y con las metas de la organizacin. Propsitos del Manual Define el propsito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna.

Establece de manera formal y comprensible, normas y procedimientos que orientan al personal de auditoria en el cumplimiento consistente de los estndares de ejecucin del departamento. Define la posicin del departamento de auditoria interna dentro de la estructura de organizacin. Ayuda a la direccin a la evaluacin del trabajo de auditoria interna a travs de normas relativas a la planificacin del trabajo, la ejecucin de la auditoria y la emisin de informes. Facilita la induccin del nuevo personal definiendo responsabilidades a travs de la descripcin de puestos. Estructura del Manual Define propsitos, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoria interna. Define posicin del departamento dentro de la estructura Organizacin a travs del organigrama. Establece normas generales relativas a: Plan anual de actividades Presupuesto financiero Reporte de actividades funciones y

Establece requerimientos mnimos en la ejecucin de la auditoria relativas a: Planeacin inicial de cada auditoria. Elaboracin, discusin, emisin y distribucin de reportes Seguimiento a los reportes emitidos

Programas de procedimientos y cuestionarios de evaluacin de control. Descripcin de puestos.

1.6 Coordinacin (2050) El director de auditora interna debera compartir informacin y coordinar actividades con otros proveedores internos y externos de servicios de aseguramiento y consultora para asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicacin de esfuerzos.

1.7 Informe al consejo y a la alta direccin. (2060) El director ejecutivo de auditoria debe informar peridicamente al Consejo y a la alta direccin sobre la actividad de auditoria interna en lo referido a propsito, autoridad, responsabilidad y desempeo de su plan. El informe tambin debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y cuestiones de control, cuestiones de gobierno corporativo y otras cuestiones necesarias o requeridas por el Consejo y la alta direccin. 1. PROPOSITOS DEL INFORME La misin del informe es una de las funciones ms importantes de la auditoria interna. Es tambin uno de los medios mejores para ayudar a la direccin a medir su propio rendimiento, particularmente con respecto a la fiabilidad de los controles establecidos. Igual es importante el hecho de que el informe de auditoria es la vara de medida por la cual la direccin puede ver el rendimiento del departamento de auditoria interna. Los papeles del trabajo son la evidencia del trabajo realizado y el documento de los hallazgos de auditoria, pero es el informe el que destila todos los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de tal manera que pueda ser entendido y ayuda actuar con inteligencia a la direccin. El seguimiento rpido y la necesaria accin ejecutiva sobre las recomendaciones es uno de los beneficios ms importantes del informe de auditoria interna. Por lo tanto, el informe puede presentarse de manera que genera una rpida accin ejecutiva. Cada informe de auditoria interna debe estar dirigido a aumentar la eficiencia y rentabilidad de las operaciones realizadas por determinada entidad. Son los documentos en los cuales se basa el personal de la organizacin, prepara planes de accin para adoptar medidas correctivas sobre su contenido y as mejorar la eficiencia, economa y efectividad de la responsabilidad asignada.

El informe de auditoria: a. Establece conclusiones basadas en la Auditoria: El informe concreta y condensa la evidencia obtenida durante la auditoria, con la presentacin de hallazgos y conclusiones; representa el resultado final de auditoria. b. Reporta condiciones. El informe reporta a la organizacin un resumen de las principales reas que requiere mejoras, el auditor debe de asegurarse que el informe sea visto como una herramienta que sirva a la administracin para conocer sus operaciones y evaluar su ejecucin. c. Constituye el marco de referencia de accin administrativa. Las recomendaciones en el informe representan las conclusiones del auditor y las acciones que deben ser tomadas por la administracin. 2. RESPONSABILIDAD EN LA PRESENTACION DE INFORMES Los estndares para la prctica profesional de la auditora interna establecen en la norma relativa a comunicacin de resultados lo siguiente: Los auditores internos deben reportar los resultados de sus trabajos de auditoria 1. Se debe emitir un reporte por escrito y firmado, cada vez que se concluya un examen de auditoria. Durante el proceso de ejecucin de Auditoria podrn emitirse formal o informalmente, reportes escritos u orales. Los auditores internos debern discutir conclusiones y recomendaciones a un nivel adecuado de la administracin antes de emitir su reporte escrito final. Los reportes debern ser objetivos, claros, concisos, constructivos y oportunos. Los reportes contendrn el propsito, alcance y resultados de la auditoria, y en lo aplicable la opinin del auditor.

2.

3. 4.

5.

Los reportes pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y un satisfactorio reconocimiento de la ejecucin de acciones correctivas. Pueden ser incluidos en el reporte de auditoria los puntos de vista de los auditados respecto de las conclusiones o recomendaciones del auditor. El jefe del departamento de auditoria interna o la persona designada, deber revisar y aprobar el reporte final de auditoria antes de su emisin y deber decidir a quien distribuir el reporte.

6.

7.

El auditor interno sirve e informa a la direccin, su trabajo fundamentalmente consiste en reforzar el control interno, con el fin de asegurarse del cumplimiento de los procedimientos operacionales establecidos por la direccin y que estos son suficientes, econmicos y se lleva a cabo con eficiencia. En el desempeo de estas funciones aparecen importantes desviaciones de las cuales se reportan a la direccin, se recomiendan mtodos de correccin cuando esto es posible, se efecta seguimiento para comprobar que se han adoptado medidas correctivas debidamente aprobadas por la direccin. El trabajo puede incluir estudios de una variedad de operaciones, anlisis de tendencias y similares. 3. ESTRUCTURA DEL INFORME a. Fecha El auditor debe efectuar el informe con la fecha en la que se concluy la revisin. Para que el reporte sea oportuno debe establecerse fechas mximas entre la fecha de conclusin de la revisin y la entrega del reporte definitivo. Destinatario El informe emitido por el auditor interno debe ser dirigido al funcionario que reporta y funcionarios responsable directos de la actividad que estuvo sujeta a revisin. Cuando una revisin ha sido hecha siguiendo instruccin o autorizacin de alto directivo de la organizacin, el informe debe ser dirigido a este. Introduccin En este prrafo el auditor interno debe revelar la naturaleza, alcance, limitaciones y fecha de discusin del informe con la administracin.

b.

c.

d.

Antecedentes La naturaleza general de la actividad operacional auditada debe ser incluida dentro del informe para orientar al lector del informe. Resumen de aspectos principales El auditor interno debe incluir en esta parte del informe los aspectos importantes tratados, haciendo una relacin de los mismos. Presentacin de aspectos individuales En esta parte de la estructura el auditor interno debe incluir una serie de secciones que tratan individualmente situaciones pertinentes a cada caso tratado. Prrafo final y firma Este debe conformar el cierre en el que el auditor interno expresa su apreciacin acerca de la cooperacin y asistencia recibida durante el trabajo ejecutado. En esta parte se pueden incluir comentarios, reacciones del auditor, respecto a los hallazgos de auditora interna. Distribucin El informe debe distribuirse a los rganos que el manual de auditora indique, y a las reas afectadas, esta distribucin debe hacerse con conocimiento como evidencia de recepcin por parte de las reas afectadas o involucradas en la resolucin de las observaciones.

e.

f.

g.

h.

4.

SEGUIMIENTO La norma para la prctica de la auditoria interna especifica: Los Auditores Internos deben llevar un seguimiento para asegurarse que se toman acciones apropiadas sobre los hallazgos reportados por la auditoria. La responsabilidad del auditor no desaparece hasta que se hay verificado que se ha llevado a cabo las acciones recomendadas por la direccin. Los programas de trabajo del departamento de auditoria interna deben especificar tiempos para efectuar auditorias de seguimiento y, para cada trabajo de seguimiento, deber emitirse un informe. Para el seguimiento se debe considerar las normas siguientes: a. Fechas preestablecidas para la emisin de planes de accin y procedimientos para reclamar el plan de accin del rea auditada.

b.

Procedimiento de verificacin: Instrucciones emitidas Compromisos adquiridos Pruebas de cumplimiento

Procedimientos de emisin, discusin y distribucin de los reportes de seguimiento. Las normas relativas al seguimiento de reportes deben estar contenidas en el Manual de Auditoria Interna. 5. CONTROL DE CALIDAD PARA LA PREPARACION DE UN INFORME DE AUDITORIA INTERNA. 1. Preparacin de hallazgos. Determine si existe suficiente soporte que garantice el hallazgo. Determine la evidencia adicional que sea necesaria. Asegrese que estn consideradas las causas y efectos. Determine si existe un patrn comn en las deficiencias que requieran cambios en los procedimientos o si se trata de un caso aislado. Preparacin del primer resumen de observaciones. Revise que los hallazgos hayan sido adecuadamente preparados. Asegrese que los hallazgos estn presentados en trminos especficos. Asegrese que las cifras y otras aseveraciones o hechos estn cruzados contra papeles de trabajo. Revise que los papeles de trabajo soporten de manera adecuada tanto a los hallazgos como a las discusiones que se pueden derivar de ellos., Revise ortografa y redaccin. Asegrese que exista evidencia suficiente para soportar la expresin de una opinin. Determine si las causas, efectos y recomendaciones estn adecuadamente presentados. Discuta con los subordinados los mtodos para mejorar el contenido y estilo de redaccin. Discusin con la Administracin Determine si la administracin fue prevenida del problema y si ha tomado acciones correctivas.

2.

3.

 Determine si existen atenuantes a favor de la administracin con respecto a las condiciones prevalecientes. Asegrese si existen hechos o circunstancias atenuantes que no fueron reportadas al auditor. Determine si la administracin tiene en mente corregir las situaciones que le han sido planteadas. Asegrese que la administracin tenga conocimiento de todos los aspectos relevantes contenidos en el informe. Aplique el mximo esfuerzo para asegurar la obtencin respecto a los hechos y condiciones planteadas. 4. Preparacin del informe preliminar Asegrese que se haya llevado a cabo todas las recomendaciones de cabo todas las recomendaciones de cambio presentadas en el primer borrados. Asegrese que se hayan considerado en forma adecuada los puntos de vista de la administracin. Determine que el reporte este bien redactado y que se pueda comprender con facilidad. Asegrese que la seccin de resumen sea consistente con el dems cuerpo del informe. Asegrese que las recomendaciones estn basadas en condiciones y causas establecidas en los hallazgos. Cercirese que los puntos de vista de la administracin hayan sido captados y presentados de manera correcta. Revise que el reporte est complementado con grficas, tablas y cdulas que aclaren las condiciones planteadas. Asegrese que el auditor que redacto los hallazgos este de acuerdo con cualquier cambio que se haya efectuado. Discusin del informe Asegrese que la administracin haya tenido tiempo de estudiar el informe final. Procure la obtencin de acuerdos sobre cualquier punto de diferencia. Considere cualquier sugerencia de cambio al contenido del informe, incluyendo redaccin especfica. Obtenga de la administracin sus planes sobre acciones correctivas para el correspondiente seguimiento. Emisin del informe final Asegurarse que los cambios finales estn acordes con lo discutido en la presentacin del informe. Revise el informe para asegurarse que no contenga errores mecanogrficos.

5.

6.

 Revise que el informe tenga una presentacin balanceada, incluyendo comentarios positivos sobre los resultados de la auditoria en donde sea aplicable. De una leda final al informe para revisar su contenido, claridad, consistencia y cumplimiento con estndares profesionales.