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ESTNDARES
BUSCANDO LAS EFICIENCIAS EN SUS PROCESOS
DENTRO DEL CICLO COMERCIAL
INVESTIGACIN AMECE
Abril 2007
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SOCIOS COMERCIALES
Este proyecto de implementacin tecnolgica ARTELI 2007, busca cumplir el objetivo de
compartir la informacin mediante estndares internacionales y envos de datos
(individualizados va formato propio) con sus Socios Comerciales. Los principales enlaces
compartidos con Socios Comerciales incluyen: Compras, Inventarios, Pedidos, Devoluciones y
Pagos. Para medir el nivel de eficiencia con el proveedor, la empresa desarrolla estimaciones
con los CEDIS. En el pasado estos indicadores estaban abiertos, ahora se tienen plazos por
ejemplo: el poder realizar futuras evaluaciones de las eficiencias va un operador logstico, el
intermediario, el anlisis y las evaluaciones correspondientes, para ser implementadas en este
ao.
ARTELI ha implementado un portal web, en donde se pueden consultar los pagos, las
devoluciones, inventarios, antigedad de saldos, estados de cuenta por proveedor.
Adicionalmente esta aplicacin web permite revisar el desglose de los pagos, el estatus de las
facturas. Este sistema facilita las negociaciones y operaciones comerciales con Socios
Comerciales ARTELI desde finales del 2003.
ARTELI aprox. cuenta actualmente con 800 proveedores, con 4 de ellos est realizando
pruebas piloto para recibir Factura Electrnica.
El nivel de eficiencia en este momento es bajo con respecto a la implementacin de estndares
para procesos logsticos, en general de un 50%. De ah que se est trabajando en la
construccin de un rea de logstica eficiente. Se tiene planeado para mediados del 2007 un
crecimiento interesante sobre los procesos logsticos automatizados, una transicin total hoy de
la cadena.
Actualmente ARTELI cuenta con 5 compradores (Gerentes de Negocio), con la implementacin
de este proyecto tendrn una menor participacin manual en los procesos de compras y las
negociaciones con la industria, donde la mercanca no catalogada no ser solicitada. Se estn
vislumbrando las bondades de administrar correcta y automticamente las compras. El
departamento de compras ya tiene presente y entiende los beneficios de la informacin
alineada y con la calidad. Los resultados eficientes ms las utilidades permitirn obtener
mejores negociaciones.
En el rea de implementaciones se tiene un proyecto con 4 proveedores que son COLGATE,
LA COSTEA, MARINDUSTRIAS y FBRICAS DE JABN LA CORONA, con ellas se
pretende probar el ciclo comercial completo empezando por la alineacin de informacin y
terminando con la factura electrnica. Hoy en da el piloto sigue en desarrollo, ninguno ha
concluido.
Desde el punto de vista ARTELI, los cambios en Mxico han sido adoptado con mayor
velocidad, no sucede lo mismo con otras regiones de Latinoamrica, donde las prcticas de
autoservicio no son an tan eficientes, siguen siendo demasiado tradicionales. ARTELI
considera que el detallista marca una innovacin y las tendencias tecnolgicas en el mercado y
en el pas. Cabe sealar que la ciudad de Tampico no ha estado tan influenciada de EEUU
como sucede con la Ciudad de Monterrey, aqu en Tampico los cambios han sido ms lentos.
La entrada de Wal-Mart represent un gran impacto, vino a cambiar casi todo el modelo
tradicional, procesos, estrategia de precios bajos, logstica, sistemas de informacin, y el
esquema proveedores en general. Hoy se aprovecha esa experiencia de mejores prcticas que
se han introducido al pas para obtener ventajas y beneficios de gestionar inventarios de la
mejor forma, y as lograr mejores mrgenes.
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TRANSACCIONES ELECTRNICAS
ARTELI requiere explotar su esquema logstico, y una mejor funcionalidad eficiente sobre el
Nmero de Identificacin (Cdigo de Barras) de sus productos. El mantenimiento de la
informacin de los productos en la empresa est basado en el formato catalgalo AMECE, con
la finalidad de poder cumplir con el estndar de alineacin y sincronizacin de los datos en la
cadena de abasto del pas.
Los intercambios de datos en los procesos operativos se llevan a cabo va transacciones
electrnicas va EDI apoyados en los servicios de un proveedor tecnolgico. ARTELI considera
que las transacciones electrnicas va EDI proporcionan calidad y control para su informacin,
una completa seguridad en las comunicaciones para los puntos de venta, y una mejor
organizacin interna y con sus Socios Comerciales. En su plan tecnolgico y estrategias
directivas estn contemplados los procesos electrnicos va estndares internacionales.
ARTELI considera que las transacciones electrnicas son una herramienta de impacto, y en
trminos de beneficios econmicos como consecuencia.
ARTELI obtiene hoy un impacto real en la reduccin de costos por procesos mediante el apoyo
de las comunicaciones electrnicas, y obtiene un crecimiento anual muy atractivo, gracias a los
ahorros y a la optimizacin de recursos por el uso de las transacciones electrnicas. Entre las
ventajas que adquiere la empresa por el uso de las transacciones electrnicas destacan:
Adopcin de las mejores prcticas
La homologacin bajo el estndar
Informacin limpia
Sin embargo para ARTELI, an no cuenta con el completo dominio sobre las tendencias a
mediano y largo plazo hacia una integracin efectiva de sus servicios y productos, con el apoyo
de la automatizacin de procesos en su operacin. De igual forma, no se han identificado
nuevas oportunidades potenciales especficas prometedoras con el apoyo de un modelo B2B.
ORDEN DE COMPRA
En el caso especfico de rdenes de Compra electrnicamente, los recursos que la empresa
utiliza actualmente para facilitar este manejo son:
IMPLEMENTADOS
Colocacin electrnica de pedidos a otros proveedores
Recepcin electrnica de pedidos de clientes
Recepcin electrnica de pagos de clientes
EN DESARROLLO
Reconocimiento y validacin electrnica de pedidos
Consulta electrnica del estatus de pedidos
Pago electrnico a proveedores
El proceso para la generacin de la Orden de Compra hoy en da no es electrnica an al
100%. ARTELI actualmente enva una Orden en formato XML a travs de un bur de servicio a
algunos proveedores, otros la siguen recibiendo en papel.
De aqu el inters y el impacto que se desea mejorar en colaboracin con la AMECE, quin
cuenta con la Orden de Compra de acuerdo a estndares, la cual se busca implementar.
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RECEPCION DE MERCANCA
El proceso de Recepcin de Mercanca en sus Centros de Distribucin se realiza de la
siguiente manera: un Centro de Distribucin para Secos y otro para Perecederos; ambos
localizados en la ciudad de Tampico. La Tienda elabora sus pedidos diariamente y el proceso
entre las tiendas y los Centros de Distribucin estn completamente automatizados.
Las Transferencias de Mercanca se registran an en papel, aunque solo para llevar un control
temporal, puesto que el pedido, la transferencia y la entrega se realiza de forma electrnica. La
transportacin es una responsabilidad la lleva a cabo la misma empresa en su totalidad.
La Recepcin de la Mercanca hasta los pagos es un proceso completamente automatizado, y
al final, se genera la impresin de una ficha de entrada:
1. Se captura la orden de compra, se lleva a cabo va scanner la lectura de cdigo de
barra de los productos. El sistema valida la entrega contra la recepcin.
2. El folio de la factura tambin se captura, con los archivos previamente cotejados se
imprime la ficha correspondiente.
En este proceso para la Recepcin de los Productos, el escner lee la etiqueta de la caja y la
informacin se carga directa y automticamente en el ERP. La empresa cuenta con registros y
una correcta gestin en trminos de control de errores en esta operacin, la cual tambin se
aplica a las devoluciones y daos en la mercanca.
La operacin en el reabasto hacia las diversas tiendas ARTELI es eficiente, pero aunque los
artculos llegan a tiempo y en forma an no se logra cumplir con la demanda real de las
tiendas, por lo que en trminos de procesos logsticos al finalizar este proyecto, se habrn
podido afinar ciertas funciones manuales actuales. Como complemento sobre esta lnea,
ARTELI ha decidido implementar parte de los Estndares Internacionales AMECE durante
2007, con la finalidad de continuar apoyando las mejoras en el nivel de crecimiento de la
Empresa.
Hoy en da ARTELI se encuentra diseando el rea de logstica para incrementar su nivel de
cumplimiento en la entrega de productos y adems se encuentran en definicin para trabajar
con un operador logstico que regule la parte de compras y proveedores y con ello generar
anlisis y evaluaciones que permitan crear indicadores y otros factores de medicin.
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LA FACTURA ELECTRNICA
ARTELI planea recuperar la inversin sobre la implementacin de la Factura
Electrnica efectuada, en el transcurso de este mismo ao...
Como un tema de gran impacto para el pas en estos das, la Factura Electrnica permite
almacenar informacin electrnicamente reemplazando al papel y con valor legal, y se recibe y
se procesa el mismo da, estas son las principales razones por las que la Factura Electrnica
tuvo un interesante crecimiento durante 2006 en Mxico, gran ejemplo el Caso de la Empresa
ARTELI en la regin noreste del pas.
Pero por qu est tardando en masificarse en todo el pas ?... aunque la inversin inicial es
mnima, y se recupera en cuestin de meses, primeramente por las autorizaciones que se
tuvieron que liberar de las entidades certificadoras para la expedicin de certificados digitales
para la seguridad de los datos, y posteriormente por la homologacin de ciertos otros factores
para la obtencin final de un documento estndar. Finalmente, en trminos fiscales y legales, la
validez oficial de la informacin electrnica mediante la Factura Electrnica est abriendo la
oportunidad de nuevos servicios legales en el pas.
En el caso particular en ARTELI, se dieron 3 razones principales para implementacin de la
Factura Electrnica:
El beneficio potencial de su uso despus de la positiva experiencia de implementar
otras soluciones tecnolgicas
La disposicin oficial de SAT de utilizar esta herramienta tecnolgica
Facturacin empleando soluciones electrnicas, la oportunidad de completar el ciclo de
manejo de rdenes eficientemente sin errores: colocacin pago
Adems del requerimiento por parte del SAT, ARTELI tuvo otros factores que motivaron para la
implementacin de la Factura Electrnica, como una creciente productividad, ahorros y
estrategias compartidas con Socios Comerciales.
EL SAT
La implementacin de la Factura Electrnica no ha sido sencilla para la empresa, han surgido a
la largo del camino, inquietudes y dudas de diversas ndoles. La experiencia ha sido intensa,
pero finalmente ya se inici su utilizacin y se tienen beneficios al respecto, desde la
simplificacin del proceso hasta un mejor flujo de la informacin global. ARTELI se adapta al
cambio ante una necesidad, absorbe el conocimiento, Y se familiariza con lo desconocido.
ARTELI maneja 18,000 facturas mensuales, lo que se traduce a 18,000 movimientos con el
proveedor y con todos los datos correctos al 100%, desde la consulta del RFC del proveedor se
obtiene informacin de su situacin de pago, as como los datos del cheque. Se revisaron a
todos los proveedores de ARTELI uno por uno, se detectaron 400 aprox. de ellos con algn tipo
de inconsistencia. El personal del rea contable dio la bienvenida a la Factura Electrnica. Hoy
en da cada tienda tiene una mesa de control para la validacin de las cuentas por pagar; en
donde colaboran 11 personas en esta actividad, y 2 personas adicionales para el archivo. Una
vez que la Factura Electrnica entre en operacin al 100%, estas personas se enviarn a las
tiendas a las mesas de control.
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El personal ARTELI involucrado en este proyecto ha requerido de otros apoyos por parte del
SAT para la implementacin de la Factura, destacando:
1. Definiciones con mayor claridad. Un objetivo de la empresa es la fiscalizacin mensual,
por lo que el SAT puede facilitar esta tarea validando y enviando los folios a los
clientes, as como almacenando la informacin. Hay mucho que hacer an, falta afinar
el cmo y las formas, por ejemplo los talones de los cheques. Ante todo esto se tiene la
completa voluntad para hacerlo
2. El SAT haba informado que la plataforma quedara lista en octubre del ao pasado, y
al parecer no quedar lista en este ao 2007
3. Menores conflictos de configuracin, existe cierta confusin e indecisiones
4. La impresin va web
5. Otras validaciones del modelo SAT
Todo el esfuerzo involucrado en el proyecto Factura Electrnica, ha permitido que el personal
en la empresa se sienta ms tranquilo y con un mayor conocimiento en cuanto a los temas del
SAT como, la fiscalizacin, los trmites de certificado detenido, los problemas con la
informacin, los trmites de los folios, y la validacin de los folios y sellos. El portal del SAT
permite la generacin de la firma electrnica de ARTELI desde hace tiempo, ahora se renueva
cada 2 aos. Se tiene un conocimiento y dominio en otras aplicaciones como el SOLCEDI, el
CertiSAT web y el SICOFI, y se reconoce que falta mayor informacin sobre el estndar
tecnolgico y de criptografa XML / PKI. La empresa apoya en trminos del estndar, que la
AMECE debera desempear un mejor papel como intermediario entre el SAT y la comunidad
empresarial.
Los cierres mensuales de ARTELI estn automatizados en su totalidad, solo el recibo se
imprime en papel. La contabilidad de la empresa cumple con el principio de simultaneidad en
ventas, y el rea de compras ejecuta su proceso generando la pliza al final del mes. Respecto
al control de los CFD, la empresa ya se encuentra en plticas con algunos proveedores de
tecnologa.
La empresa tiene total disposicin de su infraestructura tecnolgica para hacer la
implementacin, uso y operacin eficiente en los procesos de la Factura Electrnica. El rea
responsable ha evaluado a 2 proveedores, solicitando que las facturas que pasan, sean
validadas con firma correspondiente, adems de entregarlas en el esquema fiscal requerido.
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CONCLUSIONES
ARTELI considera que este proyecto sobre el uso de Estndares el cual se est llevando a
cabo es factible para continuar y mejorar sus prcticas correctamente a un futuro a corto plazo
con Socios Comerciales, donde la mayora de los procesos estn completamente alineados y
estandarizados. Los costos no han son excesivos durante el desarrollo de este proceso, y los
tiempos de procesamiento tienden a reducirse significativamente. Por el momento no existen
otros proyectos regionales que complementen a este proceso.
A partir del 2006 en ARTELI se han estado creando varios procesos en paralelo buscando
mejorar las eficiencias internas de la Organizacin, se ha puesto en marcha en la empresa un
proceso de identificacin y retroalimentacin de errores dentro del intercambio de informacin
entre Proveedor - Cadena, mediante el apoyo e involucramiento de la AMECE.
Una de las metas ARTELI para este ao 2007 es ser innovador, un participante activo
de las transacciones electrnicas dentro de los nuevos modelos tecnolgicos en la
regin.
ARTELI busca aumentar fuertemente sus eficiencias, considera que las transacciones
electrnicas apoyarn hacia una verdadera rentabilidad y un crecimiento real del negocio en
este sector. ARTELI se encuentra hoy redefiniendo cmo va a retener y a eficientar sus
relaciones con sus Socios Comerciales en trminos de tecnologa.
ARTELI est consciente y convencido que los Organismos reguladores y el Gobierno en
Mxico estn brindando en mayor medida apoyo a la Comunidad Empresarial Mexicana, y en
este caso particular ARTELI, alcanzar el objetivo de obtener eficiencias reales para el negocio.
Este ao 2007 ARTELI planea operar automatizadamente al 100% mediante soluciones
electrnicas sus rdenes de compra, avisos de embarque, entrega y recepcin de mercanca.
Para ARTELI es importante contar con el conocimiento indispensable sobre el comercio
electrnico nacional y global, sobre los servicios para la implementacin y uso de estndares,
para lo cual se mantiene en comunicacin con AMECE en un aprendizaje continuo. ARTELI ha
participado en el Programa de Seminarios AMECE en ciertos cursos, y en paralelo la empresa
ha recibido una excelente asesora y compromiso por parte del Lder de Proyecto del rea de
Implementacin de Proyectos AMECE, adicionalmente a esta asesora que han obtenido por
las conferencias.
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Fecha
30 NOV 06 ?
31 ENE 07 ?
28 FEB 07 ?
ARTELI ha implementado el Web Service que les permite descargar de manera automtica, la
informacin de cat@lgalo. Paebsa es el proveedor de tecnologa que ha colaborado con la
empresa y es quien desarroll la orden de compra; adems estn iniciando algunas pruebas
con tres proveedores. Por otro lado, estn integrando el acuse de recibo para concluir la
primera fase del proyecto.
En la segunda etapa, AMECE est trabajando en el mapa de la gua para Aviso de Embarque y
Recibo de Mercanca.
Se seleccionaron 4 proveedores de ARTELI para darles seguimiento desde el principio. Una
vez probado el ciclo comercial completo con ellos, se iniciar el proceso de masificacin con el
resto de los 931 proveedores.
La empresa tiene preparado un plan de adopcin y uso para el 2007, sobre los estndares
internacionales relacionados principalmente con Entrega y Recepcin de Mercanca; sin temor
alguno dentro de la empresa para su implementacin.
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