UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE

BASADRE GROHMANN
Facultad de Ciencias Jurdicas y Empresariales

Gerencia Logstica I
Docente: Mrg. Ruperto Layme Uchochoque

Monografa: Gestin de Compras

PRESENTADO POR:

TACNA PER
2015

ndice
1.

2.

3.

4.

5.

Gestin de compras................................................................................................2
1.1.

Importancia......................................................................................................3

1.2.

Objetivos de compras......................................................................................3

El departamento de compras..................................................................................4
2.1.

Modelo Horizontal:...........................................................................................4

2.2.

Modelo vertical:................................................................................................5

a)

Qu comprar?...............................................................................................5

b)

Cunto comprar?...........................................................................................5

c)

Cundo comprar?..........................................................................................6

d)

Cmo comprar?.............................................................................................6

e)

Dnde comprar?............................................................................................6

2.3.

Etapas de la decisin de compra.....................................................................6

a)

Reconocimiento de la necesidad.....................................................................6

b)

Bsqueda de informacin................................................................................7

c)

Formacin de alternativas................................................................................7

d)

Evaluacin de alternativas...............................................................................7

e)

Decisin de compra.........................................................................................7

f)

Ejecucin de la compra...................................................................................8

g)

Monitoreo post-compra....................................................................................8

Tipos de compras:..................................................................................................8
3.1.

Segn la concentracin de la funcin:.............................................................8

A.

Compras centralizadas:................................................................................8

B.

Compras descentralizadas:..........................................................................9

3.2.

Segn la naturaleza de las compras:.............................................................10

A.

Compras de economato:............................................................................10

B.

Compras de mediana magnitud:................................................................10

C.

Compras de elementos crticos:.................................................................10

D.

Licitaciones:................................................................................................11

Los costes logsticos.............................................................................................11

4.1.

Clasificacin de costes...................................................................................11

4.2.

Costes de pedido...........................................................................................12

a)

Personal del departamento de compras:.......................................................12

b)

Administracin:..............................................................................................12

El control de las compras y sus indicadores.........................................................13

acional Jorge Basadre Grohmann-

Gestin de Compras

Introduccin

Gestin de Compras

1. Gestin de compras

La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la

empresa para satisfacer esa necesidad de la forma ms eficiente.

Proceso por el cual se adquieren bienes, insumos, activos, para las

operaciones de una empresa.

Consiste en buscar las fuentes de suministro y adquirir las mercancas

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Gestin de Compras

suficientes para el desarrollo de la actividad empresarial, con el fin de

satisfacer la demanda.
El proceso de compras involucra la adquisicin de materias primas, suministros
y componentes para la organizacin. Las actividades asociadas con este
proceso incluyen lo siguiente:

Seleccionar y calificar proveedores

Evaluar el desempeo del proveedor
Negociar contratos
Comparar precio, calidad y servicio
Contratar bienes y servicios
Programar compras
Establecer las condiciones de venta
Evaluar el valor recibido
Medir la calidad que proviene del exterior, si esto no es

responsabilidad de control de calidad

Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda
Especificar la forma en la que se recibirn los bienes

canal de suministros fsico, aunque no todas las actividades de adquisicin son

de inters directo del responsable de la logstica. Las decisiones relacionadas
con la seleccin de los puntos de envo del proveedor, la determinacin de las
cantidades de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la
seleccin de la forma y los mtodos de transportacin del producto son algunas
de las decisiones importantes que afectan los costos de logstica. Por lo
contrario, las actividades relacionadas con la negociacin de contratos, la
evaluacin del desempeo del proveedor, el aseguramiento de calidad y el
anlisis de valor no tienen influencia directa sobre el movimiento y
almacenamiento de bienes dentro del canal de suministros. En consecuencia,

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El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del

es justo decir que el proceso de compra no debe ser responsabilidad completa

del encargado de la logstica. Sin embargo, la interrelacin entre las compras y
las actividades de movimiento y almacenamiento puede ser sustancial. La
discusin aqu se enfoca en aqullas actividades de compra ms relacionadas
con los flujos de producto.

1.1.

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Importancia

El proceso de compras ocupa una posicin importante en la mayor parte de las

organizaciones, ya que las partes, componentes y suministros adquiridos por lo
general representan 40 a 60% del valor de ventas de un producto final. Esto
significa que las reducciones de costo relativamente pequeas obtenidas en la
adquisicin de materiales pueden tener un gran impacto en las utilidades que
mejoras similares en otras reas de costos-ventas de la organizacin. Esto se
conoce como principio de apalancamiento.

Objetivos de compras
En las compaas modernas, algunos de los objetivos que persigue
la gestin del abastecimiento son:

Satisfacer los clientes internos y externos, entregndoles

oportunamente los productos y servicios solicitados, a precios

competentes y con los niveles de calidad requeridos.

Mantener continuidad en el abastecimiento de bienes y

servicios.
Conservar ptimos niveles de inventarios, que permitan
obtener un equilibrio entre el nivel de servicio ofrecido a los
clientes, el ndice de agotados y la inversin de capital en
stocks. Se pretende ofrecer un alto nivel de servicio con un
bajo ndice de agotados y optimizar el dinero invertido en
existencias (tener una alta rotacin del inventario).

acional Jorge Basadre Grohmann-

1.2.

Maximizamos los recursos de la empresa

Aumentamos la eficiencia de los procesos
Obtenemos mejores ganancias.
Mantenemos la rentabilidad del negocios

Desarrollar acuerdos con proveedores, generalmente a largo

plazo, que posibiliten optimizar las relaciones comerciales

entre las partes, obteniendo mutuos beneficios.

Garantizar el mejor precio de compra del mercado. Obtener
costos bajos acordes con calidad y servicio.

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2. El departamento de compras
Bsicamente existen dos modelos para disear el departamento de
compras:
2.1.

Modelo Horizontal:
Un departamento se encarga de todas las adquisiciones de la

2.2.

Modelo vertical:
En cada departamento se establece una unidad de compras.

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empresa.

Dada la variedad y caractersticas especficas de los bienes y servicios

que se consumen, el rea de compras debe realizar diferentes gestiones
ante mltiples proveedores y bajo distintas modalidades. Es por ello que
se deben establecer claras polticas de compras para cada uno de los
tems a adquirir, polticas que deben dar respuestas a las siguientes
preguntas:

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a) Qu comprar?
Las materias primas, materiales e insumos necesarios para el proceso
de produccin se compra de acuerdo a las especificaciones dadas por
el sector solicitante, en relacin a sus materiales, dimensiones,
tolerancias y otras caractersticas relevantes, como calidad, fechas de
vencimiento, caractersticas medioambientales y, en algunos casos,
marcas-. Tambin se adquieren rodados, equipamiento, otros muebles y
tiles, de acuerdo a las necesidades de la firma.
b) Cunto comprar?
Las cantidades a adquirir dependern de los niveles de demanda, de las
necesidades de produccin otras reas de la organizacin, de los
descuentos y bonificaciones que otorguen los proveedores, de la
escasez de los tems en el mercado, de los niveles existentes en stock,
del tipo de sistema de inventario que se utilice y de los niveles de
servicio que se desea ofrecer.

El momento para realizar los pedidos depende del flujo de demanda y de

las condiciones del mercado, de los niveles de inventario y del lead time
total. Tambin influencia esta decisin el tipo de demanda (dependiente
independiente) y la utilizacin de distintos sistemas de administracin de
inventarios.
d) Cmo comprar?
Es conveniente comprar en forma telefnica? Por fax o va mail?
Personalmente? Conformando un pool de compras? Es mejor
comprar todos los artculos desde una sola dependencia o que cada

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c) Cundo comprar?

sucursal lo haga en forma particular? Por qu no utilizar el concepto

J.I.T. en las compras? Las formas de efectuar las compras tienen
estrecha relacin con la importancia econmica de los bienes o servicios
que se adquieren, de la personalizacin de los mismos y del volumen en
juego, tal como se ver ms adelante.

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e) Dnde comprar?
Estas decisiones incluyen la seleccin del lugar de adquisicin (compras
nacionales vs. internacionales), la bsqueda, seleccin, registro y
evaluacin de los proveedores, temas sobre los que se ahondar
posteriormente.
Herramientas tales como el ABC y los mltiples softwares que existen en
el mercado, suelen facilitar el anlisis y las decisiones involucradas en la
administracin de las compras.

2.3.

Etapas de la decisin de compra

Las principales etapas del proceso de decisin de compra son las

siguientes:
a) Reconocimiento de la necesidad.

necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer

una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente.
Esta necesidad puede surgir por impulsos externos o internos.
b) Bsqueda de informacin.
En esta etapa el comprador debe acopiar toda la informacin que
considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de
decisiones. Esta informacin est relacionada con la definicin de
los proveedores posibles, informacin sobre los parmetros de las
ofertas de cada proveedor, las caractersticas y exigencias de los

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El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la

consumidores de la empresa, caractersticas del objeto de

aprovisionamiento y otras informaciones relacionadas con el
mercado y la empresa.
c) Formacin de alternativas.
A partir de la informacin recopilada el comprador determinar las

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alternativas de compra ante las que se enfrenta, caracterizando a

cada una de las alternativas con aquellos parmetros relevantes.
d) Evaluacin de alternativas.
El comprador en cada compra determina cules son los
principales criterios de seleccin. A partir de esta definicin se
evala de acuerdo a dichos criterios cada alternativa y sobre la
base de la ponderacin de los distintos criterios se llega a una
evaluacin integral de cada alternativa para llegar a seleccionar la
que es ms conveniente para la empresa.
e) Decisin de compra.
Considerando la evaluacin anterior y el esquema de fuerzas de
los actores de la compra se llega a la decisin de compra que
contempla un conjunto de parmetros tales como: el proveedor, la
cantidad a comprar, el valor de la compra, forma de pago, sujeto
de la transportacin, lugar de entrega, fecha de entrega,
caractersticas del producto, envase y embalaje a utilizar y otros

f) Ejecucin de la compra.
Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la
decisin de compra tomada anteriormente. Esta etapa tiene una
gran importancia ya que en la misma es que se logra la
materializacin de la compra y requiere de una atencin
esmerada para ejecutar la compra ajustndose a los parmetros
que conforman la decisin de compra.
g) Monitoreo post-compra.

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elementos.

Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del

producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso con
vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de
reclamacin, as como aumentar la informacin sobre la marca
correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en prximas
compras.

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3. Tipos de compras:
No existe un procedimiento universal ni una sola modalidad para
comprar la totalidad de las diferentes clases de artculos que las
compaas requieren para su funcionamiento. De acuerdo a diferentes
parmetros, podemos hablar de distintas formas o tipos de compra:
Segn la concentracin de la funcin:
A. Compras centralizadas:
Las adquisiciones se realizan desde un slo departamento central
para todas las plantas y/o sucursales de la firma. Desde all se
distribuyen

bajo

propia

responsabilidad

se

pacta

con

proveedores las cantidades y fechas en que stos entregarn los

pedidos a los distintos centros de consumo.
Bajo esta modalidad es frecuente la obtencin de menores precios
(descuentos por volumen), mejor servicio y mejores condiciones
en cuanto a disponibilidad del suministro a largo plazo. Sin
embargo, con frecuencia trae aparejado un aumento en el nivel de
inventarios y una prdida de control a nivel local. Adems, si la
totalidad de los pedidos son entregados en forma centralizada, la
empresa deber hacerse cargo no slo de los costos de
transporte hacia las diferentes ubicaciones de la firma, sino asumir
los riesgos de rotura, prdida y robos que esto implica. Por ltimo,
cabe agregar las mayores dificultades administrativas que podra
acarrear (fallas en cantidad entregada, errores en el tipo de
mercadera enviado, devoluciones, duplicacin de control, entre
otras)

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3.1.

Una modalidad creciente que responde al tipo de compras

centralizadas es el denominado pool de compras, en donde varios
productores con idnticas necesidades conforman un pedido
nico, con la intencin de obtener importantes descuentos por
volumen.

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B. Compras descentralizadas:
Los pedidos son efectuados desde los distintos centros
productivos o comerciales que posee la compaa, de acuerdo a
las necesidades locales de cada uno de ellos. Este tipo de
compras tambin se refiere a la circunstancia en que las compras
se hallan distribuidas entre diferentes solicitantes dentro de una
misma planta (por ejemplo, cuando cada departamento tiene
asignado su propio presupuesto para compras).
Este tipo de compras tiene la ventaja de responder ms
ajustadamente a los requerimientos de la demanda, en especial,
por el mayor conocimiento del mercado local, y deberan ser la
eleccin excluyente en aquellos casos en que se trata de insumos
exclusivos para una instalacin en particular.
Entre las desventajas, se pueden nombrar la prdida del ahorro
por volumen y, en el caso de compras a distintos proveedores, los
distintos precios de las compras (que pueden repercutir en la
diferentes calidades de insumos adquiridos.
3.2.

Segn la naturaleza de las compras:

A. Compras de economato:
Aquellas que son de pequea importancia econmica, como por
ejemplo papelera, tiles e insumos de oficina, artculos de
higiene, etc. La variedad involucrada y la diferente frecuencia de
compras de este tipo de bienes es tan amplia que no se justifica la
emisin de rdenes de compra para cada una de estas
adquisiciones; por esta razn suele utilizarse una caja chica (se

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rentabilidad y evaluacin del desempeo de las sucursales) y las

asigna una suma de dinero para estos gastos y los mismos se

rinden mensualmente; las compras son realizadas generalmente
por algn empleado del sector requiriente, en forma personal).
B. Compras de mediana magnitud:
Se refieren a aquellas que involucran mayores montos de dinero.

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En estos casos se debern tomar mayores resguardos, como por

ejemplo un seguimiento ms frecuente de las mismas o la
conveniencia de realizarlas en forma personal, por ejemplo, para
constatar

especificaciones,

realizar

pruebas

solicitar

modificaciones de diseo.
C. Compras de elementos crticos:
Aquellos esenciales para garantizar la continuidad de la
produccin,

ya

sea

por

su

escasez,

sus

particulares

caractersticas, su costo o su fragilidad. La planificacin de las

compras, su seguimiento y el control de este tipo de artculos -o
servicios- deben extremarse, estableciendo claras y precisas
polticas de abastecimiento.
D. Licitaciones:
Bsicamente, la licitacin es un proceso a travs del cual se
efecta un pedido de presentacin de ofertas de bienes o
servicios a proveedores, se evalan las mismas y se escoge la
mejor en relacin a las condiciones exigidas. En las licitaciones
licitaciones privadas se invita a determinados posibles oferentes.
Este tipo de procedimiento se realiza cuando se desea adquirir
productos de cierta importancia econmica, cuando se espera
obtener un producto con caractersticas nicas y/o cuando se
pretende tener cierta seguridad en las entregas. En el caso de la
Administracin Pblica, ste es un procedimiento habitual, en
especial, cuando las compras superan determinados montos.

4. Los costes logsticos

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pblicas, cualquier proveedor puede cotizar, mientras que en las

Para llevar a cabo su actividad, toda empresa utiliza recursos como

materias primas, energa, maquinaria, mano de obra, etc., que suponen
un desembolso de dinero.
Los costes son el importe monetario que una empresa destina a la
elaboracin del producto que fabrica o a la prestacin del servicio que

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desea ofrecer a sus clientes.

4.1.

Clasificacin de costes
Los costes que se generan en la empresa se pueden clasificar

4.2.

Costes de pedido
Cada pedido a un proveedor supone un coste adicional al de la
propia mercanca, entre otras razones porque el departamento
encargado de las compras incurre en una serie de gastos
administrativos por emitir la orden de compra y hacerse cargo de su
expedicin. En esta partida se contemplan los costes de:
a) Personal del departamento de compras:

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atendiendo a diferentes criterios.

 Sueldos y salarios de los trabajadores del departamento de

compras destinado a emitir los pedidos y realizar su
seguimiento.
Seguridad Social de los trabajadores.
Gastos de personal, como dietas, transporte, comedor, etc.
b) Administracin:

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Material de oficina: si depende de la administracin general de

la empresa, se le asignar un porcentaje a los pedidos de la
empresa.
Equipos informticos: en caso de que est vinculada a la
administracin general, tambin se asignar un porcentaje a
los pedidos, correspondientes a la amortizacin de los
mismos, a los costes de financiacin, si estos han sido
financiados al adquirirlos, a la adquisicin de los programas
informticos y software necesario.
Impresos de solicitudes de compra.

5. El control de las compras y sus indicadores

El control presupuestario de las compras consiste en la comparacin de
las desviaciones producidas en las necesidades de materias utilizadas
en el proceso productivo. Este presupuesto se encuentra ntimamente
de la empresa.
Tradicionalmente, se considera que en las compras se producen dos
desviaciones significativas:
La economa, tambin llamada desviaciones en precios. Surge al
comparar el precio preestablecido con el precio efectivo

realmente obtenido.
La tcnica, tambin llamada desviacin en cantidad. Aparece
cuando se compara la cantidad preestablecida a comprar con la
realmente adquirida.

Las deviaciones surgen al comparar lo planteado con el valor realmente

obtenido, y nos demuestra que lo planificado no se est alcanzando. Pero lo
realmente importante no es el clculo de las desviaciones en s, ya que son

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relacionado con el intervalo necesario para llevar a cabo las funciones

fiebre pero no las causas que la provocan. Debemos analizar los motivos que
han provocado las desviaciones y poder actuar si se considera que la
desviacin es significativa, as como conocer el tipo de intervencin que se
necesita para corregirla.

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para nosotros como la lectura de un termmetro, que nos indica el nivel de

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