MATRIZ DE COMUNICACIONES: DEFINICION Y EJEMPLO

La Matriz de Comunicacin es una herramienta de evaluacin diseada para determinar

con exactitud cmo se comunica un individuo y para proporcionar un marco conceptual
para determinar objetivos de comunicacin lgicos.Est diseada principalmente para el
uso de patlogos de habla y lenguaje y educadores a fin de documentar las destrezas
para la comunicacin expresiva de nios que tienen discapacidades severas o mltiples,
incluyendo nios con impedimentos sensoriales, motores y cognitivos.
Principios Basicos de la Comunicacin de Proyectos.
El proceso de la comunicacin de proyectos tiene por objeto la generacin apropiada y
en tiempo apropiado la recopilacin distribucin, almacenamiento y disposicin de la
ultima informacin del proyecto. Todo los interesados del proyecto deben recibir y
enviar informacin del proyecto pero siempre y cuando deben saber como afecta esta
informacin al proyecto.
Proceso de la Gestion de la Comunicacin:
Planificacin de la Comunicacin.- Aqu se define la informacin
y
comunicacin necesaria para los participantes del proyecto
Distribucin de la informacin.- poner la informacin necesaria a disposicin de
los interesados
Informar el rendimiento.-recopilar y distribuir la informacin sobre el
rendimiento
Gestionar a los interesados.- gestionar las comunicacin a fin de satisfacer los
requisitos de los interesados
Para realizar un plan comunicaciones debemos tener en cuenta lo siguiente
Que informacin precisa cada uno
Cuando la necesita
Como le ser proporcionada todo este proceso se realiza al iniciar un proyecto y
se lo revisa peridicamente.
Entradas de la planeacin

Factores ambientales de la empresa

Activos del proceso de la organizacin
Enunciado del alcance del proyecto
Plan de gestin del proyecto

Informar Rendimientos
Los reportes de desempeo involucran recolectar y distribuir la informacin sobre el
desempeo para proveer a los interesados de informacin sobre cmo se estn

utilizando los recursos para lograr el alcance del proyecto. Incluye reportes de estado,
progreso y pronsticos del proyecto.
Documentos Importantes en la Gestin de Comunicaciones.

Documento para la presentacin inicial de un proyecto

Documento del plan de comunicaciones
Boletines
Documento de informes de avances
Documentos para informes de rendimiento
Checklist de comunicaciones

Matriz de Comunicaciones.
Mensaje

Emisor

Medio

Frecuencia

Perceptor

Respuesta

Que se
Comunica?

Quin
Comunica?

Cmo se
comunica?

Cundo se
comunica?

A quin se
comunica?

Retroalimentacin

Informe de
Diagnostico
Plan
detallado de
trabajo

Modificacin
a los
documentos
del SIGCC
Convocatoria
y seleccin
del grupo.

Resultado de la
auditoria
(Cronograma de
Informes

Comit de
gestin de
calidad
Comit de
Gestin de
calidad
Comit de
gestin de
calidad

Intranet,
Socializacin
de unidades
Intranet,
Socializacin
de unidades
Intranet,
Socializacin
de unidades

Comit de
Gestin de
Calidad

Grupo auditor
del SIGCC

Reunin con el
grupo de
responsables del
proceso

Al fin del
diagnostico

Observaciones al
diagnstico.

Al termino del
plan detallado

Ajustes al plan
detallado.

Al crearse o
modificarse un
documento

Buzn de sugerencias
y revisin de los
documentos.

Una matriz antes

de iniciar cada
capacitacin.

Plan de trabajo de
auditoria

Todo el
personal de la
corporacin y
la ciudadana.

Alta Direccin

Encuestas de
evaluacin de la
capacitacin.

Elaboracin de
planes de acciones de
procesos.

Periodicidad

Semestral
Al termino del
plan
Permanente
Permanente

Al trmino de la
auditoria

Ejemplo de Matriz de Comunicaciones

Guas para Reuniones.Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas:
Se debe empezar en el horario sealado, teniendo una tolerancia de 10 minutos.
Se debe enviar la agenda con los tema a tratar con previa antelacin, as como la
fecha, hora y lugar de la reunin a todos los participantes. De ser el caso de las
reuniones de coordinacin se deber empezar con los acuerdos pendientes del
acta anterior.
Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso) y de
anotador (toma nota de los resultados y acuerdos formales de la reunin).
Se debe emitir un Acta de Reunin, (Anexo 1: Formato de Acta de Reunin), la
cual se debe enviar por correo electrnico como mximo a los dos das de
realizada la reunin (das tiles), a todos los participantes y cuyo envi ser la
constancia de recepcin del mismo. El plazo de recepcin de comentarios y/o
observaciones es de 1 da (da til) despus de enviada el acta, si no se recibe
ningn comentario y /o observacin en este plazo establecido se dar por
aprobada el acta.

Las reuniones se llevarn de acuerdo a la siguiente Matriz de Reuniones: