ACTA DE CONSTITUCIÓN

DE PROYECTO

AUTOMATIZACIÓN DE FICHAS CLÍNICAS

UNIDAD DE URGENCIA SERVICIO DE SALUD
DUOC UC
VERSIÓN 3.0
Fecha: 04/04/2019

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 TABLA DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN PÁGINA
Información del Proyecto 3

 Datos 3
 Patrocinador / Patrocinadores 3
 Propósito y Justificación del Proyecto 3
 Descripción del Proyecto y Entregable 4

Requerimientos de Alto Nivel 5

 Requerimientos del Proyecto 5

 Requerimientos del Sistema 5
Objetivos 6

 Alcances de Proyecto 6
 Alcances del Sistema 6
 Cronograma 7
 Costos 7
 Calidad 7
 Riesgos y Restricciones 8
 Riesgos Iniciales de Alto Nivel 8
 Cronograma de Hitos Principales 8
 Presupuesto Inicial Asignado 8
 Lista de Interesados (Stakeholders) 9
 Requerimientos de Aprobación del Proyecto 9
 Criterios de Cierre o Cancelación 9

Asignación del Gerente de Proyecto y Niveles 10

de Autoridad

Gerente de Proyecto 10
Niveles de Autoridad 10
Personal y Recursos Pre asignados 10
Aprobaciones 10

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 INFORMACIÓN DEL PROYECTO
DATOS
Empresa / Organización CONSULTORIA ASTUCIA S.A.
Automatización Fichas Clínicas Unidad de
Proyecto Urgencia Servicio de Salud DUOC UC
Fecha de preparación 23 de marzo de 2019
Cliente Servicio de Salud DUOC UC
Mario Galán- Director Servicio de Salud
Patrocinador principal DUOC UC
Alexis Cruz- Sub director Servicio de Salud
Gerente de proyecto DUOC UC
Empresa / Organización CONSULTORIA ASTUCIA S.A.

PATROCINADOR / PATROCINADORES
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Mario Galán Director N/A
DUOC UC
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N/A
DUOC UC

PROPÓSITO Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

El Servicio de Salud DUOC UC, nos ha contactado para solicitar un Proyecto de
Modernización del Registro de Fichas Clínicas de su unidad de Urgencia, las cuales se
utilizan para la Atención de Pacientes en dicha unidad.

 En la actualidad, los Pacientes son quienes llenan en forma manual dicho

documento, y un funcionario administrativo es quien completa este registro
realizando preguntas técnicas antes de pasar a la Atención médica. Generando
con ello una demora significativa en la atención.
 También existe la problemática de Duplicidad de Información no controlada, esto
debido al mal llenado de dicha ficha.
 No existe un “Registro Histórico del Paciente Atendido”, lo cual dificulta al Médico
iniciar su tratamiento al no saber los tratamientos previos del paciente, o que
medicamentos le han recetado con anterioridad. Esto de vital importancia para el
correcto diagnóstico del paciente. En el mismo caso, no generaría duplicidad en
el despacho de recetas.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO Y ENTREGABLES

 Crear un Sistema de Fichas Electrónicas para la Unidad de Urgencia del Servicio

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 de Salud DUOC UC, optimizando y mejorando el registro de pacientes al
momento del Ingreso, fortaleciendo la seguridad, evitando la duplicidad de
información, disminuyendo el tiempo del proceso de atención entre llegada del
paciente y atención médica.
 Crear un enlace con la unidad de Farmacia para el control de Despacho de
Recetas.
 Generar un Registro Histórico de Atención del Paciente, para que el o los Médicos
consulten sobre Atenciones Anteriores y Tratamientos, y así llevar a cabo una
correcta atención.

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 REQUERIMIENTOS DE ALTO NIVEL
REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO
R. Funcional R. No Funcional
RF_1. El Sistema debe validar el ingreso RNF_1. El Sistema debe controlar los
de los usuarios. respaldos de información en la Nube y en
Servidores Propios
RF_2. El Sistema debe administrar la Ficha
Electrónica o DAU (Dato de Atención de RNF_2. Se deben entregar manuales de
Urgencia). Usuario del Sistema

RF_3. El Sistema debe realizar consultas RNF_3. El Sistema debe ser amigable con
en BD de FONASA o PREVIRED. el usuario y de fácil manejo

RF_4. El Sistema debe realizar consultas

en BD de Farmacia.

RF_5. El Sistema debe administrar la

Canasta de Especialistas Médicos, generar
consultas por atenciones previas de los
pacientes, administrar las Recetas Médicas
y Despacho de Medicamentos.

RF_6. El Sistema debe administrar el cobro

de las prestaciones según Previsión del
paciente (copagos)

REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

R. Funcional R. No Funcional
RF_1. Definir las fases entregables de RNF_1. Presupuesto definido U$
Ingeniería de Software 700.000

RF_2. Definir Marcha Blanca

RF_3. Determinar riesgos asociados a

marcha blanca

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 OBJETIVOS
ALCANCES DEL PROYECTO
Objetivo
El proyecto se llevará a cabo mediante
reuniones programadas y formalizadas.
La fecha de inicio del proyecto se definirá a Elaboración de Contrato, firmado por
contar de la Firma del Contrato por ambas ambas partes.
partes.
ALCANCES DEL SISTEMA
Objetivo
Solucionar el problema del Registro de
pacientes en la unidad de Urgencia,
asegurando una pronta atención,
disminuyendo la espera por realizar
trámites administrativos.
Solucionar el problema de Despacho de
Medicamentos, previendo el Stock de estos
en Farmacia y generando Receta
Electrónica (para despacho interno) o
Receta Impresa (para despacho externo)
Solucionar el problema de no contar con un
“Registro Histórico” del paciente,
asegurando el correcto tratamiento de este,
inclusive con derivaciones a otros
especialistas de la unidad de Urgencia.
Indicador de Éxito
Coordinar reuniones, las cuales se
formalizarán incluyéndolas en la Carta
Gantt del proyecto.
Indicador de Éxito
Que el ingreso del paciente a la unidad de
urgencia se realice en forma más eficiente,
canalizando el registro de este a través de
un sistema integrado a PREVIRED o
FONASA. Suprimiendo los procesos
manuales de llenado de Ficha de Atención.
Que el médico se pueda conectar con
Farmacia para poder ver el Stock real de
medicamentos y realizar las solicitudes a
través de una receta electrónica.
Que el o los médicos tengan acceso a un
Historial con los registros cronológicos de
consultas, tratamientos y despacho de
medicamentos del paciente, sin necesidad
de contar con una Ficha Física (papel),
mediante el sistema informático.
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 CRONOGRAMA
Objetivo Indicador de Éxito
 Identificación de Recursos de
Hardware disponible

 Identificación de casos y creación de

los modelos de BD.
1º Iteración
 Creación de los modelos de captura
de información, enlaces de BD
internas y externas. Identificación y
creación de los modelos de Reportes
necesarios para la atención.
 Marcha blanca del proyecto como
modelo finalizado.
2º Iteración
 Producto finalizado según
requerimientos.
3º Iteración  Implementación y Cierre

COSTOS
Objetivo Indicador de Éxito
La suma disponible para el desarrollo del El costo del proyecto debe estar dentro de
sistema es de U$ 700.000, la cual está la suma definida, no excediendo el 10% de
destinada a: la suma límite

 Contratación del personal para

llevar a cabo el proyecto.
 Compra de Licencias de Software
 Imprevistos

CALIDAD
Objetivo Indicador de Éxito
Establecer un sistema informático Aprobar el 80% de los casos realizados
cumpliendo con las normas de calidad de durante la marcha blanca testeados a nivel
desarrollo de software definidas por la funcional y no funcional
norma ISO vigente
Accesibilidad de Usuarios a través de un Que la iteración entre usuario y sistema
sistema amigable, disponible en los sea de fácil acceso y comprensión,

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equipos de escritorio necesarios. instalados en todos los equipos de
escritorio necesarios.

PREMISAS Y RESTRICCIONES
 El proyecto no debe durar más de 24 semanas, ya que los plazos de entrega
son acotados a dicho periodo, una vez definidos los plazos.
 El desarrollo del sistema se realizará bajo ambiente SQL (Bases de Datos) y la
iteración con el usuario será mediante una aplicación en ambiente Windows.
 El S.O., debe ser Windows 7 o superior.
 Los equipos deben ya contar con una conexión de RED de área local, para
garantizar el rápido y correcto funcionamiento del sistema

RIESGOS INICIALES DE ALTO NIVEL

 Falla de disponibilidad de Presupuesto.
 No disponer de una plataforma tecnológica correctamente implementada a
nivel de infraestructura para soportar el Sistema en un ambiente productivo
real antes de la implantación final.
 Incompatibilidad con BD Externas.

CRONOGRAMA DE HITOS PRINCIPALES

1º Iteración Lunes 01 de julio de 2019
2º Iteración Lunes 02 de septiembre de 2019
3º Iteración Lunes 23 de diciembre de 2019

PRESUPUESTO INICIAL ASIGNADO

U$ 200.000 con un tope de no más del 10% de presupuesto total en sobregiro,
para casos imprevistos, divididos de la siguiente manera:
 U$ 129.000, contratación de personal
 U$ 7.300, arriendo oficina
 U$ 50.000, implementación de Equipos
 U$ 13.700, gastos varios

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 LISTA DE INTERESADOS (STAKEHOLDERS)
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Mario Galán Director N-A
DUOC UC
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N-A
DUOC UC
Servicio de Salud
Alexis Cruz Jefe Administrativo N-A
DUOC UC
Jefe Soporte Servicio de Salud
Javier Martínez N-A
Informático DUOC UC
Unidad de Urgencia
Dr. Francisco San
Jefe Sector Rojo Servicio de Salud N-A
Miguel
DUOC UC
Unidad de Urgencia
Dra. Camila
Jefe Sector Azul Servicio de Salud N-A
Covarrubias
DUOC UC
Servicio de Salud
Josefa Domínguez Jefe de Farmacia N-A
DUOC UC

REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO

 Definir Presupuesto total del Proyecto.
 Definir fechas de reuniones con respecto a los avances del Proyecto.
 Certifica que la totalidad de los servicios señalados en la presente acta, han sido
entregados/terminados y que, habiendo sido ejecutadas a las pruebas de
validación y aceptación indicadas, están de acuerdo con las especificaciones
formales indicadas.
 Contar con acceso a Internet
 Contar con Perfiles de Acceso para consultas de Datos a PREVIRED o FONASA

CRITERIOS DE CIERRE O CANCELACIÓN

 Revisar que se cumpla con el porcentaje de iniciación (dinero) para la ejecución
del proyecto y ver el alcance que se desea habilitar, ver las mejoras quedarán
fuera de lo estipulado bajo lo descrito y hablado con el director del proyecto.

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  Tener pagadas todas las facturas y boletas pendientes correspondientes al
proyecto.
 Las partes están incumpliendo con el contrato si no se hace una capacitación
inicial a doctores, auxiliares y personal administrativo para la correcta
implementación de nuevo software
 Incumplimiento de lo acordado según las partes en cuestión.

ASIGNACIÓN DEL GERENTE DE

PROYECTO Y NIVEL DE AUTORIDAD
GERENTE DE PROYECTO
Rama Ejecutiva
Nombre Cargo Departamento/División
(Vicepresidencia)
Servicio de Salud
Enrique Sanhueza Sub director N/A
DUOC UC

NIVELES DE AUTORIDAD
Área de Autoridad Descripción del Nivel de Autoridad
Decisiones de Personal (Staffing) N-A
Gestión de Presupuesto y de sus
Alto
variaciones
Decisiones Técnicas Alto
Resolución de Conflictos Alto
Ruta de Escalamiento y limitaciones de
N-A
autoridad

PERSONAL Y RECURSOS PRE-ASIGNADOS

Rama Ejecutiva
Recurso Departamento/División
(Vicepresidencia)
Por Definir N-A N-A

APROBACIONES
Patrocinador Fecha Firma

Mario Galán

Enrique Sanhueza

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Alexis Cruz