Acuerdos Con Proveedores

Administracin y certificacin de proveedores
Administracin y
certificacin de
proveedores
Tema 11
Acuerdos con
proveedores
Introduccin al tema
De acuerdo con Del Ro (2010), al establecerse un

contrato entre un comprador y un proveedor, surge una
responsabilidad, y en el caso de que haya un problema,
debe solucionarse ante una autoridad jurdica.
De ah la importancia de que el acuerdo no se haga

verbal, sino escrito y que describa claramente
obligaciones y derechos de cada parte.
Enseanza e Investigacin Superior A. C. Todos los Derechos Reservados 2011
Introduccin al tema
En este tema aprenders cules son las

responsabilidades que un comprador contrae cuando
establece acuerdos con sus proveedores.
Tambin identificars qu es una garanta y de qu

manera se puede exigir su cumplimiento.
Y ya para terminar el tema, examinars dos aspectos

importantes en un acuerdo, la confidencialidad y
exclusividad.
Responsabilidades
Del Ro (2010) establece que un acuerdo es un

convenio que surge por las relaciones que se
establecen entre el comprador y el vendedor, donde se
pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta,
como son la entrega y la recepcin, en el cual las dos
partes se obligan a cumplirlo.
Aunque un convenio obliga a las partes a llevar a cabo

aquello que acordaron, ste se establece por voluntad
propia.
Responsabilidades
Generalmente, los acuerdos entre empresas, en este

caso una compradora y otra proveedora, se llevan a
cabo entre los empleados que las representan.
De acuerdo con Leenders (2007), un comprador tiene

la autoridad para atender el negocio de las compras de
acuerdo con las instrucciones dadas por su empleador.
Responsabilidades
Esto tiene como base el hecho de que la ley entiende

que existe un acuerdo o contrato entre el comprador y la
empresa que lo contrat, y que mediante ese acuerdo la
empresa dio a conocer la descripcin del puesto al
comprador, y ste acepta llevar a cabo esas
responsabilidades.
Por lo que se deduce que el

comprador est actuando en
nombre y representacin de la
empresa, y por lo tanto est en
condiciones de comprometerse a
nombre de la misma.
Responsabilidades
Un acuerdo genera responsabilidades y derechos.

Dichas responsabilidades estarn en funcin del
conocimiento y aceptacin, por parte de quien se obliga,
de que puede y debe cumplirlas.
Por ejemplo: si un comprador ha acordado con su

proveedor el pago de sus facturas 30 das despus de
presentada la factura al departamento de pagos, debi
haber verificado antes de establecer ese compromiso
con la persona encargada de los pagos a proveedores,
que efectivamente las facturas sern pagadas en ese
plazo. De no ser as, es mejor no comprometerse a algo
que de antemano se sabe no se va a poder cumplir.
Responsabilidades
El cumplimiento de las responsabilidades contradas

evitar conflictos en el futuro. Por esa razn es muy
importante que quien establezca un acuerdo, sea
consciente del grado de responsabilidad que adquiere.
Responsabilidades
Responsabilidades que se establecen en un acuerdo:
Para el comprador:
Proporcionar al proveedor
la descripcin,
especificaciones,
muestras, diseos, etc. del
producto.
Otorgar cualquier
informacin adicional que
le permita al proveedor
tener una idea muy clara
de que se espera que d l
y su producto.
Colocar las rdenes de

compra con tiempo.
Responsabilidades
Avisar al proveedor
sobre cualquier
cambio en los
requerimientos.
Recibir los
productos y
verificarlos; avisar
al proveedor de
cualquier anomala.
Respetar las
clusulas de
exclusividad, si
aplica.
Gestionar y hacer el
pago del importe de
sus facturas en el
plazo convenido.
Procurar una buena

relacin clienteproveedor.
Responsabilidades
Del proveedor:
Entregar al cliente en el
lugar convenido, con la
calidad especfica, en la
cantidad solicitada, en el
tiempo justo y al precio
pactado.
Avisar al cliente cualquier

problema que se presente,
como un retraso en la fecha
de entrega o discrepancia
en la cantidad.
Responsabilidades
Del proveedor
Dar cumplimiento a
las garantas y
servicios ofrecidos.
Proporcionar la
asistencia tcnica
requerida por su
cliente.
Respetar las
clusulas de
confidencialidad.
Procurar una buena

relacin clienteproveedor.
Garantas
Una garanta es un compromiso temporal del fabricante

o vendedor, por el que se obliga a reparar gratuitamente
algo vendido en caso de avera.
Garantas
Aseguran a un comprador que el producto o servicio

adquirido es de calidad.
En caso de que el artculo presente

algn dao no ocasionado por el
comprador, o bien, el servicio no se
haya prestado como fue acordado,
la garanta cubre gastos de reparacin,
repone el bien por otro o garantiza la
devolucin del monto pagado por ese
artculo.
Generalmente una garanta incluye algunas condiciones

para poder hacerla efectiva.
Garantas
Un acuerdo entre un proveedor y

un comprador debe incluir la
garanta de que el vendedor
proveer productos y servicios de
calidad.
Garantas
La garanta se encuentra muy relacionada con la

calidad.
De acuerdo a Mercado (2007), la calidad es el conjunto

de requisitos que debe reunir lo comprado para
satisfacer las necesidades de la empresa.
Garantas
Mercado (2007) establece que la compra de la calidad

apropiada depende de los siguientes factores:
1. Disponer de especificaciones adecuadas que
sirvan de base.
2. Hacer el pedido a proveedores de confianza.
3. Comprobar el material comprado comparndolo
con las especificaciones.
Las especificaciones son aquellos dibujos o diseos,

muestras, anlisis o descripciones exactas de un
producto.
Garantas
Para hacer vlida una garanta, un comprador deber

cumplir con las condiciones que en ella se estipulen.
Por ejemplo: si la garanta especifica que el

mantenimiento de cierta mquina se debe realizar slo
por el personal tcnico del vendedor, para que en caso
de falla, sea ste quien pueda cubrir el gasto por
reparacin o el cambio de la mquina; el comprador
debe cumplir con esta disposicin.
Tambin deber presentar la factura o recibo de

compra, una explicacin de la falla del producto y por
supuesto la garanta del fabricante por escrito.
Garantas
Ejemplos de casos en los que una garanta no puede ser
vlida:
1. Si la pliza manifestara signos de haber sido

alterada en los datos originales consignados en
ella.
2. Si el uso, cuidado y operacin del producto no ha
sido de acuerdo con las instrucciones del
instructivo de operacin.
3. Si el producto fue usado fuera de su capacidad,
maltratado, golpeado, expuesto a la humedad,
mojado por algn lquido o substancia corrosiva,
as como por cualquiera otra falla atribuible al
consumidor.
Garantas
4. Si el producto fue desarmado, modificado o
reparado por personas no autorizadas por el
fabricante.
5. Si la falla sea originada por el desgaste normal de

las piezas debido al uso.
10
Confidencialidad y exclusividad
Un acuerdo entre proveedores y compradores puede

contemplar la negociacin de las clusulas de
confidencialidad y exclusividad.
Una clusula de confidencialidad

se refiere a qu tanto el comprador
como el vendedor estn de
acuerdo en que toda la informacin
que se intercambie o se genere
como resultado de la relacin
comercial que se ha establecido
entre ellas, se debe mantener en
estricta confidencialidad.
Tambin el mismo acuerdo deber

prever consecuencias en caso de
que alguna de las partes no
cumpla con esta clusula.
11
El objetivo de establecer un
acuerdo de confidencialidad
entre las partes es que se
contemplen los trminos y
condiciones en las cuales
stas mantendrn la
confidencialidad de
informacin importante de
ambas, tal como: patentes,
diseos, procesos,
programas, informacin
financiera, etc.; por
representar un activo de
gran valor e importancia
para las partes.
Una clusula de exclusividad,

dentro de un contrato de
compra-venta, se refiere a
que una de las partes o
ambas se obligan, ya sea a
proveer, o bien a comprar
exclusivamente a ese cliente
o proveedor.
12
Por ejemplo: un comprador exige a uno de sus

proveedores que para poder entablar una relacin
comercial, deber aceptar dentro del contrato una
clusula de exclusividad, obligndolo a venderle
exclusivamente a ese cliente.
Si las partes acuerdan llevar a cabo la exclusividad o

bien confidencialidad, es necesario que se incluyan
dentro del contrato de compra-venta, es decir, se debe
referir a ellas explcitamente dentro del contrato.
Cierre
En este tema has aprendido qu es un acuerdo y por

qu es importante que stos se establezcan por
voluntad propia.
Tambin que un comprador tiene toda la autoridad legal

para establecer acuerdos con sus proveedores,
ejercitando el derecho que su empleadora le confiri al
contratarlo para llevar a cabo las responsabilidades
propias de su puesto.
13
Cierre
Comprendiste cules son las responsabilidades a las

que se obligan tanto los compradores como los
proveedores al firmar un acuerdo.
Aprendiste que una garanta cubre gastos de

reparacin, repone un artculo por otro o bien asegura la
devolucin del monto, en caso de que el producto no
cumpla con las caractersticas de calidad descritas por
el proveedor. Tambin tuviste la oportunidad de
examinar un ejemplo de una garanta.
Por ltimo, identificaste lo que son las clusulas de

confidencialidad y exclusividad dentro de un contrato de
compra-venta.
Referencias bibliogrficas
Del Ro, C. (2010). Adquisiciones y abastecimientos. (5

ed.). Mxico: Cengage.
Leenders, M. (2007). Administracin de compras y

materiales. (2 ed.). Mxico: CECSA.
14
Crditos
Diseo de contenido:
Lic. Griselda Lujn Ponce
Coordinador de Calidad Acadmica de rea:
Ing. Norma Yolanda Loera Hernndez, MA y MED
Universidad Tec Milenio
Produccin y edicin del curso:
Tecnologa Educativa
Universidad Virtual, ITESM
15

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De acuerdo con Del Ro (2010), al establecerse un

De ah la importancia de que el acuerdo no se haga

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Tambin identificars qu es una garanta y de qu

Y ya para terminar el tema, examinars dos aspectos

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Aunque un convenio obliga a las partes a llevar a cabo

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Generalmente, los acuerdos entre empresas, en este

De acuerdo con Leenders (2007), un comprador tiene

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Esto tiene como base el hecho de que la ley entiende

Por lo que se deduce que el

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Un acuerdo genera responsabilidades y derechos.

Por ejemplo: si un comprador ha acordado con su

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El cumplimiento de las responsabilidades contradas

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Responsabilidades que se establecen en un acuerdo:

Colocar las rdenes de

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Procurar una buena

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Avisar al cliente cualquier

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Procurar una buena

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Una garanta es un compromiso temporal del fabricante

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Aseguran a un comprador que el producto o servicio

En caso de que el artculo presente

Generalmente una garanta incluye algunas condiciones

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Un acuerdo entre un proveedor y

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La garanta se encuentra muy relacionada con la

De acuerdo a Mercado (2007), la calidad es el conjunto

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Mercado (2007) establece que la compra de la calidad

Las especificaciones son aquellos dibujos o diseos,

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Para hacer vlida una garanta, un comprador deber

Por ejemplo: si la garanta especifica que el

Tambin deber presentar la factura o recibo de