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CAPTULO III

SISTEMA
ORGANIZACIONAL
PROPUESTO

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CAPITULO III
SISTEMA ORGANIZACIONAL PROPUESTO
1.- ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DE UN HOTEL
La actividad fundamental de una empresa hotelera es facilitar el servicio de
alojamiento y, en numerosas ocasiones, se aade a ste, el servicio de manutencin.
Por lo tanto, se distingue en este trabajo, a una empresa hotelera que presta ambos
servicios, para lo cual se la separa en dos actividades: Servicio de Alojamiento y
Servicios de Restauracin.
Servicio de Alojamiento: Est compuesto por los departamentos de Conserjera y
Regidura de Pisos, con todas sus dependencias.
Servicio de Restauracin: Est compuesto por los Departamento de Alimentacin,
donde se incluirn Economato, Cocina, Restaurante.
Otros Departamento dentro de la Empresa: Compuesto por el rea econmicofinanciera, rea de personal, Mantenimiento, Seguridad
1.1.-ORGANIGRAMA PROPUESTO
El hotel, como cualquier otra empresa, debe organizarse en base a unos criterios
ya establecidos desde el comienzo. Esta organizacin puede representarse
grficamente por un organigrama que nos permite visualizar rpidamente toda la
estructura de la empresa y el funcionamiento de los distintos departamentos, as
como la delegacin de funciones dentro de cada uno de ellos.

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Dicho organigrama puede a su vez derivarse en otros organigramas especficos


para cada funcin o departamento, y son absolutamente indispensables para la
direccin del hotel con el objeto de establecer pautas importantes en lo
relacionado a funciones jerrquicas y a la planificacin del trabajo.
Los organigramas pueden ser estructurales, informativos o analticos, generales o
parciales, funcionales y de personal. El primero de ellos, el estructural, define
toda la organizacin del establecimiento, determina los centros de responsabilidad
para las distintas actividades de la empresa, y el control de cada uno de estos
centros en relacin con sus delegaciones.
Estos organigramas estructurales pueden ser bien de organizacin centralizada,
aplicada a establecimientos pequeos, donde la direccin concentra prcticamente
el control de todas las funciones, o bien, descentralizada, para establecimientos
ms grandes donde la direccin supervisa a los distintos departamentos, pero cada
uno de ellos tiene autonoma propia para la toma de decisiones rutinarias.
Las otras clasificaciones de los organigramas son fcilmente comprensibles segn
su denominacin indica, y son, en cierto modo, complementarias del estructural.
Se presenta un ejemplo de organigrama estructural (organizacin centralizada).
Este organigrama corresponde a un hotel de pequeas dimensiones en el que por
lo general la funcin del Gerente o Director, la realiza el mismo dueo de la
empresa. Como se ve en el mismo, el dueo o director centraliza todas las
funciones, delegando slo algunas de ellas a un funcionario de l dependiente,
situacin esta que se presenta en la mayora de las Empresas Hoteleras de
Bermejo (Organigrama Cuadro N1).

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ORGANIGRAMA (Cuadro N1)

DIRECCIN

RECEPCIN

RESERVAS

CONSERJERA
Y ADMIN.

CAJA FACTU-RACIN
RE

INTERVENCIN
Y PERSONAL

ALIMENTACIN
Y BEBIDAS

ECONO-

RESTAURANTE
Y BAR

BODEGA
M

Organ: N - 01

COCINA

MANTENI
MIENTO

LENCERIA

REGIDURA
DE PISOS

CAMARERAS

LAVANDERIA

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Se presenta ahora, la organizacin estructural de un hotel de nivel medio (organizacin
descentralizada).
Como se ve por este organigrama, la sociedad establece los lineamientos o pautas de
actuacin delegando la funcin ejecutiva en un Gerente General que dispone a su vez,
para ayudarlo en sus funciones, de uno o ms subgerentes, supervisando conjuntamente
los distintos departamentos del hotel. (Organigrama Cuadro N 2).

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ORGANIGRAMA (Cuadro N 2)
GERENTE
GENERAL
PERSONAL
MANTENIMIENTO
SEGURIDAD

ADMINISTRACIN

DPTO. DE
FINANZAS

COMPRAS

JEFE
CONTAB.
CONTADOR
INTERVENTOR
CAJEROS
AUX. ADMIN.

DPTO. DE
ALIMENTACIN

DPTO. DE
CONSERJERA

ACTIVO
FIJO

DPTO. DE
REGIDURA
DE PISOS

RECEPCIN

RESTAURANTE

CAJA
RECEPCIN

COCINA

ECONOMATO

SERVICIO DE
HABITACIONES

Organ: N 02

LENCERA

LAVANDERA

Cuando se presenta un Organigrama Funcional, es cuando se indica las funciones a realizar


por cada departamento en particular; razn por la cual se detalla las actividades a
desarrollar en funcin al Organigrama Estructural.
1.2.- RELACION DE DEPARTAMENTOS, PROCESOS Y CARGOS
DEPARTA-

PROCESO

CARGO

MENTO
Conserjera.

Regidura

Registro del Huspedes. Ocupacin de Habitaciones

Recepcionista Botones

Control Reservas - Arras.

Gobernanta

Solicitud llamadas urbanas y larga distancia.

Jefe de Reservas.

Atencin general al cliente. Correspondencia.

Operadora.

Mantenimiento Instalaciones.
de Limpieza General de Habitaciones.

Pisos.

Lavandera y Lencera.

Conserje y Botones.
Gobernanta o Ama de Llaves
Camareras,

Lavanderas.

Costureras
Alimentacin.
Alimentos

Servicio de Comidas y Bebidas.


y Compras de Alimentos y Bebidas.

Bebidas.

Matre. Sumiller
Camareros. Ayudantes.
Director de Alimentos

Bebidas.
Control Produccin y Facturacin.

Jefes de Bar y Restaurante.

Celebracin de Banquetes.

Jefes de Banquetes. Cocineros.

Cocina.

Preparacin de Alimentos.

Matres. Camareros. Bar-mans.


Jefes de Partida. Cocineros.

Economato.

Pasteleros. Ayudantes. Pinches.


Recepcin y Almacenamiento de Alimentos y Jefe de Economato.

Finanzas.

Bebidas.
Contabilidad. Caja. Facturacin. Control.

Director de Administracin.
Interventor. Jefe de cada

Departamento

Pagos y Cobros. Control de Crditos.

Departamento.
Jefe de Departamento.

Financiero.
Contabilidad.

Gestiones Bancarias.
Cuentas a Pagar y Cobrar. Pago de Nminas

Jefe de Contabilidad. Auditor.

Control de Compras. Facturacin.

Cajero.
Encargados de cada uno de los

Departamento

Contratacin de Personal, Relaciones de Trabajo

Mdulos
Jefe de Personal. Encargado de

de Personal

Control de Horarios. Licencias y Vacaciones

Nminas.

Confeccin de Nminas.

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Mantenimiento. Ordenes de Trabajo. Reparaciones. Revisiones

Jefe de Mantenimiento
Fontanero.
Carpintero. Electricista
Jardinero.

1.2.1 FUNDAMENTACION DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


Del trmino organizacin podemos obtener dos definiciones diferentes, por una parte,
se la define como el conjunto de personal que intervienen de manera coordinada y
racional con objeto de alcanzar unos objetivos.

Por otra parte, se encuentra la

organizacin como funcin administrativa, que hace referencia a la identificacin,


clasificacin, y agrupamiento de tareas a realizar en la empresa, nombramiento de los
distintos responsables y asignacin de sus correspondientes niveles de autoridad.
La Empresa Hotelera, como cualquier otro tipo de empresa, responde a esta premisa y
necesita un sistema ordenado bajo el que funcionar. La funcin de organizacin en una
empresa hotelera se centra en determinar cada una de las actividades afines y agruparlas
en unidades con cierto grado de independencia (departamentizacin) encabezadas por
un responsable con un nivel de autoridad determinado, as como definir las relaciones
entre dichos departamentos y su coordinacin respondiendo en la mayor parte de
ocasiones a un diseo organizativo horizontal.
1.2.1.1 GERENTE GENERAL
La Direccin de la Empresa Hotelera es la de dirigir cada una de las actividades de
la empresa, controlando las actividades de los jefes departamentales con el objeto de
comprobar la correcta realizacin de sus tareas e introducir modificaciones si fueran
necesarias.
Las tcnicas que desarrolla el Gerente General de una empresa hotelera para realizar
las diferentes funciones estn enmarcadas dentro de los cuatro elementos del
proceso administrativo: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

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1.2.1.2. DEPARTAMENTO PERSONAL


El Departamento de Personal tiene atribuciones de establecer las contrataciones,
salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto este relacionado con la gestin
del personal, como pueden ser:
a.Turnos y das de descanso.
b.

Formacin y promocin.

c.Contratacin de personal extra para las temporadas altas.


d.

Ausencia y expedientes.

Los departamentos de Direccin de las empresas se han visto obligados a cambiar el


sistema tan burocrtico que se empleaba antiguamente para gestionar las funciones
de personal, cuyas actividades se limitaban a las meramente administrativas, como
pueden ser la confeccin de nminas, las altas y bajas, etc. Dicho sistema
evidentemente, no abarca de forma suficiente, la problemtica social o los
problemas de tipo econmico, como es el caso de los porcentajes del gasto de
personal sobre los ingresos o gastos totales, cuyas cifras resultan muy reveladoras.
En cuanto al aspecto social se refiere, el departamento de Personal es
imprescindible dentro de la estructura empresarial, ya que es el responsable de
realizar convenientemente aquellas diligencias que permitan establecer unas
relaciones positivas entre todo el personal de la empresa. Con ello no slo se
consigue un entorno social equilibrado y permanente, sino que tambin se
perfeccionan los recursos humanos disponibles.
Organizacin del Personal.- La organizacin del personal ha de estar condicionada
de forma tal que cuando surja un problema de produccin, ste pueda ser
compensado mediante la deduccin del personal previsto y de las exigencias de sus
puestos de trabajo.

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Esta organizacin conlleva a los siguientes requisitos imprescindibles:


e. Un conocimiento de las actividades de la empresa.
f. Una previsin de los cambios que puedan darse en las actividades.
g. Un examen de las aptitudes y capacidades del personal con vistas a una
promocin en el futuro.
h. Un anlisis comparativo entre el estado actual y los posibles
requerimientos a fin de emprender medidas que ayuden a solventar las
dificultades que se vayan presentando.
La poltica de personal ha de ser lo suficientemente dinmica como para poder tratar
de forma rigurosa todos los asuntos inherentes a las relaciones laborales. Para ello
ha de estar bien planificada y no actuar improvisadamente, ya que de lo contrario,
tanto las actividades como de los objetivos del departamento se veran perturbados.
Esta planificacin requiere a su vez un conocimiento total de todas las conexiones
del hotel que pudieran ataar a

la ejecucin del trabajo de sus respectivos

trabajadores.
Composicin de la Planilla de Puestos de Trabajo.- Se puede decir que la planilla
es un inventario en el cual se determinan la cantidad y la calidad de los puestos de
trabajo necesarios para que la empresa desarrolle su actividad.
La planilla depender de las necesidades reales del hotel, las cuales pueden variar
por diversas razones:
- Un aumento o disminucin de la actividad del hotel.
- Alteraciones en sus sistemas operativos.
- La plurivalencia de funciones y la adquisicin de conocimientos especiales.
- Las modificaciones en la organizacin empresarial del hotel.
- Las rectificaciones en la poltica de personal.

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- La necesidad de reformar el ambiente de trabajo.
No obstante todo lo anterior, la planilla ha de confeccionarse en funcin de:
- La poltica oficial del hotel y la imagen que el establecimiento confiere.
- Los rasgos distintivos del hotel, como pueden ser su categora, capacidad,
ubicacin, instalaciones existentes, la oferta y la demanda, as como los
precios de sus servicios.
- Las particularidades y demandas de los puestos de trabajo.
- Los horarios de la jornada laboral, as como los periodos de vacaciones.
- Las condiciones de trabajo.
Tomando todos estos puntos en consideracin y a partir de ndices de actividad
anterior

o provisiones verosmiles, el Jefe o responsable del departamento de

personal y la Direccin del hotel debern analizar y convenir con los distintos jefes
de departamento el esquema de la planilla de base. Resulta ventajoso simultanear la
confeccin de las planillas de cada departamento y la elaboracin del presupuesto
anual, de forma que estas estn en convergencia con el periodo presupuestario.
Una planilla base se confecciona en funcin de las horas de actividad de cada
departamento. Por ejemplo, si el Restaurante Comedor tiene un horario diario al
pblico de 13:00 a 16:00 horas, y de 20:00 a 23:00 horas, o sea un total de seis
horas, habr que aadir una hora correspondiente a la preapertura, y otra ms para el
postcierre, lo cual da como resultado ocho horas de jornada laboral. No hay que
olvidar aadir las contrataciones eventuales que pudieran necesitar en las
temporadas altas.
Inventario de Puestos de Trabajo.- La confeccin del inventario de puestos de
trabajo constituye una de las actividades ms importantes del departamento
personal, teniendo en cuenta las caractersticas de cada puesto, la descripcin de los
trabajos a desempear y los requisitos indispensables para poder llevarlos a cabo.

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La forma de confeccionar este inventario depender de cada empresa, pues no existe
una relacin tipificada de puestos de trabajo y requisitos.
A continuacin exponemos los datos que

facilitan el conocimiento de un

determinado puesto de trabajo:


- Designacin del puesto de trabajo.
- Departamento al que corresponde.
- Seccin en la que se subdivide.
- Categora Profesional.
- Tipo de actividades a desempear (s estas son normales, peridica u
ocasionales).
Condiciones del entorno de trabajo.
- Personas con quienes se ha de relacionar el trabajador.
- Conocimientos tcnicos que el puesto de trabajo requiere.
- Requisitos psicofsicos del puesto de trabajo requiere.
- Otros datos y requerimientos complementarios.
El Factor Humano y Social.- Cada empresa puede diferir de las otras en cuanto a
su inventario de puestos de trabajo, pero siempre se han de tener en consideracin
las necesidades reales de la empresa y en base a estas, llevar a cabo negociaciones
que sean a la vez eficientes y elsticas, respetando al mximo los derechos del
trabajador.
Las necesidades de la empresa se pueden resumir en tres puntos:
- La calidad del personal y su utilizacin en determinados plazos.
- La calificacin del personal en base a las tcnicas empleadas y a la
estructura de la empresa.
- Una remuneracin del personal que sea compatible con la rentabilidad de la
empresa.

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Pero si la empresa hotelera solo tuviera en cuenta sus propias necesidades, el


personal quedara relegado simplemente a una funcin de suministro, es decir, como
si fuera una materia inerte cuyas cualidades son explotadas sin ningn otro
miramiento que el de ser aprovechadas en su totalidad.
As pues, la empresa nunca ha de olvidar que los trabajadores son seres racionales
que llevan a cabo una accin para satisfacer una serie de necesidades bsicas, y si
no logran esta satisfaccin, difcilmente podrn ser retenidos por la empresa, o en el
mejor de los casos, su rendimiento no ser ptimo. Aqu es cuando el departamento
de Personal entra en funcionamiento, debiendo estimular a los trabajadores
mediante la motivacin que consiste en satisfacer las necesidades del personal al
mximo posible, al tiempo que existe una compatibilidad entre dichas necesidades y
las de la propia empresa.
Por lo tanto, si el Jefe del Departamento de Personal quiere obtener el mximo
potencial de sus trabajadores, deber garantizar la suficiente motivacin en el clima
laboral y en las actividades asignadas a cada trabajador; es decir, ofrecerles las
satisfacciones oportunas para conseguir de ellos una cooperacin voluntaria y
consciente. Evidentemente, resulta complicado satisfacer todas las necesidades de
cada uno de los trabajadores, por lo tanto, para encontrar la conciliacin ms
conveniente entre las necesidades del trabajador y las necesidades de la empresa, la
persona que dirija este departamento debe estar dotado de una mente con un buen
grado de psicologa, y una gran visin y preparacin en las relaciones humanas, con
lo cual podr captar de la forma ms precisa el comportamiento a nivel individual y
a nivel colectivo del ser humano. Ello le permitir combinar las necesidades de
estos ltimos con las de la empresa, aprovechando al mximo las cualidades y
capacidades individuales para situar a cada uno de ellos en el puesto de trabajo que
mejor le corresponda.

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1.2.1.3. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO
El departamento de Mantenimiento, es uno de los ms esenciales dentro de las
operaciones de funcionamiento de la Empresa Hotelera, siendo de vital importancia
en sentido de tener que detectar anomalas dentro de las instalaciones, teniendo la
capacidad de dar solucin para no entorpecer las actividades del Hotel.
En trminos generales la implementacin de un Departamento de Mantenimiento
dentro de la Empresa Hotelera, tiene el objetivo de conservacin, proteccin,
resguardo, salvaguarda, seguridad, preservacin y cuidado de las instalaciones del
Hotel.
1.2.1.4. DEPARTAMENTO SEGURIDAD
Para el cuidado de objetos de valor (dinero, joyas, etc.) del cliente que lo solicite,
los hoteles disponen normalmente de cajas de seguridad, no obstante, hay todava
quien no las posee y utiliza para este servicio la caja general del hotel.
En este ltimo caso, el sistema consiste en el empleo de un sobre que contiene un
impreso adjunto donde se han de refleja tanto los datos del cliente que solicita el
servicio, como las caractersticas de los valores a custodiar. En este sobre se
guardan los valores junto con una copia de dicho impreso, y el original es entregado
al cliente, pues este ltimo ha de presentarlo cuando decida retirar los objetos que
ha confiado a la caja fuerte general del hotel.
El nico inconveniente de este primer sistema es el del horario, pues el cliente slo
puede depositar o recoger sus valores durante las horas en que Caja estn en turno
de servicio, y mediante el personal especializado a su cargo.
En lo relativo a las cajas de seguridad, el servicio de custodia se realiza en cofres de
seguridad individuales. La ficha mediante la cual estos cofres son controlados ha
de reflejar los mismos datos que el impreso utilizado para la caja fuerte general, con

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la diferencia de que el cliente ha de firmar en un libro de registro, tanto al inicio
como al trmino del servicio. La apertura de los cofres se activa con dos llaves que
han de ser introducidas en la cerradura simultneamente. Una de las llaves es
entregada al cliente y la otra queda en manos del Cajero y/o del Recepcionista, por
lo que no existe el inconveniente de horario que conlleva el sistema anterior, ya que,
como se recuerda, el departamento de Caja de Recepcin funciona durante las 24
horas del da.
La autorizacin de salida de equipajes se la da para que el cliente pueda retirar su
equipaje en el momento de su salida, pero el cajero slo lo complementa una vez
que el cliente ha cancelado su factura. El departamento de Conserjera no podr
entregar ningn equipaje si el cajero no le ha remitido previamente esta
autorizacin, y en caso de que lo entregar, asumir la responsabilidad del pago de
la factura si sta hubiese quedado impagada.
1.2.1.5. DEPARTAMENTO ADMINISTRACIN
La funcin principal de este departamento es la de administrar y controlar la
empresa hotelera mediante la realizacin de las siguientes actividades:
- Asentamiento de movimientos en las distintas cuentas.
- Confeccin de presupuestos e inventarios.
- Valoraciones.
- Inversiones.
La importancia de este Departamento radica fundamentalmente en la coordinacin
de los esfuerzos humanos, hace posible contar con mejores elementos de trabajo,
prev posibles situaciones de riesgo para la empresa, este departamento deber
caracterizarse por la utilizacin de mtodos y tcnicas para la realizacin de tareas,
e interpretar las complejidades de la organizacin.

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1.2.1.6. DEPARTAMENTO DE FINANZAS
El objetivo general es de analizar y comparar las situaciones previas y presentes a
fin de determinar las variaciones habidas, lo que le permitir a la empresa tomar las
medidas oportunas para la obtencin de una mayor rentabilidad.
El sistema de contabilidad que la empresa adopte se hace operativo en funcin de la
documentacin que los diversos departamentos del hotel aportan, debiendo
suministrar toda la informacin contable, tanto a efectos legales y fiscales como a
efectos internos del hotel.
Mediante dicha informacin, la empresa podr analizar si sus objetivos previstos se
estn alcanzando, y en caso contrario, proceder a aplicar las correcciones y
controles sobre los departamentos que estime necesarios.
Departamento Compras.- Las compras que se realizan para suplir las necesidades
pueden ser o no amortizables. Las amortizables corresponden a los bienes de
equipo. Estos se adquieren antes de iniciar el proceso de produccin, y no se
integran en el coste de explotacin. A continuacin exponemos los cuatro grupos
que componen estos bienes:
1.- Instalaciones Tcnicas.
2.- Instalaciones de Servicio de Alimentacin.
3.- Equipos de Recepcin.
4.- Otras Instalaciones.
Jefe de Contabilidad.- La finalidad es la de proporcionar en forma oportuna la
informacin financiera a los ejecutivos para coadyuvar a conducir los planes,
programas, proyectos y actividades del departamento en forma eficiente y efectiva.
Comprende el control de los documentos, registros, archivos de las transacciones y

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el proceso de las operaciones, desde la entrega original de los registros hasta su
informe.
Contador.- En establecimientos hoteleros de poco volumen, este cargo equivale al
anterior, mientras que en hoteles grandes, el contador lleva generalmente el registro
de los Libros de Contabilidad.
Interventor.- Controla todas las operaciones contables de la empresa, como pueden
ser las cantidades y precios de facturacin (no se olvide que la confeccin de Mano
Corriente la realiza el Tenedor de Cuenta Corriente de Clientes en Recepcin), as
como las entradas y salidas de Almacn y Economato, por lo que interviene en
todos los departamentos.
Cajero.- En los hoteles de gran volumen, hay un cajero para cada departamento de
venta (de restaurante, cafetera, bar, sala de fiestas, etc.), Su trabajo se coordina con
el de sus respectivos Jefes de Departamento, debiendo entregar sus liquidaciones al
Departamento de Recepcin. En lo que se refiere a categora profesional, estn a las
rdenes del Jefe de Contabilidad o del Interventor.
Caja Recepcin.- En los hoteles de gran capacidad las funciones ms esenciales de
este departamento consiste en la gestin de cobro de facturas y en el cambio de
divisas, as como el control de la caja fuerte general del hotel y de los cofres de
seguridad individuales. Sin embargo, en los hoteles de menor volumen asume la
funcin de caja general, en cuyo caso se encarga tambin de enviar las facturas a las
Agencias de Viajes, e incluso de efectuar los pagos a los distintos proveedores del
establecimiento, entre otras gestiones de pago y cobranza.
El departamento de Caja de Recepcin permanece abierto las 24 horas del da.
Durante el turno de noche ser el Recepcionista de noche quien lleve a cabo las
actividades inherentes a este departamento. Al finalizar su turno, cada Recepcionista
o cajero ha de realizar una liquidacin en la cual han de figurar absolutamente todas

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las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la produccin con la lectura de
la hoja de mano corriente, independientemente de que sta sea manuscrita o
mecanizada. Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos
efectuarn el arqueo para que el nuevo turno pueda empezarse desde cero.
El original de la liquidacin de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero
en efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno.
Auxiliares Administrativos.- Como la nomenclatura de su categora profesional
indica, estas personas se encargan de realizar los trabajos administrativos del
departamento.
Activos Fijos.- Las funciones estn destinadas a la salvaguarda por estar destinados
a la actividad hotelera, representando activos en produccin, es decir, que se
encuentran prestando servicios.
1.2.1.7. DEPARTAMENTO DE ALIMENTACIN
A pesar de que la mayora de sus actividades son de explotacin, y
consecuentemente de gran importancia, no todos los hoteles disponen de este
departamento. En los hoteles pequeos y de poco volumen, sin embargo, supone
una gran ventaja a la empresa tener un solo departamento que se ocupe del control
de todo lo relacionado con alimentos y bebidas, obtenindose as una centralizacin
y unidad de criterios.
Debido a que muchos clientes, y sobre todo los grupos enviados por mayoristas o
agencias de viaje, contratan adems del alojamiento los servicios de alimentacin en
forma de desayuno, media pensin o pensin completa, Recepcin debe comunicar
diariamente al departamento de Alimentacin y Bebidas la cantidad de clientes que
utilizarn dichos servicios, especificando si se trata de la utilizacin de todos o parte
de ellos a fin de que se realicen las previsiones pertinentes en materia de compras.

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Para lograr un resultado satisfactorio de los platos elaborados, es necesario que el


personal que los elabora trabaje en un ambiente cmodo y relajado. Para ello se han
de conjugar una serie de factores, a saber:
-Amplitud del lugar de trabajo que permita una mejor planificacin de las
tareas del personal de cocina.
- Disposicin de una planilla que sea adecuada y eficaz en el cumplimiento de
sus funciones.
- Adecuada dotacin de maquinarias, utensilios y menaje, lo que redundar en
una mayor rapidez de trabajo, adems de una menor cantidad de mano de
obra.
- Iluminacin y ventilacin apropiada del recinto de trabajo, el cual debe estar
situado de manera que permita una rpida y libre comunicacin con el
restaurante y con el almacn de provisiones (economato).
Una buena organizacin de la cocina, redundar en una mayor rentabilidad de todo
el negocio.
Restaurante.- La Restauracin abarca todos los establecimientos que ofrecen al
pblico un servicio de comidas y bebidas que se consumen en el propio local, todo
ello a cambio de un precio. Independientemente de su categora, todos los
establecimientos deben tener sumo cuidado con la limpieza y la calidad de sus
servicios, especialmente en la elaboracin de sus platos, que debern ser preparados
con ingredientes perfectamente conservados.
Es en el restaurante del hotel donde se ofrece el men del da, el cual suele constar
de tres servicios dados en horarios determinados, el desayuno, el almuerzo y la
cena, a fin de atender a aquellos clientes con media pensin o pensin completa, as
como a toda la clientela que, sin tener una pensin determina, opte por este servicio
en vez del servicio a la carta.

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La presentacin de los platos tambin es un factor importante a tener en cuenta, as


como el trato al cliente, que ha de ser siempre corts y amable, rpido y eficaz. El
aspecto de los camareros y del personal de cocina ha de tenerse muy en cuenta, con
uniformes limpios y planchados, la importancia de la limpieza, tanto del menaje y
mobiliario que se utiliza como del propio local. Se ha de supervisar asimismo el
perfecto funcionamiento y decoro de los servicios sanitarios.
Los establecimientos de restauracin se dividen en dos tipos de servicio:
- Los servicios de hotelera, que proporcionan los establecimientos registrados
como negocio independiente o integrado a un hotel.
- Los servicios de comedores que ofrecen ciertas empresas.
La apertura del establecimiento, el titular del mismo solicitar del organismo
autnomo competente los permisos pertinentes, para lo cual ha de presentar planos
detallados del establecimiento especificado:
- El destino de cada dependencia.
- Superficies.
- Nmero de plazas del comedor.
- Nombre del establecimiento.
Es obligatoria la expedicin de facturas en las que constarn los diversos servicios,
a excepcin de las facturas del men de la casa, en las que constar nicamente su
composicin y precio total.
Cocina.- Este departamento debe coordinar con el rea de Restaurante y Recepcin,
con el fin de determinar la cantidad aproximada de clientes que pueden utilizar los
servicios del comedor a fin de solicitar los gneros en cantidad suficiente para la
confeccin de los platos que se ofrecen.

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De este hecho se infiere la gran importancia que tiene contar con un Departamento
de Cocina que satisfaga el gusto de los clientes que visitan el restaurante.
Servicio de Habitaciones.- Est directamente relacionado con el encargado de
Cocina, en virtud de la atencin directa de alimentacin (refrigerio) a los clientes en
las habitaciones, es decir, que slo se ofrece los servicios mnimos, para lo cual se
preparan comidas fras.
Economato y Bodega.- El Jefe de Economato establece el programa de funciones
correspondientes a este departamento y se encarga de que sean llevadas a cabo.
Una de las funciones bsicas de este departamento la realiza el Jefe de Compras,
quien debe tratar de adquirir los artculos con la mxima calidad posible por el
menor precio, a fin de ajustar los costes de las materias primas y obtener una mayor
rentabilidad.

1.2.1.8. DEPARTAMENTO CONSERJERA


El departamento de Conserjera es de una gran importancia en cuanto a la
organizacin del hotel se refiere, asumiendo unas funciones muy determinadas.
A parte de estas funciones se han de sumar otras actividades, pues este
departamento es el que ha de saber detectar el estado del cliente en el transcurso de
su alojamiento, al tiempo que proporciona una imagen positiva del establecimiento
mediante un personal simptico y cordial. Tambin ha de informar a la empresa
sobre aquellas peticiones formuladas por clientes que no puedan concederse, y a su
vez sugerir posibles soluciones o mejorar en todos los servicios ofrecidos por el
hotel.

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Recepcin.- El departamento de Recepcin es el que ms contacto tiene con el
cliente, por lo que es muy importante tenerlo bien organizado y dotado de personal
eficiente, no solamente desde el punto de vista de las tareas administrativas sino, y
muy fundamentalmente, desde el punto de vista de la relacin humana en cuanto a
educacin, cortesa, simpata, etc, se refiere.
Si bien est muy relacionado con todos los dems departamentos de la empresa, lo
est principalmente con Caja y Conserjera.
La Recepcin se compone de dos partes: Mostrador, y Oficina Administrativa del
mismo. Funciona las 24 horas del da para poder atender al cliente en todo
momento. Las horas de mayor trabajo son las comprendidas entre las 6 y las 16
horas, ya que en ellas se produce la mayor cantidad de salidas y entradas de nuevos
clientes. El turno de noche, por ser el que menos trabajo tiene con la clientela, se
encarga de ordenar toda la papelera producida durante el da

1.2.1.9. DEPARTAMENTO DE REGIDURA DE PISOS


Este departamento queda bajo la plena autoridad de la Gobernanta, que a su vez se
encarga de determinadas responsabilidades y a las funciones a las Subgobernantas o
gobernantas de 2da.
Las funciones a realizar se dividen por secciones, una de las cuales abarca la
limpieza, control y mantenimiento de las habitaciones, otra seccin cubre la
limpieza de los despachos y oficinas, mientras que una tercera seccin, se encarga
de la lavandera y la lencera.
El Departamento de Regidura de Pisos y el de Recepcin han de estar
estrechamente coordinados en lo que se refiere a la ocupacin de habitaciones, l
numero de personas alojadas en cada una de ellas y los bloqueos o desbloqueos que

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se efecta. As pues, ambos departamentos suelen hacer de forma conjunta un
control diario de la situacin de todas las habitaciones existentes en el hotel.
1.2.1.10. LAVANDERIA, LENCERA Y COSTURA
Esta rea, aunque tambin depende de la Gobernanta General, est bajo la
responsabilidad directa de la encargada general de la lavandera- lencera, teniendo
una cierta independencia en razn de la labor cotidiana y en cierto montona que se
desarrolla en l.
Como se desprende por lgica, su funcin estriba en el lavado, planchado y repaso
de aquellas prendas que lo necesiten.

1.3. MANUAL DE FUNCIONES


UNIDAD FUNCIONAL: GERENTE GENERAL

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DENOMINACIN DEL CARGO:


GERENTE GENERAL
DEPENDIENTE
Ninguna
DEPENDENCIA
Departamento de Administracin General
FUNCION GENERAL
Dirigir cada una de las actividades de la empresa, contando para ello con la colaboracin de
otras personas a las cuales delega las distintas funciones a realizar dentro de la misma, al
tiempo que se hace responsable de los resultados que se obtengan.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Conocimiento del mercado turstico y su aplicacin para un mejor rendimiento
de su empresa.
- Eleccin del personal calificado y conduccin del mismo.
- Delegacin de funciones a las personas capacitadas para realizarlas.
- Planificacin del trabajo y eleccin de los procedimientos a seguir para obtener
los mejores resultados.
- Control de todos y cada uno de los departamentos en que se divide la empresa.
- Motivacin del personal a su cargo para obtener del mismo el mayor y ms
correcto rendimiento.
- Aportacin de nuevas ideas y soluciones.
- Fijacin de objetivos pendientes a la mejora y ampliacin de los servicios
brindados por la empresa.
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE PERSONAL
DENOMINACIN DEL CARGO:

59
JEFE DE PERSONAL
DEPENDIENTE
Direccin General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Controlar el cumplimiento de las disposiciones legales en vigencia
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Es responsable de la buena integracin de todo el personal del hotel.
- Ha de prestar servicios, aconsejar, proporcionar ideas, regularizar, todo ello sin ejecutar.
- Debe crear un ambiente de confianza entre los directivos y los subordinados.
- Ha de implantar un sistema regular de informacin fidedigna sobre los asuntos humanos
de la empresa.
- Se encarga de proponer polticas de personal apropiadas a Direccin.
- Colabora con todos los dems departamentos para perfeccionar la preparacin del
personal, otorgando los cargos de responsabilidad a aquellas personas que estn mejor
preparadas.
- Promueve las buenas relaciones entre las representaciones de personal y la Direccin.
- Asesora y coopera en la valoracin de puestos de trabajo y en la composicin de salarios.
- Plantea nuevas condiciones colectivas laborales a Direccin, y las negocia con el
personal.
- Dirige las polticas establecidas de reclutamiento y seleccin de personal, contratacin,
especificacin de cada puesto de trabajo, formacin, y comunicaciones, promocin, as
como la supervisin de productividad y las relaciones humanas.
- Perfecciona su propio sistema de organizacin mediante la implantacin de medidas y
preceptos mas apropiados, a fin de aumentar el ndice de rentabilidad de sus gestiones.
- Encargado de la actualizacin constante y correcta del File personal

60
- Elaboracin de fichas de registro sobre vacaciones, licencias y compensaciones del
personal.
- Establecer las contrataciones, salarios, horarios laborales, vacaciones y todo cuanto est
relacionado con la gestin del personal:

Turnos y das de descanso, Formacin y

promocin, Contratacin de personal extra para las temporadas altas, Ausencias y


expedientes.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO


DENOMINACIN DEL CARGO:

61
JEFE DE MANTENIMIENTO
DEPENDIENTE
Direccin General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
La funcin general es de conservacin,, proteccin, resguardo, salvaguarda, seguridad,
preservacin, cuidado, asistencia y vigilancia.
FUNCION ESPECIFICA
- Informar a la Direccin de todas las anomalas producidas en el hotel, solucionando las
que se producen por causas normales y consultando con el Director las que pudieran
requerir una reparacin ms complicada. Para estas funciones el Jefe de Mantenimiento
cuenta con el personal calificado y de los medios tcnicos apropiados.
- Inspeccionar regularmente el estado de las instalaciones, ascensores, mquinas, motores,
calderas de calefaccin, presin del agua, etc, y comunicar a Direccin las averas
producidas con el objeto de recabar la autorizacin de la misma para la correspondiente
reparacin.
- Mantenimiento de todas las instalaciones del hotel, as como de su mobiliario, equipos,
etc.
- Encargado del montaje de las instalaciones y equipos especiales para banquetes o eventos
similares.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD


DENOMINACIN DEL CARGO:

62
JEFE DE SEGURIDAD
DEPENDIENTE
Direccin General
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Su funcin es de promover la confianza, resguardo, proteccin y defensa de los intereses de
la Empresa Hotelera, empleados y en particular a los clientes, proporcionando solidez y
amparo de las operaciones funcionales.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Cuidado de los objetos de valor del cliente
- Resguardo de los cofres de seguridad
- Resguardo de las instalaciones del Hotel
- Verificacin previa a la salida de los clientes de la conformidad de Caja y Conserjera.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION


DENOMINACIN DEL CARGO:

63
JEFE ADMINISTRATIVO
DEPENDIENTE
Direccin General
DEPENDENCIA
Departamento de Finanzas, Departamento de Mano Corriente, Departamento de
Alimentacin, Departamento de Consejera y Departamento de Regidura de Pisos
FUNCION GENERAL
La funcin general es la Toma de decisiones, mediante el anlisis de cada departamento.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Coordina y toma acciones necesarias para que todos los Departamentos estn siendo
ejecutados de acuerdo con el plan general de la empresa hotelera.
- Compara los resultados de las acciones contra los planificados y evala el grado de
desviacin.
- Coordina con la Direccin sobre los cambios de planes y organizacin para ajustar el
funcionamiento general.
- Coordina, Autoriza y aprueba las operaciones econmicas y financieras del Hotel.
- Elabora informes consolidados mensuales para la Direccin del Hotel.
- Aprueba informes de los diferentes departamentos a su cargo.
- Dirige todas las cuestiones relativas a cuantificaciones monetarias, y valoraciones de
costes y polticas empresariales.
- Elabora los presupuestos, controla los resultados que se obtienen y analiza las ventas de
los servicios del mes.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

64
JEFE FINANCIERO
DEPENDIENTE
Direccin General y Administracin
DEPENDENCIA
Seccin de Compras, Contabilidad y Activo Fijo
FUNCION GENERAL
Garantizar que la situacin econmica-financiera del Hotel est enmarcado dentro de las
normas legales vigentes, asegurar la integridad de los datos, presentacin adecuada de
registros, presentacin de la informacin econmica confiable y garantizar la oportuna
presentacin de la informacin para la pronta toma de decisiones.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Controlar que todas y cada una de las transacciones deben estar registradas
adecuadamente.
- Verificar que las transacciones estn de acuerdo a las normas y procedimientos del sistema
contable adoptado por la empresa hotelera
- Fijar polticas y parmetros para el registro de valuacin de los activos fijos, como as
tambin de las adquisiciones.
- Garantizar la razonabilidad y confiabilidad de los Estados Financieros.
- Presentacin oportuna de la informacin financiera.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

65
ENCARGADO DE COMPRAS
DEPENDIENTE
Jefe Financiero
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, controlar las adquisiciones de mercaderas y otros de acuerdo a las
exigencias de las operaciones de la Empresa Hotelera.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Formular polticas para la adquisicin de mercaderas, en funcin de las necesidades y
lineamientos del hotel.
- Controlar el procedimiento de adquisiciones.
- Verificar el respaldo de la documentacin de las adquisiciones.
- Registro de los requerimientos de mercaderas y otros.
- Gestionar pagos oportunos a los proveedores.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

66
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDIENTE
Jefe Financiero
DEPENDENCIA
Contador, Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, dirigir y controlar las actividades financieras financieras-contables de
la empresa hotelera, de tal forma que todas las actividades de trabajo sean coordinadas en
base a los objetivos, polticas, procedimientos y programas de trabajo, de acuerdo a normas
establecidas.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Asignar, supervisar y evaluar las labores del personal a su cargo.
- Complementar los libros y documentos legales.
- Realizar la liquidacin de impuestos y tasas.
- Distribuir entre el personal a su cargo las diversas actividades contables solicitadas por la
Direccin.
- Supervisa todos los trabajos que se realizan en el departamento.
- Controla los procedimientos administrativos y contables
- Controla la realizacin de los informes y balances dentro de las fechas programadas.
- Autoriza y aprueba los comprobantes de pago y firma cheques y otros documentos
contables.
- Elabora informes relativos a su departamento.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

67
CONTADOR
DEPENDIENTE
Jefe de Contabilidad
DEPENDENCIA
Interventor, Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Controla y ejecuta las normas, procedimientos, cuentas, libros, comprobantes y estados
contables relacionados con registros.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Ejecuta contablemente los documentos de origen
- Clasifica y ejecuta el sistema de contabilidad
- Mantiene adecuada informacin
- Permite control efectivo de recursos
- Proporciona datos financieros tiles para anlisis y estadsticas
- Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la clasificacin y
registros comunes, permitiendo su presentacin de forma comparativa.
- Elabora los Estados Financieros mensuales, para fines de la direccin administrativa.
- Presenta informacin razonable y equitativa
- Aplica las normas y procedimientos de control interno en el rea contable
- Revisin peridica del plan y manual de cuentas de acuerdo a los requerimientos y
necesidades de la empresa hotelera.
- Implementa registros contables auxiliares que considere necesarios.
- Supervisa el estricto cumplimiento de las obligaciones impositivas.
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS
DENOMINACIN DEL CARGO:

68
INTERVENTOR
DEPENDIENTE
Contador
DEPENDENCIA
Cajeros, Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Controla todas las operaciones contables de la empresa, interviniendo en todos los
departamentos.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Control del libro de entradas y salidas de Recepcin
- Control de la hoja de cierre
- Control de Caja General
- Control General de todos los registros administrativos y contables de la empresa.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

69
CAJERO
DEPENDIENTE
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDENCIA
Auxiliar Administrativo
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar, controlar las labores de venta de servicios y otros ingresos en efectivo
o su equivalente.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Efectivizar los pagos y cobros, pasando luego la informacin a Contabilidad para que se
realicen las anotaciones en sus correspondientes libros contables.
- Control de facturas pagadas en recepcin, de caja fuerte, o cofres de seguridad y de
salidas de habitacin.
- Conciliar los ingresos con Caja Recepcin.
- Realizar los depsitos a las cuentas bancarias
- Elaboracin de los resmenes de ingresos diarios por servicios para su contabilizacin,
aprobacin y depsito respectivo al banco.
- Realizar arqueos diarios y peridicos.
- Verifica la documentacin y contratos de la venta de servicios, ingresos varios, compras y
otros egresos con el movimiento registrado del efectivo.
- Cancela los haberes mensuales al personal.
- Responsable del Fondo de Caja chica.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

70
ENCARGADO CAJA RECEPCION
DEPENDIENTE
CAJERO
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Recepcionista nocturno de tesorera, coordinando y ejecutando las labores de venta de
servicios y otros ingresos en efectivo o su equivalente.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Cobro de facturas, as como el control de la Caja fuerte general del hotel.
- Encargado de la las actividades de caja inherentes a este departamento en horarios
nocturnos.
- Elaboracin de liquidaciones y la entrega respectiva al Cajero.
- Elaboracin de los Arqueos de Caja.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

71
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DEPENDIENTE
JEFE DE CONTABILIDAD
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Colaboracin directa en la organizacin y control del sistema de contabilidad y responsable
de los registros auxiliares y archivo de documentacin contable.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Responsable de la ejecucin de los libros auxiliares de control de cada cuenta.
- Elaboracin de los comprobantes de diario.
- Preparacin de los estados de cuenta.
- Registra libros de compras y ventas IVA
- Elaboracin de conciliaciones bancarias

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE FINANZAS


DENOMINACIN DEL CARGO:

72
ENCARGADO DE ACTIVO FIJO
DEPENDIENTE
JEFE FINANCIERO
DEPENDENCIA
Ninguna
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar y controlar el registro y salvaguarda de los Activos Fijos de la empresa
hotelera.
FUNCIONES ESPECIFICAS
El encargado de Activos Fijos deber elaborar:
- El Inventario Inicial o de Constitucin, que como su nombre lo indica, es el inventario con
el cual se inician las operaciones, o en su defecto al inicio de cada gestin.
- El Inventario Provisional Mensual, que sirve para realizar los anlisis de gestin
departamental.
- El Inventario Peridico o de Resultados, el cual se confecciona al final del ejercicio.
- El Inventario de Existencias Fsicas, refirindose a las existencias en almacn.
- El Inventario de Activos, que consisten en una relacin de activos valorados al precio en
que fueron adquiridos con amortizacin.
- Formulacin de las polticas de registro, depreciacin y salvaguarda de los activos.
- Elaboracin de los formularios de Bienes en Custodia para el personal del hotel
- Clasificacin correcta de los bienes para la presentacin en la posicin financiera.
- Controlar que los bienes del Activo Fijo estn registrados en los Estados Financieros en
conformidad a los principios de contabilidad.
- Levantamiento peridico del inventario de activos fijos.
- Elaboracin de las tarjetas de control fsico valorado.

73

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION


DENOMINACIN DEL CARGO:

74
JEFE DE ALIMENTACION
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ADMINISTRATIVO
DEPENDENCIA
Restaurante, Cocina y Economato
FUNCION GENERAL
Sincronizar el servicio de forma eficiente y efectiva con los departamentos a su cargo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Verificacin del men semanal
- Elaboracin de las Normas General para un buen servicio.
- Contratacin de proveedores y del control de las provisiones.
- Valoracin de los productos, control del stockaje, ndices de rotacin, perdidas y mermas.
- Conseguir niveles de compras que repercutan en bonificaciones.
- Conseguir mejores precios sin detrimento de la calidad.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION


DENOMINACIN DEL CARGO:

75
JEFE DE RESTAURANTE
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Camareros (en caso de existir)
FUNCION GENERAL
Ofrecer una mayor planificacin y desarrollo del trabajo en cocina.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Otorgar vistosidad y categora al establecimiento.
- Proporcionar servicios de comidas y bebidas durante el periodo en que el restaurante
permanece abierto.
- Elaboracin del men semanal.
- Elaboracin de planillas de consumo en el Restaurante.
- Elaboracin de partes diarias y mensuales del consumo.
- Conciliacin sobre el consumo diario con el rea de Cocina.
- Coordinacin entre los diferentes departamentos.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION


DENOMINACIN DEL CARGO:

76
JEFE DE COCINA
DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Servicio de Habitaciones
FUNCION GENERAL
Planificar, coordinar y controlar el expendio de alimentos para el rea del Restaurante.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Deber controlar las provisiones necesarias para el consumo de las diferentes partidas,
supervisando la calidad y peso de las mismas.
- Vigilar las exigencias solicitando la reposicin de los gneros consumidos, as como
comunicar los que pudieran estar en mal estado, los cuales debe dar de baja mediante un
vale que debe ser aprobado por la Direccin.
- El servicio de habitaciones funciona las 24 horas, teniendo tres turnos de trabajo; de
maana, de la tarde y de noche. El turno de maana se encarga del servicio de desayunos
e inicia el de los almuerzos, mientras que el turno de la tarde termina el servicio de
almuerzos y atiende todos los servicios de la tarde, as como el servicio de cenas. En
cuanto al turno de noche, slo ofrece los servicios mnimos de guardia, para lo cual el
cuarto fro deja un stock de comidas fras cuya cantidad depender de la clientela
existente.
- Coordinar a efecto de que se disponga de los alimentos y elementos necesarios para el
servicio a los clientes, vajilla, cristalera, mantelera, etc.)
UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION
DENOMINACIN DEL CARGO:
ENCARGADO SERVICIO HABITACIONES

77

DEPENDIENTE
JEFE DE COCINA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Servicio exclusivo a los clientes en habitaciones.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Servicio de comidas y bebidas a las habitaciones de los clientes.
- Ofrecer la atencin las 24 horas con turnos alternos.
- El servicio nocturno se limitar a comidas rpidas y fras, as como algunas bebidas.
- En caso de contar el hotel con el servicio de mini bar, el encargado deber registrar y
reemplazar los alimentos consumidos por el cliente previo reporte al encargado de cocina.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE ALIMENTACION


DENOMINACIN DEL CARGO:
JEFE DE ECONOMATO

78

DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ALIMENTACION
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Establecer el programa de funciones correspondientes y su cumplimiento.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- El conocimiento del estado de necesidades.
- La realizacin y control de las compras.
- El almacenaje y la conservacin de las mismas.
- La salida y la distribucin de las compras.
- Realizar eficazmente la recepcin, verificacin y almacenaje de los alimentos.
- Atencin continuada en el control de los alimentos y artculos depositados.
- Suministrar los gneros que cada departamento necesita, y que, previamente, han sido
pedidos a proveedores.
- Clasificar los alimentos en conformidad a los cdigos alimentarios: Alimentos
perecederos, alimentos imperecederos, consumibles, materiales de uso.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA


DENOMINACIN DEL CARGO:
JEFE DE CONSERJERIA

79

DEPENDIENTE
JEFE DPTO. ADMINISTRACION
DEPENDENCIA
Recepcin
FUNCION GENERAL
Coordinacin y control de todos los servicios brindados al cliente y de las instalaciones de
uso exclusivo.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Comunicacin a la Direccin del movimiento de clientes realizado durante las 24 horas
del da.
- Deber prestar los servicios directos al cliente de: Puerta principal, equipajes de los
clientes, llaves de las habitaciones, ascensores, informacin, correspondencia,
intercomunicacin, mensajes, despertador, prensa, vigilancia nocturna, encargos, tanto en
el interior como fuera del hotel, Ventas varias, Reservas de actividades varias
(espectculos, excursiones, etc.), Suministro de material deportivo o recreativo.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE CONSERJERIA


DENOMINACIN DEL CARGO:
ENCARGADO DE RECEPCION

80

DEPENDIENTE
JEFE DE CONSERJERIA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Relaciones Humanas
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Atender las reservas que se vayan produciendo
- Formalizar el hospedaje
- recibir y atender a los clientes durante toda su estancia, incluyendo la salida de los
mismos.
- Cerciorarse de la correcta identidad de los clientes.
- Asignar habitaciones.
- Informar a los clientes de todas las actividades que puedan realizar dentro o fuera del
hotel.
- Proceder al cobro de las facturas de los clientes, de acuerdo a los servicios prestados.
- Confeccin de las tarjetas de registros.
- Registro en el Libro de Recepcin de los clientes.

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS


DENOMINACIN DEL CARGO:
GOBERNANTA

81

DEPENDIENTE
JEFE DE ADMINISTRACION
DEPENDENCIA
Lencera y Lavandera
FUNCION GENERAL
Control y supervisin de todas las actividades que competen a su cargo y comunicacin a la
Direccin.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Organiza el trabajo de limpieza del hotel, en todas sus dependencias.
- Organiza el lavado y planchado de ropa.
- Tiene a su cargo el almacn de lencera y limpieza.
- Cuida de la decoracin de habitaciones, zonas comunes, corredores, etc. En cuanto a
floristera y complementos se refiere.
- Efecta el bloqueo de habitaciones.
- Se hace cargo de la ropa del personal que trabaja en el hotel.
- Supervisa la limpieza y preparacin de las habitaciones.
- Controla la ocupacin de las habitaciones por los clientes.
- Controla el personal a su cargo.
- Coordina actividades con Recepcin y Conserjera.
- Realizacin de inventarios de ropa de cama.
- Solicita reposiciones de los elementos gastados dentro de las habitaciones.
- Comunicacin de roturas y faltantes producidos.
- Elaboracin de las partes diarias.
- Control de habitaciones, si estn libres, ocupadas, bloqueadas, etc.
- Control de cantidad de personas registradas en cada habitacin.
- Mantenimiento de limpieza y conservacin de las habitaciones.

82

UNIDAD FUNCIONAL: DEPARTAMENTO DE REGIDURIA DE PISOS


DENOMINACIN DEL CARGO:
ENCARGADA DE LAVANDERIA Y LENCERIA

83

DEPENDIENTE
GOBERNANTA
DEPENDENCIA
Ninguno
FUNCION GENERAL
Control y ejecucin todo lo relacionado con la limpieza de la ropa de cama.
FUNCIONES ESPECIFICAS
- Entrega y recoge la ropa de los clientes y enva los cargos a Conserjera.
- Limpieza general (lavado, planchado) de la ropa de cama y uniformes del personal.
- Revisin de los elementos que se encuentran en los salones.

1.4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


Expresa las caractersticas del proceso contable de manera pormenorizada mediante flujo
gramas, proceso narrativo y formularios.

84

Flujogramas
Su objetivo es dar a conocer a las personas involucradas en las tareas.
Proceso Narrativo
Es la descripcin descriptiva de un proceso de manera literal.
Formularios tipo
Son formularios a utilizar en los diferentes procedimientos que revelan la informacin.

FLUJOGRAMA DE RECEPCIN DE CLIENTES

Inicio

85
Registro
Hotelero
Form. RC - 001

Verificacin de Datos
del Cliente

Existe
Conformidad?

Archivo de
Documentos

Fin
Fluj: N - 01

ACTIVIDAD: RECEPCION DE CLIENTES


INTRODUCCION:
Es el proceso que registra todos los datos del cliente que contrata el alojamiento, los
servicios del hotel, donde estn reflejadas las obligaciones por ambas partes. Su misin se
centra en la reserva de plazas y servicios, trmites de entrada y salida de los huspedes,

86
control de consumos, gestin de cobros y coordinacin de actividades con el resto de los
departamentos.
EXPLICACIN
- Se inicia con la llegada del cliente, entregando la tarjeta de registro para que ste rellene
los datos correspondientes a sus seas de identidad, debidamente firmado.
- Se elabora el formulario No. RC-001.
- El formulario es debidamente firmado por el recepcionista, previo el llenado de todos los
datos por parte del hotel.
- Si existe conformidad, se procede a firmarse.
OBJETIVO
- Registrar correctamente el ingreso del cliente
ALCANCE
- Sirve para el anlisis de estadsticas sobre el ingreso de clientes
- Presentacin a la administracin pblica, por requerimiento de las autoridades policiales,
para su verificacin de las personas alojadas.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjera
FORMULARIOS
Tarjeta de Registro Hotelero. Form. RC-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe dpto. de Conserjera, Encargado de Recepcin

87
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepcin
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
Las tarjetas originadas por este proceso se archiva en el Dpto. de Conserjera.

88

RC - 001

TARJETA DE REGISTRO HOTELERO

N ...........................

PARA USO EXCLUSIVO DEL ESTABLECIMIENTO


FOR HOTEL USE ONLY
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO
Hotel:
Cliente:

HABITACIN N

Telfono:

OCUPANTES

TARIFA AUTORIZADA

ADULTOS

FECHA DE LLEGADA
MES

CODIGO

TOTAL IMPUESTO DE
TURISMO

NIOS

FECHA DE SALIDA
MES

AO

CON EQUIPAJE

EFECTIVO

TARJETA

SIN EQUIPAJE

CHEQUE

DE CREDITO

AO

DIA

FACTURA N

DIAS
PERMANENCIA

NOMBRE EMPRESA

CON RESERVA
SIN RESERVA
OBSERVACIONES:

TARJETA DE REGISTRO.Es el impreso que contiene todos los datos del cliente que contrata el alojamiento,
los servicios del hotel y donde estn reflejadas las obligaciones por ambas partes. Adems sirve para
confeccionar, a partir de los datos que constan en el mismo, la mayor parte del resto de impresos que
confecciona el Departamento de Recepcin.

Form: N - 001

89
FLUJOGRAMA DE LIBRO DE RECEPCIN
Inicio

Registro de
Libro de
Recepcin
Form. RC - 002

Verificacin de
Habitaciones
Vendidas y Libres

Existe
Conformidad?

Firma y
Archivo de
Documentos

Fin
Fluj: N 02

ACTIVIDAD: LIBRO DE RECEPCION


INTRODUCCION:

90
Es denominado de entradas y salidas, sirve para confeccionar, a partir de los datos que en
l figuran, las estadsticas de ocupacin, de duracin de estancia, de nacionalidad.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la incorporacin del cliente del hotel.
- Est dividido en dos partes; a la izquierda, las entradas, a la derecha, las salidas,
acumulndose la produccin de habitaciones.
- Se registra en el Libro No. RC-002.
- Al final se deber cerrar el da administrativo.
- Si existe conformidad, se procede a firmarse.
- Se elaborar un balance diario del movimiento producido, tomando siempre como
referencia, el resultado de la noche anterior, al cual se le sumarn las llegadas producidas,
restndose las salidas; el resultado que se obtiene indicar la produccin diaria de
habitaciones vendidas, que pasar al saldo del da siguiente.
OBJETIVO
- Conocer la produccin de habitaciones vendidas.
ALCANCE
- Sirve para el anlisis de estadsticas sobre la produccin de habitaciones.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjera

FORMULARIOS
Libro de Recepcin. Form. RC-002

91
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe departamento de Conserjera, Encargado de Recepcin
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepcin
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
El Libro est a disposicin de la administracin y gerencia del Hotel en Recepcin

92

LIBRO DE
RECEPCION

RC - 002

ENTRADAS
LIBRO DE RECEPCION

Hab. Nombre
Arrastre Anterior

Da
ANCBs.
Hab.

.................................
Bs.
Pensin

Da ......................................
Hab.

Nombre
Arrastre Anterior

Form. N 002

SALIDAS
A

Bs.
Hab.

Bs.
Pensin

93

FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE CLIENTES

Inicio

Registro de
Clientes
Form. RC - 003

Verificacin de
Datos del Cliente

Existe
Conformidad?

Archivo de
Documentos
Form. RC 003

Fin
Fluj: N - 03
ACTIVIDAD: REGISTRO DE CLIENTES

94
INTRODUCCION:
Es un impreso similar a las tarjetas de registro, con mucha mayor cantidad de datos del
cliente.
EXPLICACION
- Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envo de ofertas y otras
promociones a los mismos, como as mismo constituye un historial individual de cada
cliente.
- Este impreso no sustituye a la tarjeta de registro, ya que slo se trata de un medio de
almacenamiento de datos.
- Se registra en el Form. No. RC-003.
- Se registrarn los datos correspondientes al cliente y en la otra los relacionados con cada
una de las estancias del mismo.
OBJETIVO
- Brindar atencin a clientes asiduos.
ALCANCE
- Sirve para conocer las exigencias de clientes asiduos.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Conserjera
FORMULARIOS
Kardex Form. RC-003
FIRMAS AUTORIZADAS
Encargado de Recepcin

95

OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepcin
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en Recepcin.

96

KARDEX

RC 003

Apellidos:

Nombre:

Direccin:
Nacionalidad:
D.N.I./ Pasaporte N:
LLEGADA
Da

Estado Civil:

Fecha de Nacimiento:
Expedito:

Profesin:

SALIDA Habitacin PRECIO


N
Forma OBSERVACIONES
Mes Ao Da Mes
Habit. Pensin Pers. de Pago

Kardex.-

Es un impreso similar a la tarjeta de registro, con mucha mayor cantidad de datos


del cliente. Sirve al hotel para seleccionar sus clientes asiduos y permite el envo de ofertas u
otras promociones a los mismos.

Form: N - 003

97
FLUJOGRAMA DE PENSIN ALIMENTICIA
Inicio

Pedidos de Clientes
Form. PA 003
Form. PA 001
Form. PA - 002

Preparacin y
Entrega
del Pedido

Existe
Conformidad?

Registra y Archiva
Documentos
Form. PA 003
Form. PA 001
Form. PA - 002

Fin
Fluj: N - 04
ACTIVIDAD: PENSION ALIMENTICIA

98
INTRODUCCION:
Es un impreso en el cual se detalla la relacin de clientes que contratan servicios de
alimentacin.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con el pedido del cliente para que se otorgue el servicio.
- Este impreso tiene varias copias, envindose la primera al Restaurante, quien informa a
las diferentes secciones de servicio el tipo de men solicitado (cocina).
- Las otras copias se remiten a cuentas corrientes de clientes, facturacin y cocina,
quedando el original en el mostrador de Recepcin.
- Se registra en el Form. PA 001, Form. PA 002, Form. PA 003.
OBJETIVO
- Brindar atencin alimenticia registrada para su previsin.
ALCANCE
- Sirve para conocer las necesidades alimenticias de los clientes.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Restaurante y cocina
FORMULARIOS
Pensin Alimenticia Form. PA 001, Form. PA 002, Form. PA 003
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Restaurante
OPERATIVA
Es elaborado por el Encargado de Recepcin

99

ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada por el Encargado de Cocina y Restaurante.

100

PENSION ALIMENTICIA
N
Hab.

NOMBRES

Da

................... de........................

PA - 001
de 2.0..............................

Alm.

SERVICIOS
Com.
Carta

SALIDAS
Personas

NACIONALIDAD
Desay.

Picnic

OBSERVACIONES

Pensin Alimenticia.Es un impreso en el cual se detalla la relacin de clientes que contratan servicios de alimentacin (media pensin o
pensin completa).
Generalmente se hace una lista con todos los clientes registrados en el hotel que utilicen estos servicios.

Form: N - 004

101

PA - 002
REQUISICIN DE ALIMENTOS

DEPARTAMENTO

CANT.

FECHA

ARTICULO Y DESCRIPCIN

PESO

SOLICITUD POR

LLENADO POR

AUTORIZADO POR

RECIBIDO POR

Form: N - 005

PRECIO
UNITARIO

CANT.
TOTAL

102
PA - 003

REQUISICION DE BEBIDAS
NOMBRE DEL BAR
N
DEP.

NOMBRE

SOLICITADO POR

FECHA
EN
EXIST. SOL.

U T I LI ZAD O
COSTO COSTO
L.
BOT. 1/2 B. UNIT. TOTAL

LLENADO POR
AUTORIZADO POR
Form: N - 006

RECIBI
DO POR

103
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE REPARACIN DE AVERAS
Inicio

Registro de
Averas
Form. M 001.

Verificacin de
Averas

Existe
Conformidad?

Registra y Archiva
Documentos
Form. M 001.

Fin
Fluj: N - 05

ACTIVIDAD: ORDEN DE REPARACION DE AVERIAS


INTRODUCCION:

104
Es un impreso que da conocimiento al departamento de Mantenimiento de las diferentes
averas que se producen en las habitaciones, dependencias comunes del hotel, maquinarias
o instalaciones.
EXPLICACION
- El impreso se realiza en original y dos copias.
- Son formularios llenados por cualquier departamento de servicios del hotel, utilizados
generalmente por Recepcin y Regidura de Pisos.
- Las otras copias se remiten al Dpto. de Mantenimiento para la reparacin pertinente.
- Se ejecuta las reparaciones por el Dpto. de Mantenimiento, con las observaciones y el
trabajo desarrollado.
- Se registra en el Form. No. M-001.
OBJETIVO
- Mantenimiento constante de las instalaciones del hotel.
ALCANCE
- Sirve para conocer los daos por uso en el mobiliario e instalacin del hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Mantenimiento
FORMULARIOS
Orden de Reparacin Form. M-001.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Mantenimiento

105
OPERATIVA
Es elaborado por diferentes secciones de servicio del hotel.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en Mantenimiento y en cada seccin que solicita la
reparacin.

106
M - 001
ORDEN DE REPARACIN O PARTE DE AVERAS
Del depto de ...................................... a Servicio Tcnico
Habitacin N .................................. Fecha avera .........................................
Dependencias ................................. Localizacin ..........................................
Clase de reparacin a realizar .........................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Fecha de reparacin ......................................
Empieza hora ................................................
Termina hora .................................................
Total horas ....................................................
-------------------

------------

Jefe de Departamento

El operario

Fluj: N - 007

----------------------V B El Jefe de Servicio Tcnico

107
FLUJOGRAMA DE CAJA RECEPCIN Y LIQUIDACIN
Inicio
Facturacin

Elaboracin de
Comprobantes
Form. CC 001
Form. CC - 002

1 Copia: CAJA
Form. CC 001
Form. CC - 002
Original
Contabilidad

Existe
partida
doble?
S
Firma el Comprobante
Realizar la Mayorizacin

Fin
Fluj: N - 06
ACTIVIDAD: CAJA RECEPCION Y LIQUIDACION
INTRODUCCION:

NO

108
Es un proceso que se mantiene las 24 horas del da, con el objeto de dar mayor fluidez y
operabilidad en el servicio al cliente.
EXPLICACION
- El impreso es una hoja de liquidacin para el envo a contabilidad.
- Son formularios llenados por el Dpto. de Recepcin y por el Cajero.
- Se inicia con la elaboracin de la factura correspondiente que genera el ingreso de
efectivo en caja.
- Se procede a realizar el arqueo de caja.
- El Recepcionista o Cajero debe realizar una liquidacin en la cual debe figurar
absolutamente todas las facturas cobradas en efectivo, debiendo cuadrar la produccin
con la lectura de la Liquidacin de Caja.
- Al llegar el siguiente Recepcionista para iniciar su turno, ambos efectuarn el arqueo para
cerrar la produccin.
- El original de la liquidacin de Caja es enviado a Contabilidad, junto con el dinero en
efectivo y las copias de cada factura confeccionada en el transcurso del turno.
- Se registra en el Form. CC-002 Liquidacin de Caja del da
- Se registra en el Form. CC-001.Caja
OBJETIVO
- Registrar el ingreso de efectivo al da del Hotel.
ALCANCE
- Sirve para los ingresos del Hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Recepcin y Caja

109
FORMULARIOS
Caja Form. CC-001 y Form. CC 002.
Caja Liquidacin Orden de Reparacin Form. CC-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Cajero y Recepcin
OPERATIVA
Es elaborado por el Cajero y en el encargado de Recepcin.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en Caja y Contabilidad.

Form. N 008
CC - 001

CAJA
FECHA:.... de............... de 2.0...........
COBROS
N
N
CLIENTE
CONCEPTO DESCUENTOS
FACT. HAB.
DEDUCCIONES

IMPORTE
NETO

PAGOS
CONCEPTO
IMPORTE
NETO

TOTAL.........

COBROS- TOTAL.........
PAGOS - TOTAL..........
SALDO........................
TOTAL.............
( Ver liquidacin al dorso)

112
CC - 002
LIQUIDACIN DE CAJA DEL DIA........... DE DE
.............
2.0.
DE 19 .........
INGRESOS DE HOSPEDAJE
Ingresos de P/M
Ingresos de M/A
Ingresos de EJ/A
Subtotal

INGRESOS DE RESTAURANTE
Ingresos de P/M
Ingresos de M/A
Ingresos de EJ/A
Total Ingresos

BALANCE
Total Ingresos
Total Pagos
Total

EFECTIVO
........................
........................
........................
........................
Cheques y Talones
Divisas
Metlico
Total Efectivo

PAGOS
.......................
.......................
.......................
......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
.......................
Total Pagos

DIVISAS
.......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
......................
Total Divisas

VB
El Administrador

El Recepcionista

Caja.Los hoteles privados emiten una hoja de liquidacin original y una copia, mientras que aquellos que pertenecen a una cadena o
pool hacen una copia extra, tanto de las facturas como de la liquidacin, y la envan a su central.

Form. N - 009

32

FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE TELFONOS Y FAX

Inicio
Solicitud de
servicio del
cliente

Elaboracin del servicio


S

Realizacin
del servicio?
SI
NO
Facturacin
Form. RC - 006

Recepcin

Fin

Fluj: N - 07

NO

Notificaci
n Cliente

33

ACTIVIDAD: SERVICIO DE TELFONOS


INTRODUCCION:
El servicio de telfonos es fundamental causando impresin ptima al cliente.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la solicitud del servicio del cliente.
- Son formularios que reflejan el uso del servicio por el cliente.
- El Recepcionista llenar el formulario respectivo, especificando la cantidad e
importe de las llamadas que tienen que ser cargadas al cliente.
- El formulario deber llevar la firma del encargado de Recepcin.
- Si no se tiene ninguna observacin por parte del cliente deber pasar a Caja para el
registro respectivo.
- En caso de no existir observaciones se proceder al archivo del formulario.
- Se registra en el Form. RC-006 Ficha de Telfonos y Fax
OBJETIVO
- El servicio al cliente
ALCANCE
- Es un servicio adicional al cliente.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Recepcin y Caja
FORMULARIOS
Ficha de Telfonos y Fax RC-006
FIRMAS AUTORIZADAS

34

Cajero y Recepcin
OPERATIVA
Es elaborado por el encargado de Recepcin.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en Recepcin.

35

RC - 006

FICHA DE TELFONOS Y FAX


Da..............

*****
H

RESUMEN DE SERVICIOS TELFONOS Mes............

Ao 2.0........
HAB. VALE POBLACIN N TEL/FAX PASOS IMPORTE
CON CARGO A
N
N
Bs.
CASA CRED. CONT.
Bs.
Bs.
Bs.

Telfonos:

Recepcin:

Control:

Ficha de Telfonos y Fax.- En este impreso se han de registrar todas las notas
de cargo o vales de servicio telefnico y fax a fin de poder realizar el control diario.
Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha, y en forma de columna,
el nmero de habitacin, el nmero de nota de cargo o vale, la poblacin de destino,

Form: N - 010

36

FLUJOGRAMA DE SERVICIO DE LAVANDERA


Inicio
Recoleccin
de prendas

Elaboracin del servicio

Realizacin del
servicio?

NO

S
Observacin
S
Facturacin
Form. RP - 001

Regidura de pisos

Fin
Fluj: N - 08
ACTIVIDAD: SERVICIO DE LAVANDERA

NO

37

INTRODUCCION:
El servicio de lavandera se incluye dentro de los servicios que se ofrece al cliente,
tanto por la limpieza de la ropa de cama constante y del servicio de lavado de ropa del
cliente, en caso de solicitud.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando se recoge la ropa de las habitaciones y ha sido
depositada en bolsas para ser llevada a lavandera.
- Se procede al recuento de la ropa de cama y la Gobernanta entregar una prenda
limpia por cada sucia entregada (toallas, sabanas, etc.)
- Se procede al llenado del formulario por parte de la Gobernanta, con la respectiva
firma de conformidad de entrega y recepcin por parte de Lavandera y Gobernanta.
- En caso de no existir observaciones se proceder al archivo del formulario.
- Se registra en el Form. RP-001 Vales de Entregas a Lavandera
OBJETIVO
- Proceso de limpieza.
ALCANCE
- Es un servicio fundamental para la categora del hotel
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Regidura de Pisos y Lavandera.

FORMULARIOS
Vales de Entrega a Lavandera RP-001

38

FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta y Lavandera
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Regidura de Pisos

RP - 001
VALES DE ENTREGAS A LAVANDERA

39

VALE DE ENTREGAS A LAVANDERA

Piso..............

F= Falta
S= Sobra
ENTREGADO

Sbanas bajeras....................
Sbanas encimeras..............
Sbanas bajeras m. .............
Sbanas encimeras m. ..........
Sbanas cuna ....................
Fundas ................................
Fundas m. ...........................
Fundas cuna ......................
Colchas ................................
Colchas m. ...........................
Colchas cuna ....................
Cubre cama .........................
Cubre cama m. ....................
Cubre alfombras ..................
Alfombras bao ..................
Toallas bao ........................
Toallas crep .......................
Toallas rusas ......................
Toallas bidet .......................
Bayeta zapatos ..................
Bayetas limpieza ..................
Paos limpieza ....................
.............................................
............................................
............... De ...................................................... De 2.00 .............................

Vales de Entregas a Lavandera.-Una vez se haya bajado de las plantas la ropa


del DIA , en primer lugar se pasa a su clasificacin (sabanas por un lado, fundas
por otro, toallas, etc.), observando si alguna de estas prendas tuviese manchas o
tipos de suciedad que requieran un tratamiento especial, separndose entonces para
otro proceder.La ropa ha de ser pasada antes de proceder a su lavado, salvo en el
caso de que la maquina que se vaya a utilizar tenga un sistema que indique el peso.

40

Form: N - 011
FLUJOGRAMA DE CONTROL DE ALMACN DE LAVANDERA

Inicio
Reporta las
necesidades de
las diferentes
secciones
diferentesseccion
Elaboracin
de los vales
esservicio del
cliente
Realizacin
del servicio?
SI
Registro
Form. RP 002

Reporte al Jefe
De Regidura de
Pisos

Fin
Fluj: N - 09

NO

41

ACTIVIDAD: CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA


INTRODUCCION:
El almacn de lavandera estar a cargo de la Gobernanta, ya que los productos de
limpieza, tiles y reservas que han de disponerse a diario los deber entregar a
cambio de los vales.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica las necesidades de las diferentes
secciones de ropa de cama.
- Se entregar semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia de
estos materiales, como as mismo todos los accesorios utilizados para el lavado y
limpieza.
- La Gobernanta ir controlando la entrega semanal y los artculos se guardarn en al
almacenillo que cada departamento debe tener.
- Se proceder al llenado de los vales respectivos en el momento de la entrega.
- Se registra en el Form. RP-002 Control de almacn de Lavandera.
OBJETIVO
- Control del inventario de accesorios y ropa de cama.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del departamento.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel

UNIDADES

42

Dpto. de Regidura de Pisos y Lavandera.


FORMULARIOS
Control de Almacn de Lavandera RP-002
FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Regidura de Pisos

43
RP- 002

*****
H
Bermejo - Bolivia

CONTROL DE ALMACEN DE LAVANDERIA


Cdigo o Artculo :

Proveedor :

Mximo :

Direccin :

Mnimo :

T y Fax :

C.I.F. :

DIA ENTRADA SALIDA


PRECIO
CANTIDAD CANTIDAD UNITARIO

PRECIO
MEDIO

EXISTENCIA TOTAL
TOTAL
Bs.

OBSERVACIONES

Control de Almacen de Lavanderia.-El almacn de lavandera estar a cargo de la Gobernata General, pues los
productos de limpieza, tiles y reservas que han de disponerse a diario, los deber entregar a cambio de los
vales que cada cual aporte. Aqu se encuentran no slo los productos que con anterioridad se han enumerado,
sino que adems debern estar los que se utilzan en las mquinas lavavajillas, propios de esta maquinaria.
Normalmente se entregan semanalmente en cantidad suficiente para garantizar la no carencia, pero de forma

Form: N - 012

44

FLUJOGRAMA DE ORDEN DE PARTE DE BAJA


Inicio

Registro de Parte
de Baja
Form. RP 003

Parte de Baja

Existe
Conformidad?

Registra y Archiva
Documentos
Form.RP 003
.

Fin
Fluj: N - 10

ACTIVIDAD: PARTE DE BAJA

45

INTRODUCCION:
Debido al uso de accesorios y utilera, estos empiezan a deteriorarse por el uso
prolongado.
EXPLICACION
- El proceso se inicia cuando la Gobernanta verifica el deterioro de los accesorios o es
comunicado por alguna seccin del Hotel.
- Estas prendas o accesorios se irn separando y una vez contadas por tipo y clase, se
podrn dar de baja.
- Una vez verificado el mal estado, se proceder al llenado del formulario respectivo,
con las firmas de la Gobernanta y del encargado de seccin.
- Se comunicar al Dpto. Administrativo para la previsin y reposicin de estos
materiales.
- Se registra en el Form. RP-003 Parte de Baja.
OBJETIVO
- Control y reposicin del accesorio.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del departamento.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Regidura de Pisos.
FORMULARIOS
Parte de Baja Form. RP-003

46

FIRMAS AUTORIZADAS
Gobernanta
OPERATIVA
Es elaborado por la Gobernanta.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Regidura de Pisos

47

RP- 003

PARTE DE BAJA
PARTE DE BAJA
Depto ........................................... A ........................................................
MOTIVO DE BAJA

Form: N - 013
FLUJOGRAMA DE VALE DE RESTAURANTE

Inicio

48

Form. A-001

Jefe de
Cocina

Depto. Alimentacin
Precio de Venta
Form. A - 002
NO
Existe
conformidad?
S
Firma del Cliente

Cajero
Contabilidad

Fin
Fluj: N - 11

ACTIVIDAD: VALE DE RESTAURANTE


INTRODUCCION:

49

Este proceso sirve para el registro de ingresos por venta de servicios de alimentacin.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la confeccin del Form. A-001 Comanda de alimentos y
bebidas.
- Esta ficha es derivada al Jefe de Cocina.
- Los costos de los alimentos son valorados por el Jefe de Cocina mediante la ficha de
costes; reflejndose todos los ingredientes con las respectivas cantidades.
- Esta ficha se enva al Departamento de Alimentacin, la cual se encargar de valorar
a fin de obtener el precio de venta.
- Se elabora el Form. A-002 Vale de Restaurante o Factura.
- Una vez elaborado el Formulario firma el cliente para dar su conformidad,
independientemente de que pague al final de la consumicin o cargue el importe en
su cuenta.
- Estos formularios pasan al Cajero para que una vez terminado el da, se registren
todos los vales o facturas que hayan sido cobrados en efectivo o cargados en la
cuenta del cliente, realizando una liquidacin diaria.
OBJETIVO
- Control de los ingresos por servicios de alimentacin.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control de finanzas.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Alimentacin y Cajero.
FORMULARIOS

50

- Se registra en el Form. A-001 Comanda de Alimentos y Bebidas y Form A-002 Vale


de Restaurante o Factura.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Cocina, Restaurante y Cajero-recepcin
OPERATIVA
Es elaborado por la Jefe de Cocina y Encargado de Caja.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Contabilidad y por el encargado de
Cocina.

51

*****
H
Bermejo- Bolivia
A-001

COMANDA
MESA

................... CUBIERTOS .................... HABIT. N

Fluj: N - 014

...................

52
A-002
VALE DE RESTAURANTE O FACTURA

RESTAURANTE
N Orden ........................

*****
H
Bermejo - Bolivia

N Mesa ........................
N Habitacin .................

Sr. D. ........................................................................................
Fecha ............................

Unidades

Observaciones :

ARTCULOS

PRECIO

TOTAL

TOTALES
Firma del Cliente:
-----------------------------------

Vale de Restaurante o Factura.- Este es el impreso que, una vez confeccionado por el
facturista, firma el cliente para dar su conformidad, independientemente de que pague al final
de la consumicin o cargue el importe en su cuenta.

Form: N - 015

53

FLUJOGRAMA DE ECONOMATO
Inicio
Elaboracin de
Form. E - 001

Existen los
insumos
necesarios?
NO
Form E - 002
Jefe de Compras

Form. E - 003

Fin
Fluj: N - 12

ACTIVIDAD: DEPARTAMENTO DE ECONOMATO

54

INTRODUCCION:
En este proceso se registra el movimiento de mercaderas.
EXPLICACION
- Las actividades de este departamento se inician con la confeccin del Form. E-001
Ficha de Mercadera.
- Esta ficha es utilizada para controlar los productos que hay en existencia.
- Deber reflejar en forma detallada las entradas y salidas de los productos.
- Se controlar el mximo y mnimo, a efectos de mantener un producto siempre en
existencia.
- Se elabora el Form. E-002 Vale de Suministros Varios, para que los distintos
departamentos del hotel puedan retirar gneros del Economato.
- El formulario deber remitirse al Jefe de Compras a fin de poder determinar el
ndice de rotacin de los productos.
- Se elaborar el Inventario Diario Form. E-003 con el objeto de controlar el consumo
de productos alimenticios y bebidas.
OBJETIVO
- Control de los productos alimenticios.
ALCANCE
- Es un servicio estrictamente de control del servicio de alimentacin.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Economato.
FORMULARIOS

55

- Se registra en el Form. E-001 Ficha de Mercadera y Form. E-002 Vale de


Suministros Varios, Form. E-003 Inventario Diario.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe de Economato
OPERATIVA
Es elaborado por la Jefe de Economato.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Economato, Contabilidad y por el
encargado de Cocina.

56

*****
H
Bermejo - Bolivia

FICHA DE MERCADERA

Artculo

................................................

Tipo

Observaciones....................................................................

Fecha

ENTRADAS
Cantidad Precio Coste

Importe

Cantidad

............. Unidad
Proveedor
SALIDAS
Precio Coste

..................................................

EXISTEN
Importe

Cantidad

57

Form: N - 016

E-002

*****
H
Bermejo - Bolivia

VALE DE SUMINISTROS DE

Pedido de .................. a
Da

Cantidad

Artculo

Firma

..................

...................
....................

Bs.

58

Form: N - 017

Form: N - 018

INVENTARIO DIARIO DE ECONOMATO

*****
H

E-003

MES.............................

Bermejo - Bolivia
CDIGO

ARTCULOS

EXISTENCIAS VALORES
ANTERIORES VARIOS Florencia Zacaras Pisos Coche Personal Remesa

EXISTENCIAS
ACTUALES

59

FLUJOGRAMA DE CONTRATACIN DE PERSONAL


Autorizacin de
Gerencia
Publicacin Requerimiento
de Personal
Recepcin de
Currculum Vitae

No se realiza
el contrato si
el postulante
no venci la
evaluacin
NO

Form. CT - 001
Reclutamiento, Seleccin
y Entrevista

EvaluacinExamen
Form. CT - 002
Firma del Contrato
Form. CT - 003
Asignacin de
Funciones

Revisin de
Contrato
S File Personal
Registro
Archivo
Dctos.

Fin
Fluj: N 13
ACTIVIDAD: CONTRATACION DE PERSONAL
INTRODUCCION:

NO

60

En este proceso es utilizado para la contratacin de personal.


EXPLICACION
- Las actividades de este departamento se inician por el requerimiento de personal de
las diferentes secciones.
- Aprobacin por el Director General del Hotel.
- Recepcin de la documentacin de los postulantes al cargo.
- Seleccin y entrevista a los postulantes. Form. CT - 001
- Firma del contrato con el postulante, en caso de ser positiva su postulacin.
- Asignacin de sus funciones de acuerdo al manual de funciones.
OBJETIVO
- Contratacin de personal.
ALCANCE
- Organizacin total de la contratacin del personal.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Jefe de Personal.
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. CT - 001 Reclutamiento y entrevista. Form. CT - 002
Contrato de Trabajo.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General y Jefe de Personal

61

OPERATIVA
Se confecciona de acuerdo a las necesidades de personal, evaluacin y contratacin,
en conformidad a lo establecido.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Personal.

62

*****
H

CT - 001
N...............

Bermejo - Bolivia

ENTREVISTA AL PERSONAL POSTULANTE


DATOS PERSONALES
Nombre Completo
Fecha de Nacimiento
Estado Civil
Ocupacin
Telfono
ESTUDIOS
Primarios
Secundarios
Superiores
Otros Cursos

...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................
...........................................................

INSTITUCIONES DONDE TRABAJO


CARGOS DESEMPEADOS
1.1.2.2.3.3.4.4.5.5.6.6.7.7.8.8.PRETENSIN SALARIAL
..................................................................................................
..................................................................................................
MOTIVOS DE LA SOLICITUD DEL PUESTO
..................................................................................................
..................................................................................................
OTROS DE LA ENTREVISTA
..................................................................................................
..................................................................................................
..................................................................................................
Positiva
................... Negativa
.................
RESPONSABLES DE LA ENTREVISTA
-----------------------------------------JEFE ADM O TCNICO

---------------------------------------ENCARGADO DE REA

Form: N - 019

63

CT - 002

MEMORANDUM
*****
H
Bermejo - Bolivia
----------------------------

Bermejo.

................... de

DE:
A:
REF:
....................de 2.00

.................

Presente

.....................
.....................
.....................
.....................
.....................

....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
....................................................................................................................
................................................................................................
................................................................................
............................................................
........................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
....................................................................................................................
................................................................................................
................................................................................
............................................................
........................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
....................................................................................................................
................................................................................................
................................................................................
............................................................
........................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
...................................................................................................................................
....................................................................................................................
................................................................................................
................................................................................
............................................................
........................................

Form: N -020

64

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE PERSONAL

Asignacin de
Funciones

Control de Personal

Prestaciones

Capacitacin

Evaluacin de
Funciones
CPT-001
S
Permanencia o
Promocin

Archivo
Dctos.

Fin
Fluj: N 14
ACTIVIDAD: CONTROL DE PERSONAL

NO

Form. CTP-002
Elaboracin de
Finiquito y pago

65

INTRODUCCION:
En este proceso es utilizado para el control de personal.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la asignacin de funciones y archivo del file personal.
- Capacitacin del personal en las funciones asignadas.
- Cancelacin de sus haberes mensuales de acuerdo a contrato.
- Evaluacin de sus funciones dentro del tiempo estimado en el contrato. Form. CP003
- Elaboracin del Finiquito o la ampliacin de contrato de acuerdo a la evaluacin
realizada.
OBJETIVO
- Control del rendimiento del personal.
ALCANCE
- Evaluacin y control de todo el personal del Hotel.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Jefe de Personal
FORMULARIOS
- Se registra en el Form. CP-003 Evaluacin y Control de Personal.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General y Jefe de Personal

66

OPERATIVA
Se confecciona de acuerdo al desempeo de sus funciones en conformidad con el
Manual de Funciones.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el File personal.

67

*****
CTP -001
H
Bermejo - Bolivia
N

EVALUACIN AL PERSONAL
DATOS PERSONALES
Nombre Completo ............................................................
Fecha de Nacimiento.............................................................
Estado Civil
...........................................................
Ocupacin
............................................................
Telfono
............................................................
Seccin donde trabaja
..........................................................
Cargo que Ocupa
.........................................................
EVALUACIN DEL CURSO O EXPERIENCIA DE TRABAJO
TEMA ....................................................................................................
PREGUNTAS:
1 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
2 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
3 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
4 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
5 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
6 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
7 .....................................................................................................
R .....................................................................................................
EVALUACIN:
Positiva

.....................Negativa

.....................

RESPONSABLES DE LA EVALUACIN
.........................................................
JEFE ADM O TCNICO
..............................
GERENTE

........................................................
ENCARGADO DE REA

68

Form: N - 021

*****
H

CTP - 002

Bermejo - Bolivia

CALIFICACIONES DE MERITOS
N

Nombres y Apellidos

Prof.

Ttulo
Prov. Nal

Experiencia En
El rea Similares Otras

Actuali.

Total sumatoria 100%


Ttulo 40,Experiencia en el rea 30, similares 10, Otras 10, actualizacin 5, otros cursos 5.

69

Form: N - 022

*****
HOTEL
Bermejo- Bolivia

CTP-003

LIQUIDACIN DE BENEFICIOS SOCIALES


Nombre:
........................................
Ficha:
.................
Seccin:
........................................
Ocupacin:
.................
Fecha de Ingreso:
........................................
Fecha de Retiro .................
Motivo de Retiro:
........................................
Sueldo Indemnizable ........................................
Mes
................... Mes
...................... Mes
........
Importe
................... Importe ....................... Importe ........
Promedio Indemnizable
............ (dividido entre tres)
Desahucio (tres meses) retiro forzoso ...........
Indemnizacin por tiempo de servicios ............
Ao .........
mes
Aguinaldo de Navidad
Ao .........
mes
Vacacin
Ao .........
mes

Archivo Nro:

Total Sueldo

......... das
......... das
......... das

......... total
......... total
......... total

TOTAL INDEMNIZACIONES
Descuentos
IMPORTE LIQUIDO A PAGARSE
SON:

Bolivianos

Observaciones
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Declaro y reconozco
Yo.................................. quin suscribe la presente liquidacin de
beneficios sociales, que los importes que se registran lneas arriba los encuentro en completo
acuerdo de conformidad a ley Importe que aclaro haber recibido en su totalidad. As mismo,
los sueldos y salarios se me cancelaron en su oportunidad incluidos las horas extras, bonos,
incrementos, reajustes y en fin ,estoy cancelado por todo concepto legal, por los servicios
prestados en.......................................
hasta el...........................
En comprobante otorgo este finiquito en cinco ejemplares con sello y firma de autoridad
competente para el efecto.
Bermejo,

................

de.............
de

...................................

Form: N - 023

.................
...................

0 ..............

70

FLUJOGRAMA DE COMPRAS
Inicio del Proceso
Form. C-001
Solicitud de Compra
NO
S

Decisin de
Compra
Form. C-002
Cotizaciones

NO

Calificacin y
Aprobacin
S
Form. C-003
Pedido de Material al
adjudicatario

Archiv
o

NO
Compra
al
S
contado
Recepcin del material
Proceso de ingreso de
materiales y mercaderas
Elaborar Libro de
Compras I.V.A.
Fin

Firma de
Documento de pago

71

Fluj: N 15
ACTIVIDAD: COMPRAS
INTRODUCCION:
Este proceso es utilizado para la compra de materiales y mercadera.
EXPLICACION
- Se elabora el requerimiento de compra Form. C-001
- La Gobernanta, Jefe de Economato verifica la existencia de la mercadera e informa
para la toma de decisin de adquirir lo solicitado.
- Autorizada la compra se elabora las cotizaciones Form. C-002
- Se elabora el Cuadro comparativo de las Cotizaciones Form. C-003
- Se efecta el pedido a la casa comercial para la venta del producto Form. C-004
- Se relaciona la compra con el departamento de economato y almacenes para el
proceso de recepcin.
- Registro de la operacin en los libros y comprobantes respectivos.
OBJETIVO
- Adquisicin de materiales y otros para el servicio del Hotel.
ALCANCE
- Compra de materiales y otros.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Contabilidad, Economato y Gobernanta.

72

FORMULARIOS
- Se registra en el Form. C-001 Requerimiento de Compra.

Form. C-002

Cotizaciones. Form. C-003 Cuadro comparativo de cotizaciones. Form. C-004 Pedido


del producto.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Almacenes, Gobernanta y Economato.
OPERATIVA
Se confecciona el pedido de compras de acuerdo a las necesidades, la recepcin de
materiales, registro en almacenes de conformidad a la factura del proveedor.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. de Financiero.

73

C-001
HOTEL
Bermejo - Bolivia

N .......................

SOLICITUD DE COMPRA
Seor (es) ...................................................................................................
Rogamos efectuar la adquisicin de los siguientes materiales y/o equipos, de
acuerdo a los datos requeridos al pie de la presente
Items

Cantidad Unidad

Solicitud por:
Bermejo,
Recibido por:

Cdigo

ARTICULO

Destino

............................ Autorizado por:

...................

.............. de

............

.................

............... fecha

......................................................

de 2.00

74

Form: N - 024
HOTEL
Bermejo - Bolivia

C-002
N.............................

SOLICITUD DE COTIZACIN
Seor (es) .............................................................................
Rogamos cotizarnos los siguientes materiales y/o equipos, de acuerdo a los datos requeridos
al pie de la presente y devolver este formulario con el portador
Items

Cantidad

Tiempo de Entrega

Unidad

ARTICULO

Precio
Uit.

Precio
Total

.....................................................................
Bermejo,

Contador

Cdigo

.............. de

................... de 2000 ...........


Firma y sello del vendedor

75

Form: N - 025

C-003
HOTEL
Bermejo - Bolivia

N ......................

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES


Bermejo, ....................de fecha
PEDIDO DE COTIZACIN N
Item

Cant.

Unid.

........................................
Fecha de Aprobacin

................... de fecha
ARTICULO

................. de 2.000

OBSERVACIONES
......................................
......................................

...............
COTIZACIONES PRESENTADAS
1
2
3

....................................... .................................. ....................................


Depto. Suministros
Supdte. Adquisiciones Interventor Contralora

Form: N - 026

76

HOTEL
Bermejo - Bolivia

C-004
N.....................................

ORDEN DE COMPRA
Bermejo,

................ de

.................

de 2.000

Seor (es) ...................................................................................................


De acuerdo a nuestra cotizacin N
.................. agradecemos proveernos
el material y/o equipo que detallamos a continuacin
Items

Cantidad Unidad

Con destino a
Observaciones

ARTICULO

Precio
Unit.

Precio
Total

................ Depto de Origen


............................
....................................................................................

Jefe Adm. Y Financiero

Form: N - 027

Gerente General

77

FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIN DE B.C.S.S.


Inicio
Revisin correlativa
De comprobantes de
Diario
Form. BCSS-001
Elaboracin de
Mayores

Calidad y
mayorizacion de
Comptes?
S
Form. BCSS-001
Elaboracin de
Mayores
NO
Esta bien
Elaborado el
BCSS?

S
Conectamos con el Proceso
de elaboracin de EEFF
Fin
Fluj: N 16

ACTIVIDAD: COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS


INTRODUCCION:

NO

78

Este proceso sirve para la elaboracin del Balance de Sumas y Saldos.


EXPLICACION
- Se inicia con la revisin de los comprobantes de Diario, para verificar la correcta
elaboracin de los mismos.
- Se elaboran Libros Mayores
- Se efecta el Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.
- Revisin del Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos.
- Conexin posterior para la elaboracin de los Estados Financieros.
OBJETIVO
- Mayorizacin de todos los comprobantes de diario para la elaboracin de Balance
de Comprobacin de Sumas y Saldos.
ALCANCE
- Elaboracin del Balance de Sumas y Saldos.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Libros de Contabilidad.

FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.

79

OPERATIVA
Proceso basado en la confeccin de Libros Mayores de acuerdo a los Comprobantes
de Diario, para la elaboracin final del Balance de Sumas y Saldos.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. Financiero.

80

*****

B.C.S.S. - 001

H
Bermejo - Bolivia

N........................

BALANCE DE COMPROBACION DE
SUMAS Y SALDOS AL
(Prcticado al
-----------------------------------)
Seccin......................................................................................................

CUENTA

Folio

SUMAS
DEBE
HABER

Mayor

------------------------------------

SALDOS
DEBE
HABER

--------------------------------------- ------------------------------------

Contador

Jefe Adm. Y Finan. Gerente General

Form: N - 028

FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIN DE E.E.F.F.


Inicio
Compte. Diario

Conexin con Proceso de


Elaboracin de B.C.S.S.

81

Mayores
Form. EF - 001
Elaboracin de
Asientos de Ajuste

NO
S
NO

Est bien los


asientos de
ajuste?

Cruzar saldos
ajustados y reg.
Aux.
Form.
S EF - 002
Elaboracin de los
Estados Financieros

Firmas y Aprobacin
Form. EF - 003
Elaboracin de los
Asientos de cierre
preparatorio y Final

Fin
Fluj: N 17
ACTIVIDAD: ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS
INTRODUCCION:
En este proceso sirve para la elaboracin de los Estados Financieros.

Elaboracin Hoja
de Trabajo

82

EXPLICACION
- El proceso se inicia con la conexin con el Balance de Sumas y Saldos.
- Elaboracin de ajustes de acuerdo a Normas y Principios de Contabilidad.
- Elaboracin de la Hoja de Trabajo.
- Elaboracin de los Estados Financieros para su aprobacin en la Direccin General
- Elaboracin de los asientos de cierre preparatorio y cierre final.
OBJETIVO
- El registro de la elaboracin de los Estados Financieros.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboracin de los Estados Financieros.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas, Contador.
FORMULARIOS
- Libros de Contabilidad.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. Financiero.

83

84

*****
H
Bermejo - Bolivia

COMPROBANTE DE TRASPASO
Bermejo,

Cdigo

DETALLE

....................de

Folio

Parcial

................

DEBE

SON:...............................
........................Bolivianos
SUMAS IGUALES

.....................

Contador

Bs.

....................................... .....................................

Jefe Adm. Y Fin.

Form: N - 029

Gerente General

HABER

85

FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIN DE COMPROBANTE DE


EGRESOS
Inicio
Dctos. de respaldo
Recepcin de
documentacin
respaldatoria
Elaboracin
comprobante de
egreso
2 copia: Proc. datos
1 copia: Caja
Form. CC 001
Original: Contabilidad
NO
Est bien
elaborado?
S
Firma del comprobante

Conectamos al proceso
de mayorizacin

Fin
Fluj: N - 018
ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE EGRESO

86

INTRODUCCION:
En este proceso sirve para la elaboracin de los Comprobantes de Egreso.
EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepcin de Facturas o recibos.
- Elaboracin del Comprobante de Egreso Form. CE-001
- Se procede a la firma y al archivo respectivo.
- Se conecta con el proceso de mayorizacin.
OBJETIVO
- Registro de egresos del Hotel.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboracin del Comprobante de Egreso.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas, Contador y Caja.
FORMULARIOS
- Comprobante de Egreso Form. CE-001.
FIRMAS AUTORIZADAS
Director General, Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.

OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.

87

ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. Financiero.

88

*****
H
Bermejo - Bolivia

CE-003

COMPROBANTE DE EGRESO

Bermejo,

....................de

Seor: (es).

...............................................................................

Cdigo

................

DETALLE

Folio

Parcial

....................

DEBE

SON:...............................
.................. Bolivianos
TOTAL

Importe cancelado en efectivo............... Banco......... Cheque N......................


El da...................de............................de 2.0.........
.................. ..................................... .................................... ...................
Cajero
Jefe Adm. Y Fin.
Gerente General
Interesado
C.I................

Form: N - 030

FLUJOGRAMA PARA LA ELABORACIN DE COMPROBANTE DE DIARIO

Inicio

89

Dctos. de respaldo
Recepcin de
documentacin
respaldatoria
Elaboracin
comprobante de
diario
2 copia: Proc. datos
1 copia: Caja
Form. CD 001
Original: Contabilidad
NO
Est bien
elaborado?
S

Firma del comprobante


Conectamos al proceso
de mayorizacin
Fin
Fluj: N 19
ACTIVIDAD: ELABORACION COMPROBANTES DE DIARIO
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para la elaboracin de los Comprobantes de diario.

90

EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepcin de documentos de respaldo.
- Elaboracin del Comprobante de Diario Form. CD-001 adjuntando los documentos
de respaldo.
- Se procede a la firma y archivo.
- Conexin con la Mayorizacin.
OBJETIVO
- Registrar el registro correcto del comprobante de diario.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboracin del Comprobante de Diario.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Comprobante de Diario Form. CD-001
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Administrativo, Jefe Financiero, Contador.
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.

ARCHIVO DE DOCUMENTACION

91

La documentacin es acumulada en el Dpto. Financiero.

92

*****
Hotel
Bermejo -Bolivia

CD - 001

COMPROBANTE DE DIARIO
Bermejo.........................de.......................de. 20.......

Cdigo

Son:

DETALLE

Folio

PARCIAL

DEBE

HABER

........................................................................................................

...................
Contador

.....................
.................................
.....................
Jefe Adm. Y Finan
Gerente General
Interesado

Form: N - 031
FLUJOGRAMA DE REGISTRO DE DEPSITOS EN LIBRO DE BANCOS

93

Inicio

Papeleta de
depsito

Conformidad
de depsito?

NO

S
Form. LB - 001
Registro en Libreta
de Bancos

Conectamos con el
Proceso de
elaboracin de
compte. de diario

Fin
Fluj: N - 20
ACTIVIDAD: REGISTRO DEPOSITOS EN LIBROS BANCOS
INTRODUCCION:
Este proceso sirve para la elaboracin de la Libreta Bancaria.

94

EXPLICACION
- El proceso se inicia con la recepcin de la papeleta de Depsito.
- Registro en Libreta Bancaria o Libro de Banco.
- Archivo de la papeleta de depsito.
OBJETIVO
- El registro del depsito en el Libro Banco.
ALCANCE
- Sirve estrictamente para la elaboracin de la Libreta Bancaria.
DISPOSICIONES
Se refiere a las normas a las cuales est sujeta la administracin del hotel
UNIDADES
Dpto. de Finanzas
FORMULARIOS
- Libros de Banco.
FIRMAS AUTORIZADAS
Jefe Financiero, Contador.
OPERATIVA
Proceso elaborado en Contabilidad.
ARCHIVO DE DOCUMENTACION
La documentacin es acumulada en el Dpto. Financiero.

95

1.5. PLAN DE CUENTAS

PLAN DE CUENTAS

96

El Plan de Cuentas se presenta a continuacin:


1
1.1.
1.1.1
1.1.1.1
1.1.1.1.1
1.1.1.1.2
1.1.1.1.3

ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
DISPONIBLE
CAJA
Fondo Fijo Tesorera
Caja Moneda Nacional
Caja Moneda Extranjera

1.1.1.2 BANCOS
1.1.1.2.1 Banco - Moneda Nacional
1.1.1.2.2 Banco Moneda Extranjera
1.1.2.
CREDITOS O EXIGIBLES
1.1.2.1.
Cuentas por Cobrar
1.1.2.1.1. Previsin p/ctas.incobrables
1.1.2.2.
Cuentas Huspedes
1.1.2.3.
Cuenta Corriente Clientes
1.1.2.5.
Crdito Fiscal
1.1.2.6.
Cuentas por Cobrar Empleados
1.1.2.6.1. Anticipos a Rendir
1.1.2.6.2. Prstamos
1.1.2.6.3. Cargos Personales
1.1.2.6.3.1 Cuenta Propietario A
1.1.2.7.
Anticipo y Depsitos
0 1.1.2.7.1. Depsitos en Garanta
1 1.1.2.7.2. Reclamos a Cobrar (Seguros)
2
1.1.3.
BIENES DE CAMBIO
1.1.3.1.
Inventario de Mercaderas
1.1.3.1.1. Alimentos
1.1.3.1.2. Bebidas
1.1.3.1.3. Tabacos
1.1.3.1.4. Materiales de Operacin
1.1.3.1.5. Combustibles, Lubricantes y pinturas
1.1.4.
1.1.4.1.
1.1.4.2.
1.1.4.3.

BIENES MOVILIARIOS
Loza y Cristalera
Ropa Blanca
Accesorios

1.2.

ACTIVO NO CORRIENTE

97

1.2.1.
1.2.1.1.
1.2.1.2.
1.2.1.3.
1.2.1.4.
1.2.1.5.
1.2.1.6.

BIENES DE USO
Terrenos
Edificios y Construcciones
Maquinaria e Instalaciones
Muebles y Equipamiento
Accesorios y Herramientas.
Depreciacin Acumulada Bienes de Uso

1.2.2.
1.2.2.1.

DIFERIDOS
Gastos Pagados por Adelantado

1.2.3.
1.2.3.1.

INVERSIONES
Acciones Cotabe Ltda.

2.
2.1.
2.1.1.
2.1.2.
2.1.2.1.
2.1.2.2.
2.1.3.
2.1.3.1.
2.1.3.2.
2.1.3.3.
2.1.4.
2.1.4.1.
2.1.4.2.
2.1.5.
2.1.5.1
2.1.5.2.
2.1.5.3.
2.1.6.

PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar
Proveedores
Proveedores Locales
Proveedores del Exterior
Aportes y Retenciones por Pagar
Administracin Fondo Pensiones AFPs
Impuestos RC-IVA dependientes
IVA
Impuestos por Pagar
Impuesto a las Transacciones
Impuesto sobre Utilidades
Obligaciones por Sueldos y Salarios
Sueldos y Salarios a Pagar
Aguinaldos por Pagar
Finiquitos por Pagar
Dbito Fiscal IVA

2.2.
2.2.1.
2.2.1.1.

PASIVO NO CORRIENTE
Obligaciones por pagar
Prestamos Documentarios

2.3.
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.

PREVISIONES
Previsiones para Indemnizaciones
Previsiones Aguinaldo Navidad
Previsiones Primas

3.
3.1.
3.2.

PATROMONIO O CAPITAL CONTABLE


Capital Social
Ajuste Global al Patrimonio

0
1

98

3.3.
3.4.

Utilidad o Prdida Acumulada


Utilidad o Prdida de la Gestin
CUENTAS DE RESULTADO

0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32

4.

EGRESOS

4.1.
4.1.1.
4.1.1.1.
4.1.1.2.
4.1.1.3.
4.1.1.4.
4.1.1.5.
4.1.1.6.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.1.5.
4.1.6.

GASTOS DE ADMINISTRACION
Gastos de Personal
Sueldos y Salarios
Horas Extras
Cargas Sociales
Indemnizaciones y Desahucios
Comida Empleados
Gastos Diversos empleados
Mantenimiento y Reparaciones
Servicios Bsicos
Otros de Oficina
Impuestos y Gravmenes
Otros Gastos

4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.5.1.
4.2.5.2.

GASTOS COMERCIALES
Gastos Regidura Pisos
Gastos Economato
Gastos Restaurante
Gastos Mantenimiento
Otros Gastos Comerciales
Descuentos en Servicios
Comisiones de Agencias

5.
5.1.
5.1.1.
5.1.1.1.
5.1.1.2.
5.1.2.
5.1.2.1.
5.1.2.1.1.
5.1.2.1.2.
5.1.2.1.3.
5.1.2.1.4.
5.1.2.1.5.
5.1.2.2.
5.1.2.2.1.
5.1.2.2.2.

INGRESOS
INGRESOS DE EXPLOTACION
Ingresos habitaciones permanentes
Habitaciones Regulares
Habitaciones Grupos
Ingresos Restaurante
Alimentos Restaurante
Alimentos Restaurante 1
Alimentos Bar
Alimentos Servicio de Piezas
Alimentos Banquetes
Alimentos Varios
Bebidas Restaurante
Bebidas Restaurante 1
Bebidas Bar

99

37

5.1.2.2.3.
5.1.2.2.4.
5.1.2.2.5.
5.1.3.
5.1.3.1.
5.1.3.2.
5.1.4.
5.1.4.1.
5.1.4.2.

Bebidas Servicio de Piezas


Bebidas Banquetes
Bebidas Varias
Ingresos Lavandera
Lavandera Huspedes
Lavandera en Seco huspedes
Otros Ingresos x Servicios
Telfonos
Telx

38

5.2.
5.2.1.

INGRESOS EXTRAORDINARIOS
Otros Ingresos

33
34
35
36

1.6. - MANUAL DE CUENTAS.


El Manual de Cuentas no es ms que la relacin de las cuentas que utilizar una
determinada Empresa en sus registros contables para procesar la informacin y
formular sus Estados Financieros, estos estn agrupados conforme a un esquema de
clasificacin estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de una
determinada organizacin.
Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos para su estructuracin:
i. Naturaleza de la Organizacin o Empresa.
j. Tamao de la Empresa.
k. Ubicacin y Distribucin Geogrfica.
l. Normas y Principios Contables.

a) Objetivos
- Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la
implementacin de un catlogo de cuenta similar.

100

- Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidar cifras


financieras.
- Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una
empresa hotelera.
- Estructurar el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de servicios.
- Servir de instrumento en la salvaguarda de los derechos y bienes de la empresa
hotelera.
- Promover la eficiencia de las operaciones y la adhesin de la poltica administrativa
prescrita.
b) Elementos
- El numrico
- El descriptivo
c) Sistema de Codificacin
Las cuentas en l catlogo deben estar numeradas; la numeracin se basa en el
sistema mtrico decimal. Se comienza por asignar un nmero ndice a cada grupo de
cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultado.
d) Las cuentas principales de un Hotel:
ACTIVO

PASIVO

Caja General

Capital

Mercaderas

Crditos

Enseres

Acreedores

Inmuebles
Maquinaria
Mobiliario

101

Deudores
e) Cuentas de Rendimiento
A fin de facilitar el entendimiento de la contabilidad de un hotel, estableceremos tres
grupos de cuentas de rendimiento:
- Aquellas que recogen todos los elementos de uso o inmovilizados (Activo
Inmovilizado y sus Amortizaciones).
- Las cuentas de elementos de consumo (mercaderas de almacn o de consumo
directo).
- Las cuentas que conforman las prestaciones o ventas de los servicios
Cuentas de Movimiento (Almacn). - Estas cuentas estn constituidas por las
compras de mercaderas. En ellas se recogen las entradas de las mercaderas que
suministran los proveedores a Economato, as como las salidas y sus respectivas
distribuciones a los distintos departamentos del hotel.
En el apartado de DEBE de estas cuentas han de figurar las compras realizadas a
proveedores y la entrada de artculos a precio de coste.
Mientras que en l HABER se anotan las salidas de los artculos solicitados por los
diversos departamentos. Para dar salida a cualquier artculo, es imprescindible que el
departamento solicitante presente un vale mediante el cual se harn los cargos,
valorndose todos los artculos a precio de coste.
A nivel de administracin, los documentos que se utilizan para el control y la
coordinacin Inter.-departamental son los siguientes:
- Los albarantes de los distintos proveedores.

102

- Los dos registros de entradas y salidas.


- Los vales de extraccin de los distintos departamentos o secciones.
- Los partes diarios de consumo detallado las salidas de los distintos
departamentos.
- El libro de consumos.
Se pueden calcular los movimientos realizados por un departamento o seccin en un
determinado momento mediante los datos que figuran en el Diario de Produccin y en
las cuentas de consumo del Libro de consumos de Almacn. As pues, s Mano
Corriente refleja una produccin de Cafetera de 1.300 Bs., y su consumo segn Libro
de Consumos de Almacn es de 500 Bs., el saldo diferencial o Beneficio Bruto ser
la diferencia entre uno y otro concepto, es decir 800.Bs. A fin de conocer el
rendimiento bruto de la Cafetera se establece la siguiente formula:
Beneficio Bruto = 75% rendimiento bruto
Produccin
Cuentas de Explotacin.- Las Cuentas de Explotacin constituyen los movimientos
reales producidos por la empresa, reflejndose por un lado las compras,
gastos de personal, etc., y por otro lado las ventas.
Para llevar estas cuentas se utiliza el Libro de Proveedores, donde se contabilizan
tanto las compras al contado como las compras al crdito. Los cargos se hacen
mediante la factura o albarn de los distintos proveedores. A diferencia del Diario de
produccin, en el cual se reflejan los ingresos, abonos y rendimientos brutos, el Libro
de Proveedores proporciona el valor de input

y el valor output de la gestin

empresarial.
El DEBE del Libro de Cuenta de Proveedores refleja el importe que se ha de cargar
en las Cuentas de Explotacin de los distintos departamentos, as como en la Cuenta

103

de Gastos Generales. En l HABER figura el importe de las facturas de los distintos


proveedores.
Cuentas de Gastos Generales.- Esta cuenta se obtiene mediante datos de la Cuenta
de Explotacin o de Proveedores, y de la Cuenta de Caja General.
En ella tambin se incluyen los gastos que no se pueden imputar a un determinado
departamento, como puede ser la publicidad del establecimiento o el suministro de
impresos.
Los gastos generales pueden ser:
- Directos, es decir, que afectan a un departamento, seccin o servicio.
- Indirectos.
- Constantes, abarcando aquellos gastos vinculados directamente a los
clientes, as como los que se producen en concepto de la apertura del
establecimiento, independientemente de su nivel de ocupacin.
Gastos Directos.- Estos incluyen, entre otros, los siguientes:
- Alimentos, bebidas y productos de conservacin.
- Mobiliario, vajilla, lencera, etc.
- Salarios y cargas sociales del personal vinculado a determinadas
ramas de explotacin, as como sus viajes y desplazamientos.
- Impuestos sobre el volumen del negocio.
- Alumbrado de habitaciones, cocina, restaurante, bar, etc.
- Gas y Agua.
- Conservacin y reparaciones externas.
Gastos Indirectos.- Comprenden los siguientes:

104

- Publicidad y suministro de impresos.


- Todos los gastos de gestin y financieros.
- Combustibles.
- Salarios y cargas sociales del personal no vinculado a las ramas de
explotacin (Administracin, Recepcin, etc.), as como sus viajes y
desplazamientos.
- Parte de electricidad.
- Gastos de establecimiento y construcciones.
- Parte de conservacin y reparaciones.

A continuacin se prepara el siguiente manual de Cuentas:


1.

ACTIVO

1. 1

ACTIVO CORRIENTE

1.1.1.

DISPONIBLE

1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS
Concepto.- Su saldo es deudor, y representa la disponibilidad del efectivo en moneda
de curso legal (Bs.) en poder del ente. Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por entrada de efectivo o en cheque por ingresos o cobros realizados.
SE ACREDITA por salida de los mismos ya sean por pagos, depsitos efectuados en
las entidades financieras (Bancos) o segn sea la naturaleza de la operacin que
provoque l
ingreso o salida.

105

SE AJUSTA por actualizacin de Caja o Cuentas Bancarias en Moneda Extranjera


de acuerdo a disposiciones en vigencia.
CONTROL INTERNO: El movimiento de stas cuentas se concilian por lo menos
una vez cada mes con el extracto bancario y libreta bancaria, y el respectivo Arqueo
de Caja.
1.1.2

CREDITOS O EXIGIBLE.

1.1.2.1. CUENTAS POR COBRAR


1.1.2.2. CUENTAS HUESPEDES
1.1.2.3. CUENTA CORRIENTE CLIENTES
Concepto.- Agrupa los valores a cobrar por parte de la empresa, tales como: Cuentas
por Cobrar a Clientes, Cuentas Corrientes Empleados, otras cuentas por Cobrar no
Comerciales, representando los servicios prestados provenientes por la atencin al
cliente por Alojamiento y Alimentacin, y otros servicios exclusivos de la empresa
hotelera.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todos los servicios al crdito de productos a clientes con solo
compromiso verbal de pago, de acuerdo a las facturas, por las notas de dbitos, por
ajustes en caso de las ventas con clusulas mantenimiento de valor o en moneda
extranjera, etc.
SE ACREDITA por todo pago parcial o total de las deudas, por notas de crdito, por
descuentos, bonificaciones concedidas a clientes, etc.
SE AJUSTA cuando los importes adeudados se consideran irrecuperables, por lo
tanto se dan de baja.

106

Las subcuentas sirven para el control subdiario de los clientes en forma individual, en
caso de existir.
1.1.2.4 PREVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES.
Concepto.- Es una cuenta complementaria del activo, su saldo por la naturaleza de la
misma es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a
cobrar a clientes ya sean respaldados o no con documentos.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA cuando se calcula el respectivo importe del quebranto de acuerdo a
disposiciones en vigencia.
SE DEBITA por los valores declarados totalmente perdidos.
1.1.2.5 CREDITO FISCAL.
Concepto.- Su saldo es deudor y representa el saldo a favor del contribuyente por
concepto del IVA. (Impuesto al Valor Agregado).
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por la alcuota del IVA. que en la actualidad es del 13% calculados
sobre el valor total de las notas fiscales por toda compra de bienes y servicios.
SE ACREDITA por la compensacin con dbito fiscal al momento de efectuar la
liquidacin mensual del impuesto al valor agregado.
1.1.2.6

CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS

1.1.2.6.1

ANTICIPOS A RENDIR

1.1.2.6.2

PRESTAMOS

107

1.1.2.6.3

CARGOS PERSONALES

Concepto.- Su saldo es deudor y representa el monto total adeudado por el personal


por concepto anticipos, fondos pendientes de rendicin y otros cargos que pudieran
ser realizados por la empresa; se utiliza esta cuenta cuando el descuento se realiza a
ms de un mes.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el prstamo otorgado, anticipos, fondos entregados con cargo a
rendicin y por cargos que realiza la empresa.
SE ACREDITA por descuentos efectuados mediante planillas de haberes o por los
pagos directos realizados en forma parcial o total por el personal.
La subcuenta sirve para el control individual.
1.1.3

BIENES DE CAMBIO

1.1.3.1.

INVENTARIO DE MERCADERIA

1.1.3.1.1

ALIMIENTOS

1.1.3.1.2

BEBIDAS

Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen a la venta
en curso ordinario del Hotel, para ser consumidos en la produccin de bienes y
servicios para su venta.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todo ingreso fsico de los productos terminados a los almacenes.

108

SE ACREDITA por las salidas de los artculos vendidos.


SE AJUSTA por la prdida o descomposicin de los artculos.
1.1.4.

INVENTARIOS

1.1.4.1. LOZA Y CRISTALERIA


1.1.4.2. ROPA BLANCA
1.1.4.3. ACCESORIOS
Concepto.- Agrupa a los Inventarios que son bienes tangibles que se tienen para uso
exclusivo de la atencin del cliente en las instalaciones del Hotel.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por todo ingreso fsico de los artculos.
SE ACREDITA por las perdidas, roturas o deterioro de los artculos.
1.1.5.

INVERSIONES.

1.1.5.1. ACCIONES
1.1.5.1.1. COTABE
Concepto.- Agrupa la cuenta que representan acciones telefnicas con derecho de
propiedad, registradas inicialmente al valor de costo para luego ser ajustadas.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el valor pagado por la participacin, acciones, ajustes, etc.
SE ACREDITA por venta de los mismos.

109

SE AJUSTA por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando o


acreditando segn corresponda.
1.2.

ACTIVO NO CORRIENTE

1.2.1.

BIENES DE USO

1.2.1.1.

TERRENOS

1.2.1.2.

EDIFICIOS

1.2.1.3.

MAQUINARIA E INSTALACIONES

1.2.1.4.

MUEBLES Y EQUIPAMIENTO

1.2.1.5.

ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS

Concepto.- Son aquellos bienes tangibles de propiedad del Hotel que se utilizan en el
desarrollo de las actividades del Hotel, que tengan una vida til estimada superior a
un ao sujetos a depreciacin (Excepto Terrenos) y que no estn destinados a la
venta.
El movimiento de las cuentas de bienes de uso es como sigue:
SE DEBITAN por adquisiciones o ampliaciones, llmese compra u otra forma de
adquirir el bien.
SE ACREDITAN por enajenacin, baja, depreciacin, de acuerdo a disposiciones e
vigencia debitando a la cuenta principal.
SE AJUSTAN por actualizaciones de acuerdo a disposiciones en vigencia debitando
a la cuenta principal.
1.2.2

DIFERIDOS

1.2.2.1. GASTOS PAGADOS POR ADELANTADO

110

Concepto.- Su saldo es deudor y representan las inversiones hechas por concepto de


servicios pagados por anticipado y artculos o materiales consumibles tales como:
Seguros, alquileres pagados por adelantado, material de publicidad, papelera o
material de escritorio, etc.
Su movimiento es el siguiente:
SE DEBITA por el valor pagado del servicio.
SE ACREDITA por la aplicacin al gasto a medida que va expirando, venciendo el
tiempo o por el consumo, etc.
2.

PASIVO

2.1.

PASIVO CORRIENTE

2.1.1. CUENTAS POR PAGAR


2.1.2. PROVEEDORES
2.1.3. APORTES Y RETENCIONES POR PAGAR
2.1.4. IMPUESTOS POR PAGAR
2.1.5. SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR
Concepto.- Es el conjunto de deudas y obligaciones que la empresa ha contrado en
la realizacin de sus operaciones en la prestacin de servicios, pudiendo corresponder
a empleados y terceras personas, las cuales debern ser canceladas en plazo menor a
un ao.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por toda compra a crdito, sueldos al personal, obligaciones en
cumplimiento a las leyes impositiva, aportes patronales y retenciones realizados y
otras obligaciones que contrae la empresa por servicios.

111

SE DEBITA por todo pago parcial o total de la deuda.


La subcuenta indica a un proveedor determinado.
Su movimiento es el siguiente:
2.1.6 DEBITO FISCAL IVA.
Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el saldo a favor del fisco por IVA.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por la alcuota del 3% sobre el valor total de las facturas emitidas
en el mes o en forma diaria por venta de bienes y servicios.
SE DEBITA por la compensacin con el crdito fiscal y/o pago.
2.2.

PASIVO NO CORRIENTE

2.2.1. OBLIGACIONES POR PAGAR


Concepto.- Corresponde a obligaciones con los acreedores pagaderos a ms de un
ao con el respaldo de documentos, obligacin que es contrada por las operaciones
econmicas del Hotel.
SE ACREDITA por las obligaciones contradas, por ajustes
SE DEBITA por las cancelaciones parciales o totales.
SE AJUSTA por traspaso al pasivo corriente a medida que vaya venciendo las
obligaciones.

112

2.2.

PREVISIONES

2.2.1. PREVISION PARA INDEMINIZACIONES


Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el importe acumulado por el clculo
estimado de beneficios sociales.
Su movimiento es el siguiente:
SE CREDITA por el clculo mensual estimado para la cancelacin de
indemnizaciones.
SE DEBITA por los pagos efectuados al personal por retiro.
2.2.2. DEPRECIACION ACUMULADA
Concepto.- Son cuentas complementarias de los activos fijos, siendo su saldo
acreedor. Corresponde a la distribucin de la alcuota parte del desgaste en el tiempo
de los activos por su utilizacin.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por las depreciaciones del periodo y actualizaciones de acuerdo a las
disposiciones nacionales, con cargo a cuentas de depreciacin de activos fijos,
pudiendo ser de costo o de gasto.
SE DEBITA por la baja de los activos por motivo de venta u otro concepto.
SE AJUSTA por actualizacin de la depreciacin de acuerdo a disposiciones en
vigencia.
3.

PATRIMONIO O CAPITAL CONTABLE

113

3.1.

CAPITAL SOCIAL

Concepto.- Su saldo es acreedor y representa el capital social estructurado y aportado


por el propietario o varios socios de la Empresa Hotelera.
Su movimiento es el siguiente:
SE ACREDITA por el capital inicial
SE DEBITA por reduccin del mismo.
3.2 AJUSTE GLOBAL AL PATRIMONIO
Concepto.- Representa las actualizaciones del patrimonio en cada periodo en funcin
de la variacin de la cotizacin del dlar con relacin a la moneda nacional.
SE ACREDITA por los resultados de las gestiones
SE DEBITA por capitacin o distribucin de los mismos.
3.3 UTILIDAD O PERDIDAS ACUMULADAS
Concepto.- Utilidad no distribuida ni aplicada a otra cuenta, o perdidas no absorbidas
por la utilidad, ni aplicadas al capital
SE ACREDITA por los resultados de las gestiones anteriores en caso de utilidades,
en caso de perdidas la absorcin se aplica a capitalizacin.
SE DEBITA por la capitalizacin o distribucin de los mismos.

114

3.4.

UTILIDAD O PERDIDA DE LA GESTION

Concepto.- Es el importe resultado del periodo despus del pago de impuestos


SE DEBITA por la prdida del periodo y pase a utilidades no distribuidas.
SE ACREDITA por la utilidad resultante del periodo.
CUENTAS DE RESULTADO
4.

EGRESOS

4.1.

GASTOS COMERCIALES

4.1.1.

GASTOS REGIDURIA PISOS

4.1.2.

GASTOS ECONOMATO

4.1.3.

GASTOS RESTAURANTE

4.1.4.

GASTOS MANTENIMIENTO

Concepto.- Son gastos en los que incurre el hotel para desarrollar su labor comercial
de venta de servicios. En general todos aquellos que sean necesarios para poner los
productos vendidos a disposicin del consumidor. Representan los gastos erogados
destinados a las a operaciones comerciales utilizadas por el cliente.
SE DEBITA por los gastos ocasionados por prdida o deterioro incurridos en los
servicios prestados al cliente durante su alojamiento, teniendo incidencia en la cuenta
Inventarios.
SE AJUSTA por cierre de gestin.
4.2.

GASTOS DE ADMINISTRACION

4.2.1.

GASTOS DE PERSONAL

115

4.2.2.

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

4.2.3.

SERVICIOS BASICOS

4.2.4.

GASTOS DE OFICINA

4.2.5.

IMPUESTOS Y GRAVAMENES

4.2.6.

OTROS GASTOS

Concepto.- Son gastos generados por la gestin del Hotel que se incurren para el
funcionamiento de operaciones que debe afrontar como consecuencia de la prestacin
de servicios que generan la puesta en marcha
SE DEBITA por el importe erogado de acuerdo al concepto.
SE AJUSTA por cierre de gestin
5.

INGRESOS

5.1.

INGRESOS DE EXPLOTACION

5.1.1. INGRESOS HABITACIONES PERMANENTES


5.1.2. INGRESOS RESTAURANTE
5.1.3. INGRESOS LAVANDERIA
5.1.4. OTROS INGRESOS POR SERVICIOS
Concepto.- Corresponde al volumen de ingresos obtenidos por el Hotel como
resultado de la venta de servicios.
SE ACREDITA por la facturacin de la prestacin de servicios diversos al cliente.
SE AJUSTA por cierre de las cuentas de un periodo contable
5.2

INGRESOS EXTRAORDINARIOS

5.2.1. OTROS INGRESOS

116

Concepto.- Son considerados como ingresos excepcional, cuando provengan de


hechos que sean fuera de las actividades ordinarias y tpicas de la empresa hotelera y
que no ocurren con una determina frecuencia.
SE ACREDITA por los ingresos extraordinarios no contemplados en otras partidas.
SE AJUSTA por el cierre de gestin.
1.7. REGLAMENTO DE PERSONAL
ANTECEDENTES
Con la finalidad de normar el funcionamiento de la Empresa Hotelera en Bermejo, se
presenta el Reglamento Interno del Personal, que se regir las relaciones de trabajo
entre trabajadores Administrativos y de Servicios.
La Empresa Hotelera en la actualidad no cuenta con un Reglamento Interno de
Personal, sta situacin da lugar a que no se cumplan con los procedimientos
administrativos legales.
Por lo tanto, es importante contar con un conjunto de normas escritas contenidas en
un reglamento, para institucionalizar las relaciones de los hoteles con sus
trabajadores.
El presente Reglamento Interno de Personal incluye los aspectos sobresalientes de la
Ley General de Trabajo, disposiciones para el buen manejo del Personal y las
relaciones de trabajo basadas en la Ley General del Trabajo.

117

La propuesta de este reglamento es que existen normas escritas que sirvan para
facilitar las relaciones y comunicaciones con el personal y contribuir a un buen
manejo administrativo de los hoteles en Bermejo.
DE SU APLICACIN
La finalidad que persigue el presente reglamento es el de establecer los derechos y
obligaciones de los trabajadores que presten sus servicios en los hoteles en Bermejo.
ESTRUCTURA ORGANICA
La estructura jerrquica estar integrada de la siguientes manera: Por Gerencia
General, Departamento de Personal, Departamento de Mantenimiento, Departamento
de Seguridad, Departamento de Administracin, Departamento de Finanzas,
Departamento de Alimentacin, Departamento de Conserjera, Departamento de
Regidura de Pisos clasificados de la siguiente forma:
- Personal Ejecutivo.
- Personal Operativo.
- Personal de Servicios Generales.
DE SU CONSTITUCIN
Para fines del cumplimiento de los objetivos trazados por la Empresa Hotelera se
deber dar cumplimiento con las normas internas para lo cual se fijar las siguientes
determinaciones:
- Todo los trabajadores del hotel estarn en la obligacin de cumplir el presente
reglamento, debiendo considerarse en todo contrato de trabajo que se efecte, quede

118

como echo conocido de todas las disposiciones contenidas en el presente reglamento,


no pudiendo alegar su desconocimiento bajo ningn pretexto.
- La Empresa Hotelera deber asumir como norma en las relaciones obrero- patronal
la Ley General de Trabajo y sus decretos reglamentarios, el cdigo de seguridad
social y otros afines a estas disposiciones. En los que la Unidad se remitir en los
casos no especificados en el presente reglamento.
- El manual de funciones y la descripcin de cargos consignar la descripcin que
detalle, todas las actividades de trabajo y los requisitos para el desempeo de cada
cargo, estos documentos debern ser constantemente revisados y actualizados por el
Administrador del hotel.
- Para fines de contratacin de personal se deber tomar en cuenta el MANUAL y
DESCRIPCIN de funciones.
DE SU FUNCIONAMIENTO
Los Trabajadores de la Empresa Hotelera para considerarse como tales debern ser
asegurados con Memorndum del Hotelel que lo contrate por escrito, debiendo estar
respaldado por la Inspeccin Departamental de Trabajo, en el cual debe indicarse el
cargo a desempear y la remuneracin que se dar al empleado.
DE LAS OBLIGACIONES Y DERECHOS
Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo debern tener los siguientes
derechos:
-

Tener una justa remuneracin de acuerdo a sus condiciones y formacin o


puesto que ocupe.

119

Estabilidad de trabajo en la Empresa Hotelera salvo que exista conclusin por


procesos administrativos.

Vacaciones anuales segn antigedad.

Tener derecho a seguro mdico.

Tener derecho a aguinaldo y otros beneficios establecidos por ley.

Tener derecho a viticos en caso de que fueran enviados fuera de su base de


trabajo.

Tener derecho al bono de antigedad.

Derecho a gozar de permisos o licencias por enfermedad, matrimonio,


fallecimiento de algn pariente y otros motivos debidamente justificados.

En el caso de las mujeres gozar de estabilidad en su trabajo durante el perodo


de gestacin hasta un ao despus del parto.

Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo, sin perjuicio de los deberes


que impongan las leyes, decretos y resoluciones especficas estn obligados a:
-

Trabajar con eficiencia, dedicacin y responsabilidad.

Ejecutar las resoluciones, disposiciones y rdenes superiores escritas o


verbales.

Tener conocimiento del reglamento y disposiciones del Hotel.

Cumplir con el horario de trabajo, horas extras con cargo a compensacin, de


acuerdo d rdenes de servicio.

Realizar con responsabilidad las rdenes, instrucciones de los superiores.

Representar por escrito cuando existan instrucciones atentatorias a la ley o


contravengan los procedimientos del Hotel especfico.

Respetar a sus superiores evitando causar perjuicios morales o materiales al


Hotel.

Tener absoluta reserva de todas las actividades, evitando perjuicios morales o


materiales del Hotel.

120

Mantener el respeto en relacin a las instrucciones escritas de los superiores,


compaeros de trabajo y subordinados.

Cumplir las actividades planificadas, de acuerdo a las instrucciones recibidas


por los superiores.

Proteger las maquinarias, equipo y herramientas que les sean entregados por
el Hotel.

DE LA JORNADA DE TRABAJO
ARTICULO 46.- La jornada efectiva de trabajo no exceder de 8 horas por da y de
48 horas por semana. La jornada de trabajo nocturno no exceder de 7 horas,
entendindose por trabajo nocturno el que s prctica entre horas 20:00 pm y 6:00
am. de la maana. Se excepta de esta disposicin, el trabajo de las empresas
periodsticas, que estn sometidas a reglamentacin especial. La jornada de mujeres
no exceder de 40 horas semanales diurnas.
Se excepta a los empleados u obreros que ocupen puestos de direccin, vigilancia o
confianza, o que trabajen discontinuamente, o que realicen labores que por su
naturaleza no puedan someterse a jornadas de trabajo. En estos casos tendrn una
hora de descanso dentro del da, y no podrn trabajar ms de 12 horas diarias.
(Decreto Reglamentario, Artculo 35 y 36.
En Otras Disposiciones Complementarias:
DS 11477 de 17.05.74, Sobre Planillas Salriales.
DS 13214 de 24.12.74, Sobre formulario de Resumen Mensual.
DS 13592 de 20.05.76, Obligacin de Prestacin Trimestralmente.
R.M. 459 de 21.06.76, Normas para la Prestacin de las Planillas.
DS 21060 de 29.08.85, Artculos 70 y 71 Prohibicin de declarar suspensiones de
trabajo fuera de lo establecido por autoridades locales o nacionales.
DS 24935 de 30.12.1997, Programa de Vivienda.

121

R.M. 176 de 02.05.2000, Amnista por no inscripcin al Ministerio de Trabajo.


R.M. 177 de 02.05.2000, Sanciones por Infracciones Sociales).
ARTICULO 47.-Jornada efectiva de Trabajo es el tiempo durante el cual el
trabajador est a disposicin del patrono. La jornada de trabajo podr
elevarse en caso de fuerza mayor y en la medida disponible.
(Ver en Otras Disposiciones Complementarias:
DS 25340 de 31.03.1999 Jornada de Trabajo en horario continuo.
R.M. 063 de 09.07.1999 Sobre Libro de Asistencia.
DS 25488 de 13.08.1999 Viticos por ms de 15 das.
R.M. 463 de 03.11.1999 Formularios y Valores.
DS 25720 de 31.03.00 Inicio del horario continuo).

DE LOS ATRASOS
Se considerar atraso en el ingreso de trabajo despus de la hora dispuesta por los
horarios de la maana y tarde. Los atrasos diarios sern sumados al final de cada mes
y estarn sujetos a sanciones mediante multas descontando del total ganado de
acuerdo a la siguiente escala:
-

De 31 a 40 minutos en un mes, medio da de Haber.

De 41 a 60 minutos en un mes, un da de Haber.

De 61 a 90 minutos en un mes, dos das de Haber.

De 91 minutos en adelante, tres das de Haber.

DE LAS FALTAS E INASISTENCIA

122

Cuando existe la imposibilidad de asistir a la fuente de trabajo, deber hacerse


conocer a Jefatura, Administracin a los encargados de las secciones del Hotel, las
causas motivos de la inasistencia, cuando se considera injustificada su ausencia en
el trabajo, estar sujeto a las siguientes sanciones:
-

Medio da de falta, un da de haber.

Un da de falta, dos das de haber.

Cuando exista inasistencia por enfermedad deber ser justificada en la prestacin de


la baja mdica del seguro que corresponda; cuando se justifique la inasistencia a la
fuente de trabajo ser considerada como licencia con cargo a vacacin anual, siempre
que tenga vacaciones pendientes.
DEL ABANDONO DE TRABAJO
El abandono de trabajo es cuando existe alejamiento del lugar de trabajo a sus
actividades normales. Al existir estos actos de indisciplina ser sancionado de la
siguiente forma:
-

La primera vez, con severa llamada de atencin.

La segunda vez, con multa de medio da de haber.

La tercera vez, con multa de un da de haber o poner a disposicin del Gerente


del Hotel.

Corresponde al Gerente y Jefes inmediatos la supervisin y control de los


trabajadores que estn bajo dependencia, a fin de lograr un adecuado rendimiento
para cumplir con los objetivos trazados en el Hotel.
DE LAS VACACIONES

123

Los trabajadores de la Empresa Hotelera en Bermejo tendrn derecho a vacacin


anual de acuerdo a sus aos de servicio, conforme a la escala por D.S. 21060, que
establece lo siguiente:
-

De 1 ao de trabajo

15 das hbiles.

De 5 aos de trabajo

20 das hbiles.

De 10 aos delante de trabajo

30 das hbiles.

En caso de que la vacacin sea rechazada o exista conclusin de contrato de trabajo,


deber ser compensada econmicamente segn el artculo 33 del reglamentario de la
Ley General de Trabajo.
En los casos que el trabajador no tenga derecho a vacacin, la licencia solicitada se
conceder sin goce de haberes.
RESCISION DE CONTRATO O RETIRO
La Empresa Hotelera deber aplicar la Ley General de Trabajo y otras disposiciones
en caso de retiro del personal.
-El retiro voluntario sin goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador renuncia
al cargo despus de haber cumplido los 5 aos de servicio continuo.
El retiro voluntario con goce de beneficios sociales, es cuando el trabajador
voluntariamente se retire al cumplir los 5 aos o ms desde el momento de su
contratacin. (D.S. N 11478 del 16 de Mayo de 1974), cuando el trabajador haya
incurrido en una de las clusulas que se establece en el artculo N 16 de la Ley
General de Trabajo y artculo 9 del decreto reglamentario, pudiendo ser las siguientes:
a) Perjuicio material causado con intencin en los instrumentos de trabajo.

124

b) Revelacin de secretos industriales.


c) Omisiones o imprudencias que afecten a la seguridad o higiene industrial.
d) Inasistencia injustificada de ms de seis das continuos.
e) El Incumplimiento total o parcial del convenio.
f) Retiro voluntario del trabajador.
g) Robo o hurto por el trabajador.
-

El retiro intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales, se dar


cuando el trabajador no haya sido retirado por una de las causales
mencionadas anteriormente, artculo N 16 de la Ley General de Trabajo.

Cuando el trabajador se retira voluntariamente despus de haber cumplido los


5 aos de servicio prestados al Hotel.

Cuando el retiro es intempestivo o forzoso con goce de beneficios sociales


deber cancelarse lo siguiente:

AGUINALDO

VACACIN PENDIENTE

DEL SALARIO DEL TRABAJADOR


ARTICULO 52.- Remuneracin o salario es el que percibe el empleado u obrero en
pago de su trabajo. No podr convenirse salario inferior al mnimo, cuya fijacin,
segn los ramos de trabajo y las zonas del pas, se har por el Ministerio de Trabajo.
El salario es proporcional al trabajo, no pudiendo hacerse diferencias por sexo o
nacionalidad.
(Ver en Otras Disposiciones Complementarias el DS 21060 de 29.08.85 Artculo 65,
Prohibiciones de pago en especie).
ARTICULO 53.- Los perodos de tiempo para pago de salario, no podrn exceder
de 15 das, para obreros y de 30 para empleados y domsticos. Los pagos se
verificarn precisamente en moneda de curso legal, en da de trabajo y en el lugar de

125

la faena, quedando prohibido hacerlo en lugares de recreo, venta de mercaderas o


expendio de bebidas alcohlicas, salvo tratndose de trabajadores del establecimiento
en que se haga el pago.
DECRETO LEY N 11477
De 17 de Mayo de 1974
(Parcial)
REF: DE LA OBLIGACIN DE LAS EMPRESAS DE
PRESENTAR PLANILLAS MENSUALES
ARTCUL N11.- El incumplimiento en la entrega de planillas en el plazo mximo
de 30 das de vencida la mensualidad correspondiente, ser sancionada con multas
calculadas sobre el monto total de sueldos y salarios de la ltima planilla presentada
de acuerdo a la siguiente escala:
De seis meses o ms de atraso

40%

De cinco meses

30%

De cuatro meses

20%

De tres meses

15%

De dos meses

10%

De un mes

5%

a) El incumplimiento en la entrega de las planillas a que se refiere el artculo 8 del


presente decreto, dentro del plazo de treinta das ser sancionado con los mismos
porcentajes de multas sobre el monto total de las planillas correspondientes.
b) Las fracciones del mes se calcularn proporcionalmente en funcin de los
porcentajes correspondientes a los perodos de incumplimiento.
ESCALA DE INDICES POR DIA PARA EL COBRO DE

126

MULTAS POR LA PRESENTACIN DE PLANILLAS ATRASADAS


AL MINISTERIO DE TRABAJO Y DESARROLLO LABORAL
Segn Decreto Ley N 11477
1 Da

0.016670

61 das

0.101687

121 das

0.203333

2 Das 0.003334

62 das

0.103754

122 das

0.206666

3 Das 0.005001

63 das

0.105021

123 das

0.209999

4 Das 0.0066684 64 das

0.106688

124 das

0.213332

5 Das 0.008335

65 das

0.108355

125 das

0.216665

6 Das 0.010002

66 das

0.110022

126 das

0.219998

7 Das 0.011669

67 das

0.111689

127 das

0.223331

8 Das 0.013336

68 das

0.113356

128 das

0.226664

9 Das 0.015003

69 das

0.115023

129 das

0.229997

10 Das 0.016670

70 das

0.116690

130 das

0.233330

11 Das 0.018337

71 das

0.118357

131 das

0.236663

12 Das 0.020004

72 das

0.120024

132 das

0.239996

13 Das 0.021671

73 das

0.121691

133 das

0.243329

14 Das 0.023338

74 das

0.123358

134 das

0.246662

15 Das 0.025005

75 das

0.125025

135 das

0.249995

16 Das 0.026672

76 das

0.126692

136 das

0.253328

17 Das 0.028339

77 das

0.128353

137 das

0.256661

18 Das 0.030006

78 das

0.130026

138 das

0.259994

19 Das 0.031673

79 das

0.131693

139 das

0.263327

20 Das 0.033340

80 das

0.133360

140 das

0.266660

21 Das 0.035007

81 das

0.135027

141 das

0.269993

22 Das 0.036674

82 das

0.136694

142 das

0.273326

23 Das 0.038341

83 das

0.138361

143 das

0.276659

24 Das 0.040008

84 das

0.140026

144 das

0.279992

25 Das 0.041675

85 das

0.141695

145 das

0.283325

127

26 Das 0.043342

86 das

0.143362

146 das

0.286658

27 Das 0.045009

87 das

0.145029

147 das

0.289991

28 Das 0.046676

88 das

0.146696

148 das

0.293324

29 Das 0.048343

89 das

0.148363

149 das

0.296657

30 Das 0.050000

90 das

0.150000

150 das

0.300000

31 Das 0.051677

91 das

0.151697

151 das

0.303333

32 Das 0.053344

92 das

0.153364

152 das

0.306666

33 Das 0.055911

93 das

0.155031

153 das

0.309999

34 Das 0.056678

94 das

0.156608

154 das

0.313331

35 Das 0.058345

95 das

0.158365

155 das

0.316665

36 Das 0.060012

96 das

0.160032

156 das

0.319998

37 Das 0.061679

97 das

0.161699

157 das

0.323331

38 Das 0.063346

98 das

0.163366

158 das

0.326664

39 Das 0.065013

99 das

0.165033

159 das

0.329997

40 Das 0.066680

100das

0.166700

160 das

0.333330

41 Das 0.068347

101das

0.168367

161 das

0.336663

42 Das 0.070014

102das

0.170034

162 das

0.339996

43 Das 0.071681

103das

0.171701

163 das

0.343329

44 Das 0.073348

104das

0.173367

164 das

0.346662

45 Das 0.075015

105das

0.175035

165 das

0.349995

46 Das 0.076682

106das

0.176702

166 das

0.353328

47 Das 0.078349

107das

0.178369

167 das

0.356661

48 Das 0.080016

108das

0.180036

168 das

0.359994

49 Das 0.081683

109das

0.181703

169 das

0.363327

50 Das 0.083350

110das

0.183370

170 das

0.366660

51 Das 0.085017

111das

0.185037

171 das

0.369993

52 Das 0.086684

112das

0.186704

172 das

0.373326

53 Das 0.088351

113das

0.188371

173 das

0.376659

54 Das 0.090018

114das

0.190038

174 das

0.379992

55 Das 0.091685

115das

0.191705

175 das

0.383325

128

56 Das 0.093352

116das

0.193372

176 das

0.386658

57 Das 0.095019

117das

0.195039

177 das

0.389991

58 Das 0.096686

118das

0.196706

178 das

0.393324

59 Das 0.098353

119das

0.198373

179 das

0.396657

60 Das 0.100000

120das

0.200000

180 das

0.400000

De acuerdo a lo establecido por Ley se dar bonificacin al salario. El bono de


antigedad que ser cancelado conjuntamente con el salario que ser de acuerdo a lo
dispuesto por la Ley 21060, o una tabla aprobada por el Hotel.
DEL SEGURO SOCIAL
TITULO VIII
DEL SEGURO SOCIAL OBLIGATORIO
CAPITULO UNICO
ARTICULO 97.- Se instituir para la proteccin del trabajador, en los casos de
riesgo profesional, el Seguro Social Obligatorio, a cargo del patrono. Abarca tambin,
los casos de incapacidad, incluso aquellos que no deriven del trabajo, en cuyo caso
sus cargas sobre el Estado, los patronos y los asegurados.
ARTICULO 98.- La institucin aseguradora responder del pago total de las
indemnizaciones, rentas y pensiones quedando, entonces, relevado el patrono de sus
obligaciones por el riesgo respectivo.
DE LOS SUBSIDIOS
DECRETO SUPREMO N 21637
De 25 de Junio de 1987
REF.: ASIGNACIONES FAMILIARES

129

( Transcripcin Parcial)
ARTICULO 25.- A partir de la vigencia del presente Decreto, se reconocern las
siguientes prestaciones del Rgimen de Asignaciones Familiares que sern pagadas, a
su cargo y costo, directamente por los empleadores de los sectores pblico y privado.
a) Subsidio PRENATAL, consistente en la entrega a la madre gestante asegurada o
beneficiaria, de un pago mensual, en dinero o especie, equivalente a un salario
mnimo nacional durante los ltimos cinco meses de embarazo, independientemente
del subsidio de incapacidad temporal por maternidad.
b) Subsidio de NATALIDAD, por nacimiento de cada hijo un pago nico a la madre,
equivalente a un salario mnimo nacional.
c) Subsidio de LACTANCIA, consistente en la entrega a la madre de productos
lcteos u potros equivalente a un salario mnimo nacional, por cada hijo, durante sus
primeros 12 meses de vida.
d) Subsidio de SEPELIO, por fallecimiento de un hijo calificado como beneficiario
menor de 19 aos; un pago nico a la madre, equivalente a un salario mnimo
nacional.
Las Cajas de Seguridad sern las encargadas de velar por el fiel cumplimiento de
estas prestaciones.

DE LOS PASAJES Y VITICOS.RESOLUCIN MINISTERIAL N 057

130

De 12 de Noviembre de 1993
REF.: MODIFICA LA ESCALA DE VITICOS PARA FUNCIONARIOS
PUBLICOS
VISTOS Y CONSIDERANDO:
Que, el D.S. 19380 de 10.01.93, establece el nivel jerrquico de categora escalas de
viticos para los funcionarios del sector pblico.
Que, el Artculo 10 del Decreto Supremo supracitado faculta al Ministerio de
Finanzas, hoy Ministerio de Hacienda y Desarrollo Econmico, habiendo efectuado
un riguroso anlisis tcnico presupuestario, considera necesario modificar los niveles
de viticos fijados por Resolucin Ministerial 373/93 de 28 de Abril de 1993, sin
afectar los techos financieros de las entidades pblicas aprobadas por Ley N 1454 de
15 de Febrero de 1993.
POR LO TANTO:
El Ministerio de Hacienda y Desarrollo Econmico, en uso de sus atribuciones;
RESUELVE:
ARTICULO 1.- Dejar sin efecto los niveles de viticos del sector pblico fijados
por R.M. 373/93 del 28.04.93.
ARTICULO 2.- Autoriza a partir de la fecha, los niveles de viticos diarios para
viajes al exterior o interior de la Repblica y zonas rurales, que deben ser aplicados
estrictamente por todas las entidades del sector pblico de conformidad al siguiente
detalle:

131

A: EXTERIOR DE LA REPUBLICA (EN DOLARES AMERICANOS)


Primera Categora

$us. 250.00

Segunda Categora

$us. 200.00

Tercera Categora

$us. 160.00

Cuarta Categora

$us. 100.00

B: INTERIOR DE LA REPUBLICA (EN BOLIVIANOS)


AREA URBANA

AREA RURAL

Primera Categora

Bs. 300.00

Bs. -.-

Segunda Categora

Bs. 250.00

Bs. 100.00

Tercera Categora

Bs. 200.00

Bs. 80.00

Cuarta Categora

Bs. 160.00

Bs. 65.00

Quinta Categora

Bs. 140.00

Bs. 55.00

ARTICULO 3.- Los niveles de viticos fijados por la presente Resolucin


Ministerial debern ser cubiertos por cada una de las entidades del sector pblico con
cargo a sus presupuestos aprobados por la Ley 1454 de 15 de Febrero de 1993.
ARTICULO 4 .- Al efectuarse el correspondiente desembolso de los viticos, las
unidades respectivas procedern al respectivo descuento del Complementario al IVA,
segn lo establece el inciso d) del Artculo 19 de la Ley de Reforma Tributaria 843.
(Artculo derogado por la R.M. 063.95)

RESOLUCIN MINISTERIAL N 063


De 22 de Mayo de 1995
REF.: PLAZO PARA DESCARGO DE LOS VITICOS DEL SECTOR PUBLICO

132

VISTOS Y CONSIDERANDO:
Que, el Artculo 19 inc. d) de la Ley 843 dispone que constituyen ingresos entre otros,
los importes percibidos por concepto de viticos y gastos de representacin por parte
de los funcionarios que prestan sus servicios en instituciones pblicas ingresos
adicionales que se encuentran gravados con el Rgimen Complementario del
Impuesto al Valor Agregado.
Que, para el descargo de los importes percibidos por concepto de viticos y gastos de
representacin, los funcionarios comisionados, a parte del informe inherente a las
labores encomendadas, se encuentran obligados a la presentacin de las
correspondientes notas fiscales para que el Impuesto al Valor Agregado contenido en
dichas facturas, sea deducido del Rgimen Complementario del Impuesto al Valor
Agregado del monto percibido por este concepto, y los funcionarios que no cumplan
con esta presentacin de descargo, debern necesaria e ineludiblemente pagar el
correspondiente impuesto.
Que, la Resolucin Ministerial N 57/93 de 12 de Noviembre de 1993 en su artculo
4 establece que al efectuarse el desembolso de los viticos, las unidades respectivas
procedern al correspondiente descuento del Complementario al IVA, disposicin que
no se adecua al espritu de la Ley 843, por lo que se hace necesario enmendar la
misma.
RESUELVE:
ARTICULO N 1.- Los funcionarios de Instituciones Pblicas, que perciben ingresos
por concepto de viticos o gastos de representacin por la realizacin de labores
inherentes a sus instituciones, al retorno de su comisin tienen la obligacin para
efectos tributarios de presentar en el plazo de cinco das improrrogables las notas

133

fiscales, que respalden los gastos efectuados durante la estada de la comisin, a


objeto de que el Impuesto al Valor Agregado contenido en dichas facturas, sea
deducido del Rgimen Complementario al Impuesto al Valor Agregado.
Los funcionarios que no cumplan con esta obligacin, en el trmino de los cinco das
sealados debern cancelar el Rgimen Complementario del Impuesto al Valor
Agregado en el monto que corresponda de acuerdo con el ingreso percibido, a cuyo
efecto de les retendr por planilla del sueldo del mes siguiente, sin lugar a deduccin
alguna en facturas por el dependiente en el formulario (Formulario N 87).
ARTICULO N 2.- Se deroga el Artculo N 4 de la Resolucin Ministerial N 57/93
de 12 de Noviembre de 1993.
REGIMEN DISCIPLINARIO
Los trabajadores de la Empresa Hotelera de Bermejo, cualquiera sea su cargo estar
prohibido realizar los siguientes actos:
-

Abandonar el trabajo en horario de oficina, salvo por una causa justificada y


permiso del Jefe inmediato superior.

Utilizar materiales, suministros, papelera, maquinaria o equipo de oficina


para uso particular, o destinar en otros asuntos.

Prestar servicios o asesorar a personas naturales o jurdicas que hagan


gestiones o tengan problemas de orden legal u otros con el Hotel.

Recibir gratificaciones en dinero de terceros por servicios prestados por el


Hotel.

Dar mal trato o usar lenguaje inadecuado con los compaeros de trabajo.

Concurrir al trabajo en estado de embriaguez.

Proporcionar informacin escrita o verbal a terceras personas ajenas al hotel.,


sin autorizacin del Ejecutivo.

134

Cometer dentro de las instalaciones de trabajo actos obscenos o reidos de la


moral y las buenas costumbres.

Contratar personal subalterno en forma verbal o escrita sin tomar en cuenta


los procedimientos adecuados, o autorizacin del Gerente.

De incurrir en uno de los actos mencionados en lneas arriba estarn sujetos a las
siguientes sanciones:
-

Amonestacin verbal o escrita.

Suspensin de su cargo o multa de uno a tres das.

Suspensin temporal o definitiva de su trabajo de acuerdo a las faltas sin


justificacin.

1.8. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA CONTRATACIN DE


ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
El presente Manual propuesto tendr los siguientes objetivos:
-

Definir los procedimientos para la adquisicin de todo tipo de bienes tangibles


y la contratacin de servicios.

Brindar la informacin procedimentar necesaria para la adquisicin de bienes


y contratacin de servicios.

Normar los procedimientos que se deben realizar para adquisicin de bienes y


contratacin de servicios, seleccionando al mejor proveedor o proponente y
estableciendo las caractersticas requeridas para un mejor y gil proceso.

Asegurar que los tramites administrativos de adquisiciones y contratacin de


servicios se lleven a cabo en forma eficaz, cumplan los controles necesarios y
logren una adecuada coordinacin entre las reas y unidades funcionales
involucradas.

135

Modalidad de Compras.Son las compras que se realizan en forma rutinaria, gil y funcional, de acuerdo a
procedimiento o especifico de cada Empresa Hotelera.
Unidades Funcionales Participantes:
Unidad Solicitante.
Departamento de Economato.
Compras.
Departamento de Administracin.
Departamento de Contabilidad.
Contador.
Autoriza el inicio del Proceso de Adquisicin y Contratacin:
Jefe del Departamento Administracin o el Gerente General.
Verifica y Adjudica:
Jefe del Departamento Administrativo.
Formulario y Documentos Requeridos:
Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios. FORM C-001 (Original y 2
Copias).
Formulario de Cotizaciones: FORM C-002
Cuadro Comparativo de Cotizaciones: FORM C-003.
Orden de Compra o Contratacin: FORM C-004.
Orden de Recepcin.
Acta o Recepcin de Servicios.

136

Vales o Entregas de Mercadera.


PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
Unidad Solicitante.En el formulario Solicitante de Compra o Contratacin de Servicios (Original y 2
Copias), detalla cantidad y especificaciones del bien o servicio solicitado, el mismo
deber ser autorizado por autoridad superior de la Unidad.
Departamento de Economato.La Unidad Solicitante consulta la existencia del bien que requiere en el Departamento
de Economato. Si existe entrega el bien y sigue el procedimiento correspondiente. Si
no existe, el responsable debe sellar Sin existencia en Economato.

Unidad Solicitante.Recoge de Almacenes el Formulario Solicitud de Compra o Contratacin de


Servicios, con el sello Sin existencia en Economato y lleva ste a Contabilidad.
En caso de Contratacin de Servicios, el proceso de contratacin se inicia en este
paso.
Departamento de Contabilidad.Verifica la existencia de la partida presupuestaria, especifica disponibilidad de
recursos para la adquisicin del bien o servicio solicitado. Registra en el Formulario
Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios, los datos del responsable de esta
Unidad (Nombre, Firma y Fecha) significar la existencia de partida y de los recursos
para dar curso a la solicitud de compra del bien o la contratacin de un servicio.
Unidad Solicitante.-

137

Recoge de Contabilidad el Formulario de Solicitud de Compra o Contratacin de


Servicios, certificado de que si hay presupuesto. Cumplido los requisitos anteriores
lleva ante el Departamento de Administracin. Si no existe presupuesto archiva la
solicitud.
Contador.Si lo considera conveniente el monto, firmar el formulario autorizando el inicio del
proceso de adquisicin o contratacin.
Verificar que la solicitud est contemplada en el Programa de Contrataciones. Si lo
est, instruye el llenado de los formularios de cotizaciones. Adjuntando si es
necesario especificaciones tcnicas o requisitos que debe cumplir el bien y/o servicio.
En lo referente a obras, servicios y consultoras, debe proporcionarse toda la
informacin que posibilite la propuesta. Remite la 2da. Copia de la Solicitud de
Compra o Contratacin de Servicios autorizada a la Unidad Solicitante. El resto de
legajo a adquisiciones.
ComprasUna vez llenado el Formulario de Cotizaciones, se har llegar a por lo menos tres
posibles proveedores. Recepcionando o reuniendo al menos, tres propuestas, elaborar
el Cuadro Comparativo de Cotizaciones conteniendo una recomendacin sobre la
propuesta ms conveniente. El Cuadro Comparativo de Cotizaciones, las cotizaciones
y el formulario Solicitud de Compra o Contratacin de Servicios son enviados al
Departamento Administrativo.
Departamento de Administracin.Califica y adjudica a algn proveedor, mediante Nota de Adjudicacin (Original y 2
Copias) y autoriza la elaboracin del Formulario Orden de Compra o Contratacin. Si
decide no adjudicar, devolver a Compras el legajo para su revisin y correccin, o de
lo contrario se da por finalizado el proceso. Si decide adjudicar, elabora el Formulario

138

Orden de Compra o Contratacin (Original y 3 Copias). Remite legajo completo al


Contador.
Contador.El responsable de esta Unidad comunica la decisin al proveedor del bien o servicio,
remitiendo el original de la Orden de Compra o Contratacin, procede a la
adquisicin. Entrega copia del Formulario Orden de Compra o Contratacin a
Economato.
Departamento Economato.Recibe 3ra. Copia autorizada de la Orden de Compra o Contratacin Recepciona el
producto y emite Nota de Recepcin (Original y 3 Copias), entrega el bien a la
Unidad Solicitante. Remite el Formulario de la Nota de Recepcin a adquisiciones,
archiva las 3ras, copias de la Orden de Compra o Contratacin y de la Nota de
Recepcin. En caso de contratacin de servicios a la Unidad beneficiada emitir una
Acta de-Recepcin de Servicios.
Compras.Entrega legajo a Administracin y archiva la 2da. Copia de la Nota de Recepcin.
Departamento de Administracin.-.
Recibe legajo completo.
1.- Solicitud de Compra y Contratacin de Servicios (Original y 1ra. Copia).
2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo .
3.- Orden de Compra o Contratacin (1ra. y 2da. Copia).
4.-.Nota de Recepcin o Acta de Recepcin de Servicios (Original y 1ra. Copia).
5.- Nota Fiscal Factura.
Archiva:

139

1 Solicitud de Compra y Contratacin de Servicios (1ra. Copia.)


2.- Las 3 cotizaciones y Cuadro Comparativo.
3.- Orden de Compra o Contratacin (2da. Copia).
4.- Nota de Recepcin o Acta de Recepcin de Servicios (1ra. Copia). La dems
documentacin remite al Departamento Financiero.
Departamento Financiero.Recibe legajo
1.- Solicitud de Compra y Contratacin de Servicios (Original).
2.- Orden de Compra y Contratacin (1ra. Copia).
3.- Nota de Recepcin o Acta de Recepcin de Servicios (Original).
4.- Nota Fiscal Factura. Procede al pago del proveedor.

1.9. CONTROL INTERNO


El control interno es un plan de organizacin de todos los mtodos coordinados con la
finalidad de proteger los activos, verificar la exactitud y confiabilidad de la
informacin financiera, promover la eficiencia de las operaciones. Todo sistema de
control interno debe contener las caractersticas: Organizacin, de manera tal que se
pueda diferenciar la autoridad y la responsabilidad relativas a las actividades de la
empresa, Autorizacin y registro operacional, de manera que sea de la atribucin del
departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de
mantener el control, Eficiencia, para evitar que en determinado tipo de operaciones
intervengan cuando menos tres personas para evitar fraude.
El Control Interno se clasifica en: Control interno administrativo que son mtodos,
medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de

140

las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por


la gerencia, y el Control Interno Contable son los mtodos, medidas y procedimientos
que tienen que ver principalmente con la proteccin de los activos y a la confiabilidad
de los datos de contabilidad.
CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depsito en un banco comercial; las medidas de control interno de efectivo estn
orientadas a reducir los errores y prdidas.
Entre las medidas de control estn:
- Uso de formularios, ya sea de ingreso a caja o desembolso, a objeto de dar fe de la
recepcin y entrega de fondos.
- Es necesario efectuar cortes de Caja a objeto de verificar con alguna frecuencia la
existencia real del efectivo, como el manejo correcto por el encargado.
- Los formularios deben estar numerados.
- Es muy importante separar la funcin del manejo material de los fondos de la
funcin del registro de ingreso y egreso de Caja.
- La caja general no debe utilizarse para propsitos y retiros operaciones, para esto
fue creada la caja chica.
- A objeto de lograr un mayor control interno de Caja deben depositarse diariamente
en cuenta corriente bancaria respaldados con papeletas de depsitos y estas deben
igualar con los ingresos del da en Caja.
- Todo depsito debe tener anexo los recibos de caja.
CONTROL INTERNO DE CUENTA POR COBRAR

141

Para la obtencin de un control adecuado se debe tener en cuenta diferentes


conceptos, como ser:
- Autorizacin de la otorgacin de crditos.
- Control de los servicios prestados al cliente.
- Comprobacin de facturas y notas de contabilidad.
- Identificacin de cuentas atrasadas.
- Conciliacin peridica de Cuentas a Cobrar.
CONTROL DE BIENES DE CAMBIO
Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que estn listas para la
venta, es decir que son mercancas que posee el Hotel en almacn valorada al costo
de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
- Deber existir un continuo control de entradas, salidas y saldos de cada uno de los
rubros de las existencias en mercaderas, tanto en cantidad fsica como valorado.
- De acuerdo a los datos, tabular la informacin estadstica para determinar las
cantidades mnimas, mximas y punto de pedido de compra de mercaderas.
- Coordinar la accin de control fsico o inspeccin de las mercaderas almacenados,
se debe efectuar por lo menos una vez por ao.
- El control de existencias en unidades fsicas se debe llevar en la bodega o almacn
por medio de tarjetas o fichas de control.
- El departamento de contabilidad manejar el control fsico y valorados de las
mercaderas en forma independiente del control fsico que se mantiene en
almacenes y cruzar
informacin.
- Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.
CONTROL INTERNO DE ACTIVO FIJO

142

Los activos fijos estn formados por las propiedades de naturaleza relativamente
permanente, que se emplean en el Hotel para sus operaciones sin la intencin de
venderlos.
- Poseer una relacin detallada y actualizada.
- Ubicarlos para efectuar inventarios, realizar reparaciones, calcular depreciacin.
- Realizar verificaciones peridicas de los mismos.
- Establecer responsabilidad al personal que utiliza los activos fijos.
- Proteger los activos con una pliza de seguro.
- Realizar entregas de los activos nicamente con requisiciones autorizadas.
CONTROL DEL PASIVO CORRIENTE
Son obligaciones a cargo de la empresa por bienes o servicios recibidos.
- Revisin peridica de su antigedad.
- Revisin y autorizacin para su registro.
- Registro oportuno y exacto de todas las operaciones pendientes de pago.
- Autorizacin previa al pago.

CONTROL INTERNO DE PATRIMONIO


- Toda operacin que signifique modificacin del patrimonio debe analizar y autorizar
el Gerente General.
CONTROL INTERNO DE VENTA DE SERVICIOS

143

El control interno de las ventas de servicios comprende procedimientos y mtodos


con fines de lograr las polticas establecidas por la empresa; Representan los ingresos
provenientes de las operaciones normales del Hotel.
- Cuando se realiza una venta de servicios, debe elaborrsele una factura al cliente.
- Los formularios que se utilizan para un buen control de las ventas son: facturas,
notas de comandas, recibos de ingreso a caja.
- Toda venta de servicios deben estar acompaadas del comprobante correspondiente.
- Por los servicios de alimentacin y otros, la mercadera deber ser revisada por la
persona encargada.
- Que los comprobantes sean revisados y contabilizados.
- Todo ingreso debe registrarse en el da.
- Revisin de las cuentas relativas a servicios prestados y facturacin

CONTROL INTERNO DE EGRESOS


Representan erogaciones realizadas con motivo de las operaciones en la prestacin de
servicios al Cliente; dentro del control a ejecutarse:
- Elaboracin de presupuestos a efectos de ejecutar la ejecucin presupuestaria.
- Autorizados por el personal ejecutivo responsable.
- Los comprobantes de egreso debern contar con una numeracin cronolgica,
acompaado con la documentacin sustentatoria suficiente.
- La clasificacin de cuentas deber estar debidamente respaldada en el Plan de
Cuentas para su registro contable en libros.
- Archivo de documentacin debidamente ordenada en forma cronolgica.
1.10. SISTEMA DE CONTABILIDAD

144

Comprende las actividades de procesamiento, registro, clasificacin, resumen,


evaluacin, informe e interpretacin de los resultados de operaciones y transacciones,
permitiendo establecer la situacin financiera, los resultados de sus operaciones y los
constantes cambios en su patrimonio.
1.10.1. OBJETIVOS DEL SISTEMA CONTABLE
- Permite la entrega oportuna de la informacin financiera necesaria en forma
concisa y clara para la adopcin de decisiones del rgano superior de la
entidad.
- Obtiene informacin til, adecuada, y confiable para fines de consolidacin.
- Consigue el control contable de todos los recursos financieros y materiales.
- Obtiene la elaboracin peridica de un conjunto de E.E.F.F., que representa
los resultados de las operaciones, situacin financiera, cambios de la misma,
as como los cambios en el Patrimonio.
- Permite la elaboracin de los E.E.F.F. mensuales, para fines de la direccin
administrativa.
- Facilita la identificacin de los centros de costo del presupuesto controlando
los costos fijos y variables.
- Consolida las operaciones patrimoniales y presupuestarias mediante la
clasificacin y registros comunes, permitiendo su representacin de forma
comparativa.
- Determina las desviaciones significativas de los planes y programas
financieros, las causas y responsabilidades correspondiente.
- Permite efectuar la evaluacin del presupuesto.
- Permite que la informacin financiera sea consolidada a distintos niveles del
sistema de la empresa.

145

1.10.2. FINES DEL SISTEMA CONTABLE


-

Cumplir disposiciones legales.

Clasificar la contabilidad para presupuestos y E.E.F.F.

Sistema de contabilidad identifica el objetivo final.

Mantiene adecuada informacin.

Permite control efectivo de recursos.

Plan de cuentas facilita la formulacin de los E.E.F.F.

Informacin financiera que permite establecer precisin y evaluacin de


resultados.

Proporciona datos financieros tiles para anlisis y estadstica.

1.10.3. CARATERISTICAS DEL SISTEMA CONTABLE


-

Informacin oportuna, coherente y eficaz.

Para los usuarios la informacin es verificable.

Presenta informacin razonable y equitativa.

Expresa en trminos cuantitativos y monetarios.

Fondo comn, unidad caja flujo fondos.

Adquisiciones deben ingresar en almacenes.

Fortalecer control interno.

No debe desconocerse el valor del patrimonio.

1.10.4. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA CONTABLE


- Documento origen.
- Plan de cuentas.
- Registros Contables.
- Estados Financieros.

146

1.10.5. PROCESOS CONTABLES


Los procedimientos contables son todos aquellos procesos, secuencia de pasos e
instructivos
que fuente
se utilizan para el registro de las operaciones y transacciones que
Documentacin
de las Transacciones
debe
realizar
una determinada
Comerciales

empresa en sus libros de

definidos.

Incluyendo
los Ajustes
contabilidad
claramente
se elabora:

Hoja de Trabajo

Se
registra
en:

Para la formulacin
de Estados
Financieros

L. Diario y/o Comprobantes


de Contabilidad
De la Hoja
de Trabajo
se obtiene:

Se
postea
al:

ESQUEMA DEL PROCESO CONTABLE:


Libro Mayor General y
Auxiliar

Se
prepara
l:

Estado de
Resultados

Balance
General

Reg. Asientos de
Cierre preparatorio

Reg.
Asientos de
Cierre
Final

Balance de
Comprobacin de
Sumas y Saldos
L. Diario y/o
Comprobantes de
Contabilidad

Se registra
Asientos de
Ajuste

Se
poste
al:
Libro Mayor
General y
Auxiliar

147

148

El Libro Caja.- Es un documento muy importante, ya que a partir de l se obtienen


la mayora de los flujos y movimientos de las diversas cuentas de la
empresa. Como hemos dicho anteriormente, ser el Cajero General
quien controle los Ingresos y Egresos (entradas y salidas) de dinero
mediante el Libro de Caja, lo que a su vez permite conocer la
disponibilidad en metlico de la empresa, as como el fondo de las
diversas cajas que se mantienen en la Caja General (Administracin) y
en las entidades financiera se utilizan para realizar la Contabilidad
Financiera son de carcter obligatorio conforme establece el Cdigo de
Comercio, exceptuando el Libro Mayor, la doctrina contable hace
constar que este libro es imprescindible. As pues, para poder realizar
el Resumen y Fin de Ejercicio, el departamento de Administracin y
Contabilidad ha de llevar los libros siguientes:
-

El Diario General.

El Libro Mayor General.

Los Inventarios y Balances.

El Diario General.- En l se centralizan todos los totales peridicos de los dems


libros auxiliares. Una vez se hayan saldado stos ltimos a fin de mes, se anotar en
el Diario General un asiento mensual por cada registro auxiliar, as como los diversos
asientos relativos a operaciones ocasionales.
Veamos a continuacin algunos de los asientos que centraliza el Diario General.
-

Clientes a diversos departamentos.

Diversos departamentos a Economato.

Economato a Proveedores.

Caja General a clientes.

Gastos Generales a salarios.

149

Facturacin a Restaurante.

El Libro Mayor.- Consiste en la ordenacin cronolgica del Diario y en la


clasificacin de las cuentas, siendo pues un libro de carcter puramente analtico, no
se puede prescindir del Libro Mayor desde el punto de vista contable, pues su
clasificacin sistemtica por cuentas permite conocer la situacin de cada cuenta
individual, y mediante el resultado de las respectivas cuentas se obtienen los
balances. Por ello la contabilidad considera que an no siendo obligatorio a efectos
legales, este libro es necesario, aunque su estructura puede adaptarse libre y
convenientemente al sistema de contabilidad que cada empresa adopte.
Los Balances de Comprobacin y Saldos.- Estn constituidos por la relacin
ordenada de los resultados totales de dbitos, crditos y saldos de las diversas cuentas
del Libro Mayor.
El Balance General.- Una vez obtenido el Balance General tras la regularizacin de
las cuentas de gastos e ingresos, se cerrar el ejercicio, debiendo constar claramente
los sistemas de valoracin y contabilidad utilizados, as como las alteraciones que se
hayan podido efectuar a lo largo del ejercicio.
Para realizar el movimiento de distribucin entre sus diversos departamentos y
secciones, el hotel se sirve de un elemento de pago y cambio que se conoce como el
Vale, el cual permitir una funcin distributiva perfectamente coordinada y
controlada, proporcionando as mismo a Contabilidad la informacin sobre los
diversos cambios nter departamentales de productos o servicios para que puedan ser
traducidos a cargos y abonos en sus respectivas cuentas. En un establecimiento
hotelero se utilizan dos tipos de vale:
-

El Vale de Pedido.

El Vale de Comanda.

150

El Vale de Pedido.- Este vale sirve para que un departamento solicite a otro los
artculos que necesita, y que normalmente son proporcionados por Economato. El
vale ha de reflejar la fecha de pedido, el artculo y su cdigo, la cantidad, el precio
unitario, el total parcial y el total, la firma del Jefe del departamento solicitante, el
visto bueno de Administracin, e incluso a veces, el visto bueno de Direccin.
El Departamento de Administracin complementa los precios, y el resto de datos los
proporciona el Jefe del departamento solicitante.
De este documento se emite un original y al menos dos copias, original y al menos
dos copias, envindose el original y la primera copia a Economato, el cual guardar
una copia como justificante de la salida de gneros y posteriormente enviar el
original a Administracin para que pueda valorar los gneros solicitados y cargarlos
al departamento solicitante. Este ltimo se quedar con la segunda copia a fin de
poder verificar el correcto suministro de su pedido.
El Vale de Comanda.- Los departamentos de servicio anotan las solicitudes de los
clientes en vales de comandas, los cuales se utilizan posteriormente para confeccionar
las facturas, siendo particularmente obligatorios cuando son dos los departamentos
que prestan el servicio, por ejemplo Cocina elabora un plato y el Servicio de
Habitaciones slo a cambio del vale de comanda.
El vale comanda tambin sirve para conocer detalladamente las ventas realizadas por
un determinado departamento.
Segn sea su finalidad, los vales se clasifican en dos grupos:
-

Aquellos vales confeccionados nicamente en concepto de distribucin, por lo


que solo ataen a los resultados parciales de un departamento.

151

Los vales de servicio correspondientes a la facturacin, y que en consecuencia


afectan directamente a los ingresos

Teniendo en cuenta que todo servicio que solicite el cliente ha de complementarse


mediante vales, stos vales de servicio o comanda debern llevar un control doble.
As pues, los departamentos no podrn complementar sus vales sin la previa
autorizacin y sello de control del encargado de Facturacin, el cual se quedar con
una copia del vale a fin de que pueda ser contabilizada como nota de Adeudo y
Justificante de Cargo de la factura del cliente.

La Ocupacin del Hotel.-

Podemos definir la ocupacin de un hotel como el

nmero de clientes que en l se alojan.


Este dato nos viene dado por el Libro de Recepcin y por la planilla de control de
habitaciones que confecciona la Gobernanta.
No obstante, la relacin total de clientes alojados por da, mes y nacionalidad ha de
figurar en la Hoja de Estadsticas de Nacionalidades de Clientes. Esta relacin
permitir a la empresa establecer ratios de ventas y costes en base a los siguientes
datos:
-

Nmero total de clientes alojados.

Caractersticas de los clientes.

Desayunos vendidos.

Servicios a la carta vendidos.

Pensiones vendidas.

Asistentes a banquetes.

Grupos de clientes.

Clientes con gratuidad de grupos.

152

Clientes con cupo de agencia.

Clientes invitados, etc.

Mediante estos ratios de ventas y costes, se podr realizar un anlisis ms amplio y


profundo de la produccin y de los costes a fin de incrementar la rentabilidad de la
empresa.
En cuanto a los clculos posteriores correspondientes a costes y rentabilidad, se
establece lo siguiente:
-

El coste unidad ocupacin es inversamente proporcional a los gastos


constantes.

Los gastos directos son afectados de forma relativa.

Los gastos proporcionales son afectados directamente.

La estadstica es pues la que permite calcular el coste de la unidad ocupacin en


relacin con la ocupacin terica y real.
Las Amortizaciones.- La amortizacin de un determinado inmovilizado se produce
por la disminucin de su valor debido a una prdida de utilidad y a su depreciacin
por el tiempo.
Las amortizaciones que representan prdidas han de ser cargadas en sus respectivas
cuentas, y las depreciaciones se han de cargar a la cuenta de Prdidas y Ganancias en
el Balance de Fin de Ejercicio. Esta ltima cuenta se liquida igual que una cuenta de
explotacin.
A continuacin se han de sumar las amortizaciones actuales a las de aos previos en
la cuenta de Amortizacin Acumulada, la cual refleja en el Pasivo una disminucin
del valor adquisitivo que se refleja en el Activo.

153

Generalmente, las empresas utilizan una frmula para establecer la amortizacin


anual dentro de los lmites mximos y mnimos Esta frmula es la siguiente:
Amortizacin Anual = Coste Compra Valor Residual
Aos de Vida