Procedimientos de atencin de eventos y banquetes

Como hemos visto anteriormente un evento requiere de personal especializado para

llevarse a cabo con xito, debido a esto es necesario planearlo y
organizarlo adecuadamente para no pasar por alto ningn detalle importante.
Un cliente-organizador que desea llevar a cabo un evento o celebracin dentro de
un hotel, tiene que acudir en primera instancia a la Gerencia de Ventas, all un
ejecutivo le proporcionar la informacin relacionada con los servicios que se le
puede ofrecer de acuerdo a sus necesidades.
Para ayudarlo, el ejecutivo le solicita el propsito o la finalidad del evento, la
magnitud del mismo, la duracin, la fecha y los servicios que requiere.
Una vez identificadas las necesidades del cliente- organizador se empieza el
proceso de planeacin y contratacin del evento. Regularmente los hoteles cuentan
con catlogos que contienen paquetes bien estructurados para cualquier tipo de
evento, lo que hace ms funcional su labor.

Por lo que:
Considerando el propsito y la magnitud del evento: el ejecutivo le ofrece
los paquetes para llevarlo a cabo que incluyen: los salones del hotel ms
adecuados para realizarlos, el tipo de montaje que se sugiere, los servicios que le
incluye, los distintos tipos de men y bebidas que se le pueden ofrecer, el equipo
que se le proporcionara, etc.
Se elabora un presupuesto tentativo, para ser analizado por el cliente.
Se le dan a conocer las condiciones del contrato con base en las polticas
del hotel.
Se recibe el primer depsito de "garanta".
La Gerencia de ventas conjuntamente con la Gerencia de Alimentos y Bebidas y el
Gerente de Banquetes elaboran un plan de trabajo especfico para el desarrollo del
evento.
El Plan de trabajo incluye:
1. El objetivo del evento
2. El paquete seleccionado

3. Los aspectos particulares del evento (que no incluye el paquete)

4. Nmero y caractersticas de los invitados o asistentes.
5. Acondicionamiento y equipamiento del saln en donde se va a llevar a cabo el
evento.
6. La fecha y horario del evento.
7. Los servicios que incluye (tipo de men, tipo de bebidas, souvenirs, etc)
El Gerente de Banquetes junto con su equipo de trabajo prepara:
1.- El saln de banquetes en donde se realizar el evento.
2.- El tipo de montaje seleccionado por el cliente-organizador.
3.- Coordina con la cocina, el men seleccionado, prevn las provisiones que se van
a necesitar para preparar los platillos que se van a servir, la secuencia del servicio
que se dar de acuerdo a lo estipulado por el cliente.
4.- Se prev el abastecimiento de las bebidas.
5.- Se revisa la cantidad de personal que se tiene disponible para proporcionar el
servicio en el evento, para coordinar el evento y para la seguridad del mismo, en
caso de que haga falta se solicita a recursos humanos la contratacin del mismo.
6.-A solicitud del cliente-organizador se imprime y se coloca en las mesas el men
que ser servido en caso del montaje de banquete, en el caso de Buffet se imprime
el nombre de cada platillo con el fin de que los invitados identifiquen lo que se les
est ofreciendo.
7.- Se hace la solicitud al departamento de mantenimiento del equipo tcnico o
audiovisual que se va requerir.
8.- Hace la contratacin del o de los grupos musicales que amenizarn el evento
(segn sea el caso).
9.- Por lo menos un da antes del evento, el Gerente de banquetes enva a todos los
departamentos interesados del hotel la informacin relacionada con el evento, con
el fin de que controlen el acceso y orienten a los invitados: Personal del
estacionamiento, bell boys, recepcin, seguridad, telfonos.
10.- Se aplica la logstica del evento que se tiene prevista.
11.- Se proporciona el servicio conforme lo planeado.

12.- Al trmino del evento el Gerente de Banquetes se rene con todo su personal
para conocer los resultados del evento, as como algunos contratiempos que se
hayan presentado, para revisarlos y que no se vuelvan a presentar.