El Hotel Tulum Resorts, desea incluir en sus servicios, la renta de un Gran Saln

de Eventos, el cual ser uno de los ms grandes de la Riviera Maya, con una vista
espectacular al mar. Especficamente se pretende atraer turismo de negocios,
adems de promotores de espectculos. ara esto, se necesita crear un nuevo
puesto, el de !oordinador de Eventos, el cual ser un su"ordinado del
departamento de #entas del Hotel.
El gerente de Recursos Humanos no tena la descripcin y el anlisis de este
cargo, de"ido a $ue es un puesto de nueva creacin, y no sa"e cmo recolectar la
informacin al respecto para configurar las especificaciones $ue se e%igiran a los
aspirantes. &ncluso no 'a"a pensado en $ue t(cnicas de reclutamiento empleara
y $u( preguntara a los candidatos) tampoco 'a"a pensado en cul sera la
secuencia del proceso de seleccin, aun$ue vea $ue era una e%celente
oportunidad para demostrar a los directores su capacidad de planear y llevar a
ca"o un "uen tra"a*o. Sin em"argo, +cmo presentar y detallar esta encomienda,
&magina $ue eres el Gerente de Recursos Humanos del Hotel y reali-a lo
siguiente.
/. 0escripcin del puesto 12ctividades $ue se de"en reali-ar en este puesto3
4. Re$uerimientos del puesto 1Re$uisitos $ue de"e cumplir el candidato a este
puesto3
5. 0escri"e el proceso de reclutamiento 1tipo de reclutamiento, medios de
reclutamiento, etc., etc.3.
6. 0escri"e el proceso de seleccin 1caractersticas, entrevista, e%menes o
prue"as, etc3
7. lan de induccin y capacitacin
8888Este foro es de lectura, el arc'ivo de"e su"irse en el apartado correspondiente.
El documento de 9ord, de"e tener ortada, &ntroduccin, 0esarrollo de la
actividad, conclusin y referencias en caso de 'a"erlas3.
0ES!R&!&:; 0E <EST=S
=>?ET&#= 0E@ <EST=
2poyar en el servicio de logstica para la reali-acin de eventos institucionales.
RE@2!&=;ES =ER2T&#2S
&nternas y E%ternas
A<;!&=;ES
/.B 2sistir en el acondicionamiento de los espacios fsicos para la reali-acin de los
eventos, de acuerdo a las rdenes de tra"a*o in'erentes a su rea de adscripcin.
4.B roporcionar los servicios de logstica y cafetera, re$ueridos para la reali-acin de
eventos institucionales, conforme los procedimientos esta"lecidos en su rea.
5.B 2poyar el traslado de materiales, e$uipo o insumos solicitados para la reali-acin de
eventos, conforme a su m"ito de competencia.
6.B !ola"orar en la preparacin de insumos o materiales a fin de proporcionar los apoyos
$ue est(n incluidos en las rdenes de servicio turnadas por su *efe inmediato.
7.B Ela"orar el reporte diario de actividades y tra"a*os efectuados, para conocimiento de
su *efe inmediato.
C.B #erificar la suficiencia de material, reportando a su *efe inmediato las necesidades de
suministro para la atencin adecuada de los eventos.
D.B Reportar las necesidades de mantenimiento y reparacin de los e$uipos y mo"iliario
necesario para el desa'ogo de los tra"a*os asignados
ERA&@ !=;=!&M&E;T=S
!onocimientos "sicos en la ela"oracin de materiales e insumos para la reali-acin de
eventos institucionales) en materia de organi-acin de eventos y logstica.
EEER&E;!&2 @2>=R2@ F H2>&@&020ES
Eficiencia y eficacia en el traslado y preparacin de insumos para la reali-acin de
eventos institucionales) para la organi-acin y prestacin de servicios en asuntos
legislativos.
2!T&T<0ES
/.B &niciativa
6.B Responsa"ilidad
4.B !ooperacin
7.B &nstitucionalidad
5.B Efectividad
C.B0iscrecionalidad
0ESTREG2S
M2;<2@ES. destre-as motrices.
ME;T2@ES. Racionalidad, o"*etividad y creatividad $ue permitan "rindar el servicio de
logstica en la reali-acin de eventos institucionales.
Una fuente importante de ingresos para los hoteles y centros de conferencias
viene de organizar eventos como bodas, reuniones, reuniones y cenas para
empresas y organizaciones. La logstica y ejecucin de estos eventos son la
responsabilidad del gerente de eventos: un coordinador de servicios
gastronmicos y hoteleros.
Funcin
Un gerente de eventos supervisa todos los aspectos de un banquete o evento,
incluyendo la decoracin, la seleccin del men, preparacin de los alimentos,
el servicio y la limpieza. !st"n a cargo de la contratacin, formacin,
asesoramiento, y revisin de la disciplina del personal del evento.
Tipos
Los gerentes de eventos realizan visitas, degustaciones de alimentos y asisten
a reuniones para e#tender la red de contactos para vender su ubicacin a los
posibles clientes. !n los hoteles o resorts muy grandes, las funciones de un
gerente de eventos se pueden dividir entre un coordinador de eventos, un
coordinador de servicios y logstica, y un chef de eventos o jefe de cocina.
Horas
Los gerentes de eventos trabajan de $% a $& horas por da, acumulando con
frecuencia m"s de &' horas semanales. (e espera que est)n disponible en las
noches, los *nes de semana y en los das feriados, que es cuando muchos
eventos se llevan a cabo.
Capacitacin
Los gerentes de eventos suelen tener una licenciatura o estudios de profesional
asociado en servicios gastronmicos o en administracin de hospitalidad.
+lgunos gerentes de eventos comienzan a trabajar en puestos b"sicos al
principio y se van abriendo camino para ascender posiciones, o completan los
programas de capacitacin gerencial en las grandes cadenas hoteleras o
complejos tursticos.
Consideraciones
(er un gerente de eventos puede ser estresante. (e requiere resolver
r"pidamente los problemas que surgen durante un evento. (uelen pasar largas
horas de pie y con frecuencia se requiere levantar objetos pesados, tales como
mesas, sillas y bolsas grandes de productos alimenticios.
Una posicin importante en la industria de la hospitalidad y del servicio
gastronmico, es el de un coordinador de eventos que plani*ca y
supervisa los eventos gastronmicos, bebidas y entretenimiento
celebrados en restaurantes, hoteles, centros de convenciones o centros
tursticos. Los almuerzos, entregas de premios, recaudacin de fondos,
des*les de moda, convenciones y banquetes de boda son algunos de los
eventos puede hacer un coordinador de eventos involucrado. ,on mucho
trabajo orientado en los detalles que a menudo involucra largas horas, el
papel puede ser estresante, pero tambi)n grati*cante para las personas
con una buena direccin en la organizacin, y habilidades relacionales.
Ventas y mercadeo
+dem"s de los servicios de reserva, algunos coordinadores de banquetes son
responsables de la promocin y venta de servicios de su empleador a los
clientes potenciales. Una empresa que planea una convencin o una futura
novia en busca de un hall de recepcin puede limitar sus opciones ponerse en
contacto con los coordinadores de banquetes, que deben ser capaces de
describir minuciosamente sus servicios, cmo )stos ser"n coordinados,
asesorados y formular recomendaciones sobre la base de los deseos del
cliente, adem"s de ser capaz de trabajar dentro de las condiciones
presupuestarias.
Planifcacin y coordinacin de alimentos
Los coordinadores de banquetes debe tener conocimiento de las t)cnicas de
preparacin de alimentos y estilos as como las leyes y los reglamentos de
licores. Una vez el cliente ha hecho la seleccin de la comida y la seleccin de
bebidas, el coordinador de banquetes se asegura de que todo est" preparado y
presentado a las e#pectativas del cliente. !sto implica la comunicacin con los
chefs, gerentes de alimentos y bebidas y el personal, as como a veces las
entrevistas y la contratacin de servicios de proveedores de alimentos e
instruccin de su personal. !l coordinador de banquetes supervisa la puesta en
marcha de las instalaciones, teniendo cuidado de que hayan mesas y sillas
su*cientes, que las zonas de servicio est)n disponibles y arregladas para
facilitar el acceso, que las tarjetas de los nombres est)n correctamente
colocados, la mantelera est) limpia y que todos los utensilios para servir y
comer est)n disponibles. !st"n pendientes que no falten alimentos ni bebidas y
que todas las "reas del saln de banquetes permanezcan limpias y libres de
desorden. -ambi)n es vital que los coordinadores de banquetes est)n al tanto
de todas las normas del departamento de salud y reglamentos relacionados
con los servicios gastronmicos.
Oraganizacin de las instalaciones
!l coordinador de banquetes cubre todas las bases al asegurarse de que el
evento no carecer" de las disposiciones necesarias para su buen
funcionamiento. !sto incluye consultar con el personal t)cnico de construccin
y mantenimiento para que los micrfonos est)n funcionales y en su lugar,
todos los enchufes el)ctricos y detectores de humo est"n en condiciones de
seguridad y de trabajo, y que las pantallas, proyectores, computadoras y todos
los otros tipos de audio y vdeo est)n con*gurados y colocados correctamente.
!l coordinador de banquetes se asegura de que el podio de los oradores, el
escenario para las bandas y las instalaciones son seguras y est"n listas para
los ./s, y que todos los sistemas de iluminacin y sonido est)n probados.
-ambi)n dirigir" a los 0oristas, a las empresas de catering, a los decoradores y
a los artistas sobre dnde entregar, organizar y almacenar los elementos
necesarios para sus funciones espec*cas en el evento.
Solucin de problemas
(i bien el objetivo de un buen coordinador de banquetes es ver que los eventos
procedan sin ningn tipo de complicaciones, pueden surgir situaciones que
est"n fuera del control del coordinador. !sto podra incluir que los empleados
llamen avisando que est"n enfermos en el ltimo minuto, problemas t)cnicos
con el equipo y las inclemencias del tiempo que amenazan con arruinar un
evento al aire libre. !l )#ito de los coordinadores de banquetes es que se
anticipen a los problemas y tengan planes de respaldo en su lugar, as como
tambi)n personas disponibles quienes pueden corregir estas situaciones. !l
coordinador de banquetes debe ser un solucionador de problemas que puede
tomar decisiones r"pidas y delegar responsabilidades sin dejar de ser
profesional y agradable en medio de una situacin estresante.
Preparacin de la carrera
1uchos establecimientos pre*eren que los coordinadores de eventos posean el
ttulo de licenciado en administracin hotelera, de negocios o un "rea similar
de estudio. La e#periencia tambi)n es clave para obtener esta posicin, y
muchos coordinadores inician sus carreras en los rangos inferiores de servicio
de alimentos.
UNIDAD 3
Autorreflexin de contenidos
/. 0e los temas a"ordados en (sta unidad +!ul fue el $ue me de* mayor aportacin
en mi vida la"oral, cotidiana o en am"as, y +or $u(,
4. Reali-a un pe$ueHo ensayo de media cuartilla, so"re el am"iente la"oral en general
de nuestro pas, especficamente en el tema de Recursos 'umanos.
Autorreflexin de sobre actividades o evidencias
/. +!onsidero $ue la actividad de la evidencia de aprendi-a*e de la unidad 5 me
ayud a $ue los temas anteriores se refor-aran, +or$u(,
4. +Iu( actividad de aprendi-a*e fue la $ue ms me gust y aprend, +or$u(,
5. +Iu( actividad de aprendi-a*e fue la $ue menos me gust, $u( le $uitara o
propondra,
Autorreflexin de sobre su aprendizaje
/. +Iu( aprend de cada tema visto en (sta unidad,
4. &ncorpora una conclusin general so"re el !urso !apital Humano, so"re la materia,
el apoyo de tu facilitador, etc.