2013

ALFREDO GONZALEZ RODRIGUEZ

ORLANDO SANCHEZ COYOTZI
GIOVANNI VAZQUEZ PELCASTRE
MOISES LOPEZ VELAZQUEZ

Instituto Tecnolgico Superior De

Tlaxco
04/12/2013

NDICE
Introduccin.pag2.
Resumen ejecutivo.pag3.
Objetivos.pag.4
Anlisis situacional.pag5.
Estrategias internas.pag 7.
Estrategias externas.pag.10
Plan de actividades.pag.15
Presupuestos .pag21.

INTRODUCCIN
En este Plan de Relaciones Pblicas ser una herramienta de trabajo que
ofrecer diferentes alternativas de solucin para la presidencia, debido a que la
informacin recopilada de los pblicos internos como externos, muestran la
necesidad de implementar estrategias que ayuden a resolver problemas de
imagen que actualmente est afectando al Ayuntamiento, los cuales son la falta
de comunicacin y motivacin de los empleados e identidad corporativa.
Adems la propuesta conlleva un Anlisis Situacional FODA, que indique las
reas a mejorar y sobre las cuales se trabajar, a fin de lograr crecimiento ella
Institucin.
Tambin se propondr una Misin y Visin Institucional tomando en cuenta la
razn de ser de la entidad, se plantean nuevas polticas las cuales servirn de
orientacin mediante guas de accin globales.
Asimismo el Plan contendr estrategias de Relaciones Pblicas Internas y
Externas, dentro de las cuales se detallan las de servicio al cliente, de
motivacin al personal, folletos, pgina Web, difusin de informacin en la radio
local, entre otras.
De igual forma se propone un plan de capacitacin que detalle los lineamientos
que se deben seguir para el desempeo de las actividades. Luego se incluyen
la evaluacin, cronograma de actividades y presupuesto que conllevan a la
implementacin del mismo.

RESUMEN EJECUTIVO
Este Plan permitir dar solucin a los problemas de imagen que enfrenta
actualmente la presidencia municipal de Tlaxco, adems se pretende buscar
alternativas que ayuden a mejorar la comunicacin entre los empleados,
motivacin y servicio al cliente.
Al implementar un Plan de Relaciones Pblicas, la Administracin Municipal
Tlaxquense se beneficiar tanto internamente como exteriormente, logrando
as proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptacin del
usuario.
Est propuesta tambin permitir mejorar el desempeo de los empleados a
travs de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el
desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado
del puesto en el que ellos laboran.
Los usuarios son importantes porque sin ellos la entidad no tendra razn de
ser, adems con la propuesta se ayudar a que estos tengan satisfaccin del
servicio que se les brinda, ya que se les dar importancia a las capacitaciones
de sta ndole.
Este Plan dar solucin a los problemas de imagen que enfrenta actualmente
el Ayuntamiento Municipal de Tlaxco, adems se pretende buscar alternativas
que ayuden a mejorar la comunicacin entre los empleados, motivacin y
servicio al cliente.
Al implementarlo beneficiar tanto internamente como externamente, logrando
as proyectar una imagen positiva y teniendo como resultado la aceptacin del
pueblo.
Est propuesta tambin permitir mejorar el desempeo de los empleados a
travs de capacitaciones, ya que estos son considerados parte importante en el
desarrollo de la entidad y es necesario que tengan el conocimiento adecuado
del puesto en el que ellos laboran.
El Plan de Relaciones Pblicas facilitar la forma de buscar la participacin de
la poblacin y mantener un contacto cercano con los empleados, por el cual se
pretende utilizar los medios necesarios para mantener informado al ciudadano
de lo que est sucediendo dentro de la Institucin y en toda la comunidad. Es
por ello que la presidencia necesita el desarrollo de este Plan, ya que ayudar
a brindar un mejor servicio para los usuarios y a la vez mejorar la imagen
Institucin, obteniendo un mejor desempeo en las funciones de los
empleados. Se buscar una mayor participacin de empleados y usuarios para
conocer de cerca las opiniones que tienen estos pblicos sobre diversas
actividades que lleve a cabo la Alcalda, lo que generar integracin y a partir
de esta se lograr proyectar la imagen que se busca, obteniendo as un mayor
profesionalismo en las actividades y funciones que se realizan dentro de los
medios.
Con esta propuesta la administracin municipal de Tlaxco dar a conocer
informacin sobre los cambios, proyectos, y otras actividades que se estn
realizando dentro y fuera de la entidad. Se buscar un acercamiento con la
comunidad a travs de charlas y conferencias de informacin, en los cuales se
d a conocer lo que est sucediendo.

OBJETIVOS DEL PLAN DE RELACIONES PBLICAS

Objetivo general
Proponer un plan de Relaciones Pblicas que mejore la imagen Institucional de
la presidencia del municipio de Tlaxco.
Objetivos especficos

Proporcionar un Plan de Relaciones Pblicas que permita proyectar una

imagen favorable hacia el pblico externo.
Aportar estrategias de Relaciones Pblicas Internas y Externas a fin de
que las ponga en prctica las Oficinas Municipales de Tlaxco y que logre
una mejor Imagen Institucional.
Capacitar al personal interno, sobre las estrategias de Relaciones
Pblicas.
Detallar la Misin, Visin, y el FODA a la Alcalda Municipal de Tlaxco a
efecto que tengan una mejor organizacin.
Fortalecer la Imagen Institucional de la Alcalda Municipal de Tlaxco.
Evaluar el aprendizaje de los empleados.

ANALISIS SITUACIONAL FODA DE LA PRESIDENCIA

MUNICIPAL DE TLAXCO
Fortalezas

Oportunidades

Poseen el apoyo del Gobierno.

Instalaciones propias.
Cuentan con el apoyo del pblico
interno disponible para mejorar la
imagen Institucional.
Apoyo de entidades no
gubernamentales.
Mantienen contacto personal con las
comunidades por medio de
proyeccin social.
Alianzas estratgicas con otras
instituciones.

Mejorar las Relaciones Pblicas

internas y externas.
Mejorar el servicio que ofrecen a los
usuarios y generar confianza hacia la
Institucin.
Mejorar su imagen como ente
Institucional.
Realizar capacitaciones y
evaluaciones para promover mejoras
u otras acciones correctivas.
Poner en prctica el plan de
relaciones pblicas.

Debilidades

Amenazas

El Ayuntamiento no cuenta con

equipo tecnolgico avanzado.
Existe una comunicacin interna
deficiente.
Las capacitaciones laborales que les
dan a los empleados no son efectivas
y suficientes.
No cuentan con suficiente recurso
econmico.
Falta de organizacin.

Si no examinan y evalan la
comunicacin interna se seguir
cometiendo negligencia en el
servicio que prestan a la
comunidad
Perder credibilidad ante otras
Instituciones y usuarios con
respecto a la imagen institucional
Falta de motivacin al personal.
Aumento de una Imagen negativa.

Misin:
Realizar acciones y gestionar actividades que propicien una municipalidad
limpia y ordenada, con buena imagen, que sirva de ejemplo para las dems
presidencias del pas.
Visin:
Ser una administracin municipal reconocida por la atencin y el servicio al
ciudadano a travs del fomento de valores cvicos, culturales y humanos,
donde los ciudadanos se sientan seguros, en un ambiente agradable,
comprometidos a velar por la imagen del municipio.

Objetivos Institucionales

Contribuir al desarrollo Municipal de la Cabecera departamental de

Tlaxco en un ambiente equilibrado y democrticamente participativo.
Dignificar la calidad de vida a partir del fomento y desarrollo de valores
estticos, socioculturales y ticos.
Promover la asistencia de la poblacin en eventos destinados para
mejorar la municipalidad.
Impulsar la participacin de la poblacin en los procesos de construccin
de identidad.
Definir e implementar polticas para el fortalecimiento de la imagen
corporativa de la presidencia.
Fortalecer la influencia de la municipalidad en la promocin de un
municipalismo democrtico y equitativo.
Mejorar la intervencin de la municipalidad para lograr esfuerzos en
caminados a la seguridad ciudadana.
Atender y valorar las necesidades y peticiones de los usuarios y
ciudadanos en general.

Polticas Institucionales.
I.
II.

III.
IV.

V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.

La planificacin ser la herramienta bsica e indispensable para el

desarrollo de proyectos encaminados a la mejora del municipio.
La evaluacin de la institucin, de los procesos y del recurso humano se
realizar sobre la base de indicadores de desempeo de calidad de los
servicios que la presidencia presta.
La administracin del recurso humano ser fundamental en la
estabilidad y el desempeo de los empleados.
La capacitacin constituir una inversin y ser un proceso dinmico y
continuo orientado a desarrollar el potencial de los empleados, de igual
forma que este constituya la clave del xito de la misin y visin
institucional.
Establecer diferentes canales de comunicacin con el usuario para
conocer sus necesidades y sus propuestas y responder a los mismos.
Proporcionar informacin veraz y objetiva, basada en hechos.
Facilitar el acceso a la informacin relacionada con sus
responsabilidades y con el servicio, a cargo en la entidad en que labora.
Utilizar los recursos de la entidad para el desarrollo de las labores y la
prestacin de servicio.
Realizar evaluaciones peridicas, permanentes a todos los procesos de
la organizacin.
Administrar los recursos del Ayuntamiento de manera transparente.
Contribuir al desarrollo social y sostenible del municipio de Tlaxco.

ESTRATEGIAS DE RELACIONES PBLICAS INTERNAS

A. Estrategia de creacin de un departamento de relaciones pblicas.

Nombre de la estrategia: Creacin del Departamento de Relaciones Pblicas.

Objetivo: Organizar un Departamento de Relaciones Publicas para planificar
las actividades que realiza la presidencia municipal de Tlaxco, relacionadas con
el servicio y atencin al usuario.
Importancia: Es de vital importancia para el ayuntamiento la creacin de un
departamento de Relaciones Pblicas, porque mejorar el clima organizacional,
imagen institucional y la comunicacin con los pblicos internos y externos.
Tcticas a seguir
a. Contratacin de un Relacionista Pblico, Periodista, fotgrafo y secretaria.
b. Describir las funciones del departamento de Relaciones Pblicas.
Beneficios de la estrategia.
Desarrollo eficaz de la presidencia.
Mejor imagen institucional.
Mejor comunicacin con los pblicos Internos y Externos.
Clima organizacional.
Relacin con los medios de comunicacin.
Responsable de su ejecucin.
Recursos humanos de la presidencia municipal de Tlaxco

Tctica a.

ENTIDAD DE GOBIERNO REQUIERE CONTRATAR AL SIGUIENTE PERSONAL PARA NUEVO PROYECTO

RELACIONISTAS PBLICOS:

RELACIONISTA PBLICO
Requisitos:

-Profesional graduado en el rea de relaciones pblicas, comunicaciones o carrera a fin.

-Experiencia mnima de 5 aos en proyectos de comunicacin e imagen.
-Experiencia en la elaboracin de revistas y boletines.
-Sin problemas de horario
-Disponibilidad inmediata.
-Habilidad en Trabajo en equipo.

PERIODISTA
Requisitos:
-Profesional graduado en el rea de periodismo o carrera a fin.
-Experiencia mnima de 5 aos.
-Excelente manejo de tcnicas de redaccin y ortografa.
-Sin problemas de horario.
-Disponibilidad inmediata
-Habilidad en Trabajo en equipo.
FOTGRAFO
Requisitos:
-Profesional graduado en el rea de fotografa o carrera a fin.
-Experiencia mnima de 5 aos.
-Experiencia en fotografas y videos profesionales
(correccin de imgenes).
-Capacidad para trabajar en equipo.
-De preferencia sexo masculino.
SECRETARA
Requisitos:
-Bachiller comercial con estudios universitarios.
-Slidos conocimientos de computacin.
-Experiencia mnima de 3 aos en cargos similares.
-Ordenada, pro-activa y con deseos de superacin.
-Excelente presentacin.
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Desarrollo profesional, estabilidad laboral, excelente ambiente de trabajo y atractivo paquete de
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Nota Aclaratoria: Solo personas que vivan en los alrededores del Municipio de Tlaxco o zonas aledaas.

Tctica b.
Funciones del Departamento de Relaciones Pblicas
1. Disear tcnicas de comunicacin para mantener informado a los
pblicos interno y externo sobre el acontecer de la entidad.
2. Efectuar estudios de opinin pblica con el objetivo de analizar en
detalle los pblicos, actitudes y formacin de su opinin hacia la
empresa.
3. Proporcionar informacin a los visitantes, como al personal en cuanto a
reuniones, seminarios y proyectos de la misma.
4. Mantener el orden y comprensin entre los empleados.
5. Coordinar con los medios de comunicacin la realizacin de actividades
tales como: conferencias, proyectos, entre otros.
6. Mantener relaciones cordiales con los pblicos a travs de
comunicaciones de doble direccin, de puertas abiertas con todas
aquellas personas que de alguna manera estn conectadas con la
empresa.
7. Trabajar en conjunto con otros departamentos de la empresa para
ejecutar buenos programas de Relaciones Pblicas.
8. Elaboracin y puesta en marcha de un programa de Relaciones
Pblicas con los diferentes pblicos, tanto a corto, mediano y largo
plazo.
9. Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
10. proyectar la imagen e identidad corporativa.
11. Conocer y clasificar los diversos pblicos de entidad.
12. Supervisin de las Publicaciones empresariales.

B. Estrategia de bsqueda de identidad corporativa

Nombre de la estrategia: Bsqueda de Identidad Corporativa.

Objetivo: Dar a conocer los elementos que identifican y diferencian a la
presidencia municipal de Tlaxco.
Importancia: Es importante que la Oficina se d a conocer a travs de sus
normas y comportamientos institucionales, en donde transmita mensajes
visuales manifestando su identidad a los pblicos.
Tcticas a seguir
a. Capacitar al personal.
b. Dar a conocer de escudo y slogan institucional.
c. Realizar sondeos de opinin
Beneficios de la estrategia.
Clima organizacional.
Motivacin de los empleados.
Reconocimiento de la institucin.
Cultura organizacional.
Responsable de su ejecucin.
Departamento de Relaciones Pblicas.

Tctica a.
Capacitacin a empleados sobre identidad corporativa.

10

Tctica b.
Escudo de la presidencia de Tlaxco

Slogan

Estamos trabajando para ti

Tctica c.
Sondeo de opinin.
Conoce usted el slogan y escudo de la Alcalda Municipal de
Chalatenango?
a) S__________
b) No_________
Por qu?________________________

C. Estrategia de Mejora de Imagen Institucional

Nombre de la estrategia: Mejora de Imagen Institucional.
Objetivo: Proyectar una mejor imagen de la presidencia municipal de Tlaxco a
los pblicos objetivos.
Importancia: Es importante para el ente mantener una excelente imagen
institucional, ya que armonizar la comunicacin y proyeccin con los pblicos
a los que se dirige.
Tcticas a seguir
a. Uniformar a los empleados
b. Calendario de limpieza institucional.
c. Realizar sondeos de opinin.
d. Curso de servicio y atencin al cliente.
Beneficios de la estrategia.
Proyeccin de una mejor imagen institucional
Rapidez en los trmites
Trabajo en equipo.
Motivacin al personal.
Responsable de su ejecucin.
Departamento de Relaciones Pblicas.

11

Tctica a.
Propuesta de uniformes para los empleados
Da
Lunes y mircoles

Damas

Caballeros

Martes y jueves

Viernes

Tctica b.
Calendario de limpieza

12

Tctica c.
Modelo de Sondeo de Opinin
Preguntas
Cmo evala a la presidencia
municipal de Tlaxco?
Considera que est mejorando el
servicio de atencin ciudadana?
Cree que el vestuario de los
empleados es el adecuado?
Cmo evala las instalaciones de
la presidencia?
Qu recomendara al
ayuntamiento municipal de Tlaxco
para mejorar la imagen?

Opciones
a) Excelente
b) Regular
c) mala
a) Si
b) No
a) Si
b) No
a) En buenas condiciones
b) En malas condiciones

Tctica d.
Capacitacin de servicio y atencin al cliente a empleados

13

D. Estrategia de Canales de comunicacin

Nombre de la estrategia: Canales de comunicacin.
Objetivo: Implementar canales de comunicacin que permitan informar a los
empleados de las actividades del ayuntamiento.
Importancia: Es importante que la oficina del municipio cuenta con recursos de
comunicacin efectivos para hacer llegar el mensaje al se dirige.
Tcticas a seguir
a. Buzn de quejas y sugerencia
b. Peridico mural.
c. Kiosco informativo
d. Campaa de concientizacin interna.
e. Medios electrnicos (e-mail, pagina intranet).
Beneficios de la estrategia.
Comunicacin efectiva.
Pblicos informados.
Imagen institucional.
Clima organizacional agradable.
Responsable de su ejecucin.
Departamento de Relaciones Pblicas.
Tctica a.
Diseo de Buzn de quejas y
sugerencias

Tctica d.
Campaa de Concientizacin
interna

Tctica b.
Diseo de Peridico Mural

Tctica e.
Diseo de Medios Electrnicos
Internos (pgina web)

Tctica c.
Modelo de Kiosco informativo

14

E. Estrategia de Motivacin al personal

Nombre de la estrategia: Motivacin al personal.
Objetivo: Elevar el autoestima de los empleados de la Alcalda Municipal de
Tlaxco.
Importancia: Al elevar el autoestima de los empleados, se lograr una mejor
comunicacin y ello har aumentar el autoestima del empleado, en tal sentido
la importancia reside en que los usuarios de la Alcalda se vern beneficiados
ya que existir una relacin armoniosa entre los empleados y la entidad.
Tcticas a seguir
a. Seminario de capacitacin.
b. programa de incentivos.
Beneficios de la estrategia.
Personal motivado.
Mejor imagen institucional.
Mejor desempeo laboral.
Mejor comunicacin interna.
Responsable de su ejecucin.
Departamento de Recursos Humanos
Tctica a.
Seminario de Capacitacin Motivacional

Tctica b.
Modelo de Programa de Incentivos

ESTRATEGIAS DE RELACIONES PBLICAS EXTERNAS

Nombre de la estrategia: Organizacin de eventos.
Objetivo: Dar a conocer a la presidencia municipal de Tlaxco la forma de cmo
organizar un determinado evento.
Importancia: Es de vital importancia que una entidad gubernamental conozca
los lineamientos para la organizacin de diversos eventos que como ente este
lleva a cabo.
Tcticas a seguir
c. Tiempos de un evento.
d. Caractersticas de un maestro de ceremonia.
Beneficios de la estrategia.
Proyeccin de imagen institucional.
Motivacin al personal.
Trabajo en equipo.
Opinin pblica.
Comunicacin efectiva.
Responsable de su ejecucin.
Departamento de Relaciones Pblicas o en su defecto el departamento de
Mercadeo.
Tctica a.

Tctica b.
Modelo de Maestro de Ceremonia (protocolo y etiqueta)
Es necesario que la persona que vaya a cumplir con esta funcin tenga las
siguientes caractersticas:

Dominio escnico.
Excelente manejo de la voz.
Lectura impecable.
Buena imagen personal.
Alto nivel acadmico y de formacin

Funciones.
Presentar a las autoridades que harn uso de la palabra, como no es el actor
principal, en ningn momento deber saludar a cada una de las autoridades
usando los vocativos, ya que estos se reservan solo para los oradores, en
estricto sentido le corresponde saludar en forma general.
Presentar a los participantes y resaltar sus cualidades.
Entretener al pblico pronunciando frases que den realce a la ceremonia.
Controlar el estado emocional del pblico.
Establecer un proceso de comunicacin que genere el clima apropiado para
cada tipo de evento.
Presentacin.
Es el acto por medio del cual el Maestro de Ceremonia realiza la introduccin
previa a la toma de la palabra. Siempre debe haber una persona que presente
al orador o disertante, ya que as lo exige el protocolo en los actos sociales.

EVALUACIN
La evaluacin es un proceso dinmico, continuo y sistemtico, enfocado a los
cambios de conducta y rendimiento, mediante el cual se verifican los logros
adquiridos en funcin de los objetivos propuestos de la presidencia municipal
de Tlaxco. La etapa evolutiva es considerada como una de las fases ms
importantes dentro del proceso de enseanza y aprendizaje, ya que esta forma
parte del proceso evaluativo, por tanto para evaluar la puesta en marcha del
Plan de
Relaciones Pblicas se utilizaran algunas tcnicas y herramientas para el logro
de los objetivos.
OBJETIVO DE LA EVALUACIN
Indagar los puntos fuertes del Plan de Relaciones Pblicas para revelar las
debilidades que se deben mejorar.
HERRAMIENTAS DE EVALUACIN
a) Diseo de entrevistas.
Gua de entrevista
Pregunta
1. En la atencin a los usuarios
Qu problemas cree usted que
existen an en la Alcalda Municipal
de Chalatenango?

Respuesta

2. Cree que existen problemas de

comunicacin? Mencinelos.
3. Considera que ha mejorado la
comunicacin en la entidad?
4. Qu le gustara a usted que
mejorar?
5. Lo aprendido en la
capacitacin, lo lleva a la prctica?
6. Existe armona entre los
empleados?
7. Ha mejorado el servicio de
atencin a los visitantes?
8. Considera que con la
capacitacin impartida a los
empleados ha mejorado la imagen
del ente?

b) Encuesta.
Ejemplo de encuesta
1. Cunto tiempo tiene de labora en la presidencia municipal de Tlaxco?
a) De uno a cinco aos.
b) De cinco a diez aos.
c) De Diez a veinte aos.
d) De veinte en adelante.
2. Est satisfecho con su trabajo?
a) Si.
b) No.
3. En el rea de servicios y atencin al usuario, ha recibido capacitacin?
a) Si,
b) No.
4. Qu tipo de capacitacin?
a) Sobre el comportamiento.
b) Atencin al cliente.
c) Relaciones Humanas.
d) Relaciones Pblicas.
e) Otras. Mencinelas.
5. Mencione los beneficios que ha tenido la Alcalda desde que se implement
el plan?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
6. Luego de la capacitacin recibida Conoce las estrategias de relaciones
pblicas internas y externas?
a) Si.
b) No.
7. Qu tipo de comunicacin lleva a cabo la entidad, para informarle sobre las
actividades que realizan?
a) Formal (Memorndum, Boletinero, Reuniones).
b) Informal (a nivel de chambres).
c) Otros. Mencinelos.
8. Qu tipo de motivacin recibe usted de parte de la institucin?
a) Econmica.
b) Paseos.
c) Felicitaciones.
d) Otras. Mencinelas
9. La Alcalda Municipal de Chalatenango, mantiene informados a sus empleados
de sus actividades.
a) Si.
b) No.
10. Considera usted que despus de recibir la capacitacin. El servicio y
atencin a los usuarios ha mejorado?
a) Si.
b) No.

RESPONSABLE DE LA EVALUACIN
La puesta en marcha del Plan de Relaciones Pblicas ser responsabilidad de
las autoridades municipales en conjunto con el departamento de Relaciones
Pblicas, requiere de la asignacin de responsabilidades para que de esta
manera se alcancen los objetivos planteados en el plan.
Para llevar a cabo la implementacin del plan, es necesario que existan
responsabilidades compartidas entre las autoridades municipales y el
departamento de Relaciones Pblicas, por lo que la participacin del personal
es necesaria para el xito.
REVISIN
Para determinar si se estn obteniendo los resultados planteados en los
objetivos con la ejecucin de las estrategias y el marco normativo dentro del
periodo establecido, es necesario analizar y evaluar los formularios para
determinar si los resultados son los deseados o han surgido dificultades en su
desarrollo, si es necesario se realizarn cambios para el logro de los objetivos y
a su vez efectuar las actualizaciones necesarias.
RETROALIMENTACIN
La retroalimentacin se realizar a travs de los elementos que conforman el
plan de implementacin para determinar la eficacia de medidas correctivas que
se han realizado; si no existe ningn problema se continuar con el proceso de
retroalimentacin.

PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIN Y EVALUACION

Presupuesto para la capacitacin

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES