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GLOSARIO DE TERMINOS ADMINISTRATIVOS

Y TCNICOS.

A
ACCESO : Significa acceder, entrar o ingresar en alguna parte. Ejemplo: tener acceso a los medios de almacenamiento de documentos e informaciones, a travs de las vas de comunicacin disponibles. ACCION : Se refiere al ejercicio o al acto de hacer algo con un determinado propsito. ACCION CORRECTIVA: Es la medida que se toma para corregir los desvos que se producen durante o despus de la realizacin de determinadas actividades y/o procesos. ACOMPAAR : Seguir la ejecucin y/o evolucin de algn trabajo mediante la observacin directa o a travs de informes peridicos. ACONSEJAR : Accin de guiar, sugerir o incitar a una persona, como ayuda o colaboracin para el mejor cumplimiento de sus funciones y el logro de los objetivos deseados. ACTITUD : Predisposicin favorable o desfavorable de una o ms personas para responder de una manera particular ante una situacin externa. Es el estado de nimo, aceptacin, rechazo o indiferencia manifestada por una o ms personas con relacin a su trabajo, jefe o a la empresa misma. ACTIVIDAD : Conjunto de tareas que se realizan en una organizacin o sector de la misma. La actividad est constituida por varias acciones practicadas por ms de una persona, con un resultado perfectamente caracterizable. ACTUAR : Hacer, proceder, intervenir o poner en accin algo, de acuerdo a los objetivos, polticas, estrategias y normas establecidas. ADMINISTRAR: Planificar, organizar, integrar los recursos humanos, dirigir o gerenciar, controlar y evaluar los resultados delas actividades de una organizacin (una empresa o un sector de la misma) , para alcanzar los objetivos deseados, de acuerdo a los recursos disponibles. ALTERNATIVA: Opcin entre dos o ms posibilidades para tomar una decisin. Posibles cursos de accin que pueden ser adoptados en una determinada situacin. AMBIENTE: Conjunto de condiciones o variables externas que pueden influenciar el comportamiento de las organizaciones. ANALIZAR: Separar las partes de un todo o desglosar una estructura organizacional en sus componentes ms simples, a los efectos de determinar su ausencia, sus

caractersticas y la manera de su funcionamiento. Estudiar cada una de las partes de un todo, por separado. ANEXAR: Unir, agregar o adjuntar una cosa a otra, con dependencia de ella. Por ejemplo: anexar un formulario a un expediente. ANOTAR: Asentar, registrar o inscribir algo en un libro, formulario u otros elementos disponibles. APROBAR: Aceptar, Admitir, autorizar o consentir la realizacin de algo. Por ejemplo: aprobar la ejecucin del presupuesto de la empresa. APTITUD: Potencial fsico y mental que posee una persona para realizar un determinado trabajo. Conocimiento del trabajo, capacidad y disposicin para el buen desempeo, as como para cumplir con las responsabilidades que implica el compromiso asumido. ARCHIVAR: Clasificar, ordenar, guardar y conservar los documentos y medios de almacenamientos, como: papeles, microformas (microfilmes, microfichas), magnticos( diskettes, cintas) y pticos( CD,DVD, etc.), de modo que puedan ser localizados rpidamente en los casos necesarios. Adems, proporcionar los documentos y/o informaciones requeridos en cualquier momento y lugar, para consultas y/o tomas de decisiones de los usuarios. ASESOR: Profesional tcnico especializado, con experiencia en su campo de accin, que estudia los problemas o dificultades y sugiere o recomienda las posibilidades de solucin a los responsables de las organizaciones. ASESORAR: Aconsejar, sugerir o recomendar a las personas o responsables de una organizacin, sobre las medidas a ser adoptadas referente a determinados asuntos especializados. ATRIBUCIN: Cada una de las facultades que proporciona a una persona el cargo que ejerce. Asignar a una persona alguna cosa o tarea, como competencia de ella. AUTOMATIZAR: Aplicar a una actividad rutinaria mquinas o procedimientos automticos, generalmente electrnicos, con el fin de mejorar el desempeo y reducir el esfuerzo humano. AUTORIDAD: Poder, facultad o influencia que tiene una persona sobre otra que le est subordinada. Autorizacin para asumir compromisos, emplear recursos disponibles y/o practicar otras acciones que sean necesarias para conseguir un objetivo. AUTORIDAD LEGAL: Autoridad otorgada a travs de un documento escrito, conforme con las normas vigentes, para que el titular de un puesto pueda tomar una decisin, dentro de sus atribuciones, para alcanzar los objetivos esperados. AUTORIDAD PERSONAL: Habilidad de una persona para gerenciar, que se manifiesta por medio de la inteligencia, del saber, del don de mando y de la experiencia, para influir en individuos o grupos y producir los resultados deseados. Un gerente que

tiene autoridad personal es aquel que inspira confianza y respeto, y no el temor de sus colaboradores. AUTORIZAR: Conceder, permitir o facultar a una persona para hacer alguna cosa. Por ejemplo: autorizar el trabajo fuera de las horas normales establecidas (horas extras). B

BASE DE DATOS O BANCO DE DATOS : Conjunto de archivos estructurados que provee una fuente nica de datos para una serie de aplicaciones. Es la base de los sistemas informticos integrados. BACKUP : Trmino ingls. Copia de archivos de seguridad ( archivos de reservas). BRAINSTORMING: Trmino ingls. Significa tormenta de ideas o lluvia de ideas. Es una tcnica utilizada para el anlisis y solucin de problemas; y, para promover la creatividad e innovacin de los recursos humanos de las organizaciones. BUSINESS TO BUSINESS: Trmino ingls. Es la realizacin de negocios entre empresas. C CANALES DE COMUNICACIN: Medios a travs de los cuales se transmiten los mensajes entre personas, personas y mquinas, y mquinas con mquinas. Los medios de comunicacin ms conocidos son: la telefona fija y mvil, fax, internet- Intranet extranet, correo electrnico, enlace satelital, fibra ptica, teleconferencia, videoconferencia y otros. CAPACIDAD: Aptitud o suficiencia para realizar algo. Talento, habilidad para utilizar en forma efectiva los conocimientos para el logro de un objetivo. CARGO: Posicin o lugar determinado en la estructura organizacional. Se caracteriza por un conjunto de atribuciones, deberes y responsabilidades inherentes a la persona que ocupa el cargo. Normalmente es impersonal. CENTRALIZAR: Concretar la autoridad o la prerrogativa de decisin en un solo cargo de la organizacin. En este caso no hay delegacin, por lo que se retrasan las actividades y/o procesos en los niveles de ejecucin. CLASIFICAR: Ordenar o disponer por clases y/o grupos, segn el sistema o procedimientos preestablecidos. CLIENT RELATIONSHIP MANAGEMENT (CRM): Trmino ingles que significa gerenciamiento de las relaciones con los clientes. CLIENTE POTENCIAL: Son todos aquellos que tienen necesidades y/o expectativas no satisfechas y que pueden ser incorporados como clientes de la empresa.

COLABORAR: Ayudar, contribuir o cooperar con alguna persona o grupo de personas para conseguir un objetivo. Por ejemplo: colaborar con el compaero de trabajo o con el jefe para terminar el trabajo en el tiempo establecido. COMIT: Conjunto de personas designadas para realizar determinados trabajos. Generalmente funciona en forma temporal. COMPARAR: Cotejar, confrontar o fijar la atencin en dos o ms objetos, para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanzas. Por ejemplo: comparar el plan de accin con el resultado obtenido. COMPUTER OUTPUT TO LASER DISC (COLD): Trmino ingles. Es un sistema utilizado para la grabacin de datos, informaciones y documentos, del computar a los discos pticos. COMUNICACIN: Accin y efecto de comunicar. Acto de transmitir o intercambiar informacin, conocimiento o ideas, a travs de la palabra o por escrito, ya sea en forma directa o por medio de un canal. Un moderno sistema de comunicacin incluye: un emisor, canal, mensaje y receptor. COMUNICAR: Transmitir informaciones o instrucciones a los distintos miembros y niveles de una organizacin. CONFIRMAR: Ratificar, asegurar o corroborar la verdad, certeza o probabilidad de algo. Revalidar lo ya aprobado. CONTROLAR: Vigilar, examinar o inspeccin la ejecucin de algn trabajo, comparando los resultados obtenidos con los previstos. CONSULTAR: Estudia, asesorarse o pedir consejo, opinin o parecer con relacin a algo. CONSULTOR: Profesional calificado, especialista de un determinado campo, que presta sus servicios a un individuo u organizacin, como apoyo para el logro de sus objetivos. COOPERAR: dem colaborar. COORDINAR: Integrar, armonizar y sincronizar las actividades de personas y/o de los distintos sectores de una organizacin, a fin de lograr una mayor eficiencia y eficacia en los servicios de la misma. CORREO ELECTRNICO (E-MAIL): Servicio mediante el cual se pueden remitir y recibir mensajes y/o realizar negocios (e-commerce) on-line, a travs de redes de computadoras y tecnologa de comunicaciones. CREATIVIDAD: Capacidad de ingenio que posee una persona para generar algo nuevo.

CRITERIO: Normas o reglas que establecen las direcciones para distinguir, deliberar y decidir sobre un determinado asunto o tema. CRONOGRAMA: Programacin del trabajo, representado en un grfico en el cual se determinan el inicio, la secuencia y el fin de una actividad, as como el tiempo previsto para su ejecucin. CRONOLGICO: Colocacin de algo de acuerdo con la secuencia de los acontecimientos o conforme al orden y fecha de los hechos. CULTURA ORGANIZACIONAL: Conjunto de valores, creencias, hbitos, paradigmas y pautas de comportamiento de los individuos y grupos que conforman una organizacin. La cultura organizacional determina la forma de organizacin y el estilo de gerenciamiento de una empresa. Actualmente es dinmica.

D
DATO: Significa hecho. Los datos son hechos o antecedentes necesarios para llegar al conocimiento de algo. Representa la materia prima de la informacin. En otras palabras, son elementos o antecedentes utilizados como base para obtener una informacin o para tomar una decisin. DECIDIR: Resolver o tomar determinacin con respecto a una cosa. Escoger una de entre dos o ms opciones para solucionar un problema o para conseguir un objetivo. DEFINIR: Determinar y explicar, con claridad y precisin, el significado o la comprensin de una idea o cosa. Por ejemplo: definir las tareas de un empleado. DELEGAR: Transferencia de autoridad legal y de la responsabilidad del titular de un nivel superior al responsable de un nivel inferior de la organizacin DEPARTAMENTALIZACION: Tcnica de estructuracin que puede ser utilizada para agrupar adecuadamente las actividades y procesos de una organizacin. DEPARTAMENTO: Denominacin dada a un nivel jerrquico de lnea, en una estructura organizacional. Sector o rea de una organizacin establecido para cumplir una funcin especfica. DESCRIBIR: Representar, detallar o narrar una cosa, explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias. Por ejemplo: describir las actividades de uno de los sectores de una organizacin. DESCENTRALIZACIN: Tcnica administrativa que consiste en delegar autoridad y responsabilidad a los escalones jerrquicos inferiores de una organizacin, de una manera sistemtica, duradera y estable, para la toma de decisiones relacionadas con las actividades y /o procesos que se realizan en cada nivel.

DESCODIFICACIN: Proceso mediante el cual los mensajes son descifrados e interpretados por el receptor. DETERMINAR: Establecer, precisar o definir los trminos de una cosa. Por ejemplo: determinar la cantidad de artculos necesarios para completar el stock en depsito. DIAGRAMA: Representacin grfica que permite demostrar una situacin as como la existencia o solucin de un determinado problema. Es un tipo de auxiliar visual. DIAGNOSTICAR: Proceso mediante el cual se determinan las circunstancias y la naturaleza de un estado o situacin. Tambin, se puede decir que diagnosticar consiste en determinar la situacin actual de la organizacin y funcionamiento de una empresa o sectores de la misma, mediante el anlisis de la relacin causa-efecto de los datos e informaciones obtenidos de un riguroso trabajo de campo. DIAGNOSTICO: Resultado obtenido mediante un proceso de investigacin, en el cual se delimitan las circunstancias y naturaleza de una determinada situacin. DIAGNOSTICO(INFORME DE): Informe escrito en base al diagnstico de una organizacin o de una determinada situacin, en el cual se especifican los diferentes problemas o situaciones, as como las relaciones de causa y efecto encontradas. En este informe se incluyen las posibilidades de solucin para los problemas detectados. DIGITALIZACIN: Proceso mediante el cual los documentos e informaciones, en papel o microfilme, son controvertidos en imgenes digitales. DIRECCIN O GERENCIAMIENTO: Acto o modo de encauzar, orientar o administrar el trabajo de los dems. Empleo hbil y racional de los recursos empresariales para alcanzar un objetivo. Habilidad de utilizar la ciencia y el arte de la Administracin para lograr resultados por medio del esfuerzo de otras personas. DOCUMENTO: Cualquier objeto que contenga informacin en forma de datos, texto o imagen fija. DOWNSIZING-RIGHTSIZING-RESIZING: Trmino ingles. Reduccin de los niveles jerrquicos en las organizaciones, en forma planificada, de modo a facilitar la comunicacin, agilizar la toma de decisiones, racionalizar el uso de los recursos, reducir los costos operacionales y mejorar la gestin empresarial. DRIVE: Termino ingls. Es un mecanismo informtico utilizado para la grabacin y lectura de discos pticos.

E
E-COMMERCE: Trmino ingls. Significa realizar negocios por la va electrnica. Es una forma de realizar negocios utilizando la conexin virtual mediante los servicios de internet-intranet-extranet y correo electrnico (e-mail).

EFECTIVIDAD: Es la medida de desempeo interno y externo de una organizacin. Est relacionada con el logro de los objetivos econmicos y/o sociales, mediante la eficiencia y eficacia operacional de la empresa. nfasis en la relacin organizacin interna-clientes o ususarios. Tambin, efectividad es el grado de satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos de la organizacin. EFICACIA: Es la medida de desempeo externo de una organizacin. Est relacionada con la capacidad de la empresa o sectores de la misma para detectar y satisfacer las demandas y expectativas de los clientes o usuarios. La eficacia se puede medir por el grado de satisfaccin de las necesidades de los clientes o usuarios. EFICIENCIA: Es la medida de desempeo interno de una organizacin. Est relacionada con los recursos empleados por la empresa o sectores de la misma para conseguir los objetivos deseados. nfasis en el uso de tcnicas, sistemas y procesos o procedimientos operacionales adecuados, para lograr mayor productividad con el mnimo esfuerzo, tiempo y costo. La eficiencia, eficacia y efectividad deben estar estrechamente ligadas en cualquier tipo de actividad y/o proceso. Sin embargo, en algunos casos se disocian causando dificultades de diversa ndole. As, no es aconsejable la eficacia sin la eficiencia, lo mismo que la eficiencia sin eficacia, aunque este caso no es lo ms grave. Del mismo modo, no es aconsejable la eficiencia y/o eficacia sin efectividad. ELABORAR: Hacer o preparar alguna cosa, con un objetivo determinado. Por ejemplo, elaborar un manual de procedimiento de compras y suministros. E-MAIL: Trmino ingls. Significa correo electrnico. Es un servicio que permite el intercambio de datos e informaciones on-line, en forma interactiva e instantnea. EMITIR: Expedir o difundir alguna cosa. Por ejemplo: emitir una factura o divulgar un comunicado de la gerencia. EMPATA: Ponerse en el lugar de otras personas (por ejemplo, el gerente en el lugar de los empleados) de modo a entenderlos y comprenderlos, para dar solucin a las dificultades que se presentan en el desarrollo de las actividades y/o procesos de las organizaciones. EMPOWERMENT: Trmino ingls. Significa concesin de autonoma al personal de cualquier nivel de la organizacin para la toma de decisiones. ENCAMINAR: Orientar o guiar a una persona respecto a lo que debe hacer. Dirigirlo hacia un determinado objetivo. ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): Trmino ingls. Significa planificacin de los Recursos Empresariales. EQUIPO: Grupo de personas que se organizan y trabajan en forma interactiva, interrelacionada e interdependiente, motivadas al logro de un objetivo comn. ESTANDARIZACIN: Consiste en el proceso de lograr y establecer la uniformidad de condiciones y sistemas dentro de los cuales deben realizarse los trabajos. Es el

resultado de un trabajo del analista de Organizacin y Procesos Empresariales (O&M), que determina los criterios para promover prcticas y condiciones uniformes dentro de una organizacin. ESTANDARIZAR: Disposicin de carcter general que permite resolver problemas de integracin y coexistencia a cualquier sistema que lo cumpla. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Disposicin orgnica de las partes de una organizacin. Conjunto de actividades, procesos y de relaciones entre los distintos elementos, niveles o grupos de una organizacin . EVALUACIN: Consiste en sealar el valor de alguna cosa. Accin de comprobar la efectividad de un programa u otro dispositivo de actuacin, por comparacin, segn el objetivo propuesto. Por ejemplo, analizar en forma sistemtica las compras efectuadas por el Departamento de Administracin, conforme al programa establecido, determinando las caractersticas de las dificultades surgidas durante su ejecucin, con el fin de introducir las acciones correctivas que sean necesarias para alcanzar los objetivos esperados.

F
FEEDBACK: Trmino ingls. Es la retroalimentacin de la informacin. Es el retorno de la informacin que posibilita el control y la evaluacin de los resultados (outputs) de un sistema y corregir los desvos, si hubieren. .FILOSOFA: Conjunto de principios que sirven de gua para el logro de un objetivo. Desde el punto de vista de Organizacin y Procesos Empresariales(O&M) puede ser considerada como un cdigo tico para crear un ambiente adecuado de trabajo. FINALIDAD: Consiste en la razn de la existencia de los diferentes sectores o reas que componen una estructura organizacional; o la razn de los pasos de un proceso o procedimiento. En otras palabras, el para que, o el por qu de la creacin o de la existencia de los mismos. FISCALIZAR: Indagar o inspeccionar las acciones u obras de algunas personas, con el fin de detectar posibles fallas o irregularidades. FLUJO DE TRABAJO: Secuencia de actividades en las que varios usuarios actan sobre un conjunto de documentos para la gestin de un proceso. FLUXOGRAMA O FLUJOGRAMA: Representacin grfica utilizada para mostrar esquemticamente los pasos de un determinado proceso o procedimiento dentro de una organizacin, sea sta una empresa o sector de la misma. Consta de dos partes: 1) descripcin narrativa y 2) grfico. FORMULARIO: Instrumento, papel o electrnico, utilizado para la transmisin, recepcin o conservacin de informes, informaciones o datos. Comprende una parte impresa y espacios en blanco (campos) destinados a la anotacin o registro de una informacin variable.

FUNCION: Conjunto de actividades desarrolladas para el logro de los objetivos de una empresa o de un sector de la misma. Funcin, es tambin el conjunto de tareas asignadas a un puesto de trabajo.

G
GERENCIAMIENTO ELECTRNICO DE DOCUMENTOS (GED): Sumatoria de todas las tecnologas y productos que tienen por finalidad gerenciar informaciones en forma electrnica. Estas informaciones pueden ser en forma de voz, texto o imagen. Walter W. Koch.

H
HARDWARE: Trmino ingles. Conjunto de equipos e instalaciones para el procesamiento y gerenciamiento electrnico de datos, informaciones y documentos.

I
IMPLANTAR O IMPLEMENTAR: Establecer y poner en funcionamiento algn nuevo mtodo, proceso o procedimiento operacional, una nueva estructura organizacional, etc. INDIZACIN (INDEXACION): Proceso de descripcin y catalogacin de los documentos e informaciones a ser digitalizados, de manera a facilitar el acceso, la localizacin y recuperacin rpida de los mismos una vez almacenados. INFORMACIN: Resea o noticia til como resultado de la indagacin, seleccin, tratamiento y combinacin de datos, hechos, etc. INFORMAR: Avisar, notificar o comunicar sobre un determinado hecho o cosa. Por ejemplo: informar al personal sobre las nuevas medidas establecidas en el reglamento interno de la empresa. INFORMTICA: Conjunto de conocimientos cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la informacin por medio de la tecnologa de la informtica(equipos y programas computacionales). Desarrollo, procesamiento, distribucin, almacenamiento y recuperacin de informaciones mediante la utilizacin de sistemas computacionales. INFORME: Noticia, testimonio o referencia que se con relacin a uno o varios sucesos. Transmisin escrita o verbal, en forma sinttica, del resultado de un determinado suceso o acontecimiento. Generalmente es de carcter peridico. INPUT: Trmino ingls. Es el conjunto de datos, informaciones y recursos empresariales utilizados en un proceso para obtener los resultados deseados(outputs). INTELLIGENT CARCTER RECOGNITION (ICR): Trmino ingls. Significa Reconocimiento Inteligente de Caracteres. Son softwares que permiten el reconocimiento inteligente de caracteres, sean stas letras, nmeros, etc.

INTERNET: Trmino ingls. Es una red de redes de computadoras interconectadas a travs de diversos medios de comunicacin (telefona fija y mvil, fibras pticas, enlace satelital y otros) que permite el intercambio de informaciones entre los usuarios de todo el mundo. INTRANET: Trmino ingls. Red privada que utiliza tecnologa, estndares y productos de internet, y opcionalmente de otro. Es una red interna de informacin. K KAIZEN: Trmino japons. Significa mejora gradual y continua del trabajo. KANBAN: Trmino japons. Mtodo que se utiliza en el proceso de produccin y administracin de materiales. El kanban es una tarjeta o ficha en la cual se registran los datos de la produccin, transporte, proveedores, etc. As, se tiene kanban de produccin, kanban de proveedores y otros. KNOW-HOW: Trmino ingles. Significa experiencia tcnica capitalizada mediante el ejercicio de la profesin. Es la capacidad para la realizacin de determinados trabajos o para dar solucin a los problemas empresariales. Es bsicamente el saber hacer.

L
LAYOUT: Trmino ingls . En organizacin significa la posicin ideal de los distintos elementos de produccin (personas, mobiliarios, mquinas y/o equipos, etc.) en un lugar de trabajo, realizada en base a normas tcnicas. Tambin, se puede definir el layout como el trazado y la disposicin de los distintos sectores que componen una organizacin, teniendo en cuenta los espacios disponibles y siguiendo un flujo racional del trabajo, con el fin de obtener economa en los movimientos realizados y en los tiempos empleados para la produccin de bienes o servicios. De esta forma se puede lograr una mayor productividad y una disminucin en los costos de produccin. LINEA DE MANDOS: Esquema de relaciones que existen entre los distintos sectores de una organizacin, que delimitan la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel, de arriba hacia abajo. LOGOTIPO: Marca o distintivo que caracteriza e identifica a una empresa u organizacin, utilizado como un elemento para la comunicacin con el pblico.

M
MANUAL: Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, un conjunto de informaciones y/o instrucciones sobre objetivos, polticas, estructura organizacional, funciones, mtodos, sistemas y procesos o procedimientos operacionales de una empresa, de modo que sirva como instrumento de referencia o de

consulta. Hoy da constituye un elemento indispensable para el adecuado funcionamiento de las organizaciones. MANUAL DE ESTRUCTURAS: El manual de estructuras contiene informaciones generales sobre la divisin del trabajo, as como de la diferenciacin, integracin y relaciones entre las distintas dependencias o sectores que componen una organizacin. La estructura organizacional de una empresa se representa grficamente a travs de un organograma, en el cual se pueden visualizar los distintos niveles jerrquicos, las lneas de comunicaciones formales y de mando. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES: Conjunto integrado de organogramas y descripcin de funciones correspondientes a los distintos sectores que componen una organizacin. MANUAL DE POLTICAS: Contiene las polticas establecidas para cada sector de una organizacin y sirve de gua para el cumplimiento de las funciones respectivas. Por ejemplo: poltica de produccin, poltica de ventas, poltica financiera, poltica de recursos humanos y otros. MANUAL DE PROCEDIMIENTO O DE OPERACIONES: Los manuales de procedimientos o de operaciones contienen un conjunto de definiciones operacionales, sealando la secuencia de las acciones o pasos a seguir para la realizacin de los trabajos. Adems, contienen ilustraciones a base de formularios, fluxogramas, diagramas de flujos y otros, para una mejor aclaracin de su contenido. META: Idem objetivo. MTODO: Es un conjunto de tcnicas interdependientes para la realizacin de determinados trabajos o una secuencia de operaciones. Por ejemplo, se puede utilizar mtodo manual, mecnico o electrnico, para el registro de las operaciones contables, registro de inventarios, para el control de cobranzas, etc. MICROFICHA: Es una pelcula transparente y flexible que contiene miles de microimgenes de los documentos obtenidos a travs de un proceso fotogrfico. MIGRACIN: En el sistema de gestin documental, copia de informaciones o datos de un medio auxiliar de almacenamiento a otro. MOVIMIENTO: es una accin nica y simple en un procedimiento.

N
NEGLIGENCIA: Significa descuido, falta de atencin en el desarrollo de las actividades y/o procesos por parte del personal. La negligencia puede comprometer la calidad de los productos o servicios de una organizacin. OBJETIVO: Es el resultado o producto que se desea obtener mediante la realizacin de una determinada actividad y/o proceso. Tambin se puede decir que los objetivos son eventos o realizaciones que se esperan llevar a cabo.

ON-LINE: Trmino ingls. Significa conectado al sistema informtico y accesible en forma directa e instantnea. OPTICAL CARCTER RECOGNITION (OCR): Trmino ingls. Significa Reconocimiento ptico de caracteres. Es un dispositivo que permite el reconocimiento y la validacin de caracteres de los documentos e informaciones para almacenarlos por medios electrnicos; o para la recuperacin de documentos e informaciones almacenados. ORGANIZAR: Fase o etapa del proceso administrativo que consiste en identificar y agrupar adecuadamente las distintas actividades, propias de una empresa o de un sector de la misma, con delimitacin y escalonamiento de la autoridad y responsabilidad correspondientes, as como el establecimiento de las relaciones entre los distintos niveles de la estructura organizacional de modo que sea posible una mejor utilizacin de los recursos disponibles, para conseguir los objetivos deseados. RGANO: Agrupacin de actividades afines y/o de personas dependientes de una autoridad nica, a fin de alcanzar los objetivos organizacionales o sectoriales. Es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo una o varias funciones y puede estar integrado por uno o varios puestos. De ah proviene el trmino organograma que representa grficamente el conjunto de rganos o unidades que integran una organizacin. Los trminos: rgano, sector rea, unidad y dependencia, son utilizados por el profesional de Organizacin y Procesos Empresariales (O&M) para referirse a un subsistema del sistema organizativo de una empresa o institucin, cuando no conoce o no desea mencionar el nivel jerrquico de tal subsistema como, gerenciar, departamento, etc. ORGANOGRAMA U ORGANIGRAMA: Es la representacin grfica de la estructura organizacional de una empresa, que especifica los niveles jerrquicos y las lneas formales de autoridad entre los distintos sectores que componen la organizacin. ORIENTAR: Indicar, guiar o encaminar a una persona hacia un fin determinado. Por ejemplo: orientar a un empleado para realizar su trabajo. OUTPUT: Trmino ingls. Significa salida. Son los productos o servicios obtenidos como resultado de un proceso.

P
PASO U OPERACIN: Es cada una de las acciones, fsicas o mentales, necesarias para realizar una tarea, proceso o procedimiento. PASSWORD: Trmino ingls. Significa sea o palabra clave para acceder a un servidor. PLANIFICAR: Fase o etapa del proceso administrativo que consiste en determinar la visin, misin, filosofa, objetivos, polticas, estrategias, programas, procedimientos y

normas por seguir, mediante una descripcin detallada, para facilitar su ejecucin. Establecer por anticipado lo que se har en el futuro, habida cuenta de los recursos disponibles. PLANIFICACIN AL NIVEL DIRECTIVO O INSTITUCIONAL (PLAN ESTRATGICO): Es la planificacin que se realiza en el nivel institucional (direccin superior) de una empresa. Establece el qu hacer. Considera la empresa como un todo. Su contenido es general y sinttico y generalmente es a largo plazo. PLANIFICACIN AL NIVEL INTERMEDIO (PLAN TCTICO): Es la planificacin que se realiza en el nivel intermedio (gerencia intermedia) de una empresa. Establece el cmo hacer. Considera cada sector de la empresa, por separado, por ejemplo, planificacin de la produccin, de comercializacin, de finanzas, de administracin, etc. Es generalmente a mediano plazo. PLANIFICA AL NIVEL OPERACIONAL (PLAN OPERACIONAL): Es la planificacin que se realiza en el nivel operacional de una empresa. Establece en forma especficamente y detallada el qu hacer y cmo hacer cada tarea. En cuanto al tiempo es a corto plazo. PODER: Facultad o potestad que tiene una persona para influir sobre un individuo o grupo, a fin de conseguir el objetivo deseado. POLTICA: Es un conjunto de pautas que se establecen como guas para la actuacin de los integrantes de una organizacin. Indica la forma de proceder y los lmites dentro de los cuales deben realizarse las actividades y/o procesos para alcanzar los resultados predeterminados. Toda poltica debe estar orientada hacia el objetivo de la organizacin. PREPARAR: Elaborar, proyectar o disponer la realizacin de alguna cosa, con un fin determinado. Por ejemplo, preparar un informe sobre los materiales utilizados para la construcciones de una obra. PRINCIPIO: Verdad fundamental que sirve de base para el razonamiento. Normas de carcter general que sirven de gua para una accin en situaciones determinadas. PROCEDIMIENTO: Formas de actuacin preestablecidas con el fin de orientar a los miembros de una organizacin en la ejecucin de sus tareas respectivas. Los procedimientos deben estar de acuerdo con los objetivos, polticas, estrategias y normas establecidas. PROCESO: Transformacin de las entradas (inputs) en los productos o servicios (outputs) deseados mediante el uso de los recursos empresariales. PRODUCTIVIDAD: Aumento de la produccin que se obtiene mediante la utilizacin adecuada de los recursos productivos (mano de obra, mquinas, equipos, herramientas, materia prima, energa, tiempo y otros), logrndose de esta forma una disminucin en el costo de produccin de los bienes o servicios que produce la empresa. Este aumento de la produccin se debe principalmente a la racionalizacin de los mtodos y sistemas de trabajo, y a la adecuada utilizacin de los recursos empresariales.

PROGRAMA: Etapa de un plan en la cual se especifican las distintas actividades por realizarse y el tiempo previsto para su ejecucin, asimismo, dnde y cuando introducir acciones correctivas, si fueren necesarias, para alcanzar un objetivo. PROMOVER: Impulsar o fomentar la realizacin de alguna cosa en procura de su logro. Por ejemplo, promover el cumplimiento del horario de trabajo por parte del personal. PROPONER: Plantear, exponer o sugerir una cosa a una persona o grupo, con el propsito de inducirlo a adoptarla. Por ejemplo, proponer al gerente una persona para ocupar un cargo vacante. PROVEER: Abastecer, proporcionar o suministrar lo necesario para la realizacin de algo. Por ejemplo, proveer al sector de produccin de la materia prima necesaria para la elaboracin de un producto determinado. PROVIDENCIA: Dar disposiciones o tomar las medidas necesarias para la ejecucin de alguna cosa.

R
REALIZAR: Hacer, ejecutar o llevar a la prctica alguna cosa. Hacer real o efectiva una cosa. RECOMENDAR: Encomendar o aconsejar la adopcin de alguna medida para resolver una situacin determinada. REGISTRAR: Escribir o asentar en un papel algn hecho o acontecimiento. Digitar y grabar por medios electrnicos ciertos datos y documentos de inters. REGLA: Gua especifica y detallada a la que deben ajustarse las acciones a fin de lograr el objetivo propuesto. REGLAMENTO: Conjunto de normas o reglas que rigen las relaciones entre los Distintos elementos que componen una organizacin. Su cumplimiento es de carcter obligatorio por los clientes internos y externos de la empresa. RESPONSABILIDAD: Obligacin o compromiso que tiene todo miembro de una organizacin de cumplir con las disposiciones establecidas, destinadas al logro de los objetivos deseados. RUTINA: Es el conjunto de fases o etapas estrechamente relacionadas entre s dentro de una actividad y/o proceso. La rutina representa las costumbres o hbitos adquiridos para la realizacin de determinados trabajos. Estos trabajos se realizan generalmente ms por la prctica que por mtodos cientficos.

S
SISTEMA: Conjunto de partes estrechamente relacionadas entre s que forman un todo unitario a los efectos de alcanzar un objetivo comn. Disposicin ordenada de las partes que componen un todo y que son interdependientes, integrndose con miras al logro del objetivo deseado. SOFTWARE: Trmino ingls. Es el cerebro del sistema y consiste en las instrucciones, procedimientos y supervisin del sistema en forma electrnica Don M.Avedon. SOMETER: Proponer a consideracin de una o ms personas las medidas a adoptarse en un determinado caso. SUPERVISAR: Vigilar, revisar, inspeccionar la ejecucin del trabajo o la actuacin de una o varias personas en un lugar de trabajo, proporcionando gua y orientacin para el cumplimiento de las tareas asignadas. SUPERVISIN: Nivel especfico de direccin de una estructura organizacional. Gua y direccin proporcionada a una o ms personas para realizar un trabajo determinado. SUPLY CHAIN MANAGEMENT (SCM): Trmino ingles. Significa Gerenciamiento de la Cadena de Proveedores.

T
TAREA: Accin nica y completa realizada por una persona en un tiempo determinado. La tarea tiene una accin de inicio y otra de fin, perfectamente caracterizables. TCNICA: Conocimientos y habilidades para utilizar o aplicar los recursos tecnolgicos y empresariales, de modo a alcanzar un fin determinado. TECNOLOGA: Conjunto de conocimientos tcnicos especializados que se aplican para satisfacer las necesidades humanas y empresariales. Incluye las mquinas y equipos as como los recursos humanos, con los conocimientos especializados para manejarlos. Es una de las variables del ambiente que tiene mayor influencia sobre las actividades y/o procesos de una organizacin. TECNOLOGA DE CAPITAL INTENSIVO(TECNOLOGA INTENSIVA): Se refiere a la utilizacin preferentemente de mquinas y equipos, con nfasis en la automatizacin. Por ejemplo, procesamiento automtico de datos y documentos(imgenes), produccin industrial en masa y otros. TECNOLOGA INTERMEDIA: Se refiere a la utilizacin de mquinas y/o equipos y recursos humanos, con conocimientos tcnicos y habilidades para manejarlos. Por ejemplo, en una empresa industrial, un operador por cada mquina.

TECNOLOGA DE MANO DE OBRA INTENSIVA: Se refiere a la utilizacin preferentemente de personas que poseen habilidades manuales. Por ejemplo, produccin de bienes artesanales.

V
VERIFICAR: Confirmar, constatar, evidenciar o comprobar la veracidad de una cosa. Por ejemplo: verificar el trabajo de un empleado.