Manual de Procedimientos Documentados Fi-2 (24!02!2012)

VERSION No.
2
PGINA: Pg. 1 / 16

REFERENCIA A LA NORMA ISO 9001:2008
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS
4.2.4 CONTROL DE REGISTROS
8.2.2 AUDITORIA INTERNA

8.3 CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME
8.5.2 ACCIONES CORRECTIVAS
8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS

Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin del original

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS 2

FACULTAD DE INGENIERIA
UCSG

PRESENTADO POR: DACI UCSG
FECHA: 2012.02.07

REVISADO Y APROBADO POR:
CONSEJO DIRECTIVO
FECHA: 2011.02.09

VERSION No. 2
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CONTENIDO

CONTENIDO ........................................................................................................... 2
HISTRICO DE MODIFICACIONES ................................................................. 3
INTRODUCCIN .................................................................................................... 4
CONTROL DE DOCUMENTOS ........................................................................... 5
CONTROL DE REGISTROS ................................................................................. 9
AUDITORA INTERNA ....................................................................................... 11
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME .................................................. 13
ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA........................................................ 15

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HISTRICO DE MODIFICACIONES

VERSIN

FECHA

CAPTULO/PROCEDIMIENTO

CAUSA DE MODIFICACIN

1

2

2011.11.01

2012.02.07

Todos

8.3 Control del Servicio no
Conforme

Primera emisin de
Procedimientos Documentados

Revisin del Manual de
Procedimientos Documentados

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INTRODUCCIN

Este documento agrupa los procedimientos documentados requeridos por la norma ISO
9001:2008 como son:

4.2.3 Control de documentos,
4.2.4 Control de registros,
8.2.2 Auditoria interna al SGC,
8.3 Control de producto y/o servicio no conforme,
8.5.2/8.5.3 Accin correctiva y/o preventiva

A continuacin se describen cada uno de los procedimientos, los que a su vez pueden ser tratados
como un documento independiente, si el caso lo amerita.

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1. OBJETO

Este procedimiento tiene como objeto describir las actividades requeridas para el control
de los documentos, bajo el principio de tener un SGC documentado y NO un sistema de
documentos.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los documentos que estn en la Lista Maestra de
Documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.

3. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

# ACTIVIDAD RESPONSABLE
3.1 Elaborar o modificar documentos del SGC Personal calificado
3.2 Revisar y aprobar documentos del SGC Consejo Directivo o Decano
3.3 Identificar y actualizar documentos del SGC DACI
3.4 Distribuir los nuevos documentos del SGC DACI
3.5 Archivar documentos obsoletos del SGC DACI
3.6 Dar mantenimiento a los documentos del SGC DACI

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3.1 Elaborar o modificar documentos del SGC

Los documentos son elaborados o modificados por personal calificado (ver Matriz de Funciones y
Responsabilidades), comprensibles para el personal que ha de utilizarlo, legibles, claramente identificables,
coherentes con el SGC, se desprenden de los procesos y pueden ser:
Planes, como Plan Estratgico, Planes de calidad; etc.
Manuales, como Manual de Gestin de la Calidad; etc.

Los procedimientos e instructivos tienen la siguiente estructura:

Objeto: Describe la finalidad, el por qu del documento.
Alcance: Define el alcance, los lmites del documento.
Descripcin del procedimiento: Se describen en forma tabular, se ampla la informacin
sobre las actividades del numeral 3 y se utilizarn flujogramas, cuando el caso lo amerite.

Los diagramas de flujo se elaboran de acuerdo con las siguientes reglas:

a. Se leen de arriba abajo y de izquierda a derecha.
b. Consta de un tronco principal y de varias ramificaciones.
c. Se emplean los siguientes smbolos:

Los cambios de forma se identifican guardando la versin anterior del documento y las
modificaciones efectuadas irn con negritas y subrayadas.

Inicio/Fin del flujograma

Decisin: la respuesta puede ser s o no. Se produce una
ramificacin hacia la derecha o hacia la izquierda.

Operacin: actividad, procedimiento.

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3.2 Revisar y aprobar documentos del SGC

Se considera que los documentos del SGC han sido revisados y aprobados por Consejo Directivo
o Decano (ver Matriz de Funciones y Responsabilidades), si se encuentran publicados en el internet.

Las firmas se conservan en los documentos originales en resguardo de la DACI, por lo que las
versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas correspondientes.

3.3 Identificar y actualizar documentos del SGC

Los documentos del SGC se desprenden de los procesos y se identifican por su nombre. Se los
actualiza agregndoles un nmero que representa la versin del documento.

Ejemplo:

DOCUMENTO EXPLICACIN
Manual de procedimientos e instructivos-00
Manual de procedimientos e instructivos
versin - 00

Las modificaciones realizadas a los captulos o procedimientos de la documentacin del SGC
sern registradas en el Histrico de modificaciones del mismo.

Los documentos del SGC publicados en el internet se consideran actualizados y vigentes tanto
para consulta como para impresin.

Los documentos necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin de los procesos
acadmicos y administrativos se mencionan en la lista maestra de documentos y sern
controlados por medio de la fecha de actualizacin.

Se consideran documentos externos los documentos del SGC que no han sido elaborados en la
FI-UCSG. Los documentos externos que no estn en medio magnticos son archivados en la
carpeta Documentos externos.

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3.4 Distribuir los nuevos documentos del SGC

La distribucin y control de los documentos (ver lista maestra de documentos) se realiza a travs de
la pgina de internet (la referencia del link se obtiene una vez que los documentos han sido
subido a la pagina web de la UCSG).
En la intranet estn las aplicaciones del Sistema Integrado Universitario - Acadmico (SIU) para
lo cual se le asigna a cada usuario una clave y los permisos correspondientes.

El control y distribucin de los documentos externos (ver lista de documentos externos) se lo realiza
a travs de la pgina de internet http://www2.ucsg.edu.ec/index.php?option=com_docman&Itemid=1293 o de la
Secretara General de la UCSG.

La DACI monitorear que los documentos del SGC que se encuentren en el internet estn
vigentes.

Si no hubiese internet la DACI podr entregar los documentos del SGC en electrnico y en PDF,
con el fin de descargarlo en sus equipos de cmputo.

3.5 Archivar documentos obsoletos del SGC

Cualquier documento impreso es obsoleto y no controlado a excepcin del original y deber
llevar la leyenda Toda copia impresa en papel es un documento no controlado a excepcin
del original. Se conservan documentos obsoletos en un archivo Documentos no vigentes,
hasta por 1 ao, si fuese necesario.

3.6 Dar mantenimiento a los documentos del SGC

Los documentos del SGC estn accesibles para el personal que ha de utilizarlos (conocen su
ubicacin en el internet, su contenido y no existen barreras fsicas que impiden su utilizacin).
Cuando se detecta que un documento est ilegible o deteriorado, se comunica al Decano
inmediatamente para su sustitucin.

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1. OBJETO

Este procedimiento tiene como objeto permitir un control de los registros del SGC de
FI-UCSG.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a los registros de calidad del SGC


3.1 Llenar y actualizar registros Usuario del registro
3.2 Identificar registros Usuario del registro
3.3 Almacenar registros Usuario del registro
3.4 Proteger registros Usuario del registro
3.5 Archivar registros Usuario del registro
3.6 Dar mantenimiento a los registros
Direccin de Desarrollo
Tecnolgico

3.1 Llenar y actualizar registros

Los registros se llenan y se los actualiza por la persona que est usando el registro. Son sencillos,
efectivos, exactos, legibles, claramente identificables y proporcionan informacin til hacia la
mejora continua. En lo posible, estn en medio electrnico (no impreso).

3.2 Identificar registros

Los registros se identifican por palabras que lo describen. Por ejemplo: Evaluacin de
estudiantes, Evaluacin de docentes.

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3.3 Almacenar registros
La persona responsable del registro, lo almacena permitiendo fcilmente su recuperacin. Si es
en medio electrnico, se asigna al personal una clave de acceso a los registros que segn el nivel
de autorizacin le permitir solo para lectura, o para modificacin segn el trmite requerido.

3.4 Proteger registros

Se consideran los siguientes aspectos:

Seguridad y control de acceso: Mediante claves de acceso.
Control de cambios: Registrado.
Prueba de recuperacin: Mediante pruebas de acceso al registro.
Control de respaldo: Mediante respaldo por parte de los usuarios.
Control en caso de falla del sistema computacional: Se genera un respaldo en fsico o
electrnico cuando sea conveniente que garantice la recuperacin en caso de siniestro o
contingencia que los ponga en riesgo de prdida.
Conservacin de registros: Retiene los registros de calidad en el lugar de uso durante el
tiempo establecido en la lista para control de registros.
Comprobacin de virus: Se cuenta con antivirus con el cual se revisa la informacin
electrnica antes de subirla al sistema.

3.5 Archivar registros

El Usuario del registro los mantiene en las carpetas correspondientes, sea impreso o magntico,
identificndolos por el perodo de tiempo al que hace alusin el documento.

La identificacin, el almacenamiento, el responsable, el tiempo de retencin y la disposicin final
de los registros se referencian en la Lista Maestra de Registros.

3.6 Dar mantenimiento a los registros

Los registros estn accesibles para el personal que ha de utilizarlos (conocen su ubicacin, su
contenido y no existen barreras fsicas que impiden su utilizacin). La Direccin de Desarrollo
Tecnolgico revisa en los registros: seguridad, control de cambios, control de acceso,
comprobacin de virus, conservacin de registros, control de respaldo, prueba de recuperacin,
control en caso de falla del sistema computacional.

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8.2.2 AUDITORA INTERNA AL SGC

1. OBJETO

Este procedimiento describe las actividades que se requieren para planificar y realizar una
auditora interna al SGC de FI-UCSG.

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a las reas que afecten el SGC.


3.1 Planificar programa de auditoras internas DACI
3.2 Preparar lista de verificacin de auditora interna y Plan de auditora interna Auditor interno
3.3 Realizar auditora interna Auditor interno
3.4 Informar resultados de la auditora Auditor interno
3.5 Actualizar lista de verificacin de auditora interna. DACI

3.1 Planificar programa de auditoras internas

El responsable del proceso de Auditora Interna es la DACI, planifica el programa de auditora
interna, considerando que los auditores internos sean independientes de las reas auditadas,
competentes de acuerdo a este procedimiento y que no generen conflicto de intereses. Informa al
auditor interno sobre el plan de auditora y en caso de ser necesario, se podr delegar la
realizacin de la auditora interna a organismos externos.

La frecuencia de las auditoras se realizar mnimo 2 veces por ao y estar dada por criterios
tales como: cumplimiento de los objetivos de calidad, estado e importancia de los procesos del
SGC, requisitos del estudiante/graduando.

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3.2 Preparar lista de verificacin de auditora interna y Plan de auditora interna

El auditor interno preparar la auditora elaborando un plan de auditora (ver plan de auditoras)
y/ una lista de verificacin que considere: objetivo, alcance y criterios de la auditora, revisin
de documentos aplicables incluidos registros, comprensin de los procesos involucrados,
resultados de auditoras previas, notificacin al personal a ser auditado.

3.3 Realizar auditora interna

Realiza la auditora utilizando la lista de verificacin, segn los procesos indicados en el plan de
auditora. Verifica evidencias objetivas revisando el cumplimiento o no de los requisitos
establecidos. Si encuentra alguna no conformidad u observaciones al SGC, procede a registrarla
en la lista de verificacin para posteriormente ser diligenciada conforme lo indica el
procedimiento de acciones correctivas/preventivas.

Si fuese necesario se har una reunin de inicio o apertura de la auditora interna, en la que se
reconfirmar con el personal a ser auditado, los temas del numeral 3.2.

3.4 Informar resultados de auditora

Realiza una reunin de cierre entre los auditados y el Decano, con la finalidad de informar los
resultados de la auditora. Los asistentes pueden hacer recomendaciones para eliminar las no
conformidades y sus causas y para mejorar el SGC.

El Responsable de la DACI asignar al analista para efectuar el seguimiento de la efectividad de
las acciones correctivas tomadas y de presentar los resultados en la Revisin por la direccin.

3.5 Actualizar lista de verificacin de auditora interna

El Responsable del proceso de auditora es la DACI, quien actualiza la Lista de Verificacin que
considere: objetivo, alcance y criterios de la auditora, revisin de documentos aplicables
incluidos registros, comprensin de los procesos involucrados, resultados de auditoras previas,
notificacin al personal a ser auditado.

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1. OBJETO

Este procedimiento describe las actividades que se siguen para la gestin y control de un servicio
no conforme del SGC, buscando prevenir su realizacin o dictado no intencional.

Las titulaciones (mallas curriculares) no conformes sern analizados segn el numeral 7.3.7 de la
norma ISO 9001:2008 (control de cambios del Diseo y Desarrollo)

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica al curso no conforme del SGC.


3.1 Detectar servicio no conforme Todos
3.2 Definir accin correctiva y ejecutarla Responsable asignado
3.3 Archivar documentacin generada Decano

3.1 Detectar servicio no conforme

Se considera como servicio es no conforme cuando incumple sus requisitos, pudiendo ser:

El resultado de la Evaluacin Docente CEI refleje docentes con calificacin Regular o
Insuficiente, siempre y cuando la participacin estudiantil en dicha Evaluacin sea de un
mnimo del 80%. El resultado de la evaluacin docente es tabulado e informado por el
CEI a la Alta Direccin de la Facultad.
Reporte de no cumplimiento de programas de asignatura.
El resultado de la encuesta de satisfaccin del estudiante (ISE
1
) refleja una calificacin de
Bueno, Regular o Insuficiente en un porcentaje mayor al 20% de la poblacin
encuestada, en alguno de los aspectos que se mencionan. Las encuestas se efectuarn una
vez por semestre, en base a una muestra mnima del 50% de los estudiantes, cuyo
resultado ser tabulado e informada por la DACI a la Alta Direccin de la Facultad.

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En estos casos, de acuerdo al resultado y/o informes que recibe la Alta Direccin, corresponde a
su autoridad o al representante de la Direccin, establecer responsable de diligenciar la accin
correctiva en el Reporte de Servicio no Conforme.

3.2 Definir accin correctiva y ejecutarla.

Se analiza la situacin, se determina las causas del servicio no conforme, se proponen acciones
correctivas, se las evala, y se selecciona (define) la accin correctiva a implantarse,
considerando: Responsable de la ejecucin, tiempo de ejecucin, recursos requeridos.

Despus de definir la accin correctiva, se asignan los recursos, se la implanta y se evalan sus
resultados. Si se resuelve la no-conformidad, se va al numeral 3.3, en caso contrario, se vuelve a
analizar el problema.

3.3 Archivar documentacin generada

Se archiva la documentacin generada, junto a la decisin tomada.

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8.5.2/8.5.3 ACCIN CORRECTIVA / PREVENTIVA (C/P)

1. OBJETO

Este procedimiento describe las actividades que permitan eliminar las causas de una no-
conformidad que haya ocurrido(accin correctiva) o que pueda ocurrir(accin preventiva)

2. ALCANCE

El procedimiento se aplica a cualquier no-conformidad que afecta o que puede afectar el
SGC.


3.1 Detectar necesidad de una accin correctiva o preventiva (C/P) Todos
3.2 Seleccionar responsable de ejecutar la accin C/P Decano
3.3 Determinar las causas de la accin C/P Responsable asignado
3.4 Seleccionar la accin C/P Responsable asignado
3.5 Ejecutar la accin C/P Responsable asignado
3.6 Evaluar la accin C/P Responsable asignado
3.7 Archivar documentacin Decano

3.1 Detectar necesidad de una accin correctiva o preventiva(C/P)

Se detecta las necesidades de una accin correctiva o preventiva, revisando las no conformidades,
incluyendo incumplimiento de los objetivos, quejas de los estudiantes/graduandos, sugerencias de
mejoras de los estudiantes/graduandos; etc.

Las Acciones Correctivas no deben confundirse con las correcciones. Las correcciones buscan
eliminar una no conformidad y las Acciones Correctivas las causas. La Accin Correctiva se
toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

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Las acciones correctivas son diligenciadas en el Reporte de no conformidades y las acciones
preventivas en el Reporte de potenciales no conformidades

3.2 Seleccionar responsable de ejecutar la accin C/P

El Decano nombra al responsable de ejecutar la accin C/P.

3.3 Determinar las causas de la accin C/P

El responsable de ejecutar la accin analiza el problema, revisa la documentacin pertinente y
determina las causas que pueden originar la No Conformidad o la situacin indeseable.

3.4 Seleccionar la accin C/P

El responsable de la actividad, plantea alternativas, las evala, selecciona la ms adecuada.

3.5 Ejecutar la accin C/P

Una vez seleccionada la accin se ejecuta con el fin de eliminar la(s) causa(s) de la no-
conformidad o de la situacin indeseable (existente o potencial).

3.6 Evaluar la accin C/P

Despus de ejecutarla, el responsable verifica que las acciones tomadas hayan eliminado las
causas de la no-conformidad o de la situacin indeseable (existente o potencial) y establece los
criterios de control.

3.7 Archivar documentacin

Si la accin correctiva o preventiva fue efectiva, se procede a cerrarla, registrarla y archivar la
documentacin generada. Si no fuese efectiva, se la deja abierta y se plantean otras alternativas
hasta que se logre la solucin definitiva, repitiendo el procedimiento establecido.

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