ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

1. ANALISIS DE PUESTOS

QUE ES ANALISIS DE PUESTOS

El anlisis de puesto se encarga de la obtencin, la evaluacin y la organizacin de la informacin sobre los cargos de una organizacin. Est conformada por la Descripcin de puestos y la Especificacin de puestos. DESCRIPCION DE PUESTOS: Es la enumeracin detallada de las tareas del cargo, la periodicidad de la ejecucin, los mtodos aplicados para la ejecucin de tareas y objetivos del cargo. Bsicamente, es hacer inventario de los aspectos mas significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. ESPECIFICACIN DE PUESTOS: Estudia y determina todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas, y condiciones que el puesto exige.

METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS

METODO DE LA OBSERVACION DIRECTA: Es la observacin directa y dinmica al ocupante del cargo mientras realiza sus funciones, al analista de cargos anota los puntos clave de su observacin en la hoja de anlisis de cargos. Por lo general la observacin va acompaada de entrevista y discusin con el ocupante o con su supervisor. VENTAJAS: Veracidad de los datos obtenidos, ya que se originan de una sola fuente (analista de cargos) No requiere que el ocupante deje de realizar su trabajo correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica del analista de cargos. DESVENTAJAS: Costo elevado, ya que para completar el mtodo se requiere que el analista invierta bastante tiempo. La simple observacin sin el contacto directo y verbal del ocupante, no permite observar datos realmente importantes para el anlisis.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS

METODO DE CUESTIONARIO: El anlisis se efecta diligenciando un cuestionario y solicitando al ocupante del cargo que lo llene, o que responda preguntas relacionadas con las indicaciones posibles acerca de su cargo, su contenido y sus caractersticas. VENTAJAS: Tanto ocupantes del cargo como supervisores pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta manera se proporciona una visin ms amplia de su contenido y de sus caractersticas. Adems de que participan varias dependencias de la empresa. Mtodo mas econmico para el anlisis de cargos. Mtodo ideal para cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. DESVENTAJAS: No se recomienda su aplicacin en los cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante puede tener una cierta dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito. Exige que se planee y se elabore con cuidado, con el fin de evitar ambigedades. Tiende a ser superficial o distorsionado, al referirse a la calidad de las respuestas escritas.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS

METODO DE ENTREVISTA: El anlisis de cargos se efecta por medio de un enfoque ms flexible. Si esta bien estructurada puede obtenerse informacin de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y secuencia de tareas que componen, lo mismo preguntas que tienen relacin con l. Pueden estar enfocada a las habilidades que se requieren para ocuparlo, y permite comparar los datos con ocupantes de cargos similares. VENTAJAS: Los datos relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor. Hay posibilidades de dialogar y aclarar las dudas. Puede aplicarse a cualquier tipo de cargo. Mtodo de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el anlisis, debido a la manera relacional como se renen los datos. DESVENTAJAS: Una entrevista mal dirigida conduce a que el personal reaccione en forma negativa, lo que resulta en falta de comprensin y no aceptacin de sus objetivos. Puede generar confusin entre opiniones y hechos. Si el analista esta mal preparado, se pierde el tiempo. Costo operativo elevado; exige anlisis expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo.

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METODOS TRADICIONALES UTILIZADOS EN EL ANALISIS DE PUESTOS

MTODOS MIXTOS: Son combinaciones eclcticas de dos o ms mtodos. Los ms utilizados son: - CUESTIONARIO Y ENTREVISTA: ambos con el ocupante del cargo, en principio el ocupante llena el cuestionario y despus se hace una entrevista rpida; el cuestionario se utilizar como referencia. - CUESTIONARIO CON EL OCUPANTE Y ENTREVISTA CON EL SUPERVISOR: se utiliza para profundizar y aclarar los datos obtenidos. - CUESTIONARIO Y ENTREVISTA: ambos con el supervisor. - CUESTIONARIO Y OBSERVACION DIRECTA: con el ocupante. - CUESTIONARIO CON EL SUPERVISOR Y OBSERVACION DIRECTA CON EL OCUPANTE: se busca verificar en forma real la informacin obtenida en forma terica

TIPOS DE DATOS QUE SE REUNEN EN EL ANLISIS DE UN PUESTO

 IDENTIFICACIN DEL PUESTO: elementos que identifican un puesto, entre estos tenemos: nombre del puesto, rea de la empresa a la cual pertenece y posicin del jefe inmediato.  OBJETIVO BSICO DEL PUESTO: resultado esperado de la realizacin de las funciones y constituye la razn de existir del cargo. Representa el aporte que el ocupante del cargo hace a la misin de la organizacin.  FUNCIONES DEL PUESTO: acciones que se realizan en el ejercicio de un cargo, las cuales pueden ser fsicas, mentales o de relaciones interpersonales.  REQUISITOS MNIMOS: requisitos que deben reunir una persona para realizar adecuadamente el trabajo.  RESPONSABILIDADES: deberes especiales del cargo, entre los que se destacan: supervisin del trabajo de subalternos, calidad del trabajo, manejo de informacin y bienes de la empresa.

COMPONTES BSICOS DE LA DESCRIPCIN DE UN PUESTO

 IDENTIFICACIN: contiene ttulo del cargo, numero de ocupantes, localizacin (departamento, ubicacin del cargo) y el cdigo si emplea uno. Su propsito es identificarlo con claridad y distinguirlo de aquellos con ttulos y tareas iguales.  DEFINICIN: refleja en forma resumida el propsito del cargo, porque existe, como se ajusta a otros cargos y a la compaa, y los objetivos generales. Para los cargos de direccin, tambin se incluye con frecuencia en la definicin del puesto las estadsticas acerca del tamao del presupuesto bajo su control, el numero de personas a su control, supervisadas y las relaciones de informes con otros directores tanto a los niveles mas altos como a los ms bajos de la organizacin.  DESCRIPCIN: contiene una explicacin detallada de los aspectos de la definicin o de la seccin de resumen. Indica las tareas del cargo, la labor especifica desempeada, que tan cuidadosa es la supervisin y que controles limitan las acciones del empleado.

ELEMENTOS QUE SE INCLUYEN EN UNA ESPECIFICACION DE PUESTO

REQUISITOS INTELECTUALES: relacionados con las exigencias del cargo en lo que hace referencia a los requisitos intelectuales que debe poseer el aspirante para poder desempear el cargo de manera adecuada. REQUISITOS FSICOS: relacionados con la cantidad y la continuidad de energa y esfuerzo fsico y mental requeridos, y la fatiga provocada, tambin la complexin fsica que necesita el ocupante para desempear el cargo adecuadamente. RESPONSABILIDADES IMPLCITAS: relacionadas a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, adems del trabajo normal y sus atribuciones, con la supervisin del trabajo de subordinados, con el material, las herramientas o equipos que utiliza; con el patrimonio de la empresa el dinero, los ttulos o documentos. CONDICIONES DE TRABAJO: relacionadas principalmente con las condiciones ambientales del lugar de trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos. Exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptacin para mantener su productividad y desempeo de funciones. Evalan el grado de adaptacin del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeo.

2. ENFOQUE ESTRATGICO DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS.

PROCESO DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS

La planeacin de recursos humanos es una tcnica para calcular en forma sistemtica la provisin y demanda de empleados que tendr la organizacin. Al determinar numero y tipo de empleados necesarios, el Departamento de Personal puede planear labores de reclutamiento, seleccin, capacitacin y otras. Adems permite al departamento de personal suministrar personal adecuado en el momento adecuado. El proceso esta compuesto por tres fases fundamentales: ANALISIS DE DEMANDA DE RECURSOS HUMANOS: describe el numero de empleados necesarios en cada puesto de la organizacin y las funciones en cada puesto. 2. ANALISIS DE APROVISIONAMIENTO: a) INTERNA: responde al movimiento dentro de la organizacin (ascensos) y fuera de ella (jubilaciones). El resultado es un resumen de la fuerza laboral actual o proyectada, la cual puede reflejar la magnitud, experiencia, capacidad, raza, sexo, costos u otras caractersticas de inters. b) EXTERNA: resulta de las actividades de atraccin y seleccin de candidatos al puesto de trabajo de la organizacin. A diferencia del interno, este se centra en el aprovisionamiento proyectado de los empleados que ingresaran del exterior. 1.

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PROCESO DE PLANEACIN DE RECURSOS HUMANOS

3. ADAPTACIN DE APROVISIONAMIENTO Y DEMANDA: la comparacin entre el aprovisionamiento y la demanda puede producir tres resultados. La demanda y el aprovisionamiento estn en equilibrio. La demanda excede el aprovisionamiento. El aprovisionamiento supera la demanda.

Estas comparaciones reflejan no slo cantidades de empleados, sino su experiencia, capacidad, raza, sexo, y niveles de costo.

ACCIONES QUE SE EMPRENDEN EN UNA COMPAA SI SE TIENE EXCEDENTE DE TRABAJADORES

Cuando se presenta un excedente de trabajadores, la compaa puede emprender las siguientes acciones: - Reducir la jornada laboral. - Limitar o quitar las horas extras. - Fomentar la jubilacin de trabajadores. - Buscar voluntarios que se retiren con un arreglo econmico bajo. - Reducir las contrataciones de manera que el desgaste disminuya las fuerzas de trabajo. - Tomar como base los empleados menos costosos. - Reducir personal.

MTODOS UTILIZADOS PARA PROYECTAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS

Los mtodos especficos para proyectar las necesidades de Recursos Humanos son: 1. ANLISIS DE TENDENCIAS: es un mtodo basado en el estudio de las necesidades anteriores de empleo de una empresa a lo largo de un perodo de aos para predecir las necesidades futuras. Es muy valioso como un ejercicio inicial y exploratorio, partiendo de la premisa de que niveles de empleo pocas veces dependen solo del paso del tiempo. ANLISIS DE MARGEN: determina las necesidades futuras de personal utilizando los mrgenes entre el volumen de ventas y el nmero de empleados requeridos. Se basa en la premisa de que la productividad se mantiene en proyeccin aproximadamente igual, y de la misma forma, bebe proyectarse la necesidad de personal. ANLISIS DE CORRELACIN: determina relaciones estadsticas entre dos variables. Se apoya en la premisa de que los indicadores de actividad econmica estn relacionados con los niveles de personal. Entonces al basarse en este principio, si es posible proyectar el indicador de la actividad econmica tambin se podr proyectar la necesidad de personal.

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MTODOS UTILIZADOS PARA PROYECTAR LAS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS

4. PROYECCIN COMPUTARIZADA: es utilizada en la determinacin de las necesidades futuras mediante proyeccin de la productividad y el recurso humano requerido para cumplir con la meta trazada por la organizacin. MTODO DE ESTIMACIONES DE LA GERENCIA: es un mtodo estimativo de previsin mediante el cual se pide a los propios directivos que hagan estimaciones de las necesidades futuras, basndose en la experiencia. TCNICA DELPHI: es un mtodo estimativo de previsin en el que se constituye un panel de expertos que realizan unas estimaciones inicialmente independientes de la demanda futura . Como paso siguiente, un intermediario presenta las estimaciones y supuestos de cada experto a los miembros del panel, permitindoles que se revisen su previsin si lo desean. SIMULACIN: es un mtodo que representa situacin real con la utilizacin de un modelo. Un modelo de simulacin es un intento de representacin de una situacin del mundo real mediante la lgica matemtica para predecir lo que suceder.

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COMPONENTES ESENCIALES DE UN INVENTARIO DE GERENTES Y UN INVENTARIO DE HABILIDADES

INVENTARIO DE GERENTES: es una forma especializada y amplia de un inventario de Habilidades del equipo de gestin actual de una organizacin. Esta informacin comprende cargo actual, antigedad, fecha de jubilacin, nivel educativo. Etc. adems suele incluir una breve valoracin de los resultados anteriores y del potencial de ascenso. Puede ser utilizado para: -Cobertura de vacantes inesperadas, como las derivadas de dimisiones o fallecimientos. -Planificacin de necesidades de desarrollo de los directivos. -Utilizacin de los mismos para la realizacin de actividades de desarrollo para la organizacin. -Desarrollo de un plan de sucesin de gerencia. INVENTARIO DE HABILIDADES: es una lista de empleados en donde se muestran las caractersticas en relacin con su capacidad para desempear diferentes trabajos. Estas caractersticas podran incluir experiencia previa, asistencia a clases de informacin, ttulos obtenidos, exmenes aprobados, juicios del supervisor sobre capacidad e incluso sobre resistencia o fuerza.

PROPSITO DE LA REDUCCIN DE TAMAO DE UNA ORGANIZACIN

La reduccin de tamao es el proceso de rectificacin del tamao de la organizacin y esta vinculado con los despidos. Se relaciona con tres aspectos. -Reduccin de costos. -Eliminacin de cargos y niveles de organizacin. -Mantenimiento de la competitividad.

PRONOSTICO DE REQUERIMIENTOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS HUMANOS

PRONSTICO DE REQUERIMIENTOS: estimacin del numero y la clase de empleados que la organizacin necesitar en el futuro con el fin de alcanzar las metas establecidas. Para realizarlo es necesario pronosticar primero la demanda de los bienes y servicios de la empresa. Este pronstico se convierte luego en requerimientos de personal para las actividades necesarias para satisfacer esa demanda. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS HUMANOS: determinacin por parte de una organizacin para asegurar la existencia de los empleados con las cualidades necesarias para ocupar cargos en el futuro.

PROPSITO DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS

El propsito fundamental de un Sistema de Informacin de Recursos Humanos (SIRH), es ayudar a los directores de recursos humanos y a otros altos directivos a tomar decisiones correctas. Para ello, el sistema de informacin de recursos humanos debe generar informacin til para la organizacin. Esta informacin debe cumplir cinco requisitos crticos.  Oportuna, ya que un gerente debe tener acceso a informacin actualizada Precisa, ya que un gerente debe poder confiar en la precisin de la informacin que se le proporciona. Concisa, ya que un gerente puede asimilar slo cierta cantidad de informacin en cualquier momento determinado. Completa, ya que un gerente debe recibir informacin completa y no parcial. Relevante, ya que un gerente debe recibir solo la informacin que se necesita en una situacin especifica.

PASOS BSICOS PARA DESARROLLAR UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS (SIRH)

1. ESTUDIO DEL SISTEMA ACTUAL: evaluacin del sistema existente de informacin, con el fin de determinar objetivos del nuevo sistema, flujo actual de informacin, uso de la informacin y valor de la informacin en la toma de decisiones. DESARROLLO DE PRIORIDADES PARA INFORMACIN Y DISEO CONCEPTUAL: despus del sistema de la evaluacin del sistema actual, se desarrolla una prioridad para la informacin necesaria. El diseo del sistema debe cerciorarse de proporcionar informacin de alta prioridad. DESARROLLO DEL NUEVO SISTEMA DE INFORMACIN: la lista principal de la organizacin debe orientar el diseo del sistema. Se considera a la organizacin como una unidad para eliminar la duplicacin. IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA TERMINADO: despus de terminado el nuevo sistema, este debe hacerse operacional. Se le concede espacio, se seleccionan los equipos y se terminan los aspectos estructurales de su implementacin. Una vez finalizado, se deben comenzar los programas de capacitacin

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