CASOS PRACTICOS DE AUDITORIA

SITUACIONES PRCTICAS Las siguientes situaciones prcticas han sido tomadas del examen para "Auditores Internos Certificados" del Instituto de Auditores Internos. I. La situacin prctica presentada a continuacin seala seis hallazgos especficos de auditoria indicando violaciones de principios gerenciales. Tareas: Para cada hallazgo Ud. debe: 1. Identificar los principios gerenciales violados. 2. Sealar los efectos adversos en la efectividad organizativa que podran resultar de dichas violaciones. 3. Presentar una o ms recomendaciones para mejoras. Situacin: Ud. es el auditor, jefe de la unidad de auditoria Interna de una fbrica grande que tiene varias plantas. Ha efectuado un examen especial al pedido del nuevo Director de Materiales, quien es responsable del rea de materiales en todas las plantas. El propsito de su examen fue evaluar el apego de las unidades bajo su direccin a principios slidos gerenciales. Al haber terminado el trabajo en el campo Ud, actualmente se encuentra preparando la conferencia con el Director de Materiales en la cual informar a l sus hallazgos y recomendaciones. Los siguientes resultados han sido tomados de sus papeles de trabajo: A. Los empleados de la Unidad de Recepcin de la Planta B han recibido instrucciones conflictivas del Superintendente de Fabricacin y del Jefe de Inspeccin de dicha planta. Son confundidos e inciertos pero temen tomar cualquier accin que podra someterlos a la crtica de uno u otro funcionario. B. El Almacn de la Planta B es ineficiente. No hay suficientes materiales disponibles y los pedidos se demoran. El nuevo jefe del almacn est preocupado y trabaja horas extras tratando de subsanar la situacin. De l dependen directamente 18 empleados. C. Al principio del ao el Gerente Principal de la Planta C orden a todos los jefes de departamentos establecer un programa de "Gerencia por Objetivos" con fines de mejorar el rendimiento de sus unidades. Cada Jefe debiera seleccionar sus objetivos especficos e informar al Gerente Principal. (1) El Jefe de Compras de la Planta C determin que su objetivo principal. Seria reducir la demora en el procesamiento de las rdenes de compra del promedio actual de 10 das laborables a 7 das laborables; sin embargo, para asegurar xito al lograr esa meta, el inform a su personal que deben reducir el tiempo de procesamiento a 5 das laborables. A pesar de que su personal le inform que fue "imposible", el insisti en mantener la meta de 5 das. Al fin de los primeros seis meses l qued decepcionado (?) observ que durante los dos meses iniciales el tiempo promedio de procesamiento haba trabajado a 7 1/2 das, pero posteriormente haba aumentado a un promedio de 8 das. Su reaccin fue exhortar an ms al personal a "trabajar ms: rpido".

(2) El Jefe de Solicitudes de Materiales de la Pl anta C determin que su objetivo fue el reducir el nmero de errores en los documentos de solicitudes de compras. Para lograr esto se dedic a un programa de aprobar personalmente las solicitudes y notificar de inmediato cualquier empleado responsable de un error. La revisin efectuada por Ud. revel poca mejora en el numero de solicitudes de compras devueltas para ser corregidas. D. El Jefe de Recepcin de la Planta D haba proporcionado al personal de recepcin un Manual comprensivo de procedimientos muy detallados, que en gran parte haba sido copiado del manual similar empleado en su puesto anterior con otra compaa. Su revisin revel muchas desviaciones de los procedimientos contenidos en el manual. El, capataz de recepcin con muchos aos de experiencia en la Planta D y muy estimado por los trabajadores de recepcin, explic que para l muchos de los procedimientos fueron imprcticos para la situacin y que l, los haba modificado verbalmente. Sus pruebas de auditoria mostraron que el trabajo iba bien y no se encontr ninguna evidencia de problemas relacionados en las unidades de compras, fabricacin o contabilidad. Sin embargo, cuando Ud. inform verbalmente al Jefe de Recepcin se molest mucho. Iba a destituir o relevar al capataz, pero el. Jefe de Personal le convenci de no hacerlo. E. Cuando los capataces de produccin en la Planta E., que siempre trabajan a lo mximo de su capacidad, se encuent ran sobrecargados de labores, solicitan a ciertas compaas de procesamiento ajenas a la Planta a recoger los materiales y llevar a cabo porciones del trabajo, avisando a la Divisin de Compras y solicitando que se emitan las rdenes de compras correspondientes. Los capataces justifican sta prctica al citar la necesidad de rapidez y la responsabilidad primordial de lograr las metas programadas de produccin. El Jefe de Compras de la Planta E, opina que l podra conseguir mejores trminos de este procesamiento fuera de la Planta, pero indica que no puede hacer nada porque el Superintendente de Fabricacin apoya a los capataces. F. Anualmente se evala el personal responsable de compras en la Planta A por su supervisor en base de su opinin subjetiva sobre su rendimiento durante el ao. El personal no conoce dicha opinin durante el ao, excepto cuando l critica su accin con respecto a una compra especfica. Las dems plantas no tienen tal sistema de evaluacin. II. Situacin: Durante una auditoria de una fbrica se divulg los siguientes hechos con respecto al inventario de materia prima: (a) La cantidad en inventario es igual a los requerimientos de produccin de seis meses. (b)Recientemente se hizo una compra de gran cantidad de materia prima resultando en la disponibilidad suficiente para seis meses Anteriormente los inventarios fueron generalmente a niveles suficientes para dos meses. (c) El almacn de la Planta nicamente tiene espacio para la materia prima para dos meses, por tal motivo se contrat un almacn adicional para guardar el excedente. (d) El Jefe de Compras admiti que varios proveedores haban entregado materia prima dentro

de 30 das de la orden, pero indic que l aprovech de una rebaja de precio especial si un proveedor para la compra grande en una sola orden da suficiente material para seis meses. TAREA: Explique el enfoque que Ud. tomarla en su auditoria con el fin de determinar si el Jefe de Compras observ prcticas gerenciales adecuadas con respecto a la compra global de materia prima. III. Situacin: Un auditor interno estaba revisando selectivamente los saldos de cuentas por cobrar de clientes y observ una cuenta con un saldo de $680,000,00 sobre la cual el inters acumulado por aos previos haba aumentado el saldo a $818,000, 00. Al indagar sobre el asunto el auditor averigu lo siguiente: (a) Exista una orden de compra del cliente por maquinaria. (b) La maquinaria ordenada habr sido fabricada por la empresa pero nunca se le remiti. Todava estaba en el almacn de la empresa. (c) La empresa haba decidido solicitar el pago con anticipacin del cliente antes de la entrega, porque se consider un riesgo de extender el crdito. El cliente nunca haba pagado nada a cuenta. (d) El. Cliente haba solicitado una factura por telfono de la divisin de cuenta s por cobrar. Se le haba enviado la factura. (e) El procedimiento normal, para iniciar la facturacin es a travs de un informe de la entrega enviado a la Divisin de Facturizacin para la Unidad-de entrega. En el presente caso como no haba entrega, no se elabor el correspondiente informe. (f) La factura elaborada al pedido del Cliente sigui el trmite normal de facturas, resultando en un cargo a cuentas por cobrar y un abono a ventas. (g) Las condiciones indicadas en la orden de compra estipulan que el derecho a la mercanca se traspasa al comprador al momento de entregarlo a una compaa de transporte ("Libre a Bordo" -LAB) TAREAS: (a) Discute la poltica crediticia aparentemente seguida por la empresa en sta situacin. (b) Enumere cuatro de las desviaciones aparentes de un control interno slido en la situacin descrita, y presente recomendaciones de accin correctiva. (c) Cmo Ud, siendo el auditor interno enfocara al informar sobre los hallazgos encontrados? IV. Situacin: El siguiente borrador de un informe fue entregado al gerente de auditora por un equipo de auditores internos como resultado del examen del Departamento de Ingeniera de la Empresa. Dicho Departamento cuenta con 34 empleados y est ubicado a bastante distancia de las Oficinas principales de la empresa: Al Ing. Juan Enrique Chvez, Director Departamento de Ingeniera.

Del 14 de Junio al.26 de Julio de 1974 el Depa rtamento de Auditoria Interna audit el Departamento de Ingeniera. El Sr. Jos Ayala lvarez fue auditor encargado. Los Seores Jaime Delgado B. y Pablo Rodrguez Jimnez le asistieron. Se pas catorce das dentro del Departamento de Ingeniera. El resto del tiempo fue pasado en la preparacin, anlisis y redaccin del informe. La revisin con respecto al cumplimiento con los procedimientos de la empresa revel los siguientes tems de inters: (a) No se archiv debidamente algunos de los planos de ingeniera. (b) El Informe de Horas Extras de un dibujante fue elaborado incorrectamente. (c) En la noche se cierra la puerta de entrada con llave dejando prendidas las luces. (d) Parece que el Kilometraje de algunos de los autos oficiales fue excesivo en algunos casos. (e) Al efectuar un muestreo estadstico de proyectos terminados empleando una tasa de error anticipado de 2%, un nivel de confianza de 95%, y una precisin de ms o menos 2%, result en la conclusin de que haba 46 errores en los informes de proyectos. Este seria considerado excesivo de acuerdo a algunas normas porque no se carg al proyecto los montos correctos. (f) Muchas de las facturas para suministros de los dibujantes haban sido modificados, sin embargo, no se ajust el clculo de los descuentos con el resultado de no recibir el descuento correcto para compras al contado. Los auditores agradecen a la gerencia por su cooperaci n. Tenga la bondad de comunicarse con el suscrito al efectuar las acciones correctivas con respecto a los asuntos mencionados arriba. Copias al: Gerente Ejecutivo Firmado: Jos Ayala lvarez Vice Presidente de Ingeniera Auditor Encargado TAREAS: (a) Critique la calidad del .Informe. Sea especfico con respecto a tems de estilo, contenido, etc. (b) Qu conclusiones puede Ud. sacar con respecto al alcance y objetivo del examen, asumiendo que los puntos informados son representativos de su alcance y conducta? (c) Enumere tcnicas y procedimientos especficos que podran haber mejorado la calidad de la auditoria en por lo menos cuatro de los seis tems mencionados en el informe. CASOS PRACTICOS En los casos que a continuacin se presentan determine los atributos del hallazgo: 1) La Empresa Estatal XYZ viene adquiriendo 300 unidades de escritorios por S/. 2 400 000,00 mediante la modalidad de compra directa; no obstante que la Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado Ley 26850 para el sector pblico, establece que por montos superiores a S/. 2 000 000,00 debe someterse a concurso de precios y debe existir un mnimo de cotizacin de tres proveedores, decisin que no adopt por la urgencia de implementar tres ambientes de oficina del local que viene ocupando pese a que haca tres meses atrs, la Gerencia General dio la orden de efectuar la adquisicin antes indicada; asimismo esta aspiracin ha conllevado a que la empresa asuma sobreprecios comparados con los de mercado de esa fecha por S/. 800 000,00. 2) La Empresa Minera X en una de las fases del proceso productivo viene trasladando materiales en (5) vehculos alquilados desde el yacimiento a un rea denominada cancha que sirve de almacn y est muy cerca de la mquina chancadora de mineral, para luego de esta misma cancha trasladar el mismo mineral en otros 5 vehculos a la mquina chancadora, proceso que ha originado desembolsos por alquileres de los vehculos en S/. 1 500 000,00 por solo 15 das y en el pago de jornales para el personal a cargo de S/. 500 000,00 por este mismo perodo. 3) El directorio de la empresa Editorial Peruana ha considerado como poltica de personal que la asistencia de sus trabajadores a su centro laboral debe ser a las 8:00 a.m. concediendo 10 minutos de tolerancia; sin embargo, la Oficina de Personal por un desconocimiento de este acuerdo, viene concediendo tolerancias de 15 y 20 minutos y en el caso de las insistencias del personal no se le ha exigido documento justificatorio alguno, hecho que viene ocasionando tiempo ociosos; es as que un mes llegaron a ms de 1000 horas hombre y que su estimado alcanza un importe de S/. 500 000,00 por solo un mes. 4) La facultad de Contabilidad tiene previsto en su planeamiento del semestre 2008-II que al 10% de los alumnos matriculados (3 000,00), por dificultad es econmicas y otros motivos sern desaprobados y repetirn el ciclo; sin embargo, al trmino del semestre y luego de la revisin y evaluacin del plan se tiene que este estimado se ha incrementado en 5%, destacndose que esta tendencia de aumento, es por la falta de infraestructura, oportunidad en la entrega de material didctico, asignacin de profesionales contratados a determinadas aulas, etc. Hecho que al ser estimado en trminos de resultados econmicos alcanzan a la cantidad de S/. 700 000,00 como prdida para dichos alumnos. 5) La capacidad de las aulas 18 y 19 del VIII Ciclo, Facultad de Ciencias Financieras y Contables es de 70 alumnos por aula, habindose previsto segn presupuesto y programacin estimada, que para el curso de Auditora se deben matricular 65 alumnos por aula como as se efectu del mismo modo que el promedio de aprobados alcanzara al 10%, lo que dara lugar a la utilizacin de 200 horas efectivas en el ciclo, pero es el caso que al trmino del ciclo slo han aprobado 80% de los matriculados, existiendo por otro lado que de las horas previstas, solo se han dictado 150 horas por una serie de interrupciones extra programticas que en trmino de las horas perdidas por 50, han significado una prdida por horas ociosas en S/. 10 000,00 y en cuanto a los alumnos desaprobados han desperdiciado el monto aproximado de S/. 67 600,00 en los cuatro meses de duracin de ciclo por los 26 alumnos des aprobados.