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Trabajo final
Auditoría Administrativa
CONTENIDO
Planeación
Organización
Integración
Dirección
Control
Informe
Conclusión
Anexos
Objetivo
Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso administrativo y lo que incide en
ellos. Además de proporcionar un análisis, recomendaciones, e información
concerniente a las actividades revisadas.
Planeación
Valor real
Valor óptimo
7816
7850
7800
7700
7750
Puntaje
7700
7650
7600
Puntaje del gerente
Organización
3000
3000
2950
2900
2790 Valor real
2850
Puntaje Valor óptimo
2800
2750
2700
2650
Puntaje del gerente
cuenta con lo requerido, por tal motivo no se alcanzó a llegar a una puntuación
Auditoría Administrativa
Integración
4000
4000
3900
3800
3580 Valor real
3700
Puntaje Valor óptimo
3600
3500
3400
3300
Puntaje del gerente
a los candidatos.
Dirección
3,000 3,000
3,000
2,500
2,000 Valor ideal
Puntaje 1,500 Valor óptimo
1,000
500
0
Puntaje del gerente
Control
3000
3000
2950
2900 2818 Valor real
Puntaje 2850 Valor óptimo
2800
2750
2700
Puntaje del gerente
esperara que alcanzara un valor optimo de 3000 y se logro 2818 de valor real,
Auditoría Administrativa
ya que fueron dos preguntas que arrojaron negatividad, pero cada pregunta es
criterio la empresa si lleva un excelente control por que aplican cada paso que se
realiza en el proceso.
Auditoría Administrativa
Informe
Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a
las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso
determinado a través de la revisión del proceso administrativo, es decir, de
verificar como se comporta la empresa en cada una de las fases que componen
dicho proceso. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a
empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o
simplemente a través de la observación.
A continuación se enunciarán cada una de las fases, resaltando los hallazgos que
determinan las áreas de oportunidad de la empresa.
PLANEACIÓN
Hallazgos
Auditoría Administrativa
• Estrategias
o Las estrategias no están por escrito.
• Políticas
o No se conocen en su totalidad.
• Procedimientos
o Conocimiento parcial de los procedimientos.
Causas
• Estrategias
o La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre
otras, ha permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen
porque así se han venido realizando.
o Los imprevistos que se presentan o la toma de decisiones
inmediatas requiere de soluciones que no están estipuladas.
• Políticas
o La generalidad de éstas ha contribuido a que no se den a conocer
de manera formal a las coordinaciones y departamentos.
• Procedimientos
o El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el
establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha
realizado, además que la experiencia de saber como se hacen las
cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.
Recomendaciones.
• Estrategias
o Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por
sección o por departamentos se formulen para que sean evaluadas
por el consejo directivo de la institución, y una vez aprobadas sean
del conocimiento de todos los empleados, en la junta general de
inicio de curso.
• Políticas
o Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se
propone que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén
explícitas.
• Procedimientos
Auditoría Administrativa
ORGANIZACIÓN
Hallazgos
• Organigrama
o Las líneas de autoridad no están bien definidas.
• Descripción de puestos
o No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.
• Instructivos especiales
o No existen para todas las actividades que se desarrollan.
Causas
• Organigrama
o El organigrama se encuentra en revisión.
o Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer
solamente cuando se requiere.
• Descripción de puestos
o El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones
que debe desempeñar en su puesto.
• Instructivos especiales
o La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no
se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.
o No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de
la institución.
Recomendaciones
• Organigrama
o Se propone que el consejo directivo de la institución presente
propuestas de posibles organigramas, y a partir de éstas consensuar
el que mejor se adecue a las necesidades de la institución.
• Descripción de puestos
o Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la
inducción, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal
Auditoría Administrativa
• Instructivos especiales
o Cada coordinación o departamento nombrará comisiones (formada
por maestros) para la organización de los diversos eventos o
actividades que se realizan a lo largo del ciclo escolar, con la
finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó
a cabo el evento que se les asignó, desde el diseño, el desarrollo y la
evaluación de éste.
INTEGRACIÓN
Hallazgos
• Selección
o El proceso se lleva a cabo parcialmente.
• Inducción
o No existe previa inducción al momento de ingresar a la empresa.
o Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la
empresa.
Causas
• Selección
o Se da prioridad a personas recomendadas por los mismos
empleados de la organización.
o Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las
necesidades de la empresa.
• Inducción
o La rotación de personal no es frecuente.
o La empresa solicita regularmente personas con experiencia.
o Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados
por empleados de la misma empresa, sobre todo por aquellos que
han demostrado compromiso por ésta.
Recomendaciones
• Selección
Auditoría Administrativa
• Inducción
o Elaborar un sistema de inducción general hacia la institución, así
como uno específico a cada coordinación o departamento. En el cual
se contemplen también las condiciones de la empresa.
DIRECCIÓN
Hallazgos
• Comunicación
o Es deficiente la intercomunicación entre las coordinaciones y
departamentos.
• Motivación
o Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan, se
dan sólo en ciertos departamentos o coordinaciones.
o La variedad de estímulos necesita diversificarse.
o El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que
ha recibido, está recibiendo o podría recibir.
• Liderazgo
o Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los
empleados.
Causas
• Comunicación
o Los intereses de cada sección son diferentes, ya que cada una de
estas está incorporado a diversas dependencias educativas.
o Barreras físicas, como la distancia entre una sección escolar y otra.
• Motivación
o El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.
o El empleado no considera como estímulos los proporcionados por la
institución, ya sean cursos o capacitaciones, otorgamiento de
responsabilidades, entre otros.
o La empresa no comunica lo anteriormente mencionado como
estímulo o motivación.
• Liderazgo
Auditoría Administrativa
Recomendaciones
• Comunicación
o La información debe de ser por escrito, en formatos previamente
diseñados y hacerse llegar a todas las coordinaciones y
departamentos, bajo previa autorización del director general de la
institución.
• Motivación
o Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los
tipos, para los empleados de la institución, el cual debe darse a
conocer al inicio de cada ciclo escolar.
o Este plan debe de entregarse por escrito a cada uno de los
empleados.
• Liderazgo
o Establecer en coordinaciones y departamentos espacios de diálogo
cada bimestre para la exposición de ideas que beneficien a la
empresa. Será responsabilidad del coordinador o jefe de
departamentos presentar las propuestas al consejo directivo y una
CONTROL
Hallazgos
• Fijación de estándares
o La elaboración o el conocimiento de éstos no han sido claros.
• Supervisión
o Se realiza de manera informal.
Causas
Auditoría Administrativa
• Fijación de estándares
o La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado éste.
• Supervisión
o No se documenta o evidencia completamente, debido a la
periodicidad con la que se realiza.
Recomendaciones
• Fijación de estándares
o Cada coordinación o departamento se dará a la tarea de dar a
conocer los estándares bajo los que se rige la empresa al inicio de
cada ciclo escolar.
o Al finalizar cada ciclo escolar se evaluarán hasta que punto fueron
alcanzados y se reelaborarán adecuándose a las necesidad de la
institución, específicamente de cada coordinación o departamento.
• Supervisión
o Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que
intervenga en el trabajo ya que permite tener el control de las
CONCLUSIÓN
El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para
fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de
comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo más acercados a
la realidad posible.
SISTEMA DE EVALUACIÓN
Valores
SISTEMA DE EVALUACIÓN
Valores
Proceso Administrativo Real Óptimo
ORGANIZACIÓN
I. Organigrama
P64 90 90
P65 90 90
P66 90 90
P67 90 90
P68 90 90
P69 90 90
P70 0 80
P71 80 80
Subtotal Organigrama 620 700
II. Descripción de puestos
P72 130 130
P73 130 130
P74 130 130
P75 130 130
Auditoría Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIÓN
Valores
Proceso Administrativo Real Óptimo
INTEGRACIÓN
I. Reclutamiento
P96 100 100
P97 100 100
P98 100 100
P99 100 100
P100 0 100
P101 100 100
P102 100 100
P103 50 100
P104 100 100
P105 70 100
Subtotal Reclutamiento 820 1000
II. Selección
P106 60 60
P107 60 60
P108 60 60
Auditoría Administrativa
P109 60 60
P110 60 60
P111 0 60
P112 0 60
P113 60 60
P114 60 60
P115 60 60
P116 60 60
P117 60 60
P118 60 60
P119 0 60
P120 0 60
P121 50 50
P122 50 50
P123 50 50
P124 50 50
P125 50 50
P126 50 50
Subtotal Selección 960 1200
III. Contratación
P127 270 270
P128 270 270
P129 260 260
Subtotal Contratación 800 800
IV. Inducción
P130 250 250
P131 250 250
Valores
Proceso Administrativo Real Óptimo
INTEGRACIÓN
P132 250 250
P133 250 250
Subtotal Inducción 1000 1000
Valores
Proceso Administrativo Real Óptimo
DIRECCIÓN
I. Comunicación
P134 100 100
P135 100 100
P136 100 100
P137 100 100
P138 100 100
P139 100 100
P140 100 100
P141 100 100
P142 100 100
P143 100 100
Subtotal Comunicación 1000 1000
II. Motivación
P144 143 143
P145 143 143
P146 143 143
P147 143 143
P148 143 143
P149 143 143
SISTEMA DE P150 142 142
EVALUACIÓN Subtotal Motivación 1000 1000
III. Liderazgo
P151 112 112
P152 111 111
P153 111 111
P154 111 111
P155 111 111
P156 111 111
P157 111 111
P158 111 111
P159 111 111
Subtotal liderazgo 1000 1000
Total Dirección 3,000 3,000
Auditoría Administrativa
SISTEMA DE EVALUACIÓN
Valores
Proceso Administrativo Real Óptimo
CONTROL
I. Fijación de estándares
P163 186 186
P164 186 186
P165 186 186
P166 186 186
P167 186 186
P168 185 185
P169 185 185
Subtotal Fijación de estándares 1300 1300
II. Supervisión
P170 63 63
P171 63 63
P172 63 63
P173 63 63
P174 62 62
P175 62 62
P176 0 62
P177 62 62
Auditoría Administrativa
Información general de la
empresa a auditar
Fecha: 30 / 04 /08
Antecedentes
La Salle en Obregón
- Surge ante la necesidad de una educación integral del niño y del adolescente.
- Fue fundado en 1955 por Mons. Javier de León (Irving Wenthworth). El primer
local estuvo ubicado por la calle Sonora # 34 frente a la Catedral donde
actualmente se encuentran las oficinas episcopales.
El Ideario Lasallista
Los educadores del Instituto La Salle proponen el ideario como algo que podemos
hacer realidad entre todos.
Auditoría Administrativa
« Aprenda a Ser.
« Aprenda a Saber.
« Aprenda a Convivir.
« Aprenda a Trascender
GRAFICA DE GANTT
INSTITUTO LA SALLE
FEBRERO
1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
ACTIVIDADES TIEMPO 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 RESPONSABLES
Preparación para auditar
Plan de Auditoría Estimado
Administrativa Real Karen Sepúlveda
Datos generales de la Estimado
empresa Real Jorge Félix
Registro de la empresa Estimado
CIDEN Real Hevia Sonqui
Estimado
Carta Convenio Real Yujany Luna
Aplicación de MARZO
cuestionarios de 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2
auditoria TIEMPO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 RESPONSABLES
Aplicación de cuestionario Estimado
de Planeación Real Karen Sepúlveda
Aplicación de cuestionario Estimado
de Organización Real Jorge Félix
Aplicación del cuestionario Estimado
de Integración Real Judith Pérez
Aplicación del cuestionario Estimado
de Dirección Real Alberto Acosta
Aplicación del cuestionario Estimado
de Control Real Hevia Sonqui
Auditoría Administrativa
MARZO ABRIL
2 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2
Preparación del informe TIEMPO 9 0 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 RESPONSABLES
Estimado
Determinación de hechos Real Jorge Félix
Estimado
Recomendaciones Real Karen Sepúlveda
ABRIL MAYO
2 3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2
Informe Final TIEMPO 9 0 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 11 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 RESPONSABLES
Estimado
Informe Final Real Hevia Sonqui
Estimado
Presentación de informe Real Yujany Luna
Auditoría Administrativa