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CASO PRCTICO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA INDICE I Trabajos preliminares. 1. consideraciones generales 2.

entrevistas previas con el cliente -informacin sobre la empresa -propsito de la auditoria -condiciones y limitaciones 3. programa de trabajo -esquema general -programa de auditoria -recoleccin de datos -presentacin de informe - grafica de Gantt 4. carta convenio -original y copia II REALIZACION DE LA AUDITORIA 1. esquema general sobre administracin -existencia de objetivos institucionales -estructura formal -organigrama general (actual) -organigrama actual del rea de ventas 2. programa de auditoria -elaboracin de gua para entrevistar al gerente general -cuestionario para aplicar al jefe de---cuestionario para aplicar a vendedores. 3. Recoleccion de datos -ruta critica -aplicacin de cuestionario al jefe de ventas -aplicacin de cuestionario a vendedores -entrevista con el gerente general -entrevista para corroborar la informacin obtenida (jefe ventas) 4. informe de la auditoria administrativa -introduccin -hechos de especial importancia -aspectos discutidos con el jefe de ventas - practicas corrientes -discusin y comentarios - recomendaciones y propuestas TRABAJOS PRELIMINARES 1. CONSIDERACIONES GENERALES. Nombre de la empresa: bufete de consultores administrativos A.C Domicilio legal: Avenida Jurez Telfonos: 55478596 25368774

HISTORIA DE LA EMPRESA La empresa fue fundada en el ao de 2009, con un capital social de $1, 000,000.00. Durante sus aos de vida la empresa ha adquirido una amplia experiencia en todos los aspectos que afectan a las empresas. Actualmente est integrado por profesionales expertos en administracin de empresas, especialistas en organizacin, recursos humanos, finanzas, produccin, mercadotecnia e informtica. Mediante una llamada telefnica la empresa OUSTERIX, S.A solicito la visita de un representante de la empresa, quien acudi a la cita. Durante la entrevista sostenida con el cliente se detecto que el problema fundamental se localiza en el rea de ventas. El gerente general de la empresa solicito al representante de la empresa le formulara un presupuesto general de los servicios que requiere la empresa para solucionar su problema. Finalmente el gerente general indico que estudiara las condiciones y posteriormente se comunicara a la empresa. El gerente general de de la empresa OUSTERIX, tomando en consideracin del gran prestigio que tiene el buffet, las recomendaciones de sus conocidos el tiempo que ofreci para realizar la auditoria y su costo, y al compararlos con otras empresas ousterix decidi, contratar sus servicios 2. ENTREVISTAS PREVIAS CON EL CLIENTE Durante el desarrollo de las entrevistas se pudieron conocer algunos aspectos importantes que a continuacin se mencionan: 2.1 informacin de la empresa En el ao de 2009 y como resultado de una gran inquietud por aprender el desarrollo de una empresa dentro del ramo del calzado y el vestido juvenil relacionado con gneros musicales netamente mexicana surgi ousterix quien logro adquirir un crecimiento adecuado gracias a la experiencia de sus colaboradores y a la informacin tcnica proporcionada por fuentes provenientes de los estados unidos, convirtindose en una sociedad annima en el ao 2010 Durante el transcurso del primer ao la empresa comenz con 1 tienda (ahora tienda matriz) ubicada en el centro histrico de la Ciudad de Mxico,el lugar era pequeo y muy poco conocido; pero gracias a la publicidad que se le dio a la ropa y la popularidad que alcanzo por parte de la juventud surgi la necesidad de expandir sus instalaciones as como departamentalizar sus funciones para vigilar ms de cerca la realizacin del trabajo a pesar de la competencia que fue muy agresiva generndonos una mala imagen ante el pblico, y la falta de recursos en el primer ao la empresa ha logrado en su 3er ao de vida ver realizados algunos de sus objetivos como la construccin de su propia planta que abarca una esquina completa y de 2 pisos y la elaboracin de ms de 1,000,000 de diseos de ropa distintos esto gracias a que la empresa va dirigida a gneros musicales y sus respectivas vestimentas (ejemplo: rockeros: camisas a cuadros pantalones entubados, chamarras de cuero etc.) as como mas de 150 sucursales solo en la Ciudad de Mxico (prximamente se expandir a toda la repblica mexicana e internacionalmente) Actualmente cuenta con un capital social de $ 170, 000,000.00 (ciento setenta millones de pesos 00/100M.N) y un capital contable de $180, 000,000.00 (ciento ochenta millones de pesos 00/100 M.N) convirtindola en una de las franquicias ms importantes del pas. Empleando actualmente 1500 trabajadores aproximadamente La casa matriz ousterix se encuentra ubicada en: Avenida Jurez nm. 74 col. Centro

delegacin Cuauhtmoc cp. 001122 La empresa presenta 3 tipos de problemas fundamentales en el rea de ventas: -Disminucin en el volumen de ventas -deseos de ampliar su mercado -aumento en el numero de vendedores PROPOSITO DE LA AUDITORIA Detectar cual es la causa de la actual situacin y proponer soluciones CONDICIONES Y LIMITACIONES: -horario de trabajo de 9.00 a 12.00 horas de lunes a viernes -nmero y caractersticas de las personas que realizaran los trabajos: 3 auditores especializados - el gerente estar dispuesto para cualquier consulta - la auditoria solo se llevara a cabo en el rea de ventas -el jefe de ventas indicara a sus subordinados, a travs de un memorndum y en forma oral, que debern prestar sus colaboracin ESTIMACIONDEL TIEMPO QUE TOMARA LA AUDITORIA 20 DAS hbiles PAGO DE HONORARIOS Y CONDICIONES: Se requiere de un anticipo del 50% al iniciar la auditoria y el otro 50% se entrega al finalizar la misma 3 PROGRAMA DE TRABAJO Objetivo: revisar, evaluar y diagnosticar la situacin actual del rea de ventas de la empresa ousteriux en un tiempo de 20 das Hbiles 3.1 esquema general Objetivo. Conocer de una manera general la situacin de la empresa y en forma detallada el funcionamiento en el are de ventas Responsable | NUMERO | ACTIVIDAD | C.V.M | 1. | Determinar los objetivos econmicos, sociales y de servicio de la empresa | | 2. | Determinar las polticas generales de la empresa | | 3. | Investigar la estructura orgnica de la empresa | N.G.T | 4. | Determinar los objetivos del rea de ventas | | 5. | Determinar las polticas del rea de ventas | | 6. | Investigar la estructura del rea de ventas | PROGRAMA DE AUDITORIA Objetivo: contar con una gua de las actividades a desarrollar en el diseo de cuestionarios, con el propsito de no omitir ningn tipo de aspecto importante RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | C.V.M | 7. | Elaborar la gua para entrevistar al gerente general | | 8. | Elaborar cuestionarios para aplicar al jefe de ventas | | 9. | Elaboracin de cuestionarios para aplicar a vendedores | Nota: en cooperacin con los otros auditores RECOLECCION DE DATOS Objetivo: obtener la informacin necesaria para diagnosticar la situacin actual del rea de ventas

RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | & | 10 | Elaborar la ruta critica de las actividades para recolectar los datos | R.R.T | 11. | Realizar la entrevista con el gerente general | C.V.M | 12. | Aplicar cuestionario al jefe de ventas | R.R.T | 13. | Aplicar cuestionarios a vendedores | N.G.T | 13a | Aplicar cuestionarios completos | R.R.T | 14. | Revisar los documentos que se manejan en el area de ventas (William P.leonard) | R.R.T | 15. | Anlisis e interpretacin de la informacin obtenida | N.G.T | 16. | Realizar entrevistas con el gerente general y jefe de ventas para verificar la informacin obtenida | Nota: actividades realizadas por los 3 auditores 3.4 presentacin del informe OBJETIVO: dar a conocer al cliente en forma escrita el desarrollo y propsito de la auditoria, la situacin actual del rea de ventas y las recomendaciones que se les sugieren comentando verbalmente los aspectos ms importantes del mismo. RESPONSABLE | NUMERO | ACTIVIDAD | & | 17. | Redactar la introduccin | | 18. | Resaltar los hechos de especial importancia | | 19. | Indicar los aspectos discutidos con el jefe de ventas | | 20. | Indicar como se desarrollan las funciones y actividades del rea | | 21. | Redactar comentarios, observaciones y conclusiones obtenidas | | 22. | Establecer las recomendaciones pertinentes | | 23. | Elaborar las graficas necesarias para ilustrar el contenido del informe | secretariaC.V.M | 24. | Mecanografiar | | 25. | Presentar al gerente general el informe | | 26. | Comentar de una manera general el contenido del informe con el gerente general | Nota: actividades realizadas por los 3 auditores PROGRAMA DE ACTIVIDAD GRAFICA DE GANT | | | Num de actividad | responsable | actividad | 11 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 jun | 1 | C.V.M | Determinar objetivos ecomonico,social y de servicio de la empresa | | | | | | | 2 | C.V.M | Determinar polticas generales de la empresa | | | | | | | 3 | C.VM | Investigar estructura oganica de la empresa | | | | | | | 4 | N.G.T | Determinar objetivos del area de ventas | | | | | | | 5 | N.G.T | Determinar polticas del area de ventas | | | | | | | 6 | N.G.T | Investigar estructura del area de ventas | | | | | | | 7 | * | Elaborar gua entrevista gerente gral | | | | | | | 8 | * | Elaborar cuestionario para jefe de ventas | | | | | | | 9 | * | Elaboracin de cuestionario para vendedores | | | | | | | 10 | * | Elaborar ruta critica de las actividades para recolectar los datos | | | | | | | 11 | R.R.T | Revisar entrevista gerente general | | | | | | | 12 | C.VM | Aplicar cuestionario jefe de ventas | | | | | | | 13 | R.R.T Y N.G.T | Aplicar cuestionario a vendedores | | | | | | | 13 | R.R.T | Revisar cuestionarios completos | | | | | | |

14 | R.R.T Y N.G.T | Revisar documentos que se manejan en ventas | | | | | | | 15 | * | Anlisis e interpretacin de la informacion | | | | | | | 16 | * | Realizar entrevista al gerente general y al jefe de ventas para para verificar informacin obtenida | | | | | | | 17 | * | Redactar la introduccin | | | | | | | 18 | * | Redactar los hechos de especial importancia | | | | | | | 19 | * | Indicar aspectos discutidos con el jefe de ventas | | | | | | | 20 | * | Indicar como se desarrollan actividades en el area de ventas | | | | | | | 21 | * | Redactar comentarios obervaciones y conclusiones obtenidas | | | | | | | 22 | * | Establecer recomendaciones pertinentes | | | | | | | 23 | * | Elaboracin de organigrama | | | | | | | 24 | Secretaria | Mecanografiar | | | | | | | 25 | C.V.M | Presentar al gerente general el informe | | | | | | | 26 | C.V.M | Comentar de manera general el contenido del informe | | | | | | | * Actividades realizadas por los 3 auditores BUFETE DE CONSULTORES ADMINISTRATIVOS, A. C AVENIDA PASEO DE LA REFORMA N135 TELEFONOS: 55877447 25859887 CARTACONVENIO Carta convenio de presentacin de servicios profesionales que celebran por una parte del bufete de consultores administrativos, A.C con domicilio en avenida paseo de la reforma numero 135 , al que en el curso de la presente se le denominara como el bufete , representado por la licenciada Carolina Vzquez Montero , y por otra la empresa ousterix con domicilio matriz en avenida Jurez nm. 75 es el C.P Arturo Robles Mendoza, a quien en lo sucesivo se le denominara como el cliente Las partes declaran que celebran esta carta convenio con fundamento legal en los artculos siguientes: 2606, 2608,2609, 2610, 2613, 2614,2615 y dems relacionados del cdigo civil del distrito federal vigente, estableciendo de conformidad las siguientes clausulas CLAUSULAS PRIMERA. El bufete conviene con el cliente a prestar sus servicios profesionales para efectuar la auditoria administrativa Exclusivamente en el rea de ventas de su empresa SEGUNDA: los trabajos sern realizados por 3 especialistas en el rea de mercadotecnia TERCERA: el bufete se compromete a guardar el secreto de la informacin proporcionada por el cliente CUARTA: el monto total de los honorarios ser de $90,000.00 (noventa mil pesos 00/100 M.N.) QUINTA: por concepto de honorarios las partes aceptan que se har entregando el 50 % el iniciar y el 50% al finalizar los servicios, en el domicilio de la empresa SEXTA: l cliente queda obligado a prestar todas las facilidades, informacin, libros y documentacin que requiera para el desarrollo de este trabajo SEPTIMA: la presente carta convenio se extiende por duplicado quedando en poder del bufete el original y el duplicado en el de cliente

OCTAVA: esta carta convenio surte efectos al da siguiente de la firma de la misma y se dar por concluida al terminar los trabajos con la presentacin del informe estimndose su duracin de 20 das hbiles NOVENA: en caso de incumplimientos de alguna de las clausulas antes sealadas . las partes se remitirn a las autoridades correspondientes en la ciudad de mexico , D.F. Mxico,D.F, a 07 de junio de 2012 el cliente Empresa ousterix S.A El bufete Bufete de consultores administrativos , A.C.

TESTIGO

Testigo

Guia para La entrevista con el gerente general Calculo de la ruta critica ACTIVIDAD | DURACION | N | DESCRIPCION | NODOS | DAS HABILES | SEMANAS | 1 | Elaborar ruta critica | A-B | 1 | 0.2 | 2 | Entrevista gerente general | B-C | 1 | 0.2 | 3 | Aplic. Cuestionario jefe de ventas | C-D | 1 | 0.2 | 4 | Aplicar cuestionario vendedor | D-E | 2 | 0.4 | 5 | Aplicar cuestionario vendedor | D-F | 2 | 0.4 | 6 | Aplicar cuestionario vendedor | D-G | 2 | 0.4 | 7 | Aplicar cuestionario vendedor | D-H | 2 | 0.4 | 8 | Revisar cuestionario completo | E-I | 1 | 0.2 | 9 | Revisar cuestionario completo | F-I | 1 | 0.2 | 10 | Revisar cuestionario completo | G-I | 1 | 0.2 | 11 | Revisar cuestionario completo | H-I | 1 | 0.2 | 12 | Revisar documentos | I-J | 2 | 0.4 | 13 | Analizar a interpretar inf. | J-K | 1 | 0.2 | 14 | Entrevista cruzada gerente general | K-L | 1 | 0.2 | 15 | Entrevista cruzada j de ventas | L-M | 1 | 0.2 |

1. que situaciones externas influyen en la generacion del problema? 2Qu secuencia ha observado en los precios de sus productos? 3considera suficiente su cartera de proveedores? 4cree que los niveles de produccion satisfacen las necesidades del area de ventas? 5la empresa ha realizado algun estudio de mercado? 6 de que manera da a conocer sus productos? 7 hasta que grado tienen poder de decision los jefes de las areas? 8proporciona alguna motivacion a su trabajadores? 9Cmo percibe las relaciones informales entre su personal? 10 como se establece la comunicacin con los jefes de las areas? 11 de que manera controla el funcionamiento de la empresa

NOTA: solo falta un diagrama de flujo