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Introducción
La comunicación interna en una organización está compuesta por todos aquellos
procesos comunicativos llevados a cabo dentro de ella y dirigidos a conseguir
una estabilidad con el fin de ayudar a que se alcancen los objetivos marcados.
Esto quiere decir que la comunicación no es un proceso protocolario, sino que es
una herramienta capaz de facilitar el cambio y el desarrollo de las competencias
de las personas dentro de la organización y su flujo ordenado y planificado es
rentable para la empresa.
Una premisa fundamental a tener en cuenta a la hora de plantearnos la
posibilidad de establecer o perfeccionar canales de comunicación es que es
imposible el no-comunicarse. La comunicación existe independientemente y
fluye por sus propios canales “naturales”. Es labor nuestra ordenar esos canales
de forma que hagamos de la comunicación un flujo constante de información de
una forma ascendente, descendente y horizontal dentro de la empresa.
Debemos pensar que el silencio no es rentable y que cualquier política de
cambio que queramos emprender se verá ayudada por la labor de una política de
comunicación eficiente.
Estas son razones de suficiente peso como para facilitar y promover la
comunicación desde la dirección, mostrándose en todo momento dialogante y
comunicativa, al mismo tiempo que facilita caminos de retorno de feedback para
que el proceso de comunicación sea una realidad, ya que sin el cual la
comunicación no existiría teniendo lugar entonces una simple exposición o mera
información por parte del emisor.
Tipos de Comunicación
La comunicación es un proceso entre personas en el cual se intercambian
recíprocamente una serie de mensajes. En un proceso de comunicación se dan
cita dos actores fundamentales: el emisor y el receptor del mensaje.
Atendiendo al sentido en el que fluye la comunicación dentro de una organización
distinguimos tres tipos:
- Comunicación Horizontal: Este tipo de comunicación tendrá lugar de manera
casi natural lugar entre personas que ocupan puestos de responsabilidad similar
dentro de la organización. Suele ser de carácter informal y tiene lugar entre
personas que comparten cotidianamente el desarrollo del trabajo. Permite a
personas de un mismo departamento compartir experiencias e informaciones
que les atañen directamente, ayudando a solucionar problemas sobre la base de
la experiencia compartida.
- Comunicación Descendente: Fluye en cascada hacia abajo respetando
escrupulosamente la línea de mando. El problema habitual es el riesgo que
corremos de colapsar de información al receptor y canal que estemos utilizando.
Si informamos desordenadamente y sin facilitar la manera para que el receptor
nos envíe lo qué opina del mensaje que ha recibido, no conseguiremos
establecer un proceso de comunicación. Si no obtenemos feedback de la
información que lanzamos, la comunicación no se produce y únicamente
estaremos informando o llegando incluso a “desinformar”.
- Comunicación Ascendente: Este es el tipo de comunicación que se da con
mayor dificultad porque ha de fluir en sentido contrario al organigrama. El canal
por el que tiene que subir la comunicación se estrecha a medida que va
subiendo, impidiendo que el proceso de comunicación se desarrolle con
normalidad.
La manera de conseguir que esta forma de comunicación se produzca consiste
en mantener los canales necesarios abiertos. Estos canales son cualquiera que
facilite la comunicación entre los diferentes niveles de la organización por
ejemplo: Buzón de sugerencias, participación en reuniones multidisciplinares,
participación en equipos de mejora, revista interna, charlas de desarrollo.
La comunicación ascendente tiene una característica fundamental que es el
alivio de las tensiones entre las personas de niveles de responsabilidad
distintos al permitir compartir con personas de mayor responsabilidad sus dudas
e incertidumbres, aportando un valor importante al nivel de convivencia dentro de
la organización. También permite el retorno de información, haciéndose
igualmente valiosa para la dirección de la empresa, puesto que de esta manera
sabrá el nivel de eficacia que está teniendo la comunicación y en qué es
necesario mejorar.
La comunicación ascendente es de una relevancia creciente en cualquier
organización que pretenda aunar objetivos y crear una cultura compartida, puesto
que es ella quien proporcionará el estímulo necesario para conseguir la
participación y el compromiso de todas las personas de la organización.
Elementos de la comunicación
En un proceso de comunicación identificamos varios elementos sin los cuales no
sería posible la comunicación: el mensaje, el canal que transmitirá ese mensaje,
el codificador, el decodificador, el receptor del mensaje y el feedback que
demuestra que el mensaje ha sido recibido de forma correcta. Esto quiere decir
que consideramos la comunicación algo más que informar o transmitir un
conocimiento.
Mensaje es lo que transmitimos al receptor.
Un canal es el medio a través del cual se transmite un mensaje. Elegiremos el
canal a utilizar partiendo del efecto que queremos provocar en el receptor. El
mensaje que transmitimos es el mismo pero la forma de percibirlo por el receptor
será diferente dependiendo del canal que utilicemos, por lo tanto deberemos de
prestar una atención muy especial a su selección. Por ejemplo, no se transmite
igualmente un mensaje en una reunión que en una circular escrita.
Por esta razón deberemos tener perfectamente claro qué es lo que queremos
decir, a quién deseamos transmitirlo y qué efecto pretendemos provocar en el
receptor, buscando siempre aquellos canales que tienen un mayor impacto a un
menor coste y que son más adaptables al contenido del mensaje.
Dificultades en la Comunicación
La comunicación no se produce por el mero hecho de transmitir un mensaje a
través de un canal dirigido a un receptor. La comunicación se producirá
cuando el receptor asimile y entienda el mensaje. Cada persona codifica el
significado de un mensaje a través de su propia experiencia, filtrando su
significado a través de sus sesgos, experiencias e individualidades particulares.
Por lo tanto el éxito de la comunicación dependerá en gran medida del interés y
esfuerzo que el emisor invierta en hacerse entender.
La figura del feedback es el elemento fundamental que diferencia un proceso
informativo de uno de comunicación. Distinguiremos dos clases fundamentales
de feedback: uno referido a la información que se recibe y otro a la actitud que el
mensaje provoca en el receptor.
Existen también las llamadas “barreras a la comunicación”, que son todo aquello
que dificulta o desvirtúan el normal flujo del mensaje entre el emisor y el
receptor. Nos vamos a fijar principalmente en las:
Barreras psicológicas: este tipo de barreras son más difícilmente delimitables,
pero que constituyen la distorsión más importante dentro de la comunicación.
Aquí tendrían cabida los estereotipos, prejuicios y actitudes negativas.
Barreras físicas: aquí se recogerían todos aquellos impedimentos materiales a
la consecución de la comunicación, como por ejemplo el funcionamiento de los
ordenadores y también podríamos añadir la falta de conocimientos para su uso.