ADMINISTRACION ADMINISTRACION SISTEMATICA O ENFOQUES DE SISTEMAS DE LA ADMINISTRACION. El termino sistema ha logrado gran difusin en los ltimos aos.

Tipos de sistemas: Sistema econmico Sistema poltico Sistema de produccin Sistema de informacin

FUNDADOR: L. V. Bertalanffy OBRA: TEORIA GENERAL DE SISTEMAS DEFINICION DE SISTEMA: conjunto de partes independientes que actan en estrecha relacin formando un TODO unitario a los efectos de lograr un objetivo comn. CARACTERISTICA ESCENCIAL DE UN SISTEMA: consiste en la interaccin de las partes por la que est compuesto. PARA L.V. Bestalanffy existen dos elementos crticos: a) Las unidades, o sea los objetos o elementos b) Las relaciones entre los mismos. Un sistema empresarial est conformado por un conjunto de elementos como: Recursos materiales Recursos tecnolgicos Recursos humanos Recursos financieros Recursos mercadotcnicos - Actividades de Produccin - Actividades de comercializacin - Actividades de finanzas

Las partes y el todo: Cualquier sistema puede ser considerado como un subsistema de un sistema mayor o macro sistema. Los componentes de un sistema empresarial no actan de forma aislada, sino en forma integrada y sistmica. Lo que caracteriza a un sistema son las relaciones entre los elementos o partes de la organizacin y las variables del ambiente externo. Hay que considerar que cada sistema tiene sus lmites, aunque en ocasiones resulta bastante difcil definir donde comienza y donde termina las partes de un sistema. Hay que tener en cuenta que lo que realmente determina los lmites del sistema y de los subsistemas por estudiar son la finalidad del estudio, y las contingencias. Para realizar un estudio determinado en base al enfoque de sistemas de la administracin se debera considerar entre otros.

Los objetivos, las polticas y estrategias de la organizacin Los recursos disponibles Los limites de los sistemas y subsistemas por estudiar Las reas de decisiones de la organizacin y las necesidades de informacin de las mismas. Los canales de comunicacin existentes.

El sistema administrativo es un conjunto de recursos estructurados, compuesto de personas, maquinas o equipos, materiales y mtodos de trabajo, destinados a realizar una tarea administrativa especifica. El sistema de informacin es un subsistema del sistema administrativo, cuya finalidad es la de procesar el flujo de informaciones de la misma. Enfoque de contingencia de la administracin: Precursores de la teora del enfoque de contingencia: JOAN WOODWARD PAUL R. LAURENCE. JAY W. LORSCH TOM BURNS G.M. STALKER ALFRED CHANDLER JR.

Contingencia: significa la posibilidad de que algo suceda o no suceda en determinados sitios y circunstancias. El enfoque de contingencia afirma que no existe una nica forma ptima de organizar o administrar que sea aplicable a todas las empresas, si no que depende de las condiciones del ambiente donde estas desarrollan sus actividades. Las organizaciones desarrollan sus actividades en el marco de dos ambientes uno interno y otro externo. Ambiente externo: Ambiente general o macro ambiente Ambiente de operaciones o microambiente.

El enfoque de contingencia pone nfasis en las condiciones o situaciones del ambiente externo y en las demandas ambientales sobre la dinmica organizacional. Ambiente interno: Subsistema de produccin. Subsistema de marketing Subsistema de finanzas Subsistema de administracin

Todas las empresas son sistemas abiertos en constante interaccin con el ambiente externo, de donde obtienen los recursos necesarios, las procesa, obtienen los productos o servicios y devuelve el mismo al ambiente para el consumo.

El enfoque de contingencia proporciona los medios para una mejor comprensin de las condiciones o situaciones del ambiente externo que afectan el funcionamiento de las organizaciones de modo a diagnosticar, dar soluciones. La organizacin, as como los mtodos, sistemas y procesos o procedimientos operacionales de una empresa, dependen de las condiciones o situaciones del ambiente en que desarrolla sus actividades y de los recursos internos disponibles. De acuerdo con el enfoque de contingencia, la eficacia y efectividad de una empresa dependen de que su estructura organizacional y sus sistemas y procedimientos operacionales se correspondan con las condiciones del ambiente en el que se desarrolla sus actividades. ADMINISTRACION POR OBJETIVOS: Tambin denominada direccin por objetivos, gerencia por objetivos o administracin por resultados, es una tcnica de gestin, un estilo de administrar empresas. Peter F. Drucker a quien se considera como uno de los primeros autores en proporcionar ideas sobre la filosofa y proceso de esta materia. Administracin por objetivos: un proceso por el cual los gerentes superiores y subordinados de una organizacin identifican en trminos de resultados esperados y utilizan esas medidas como guas para la operacin de los negocios. Harold Koontz y Heinz Weihrich define la administracin por objetivos como un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas claves de una manera sistemtica y est dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizaciones o individuales. Antony p Raia destaca la prediccin del futuro en vez de dar la respuesta y reaccionar frente a los acontecimientos pasados. Establece que esta administracin est acorde a las necesidades y demandas de cualquier sociedad moderna. Administracin por objetivos. 1ER PASO: DEFINICION DE OBJETIVOS 2DO PASO: PLANIFICACION 3ER PASO: PRIORIZACION DE LAS ACTIVIDADES 4TO PASO: EVALUACION DE RESULTADOS 5TO PASO: TOMA DE DECISIONES. Respecto a la definicin de objetivos se enfatiza lo siguiente: a) Que los objetivos deber ser definidos en trminos de resultados concretos y no de actividades. b) Que los objetivos sean expresados en trminos claros evitando ambigedades. c) Que los objetivos sean cuantificados y o cualificados d) Que sean especificadas las fechas de comienzo y finalizacin de las actividades. e) Que los objetivos sean priorizados en base a reas claves de resultados. f) Que se tenga en cuenta la cadena de objetivos. g) Que los objetivos sean desafiantes o ambiciosos pero logrables.

PASOS A SEGUIR PARA ESTABLECER UN PLAN DE ACCION: a) b) c) d) Especificar el resultado que debe ser alcanzado Definir las actividades a ser realizadas para el logro de los objetivos. Establecer las relaciones entre las actividades Clasificar los roles y relaciones del personal y asignar responsabilidades por cada actividad. e) Estimar los lmites de tiempo y especificar fechas de realizacin de cada actividad f) Identificar los recursos adicionales necesarios g) Verificar tiempos limites y modificar plan de accin MEDIANTE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS SE PUEDE DETERMINAR: a) b) c) d) e) f) El que se debe hacer El cmo se debe hacer l cuando se debe hacer El donde se debe hacer El cuanto costara l cuando y donde se deben efectuar las acciones correctivas.

La administracin por objetivos busca fusionar, en forma armnica y dinmica las aspiraciones especficas de la empresa con las aspiraciones personales de sus directivos, gerentes o empleados. DESARROLLO ORGANIZACIONAL: Segn R. Beckhard es un esfuerzo planificado de toda organizacin dirigido desde la alta gerencia y destinado a incrementar la eficiencia y bienestar de la organizacin a travs de intervenciones planificadas. Segn Warren G. Bennis dice que desarrollo organizacional es una respuesta al cambio, una estrategia educacional compleja destinada a cambiar creencias, actitudes, valores y estructuras organizacionales. W. French y C. Bell sealan que el desarrollo organizacional es una actividad a largo plazo apoyada por la direccin superior cuya finalidad es mejorar procesos de solucin de problemas y de renovacin de la organizacin, mediante el diagnostico y la administracin de la cultura organizacional. El desarrollo organizacional es un proceso esencialmente dinmico, que incluye una combinacin de los cambios estructurales y comporamentales, con el fin de lograr una mayor eficiencia y eficacia en la organizacin. Para realizar cambios organizacionales se debe combinar las principales variables que afectan a una organizacin moderna: Los objetivos La estructura organizacional Las personas La tecnologa

El desarrollo organizacional parte del principio de que un cambio planificado es una tcnica especializada, cuyo objetivo fundamental es determinar acciones y cambios racionales.

El enfoque de desarrollo organizacional reconoce que el recurso humano es el ms importante de toda organizacin. ADMINISTRACION DEL TIEMPO: AFIRMACIONES INTERESANTES SOBRE EL TIEMPO: a) Nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, paradjicamente todo el mundo tiene todo el tiempo disponible. Por lo tanto el problema no es el tiempo si no la forma como lo empleamosb) Los desperdiciadores de tiempo ms comunes del mundo: el telfono, los visitantes inesperados, y las reuniones. Son los que los gerentes en su mayora consideran que se puede resolver fcilmente. c) El tiempo es su recurso ms precioso, ms limitado. Usted no puede alquilar, comprar, pedir prestado o robar ms tiempo. Haga usted lo que haga, la razn diaria est firmemente limitada a 24 horas y el da de ayer ya es histrico Eric Webster. En el ejercicio de la gerencia uno de los factores limitantes significativos es el tiempo La medida de la productividad es el tiempo. Debe recordarse que aprovechar el tiempo no es sinnimo de ejecutar con prisa. El apresuramiento proviene normalmente de la desorganizacin que a su vez dificulta el gerenciamiento. No es lo mismo la prisa que la rapidez. El tiempo es intangible pero se puede medir con cierta precisin segn el tipo de actividad que se trate. La planificacin del tiempo siempre debe efectuarse en base a los resultados y no en base a las actividades. DESPERDICIADORES DE TIEMPO MS COMUNES: SEGN MACKENZIE. a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) Interrupciones telefnicas Visitantes casuales Reuniones Administracin por crisis Falta de objetivos de prioridad y de plan diario Escritorio lleno/desorganizacin personal. Delegacin poco efectiva Intentar hacer demasiadas cosas al mismo tiempo. Falta de comunicacin o comunicacin poco clara Informacin inadecuada. Indecisin o tardanza Confusin entre responsabilidad y autoridad Inhabilidad para decir no Dejar tareas sin terminar Falta de autodisciplina.

El profesional de organizacin, sistemas y mtodos debe prestar especial atencin a los distintos aspectos relacionados con la administracin del tiempo.

ORGANIZACIN Y CONDUCCION DE REUNIONES: Que es una reunin? Un grupo de personas que se juntan para tratar temas de inters comn. En una reunin se confrontan ideas u opiniones, puntos de vista, se intercambian datos e informaciones, se discuten temas diversos. Las miras de una reunin son: PLANEACION DE ACTIVIDADES ELABORACION DE PROGRAMAS DE ACCION SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE RESULTADOS. TOMA DE DECISIONES. SOLUCION DE PROBLEMAS.

Cabe sealar que el xito o el fracaso de una reunin puede estar condicionada por la organizacin, local, estilo de direccin o conduccin y de quienes participan de la misma. Medidas recomendadas para obtener mayor provecho de las reuniones: Respecto de la preparacin de la reunin. a) Antes de concretarse la realizacin de una reunin debe asegurarse de que la misma sea necesaria. b) Una vez concretada la reunin definir claramente los objetivos de la misma, es decir cuales son los resultados esperados. c) Determinacin del contenido o temas y duracin de la reunin d) Definicin del horario de la reunin e) Seleccin de los participantes. f) Determinar el numero de participantes. g) Seleccin del local para la reunin. h) Convocatoria para la reunin Respecto al proceso de la reunin: a) Recepcin de los participantes. Debe haber una o mas personas encargadas de recibir y ubicar a los participantes. b) Iniciar la reunin a la hora establecida. c) Comenzar el desarrollo del temario d) Propuesta de mtodos y procedimientos a seguir durante la reunin. e) Estimular la participacin de todos durante el desarrollo de cada tema f) Mantener el debate dentro del estudio. g) Controlar el tiempo. h) Clasificar y resumir los puntos importantes. i) Evaluar la reunin. j) Terminar la reunin a la hora predeterminada. k) Despus de la reunin

Respecto al modo de dirigir o conducir la reunin: a) Estilo autoritario: se basa en la autoridad del responsable de dirigir. Es decir por la posicin que ocupa, el director actua de forma autoritaria sin dar participacin, no hay posibilidad de emitir opiniones. b) Estilo consultivo: se basa en la consulta a los participantes sobre sus opiniones, puntos de vista etc. Sobre un tema determinado. Esta forma permite la participacin del grupo, la cual puede resultar motivador y satisfactoria. c) Estilo participativo: este estilo se carateriza por la activa participacin de los miembros del grupo. Estimula la iniciativa individual y grupal. Respecto a la interaccion de los participantes de la reunin: El xito de la reunin no solo depende de de la tcnica aplicada para la conduccin si no tambin mucho del comportamiento de los participantes: TIPOS CARACTERISTICOS DE PARTICIPANTES EN UNA REUNION: a) El callado: es aquel que esta siempre quieto, nunca expresa sus ideas, quizs porque no quiere o no le dejan hablar o por temor u otros motivos. Se debe averiguar las causas. Y lograr la participacin activa del mismo b) El hablador: es aquel que habla mucho. Esta persona habla de todo, de lo que sabe y de lo que no sabe entra y sale del tema de discusin, divaga y le cuesta concluir su exposicin. c) El colaborador: es aquel que contribuye positivamente en el desarrollo de las sesiones, opinando sobre los temas tratados, escuchando las ideas de los dems, solicitanto aclaraciones en los casos necesarios apoyando y oponiendo a las ideas sugeridas por otros y recomendando las soluciones posibles. d) El sabelotodo: es aquel que tiene siempre algo que decir, sobre cualquier tema. Es aquella persona que nunca deja de opinar apenas tenga una vaga referencia del tema en cuestin. Esta persona habla sugiere, interrumpe en cualquier momento informa etc. Aunque no convenza a los dems participantes. e) El timido: es aquel que esta siempre escondido o trata de hacerlo. Puede que tenga buenas ideas pero no se atreve a hablar, incluso cuando se le llama. f) El cuchicheador: es aquel que permanentemente molesta a sus vecinos, hablndolos en el oiddo, chismentando, intrigando o confundindoles con conversaciones paralelas. g) El discutidor: es aquel que esta siempre en oposicin a las ideas de los dems, se enreda fcilmente en discusiones y cree que solamente su opinin es la que vale. h) El distrado: es aquel que solo fsicamente esta en la reunin, el no sabe de que se esta hablando, su mente esta en otra parte. Esta persona no participa de la reunin. i) El organuizado: es aquel que asiste a la reunin bien documentado, para respaldar sus exposiciones. j) El gracioso: es aquel que se caracteriza por su ingenio y simpata de hacer reir a los dems. Esta persona siempre encuentra motivos para reir o hacer reir ya sea contando chistes o haciendo bromas. k) El optimista: es aquel que ve todo color de rosa. Para esta persona todo lo que se dice es positivo y no encuentra reparos en apoyar. l) El pesimista: ve obstculos en todas partes.

m) El acomodado u oportunista: siempre busca el lado mas fcil de las cosas. No se preocupa en pensar ni de esforzarse para sacar conclusiones. Buen participante de una reunin es importante: Prestar atencin a los temas de discusin Escuchar la opiniones de los dems Respetar las ideas de los dems Cooperar con el grupo de todo momento.

TECNICAS DE DECISION La toma de decisiones constituye la actividad central de los directivos o gerentes de todos los niveles de una organizacin. Decisin: consiste en el proceso de eleccin de uno o mas cursos de accin, de entre las opciones encontradas, para la solucin de un problema. ETAPAS DE PROCESO DE TOMA DE DECISIONES: a) Determinacin del problema que consiste en detectar las situaciones que general el problema. b) Clasificacin y descripcin del problema una vez detectadas las diferentes situaciones. c) Anlisis de las relaciones causa-efecto. Es decir examinar todas las causas que generan o pueden generar el problema. d) Definicion de la alternativa u opciones de solucin. e) Evaluacin de las diferentes opciones y seleccionar la mejor opcin para la solucin del problema.. f) Programacin y ejecucin de las acciones para la solucin del problema. LAS DECISIONES SEGN F. BESSA DE ALMEIDA comprenden tres actividades principales. 1) La actividad intelectual: que consiste en la bsqueda de condiciones que determininen las decisiones a tomar 2) La actividad creadora: que consiste en desarrollar y analizar los diferentes cursos de accin. 3) La actividad de eleccin que tiene por finalidad escoger un curso de accin entre los identificados y analizados por la actividad creadora. La informacin constituye el factor clave para la toma de decisiones. Tipos de decisiones: a) Las decisiones programadas son aquellas que se aplican a los problemas rutinarios. b) Las decisiones no programadas son aquellas que se aplican en casos de problemas no rutinarios o excepcionales. CULTURA ORGANIZACIONAL: Conjunto de modos de vida y costumbres, conocimientos y grado de desarrollo artstico, cientfico, industrial, en una poca o grupo social. Tambin conjunto de las manifestaciones en que se expresa la vida tradicional de un pueblo.

La cultura de un pas de un regin o zona, esta definido por los valores, creencias, costumbres, usos, paradigmas, idiomas, musicas y danzas folclricas etc. Toda organizacin esta conformada por un conjunto de individuos y de grupos que cumplen funciones especificas interdependientes y complementarias, en forma integrada y sistemic, de modo a lograr los objetivos empresariales. La cultura organizacional puede definirse como el conjunto de creencias, valores, habitos, paradigmas de los individuos y grupos que conforman una organizacin. Se puede decir tambin que la cultura organizacional se refiere a la forma de pensar, de expresarse, y de actuar de los accionistas, directivos, gerentes y empleados. Tanto la cultura de un pas o regin, como la cultura organizacional, estn expuestas a los procesos de cambios que se suceden en el ambiente. El recurso humano constituye el pilar para el funcionamiento de cualquier tipo de organizacin.

ASPECTOS PSICOSOCIALES DE LAS ORGANIZACIONES: Conforme la definicin de Stephen Robbins, la psicologa es la ciencia que mide, explica y algunas veces cambia la conducta de los seres humanos. Los aspectos psicosociales de las organizaciones estn constituidos por una combinacin de conocimientos, bsicamente de psicologa, sociologa y antropologa.

Objetivos de los aspectos psicosociales de las organizaciones: Comprension de las bases psicolgicas de la conducta individual. Comprensin de las pautas de comportamiento grupal. Revisin de las teoras que relacionan al individuo con el grupo. Adiestramiento de las tcnicas de dinmica de grupos. Fomento de actitudes humanas en la consideracin del anlisis administrativo.

- El xito de lograr los objetivos organizacionales depende, en gran medida, del recurso humano, por lo tanto se deben considerar todos aquellos factores que influyen en la conducta del hombre. Relaciones Humanas: El estudio de las relaciones humanas en una organizacin esta constituido por un conjunto de conocimientos y tcnicas especificas destinadas a localizar y buscar la solucin de los diversos problemas que puedan surgir en las relaciones entre individuos que persiguen un mismo objetivo en la organizacin. Las relaciones humanas son el comportamiento y las actitudes desarrolladas por individuos y grupos de accin.

GESTION DE CALIDAD TOTAL: Es una tcnica de gestin, para algunos y una filosofa de vida para otros, que tiene como fin la satisfaccin del cliente o consumidor final de los productos o servicios ofrecidos por la empresa. Segn Dan Ciampra la calidad total describe el estado de una organizacin en la cual todas las actividades de la totalidad de las funciones se disean y realizan de tal forma

que se cubran todos los requerimientos de los clientes externos, a la vez reduciendo el tiempo y los costos internos y enriqueciendo el clima de trabajo. Segn Van Langen, la calidad puede definirse como los productos o servicios que alcanzan o exceden los requerimientos y expectativas del cliente. El concepto de calidad total se basa en la medicin del factor beneficio costo.

LOS CIRCULOS DE CALIDAD Tambin llamados crculos de desarrollo o de participacin, constituyen modelos o formas para mejorar la calidad integral de la organizacin y funcionamiento de los diferentes sectores o areas de una empresa y lograr mayor productividad mediante sectores o areas de una empresa. Los crculos de calidad son conformados por grupos de cinco a nueve personas o de cuatro a diez personas como mximo. Los crculos de calidad estn integrados generalmente por el gerente, jefe o supervisor y los empleados de un mismo sector o area.

Principales objetivos de los crculos de calidad se pueden citar: Capacitar al personal Promover el inters Facilitar el mecanismo y la integracin del personal Facilitar y mejorar la comunicacin Motivar desarrollar y aprovechar la creatividad Mejorar la productividad Proporcionar un ambiente agradable de trabajo. Lograr el mejoramiento y desarrollo de ls actividades de la empresa.

El sistema justo a tiempo: Es una tcnica de gestin que buscar asegurar la produccin de bienes o servicios con la calidad necesaria en el tiempo estipulado y a un costo razonable.