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Modelo Procedimiento de Facturacion

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PROCEDIMIENTO

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN:

PRC.FACT-V01 20121 PÁGINA: 1 DE 8

FACTURACION
REVISIÓN No:

CONTENIDO Página

1. OBJETIVO..................................................................................................................................................................................................................................................................2 2. ALCANCE...................................................................................................................................................................................................................................................................2 3. DEFINICIONES...........................................................................................................................................................................................................................................................2 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO....................................................................................................................................................................................................................3 6. DOCUMENTOS REQUERIDOS..................................................................................................................................................................................................................................6 7. REGISTROS REQUERIDOS......................................................................................................................................................................................................................................6 8. BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................................................................................................................................................................7

Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Todos los Derechos reservados. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio, será objeto de todas las acciones que correspondan. REFERENCIA: ISO 9001:2008 –

COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA

X

NUMERO DE COPIA

01

GLOSA: Es una no conformidad que afecta total o parcialmente el valor de una factura por prestación de servicios en salud. encontrada por la entidad responsable de pago. y termina cuando se hace seguimiento y medición al resultado del indicador para determinar mejora. además como soporte de la venta de servicios. ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generen un mayor o menor valor de la respectiva cuenta relacionada. facilitando la información al cliente y a las entidades responsables de pago sobre los servicios prestados bajo los parámetros convenidos. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . OBJETIVO Establecer los lineamientos para controlar el conjunto de actividades que permite liquidar la prestación de servicios de salud. 3. Todos los Derechos reservados. NOTA CREDITO/DEBITO: Documentos o comprobantes que evidencian un ajuste a una cuenta a terceros. regulación y control. DEFINICIONES CLIENTE: Persona natural o Jurídica que accede a los bienes y servicios de la organización a cambio de una transacción económica. ALCANCE Los lineamientos establecidos en éste procedimiento son aplicables a todos los servicios ofertados por la organización. RIPS: Registros del sistema de Información de Prestaciones de Salud. Son aquellos datos mínimos y básicos que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección. FACTURA: Documento mercantil que refleja la provisión de un servicio en las fechas y especificaciones en que se entregó. USUARIO: Persona que accede a los recursos y beneficios de la organización a los cuales tiene derecho.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. 2. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. Inicia al recibir las órdenes y autorizaciones debidamente validadas para su liquidación. será objeto de todas las acciones que correspondan. con el efecto de liquidar el valor comercial convenido.FACT-V01 20121 PÁGINA: 2 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 1. Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.

Semanalmente. Auxiliar de Facturación. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5. Mensualmente. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5. será objeto de todas las acciones que correspondan. Recepcionista. teniendo en cuenta los requisitos descritos en la MATRIZ DE CONTRATACION. Recepción 5. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA NUMERO DE COPIA 01 .1 ÍTEM 5. Oficina Administrativa 3 Cotejo de documentación en sistema. Viernes de cada Semana. 2 Recepción de documentación y revisión de soportes. almacenando este en medio magnético (cd). Genera por medio del sistema los registros de información de prestaciones de salud (RIPS). Generación de RIPS Oficina Administrativa Es cumplimiento de ley reportar los registros de información de la prestación del servicio a la entidad responsable de pago. codificados en archivo plano correspondiente al periodo facturado. 1 Entregar Ordenes medicas. Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generación de informes. X Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. .2 QUE (describir la actividad) 5. una vez se tenga la documentación completa. una vez se constate la información y soportes suministrados con los datos en sistema. Auxiliar de Facturación. para la generación de RIPS.FACT-V01 20121 PÁGINA: 3 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5. Todos los Derechos reservados. así como cualquiera que solicite adicionalmente la entidad como soporte a la actividad. Recibe la documentación legajada en carpetas por entidad con sus soportes.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Entrega los documentos y sus soportes debidamente clasificados y legajados en carpetas rotuladas por entidad a la oficina administrativa. Una vez recepción libere la documentación recopilada.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere generar factura de los servicios prestados.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5. Se requiere constatar la información suministrada en los documentos soportes con lo registrado en el sistema para generar los registros.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5. Autorizaciones y documentos soportes. revisando para cada usuario los soportes requeridos según el servicio y referente a los derechos y deberes validados para la prestación del mismo. para la liquidación de los servicios y respectiva generación de factura. 4 Auxiliar de Facturación. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. Oficina Administrativa Es necesario revisar la documentación que soporta la liquidación de los servicios prestados en el periodo a reportar.

será objeto de todas las acciones que correspondan.1 ÍTEM 5. se corrige el error y pasamos al paso 4. imprimiendo en medio físico anexando los documentos soportes a cada una de ellas según MATRIZ DE CONTRATACIÒN.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere constatar que los datos no contienen errores en los archivos magnéticos codificados generados.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5. Generación de Facturas Auxiliar Facturación. Genera por medio del sistema las FACTURAS correspondiente al periodo a reportar. Mensualmente.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. Gerente.FACT-V01 20121 PÁGINA: 4 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5. Oficina Administrativa. 7 Generación e Impresión de relaciones de RIPS y FACTURAS.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. 9 Firma de relación de RIPS. Mensualmente. Se requiere liquidar a la entidad las actividades registradas en el periodo. Genera relación de las facturas y RIPS en un procesador de texto. tomando los resultados generados y coteja los datos consignados en los RIPS. firmando el registro FACTURA. Mensualmente. Todos los Derechos reservados. una vez se obtienen el total de los registros generados en el periodo. Oficina Administrativa. en el cual registra en tablas los documentos y archivos electrónicos a recibir por entidad. Se requiere respaldar con firma de la gerencia que las actividades reportadas fueron ejecutadas a satisfacción. 6 Mensualmente o una vez se validan los registros generados. Firma la relación de RIPS reportados por entidad contenido en los cds a enviar.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5. Auxiliar Facturación. 5 Validar RIPS Auxiliar Facturación. 5. Mensualmente o una vez se generen las facturas por entidad. Siguiendo las especificaciones del software en el MANUAL DE SOFTWARE GESLAB para generación de Informes.2 QUE (describir la actividad) 5. en el periodo por cada entidad responsable de pago.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Por medio de validador electrónico (software de la supersalud) se verifica la existencia o no de errores en los registros generados en el periodo. Oficina Administrativa. Gerencia. enfocados en los valores relacionados a la actividad reportada según entidad. Se inspeccionan cada uno de los registros de facturación generados en el periodo. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. Se requiere minimizar las devoluciones de facturas por errores en la generación. 8 Revisión De Facturas Contadora. Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Por que es necesario relacionar todas las actividades a reportar para generar recibido de las mismas por las entidades responsables de pago. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . Si se detecta un error de digitación en la generación de registros. Oficina Administrativa.

del procedimiento ANALISIS Y MEJORA Diligencia REGISTRO INDICADOR: X. asegurar el control del cumplimiento del Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIÓN.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC. los archivos planos en medio magnético con copia de las relaciones de RIPS y FACTURAS para obtener firma de recibido. Realiza llamados a cada entidad solicitando el estado de procesamiento de las facturas.4 CUANDO (tiempo o condición para ejecutar la actividad) 5. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . Diligencia el REGISTRO EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X Auxiliar Facturación.6 PORQUE (describir el porque o para que) Se requiere obtener el registro de la documentación enviada a cada entidad para su seguimiento. Servicios Varios Hasta los días 20 de cada mes. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. RIPS con soportes. 27 Medir el cumplimiento del Procedimiento GERENTE Gerencia Porque es necesario asegurar el cumplimiento Aplica el PROCEDIMIENTO MEDICIÓN. 11 Radicación de documentación. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio.FACT-V01 20121 PÁGINA: 5 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 5. Oficina Administrativa. Auxiliar Facturación.2 QUE (describir la actividad) 5.1 ÍTEM 5. será objeto de todas las acciones que correspondan. 12 Recepción de recibidos y Seguimiento de Facturación. Mensualmente. Mensualmente. se registra en documento digital ENVIO DE CORRESPONDENCIA la salida de los mismos.3 QUIEN (responsable de ejecutar la acción) 5.7 COMO (describir el método o los métodos que se van a realizar para ejecutar la tarea y recursos necesarios) Antes de enviar los paquetes de documentos y soportes a las entidades responsables de pago. Entrega la documentación del periodo reportado. 10 Registro de Envío de facturación. procedimiento. 5. Es necesario hacer seguimiento de la radicación de las facturas por cada entidad. ANALISIS Y MEJORA 28 Verificar el cumplimiento del Procedimiento COMITÉ DE X 29 Hacer mejoras Procedimiento al RESPONSABLE DE LA MEJORA Gerencia Porque es necesario Aplica los PROCEDIMIENTO ACCIÓN Donde se ejecute la mejorar continuamente el PREVENTIVA o CONTROL DE NO mejora Procedimiento. Se requiere obtener recibido de las relaciones entregadas. Oficinas de Entidades responsables de pago.5 DONDE (donde se ejecuta la actividad) 5. Porque es necesario según la Ficha Técnica. Todos los Derechos reservados. Oficina Administrativa. CONFORMES – ACCIÓN CORRECTIVA Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.

3 años 3 años ORDEN MEDICA Documento por el cual se especifica el servicio. Documento que contiene los parámetros para la revisión.2 TITULO DEL DOCUMENTO MANUAL DE USO DEL SOFTWARE MANUAL UNICO DE GLOSAS 6. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – . DOCUMENTO MATRIZ DE CONTRATACIÓN. Documento que proporcionan información sobre los mecanismos. REGISTROS REQUERIDOS 7.1 TIPO DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO 6. COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X 3 años 3 años 3 años NUMERO DE COPIA 01 Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.2 CONTENIDO Documento por el cual se identifica el Usuario. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. DOCUMENTOS REQUERIDOS 6. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. auditoria. formas de pago.1 TITULO DEL REGISTRO COPIA DE CEDULA DE CIUDADANÍA COPIA DE CARNET 7. Documento que registra diferencia entre lo liquidado por la entidad prestadora de servicio y las condiciones estipuladas por la entidad responsable de pago. Todos los Derechos reservados. 7. Documento por el cual se verifica la afiliación del Usuario en la Entidad promotora. guias del usuario y técnicas de uso del software GESLAB. cantidades y especificaciones requeridas a solicitar.3 CONTENIDO Documento que contiene las especificaciones.FACT-V01 20121 PÁGINA: 6 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 6. 3 años RIPS FACTURA GLOSA Documento que evidencia la información del usuario y el servicio realizado. será objeto de todas las acciones que correspondan. 3 años AUTORIZACIÓN. Documento que liquida los servicios prestados al usuario en fecha relacionada.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.3 TIEMPO DE RETENCIÓN (Archivo de gestión) 7. respuesta de las glosas presentadas por la entidad. y soportes a la facturación de servicios prestados.

será objeto de todas las acciones que correspondan. y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente. Especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación.1 TIPO DOCUMENTO NORMA INTERNACIONAL 8. 7. NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:2008 Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda. Todos los Derechos reservados.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.2 CONTENIDO Documento que registra la decisión de la entidad prestadora de servicios en salud sobre la glosa presentada por la entidad responsable de pago Documento que relaciona los registros de sistema de información de prestaciones de salud. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio. BIBLIOGRAFÍA 8.1 TITULO DEL REGISTRO RESPUESTA DE GLOSA RELACION RIPS 7.FACT-V01 20121 PÁGINA: 7 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: 7.2 TITULO DEL DOCUMENTO ISO 9000:2005 8. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 . 3 años Documento que proporciona evidencia del porcentaje de cumplimiento del procedimiento 3 años 8.3 CONTENIDO Describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.3 TIEMPO DE RETENCIÓN (Archivo de gestión) 3 años 3 años RELACION FACTURAS EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO X INDICADOR: PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO X Documento que relaciona las facturas a radicar por entidad generadas en el periodo. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. 3 años Documento que proporciona evidencia del cumplimiento de las actividades cumplidas dentro del procedimiento.

CONTROL DE ACTUALIZACIONES 2.4.1 REALIZÓ 1.2.2 FECHA 2012-07-02 1.2 REVISÓ 1.2 FIRMA 2.4 APROBÓ 2. será objeto de todas las acciones que correspondan. Contenido exclusivo del LABORATORIO CLÍNICO INVERSIONES Y PROYECTOS EFISALUD LTDA. REFERENCIA: ISO 9001:2008 – COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA X NUMERO DE COPIA 01 .3.3 APROBÓ 1.1 CARGO 2. Su reproducción o distribución total o parcial por cualquier medio.1.4 CARGO COORDINADO ADMINISTRATIVO 1.2 REALIZÓ 2.3.3 NOMBRE Y APELLIDOS LUIS CARLOS ESCANDON 1.PROCEDIMIENTO CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: PRC.4.5 FIRMA ----------------------- 2.3 REVISÓ 2.2 FIRMA 2.1 CARGO 2. Todos los Derechos reservados.5 ACTUALIZACIÓN REALIZADA Diseño de Formato © 2011 de Global Salud Ltda.2.1.FACT-V01 20121 PÁGINA: 8 DE 8 FACTURACION REVISIÓN No: HISTORIAL DEL DOCUMENTO 1.1 CONTROL 1.1 CARGO 2.1 FECHA DE ACTUALIZACIÓN 2. CONTROL INICIAL 1.2 FIRMA 2.1.

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