Prize-Tutorial Portal Win (Contabilidad - Tesorería - Adquisiciones) PDF

SOLUCIÓN GRUPO PRIZE
MATERIAL DE APOYO CAPACITACIONES

PLATAFORMA Q-Biz
PORTAL WINDOWS
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Toda la información y el contenido de este Tutorial, imágenes y textos, así como la estructura son propiedad de Sosya SpA., la que se reserva todos los derechos. Queda prohibida la reproducción, retransmisión, copia, cesión total o
parcial de los contenidos sin previa y expresa autorización de Sosya SpA. Santiago, 2019-2020.
SOLUCIÓN GRUPO PRIZE ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Índice
AMBIENTE Q-BIZ CONTENIDOS CAPACITACIÓN 16/12
01. Accesos ................................................. 04 05. Contabilidad ......................................... 39
02. Interfaz ................................................. 05 06. Tesorería ............................................... 53
03. Workflow ............................................. 13 07. Activo Fijo ............................................ 62
04. Documentos ........................................ 15 09. Adquisiciones ....................................... 73
EJEMPLO
01. Nómina de Pago .................................. 18
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AMBIENTE Q-BIZ ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Ambiente Q-Biz
Ícono Implentado Portal Windows
Portal Windows permite realizar todas las funcionalidades de la solución, principalmente aquellas
01. Acceso relativas a procesos de datos como contabilizaciones, centralización, proceso de remuneraciones, etc.
02. Interfaz
Barra Menú
Ver
Barra Herramientas
Barra de Estado
Teclas de Aceleración
Ventana de Historia
Ventana de Adjuntos
Importación y Exportación
03. Workflow
Conceptos
Uso de WorkFlow
04. Documentos
Datos Cabecera
WorkFlow
Datos de Detalle
3 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

ACCESO ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Acceso
Usuario/Contraseña/Empresa Descripción
DOBLE CLICK SOBRE ÍCONO IMPLEMENTADO en el escritorio.
Ingresar nombre de usuario asignado y contraseña, si la
solución aborda a más de una empresa debe seleccionar la
empresa.
Al ingresar por primera vez se solicitará el cambio de

contraseña.

INTERFAZ ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Interfaz Ventana
Q-Biz Barra de Menú Descripción
En esta sección se describe la interfaz estándar de Q-Biz.
Los estándares refieren a:
‒ Menú de Componentes
‒ Barra de Menú
‒ Barra de Herramientas
‒ Barra de Estado
‒ Teclas de Aceleración
‒ Ventana de Historia
‒ Ventana de Adjuntos
‒ Ventana Ver Lista de Registros
‒ Importación y Exportación
Menú de Componentes Barra de Herramientas

Barra de Estado

PORTAL WINDOWS
Menú de Componentes
Q-Biz Descripción
Los menús que se presentan a los usuarios se obtienen de
directorios y archivos en disco, donde se catalogan las
consultas y otros archivos que se desean publicar, con
opción de habilitarlos sólo a algunos roles.
Bajo el directorio \MENU se pueden definir directorios con

el nombre de los roles, siendo estos accesibles sólo a los
usuarios que representan esos roles.
Menú de Componentes

PORTAL WINDOWS
Barra de Menú
Algunas opciones pueden estar deshabilitadas, dependiendo
del dato presente en el formulario, de los permisos del
usuario o de otras condiciones.
ADMINISTRACIÓN
LIMPIAR: Saledel registro actual sin modificarlo y queda
disponible para leer otro o crear un registro nuevo.
LEER: Carga los datos del registro o crea uno nuevo según
la identificación ingresada.
ELIMINAR: Elimina el registro que está presente en ese

momento.
GRABAR: Graba las modificaciones del registro que está

presente en ese momento.
VISTA PREVIA: Visualiza

el registro tal como se imprimirá.
Está presente solo en algunas aplicaciones, como Ingreso
de Documentos e Ingreso de Comprobantes.
IMPRIMIR: Imprime el registro. A diferencia del botón
imprimir de la barra de herramientas, este menú presenta
una ventana de opciones antes de imprimir. Está presente
solo en algunas aplicaciones, como Ingreso de
Documentos e Ingreso de Comprobantes.
EXPORTAR: Permite la exportación del registro en distintos

formatos. Mas detalles en Importación y Exportación.
IMPORTAR: Permite la importación del registro desde un

archivo. Mas detalles en Importación y Exportación.
PROPIEDADES: Presenta información adicional del registro.
SALIR: Cierra la aplicación.

PORTAL WINDOWS
Barra de Menú
VER
HISTORIA: Presenta el historial de cambios en el registro.
ADJUNTOS: Permite la incorporación y administración de

archivos adjuntos al registro. Al seleccionar la opción se
presenta la Ventana de Adjuntos.
NOTAS: Permite incorporar notas adicionales. Presenta una

ventana para ingresar Observaciones generales. Está
presente solo en algunas aplicaciones, como Ingreso de
Documentos e Ingreso de Comprobantes.
VER LISTA DE REGISTROS:Permite acceder a los registros

ingresados en el sistema. Más detalles en Ventana Ver
Lista de Registros.
NAVEGACIÓN EN NUEVA VENTANA: Indica si al abrir registros

desde otras aplicaciones, tal como el Portal Windows,
estos se presentarán en una nueva ventana o sobre esta
misma, reemplazando los datos existentes en ese
momento. Si la opción está marcada la aplicación queda
aislada y se previene perder datos ingresados al abrir otro
registro desde otra aplicación.
AYUDA
TÓPICO: Presenta la ayuda, que es información general
sobre la aplicación.
ACERCA DE: Presenta información de la versión de la

aplicación.

PORTAL WINDOWS
Barra de Herramientas
Q-Biz Descripción
Proveen accesos más rápidos a algunas de las opciones del
Menú.
LIMPIAR: Saledel registro actual sin modificarlo y queda

disponible para leer otro o crear un registro nuevo.
LEER: Carga datos de un registro o crea uno nuevo según

la identificación ingresada.
GRABAR: Graba las modificaciones del registro que se

esta editando en ese momento.
ELIMINAR: Elimina el registro que se esta editando en ese

momento.
IMPRIMIR: Imprime el registro. A diferencia del menú

equivalente, imprime directamente.
VISTA PREVIA: Visualiza lo que se imprimirá.
NOTAS: Incorpora notas y observaciones.

HISTORIA: Permite ver el historial de cambios de registro
que se esta visualizando en ese momento.
ADJUNTOS: Permite la incorporación y administración de

archivos adjuntos al registro.
VER LISTA DE REGISTROS: Accede a los registros ingresados.
AYUDA: Presenta ayuda para la aplicación.

Barra de Herramientas

PORTAL WINDOWS
Barra de Estado
Q-Biz Descripción
La barra de estado se presenta en la parte inferior de la
ventana principal de los documentos, con información
adicional y permite leer otros registros en cierto orden.
Los paneles que contiene son:
BOTONES DE NAVEGACIÓN: Permiten recorrer los registros

en la secuencia indicada por el Ordenamiento, con botones
de leer el primero, el anterior, el siguiente y el último. Estos
botones tienen un equivalente con teclas aceleradoras. Si
existe la lista de Ordenamiento la navegación se realiza
según el orden seleccionado.
ORDENAMIENTO: Lista con opciones de ordenamiento al

usar los Botones de navegación. Los valores varían según
cada aplicación. Si existe solo un ordenamiento este panel
no se muestra.
PANEL DE MENSAJES:Muestra estado del proceso en curso,

tal como Grabando registro, Leyendo registro, etc.
PANEL NÚMERO DE LÍNEA: Solo para ingresos con grilla de

detalle. Muestra el número de la línea actualmente
seleccionada en la grilla de detalles.
ESTADO: Muestra el estado del registro. Los valores son:
NUEVO, si se está creando el registro.
MOD, si se está modificando un registro ya existente,

donde se muestra en la etiqueta el último usuario que lo
modificó y en qué fecha.
Barra de Estado BLOQUEO: Si el registro está bloqueado de modificación,

muestra la imagen de candado y en la etiqueta un texto
explicativo.
EMPRESA. Muestra el código de la empresa.

PORTAL WINDOWS
Teclas de Aceleración
Q-Biz Descripción
El sistema contempla el uso de las funcionalidades de la
aplicación no solo a través de una interfaz gráfica, sino que
también a través de diversos botones del teclado, haciendo
la operatoria mucho más ágil y rápida.
F1: Presenta la ayuda de la aplicación.

F5: Leer registro.
CTRL + N: Limpiar.
CTRL + G: Grabar Registro.
F8: Consultas de Datos. En los campos que lo permiten,
muestra ventana de ayuda de valores.
F9: Si está posicionado en una grilla, copia datos de la fila
superior.
SHIFT+F6: Registro anterior. Equivalente a los Botones de
navegación en la Barra de Estado.
SHIFT+F7: Registro siguiente. Equivalente a los Botones de
CRTL + F6: Primer registro. Equivalente a los Botones de
CRTL + F7: Último registro del documento. Equivalente a los
Botones de navegación en la Barra de Estado.

PORTAL WINDOWS
Ventana Historia, Ver Adjuntos, Importación y Exportación

Ventana Historia Ver Adjuntos Importación y Exportación
La exportación permite grabar el registro en distintos
formatos, permitiendo posteriormente importarlo y evitar
la digitación. Los datos que se exportan son los que están
en la base de datos, por lo cual, si se han realizado
modificaciones, pero aún no se han grabado, estas no se
exportan.
La Importación permite recuperar datos previamente

exportados o generados por otros sistemas.
Al exportar se incluyen en los archivos datos referenciales,

los cuales son ignorados al momento de importar, pudiendo
no estar presentes.
ARCHIVOS DE TEXTO (.TXT): Almacena los datos de la sección

principal, la cual varía según la aplicación. Contiene una línea
para los títulos y las siguientes para cada línea de detalle.
ARCHIVOS DE CONFIGURACIÓN (.CFG): Por cada sección contienen

una línea con su nombre, encerrado entre [ ]. Dentro de la
sección contiene una línea con los títulos de los campos y
una o más líneas con los registros.
ARCHIVOS EXCEL (.XLS; .XLSX):Libros Excel que contienen una
Permite agregar, visualizar y eliminar archivos que se adjuntan hoja por cada sección, siendo el nombre de la hoja igual al
al registro que se está ingresando. Se accede desde el menú nombre de la sección. En cada hoja la primera fila contiene
Ver/Adjuntos o desde la Barra de Herramientas. los títulos de los campos y las siguientes líneas los registros.
Presenta la historia de cambios sobre el registro, proporcionando TÍTULOS DE COLUMNAS
una completa auditoría. AGREGAR ADJUNTO: Presenta una ventana para seleccionar un
nuevo adjunto a agregar. En cada sección la primera fila contiene el “nombre” de los
Las columnas son: ABRIR ADJUNTO: Abre el adjunto seleccionado. Es equivalente a campos, es decir contiene la identificación del dato en cada
hacer doble-click sobre el adjunto. columna.
FECHA: Fecha y Hora en que se realizó el cambio. GUARDAR COMO: Presenta una ventana para seleccionar una
USUARIO: Código del usuario que realizó el cambio. ubicación donde copiar el adjunto. En general para los campos predefinidos (los que existen
ACCIÓN: Acción realizada. Los valores más usados son Agrega, ELIMINAR ADJUNTO: Elimina el adjunto seleccionado. siempre en la aplicación) se asigna el nombre del campo o su
Modifica y Elimina. VER HISTORIA:. Presenta el historial del adjunto seleccionado. título (como se muestra en pantalla). Para los datos
ESTADO: Este valor depende de la aplicación. VER NOTAS: Permite agregar observaciones al adjunto. configurables (esquemas) se muestra su título.
COMENTARIO: Texto opcional para explicar la modificación. VISTAS: formato de visualización de los archivos (iconos grandes,
iconos pequeños, lista, detalle)

WORKFLOW ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Workflow
Workflow Descripción
Los Workflows definen los flujos de trabajo asociados a
documentos, para controlar las actividades, responsables y
tiempos del proceso de dichos documentos.

WORKFLOW ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Workflow
Conceptos Uso de los Workflow
COMPONENTES DE UN WORKFLOW Los Workflows se pueden asociar a los documentos. Para
esto, en la definición del Tipo de Documento, se puede
Un WORKFLOW es la representación de un proceso, que indicar el Workflow asociado a cada documento.
consiste en un conjunto de actividades y reglas de negocio
a aplicar a un documento, generalmente para lograr la Un documento estará en un momento determinado en
aprobación de este. una (y sólo una) etapa de su Workflow. En la medida que
avance en su proceso irá cambiando de Etapa.
Ejemplos de Workflows son el proceso de Aprobación de
Facturas, de Incorporación de nuevos clientes o de Al ingresar datos de un documento con un Workflow
Contratación de nuevo personal. Asociado, se presentan las Acciones definidas en el
Workflow. Estas acciones serán seleccionadas por el
Gráficamente un Workflow es una malla de Actividades o usuario o procesadas en forma automática mediante
Etapas. reglas de negocio catalogadas.
Las ETAPAS son un conjunto de actividades a realizar por un Podrán existir Consultas catalogadas o procesos que
mismo Rol en un tiempo relativamente corto, ya sea algunas operen sobre los Workflows.
horas o unos días. De esta forma cada etapa será un estado
de proceso y una instancia de control con un rol asignado y Se proveen estadísticas que representan las transacciones
opcionalmente un tiempo máximo (duración) en que se en proceso, en que etapas se encuentran, los tiempos
debe realizar esta. Etapa insumidos y destacan las etapas críticas.
Ejemplos de Etapas son “Registro de datos iniciales”,
“Aprobación del Gerente de área” y “Terminado”.
Gráficamente las Etapas son nodos o iconos que conforman Ejemplos de Acciones son “Aprobar”, “Rechazar” y “Enviar
un Workflow. a Espera”.
Los ROLES son las funciones o cargos representados por Gráficamente las acciones son Flechas que conectan las Etapas.
aquellas personas que realizan las actividades o Etapas. Por
lo anterior los Roles son atributos de cada Etapa. Las TRANSACCIONES Workflow son los documentos que
tienen dicho Workflow asociado.
Las ACCIONES son las transiciones posibles entre las Etapas.
En general serán posibles decisiones a tomar por los Por ejemplo, en un Workflow de “Incorporación de nuevos
usuarios para avanzar o retroceder en el flujo, es decir para clientes”, cada nuevo cliente se registra en un documento
pasar de una etapa a otra. separado y constituye una transacción del Workflow.

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Documentos
Descripción Datos de Cabecera
Los documentos del sistema serán parte de los ciclos
documentarios de la empresa, para procesos que incluyen
compras, inventario, ventas, etc.; a través de una interfaz
amigable y completa, en función de los campos
parametrizados para cada uno de ellos, haciendo extensible
el ingreso tanto para documentos cuyo origen sea
Contabilidad o Documento.
Los Documentos están divididos en secciones para el

ingreso de la información, siendo visibles solo los campos
configurados para cada documento seleccionado:
‒ Datos de Cabecera
‒ Workflow Los Datos de Cabecera corresponden a los datos únicos ingresados por Documento.
‒ Datos de Detalle
IDENTIFICACIÓN ÚNICA DE UN DOCUMENTO: Los campos que Si el Número no se definió como Ingreso Libre (emisión
forman la identificación se presentan con un triángulo preimpresa o folio automático), se deja el valor en blanco y
apuntando a su valor. se presiona el botón Leer o la tecla F5, con lo cual el sistema
asigna un número. Se presentan con triangulo verde.
Identificación por Número: Si el documento fue definido
como Folio propio (ej.: Orden de Compra), entonces su En ambos casos anteriores, si la Entidad forma parte de la
identificación única es su Número. identificación, también debe ingresarse su valor.
Identificación por Número y Entidad: Si se trata de un PARA LEER UN DOCUMENTO EXISTENTE: Se ingresa su
documento externo (ej.: Factura de Compra), entonces su identificación única, Número o Número más Entidad según
identificación única es su Número más la Entidad corresponda, y se presiona el botón Leer, o las teclas F5 o
(ej.: Proveedor) que lo emitió. TAB.
PARA CREAR UN DOCUMENTO: Si el Número se definió como Los datos posibles de ingresar en esta sección son, los que
Ingreso Libre, se ingresa un valor y se presiona el botón dependerán de la configuración de cada documento.
Leer, o las teclas F5 o TAB. Se presentan con triangulo
negro.

PORTAL WINDOWS
Documentos
Workflow
Botón Workflow
Cuando un documento tiene definido un workflow, en el respectivo para ello. De la misma manera, al tener asociado
Ingreso de Documentos se habilita un botón indicando la o un workflow, las opciones del menú “Opciones” relativas a
las posibles acciones que puede ejecutar el rol que está Aprobación de documento y crédito, quedan inhabilitadas
visualizando un documento, acciones que internamente se ya que se superponen las del workflow.
irán desplegando en función de las reglas de proceso
establecidas en el workflow hasta que el documento quede Algunas acciones del workflow pueden requerir ingresar
en estado Aprobado, momento en el cual el documento un comentario, el cual se graba en el historial del documento.
podrá continuar por el ciclo documentario convencional. En estos casos, al seleccionar la acción se presenta una
ventana para ingresar dicho comentario. Estos comentarios
El usuario, al momento de seleccionar la acción (ej.: Enviar), son útiles por ejemplo al rechazar un documento, siendo
graba el documento, sin necesidad de hacerlo con el botón necesario indicar la causa.

PORTAL WINDOWS
Documentos
Datos de Detalle
Corresponde a los datos de grilla de detalle, donde se
imputan las líneas de los Ítems o conceptos asociados al
documento.
Para agregar líneas: Si el documento acepta enlace de

documentos previos, se pueden agregar esas líneas
mediante la opción Enlazar a Documentos Previos, que
agrega automáticamente las líneas desde otro documento,
tipo precarga.
Si el documento acepta líneas sin previos, se pueden

agregar líneas ingresando un Código de Ítem.
Los campos del detalle dependerán de la configuración de

cada documento. En la grilla de detalles se dispone de un Si los datos de búsqueda no existen en la grilla, se agrega
menú contextual con las siguientes opciones, adicionales a una nueva línea al final de esta, con la cantidad indicada.
las ya descritas: Si los datos de búsqueda existen en la grilla, se agrega a la
línea existente la cantidad indicada.
Eliminar: Elimina las filas seleccionadas.
Esta barra también se puede utilizar para búsquedas sin
Copiar Grilla al Portapapeles: Copia al portapapeles toda la modificar ni agregar líneas, para lo cual se asigna cero o
grilla de detalle, en formato compatible con planillas de cálculo. blanco a la Cantidad.
Pegar Grilla del Portapapeles: Pega del portapapeles datos
a la grilla de detalle, en formato compatible con planillas de
cálculo. Las filas copiadas son agregadas a las ya existentes.
Barra de Buscar/Agregar ítems: Esta barra se presenta

sobre la grilla de ítems cuando está activado el menú de
Preferencias/“Mostrar Barra de Buscar/Agregar ítems”.
Provee una manera eficiente de agregar ítems a la grilla de

detalle, especialmente para el uso con lectores de códigos
de barra.
En la barra se indica una cantidad (valor 1 por defecto), el

código del Ítem y opcionalmente otros datos de búsqueda.
Al presionar el botón Agregar o al dar ENTER, el sistema
busca los datos ingresados en la grilla.

NÓMINA DE PAGO ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Nómina de Pago
Tesorería/Entidades Importante
Antes de procesar una Nómina de Pago, cada
proveedor debe tener seleccionada su “Forma de
Pago” en la Ficha de la Entidad.
‒ TRANSFERENCIA
‒ VALE VISTA
‒ CHEQUE
Esta clasificación filtra tipo de nómina habilitada

para cada proveedor.

PORTAL WINDOWS
Nómina de Pago Banco

Tesorería/Pagos/Nómina de Pago Banco Nómina de Pago Banco (Transferencia /Vale Vista)
Por cuenta entidad se consultan los documentos
pendientes, en esta consulta Proveedores
Nacionales (2020101)

PORTAL WINDOWS
CASO 1: Nómina de Pago Cheque

Tesorería/Pagos/Nómina de Pago Cheque Nómina de Pago Cheque
Para abrir una nueva Nómina de Pago, ir a
Herramientas Seleccionar “CARGA DE PAGOS***(S1)”

PORTAL WINDOWS

Se despliegan documentos No Nominados de
proveedores habilitados según pago con CHEQUE.
Para seleccionar se pueden aplicar filtros por

cuenta contable.

PORTAL WINDOWS

DOBLE CLICK SOBRE LOS DOCUMENTOS para cargar en la
Nómina de Pago.

PORTAL WINDOWS

DOBLE CLICK SOBRE LOS DOCUMENTOS para cargar en la
Nómina de Pago.

PORTAL WINDOWS

Ingresar monto disponible de caja para pago de
proveedor.

PORTAL WINDOWS

Eliminar por fila los documentos a excluir.

PORTAL WINDOWS

Botón WF
ENVIAR NÓMINA A WORKFLOW para aprobación,
modificación o corrección.

PORTAL WINDOWS

Ir a traspaso para generar Comprobante de Egreso.
SELECCIONAR CLP PAGO CHEQUE.

PORTAL WINDOWS

Desplegar Nóminas aprobadas, seleccionar y
pasar a pago.

PORTAL WINDOWS

GUARDARy GENERAR comprobante para emisión de
cheque manual/computacional.

PORTAL WINDOWS

Emisión de Pago. CLICK EN BOTÓN VISTA PREVIA/IMPRIMIR.

PORTAL WINDOWS

Vista Cheque Emitido.

PORTAL WINDOWS
CASO 2: Nómina de Pago Banco

Tesorería/Pagos/Nómina de Pago Banco Nómina de Pago Banco
Para abrir una nueva nómina de pago, ir a
Herramientas Seleccionar “CARGA DE PAGOS***(S1)”

PORTAL WINDOWS

Se despliegan documentos no nominados de
proveedores habilitados según pago con
TRANSFERENCIA o VALES VISTA.
Para seleccionar se pueden aplicar filtros por

CUENTA CONTABLE y/o ÍTEM DE FLUJO.

PORTAL WINDOWS

INGRESAR MONTO DISPONIBLE de caja para pago de
proveedor.
ELIMINAR por fila los documentos a excluir.

PORTAL WINDOWS

Botón WF
ENVIAR NÓMINA A WORKFLOW para aprobación,
modificación o corrección.

PORTAL WINDOWS

Ir a documento Aplicación Banco.

PORTAL WINDOWS

Abrir y en enlace, seleccionar con DOBLE CLICK
NÓMINA DE PAGO autorizada según folio.

PORTAL WINDOWS

Se carga la Nómina de Pago.
SELECCIONAR BANCO y GUARDAR.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
05 Contabilidad
Documentos y Consultas Plan de Cuentas
La Importancia del Plan de Cuentas y la Contabilidad radica en que los reportes de salida tienen por
Contabilidad fuente los registros contables.
01. Balance
02. Libros
03. Procesos
Centralización
Cierre Contable
Cierre de Existencias
CM Existencias
Costeo Inventario
Difirencia de Cambio
04. Informes
Detalle de Comprobantes
Emisión Comprobantes
Informe de Comprobantes
Secuencia Comprobantes

PORTAL WINDOWS
Balances
Permite ver reporte
Contabilidad/Balance Funcionalidad
Los Balances pueden navegar por las distintas cuentas
hasta llegar a los documentos o comprobantes que genera
las imputaciones contables.

PORTAL WINDOWS
Estado de Resultados
Contabilidad/Balance/Estado de Resultados Funcionalidad
Permite visualizar estados con la posibilidad de retornar
al origen.

PORTAL WINDOWS
Libros
Contabilidad/Libros Funcionalidad
Resumen que detalla las transacciones en un período
seleccionable.
‒ Libro Banco
‒ Libro Diario x Fecha
‒ Libro Diario
‒ Libro Inventario y Balance
‒ Libro Mayor x Fecha
‒ Libro Mayor

PORTAL WINDOWS
Centralización
Contabilidad/Procesos/Centralización Funcionalidad
Realiza el proceso de contabilización de documentos que
tengan definición de Comprobante en la opción de Tipo
de Documentos (sea esta definida en línea o batch). El
resultado del proceso genera asientos contables en
función de la definición estipulada para cada uno de
ellos, teniendo la posibilidad, entre otras opciones, de
establecer una agrupación por tipo de documento,
documento o seleccionar el o los documentos
específicos al momento de procesar.
Centralización agrupada de documentos. Proceso,

Centralizar / Reversar / ReCentralizar, Período / Día

PORTAL WINDOWS
Cierre Contable
Contabilidad/Procesos/Cierre Contable Funcionalidad
Consulta para generar cierre contable según período,
cuenta de resultado y tipo de comprobante.

PORTAL WINDOWS
Cierre de Existencias
Contabilidad/Procesos/Cierre de Existencias Funcionalidad
Consulta para procesar las variaciones en existencias al
cierre del ejercicio. Rebaja todas las existencias al final
del ejercicio y apertura de las existencias, con fecha del
inicio del ejercicio siguiente, repone las existencias,
aplicando corrección monetaria, en los casos que
corresponda. Valida calce de inventario para que no
afectar stock de inventario.

PORTAL WINDOWS
CM Existencias
Contabilidad/Procesos/CM Existencias Funcionalidad
Consulta de ítems afectados por la corrección, indicando en
su precio el aumento o disminución del costo, para
posteriormente reflejar la corrección monetaria en la
contabilidad una vez el documento se encuentre centralizado.

PORTAL WINDOWS
Costeo Inventario
Contabilidad/Procesos/Costeo Inventario Funcionalidad
Consulta estado de toma de inventario, indicando ítems
no costeados (drill).

PORTAL WINDOWS
Diferencia de Cambio
Contabilidad/Procesos/Diferencia de Cambio Funcionalidad
Consulta genera comprobante de las diferencias por tipo
de cambio a fecha determinada según rango de cuentas
contables.

PORTAL WINDOWS
Detalle Comprobante
Contabilidad/Detalle Comprobante Funcionalidad
Consulta de comprobantes según tipo de registro
contable EGRESO, INGRESO o TRASPASO.

PORTAL WINDOWS
Emisión Comprobante
Contabilidad/Emisión Comprobante Funcionalidad
Impresión de comprobantes contabilizados según tipo y
folio.

PORTAL WINDOWS
Informe de Comprobantes
Contabilidad/Informe de Comprobantes Funcionalidad
Consulta general de comprobantes según tipo de
registro contable EGRESO, INGRESO o TRASPASO.

PORTAL WINDOWS
Secuencias Comprobantes
Contabilidad/Secuencias Comprobantes Funcionalidad
Consulta que permite ver el correlativo por ejercicio.

TESORERÍA ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
06 Tesorería
Documentos y Consultas Tesorería
Organiza y gestiona todas las acciones relacionadas con operaciones de flujo monetario o flujo de caja.
Tesorería
01. Banco
Cartolas
Ingreso Cartolas
Conciliación Bancaria
Anula Cheques
Informe Cheques
02. Cuenta Corriente

03. Pagos
Nóminas de Pago Banco
Nóminas de Pago Cheque

PORTAL WINDOWS
Cartolas
Tesorería/Banco/Ingreso de Cartolas Funcionalidad
Permite el registro de las Cartolas que envían las
instituciones bancarias, para su posterior conciliación de
movimientos. Se establece su ingreso para todas aquellas
cuentas contables que tengan la marca de conciliación
en la definición. La aplicación provee la funcionalidad de
impotar/exportar, como funcionalidad estándar y
complementariamente la posibilidad de Importar
Cartolas Bancarias desde archivos planos en función de
la configuración que manejen las instituciones bancarias.

PORTAL WINDOWS
Conciliaciones Bancarias
Tesorería/Conciliaciones Bancarias Funcionalidad
Permite realizar el proceso de Conciliación y
desconciliación manual y automática, por diversos
criterios, en función de los movimientos contables y las
cartolas bancarias ingresadas para una cuenta en
particular.

PORTAL WINDOWS
Anula Cheque
Tesorería/Conciliación Bancaria/Anula Cheque Funcionalidad
Documento para anular cheque previamente emitido,
numero de cheque se reflejará como nulo en conciliación
y contabilidad.
SELECCIONA CUENTA BANCO/TIPO DE DOCUMENTO/NÚMERO

DE CHEQUE/CARGA Y PROCESA.

PORTAL WINDOWS
Informe de Cheques
Tesorería/Conciliación Bancaria/Informe Cheque Funcionalidad
Consulta de informe de cheques por cuenta de banco y
periodo. Informe de cheques emitidos y no emitidos,
indica: número de cheque, beneficiario, fecha del
comprobante, fecha de documento, monto, estado de
conciliación y si este ha sido reversado.
SELECCIONA EJERCICIO / MES / CUENTA BANCO / TIPO DE

DOCUMENTO.

PORTAL WINDOWS
Cuenta Entidad
Tesorería/Cuenta Corriente/Cuenta Entidad Funcionalidad
Consulta de movimientos asociados a una entidad.

PORTAL WINDOWS
Flujo Vencimientos
Tesorería/Cuenta Corriente/Flujo Vencimientos Funcionalidad
Informe analítico de documentos por vencer según
rango de consulta por fecha.
Filtrar por fecha de corte de informe, cuentas de análisis,

consulta por documentos Vencidos o Por Vencer, y
rangos de días para informe (3 rangos).
Exportable a planilla de cálculo y/o porta papeles.

PORTAL WINDOWS
Nómina de Pago Banco

Tesorería/Pagos/Nómina de Pago Banco Funcionalidad
Documento Pago masivo de proveedores, por nomina
para emisión de documento de pago según Forma de
Pago en Ficha proveedor.
Documento para pago masivo de compromisos de pago

con proveedores.
Generar documento indicando fecha de proceso, en

herramientas aplicar Carga de Pagos*, despliega lista de
documentos pendientes de pago, aplicar filtros y
determinar nomina a incluir en proceso de pago.

PORTAL WINDOWS
Nómina de Pago Cheque

Tesorería/Pagos/Nómina de Pago Cheque Funcionalidad
Documento Pago masivo de proveedores, por nomina
para emisión de documento de pago según Forma de
Pago en Ficha proveedor.
Documento para pago masivo de compromisos de pago

con proveedores.
Generar documento indicando fecha de proceso, en

herramientas aplicar Carga de Pagos*, despliega lista de
documentos pendientes de pago, aplicar filtros y
determinar nomina a incluir en proceso de pago.

ACTIVO FIJO ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
07 Activo Fijo
Documentos y Consultas Activo Fijo
El proceso de Activo Fijo permite el control de bienes, su corrección y depreciación en función de las
Activo Fijo vidas útiles.
Baja
Correción Monetaria Activo Fijo
Depreciación de Activo Fijo
Depreciación Activo Fijo
Factura Compra Activo Fijo
Incorporación Activo Fijo
Libro Auxiliar Activo Fijo
Mejoras y Disminuciones
Nota de Crédito Activo Fijo
Nota Débito Activo Fijo

PORTAL WINDOWS
Baja
Activo Fijo/Baja Funcionalidad
Documento que refleja la eliminación de un activo fijo.

PORTAL WINDOWS
Corrección Monetaria Activo Fijo

Activo Fijo/Corrección Monetaria Activo Fijo Funcionalidad
Documento que refleja la resultante del proceso de
Corrección Monetaria.

PORTAL WINDOWS
Depreciación y CM de Activo Fijo

Activo Fijo/Depreciación y CM de Activo Fijo Funcionalidad
Proceso que ejecuta la depreciación y corrección
monetaria de los activos, generando los documentos
DEPAF y CMAF.

PORTAL WINDOWS
Depreciación Activo Fijo

Activo Fijo/Depreciación Activo Fijo Funcionalidad
Documento que refleja la resultante del proceso de
Depreciación.

PORTAL WINDOWS
Factura de Compra Activo Fijo

Activo Fijo/Factura de Compra Activo Fijo Funcionalidad
Documento que permite el registro detallado por bien de
las compras realizadas.

PORTAL WINDOWS
Incorporación de Activo Fijo

Activo Fijo/Incorporación de Activo Fijo Funcionalidad
Agregar o incorporar un nuevo Bien identificado como
Activo Fijo.

PORTAL WINDOWS
Libro Auxiliar Activo Fijo

Activo Fijo/Libro Auxiliar Activo Fijo Funcionalidad
Es un registro de los datos de activos que se realiza para
un período tributario (mes- año), dando origen a un
resumen del bien y de su depreciación acumulada
durante el tiempo en que el bien ha permanecido en
manos del contribuyente.

PORTAL WINDOWS
Mejoras y Disminuciones
Activo Fijo/Mejoras y Disminuciones Funcionalidad
Documento que refleja las mejoras y/o disminuciones
que se aplique a los bienes, las cuales representen
aumentos o pérdidas en su valor.

PORTAL WINDOWS
Nota de Crédito Activo Fijo

Activo Fijo/Nota de Crédito Activo Fijo Funcionalidad
Documento legal donde interviene un descuento
posterior a la emisión de la factura de Activo Fijo,
anulándola de manera total o parcial según se requiera.

PORTAL WINDOWS
Nota de Débito Activo Fijo

Activo Fijo/Nota de Débito Activo Fijo Funcionalidad
Documento para informar al cliente el aumento de la
deuda posterior a la factura de Activo Fijo por un
concepto que se especifica en la nota.

AMBIENTES Q-BIZ ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
09 Adquisiciones
Documentos y Consultas Aquisiciones
Se registran todos los documentos asociados a un Flujo de Compras.
Adquisiciones
01. Registro Mantenedores
Ingreso ítem
Ingreso Proveedor
Contrato
02. Registro de Documentos

Solicitud de Compra
Orden de Compra
Orden de Compra (B)
Recepción de Materiales
Factura de Compras
Boleta de Honorarios
Devolución de Materiales
Nota de Débito Compras
Nota de Crédito Compras
Nota de Crédito Devolución Compras
Cierre Documentos Compras
03. Informes
Informe de Trazabilidad

ADQUISICIONES ADMINISTRATIVOS
PORTAL WINDOWS
Ingreso Ítem
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Ingreso Ítem Funcionalidad
Este documento permite ingresar la información de los
distintos tipos de Ítems con que opera la empresa, tales
como Productos, Servicios e Insumos, que por lo tanto
tendrán distintas características como si son costeables,
manejan centros de costos, etc.

PORTAL WINDOWS
Ingreso Proveedor
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Ingreso Proveedor Funcionalidad
Este documento permite ingresar la información de las
distintas entidades con que opera la empresa, tales como
Clientes, Proveedores, Funcionarios, etc.
Se puede asignar un código distinto a cada local o sucursal

de la entidad y posteriormente agrupar estas por R.U.T.

PORTAL WINDOWS
Contrato
Adquisiciones/Registro Mantenedores/Contrato Funcionalidad
Documento que registra los acuerdos entre una empresa
del grupo con proveedores. Este documento no
considera el control legal de los acuerdos.

PORTAL WINDOWS
Solicitud de Compra
Adquisiciones/Registro de Documentos/Solicitud de Compra Funcionalidad
Corresponden a todas las necesidades de compras de las
distintas áreas de las empresas del Grupo Prize.

PORTAL WINDOWS
Orden de Compra
Adquisiciones/Registro de Documentos/Orden de Compra Funcionalidad
Documento a través se formaliza una solicitud aprobada
y contrato para el registro del compromiso con los
proveedores.

PORTAL WINDOWS
Orden de Compra (B)

Adquisiciones/Registro de Documentos/Orden de Compra (B) Funcionalidad
Documento con el mismo objetivo que una OC, pero en
el cual actúa el impuesto de segunda categoría.

PORTAL WINDOWS
Recepción de Materiales
Adquisiciones/Registro de Documentos/Recepción de Materiales Funcionalidad
Documento que tiene por objetivo recibir los productos
en Bodega, solicitados con una OC previa, registrando
en inventario la cantidad real recibida.

PORTAL WINDOWS
Factura de Compras
Adquisiciones/Registro de Documentos/Factura de Compras Funcionalidad
Documento mercantil que refleja toda la información de
una operación de compraventa.
• Factura de Compra
• Factura Mano de Obra contratista
• Factura de Fletes
• Factura de Contratos

PORTAL WINDOWS
Boleta Honorarios
Adquisiciones/Registro de Documentos/Boleta Honorarios Funcionalidad
Documento emitido por los ingresos generados en las
prestaciones de servicios personales, de actividades de
segunda categoría.

PORTAL WINDOWS
Devolución de Materiales
Adquisiciones/Registro de Documentos/Devolución de Materiales Funcionalidad
Permite documentar la salida de materiales registrados
en una recepción que ya tiene asociada una factura y
deben ser devueltos al proveedor.

PORTAL WINDOWS
Nota Débito Compra

Adquisiciones/Registro de Documentos/Nota Débito Compra Funcionalidad
Documento para informar al cliente el aumento de la
deuda posterior a la factura de compra por un concepto
que se especifica en la nota.

PORTAL WINDOWS
Nota Crédito Compras

Adquisiciones/Registro de Documentos/Nota Crédito Compras Funcionalidad
posterior a la emisión de la factura de compra,
anulándola de manera total o parcial según se requiera.

PORTAL WINDOWS
Nota Crédito Devolución Compras

Adquisiciones/Registro de Documentos/Nota Crédito Devolución Compras Funcionalidad
posterior a la emisión de la Devolución de Materiales.

PORTAL WINDOWS
Cierre Documentos Compras

Adquisiciones/Registro de Documentos/Cierre Documentos Compra Funcionalidad
Documento que se dedica al término de solicitudes de
productos abiertas, tales como solicitudes y órdenes de
compra.

PORTAL WINDOWS
Informe de Trazabilidad
Adquisiciones/Informes/Informe de Trazabilidad Funcionalidad
Permite ver la trazabilidad de los productos desde la
Orden de Compra hasta las Facturas, para ver las
cantidades pendientes de recepción.

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SOLUCIÓN GRUPO PRIZE

MATERIAL DE APOYO CAPACITACIONES

01. Accesos ................................................. 04 05. Contabilidad ......................................... 39

02. Interfaz ................................................. 05 06. Tesorería ............................................... 53

03. Workflow ............................................. 13 07. Activo Fijo ............................................ 62

04. Documentos ........................................ 15 09. Adquisiciones ....................................... 73

01. Nómina de Pago .................................. 18

3 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Al ingresar por primera vez se solicitará el cambio de

4 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Los estándares refieren a:

Menú de Componentes Barra de Herramientas

5 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Bajo el directorio \MENU se pueden definir directorios con

6 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

ELIMINAR: Elimina el registro que está presente en ese

GRABAR: Graba las modificaciones del registro que está

VISTA PREVIA: Visualiza

EXPORTAR: Permite la exportación del registro en distintos

IMPORTAR: Permite la importación del registro desde un

PROPIEDADES: Presenta información adicional del registro.

SALIR: Cierra la aplicación.

7 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

HISTORIA: Presenta el historial de cambios en el registro.

ADJUNTOS: Permite la incorporación y administración de

NOTAS: Permite incorporar notas adicionales. Presenta una

VER LISTA DE REGISTROS:Permite acceder a los registros

NAVEGACIÓN EN NUEVA VENTANA: Indica si al abrir registros

ACERCA DE: Presenta información de la versión de la

8 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

LIMPIAR: Saledel registro actual sin modificarlo y queda

LEER: Carga datos de un registro o crea uno nuevo según

GRABAR: Graba las modificaciones del registro que se

ELIMINAR: Elimina el registro que se esta editando en ese

IMPRIMIR: Imprime el registro. A diferencia del menú

VISTA PREVIA: Visualiza lo que se imprimirá.

NOTAS: Incorpora notas y observaciones.

ADJUNTOS: Permite la incorporación y administración de

VER LISTA DE REGISTROS: Accede a los registros ingresados.

AYUDA: Presenta ayuda para la aplicación.

9 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Los paneles que contiene son:

BOTONES DE NAVEGACIÓN: Permiten recorrer los registros

ORDENAMIENTO: Lista con opciones de ordenamiento al

PANEL DE MENSAJES:Muestra estado del proceso en curso,

PANEL NÚMERO DE LÍNEA: Solo para ingresos con grilla de

ESTADO: Muestra el estado del registro. Los valores son:

NUEVO, si se está creando el registro.

MOD, si se está modificando un registro ya existente,

Barra de Estado BLOQUEO: Si el registro está bloqueado de modificación,

EMPRESA. Muestra el código de la empresa.

10 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

F1: Presenta la ayuda de la aplicación.

11 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Ventana Historia, Ver Adjuntos, Importación y Exportación

La Importación permite recuperar datos previamente

Al exportar se incluyen en los archivos datos referenciales,

ARCHIVOS DE TEXTO (.TXT): Almacena los datos de la sección

ARCHIVOS DE CONFIGURACIÓN (.CFG): Por cada sección contienen

12 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

13 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

14 TUTORIAL PLATAFORMA Q-BIZ PARA SOLUCIÓN GRUPO PRIZE Índice

Los Documentos están divididos en secciones para el