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Trámite documentario

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INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PRIVADO DEL ORIENTE

Proyecto:
TRÁMITE DOCUMENTARIO EN LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE LEONCIO PRADO.

Presentado por:

Tingo María-Febrero 2012

INDICE
-1-

PRESENTACION
I. Nombre del Proyecto................................................................................... 3 II. Diagnóstico y Justificación……………………………………………………... 3 III. Justificación.................................................................................................. 9 IV. Responsables del Proyecto......................................................................... 9 V. Objetivos...................................................................................................... 10 VI. Ubicación...................................................................................................... 11 VII. Órgano o institución responsable del proyecto............................................ 12 VIII. Beneficiarios directos e indirectos............................................................... 12 IX. Metas, resultados y efectos esperados del proyecto................................... 13 X. Administración del proyecto......................................................................... 15 XI. Presupuesto................................................................................................. 18 XII. Financiamiento............................................................................................. 19 XIII. Continuidad y sostenibilidad del proyecto.................................................... 19

PRESENTACIÓN

-2-

sustentado principalmente por los productos como el cacao que ha crecido gracias a sus diversos programas de impulso económico. Cabe señalar. Finalmente.152. aproximadamente. con la incorporación del sistema de información en la municipalidad provincial de Leoncio Prado. con la finalidad de ser destinados a solventar los diversos gastos que coadyuvan a llevar a cabo el normal desarrollo en el funcionamiento de los diversos sectores. Nombre del proyecto: “Trámite documentario en la municipalidad provincial de Leoncio Prado”. los productos de agroexportación del grano de cacao y el café.11. 77. al entorno de la agricultura. de acuerdo. que la economía doméstica sigue girando. con su capital la ciudad de Tingo María. incorporando personal de secretariado con labores eficientes y oportunas. se cuenta con un presupuesto de S/.885. Liderando y determinando la principal fuente de mayores ingresos de divisas. En la actualidad (2012). -3- .45 nuevos soles. I.396.La provincia de Leoncio Prado. Por otro lado. respecto. al tiempo y costos.168. contó en el año 2011 con un nivel económico de S/. la industria agrícola sigue siendo de mayor crecimiento.38 nuevos soles. contribuirá a que los trámites documentarios se vuelvan más rápidos.

u otros mecanismos alternos tradicionales existentes. conllevando a una gran transformación en los quehaceres de los agentes que tienen la profesión de secretariado. ya que. mediante la mesa partes.II. Los tramites documentarios. respecto. reflejándose en una pequeña encuesta hecho a la población en general. haciendo uso continuo de la tecnología de la internet. tales efectos se ven reflejados en el crecimiento de los diversos pueblos del mundo.-¿En la municipalidad de Leoncio Prado los trámites documentarios demanda mucho tiempo para tener respuesta? Gráfico 01: -4- . a). enfrenta constantemente las limitaciones en el uso de la tecnología de información. a la eficiencia y eficacia de la gestión de una determinada institución. cumple un rol muy importante. con la finalidad de saber con bastante exactitud sobre los trámites documentario que trae consigo en dicha institución. La municipalidad provincial de Leoncio Prado. el sistema de información juega un papel muy importante y de ello depende su éxito. ya sea. Diagnóstico El desarrollo con total normalidad de las diferentes actividades de los sectores de un país.

¿Ahorra tiempo la tecnología de la información y genera mayor eficiencia? Gráfico 03: -5- .b). debido a la carencia de la tecnología de la internet toma más tiempo para tener una respuesta? Gráfico 02: c)..- ¿Usted cree que el trámite documentario llevado a cabo en la municipalidad.

que existiera un desinterés en los documentos que se tramita vía internet? Gráfico 04: e).- ¿El trámite documentario manual aún sigue siendo muy burocrático en la municipalidad de Leoncio Prado? Gráfico 05: -6- .d).- ¿Usted cree.

¿Mediante la tecnología del internet se puede controlar mejor los documentos? Gráfico 06: g).- ¿El uso del sistema computarizado haría más rápido y fácil el trámite? Gráfico 07: -7- .f)..

h)..- ¿Se podría tomar menos tiempo y dinero para poder enviar los documentos por la tecnología de la información a las diferentes áreas de la institución? Gráfico 08: i).¿Los números de documentos generaría una demora en los resultados debido a la tecnología de la información? Gráfico 09: -8- .

.¿En todas las áreas de la municipalidad mejoraría la eficiencia en la atención al usuario si utilizaría el sistema computarizado en el trámite documentario? Gráfico 10: III.j). Justificación: La Municipalidad Provincial de Leoncio Prado es una institución estatal que se encuentra encargado en velar en el bienestar de toda la población en general. -9- .

IV. ya que. ya que. con el fin de mejorar el bienestar económico. Responsables del proyecto Con la iniciativa del éxito de dicho proyecto y los efectos positivos que se tendrá por el bien de toda la comunidad Tíngasela. social. Con la incorporación de la tecnología del internet. conlleva a ser un ente involucrado para llevar a cabo las diferentes acciones y la autorización de cualquier actividad. generando un aporte óptimo. se detalla a continuación.huáman@secretaria. convirtiéndose en un agente de suma importancia para llevar a cabo su deber con total normalidad. es un ente que contribuirá a su complementariedad para llevarse a cabo con total éxito dichos trámites. eficientemente cada vez que se le requiere. ayudará a simplificar los diferentes trámites documentarios. se encuentra capacitado con acorde a la realidad y a las exigencias del mundo. política y cultural de toda la provincia.ejecutiva -10- . teniendo en cuenta el personal de secretariado. pero. San Martín 03 123456 maylin. dicha responsabilidad: Nombre Responsable Dirección Teléfono E-mail : : : : : Pascual Guzmán Alfaro Maylin Av.lo que.

– Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan. Alameda Perú Nº 525. VI. ciudad de Tingo María. distrito de Rupa Rupa. Objetivos V.V. V. a continuación en un mapa la micro y macro localización: -11- . Ubicación El proyecto se encontrará ubicado en el departamento de Huánuco. – Proporcionar información veraz y rápida de los documentos que tramitan. Objetivo general: – Transformar la mesa de partes de la municipalidad de Leoncio Prado en una institución eficiente y eficaz en los diferentes trámites documentarios que se realicen. informativo y de sus intereses.2. – Desarrollar el interés y el uso óptimo continuo por la internet con fines. Presentándose. La ubicación micro localización es la Av.1. provincia de Leoncio Prado. Objetivos específicos: – Implementar a la municipalidad provincial de Leoncio Prado con modernas tecnologías de la información con el fin de llevar a cabo cualquier trámite documentario. – Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos dentro de cualquier institución pública o privada que lo requiera.

Figura 01: Macro localización del Proyecto Figura 02: Micro localización del Proyecto -12- .

servicios y otros.huáman@secretatia. Los beneficiarios directos del proyecto son todos los pobladores que practican cualquier actividad económica. IX. San Martín cuadra 03 12455 maylin. Órgano o institución responsable del proyecto Nombre Responsable : : Pascual Guzmán Alfaro Maylin Huáman Sanchéz Secretaria ejecutiva Dirección Teléfono E-mail : : : AV. Metas. resultados y efectos esperados del proyecto -13- .VII. quienes utilizarán la Institución para llevar a cabo cualquier trámite documentario para las buenas prácticas de diversos sectores. Beneficiarios directos e indirectos Las principales entidades beneficiarios es la población de toda la provincia de Leoncio Prado la cual se encargará en llevar a cabo cualquier trámite en dicha institución con la finalidad de desarrollar actividades de comercialización. construcción.ejutivo VIII.

Adecuada infraestructura de trámite documentario (existente de un sistema computarizado) EFECTOS ESPERADOS Que la población se interese por la práctica por la pequeña y mediana empresas. – 01 servidores adquirido e instalado.CUADRO 01: METAS. RESULTADOS Eficientes condiciones para realizar actividades económicas en la Provincia de Leoncio Prado. cultural. instalado. Instalado. Instalado. Muchas oportunidades de trabajo y de realización empresas por parte la población más necesitada.– 15 computadoras adquiridas. -14- . Generar empleo permanente a jefes de hogar pobres. Metas. – 03 Software adquirido e instalado. a. Municipalidad con servicios eficientes en asesoramiento y prestación de personal para la facilidad del empresario. – 01 Microsoft Office 2007-2008-2010 (Word con diseño de páginas web). RESULTADOS Y EFECTOS ESPERADOS DEL PROYECTO METAS Proporcionar un trámite documentario en la brevedad posible Secretarias eficientes y eficaces en los diversos servicios que se requieren. – 01 Módem con acceso a Internet (Correo Electrónico e Internet). social y económica. – 01 Editor de imágenes que soporte formato JPG. Dotar de condiciones adecuadas a la población para efectuar la práctica empresarial.

Resultados. – Mayor cobertura del servicio en atención del servicio (trámite documentario). – La municipalidad de Leoncio Prado. – 03 Mobiliarios para cómputo adquiridos. – Se estarán beneficiando toda la población de la ciudad de Tingo María.– 01. Instalado. c. tendrá mayor aceptación y confianza. – Alto grado de desempeño laboral de los trabajadores de la municipalidad con eficiencia y eficacia. -15- . – 03 sillas personales adquiridos. – Buena actitud y aptitud para enfrentar nuevos retos de la municipalidad de Leoncio Prado. – FTP (File Transmisión Protocolo). – La mayoría de los pobladores estarán manejando información en tiempo real. – Mayor calidad del servicio en el municipalidad de Leoncio Prado. b. – Mayor acogida por la inversión privada por el buen servicio que ofrecerá la municipalidad de Leoncio Prado. Instalado. Efectos esperados. Block de notas (Accesorios de Windows) para trabajar con códigos HTML.

La secretaria será contratada por medio de honorarios profesionales. Secretaria. Facilitadores. En la “fase de operación y mantenimiento”: -16- . Auxiliar. ante la necesidad de contar con una sólida estructura se ha formado una estructura organizacional administrativa. b). Logística. el gobernador de la municipalidad se encargara de la administración del proyecto. ante ello facilitara la información en tiempo real al usuario y siempre con la veracidad y eficiencia. quien velara por la buena marcha del mismo. Administrador: Se encargará de gestionar y supervisar todas las actividades que se realizarán dentro del proyecto y la toma de decisiones para el buen funcionamiento de la misma. A si mismo se encargará del abastecimiento de los requerimientos para la prestación del servicio. Administración del proyecto En la “fase de ejecución del proyecto”. quien realizara el apoyo y/o soporte técnico en la biblioteca virtual. Es el personal de apoyo del proyecto. h). a). c). Se contará con un jefe para la coordinación respectiva de las diferentes áreas. X. éste se encarga de realizar las labores documentarios entre otros.– Mayor competitividad y tecnología de las empresas en nuestro medio de la ciudad de Tingo María.

el acta y toda documentación aplicada a la empresa moderna. Relaciones Humanas.Área Informática (mesa de partes)..El personal debe tener los siguientes conocimientos de: Dactilografía Básica y Avanzada. introducción a la publicidad computarizada. Manejo de todas la herramientas de secretariado ejecutivo. Informes y Macros en Access 2007. Base de Datos. Área Ejecutiva. la esquela. Creación y Edición de Tablas. Corrección de la Ortografía y la Sintaxsis.Presentaciones en Diapositivas en Power Point 2007-2010 aplicado a la empresa. ordenaciones de datos y filtros avanzados.Manejo de Base de Datos en Access 2007-2010. Procesamientos de Textos con formatos en el procesador más utilizado en el mundo (Microsoft Word versión 2007-2010). Ortografía y Gramática. Impresión Documentaria y Manejo de Fax. Planilla Electrónica. solicitudes. con animaciones de las diapositivas aplicadas a reportes e informes empresariales. el oficio. Consultas. Correo Electrónico a través de Outlook 2007-2010. Manejo de Internet y Búsqueda de Información Avanzado en Google y otros buscadores.. Introducción a las Documentaciones Mercantiles. fórmulas matemáticas y financieras en Excel 2007-2010. introducción a los conceptos fundamentales de la administración -17- . tales como: trámites para licencia de funcionamiento. Con Redacción. Caligrafía. Etiqueta secretarial.La historia del secretariado. la municipalidad ofrecerá las siguientes informaciones. Relaciones Públicas. Formularios. Macros aplicados . el informe. contratos de compra y venta. funciones lógicas y matemáticas . Búsquedas y Remplazos de frases y palabras. telemárketing.

500 -18- . Balances de Sumas y Saldos y Balance general con estado de resultados.500 500 1000 3. instalado.000 10. Libro Diario.500 1. Borrador de Operaciones. Módem con acceso a Internet (Correo Electrónico e Internet). Libro Mayor.empresarial. S/. 250.00 37. S/. Presupuesto El presupuesto está enmarcado con lo que sigue: CUADRO 02: INVERSIONES RUBRO I. UNIDAD DE MEDIDA m2 Global Global m2 Global Global Global CANTIDAD 500 15 3 1 3 1 1 PRECIO UNIT. 0.5 2.800 2.500 PRECIO PARC.500 1. principios de la contabilidad.500 2. XI. INVERSION ACTIVO FIJO Refacciones Computadoras Muebles (mobiliarios y sillas para computo) Ambientación y otros Software adquirido e instalado Servidor adquirido e instalado.500 2800 2. teneduría de los libros contables de la contabilidad: Libro Inventario.

CAPITAL DE TRABAJO Caja y Bancos Otras Cuentas por Cobrar Diversas Publicidad Energía eléctrica Mano de obra indirecta Mano de obra directa TOTAL CAPITAL DE TRABAJO INVERSIÓN TOTAL Global Global Global Global 1 1 1 1 1800 1. Editor de imágenes que soporte formato JPG. se detalla dichos montos: CUADRO 03: FINANCIAMIENTO RUBRO Gobierno Regional Gobierno Regional de Huánuco 30% Gobierno local Municipalidad provincial de Leoncio Prado MONTO 20.130 46. Instalado.950 1. TOTAL INVERSIÓN ACTIVO FIJO II. ACTIVO INTANGIBLE Organización y constitución TOTAL ACTIVO INTANGIBLE III.800 51.000 1.50 67.000. Block de notas (Accesorios de Windows) para trabajar con códigos HTML.00 150.00 100 800 900 XII. Financiamiento El financiamiento. se encuentra sujeto al gobierno regional de Huánuco con 30% y llevado a cabo por la propia institución del 70%. Instalado.000 150 100 300 800 1. FTP (File Transmisión Protocolo). Instalado.970 -19- .100 Global 1 1000 Global Global Global Mensual Mensual Mensual 1 1 1 12 1 2 2.500 800 800 1.500 800 800 60.Microsoft Office 2007-2008-2010 (Word con diseño de páginas web).00 100.800 1.000 2. Instalado. A continuación.

hace que genera mayores ingresos y a la vez garantiza el servicio financieramente para su operación y mantenimiento. debido a que la municipalidad cuenta con personal capacitado.100 XIII. consiente de los cambios climáticos en el mundo.70% FINANCIAMIENTO TOTAL 67. todos sus servicios que brinda están estrictamente con cuidados en no dañar el medio ambiente. Sostenibilidad Ambiental: La municipalidad como parte del gobierno nacional. con la implementación del servicio de trámite documentario con la tecnología de internet. -20- . Con respecto a la sostenibilidad. en el manejo de trámite documentario y de la tecnología de la información. Sostenibilidad Financiera: Ante la constante demanda de trámite documentario por el servicio que brinda el municipalidad. ya que. cuenta en reglas sus servicios ante el gobierno regional y nacional. tendrá la capacidad de continuidad al menos por un periodo de 10 años. se hace mención los siguiente puntos tales como: Sostenibilidad Técnica: El proyecto está asegurado su continuidad. Sostenibilidad Legal: La municipalidad de Leoncio Prado. se brindará continuamente el servicio a la comunidad entera. Continuidad y sostenibilidad del proyecto El proyecto ejecutado.

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