Caso práctico de transformación digital 2.

0 en Perú
Empresa: Municipalidad de Chorrillos.
Historia:
La Fundación como pueblo data de 1,688, remontándose su origen a la época preincaica.
Alrededor del año 1,000 después de Cristo, se establecieron en las faldas del MORRO SOLAR
grupos humanos pertenecientes a la cultura Ichma, los cuales formaron el curacazgo de Sulco
o Armatambo. Ellos constituyeron un importante centro Urbano denominado Ichimatampu,
nombre que poco a poco fue derivando al de Armatambo. Los hallazgos arqueológicos
demuestran que estos habitantes desarrollaron aptitudes para la pesca y la obtención de
recursos marinos.
    
El Pueblo Hispano de Chorrillos se fundó y comenzó a poblarse gracias a la donación de tierras
que hiciera el Alférez Real Francisco Carrasco, a un grupo de pescadores que vinieron desde
Huacho y la Villa de Surco y que fueron los primeros pobladores que construyeron sus
habitaciones con características rusticas en este lugar. Durante la Colonia, Chorrillos constituyó
una serie de haciendas y zonas de descanso para las familias españolas. También
contribuyeron a la fama y prestigio de Chorrillos de esa época inmigrantes italianos, ingleses y
franceses.
Escenario:
En la actualidad la Municipalidad en mención tiene todos sus procesos muy manuales los
cuales le están ocasionando pérdidas cuantiosas en el control de los equipos que tiene a su
cargo como el control de los impuestos y los arbitrios.
En el cobro de impuestos y arbitrios tiene el control al 45% de la población y el 25% de las
empresas que se encuentran en su territorio, esto evidencia que muchas de las empresas no
están tributando mucho menos se están acercando a realizar sus pagos.
En el tema de la construcción, las empresas no están declarando la expansión de sus terrenos
tanto vertical o horizontal, es por ello que esta acción esta dejando de captar impuestos y
arbitrios por parte de la población y de la empresa de diferentes rubros y tamaños.
En los casos que las empresas deseen declaran sus impuestos y arbitrios, es un papeleo muy
complicado y engorroso, en el cual primero se debe de solicitar cita por la pandemia.
luego de 25 días de espera de entregado la documentación, las empresas deberán de
acercarse o el apoderado a verificar el estado de su pedido y en ocasione los giros
empresariales no están dentro de algún grupo específico, lo que ocasiona más pérdida de
tiempo y recursos. luego de ello. solicitan unos documentos que son importantes para el
declaratorio y se deben de pedir copias el cual no es de uso público y luego deberán de
certificarlo por un notario haciendo que el proceso demore más y se vuelva un dolor de
cabeza para la parte legal y administrativa no solo de la empresa s sino también para la misma
municipalidad que deberá de velar y revisar cada documento.

En caso que entren al flujo la validación, los documento tomaran otros 60 días en ser
tramitados, pero si existe errores en la declaración deberán de volver a presentar, la mayoría
de las empresas al ver estos escenarios, optan por esperar que a quelas municipalidad se
acerque con los auditores a la empresa y recién en ese escenario empezar a declarar los
arbitrios.

En la municipalidad existe actualmente 56 empleados en los rangos de edad de 30 y 55 años, y

los contratados de forma periódica y por recibos por honorarios son solo 13, para plantear una
transformación digital en la empresa muchos de ellos comentaron que no necesitan
automatizar nada porque les ocasionaría retrasar los procesos que ya están en curso además
que las capacitaciones no están solventada y existe un temor en perder el empleo es por ello
que ellos prefieren que las cosas continúen de la misma forma.
Las áreas de administración las cuales por área existe entre 4 y 5 personas y solo hay 3
computadores las cuales se turnan para poder ingresar las evaluaciones eso hace que la
documentación no presente los tiempos ideales en extenderlos.

Cuestionario:
1) ¿Qué plantearía para que las empresas puedan declarar sus arbitrios e impuestos en
menor tiempo?
2) ¿Qué inversión realizaría para mejorar la comunicación en los procesos?
3) ¿Qué plantearía en infraestructura tecnología en la municipalidad?
4) ¿Cómo entrenaría a los empleados para que contribuyan en la transformación digital?
5) ¿Cómo reduciría el tema de los empleados en la automatización de los procesos?
6) ¿Cómo plantearía un caso de negocio para mejorar los flujos de atención a los
ciudadanos?
7) ¿Podría proponer algún software que pueda contener todos los procesos?
8) ¿Qué benéficos adicionales podría beneficiar a la municipalidad la implementar una
transformación digital?
9) ¿Diseñe un gráfico, con las supuestas áreas de la municipalidad en la cual usted
implantaría una transformación digital?
10) ¿Cómo digitalizaría los procesos de la municipalidad, diseñar una solución?
1) ¿Qué plantearía para que las empresas puedan declarar sus arbitrios e impuestos
en menor tiempo?
La implementación de un software que permita el ingreso de los documentos de forma
digital (dar formatos predeterminados y permitir el llenado en línea) de requerirse
alguna firma importante, puede ser escaneada y con la hulla dactilar pasar una
validación para mayor seguridad.
2) ¿Qué inversión realizaría para mejorar la comunicación en los procesos?
Para mejorar la comunicación en los procesos considero que es fundamental invertir en
“nuevos canales” o usar los recursos con los que ya cuenta la municipalidad (correo,
redes sociales, etc). Se puede implementar un bot que ayude a resolver respuestas
sencillas del estado de la documentación con datos básicos, enviar vía GMAIL las
observaciones de cada documento, el porqué es rechazado o requiere de correcciones,
habilitar una opción en el sofware que permita dar un seguimiento de los filtros que
debe pasar la documentación para que las empresas y los representantes verifiquen el
correcto avance de cada proceso, se eviten los retrasos y el proceso sea realizado con
más claridad y simplicidad.

3) ¿Qué plantearía en infraestructura tecnología en la municipalidad?

Considero que se debería de manejar una infraestructura básica para iniciar con la
transformación digital:
Se debería tener como mínimo instalado Windows 7 en cada PC pertenecientes a las
áreas que se ven involucradas.
4) ¿Cómo entrenaría a los empleados para que contribuyan en la transformación
digital?
Se requieren de capacitaciones básicas en módulos para los empleados 50 empleados
que se encuentran en el rango de 30 y 55 años (porque se resisten un poco al cambio,
sería un proceso más tardado pero seguro para que se adapten y puedan ser
productivos).
Por otro lado, con respecto a los 13 empleados por hora y por recibos por honorarios,
facilitarles un manual y también brindar capacitaciones en sesiones para que se
adapten y puedan realizar sus funciones con la ayuda del nuevo software sin
complicaciones.

5) ¿Cómo reduciría el tema de los empleados en la automatización de los procesos?

Considero que, en el proceso de capacitación se evaluará el progreso de adaptación de
cada uno de los empleados, muy independientemente de su tipo de contrato, tomando
en cuenta los resultados, se debe de evaluar qué empleados pueden conservar su
puesto, quiénes podrían ser movidos estratégicamente o quiénes no podrían continuar
en el área porque ya no serían lo suficientemente productivos.
6) ¿Cómo plantearía un caso de negocio para mejorar los flujos de atención a los
ciudadanos?
7) ¿Podría proponer algún software que pueda contener todos los procesos?

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empresa, automatizando los procesos repetitivos, teniendo una visión total en todo
momento.

8) ¿Qué beneficios adicionales puede traer a la municipalidad el implementar una

transformación digital?
Crea y solidifica una imagen adecuada para que las empresas puedan seguir creciendo
dentro de los márgenes legales, sin procesos rigurosos.
Incrementa sus ingresos al conseguir que el porcentaje de empresas cumplan con la
declaración de impuestos y los pagos de sus arbitrios, por lo tanto, puede usar el dinero
para diversas mejoras en el distrito y así conseguir mucho más atractivo, por ejemplo,
cuidar
mejor todos los espacios de sus playas, tener mejores pistas, implementar más
cámaras de seguridad, lo que también traería consigo que más ciudadanos quieran
residir en el distrito.
9) ¿Diseñe un gráfico, con las supuestas áreas de la municipalidad en la cual usted
implantaría una transformación digital?

Organigrama actual de la municipalidad de Chorrillos

10) ¿Cómo digitalizaría los procesos de la municipalidad? Diseñar una solución.
EL software para la declaración de arbitrios y pago de impuestos permitirá:
Agendar una cita.
Ver los lineamientos de las documentaciones.
Redirigir a las vías de contacto (redes sociales, página web y correo corporativo)
Ingresar documentación para declarar impuestos.
Ingresar documentación para pago de arbitrios.
Ver estado de la documentación.
Ingresar correcciones.
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Respuestas a preguntas frecuentes.