Versin 5.

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Manual del Usuario

http://www.medical-soft.com/

2000-2008 Medical Software

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CAPITULO 1 Generalidades de MedFile 1.1 Descripcin general

MedFile es un programa diseado para satisfacer las necesidades de un Consultorio Mdico en general, y en particular para archivar Historias/Expedientes Clnicos y grficos de pacientes en un formato de Base de Datos, manejar los Turnos (Citas) para la consulta de hasta 200 usuarios y emitir Prescripciones y rdenes Mdicas en forma altamente personalizable y configurable por el usuario. Las imgenes pueden provenir de cmaras digitales, placas de video-captura, scanners, archivos grficos, pantallas capturadas, etc., proveyndose el medio adecuado para incorporar cada uno de estos objetos. Tanto las fichas clnicas como las imgenes y prescripciones pueden ser impresos y de generar reportes. MedFile cuenta adems con la capacidad nica de autoconfigurar Fichas Clnicas Personalizadas para cualquier especialidad mdica, y la posibilidad de adjuntar diagnsticos segn las Clasificaciones CIE-9CM y CIE-10 de la OMS (en espaol). MedFile est compuesto por 10 mdulos principales, que se analizarn en detalle posteriormente: Altas, Bajas y Modificaciones de Pacientes. Incorporacin, visualizacin y manejo de Imgenes. Mdulo de Historia/Expediente Clnico configurable por el usuario. Mdulo de Prescripciones y rdenes Mdicas. Copia de Seguridad (Backup / Restore). Mdulo de Turnos/Citas. Mdulo de manejo de usuarios. Mdulo de Utilidades y Opciones de Administrador. Exportacin de Base de Datos a hoja de clculo tipo Excel. Actualizacin por Internet.

1.2 Requerimientos mnimos de hardware/ Sistemas Operativos

Pentium 3 600 MHz o mayor. 512 Mb mnimo de RAM o mayor. Disco rgido con un mnimo de 30 MB libres Configuracin de video mnima: 800 x 600, color de 16 bits o mayor. (65.000 colores) Windows 98 / ME / 2000 / XP / 2003 / 2008/ Vista

1.3 Instrucciones de instalacin

Ejecute el archivo instalador (MF500.exe) desde la unidad correspondiente.

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1.4 Ejecutando MedFile por primera vez

Ejecute el programa desde el cono instalado en el Escritorio de Windows o en el Botn Inicio > Todos los programas > MedFile5. Por nica vez, deber elegir una contrasea de Administrador. En los sistemas monousuario, el Administrador es el nico usuario; en los multiusuario, el Administrador es el usuario principal, que tiene atribuciones para restringir el acceso de otros usuarios a las funciones del programa (ver Captulo 6 Administracin de Usuarios).

Ingrese la contrasea elegida para el Administrador, y gurdela en un lugar seguro. Si Ud. olvida la contrasea del Administrador, no podr ingresar nuevamente en MedFile.
Nota: Si Ud. no recuerda su contrasea de Administrador, pngase en contacto con Varsur Corp. por correo electrnico a medfile@varsur.net.

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En los siguientes inicios de MedFile, se le pedir la contrasea para ingresar:

1.4.1 Pantalla de comienzo Men y barra de herramientas

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Desde esta pantalla se ejecutarn todas las funciones y mdulos del programa, que pasaremos a describir a continuacin. Sobre el lado izquierdo de la pantalla se ubica una barra de navegacin que muestra los nombres de los pacientes ingresados ordenados alfabticamente. Todas las operaciones que se efecten con respecto a los datos de un paciente requieren seleccionar un paciente de la lista. En la cabecera de la barra se puede introducir datos para ser buscados en la base de datos de pacientes: Apellido, Nombres, Documento, N de Historia Clnica, o bien pueden visualizarse los nombres de todos los pacientes, presionando el botn la cantidad de pacientes ingresados. . A la derecha de la cabecera se lee

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CAPITULO 2 ALTA DE NUEVO PACIENTE 2.1 Ingresar un paciente

Esta operacin puede efectuarse de 2 maneras: a) Desde el Men: Archivo > Nuevo Paciente.

b) Oprimiendo el botn ubicado a la izquierda de la barra de herramientas.

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2.1.1 Alta de paciente

Ingrese los datos requeridos en la ventana "Alta de Paciente". Si el paciente es preexistente en la Base, MedFile le avisar.

2.1.2 Aplicar tablas a ventana de ingreso de pacientes: En el momento de ingresar el campo Cobertura, el usuario puede escribir dentro de la casilla, o bien presionar el botn , ubicado a la derecha del campo. Se abrir la ventana de Instituciones, desde la cual se puede seleccionar una de las Instituciones ingresadas previamente en la tabla.

2.1.3 Clasificaciones de la OMS MedFile tiene incorporadas las clasificaciones CIE-9CM y CIE-10 de la OMS. Si desea completar el cuadro Diagnsticos en esta instancia, presione el botn correspondiente (CIE-9CM CIE-10).

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Puede buscar un determinado diagnstico, y copiarlo al rea Diagnsticos de la ventana de alta de paciente, seleccionando el cdigo deseado y presionando de clasificaciones, presione . . Una vez cerrada la ventana

2.1.4 Fotografa del Paciente La presente versin de MedFile permite guardar junto con los datos demogrficos, una fotografa del paciente. La misma puede provenir de un escner o de una cmara digital, debiendo tener la extensin JPG. Para incorporar la foto, cliquee en Agregar.

Seleccione la imagen de la carpeta correspondiente.

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Una vez completados los datos del paciente, presione el botn

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2.2 Base de datos de pacientes

Desde la barra de Base de Datos de Pacientes pueden ejecutarse las siguientes funciones: Ver y actualizar los Datos Demogrficos, Fichas Clnicas y dems datos del paciente. Visualizar Imgenes asociadas. Incorporar Imgenes a la Historia Clnica. 2.2.1 Barra de base de datos Para acceder a los datos de un paciente, ste debe ser buscado en la base de datos, por apellido, nombre o nmero de documento. En la ventana blanca se ubica el resultado de la bsqueda. Tambin puede accederse a una lista de pacientes presionando el botn Cualquier operacin requerir marcar un paciente. Esto se logra cliqueando con el ratn sobre el nombre del paciente. 2.2.2 Baja, Modificacin de paciente, Ficha Clnica, Grficos Para acceder a los datos y al Expediente Clnico de un paciente, haga clic derecho o doble clic sobre su nombre. Aparecer un men contextual:

Puede acceder a la Ficha Clnica presionando Ficha Clnica, modificar o eliminar los datos del paciente presionando Datos Demogrficos, y visualizar las imgenes grficas asociadas, o asociar nuevas imgenes presionando Archivos Grficos. 2.2.2.1 Datos Demogrficos La pantalla de Datos Demogrficos es similar a la de Altas. Por razones de seguridad, solamente el usuario Administrador puede modificar los datos demogrficos. 2.2.2.2 Ficha Clnica Se adjunta un modelo de Ficha Clnica general para Medicina Interna, que puede ser modificada por el usuario segn su especialidad. Ver Configuracin y Personalizacin.

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2.2.2.3 Archivos Grficos

Desde esta opcin puede verse una lista de grficos asociados, y un conjunto de botones para operar con los mismos. Vista Preliminar muestra el grfico en tamao reducido y con menor definicin (preview). Tambin puede pasarse desde aqu a la Ficha clnica o a los datos demogrficos del paciente, haciendo clic sobre el cono correspondiente. Si se desea verlo a tamao natural, y adems magnificar las imgenes, presione la opcin Ver Todos los Grficos.

Se presentarn todas las imgenes asociadas al paciente en formato de miniaturas (thumbnails). Para ver una imagen en su tamao normal, cliquee sobre la miniatura.

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Este es el mdulo de manejo de imgenes, con el cual se pueden efectuar las siguientes operaciones: Magnificacin y Reduccin (ZOOM). Impresin. Borrar imagen/es. Anotaciones sobre imgenes. Copiar imgenes al portapapeles de Windows Guardar/exportar imgenes.

Todas las operaciones se ejecutan mediante una barra de herramientas.

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Funciones de visualizacin Zoom (magnificacin) Presione el botn . Zoom (reduccin) Presione el botn Anotacin Presione el botn

y escriba o modifique sus comentarios en la ventana emergente. Presione

, y estos comentarios se grabarn junto con la imagen.

Impresin Presione el botn . A partir de este momento el dilogo que aparezca depender de la impresora que tenga instalada como predeterminada en Windows. Para una calidad ptima, recomendamos utilizar papel especial (tipo fotogrfico), y el mximo de resolucin ofrecido por la impresora. Cerrar Imagen Para cerrar la imagen actual y abrir otra, presione el botn Borrar Imagen Si se desea eliminar una imagen, presione el botn
Nota: Una imagen eliminada no podr ser restablecida.

Exportar/Guardar Imagen Como Esta funcin permite exportar una imagen o guardarla en el disco en los siguientes formatos y seleccione carpeta de destino, y nombre y grficos: JPG, GIF, BMP y PCX. Presione el botn formato del archivo. Copiar Imagen Esta funcin permite copiar una imagen al portapapeles de Windows para ser usada en otros programas (por ejemplo un procesador de texto). Para copiar una imagen, presione el botn en la barra de herramientas. Finalizacin del Mdulo Cierre la ventana del mdulo de Imgenes, con lo que retomar el control la ventana de Base de Datos.

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2.2.2.3.1 Incorporar nuevo grfico MedFile ofrece la posibilidad de asociar grficos a las Historias Clnicas de los pacientes. Dentro de la opcin Archivos Grficos, seleccione Incorporar nuevo grfico.

Desde esta ventana pueden seleccionarse archivos grficos (con formato JPG) para ser incorporados a la Historia Clnica. Los grficos o imgenes pueden ser de cualquier tipo y provenir de las ms diversas fuentes (documentos escaneados, placas de videocaptura, cmaras digitales, etc.). Los archivos JPG debern estar almacenados previamente en una carpeta cualquiera del disco.

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Una vez seleccionado el archivo, es necesario darle un nombre. Ingrese el nombre del archivo o imagen en la ventana Anotacin:

Presione el botn

para incorporar la imagen al registro del paciente.

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CAPITULO 3 FICHA CLNICA

MedFile est provisto de un mdulo para escribir, actualizar y mantener las fichas clnicas de los pacientes que figuran en la Base de Datos. El poder de este mdulo reside en su autoconfiguracin por parte del usuario para su especialidad y su conveniencia. Las fichas se escriben sobre una plantilla configurada por el usuario. A modo de demostracin, el programa trae una plantilla preconfigurada.

En el apartado 2 de la ficha clnica se pueden introducir una gran cantidad de datos y antecedentes del paciente, agrandando cada un de los tems:

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CAPTULO 4 Configuracin y Personalizacin 4.1. Configuracin de Ficha Clnica

Puede acceder al mdulo de configuracin de Fichas Clnicas desde el Men Principal > Herramientas > Configurar Ficha Clnica, o presionando el botn correspondiente en la barra de botones. Aparecer un modelo de ficha, cuyos ttulos pueden editarse, cambiarse y configurarse para todas las especialidades mdicas o las preferencias del operador:

Si Ud. modifica los ttulos, recuerde presionar el botn

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4.2 Configuracin de Membrete Personal

Acceda al mdulo de configuracin de plantillas desde el Men Principal: Edicin > Editar Membrete Personal:

El editor de membrete permite introducir hasta 8 lneas de texto. Cada lnea de texto es configurable en tipo de fuente, tamao, negrita, subrayado y cursiva. Una vez que haya configurado su membrete, presione pudiendo modificarse cuantas veces sea necesario. . Este ser su membrete de aqu en ms,

En la versin multiusuario, casa usuario tiene su propio membrete de prescripcin. Para crear un membrete especfico para un usuario, debe ingresarse a MedFile con el nombre de usuario y contrasea correspondiente.

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4.3 Configuracin del Membrete Institucional

Acceda al mdulo de configuracin de plantillas desde el Men Principal: Edicin > Editar Membrete Institucional:

El membrete institucional se utiliza en todos los reportes y listados que emite el sistema. Admite hasta 10 lneas de texto.

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4.4 Tablas de Instituciones

MedFile tiene incorporadas tablas de Instituciones para evitar escribir en las casillas correspondientes de la ventana de altas de pacientes cada vez que se ingresa un nuevo paciente. Al igual que todas las funciones de MedFile, las tablas son totalmente configurables por el usuario.

4.4.1 Ingresar Institucin: Desde el men general, seleccione: Edicin > Lista de Instituciones.

Esta ventana permite configurar la lista de Instituciones de cobertura mdica, agregar, eliminar tems.-

4.5 Lista de Prestaciones

Al igual que en el tem anterior, puede configurarse un listado de prestaciones que se utilizar al asignar un turno:

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4.6 Firma Digitalizada(*) (imagen de firma)

Esta utilidad permite incorporar la firma del profesional escaneada a la prescripcin. En la versin multiusuario, cada usuario puede tener su propia firma digitalizada; para esto debe ingresarse a MedFile con el nombre de usuario y contrasea correspondiente. Desde el Men Principal, seleccione Herramientas > Incorporar firma digitalizada. El archivo grfico que contiene la firma a incorporar debe tener el formato de mapa de bits (BMP).

(*) Nota: Firma Digitalizada se refiere a una imagen grfica de la firma del usuario, usualmente proveniente de un scanner. En ningn caso esta imagen deber ser confundida con una Firma digital (sistema de claves pblica y privada) a los fines legales. El usuario puede optar por firmar manualmente la prescripcin para dar valor legal al documento Prescripcin.

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Presione el botn Prescripciones.

para guardar el acceso a su firma, que ser empleada en las

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CAPITULO 5 Bsqueda de datos

MedFile incorpora la posibilidad de efectuar bsquedas por campos o palabras clave dentro las Fichas Clnicas y los Datos Demogrficos. La lista de fichas que contengan las palabras clave o los campos seleccionados aparecer a la derecha de la ventana:

Los campos que queden sin rellenar, sern ignorados en la bsqueda. El texto puede ser ingresado en maysculas o minsculas. La nica salvedad son las tildes o acentos, que deben ser respetados tal como fueron escritos en la ficha. Para ver la ficha correspondiente, seleccione el paciente y presione el botn .

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CAPITULO 6 Administracin de Usuarios (Versin multiusuario)

MedFile cuenta con opciones para administrar la seguridad del acceso a los datos e imgenes. El usuario principal o Administrador tiene acceso a todas las funciones de MedFile, y adems es el nico que puede crear nuevos usuarios y asignarles o denegarles permisos para acceder a datos sensibles. 6.1 Configuracin de la cuenta de Administrador: La cuenta principal de MedFile puede ser configurada para que el sistema recuerde la contrasea; es decir para no tener que introducirla cada vez que inicia MedFile. Tambin desde esta ventana puede cambiarse la contrasea del Administrador. En el Men principal de MedFile, seleccione Herramientas > Cuentas de Usuario > Cuenta de Administrador:

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Si desea que MedFile no pida la contrasea cada vez que ingresa, marque el casillero Recordar Contrasea y luego el botn correspondiente.
Nota: No marque la opcin Recordar Contrasea si el programa ser utilizado por ms de un usuario.

Si desea cambiar la contrasea del Administrador, ingrese la contrasea actual, confrmela en el casillero correspondiente y presione .

6.2 Administracin de Usuarios: La seccin Administracin de Usuarios permite al Administrador habilitar nuevos usuarios (hasta un mximo de 200), asignarles una contrasea nica, y definir los permisos del usuario, es decir a cules funciones del programa puede acceder. Seleccione Herramientas > Cuentas de usuario > Usuarios:

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El programa viene configurado con un usuario de muestra (adems del Administrador), cuyo nombre de usuario es test y cuya contrasea es 111111. 6.2.1 Privilegios y permisos de los usuarios El Administrador asigna los privilegios de los usuarios. Por ejemplo, el Administrador puede desear que su secretaria tenga acceso al mdulo de turnos, pero no a la lectura de la Historia Clnica de un paciente. Existen permisos de lectura y de escritura para los datos demogrficos del paciente, la Ficha Clnica, y el acceso a los Turnos del propio usuario y de los dems usuarios. 6.2.2 Creacin de un nuevo usuario Para que una persona tenga la posibilidad de tener su propia agenda de turnos o su membrete personalizado, debe darse de alta como nuevo usuario. Para crear un nuevo usuario o modificar contrasea o permisos de un usuario existente, Ud. debe haber ingresado en MedFile como Administrador. Presione el botn Nuevo:

Ingrese los datos del nuevo usuario y presione . A partir de este momento estamos en condiciones de definir los Permisos del Usuario creado. Los permisos que se crean por defecto son slo de lectura. Si se desea otorgar privilegios de escritura, es decir, que el usuario pueda modificar datos existentes o ingresar datos nuevos, marque los tems apropiados y presione el botn . Si no son marcadas las casillas Leer ni Escribir, el usuario no tendr ningn tipo de acceso a ese tem. Luego de haber asignado los permisos del usuario, presione .

6.2.3 Modificacin de Usuario Se puede modificar los datos de un usuario preexistente (contrasea, nombre y apellido y permisos) en forma anloga a lo descripto anteriormente. No olvide presionar el botn y luego .

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6.3 Inicio de Sesin (Login) de usuario Una vez creados los nuevos usuarios, stos ingresarn al programa con su nombre de usuario y contrasea. No es necesario escribirr el nombre de usuario; solo debe seleccionarse de la lista:

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Prescripciones

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MedFile permite redactar las recetas, prescripciones y rdenes mdicas, utilizando un formulario preestablecido y el membrete personalizado configurado previamente para cada usuario. Puede accederse al mdulo de prescripciones desde el Men Principal > Herramientas > Prescripcin > Abrir, o presionando el botn correspondiente de la barra de herramientas:

Una vez redactada la prescripcin, pueden ejecutarse una serie de funciones tiles, a las que se accede desde el Men Principal de Prescripciones, o presionando el botn derecho del mouse aparece un Men Contextual:

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7.1 Apellido y Nombre Incorpora a la prescripcin el nombre del paciente. 7.2 Cobertura Incorpora a la prescripcin la cobertura social del paciente. 7.3 Firma Digitalizada Incorpora a la prescripcin la firma digitalizada del mdico. (ver captulo 4: Configuracin y personalizacin). 7.4 Imprimir Imprime la prescripcin en la impresora predeterminada. 7.5 Tamao de la receta La receta viene con un tamao por defecto de 9.9 x 15.8 centmetros. Puede cambiarse su tamao como cualquier ventana: cliquee en uno de los ngulos y arrastre el ratn. El nuevo tamao aparece en el encabezado de la ventana, y puede ser guardado para que quede ajustado a sus necesidades. 7.6 Grabar y Cerrar Graba el contenido de la prescripcin en la Ficha Clnica (Prescripciones y Ordenes Mdicas).

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CAPITULO 8 Registro y Personalizacin de MedFile

Usted puede adquirir MedFile para aumentar la cantidad mxima de 10 pacientes y 2 usuarios que acepta la versin de evaluacin. Si desea adquirir MedFile, visite nuestro sitio web http://www.medical-soft.com/, donde podr comprar la Clave de Activacin y Personalizacin (CAP) para activar el software on-line con su tarjeta de crdito. Si Ud. ha bajado MedFile en su versin de evaluacin y lo compra, se le suministra una clave alfanumrica de activacin del producto, y un Nmero de Serie, que habilita el ingreso de ms pacientes (la versin de evaluacin acepta hasta 10 pacientes y 2 usuarios), y adems personaliza las pantallas y el membrete de la receta mdica con su nombre. Para introducir la Clave de Activacin y Personalizacin (CAP), vaya al men principal Licencia >> Ingresar Clave de Registro. Escriba el nombre suministrado para la personalizacin tal como se lo ha suministrado, respetando

se sugiere copiar y pegar los datos de registro en los casilleros correspondientes.

signos de puntuacin si los hubiere, acentos, ees y cualquier otro carcter no standard (p.ej.: diresis), y ms abajo el nmero de serie y la clave suministrada por nosotros. Para evitar errores

Importante: Si Ud. comete un error en el ingreso del nombre, serie o la clave, puede volver a intentarlo sin ningn problema.

Una vez que han sido incorporados los datos, presione el botn

Ahora, su software MedFile ha quedado registrado y personalizado, sin lmites en la cantidad de pacientes y usuarios, y las pantallas y membretes muestran su nombre.

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CAPITULO 9 Copia de Seguridad (Backup / Restore)

MedFile permite respaldar la informacin introducida en su base de datos, as como las fichas clnicas y las imgenes incorporadas. La copia de seguridad puede ser hecha en el mismo disco rgido, en otro disco rgido, y en medios removibles (discos ZIP y JAZ, CD-RW, expansiones de memoria USB, etc.). La copia se hace en forma transparente a un archivo comprimido, que en caso de necesidad puede restaurarse (restore). Recomendamos especialmente el uso frecuente de esta funcin, para
prevenir prdidas de datos importantes.

9.1 Backup Para guardar la informacin de sus pacientes, seleccione desde el men principal: Archivo > Copia de Seguridad > Copia de Seguridad:

Seleccione la carpeta o unidad para guardar los datos: por ejemplo: Mis Documentos:

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Presione el botn

9.2 Restaurar Copia de Seguridad (Restore) De la misma manera que en el apartado anterior, seleccione desde el men principal: Archivo > Copia de Seguridad > Restaurar Copia:

Elija la carpeta en la que previamente guard la copia de seguridad. Presione el botn .

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CAPTULO 10 Administracin de Turnos (Citas)

Una de las funciones ms poderosas de MedFile es el mdulo para la administracin de turnos o citas mdicas. Este mdulo es enteramente configurable para cada usuario, de manera que cada mdico autorizado, tiene su agenda de turnos propia.

Dada la enorme diversidad de opciones en cuanto a la configuracin de la agenda mdica, el mdulo de Turnos incluye una ventana de configuracin, desde la cual pueden prefijarse los das de atencin, los horarios de atencin, la duracin de cada visita y los das excluidos (feriados, vacaciones y otros). El usuario Administrador puede configurar sus propios turnos y tambin los de los dems usuarios. Los usuarios comunes tienen acceso nicamente a sus propios turnos, de acuerdo con los privilegios que se le otorguen. (ver Captulo 6)

10.1 Configuracin de Turnos Puede acceder al mdulo de configuracin de turnos desde el men: Turnos > Configurar Mis Turnos, o bien presionando el botn correspondiente de la barra de botones:

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10.1.1 Das de la semana A la izquierda de la ventana, y bajo el ttulo Das de la semana, podr configurar su agenda da por da cliqueando sobre el da en cuestin. Puede elegir hasta 3 franjas horarias por da. Seleccione los das y horarios de atencin comenzando por la primera franja para cada da. Las franjas horarias de los das en que no atiende deben quedar en NS (no seleccionado).

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10.1.2 Das excluidos Seleccione la opcin Feriados y das excluidos y presione el botn Calendario:

En el calendario que aparece como ventana emergente, puede seleccionar las fechas a excluir de la consulta, por ejemplo los das feriados, vacaciones, u otros. Marque con un doble clic el da deseado, y este aparecer en la lista de das excluidos. Puede eliminar los das que desee de la lista seleccionando la fecha correspondiente y presionando el botn Eliminar.

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10.1.3 Duracin de la Consulta Seleccione en la seccin correspondiente la duracin en minutos de cada consulta:

10.1.4 Resumen Antes de guardar su agenda de turnos, puede ver un resumen de lo seleccionado:

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Una vez configurados los turnos, presione condiciones de asignar turnos.

. La ventana se cerrar y ya est en

Las mismas consideraciones caben para establecer la agenda de turnos de otros usuarios.

10.2 Asignacin de Turnos Una vez configurados los turnos, es posible asignar turnos a pacientes. Para asignar un turno, seleccione en el men Turnos > Asignar Turno o presione el botn correspondiente:

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10.2.1 Asignando un turno Por defecto, el mdulo de Turnos se abre en la fecha actual. Los cuadros del calendario que aparecen con fondo azul son los das habilitados en la configuracin, de acuerdo a los das de atencin seleccionados. Los cuadros que aparecen con fondo gris son los das no habilitados. Usted puede asignar un turno en un da no habilitado. MedFile ofrece la posibilidad de asignar turnos de diversas maneras: A Seleccionando la fecha: Haga doble clic sobre la fecha deseada, y en el rea de listado de pacientes, doble clic sobre la hora deseada, o haga clic con el botn derecho del ratn sobre la hora elegida y seleccione Asignar en el men contextual:

B Buscando el prximo turno libre: Presione el botn Prx. Libre. MedFile encontrar el primer da y hora libres en la lista de turnos.

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Para asignar un turno, es necesario que el paciente se encuentre empadronado en la Base de Datos de MedFile. Si ya ha sido ingresado, puede buscarse en la Base de Datos por Nombre, Apellido, Documento o N de Historia:

Si el paciente an no ha sido ingresado, presione el botn Nuevo para abrir la ventana de Alta de Paciente. Se recomienda ingresar Apellidos, Nombres, Fecha de Nacimiento y un nmero telefnico de contacto. Una vez que el paciente ha sido ingresado o encontrado en la lista de bsqueda, presione . Los datos del paciente aparecern en el panel inferior izquierdo de la ventana:

Seleccione la prctica a efectuar, e ingrese un comentario, si fuera necesario:

Presione el botn Aplicar.

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En el caso de tratarse de un paciente ya registrado, tambin puede copiarse la informacin haciendo doble clic sobre el nombre del paciente que aparece en la barra de navegacin de la izquierda.
10.2.2 Sobreturno MedFile ofrece la posibilidad de asignar un turno fuera de los horarios establecidos o agregar un paciente intercalado entre otros. Para ingresar un sobreturno, seleccione la fecha con un doble clic en el calendario. Haga un clic sobre la lista de turnos, en la hora ms cercana a la que desea habilitar. Presione el botn Sobreturno:

Ingrese la hora, y los datos del paciente de la misma manera que lo explicado en el punto anterior, y presione Aplicar. Los sobreturnos aparecern en el listado resaltados en amarillo y con letras rojas. 10.3. Cancelaciones Cuando se desee cancelar un turno, haga clic derecho sobre el nombre del paciente y seleccione Cancelar Turno en el men contextual, o bien presione el botn Cancelar. Seleccione el motivo de la cancelacin. Nota: Es imprescindible seleccionar un motivo, dado que ste ser usado para generar los reportes correspondientes.

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10.3.2 Status de Turno El en momento de la consulta, el paciente puede tener tres estados: 1. En lista 2. Esperando 3. Atendido Los pacientes son ingresados en la lista cuando se les asigna un turno. Cuando el paciente ya ha llegado a la consulta y se encuentra en espera, puede asignrsele el , o bien status Esperando, cliqueando sobre el nombre y presionando el botn desplegando el men contextual, con el objeto de avisar al mdico que el paciente ya lleg a la consulta. En la columna Status aparecer una E y el horario de llegada y el nombre del paciente titilar en forma intermitente. Una vez que el paciente ha sido atendido, el mdico lo marcar con el botn , o bien desplegando el men contextual. Nota: Es importante que el status del turno sea actualizado a medida que los pacientes son atendidos (o cancelados), con el objeto de generar reportes que reflejen la actividad del da correctamente.

10.3.3 Actualizar Lista En las estaciones de trabajo remotas de una instalacin en red, el usuario puede presionar el botn , con el objeto de ver inmediatamente reflejados en su terminal los cambios operados en la lista de turnos. MedFile actualiza la lista automticamente una vez por minuto.

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10.4 Reportes De acuerdo con los listados de turnos, MedFile puede generar reportes para imprimir o ver en la pantalla. a. Reportes Personales: Cada usuario puede generar su lista diaria de reportes para control de su trabajo. En la ventana de Turnos, presione el botn Reportes y seleccione el reposrte deseado desde el men contextual:

b. Reportes Administrativos: El usuario Administrador puede generar reportes de turnos globales y por usuario:

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Reporte Global: Es un resumen de pacientes atendidos y cancelados en un rango de fechas, usuario por usuario:

Reportes por Usuario: Genera los mismos datos desarrollados para cada usuario. Todos los reportes generados en la ventana de Vista Preliminar pueden ser impresos, o bien exportados a formato RTF, soportado por la mayora de los procesadores de texto. Para guardar un reporte, presione el botn Guardar.

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CAPTULO 11 Utilidades y Opciones

11.1 Exportacin de Datos Pueden exportarse los datos demogrficos de los pacientes a una hoja de clculo tipo Excel (.xls), con el objeto de crear listas de correo, estadsticas, etc. En el men principal, seleccione Archivo > Exportar Base de Datos

Puede elegirse exportar todos los pacientes, o bien el paciente seleccionado. Tambin pueden elegirse los campos a exportar.

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11.2 Actualizacin por Internet Las actualizaciones son gratuitas dentro de la versin 5 (5.00 a 5.99). Dependiendo de la configuracin (ver Opciones), la actualizacin puede hacerse en forma automtica cada vez que se inicia MedFile, o bien manualmente, ya sea desde el Men Principal o desde la barra de botones:

En el caso en que haya una actualizacin disponible, el sistema pedir su permiso para descargarla e instalarla. Si no hay una actualizacin disponible, MedFile le informar (*).

(*) Nota: Si est ejecutando MedFile en Windows Vista, lea el Apndice I (pg. 49)

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11.3 Opciones El usuario Administrador puede elegir las siguientes opciones de funcionamiento de MedFile:

a. Actualizaciones Automticas: Si se habilita esta opcin, MedFile buscar una actualizacin en Internet cada vez que se inicia el sistema. Si la opcin est deshabilitada, igualmente se puede chequear manualmente si existen actualizaciones (Ver apartado 11.2). b. Desconexin automtica: Es una medida de seguridad que hace que luego de cierto tiempo de inactividad, se cierre la sesin de MedFile. Puede programarse este tiempo, desde cero (sin desconexin), hasta 60 minutos. c. Mensajes del Sistema: Se refiere a la posibilidad de que no se muestre el mensaje inicial en el que recomienda efectuar un backup. d. Archivo de Registro de Eventos del sistema (Logfile): Graba fecha y hora de ingreso y salida de cada usuario, e intentos fallidos de ingresar por contrasea errnea. Slo el usuario Administrador est autorizado a ver este registro y/o borrarlo:

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e. Formato de Fecha: Permite elegir el formato de la fecha para todas las operaciones. Por defecto, el formato de fecha para el idioma espaol es DD/MM/AAAA. Puede seleccionarse tambin el formato usado en los Estados Unidos (MM/DD/YYYY). f. Atajos de Teclado: Puede accederse a los menes y funciones de MedFile mediante atajos de teclado; por ejemplo, presionando ALT-A, se desplegar el men Archivo. En algunos teclados (por ejemplo en teclados ingleses de equipos porttiles laptops), presionando la tecla ALT se obtienen otros resultados (tildes, apstrofes), por lo que es conveniente deshabilitar los atajos de teclado.

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Apndice I

Actualizaciones de MedFile en Windows Vista

Para poder instalar la actualizacin en Windows Vista, debe ejecutar MedFile como administrador , es decir, debe hacer un click derecho sobre el cono de MedFile en el escritorio y elegir del men contextual que aparece: "Ejecutar como Administrador". Es la nica manera de instalar las actualizaciones. Ms abajo encontrar una imagen de cmo debe hacer esto. Si no ejecuta MedFile de esta manera, la actualizacin no se instala y por eso le sigue informando que hay una actualizacin para descargar. A partir de esta actualizacin y para las futuras, MedFile le recordar el aviso "ejecutar como administrador".

Ejecutar como Administrador (MedFile fijo)

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MedFile Manual del Usuario

Ejecutar como Administrador (MedFile Portable)

1. Inserte su dispositivo USB en la ranura correspondiente. 2. En la ventana Reproduccin automtica, seleccione Abrir la carpeta para ver los archivos.

3. Clic con el botn derecho del ratn sobre el cono MedFile 4. Seleccionar Ejecutar como Administrador.

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MedFile Manual del Usuario

LICENCIA Y TRMINOS DE USO

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