LA CARTA DE CONTROL INTERNO

LA CARTA DE CONTROL INTERNO DENOMINACIONES

- CARTA DE CONTROL INTERNO - CARTA DE RECOMENDACIONES - CARTA A LA GERENCIA

TIPOS DE INFORMES
TRADICIONAL

Basado exclusivamente en el estudio y evaluacin del Control Interno, como parte de una auditora de estados financieros Contiene una opinin sobre el Sistema de Control Interno Contable, a una fecha especfica o durante un perodo Sobre la totalidad o sobre una parte del Sistema de Control Interno para ser usado en forma limitada por el cliente

TOTAL

DE USO LIMITADO

EL INFORME TRADICIONAL
CUL ES SU ORIGEN? El cumplimiento de la Norma de Auditora Estudio y Evaluacin de la Estructura de Control Interno QU PERMITE? Advertir oportunamente al cliente sobre las deficiencias encontradas - CMO SE ADVIERTE?

Verbalmente : Para toma de medidas correctivas oportunas Por escrito : Mediante un informe explicando las deficiencias y las Para el cliente : Fortalecer su Sistema de Control Interno Para el auditor : Al mejorarse la eficiencia de los controles, disminuye
la cantidad de pruebas a realizar y proporciona una mejor base para confiar en el Sistema Contable

recomendaciones para superarlas y fortalecer el sistema QU BENEFICIOS SE OBTIENEN?

EL INFORME TRADICIONAL
QU SE REPORTA EN EL INFORME TRADICIONAL? Asuntos de inters constituidos bsicamente por deficiencias en : -El diseo -La Operacin -De la Estructura del Control Interno Que afectan negativamente la capacidad de la organizacin para: -Registrar -Procesar -Resumir -Reportar -Informacin financiera uniforme

LA CARTA DE CONTROL INTERNO

DEFINICION: La carta de control interno, llamada tambin Carta de Recomendaciones o Carta a la Gerencia. Es un informe menos detallado que el informe largo, que se emite a la alta direccin de la empresa, conteniendo una serie de observaciones con sus respectivas recomendaciones sobre aspectos de control interno, contables y administrativos, detectadas con motivo de la evaluacin del control interno y como resultado de la auditoria practicada. Por consiguiente, el auditor formula sus recomendaciones, a efectos de que la administracin adopte las acciones necesarias para superar las observaciones reveladas. La Carta de Control Interno constituye un informe complementario al Dictamen, que se emite generalmente en las auditorias realizadas a entidades privadas.

CARACTERSTICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO: La Carta de Control Interno debe concebirse como instrumento de ayuda a la empresa examinada, por lo tanto, es conveniente que esta sea leda por el Directorio y la Gerencia. La Carta de Control Interno debe ser elaborada teniendo en consideracin los siguientes aspectos: Debe tener un Tono constructivo: No obstante, que la carta de control interno contiene bsicamente observaciones, es conveniente que el auditor trate en lo posible de usar un tono constructivo en su redaccin, enfatizando ms en la necesidad de mejorar los sistemas y procedimientos. Asimismo, debera evitarse mencionar los nombres de las personas involucradas en las deficiencias para no afectar la susceptibilidad, salvo que se trate de irregularidades ( apropiacin de fondos, prdida de activos fijos, etc), donde si se requiere la precisin de los nombres de las personas involucradas. Debe tener Precisin: Cuando ms preciso sea el mensaje, ser mejor entendido por los ejecutivos de la empresa para la adopcin de medidas correctivas. Sin embargo, tambin tenemos que aceptar que en algunos casos, nos vemos en la necesidad de plantear observaciones y recomendaciones tenga un margen de manejo en la supervisin de sus problemas.

CARACTER STICAS Y CUALIDADES DE LA CARTA DE CONTROL INTERNO:

No usar lenguaje muy tcnico: El auditor debera en lo posible evitar el uso de trminos muy tcnicos. Piense que los usuarios no necesariamente son contadores pblicos o auditores que entienden nuestro lenguaje. Es conveniente la sencillez, sin llegar a extremos.
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- Considerar los elementos de la observacin y los comentarios de los ejecutivos: Es recomendable que en la narracin de los hallazgos para la carta de control interno, se tenga en cuenta los elementos ya estudiados anteriormente, tales como:
Describir la OBSERVACIN ( situacin encontrada) : Lo que se est incumpliendo o desarrollando deficientemente. Sealar el CRITERIO : Revelar el criterio o parmetro en que se basa el auditor para sealar que la situacin descrita es una observacin Identificar los EFECTOS : Describir los efectos que est originando la observacin o los que podra ocasionar. Revelar la CAUSA : Indicar cual o cuales son las causas que estn originando la observacin, para formular las recomendaciones en forma apropiada. Plantear la RECOMENDACION : Para eliminar la CAUSA u ORIGEN y superar la observacin - Tener en cuenta que el COSTO debe ser menor que el BENEFICIO

C A R T A D E C O N T R O L I N T E R N O

Trujillo, 29 de Noviembre de 2004 Seor Ingeniero Roberto Rios Ramos Gerente General de Empresa de Servicios Mltiples La Universal Presente

S.A.C.

Asunto : Carta de Control Interno, Auditoria al Ejercicio 2003 Muy seor nuestro: Nos es grato dirigirnos a usted, en relacin al asunto del rubro, para hacer llegar adjunto a la presente nuestra carta de control interno, conteniendo observaciones relacionados con aspectos contables y de control interno, provenientes de la auditoria realizada a los estados financieros del ejercicio 2003 Con tal motivo, para cada una de las observaciones se han formulado nuestras recomendaciones, a fin de que vuestra gerencia se sirva disponer las acciones necesarias para superarlas. Sin otro particular, nos suscribimos de usted. Atentamente. Cesar Rojas Gamarra Contador Pblico Colegiado Matrcula 4352

EMPRESA DE SERVICIOS MULTIPLES LA UNIVERSAL SAC. CARTA DE CONTROL INTERNO EXAMEN AL EJERCICIO 2003 I. ANTECEDENTES La auditoria se ha efectuado a solicitud de la empresa de Servicios Mltiples La Universal S.A.C. y de acuerdo a lo pactado contractualmente con fecha con fecha 03 de noviembre de 2004 2004 La auditoria comprende el examen a los estados financieros del Ejercicio 2003, 2003 as como la informacin complementaria, con el propsito de emitir nuestra opinin profesional sobre su confiabilidad, enmarcndonos dentro de las normas de auditoria generalmente aceptadas. aceptadas. II. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES: II. RECOMENDACIONES: Como resultado del examen y evaluacin de los controles internos se detectaron observaciones, las mismas que con sus respectivas recomendaciones se enuncian ms adelante, a efectos que la alta direccin de la empresa se sirva disponer las acciones necesarias para su superacin. superacin. CAJA - BANCOS 1.- Fondos Fijos no registrados Se ha determinado que los siguientes fondos fijos se encuentran registrados contablemente como entregas a rendir cuenta, en lugar de formar parte de la cuenta Caja - Bancos, tal como lo establece la naturaleza Contable de dichas partidas. Presidencia del Directorio S/. 1,000 Gerencia General S/. 1,000 Segn manifiesta el Contador, esto se debe a que la documentacin sustentatoria de los cheques que se emitieron en su oportunidad, sealaban que se trataba de dinero con cargo a rendir cuenta documenta da, razn por la cual se encuentra formado parte de la cuenta Cargas Diferidas. Como consecuencia de lo observado, se est distorsionando la naturaleza operativa y contable de estas operaciones, as como revela un inadecuado control contable y

2.- Cheques anulados al 31.DIC.2003 siguen presentndose en las conciliaciones 31.DIC.

bancarias Los siguientes cheques anulados se siguen presentando en las conciliaciones bancarias como pendientes de cobro al 31.DIC.2003.situacin no acorde con polticas y prcticas sanas de Control Interno. Cta. Cte. Cheque Fecha Importe Beneficiario Banco Santander 12345-03 456780 12.09.03 2,000 IBM De Crdito 98569.03 252536 24.11.03 1,500 Sta. Mnica La falta de coordinacin y oportuna comunicacin entre las reas de Tesorera y Contabilidad ocasiona que se presenten este tipo de observaciones, originando distorsin de los saldos de las cuentas corrientes bancarias y un deficiente control operativo de las mismas. mismas. Se recomienda : efectuar la regularizacin contable y que la Gerencia de Finanzas disponga los procedimientos ms adecuados para que oportunamente el rea contable sea informada respecto de los cheques que se anulan. anulan.

CUENTAS POR COBRAR 3.- Letras en cartera no registradas contablemente Como resultado del arqueo de documentos de cobro efectuado el 02.Nov..04, encontramos las siguientes letras en cartera que no figuran registrados contablemente, situacin no acorde con prcticas sanas de control interno. Girador Fecha emisin Vto. Importe Nmero 95-0076 Molino Per S.A 01.12.X1 31.12.X1 12,000 95-0096 Agro S. Juan S.A. 21.11.X1 21.12.X2 15,000 En consecuencia, se est ................................................................ ................................................................................................... ................................................................................................... originado por ............................................................................. ................................................................................................. ................................................................................................. Se recomienda :........................................................................... ................................................................................................. ................................................................................................. Trujillo, 03 de Diciembre 2004 Cesar Rojas Gamarra Contador Pblico Colegiado Matrcula 3045