Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3

GUÍA PRÁCTICA PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE
GESTIÓN DE TIEMPOS
EN EL MÓDULO HR DE SAP R/3
MONICA ALICIA VILLABLANCA VERGARA

Resumen
Resumen-- Este trabajo corresponde a una recopilación de las actividades desarrolladas para la puesta en
marcha del submódulo Gestión de Tiempos en el marco de la implementación del módulo Recursos
Humanos de SAP R/3, que permite llevar el control de asistencia del personal.
El objetivo propuesto es presentar una forma de abordar un proyecto de implementación SAP, basado en
la experiencia adquirida en lo que constituyó la tercera etapa del proyecto SAP en Refinería de Petróleo
Concón (RPC).
En este trabajo se describe la situación de RPC previa y durante el desarrollo del proyecto, la
metodología utilizada, la conformación del equipo de trabajo, las etapas involucradas, el diseño
conceptual con una referencia a los principales conceptos que permiten establecer los pilares del módulo
Recursos Humanos (HR), como son la estructura de Desarrollo de Personal (PD) y la estructura de
Administración de Personal (PA). También, se describe una forma para especificar el diseño detallado,
una guía para realizar la parametrización y la construcción de esquemas de evaluación de tiempos, se
mencionan los desarrollos y localizaciones efectuados, los problemas encontrados durante el avance del
proyecto y sus soluciones.
Una vez conformada la solución de este proyecto, se describe la forma de traspasar la parametrización y
los desarrollos al entorno productivo, la puesta en marcha, los cambios y ajustes posteriores, los
resultados de la evaluación de tiempos y la interacción de SAP HR con el liquidador de Nómina.

Abstract
Abstract-- This work corresponds to a summary of the activities developed for the setting in march of the
Administration of Times submodule in the mark of the implementation of the Human Resources module
of SAP R/3, that allows to carry off of control of the personnel's attendance.
The proposed objective is to present a way of approaching an implementation project SAP, based on the
experience acquired in what constituted the third stage of the project SAP in Refinería de Petróleo
Concón (RPC).
In this work the situation of RPC is described previous and during the development of the project, the
used methodology, the conformation of the work team, the involved stages, the conceptual design with a
reference to the main concepts that allow to establish the pillars of the Human resources (HR) module,
like they are the structure of Development of Personal (PD) and the structure of Administration of
Personal (PA). Also, a form is described to specify the detailed design, a guide to carry out the
customizing and the construction of outlines of evaluation of times, the developments and localizations
stablished are mentioned, the problems founded during the advance of the project and their solutions.
Once conformed the solution of this project, the way is described of passing over the customizing and the
developments to the productive environment, the setting in march, the changes and later adjustments, the
results of the evaluation of times and the interaction of SAP HR with the payer of Payroll.

Keywords--Proyecto; Implementación ; SAP ; Humanos, correspondiente a la tercera etapa del

Tiempos proyecto de implementación SAP en Refinería
de Petróleo Concón (RPC). Después de haber
integrado el equipo de desarrollo en las etapas
I. INTRODUCCION anteriores, en esta última se dio la posibilidad
de una participación mixta, funcional y base,
para el módulo Gestión de Tiempos, que
Este trabajo está basado en la experiencia de permitió adquirir experiencia y conocimientos
implementación del módulo Recursos más integrales del módulo.

Mónica Villablanca 1
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
El trabajo describe la situación existente en la
empresa RPC anterior a la implementación de
SAP, con el objetivo de insertarlo en el
contexto de un proyecto SAP desde la selección
hasta su puesta en marcha.
Gestión de Tiempos corresponde a lo que se
conoce como Control de Asistencia y la
funcionalidad ofrecida por SAP, lo hace un
producto muy robusto. En el tema Recursos
Humanos, RPC es una empresa con alto grado
de complejidad y variabilidad, por lo que
requiere disponer de una herramienta flexible
que permita adaptarse a los cambios. SAP
cubrió los requerimientos de RPC y
actualmente el módulo lleva cuatro años de
funcionamiento exitoso.
El objetivo principal planteado para este trabajo
es describir un proyecto de implementación
SAP, presentar la metodología utilizada,
describir las etapas involucradas y mostrar la
diferencia con respecto a un proyecto
tradicional de TI.
Los objetivos específicos relacionados con la
implementación de Gestión de Tiempos son:
describir las alternativas presentadas por SAP
para cubrir los requerimientos de Gestión de
Tiempos, presentar el desarrollo del proyecto de
implementación en el entorno SAP y en el
ámbito del módulo Recursos Humanos que sea
necesario cubrir dentro del alcance del proyecto
Gestión de Tiempos, generar una guía de
parametrización y una introducción a la
construcción de un esquema de evaluación de
tiempos, presentar las herramientas que ofrece
SAP para enfrentar la funcionalidad no cubierta
y mostrar los problemas que se presentaron y
sus soluciones.
II. DESCRIPCION SITUACION ACTUAL
Refinería de Petróleo Concón S.A. (RPC)
perteneciente al holding de empresas ENAP,
define las actividades de su negocio como
comprar, vender, importar, exportar, refinar,
comercializar, industrializar, transportar y
almacenar hidrocarburos, en especial petróleo
crudo y sus derivados.
En 1994, RPC preocupada por la creciente
competencia que venía afectando al mercado
nacional e internacional de combustibles decide
desarrollar un proyecto denominado
Integración liderado por la Gerencia General,
que consistió en el rediseño de procesos
críticos, con el objeto de hacer coincidir los
procesos de gestión con la visión de negocios y
la implementación de soluciones informáticas
de última generación.
Entonces se dio inicio al proceso de selección
del software teniendo como requisitos:
Mónica Villablanca
Arquitectura Cliente/Servidor, Escalabilidad,
Modularidad e Integración. Durante la
selección se analizaron diversas opciones entre
las cuales también se consideró mejorar los
sistemas existentes.
Entre los productos evaluados estuvieron
algunos sistemas de empresas nacionales y
sistemas del mercado de aplicaciones ERP
(Planificación de Recursos Empresariales),
como Oracle Financial, JD Edwards y SAP R/3.
El costo de implementación y mantenimiento
anual fue otro factor considerado en la
evaluación.
El análisis costo/beneficio arrojó a SAP como
la mejor propuesta destacándose por sus
ventajas funcionales y técnicas. También por
comparación con sistemas similares y por
recomendación de SAP, se seleccionó el
producto Meta-4 Mind para cubrir la Nómina
de Recursos Humanos.
A. Evolución de la Implementación SAP en
RPC
Hasta el momento de iniciar el proyecto SAP, la
empresa contaba con sistemas desarrollados
internamente, algunos con mucho tiempo de
funcionamiento, tales como los sistemas:
Contable, Control y Gestión de Materiales,
Cuentas Corrientes, Presupuesto, Facturación,
Pedidos de Trabajo, Pago y Gestión de
Personal, entre otras aplicaciones.
La preocupación por la integración no pasaba
sólo por las aplicaciones, era necesario llegar a
producir un cambio cultural, pasar de una
organización jerárquica a una organización
trabajando por procesos.
En Julio de 1996 se inicia el proceso de
implementación de SAP R/3 en versión 3.1.F,
con un plazo de 7 meses para su entrada en
producción, contemplando los módulos
Finanzas (FI), Controlling (CO) y Gestión de
Materiales (MM).
La implementación de SAP se organizó
mediante un equipo interdisciplinario formado
por profesionales de diferentes áreas: Contable
Financiera, Costos, Abastecimiento e
Informática, con dedicación a tiempo completo
e integrados con el equipo de consultores
funcionales proporcionados por la empresa
implantadora.
En paralelo, el área de Recursos Humanos,
inició la implementación de Meta-4 para
reemplazar la aplicación que efectuaba el pago
de la nómina del personal, y algunas otras
aplicaciones satélites como Control de Feriado,
Préstamos, Cuentas Corrientes del Personal.
Posteriormente en 1997 como segunda etapa
del proyecto SAP, se efectuó la implementación
del módulo Comercial (SD) y el submódulo de
2
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Servicios (ESM), integrándolos a los módulos
que ya estaban funcionando a esa fecha.
B. Decisión por la Implementación del
Módulo HR de SAP
A fines de 1997 como parte del plan para
enfrentar el problema del año 2000, se efectuó
un catastro y un plan de pruebas para todas las
aplicaciones existentes y en uso, especialmente
las que no se encontraban en el entorno SAP ni
Meta-4, y que en su mayoría correspondían a
desarrollos propios que operaban en un
computador Mainframe IBM S/390 o a
aplicaciones en el entorno Red PC.
De las aplicaciones de Recursos Humanos, la
considerada más crítica fue el Control de
Asistencia residente en el computador IBM, y
que también recibía información de ingreso y
autorización de horas extras y ausentismos
desde una aplicación en red, con llegada a un
gran número de usuarios con diferentes niveles
de acceso. Otra fuente de información eran las
marcas del personal, extraídas de los relojes del
sistema Control de Acceso. Toda esta
información se procesaba con el objeto de
determinar horas de ausentismo y sobretiempo,
desglosada en campos denominados Tipos, los
cuales son enviados al proceso de pago.
La alternativa de corregir las aplicaciones del
entorno mainframe fue descartada, por la
decisión de eliminar la plataforma IBM,
fundada en que el sistema no cumplía con el
año 2000 y además porque el costo de licencias
no era menor.
Dado que ya se habían adquirido los producto
SAP R/3 y Meta-4, la solución debía venir por
una de las siguientes alternativas:
• Implementar el módulo Factor Humano de
Meta-4 para Desarrollo de Personal,
Capacitación, Evaluación de Desempeño,
y complementarlo con el desarrollo de una
aplicación para el Control de Asistencia.
• Implementar el módulo Recursos Humanos
(HR) de SAP R/3, considerando los
siguientes submódulos: Gestión de
Personal (PA), Desarrollo de Personal
(PD), Gestión de Tiempos (TIM),
Planificación y Gestión de Actos.
Meta-4 es una aplicación Cliente-Servidor
parametrizable que además ofrece herramientas
que permiten construir nuevos desarrollos. Si
bien Meta-4, ya contaba con la nómina y su
entorno de aplicaciones, esta alternativa fue
descartada por no contemplar un módulo para
Control de Tiempos, en este caso era necesario
construir una aplicación similar al Control de
Asistencia.
La segunda alternativa, el módulo HR de SAP
como aplicación integrada, si contempla un
submódulo denominado Gestión de Tiempos
Mónica Villablanca
(TIM), es la opción que cuenta con la ventaja
que el producto SAP y su esquema de trabajo,
ya eran conocidos por muchos usuarios a través
de Gestión de Materiales del módulo MM, y
además ya se contaba con gran parte de las
licencias que demandaría el módulo HR,
razones por las cuales se optó por la
implementación del módulo Recursos Humanos
de SAP.
C. Por qué seleccionar Gestión de Tiempos
como tema del trabajo
Al plantearse las posibilidades como tema para
este trabajo, y por la experiencia en el entorno
R/3, se pensó desarrollar un tema relacionado
con SAP y entre las alternativas se seleccionó el
módulo Recursos Humanos (HR) por tener una
doble participación en la implementación del
submódulo Gestión de Tiempos. Participación
Funcional en la especificación de
requerimientos, diseño y parametrización, y
participación como Especialista Base
responsable de los desarrollos y adecuaciones
necesarias.
Las siguientes razones fundamentan la decisión
de efectuar este trabajo:
• Participación en un equipo
interdisciplinario para la implementación
del módulo HR.
• Desde la entrada en producción se ha dado
soporte Funcional y Base al módulo HR.
• Haber efectuado el desarrollo de la
aplicación anterior, Control de Asistencia,
la que fue reemplazada por Gestión de
Tiempos de SAP.
• Se considera un tema novedoso y original.
Dado que pertenece a un módulo menos
conocidos de SAP R/3, existe menos
literatura al respecto.
• Conocimientos de la interacción con el
sistema Meta-4 (Nómina).
• Experiencia en desarrollos para el Área
Recursos Humanos.
D. Objetivos del Trabajo
Con la experiencia obtenida al participar en un
equipo de trabajo interdisciplinario para la
implementación del submódulo Gestión de
Tiempos de SAP R/3, se pretende generar una
guía de implementación del componente
Gestión de Tiempos, mostrar las etapas por las
que pasa un proyecto SAP, y transmitir la
experiencia de los problemas enfrentados y las
soluciones dadas.
Los objetivos planteados con este trabajo son:
• Describir el módulo HR y cómo se sitúa
Gestión de Tiempos en el entorno SAP
R/3.
• Mostrar el alcance de un proyecto de
implementación SAP, estrategias de
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implementación, etapas del proyecto, y las
diferencias entre un proyecto de
implementación SAP y un proyecto TI
tradicional.
• Describir el proceso de implementación de
Gestión de Tiempos, considerando los
requerimientos de la empresa, los
problemas que se presentaron y las
soluciones dadas.
• Describir la forma de trabajo de SAP para
permitir nuevos desarrollos o Un sistema como SAP R/3 se puede considerar
modificaciones al estándar.
• Forma en que se abordaron los
requerimientos que el estándar no cubrió y
que fueron requisito.
• Mostrar la ventaja de conocer funcional y
técnicamente los componentes de SAP.
E. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones y gestión por la rápida adaptación a los constantes
Productos para el proceso de datos)
SAP R/3 es un producto de reconocido pretigio
en el mercado de productos ERP (Enterprise
Resource Planning), está basado en sistemas
abiertos y en el concepto cliente-servidor. Es un
software de negocios que ha llegado a situarse
en mercados muy diversos de empresas:
fabricación, distribución, químicas, salud,
servicios públicos, petróleo,
telecomunicaciones, etc. Su éxito se debe en
gran medida a:
• Una estrategia rápida y bien orientada:
software, servicios, funcionalidad,
evolución, misión, objetivos, etc.
• Una sólida integración de los procesos
empresariales, que traspasan los
tradicionales límites departamentales de las
empresas.
• A pesar de ser un paquete estándar se
puede configurar en múltiples áreas y
adaptar en gran parte a las necesidades
específicas de cualquier empresa.
• Una clara actitud y esfuerzo por estar
presente en todos los frentes y ser una
fuerza innovadora en cada una de las áreas
tecnológicas, tales como Internet, Data
Ware-housing, herramientas cooperativas
(Workflow), integración de aplicaciones de
sobremesa, orientación a objetos, etc.
Los módulos funcionales de SAP se dividen en
3 grandes áreas: Financiera, Logística y de
Recursos Humanos. Adicionalmente, SAP
desarrolla algunos componentes especiales que
interactúan con los módulos estándar destinados
a determinados sectores empresariales, los que
se denominan Soluciones Industriales (IS).
También existe un conjunto de componentes
denominados CS (Cross Applications) o
componentes válidos para todas las aplicaciones
que se ubican entre las áreas técnicas y
funcionales del sistema, cubriendo aspectos
tales como Business Workflow, Integración con
sistemas CAD, Gestión documental (DMS) y
SAPOffice.
Mónica Villablanca
Las aplicaciones R/3 trabajan de un modo
integrado de manera que existe una conexión
implícita entre los procesos logísticos y
financieros, así como con los de Recursos
Humanos. El flujo de datos por ende es más
eficiente, ya que los datos se ingresan una única
vez, encargándose el sistema de lanzar o
actualizar otros datos o funciones relacionadas
lógicamente.
como transaccional, pero también tiene un
sentido estratégico, pues como es un sistema
integral de administración, puede ofrecer
servicios o productos diferenciados al cliente, lo
que puede ser la base para que aquellas
compañías que posean este recurso, logren
ventajas competitivas. Además, SAP resulta
muy atractivo en el ámbito de los sistemas de
cambios organizacionales, ya sea de estructura
o de objetivos de la empresa, lo que puede
hacer gracias a que maneja muy bien la unión
inherente que debe existir entre los procesos de
negocios y los sistemas de información que los
soportan.
F. Alcance de un Proyecto de
Implementación SAP R/3
Los proyectos SAP no se pueden gestionar
como proyectos TI tradicionales en los que el
informático interpreta las necesidades de los
usuarios y diseña los sistemas. Por el contrario,
los proyectos de implementación SAP son
proyectos en los que los usuarios toman el
control para configurar sus procesos
empresariales, dejando que los departamentos
informáticos presten apoyo en temas técnicos.
Este es el motivo principal para que la
implementación SAP deba considerarse como
un proyecto empresarial, conducido e
incentivado por una gestión superior, ya que
puede afectar a los procesos y estructuras
tradicionales de las empresas.
En los proyectos de implementación de SAP, el
problema es normalmente, la implementación
en si misma. La implementación no se reduce
solamente a la instalación de SAP R/3 en el
sistema, sino que comienza desde la
planificación hasta los upgrades posteriores.
Existen básicamente tres tipos de estrategias de
implementación:
• Step by Step: Se caracteriza por la
implementación del software en etapas,
normalmente con módulos relacionados
cada vez.
• Big Bang: Se reemplazan los sistemas
existentes en la compañía por el nuevo
software, en una sola operación.
• Roll-out: En este caso, se crea un modelo
en un lugar, que luego es replicado en otros
sitios. Para el desarrollo del modelo se
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puede usar cualquiera de las 2 estrategias
anteriores.
Un proyecto de implementación SAP,
normalmente se divide en las siguientes etapas:
1. Organización del Proyecto
2. Diseño Conceptual
3. Diseño Detallado
4. Preparación para Entrada en Producción
5. Entrada en Producción y Soporte
G. Descripción del Módulo Recursos
Humanos (HR) de SAP R/3
El módulo HR de R/3 incluye todos los
procesos de negocio requeridos para controlar y
gestionar de una manera eficaz las necesidades
de recursos humanos de las empresas: desde
gestión de candidatos a puestos de trabajo a la
elaboración de nóminas o el desarrollo de
personal, así como el control de tiempos.
Al igual que en el resto de las aplicaciones de
R/3, el objetivo del módulo HR es que los
usuarios introduzcan los datos una única vez,
con lo que estarán disponibles de forma
inmediata para cualquier otra aplicación
relacionada, como la contabilidad, el
mantenimiento de planta, el sistema de
proyectos o el workflow.
Los componentes del módulo HR abarcan la
administración de salarios y nóminas, modelos
de turnos, planificación de trabajo, gestión de
actos, gestión de gastos de viajes, etc.
Es bastante habitual escuchar que el módulo de
HR y todos los procesos de negocio asociados
están en relación directa con los países
específicos, dado que el software debe ser
compatible con las leyes de cada país en
materia laboral, impuestos, beneficios sociales,
etc. Por este motivo SAP incluye
procedimientos, transacciones y variables
diferentes para los distintos países.
Dentro del área de HR se distinguen dos
componentes o módulos principales:
G.1. Módulo PA. Administración de Personal.
Comprende los submódulos:
PA-APP. Reclutamiento o Gestión de
candidatos.
PA-BEN. Beneficios.
PA-INW. Incentivos.
PA-PAD. Administración de Personal.
PA-PAY. Contabilidad de Salarios o nómina.
PA-SAD. Administración de Compensaciones.
PA-TIM. Gestión de Tiempos.
PA-TRV. Gestión y Gastos de viajes.
G.2. Módulo PD. Desarrollo y Planificación
Personal.
Incluye los siguientes componentes:
PD-OM. Gestión de la Organización.
PD-PD. Desarrollo de personal.
Mónica Villablanca
PD-RPL . Planificación y Reservas de salas.
PD-SCM. Formación y Gestión de Eventos.
PD-WFP. Planificación del Trabajo.
G.3. Descripción de Gestión de Tiempos
(TIM)
El componente Gestión de Tiempos de SAP
hace posible la representación flexible de todos
los procedimientos de personal relacionados
con el registro y la evaluación de los datos de
tiempos del empleado. También permite la
transferencia de datos de presencias y
ausentismos hacia otras aplicaciones de SAP.
El sistema SAP permite la representación de
estructuras de tiempos en la empresa, según las
condiciones reales y utilizando el calendario
como base. Estas incluyen:
• Modelos de horario de trabajo, como el
horario de trabajo flexible, el horario de
trabajo normal y la operación de turnos.
• Horarios de trabajo teórico, planes de
pausas, horas trabajadas con compensación
en tiempo, etc. para los distintos modelos
de horario de trabajo.
• Excepciones, como por ejemplo,
suplencias, disponibilidad y viajes de
negocios.
• Reglamentaciones para la retribución de
presencias y ausentismos, pausas y trabajo
en días no hábiles, etc.
III. DESCRIPCION DE LA SOLUCION
PROPUESTA
A. Metodología usada
Implementar SAP R/3 significa instalar y
configurar el software SAP R/3, con el objeto
de satisfacer y resolver las necesidades de
información que tienen las empresas para poder
realizar su trabajo.
La estrategia de implementación para el módulo
HR fue la misma utilizada al implementar los
primeros módulos de SAP en RPC, es decir,
Step by Step.
Para el proceso de implementación, SAP cuenta
con varias metodologías, siendo las más
utilizadas, el modelo de implementación SAP
(Procedure Model) y el AcceleratedSAP, más
conocida como ASAP.
El modelo de implementación es considerado
uno de los mejores métodos porque integra el
conocimiento del entorno organizacional con
las actividades específicas necesarias en los
proyectos R/3. El segundo método, ya más
fuertemente aceptado, ASAP, es especialmente
útil si se desea realizar una implementación
rápida cuando se requiere un menor esfuerzo en
reingeniería. ASAP incluye un asistente de
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implementación, una base de datos de preguntas C. Diseño Conceptual General

y respuestas, plantillas, herramientas y
documentación.
La metodología utilizada en la implementación
del módulo HR fue el modelo de
implementación SAP, el que se justifica
ampliamente porque en especial este módulo
debe contemplar muchas particularidades de la
organización.
El desarrollo del proyecto contempló las
siguientes etapas:
• Planificación del Proyecto
• Diseño Conceptual General
• Diseño Detallado
La estructura organizacional de Recursos
Humanos tiene consideraciones orientadas a
dos grandes áreas, Desarrollo de Personal(PD)
y Administración del Personal (PA). La primera
define vínculos entre las diferentes unidades
organizacionales, puestos, cargos etc., la
segunda define conceptos, reglas de
equivalencia referentes a nómina, tiempos, y
otras gestiones.
La figura 1 muestra un ejemplo de estructura
organizacional con los componentes de PA y
PD.
PD

UNIDAD GERENCIA DE

• Parametrización
ORGANIZATIVA VENTAS

LIDERAZGO 7
REQUISITOS
• Desarrollos y Localizaciones FUNCION GERENTE

• Pruebas

CON.VENTAS 5
POSICION GERENTE DE

REQUISITOS
• Preparación para Entrada en Producción
VENTAS

• Entrada en Producción y Soporte PA

PERSONA JUAN PEREZ

INFOTIPOS -NOMBRE
PERSONALES -DIRECCION

B. Planificación del Proyecto NOMINA

S.BASE 2.500
•••

En esta etapa se organizan las actividades a TIEMPOS

VACACION
15/1/98 – 13/2/98

realizar en el proyecto de implementación,

•••

estableciendo una carta Gantt con la Fig.1. Estructura Organizacional PA-PD.

planificación de las actividades, recursos y
tiempos contemplados.
El equipo de trabajo se conformó de la
siguiente forma:
Por parte de la empresa implantadora:
• Un Gerente de Proyecto que debe velar por
el cumplimiento del contrato y por el
avance del programa establecido.
• Un Jefe de Proyecto encargado de
coordinar las actividades del equipo de
trabajo y de responder ante el Gerente de
Proyecto y ante la parte Cliente.
• Un Consultor especializado en el módulo
Administración de Personal (PA).
• Un Consultor especializado en el módulo
Desarrollo y Planificación de Personal
(PD).
Por parte del Cliente, RPC:
• Un Gerente responsable del proyecto
• Se organizaron 4 equipos de trabajo con a
lo menos un especialista por cada área
participante en el proyecto:
- Desarrollo Organizacional y
Capacitación
- Gestión de Tiempos
- Servicio Médico y Prevención Riesgos
- Seguridad
• Un Especialista Base con experiencia en
ABAP/4 para efectuar desarrollos y
resolver problemas que el estándar no
contempla.
C.1. Estructura Organizacional de Desarrollo
de Personal (PD).
Corresponde al esquema organizacional en el
que figuran las relaciones entre los diferentes
departamentos y grupos de personas, lo que se
representa mediante unidades de organización.
La asignación de puestos de trabajo permite
determinar donde debe desarrollarse una
actividad y cada persona desempeña una
función. Contempla los siguientes elementos:
Unidad Organizacional: Representa a una
determinada Gerencia, Unidad, Área,
Departamento o División de la empresa.
Función: Describe una especificación de cargo,
un perfil genérico de las responsabilidades,
tareas, cualificaciones.
Posición: A una posición se transfieren las
propiedades y asignaciones de una función. Las
posiciones se asignan a unidades de
organización y se conectan entre sí para la
representación de instancias.
C.2. Estructura Organizacional para Gestión
de Personal (PA).
En el área de datos maestros, se entiende por
jerarquías de organización, la clasificación de
una empresa en identificador de sociedad,
divisiones de personal y subdivisiones de
personal, quedando determinada por:
• Sociedad

Mónica Villablanca 6
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• División de Personal
• Subdivisión de Personal
Esta estructura permite definir un rango de
validez desde una sociedad a un grupo de
empresas en su totalidad. La Sociedad es una
definición a nivel contable, por ejemplo, el
balance se elabora a nivel de sociedad.
La Sociedad al igual que País, Moneda,
Calendario de Festivos son definiciones
globales que en el caso de la implementación
en RPC, fueron definidos en la primera fase.
La estructura organizacional de Gestión de
Personal contempla los siguientes elementos:
División de Personal: Constituye un área de la
estructura de la empresa, limitada desde el
punto de vista de la Gestión de Personal, de la
Gestión de Tiempos y la organización del
cálculo de la nómina. Las divisiones de
personal en SAP generalmente se utilizan para
definir una planta o bien un grupo de plantas
con un denominador común que luego se
vincula con el módulo Financiero.
Subdivisión de Personal: Constituye una
unidad que representa una parte limitada de la
División de Personal, desde puntos de vista
administrativos de personal, de gestión de
tiempos y técnicos de la nómina.
Grupo de Personal: Conjunto de personas
dentro de la organización que responden a un
tratamiento equivalente en lo que respecta a su
ejecución de nomina, en la definición de sus
horarios, tipos de ausentismos permitidos, horas
extras admitidas, etc.
Área de Personal: Es una conjunto común
dentro de un grupo de personal para la cual se
han fijado reglamentaciones de personal.
Un Sistema de Gestión de Personal debe ser
capaz de reproducir las jerarquías de la
organización y las relaciones entre ellas y
permitir la administración de los datos de los
empleados. En SAP, la asignación del
empleado a una posición en la estructura de la
empresa es primordial en el ingreso de datos
específicos de los empleados.
C.3. Conceptos Relevantes en Gestión de
Personal.
Conceptos y Definiciones importantes de
mencionar correspondientes a Gestión de
Personal.
Área de Nómina: Constituye un conjunto
común para el cual se han fijado
reglamentaciones unívocas relevantes para la
nómina y la evaluación de tiempos de personal.
Relación Laboral: En el caso de RPC, este
campo se definió para indicar la pertenencia del
funcionario a un sindicato.
Mónica Villablanca
Infotipo: Conjunto de información
coherentemente ordenada denominada Tipo de
Información, que existe para PA y PD.
Los infotipos se identifican con una clave de 4
dígitos y se dividen según rangos:
• Infotipo 0000-0999 Datos personales que
corresponden a Administración de Personal
(Datos Personales, Dirección, etc.).
• Infotipo 1000-1999 Datos relativos a
planificación, que pertenecen a Desarrollo
de Personal (Objetos PD, Vinculaciones,
etc.).
• Infotipo 2000-2999 Datos de Gestión de
Tiempos, (Ausentismos, Horas extras, etc.)
• Infotipo 4000-4999 Datos de Candidatos,
(Solicitudes de Empleo, Asignación a
Vacante).
Subtipo: Clasificación dentro de un infotipo
para distinguir registros. Por ejemplo, para el
infotipo 2001 Ausentismos, se crean subtipos
para Permiso, Vacaciones, Licencia Médica,
etc.
Medida: Secuencia lógica de información
provocada ante una acción relevante en la
historia laboral de un trabajador en la empresa,
Conjunto de infotipos que deben ser tratados
ante un evento. Por ejemplo, Contratación de
Funcionario, Baja de Funcionario, Cambio
Organizacional.
Status de Actividad: Define el estado en el cual
se encuentra la persona en la empresa. Por
ejemplo, Activo, Inactivo, Jubilado.
Clase de Contrato: Define la situación
contractual que tiene la persona en la empresa
desde el punto de vista jurídico.
Tipo de Convenio: Define el sector de la
industria para el cual el acuerdo laboral es
válido.
Grupo Profesional: Constituye un criterio de
división de la valoración del trabajo (grupo de
sueldos por convenio). Un grupo profesional se
divide en varios Subgrupos profesionales.
C.4. Definición de Escenarios Empresariales
Un escenario empresarial es un conjunto de
procesos que abarca toda la funcionalidad y
casuística requerida por la empresa dentro de un
área en particular. A partir de cada área de la
empresa dentro del alcance del proyecto, se
diseñan los escenarios empresariales.
Para la definición de los escenarios
empresariales se puede utilizar como base el
modelo de referencia de SAP R/3, y a partir de
éste, se diseña la matriz de selección de
escenarios que detalla los escenarios
empresariales a implementar para cada área.
Escenarios empresariales de Recursos Humanos
inicialmente considerados en RPC:
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Gestión de la Organización: Se realiza todo el
proceso de edición y cambio de la estructura
organizativa, esto puede comprender el
procesamiento de funciones, perfiles de
requisitos, staffing, como así también alimentar
datos relevantes para la planificación de costos.
Gestión de Actos: Se realiza todo el proceso de
creación de eventos de capacitación,
comprendiendo también lo que respecta a
reservas de sala, planificación de eventos y su
ejecución.
Desarrollo de Personal: Involucra el proceso
de determinación de ascensos y suplencias
según cadenas de mando lógico.
Datos Maestros: Corresponde a la gestión de
administración de los datos personales
individuales.
Contratación: Corresponde al proceso de
ingreso de personal, pudiendo ser personal
interno o externo.
Gestión de Tiempos: Corresponde a todo el
procesamiento del horario de trabajo, como
ausencias y horas extras.
Gastos de Viaje: Corresponde al proceso de
rendición de gastos del personal dada alguna
comisión fuera de su puesto de trabajo.
C.5. Definición de Procesos Empresariales
A partir de los escenarios seleccionados en el
punto anterior, se definen los procesos de
negocio para cada escenario, donde se puede
utilizar como base el modelo de referencia de
SAP R/3.
Como el trabajo está centrado en Gestión de
Tiempos, sólo se mencionarán los procesos
involucrados con dicho submódulo.
En escenario Gestión de la Organización:
• Gestión de Organización y Personal.
• Procesamiento del Plan Organizacional.
En escenario Datos Maestros:
• Administración de Personal.
En escenario Gestión de Tiempos:
• Procesamiento de Gestión de Tiempos.
• Procesamiento del Status del Empleado
para la Gestión de Tiempos.
• Procesamiento de Datos Básicos para la
Gestión de Tiempos.
• Procesamiento del Calendario de Trabajo.
• Procesamiento de Planes de Horario de
Trabajo.
• Registro de Asistencias.
• Registro de Desviaciones del Plan de
Horario de Trabajo Diario.
• Contabilización de Tiempos con Conexión
al Subsistema.
Mónica Villablanca
• Contabilización de Tiempos: Entrada
Manual de Horas.
• Contabilización de Tiempos:
Procesamiento Final.
• Interfaces con Sistema de Nómina.
D. Diseño Detallado
Se efectúa un análisis detallado de procesos y
funciones, generando como resultado el diseño
de procesos y funciones.
La descripción de procesos la realizan los
usuarios funcionales que conocen cada proceso,
en un formato narrativo y apoyado por los
elementos que desee usar como tablas,
diagramas, gráficos con un formato como el de
la figura 2.
PROCESO:<Nombre proceso>
1. Requerimientos/Expectativas.
2. Concepto General del
Proceso/Explicación de Funciones
2.1. Explicaciones Generales
2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos
2.3. Consideraciones Especiales de la
Organización
2.4. Modelo de Negocio
3. Consideraciones sobre la Organización.
Fig.2. Formato Descripción de Proceso
En Anexo 1 se incluye un ejemplo con la
descripción del proceso Procesamiento de
Gestión de Tiempos.
D.1. Funcionalidad requerida a Gestión de
Tiempos en la implementación RPC
Extraída de la descripción de procesos
efectuada, se presenta la funcionalidad más
relevante requerida para este proyecto y la
alternativa SAP para cubrirla:
a) En Registro de Información
• Registro de Ausentismos: Infotipo 2001 –
Ausentismo diferenciado por subtipo, por
ejemplo: 1LEC Enfermedad Común,
3ADM Permiso Administrativo, 4VAC
Vacaciones.
• Registro de Presencias: Infotipo 2002 –
Presencias diferenciadas por subtipo, por
ejemplo: 2CAP Permiso Capacitación, 3CT
Cambio de Turno, 2DSB Descanso
Jornada Abonada.
8
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
• Registro de Horas Extras a otro Centro de
Costo: Infotipo 2005 – Horas Extras
Especiales.
• Registro de Horas Extras al Centro de
Costo del empleado: Infotipo 2007 – Horas
Extras Normales.
• Registro de Marcas: Infotipo 2011 –
Hechos Temporales.
• Registro de Horas Extras uso exclusivo
Remuneraciones: Infotipo 2012 – nóminas, tipo de tratamiento y reglas de
Corrección de Saldos. Permite ingresar
directamente horas extras sin su
determinación desde el proceso de
evaluación.
• Asignación de Horario de Trabajo: Infotipo
7 – Horario de Trabajo Teórico.
• Información para Relojes Control: Infotipo
50 – Información de Entrada de Tiempos.
• Calendario de Turnos: Consiste en jornadas
de 8 horas de trabajo durante 6 días, y 1, 2
ó 3 días de descanso según la jornada
realizada. Se genera con la
parametrización.
• Calendario Administrativo: Jornada de
Lunes a Viernes desde 08:00 a 17:15 ó
17:30, dependiendo de Festivos RPC. Se
genera con la parametrización.
• Calendario de Festivos: Definido en SAP
desde la primera etapa. Se incorporan días
festivos RPC para personal administrativo.
b) En el Proceso de Evaluación de Tiempos
• Se considera la evaluación de tiempos sólo
para personal RPC.
El personal RPC tiene un área de nómina
diferente del personal externo.
• Existe personal que marca, para quienes su
asistencia se controla a través de las marcas
registradas por los relojes.
Se contempla un esquema de evaluación
para personal que marca.
• Existe personal que no marca, para quienes
el control de asistencia se lleva
presumiendo presencia y en caso de existir
ausencias, éstas son informadas.
Se contempla, otro esquema de evaluación
para personal que no marca.
• De acuerdo al régimen de trabajo debe ser
capaz de determinar la forma correcta de
pagar las horas extras. Por ejemplo, para
régimen administrativo:
Horario extra Forma de pago
En día Las 2 primeras con un
hábil recargo tipo 1 y el
exceso con un recargo
tipo 2.
En sábado Todas las horas con el
recargo tipo 2.
En domingo o Las 8 primeras con un
festivo recargo tipo 3 y el
exceso con un recargo
tipo 4.
Para régimen de turno, la situación es más
compleja porque si bien participan los 4
tipos de horas antes mencionados, su
Mónica Villablanca
determinación depende del horario de
trabajo según calendario de turno y de la
jornada en que se realizan las horas extras.
Además aparece el concepto de doblona,
que corresponde a 2 tipos diferentes de
horas para uso exclusivo del personal de
turno.
Para la determinación de horas extras, SAP
cuenta con 3 elementos fundamentales: cc-
determinación de cc-nóminas, los que serán
descritos en la parametrización.
• Para el caso de ausentismo, existen
prioridades, por ejemplo, un ausentismo
por licencia médica debe suspender a un
ausentismo por vacación.
SAP maneja el concepto de colisiones entre
infotipos, para ello es importante definir
diferentes enlaces temporales según las
acciones que se quiera otorgar a cada
infotipo- subtipo.
• Tanto los ausentismos como las horas
extras deben quedar almacenados en forma
diferenciada.
Para los tipos de ausentismo que es
necesario hacer llegar a Meta-4, y para
todos los tipos de horas extras que deben
llegar al Pago en Meta-4, se contempla la
creación de cc-nóminas y para aquellos
tipos de ausentismo que sólo son relevantes
en SAP, se considera la creación de clases
de tiempo.
• De acuerdo al plan de horario de cada
empleado, el proceso debe ser capaz de
detectar y registrar atrasos.
SAP permite controlar un rango de
tolerancia para la entrada y/o salida de la
jornada normal de trabajo.
c) En la interfaz usuario
• Debe contemplar habilidades para algunos
usuarios que ingresan información y otros
que puedan liberarla, acción que se
considera como autorización, con el
objetivo de eliminar las autorizaciones
escritas firmadas.
Al ingresar un registro de ausentismo,
presencia u hora extra, existe la posibilidad
de crearlo con un indicador, bloqueado o
liberado. Esta funcionalidad es la que se
definió para distinguir un registro
ingresado de uno autorizado.
• Para el caso de ausentismo por Permiso
Administrativo, existe un tope anual de
horas dependiente del estamento del
empleado, el que una vez excedido debe
ser asignado a otro tipo que será
descontado del sueldo.
SAP provee componentes llamados
variables de nómina, donde es posible
definir los topes establecidos y utilizando
acumuladores como clases de tiempo, se
dirigen las horas excedidas a una cc-
nómina diferente.
9
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
• Para el personal de turno es importante
distinguir el motivo por el cual se realizan
horas extras.
SAP no provee esta funcionalidad en forma
natural, se considera la utilización del
campo clase de imputación para los
infotipos 2005 y 2007.
E. Parametrización
La parametrización es una etapa que se trabaja
en un entorno de desarrollo. Se efectúa en el
Customizing de SAP, también conocido como
IMG (Guía de Implementación o
Implementation Guide). Es un modelo
interactivo que ayuda a los usuarios y
consultores a configurar el sistema
introduciendo las entradas necesarias para
satisfacer los parámetros y definiciones
solicitados en función de las necesidades
específicas del negocio. Se presenta como una
estructura de árbol que se va abriendo hasta
llegar a un elemento denominado Actividad.
La Figura 3 muestra la Guía de Implementación
de SAP, que contiene las opciones de
parametrización de todos los módulos, por
ejemplo, Gestión Financiera corresponde al
módulo FI, Controlling al módulo CO. Las
opciones destacadas serán abordadas en esta
guía.
Fig. 3. Guía de Implementación
La primera actividad considera parametrizar la
estructura de Gestión de Personal, compuesta
por: Divisiones de Personal, Subdivisiones de
Personal, Grupos de Personal y Áreas de
Personal.
Estos elementos se crean en el grupo de
actividades Estructura de la Empresa que se
muestra en la Figura 4.
Fig.4. IMG - Estructura de la Empresa
En la opción Definición, al seleccionar Gestión
de Personal aparecen las actividades que se
muestran en la Figura 5, donde se define la
Estructura de PA.
Mónica Villablanca
Fig.5. IMG – Estructura de la Empresa,
Definición
Una vez creada la Divisiones de Personal es
necesario asociarlas a una Sociedad FI, que
corresponde a un identificador de sociedad
contable definido en el módulo Finanzas (FI).
La Figura 6 muestra las actividades del punto
siguiente del árbol de parametrización,
Asignación, después de seleccionar Gestión de
Personal.
Fig.6. IMG – Estructura de la Empresa,
Asignación
En el caso de RPC se consideró las Divisiones
de Personal como los distintos centros de
trabajo (ubicación geográfica). Las Divisiones
de Personal creadas son:
El campo Ag.Pai corresponde a una agrupación
de países desde el punto de vista de Gestión de
Personal según la legislación del país. Chile no
tiene una agrupación definida, por lo tanto se
utiliza la agrupación 99 Resto del mundo.
La Subdivisión de Personal, dependiente de una
División de Personal, se consideró como el
régimen de trabajo, que corresponde a las
diferentes agrupaciones de jornadas de turno
existentes:
Grupo de Personal se definió para distinguir
entre Funcionarios RPC, Personal Holding
ENAP, Personal Contratista y Estudiantes en
Práctica:
Área de Personal es una agrupación que va
asociada a Grupo de Personal, por lo tanto se
muestra sólo las áreas de personal asociadas al
grupo Funcionarios. Área de Personal en el
caso de los funcionarios, se utilizó para definir
los estamentos, que son agrupaciones
relacionadas con los contratos colectivos. La
siguiente imagen muestra la asociación que se
establece entre Grupo de Personal y Área de
Personal:
10
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
Las definiciones efectuadas hasta aquí forman
la estructura de PA y son fundamentales para
las actividades posteriores.
Las parametrizaciones siguientes se realizan en
el segundo grupo de actividades marcado en la
Figura 3 y cuyo desglose se muestra en la
Figura 7.
Fig.7. IMG - Gestión de Personal y Cálculo de
la Nómina.
Antes de llegar al tema central que es Gestión
de Tiempos, es necesario revisar previamente
algunas definiciones que se efectúan en Gestión
de Personal.
E.1. Gestión de Personal
Se definen los infotipos que se utilizarán para
contener la información del Personal y las
particularidades que cada uno requiera. Las
opciones de parametrización se muestran en la
Figura 8.
Fig.8. IMG – Gestión de Personal
Las principales definiciones que se realizan en
Gestión de Personal son:
a) En Parametrizaciones Básicas
• Rango de números de personal.
• Asociación de campos que harán referencia
a la clave País, por ejemplo, Número de
cuenta bancaria.
Mónica Villablanca
• Unidades de tiempo, se utiliza en Gestión
de Actos(Capacitación) para indicar
duración de cursos y en el infotipo 22
Formación para indicar duración de
estudios.
b) En Datos Personales
• Definiciones de características asociadas a
los empleados (Tratamiento Personal,
Estado Civil, Religión, Datos de Dirección,
etc.).
• Definición de características para
Familiares.
• Fijar y Asignar a Programas un Formato de
Edición de Nombre (Apellido1, Apellido2,
Nombres).
• Definiciones para el infotipo 28, Servicio
Médico de la Empresa (Clases de
Reconocimiento, Áreas de
Reconocimiento, Valores y Resultados
posibles para cada Área de
Reconocimiento.
c) En Datos de Organización
• Definir Relación Laboral (aquí se definen
los sindicatos existentes).
• Crear Área de Nómina de Personal (su
definición es importante para la Evaluación
de Tiempos).
• Crear Registro de Gestión (su definición es
importante para Evaluación de Tiempos).
• Definir Objetos de la Organización de
Estructura (Unidades de Organización,
Funciones, Posiciones).
Las opciones siguientes de la Figura 8 permiten
definir otros conceptos de Gestión de Personal
que no afectan a Gestión de Tiempos.
E.2. Gestión de Tiempos
Corresponde al submódulo TIM que permite
definir el control de asistencia y acceso del
personal. La Figura 9 muestra los grupos de
actividades que contempla Gestión de Tiempos.
Fig.9. IMG – Gestión de Tiempos
a) Planes de Horario de Trabajo
En este grupo de actividades se definen los
componentes necesarios para la generación de
los calendarios correspondientes a las jornadas
de trabajo. Considera las actividades IMG que
muestra la Figura 10.
11
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
Fig.10. IMG – Gestión de Tiempos, Planes de
Horario de Trabajo
• La actividad Fijar Categoría de Festivos
permite distinguir tipos de festivos en el
calendario, festivo de día completo, como
el 1 de Mayo, de un festivo de medio día,
como el 24 de Diciembre.
• En Agrupaciones de las Subdivisiones de
Personal se definen agrupaciones para plan
de horario de trabajo y plan de horario de
trabajo diario.
• En Planes de Horario de Trabajo Diario
(PHTD), se crean las diferentes jornadas de
trabajo, asociada a una agrupación de
subdivisiones de personal con un período
de validez.
Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16
es:
• En Tipos de Día se realizan varias
donde se pueden definir varias
características como horario de trabajo
teórico, rango de tolerancia de entrada,
rango de tolerancia de salida, cantidad de
horas de trabajo mínimo y máximo.
• En Plan de Horario de Trabajo por
Período (PHTP) se conforma una
secuencia de planes de horario de trabajo
diario (PHTD), de tal forma que se genere
un período repetitivo:
Por ejemplo, un Plan de Horario de trabajo
por período (PHTP) es TURR que está
formado por la secuencia de 6 días en
Turno de 00:00 a 08:00, 3 días de
descanso, 6 días en turno 08:00 a 16:00, 2
días de descanso, 6 días en turno 16:00 a
24:00 y 1 día de descanso.
Mónica Villablanca
Los nombres dados a los días de descanso
son diferentes para poder distinguir el
tiempo extra ocurrido en ese día, pues su
forma de pago depende del día y horario, lo
mismo ocurre para el último día de trabajo
en cada turno, el que se distingue con un
nombre que incluye como último caracter
la letra U.
Para el horario administrativo, la secuencia
ocupa 7 días, es el caso del PHTP ADMN,
que corresponde al horario administrativo
normal que tiene 5 días laborables y 2 de
descanso.
El PHTP ADME, se utiliza cuando el
horario de salida se extiende en 15
minutos, por acuerdos de la empresa con el
personal administrativo, se suman 15
minutos durante algún tiempo estimado
para pagar días puente de descanso entre
un festivo y el fin de semana. Como el
cambio de horario no tiene una fecha fija,
se utiliza el plan horario ADMN para la
salida normal y el plan horario ADME para
la salida extendida en 15 minutos. Los
planes ADMX y ADMY que contemplan 5
semanas, se crearon para cubrir el mes
mixto de inicio y fin del horario extendido,
ya que en estos casos no existe una
periodicidad.
definiciones:
- Tipos de Día según forma de pago.
Por ejemplo, tipo de día 1 significa día
libre pagado, aplicable a un festivo
normal y tipo de día 3 es aplicable a un
festivo RPC.
- Reglas de Determinación Según Tipos
de Día:
Su definición considera días de
semana, sábados y domingos,
utilizando los tipos de día definidos
previamente.
12
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
- Tipo de día para fechas específicas que
están asociados a una regla de
determinación:
- Fijan reglas de Plan de Horario de
Por ejemplo, podría usarse para los
días puente.
• En Reglas de Plan de Horario de Trabajo y
de Horario de Trabajo Mensual se definen
las siguientes actividades:
- Agrupaciones de las Áreas de
Personal. Asocia Grupos de Personal y
Áreas de Personal. Por ejemplo, la
Agrupación Área de Personal 1, está
compuesta por el grupo de personal
Funcionarios con sus estamentos y el
grupo Holding asociado al área de
Personal Administrativo.
- Agrupaciones para Calendario de
Festivos. Asocia Divisiones de
Personal, con Subdivisiones de
Personal y Calendario de Festivos. Por
ejemplo, la División de Personal RPC1
es asociada al régimen de trabajo y al
calendario de festivos CL.
El Calendario de Festivos se define en
Parametrizaciones Globales (ver
Figura 3) y en él se definen los días
festivos:
Por ejemplo, la definición para el
festivo 26 de Diciembre de 2003 que
corresponde a un Festivo RPC, con
tipo de día 3, de fecha fija y tiene
validez sólo para el año 2003.
El caso del festivo Viernes Santo es un
festivo tipo 1, con fecha calculada y
tiene una validez abierta.
Mónica Villablanca
Trabajo (PHT) y Planes de Horario de
Trabajo. Se asocia una agrupación de
Áreas de Personal, con una agrupación
de Subdivisiones de Personal a una
Regla PHT, con un período de validez.
Las reglas creadas en esta actividad
son las que posteriormente se asignan
a los empleados en el infotipo 7. Por
ejemplo, la regla PHT TURNO-A
En Horario de trabajo se puede definir
datos estadísticos como horas de
trabajo por día, por semana, cantidad
de días laborables.
Se indica la regla de determinación
para tipos de día y la agrupación para
PHTD.
En Plan de Horario de Trabajo por
Período, se define el PHTP, que en el
ejemplo es TURR y un punto de
arranque, que en este caso es
08.04.2003, datos necesarios para la
generación del calendario de la regla
TURNO-A.
- Generar Manualmente Planes de
Horario de Trabajo Mensual.
En esta actividad se generan los
calendarios para las diferentes reglas.
Por ejemplo, los parámetros dados
permiten generar 3 meses del
calendario TURNO-A, asociado a la
agrupación de áreas de personal 1, al
calendario de festivos CL, a la
agrupación de subdivisiones de
personal 01, con la regla de plan de
horario de trabajo TURNO-A.
13
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
El calendario generado para el Turno-
A durante el mes de Noviembre 2003
es:
En el calendario cada día tiene
asociado 5 casilleros:
El casillero de arriba a la izquierda
corresponde al número del día dentro
del mes, el casillero de arriba a la
derecha indica si corresponde a una
categoría de festivo, el casillero de
abajo a la izquierda indica si es un tipo
de día laborable, el casillero central
contiene el plan de trabajo diario y el
casillero de abajo a la derecha
corresponde a la variante de un plan de
trabajo diario.
b) Entrada de Tiempos
Se realizan las parametrizaciones necesarias
para las diferentes fuentes de entrada de
información. La Figura 11 muestra los grupos
de actividades IMG que contempla.
Fig.11. IMG – Gestión de Tiempos, Entrada de
Tiempos
Los 3 primeros Items, Suplencias, Ausentismos
y Presencias tienen una definición similar en el
esquema de parametrización, los diferencia su
orientación:
Suplencia: Es utilizada para la sustitución de
puestos de trabajo.
Ausentismo: Para definir las faltas al trabajo por
motivos personales, por ejemplo, enfermedad,
vacaciones.
Presencia: Corresponde a un ausentismo de su
puesto habitual para estar en otros trabajos o en
capacitación. Por ejemplo, capacitación, cambio
de turno.
Ausentismo se presenta con mayor detalle.
• Suplencias
Si se desea implementar este concepto, las
actividades son similares a Ausentismo,
con la diferencia que en este caso se
definen las Clases de Suplencias, que
corresponden a los subtipos del infotipo
2003, con una clase de enlace temporal y
asociadas a agrupaciones de subdivisión de
personal. Posteriormente se debe definir la
reacción que tendrán los infotipos
considerando su clase de enlace temporal
cuando se produzcan colisiones.
Mónica Villablanca
• Ausentismos
Contempla definir las siguientes
actividades:
- Agrupaciones para Subdivisiones de
Personal.
Corresponde a la agrupación de
División de Personal con Subdivisión
para clases de Ausentismos y
Presencias.
- Clases de Ausentismo.
Corresponde a los subtipos del infotipo
2001, por ejemplo:
El detalle de la clase de ausentismo
3ADM es:
En la parte inferior se definen las
verificaciones que se desea tenga al
ausentismo, como son:
Inicio no laborable: indicar una
reacción si el ausentismo puede
comenzar en un día no laborable.
Final no laborable: indicar una
reacción si el ausentismo puede
finalizar en un día no laborable.
Período no laborable: indicar una
reacción si el ausentismo está en un
período no laborable.
Para los 3 casos se puede indicar una
reacción que corresponde a un mensaje
con los siguientes valores posibles:
E: Mensaje Error, W: Advertencia, I:
Información, o blanco. La validación
actuará en el momento que se ingresa
el ausentismo, mostrando el mensaje
correspondiente. También es posible
definir una cantidad mínima y máxima
de días.
- Fijar Pantalla de Entrada y Clases de
Enlace Temporal.
Por ejemplo para 3ADM, se asigna la
pantalla (dynpro) 2001 y la clase de
enlace temporal 03.
14
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3

• Presencias Las reacciones de Colisiones son válidas

En forma análoga a Ausentismo se pueden para todos los infotipos de Gestión de
crear Presencias. En tal caso, se definen: Tiempos, como Ausentismos, Horas
- Clases de Presencias, que Extras, Hechos Temporales, etc.
corresponden a los subtipos del Es recomendable mantener una planilla
infotipo 2002, como por ejemplo: para documentación de Colisiones, tipo
matriz con la reacción definida para cada
infotipo y clase de enlace temporal, como
muestra la Figura 12.

- Fijar Pantalla de Entrada y Clases de

Enlace Temporal.
Se efectúa la definición de pantalla y
clase de enlace temporal. Fig.12. Documentación de Colisiones

En columnas se ubica el infotipo y clase de

• Horas Extras
En este opción se pueden crear Clases de
Imputación. En RPC este concepto se
utilizó para definir los motivos que
originan el trabajo en tiempo extra.
enlace temporal que llega y en las filas se
ubica el infotipo y clase de enlace temporal
que está ingresado previamente, y en cada
casillero de cruce indicar la reacción que se
ha establecido, que puede ser:
A: Se limita el registro anterior y se
muestran las colisiones.
E: Error, no es posible ingresar el nuevo
registro, se muestran las colisiones.
W: Es posible ingresar un nuevo registro y
éste no modifica el registro anterior, se
muestran las colisiones.
N: Es posible ingresar el nuevo registro y
no se muestran las colisiones.
La parametrización se ingresa por el
Infotipo y Clase de Enlace Temporal que
llega:

• Servicios de Guardia
Consiste en un grupo de actividades IMG,
en que se define:
- Agrupaciones para Subdivisiones de
Por ejemplo, para el Infotipo 2001 con
Personal.
Clase de enlace temporal 01:
Corresponde a la agrupación de
División de Personal con Subdivisión
para Servicio de Guardia.
- Clases de Servicio de Guardia.
Con funcionalidad similar a Suplencias
y que corresponden a los subtipos del
infotipo 2004.

• Epecificación de Reacciones en Caso de

Superposición de Infotipos de Tiempos.
Permite otorgar precedencia a un ingreso
La interpretación es: Si llega un ausentismo
de información sobre otro. Por ejemplo,
del infotipo 2001 con clase de enlace
esto ocurre si existe una vacación y se trata
temporal 01 y se produce una colisión, es
de ingresar para la misma fecha una
decir, ya existe previamente un registro
licencia médica, ésta debe suspender la
para el empleado con la misma fecha, en
vacación desde el momento en que se
alguno de los infotipos y enlaces
origina la licencia (cortar el registro
temporales señalados en la lista, entonces
anterior).

Mónica Villablanca 15
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
se le indica como debe reaccionar el
sistema.
• Integración de Gestión de Tiempos con
otras aplicaciones de R/3.
En este grupo de actividades es importante
mencionar:
- Creación del Rango de números para
los Hechos Temporales.
Hechos Temporales corresponde al
registro de marcas. En la medida que
van ingresando registros, se le asigna
un número de notificación, el que se va
incrementando secuencialmente.
- Definir integración con otros módulos.
Por ejemplo:
Con el módulo Gestión de Actos, de
tal forma que al ingresar una
capacitación, automáticamente se
genere una Presencia.
Con el módulo Gestión de Personal, al
ingresar una licencia médica desde el
Servicio Médico, ingresar un
ausentismo en Gestión de Tiempos.
• Limitar Status Empleado para Gestión de
Tiempos de Personal.
Se definen los posibles valores de status de
tiempos, valor que es asignado a cada
empleado en el infotipo 7.
c) Captura de Datos en Producción
Este grupo de actividades se orienta a definir la
interacción con sistemas de captura de
información, por ejemplo, con Relojes de
Acceso. La Figura 13 muestra el grupo de
actividades IMG con las actividades que
contempla.
Fig.13. IMG – Gestión de Tiempos, Captura de
Datos en Producción
• Fijar Grupos de Clase de Hecho de
Horario de Trabajo.
Las clases de hechos temporales pueden
agruparse mediante clases de hecho de
horario de trabajo.
P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho
Temporal definidos para distinguir
Mónica Villablanca
Entrada/Salida respectivamente en el
Control de Asistencia. P15 y P25 se utiliza
para distinguir Entrada/Salida del personal
de Brigada.
• Definir Agrupaciones para Conexión de
Subsistema.
Se pueden definir agrupaciones de objetos
con la finalidad de hacer download a un
subsistema, por ejemplo para motivos de
presencia o ausentismo. En el caso de RPC,
se utilizó para distinguir las posibilidades
de acceso por los diferentes relojes, para
control de asistencia del personal RPC:
La Agrupación 001 se definió para permitir
marcar en todos los relojes destinados a
Control de Asistencia, en cambio la
agrupación 007 sólo permite marcar en el
reloj de Quintero. Esta agrupación se
define para cada empleado en el infotipo
50.
• Funciones Especiales en la Terminal.
Esta actividad se utiliza cuando existe una
integración con un sistema de Relojes, los
que son denominados relojes homologados.
En el proyecto RPC se consideró continuar
con el mismo sistema de relojes (no
homologados), y sólo se utilizó la
definición de agrupaciones para control de
acceso, tanto para personal RPC,
contratistas y estudiantes en práctica.
En este caso la agrupación está orientada al
Control de Acceso con un sentido similar
al caso anterior. La agrupación 01 permite
acceder por todos los puntos controlados
por el Área de Seguridad. En cambio la
agrupación 07 sólo permite acceder por
Recepción. Esta agrupación se define para
cada empleado en el infotipo 50.
d) Evaluación de Tiempos
La Evaluación de Tiempos permite evaluar y
contabilizar los tiempos de Presencias,
Ausentismos y Horas Extras de los empleados.
Para el proceso de evaluación se efectúan
algunas parametrizaciones adicionales propias
del proceso, y se utiliza lo descrito
anteriormente. La evaluación de tiempos
permite constituir saldos de clases de tiempo y
cc-nóminas así como actualizar contingentes de
16
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3

presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra diarios, saldos acumulados por período

los grupos de actividades contemplados.
Fig.14. IMG – Gestión de Tiempos, Evaluación
Tiempos
y si se desea trasladar el saldo
acumulado de un período a otro y de
un año al siguiente.
Una clase tiempos debe estar asociada
a una agrupación de subdivisiones de
personal y debe tener un período de
vigencia.

• Opciones Generales.
Considera las siguientes actividades:
- Fijar Parametrizaciones para la
Conformación de Pares (entrada-
salida):

Por ejemplo, el detalle de la Clase de

- Fijar Nivel de Retroactividad para la
Conformación de Pares:
Tiempo 3ADM que corresponde a
Permiso Administrativo, está asociada
a la agrupación de Subdivisión de
Personal 01 y tiene las características:
grabar saldos diarios y acumular saldos
en períodos.

Fijar Nivel de retroactividad significa

definir hasta donde puede actuar hacia
atrás el nivel correspondiente.
También es posible fijar nivel de
retroactividad para la Evaluación de
Tiempos y para el Registro de Gestión.
• Liquidaciones de Tiempos con Datos
- Crear Períodos de Liquidación:
Subsistema.
Este grupo de actividades permite realizar
definiciones propias del proceso de
Evaluación de Tiempos, del Esquema de
Evaluación y las Reglas. Sólo se
mencionarán las más relevantes:
- Especificar Horario de Trabajo
Corresponde a los períodos en los Máximo.
cuales se distinguirá y agrupará
información de Tiempos. Por ejemplo,
puede ser mensual, quincenal. Lo más
común es que el período sea mensual.
Las CC-Nóminas y las Clases de Se define la cantidad máxima de horas
Tiempos ofrecen la posibilidad de para una jornada de trabajo.
totalizar por el período definido.
- Definir Tipos de Tratamiento.
• Opciones del Control de la Liquidación.
Contempla las siguientes actividades:
- Agrupar Subdivisiones de Personal
para Entrada de Tiempos.
Corresponde a la misma agrupación
que se definió para Ausentismos y
Presencias.

- Definir Clases de Tiempos

Clases de tiempo son acumuladores
que sirven para almacenar tiempos por
alguna condición establecida. Su
Un Tipo de Tratamiento se define para
definición permite señalar si requiere
ser asignado a pares de tiempo. Es
contabilizar por ejemplo, saldos
utilizado en las Reglas de Generación

Mónica Villablanca 17
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
de cc-nóminas, donde se realiza la
selección de cc-nóminas en función del
tipo de tratamiento. También se utiliza
en las reglas y esquemas de evaluación
de tiempos.
- Crear Catálogo de CC-Nóminas
Las cc-nóminas son acumuladores
similares a las clases de tiempo, pero
con la ventaja de manejar el concepto
de retroactividad, lo que significa que
ocupa mayor almacenamiento con
respecto a una clase de tiempo, por lo
que se recomienda que su utilización
sea justificada.
Para crear una cc-nómina se debe
indicar un nombre, una descripción y
un período de validez.
- Fijar Reglas de Generación.
En esta actividad IMG se especifica
cómo se generan las cc-nóminas para
pares de tiempos.
Se debe indicar un número de
secuencia:
Por ejemplo, la regla de generación
610 para una cc-nómina de
determinación de sobretiempo:
Aquí se incorporan los elementos
definidos previamente como tipo de
tratamiento, condiciones de día,
condiciones de hora.
Puede usarse para un caso simple, por
ejemplo, para un tipo de tratamiento X
definir un cantidad de horas fija. Para
un caso complejo, por ejemplo, con
varios tipos de tratamiento,
condiciones de día, condiciones de
Mónica Villablanca
rango de horas, con límites para las
horas asignadas.
Es recomendable documentar las
reglas definidas, en una planilla para
facilitar la mantención posterior, donde
en las columnas se especifican todos
los campos posibles de definir en una
regla de generación y en las filas se
ingresan los valores de las reglas
creadas, como se muestra en la Figura
15.
Fig.15. Documentación Reglas Generación de
CC.Nómina.
e) Esquema Evaluación de Tiempos
La Evaluación de Tiempos se realiza a través
del procesamiento de uno o más esquemas de
evaluación y corresponde al cerebro de Gestión
de Tiempos, porque es donde se junta y evalúa
la información de las diferentes fuentes, y se
determina que acontecimientos ocurrieron.
Un esquema de evaluación de tiempos describe
la secuencia y el contenido de un proceso
programado. Se compone de una lista de
instrucciones y referencias a esquemas parciales
o bien funciones que se aplican mediante
parámetros. Existe un driver de evaluación de
tiempos, el programa RPTIME00, que procesa
un esquema paso a paso, considerando que los
datos de tiempos se evalúan a diario y por cada
empleado.
Se puede definir uno o más esquemas de
evaluación de tiempos, por ejemplo, en el caso
de RPC se contempló 2 esquemas, uno para el
personal que marca y el otro para el personal
que no marca.
Construir Esquemas y Reglas no es tarea fácil,
porque si bien existen muchas funciones y
operaciones posibles de usar, también resulta
complicado porque no es un lenguaje de
programación, y tiene estructuras de decisión
rígidas. Lo más común es efectuar una copia de
un esquema estándar y comenzar a adaptarlo a
los requerimientos.
Para dar una idea de lo que es un esquema, se
muestra un trozo con una breve explicación:
La función PTIP llama a la regla que tiene
como argumento a su derecha. En el caso de la
línea 640 corresponde a la regla ZPRR con el
18
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
argumento GEN que le indica que no retorne
valor.
La función ACTIO llama a la regla que se
encuentra a su derecha sin considerar si hay
pares de tiempo.
La función PRINT imprime un bloque estándar
de datos.
Un esquema puede invocar a otro esquema,
usar directamente funciones o invocar reglas.
• Reglas:
Son utilizadas en los esquemas de
evaluación de tiempos para establecer
estructuras de decisión y para definir
operaciones, como por ejemplo, actualizar
valores en una clase de tiempo o una cc-
nómina.
Por ejemplo, la regla ZPRR se utiliza para
actualizar valores en las clases de tiempo
de presencias:
La columna ArgVar corresponde al
argumento variable que sirve para definir
reglas de decisión.
La columna NL se utiliza para indicar
continuación de línea.
La columna T permite señalar el tipo de
regla, por ejemplo, el tipo de regla D indica
que sigue una operación de decisión y
luego vienen las columnas destinadas a las
operaciones.
La línea 10 a través de la operación
OUTTPORIGS indica que recupere el
status de origen del par de tiempos. El
argumento * de la línea 20 se usa para
derivar la acción de la regla si el argumento
es diferente a los mencionados a
continuación, el único argumento
contemplado es el status P, en tal caso pasa
a la operación OUTTPTYPE para
recuperar el tipo de par, que si es 3, pasa a
la operación OUTTPPRTYP para recuperar
el tipo de presencia, que si es 2CAP,
agrega la cantidad de tiempo que
corresponda a la clase de tiempo 2CAP, y
si es 3CT ejecuta la función FILLPVD,
donde FILLP cambia información del par
de tiempos, V indica cambiar el tipo de
tratamiento por el valor D. La operación
COLOP transferir datos de la tabla interna
TIP a la tabla interna TOP.
Mónica Villablanca
F. Desarrollos, Field Exit, Localizaciones,
Aplicación de Notas, PU12.
Producto del diseño detallado se definen
desarrollos y modificaciones a programas
estándar que es necesario efectuar.
F.1. Desarrollos
Se entiende como Desarrollos la construcción
de funcionalidad que SAP no trae incorporada y
es requerimiento indispensable del cliente. Esta
puede ser del tipo Interfaces, Reportes y
desarrollos para nueva funcionalidad.
Un tipo de desarrollo propio y especial de SAP
es el Batch-Input, el que se utiliza para
interfaces y que corresponde a un programa en
lenguaje ABAP/4, que contempla la secuencia
de pasos que realiza un usuario para ingresar
información al sistema. La ventaja de utilizar la
técnica del Batch-Input es que utiliza la misma
forma de ingreso que efectuaría un usuario, es
decir, debe pasar por las mismas validaciones
que en un ingreso manual con la ventaja que se
realiza en forma batch, más rápido y para un
gran número de registros, y no existe la
preocupación de estar poblando todas las tablas
que corresponda, porque interactúa con una
transacción.
Se distinguen 2 tipos de desarrollos:
• Desarrollos para efectuar cargas iniciales.
• Desarrollos permanentes para la aplicación.
Los Desarrollos para efectuar cargas iniciales,
se realizan a través de Batch-Input para cargas
masivas de información, que se ejecutan sólo
una vez para poblar con información el módulo,
como son:
• Creación de Objetos PD (Unidades de
Organigrama, Funciones, Posiciones).
• Vinculación de Objetos PD (Posiciones a
Unidades Organigrama, Personas a
Posiciones).
• Carga de Datos Maestros.
• Historial Médico.
• Historial de Capacitación.
La carga de Datos Maestros se efectúa a través
de una Medida de Contratación, previamente
creada en la parametrización, la que contempla
el paso por varios infotipos, por ejemplo en el
caso de RPC, contempló el paso por los
siguientes Infotipos: 0 Medidas, 1 Asignación
Organizacional, 2 Datos Personales, 6
Direcciones, 7 Horario Trabajo Teórico, 8
Emolumentos Básicos, 50 Información
Entrada, 37 Registro Sence y 41 Datos de
Fecha.
En especial los infotipos 7 y 50 son muy
importantes para Gestión de Tiempos.
El infotipo 7 contiene el Status de Evaluación y
la Regla de Plan de Trabajo asignada al
empleado.
19
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
El infotipo 50 contiene información relacionada
con el sistema relojes, como número de tarjeta y
la agrupación que define en que relojes puede
marcar el empleado.
Los Desarrollos Permanentes corresponden a
aquellas aplicaciones, reportes e interfaces que
continuarán trabajando en forma periódica. Por
ejemplo:
• Interfaz desde Relojes de Registro de
Asistencia con las marcas del personal.
• Interfaz hacia Relojes de Asistencia con las
personas que pueden marcar en cada reloj.
• Interfaces desde Meta-4 (Sistema de
Remuneraciones). Por ejemplo,
Ingreso/Baja de empleados, Cambios
Organizacionales, Actualización de
Ausentismos Vacaciones y Días Turno.
• Reportes Gestión de Tiempos (Ausentismo
según Marcas, Autorizaciones
Sobretiempo, Marcas Impares, Inspectores
de Paro).
Una particularidad de RPC es el horario de un
turno que se inicia a la 00:00 y finaliza a las
08:00. Este horario complicó la evaluación de
tiempos, porque lo más común es que los
empleados lleguen antes de las 00:00, lo que
corresponde al día anterior. La complicación
aparece porque no es posible definir un rango
fijo donde se inicia y termina una jornada
durante un día, por ejemplo, la persona que le
corresponde trabajar de 00 a 08, puede efectuar
horas extras antes de su jornada. Para este caso,
la solución establecida fue particionar las
marcas, por ejemplo, si una persona llega a las
23:50, entonces se crean 2 pares de marcas, una
salida a las 24:00 y una entrada las 00:00. Esta
solución fue aplicada en la interfaz que recibe
información de los relojes.
Las interfaces de salida de SAP generan
archivos planos según especificación dada por
el sistema destino.
F.2. Field Exit
Esta es una forma que SAP ofrece para efectuar
adecuaciones y validaciones.
Cada campo de pantalla está asociado a un
Elemento de Datos, que corresponde a una
definición de campo la que incluye un Dominio
y textos asociados. Un dominio es la definición
propiamente tal del campo (tipo de dato,
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longitud, etc.). Se puede crear un field-exit
sobre un elemento de datos asociado a una
dynpro (pantalla), por ejemplo para efectuar
validaciones o para establecer un valor por
defecto según el contenido de otro campo.
En el caso de Gestión de Tiempos se crearon
Field-Exit para la validación de fechas de inicio
y fin de las autorizaciones de horas extras en los
infotipos 2005, 2007 y 2012 asociadas a las
pantallas para entrada individual, entrada de
lista y entrada rápida. Se valida que la fecha de
inicio sea igual a la fecha de fin, es decir, con
este field-exit no se permite ingresar una
autorización de sobretiempo para más de un
día.
F.3. Localizaciones
Las localizaciones corresponden a
modificaciones sobre el estándar de SAP. En lo
posible es recomendable evitarlas, pero si es
imprescindible hacerlas, es importante que sea
un trabajo cuidadoso y documentado para
cuando ocurran cambios de release tener
presente volver a realizarlas, si es que la nueva
versión no cubre la funcionalidad de la
modificación.
Para efectuar un cambio en el código estándar
es necesario solicitar autorización a SAP, para
ello SAP cuenta con un servicio denominado
OSS (Online Service System), que entre otros
servicios mantiene el registro de modificaciones
realizadas en cada instalación. Esta petición
debe efectuarla un usuario que cuente con una
clave de desarrollador y debe ingresar el código
del objeto a modificar (programa, pantalla,
etc.), entonces OSS retorna un código de
modificación que debe ser ingresado para
habilitar el objeto para su modificación, acción
que se denomina Reparación.
En la implementación de RPC, por ejemplo
algunas reparaciones fueron:
• Validación de RUT en infotipo 2 Datos
Personales.
• Cambio de atributos en etiquetas en varios
infotipos para cambiar la descripción de
campo.
• Traducción de Textos en Elementos de
Datos.
• Habilitar indicador G en campo origen de
infotipo Hechos Temporales para marcas
que han sido modificadas y dejar el
indicador M para marcas ingresadas
manualmente.
• Modificación para submitir el programa de
Evaluación de Tiempos RPTIME00, con
parámetros obtenidos de la fecha de
retroactividad CDP del infotipo 3 Status de
Nómina.
• Bloqueo de registro para usuario con
autorización para ingreso de información.
Los usuarios que tiene autorización de
ingreso de información trabajan con el
20
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
registro desbloqueado para permitir que
actúen las colisiones y en el momento de
grabar el registro, éste se deja bloqueado,
para permitir su liberación.
• Validación de Centro de Costo para usuario
que libera. Se utiliza para las
autorizaciones de sobretiempo ingresadas
en el infotipo 2005, de tal forma que valida
que el centro de costo asociado a la
autorización, sea un centro de costo
permitido para el usuario que está
liberando.
F.4. Aplicación de Notas
El sistema OSS de SAP pone a disposición las
Notas como herramienta de ayuda a problemas.
Las Notas son soluciones SAP a problemas
planteados por usuarios de las diferentes
instalaciones SAP del mundo. Por lo general
contienen modificaciones al estándar, con la
validez de versión SAP indicada en cada nota.
Por ejemplo, en RPC se aplicó la nota 80769
que actúa sobre el programa RPTMAS02 para
corregir un problema en la evaluación de
tiempos relacionado con el rango horario para
sobretiempo.
F.5. PU12
Es una aplicación dentro de SAP llamada Caja
de Herramientas que permite construir
interfaces tanto para Nómina como para
Gestión de Tiempos, para ello se define un
nombre de formato que pasa por las opciones
de Definición de Datos, Conversión,
Generación y Export e Import.
Al generar una interfaz con PU12, el sistema
genera automáticamente una serie de programas
para la interfaz, los cuales pueden ser
complementados por rutinas creadas con
funciones específicas, por ejemplo para
formatear un campo fecha o para incorporar el
centro de costo por defecto cuando un
sobretiempo no ha sido asignado a un centro de
costo específico. Además es capaz de llevar un
control retroactivo porque cada vez que se
ejecuta una interfaz genera una imagen de los
datos extraídos, los que junto a ejecuciones
anteriores, serán considerados en la próxima
ejecución de la interfaz. Por ejemplo, si en una
primera ejecución PU12 detecta un sobretiempo
que generó 3 horas y luego se modifica la
marca de salida para que sean 2 horas y se
evalúa la situación del empleado, la próxima
ejecución de la interfaz PU12 generará un
registro para la fecha correspondiente por la
diferencia, es decir, -1 hora.
En la implementación de RPC se generaron 2
interfaces:
Ausentismos: Contempla la exportación de cc-
nóminas para atraso, permiso administrativo,
motivo médico, permiso sin goce de
remuneración.
Mónica Villablanca
Sobretiempos: Considera la exportación de cc-
nóminas para los 4 tipos de sobretiempo y 2
tipos de doblona.
IV. VALIDACION SOLUCION PROPUESTA
En el contexto del proyecto de implementación
del módulo HR, el submódulo Gestión de
Tiempos fue considerado crítico, porque tiene
estrecha relación con el proceso de pago.
A. Pruebas
En la medida que el proyecto avanzaba, se
fueron realizando las parametrizaciones y los
desarrollos necesarios según cada tema, y se
efectuaron las siguientes pruebas:
A.1. Infotipos
Después de parametrizar y definir las pantallas
que tendrá cada infotipo que se decidió usar,
éstos se prueban ingresándoles información.
Con el ingreso de información en el infotipo 1 –
Asignación organizacional, además se prueba el
funcionamiento de la estructura organizacional.
Con el ingreso de información en el infotipo 7 -
se prueba la parametrización de la regla plan de
horario de trabajo.
A.2. Medidas
Se prueba el funcionamiento de las medidas
creadas, después de haber probado los infotipos
en forma inidividual:
• Contratación Funcionarios
• Reingreso Funcionarios
• Baja Funcionarios
• Cambio Organizacional
A.3. Desarrollos
Las modificaciones y desarrollos se prueban en
el entorno de desarrollo, por ejemplo, la interfaz
de Marcas y la interfaz de Vacaciones y Días
Turno, fueron los primeros desarrollos
requeridos porque era necesario contar con las
marcas y los ausentismos generados en Meta-4,
para las pruebas de evaluación de tiempos.
Las Localizaciones también fueron probadas en
la medida que aparecía el requerimiento y se
desarrollaba.
Algunas interfaces y reportes como Baja de
Funcionarios, Actualización Nivel de Mercado
fueron requeridas estando ya en productivo.
A.4. Evaluación de Tiempos
Esta es la parte más complicada de probar,
porque existe un gran número de casos posibles
con sus variantes. Por ejemplo, para probar la
generación de horas de sobretiempo, se preparó
una lista de casos de prueba, contemplando
21
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
primero los más genéricos y luego casos más
rebuscados, para ellos se inventaron datos de
prueba. Una vez depurados los detalles que
aparecían y contando con que llegaban las
marcas reales de los relojes, se efectuaron
evaluaciones que se comparaban con el sistema
anterior.
Los resultados no eran comparables
exactamente porque el sistema anterior siempre
contabilizaba al día del sobretiempo, en cambio
SAP lo hace al día de la marca de ingreso.
B. Preparación para Entrada en Producción
Una vez que el proyecto está parametrizado,
con sus esquemas de evaluación y desarrollos
indispensables creados y probados, y se han
depurado los detalles encontrados, se puede
entrar a Producción.
La primera preocupación para la etapa de
Entrada en Producción es tener la
parametrización y los desarrollos en Ordenes de
Transporte, es la forma segura que ofrece SAP
para actualizar el entorno productivo.
También es importante realizar las siguientes
actividades:
• Capacitación de Usuarios: Es una tarea
significativa cuando la cantidad de
usuarios es relevante. En RPC se
organizaron capacitaciones por grupos de
trabajo.
• Transporte al Entorno Productivo: Se
transporta desde el entorno de desarrollo al
ambiente productivo la parametrización,
los desarrollos y modificaciones
efectuadas.
• Carga inicial de datos maestros: Una vez
chequeados los transportes en el entorno
productivo, el sistema está listo para recibir
los datos maestros con los que debe
comenzar a operar la aplicación, se procede
a efectuar las cargas iniciales de los datos
maestros. Para este efecto se construyeron
programas batch-input que simulan las
transacciones de entrada de datos, con la
información extraída del sistema anterior o
generada según el requerimiento SAP.
Las cargas iniciales realizadas en RPC
fueron:
• Datos Maestros (Datos Personales,
Dirección, Nivel de Mercado, Datos
Acceso, etc.).
• Actividades Históricas de
Capacitación.
• Ficha Médica de los empleados.
También se efectuó la carga del
contingente del permiso administrativo que
lleva hasta ese momento consumido cada
empleado.
Mónica Villablanca
C. Entrada en Producción y Soporte
En esta etapa se requiere dedicación hacia los
usuarios y los problemas que se van planteando,
de tal forma de dar la más pronta solución.
La Administración de Autorizaciones es una
actividad que se inicia en el entorno desarrollo,
pero tiene una fuerte demanda en el entorno
productivo, en especial durante los primeros
días. En el caso de Gestión de Tiempos, existen
3 tipos de autorizaciones que atender:
• Las autorizaciones comunes a todos los
módulos de SAP.
• Las autorizaciones según estructura PD.
• La autorización creada para controlar los
Usuarios que liberan y los Usuario que
ingresan.
La Documentación es una actividad que está
presente desde el inicio del proyecto y sigue
acompañando al Sistema durante su vida útil.
Como resultado de la Implementación debe
quedar la siguiente documentación:
• Diseño Conceptual.
• Manual de Parametrización.
• Manual de Procedimientos.
• Manual del Usuario.
• Diseño Técnico Detallado de Desarrollos,
User Exit, Field Exit y Modificaciones al
estándar.
Después de la Entrada en Producción y como
parte de la actividad de Soporte, se recomienda
seguir documentando:
• Problemas y sus soluciones.
• Decisiones tomadas y su responsable.
• Cambios efectuados en parametrización y
Desarrollos.
La actividad Soporte se inicia con la entrada en
producción y sigue presente durante la vida útil
del sistema. En el caso de este proyecto, tuvo
un mayor soporte inicial para cubrir nuevos
requerimientos, como reportes e interfaces, y
posteriormente cuando aparecen cambios, ya
sea por negociaciones colectivas o cambios
estructurales.
D. Cambios Posteriores a la Entrada en
Producción
Un problema que apareció estando la solución
en el entorno productivo fue que inicialmente se
definieron los períodos de nómina, los
utilizados por el Registro de Gestión, con la
misma definición dada para la Nómina de
Meta-4, éstos van del día 21 de un mes al día 20
del mes siguiente. Durante los 3 primeros
meses de operación en productivo, las
interfaces creadas con PU12, Sobretiempos y
Ausentismos, no trabajaron bien el concepto de
retroactividad, lo que generó un problema
crítico llegando a ser necesario realizar la
retroactividad en forma manual. La solución
22
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
consistió en cambiar la definición del período a
mes calendario, es decir, de 1 a 31.
Otro problema que apareció en el entorno
productivo fue que no realizaba bien el corte de
permiso administrativo, el que tiene un
contingente anual, que si es excedido debe ir a
una cc-nómina que va a descuento.
La forma en que se manejó el control del
permiso administrativo fue cambiada desde
utilizar un contingente de permiso
administrativo por empleado, a utilizar un
subtipo del infotipo 2012 que pone una marca
con validez, por ejemplo 21.12.2002 a
31.12.2002 para que la evaluación lo considere
como inicialización del permiso administrativo
del siguiente año.
E. Actividades Periódicas
E.1. Diario
Ingreso de información a los diferentes
infotipos, tanto por usuarios como por personal
del área Remuneraciones.
Una actividad necesaria es llevar a SAP las
marcas registradas por los relojes, para ello se
utiliza la interfaz que lee información desde un
archivo plano que previamente dejó el sistema
de relojes. Si los registros pueden ingresar a
SAP, éstos son borrados del archivo plano, en
caso contrario quedan en él hasta la próxima
recogida.
Otra actividad que se efectúa diariamente es la
evaluación de tiempos con los 2 esquemas:
personal que marca y personal que no marca.
La evaluación entrega un reporte por cada
empleado donde se muestran los pares de
tiempos, un resumen de clases de tiempos, un
resumen de cc-nóminas y una estadística de los
empleados evaluados:
E.2. Mensual
La principal actividad mensual es el proceso de
cierre de tiempos que contempla:
• Efectuar una evaluación completa para los
2 esquemas, depurando los casos que
queden con la evaluación incompleta
(casos rechazados y finalizados antes de
tiempo).
Mónica Villablanca
• Se cierra el período en el Registro de
Gestión, dejándolo en opción Libre para
Nómina.
• Se ejecutan las interfaces PU12 de
Sobretiempo y Ausentismo.
• Se fija la opción Final de la Nómina, y
entonces se produce el desplazamiento de
período.
Otra actividad mensual es ejecutar algunas
interfaces de entrada a SAP provenientes de
Meta-4.
• Altas del Personal.
• Bajas del Personal.
• Cambio Organizacional.
• Actualización de Niveles de Mercado.
• Actualización de infotipo franquicia
SENCE.
• Actualización Datos Personales y
Dirección.
Otra actividad es ejecutar 2 batch-input para:
• Desplazar fechas en infotipo 130
Procedimiento/Verificaciones, las que
permiten controlar el período en el cual los
usuarios pueden ingresar información. Se
definió 3 meses hacia atrás.
• Cambiar fechas de retroactividad en
infotipo 3 para permitir el ingreso de
información tanto para los usuarios, como
para el personal del Área Remuneraciones.
Se definió dejar 6 meses hacia atrás.
E.3. Anual
Anualmente es necesario generar un indicador
para inicializar el conteo del permiso
administrativo, porque éste no corresponde a un
año calendario. Esto se definió como un
sulbtipo del infotipo 2012, el que es
considerado en los esquemas de evaluación de
tiempos.
23
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
V. CONCLUSIONES
La funcionalidad de SAP R/3 está basada en el
concepto de Proceso de Negocio, que
corresponde a una cadena funcional completa
para desarrollar un proceso de gestión, sea cual
sea el área que tenga que manejar dicho
proceso, lo que significa que la cadena
funcional puede ser procesada por diferentes
módulos de aplicación. Por ello, es muy
importante tener presente que un proyecto de
implementación SAP debe verse como un
Proyecto Empresarial.
El apoyo y el compromiso de la gestión
superior de la empresa, es vital para enfrentar el
cambio cultural y la tendencia natural al
rechazo que se produce en la organización.
SAP es un sistema parametrizable, es decir, está
diseñado para adaptarse a los procesos de
negocios de la empresa, característica que
resulta atrayente sobre el enfoque tradicional
de desarrollo de sistemas, por las siguientes
razones: contar con un sistema más flexible
para responder en el menor tiempo posible a los
cambios que exige el entorno organizacional,
menor tiempo para efectuar una
Implementación respecto al tiempo requerido
para realizar un desarrollo equivalente, y
minimizar la ocurrencia de errores por no tener
que efectuar desarrollos o modificaciones en el
código fuente.
Un factor preponderante en un proyecto SAP es
la participación de los usuarios Funcionales
quienes en definitiva, son los determinantes
para un correcto Diseño Conceptual.
El apoyo informático en un proyecto SAP
normalmente se presenta como un recurso
Especialista Base, que conoce técnicamente el
sistema y aporta soluciones a requerimientos
que el estándar no cubre. No es de menor
importancia que exista el adecuado soporte
funcional, ya que los requerimientos pudieran
estar cubiertos con funcionalidad estándar y así
evitar desarrollos adicionales. Si el especialista
informático adquiere conocimientos funcionales
y técnicos del módulo, es decir, una
combinación Funcional-Base, obtiene un
importante valor agregado.
El perfil óptimo de un Analista Informático
para trabajar con SAP es, contar con la
formación Informática, adquirir el adecuado
conocimiento funcional y cultivar la capacidad
de comunicarse con los usuarios o clientes, en
el lenguaje que ellos manejan y entienden. Es
común encontrarse con problemas o En ambos ámbitos, lo importante es ir
requerimientos de usuarios que afectan o son
afectados por la acción funcional de otro
módulo, por ello es importante llegar a
reconocer el sistema con sus interrelaciones.
Mónica Villablanca
Tanto para Funcionales como Especialistas
Base, la experiencia de participar en un
proyecto de implementación SAP es muy
valiosa, siendo recomendable, en especial para
los usuarios funcionales, que sigan como
responsables de sus respectivos módulos, lo que
permite a la organización contar con un soporte
interno y así requerir menos servicios de
consultoría especializada del proveedor SAP.
Un factor crítico para el éxito del proyecto, es
contar con un Jefe de Proyecto con la
experiencia adecuada para guiar el desarrollo
del proyecto y la resolución de los problemas
que se van presentando.
Una tarea importante, es definir el correcto y
factible alcance del proyecto. En el caso de
RPC, se empleó mucho tiempo en la definición
de qué contemplaría el proyecto de
implementación del módulo HR y la relación
con Meta-4. Es difícil establecer la frontera
cuando el liquidador de nómina está fuera del
proyecto, por lo tanto es importante definir
claramente cuales serán las interfaces que se
requiere tener y en qué sentido fluye la
información.
La implementación del Submódulo Gestión de
Tiempos en RPC, cumplió con las expectativas
establecidas previamente, siendo destacable la
capacidad de cubrir los requerimientos
planteados, y dejando abierta la posibilidad
futura de desarrollar un proyecto para
incorporar la Nómina.
Algunas recomendaciones para un informático
que por primera vez debe trabajar con SAP
son: comprender que aunque el área de trabajo
sea el Desarrollo, es necesario conocer
funcionalmente la aplicación, o al menos el
módulo o entorno donde se esté trabajando. Es
aconsejable verlo bajo un enfoque Top-Down,
primero distinguir las áreas en que se agrupan
sus módulos, adquirir un conocimiento general
de la funcionalidad de SAP, identificar sus
componentes, familiarizarse con el estilo de
trabajo que no es muy intuitivo pero si es
común a toda la aplicación, luego, comenzar a
reconocer las interrelaciones existentes entre los
diferentes módulos y su potencialidad de uso,
en definitiva el objetivo es llegar a conocer la
parte de funcionalidad de SAP que se requiera,
donde un buen punto de ayuda pueden ser los
usuarios funcionales. Si el área de trabajo es
Desarrollo, en paralelo, es aconsejable
conocerlo internamente, identificando sus
componentes, y los elementos que provee en
este ámbito, pero que sin duda, resultan más
familiares al tener una formación informática.
acumulando conocimiento y experiencia. Es
muy usual que un informático se inicie
trabajando en el área de desarrollo y luego
derive hacia un módulo funcional.
24
 Guía Práctica para la Implementación de Gestión de Tiempos en el Módulo HR de SAP R/3
ANEXOS
Anexo 1: Ejemplo de Descripción de Procesos
PROCESO:PROCESAMIENTO DE
GESTION DE TIEMPOS
1. Requerimientos.
El procesamiento de Gestión de Tiempos tiene
una gran relevancia para todos los estamentos
de la Empresa, ya que éste es el que en
definitiva determina los días a pagar o
descontar por concepto de remuneraciones o
por una bonificación determinada, así como
también tiene directa implicancia en la
valorización y pago de las horas trabajadas en
exceso, conocidas también como horas
extraordinarias.
2. Concepto General del Proceso/Explicación
de Funciones
2.1. Explicaciones Generales
El sistema de Gestión de Tiempos funciona por
una parte con la información de ausentismo o
presentismo proporcionado por los relojes
electrónicos de marcada, y por otra parte, con la
información de autorización de los diferentes
conceptos de ausentismos (desviaciones) o
sobretiempos realizados por un funcionario en
una determinada jornada de trabajo.
2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos
Ver HRDC16B (flujograma de Gestión de
Tiempo en RPC)
2.3. Consideraciones Especiales de
Organización
Este proceso es único y por lo tanto es aplicable
a toda la Sociedad.
2.4. Modelo de Negocio
N/A
3. Consideraciones Sobre la Organización.
Es importante tener en consideración que los
procesos pueden sufrir modificaciones cada dos
o tres años, ya que es la periodicidad con que
negocian los sindicatos con la Empresa.
REFERENCIAS
[HER-99] Hernández José Antonio,
Roca Enric, Andreu Salvador,
Sierra José Ramón.
"Implementación de SAP
R/3".
Editorial McGraw-Hill,
España, 1999.
Mónica Villablanca
[SAP-98] R/3 Online Documentation
(Release 3.1H), SAP AG.
[SAP-97] "Entrada de Tiempos"
Curso HR306, Sistema R/3.
[SAP-96] "Gestión de Personal".
Curso HR050, Sistema R/3.
[PU12-97] "Human Resource-Interface
Toolbox (NA)".
Curso HR497, SAP AG.
[TIM-97] "Technical Basics of Time
Evaluation".
R/3 System, SAP AG.
GLOSARIO DE TERMINOS
Batch-Input: Técnica provista por SAP para el
ingreso masivo de información
Customizing: Concepto dado por SAP para
referirse a parametrización.
Download: Concepto SAP para referirse a la
acción de generar un archivo plano.
Dynpro: Término usado por SAP para referirse
a pantallas.
Doblona: Tipo de hora RPC asociado a hora
extraordinaria del personal de turno .
Dominio: Componente del Diccionario de
Datos de SAP que se asocia a Elemento de
Datos.
la
Elemento de Datos: Componente del
Diccionario de Datos de Sap que se asocia a
campos de tablas.
Estamento: Concepto RPC para agrupación de
personal relacionada con un Sindicato.
Infotipo: Conjunto ordenado de información del
módulo HR de SAP.
Mandante: Área de almacenamiento de
información en SAP.
Nivel de Mercado: Concepto RPC que hace
referencia a una escala de remuneraciones.
Orden de Transporte: Esquema que provee
SAP para transportar objetos del área desarrollo
y parametrizaciones, desde una máquina a otra.
Sociedad FI: Identificador de Sociedad dado en
el módulo Finanzas de SAP.
Régimen de Trabajo: Concepto RPC que hace
referencia a la jornada de trabajo.
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