UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERÍA
CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CURSO-SECCIÓN:
Sistemas de Información ERP – IN186

TRABAJO:
Trabajo de Investigación Aplicada 1

DOCENTE:
Sotomayor Burga, Luis

ALUMNO:
Carbajal Ponte, Marco Antonio [u201810521]
Chavez Ramirez, Samir [u201823967]
Pezo del Castillo, Diego Fidel [u202011698]
Velazco Torres, José Luis [U201913731]
Verde Avalos, Florencio Anderson [U201716083]

2023-2
1. SAP ACTIVATE:

Ante la imparable globalización, las organizaciones tienden a digitalizarse o morir. No

hay forma de que las organizaciones sobrevivan a este siglo sin la digitalización. Esto
está creando una enorme necesidad en el mercado de productos ERP de calidad
para todo tipo de organizaciones. SAP S/4HANA es el último y uno de los mejores
ERP en el mercado en este momento.

SAP Activate es una metodología avanzada y meticulosa concebida para facilitar la

implementación y migración efectiva de soluciones SAP. Se destaca como una
innovación en la gestión de proyectos de integración de SAP, al fusionar las
estrategias más eficientes y las mejores prácticas para asegurar una transición fluida
y rápida hacia las soluciones de software empresarial. Esta metodología representa
un enfoque estructurado y evolutivo, diseñado específicamente para optimizar el
proceso de adopción de soluciones SAP, permitiendo a las organizaciones alcanzar
sus objetivos con mayor eficacia y adaptabilidad.

Entonces, definimos a la metodología SAP Activate es un marco simple, modular y

ágil para la implementación o migración a SAP S/4HANA ya que integra los principios
Agile y Lean, lo que facilita una implementación adaptable y flexible, capaz de
ajustarse a cualquier cambio en el proyecto. Esto implica un enfoque iterativo y
centrado en el usuario, con el propósito de gestionar eficazmente los riesgos. Por lo
tanto, SAP Activate representa un cambio considerable en la metodología de
implementación de SAP, abandonando el enfoque lineal y rígido de ASAP para
adoptar uno más ágil, flexible y orientado al cliente.
(Se basa en sus predecesoras ASAP Methodology y SAP Launch Methodology)

Hay 3 componentes principales en la metodología SAP Activate:

 Mejores prácticas: Procesos de negocio fácilmente configurables basados en las
mejores prácticas del sector.
 Metodología: SAP Guidance para acelerar la implementación y optimización.
 Configuración guiada: Herramientas para ayudar a activar el contenido de las
mejores prácticas y realizar ajustes personalizados.

Podemos utilizar la metodología por nuestra cuenta, con un Partner de SAP o con
SAP Directamente.

SAP Activate está disponible para ediciones on-premise y cloud de SAP S/4HANA y
soporta los 3 tipos de transacciones.
 Nueva implementación
 Conversión del sistema
 Transformación del paisaje
 Diagrama 1. Metodología SAP Activate

Fuente: Mohan Kunkulagunta, en Linkedin

Fases de la metodología Activate:

La Metodología SAP consta de las fases Descubrir, Preparar, Explorar, Realizar,
Desplegar y Ejecutar.

 SAP Activate - Descubrir

Esta fase de Descubrir le ayudará a considerar y experimentar SAP S/4HANA
antes de iniciar un proyecto para implementar SAP S/4HANA.
En esta fase, desarrollará estrategias y una hoja de ruta que utilizará en el
viaje de implementación.
Experimente SAP S/4HANA con pruebas preconfiguradas basadas en las
mejores prácticas de SAP en la nube y en las instalaciones.

 SAP Activate - Preparar

Se inicia y planifica el proyecto, incluidos los planes de calidad y riesgo.
Se configura el entorno del sistema, incluidas las mejores prácticas con
procesos listos para ejecutarse.

 SAP Activate - Explorar

El equipo del cliente explora las funcionalidades de la solución SAP, mientras
que el integrador del sistema explora el negocio del cliente.
Juntos, utilizan talleres de ajuste/desfase para identificar la configuración y las
ampliaciones que mejor se adaptan a los requisitos del cliente.

 SAP Activate - Realizar

Juntos, los equipos configuran y amplían el sistema basándose en los
requisitos prioritarios capturados en la fase de exploración.
La configuración y la creación se realizan en ciclos iterativos con validaciones
periódicas y comentarios de la empresa.
 Las pruebas estructuradas y las actividades de migración de datos ayudan a
garantizar la calidad.

 SAP Activate - Desplegar

Los preparativos finales antes del paso a producción ayudan a garantizar que
los datos del sistema y los usuarios estén listos para la transición al entorno
de producción.
La transición a las operaciones incluye la configuración y el lanzamiento del
soporte, y después el traspaso de las operaciones a la organización que
gestiona el entorno.

 SAP Activate - Ejecutar

El objetivo de la fase de ejecución es continuar con la adopción de la solución
implementada en toda la organización. Durante esta fase, el cliente añade
nuevos usuarios, habilita a sus usuarios empresariales para ejecutar las
transacciones empresariales, gestiona las pruebas de regresión para las
actualizaciones trimestrales y activa la funcionalidad adicional según sea
necesario.
2. CASOS DE APLICACIÓN:

2.1. Titulo: Enterprise Resource Planning System Design Project System

Module Using SAP Application With SAP Activate Methodology in PT XYZ

 Introducción: Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son

herramientas configurables que integran información y procesos en todas las áreas
funcionales de una organización, permitiendo una gestión en tiempo real y la
generación de informes de inteligencia empresarial. Su implementación tiene un
impacto organizacional significativo, mejorando la capacidad operativa y la eficiencia
para alcanzar los objetivos comerciales. En un entorno competitivo como el actual,
las empresas de construcción se enfrentan a la necesidad de centrarse en sus
competencias principales, externalizar funciones no críticas, mejorar relaciones con
clientes y optimizar sus redes de suministro. Por tanto, muchas empresas del sector
están adoptando sistemas ERP para integrar sus funciones y recursos,
especialmente en áreas como la contabilidad de proyectos y prácticas relacionadas.
Este estudio de caso se centra en la implementación de un sistema ERP en una
empresa de construcción en Indonesia, buscando comprender su impacto y
beneficios en un contexto específico de arquitectura e ingeniería civil.

 Contexto: La empresa de construcción, líder en Indonesia, reportó ingresos de 1,97

billones de rupias en 2016 y aseguró nuevos contratos por un valor de 32,60 billones
de rupias. La implementación de sistemas ERP ha generado una serie de beneficios
tangibles. Según [6], los sistemas ERP proporcionan un entorno integrador que
automatiza procesos y facilita la disponibilidad de información en todos los niveles de
la empresa. Además, permiten la integración de aplicaciones en todos los
departamentos, brindando flexibilidad para estandarizar procesos y adaptarse a
cambios y globalización. Este enfoque busca equilibrar personas, procesos y
tecnología, aplicando prácticas de planificación y gestión de programas en todas las
etapas del ciclo de vida del proyecto.

 Resultado: El análisis detallado del diseño del proceso de negocio de la empresa en el

contexto del proyecto de construcción revela la existencia de un diseño de proyecto
de construcción de procesos de negocio alineado con el Sistema de Planificación de
Recursos Empresariales (ERP) de la empresa. Este diseño se ha materializado en el
módulo de Sistema de Proyectos de SAP, integrando funciones clave como
Controlling, Contabilidad Financiera, Gestión de Materiales y Ventas y Distribución.
Este enfoque no solo promueve una gestión de proyectos más eficiente y
documentada, sino que también contribuye a una mejor programación y
presupuestación, reduciendo errores y optimizando la asignación de recursos. El
módulo SAP Project System abarca todas las etapas del proceso, desde la
planificación hasta el cierre del proyecto, facilitando la gestión en cada fase. La
implementación de este sistema no solo mejora la precisión en la presupuestación,
sino que también promueve una mayor integración entre departamentos,
especialmente con Finanzas y Adquisiciones, lo que permite un flujo financiero más
claro y una documentación más robusta en comparación con los métodos manuales
anteriores, como el uso de Excel y MS Project de manera independiente. Este
enfoque integral refuerza la capacidad de la empresa para ejecutar proyectos de
construcción de manera más eficaz y con un mayor nivel de control y transparencia
en todas las operaciones.
 2.2. Titulo: Design of Budget Carry Forward Process in Funds Management
Module with SAP using SAP Activate Methodology: Case Study - PT.
Telekomunikasi Indonesia, Tbk

 Introducción: La empresa PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk (Telkom Indonesia)

necesitaba un proceso para transferir únicamente los compromisos abiertos (pedidos
pendientes sin facturar) del año fiscal anterior al siguiente, sin transferir el
presupuesto asociado mediante el uso de la metodología SAP Activate Por ese
motivo, se diseñó un proceso de traspaso de presupuesto personalizado que
satisfacía las necesidades específicas de la empresa. Este proceso involucró la
configuración del módulo de gestión de fondos de SAP, el desarrollo de programas
personalizados y pruebas exhaustivas. De acuerdo con previas investigaciones si se
aplicaba la metodología correctamente los beneficios serían la transferencia precisa
de compromisos, la prevención de la transferencia innecesaria de presupuesto y la
mejora de la eficiencia en la gestión presupuestaria.

 Contexto: Viendo a detalle el artículo la aplicación de la metodología SAP ACTIVATE

esta misma ayudó a la empresa de Indonesia en poder Identificar los requisitos
específicos del proceso de traspaso de presupuesto, incluyendo la necesidad de
transferir solo los compromisos abiertos y no el presupuesto asociado, poder
configurar el módulo de gestión de fondos de SAP para permitir el traspaso de
compromisos abiertos sin su presupuesto correspondiente lo que, implicaría la
creación de campos personalizados o el uso de configuraciones específicas en el
sistema. Al mismo tiempo, el desarrollo de programas personalizados, si fuera
necesario, para automatizar tareas clave del proceso, como la identificación de
partidas presupuestarias disponibles, la generación de informes detallados y la
validación de datos y como último factor la realización de pruebas exhaustivas para
garantizar que el proceso funcionara correctamente y cumpliera con los requisitos de
la empresa investigada.

 Resultado: De acuerdo con el articulo la implementación del proceso de traspaso de

presupuesto personalizado utilizando la metodología SAP ACTIVATE generó los
siguientes resultados como poder aplicar la transferencia precisa de únicamente los
compromisos abiertos. También, poder simplificar y acelerar el proceso de traspaso
de presupuesto lo que, reducción bastante el tiempo y los recursos humanos
necesarios. Por otro lado, gracias a la implementación de esta metodología hubo
mejoras significativas en la eficiencia, la transparencia y la optimización del
presupuesto, lo que ha contribuido a su transformación digital y a su éxito en el
mercado. Finalmente, de acuerdo con (Rizki Anik Tia, Warih Puspitasari; Wahjoe
Witjaksono; 2021) está investigación se puede aclarar aún más haciendo informes
financieros (reporting) a través de la personalización en SAP para facilitar el ajuste a
las necesidades de los usuarios.
3. RECOMENDACIONES

 Realizar una planificación detallada: Antes de comenzar la implementación, es

fundamental realizar una planificación detallada, teniendo en cuenta las mejores
prácticas y las herramientas ofrecidas por SAP Activate. Esto incluye una evaluación
completa de los requisitos del negocio y una definición clara de los objetivos del
proyecto. Una buena planificación puede ayudar a anticipar desafíos y a asegurar
que el proyecto permanezca en el camino correcto.

 Enfatizar la gestión del cambio y la capacitación: Para maximizar el éxito de la

implementación, las organizaciones deben invertir en gestión del cambio y
programas de capacitación para los usuarios finales. Esto no solo ayuda a reducir la
resistencia al cambio, sino que también asegura que los usuarios puedan aprovechar
al máximo las nuevas soluciones SAP. La creación de un plan de comunicación
efectivo y la realización de sesiones de formación regulares pueden facilitar una
transición más suave.

 Aprovechar el aprendizaje y mejora continua: SAP Activate está diseñado para apoyar
enfoques ágiles e iterativos, lo que significa que las organizaciones deben adoptar
ciclos de aprendizaje y mejora continua. Después de cada fase del proyecto, es
beneficioso realizar revisiones y sesiones de lecciones aprendidas para identificar
áreas de mejora. Este enfoque puede ayudar a refinar procesos y estrategias para
proyectos futuros, asegurando tasas de éxito y eficiencia aún mayores.

4. CONCLUSIONES

 Eficiencia mejorada en la implementación: La metodología SAP Activate ha

demostrado ser una herramienta eficaz para acelerar el proceso de implementación
de las soluciones SAP, incluyendo SAP s/4hana. a través de sus mejores prácticas,
metodología detallada y herramientas de apoyo, las organizaciones pueden lograr
una implementación más rápida y con menos problemas, lo que resulta en una
reducción significativa del tiempo hasta la obtención de valor.

 Flexibilidad y adaptabilidad: SAP Activate proporciona un marco que es lo

suficientemente flexible como para adaptarse a una amplia gama de proyectos,
desde nuevas implementaciones hasta migraciones y transformaciones. esta
flexibilidad es crucial para atender a las necesidades específicas de cada
organización y para manejar los diversos escenarios de implementación, ya sea en la
nube, en entornos híbridos o en instalaciones locales.

 Importancia de la gestión del cambio: Un aspecto crítico que se destaca en la

aplicación de la metodología SAP Activate es la importancia de la gestión del cambio
y la capacitación de los usuarios. la metodología subraya que, para el éxito de
cualquier proyecto de implementación, es esencial abordar la resistencia al cambio y
asegurar que los usuarios finales estén adecuadamente capacitados y
comprometidos con la nueva solución.