Metodologa de anlisis del impacto
de la implantacin de SAP/R3 en
Marta Sanz Sanz
Ingeniero de ICAI (1992) y master en
Manufacturing Engineering & Manage-
ment por la Universidad de Birmingham
(UK). Su experiencia profesional es de
siete aos en REE (Red Elctrica de
Espaa) en Gestin de Proyectos, tres
aos en DMR (Consultora de Ges-
tin y Tecnologas de la Informacin)
como jefe de proyectos de implanta-
cin de SAP/R3 y actualmente es con-
sultor senior.
22 anales de mecnica y electricidad / marzo-abril 2004
una organizacin empresarial:
diseo conceptual SAP/R3
Introduccin
En la actualidad, y como respuesta a mlti-
ples condicionantes, gran par te de las em-
presas estn plantendose confiar sus sistemas
de informacin a paquetes de software
estandard, tambin conocidos como ERP
(Enterprise Resource Planning). Estas solu-
ciones, que nacieron como respuesta a las
necesidades de informacin financiera en las
empresas, paulatinamente han incorporado
tambin funcionalidades de las reas logsti-
cas (Ventas, Produccin, Gestin de Materiales,
Mantenimiento) y ltimamente podemos
observar como incluyen dentro de su estan-
dard las ms novedosas tecnologas (Inter-
net, Workflow, Gestin Documental).
Dentro de estos ERP destaca el producto
R/3 de SAP, que tanto por su tecnologa
como por su cuota de mercado est llamado
a conver tirse en el estandard empresarial.
Pero la implantacin exitosa de SAP est
sujeta a mltiples factores, tanto tecnolgicos
como funcionales y organizativos (gestin de
equipos, conocimiento del producto, reinge-
niera, dimensionamiento de mquinas, es-
tructuras, anlisis coste/ beneficio,) que tiempo, y el grado de cobertura final de los
hace que muchas empresas no valoren
adecuadamente el reto que supone la im-
plantacin de SAP en su entorno empresarial.
Para evitar situaciones que generen insatis-
faccin en la empresa cliente y pueden poner
en peligro un proyecto extenso tanto en tiem-
po como en recursos humanos y monetarios,
es necesaria la elaboracin de un proyecto
inicial de Diseo Conceptual de SAP R/3. As
mismo es importante la metodologa de im-
plantacin con el objetivo de asegurar el xito
del cambio tecnolgico en la organizacin
derivado de la implantacin de SAP R/3.
Este enfoque, combina la metodologa propia
de SAP (ASAP) y la consecucin de resultados,
proporciona a la empresa cliente los siguientes
anlisis:
Definicin de resultados a obtener con la im-
plantacin de SAP R/3 en el entorno empre-
sarial sujeto al estudio. Beneficios a conse-
guir derivados directamente de la
implantacin y focalizacin de beneficios in-
directos o no fcilmente identificables.
Definicin de la estrategia de implantacin,
orientando el proyecto a la cobertura de los
procesos empresariales bsicos para el
negocio de la empresa, (incluyendo una visin
sectorial), su secuencia de implantacin en el
mismos.
Evaluacin de oportunidades para software
complementario a SAP, que cubra las funciona-
lidades requeridas por la empresa en el rea
de tecnologas de la informacin, y que no
estn cubiertas por el estndar de SAP R/3.
Alineamiento de la estructura y plataformas
tecnolgicas al anlisis del impacto de SAP
R/3 y software complementario, definicin
del Modelo Tecnolgico resultante. (Elabora-
cin de un mini Plan de Sistemas).
Anlisis del cambio organizativo por la im-
plantacin del producto en la empresa y por la
aplicacin de las mejores prcticas de negocio
(reingeniera).
Entrega de una visin completa de la solucin
a implantar tanto por el nivel de detalle como
por la concrecin para la elaboracin de las
siguientes fases del proyecto, delimitando de
esta forma el mbito de los proyectos futuros.
De esta forma se consigue dimensionar
correctamente la implantacin SAP (Planifica-
cin de Tiempos, recursos, costes,) y lo que
es ms importante orientacin del proyecto a
la estrategia futura de la empresa cliente.
Resultados
El resultado de este estudio es beneficioso
para la empresa cliente ya que le proporciona
los siguientes parmetros para la toma de
decisiones:
Conciencia a la Alta Direccin del Alcance
del proyecto SAP en la organizacin empre-
sarial y consigue su par ticipacin desde el
principio.
Determina si la empresa continua con la
implantacin de SAP R/3 o por el contrario
comprueba que no cumple con las expec-
tativas de la empresa por rendimiento o
coste.
Facilita la elaboracin de los objetivos a aco-
meter por el equipo de trabajo. Es una gua
para el seguimiento de los resultados a obte-
ner, y la evolucin de los objetivos en el
tiempo.
Adecuada gestin del proyecto para procu-
rar los recursos necesarios tanto humanos
como tecnolgicos y financieros.
Enfoques
Las actividades y documentacin que cons-
tituyen el Diseo Conceptual SAP R/3 de-
pendern del enfoque que cada empresa
cliente aplique a la inversin en SAP R/3.
Se pueden identificar tres enfoques dife-
rentes a una implantacin SAP:
Implantacin completamente estndar:
Este tipo de implantacin consiste en la
adecuacin total de la empresa al funciona-
miento estndar SAP R/3, disminuyendo con
Metodologa de anlisis del impacto de la implantacin de SAP/R3 en una organizacin empresarial: diseo conceptual SAP/R3
ello el esfuerzo necesario para la implanta-
cin. Se realiza en aquellos sectores o mer-
cados en los que los sistemas de informacin
no son elemento crucial en la estrategia
competitiva de las empresas.
Implantacin a medida: Es la ms co-
rriente , consiste en la definicin de un
modelo de negocio y la adaptacin de la
empresa y de SAP R/3 al modelo de negocio
definido.
Implantacin Roll out: Es aquella implan-
tacin en la que los requerimientos del
sistema SAP R/3 ya estn definidos, normal-
mente por la empresa matriz, y por tanto la
implantacin consiste en la adaptacin de
este modelo a la situacin especfica de una
empresa en cuestin (Mercado y legislacin
del pas).
Fases y Actividades
El Diseo Conceptual SAP R/3 consta
de una serie de fases y actividades (ver Fi-
gura 1):
Organizacin del Proyecto
Anlisis de la situacin actual
Definicin de requerimientos
Elaboracin Modelo Tcnico y Modelo de
Negocio
Anlisis del Impacto Organizativo
Gestin de Resultados
Elaboracin Plan de Implantacin y Reco-
mendaciones finales
Ventajas
Ahorro: La elaboracin de este Diseo
Conceptual ahorra tiempos en la implantacin
Figura 1. Diseo Conceptual SAP
Anlisis del Impacto Organizativo
Gestin de resultados
Modelo
Tcnico
Organizacin Anlisis de la Definicin de Plan de
del Proyecto Situacin Actual Requerimientos Implantacin
Modelo
Negocio
Control de Calidad
Business Blueprint (ASAP)
23
 Figura 2. Organizacin del Proyecto
Estructura
Organizativa
Plan Inicial Medidas de
Lanzamiento
Proyecto Calidad
Estndares
Procedimientos
Tabla 1. Entregables de la Fase I
Objetivos Productos: Proyect Statement
Iniciacin del Proyecto Detalle estructura organizativa del equipo.
Visin Comn para alcanzar los objetivos Infraestructura necesaria para el Proyecto.
del Proyecto
Planificacin del Proyecto.
Estndares y procedimientos.
Modelos de Calidad.
Resultados de las reuniones de lanzamiento.
Figura 3. Anlisis de la Situacin Actual
Proceso de
Negocio
Contexto
Organizativo
Valoracin de
Sistemas
del Sistema R/3, ya que par te del Business
BluePrint (Mtodo ASAP) est ya realizado.
Calidad: Sienta las bases de control de cali-
dad que se llevar a cabo a lo largo de la
implantacin.
Flexibilidad y adaptabilidad: En algunos
casos no todas las fases o actividades son
necesarias para la realizacin del Diseo
Conceptual SAP R/3. As por ejemplo, en
el caso de implantaciones roll out, el es-
fuerzo necesario en la realizacin del An-
lisis de la Situacin Actual o en la defini-
cin de los Requerimientos es mucho
menor que en implantaciones a medida, ya
que el sistema SAP R/3 vendr en gran
par te definido por las prescripciones de la
matriz.
Por tanto las fases y actividades a realizar en
un proyecto de Diseo Conceptual depende-
rn de la situacin y necesidades especficas
de cada empresa.
24 anales de mecnica y electricidad / marzo-abril 2004
Sin embargo, conviene definir aquellas fa-
ses o actividades indispensables y comunes a
todo tipo de Diseo Conceptual SAP R/3,
independientemente del enfoque aplicado o
del tiempo y recursos dedicados al mismo.
Estas fases son las que se detallan a conti-
nuacin.
Fase I: Organizacin del proyecto
El objetivo fundamental de esta primera
fase es iniciar el proyecto y asegurarse de
que existe una visin comn para alcanzar
los objetivos del proyecto. Para ello el equipo
SAP producir un Project Statement que
contendr:
Alcance del proyecto, asunciones y factores
crticos de xito.
Miembros de equipo, organizacin, roles y
responsabilidades.
Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos
grupos de trabajo, documentacin/entregables
de las distintas fases, plan de formacin
Presupuesto del proyecto y necesidades.
En definitiva, se intentar conseguir y ase-
gurar que toda persona que se encuentre
involucrada, directa o indirectamente, en el
proyecto, conozca los objetivos del proyecto,
los procedimientos a aplicar, sus propias
responsabilidades y los factores que son cr-
ticos en la realizacin del proyecto.
Fase II: Anlisis de la Situacin
Actual
El objetivo de esta segunda fase es com-
prender y valorar varios aspectos de la orga-
nizacin.
El Modelo organizativo existente en la em-
presa, las relaciones de poder y distribucin
de la informacin de la empresa (formales e
informales). Si se trata de un grupo empresa-
rial habra que recabar informacin sobre las
relaciones entre las distintas empresas.
Definicin de la estrategia futura
de la empresa
La dinmica de la operativa actual (Mapa
de Procesos) de la empresa cliente. La apli-
cacin de SAP produce cambios en proce-
sos, por lo que el diseo futuro del modelo
de procesos debe estar basado en la com-
prensin de la operativa actual.
El estado actual de los Sistemas de Infor-
macin, anlisis de la cobertura de las necesi-
dades de informacin que tiene la empresa,
deteccin de riesgos.
Alguno de estos anlisis puede no ser
necesario o no deben realizarse en detalle:
Por ejemplo si los sistemas de informacin
son inexistentes u obsoletos se podra obviar
la ltima fase o minimizarla en extremo.
Fase III: Definicin de
Requerimientos
Cuando una empresa se plantea la inver-
sin en un ERP es que ha detectado que
los Sistemas de Informacin que posee han
quedado obsoletos, y no cubren de manera
adecuada las necesidades actuales o futuras
de la empresa, o que el esfuerzo para cu-
brir estas necesidades no es eficiente en la
asignacin de recursos o rentable econ-
micamente. La definicin de los requeri-
mientos consiste en la identificacin de
necesidades y exigencias especficas de la
empresa.
Los requerimientos permitirn perfilar la
configuracin objetivo de la estructura, los
procesos y los sistemas de informacin de la
empresa.
La relacin entre los beneficios de la inver-
sin en SAP y los requerimientos puede ser
de dos tipos:
La empresa define en primer lugar una serie
de beneficios a conseguir con la implantacin
de SAP. Posteriormente se definen las carac-
tersticas especficas de la organizacin, pro-
cesos y sistemas de informacin necesarias
para que la empresa consiga dichos beneficios
(Caso I).
La empresa define en primer lugar unas
condiciones y caractersticas indispensables
de la organizacin, procesos y sistemas de in-
formacin. Dadas estas caractersticas se
identifican los beneficios posibles que puede
obtener la empresa con una implantacin
ERP (Caso II).
La identificacin de los beneficios de una
implantacin de un ERP tiene los siguientes
objetivos:
Identificar y Validar los beneficios de una
implantacin SAP.
Desarrollar una estrategia y un plan global
para la realizacin de estos beneficios.
Identificar las iniciativas de negocio necesa-
rias para la realizacin de beneficios.
Conseguir consenso dentro de las reas
implicadas a la hora de medir los beneficios.
Desarrollar mtricas de resultados que sean
objetivas y fciles de aplicar.
La identificacin de resultados se inicia con
la comprensin, a partir del anlisis de la situa-
cin actual, de los principales beneficios espera-
dos de una implantacin SAP. Estos beneficios
debern ser validados por los responsables
Metodologa de anlisis del impacto de la implantacin de SAP/R3 en una organizacin empresarial: diseo conceptual SAP/R3
Tabla 2. Entregables de la Fase II
Objetivos Productos
El objetivo principal es comprender varios Contexto Organizativo.
aspectos de la organizacin empresarial Procesos de Negocio.
Modello organizativo existente en la empresa Valoracin de Sistemas de Informacin.
y relaciones (Formales e Informales).
Definicin de la estrategia futura de la empresa.
Mapa de procesos actual.
Estado actual de los Sistemas de Informacin.
Figura 4. Definicin de Requerimientos
Recoleccin Identificacin Priorizacin
Requerimientos Origen Requerimientos
Figura 5. Definicin de los Resultados
Identificacin Cadena de
Beneficios Resultados
Tabla 3. Entregables de la Fase III
Objetivos Productos
Identificacin de las necesidades actuales y Requerimientos Funcionales y tcnicos.
futuras de los Sistemas de Informacin. Checklist de funcionalidad de SAP.
Determinacin de las exigencias especficas de Documento de Identificacin de Beneficios.
la empresa.
Cadena de resultados Inicial.
Identificar y validar los beneficios de una
implantacin SAP.
Desarrollar estrategia y plan global para la
realizacin de estos beneficios.
Identificar las iniciativas de negocio necesarias
para la realizacin de beneficios.
Consenso de las reas para la medicin de
los beneficios.
Desarrollo de mtricas de resultados objetivas
y fciles.
de la implantacin del sistema (Comits de
Direccin, Consejos de Administracin, Jefes
de rea, Jefes Departamento).
Una vez identificados y validados estos be-
neficios se procede a la construccin de una
cadena de resultados inicial que recoger sin
entrar en mucho detalle los resultados inter-
medios, iniciativas y presunciones que desem-
bocarn en los resultados finales, es decir los
beneficios. Durante fases posteriores esta
cadena de resultados inicial se ir completando
y afinando.
25
 Figura 6. Modelo de Negocio
Modelo de Anlisis Modelo de
Negocio Cobertura SAP Negocio SAP
Figura 7. Modelo Tcnico
Modelo Anlisis Modelo
Tcnico Cobertura SAP Tcnico de SAP
Tabla 4. Entregables de la Fase IV
Objetivos Productos
Elaboracin del Modelo de Negocio Modelo de Negocio.
y Tcnico partiendo de recogidos en la
Anlisis de Cobertura SAP.
fase anterior.
Modelo de Negocio SAP.
Comparacin con la cobertura SAP.
Cadena de Resultados Detallada.
Anlisis de los gaps originados: desarrollo
de iniciativas o redefinicin del modelo de
negocio.
Ejemplo de identificacin resultados
Beneficio: Una empresa quiere aumentar la
satisfaccin de los clientes en un mercado en
el que la fidelizacin del cliente es vector
competitivo esencial.
Necesidades: Muchas de las quejas de los
clientes se refieren al tiempo de envo de
mercancas desde el momento de realizacin
de un pedido, por ello se debe implantar un
proceso que permita disminuir el tiempo de
envo de mercancas. SAP permite gracias a la
integracin on-line entre el departamento de
pedidos y almacn la disminucin del tiempo
de envo. Necesidad = Implantar SAP.
Riesgo: La automatizacin hace desaparecer
un punto de control (el documento fsico
pedido ya no llega al almacn) y con ello la
probabilidad de error en el envo, especial-
mente si no se forma adecuadamente a em-
pleados poco habituados a utilizar herra-
mientas informticas.
Fase IV: Elaboracin del Modelo
de Negocio y Modelo Tcnico
Partiendo de los requerimientos funciona-
les y tcnicos identificados en la fase anterior
se elaborarn respectivamente el Modelo de
Negocio y el Modelo Tcnico de las reas de
la empresa afectadas directa o indirectamente
por la implantacin SAP.
26 anales de mecnica y electricidad / marzo-abril 2004
La elaboracin de los Modelos de Negocio
y Tcnico se inicia con la elaboracin de los
modelos a partir simplemente de los reque-
rimientos identificados, sin tener en cuenta la
posible cobertura de la solucin SAP.
Una vez desarrollados los Modelos de Ne-
gocio y Tcnico, se elaborar un informe en
el que se analizar la cober tura de los re-
querimientos funcionales y tcnicos por
parte de la solucin SAP (entendiendo como
solucin SAP, el sistema SAP, el software
complementario y la infraestructura tecnol-
gica necesaria para la implantacin) y la
aparicin de posibles gaps tanto funcionales
como tcnicos.
Los gaps pueden dar origen o bien al des-
arrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefini-
cin del Modelo de Negocio y Tcnico. En este
sentido esta fase tendr un carcter cclico.
Tras el anlisis del informe de cober tura
SAP, se redefinirn los Modelos de Negocio
y Tcnicos incluyendo esta vez las implicaciones
derivadas de haber optado por la solucin
SAP.
Fase V: Plan de Implantacin
Una vez desarrollados los Modelos Tcni-
cos y de Negocio, y analizada la viabilidad del
mismo en SAP R/3, se producir la recomen-
dacin de invertir o no invertir en SAP R/3:
puede que SAP R/3 no se adapte a las nece-
sidades de la empresa de forma ptima, y
por ello la mejor opcin puede ser adoptar
otra solucin como por ejemplo seleccionar
otro ERP, realizar un desarrollo a medida,
esperar hasta que SAP desarrolle una solu-
cin adecuada a la empresa (esto se produce
en muchos casos en los que SAP desarrolla
soluciones sectoriales).
En el caso de que se decida implantar
SAP R/3 el plan de implantacin es el resul-
tado final del Diseo Conceptual SAP R/3.
La experiencia viene demostrando que
bsicamente existen tres tipos de Planes de
Implantacin:
Plan de Implantacin Novedosa: Es la pla-
nificacin de implantaciones que no dependen
ni de los sistemas de informacin anteriores,
ni del modelo de negocio anterior: Es como
si se implantara SAP de cero.
Estas implantaciones son caractersticas de
empresas nuevas y que por tanto no tienen
ni sistemas de informacin anteriores un ni
modelo de negocio predefinido.
Plan de Implantacin de Transicin: Es la
planificacin de implantaciones en la que se
implanta SAP por fases y en las que por tanto
el sistema debe convivir durante una etapa Figura 8. Plan de Implantacin
transitoria con sistemas de informacin ante-
riores y con un modelo de negocio anterior Plan de Gestin
a la implantacin. de Resultados
Estas implantaciones de SAP R/3 implican Plan de Consecucin
de Resultados
tener en cuenta aspectos como estrategia
Plan de
de conversin, interfaces transitorias con Implantacin
sistemas anteriores, rediseo de procesos de
negocio, etc.

Plan de Implantacin Global: Es la planifica-

cin de implantaciones en las que se produce Tabla 5. Entregables de la Fase V
un arranque total de la funcionalidad de SAP
Objetivos Productos
R/3 en un solo momento determinado en el
Recomendacin acerca de la inversin en Plan de Implantacin.
tiempo. No hace falta definir interfases tran- SAP R/3. Plan de Consecucin de Resultados.
sitorias o procesos provisionales. Plan de Implantacin. Plan de Gestin de Resultados..
Estos planes son caractersticos de implan-
taciones con un arranque Big Bang o de la
mayora de las implantaciones Roll out.

A partir de los entregables de fases ante- Figura 9

riores se podr definir a que tipo de Plan de
Implantacin corresponde el que se realizar
para la situacin concreta de la empresa
objeto de estudio.
I
Otros aspectos a considerar N E Clientes
T X
La evolucin ha venido marcada por el paso E T Escenarios
CRM B2B
G E
de Sistemas no Integrados Departamentales, ERP R CRM N
A S On-line Store
cuyas caractersticas son: Numerosas interfaces, C I Workplace
Procesos batchs, Mltiples trascripcin de I
N Marketplace
datos, Traspaso de documentos en papel, N
Internet
Duplicidad de datos, Falta de uniformidad de Trading
criterios y conceptos, Mltiples sistemas y Partners

plataformas, Mltiples tecnologas heterogneas APO

a ERPs con Eliminacin de interfaces, Procesos
on-line, Concepto de dato nico, Continuidad
en los procesos, Mayor interaccin de los
recursos, Uniformidad de la informacin.Aper-
tura hacia otros sistemas o herramientas de
comunicacin (software complementario e
Internet), Escalabilidad funcional y temporal
(incorporacin de nuevas funcionalidades y
procesos as como facilidad de cambios de
versin), Oficina sin papeles, Ayuda a la siste-
matizacin de la Informacin y a la unicidad
del tratamiento de la misma, Normalizacin de
los procedimientos de trabajo en las reas
funcionales cubiertas por el ERP.
Qu aspectos se deben tener en cuenta a la
hora de tomar la decisin de implantar un ERP?:
Incremento del valor del Negocio median-
te el anlisis y bsqueda de los beneficios
potenciales que aportar al mismo.
Anlisis de Riesgo vs. Beneficio del uso
de ERPs, riesgos tales como Inversin eco-
nmica, Esfuerzo de adaptacin y asimilacin
Data Warehouse
de la organizacin, Dependencia del pro-
veedor/instalador.
Las tendencias del mercado de ERPs
Soluciones adaptadas al Negocio: Solu-
ciones Verticales.
Integracin con Nuevas Tecnologas:
- Integracin del Front-Office dentro del
ERP: CRM.
- Integracin completa de la Cadena de
Aprovisionamiento: SCM.
- Integracin de la Cadena de Produccin
Optimizada: APO.
- Integracin del DataWarehouse dentro
del propio ERP: DW.
- Comercio Electrnico: E-Business.
- La oficina sin papeles:Workflow y Gestin
Documental.

Metodologa de anlisis del impacto de la implantacin de SAP/R3 en una organizacin empresarial: diseo conceptual SAP/R3 27