10 frmulas rpidas

para ahorrar costes y

aumentar los
ingresos de tu
empresa

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 1

Tabla de contenidos
Introduccin
SECCIN PRIMERA: LOS GASTOS DE PERSONAL
1. Ayudas pblicas
2. Nueva reforma laboral y alternativas al despido
3. Externalizacin de recursos humanos
SECCIN SEGUNDA: GASTOS GENERALES Y OTRAS TCNICAS.
4. La pasta est en la compra
5. Gastos generales
SECCIN TERCERA: INNOVACIN Y TECNOLOGA.
6. Racionalizacin horaria
7. Teletrabajo
8. Optimizar los sistemas tecnolgicos
9. La nube
10. La gestin de las personas
11. Conclusiones

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Introduccin
A lo largo de esta gua se recogen diez formas rpidas para ahorrar costes y aumentar los ingresos
de tu empresa. La inmediatez y la facilidad de aplicacin de la mayora de las propuestas que aqu se
presentan son la clave de su efectividad. Los beneficios que reportan al balance de la empresa son
fundamentales para recuperar la confianza y el buen rumbo.
Para una visualizacin ms sencilla de los contenidos, stos han sido agrupados en tres categoras
distintas:
- Gastos de personal: es una de las partidas ms importante en lo que a gastos se refiere, pero
tambin una de las ms estratgicas para las organizaciones, por eso mismo es la primera que
analizaremos.

- Gastos Generales: la segunda en importancia para las empresas de servicios, segn los
especialistas, y probablemente donde se puede actuar mucho y rpidamente, algo que nos interesa
llevar a cabo sin mayor demora.

- Innovacin y tecnologa: porque est demostrado que la tecnologa ayuda las empresas a ahorrar y
ser ms competitivas y porque es necesario innovar e implementar nuevas formas de trabajo que no
slo permitan ahorrar en gastos, sino que tambin aporten incrementos de productividad y grandes
beneficios, tanto para las empresas, como para las personas que las componen.

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SECCIN PRIMERA:
LOS GASTOS DE
PERSONAL
Ayudas pblicas,
bonificaciones fiscales y
alternativas al despido.

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1. Ayudas pblicas
Los gastos de personal son los ms importantes para las empresas y, a veces, pueden representar
un obstculo a la contratacin o generar despidos cuando las organizaciones no pueden asumir
estos costes. Veremos aqu como la incentivacin pblica se traduce en ayudas que se presentan a
las empresas en forma de bonificaciones, subvenciones, planes de formacin o proyectos.
A la hora de encontrar el ahorro, sobre todo en lo referente a los gastos de personal que tiene toda
empresa y que suponen tamao esfuerzo, en especial en el caso de las PYMES, optamos por este
tipo de propuestas que suponen un importante desahogo y una inyeccin de liquidez, por otra parte
muy necesaria, mientras que no conllevan tantas contrapartidas como otras soluciones de tipo
puramente financiero que acarrean obligaciones que quizs no estamos dispuestos a asumir como
empresa o frente a las que no nos podemos arriesgar. Este tipo de ayudas pblicas promocionan la
contratacin de determinados sectores ms desfavorecidos en el panorama laboral, y tambin las
hay que fomentan la investigacin y desarrollo, la mejora tecnolgica y la formacin continua.
En las siguientes lneas se recogen las propuestas ms interesantes y las convocatorias que an
permanecen abiertas para este periodo.

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1.1. Bonificaciones
Una forma de ahorrar costes en tu empresa es beneficindote de alguna de las bonificaciones que el
SEPE ofrece a las empresas. Las ms destacables son las que tiene que ver con la contratacin y
las que benefician a aquellos empresarios que apuestan por el mantenimiento de empleo.
Existe una multitud de bonificaciones que potencian tanto las contrataciones de personal mayor
como de personal muy joven, siempre que cumplan un requisito comn para ambos casos: que se
hallen inscritos como demandantes de empleo.
Bonificacin por contratacin para empresas de menos de 50 trabajadores:
- Contratacin de mayores de 45 aos inscritos en la oficina de empleo: bonificacin anual de 1.300
durante 3 aos
- Contratacin de jvenes de 16 a 30 aos inscritos en la oficina de empleo: 1.er ao, 1.000;
2.,1.100 y 3., 1.200
Otras bonificaciones tratan de fomentar los contratos indefinidos, sobre todo en personas que se
hallan ya en los ltimos estadios de su vida laboral.
Como ejemplos de bonificacin por Mantenimiento- empleo tendramos:
- Mayor de 59 aos con contrato indefinido y 4 aos de antigedad: Reduccin 40 % cuota
empresarial por contingencias comunes.
- Mayor de 65 aos con 35 aos de cotizacin efectiva a la SS y contrato indefinido (nuevo o
vigente): Reduccin 100% cuota empresarial por contingencias comunes.
Contratos que se celebren beneficiando a grupos ms desfavorecidos, como mujeres o personas con
discapacidad; contratacin que fomente la conciliacin de la vida personal, laboral y familiar, como
los de interinidad para sustituir a trabajadores en situacin de excedencia para el cuidado de
familiares, o los que supongan la prolongacin del perodo de actividad en el caso de trabajadores
fijos-discontinuos tambin podrn optar a estas bonificaciones.
Para ms informacin, puede consultarse la gua de bonificaciones del SEPE a travs del siguiente
enlace: http://www.sepe.es/contenido/conocenos/publicaciones/pdf/Guia_Bonificaciones.pdf

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1.2. Subvenciones
En ocasiones no se trata de bonificaciones sino de subvenciones que el Estado otorga para impulsar
las contrataciones de un determinado sector. En este caso, proponemos algunas orientadas a
impulsar I+D, a travs de un aporte de liquidez del que se beneficiarn las entidades o empresas que
decidan presentarse a algunas de las dos convocatorias que se detallan a continuacin:

El programa Torres de Quevedo

El Programa Torres de Quevedo trata de fomentar la contratacin de doctores para desarrollar
proyectos de investigacin industrial, desarrollo tecnolgico y estudios previos de I+D en el marco de
asociaciones empresariales, centros tecnolgicos, centros de apoyo a la innovacin tecnolgica y
parques cientficos y tecnolgicos.
A travs de un sistema de subvencin directa, que variara entre el 25% y el 75% dependiendo de la
entidad beneficiaria y el tipo de proyecto de que se trate, se otorgan ayudas que cubriran los costes
de contratacin de un doctor para desarrollar dichos proyectos durante un mximo de tres aos.
Pueden

consultarse

ms

detalles

sobre

esta

convocatoria

en

el

siguiente

enlace:

http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.edc7f2029a2be27d7010721001432ea0/?v
gnextoid=645aac279aba6310VgnVCM1000001d04140aRCRD

El Subprograma Torres de Quevedo

El Subprograma Torres de Quevedo persigue un objetivo muy similar al anterior. La convocatoria
para solicitar subvenciones que se acojan a este subprograma estar abierta hasta el trece de
diciembre de 2012 y establece como beneficiarios a empresas, entre las que se incluyen las
empresas spin-off y las Jvenes Empresas Innovadoras (JEIs), Centros Tecnolgicos, Centros de
Apoyo a la Innovacin Tecnolgica, Asociaciones Empresariales y, Parques Cientficos y

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Tecnolgicos que desarrollen proyectos de investigacin industrial, de desarrollo experimental o

estudios de viabilidad tcnica previos.

El presupuesto destinado a esta convocatoria es superior a los veintids millones de euros,

provenientes del Fondo Social Europeo.
Puede

obtenerse

ms

informacin

sobre

ella

travs

el

siguiente

enlace:

http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.791459a43fdf738d70fd325001432ea0/?vg
nextoid=89dbf09c14578310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=423a282978ea0210Vg
nVCM1000001034e20aRCRD&vgnextfmt=formato2&id3=d6dbf09c14578310VgnVCM1000001d0414
0a
Tambin pueden resultar de inters los siguientes programas en la misma lnea:
- Subprograma Juan de la Cierva
(http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.dbc68b34d11ccbd5d52ffeb801432ea0/?v
gnextoid=fdf669dad3f88310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=76c9282978ea0210Vg
nVCM1000001034e20aRCRD)
- Subprograma Ramn y Cajal
(http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.dbc68b34d11ccbd5d52ffeb801432ea0/?v
gnextoid=d24669dad3f88310VgnVCM1000001d04140aRCRD&vgnextchannel=48a9282978ea0210V
gnVCM1000001034e20aRCRD)

Crditos fotogrficos: Merce Blanco

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1.3. Formacin
Todas las empresas privadas que cotizan en concepto de Formacin Profesional, disponen de un
crdito anual que las habilita como beneficiarias de bonificaciones para cursos de formacin que
aumenten la cualificacin y especializacin profesional de su plantilla.
Son muchas las entidades que gestionan cursos financiados por esta va, que supone una inversin
en el futuro de su empresa a coste cero, dado que el importe de esta formacin es una cantidad que
su organizacin ya habr pagado a la Seguridad Social.
Uno de estos organismos es la Fundacin Tripartita, que propone el acceso a distintos tipos de
ayudas y facilidades a travs de su portal, con el fin de cubrir las necesidades de una empresa en
materia formativa. Algunas de sus ventajas destacables:
- Ayudas econmicas del 50% al 100% de la inversin en formacin, reembolsable en bonificaciones
a la Seguridad Social.
- Asistentes y metodologa para planificar los Planes de Formacin.
- Contenidos necesarios.
- Posibilidad de gestionarlos directamente, o bien a travs de la contratacin de consultores
autorizados.
La diferencia entre el coste de la formacin y la bonificacin aplicada correspondera a la aportacin
privada que cada empresa debera destinar. Sin embargo, hay exenciones y reducciones que
suponen que muchas PYMEs pueden beneficiarse de esta formacin a coste cero o a cambio de una
cuota muy baja que puede estar en torno al cinco o el diez por ciento del coste total de la formacin
que se est contratando.
Para ms informacin se puede consultar el siguiente enlace: http://www.fundaciontripartita.org

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1.4. Proyectos
Con objeto de potenciar la innovacin y la mejora tecnolgica del tejido empresarial de nuestro pas,
es frecuente que los distintos Ministerios propongan ayudas o crditos a bajo inters que permitan a
determinados sectores obtener subvenciones o financiacin para sufragar sus inversiones en esta
materia.
La caracterstica comn a este tipo de programas es su temporalidad, determinada principalmente
por la frecuencia con que son revisados y

por su duracin, bastante limitada, que obliga a las

empresas (o Administraciones Pblicas) que puedan estar interesadas a una continua actualizacin
que les permita acceder a las ayudas durante su frugal plazo de vigencia.
Entre las ms destacables se encontraran, provenientes del Ministerio de Economa y
Competitividad:
- Ayudas: para potenciar la incorporacin de talento e innovacin, subvenciones a los procesos de
seleccin, formacin y retribucin de recursos para proyectos de mejora competitiva e I+D, entre los
que destacan: Inncorpora, Innplanta o Innpacto.
A pesar de estar muy enfocados a sectores tecnolgicos y cientficos, son de espectro amplio y
tambin son aplicables a todos los sectores excepto a la administracin. Para ms informacin puede
consultarse el siguiente enlace:
http://www.idi.mineco.gob.es/portal/site/MICINN/menuitem.00d7c011ca2a3753222b7d1001432ea0/?
vgnextoid=f4c81f4368aef110VgnVCM1000001034e20aRCRD
- Crditos a bajo inters: el pasado 26/1O se aprobaron las condiciones de CDTI para financiacin de
proyectos de Innovacin que pueden cubrir el 75% del coste, hasta 175.000, reembolsable en 3
aos y con Intereses inferiores al 2%.
Y desde el Ministerio de Industria, Energa y Turismo nos llegaran las siguientes:
- Ayudas y Crditos: subvencionan y financian las inversiones en mejora tecnolgica de las empresas
(Conectividad, Cloud, Software, Seguridad, etc.) Este tipo de ayudas tambin son aplicables a las
administraciones.
Destacan programas de ayuda como AVANZA 2 (https://www.planavanza.es)

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2. Nueva reforma laboral y

alternativas al despido
La nueva reforma laboral ha flexibilizado las reglas permitiendo un desahogo a los empresarios que,
al contrario de lo que sus detractores opinan, no pasa necesariamente por el despido de la plantilla o
parte de ella. De hecho, esta flexibilizacin lo que da pie es a la inclusin de tcnicas sobre las que
apoyarse de forma temporal, para poder mantener algunos puestos de trabajo, que de otra forma
peligraran, pero sin renunciar a reducir costes.
Las ventajas de la nueva normativa pasan precisamente por este ahorro que permite reflejar en las
cuentas de gastos (puede llegar a ser de miles de euros por trabajador y ao), sin que las medidas
tomadas repercutan en la economa del trabajador, o al menos no en la misma proporcin.
Se plantean las reducciones de jornada como alternativas al despido. De esta forma se
consigueretener a este activo en la empresa pero a la mitad de su coste.

Lo que implica la reduccin de jornada

Con una reduccin de jornada de un 50%, la empresa reduce a la mitad el coste del empleado,
quien por otra parte comienza a percibir una ayuda del Gobierno que puede llegar a ser del 20% de
su salario. En el empleado no impacta tanto la decisin tomada, pero en la cuenta de gastos de la
empresa el impacto es notable y los efectos inmediatos.
Para poder llevar a la prctica esta medida, denominada ERE temporal de reduccin de jornada, es
necesario:
- Llegar a un acuerdo con el Comit de Empresa.
- Que se den las circunstancias que justifiquen dicha decisin (prdida de clientes, disminucin de los
ingresos,etc.).
- Que se aplique por un mximo de 18 meses.
- Que afecte mnimo al 10% de la jornada y mximo al 70%.

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- Que se informe de ello en la Delegacin General de Empleo de la Comunidad Autnoma

correspondiente.
Durante el periodo de tiempo que abarque dicha reduccin de jornada, el trabajador puede ser
beneficiario de la prestacin legal por desempleo por la parte de la jornada que haya sido objeto de
reduccin.

Las ventajas de la reduccin de jornada

Las ventajas de esta medida para el empresario seran:
- Ahorra el pago de la parte reducida (ej: jornada = 50% salario).
- Aunque paga 100% Seguridad Social tiene una bonificacin del 11,8% sobre la parte reducida.
- Alternativa no traumtica al despido y mejor negociacin.
- Ajusta recursos a las necesidades transitorias.
- Retiene el talento y ahorra en reincorporaciones y formaciones futuras.

Y las ventajas para el empleado seran las siguientes:

- No es un despido.
- Adicionalmente a su nuevo salario, cobrar desempleo por la parte reducida.
- Contina cotizando el 100%.
- No pierde das de prestacin (hasta 180 das).

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Un caso prctico para comprobar los efectos de la

reduccin de jornada
Para ilustrar toda esta teora, lo mejor es aplicarla a un ejemplo prctico. Puede tratarse el caso de
un contrato indefinido con un salario mensual neto de 1.700, con 12 pagas y dos hijos a su cargo
reduciendo la jornada por ERE un 50%.
Las circunstancias planteadas supondran para el empleado:
Neto sin ERE 1.700,00
Neto 50% ERE 850,00
Importe INEM (6 meses) 505,83
Importe para empleado 1.355,83
Diferencia -344,17
Importe INEM fin del periodo 361,30
Importe empleado 1.211,30
Diferencia -488,70

Mientras que tomar esta medida significara para la empresa:

Coste Mensual sin ERE 2.252,80
Coste Mensual con ERE 1.207,07
Ahorro (8 primeros meses) 8.365,84
Ahorro (4 ltimos meses) 3.674,36
Total Ahorro 12.040,20
(Fuente: RRHHpress.com Entrevista Miguel ngel Ferrer Garcern, socio director general de
Arrabe Asesores)

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3. Externalizacin de
recursos humanos
La decisin estratgica de externalizar los recursos humanos responde a la necesidad de mejorar la
situacin de la empresa, tanto a nivel econmico, como a nivel de resultados. Se busca optimizar el
balance de la empresa a travs de la implantacin de un modelo de este tipo, que generalmente
responde a dos motivaciones fundamentales:
- Externalizar tareas mecnicas para mantener nuestros empleados en funciones estratgicas.
- Conseguir know how.

El ahorro que implica la externalizacin

Como estamos valorando cada propuesta desde la perspectiva del ahorro, cabe destacar que
introduciendo un cambio de este tipo en la organizacin se pretende reducir costes, ya que en la
mayora de los casos el servicio que se obtiene a travs de la subcontratacin es ms barato que el
que se puede conseguir si es nuestra propia plantilla la que tiene que responsabilizarse de ello.
Adems, la externalizacin de los recursos humanos implica un doble beneficio: el know how (el
saber hacer) que se obtiene de sus procesos y de la forma de abordar el trabajo, y la posibilidad de
emplear a nuestra plantilla en actividades ms estratgicas y de mayor valor para los resultados
finales, liberndoles de la carga de responsabilidades ms accesorias para los objetivos de la
organizacin.

Las reglas a seguir para externalizar

Antes de tomar la decisin final de externalizar un rea de los recursos humanos de la empresa se
deben tener en cuenta una serie de factores. Hay ciertos pasos que se tienen que dar y de los que
no se puede prescindir:
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- Llevar a cabo un anlisis de viabilidad.

- Tener claro que el objetivo a cumplir es que los costes a corto y largo plazo, las inversiones y los
riesgos aporten siempre un balance positivo a favor del proceso de externalizacin.
- Practicar un anlisis de riesgos: abandono por parte del proveedor errores por parte del
proveedor.
- Estudiar y analizar las diferentes ofertas: costes vs propuesta de valor.

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SECCIN SEGUNDA:
GASTOS GENERALES
Y OTRAS TCNICAS.
Ahorros energticos,
aplicacin del Principio de
Pareto, Facility Management
y otras negociaciones.

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4. La pasta est en la
compra
La reduccin de costes en las empresas es hoy ms que nunca una necesidad. Las empresas se
preocupan en aplicar polticas de contencin y ahorro en energa, flotas y desplazamientos, gastos
generales etc.

La mentalidad de ahorro y su reflejo en un plan

estratgico
La teora est clara pero hay organizaciones que se encuentran con verdaderas dificultades a la hora
de definir el plan de ahorro y ponerlo en marcha. Si es el caso de tu empresa, antes de seguir
adelante qudate con esta premisa:
Nunca compres nuevo lo que puedas comprar de segunda mano; nunca compres de segunda mano
lo que puedas alquilar; nunca alquiles lo que puedas pedir prestado; nunca pidas prestado lo que
puedas mendigar, y nunca mendigues lo que puedas rescatar de un naufragio
(Fuente: Creacin de empresas para emprendedores)
En esta frase se resume lo que se conoce como mentalidad de ahorro y es precisamente lo contrario
a la forma en que se han vivido algunos de los ltimos aos, en los que el derroche de recursos era
la poltica ms habitual en muchas empresas.

Ahorrar en las compras

El dinero sale por la puerta en el momento que necesitamos realizar algn tipo de adquisicin, es en
este tipo de operaciones en las que tenemos que controlar el gasto ms de cerca. Ejemplos de
buenas prcticas que nos ayudarn a reducir costes son:
- Las alianzas estratgicas para negociar volmenes, si formas parte de un Grupo o asociacin.
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- La negociacin de precios con proveedores, estableciendo una poltica de concurso de ofertas para
nuevas contrataciones, y revisando y renegociando las existentes
Respecto a las negociaciones de este tipo, que se pueden poner en marcha en cualquier momento, y
por qu no? Inmediatamente, es importante tener en cuenta las siguientes reglas:
- Siempre hay una oportunidad de re-negociacin de costes al vencimiento del contrato con tu
proveedor.
- Si no tienes liquidez, pide ampliar los plazos de pago.
- Si tienes liquidez, intenta negociar descuentos por pago puntual.

Crditos fotogrficos: 401(k)2012

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5. Gastos generales
Pedro Garca Carro, vicepresidente de IFMA, afirma que los gastos generales suponen la segunda
partida de gastos ms importante para las empresas de servicios despus de los de personal y el
tercero en las empresas industriales".
Esta inquietante afirmacin, real como la vida misma por otra parte, nos hace pensar que un buen
comienzo sera recortar en la medida de lo posible en este tipo de partidas. Si aplicamos el Principio
de Pareto llegamos a la conclusin de que el 80% de los costes est en 20% de las partidas.
Esto significa que hay que emplearse a fondo con ellas:
- Se necesita listar las partidas: gastos energticos, gastos de representacin, papelera, mensajera
y envos por correo, software y aplicaciones, Fax, llamadas, suministros diversos, alquiler del local
- A continuacin se debern ordenar las partidas: por importe en orden descendente de mayor a
menor. Sumar aquellas que suman un 80% del gasto y empezar por ellas.
De esta forma determinaremos en qu partidas debemos empezar a trabajar ya que sabremos qu
partidas son las que generan ese 80% del gasto. Nuestro siguiente cometido es definir qu iniciativas
nos ayudarn a controlar y reducir algunos de estos gastos.

Gastos de representacin: viajes y otros

Viajes, gastos de gasolina, taxis, transporte: es muy importante y tiene un gran impacto definir una
poltica corporativa de gastos. Debemos mentalizar a toda la plantilla de que esta es una partida
crtica para el ahorro en la empresa.
Los pasos a dar son los siguientes:
- Elaboracin de una poltica corporativa y su comunicacin y difusin a todos los niveles de la
organizacin.
-

Mentalizacin y compromiso personal. Un ejercicio constante de reflexin personal sobre la

necesidad o no del desplazamiento, podra eliminar el 50% de los viajes.

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 20

- Anticipacin en la contratacin es una de las claves del ahorro, hay que evitar viajes de ltima hora
- Ahorro en gastos administrativos y de gestin, en la medida de lo posible.
- Gestin directa del usuario con la agencia externa con procedimiento interno claro y auditora.
Permite descentralizar las facturas y que stas lleguen asignadas por cuenta (usuario) con lo que se
identifica claramente el gasto de unos y otros, permitiendo auditar los gastos con facilidad y tomar
medidas correctoras, en caso de que se considere necesario.
Un ejemplo de cmo llevar a la prctica esta ltima propuesta sera introduciendo el uso de las
Tarjetas Corporate, que incorporan reglas de uso y auditora en lugar de notas de gastos.
Teniendo en cuenta que la automatizacin permite una revisin ms rpida, una mayor facilidad en
reembolsos de IVA internacionales, entre otras ventajas; introducir este elemento permite eliminar
anticipos efectivo (la mitad se devuelven sin utilizar) y aumenta la responsabilidad y racionalizacin
en el uso de los gastos, frente a las hojas tradicionales de gastos, que provocan que se incluya todo
lo que se pueda y ms.

Gastos de representacin: desplazamientos y flotas de

vehculos
No son todas pero s muchas las empresas que cuentan con flotas o comerciales con coche. Este
elemento supone unos costes importantes que en ocasiones ni siquiera se pueden justificar.
Nuestro primer objetivo debe ser precisamente ste: justificar en todo momento cada
desplazamiento. Para ello la tecnologa est de nuestra parte y es tan sencillo como instalar un
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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 21

sistema

de

posicionamiento

GPS,

por

ejemplo

un

producto

tipo

DETECTOR

http://www.grupodetector.com.
Una maniobra tan sencilla conlleva un gran ahorro a muy distintos niveles, tales como:
Reduccin gastos de comunicacin (dnde estoy?, dnde ests?).
Reduccin gastos de combustible (los empleados optimizarn el uso del vehculo).
Control de la jornada laboral.
Optimizacin y control de rutas.
Aumento del nmero de visitas a clientes.
Disminucin de tiempos muertos o de espera.
Informes de horas, kilmetros...
Y tambin en cuanto a mitigacin de riesgos y seguridad:
- Alertas por exceso de velocidad predefinidas
- Alertas de entrada o salida de zonas autorizadas
- Botn de pnico

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 22

Gastos energticos
Hay muchas herramientas para moderar el consumo energtico y siempre es posible ahorrar en gas,
luz, agua, suministros de internet, etc. La cuestin es planterselo, invertir el tiempo que requiere el
informarnos de las tarifas que ms nos convienen de los distintos proveedores y negociarlas con
quien corresponda.
Aparte del impacto medioambiental que tiene el tomar una decisin de este tipo e implantar una
poltica de ahorro energtico que incluya medidas de reduccin de este tipo de gastos, es interesante
por el simple hecho de que supone un ahorro de entre el 10 y el 20% en las facturas de suministros.
Segn el Estudio de Eficiencia Energtica de las Pymes elaborado por Gas Natural Fenosa, los
ahorros energticos se podran traducir en reducciones de hasta 16,8% en factura y, a nivel nacional,
podran representar la creacin de 116.000 puestos de trabajo sin obviar que no se emitira 19
millones de toneladas de CO2 y representara un ahorro de energa de 27.038 GWh, equivalente al
consumo anual de todos los hogares de la Comunidad de Madrid.

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 23

SECCIN TERCERA:
INNOVACIN Y
TECNOLOGA.
Teletrabajo, racionalizacin,
optimizacin de los sistemas
tecnolgicos y novedades en
la gestin de personas.

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 24

6. Racionalizacin horaria
Es un aspecto fundamental a tener en cuenta para optimizar nuestros recursos y aumentar los
beneficios en nuestra empresa. La realidad es que en Espaa trabajamos una media de 232 horas
ms que en el resto de los pases Europeos y sin embargo, la productividad en nuestro pas es ms
baja que la de nuestros vecinos en Europa.
Al mismo tiempo, tambin nos llegan datos que nos informan acerca de que Espaa es uno de los
primeros pases europeos en ndice de fracaso escolar y tambin tiene un ndice de separaciones
alto.
No se trata de hechos aislados, sino que todo est relacionado y requiere un cambio, que pasa por la
conciliacin de la vida personal, familiar y laboral y la racionalizacin horaria para conseguirse.
Est demostrado que la conciliacin mejora la productividad en un 17% y reduce el absentismo en un
30%: estos se traduce en ahorro.

Huso horario de Greenwich

La iniciativa liderada por Nuria Chinchilla, catedrtica y directora del centro internacional de trabajo y
familia de IESE: Conciliar presupone regresar a Greenwich, tratando de recuperar el equilibrio
de 8 horas de trabajo x 8 horas vida personal x 8 horas descanso, supone regresar al huso de
horario de Greenwich y fomentar la jornada continua:
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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 25

Levantarse1hora ms tarde

Desayunar en casa por lo cual se suprime el desayuno a media maana

Mximo 1 hora para comer

La comida de 14:00 a 16:00 pasa de 13:00 a 14:00

Las 2 cambia de hora de salida a hora de regreso

Acabar con la cultura del presentismo.

Establecer un horario de entrada entre las 08:00h y las 09:00h de la maana, que permitan
abandonar el puesto de trabajo entre las 17:00h y las 18:00h, que permiten disfrutar del
descanso y la vida personal.

Al mismo tiempo, estas medidas suponen menos horas de la plantilla en la oficina, lo que se traduce
en una reduccin considerable del gasto energtico (pensar que puede llegar a suponer un 20%).
Todo ello, sin hablar ya de los aumentos demostrados en los niveles de productividad, fruto tambin
de una mayor motivacin del trabajador, que se consigue gracias a un mayor equilibrio interno.

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10 frmulas rpidas para ahorrar costes 26

7. Teletrabajo
El teletrabajo forma parte de una nueva cultura de trabajo, de una economa globalizada y de una
forma nueva de gestionar las personas. Por una parte, incorporar el teletrabajo a nuestra empresa
puede suponer un reto, ya que implica nuevas formas de organizar el trabajo, pero debemos valorar
sus ventajas, que pasan por un incremento en la productividad, un aumento en los niveles de
motivacin del personal y un importante ahorro del gasto.

Beneficios del teletrabajo

Los beneficios del teletrabajo son dobles, ya que sus bondades no slo abarcan el mbito
empresarial sino que se derivan tambin en el personal, en forma de ventajas que reportan al
trabajador que se acoge a este modelo.
Entre los beneficios del teletrabajo para la empresa destacaran:
- Aumento de la productividad de todas las personas: se evitan tiempos perdidos en
desplazamientos, interrupciones en el puesto de trabajo,
- Disminucin del absentismo laboral.
- Reduccin de costes por ahorro en espacios fsicos de oficina e insumos (una personas que
trabaje un solo da a la semana desde su casa puede suponer un ahorro de entre cuatro y seis mil
euros al ao).
- Las facilidades de contratacin de personal cualificado independientemente de su lugar de
residencia. Puedes contratar a una persona que ni siquiera resida en la misma ciudad en que se
ubica tu empresa.
- Trabajo por objetivos induce una mayor racionalizacin de los horarios.
- Mayores posibilidades de cobertura geogrfica.
- Solventar situaciones de baja por imposibilidad temporal de desplazamiento a la oficina
Entre los beneficios que el teletrabajo reporta a los empleados tendramos:
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- Una mayor conciliacin de la vida laboral, personal y familiar.

- La flexibilidad horaria y planificacin del trabajo propio: mayor autonoma.
- Un ambiente laboral sin interrupciones.
- La eleccin personal del entorno de trabajo.
- La reduccin del tiempo y los costes de desplazamiento.
- La reduccin de accidentes laborales (tambin eliminamos los de tipo in itinere).
- Adems, facilita el empleo de trabajadores con movilidad reducida.

El teletrabajo es una medida de ahorro para la organizacin y los empleados que tiene carcter
inmediato y beneficios tambin inmediatos. En Estados Unidos por ejemplo existe una propuesta que
se llama Fridays from home. Y es que adems del ahorro energtico y en gastos generales que
supone para la empresa, tambin implica un ahorro para la persona que no se tiene que desplazar y
no se gasta dinero en gasolina, en peajes, en la comida, etc.
El teletrabajo moderniza la gestin y tiene un tremendo impacto en el ahorro.

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8. Optimizar los sistemas

tecnolgicos
El 50% del aumento de la competitividad de las Pymes en los ltimos 10 aos se debe a la
tecnologa. Los avances en esta materia nos permiten ahorrar tiempo y reducir el gasto por ejemplo
en cuanto a comunicaciones internas, externas e internacionales.
Gracias a los nuevos sistemas de mensajera, Skype/Googlehangout, vdeo, etc., es posible
planificar conferencias en lugar de viajes para reuniones. Otra ventaja de la mayora de estos
sistemas es que son gratuitos y muy sencillos de utilizar, pudiendo adems adaptarse a la mayora
de dispositivos electrnicos que se tienen en la empresa tales como ordenadores de sobremesa,
porttiles, tablets e incluso telfonos mviles de ltima generacin.
Para introducir alguno de ellos en nuestra organizacin necesitaremos:
- Analizar las necesidades de la compaa.
- Averiguar qu tecnologa existe.
- Formar al Staff.

Ejemplos del ahorro que supone la tecnologa

NTR Global distribua una tecnologa que permita dar soporte electrnico del ordenador de forma
remota. Las compaas que empleaban esta tecnologa pasaban de un tiempo medio de 27 minutos
a tiempos de 7 minutos en atencin al cliente. Esto hizo crecer a la compaa y a sus clientes.
IKEA dispone en su web de una chica q se llama Ana a la que se le pueden hacer preguntas muy
especficas acerca de los productos a la venta, su precio, caractersticas, etc. No se trata de una
persona, sino de un asistente virtual que permite responder preguntas de los usuarios de la web, lo
que supone un importante ahorro en costes (evita el tener una centralita de telfono) y adems
contribuye a la satisfaccin del cliente, proporcionndole un mejor servicio y sin esperas.

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Las empresa de televenta usaban sistemas manuales de bsqueda de documentos, que supona
alrededor de una hora y media al da del tiempo laboral. Informatizaron el proceso y redujeron estos
tiempos a menos de media hora al da. Un ahorro en el tiempo y un aumentoo en las ventas.
Tambien el disponer de soluciones que proporcionan datos objetivos sobre el uso de las aplicaciones
y de los sistemas tecnolgicos, han permitido casos de xito como el del Ayuntamiento de Gav con
su Plan de reduccin IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como
innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro (en
incidencias, energa, etc.).

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9. La nube
La tecnologa ofrece muchas oportunidades, y dentro

de la tecnologa encontramos todo un

universo de soluciones con el Software as a Service (SaaS), , que nos permiten variabilizar el gasto,
ya que:
- Se paga en funcin de uso.
- No hace falta invertir en infraestructuras.
- Tampoco hace falta una inversin en licencias.
- Ni es necesario un gasto en mantenimiento, ya que se paga por el uso.
A cambio obtenemos un servicio profesional, constantemente actualizado y altamente cualificado,
con las ventajas que ello supone en cuanto a ahorro y en cuanto a beneficios, ya que nos pone por
delante de la competencia sin la necesidad de tener que invertir tiempo y dinero en desarrollos y
plataformas a medida, licencias que quedarn obsoletas y personal o servicios para su
mantenimiento

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10. La gestin de las

personas
Tomando conciencia y mejorando nuestra gestin del tiempo se produce una notable mejora de la
productividad. Para optimizar los recursos humanos hay que comenzar por gestionar el tiempo de
manera correcta.
Los estudios demuestran que no somos conscientes de cmo utilizamos nuestro tiempo. Adems el
problema se agrava si tenemos en cuenta que normalmente nos faltan datos objetivos para poder
hacerlo.
Una gestin efectiva del tiempo se ve truncada por:
- La falta de consciencia.
- La falta de objetivos.
- El exceso o dispersin del tiempo de trabajo.
- Las malas Prcticas (reunionitis, abuso de herramientas como el correo electrnico, Excesivas
interrupciones.
- El presentismo vs trabajo productivo`.

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11. Conclusiones
- Ms all de las formas tradicionales, hay muchos puntos de ahorro en las organizaciones, y vale la
pena identificarlas, establecer un plan de trabajo y poltica para cada una de ellas.
- Es difcil conseguir un gran ahorro con una sola iniciativa, es el conjunto de varias iniciativas
agregadas.
- Algunas iniciativas suponen una inversin inicial. Vale la pena hacerlas, si detrs hay un buen ROI
(return of investment), y siempre hay que verificar si existen ayudas pblicas.
- El ahorro no debe afrontarse como algo puntual, sino como una poltica ms de la compaa para
que se tenga en consideracin de forma continuada.
- Si no se tiene tiempo o capacidad para trabajar en estos planes, se puede buscar empresas o
expertos externos que ayuden a poner en marcha estas iniciativas.

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