SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE ORGANIZACIN

OFICIALA MAYOR

DIRECCIN GENERAL DE PROGRAMACIN,

ORGANIZACIN Y PRESUPUESTO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN

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MANUALES DE ORGANIZACIN

DGPOP

ENERO DE 2005
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CONTENIDO

1. Introduccin.

2. Manual de organizacin.

3. Elementos que integran el manual de organizacin.

a)

Introduccin.

c)

Antecedentes histricos.

b)
d)
e)
f)

g)
h)
i)
j)

Objetivo del manual.

Marco jurdico.
Atribuciones.

Misin y visin.

Estructura orgnica.
Organigrama.

Objetivo y funciones.

Glosario de trminos.

4. Formalizacin del manual.

5. Implantacin.

6. Proceso general para la dictaminacin de un manual

de organizacin.

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I.- Introduccin
El manual de organizacin constituye un instrumento de apoyo al proceso de
modernizacin organizacional de la Secretara de Relaciones Exteriores, al
proporcionar informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones, objetivos y
funciones que realizan cada uno de los rganos administrativos que la integran.
Dentro de las atribuciones que tiene encomendadas la Direccin General de
Programacin, Organizacin y Presupuesto (DGPOP), se encuentra la de
dictaminar los manuales de organizacin de la Secretara, que de conformidad con
el artculo 19 de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las
dependencias debern mantener permanentemente actualizados sus manuales
administrativos.
La DGPOP elabor la presente gua, la cual incluye los lineamientos y aspectos
metodolgicos para facilitar el proceso de elaboracin y actualizacin de los
manuales de organizacin de las unidades administrativas y de las
representaciones de Mxico en el exterior.

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II.- Manual de organizacin

Concepto de manual de organizacin
Los manuales administrativos son medios valiosos para la comunicacin, y sirven
para registrar y transmitir la informacin, respecto a la organizacin, y
funcionamiento de la dependencia; es decir, entenderemos por manual de
organizacin en general el documento que contiene, en forma ordenada y
sistemtica, la informacin y/o las instrucciones sobre historia, organizacin,
poltica y/o procedimientos de una institucin, que se consideren necesarios para
la mejor ejecucin del trabajo.
El manual de organizacin es un documento oficial que describe claramente la
estructura orgnica y las funciones asignadas a cada elemento de una
organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada
miembro del organismo.
En nuestro mbito de accin se define como una herramienta o instrumento de
trabajo, y consulta en el que se registra y actualiza la informacin detallada,
referente a los antecedentes histricos, el marco jurdico-administrativo, objetivo,
estructura orgnica, organigrama que representa en forma esquemtica la
estructura de la organizacin, las funciones de los rganos que integran una
unidad administrativa, los niveles jerrquicos, los grados de autoridad,
responsabilidad, as como las lneas de comunicacin y coordinacin existentes,
que esquematiza y resume la organizacin de una unidad responsable.
El manual de organizacin es, por tanto, un instrumento de apoyo administrativo,
que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades
administrativas de una dependencia, enunciando sus objetivos y funciones, siendo
por ello, un elemento de apoyo al funcionamiento administrativo.

Objetivo
El manual de organizacin se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la
informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable
como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el
desarrollo de las funciones encomendadas.

Ventajas

Presentar una visin de conjunto de la unidad administrativa.

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Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar

duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Colaborar en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al

personal y proporcionar la uniformidad.

Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones,

evitando la repeticin de instrucciones y directrices.

Proporcionar informacin bsica para la planeacin e instrumentar medidas

de modernizacin administrativa.

Servir como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporacin e induccin a las distintas reas.

Ser un instrumento til de orientacin e informacin sobre las funciones o

atribuciones asignadas a las unidades responsables.

Lineamientos generales para la elaboracin del manual de

organizacin

La Direccin de Programacin, Organizacin y Presupuesto, a travs de la

Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo,
proporcionar la asesora necesaria a las unidades administrativas
correspondiente para la elaboracin de su manual de organizacin
especfico.

El manual de organizacin deber ser aprobado por el responsable de la

unidad administrativa de que se trate y contar con la aprobacin de la
Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo.

La actualizacin, de cada manual se realizar cuando se operen cambios en

la nomenclatura o estructura orgnica por: modificacin, crecimiento o
compactacin; distinta distribucin de funciones entre las reas que integran
a la unidad administrativa de que se trate; as como por modificaciones al
reglamento interior.

La actualizacin, modificacin o cambios que sufra el manual de organizacin

debern de ser supervisados y avalados por la Direccin de Organizacin.

La Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto a travs

de la Direccin de Organizacin, ser la encargada de tramitar la autorizacin
a travs de la hoja de autorizacin de expedicin de los manuales de
organizacin ante la Oficiala Mayor y C. Secretario, para su validez oficial.
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Los manuales de organizacin, una vez autorizados por el C. Secretario de

Relaciones Exteriores, debern ser implantados en un perodo mximo de un
mes.

Recomendaciones generales
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un
rea subordinada.
Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la
participacin de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las
funciones.
Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una
revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la
necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a
comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.
Despus de efectuar esta revisin, es conveniente someter el proyecto de manual
a la aprobacin de las autoridades correspondientes, con el fin de que sea
expedido.
La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga
del manual de organizacin, depender de la determinacin del nmero de
funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo.
Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso,
debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su
aplicacin.
As tambin, resulta de gran importancia que las personas directamente
involucradas en el uso de los manuales conozcan al detalle su contenido, con el
objeto de que tengan el conocimiento general de la accin institucional y puedan
consultar dichos documentos siempre que sea necesario.
La utilidad de los manuales de organizacin radica en la veracidad de la
informacin que contienen, por lo que es necesario mantenerlos
permanentemente actualizados, a travs de revisiones peridicas.

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III.- Elementos que integran el manual

En la actualidad existe una gran variedad de formas de presentar un manual de
organizacin, por estas razones, resulta conveniente que en la Administracin
Pblica Federal se adopten normas generales que uniformen tanto el contenido de
los manuales, como su forma de presentacin.
En las siguientes pginas se mencionan los elementos que se considera deben
integrar un manual de organizacin, por ser los ms relevantes para los objetivos
que se persiguen con su elaboracin.

Identificacin
Se refiere a la primera pgina o portada del manual, en ella debern anotarse los
datos siguientes:
1. Logotipo de la dependencia.

2. Nombre de la Dependencia.
3. Ttulo del manual de organizacin.
4. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboracin o
actualizacin permanente.
5. Fecha de implantacin o, en su caso, de actualizacin.
Los manuales de organizacin debern elaborarse en el siguiente formato y la
Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, se
encargar de dictaminar la informacin procesada por la unidad administrativa en
dicho formato.

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Ejemplo:
Hoja donde inicia el manual; se utiliza para la portada y el ndice:

Arial 18
Arial 16
Arial 14

Arial 20

Arial 12

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Hoja donde continuar el manual hasta su conclusin:

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Contenido
En este apartado se presentan, de manera sinttica y ordenada, los captulos que
constituyen el manual o los ttulos principales que comprende. A efecto de
uniformar la presentacin de estos documentos, es importante seguir el orden que
se describe a continuacin:

Ejemplo:
CONTENIDO
I.

INTRODUCCIN

II.

OBJETIVO DEL MANUAL

III.

ANTECEDENTES HISTRICOS

IV.

MARCO JURDICO

V.

ATRIBUCIONES

VI.

MISIN Y VISIN

VII. ESTRUCTURA ORGNICA

VIII. ORGANIGRAMA
IX.

OBJETIVO Y FUNCIONES

X.

GLOSARIO DE TRMINOS

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a) Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido del manual, de
su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs
de l. Incluye informacin de cmo se usar, quin, cmo y cundo har las
revisiones y actualizaciones.
Es recomendable que al formular la introduccin, se emplee un vocabulario
sencillo, a efecto de facilitar su entendimiento; asimismo, que comprenda
totalmente los siguientes rubros:
Propsito y utilidad.
Sntesis del contenido.
mbito de su aplicacin.
reas que participaron en la elaboracin del manual.
Importancia de mantener permanentemente actualizado este manual.
La redaccin deber se concisa, clara y comprensible.
La introduccin habr de elaborarse en un mximo de tres cuartillas.

Ejemplo:
INTRODUCCIN
El presente manual de organizacin de la...., tiene como propsito ...
Este documento es de observancia general, como instrumento de informacin y
consulta, en todas las reas que conforman la ....
El manual es un medio para familiarizarse con la estructura orgnica y con los
diferentes niveles jerrquicos que conforman esta Organizacin. Su consulta
permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de
las reas que la integran y evitar la duplicidad de funciones; conocer las lneas de
comunicacin y de mando; y proporcionar los elementos para alcanzar la
excelencia en el desarrollo de sus funciones; elementos indispensables que le
permitirn
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deber ser actualizado
cada ao, o en su caso, cuando exista algn cambio orgnico funcional al interior
de esta unidad administrativa, por lo que cada una de las reas que la integran,
debern aportar la informacin necesaria para este propsito.

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b) Objetivo del manual

En este apartado se deber expresar el propsito que se pretende alcanzar con la
aplicacin del manual.
Proporcionar un instrumento tcnico-administrativo que norme la elaboracin de
los manuales con uniformidad, contenido y presentacin que permita optimizar la
eficiencia en la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas de
la Secretara.
El objetivo deber ser lo ms concreto posible, y su redaccin clara y en prrafos
breves; adems, la primera parte de su contenido deber expresar: QU SE
HACE; y la segunda, PARA QU SE HACE.
La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y en un
mximo de cinco lneas.

Ejemplo:
OBJETIVO
Proporcionar la informacin necesaria a las reas que conforman la Direccin
General de, con el fin de dar a conocer la forma de organizacin,
los objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.

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c) Antecedentes histricos
Se darn a conocer las principales transformaciones sobre la organizacin y
funcionamiento de la unidad administrativa correspondiente, en orden cronolgico
indicando las disposiciones jurdico-administrativas que hayan dado origen y/o
modificado la estructura organizacional de la misma.

Ejemplo:
ANTECEDENTES HISTRICOS
La integracin de la actual Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto, dentro del marco estructural de la Oficiala Mayor y de la propia
Secretara, ha venido evolucionando, de acuerdo a las necesidades de
actualizacin y adecuacin operativa, que tienen como base fundamental los
lineamientos emitidos para mejorar el esquema general de la Administracin
Pblica Federal. Anteriormente, el sealamiento de los objetivos, formulacin de
planes y previsiones, as como la determinacin de los recursos para cumplir con
las actividades asignadas a esta Dependencia, se encontraba dentro de la
competencia de la Unidad de Programacin integrada, con base en el acuerdo
publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 11 de marzo de 1971.
Asimismo, el anlisis y la evaluacin organizacional de la Secretara, se
encontraba asignada a la Unidad de Organizacin y Mtodos, constituida por
Acuerdo Presidencial publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 26 de enero
de 1971.
Posteriormente, la Unidad de Organizacin y Mtodos pas a formar parte de la
Direccin General de Programacin, Organizacin y Evaluacin, sealndose sus
atribuciones en el Reglamento Interior publicado en el Diario Oficial del 18 de abril
de 1978, as mismo, se incorporaron a sta, las funciones de la Unidad de
Informacin, Orientacin y Quejas.
Ante la necesidad de simplificar y agilizar el manejo de la informacin, se
implantaron procesos electrnicos para el control y consolidacin de la misma,
razn por la que se constituy la Unidad de Informtica, contemplndose en el
Reglamento de 1977, como apoyo a las Direcciones Generales de la Dependencia
y principalmente de la Direccin General de Archivo, Biblioteca y Publicaciones.
En el Diario Oficial del 17 de octubre de 1979, se public el Reglamento Interior de
la Secretara, trasladando las funciones de Informtica a esta Direccin General,
cambiando su denominacin por Direccin General de Programacin,
Organizacin e Informtica.
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Por lo que respecta al control y operacin del ejercicio presupuestal, funcin

sustantiva de la actual Direccin General de Programacin, Organizacin y
Presupuesto, se encontraba dentro de la competencia de la Subdireccin de
Recursos
Financieros, perteneciente a la extinta Direccin General de
Administracin. A partir del 12 de enero de 1984, fecha en que fue publicado en el
Diario Oficial de la Federacin, el Reglamento Interior de la Secretara,
desaparece la Direccin General de Administracin, pasando la Subdireccin de
Recursos Financieros con la denominacin de Direccin de Presupuesto, a esta
Direccin General, la cual tambin cambia de denominacin por la Direccin
General de Programacin, Organizacin y Presupuesto.
Con el fin de consolidar y dar mayor congruencia a las funciones sustantivas de la
Direccin General de Programacin, Organizacin y Presupuesto, as como
modernizar e implementar el aspecto informtico, concentrndolo en un rgano
especializado, en el ao de 1991 se determin trasladar las funciones de proceso
de datos a una unidad administrativa de nueva creacin, cuyo mbito de
competencia es bsicamente la informtica y las comunicaciones.
Para julio de 1999, se reestructur, quedando la Direccin General de
Programacin, Organizacin y Presupuesto con las mismas atribuciones.

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d) Marco jurdico
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurdicas relacionadas
por orden jerrquico, que dan origen a la organizacin, que establecen su creacin
y sus atribuciones, as como aquellas que regulan su funcionamiento.
Se deber ordenar y jerarquizar los documentos jurdico-administrativos vigentes,
en forma descendente, segn se muestra a continuacin:
a) Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.
b) Leyes.
c) Cdigos.
d) Reglamentos.
e) Decretos.
f) Convenios.
g) Acuerdos.
h) Circulares y/u Oficios.
i) Documentos Normativo-Administrativos (manuales, guas o catlogos).
j) Otras disposiciones (se anotarn los documentos que por su naturaleza no
pueden ser incluidos en la clasificacin anterior).
Se debern indicar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos
jurdicos y administrativos y citar su nmero de referencia (captulo, artculo,
fraccin y en su caso, letra de inciso), fecha de publicacin o expedicin, as como
su ltima reforma. Debe seguirse el orden cronolgico en que fue expedida cada
disposicin.

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Ejemplo:
MARCO JURIDICO
La Direccin General de..de la .., se encuentra sustentada en el
siguiente marco jurdico normativo:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
D.O.F. 05-02-1917 y sus reformas.
Leyes
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
D.O.F. 29-XII-1976 y sus reformas publicadas en DOF. 28-XII-1994.
Cdigos
Cdigo Federal de Procedimientos Civiles.
Captulo..., Art. ..., fraccin..., inciso ..., publicado en D.O.F. ...
Decretos
Decreto que rige el Ceremonial Diplomtico.
D.O.F. 2 octubre 1935.
Decreto que excepta de todo impuesto a los equipajes, menajes de casa,
vehculos y dems objetos de uso personal que importen los Representantes
Diplomticos.
D.O.F. 12 febrero 1936.
Decreto por el que se crea la Comisin Nacional de los Estados Unidos Mexicanos
para la UNESCO.
D.O.F. 9 de junio 1967.

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e) Atribuciones
Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones son medios para alcanzar fines.
En el caso de los rganos administrativos, las atribuciones estn representadas
por las competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su
limitacin, determinan su mbito de competencia.
Se deber hacer una trascripcin textual y completa de las atribuciones de la
unidad administrativa con base en la Ley Orgnica de la Administracin Pblica
Federal y en el Reglamento Interior de la Dependencia de que se trate.

Ejemplo:
ATRIBUCIONES
Reglamento Interior de la Secretara de Relaciones Exteriores, publicado en
D.O.F. el 26 de agosto de 2004.
ARTCULO 33. Corresponde a la Direccin General de Programacin,
Organizacin y Presupuesto:
I.

Coordinar, en colaboracin con las unidades administrativas de la Secretara y

de conformidad con las normas y directrices fijadas por la Secretara de
Hacienda y Crdito Pblico, la elaboracin del programa operativo anual y del
proyecto de presupuesto de la Secretara;

II.

Proponer, conforme a las normas y lineamientos fijados por las dependencias

de la Administracin Pblica Federal, las directrices, normas y criterios
tcnicos para el proceso interno de programacin y presupuestacin de la
Secretara, as como coordinar y vigilar dichos procesos;

III.

Llevar el control y seguimiento del ejercicio presupuestal de la Secretara, as

como elaborar la Cuenta Pblica de la misma;

IV.

Coordinar la asignacin de recursos financieros de las representaciones de

Mxico en el exterior, as como el adecuado control y ejecucin del ejercicio
del gasto;

V.

Apoyar a las unidades administrativas en la estructuracin de sus programas y

la correlacin entre stos y el ejercicio de previsiones presupuestarias;

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f) Misin y Visin
La Misin es la razn de ser de la institucin, la cual explica su existencia. Es una
declaracin de alto nivel que describe su propsito fundamental.
La Visin representa el escenario altamente deseado por la Dependencia que se
quisiera alcanzar en un periodo de largo plazo.

Ejemplo:
MISIN
Impulsar el desarrollo de los recursos humanos de la Organizacin, elevando su
productividad y la calidad de vida en el trabajo.
VISIN
Contar con recursos humanos con un alto nivel de satisfaccin en su entorno
laboral.

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g) Estructura orgnica
Debern identificarse y mostrarse los niveles jerrquicos y la relacin que guardan
entre si cada uno de los rganos que integran la estructura autorizada
apegndose al nmero de cdigo organizacional establecido por la D.G.P.O.P.;
enseguida del nmero del cdigo organizacional, se anotarn los nombres de los
rganos que integran la unidad administrativa de acuerdo con la estructura
autorizada.
La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder a su representacin
grfica en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades
administrativas como a su nivel jerrquico y al orden de presentacin.
Se debern representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las
de apoyo, siempre y cuando formen parte de la estructura orgnica autorizada.
Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de
mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas.
Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son
congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un
rea subordinada.

Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGNICA
1.0. Direccin General de Recursos Humanos.
1.1 Direccin de Administracin de Personal.
1.1.1 Subdireccin de Personal.
1.1.1.1Departamento de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin.
1.1.1.2Departamento de Relaciones Laborales.

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h) Organigrama
Se deber representar grficamente la relacin ordenada de las reas que
componen una unidad administrativa, autorizada por la SHCP y la SFP, reflejando
en forma sistemtica la ubicacin del rgano administrativo, su integracin, sus
niveles jerrquicos y sus lneas de autoridad y asesora.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforman una estructura,
sus relaciones, las caractersticas de la dependencia, y sus funciones bsicas.
Los organigramas, por sus caractersticas:
a) Proporcionan una imagen formal de la organizacin, constituyndose en
una fuente autorizada de consulta.
b) Indican las relaciones de jerarqua que guardan entre s los principales
rganos de la institucin.
c) Facilitan al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de
la estructura orgnica.
d) En las tareas de organizacin, ayudan a descubrir posibles duplicidades o
dispersiones en el quehacer o las atribuciones; fracturas en los procesos;
dualidades de mando; omisiones; incongruencia en relaciones de
dependencia y niveles jerrquicos; y tramos insuficientes o excesivos de
supervisin y control.
e) Constituyen un elemento valioso en el apoyo de la induccin y capacitacin
de los trabajadores.
f) En general, auxilian en el anlisis, conocimiento y diseo de la
organizacin.
Para la elaboracin de los organigramas se deber observar lo siguiente:

Conocer la organizacin de la Dependencia.

Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para
representar cada rea y con lneas de conexin para indicar las relaciones
existentes entre stas.
Ubicar cada rea representada, de acuerdo al nivel jerrquico que le
corresponde.
Conectar todas las reas dependientes del titular de la Dependencia, por
medio de una sola lnea.
Representar en primer lugar las reas sustantivas y a continuacin las de
apoyo.
Establecer la relacin principal de autoridad, a travs de lneas de conexin.

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Representar reas de asesora (staff), mediante lneas discontinuas

colocadas perpendicularmente a la autoridad principal o rea.
Utilizar una lnea de trazo discontinuo en forma transversal, para indicar
rganos o unidades desconcentradas.
El organigrama deber representar los niveles jerrquicos que han sido
autorizados, desde el mximo nivel y asta jefatura de departamento.

Ejemplo:

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i) Objetivos y funciones
Objetivo
El objetivo constituye el propsito que se pretende cumplir, y que especifica con
claridad el qu y para que se proyecta y se debe realizar una determinada accin.
Se plantearn como mximo tres objetivos por rea.
La descripcin de los objetivos se iniciar con un verbo en infinitivo, y se evitar el
uso de adjetivos calificativos.
Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una
unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que
corresponde por atribucin a una dependencia y/o unidad administrativa.
Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias
actividades de la institucin, por lo que sus objetivos reflejarn su contribucin al
cumplimiento de stas.
Para el objetivo:
Especificar la finalidad que pretende alcanzar el rea a travs del desarrollo de
sus funciones, es decir el QU, el CMO y l PARA QU, debiendo ser
congruente con el objetivo del rea superior de la cual depende funcional y
jerrquicamente.
Cuando exista ms de un objetivo, jerarquizar de acuerdo a su importancia y con
relacin a sus atribuciones.
Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar
el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones debern
ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea que se trate.
Las funciones descritas para cada rgano administrativo sern las ms relevantes
con relacin al mbito de su competencia e incluirn slo las de carcter
sustantivo. Se recomienda un mximo de diez.
La descripcin de las funciones debern iniciarse con un verbo en infinitivo.

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Para la descripcin de las funciones en los niveles jerrquicos de Direccin General,

Direccin de rea, Subdireccin y Jefatura de Departamento, a continuacin se enlista
una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripcin.
DIRECCIN
GENERAL O
EQUIVALENTE

Autorizar
Coordinar
Dictaminar
Dirigir
Emitir
Establecer
Evaluar
Instruir
Organizar
Promover
Plantear

DIRECCIN DE
REA

Autorizar
Coordinar
Difundir
Emitir
Participar
Promover
Proponer
Regular
Supervisar
Verificar
Vigilar

SUBDIRECCIN

Aprobar
Controlar
Informar
Implantar
Investigar
Orientar
Participar
Proponer
Reportar
Sancionar
Supervisar
Tramitar
Vigilar

DEPARTAMENTO

Actualizar
Analizar
Apoyar
Atender
Auxiliar
Desarrollar
Elaborar
Gestionar
Informar
Integrar
Investigar
Proponer
Proporcionar
Recopilar

Funciones Sustantivas:
Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento
de los objetivos.
Se derivarn de las atribuciones conferidas a cada unidad administrativa en el
Reglamento Interior vigente de la Dependencia.
La redaccin de las funciones deber tener caractersticas de ser veraz, breve,
clara y precisa. Cada funcin iniciar con verbo en infinitivo, teniendo especial
cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los rganos de nivel jerrquico
superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas.
Funciones de apoyo:
Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya
que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza tcnicoadministrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por todas las
dependencias.
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Se debe enunciar el objetivo y a continuacin las funciones de cada una de las

reas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripcin con el
nombre del rea. Se deber considerar para su redaccin lo siguiente:
Ejemplo:
Direccin General de Programacin Organizacin y Presupuesto.
Objetivos
-

Integrar, consolidar y dar congruencia al contexto del esquema programtico

de las unidades administrativas que integran la Secretara.

Instrumentar el mbito organizacional de la Secretara mediante el anlisis y

evaluacin de estructuras y del desarrollo de funciones y procedimientos.

Optimizar el ejercicio del presupuesto, verificando y controlando su mbito

operativo por lo que respecta a la aplicacin de los recursos asignados.

Funciones
-

Determinar las normas y directrices tcnicas del proceso de programacin,

organizacin y presupuestacin de la Secretara.
Coordinar la elaboracin del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la
Dependencia y una vez autorizado, ejercerlo y controlarlo de acuerdo con los
lineamientos establecidos.
Administrar el presupuesto de cada una de las unidades administrativas, a fin
de lograr el ptimo aprovechamiento de los recursos asignados a la Secretara,
as como proporcionarles informacin peridica sobre su presupuesto asignado
y ejercido.
Determinar las polticas para la atencin de las necesidades econmicas de las
representaciones de Mxico en el exterior.
Desarrollar los programas de modernizacin y desconcentracin administrativa
de la Secretara de conformidad con las disposiciones legales y lineamientos
establecidos.

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MANUALES DE ORGANIZACIN

i) Glosario de trminos
Es un listado alfabtico de definiciones de aquellas palabras o trminos utilizados
en el documento y que pueden prestarse a confusin en virtud de que no siempre
tienen la misma acepcin o no son ampliamente conocidos.
Para redactarlo se recomienda ajustarse a los criterios siguientes:
a) Defina con la mayor claridad y concrecin posible los trminos tcnicoadministrativos sealados en el manual.
b) Incluya solamente los trminos que se presten a confusin.
c) Ordene los trminos en forma alfabtica.
d) Describa los conceptos sin incluir para ello el trmino que pretende definir.

Ejemplo:
GLOSARIO DE TRMINOS
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL: Conjunto de Dependencias y entidades
que constituyen el Poder Ejecutivo Federal y cuyas operaciones tienen como
finalidad cumplir o hacer cumplir la poltica, la voluntad de un gobierno, tal y como
sta se expresa en las leyes fundamentales del pas.
DOCUMENTO NORMATIVO-ADMINISTRATIVO: Informacin que comprende las
reglas de actuacin relativas a la administracin del personal y de los recursos
materiales, financieros y tecnolgicos, aplicables a todo el sector pblico o a una
institucin en particular, segn el mbito y tipo de norma de que se trate.
FUNCIN: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para
alcanzar los objetivos de una institucin de cuyo ejercicio generalmente es
responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las
disposiciones jurdico-administrativas.

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4.- Formalizacin del Manual

Una vez elaborado el manual de organizacin, la unidad enviar una copia a la
Direccin de Organizacin, Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo, para
que proceda a la dictaminacin y validacin del manual.
1. Dictaminacin y validacin: Consiste en revisar el documento y emitir las
observaciones correspondientes y de ser necesario, conjuntamente la
unidad administrativa y la Direccin de Organizacin, Modernizacin de
Procesos y Soporte Operativo acordarn y harn las modificaciones que
sean necesarias al manual.
2. Trmite de expedicin: Consiste en integrar al documento la Hoja de
Autorizacin en donde se recabar la firma de autorizacin del C.
Secretario de Relaciones Exteriores.
3. Difusin del manual expedido: La Direccin de Organizacin,
Modernizacin de Procesos y Soporte Operativo enviar a la unidad
administrativa correspondiente, copia del manual de organizacin,
adjuntando una copia de la Hoja de Autorizacin para su difusin.

5.- Implantacin
Para llevar a cabo la implantacin del nuevo manual de organizacin es
conveniente elaborar un programa de trabajo que determine las actividades
secunciales que se desarrollarn fijando fecha de inicio y terminacin, as como
los recursos que se utilizarn y los responsables de cada actividad.
Adems deber fijar el mtodo de implantacin que ms convenga utilizar, de
acuerdo a las caractersticas del nuevo manual de organizacin y las condiciones
bajo las cuales se va a introducir en la unidad.

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6.- Proceso general para la dictaminacin de un manual de

organizacin
Proceso general que se deber considerar para la dictaminacin de los manuales
de organizacin:

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GLOSARIO DE TRMINOS
ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una
persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada.
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL: Conjunto de rganos que auxilian al
Ejecutivo Federal en la realizacin de la funcin administrativa; se compone de la
administracin centralizada y paraestatal que consigna la Ley Orgnica de la
Administracin Pblica Federal.
ANLISIS: Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos
constitutivos, sus caractersticas representativas, as como sus interrelaciones y la
relacin de cada elemento con el todo.
REA: Parte de la institucin en la que se subdivide y a la cual se asigna una
responsabilidad.
REAS SUSTANTIVAS: Son aquellas que desarrollan funciones derivadas
directamente de las atribuciones y objetivos encomendados a la institucin,
mediante la produccin de bienes y/o prestaciones de servicios para lo que estn
facultadas y fueron constituidas.
ATRIBUCIN: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a
un funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurdico o
administrativo.
AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institucin o funcionario para
que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de
autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios
funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la
lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un
grupo de trabajo.
CADENA DE MANDO: Es la relacin (jerarqua de autoridad) entre las unidades
administrativas que integran una estructura orgnica. Se extiende linealmente
desde el rea del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que
se desarrollan en el desempeo de un cargo especfico y conforme a los
requerimientos exigidos para su ocupacin.

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MANUALES DE ORGANIZACIN

COMUNICACIN: Transmisin y recepcin de informacin para el logro de una

mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales
dentro de una organizacin.
COORDINACIN: Es el proceso de integracin de acciones administrativas de
una o varias instituciones, rganos o personas, que tienen como finalidad obtener
de las distintas reas de trabajo la unidad de accin necesarias para contribuir al
mejor logro de los objetivos, as como armonizar la actuacin de las partes en
tiempo, espacio, utilizacin de recursos y produccin de bienes y servicios para
lograr conjuntamente las metas preestablecidas.
DELEGACIN DE AUTORIDAD: Acto de facultar a un subordinado para tomar
decisiones, emitir instrucciones y hacer que se cumplan compartiendo la
responsabilidad correspondiente.
DELEGACIN DE FUNCIONES: Acto bilateral mediante el cual un superior
jerrquico confiere funciones especficas y responsabilidades a un subalterno y, en
algunos casos, otorga la autoridad que necesita cuando va a desempear tales
funciones.
DEPENDENCIA: Institucin pblica subordinada en forma directa al Titular del
Poder Ejecutivo Federal, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de
los asuntos del orden administrativo encomendados. De acuerdo a la Ley
Orgnica de la Administracin Pblica Federal, las Dependencias de la
Administracin Pblica Federal son las Secretaras de Estado, Departamentos
Administrativos y la Procuradura General de la Repblica.
ESTRUCTURA ORGNICA: Unidades administrativas que integran una
dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerrquico-funcionales de
conformidad con las atribuciones que a la misma le asigna la Ley Orgnica de la
Administracin Pblica Federal, as como el reglamento interior correspondiente.
De esta forma se identifica el sistema formal.
FUNCIN SUSTANTIVA: Conjunto de acciones que se desarrollan, derivadas
directamente de las atribuciones de la dependencia.
JERARQUIZACIN (JERARQUA ORGNICOFUNCIONAL): Es el nivel que se
asigna a un puesto dentro de una organizacin, por el grado de autoridad
asignado.
LINEAMIENTO: Directriz que establece los lmites dentro de los cuales han de
realizarse las actividades y tareas asignadas.

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MANUALES DE ORGANIZACIN

MANUAL DE ORGANIZACIN: Documento que contiene informacin detallada

referente a los antecedentes, marco jurdico administrativo, estructuras y funciones
de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles
jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y
coordinacin; asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la
estructura de organizacin.
MTODO: Conjunto de operaciones ordenadas con que se pretende obtener un
resultado.
NORMA: Regla, disposicin o criterio que establece una autoridad para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realizacin de las tareas asignadas.
OBJETIVO: Es el enunciado del propsito que se establece para realizarse en un
perodo determinado.
ORGANIGRAMA: Representacin grfica de la estructura orgnica que debe
reflejar en forma esquemtica, la posicin de las unidades administrativas que la
componen, los tramos de control, nivel jerrquico, canales formales de
comunicacin y coordinacin, as como lneas de mando.
ORGANO DESCONCENTRADO: Forma de organizacin con autonoma
administrativa pero sin personalidad jurdica ni patrimonio propio, que de acuerdo
con la Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal, tiene facultades
especficas para resolver asuntos de la competencia del rgano central, siempre y
cuando siga los sealamientos de normatividad dictados por este ltimo.
POLTICA: El conjunto de reglas o normas generales que guan el pensamiento y
accin de los subordinados. (Son guas de accin). Ayudan a tomar decisiones.
Ayudan a la consecucin de objetivos.
PRINCIPIO: Ley general cuyas consecuencias rigen toda una disciplina.
PROCEDIMIENTO: Gua que seala la secuencia cronolgica ms eficiente para
obtener mejores resultados en una accin concreta.
PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: Sucesin ordenada de acciones concatenadas
entre s, que se constituye en funcin de una tarea especfica. El procedimiento
implica actividades del personal, determinacin de tiempo para realizarlas, uso de
recursos materiales y tecnolgicos y un mtodo de trabajo y de control para lograr
oportunamente el resultado.

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MANUALES DE ORGANIZACIN

PROGRAMA: Instrumento mediante el cual se desagrega y detalla

ordenadamente las actividades a realizar para lograr las metas y objetivos
establecidos.
PROYECTO: Intencin para hacer algo o plan para realizarlo. Redaccin o
disposicin provisional de un tratado, ley, etc.
PUESTO: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y
deberes especficos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada
puesto puede contener una o ms plazas e implica determinados requisitos de
aptitud, habilidad, preparacin y experiencia.
REESTRUCTURACIN (ORGNICA Y OCUPACIONAL): Accin que identifica
en primera instancia los factores internos y/o externos que propician alteraciones a
los esquemas orgnico-funcionales de las dependencias o entidades, dando lugar
a un proceso de adaptacin y cambio en el sistema de organizacin.
STAFF: Son los rganos que tienen por objeto, asesorar e informar al personal de
mando, en aquellas actividades que requieren conocimientos y experiencia tcnica
especializada.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Los rganos cuyas funciones sustantivas son de
carcter meramente acadmico, con funciones y actividades propias que se
distinguen y diferencian entre s, conformada pon una estructura orgnica
especfica y propia, cuyas atribuciones especficas se instituyen en el instrumento
jurdico correspondiente, como es el caso de las escuelas, centros y unidades
pertenecientes al Instituto.
UNIDAD RESPONSABLE: Unidad administrativa perteneciente a una estructura
bsica de una dependencia facultada para ejercer gasto con el fin de llevar a cabo
actividades que conduzcan al cumplimiento de objetivos y metas establecidas en
los programas de una dependencia o entidad del Gobierno Federal.

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