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compartida del futuro, en donde se motiva a los involucrados a que conozcan y valoren
la relacin entre lo que aqul realiza y lo que otros hacen, as como los efectos de sus
acciones sobre la realidad en su conjunto.
La planeacin efectiva no se puede hacer para una organizacin, debe ser hecha por
ella. (Ackoff, Rusell, op.cit., p. 15). Sin embargo, es pertinente destacar la importancia
de la participacin no slo como una forma moderna de llevar a cabo algunas
acciones o ejercicios, sino como una funcin interna de trabajo en la que la informacin,
el compromiso, la responsabilidad y la comprensin constituyen elementos clave para
contribuir en las mejoras del desempeo total y, por consecuencia, en un mayor nivel
de competitividad y excelencia.
Principio sistmico:
El modelo considera prioritario el anlisis y funcionamiento sistmico con el propsito
de obtener un incremento en la eficacia y en la relevancia.
En este sentido, cabe destacar que no se trata nicamente de conocer o consolidar los
componentes de la organizacin, sino de enfatizar, dilucidar y valorar las actuales
interacciones.
Este elemento sistmico se encuentra asociado con el principio holstico, ya que es
fundamental considerar a la empresa como un todo, darle retroalimentacin y alentar la
comunicacin e interaccin entre sus elementos con el fin de que se logre una mayor
calidad en su funcin y servicio.
Principio de continuidad:
Conlleva la presencia de actitudes dinmicas, creativas y sistemticas. Implica la
capacidad del aprendizaje del sistema y una adaptacin constante hacia las nuevas
demandas y requerimientos. Dado que los sistemas y su entorno se modifican
constantemente no existe ningn plan que conserve su valor con el tiempo. Por lo
tanto, los planes deben actualizarse, extenderse y corregirse frecuentemente si no es que
continuamente. (Ackoff, Russell, Rediseando el futuro, Mxico, Limusa, 1984). Debe
permanecerse atento a los cambios reales y posible para identificar el desempeo real
con lo planeado e identificar las causas de desviacin y las medidas correctivas y
preventivas adecuadas.
Principio estratgico:
En ste destacan dos aspectos bsicos: informacin y sensibilidad. El primero engloba
la necesidad de generar, analizar y circular informacin prioritaria y significativa, tanto
en una perspectiva inmediata como de largo alcance. Esta gua conceptual y analtica
coadyuvar al surgimiento de respuestas y actitudes anticipatorias, as como a reforzar
el compromiso y accin del sistema en su conjunto. El segundo se refiere al nivel de
sensibilidad no slo para analizar las oportunidades sino para aprovecharlas y/o crearlas,
rebasando la sola reaccin coyuntural.
Principio holstico:
Implica tanto la perspectiva global como la integridad e integracin del sistema. La
perspectiva global significa mirada sistemtica, donde cada elemento con sus
propiedades y comportamientos desempean un rol importante en un marco amplio. Es
necesario enfatizar tanto el modo en que los casos interactan como las circunstancias
mismas, ya que la comprensin del todo. As, del estudio de la influencia mutua (de la
parte y el todo), resulta un componente analtico por medio del cual pueden captarse
por lo menos parcialmente, aunque parezca antagnico- las complejidades presente y
futura.
Por su parte, la integracin se asocia tanto con el compartir una meta comn cuanto con
la coordinacin e interdependencia necesaria para lograrlo.
Finalmente, el elemento de integralidad de este principio se refiere a la consideracin de
los diversos aspectos, funciones y niveles de la empresa, as como al entorno donde se
desarrolla. Debe sealarse que lo anterior conlleva los enfoques cualitativo y
cuantitativo. As, estos principios del modelo de planeacin interactiva mantienen un
alto grado de interdependencia, la cual deber permear la operacin.
Qu se propone la Planeacin Interactiva?
El cambio general propuesto por el modelo puede sintetizarse en la modificacin de la
tendencia del proceso de planeacin por medio de la participacin, creatividad,
integracin e interrelacin operativa, comunicacin e informacin, con una visin
prospectiva y de anticipacin.
Es decir, un modelo de planeacin participativo, holstico, continuo, integral,
prospectivo y estratgico que conjunte la funcin y el rol de la empresa, la situacin
actual del sistema focal y de campo, la infraestructura y el desarrollo institucional y la
imagen deseable y posible que deban lograrse en los prximos aos.
Por otra parte, en congruencia con la funcin social y objetivos de la empresa o
institucin, es necesario que se definan las acciones fundamentales que ubicarn el
modelo dentro del contexto interactivo de operacin. El marco de normatividad se
establece mediante las siguientes acciones:
Concebir a la planeacin como el mtodo adecuado para facilitar el diseo y ejecucin
de las reformas necesarias (por ejemplo con fines sociales) y para agilizar la toma de
decisiones.
Fortalecer las tareas de instrumentacin del plan institucional que se formalizar por
medio de la programacin, la presupuestacin, la evaluacin y el control del proceso.
Promover la participacin organizada de las entidades y rganos de la empresa en todos
los niveles y etapas del proceso de planeacin.
Considerar que la tarea de planeacin es fundamental.
Qu es el Control Empresarial?
El Control Empresarial es un Proceso Administrativo muy ligado con la Planeacin, el
control es la fase a travs del cual se evalan los resultados obtenidos en relacin con lo
planeado, a fin de corregir desviaciones y errores para mejorar continuamente.
Podemos definirlo como: La funcin que permite la supervisin y comparacin de los
resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems
que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la
organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional.
Requisitos para un buen Control:
Para poder ser efectivos, el control demanda una serie de requisitos y caractersticas.
Simplicidad: Indica que el proceso es sencillo, todos deben entender perfectamente que
es lo que se pretende con el.
TIPOS DE CONTROLES
Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de
retroalimentacin. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de las
actividades de entrada- operacin salida de la organizacin. Y todos cumplen un papel
muy importante en la bsqueda de productividad a largo plazo y de desempeo
elevado.
Control preventivo: Tambin llamados controles preliminares, se realizan antes de que
se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros que
establezcan el rumbo adecuado y que estn disponibles lo recursos apropiados Se
encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo llamados a veces controles
de direccin, monitorean las operaciones y actividades en curso para asegurar que las
cosas se hagan de acuerdo con lo planeado.
Controles de retroalimentacin: Se implementan despus de que el trabajo esta
terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las entradas y
procesos.
Schermerhorn John R
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organizacin como parte
integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo siempre es
interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que
el control preventivo est integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros,
y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor.
Los controles concurrentes: son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma ms conocida de este tipo de control es la supervisin directa. En la
actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para brindar al
Principios
principio del propsito de control.
La tarea del control es asegurar que los planes tengan xito mediante la deteccin de sus
desviaciones y proporcionar una base para tomar la accin necesaria para corregir las
desviaciones indeseables como posibles reales.
Principios de controles dirigidos al futuro.
Debido a las demoras en tiempo en el sistema total del control, cuanto ms se base un
sistema de control en la informacin adelantada se tendr la oportunidad de percibir
desviaciones indeseables de los planes antes de que ocurran y llevar a cabo acciones a
tiempo para evitarlas. Estos dos principios insisten en que el propsito del control es
asegurar que se logren los objetivos mediante la deteccin de desviaciones y llevando a
cabo la accin correctiva, tomada para alcanzarlos. El control al igual que la planeacin,
deben mirar hacia el futuro.
Principio de la responsabilidad del control.
La responsabilidad principal de la ejecucin del control recae sobre el jefe que tiene a su
cargo el desempeo de los planes de que se trate. Puesto que la delegacin de la
autoridad, la asignacin de tareas y la responsabilidad de ciertos objetivos recaen sobre
jefes especficos, se desprende que el control de este trabajo lo debe ejercer cada uno de
esos jefes.
Principio de la eficiencia de los controles.
Las tcnicas y enfoques de control son eficientes si detectan y hacen resaltar la
naturaleza y las causas de las desviaciones de los planes con un mnimo de costo o de
otras consecuencias indeseables.
Principio de control preventivo.
Cuanto ms alta es la calidad en un sistema ser menor la necesidad de controles. La
mayor parte de los controles se basan en el hecho de que los seres humanos cometen
errores y que con frecuencia, no reaccionan frente a los problemas llevando a cabo su
correccin en forma adecuada y rpida.
Principio del reflejo de los planes.
Cuanto ms claros, completos e integrados sean los planes, cuando ms se diseen los
controles para que reflejen esos planes, los controles cumplirn de modo ms efectivo
las necesidades. No es posible crear un sistema de control sin planes, puesto que la tarea
del control es asegurar que funcionen en la forma deseada. No hay duda que en cuanto
ms claros, completos e integrados sean estos planes se tendr un control ms efectivo.
Principio del punto crtico de control.
El control eficaz requiere presentar cuidadosa atencin a aquellos factores crticos para
evaluar el desempeo con respecto a los planes.
CONTROL DE OPERACIONES
Para uno de los principales consultores de Administracin de Operaciones a nivel
mundial, el norteamericano Roger Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota)
la administracin de operaciones tienen la responsabilidad de cinco importantes reas de
decisiones: proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad.
Proceso. Las decisiones de esta categora determinan el proceso fsico o instalacin que
se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo
y tecnologa, el flujo de proceso, la distribucin de planta as como todos los dems
aspectos de las instalaciones fsicas o de servicios. Muchas de estas decisiones sobre el
proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en particular
cuando se necesita una fuerte inversin de capital. Por lo tanto, resulta importante que el
proceso fsico se disee con relacin a la postura estratgica de largo plazo de la
empresa.
Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad
correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a
largo plazo la determina el tamao de las instalaciones fsicas que se construyen. A
corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos,
turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeacin de la
capacidad determina no slo el tamao de las instalaciones sino tambin el nmero
apropiado de gente en la funcin de operaciones. Se ajustan los niveles de personal para
satisfacer las necesidades de la demanda del mercado y el deseo de mantener una fuerza
de trabajo estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe asignarse a tareas
especficas y puestos de operaciones mediante la programacin de la gente, del equipo y
de las instalaciones.
Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe
ordenar, qu tanto pedir y cundo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se
utilizan para administrar los materiales desde su compra, a travs de los inventarios de
materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Los gerentes de
inventarios deciden cunto gastar en inventarios, dnde colocar los materiales y
numerosas decisiones ms relacionadas con lo anterior. Administran el flujo de los
materiales dentro de la empresa.
EJERCICIO
1. Elaborar un plan de las actividades que integran su da laboral, considerando
actividades y metas.
2. Revisar el plan contra los principios de control.
3. Identificar si estn considerando los principios en el plan, para el logro de las metas
del da.
4. Exponer el trabajo realizado.