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Jonas Montilva Capitulo 01
Jonas Montilva Capitulo 01
DESARROLLO
DE SISTEMAS
DE INFORMACIN
Administracin,
Metodologa
y Tcnicas
SEGUNDA REIMPRESIN
Un sistema de informacin puede existir dentro del contexto de una organizacin por varias
razones (Lucas, 1976, p. 5):
1.- Los usuarios de un sistema de informacin son miembros o estn vinculados a la
organizacin que lo contiene.
2.- El sistema de informacin es operado, en parte, y mantenido por un departamento o unidad
de la Organizacin (Ej. Departamento de Computacin, Oficina de Informtica, Centro de
Computacin, etc..).
3.- El departamento o unidad que mantiene y opera el sistema de informacin es tambin una
organizacin.
CP
ULA
Burroughs de Venezuela
Consejo de Publicaciones
Universidad de Los Andes
1986
A estas tres razones podemos agregar el objetivo de un sistema de informacin, cual es,
proporcionar informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas; actividades que
son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organizacin y que permiten controlar y dirigir su
existencia, operacin y destino.
1.- Conjunto de elementos fsicos o abstractos interrelacionados que operan en conjunto a fin de lograr un objetivo (Davis,
1974, pp. 8 1).
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Las organizaciones son instrumentos fundamentales para la existencia del hombre. Ellas
permiten agrupar a un conjunto de individuos en torno a una o ms actividades con el fin de
alcanzar un objetivo comn, el cual puede ser de la ms variada ndole: obtener beneficios
econmicos, polticos o sociales; proporcionar educacin, asistencia mdica o espiritual; distraer o
divertir; producir bienes (alimentos, vestidos, tecnologa, obras civiles, etc.); prestar servicios
(agua, luz, telfono, alimentacin, mantenimiento, etc.); etc. Constituyen, por lo tanto, ejemplos
de organizaciones, las siguientes:
- El Gobierno Nacional. Polticamente estructurado en tres poderes: Poder Ejecutivo
(Presidencia de la Repblica y Ministerios), Poder Legislativo (Congreso de la Repblica y sus
Cmaras de Senadores y Diputados), Poder Judicial (Corte Suprema de justicia y sus
Tribunales).
- El Gobierno Regional: Gobernaciones, Concejos Municipales, Asambleas Legislativas,
juzgados, Prefecturas, etc.
- Instituciones Educativas: Escuelas,
Universidades, Pedaggicos, etc.
Liceos,
Politcnicos,
Institutos
Universitarios,
diferentes para el estudio de ellas. Entre estos enfoques se destacan los siguientes: el enfoque
de administracin cientfica de F. Taylor, el enfoque departamental de Fayol, el enfoque
psicolgico o del comportamiento interpersonal, el enfoque sociolgico o del comportamiento
en grupo, el enfoque de relaciones humanas, el enfoque de toma de decisiones de March y
Simn y el enfoque de sistemas (Fulmer, 1979, p. 6; Lucas, p. 6). R. Ackoff (1975, p. 69)
considera a las organizaciones como "el tipo ms importante de grupos sociales... que contiene
sistemas cuyas partes desempean diferentes funciones y que exhiben por tanto, una divisin
funcional del trabajo". Se considera adems, de este modo, a la organizacin como un sistema
que tiene objetivos o propsitos y que a su vez forma parte de un sistema mayor.
Antes de describir a la organizacin como un sistema es conveniente definir el trmino
"sistemas". Son muchas las definiciones de sistemas que existen en la bibliografa, de hecho, la
mayora de ellas que tratan sobre sistemas de informacin, incluyen una o ms definiciones del
trmino. Para nuestro fin, considero conveniente reproducir textualmente la definicin dada
por Russell L Ackoff (1974, p. 13):
"Un sistema es un conjunto de dos o ms elementos de cualquier clase interrelacionados;
por ejemplo, conceptos (como el sistema numrico), objetos (como en un sistema telefnico o
cuerpo humano), o personas (como en un sistema social).
Por consiguiente, [un sistema] no es un elemento primario indivisible sino un todo que
puede dividirse en partes. Los elementos del conjunto y el conjunto de elementos que forman
un sistema tienen las tres propiedades siguientes:
1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto
sobre las propiedades o comportamiento del conjunto considerado como un todo...
2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento, y la manera en que ellas afectan
el todo, depende de las propiedades y comportamiento de al menos algn otro elemento
en el conjunto. Por consiguiente, ninguna parte tiene un efecto independiente sobre el
todo y cada una es afectada por al menos alguna otra parte...
3.- Cada uno de los posibles sub-grupos de elementos del conjunto tiene las dos primeras
propiedades: cada uno tiene un efecto no independiente sobre el todo. En consecuencia,
el todo no puede ser descompuesto en sub-conjuntos independientes. Un sistema no
puede ser subdividido en subsistemas independientes..."
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Economa mundial
Grupos de organizaciones
Organizaciones especficas
Divisiones
Departamentos
Grupos de trabajo
Individuos
Figura 1-1: La organizacin en la jerarqua e sistemas.
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Cada capa o nivel puede a su vez verse como una red compleja de unidades funcionales (Gordon,
p. 200) tal como lo muestra la fig. 1-4. Esta red de unidades funcionales est interconectada por
canales a travs de los cuales circulan productos, servicios, recursos e informacin. En los niveles
de planificacin y coordinacin, los flujos que circulan por sus correspondientes canales son
primordialmente flujos de informacin requeridos u originados por los centros de decisin de sus
unidades funcionales En el nivel operacional los flujos que circulan en sus canales estn
constituidos por productos, servicios, recursos (dinero, materia, prima, datos) e informacin.
observar en la fig. 1-5, una unidad funcional no es independiente de las otras, pues las decisiones
que all se tomen pueden afectar a otras unidades y/o pueden requerir de informacin
proveniente de otras unidades del mismo nivel o de otros niveles.
Los canales que conectan a las unidades funcionales vinculan, tambin, entre s a los
diferentes niveles o capas de la organizacin; y ala organizacin con su ambiente.
Cada unidad funcional posee bsicamente dos componentes: un centro de decisin y un
centro de actividad. El centro de decisin de cada unidad funcional posee un gerente que dirige las
actividades del centro de actividad asociado, mediante el uso de procedimientos de decisin. El
centro de actividad est formado por empleados o trabajadores que ejecutan acciones o actividades
que cambian el nivel o estado de sistema. Dentro de cada unidad funcional, el centro de decisin
requiere de informacin acerca de las actividades realizadas (nivel o estado del sistema), as como,
informacin proveniente de otras unidades funcionales (tal es el caso de los niveles superiores, que
transmiten metas, polticas, etc., a los niveles inferiores).
En una unidad funcional, el centro de decisin toma informacin y como resultado de su
propio proceso de decisiones enva informacin al centro de actividad, el cual produce las
acciones necesarias para afectar o corregir el estado del sistema. Se produce de este modo un
proceso de control o autorregulacin (fig. 1-5) que, por supuesto afecta a las otras unidades
funcionales, niveles y a la organizacin como un todo.
Los procesos de control de cada unidad funcional de la organizacin, as como, el resultado
de la integracin de estos procesos para configurar un todo, permiten que la organizacin se
mantenga en un estado de equilibrio o de crecimiento. Como se puede
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3. Reduce la incertidumbre.
Organizando en forma adecuada los datos dados como ejemplos, podemos informar
sobre las caractersticas de un empleado de una empresa, de la siguiente manera:
Nombre del empleado:
Cdula del empleado:
Sexo del empleado:
Sueldo del empleado:
PEDRO GARCIA
V 0768910
MASCULINO
3.555,75 Bs.
Los datos se forman mediante combinaciones ordenadas de caracteres que pueden ser
de los tipos siguientes:
Alfabticos:
Numricos:
Especiales:
A- Z, a-z
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+ / * . , $ Bs = ( ) ; etc.
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3. Clculo. Esta funcin permite realizar operaciones lgico matemticas sobre los
datos a fin de producir otros datos, tales como resultados, cdigos, totales, etc..
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a) Procesamiento de ransacciones
b) Procesamiento de Informacin
Figura 1 9: ACTIVIDADES DEL PROCESAMIENTO DE DATOS
1.4. DEFINICIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN
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Cada nivel organizacional tiene una o ms unidades funcionales, cada una de ellas
est integrada por un centro de actividad, un centro de decisin y un centro de
informacin.
Dependiendo de los flujos de datos e informacin se crea una red que conecta los
centros de informacin de las diferentes unidades funcionales de la organizacin.
Esta red constituye la estructura del sistema de informacin.
Adems de los datos provenientes del centro de actividad, el centro de informacin
de una unidad funcional recibe datos del centro de decisin o de otra unidad
funcional,
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as mismo, enva informacin hacia los centros de decisin o de actividad y/o hacia
otras unidades funcionales o al medio ambiente de la organizacin.
C. ENFOQUE DISTRIBUIDO:
Este enfoque es una combinacin de los dos anteriores y permite explotar al
mximo las ventajas de cada una de ellas. Cada subsistema est formado por grupos
de una o ms unidades funcionales. Cada grupo posee sus propios datos, computador
y programas; pero tiene acceso a los datos de otros subsistemas mediante un
computador central que permite conectar las diferentes computadoras para estructurar
as, una red automtica de datos (vase figura 1 15). El computador central ubicado
en el Centro de Computacin puede tambin tener una base de datos que agrupe y
resuma los datos bsicos de los diferentes subsistemas facilitando as, la generacin
de informacin para la toma de decisiones en los niveles ms altos de la jerarqua
organizacional.
El enfoque distribuido est basado en un sistema de microcomputadores
distribuidos en unidades diferentes de la organizacin e interconectados entre s a
travs de un computador central. De este modo, las funciones generales de
procesamiento de datos se dispersan a lo largo de la organizacin en los grupos de
unidades funcionales, de manera tal que "el procesamiento se ejecute localmente y la
informacin resumida se comunique desde los computadores dispersos hacia la
instalacin central para su revisin o incorporacin a los archivos centrales o a la
base de datos centralizada" (Katzan, 1979, pp. 67).
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Muy a menudo, los datos de entrada de este sistema sor. producidos por el sistema
de informacin operativo, el cual, a su vez puede ser subconjunto del sistema de
informacin gerencial.
Las salidas de sistemas estn constituidos fundamentalmente por dos tipos de
reportes: (1) Reportes de actividad, necesarios para determinar el rendimiento de
las actividades que toman lugar en la organizacin durante un cierto perodo de
tiempo (Ejem. reportes de ejecucin presupuestaria, reportes de ventas, estado de
ganancias y prdidas, etc.), (2) Reportes de estado, utilizados para determinar las
condiciones de los diferentes subsistemas o elementos de la organizacin en un
momento dado del tiempo (ejemplos: balance general, listado de inventario, listado
de empleados, estadsticas, etc.).
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