Modulo de Tiempos

Gua Prctica para la Implementacin de Gestin de Tiempos en el Mdulo HR de SAP R/3
GUA PRCTICA PARA LA

IMPLEMENTACIN DE
GESTIN DE TIEMPOS
EN EL MDULO HR DE SAP R/3
MONICA ALICIA VILLABLANCA VERGARA
Resumen
Resumen-- Este trabajo corresponde a una recopilacin de las actividades desarrolladas para la puesta en
marcha del submdulo Gestin de Tiempos en el marco de la implementacin del mdulo Recursos
Humanos de SAP R/3, que permite llevar el control de asistencia del personal.
El objetivo propuesto es presentar una forma de abordar un proyecto de implementacin SAP, basado en
la experiencia adquirida en lo que constituy la tercera etapa del proyecto SAP en Refinera de Petrleo
Concn (RPC).
En este trabajo se describe la situacin de RPC previa y durante el desarrollo del proyecto, la
metodologa utilizada, la conformacin del equipo de trabajo, las etapas involucradas, el diseo
conceptual con una referencia a los principales conceptos que permiten establecer los pilares del mdulo
Recursos Humanos (HR), como son la estructura de Desarrollo de Personal (PD) y la estructura de
Administracin de Personal (PA). Tambin, se describe una forma para especificar el diseo detallado,
una gua para realizar la parametrizacin y la construccin de esquemas de evaluacin de tiempos, se
mencionan los desarrollos y localizaciones efectuados, los problemas encontrados durante el avance del
proyecto y sus soluciones.
Una vez conformada la solucin de este proyecto, se describe la forma de traspasar la parametrizacin y
los desarrollos al entorno productivo, la puesta en marcha, los cambios y ajustes posteriores, los
resultados de la evaluacin de tiempos y la interaccin de SAP HR con el liquidador de Nmina.
Abstract
Abstract-- This work corresponds to a summary of the activities developed for the setting in march of the
Administration of Times submodule in the mark of the implementation of the Human Resources module
of SAP R/3, that allows to carry off of control of the personnel's attendance.
The proposed objective is to present a way of approaching an implementation project SAP, based on the
experience acquired in what constituted the third stage of the project SAP in Refinera de Petrleo
Concn (RPC).
In this work the situation of RPC is described previous and during the development of the project, the
used methodology, the conformation of the work team, the involved stages, the conceptual design with a
reference to the main concepts that allow to establish the pillars of the Human resources (HR) module,
like they are the structure of Development of Personal (PD) and the structure of Administration of
Personal (PA). Also, a form is described to specify the detailed design, a guide to carry out the
customizing and the construction of outlines of evaluation of times, the developments and localizations
stablished are mentioned, the problems founded during the advance of the project and their solutions.
Once conformed the solution of this project, the way is described of passing over the customizing and the
developments to the productive environment, the setting in march, the changes and later adjustments, the
results of the evaluation of times and the interaction of SAP HR with the payer of Payroll.
Keywords--Proyecto; Implementacin ; SAP ;
Tiempos
I.
INTRODUCCION
Este trabajo est basado en la experiencia de

implementacin
del
mdulo
Recursos
Humanos, correspondiente a la tercera etapa del

proyecto de implementacin SAP en Refinera
de Petrleo Concn (RPC). Despus de haber
integrado el equipo de desarrollo en las etapas
anteriores, en esta ltima se dio la posibilidad
de una participacin mixta, funcional y base,
para el mdulo Gestin de Tiempos, que
permiti adquirir experiencia y conocimientos
ms integrales del mdulo.
Mnica Villablanca
El trabajo describe la situacin existente en la

empresa RPC anterior a la implementacin de
SAP, con el objetivo de insertarlo en el
contexto de un proyecto SAP desde la seleccin
hasta su puesta en marcha.
Arquitectura Cliente/Servidor, Escalabilidad,

Modularidad e Integracin. Durante la
seleccin se analizaron diversas opciones entre
las cuales tambin se consider mejorar los
sistemas existentes.
Gestin de Tiempos corresponde a lo que se

conoce como Control de Asistencia y la
funcionalidad ofrecida por SAP, lo hace un
producto muy robusto. En el tema Recursos
Humanos, RPC es una empresa con alto grado
de complejidad y variabilidad, por lo que
requiere disponer de una herramienta flexible
que permita adaptarse a los cambios. SAP
cubri los requerimientos de RPC y
actualmente el mdulo lleva cuatro aos de
funcionamiento exitoso.
Entre los productos evaluados estuvieron

algunos sistemas de empresas nacionales y
sistemas del mercado de aplicaciones ERP
(Planificacin de Recursos Empresariales),
como Oracle Financial, JD Edwards y SAP R/3.
El costo de implementacin y mantenimiento
anual fue otro factor considerado en la
evaluacin.
El objetivo principal planteado para este trabajo

es describir un proyecto de implementacin
SAP, presentar la metodologa utilizada,
describir las etapas involucradas y mostrar la
diferencia con respecto a un proyecto
tradicional de TI.
Los objetivos especficos relacionados con la
implementacin de Gestin de Tiempos son:
describir las alternativas presentadas por SAP
para cubrir los requerimientos de Gestin de
Tiempos, presentar el desarrollo del proyecto de
implementacin en el entorno SAP y en el
mbito del mdulo Recursos Humanos que sea
necesario cubrir dentro del alcance del proyecto
Gestin de Tiempos, generar una gua de
parametrizacin y una introduccin a la
construccin de un esquema de evaluacin de
tiempos, presentar las herramientas que ofrece
SAP para enfrentar la funcionalidad no cubierta
y mostrar los problemas que se presentaron y
sus soluciones.
II.
DESCRIPCION SITUACION ACTUAL
Refinera de Petrleo Concn S.A. (RPC)

perteneciente al holding de empresas ENAP,
define las actividades de su negocio como
comprar, vender, importar, exportar, refinar,
comercializar, industrializar, transportar y
almacenar hidrocarburos, en especial petrleo
crudo y sus derivados.
En 1994, RPC preocupada por la creciente
competencia que vena afectando al mercado
nacional e internacional de combustibles decide
desarrollar
un
proyecto
denominado
Integracin liderado por la Gerencia General,
que consisti en el rediseo de procesos
crticos, con el objeto de hacer coincidir los
procesos de gestin con la visin de negocios y
la implementacin de soluciones informticas
de ltima generacin.
Entonces se dio inicio al proceso de seleccin
del software teniendo como requisitos:
El anlisis costo/beneficio arroj a SAP como

la mejor propuesta destacndose por sus
ventajas funcionales y tcnicas. Tambin por
comparacin con sistemas similares y por
recomendacin de SAP, se seleccion el
producto Meta-4 Mind para cubrir la Nmina
de Recursos Humanos.
A. Evolucin de la Implementacin SAP en
RPC
Hasta el momento de iniciar el proyecto SAP, la
empresa contaba con sistemas desarrollados
internamente, algunos con mucho tiempo de
funcionamiento, tales como los sistemas:
Contable, Control y Gestin de Materiales,
Cuentas Corrientes, Presupuesto, Facturacin,
Pedidos de Trabajo, Pago y Gestin de
Personal, entre otras aplicaciones.
La preocupacin por la integracin no pasaba
slo por las aplicaciones, era necesario llegar a
producir un cambio cultural, pasar de una
organizacin jerrquica a una organizacin
trabajando por procesos.
En Julio de 1996 se inicia el proceso de
implementacin de SAP R/3 en versin 3.1.F,
con un plazo de 7 meses para su entrada en
produccin, contemplando los mdulos
Finanzas (FI), Controlling (CO) y Gestin de
Materiales (MM).
La implementacin de SAP se organiz
mediante un equipo interdisciplinario formado
por profesionales de diferentes reas: Contable
Financiera,
Costos,
Abastecimiento
e
Informtica, con dedicacin a tiempo completo
e integrados con el equipo de consultores
funcionales proporcionados por la empresa
implantadora.
En paralelo, el rea de Recursos Humanos,
inici la implementacin de Meta-4 para
reemplazar la aplicacin que efectuaba el pago
de la nmina del personal, y algunas otras
aplicaciones satlites como Control de Feriado,
Prstamos, Cuentas Corrientes del Personal.
Posteriormente en 1997 como segunda etapa
del proyecto SAP, se efectu la implementacin
del mdulo Comercial (SD) y el submdulo de
Mnica Villablanca
Servicios (ESM), integrndolos a los mdulos

que ya estaban funcionando a esa fecha.
B. Decisin por la Implementacin del
Mdulo HR de SAP
A fines de 1997 como parte del plan para
enfrentar el problema del ao 2000, se efectu
un catastro y un plan de pruebas para todas las
aplicaciones existentes y en uso, especialmente
las que no se encontraban en el entorno SAP ni
Meta-4, y que en su mayora correspondan a
desarrollos propios que operaban en un
computador Mainframe IBM
S/390 o a
aplicaciones en el entorno Red PC.
De las aplicaciones de Recursos Humanos, la
considerada ms crtica fue el Control de
Asistencia residente en el computador IBM, y
que tambin reciba informacin de ingreso y
autorizacin de horas extras y ausentismos
desde una aplicacin en red, con llegada a un
gran nmero de usuarios con diferentes niveles
de acceso. Otra fuente de informacin eran las
marcas del personal, extradas de los relojes del
sistema Control de Acceso. Toda esta
informacin se procesaba con el objeto de
determinar horas de ausentismo y sobretiempo,
desglosada en campos denominados Tipos, los
cuales son enviados al proceso de pago.
La alternativa de corregir las aplicaciones del
entorno mainframe fue descartada, por la
decisin de eliminar la plataforma IBM,
fundada en que el sistema no cumpla con el
ao 2000 y adems porque el costo de licencias
no era menor.
Dado que ya se haban adquirido los producto
SAP R/3 y Meta-4, la solucin deba venir por
una de las siguientes alternativas:
Implementar el mdulo Factor Humano de
Meta-4 para Desarrollo de Personal,
Capacitacin, Evaluacin de Desempeo,
y complementarlo con el desarrollo de una
aplicacin para el Control de Asistencia.
Implementar el mdulo Recursos Humanos
(HR) de SAP R/3, considerando los
siguientes submdulos: Gestin de
Personal (PA), Desarrollo de Personal
(PD), Gestin de Tiempos (TIM),
Planificacin y Gestin de Actos.
Meta-4 es una aplicacin Cliente-Servidor
parametrizable que adems ofrece herramientas
que permiten construir nuevos desarrollos. Si
bien Meta-4, ya contaba con la nmina y su
entorno de aplicaciones, esta alternativa fue
descartada por no contemplar un mdulo para
Control de Tiempos, en este caso era necesario
construir una aplicacin similar al Control de
Asistencia.
La segunda alternativa, el mdulo HR de SAP
como aplicacin integrada, si contempla un
submdulo denominado Gestin de Tiempos
(TIM), es la opcin que cuenta con la ventaja

que el producto SAP y su esquema de trabajo,
ya eran conocidos por muchos usuarios a travs
de Gestin de Materiales del mdulo MM, y
adems ya se contaba con gran parte de las
licencias que demandara el mdulo HR,
razones
por las cuales se opt por la
implementacin del mdulo Recursos Humanos
de SAP.
C. Por qu seleccionar Gestin de Tiempos
como tema del trabajo
Al plantearse las posibilidades como tema para
este trabajo, y por la experiencia en el entorno
R/3, se pens desarrollar un tema relacionado
con SAP y entre las alternativas se seleccion el
mdulo Recursos Humanos (HR) por tener una
doble participacin en la implementacin del
submdulo Gestin de Tiempos. Participacin
Funcional
en
la
especificacin
de
requerimientos, diseo y parametrizacin, y
participacin
como
Especialista
Base
responsable de los desarrollos y adecuaciones
necesarias.
Las siguientes razones fundamentan la decisin
de efectuar este trabajo:
Participacin
en
un
equipo
interdisciplinario para la implementacin
del mdulo HR.
Desde la entrada en produccin se ha dado
soporte Funcional y Base al mdulo HR.
Haber efectuado el desarrollo de la
aplicacin anterior, Control de Asistencia,
la que fue reemplazada por Gestin de
Tiempos de SAP.
Se considera un tema novedoso y original.
Dado que pertenece a un mdulo menos
conocidos de SAP R/3, existe menos
literatura al respecto.
Conocimientos de la interaccin con el
sistema Meta-4 (Nmina).
Experiencia en desarrollos para el rea
Recursos Humanos.
D. Objetivos del Trabajo
Con la experiencia obtenida al participar en un
equipo de trabajo interdisciplinario para la
implementacin del submdulo Gestin de
Tiempos de SAP R/3, se pretende generar una
gua de implementacin del componente
Gestin de Tiempos, mostrar las etapas por las
que pasa un proyecto SAP, y transmitir la
experiencia de los problemas enfrentados y las
soluciones dadas.
Los objetivos planteados con este trabajo son:
Describir el mdulo HR y cmo se sita
Gestin de Tiempos en el entorno SAP
R/3.
Mostrar el alcance de un proyecto de
implementacin SAP, estrategias de
Mnica Villablanca
implementacin, etapas del proyecto, y las

diferencias entre un proyecto de
implementacin SAP y un proyecto TI
tradicional.
Describir el proceso de implementacin de
Gestin de Tiempos, considerando los
requerimientos de la empresa, los
problemas que se presentaron y las
soluciones dadas.
Describir la forma de trabajo de SAP para
permitir
nuevos
desarrollos
o
modificaciones al estndar.
Forma en que se abordaron los
requerimientos que el estndar no cubri y
que fueron requisito.
Mostrar la ventaja de conocer funcional y
tcnicamente los componentes de SAP.
E. SAP R/3 (Sistemas, Aplicaciones

Productos para el proceso de datos)
SAP R/3 es un producto de reconocido pretigio

en el mercado de productos ERP (Enterprise
Resource Planning), est basado en sistemas
abiertos y en el concepto cliente-servidor. Es un
software de negocios que ha llegado a situarse
en mercados muy diversos de empresas:
fabricacin, distribucin, qumicas, salud,
servicios
pblicos,
petrleo,
telecomunicaciones, etc. Su xito se debe en
gran medida a:
Una estrategia rpida y bien orientada:
software,
servicios,
funcionalidad,
evolucin, misin, objetivos, etc.
Una slida integracin de los procesos
empresariales,
que
traspasan
los
tradicionales lmites departamentales de las
empresas.
A pesar de ser un paquete estndar se
puede configurar en mltiples reas y
adaptar en gran parte a las necesidades
especficas de cualquier empresa.
Una clara actitud y esfuerzo por estar
presente en todos los frentes y ser una
fuerza innovadora en cada una de las reas
tecnolgicas, tales como Internet, Data
Ware-housing, herramientas cooperativas
(Workflow), integracin de aplicaciones de
sobremesa, orientacin a objetos, etc.
Los mdulos funcionales de SAP se dividen en
3 grandes reas: Financiera, Logstica y de
Recursos Humanos. Adicionalmente, SAP
desarrolla algunos componentes especiales que
interactan con los mdulos estndar destinados
a determinados sectores empresariales, los que
se denominan Soluciones Industriales (IS).
Tambin existe un conjunto de componentes
denominados CS (Cross Applications) o
componentes vlidos para todas las aplicaciones
que se ubican entre las reas tcnicas y
funcionales del sistema, cubriendo aspectos
tales como Business Workflow, Integracin con
sistemas CAD, Gestin documental (DMS) y
SAPOffice.
Las aplicaciones R/3 trabajan de un modo

integrado de manera que existe una conexin
implcita entre los procesos logsticos y
financieros, as como con los de Recursos
Humanos. El flujo de datos por ende es ms
eficiente, ya que los datos se ingresan una nica
vez, encargndose el sistema de lanzar o
actualizar otros datos o funciones relacionadas
lgicamente.
Un sistema como SAP R/3 se puede considerar
como transaccional, pero tambin tiene un
sentido estratgico, pues como es un sistema
integral de administracin, puede ofrecer
servicios o productos diferenciados al cliente, lo
que puede ser la base para que aquellas
compaas que posean este recurso, logren
ventajas competitivas. Adems, SAP resulta
muy atractivo en el mbito de los sistemas de
gestin por la rpida adaptacin a los constantes
cambios organizacionales, ya sea de estructura
o de objetivos de la empresa, lo que puede
hacer gracias a que maneja muy bien la unin
inherente que debe existir entre los procesos de
negocios y los sistemas de informacin que los
soportan.
F. Alcance
de
un
Proyecto
Implementacin SAP R/3
de
Los proyectos SAP no se pueden gestionar

como proyectos TI tradicionales en los que el
informtico interpreta las necesidades de los
usuarios y disea los sistemas. Por el contrario,
los proyectos de implementacin SAP son
proyectos en los que los usuarios toman el
control para configurar sus procesos
empresariales, dejando que los departamentos
informticos presten apoyo en temas tcnicos.
Este es el motivo principal para que la
implementacin SAP deba considerarse como
un proyecto empresarial, conducido e
incentivado por una gestin superior, ya que
puede afectar a los procesos y estructuras
tradicionales de las empresas.
En los proyectos de implementacin de SAP, el
problema es normalmente, la implementacin
en si misma. La implementacin no se reduce
solamente a la instalacin de SAP R/3 en el
sistema, sino que comienza desde la
planificacin hasta los upgrades posteriores.
Existen bsicamente tres tipos de estrategias de
implementacin:
Step by Step: Se caracteriza por la
implementacin del software en etapas,
normalmente con mdulos relacionados
cada vez.
Big Bang: Se reemplazan los sistemas
existentes en la compaa por el nuevo
software, en una sola operacin.
Roll-out: En este caso, se crea un modelo
en un lugar, que luego es replicado en otros
sitios. Para el desarrollo del modelo se
Mnica Villablanca
puede usar cualquiera de las 2 estrategias

anteriores.
Un proyecto de implementacin SAP,
normalmente se divide en las siguientes etapas:
1. Organizacin del Proyecto
2. Diseo Conceptual
3. Diseo Detallado
4. Preparacin para Entrada en Produccin
5. Entrada en Produccin y Soporte
G. Descripcin del Mdulo
Humanos (HR) de SAP R/3
Recursos
El mdulo HR de R/3 incluye todos los

procesos de negocio requeridos para controlar y
gestionar de una manera eficaz las necesidades
de recursos humanos de las empresas: desde
gestin de candidatos a puestos de trabajo a la
elaboracin de nminas o el desarrollo de
personal, as como el control de tiempos.
Al igual que en el resto de las aplicaciones de
R/3, el objetivo del mdulo HR es que los
usuarios introduzcan los datos una nica vez,
con lo que estarn disponibles de forma
inmediata para cualquier otra aplicacin
relacionada, como la contabilidad, el
mantenimiento de planta, el sistema de
proyectos o el workflow.
Los componentes del mdulo HR abarcan la
administracin de salarios y nminas, modelos
de turnos, planificacin de trabajo, gestin de
actos, gestin de gastos de viajes, etc.
Es bastante habitual escuchar que el mdulo de
HR y todos los procesos de negocio asociados
estn en relacin directa con los pases
especficos, dado que el software debe ser
compatible con las leyes de cada pas en
materia laboral, impuestos, beneficios sociales,
etc. Por este motivo SAP incluye
procedimientos, transacciones y variables
diferentes para los distintos pases.
Dentro del rea de HR se distinguen dos
componentes o mdulos principales:
G.1. Mdulo PA. Administracin de Personal.

Comprende los submdulos:
PA-APP. Reclutamiento o Gestin de
candidatos.
PA-BEN. Beneficios.
PA-INW. Incentivos.
PA-PAD. Administracin de Personal.
PA-PAY. Contabilidad de Salarios o nmina.
PA-SAD. Administracin de Compensaciones.
PA-TIM. Gestin de Tiempos.
PA-TRV. Gestin y Gastos de viajes.
G.2. Mdulo PD. Desarrollo y Planificacin

Personal.
Incluye los siguientes componentes:
PD-OM. Gestin de la Organizacin.
PD-PD. Desarrollo de personal.
PD-RPL . Planificacin y Reservas de salas.

PD-SCM. Formacin y Gestin de Eventos.
PD-WFP. Planificacin del Trabajo.
G.3. Descripcin de Gestin de Tiempos
(TIM)
El componente Gestin de Tiempos de SAP
hace posible la representacin flexible de todos
los procedimientos de personal relacionados
con el registro y la evaluacin de los datos de
tiempos del empleado. Tambin permite la
transferencia de datos de presencias y
ausentismos hacia otras aplicaciones de SAP.
El sistema SAP permite la representacin de
estructuras de tiempos en la empresa, segn las
condiciones reales y utilizando el calendario
como base. Estas incluyen:
Modelos de horario de trabajo, como el
horario de trabajo flexible, el horario de
trabajo normal y la operacin de turnos.
Horarios de trabajo terico, planes de
pausas, horas trabajadas con compensacin
en tiempo, etc. para los distintos modelos
de horario de trabajo.
Excepciones,
como
por
ejemplo,
suplencias, disponibilidad y viajes de
negocios.
Reglamentaciones para la retribucin de
presencias y ausentismos, pausas y trabajo
en das no hbiles, etc.
III.
DESCRIPCION DE LA SOLUCION
PROPUESTA
A. Metodologa usada
Implementar SAP R/3 significa instalar y
configurar el software SAP R/3, con el objeto
de satisfacer y resolver las necesidades de
informacin que tienen las empresas para poder
realizar su trabajo.
La estrategia de implementacin para el mdulo
HR fue la misma utilizada al implementar los
primeros mdulos de SAP en RPC, es decir,
Step by Step.
Para el proceso de implementacin, SAP cuenta
con varias metodologas, siendo las ms
utilizadas, el modelo de implementacin SAP
(Procedure Model) y el AcceleratedSAP, ms
conocida como ASAP.
El modelo de implementacin es considerado
uno de los mejores mtodos porque integra el
conocimiento del entorno organizacional con
las actividades especficas necesarias en los
proyectos R/3. El segundo mtodo, ya ms
fuertemente aceptado, ASAP, es especialmente
til si se desea realizar una implementacin
rpida cuando se requiere un menor esfuerzo en
reingeniera. ASAP incluye un asistente de
Mnica Villablanca
La figura 1 muestra un ejemplo de estructura

organizacional con los componentes de PA y
PD.
PD
FUNCION
POSICION
PERSONA
NOMINA
En esta etapa se organizan las actividades a

realizar en el proyecto de implementacin,
estableciendo una carta Gantt con la
planificacin de las actividades, recursos y
tiempos contemplados.
El equipo de trabajo se conform de la
siguiente forma:
Por parte de la empresa implantadora:
Un Gerente de Proyecto que debe velar por
el cumplimiento del contrato y por el
avance del programa establecido.
Un Jefe de Proyecto encargado de
coordinar las actividades del equipo de
trabajo y de responder ante el Gerente de
Proyecto y ante la parte Cliente.
Un Consultor especializado en el mdulo
Administracin de Personal (PA).
Un Consultor especializado en el mdulo
Desarrollo y Planificacin de Personal
(PD).
Por parte del Cliente, RPC:
Un Gerente responsable del proyecto
Se organizaron 4 equipos de trabajo con a
lo menos un especialista por cada rea
participante en el proyecto:
- Desarrollo
Organizacional
y
Capacitacin
- Gestin de Tiempos
- Servicio Mdico y Prevencin Riesgos
- Seguridad
Un Especialista Base con experiencia en
ABAP/4 para efectuar desarrollos y
resolver problemas que el estndar no
contempla.
GERENTE
GERENTE DE
VENTAS
PA
INFOTIPOS
PERSONALES
B. Planificacin del Proyecto
GERENCIA DE
VENTAS
TIEMPOS
LIDERAZGO 7
UNIDAD
ORGANIZATIVA
CON.VENTAS 5
El desarrollo del proyecto contempl las

siguientes etapas:
Planificacin del Proyecto
Diseo Conceptual General
Diseo Detallado
Parametrizacin
Desarrollos y Localizaciones
Pruebas
Preparacin para Entrada en Produccin
Entrada en Produccin y Soporte
La estructura organizacional de Recursos

Humanos tiene consideraciones orientadas a
dos grandes reas, Desarrollo de Personal(PD)
y Administracin del Personal (PA). La primera
define vnculos entre las diferentes unidades
organizacionales, puestos, cargos etc., la
segunda define conceptos, reglas de
equivalencia referentes a nmina, tiempos, y
otras gestiones.
REQUISITOS
La metodologa utilizada en la implementacin

del mdulo HR fue el modelo de
implementacin SAP, el que se justifica
ampliamente porque en especial este mdulo
debe contemplar muchas particularidades de la
organizacin.
C. Diseo Conceptual General
REQUISITOS
implementacin, una base de datos de preguntas

y respuestas, plantillas, herramientas y
documentacin.
JUAN PEREZ
-NOMBRE
-DIRECCION
S.BASE 2.500
VACACION
15/1/98 13/2/98
Fig.1. Estructura Organizacional PA-PD.

C.1. Estructura Organizacional de Desarrollo
de Personal (PD).
Corresponde al esquema organizacional en el
que figuran las relaciones entre los diferentes
departamentos y grupos de personas, lo que se
representa mediante unidades de organizacin.
La asignacin de puestos de trabajo permite
determinar donde debe desarrollarse una
actividad y cada persona desempea una
funcin. Contempla los siguientes elementos:
Unidad Organizacional: Representa a una
determinada
Gerencia,
Unidad,
rea,
Departamento o Divisin de la empresa.
Funcin: Describe una especificacin de cargo,
un perfil genrico de las responsabilidades,
tareas, cualificaciones.
Posicin: A una posicin se transfieren las
propiedades y asignaciones de una funcin. Las
posiciones se asignan a unidades de
organizacin y se conectan entre s para la
representacin de instancias.
C.2. Estructura Organizacional para Gestin
de Personal (PA).
En el rea de datos maestros, se entiende por
jerarquas de organizacin, la clasificacin de
una empresa en identificador de sociedad,
divisiones de personal y subdivisiones de
personal, quedando determinada por:
Sociedad
Mnica Villablanca
Divisin de Personal
Subdivisin de Personal
Esta estructura permite definir un rango de
validez desde una sociedad a un grupo de
empresas en su totalidad. La Sociedad es una
definicin a nivel contable, por ejemplo, el
balance se elabora a nivel de sociedad.
La Sociedad al igual que Pas, Moneda,
Calendario de Festivos son definiciones
globales que en el caso de la implementacin
en RPC, fueron definidos en la primera fase.
La estructura organizacional de Gestin de
Personal contempla los siguientes elementos:
Divisin de Personal: Constituye un rea de la
estructura de la empresa, limitada desde el
punto de vista de la Gestin de Personal, de la
Gestin de Tiempos y la organizacin del
clculo de la nmina. Las divisiones de
personal en SAP generalmente se utilizan para
definir una planta o bien un grupo de plantas
con un denominador comn que luego se
vincula con el mdulo Financiero.
Subdivisin de Personal: Constituye una
unidad que representa una parte limitada de la
Divisin de Personal, desde puntos de vista
administrativos de personal, de gestin de
tiempos y tcnicos de la nmina.
Grupo de Personal: Conjunto de personas
dentro de la organizacin que responden a un
tratamiento equivalente en lo que respecta a su
ejecucin de nomina, en la definicin de sus
horarios, tipos de ausentismos permitidos, horas
extras admitidas, etc.
rea de Personal: Es una conjunto comn
dentro de un grupo de personal para la cual se
han fijado reglamentaciones de personal.
Un Sistema de Gestin de Personal debe ser
capaz de reproducir las jerarquas de la
organizacin y las relaciones entre ellas y
permitir la administracin de los datos de los
empleados. En SAP, la asignacin del
empleado a una posicin en la estructura de la
empresa es primordial en el ingreso de datos
especficos de los empleados.
Infotipo:
Conjunto
de
informacin
coherentemente ordenada denominada Tipo de
Informacin, que existe para PA y PD.
Los infotipos se identifican con una clave de 4
dgitos y se dividen segn rangos:
Infotipo 0000-0999 Datos personales que
corresponden a Administracin de Personal
(Datos Personales, Direccin, etc.).
Infotipo 1000-1999 Datos relativos a
planificacin, que pertenecen a Desarrollo
de Personal (Objetos PD, Vinculaciones,
etc.).
Infotipo 2000-2999 Datos de Gestin de
Tiempos, (Ausentismos, Horas extras, etc.)
Infotipo 4000-4999 Datos de Candidatos,
(Solicitudes de Empleo, Asignacin a
Vacante).
Subtipo: Clasificacin dentro de un infotipo
para distinguir registros. Por ejemplo, para el
infotipo 2001 Ausentismos, se crean subtipos
para Permiso, Vacaciones, Licencia Mdica,
etc.
Medida: Secuencia lgica de informacin
provocada ante una accin relevante en la
historia laboral de un trabajador en la empresa,
Conjunto de infotipos que deben ser tratados
ante un evento. Por ejemplo, Contratacin de
Funcionario, Baja de Funcionario, Cambio
Organizacional.
Status de Actividad: Define el estado en el cual
se encuentra la persona en la empresa. Por
ejemplo, Activo, Inactivo, Jubilado.
Clase de Contrato: Define la situacin
contractual que tiene la persona en la empresa
desde el punto de vista jurdico.
Tipo de Convenio: Define el sector de la
industria para el cual el acuerdo laboral es
vlido.
Grupo Profesional: Constituye un criterio de
divisin de la valoracin del trabajo (grupo de
sueldos por convenio). Un grupo profesional se
divide en varios Subgrupos profesionales.
C.4. Definicin de Escenarios Empresariales
C.3. Conceptos Relevantes en Gestin de

Personal.
Conceptos y Definiciones importantes de
mencionar correspondientes a Gestin de
Personal.
rea de Nmina: Constituye un conjunto
comn
para el cual se han fijado
reglamentaciones unvocas relevantes para la
nmina y la evaluacin de tiempos de personal.
Relacin Laboral: En el caso de RPC, este
campo se defini para indicar la pertenencia del
funcionario a un sindicato.
Un escenario empresarial es un conjunto de

procesos que abarca toda la funcionalidad y
casustica requerida por la empresa dentro de un
rea en particular. A partir de cada rea de la
empresa dentro del alcance del proyecto, se
disean los escenarios empresariales.
Para la definicin de los escenarios
empresariales se puede utilizar como base el
modelo de referencia de SAP R/3, y a partir de
ste, se disea la matriz de seleccin de
escenarios que detalla los escenarios
empresariales a implementar para cada rea.
Escenarios empresariales de Recursos Humanos
inicialmente considerados en RPC:
Mnica Villablanca
Gestin de la Organizacin: Se realiza todo el

proceso de edicin y cambio de la estructura
organizativa, esto puede comprender el
procesamiento de funciones, perfiles de
requisitos, staffing, como as tambin alimentar
datos relevantes para la planificacin de costos.
Gestin de Actos: Se realiza todo el proceso de

creacin de eventos de capacitacin,
comprendiendo tambin lo que respecta a
reservas de sala, planificacin de eventos y su
ejecucin.
D. Diseo Detallado
Desarrollo de Personal: Involucra el proceso

de determinacin de ascensos y suplencias
segn cadenas de mando lgico.
Datos Maestros: Corresponde a la gestin de
administracin de los datos personales
individuales.
Contratacin: Corresponde al proceso de
ingreso de personal, pudiendo ser personal
interno o externo.
Gestin de Tiempos: Corresponde a todo el
procesamiento del horario de trabajo, como
ausencias y horas extras.
Gastos de Viaje: Corresponde al proceso de
rendicin de gastos del personal dada alguna
comisin fuera de su puesto de trabajo.
C.5. Definicin de Procesos Empresariales
A partir de los escenarios seleccionados en el
punto anterior, se definen los procesos de
negocio para cada escenario, donde se puede
utilizar como base el modelo de referencia de
SAP R/3.
Como el trabajo est centrado en Gestin de
Tiempos, slo se mencionarn los procesos
involucrados con dicho submdulo.
En escenario Gestin de la Organizacin:
Gestin de Organizacin y Personal.
Procesamiento del Plan Organizacional.
En escenario Datos Maestros:
Administracin de Personal.
En escenario Gestin de Tiempos:
Procesamiento de Gestin de Tiempos.
Procesamiento del Status del Empleado
para la Gestin de Tiempos.
Procesamiento de Datos Bsicos para la
Gestin de Tiempos.
Procesamiento del Calendario de Trabajo.
Procesamiento de Planes de Horario de
Trabajo.
Registro de Asistencias.
Registro de Desviaciones del Plan de
Horario de Trabajo Diario.
Contabilizacin de Tiempos con Conexin
al Subsistema.
Contabilizacin de Tiempos: Entrada

Manual de Horas.
Contabilizacin
de
Tiempos:
Procesamiento Final.
Interfaces con Sistema de Nmina.
Se efecta un anlisis detallado de procesos y

funciones, generando como resultado el diseo
de procesos y funciones.
La descripcin de procesos la realizan los
usuarios funcionales que conocen cada proceso,
en un formato narrativo y apoyado por los
elementos que desee usar como tablas,
diagramas, grficos con un formato como el de
la figura 2.
PROCESO:<Nombre proceso>
1.
Requerimientos/Expectativas.
2.
Concepto General del

Proceso/Explicacin de Funciones
2.1. Explicaciones Generales

2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos
2.3. Consideraciones Especiales de la
Organizacin
2.4. Modelo de Negocio
3. Consideraciones sobre la Organizacin.
Fig.2. Formato Descripcin de Proceso
En Anexo 1 se incluye un ejemplo con la
descripcin del proceso Procesamiento de
Gestin de Tiempos.
D.1. Funcionalidad requerida a Gestin de
Tiempos en la implementacin RPC
Extrada de la descripcin de procesos
efectuada, se presenta la funcionalidad ms
relevante requerida para este proyecto y la
alternativa SAP para cubrirla:
a)
En Registro de Informacin
Registro de Ausentismos: Infotipo 2001

Ausentismo diferenciado por subtipo, por
ejemplo: 1LEC Enfermedad Comn,
3ADM Permiso Administrativo, 4VAC
Vacaciones.
Registro de Presencias: Infotipo 2002
Presencias diferenciadas por subtipo, por
ejemplo: 2CAP Permiso Capacitacin, 3CT
Cambio de Turno, 2DSB Descanso
Jornada Abonada.
Mnica Villablanca
Registro de Horas Extras a otro Centro de

Costo: Infotipo 2005 Horas Extras
Especiales.
Registro de Horas Extras al Centro de
Costo del empleado: Infotipo 2007 Horas
Extras Normales.
Registro de Marcas: Infotipo 2011
Hechos Temporales.
Registro de Horas Extras uso exclusivo
Remuneraciones:
Infotipo
2012
Correccin de Saldos. Permite ingresar

directamente horas extras sin su
determinacin desde el proceso de
evaluacin.
Asignacin de Horario de Trabajo: Infotipo
7 Horario de Trabajo Terico.
Informacin para Relojes Control: Infotipo
50 Informacin de Entrada de Tiempos.
Calendario de Turnos: Consiste en jornadas
de 8 horas de trabajo durante 6 das, y 1, 2
3 das de descanso segn la jornada
realizada.
Se
genera
con
la
parametrizacin.
Calendario Administrativo: Jornada de
Lunes a Viernes desde 08:00 a 17:15
17:30, dependiendo de Festivos RPC. Se
genera con la parametrizacin.
Calendario de Festivos: Definido en SAP
desde la primera etapa. Se incorporan das
festivos RPC para personal administrativo.
b)
En el Proceso de Evaluacin de Tiempos
Se considera la evaluacin de tiempos slo

para personal RPC.
El personal RPC tiene un rea de nmina
diferente del personal externo.
Existe personal que marca, para quienes su
asistencia se controla a travs de las marcas
registradas por los relojes.
Se contempla un esquema de evaluacin
para personal que marca.
Existe personal que no marca, para quienes
el control de asistencia se lleva
presumiendo presencia y en caso de existir
ausencias, stas son informadas.
Se contempla, otro esquema de evaluacin
para personal que no marca.
De acuerdo al rgimen de trabajo debe ser
capaz de determinar la forma correcta de
pagar las horas extras. Por ejemplo, para
rgimen administrativo:
Horario extra Forma de pago
En da
Las 2 primeras con un
hbil
recargo tipo 1 y el
exceso con un recargo
tipo 2.
En sbado
Todas las horas con el
recargo tipo 2.
En domingo o Las 8 primeras con un
festivo
recargo tipo 3 y el
exceso con un recargo
tipo 4.
Para rgimen de turno, la situacin es ms
compleja porque si bien participan los 4
tipos de horas antes mencionados, su
determinacin depende del horario de

trabajo segn calendario de turno y de la
jornada en que se realizan las horas extras.
Adems aparece el concepto de doblona,
que corresponde a 2 tipos diferentes de
horas para uso exclusivo del personal de
turno.
Para la determinacin de horas extras, SAP
cuenta con 3 elementos fundamentales: ccnminas, tipo de tratamiento y reglas de
determinacin de cc-nminas, los que sern
descritos en la parametrizacin.
Para el caso de ausentismo, existen
prioridades, por ejemplo, un ausentismo
por licencia mdica debe suspender a un
ausentismo por vacacin.
SAP maneja el concepto de colisiones entre
infotipos, para ello es importante definir
diferentes enlaces temporales segn las
acciones que se quiera otorgar a cada
infotipo- subtipo.
Tanto los ausentismos como las horas
extras deben quedar almacenados en forma
diferenciada.
Para los tipos de ausentismo que es
necesario hacer llegar a Meta-4, y para
todos los tipos de horas extras que deben
llegar al Pago en Meta-4, se contempla la
creacin de cc-nminas y para aquellos
tipos de ausentismo que slo son relevantes
en SAP, se considera la creacin de clases
de tiempo.
De acuerdo al plan de horario de cada
empleado, el proceso debe ser capaz de
detectar y registrar atrasos.
SAP permite controlar un rango de
tolerancia para la entrada y/o salida de la
jornada normal de trabajo.
c)
En la interfaz usuario
Debe contemplar habilidades para algunos

usuarios que ingresan informacin y otros
que puedan liberarla, accin que se
considera como autorizacin, con el
objetivo de eliminar las autorizaciones
escritas firmadas.
Al ingresar un registro de ausentismo,
presencia u hora extra, existe la posibilidad
de crearlo con un indicador, bloqueado o
liberado. Esta funcionalidad es la que se
defini para distinguir un registro
ingresado de uno autorizado.
Para el caso de ausentismo por Permiso
Administrativo, existe un tope anual de
horas dependiente del estamento del
empleado, el que una vez excedido debe
ser asignado a otro tipo que ser
descontado del sueldo.
SAP provee componentes llamados
variables de nmina, donde es posible
definir los topes establecidos y utilizando
acumuladores como clases de tiempo, se
dirigen las horas excedidas a una ccnmina diferente.
Mnica Villablanca
Para el personal de turno es importante

distinguir el motivo por el cual se realizan
horas extras.
SAP no provee esta funcionalidad en forma
natural, se considera la utilizacin del
campo clase de imputacin para los
infotipos 2005 y 2007.
E. Parametrizacin
La parametrizacin es una etapa que se trabaja
en un entorno de desarrollo. Se efecta en el
Customizing de SAP, tambin conocido como
IMG
(Gua
de
Implementacin
o
Implementation Guide). Es un modelo
interactivo que ayuda a los usuarios y
consultores
a
configurar
el
sistema
introduciendo las entradas necesarias para
satisfacer los parmetros y definiciones
solicitados en funcin de las necesidades
especficas del negocio. Se presenta como una
estructura de rbol que se va abriendo hasta
llegar a un elemento denominado Actividad.
La Figura 3 muestra la Gua de Implementacin
de SAP, que contiene las opciones de
parametrizacin de todos los mdulos, por
ejemplo, Gestin Financiera corresponde al
mdulo FI, Controlling al mdulo CO. Las
opciones destacadas sern abordadas en esta
gua.
Fig.5. IMG Estructura de la Empresa,

Definicin
Una vez creada la Divisiones de Personal es
necesario asociarlas a una Sociedad FI, que
corresponde a un identificador de sociedad
contable definido en el mdulo Finanzas (FI).
La Figura 6 muestra las actividades del punto
siguiente del rbol de parametrizacin,
Asignacin, despus de seleccionar Gestin de
Personal.
Fig.6. IMG Estructura de la Empresa,

Asignacin
En el caso de RPC se consider las Divisiones
de Personal como los distintos centros de
trabajo (ubicacin geogrfica). Las Divisiones
de Personal creadas son:
El campo Ag.Pai corresponde a una agrupacin

de pases desde el punto de vista de Gestin de
Personal segn la legislacin del pas. Chile no
tiene una agrupacin definida, por lo tanto se
utiliza la agrupacin 99 Resto del mundo.
La Subdivisin de Personal, dependiente de una
Divisin de Personal, se consider como el
rgimen de trabajo, que corresponde a las
diferentes agrupaciones de jornadas de turno
existentes:
Fig. 3. Gua de Implementacin

La primera actividad considera parametrizar la
estructura de Gestin de Personal, compuesta
por: Divisiones de Personal, Subdivisiones de
Personal, Grupos de Personal y reas de
Personal.
Estos elementos se crean en el grupo de
actividades Estructura de la Empresa que se
muestra en la Figura 4.
Fig.4. IMG - Estructura de la Empresa

En la opcin Definicin, al seleccionar Gestin
de Personal aparecen las actividades que se
muestran en la Figura 5, donde se define la
Estructura de PA.
Grupo de Personal se defini para distinguir

entre Funcionarios RPC, Personal Holding
ENAP, Personal Contratista y Estudiantes en
Prctica:
rea de Personal es una agrupacin que va

asociada a Grupo de Personal, por lo tanto se
muestra slo las reas de personal asociadas al
grupo Funcionarios. rea de Personal en el
caso de los funcionarios, se utiliz para definir
los estamentos, que son agrupaciones
relacionadas con los contratos colectivos. La
siguiente imagen muestra la asociacin que se
establece entre Grupo de Personal y rea de
Personal:
Mnica Villablanca
10
Las definiciones efectuadas hasta aqu forman

la estructura de PA y son fundamentales para
las actividades posteriores.
Las parametrizaciones siguientes se realizan en
el segundo grupo de actividades marcado en la
Figura 3 y cuyo desglose se muestra en la
Figura 7.
Unidades de tiempo, se utiliza en Gestin

de Actos(Capacitacin) para indicar
duracin de cursos y en el infotipo 22
Formacin para indicar duracin de
estudios.
b)
En Datos Personales
Definiciones de caractersticas asociadas a

los empleados (Tratamiento Personal,
Estado Civil, Religin, Datos de Direccin,
etc.).
Definicin
de
caractersticas
para
Familiares.
Fijar y Asignar a Programas un Formato de
Edicin de Nombre (Apellido1, Apellido2,
Nombres).
Definiciones para el infotipo 28, Servicio
Mdico de la Empresa (Clases de
Reconocimiento,
reas
de
Reconocimiento, Valores y Resultados
posibles
para
cada
rea
de
Reconocimiento.
c)
En Datos de Organizacin
Definir Relacin Laboral (aqu se definen

los sindicatos existentes).
Crear rea de Nmina de Personal (su
definicin es importante para la Evaluacin
de Tiempos).
Crear Registro de Gestin (su definicin es
importante para Evaluacin de Tiempos).
Definir Objetos de la Organizacin de
Estructura (Unidades de Organizacin,
Funciones, Posiciones).
Fig.7. IMG - Gestin de Personal y Clculo de

la Nmina.
Antes de llegar al tema central que es Gestin
de Tiempos, es necesario revisar previamente
algunas definiciones que se efectan en Gestin
de Personal.
Las opciones siguientes de la Figura 8 permiten

definir otros conceptos de Gestin de Personal
que no afectan a Gestin de Tiempos.
E.1. Gestin de Personal

Se definen los infotipos que se utilizarn para
contener la informacin del Personal y las
particularidades que cada uno requiera. Las
opciones de parametrizacin se muestran en la
Figura 8.
E.2. Gestin de Tiempos

Corresponde al submdulo TIM que permite
definir el control de asistencia y acceso del
personal. La Figura 9 muestra los grupos de
actividades que contempla Gestin de Tiempos.
Fig.9. IMG Gestin de Tiempos
Fig.8. IMG Gestin de Personal

Las principales definiciones que se realizan en
Gestin de Personal son:
a)
En Parametrizaciones Bsicas
Rango de nmeros de personal.

Asociacin de campos que harn referencia
a la clave Pas, por ejemplo, Nmero de
cuenta bancaria.
a)
Planes de Horario de Trabajo
En este grupo de actividades se definen los

componentes necesarios para la generacin de
los calendarios correspondientes a las jornadas
de trabajo. Considera las actividades IMG que
muestra la Figura 10.
Mnica Villablanca
11
Los nombres dados a los das de descanso

son diferentes para poder distinguir el
tiempo extra ocurrido en ese da, pues su
forma de pago depende del da y horario, lo
mismo ocurre para el ltimo da de trabajo
en cada turno, el que se distingue con un
nombre que incluye como ltimo caracter
la letra U.
Fig.10. IMG Gestin de Tiempos, Planes de

Horario de Trabajo
La actividad Fijar Categora de Festivos

permite distinguir tipos de festivos en el
calendario, festivo de da completo, como
el 1 de Mayo, de un festivo de medio da,
como el 24 de Diciembre.
En Agrupaciones de las Subdivisiones de

Personal se definen agrupaciones para plan
de horario de trabajo y plan de horario de
trabajo diario.
En Planes de Horario de Trabajo Diario

(PHTD), se crean las diferentes jornadas de
trabajo, asociada a una agrupacin de
subdivisiones de personal con un perodo
de validez.
Para el horario administrativo, la secuencia

ocupa 7 das, es el caso del PHTP ADMN,
que corresponde al horario administrativo
normal que tiene 5 das laborables y 2 de
descanso.
El PHTP ADME, se utiliza cuando el

horario de salida se extiende en 15
minutos, por acuerdos de la empresa con el
personal administrativo, se suman 15
minutos durante algn tiempo estimado
para pagar das puente de descanso entre
un festivo y el fin de semana. Como el
cambio de horario no tiene una fecha fija,
se utiliza el plan horario ADMN para la
salida normal y el plan horario ADME para
la salida extendida en 15 minutos. Los
planes ADMX y ADMY que contemplan 5
semanas, se crearon para cubrir el mes
mixto de inicio y fin del horario extendido,
ya que en estos casos no existe una
periodicidad.
Por ejemplo, el detalle de la jornada TU16

es:
donde
se
pueden
definir
varias
caractersticas como horario de trabajo
terico, rango de tolerancia de entrada,
rango de tolerancia de salida, cantidad de
horas de trabajo mnimo y mximo.
En Plan de Horario de Trabajo por

Perodo (PHTP) se conforma una
secuencia de planes de horario de trabajo
diario (PHTD), de tal forma que se genere
un perodo repetitivo:
En Tipos de Da se realizan varias

definiciones:
- Tipos de Da segn forma de pago.
Por ejemplo, tipo de da 1 significa da

libre pagado, aplicable a un festivo
normal y tipo de da 3 es aplicable a un
festivo RPC.
-
Por ejemplo, un Plan de Horario de trabajo

por perodo (PHTP) es TURR que est
formado por la secuencia de 6 das en
Turno de 00:00 a 08:00, 3 das de
descanso, 6 das en turno 08:00 a 16:00, 2
das de descanso, 6 das en turno 16:00 a
24:00 y 1 da de descanso.
Mnica Villablanca
Reglas de Determinacin Segn Tipos

de Da:
Su definicin considera das de

semana,
sbados
y
domingos,
utilizando los tipos de da definidos
previamente.
12
Tipo de da para fechas especficas que

estn asociados a una regla de
determinacin:
-
Por ejemplo, podra usarse para los

das puente.
Fijan reglas de Plan de Horario de

Trabajo (PHT) y Planes de Horario de
Trabajo. Se asocia una agrupacin de
reas de Personal, con una agrupacin
de Subdivisiones de Personal a una
Regla PHT, con un perodo de validez.
En Reglas de Plan de Horario de Trabajo y

de Horario de Trabajo Mensual se definen
las siguientes actividades:
-
Agrupaciones de las reas de

Personal. Asocia Grupos de Personal y
reas de Personal. Por ejemplo, la
Agrupacin rea de Personal 1, est
compuesta por el grupo de personal
Funcionarios con sus estamentos y el
grupo Holding asociado al rea de
Personal Administrativo.
Las reglas creadas en esta actividad

son las que posteriormente se asignan
a los empleados en el infotipo 7. Por
ejemplo, la regla PHT TURNO-A
Agrupaciones para Calendario de

Festivos. Asocia Divisiones de
Personal, con Subdivisiones de
Personal y Calendario de Festivos. Por
ejemplo, la Divisin de Personal RPC1
es asociada al rgimen de trabajo y al
calendario de festivos CL.
El Calendario de Festivos se define en

Parametrizaciones Globales (ver
Figura 3) y en l se definen los das
festivos:
En Horario de trabajo se puede definir

datos estadsticos como horas de
trabajo por da, por semana, cantidad
de das laborables.
Se indica la regla de determinacin
para tipos de da y la agrupacin para
PHTD.
En Plan de Horario de Trabajo por
Perodo, se define el PHTP, que en el
ejemplo es TURR y un punto de
arranque, que en este caso es
08.04.2003, datos necesarios para la
generacin del calendario de la regla
TURNO-A.
-
Por ejemplo, la definicin para el

festivo 26 de Diciembre de 2003 que
corresponde a un Festivo RPC, con
tipo de da 3, de fecha fija y tiene
validez slo para el ao 2003.
El caso del festivo Viernes Santo es un

festivo tipo 1, con fecha calculada y
tiene una validez abierta.
Mnica Villablanca
Generar Manualmente Planes de

Horario de Trabajo Mensual.
En esta actividad se generan los
calendarios para las diferentes reglas.
Por ejemplo, los parmetros dados

permiten generar 3 meses del
calendario TURNO-A, asociado a la
agrupacin de reas de personal 1, al
calendario de festivos CL, a la
agrupacin de subdivisiones de
personal 01, con la regla de plan de
horario de trabajo TURNO-A.
13
El calendario generado para el TurnoA durante el mes de Noviembre 2003

es:
En el calendario cada da tiene

asociado 5 casilleros:
El casillero de arriba a la izquierda
corresponde al nmero del da dentro
del mes, el casillero de arriba a la
derecha indica si corresponde a una
categora de festivo, el casillero de
abajo a la izquierda indica si es un tipo
de da laborable, el casillero central
contiene el plan de trabajo diario y el
casillero de abajo a la derecha
corresponde a la variante de un plan de
trabajo diario.
b)
Ausentismos
Contempla
definir
las
siguientes
actividades:
- Agrupaciones para Subdivisiones de
Personal.
Corresponde a la agrupacin de
Divisin de Personal con Subdivisin
para clases de Ausentismos y
Presencias.
- Clases de Ausentismo.
Corresponde a los subtipos del infotipo
2001, por ejemplo:
El detalle de la clase de ausentismo

3ADM es:
Entrada de Tiempos
Se realizan las parametrizaciones necesarias

para las diferentes fuentes de entrada de
informacin. La Figura 11 muestra los grupos
de actividades IMG que contempla.
En la parte inferior se definen las

verificaciones que se desea tenga al
ausentismo, como son:
Inicio no laborable: indicar una
reaccin si el ausentismo puede
comenzar en un da no laborable.
Final no laborable: indicar una
reaccin si el ausentismo puede
finalizar en un da no laborable.
Perodo no laborable: indicar una
reaccin si el ausentismo est en un
perodo no laborable.
Para los 3 casos se puede indicar una
reaccin que corresponde a un mensaje
con los siguientes valores posibles:
E: Mensaje Error, W: Advertencia, I:
Informacin, o blanco. La validacin
actuar en el momento que se ingresa
el ausentismo, mostrando el mensaje
correspondiente. Tambin es posible
definir una cantidad mnima y mxima
de das.
Fig.11. IMG Gestin de Tiempos, Entrada de

Tiempos
Los 3 primeros Items, Suplencias, Ausentismos
y Presencias tienen una definicin similar en el
esquema de parametrizacin, los diferencia su
orientacin:
Suplencia: Es utilizada para la sustitucin de
puestos de trabajo.
Ausentismo: Para definir las faltas al trabajo por
motivos personales, por ejemplo, enfermedad,
vacaciones.
Presencia: Corresponde a un ausentismo de su
puesto habitual para estar en otros trabajos o en
capacitacin. Por ejemplo, capacitacin, cambio
de turno.
Ausentismo se presenta con mayor detalle.
Suplencias
Si se desea implementar este concepto, las
actividades son similares a Ausentismo,
con la diferencia que en este caso se
definen las Clases de Suplencias, que
corresponden a los subtipos del infotipo
2003, con una clase de enlace temporal y
asociadas a agrupaciones de subdivisin de
personal. Posteriormente se debe definir la
reaccin que tendrn los infotipos
considerando su clase de enlace temporal
cuando se produzcan colisiones.
Mnica Villablanca
Fijar Pantalla de Entrada y Clases de

Enlace Temporal.
Por ejemplo para 3ADM, se asigna la
pantalla (dynpro) 2001 y la clase de
enlace temporal 03.
14
Presencias
En forma anloga a Ausentismo se pueden
crear Presencias. En tal caso, se definen:
- Clases
de
Presencias,
que
corresponden a los subtipos del
infotipo 2002, como por ejemplo:
Fijar Pantalla de Entrada y Clases de

Enlace Temporal.
Se efecta la definicin de pantalla y
clase de enlace temporal.
Horas Extras
En este opcin se pueden crear Clases de
Imputacin. En RPC este concepto se
utiliz para definir los motivos que
originan el trabajo en tiempo extra.
Servicios de Guardia
Consiste en un grupo de actividades IMG,
en que se define:
- Agrupaciones para Subdivisiones de
Personal.
Corresponde a la agrupacin de
Divisin de Personal con Subdivisin
para Servicio de Guardia.
- Clases de Servicio de Guardia.
Con funcionalidad similar a Suplencias
y que corresponden a los subtipos del
infotipo 2004.
Epecificacin de Reacciones en Caso de

Superposicin de Infotipos de Tiempos.
Permite otorgar precedencia a un ingreso
de informacin sobre otro. Por ejemplo,
esto ocurre si existe una vacacin y se trata
de ingresar para la misma fecha una
licencia mdica, sta debe suspender la
vacacin desde el momento en que se
origina la licencia (cortar el registro
anterior).
Las reacciones de Colisiones son vlidas

para todos los infotipos de Gestin de
Tiempos, como Ausentismos, Horas
Extras, Hechos Temporales, etc.
Es recomendable mantener una planilla
para documentacin de Colisiones, tipo
matriz con la reaccin definida para cada
infotipo y clase de enlace temporal, como
muestra la Figura 12.
Fig.12. Documentacin de Colisiones

En columnas se ubica el infotipo y clase de
enlace temporal que llega y en las filas se
ubica el infotipo y clase de enlace temporal
que est ingresado previamente, y en cada
casillero de cruce indicar la reaccin que se
ha establecido, que puede ser:
A: Se limita el registro anterior y se
muestran las colisiones.
E: Error, no es posible ingresar el nuevo
registro, se muestran las colisiones.
W: Es posible ingresar un nuevo registro y
ste no modifica el registro anterior, se
muestran las colisiones.
N: Es posible ingresar el nuevo registro y
no se muestran las colisiones.
La parametrizacin se ingresa por el
Infotipo y Clase de Enlace Temporal que
llega:
Por ejemplo, para el Infotipo 2001 con

Clase de enlace temporal 01:
La interpretacin es: Si llega un ausentismo

del infotipo 2001 con clase de enlace
temporal 01 y se produce una colisin, es
decir, ya existe previamente un registro
para el empleado con la misma fecha, en
alguno de los infotipos y enlaces
temporales sealados en la lista, entonces
Mnica Villablanca
15
se le indica como debe reaccionar el

sistema.
Integracin de Gestin de Tiempos con

otras aplicaciones de R/3.
En este grupo de actividades es importante
mencionar:
- Creacin del Rango de nmeros para
los Hechos Temporales.
Hechos Temporales corresponde al
registro de marcas. En la medida que
van ingresando registros, se le asigna
un nmero de notificacin, el que se va
incrementando secuencialmente.
Definir integracin con otros mdulos.

Por ejemplo:
Con el mdulo Gestin de Actos, de
tal forma que al ingresar una
capacitacin, automticamente se
genere una Presencia.
Con el mdulo Gestin de Personal, al
ingresar una licencia mdica desde el
Servicio
Mdico,
ingresar
un
ausentismo en Gestin de Tiempos.
Limitar Status Empleado para Gestin de

Tiempos de Personal.
Se definen los posibles valores de status de
tiempos, valor que es asignado a cada
empleado en el infotipo 7.
c)
Captura de Datos en Produccin
Este grupo de actividades se orienta a definir la

interaccin con sistemas de captura de
informacin, por ejemplo, con Relojes de
Acceso. La Figura 13 muestra el grupo de
actividades IMG con las actividades que
contempla.
Fig.13. IMG Gestin de Tiempos, Captura de

Datos en Produccin
Entrada/Salida respectivamente en el
Control de Asistencia. P15 y P25 se utiliza
para distinguir Entrada/Salida del personal
de Brigada.
Definir Agrupaciones para Conexin de

Subsistema.
Se pueden definir agrupaciones de objetos
con la finalidad de hacer download a un
subsistema, por ejemplo para motivos de
presencia o ausentismo. En el caso de RPC,
se utiliz para distinguir las posibilidades
de acceso por los diferentes relojes, para
control de asistencia del personal RPC:
La Agrupacin 001 se defini para permitir

marcar en todos los relojes destinados a
Control de Asistencia, en cambio la
agrupacin 007 slo permite marcar en el
reloj de Quintero. Esta agrupacin se
define para cada empleado en el infotipo
50.
Funciones Especiales en la Terminal.

Esta actividad se utiliza cuando existe una
integracin con un sistema de Relojes, los
que son denominados relojes homologados.
En el proyecto RPC se consider continuar
con el mismo sistema de relojes (no
homologados), y slo se utiliz la
definicin de agrupaciones para control de
acceso, tanto para personal RPC,
contratistas y estudiantes en prctica.
En este caso la agrupacin est orientada al

Control de Acceso con un sentido similar
al caso anterior. La agrupacin 01 permite
acceder por todos los puntos controlados
por el rea de Seguridad. En cambio la
agrupacin 07 slo permite acceder por
Recepcin. Esta agrupacin se define para
cada empleado en el infotipo 50.
d) Evaluacin de Tiempos
Fijar Grupos de Clase de Hecho de

Horario de Trabajo.
Las clases de hechos temporales pueden
agruparse mediante clases de hecho de
horario de trabajo.
P10 y P20 corresponden a Clases de Hecho

Temporal definidos para distinguir
La Evaluacin de Tiempos permite evaluar y

contabilizar los tiempos de Presencias,
Ausentismos y Horas Extras de los empleados.
Para el proceso de evaluacin se efectan
algunas parametrizaciones adicionales propias
del proceso, y se utiliza lo descrito
anteriormente. La evaluacin de tiempos
permite constituir saldos de clases de tiempo y
cc-nminas as como actualizar contingentes de
Mnica Villablanca
16
diarios, saldos acumulados por perodo

y si se desea trasladar el saldo
acumulado de un perodo a otro y de
un ao al siguiente.
Una clase tiempos debe estar asociada
a una agrupacin de subdivisiones de
personal y debe tener un perodo de
vigencia.
presencias/ausentismos. La Figura 14 muestra

los grupos de actividades contemplados.
Fig.14. IMG Gestin de Tiempos, Evaluacin

Tiempos
Opciones Generales.
Considera las siguientes actividades:
- Fijar Parametrizaciones para la
Conformacin de Pares (entradasalida):
Por ejemplo, el detalle de la Clase de

Tiempo 3ADM que corresponde a
Permiso Administrativo, est asociada
a la agrupacin de Subdivisin de
Personal 01 y tiene las caractersticas:
grabar saldos diarios y acumular saldos
en perodos.
Fijar Nivel de Retroactividad para la

Conformacin de Pares:
Fijar Nivel de retroactividad significa

definir hasta donde puede actuar hacia
atrs
el
nivel
correspondiente.
Tambin es posible fijar nivel de
retroactividad para la Evaluacin de
Tiempos y para el Registro de Gestin.
-
Crear Perodos de Liquidacin:
Corresponde a los perodos en los

cuales se distinguir y agrupar
informacin de Tiempos. Por ejemplo,
puede ser mensual, quincenal. Lo ms
comn es que el perodo sea mensual.
Las CC-Nminas y las Clases de
Tiempos ofrecen la posibilidad de
totalizar por el perodo definido.
Liquidaciones de Tiempos con Datos

Subsistema.
Este grupo de actividades permite realizar
definiciones propias del proceso de
Evaluacin de Tiempos, del Esquema de
Evaluacin y las Reglas. Slo se
mencionarn las ms relevantes:
- Especificar Horario de Trabajo
Mximo.
Se define la cantidad mxima de horas

para una jornada de trabajo.
-
Definir Tipos de Tratamiento.
Opciones del Control de la Liquidacin.

Contempla las siguientes actividades:
- Agrupar Subdivisiones de Personal
para Entrada de Tiempos.
Corresponde a la misma agrupacin
que se defini para Ausentismos y
Presencias.
-
Definir Clases de Tiempos

Clases de tiempo son acumuladores
que sirven para almacenar tiempos por
alguna condicin establecida. Su
definicin permite sealar si requiere
contabilizar por ejemplo, saldos
Mnica Villablanca
Un Tipo de Tratamiento se define para

ser asignado a pares de tiempo. Es
utilizado en las Reglas de Generacin
17
rango de horas, con lmites para las

horas asignadas.
Es recomendable documentar las
reglas definidas, en una planilla para
facilitar la mantencin posterior, donde
en las columnas se especifican todos
los campos posibles de definir en una
regla de generacin y en las filas se
ingresan los valores de las reglas
creadas, como se muestra en la Figura
15.
de cc-nminas, donde se realiza la

seleccin de cc-nminas en funcin del
tipo de tratamiento. Tambin se utiliza
en las reglas y esquemas de evaluacin
de tiempos.
-
Crear Catlogo de CC-Nminas

Las cc-nminas son acumuladores
similares a las clases de tiempo, pero
con la ventaja de manejar el concepto
de retroactividad, lo que significa que
ocupa mayor almacenamiento con
respecto a una clase de tiempo, por lo
que se recomienda que su utilizacin
sea justificada.
Para crear una cc-nmina se debe
indicar un nombre, una descripcin y
un perodo de validez.
Fig.15. Documentacin Reglas Generacin de

CC.Nmina.
e) Esquema Evaluacin de Tiempos
La Evaluacin de Tiempos se realiza a travs

del procesamiento de uno o ms esquemas de
evaluacin y corresponde al cerebro de Gestin
de Tiempos, porque es donde se junta y evala
la informacin de las diferentes fuentes, y se
determina que acontecimientos ocurrieron.
Fijar Reglas de Generacin.

En esta actividad IMG se especifica
cmo se generan las cc-nminas para
pares de tiempos.
Se debe indicar un nmero de
secuencia:
Por ejemplo, la regla de generacin

610 para una cc-nmina de
determinacin de sobretiempo:
Un esquema de evaluacin de tiempos describe

la secuencia y el contenido de un proceso
programado. Se compone de una lista de
instrucciones y referencias a esquemas parciales
o bien funciones que se aplican mediante
parmetros. Existe un driver de evaluacin de
tiempos, el programa RPTIME00, que procesa
un esquema paso a paso, considerando que los
datos de tiempos se evalan a diario y por cada
empleado.
Se puede definir uno o ms esquemas de
evaluacin de tiempos, por ejemplo, en el caso
de RPC se contempl 2 esquemas, uno para el
personal que marca y el otro para el personal
que no marca.
Construir Esquemas y Reglas no es tarea fcil,
porque si bien existen muchas funciones y
operaciones posibles de usar, tambin resulta
complicado porque no es un lenguaje de
programacin, y tiene estructuras de decisin
rgidas. Lo ms comn es efectuar una copia de
un esquema estndar y comenzar a adaptarlo a
los requerimientos.
Para dar una idea de lo que es un esquema, se
muestra un trozo con una breve explicacin:
Aqu se incorporan los elementos

definidos previamente como tipo de
tratamiento, condiciones de da,
condiciones de hora.
Puede usarse para un caso simple, por
ejemplo, para un tipo de tratamiento X
definir un cantidad de horas fija. Para
un caso complejo, por ejemplo, con
varios
tipos
de
tratamiento,
condiciones de da, condiciones de
La funcin PTIP llama a la regla que tiene

como argumento a su derecha. En el caso de la
lnea 640 corresponde a la regla ZPRR con el
Mnica Villablanca
18
argumento GEN que le indica que no retorne

valor.
F. Desarrollos, Field Exit, Localizaciones,

Aplicacin de Notas, PU12.
La funcin ACTIO llama a la regla que se

encuentra a su derecha sin considerar si hay
pares de tiempo.
Producto del diseo detallado se definen

desarrollos y modificaciones a programas
estndar que es necesario efectuar.
La funcin PRINT imprime un bloque estndar

de datos.
F.1. Desarrollos
Un esquema puede invocar a otro esquema,

usar directamente funciones o invocar reglas.
Reglas:
Son utilizadas en los esquemas de
evaluacin de tiempos para establecer
estructuras de decisin y para definir
operaciones, como por ejemplo, actualizar
valores en una clase de tiempo o una ccnmina.
Por ejemplo, la regla ZPRR se utiliza para
actualizar valores en las clases de tiempo
de presencias:
La columna ArgVar corresponde al

argumento variable que sirve para definir
reglas de decisin.
La columna NL se utiliza para indicar
continuacin de lnea.
La columna T permite sealar el tipo de
regla, por ejemplo, el tipo de regla D indica
que sigue una operacin de decisin y
luego vienen las columnas destinadas a las
operaciones.
La lnea 10 a travs de la operacin
OUTTPORIGS indica que recupere el
status de origen del par de tiempos. El
argumento * de la lnea 20 se usa para
derivar la accin de la regla si el argumento
es diferente a los mencionados a
continuacin,
el
nico
argumento
contemplado es el status P, en tal caso pasa
a la operacin OUTTPTYPE para
recuperar el tipo de par, que si es 3, pasa a
la operacin OUTTPPRTYP para recuperar
el tipo de presencia, que si es 2CAP,
agrega la cantidad de tiempo que
corresponda a la clase de tiempo 2CAP, y
si es 3CT ejecuta la funcin FILLPVD,
donde FILLP cambia informacin del par
de tiempos, V indica cambiar el tipo de
tratamiento por el valor D. La operacin
COLOP transferir datos de la tabla interna
TIP a la tabla interna TOP.
Se entiende como Desarrollos la construccin

de funcionalidad que SAP no trae incorporada y
es requerimiento indispensable del cliente. Esta
puede ser del tipo Interfaces, Reportes y
desarrollos para nueva funcionalidad.
Un tipo de desarrollo propio y especial de SAP
es el Batch-Input, el que se utiliza para
interfaces y que corresponde a un programa en
lenguaje ABAP/4, que contempla la secuencia
de pasos que realiza un usuario para ingresar
informacin al sistema. La ventaja de utilizar la
tcnica del Batch-Input es que utiliza la misma
forma de ingreso que efectuara un usuario, es
decir, debe pasar por las mismas validaciones
que en un ingreso manual con la ventaja que se
realiza en forma batch, ms rpido y para un
gran nmero de registros, y no existe la
preocupacin de estar poblando todas las tablas
que corresponda, porque interacta con una
transaccin.
Se distinguen 2 tipos de desarrollos:
Desarrollos para efectuar cargas iniciales.
Desarrollos permanentes para la aplicacin.
Los Desarrollos para efectuar cargas iniciales,
se realizan a travs de Batch-Input para cargas
masivas de informacin, que se ejecutan slo
una vez para poblar con informacin el mdulo,
como son:
Creacin de Objetos PD (Unidades de
Organigrama, Funciones, Posiciones).
Vinculacin de Objetos PD (Posiciones a
Unidades Organigrama, Personas a
Posiciones).
Carga de Datos Maestros.
Historial Mdico.
Historial de Capacitacin.
La carga de Datos Maestros se efecta a travs
de una Medida de Contratacin, previamente
creada en la parametrizacin, la que contempla
el paso por varios infotipos, por ejemplo en el
caso de RPC, contempl el paso por los
siguientes Infotipos: 0 Medidas, 1 Asignacin
Organizacional, 2 Datos Personales, 6
Direcciones, 7 Horario Trabajo Terico, 8
Emolumentos Bsicos, 50
Informacin
Entrada, 37 Registro Sence y 41 Datos de
Fecha.
En especial los infotipos 7 y 50 son muy
importantes para Gestin de Tiempos.
El infotipo 7 contiene el Status de Evaluacin y
la Regla de Plan de Trabajo asignada al
empleado.
Mnica Villablanca
19
El infotipo 50 contiene informacin relacionada

con el sistema relojes, como nmero de tarjeta y
la agrupacin que define en que relojes puede
marcar el empleado.
Los Desarrollos Permanentes corresponden a

aquellas aplicaciones, reportes e interfaces que
continuarn trabajando en forma peridica. Por
ejemplo:
Interfaz desde Relojes de Registro de
Asistencia con las marcas del personal.
Interfaz hacia Relojes de Asistencia con las
personas que pueden marcar en cada reloj.
Interfaces desde Meta-4 (Sistema de
Remuneraciones).
Por
ejemplo,
Ingreso/Baja de empleados, Cambios
Organizacionales,
Actualizacin
de
Ausentismos Vacaciones y Das Turno.
Reportes Gestin de Tiempos (Ausentismo
segn
Marcas,
Autorizaciones
Sobretiempo, Marcas Impares, Inspectores
de Paro).
Una particularidad de RPC es el horario de un
turno que se inicia a la 00:00 y finaliza a las
08:00. Este horario complic la evaluacin de
tiempos, porque lo ms comn es que los
empleados lleguen antes de las 00:00, lo que
corresponde al da anterior. La complicacin
aparece porque no es posible definir un rango
fijo donde se inicia y termina una jornada
durante un da, por ejemplo, la persona que le
corresponde trabajar de 00 a 08, puede efectuar
horas extras antes de su jornada. Para este caso,
la solucin establecida fue particionar las
marcas, por ejemplo, si una persona llega a las
23:50, entonces se crean 2 pares de marcas, una
salida a las 24:00 y una entrada las 00:00. Esta
solucin fue aplicada en la interfaz que recibe
informacin de los relojes.
Las interfaces de salida de SAP generan
archivos planos segn especificacin dada por
el sistema destino.
F.2. Field Exit
Esta es una forma que SAP ofrece para efectuar
adecuaciones y validaciones.
Cada campo de pantalla est asociado a un
Elemento de Datos, que corresponde a una
definicin de campo la que incluye un Dominio
y textos asociados. Un dominio es la definicin
propiamente tal del campo (tipo de dato,
longitud, etc.). Se puede crear un field-exit

sobre un elemento de datos asociado a una
dynpro (pantalla), por ejemplo para efectuar
validaciones o para establecer un valor por
defecto segn el contenido de otro campo.
En el caso de Gestin de Tiempos se crearon
Field-Exit para la validacin de fechas de inicio
y fin de las autorizaciones de horas extras en los
infotipos 2005, 2007 y 2012 asociadas a las
pantallas para entrada individual, entrada de
lista y entrada rpida. Se valida que la fecha de
inicio sea igual a la fecha de fin, es decir, con
este field-exit no se permite ingresar una
autorizacin de sobretiempo para ms de un
da.
F.3. Localizaciones
Las
localizaciones
corresponden
a
modificaciones sobre el estndar de SAP. En lo
posible es recomendable evitarlas, pero si es
imprescindible hacerlas, es importante que sea
un trabajo cuidadoso y documentado para
cuando ocurran cambios de release tener
presente volver a realizarlas, si es que la nueva
versin no cubre la funcionalidad de la
modificacin.
Para efectuar un cambio en el cdigo estndar
es necesario solicitar autorizacin a SAP, para
ello SAP cuenta con un servicio denominado
OSS (Online Service System), que entre otros
servicios mantiene el registro de modificaciones
realizadas en cada instalacin. Esta peticin
debe efectuarla un usuario que cuente con una
clave de desarrollador y debe ingresar el cdigo
del objeto a modificar (programa, pantalla,
etc.), entonces OSS retorna un cdigo de
modificacin que debe ser ingresado para
habilitar el objeto para su modificacin, accin
que se denomina Reparacin.
En la implementacin de RPC, por ejemplo
algunas reparaciones fueron:
Validacin de RUT en infotipo 2 Datos
Personales.
Cambio de atributos en etiquetas en varios
infotipos para cambiar la descripcin de
campo.
Traduccin de Textos en Elementos de
Datos.
Habilitar indicador G en campo origen de
infotipo Hechos Temporales para marcas
que han sido modificadas y dejar el
indicador M para marcas ingresadas
manualmente.
Modificacin para submitir el programa de
Evaluacin de Tiempos RPTIME00, con
parmetros obtenidos de la fecha de
retroactividad CDP del infotipo 3 Status de
Nmina.
Bloqueo de registro para usuario con
autorizacin para ingreso de informacin.
Los usuarios que tiene autorizacin de
ingreso de informacin trabajan con el
Mnica Villablanca
20
registro desbloqueado para permitir que

acten las colisiones y en el momento de
grabar el registro, ste se deja bloqueado,
para permitir su liberacin.
Validacin de Centro de Costo para usuario
que libera. Se utiliza para las
autorizaciones de sobretiempo ingresadas
en el infotipo 2005, de tal forma que valida
que el centro de costo asociado a la
autorizacin, sea un centro de costo
permitido para el usuario que est
liberando.
F.4. Aplicacin de Notas
Sobretiempos: Considera la exportacin de ccnminas para los 4 tipos de sobretiempo y 2

tipos de doblona.
IV.
VALIDACION SOLUCION PROPUESTA
En el contexto del proyecto de implementacin

del mdulo HR, el submdulo Gestin de
Tiempos fue considerado crtico, porque tiene
estrecha relacin con el proceso de pago.
A. Pruebas
El sistema OSS de SAP pone a disposicin las

Notas como herramienta de ayuda a problemas.
Las Notas son soluciones SAP a problemas
planteados por usuarios de las diferentes
instalaciones SAP del mundo. Por lo general
contienen modificaciones al estndar, con la
validez de versin SAP indicada en cada nota.
Por ejemplo, en RPC se aplic la nota 80769
que acta sobre el programa RPTMAS02 para
corregir un problema en la evaluacin de
tiempos relacionado con el rango horario para
sobretiempo.
F.5. PU12
Es una aplicacin dentro de SAP llamada Caja
de Herramientas que permite construir
interfaces tanto para Nmina como para
Gestin de Tiempos, para ello se define un
nombre de formato que pasa por las opciones
de Definicin de Datos, Conversin,
Generacin y Export e Import.
Al generar una interfaz con PU12, el sistema
genera automticamente una serie de programas
para la interfaz, los cuales pueden ser
complementados por rutinas creadas con
funciones especficas, por ejemplo para
formatear un campo fecha o para incorporar el
centro de costo por defecto cuando un
sobretiempo no ha sido asignado a un centro de
costo especfico. Adems es capaz de llevar un
control retroactivo porque cada vez que se
ejecuta una interfaz genera una imagen de los
datos extrados, los que junto a ejecuciones
anteriores, sern considerados en la prxima
ejecucin de la interfaz. Por ejemplo, si en una
primera ejecucin PU12 detecta un sobretiempo
que gener 3 horas y luego se modifica la
marca de salida para que sean 2 horas y se
evala la situacin del empleado, la prxima
ejecucin de la interfaz PU12 generar un
registro para la fecha correspondiente por la
diferencia, es decir, -1 hora.
En la implementacin de RPC se generaron 2
interfaces:
Ausentismos: Contempla la exportacin de ccnminas para atraso, permiso administrativo,
motivo mdico, permiso sin goce de
remuneracin.
En la medida que el proyecto avanzaba, se

fueron realizando las parametrizaciones y los
desarrollos necesarios segn cada tema, y se
efectuaron las siguientes pruebas:
A.1. Infotipos
Despus de parametrizar y definir las pantallas
que tendr cada infotipo que se decidi usar,
stos se prueban ingresndoles informacin.
Con el ingreso de informacin en el infotipo 1
Asignacin organizacional, adems se prueba el
funcionamiento de la estructura organizacional.
Con el ingreso de informacin en el infotipo 7 se prueba la parametrizacin de la regla plan de
horario de trabajo.
A.2. Medidas
Se prueba el funcionamiento de las medidas
creadas, despus de haber probado los infotipos
en forma inidividual:
Contratacin Funcionarios
Reingreso Funcionarios
Baja Funcionarios
Cambio Organizacional
A.3. Desarrollos
Las modificaciones y desarrollos se prueban en
el entorno de desarrollo, por ejemplo, la interfaz
de Marcas y la interfaz de Vacaciones y Das
Turno, fueron los primeros desarrollos
requeridos porque era necesario contar con las
marcas y los ausentismos generados en Meta-4,
para las pruebas de evaluacin de tiempos.
Las Localizaciones tambin fueron probadas en
la medida que apareca el requerimiento y se
desarrollaba.
Algunas interfaces y reportes como Baja de
Funcionarios, Actualizacin Nivel de Mercado
fueron requeridas estando ya en productivo.
A.4. Evaluacin de Tiempos
Esta es la parte ms complicada de probar,
porque existe un gran nmero de casos posibles
con sus variantes. Por ejemplo, para probar la
generacin de horas de sobretiempo, se prepar
una lista de casos de prueba, contemplando
Mnica Villablanca
21
primero los ms genricos y luego casos ms

rebuscados, para ellos se inventaron datos de
prueba. Una vez depurados los detalles que
aparecan y contando con que llegaban las
marcas reales de los relojes, se efectuaron
evaluaciones que se comparaban con el sistema
anterior.
Los resultados no eran comparables
exactamente porque el sistema anterior siempre
contabilizaba al da del sobretiempo, en cambio
SAP lo hace al da de la marca de ingreso.
B. Preparacin para Entrada en Produccin
Una vez que el proyecto est parametrizado,
con sus esquemas de evaluacin y desarrollos
indispensables creados y probados, y se han
depurado los detalles encontrados, se puede
entrar a Produccin.
La primera preocupacin para la etapa de
Entrada en Produccin es tener la
parametrizacin y los desarrollos en Ordenes de
Transporte, es la forma segura que ofrece SAP
para actualizar el entorno productivo.
Tambin es importante realizar las siguientes
actividades:
Capacitacin de Usuarios: Es una tarea
significativa cuando la cantidad de
usuarios es relevante. En RPC se
organizaron capacitaciones por grupos de
trabajo.
Transporte al Entorno Productivo: Se
transporta desde el entorno de desarrollo al
ambiente productivo la parametrizacin,
los
desarrollos
y
modificaciones
efectuadas.
Carga inicial de datos maestros: Una vez
chequeados los transportes en el entorno
productivo, el sistema est listo para recibir
los datos maestros con los que debe
comenzar a operar la aplicacin, se procede
a efectuar las cargas iniciales de los datos
maestros. Para este efecto se construyeron
programas batch-input que simulan las
transacciones de entrada de datos, con la
informacin extrada del sistema anterior o
generada segn el requerimiento SAP.
Las cargas iniciales realizadas en RPC
fueron:
Datos Maestros (Datos Personales,
Direccin, Nivel de Mercado, Datos
Acceso, etc.).
Actividades
Histricas
de
Capacitacin.
Ficha Mdica de los empleados.
Tambin se efectu la carga del
contingente del permiso administrativo que
lleva hasta ese momento consumido cada
empleado.
C. Entrada en Produccin y Soporte

En esta etapa se requiere dedicacin hacia los
usuarios y los problemas que se van planteando,
de tal forma de dar la ms pronta solucin.
La Administracin de Autorizaciones es una
actividad que se inicia en el entorno desarrollo,
pero tiene una fuerte demanda en el entorno
productivo, en especial durante los primeros
das. En el caso de Gestin de Tiempos, existen
3 tipos de autorizaciones que atender:
Las autorizaciones comunes a todos los
mdulos de SAP.
Las autorizaciones segn estructura PD.
La autorizacin creada para controlar los
Usuarios que liberan y los Usuario que
ingresan.
La Documentacin es una actividad que est
presente desde el inicio del proyecto y sigue
acompaando al Sistema durante su vida til.
Como resultado de la Implementacin debe
quedar la siguiente documentacin:
Diseo Conceptual.
Manual de Parametrizacin.
Manual de Procedimientos.
Manual del Usuario.
Diseo Tcnico Detallado de Desarrollos,
User Exit, Field Exit y Modificaciones al
estndar.
Despus de la Entrada en Produccin y como
parte de la actividad de Soporte, se recomienda
seguir documentando:
Problemas y sus soluciones.
Decisiones tomadas y su responsable.
Cambios efectuados en parametrizacin y
Desarrollos.
La actividad Soporte se inicia con la entrada en
produccin y sigue presente durante la vida til
del sistema. En el caso de este proyecto, tuvo
un mayor soporte inicial para cubrir nuevos
requerimientos, como reportes e interfaces, y
posteriormente cuando aparecen cambios, ya
sea por negociaciones colectivas o cambios
estructurales.
D. Cambios Posteriores a la Entrada en
Produccin
Un problema que apareci estando la solucin
en el entorno productivo fue que inicialmente se
definieron los perodos de nmina, los
utilizados por el Registro de Gestin, con la
misma definicin dada para la Nmina de
Meta-4, stos van del da 21 de un mes al da 20
del mes siguiente. Durante los 3 primeros
meses de operacin en productivo, las
interfaces creadas con PU12, Sobretiempos y
Ausentismos, no trabajaron bien el concepto de
retroactividad, lo que gener un problema
crtico llegando a ser necesario realizar la
retroactividad en forma manual. La solucin
Mnica Villablanca
22
consisti en cambiar la definicin del perodo a

mes calendario, es decir, de 1 a 31.
Otro problema que apareci en el entorno
productivo fue que no realizaba bien el corte de
permiso administrativo, el que tiene un
contingente anual, que si es excedido debe ir a
una cc-nmina que va a descuento.
La forma en que se manej el control del
permiso administrativo fue cambiada desde
utilizar
un
contingente
de
permiso
administrativo por empleado, a utilizar un
subtipo del infotipo 2012 que pone una marca
con validez, por ejemplo 21.12.2002 a
31.12.2002 para que la evaluacin lo considere
como inicializacin del permiso administrativo
del siguiente ao.
E. Actividades Peridicas
E.1. Diario
Ingreso de informacin a los diferentes
infotipos, tanto por usuarios como por personal
del rea Remuneraciones.
Una actividad necesaria es llevar a SAP las
marcas registradas por los relojes, para ello se
utiliza la interfaz que lee informacin desde un
archivo plano que previamente dej el sistema
de relojes. Si los registros pueden ingresar a
SAP, stos son borrados del archivo plano, en
caso contrario quedan en l hasta la prxima
recogida.
Otra actividad que se efecta diariamente es la
evaluacin de tiempos con los 2 esquemas:
personal que marca y personal que no marca.
La evaluacin entrega un reporte por cada
empleado donde se muestran los pares de
tiempos, un resumen de clases de tiempos, un
resumen de cc-nminas y una estadstica de los
empleados evaluados:
Se cierra el perodo en el Registro de

Gestin, dejndolo en opcin Libre para
Nmina.
Se ejecutan las interfaces PU12 de

Sobretiempo y Ausentismo.
Se fija la opcin Final de la Nmina, y
entonces se produce el desplazamiento de
perodo.
Otra actividad mensual es ejecutar algunas

interfaces de entrada a SAP provenientes de
Meta-4.
Altas del Personal.
Bajas del Personal.
Cambio Organizacional.
Actualizacin de Niveles de Mercado.
Actualizacin de infotipo franquicia
SENCE.
Actualizacin
Datos
Personales
y
Direccin.
Otra actividad es ejecutar 2 batch-input para:
Desplazar fechas en infotipo 130
Procedimiento/Verificaciones, las que
permiten controlar el perodo en el cual los
usuarios pueden ingresar informacin. Se
defini 3 meses hacia atrs.
Cambiar fechas de retroactividad en
infotipo 3 para permitir el ingreso de
informacin tanto para los usuarios, como
para el personal del rea Remuneraciones.
Se defini dejar 6 meses hacia atrs.
E.3. Anual
Anualmente es necesario generar un indicador
para inicializar el conteo del permiso
administrativo, porque ste no corresponde a un
ao calendario. Esto se defini como un
sulbtipo del infotipo 2012, el que es
considerado en los esquemas de evaluacin de
tiempos.
E.2. Mensual
La principal actividad mensual es el proceso de
cierre de tiempos que contempla:
Efectuar una evaluacin completa para los
2 esquemas, depurando los casos que
queden con la evaluacin incompleta
(casos rechazados y finalizados antes de
tiempo).
Mnica Villablanca
23
V.
CONCLUSIONES
La funcionalidad de SAP R/3 est basada en el

concepto de Proceso de Negocio, que
corresponde a una cadena funcional completa
para desarrollar un proceso de gestin, sea cual
sea el rea que tenga que manejar dicho
proceso, lo que significa que la cadena
funcional puede ser procesada por diferentes
mdulos de aplicacin. Por ello, es muy
importante tener presente que un proyecto de
implementacin SAP debe verse como un
Proyecto Empresarial.
El apoyo y el compromiso de la gestin
superior de la empresa, es vital para enfrentar el
cambio cultural y la tendencia natural al
rechazo que se produce en la organizacin.
SAP es un sistema parametrizable, es decir, est
diseado para adaptarse a los procesos de
negocios de la empresa, caracterstica que
resulta atrayente sobre el enfoque tradicional
de desarrollo de sistemas, por las siguientes
razones: contar con un sistema ms flexible
para responder en el menor tiempo posible a los
cambios que exige el entorno organizacional,
menor
tiempo
para
efectuar
una
Implementacin respecto al tiempo requerido
para realizar un desarrollo equivalente, y
minimizar la ocurrencia de errores por no tener
que efectuar desarrollos o modificaciones en el
cdigo fuente.
Un factor preponderante en un proyecto SAP es
la participacin de los usuarios Funcionales
quienes en definitiva, son los determinantes
para un correcto Diseo Conceptual.
El apoyo informtico en un proyecto SAP
normalmente se presenta como un recurso
Especialista Base, que conoce tcnicamente el
sistema y aporta soluciones a requerimientos
que el estndar no cubre. No es de menor
importancia que exista el adecuado soporte
funcional, ya que los requerimientos pudieran
estar cubiertos con funcionalidad estndar y as
evitar desarrollos adicionales. Si el especialista
informtico adquiere conocimientos funcionales
y tcnicos del mdulo, es decir, una
combinacin Funcional-Base, obtiene un
importante valor agregado.
El perfil ptimo de un Analista Informtico
para trabajar con SAP es, contar con la
formacin Informtica, adquirir el adecuado
conocimiento funcional y cultivar la capacidad
de comunicarse con los usuarios o clientes, en
el lenguaje que ellos manejan y entienden. Es
comn encontrarse con
problemas
o
requerimientos de usuarios que afectan o son
afectados por la accin funcional de otro
mdulo, por ello es importante llegar a
reconocer el sistema con sus interrelaciones.
Tanto para Funcionales como Especialistas

Base, la experiencia de participar en un
proyecto de implementacin SAP es muy
valiosa, siendo recomendable, en especial para
los usuarios funcionales, que sigan como
responsables de sus respectivos mdulos, lo que
permite a la organizacin contar con un soporte
interno y as requerir menos servicios de
consultora especializada del proveedor SAP.
Un factor crtico para el xito del proyecto, es
contar con un Jefe de Proyecto con la
experiencia adecuada para guiar el desarrollo
del proyecto y la resolucin de los problemas
que se van presentando.
Una tarea importante, es definir el correcto y
factible alcance del proyecto. En el caso de
RPC, se emple mucho tiempo en la definicin
de qu contemplara el proyecto de
implementacin del mdulo HR y la relacin
con Meta-4. Es difcil establecer la frontera
cuando el liquidador de nmina est fuera del
proyecto, por lo tanto es importante definir
claramente cuales sern las interfaces que se
requiere tener y en qu sentido fluye la
informacin.
La implementacin del Submdulo Gestin de
Tiempos en RPC, cumpli con las expectativas
establecidas previamente, siendo destacable la
capacidad de cubrir los requerimientos
planteados, y dejando abierta la posibilidad
futura de desarrollar un
proyecto para
incorporar la Nmina.
Algunas recomendaciones para un informtico
que por primera vez debe trabajar con SAP
son: comprender que aunque el rea de trabajo
sea el Desarrollo, es necesario conocer
funcionalmente la aplicacin, o al menos el
mdulo o entorno donde se est trabajando. Es
aconsejable verlo bajo un enfoque Top-Down,
primero distinguir las reas en que se agrupan
sus mdulos, adquirir un conocimiento general
de la funcionalidad de SAP, identificar sus
componentes, familiarizarse con el estilo de
trabajo que no es muy intuitivo pero si es
comn a toda la aplicacin, luego, comenzar a
reconocer las interrelaciones existentes entre los
diferentes mdulos y su potencialidad de uso,
en definitiva el objetivo es llegar a conocer la
parte de funcionalidad de SAP que se requiera,
donde un buen punto de ayuda pueden ser los
usuarios funcionales. Si el rea de trabajo es
Desarrollo, en paralelo, es aconsejable
conocerlo internamente, identificando sus
componentes, y los elementos que provee en
este mbito, pero que sin duda, resultan ms
familiares al tener una formacin informtica.
En ambos mbitos, lo importante es ir
acumulando conocimiento y experiencia. Es
muy usual que un informtico se inicie
trabajando en el rea de desarrollo y luego
derive hacia un mdulo funcional.
Mnica Villablanca
24
ANEXOS
Anexo 1: Ejemplo de Descripcin de Procesos

PROCESO:PROCESAMIENTO DE
GESTION DE TIEMPOS
1.
[SAP-98]
R/3 Online Documentation

(Release 3.1H), SAP AG.
[SAP-97]
"Entrada de Tiempos"
Curso HR306, Sistema R/3.
[SAP-96]
"Gestin de Personal".
Curso HR050, Sistema R/3.
[PU12-97]
"Human Resource-Interface
Toolbox (NA)".
Curso HR497, SAP AG.
[TIM-97]
"Technical Basics of Time

Evaluation".
R/3 System, SAP AG.
Requerimientos.
El procesamiento de Gestin de Tiempos tiene

una gran relevancia para todos los estamentos
de la Empresa, ya que ste es el que en
definitiva determina los das a pagar o
descontar por concepto de remuneraciones o
por una bonificacin determinada, as como
tambin tiene directa implicancia en la
valorizacin y pago de las horas trabajadas en
exceso, conocidas tambin como horas
extraordinarias.
2. Concepto General del Proceso/Explicacin
de Funciones
2.1. Explicaciones Generales
El sistema de Gestin de Tiempos funciona por
una parte con la informacin de ausentismo o
presentismo proporcionado por los relojes
electrnicos de marcada, y por otra parte, con la
informacin de autorizacin de los diferentes
conceptos de ausentismos (desviaciones) o
sobretiempos realizados por un funcionario en
una determinada jornada de trabajo.
Ver HRDC16B (flujograma de Gestin de

Tiempo en RPC)
Especiales
de
la
Este proceso es nico y por lo tanto es aplicable

a toda la Sociedad.
Customizing: Concepto dado por

referirse a parametrizacin.
SAP para
Download: Concepto SAP para referirse a la

accin de generar un archivo plano.
Dynpro: Trmino usado por SAP para referirse
a pantallas.
Dominio: Componente del Diccionario de

Datos de SAP que se asocia a Elemento de
Datos.
Elemento de Datos: Componente del
Diccionario de Datos de Sap que se asocia a
campos de tablas.
Estamento: Concepto RPC para agrupacin de
personal relacionada con un Sindicato.
2.4. Modelo de Negocio

N/A
3. Consideraciones Sobre la Organizacin.
Es importante tener en consideracin que los
procesos pueden sufrir modificaciones cada dos
o tres aos, ya que es la periodicidad con que
negocian los sindicatos con la Empresa.
REFERENCIAS
[HER-99]
Batch-Input: Tcnica provista por SAP para el

ingreso masivo de informacin
Doblona: Tipo de hora RPC asociado a hora

extraordinaria del personal de turno .
2.2. Explicaciones de Funciones y Eventos
2.3. Consideraciones
Organizacin
GLOSARIO DE TERMINOS
Hernndez Jos Antonio,

Roca Enric, Andreu Salvador,
Sierra
Jos
Ramn.
"Implementacin de SAP
R/3".
Editorial
McGraw-Hill,
Espaa, 1999.
Infotipo: Conjunto ordenado de informacin del

mdulo HR de SAP.
Mandante: rea de
informacin en SAP.
almacenamiento
de
Nivel de Mercado: Concepto RPC que hace

referencia a una escala de remuneraciones.
Orden de Transporte: Esquema que provee
SAP para transportar objetos del rea desarrollo
y parametrizaciones, desde una mquina a otra.
Sociedad FI: Identificador de Sociedad dado en
el mdulo Finanzas de SAP.
Rgimen de Trabajo: Concepto RPC que hace
referencia a la jornada de trabajo.
Mnica Villablanca
25

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