Caracterizacion de Procesos SENA

C-04
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

CARACTERIZACION DE PROCESO
Versin: 4.0
Pgina 1 de 1
Director (a) de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
NOMBRE DEL PROCESO
MEJORA CONTINUA
OBJETIVO DEL PROCESO
Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
LIDER DEL PROCESO
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros
PROVEEDORES
ACTIVIDADES
ENTRADAS
polticas, orientaciones estratgicas, planes,
programas y proyectos de la entidad
Proceso de Planeacin Estrategica
CLIENTES
SALIDAS
Plan de trabajo del sistema integrado de mejora
Todos los procesos
continua institucional
Informe de avance del sistema
Definicin de la Poitica y objetivos de calidad
Todos los procesos
Planes de mejoramiento del Sistema
Todos los procesos
Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua
Actas de Revisin por la Direccin
Todos los procesos
Solicitudes de creacin ,modificacin o

Anulacin de documentos
Todos los procesos
Reporte de no conformidades reales y

potenciales
Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas
Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora

Continua
Informes regionales de los avances del los

planes de gestin ambiental
Consolidar y monitorear los planes ambientales
Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora

Continua
Solicitudes de realizacin de auditorias internas

Planes de mejoramiento institucional

Proceso de Mejora continua
Controlar los documentos del Sistema
Listado maestro de documentos
Todos los procesos
Informe del estado de acciones correctivas y

preventivas
Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora

Continua
Informe de seguimiento a la gestin ambiental

institucional

Organos de Control
Programa de auditorias internas
Comits Nacional y Regionales del Sistema Integrado

de Mejora Continua
Informe consolidado de las auditorias internas
Informe para la Revisin por la Direccin
Administrar las auditorias internas de calidad y Gestin Ambiental
Informe de auditorias internas

Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos y la conformidad
del producto y/o servicio
Todos los procesos
Estado de acciones correctivas y preventivas
Consolidar y elaborar el informe de la Revisin por la Direccin
Cambios que podrian afectar el sistema

Recomendaciones para la mejora
Acciones de seguimiento de reevisiones previas
efectuadas por la Direccin
Riesgos actualizados e identificados

Proceso de Mejora Continua
Documentacin del Sistema
V/A
Proceso de Planeacin Estratgica

Planes de mejoramiento
No conformidades
Mapa de Riesgos
Indicadores
V/A
RIESGOS:
REQUISITOS
Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua

Documentos y registros controlados del proceso Proceso de Mejora Continua
Institucional, correspondientes al proceso
Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora
Ver mapa de riesgos de la vigencia
INDICADORES
Acciones de mejora realizadas
Hoja de vida del indicador del proceso
Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso
Control del Documento

Elaboro
Reviso
Aprob
Nombre
Cargo
Fecha
Oscar Andrs Rojas

Iveth alexandra Gutierrez
Juana perez Martinez
Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Funcionario Direccin de planeacin y Direccionamiento Corporativo
Lider del procesos
ago-10
sep-10
nov-10
Control de Cambios
versin
Fecha de Aprobacin
Descripcin del cambio
Aprob
jun-05
Versin Inicial del sistema
dic-05
Eliminacin de la estructura por macroprocesos
dic-08
Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de un interrelacin de procesos en un mapa a una cadena de valor
Resolucin 001156 del 2005

Maria Cristina Alvarez
Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la
Gestin Institucional
Resolucin 003751 del 2008
nov-10
Ajuste de las actividades del proceso

Di
Este documento impreso se considera copia no controlada
Juana Perez Martinez

d Pl
i
Di
i
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI
PROCESO: MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parmetros para la creacin, revisin, actualizacin, eliminacin y divulgacin, de los
documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional as como el control y la administracin de los
registros del SENA
Responsable: Lideres de procesos de la entidad,

Directores Regionales, Subdirectores de centro y
Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo.
Alcance: Desde la identificacin de la

necesidad de la creacin, modificacin o
anulacin de documentos, hasta su disposicin
final.
Generalidades:
Control de Documentos
La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional vara segn el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este
procedimiento.
La codificacin de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbologa
establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
La descripcin o caracterizacin de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo
4 de este procedimiento.
Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.
de este procedimiento.
Los Anexos 4 y 5 son formatos nicos, la codificacin se realiza de acuerdo con el proceso.
El control de los documentos del SIMCI se realiza a travs del Listado Maestro de Documentos (ver
Anexo 6) el cual ser manejado exclusivamente por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo. (VER NOTA 1)
La solicitud, creacin modificacin y anulacin de documentos del SIMCI se debe realizar en el
Anexo 7 de este procedimiento.
Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso.
El control, la actualizacin y la divulgacin del Normograma institucional, corresponde a la Direccin
Jurdica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotacin en el pie
de pgina. Este documento impreso se considera copia no controlada
Para la identificacin de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes
caractersticas:
Versin
P001- 04
Pg. 1
Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.
El encabezado de la caracterizacin de proceso:

Fecha:
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Versin:
Pgina__de__
Los procedimientos tendrn encabezado solo en su primera pagina

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En las dems pginas solo aparecer el nombre del procedimiento
Los formatos tendrn el siguiente encabezado

NOMBRE FORMATO
Cdigo y versin
Nombre proceso al que est asociado
Nombre procedimiento al que est asociado
-
Pie de pgina:
Todas las hojas de los procedimientos llevarn en el pie de pgina la siguiente tabla alineada a la
derecha,
Indicando el nmero de versin, el cdigo y la pgina:
Versin
Cdigo
Pgina
Todo documento del sistema contar con un cdigo nico que se asigna segn lo establecido en este
procedimiento.
Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la ltima pgina.
Nombre
Cargo
Fecha
Elabor
Revis
Aprob
versin
Fecha de
Aprobacin
Control de Cambios
Versin
Aprob
P001-04
Pg. 2
El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en
la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
NOTA 1: Las Regionales solo podrn generar instructivos, formatos, Guas y fichas tcnicas
adicionales para aplicar de manera especfica y conforme a la naturaleza de los Centros de
Formacin adscritos a est. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos
de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trmite ante la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo para su revisin y la posterior inclusin en el Listado
Maestro de Documentos.
NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema
Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestin
Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de
Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se
contempla que los centros debern elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha normatividad vigente, teniendo como parmetros las caractersticas del SIMCI .
Control de Registros
El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a travs de las Tablas de
Retencin Documental la entidad realizar el control de sus registros.
En las TRD se determinar las condiciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
tiempo de retencin y la disposicin final de los registros.
La identificacin: Se establece a travs de series, sub-series y las series documentales.
El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradicin Documental; en ella se establece si los
registros se almacenan en soporte fsico (original o copia) o si es en soporte electrnico.
La proteccin: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en
carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestin de cada
proceso.
La recuperacin: La consulta de los registros, se solicitar ante la persona encargada de dirigir el
archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la
respectiva dependencia.
La retencin: Corresponde al tiempo en archivo de gestin como en archivo central.
La disposicin final, en las TDR se establece si la eliminacin o conservacin, si este es el caso
se determina este si es en soporte fsico o soporte electrnico, as como la tecnologa usada para la
misma. Digitalizado o microfilmado.
Versin
P001-04
Pg. 3
Flujograma
Versin
P001-04
Pg. 4
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
Detectar las necesidades de crear, anular o
modificar un documento de su proceso. o
retirar o incorporar un documento externo que
afecte su proceso.
En el caso que el documento sea solicitado por
un Centro de Formacin, esta solicitud debe
ser diligenciada por el responsable Regional y
este enviarla a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo
Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04
formato de creacin, modificacin y anulacin de
documentos , debidamente diligenciado
Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud

3
RESPONSABLE
REGISTRO
Lder de procesos y/o

responsable
asignado
nacional o regional

responsable asignado
Formato
P001-04
F002-
Direccin de Planeacin
y
Direccionamiento
Corporativo
Si es anulacin del documento, se procede a la

actividad 12 de lo contrario continua con la
actividad 5
Versin
P001-04
Pg. 5
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Verificar si el documento cumple con los

referentes de este procedimiento y del SIMCI.
y
Direccionamiento
Corporativo
Si es viable se continua con la actividad

numero 9 de lo contrario con la actividad 7
Enviar comunicacin al responsable del
proceso informando acerca de la no viabilidad
solicitando los ajustes que se deben realizar al
documento, en el formato F002-P001-04.
Realizar los ajustes del documento y remitirlo
nuevamente a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo para continuar
con la actividad 5.
Enviar el documento para su aprobacin.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
Devolver el documento, confirmando

aprobacin y continuar con el proceso
su
Asignar cdigo y versin al documento segn

el control documental y el Listado Maestro de
Documentos
Actualizar el listado maestro de documentos y
las TRD si es necesario
Identificar la versin anterior del documento y
marcarlo segn el caso documento obsoleto
si es una modificacin o documento anulado
si es una eliminacin.
Divulgar en los medios establecidos para tal fin.
El nuevo documento con el apoyo de
Comunicaciones.
Socializar e implementar el documento en las
actividades diarias.
Archivar los documentos y registros
Conservar,
proteger
y
recuperar
los
documentos y registros
Velar por la Disposiciones final de los registros
REGISTRO
y
Direccionamiento
Corporativo
responsable asignado
y
Direccionamiento
Corporativo.
Designado en la tabla de
niveles de autoridad
y
Direccionamiento
Corporativo
y
Direccionamiento
Corporativo
y
Direccionamiento
Corporativo
y
Direccionamiento
Corporativo
Lder de procesos
Funcionarios
contratistas SENA
Funcionarios
contratistas SENA
Funcionarios
contratistas SENA
y
y
y
Formato
P001-04
F002-
Formato
P001-04
F002-
Formato
P001-04
F002-
Documento
tramite
en
Documento
tramite
en
Listado Maestro
de Documentos y
TRD
Versin anterior
del documento
Medios digitales
TRD
TRD
TRD
Documentos asociados:
Tablas de Retencin Documental, vigentes a la fecha.

Anexo 1 Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI
Anexo 2 Codificacin de documentos
Anexo 3 Simbologa para los flujogramas
Anexo 4 Identificacin de caracterizacin de procesos
Anexo 5 Identificacin de procedimientos
Anexo 6 Listado Maestro de Documentos
Anexo 7 Formato Solicitud de creacin, anulacin o modificacin de documentos
Versin
P001-04
Pg. 6
Nombre
Cargo
Elabor
Oscar A. Rojas
Grupo de
Continuo
Revis
Rosario Ramos
Coordinadora Grupo de
Mejoramiento Continuo
Aprob
Juana Prez Martinez
Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
versin
Junio 2005
02
Diciembre 2008
03
Agosto 2010
Presupuestal
Gestin
Mejoramiento
Presupuestal
Control de Cambios
Fecha de Aprobacin
01
Gestin
Fecha
Junio2010
Julio 2010
Agosto 2010
Aprob
Resolucin
001156 del
2005
Actualizacin nueva versin del procesos y
Resolucin
procedimientos y paso de la interrelacin de procesos
003751 del
identificada en un mapa a una cadena de valor.
2008
Resolucin
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
02613 del 9 de
registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y se
septiembre del
ajuste a las nuevas tecnologas.
2010
Versin
P001-04
Pg. 7

ANEXO 1
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN
Poltica de la Calidad
Funcionario encargado por el

Representante de la Direccin
Comit Nacional del Sistema

de Mejora Continua
institucional
Consejo Directivo
Objetivos de Calidad

Direccin de Planeacin y
Cadena de Valor

Manual de Calidad

Funcionario encargado por el lider

del proceso
Lider del proceso

responsable del proceso o
encargado de mejora a nivel regional
Lider del proceso
TIPO DE DOCUMENTO
Caracterizacin de Procesos
Procedimientos y Planes de calidad
Procedimientos temas especificos

determinados en la NOTA 2 del
procedimiento control de documentos y
registros
Instructivos, Fichas Tcnicas, Guas y

Formatos
Funcionario encargado

responsable del proceso o
Direccionamiento Corporativo o
encargado de mejora a nivel regional

Integrado Mejora Continua
Institucional
Institucional
Institucional
Subdirector de Centro
Lider del proceso o

responsable regional del
proceso
ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora
Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificacin para su identificacin y
control. Esta codificacin est relacionada con el proceso al cual soporta el documento.
La estructura general de la codificacin consta de los siguientes caracteres alfanumricos
asignados de la siguiente manera:
- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de
documento as:
M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterizacin
G: Gua
F: Formato
- El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a los dgitos
relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, as:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
=
INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
CONVENIOS Y ALIANZAS
PLANEACION ESTRATGICA
MEJORA CONTINUA
NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
DISEO CURRICULAR
ADMINISTRACIN EDUCATIVA
EJECUCION DE LA FORMACIN PROFESIONAL
EJECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
GESTIN PARA EL EMPLEO
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN JURIDICA
GESTIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
GESTIN INFORMTICA
- Las caracterizaciones de proceso solo contarn con los dos caracteres anteriores as:
C04: pertenece al proceso gestin documental
Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento
dentro del proceso, iniciando con el 001.
Esta codificacin se ubicar o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y
en el pie de pgina, para el resto de documentos.
Ejemplo: Un Formato para la solicitud de creacin, modificacin y anulacin de documentos
se codificar: F002-P001-04, donde:
ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
F002:
P001:
04:
Es el segundo formato asociado a este proceso

Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua
NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o est relacionado

directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificar de la siguiente manera:
Ejemplo: Un Formato se codificar: F001-04, donde:
F001:
04:
Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
La codificacin del Manual de Calidad ser:

MQ 01, en donde:
MQ: Manual de Calidad.
01: Corresponde a la versin del manual
Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos
Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-01, en donde:

MPP: es la identificacin del Manual de Procesos y Procedimientos
01:
Corresponde a la versin del manual
NOTA 2: Para los documentos, hblese de Instructivos, formatos y guas propias de cada
Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institucin, a
su especialidad, se debe agregar el cdigo designado por la Resolucin 806 de 2004, donde
se establecen entre otros los cdigos de las regionales.
Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Contina para la Regional Tolima
Se codificar: F001-04-73, donde:
F001:
04:
73:
Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
Documento utilizado por la regional Tolima nicamente
Para este caso tambin se aplica la NOTA 1.

ANEXO 3
Simbologa para los Flujogramas
G
Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:

Smbolo
Nombre
Observacin
Inicio o Fin
La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo.
Tarea
Toma de decisin
Documento o
registro
Multidocumento
Conector de
actividades
Al interior del rectngulo se redacta la tarea, iniciando con

verbo infinitivo
Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/
Rechazado, etc.).
En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento
o registro.
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera
ms de un documento.
Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que
se desean conectar.
Conector de pginas
Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra

pgina.
Proceso o
procedimiento
Indica que se da una interaccin con otro proceso o

procedimiento.
Base de datos
Indica que la informacin debe registrarse o conservarse

en un sistema de informacin.
Flecha de conexin
entre actividades, o
de destino
Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del

Diagrama de Flujo.
Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un nmero consecutivo a partir
de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser
coherente con la numeracin de la descripcin del procedimiento.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama de
flujo especfico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseo de base de
datos, casos de uso, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera
elctrica, ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc.) se
usarn los cdigos grficos propios de dichos diagramas.
codigo: (1)
Versin: (2)
CARACTERIZACION DE PROCESO
Pgina (3)
NOMBRE DEL PROCESO
(4)
OBJETIVO DEL PROCESO
(6)
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL
(7)
RIESGOS
REQUISITOS
PROVEEDORES
ENTRADAS
(8)
(9)
(5)
LIDER DEL PROCESO
ACTIVIDADES
-10
-11
Ver mapa de riesgos de la vigencia
INDICADORES
SALIDAS
CLIENTES
-12
-13
Indicadores de gestin del proceso
Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Nombre
Elaboro
(14)
Reviso
(15)
Aprob
(16)
Cargo
Fecha
Control de Cambios
versin
Fecha de Aprobacin
(17)
(18)
Aprob
(19)
(20)

PROCEDIMIENTO
PROCESO: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO: (2)
Objetivo: (3)
Responsable: (4)
Alcance: (5)
Generalidades:
(6)
Flujograma
(7)
ACTIVIDAD
(8)
DESCRIPCION
RESPONSABLE
(9)
REGISTRO
(10)
(11)
Documentos asociados:
(12)
Nombre
Elabor
(13)
Revis
(14)
Cargo
Direccin de
Corporativo
Planeacin
Versin
Fecha
Direccionamiento
P017-
Pg. 1
Procedimiento para la Revisin por la Direccin.
Aprob
(15)
Jefe oficina de comunicaciones
Control de Cambios
versin
(16)
Fecha de
Aprobacin
(17)
Aprob
(18)
(19)
Instructivo
(1)
Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar
(2)
Escribir el nombre del procedimiento
(7)
Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las
pautas o criterios para (titulo del procedimiento)
Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento
Indicar a que se debe aplicar el procedimiento
Definir claramente las observaciones bsicas, requisitos , pautas para el desarrollo del
procedimiento
Mostrar el flujograma del procedimiento
(8)
Enumerar las actividades del procedimiento
(9)
(10)
(11)
Enunciar claramente las actividades del procedimiento

Identificar quien es el responsable de la actividad
Identificar si aplica el registro de la misma
Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos ,
formatos guas, etc.
Escribir el nombre de quien elabor el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya elaborado
Escribir el nombre de quien revis el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya revisado segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
Escribir el nombre de quien aprob el documento as como el cargo o nmero de acta
donde se haya aprobado. segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(3)
(4)
(5)
(6)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)
Indicar el numero de versin en la que se encuentra el documento
(17)
Colocar la fecha de aprobacin del documento

Realizar la descripcin de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la
trazabilidad del mismo
(18)
(19)
Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprob el documento
Versin
P017-0
Pg. 2

ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
F001-P001-04 VERSIN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
PROCESO
CDIGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
VERSIN
VIGENTE
DESDE
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.

Escribir el cdigo asignado al documento
Escribir el nombre del documento
Escribir el nmero de la versin en que se encuentra el documento
Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento
FORMATO CREACIN, MODIFICACIN Y ANULACIN DE DOCUMENTOS

F002-P001-04 VERSIN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIN
MODIFICACIN
ANULACIN
DESCRIPCIN DE LA ACCIN
NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO

OBSERVACIONES
AUTORIZADO
NO AUTORIZADO
Firma y fecha
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO
AUTORIZADO
NO AUTORIZADO
Firma y fecha
Codigo asignado, versin y fecha de aprobacin

del documento

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO: Auditoras Internas de Calidad
Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditoras internas de calidad, para realizar el seguimiento
al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.
Responsable:
Alcance:
Inicia con la elaboracin del programa de

auditoras internas de calidad y termina con
el seguimiento de las acciones de mejora
emprendidas.
Oficina de Control Interno de Gestin

Corporativo y su equipo
Director Regional
Equipo auditor Coordinador
Generalidades:
Existir un programa de auditoras internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la

responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina
de Control Interno de Gestin y el grupo operativo designado por la Representante de la Direccin, el
cual ser presentado al Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el
Secretario del mismo para su aprobacin.
Los Comits Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecern su
programa de auditoras internas regionales con los parmetros establecidos en el Programa de
auditoras internas nacionales.
El programa de Auditorias nacional, podr incluir varios ciclos de auditora.
Los auditores internos no podrn auditar su propio proceso.
En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el
programa, esta ser designada por el Representante de la Direccin.
El lder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la
representante de mejora, en un trmino no mayor a quince (15) das hbiles.
El auditado debe remitir copia del informe de auditora y de los Formato de acciones correctivas y
preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluacin de auditores, a la
Representante del Director Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional), durante los diez (10)
das hbiles despus de ser recibidos.
El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,
se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educacin,
experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente
tabla:
Versin
P002-04
Pg. 1
Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.

Perfil
Educacin
Experiencia laboral en el
SENA
Auditor Interno de calidad

Educacin secundaria
Lder del equipo auditor

Educacin secundaria
Mnimo 10 mes
Mnimo 15 mes
24 horas de formacin en
40 horas de formacin como auditor
auditora interna de calidad
lder de calidad certificada
certificada
1. En principios, procedimiento y tcnicas de auditora.
2. Conocer los documentos del sistema y de referencia
3. Conocer la situacin de la organizacin.
4. Conocer la normatividad vigente.
5. conocimiento y habilidad de la terminologa de la calidad.
6. conocimiento de la terminologa del sector, las caractersticas tcnicas
de los procesos y productos de institucin.
1. Planificacin de auditorias
Habilidades
2. habilidad en las comunicaciones.
3. tener capacidad de organizar y dirigir
a los auditores de su equipo.
4. ser capaz de orientar y dirigir.
5. Estar en capacidad de solucionar
conflictos.
6. preparar y completar el informe de
auditoria
Los auditores deben ser personas, ticas, de mente abierta, diplomticos ,perceptivos , verstiles y
objetivos
Haber participado en al menos dos
Ninguna
Experiencia en auditorias
auditoras internas como auditor.
Formacin como auditor
La evaluacin del equipo auditor ser coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestin,
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de
cada regional.
La evaluacin de los auditores lderes ser realizada por el Representante de la Direccin.
Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores:
5: Cumple criterio
3: Cumple parcialmente criterio
1: No cumple criterio.
El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:
4.1 5
Auditor cumple
3.1 - 4
Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditora y debe ser
formado nuevamente.
La regional debe enviar copia del informe de auditora y los planes de mejora establecidos para
solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las
evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince das despus de haber recibido el
informe de la auditoria, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, con el fin de
realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los
consolidara y enviara a Control Interno de Gestin.
Versin
P002-04
Pg. 2
Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicacin donde se
encontr
Ejemplo.
proceso ejecucin de la formacin, Regional Cauca, Centro Industrial
Adems se debe ser claro en la redaccin de las mismas, ejemplo.
No se est llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje,
como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N XX y XXX del 2010
Las No Conformidades sern cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas
establecidas en el plan de mejoramiento.
Versin
P002-04
Pg. 3
Versin
P002-04
Pg. 4
Versin
P002-04
Pg. 5

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Elaborar el programa de auditoras nacional,

estas incluyen las auditoras Internas de
Calidad como las de Gestin Ambiental.
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P002-04
Presentar el programa de auditoras en la

primera reunin del ao del Comit Nacional
del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional
Revisar que el programa de auditoras
cumpla con las diferentes expectativas de la
administracin y de las necesidades de la
organizacin
Secretario
Tcnico del
Comit
Comit Nacional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Si el programa es aprobado continua con la

actividad numero 4 de lo contrario deber ser
ajustado y regresa a la actividad 1
Comunicar a los Comits Regionales del
Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional el programa nacional de auditoras
y las directrices especificas para cada proceso
a auditar en su respectiva Regional
Seleccionar auditores internos del personal
con el que cuenta la Regional segn el perfil,
de no contar con suficientes auditores se debe
solicitar a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
el
apoyo
respectivo.
Acta de la
reunin
Secretario
Tcnico del
Comit
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Enviar el programa de auditoras regional a

la Direccin de Planeacin y Direccionamiento
corporativo, con las fechas en las que se
realizarn y nombre de las personas que
conformaran el equipo auditor
Si cumple con los lineamientos establecidos en
el programa Nacional aprobado por el Comit
Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Continua Institucional y los perfiles de los
auditores, continua con la actividad 8 de lo
contrario se regresa a la actividad 5
informando los cambios que se deben realizar
Formato
F002-P002-04
Comunicacin
va correo
electrnico
Comunicacin
va correo
electrnico
Oficina de Control
Interno de
Gestin, Direccin
de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Aprobar el programa diseado por las

Direcciones Regionales y enviar comunicacin
con la aprobacin
Versin
Comunicacin
va correo
electrnico
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
Elaborar el programa de auditora regional

con los lineamientos establecidos en el
programa nacional
Acta de la
reunin
P002-04
Pg. 6

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Elaborar las comunicaciones para informar

tanto a auditores como auditados del programa
de auditoras
Comit Regional
del Sistema
Integrado de
Mejora Continua
Institucional
comunicacin
10
11
12
13
14
15
16
Revisar la documentacin del proceso a

auditar, el equipo auditor debe revisar adems
del proceso y los procedimientos que se va
auditar, cualquier otra informacin pertinente,
por ejemplo reportes de auditoras anteriores,
no conformidades y detalles de las acciones
correctivas.
Elaborar Plan de auditora, en el cual debe
constar de fecha y hora, lugar de la auditoria,
el alcance de la auditoria que debe ser el
mismo del programa de auditoras, los cargos
de las personas que van hacer auditados y el
nombre de los auditores
Enviar el plan de auditora a la persona lder
del proceso y/o responsable del mismo a nivel
regional que va hacer auditado.
Si despus de recibir el plan de auditora, el
auditado cree que debe
realizarse
modificaciones al plan por compromisos
adquiridos anteriormente para la misma fecha,
se debe responder al equipo auditor, en los
dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la
comunicacin,
con
la
sustentaciones
respectivas, la fecha por parte del auditado
solo se puede modificar una vez. Si esto
ocurre de regresa a la actividad numero 11 de
lo contrario se continua con la actividad
numero 13
Elaborar la lista de requisitos o preguntas
bsicas que se deben plantear, con referencia
tanto a la norma de Calidad, como a los pasos
de y decisiones del procesos y /o de los
procedimientos.
Realizar la reunin de apertura con el Lder
del proceso y/o responsables a nivel regional,
donde se presenta el equipo auditor, se revisa
el alcance de la auditoria, as como el plan y se
aclaran los detalles del mismo.
Ejecutar la auditora interna segn el plan
presentado y utilizando de referencia las listas
de chequeo elaboradas anteriormente. Esto
puede llevarse a cabo en forma de entrevistas
a las personas que desarrollan las actividades
del proceso y/o procedimientos o mediante la
observacin de las mismas.
Elaborar las conclusiones de la auditoria
para ser informados en la reunin de cierre
Versin
Equipo auditor
Equipo auditor
Formato
F003-P002-C4
Equipo auditor
Comunicacin
va correo
electrnico
Auditado
Comunicacin
va correo
electrnico
Equipo auditor
Formato
F004-P002-04
Equipo auditor
Equipo auditor
Formato
F004-P002-04
Equipo auditor
P002-04
Pg. 7

ACTIVIDAD
17
18
19
20
21
22
23
DESCRIPCION
Documentar los hallazgos encontrados
debidamente evidenciados en el formato de
acciones preventivas y correctivas, segn lo
establecido en el procedimiento acciones
preventivas y correctivas.
Elaborar informe de auditora.
Realizar la reunin de cierre informando los
puntos por resaltar tanto positivos como los
hallazgos encontrados esto se registra con las
conclusiones y/o observaciones que sean
necesarias, el auditor debe entregar informe
de auditora con los formatos diligenciados de
acciones preventivas y correctivas
Archivar los documentos generados por la
auditoria, ya sean de forma fsica o digital, para
el control de registros del sistema y poder
realizar por parte de la Direccin Regional, el
seguimiento a los procesos y planes de
mejoramiento respectivos.
Realizar el seguimiento por parte de la
Direccin Regional, de las fechas establecidas
en los planes de mejoramiento, para informar
al encargado del cierre de las mismas
RESPONSABLE
REGISTRO
Equipo auditor
Formato
F001-P003-04
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
Equipo auditor
Formato
F005-P002-04
y Formato
F001-P003-04
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)
Realizar el seguimiento de los planes de

mejoramiento planteado para cerrar las no
conformidades por parte de equipo auditor que
realizo la auditoria o por el asignado por la
Corporativo.
Preparar el informe anual de auditoras
internas de la Regional y enviar a la Direccin
de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
para consolidar y entregar a la Oficina de
Control Interno de Gestin.
Equipo auditor
Comunicaciones
Formato
F001-P003-04
Representante de
mejora de la
Regional
(Secretario
Tcnico del
Comit Regional)
Documentos Asociados:
F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditoras Internas.

F002-P002-04. Formato Programa de Auditoras Internas Regionales.
F003-P002-04. Formato Plan de Auditoras.
F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.
F005-P002-04. Formato Informe de Auditoras Internas.
F006-P002-04. Formato de Evaluacin Auditores Internos.
F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.
Versin
P002-04
Pg. 8
Elabor
Nombre
Consuelo Castaeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Revis
Juan Pablo Osorio
Aprob
Juana Prez Martinez
Cargo
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Direccin General
Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y
Directora de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo
Fecha
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
01
Junio 2005
02
Diciembre 2005
Diciembre 2008

procedimientos y paso de la interrelacin de
procesos identificada en un mapa a una cadena
de valor.
Resolucin 003751
del 2008
Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de

documentos y registros para que el Modelo de
Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se
ajuste a las nuevas tecnologas.
Juana Prez Martinez

Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
03
04
Versin
Aprob
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora Grupo
de Mejora
P002-04
Pg. 9
PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS

F001- P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Internas de Calidad
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_____________________________ .
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________ .
PROGRAMA DE AUDITORIAS:
PROCESO
LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE

FORMACIN)
TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________________________________ .
N Y FECHA DE ACTA DEL COMIT REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA
CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS NACIONALES: ________________________________.
----------------------------------------------------------FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN
----------------------------------------------------------FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMIT
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL

F002-P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Interna de Calidad
Regional:
Objetivo:
(1)
Alcance:
(2)
NOMBRE DEL PROCESO
RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA
LUGAR Y FECHA
EQUIPO AUDITOR
(3)
(4)
(5)
(6)
(8)
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL
FECHA DE APROBACIN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIN DE PLANEACIN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO
________________(9)_____________________

(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes
Definir la extensin y los lmites de la realizacin de las auditorias internas de calidad, como:
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor
Escribir el nombre del lder del proceso o responsable regional
Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Direccin general, regional o centro de
formacin en que se va a realizar la auditoria
Respaldar la elaboracin del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de
Respaldar la aprobacin del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta
Direccin
Escribir la fecha de aprobacin del programa de auditorias internas de calidad
PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
PROCESO AUDITADO: (1)
REGIONAL: (2)
CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3)
ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Documentos de Referencia: (5)
AUDITOR LIDER:
(6)
EQUIPO AUDITOR:
(7)
AUDITADO: (8)
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
REUNIN APERTURA
(9)
ACTVIDAD
Fecha
(12)
(13)
(19)
FIRMA AUDITOR LDER
REUNIN DE
CIERRE
Fecha Hora
(DD-MM-AA)
ENTREGA INFORME FINAL
(10)
(11)
Auditado
Hora
FECHA (DDMM-AA)
Inicial
Final
Nombre
Cargo
(14)
(15)
(16)*
(17)
Auditor
(18)
(20)
FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO
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(1)
Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado
(2)
Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la direccin general no diligenciar
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
(13)
(14)
(15)
(16)*
(17)
(18)
(19)
(20)
Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado

Definir el campo de aplicacin de la realizacin de la auditoria interna de calidad
Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria
Escribir el nombre del auditor lider designados para la realizacin de la auditoria
Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria
Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de apertura de la auditoria interna de calidad
Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de cierre de la auditoria interna de calidad
Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad
Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria
Escribir la fecha de realizacin de la actividad programada de la auditoria interna de calidad
Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar
Establecer el horario de finalizacin de la actividades que va a desarrollar
Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)
Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado
Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad
Respaldar la elaboracin del plan de auditoria con la firma del equipo auditor
Respaldar la aprobacin del plan de auditoria con la firma del lder del proceso
Pgina 2 de 2
LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS

F004-P002-04 / Versin 1
Mejora Continua
Auditoras Internas
Fecha:
(1)
Lugar:
(2)
Proceso Auditado:
(3)
Lder del proceso

y/o responsable a
nivel regional
(4)
Equipo Auditor:
(5)
Requisito
Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar
(6)
(7)
NOTAS ADICIONALES
NC
(10)
observaciones
(11)

(1) Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria
(2) Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formacin)
(3) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad
(4) Escribir el nombre del lder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar
(5) Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
(6) Indicar el numeral literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.
(7) Escribir la pregunta que realizar el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.
Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta
(10) cumpliendo.
(11) Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO
(Donde se llevo a cabo la auditoria)
LOCALIZACIN
(especifique direccin, telfono, correo electrnico de los sitios visitados)
ALCANCE
REQUISITOS
LIDER DE PROCESO O
RESPONSABLE DE RECIBIR LA
AUDITORIA
Nombre
Cargo
Correo
electrnico
FECHAS
DURACIN (total das auditor)
FECHAS DE
EJECUCION
DE LA
AUDITORIA.
EQUIPO
AUDITOR
Lder
Auditores
OBJETIVOS
2.1
3. IDENTIFICACIN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS

3.1
.
Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas
3.2
Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS

F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
4
NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS
Numeral de la norma de requisitos
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS POR MEJORAR
Descripcin de la no
conformidad
Auditor lder:
Fecha:
(dd/mm/aaaa)
Firma de recibido a conformidad del Auditado:
Fecha:
(dd/mm/aaaa)
EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS

F006-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
Auditoras Internas
Nombre del auditor
Fecha
(2)
(1)
Proceso auditado
(3)
Lugar:
(4)
Segn el desarrollo de la auditoria evalue el desempeo de la auditoria teniendo en cuenta que:

5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple.
(5)
NIVEL DE CALIFICACIN
5
3
1
CONOCIMIENTO
1
Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditora
Realiza reunin de apertura de la Auditoria
Utiliza herramientas de Verificacin
Demuestra conocimiento de los procesos del rea auditada
Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos
Retroalimentacin de los procesos auditados
Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna
Rene y analiza evidencias suficientes
Realiza reunin de cierre de la Auditoria
CALIDAD HUMANA
11
Manifiesta cordialidad en el trato
12
Demuestra confidencialidad en la informacin
13
Demuestra comportamiento tico
14
Demuestra seguridad durante la Auditoria
15
Es abierto a responder las inquietudes que se presentan
Pgina 1 de 4
16
Qu valor agregado aport el auditor al proceso?

(6)
17
Qu aspectos considera usted que podra mejorar el auditor en su prxima auditora?

(7)
18
Comentarios y / u observaciones:
(8)
Firma del Evaluador
Cargo:
(9)
(10)
Dependencia:
(11)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
Escribir el nombre del auditor a evaluar

Escribir lafecha en que se realiza la evaluacin
Escribir el proceso auditado
Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Direccin General, Regional y/o Centro de Formacin
Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple
parcialmente y 1: No cumple.
Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma
Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor
Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor
evaluado
Firma del evaluador
Escribir el cargo del evaluador
Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador
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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas
Objetivo: Determinar la metodologa para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas,
verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.
Responsable:
Lderes de proceso y responsables regionales
Alcance:
Inicia con la deteccin de una oportunidad de
mejora hasta la consolidacin del estado de
las Acciones preventivas y Correctivas a nivel
nacional.
Generalidades:
Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable
Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:
-
Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.

Informes de Auditora Interna o Externa.
Resultados de la Revisin por la Direccin.
Resultados de Anlisis de Datos.
Resultados de las Mediciones de Satisfaccin, Encuestas.
Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.
Resultados de Autoevaluacin.
Gestin de Riesgo
Revisin de las necesidades y expectativas del cliente.
Toda accin establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran
una accin preventiva y estas no necesitarn ser registradas en el formato de acciones Correctivas y
Preventivas.
El incumplimiento de un indicador de gestin durante su medicin, generara una accin correctiva

que deber ser documentada por el lder del proceso o responsable regional.
Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso
en Direccin General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea
cerrada deber ser remitida a la Direccin Regional para su envo a la Direccin de de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Direccin General, para ser archivada en la
carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.
Es responsabilidad del lder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de
mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Versin
P003-04
Pg. 1
Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.
La actualizacin de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA,

es responsabilidad del lder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben
notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre as: marzo 31, Junio 30,
Septiembre 30 y diciembre 31, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo va Email, para su consolidado.
Versin
P003-04
Pg. 2
Versin
P003-04
Pg. 3
Versin
P003-04
Pg. 4

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Detectar la oportunidad de mejora
Diligenciar los datos identificados en el

formato de acciones preventivas, correctivas
y/o mejora en su parte 1, por parte de la
persona que identifica la no conformidad.
Entregar o enviar el formato diligenciado al
lder del proceso o al responsable regional,
para que contine con el diligenciamiento del
formato.
Analiza el tipo de accin a tomar que puede
ser Accin Preventiva o Accin Correctiva o
Accin de mejora.
Si se requiere realizar acciones preventivas o
correctivas se continua con la actividad
numero 5 de lo contrario se debe establecer
una accin de mejora y continuar con la
actividad nmero 6.
Identificar la causa raz de la no
conformidad, la cual se debe establecer en la
parte 2 del formato por parte del Lder o
responsable Regional del proceso, esto se
puede realizar por los diferentes mtodos
Espina de Pescado, Los 5 ques, entre otros.
Establecer las acciones a realizar para
atacar la causa o las causas de la no
conformidad, las cuales constituyen el plan de
mejora.
Enviar la copia del formato ya diligenciado
con el plan de mejora a la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo si
es una no conformidad identificada en la
Direccin General o al Representante de
mejora de la Regional si fue identificada en
ellas.
Archivar la copia de la accin correctiva y

preventiva, en la carpeta del proceso, para su
seguimiento y control.
Ejecutar el plan de mejora en las fechas

establecidas por las personas designadas por
el lder o responsables del proceso a nivel
regional
Versin
Auditor, lder de
proceso y/o
responsable regional
del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Lder del proceso y/o
responsable de
proceso a nivel
regional
REGISTRO
Formato
F001-P003-04
Formato
F001-P003-04

responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04

responsable de
proceso a nivel
regional
Formato
F001-P003-04

responsable de
proceso a nivel
regional
Representante de
mejora de la Regional
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
responsable de
proceso a nivel
regional
P003-04
Pg. 5

ACTIVIDAD
10
11
12
13
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Realizar el seguimiento a los diferentes

planes de mejora, segn las fechas
establecidas para el cierre de las mismas.
Avisar o designar a las personas

designadas para el cierre de las no
conformidades
segn
las
fechas
establecidas.
Verificar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento establecido para cerrar la no
conformidad, por parte del auditor o de la
persona designada para tal fin.
Diligenciar el formato en su parte 3, por
parte del auditor o persona asignada,
escribiendo claramente si la accin establecida
se realizo y si fue eficiente
Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
REGISTRO
Comunicacin
Comunicacin
Formato
F001-P003-04
Si las acciones fueron efectivas se continua

con la actividad nmero 14 de lo contrario se
regresa a la actividad nmero 6
14
Registra la fecha de cierre, Se identifica la

fecha de la visita en la que se realiza el cierre
o en la que se recibe la evidencia para la
misma
15
Identificar el origen (ubicacin) de la no

conformidad
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Formato
F001-P003-04
Si la no conformidad se identifica en la
Direccin general continua con la actividad 16
de lo contrario continua con la actividad 17
16
Enviar el formato original completamente

diligenciado a la Direccin de Planeacin y
Direcciona
17

diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
Versin
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
del proceso,
funcionario
P003-04
Formato
F001-P003-04
Formato
F001-P003-04
Pg. 6

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
18
Actualizar el control de AC y AP de la
Regional
19
20
Enviar el reporte
de las acciones
Preventivas y Correctivas de la Regional a la
Corporativo
RESPONSABLE
REGISTRO
Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Formato
F002-P003-04
Representante de
(Secretario Tcnico
del Comit Regional)
Formato
F002-P003-04
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Actualizar el control de AP y AC Nacional

para la Revisin por la Direccin

F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas
Cargo
Nombre
Elabor
Oscar A. Rojas
Revis
Juan Pablo Osorio
Aprob
Juana Prez Martinez
Fecha
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento

Continuo
Corporativo
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio
01
Junio 2005
02
Diciembre 2005
Diciembre 2008

procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolucin 003751
del 2008
Noviembre 2010
Ajuste del procedimiento de control de documentos

y registros para que el Modelo de Mejora Continua
de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas
tecnologas.
Juana Prez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
03
04
Versin
Aprob
P003-04
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
Pg. 7
ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA

F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
Acciones Preventivas y Correctivas
Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad

Fecha:
D
Consecutivo:
Dependencia Generadora:
Proceso al que pertenece:
Responsable de la accin:
Tipo de accin:
Preventiva:
Correctiva:
Mejora:
FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEALE CON UNA X LA FUENTE QUE

APLIQUE)
No conformidades identificadas en auditoras internas y externas.
Resultado del anlisis del informe de quejas del cliente.
Servicios no conformes.
Resultado del seguimiento y medicin de los procesos.
Resultados de la medicin del desempeo de los proveedores.
Resultados de la evaluacin de la satisfaccin del cliente.
Resultados de la revisin por la direccin al Sistema de Mejora Continua Institucional
Acciones correctivas de otros procesos.
Cambios organizacionales o externos que podran afectar el SGC.
Accin anterior ineficaz (Escribir cdigo de la accin ineficaz)
Riesgos
Otros. Cuales?
PARTE 2, debe ser diligenciada por el lder y/o responsable del proceso a nivel regional
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A
MEJORAR O RIESGO):
CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):
Pgina 1

F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
Causas relacionadas con el

mtodo de trabajo:

personal:

medio ambiente:
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Causas relacionadas con

Causas relacionadas con equipo Causas relacionadas con
hardware o software:
o maquinaria
materiales:
Causa raz (s) identificada:
DESCRIPCIN DE LA CORRECCIN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):
PLAN DE ACCION
TAREAS
RESPONSABLE
FECHA
LIMITE DE
EJECUCION
PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma
VERIFICACIN DE ACCIONES
RESPONSABLE:
TAREAS
FECHA DE
VERIFICACION
Pgina 2
OBSERVACIONES

F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
FECHA DE CIERRE PROPUESTA:

EVALUACIN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS
Se elimin la causa de la no conformidad real/potencial?:
Si
No
Los siguientes campos slo se deben diligenciar cuando la accin sea eficaz y vaya a ser cerrada.
RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO:
FECHA DE CIERRE FINAL:
RESPONSABLE DEL CIERRE:
Pgina 3
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

F002-P003-03 / Versin 02
Mejora Continua
CLASE
No.
(1)
T
O
T
A
L
FECHA
(2)
AP
AC
AM
Descripcin de la No
Conformidad
Numeral NTC
GP1000
PROCESO
C
(4)
(4)
(4)
(4)
(5)
(6)
(7)
FUENTE
(3)
REGIONAL
(8)
consecutivo Regional
(9)
Fecha final
planteada en la
mejora
(10)
ESTADO
X
E
(11)
CONVENCIONES:
Fuente:
PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluacin ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisin por la direccin; AD: Anlisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medicin de la Satisfaccin del
Cliente; R: Riesgo; M Medicin de procesos, productos o servicios; OT: otro
Clase:
C: correccin / AP: accin preventiva / AC: accin correctiva / AM: accin de mejora

(1)
(2)
(3)
Escribir el nmero de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Marcar con una X que clase de accin se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: correccin / AC: accin correctiva / AP: accin preventiva - AM: accin de mejora
(9)
(10)
(11)
Transcribir el consecutivo del documento.

Escribir la fecha de la ltima actividad descrita en el Plan de mejoramiento.
Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.
Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o accin de mejora

Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente
Transcribir la Descripcin de la no conformidad.
Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la accin tomada, si aplica
Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Direccin General, Regional y/o centro)
Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO
CONFORME
PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecucin de la Formacin Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras)
y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para
prevenir su uso, ocurrencia no intencional.
Responsable:
Alcance:
Este procedimiento comprende desde la identificacin

de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o
del producto no conforme con las especificaciones
definidas, hasta su tratamiento y su control.
Lder de proceso y/o responsable regional
Generalidades:
El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden
presentar durante la prestacin de los servicios de los procesos Ejecucin de la Formacin Profesional
(Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras) y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales.
Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variacin dentro de los procesos y
pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.
Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),
el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este
tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una accin correctiva y/o de
mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.
Tabla 1
Proceso
Descripcin del Aspecto que

afecta la calidad.
Competencias de los
instructores.
Disponibilidad de materiales de
formacin.
EJECUCIN DE
LA FORMACIN
Disponibilidad de Ambientes de
Aprendizaje.
No cumplimiento por parte del
instructor, de las actividades de
formacin programadas
Responsable
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Reprogramar instructores y
fortalecer el proceso de
formacin.
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Apoyos
Administrativos.
Subdirector de
Centro.
Replantear actividades de
formacin, mientras se
dispone de los materiales.
Reprogramar Ambientes de
Aprendizaje y/o establecer
alianzas para disponer de
ellos.
Coordinador
Acadmico
Coordinador
Acadmico.
Instructor.
Versin
Tratamiento
Establecer acciones de
mejora, para cumplir con las
actividades programadas.
P004-04
Pg. 1
Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Coordinador
Acadmico.
Instructor / Asesor
Reprogramar instructores /
asesores y fortalecer el
proceso de asesora
Incumplimiento por parte del

instructor / asesor, al plan de
asesora.
Coordinador
Acadmico y/o
Lder de la
Unidad de
Emprendimiento
Reprogramar actividades de
asesora concertadas con el
cliente.
Competencias de los
evaluadores (tcnica y como
evaluador).
Subdirector de
Centro.
Lder de
Certificacin de
Centro.
Reprogramar evaluadores.
Incumplimiento por parte del

evaluador, al plan de evaluacin
certificacin.
Lder de
Certificacin de
Centro.
Evaluador.
Reprogramar actividades de
evaluacin certificacin de
competencias laborales.
Competencias de los
instructores / asesores.
EJECUCIN DE
LA FORMACIN
(Asesora)
EVALUACIN
CERTIFICACIN
DE
COMPETENCIAS
LABORALES
Versin
P004-04
Pg. 2
Versin
P004-04
Pg. 3
ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
REGISTRO
Identificar el Servicio y/o Producto no

Conforme en los procesos misionales.de
acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo
en cuenta las entradas establecidas para los
aspectos que afectan la calidad del servicio
Lder y /o responsable
del proceso
Formato
F001-P005-04
Detectar si se presentan aspectos que

afectan la calidad del servicio de manera
reiterada en el trimestre
Funcionario del proceso

o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
Informar al lder del proceso

responsable del proceso a nivel regional

o responsable del
Servicio
Formato
F001-P005-04
Registra la descripcin de los aspectos que

afectan la calidad, el responsable del
tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1,
teniendo en cuenta la frecuencia del suceso
durante el trimestre en el formato
identificacin, tratamiento y disposicin del
servicio no conforme
del proceso
Formato
F001-P005-04
y/o
Ejecutar el tratamiento establecido

o responsable del
Servicio
Realiza el seguimiento para determinar si la

accin que se tomo llevo a eliminar el
Servicio y/o Producto no conforme
del proceso
Verificar la efectividad del tratamiento y

plasmarlo en el formato
del proceso
Si fue eficaz el tratamiento se continua con la

decisin de donde fue identificada de lo
contrario con la actividad 8
del proceso
Diligenciar el formato de Acciones

Preventiva, Correctivas y/o de Mejora
identificando la causa del Servicio y/o
Producto no conforme, y de esta forma para
determinar la causa raz del mismo y
establecer un plan de mejora que si sea
eficaz.
del proceso
Continuar con las actividades determinadas

en el procedimiento Acciones Preventiva y
Correctivas
10
11
Si el Servicio y/o Producto no conforme fue

identificado en la Direccin General continua
con la actividad 10 de lo contrario continua
con la actividad 11
diligenciado a la Direccin de Planeacin y
diligenciado al Representante de mejora de la
Regional
Formato
F001-P003-04
Formato
F001-P003-04
del proceso
del proceso
Formato
F001-P005-04
del proceso
Formato
F001-P005-04
Versin
Formato
F001-P005-04
P004-04
Pg. 4
ACTIVIDAD
12
13
14
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Actualizar el control de Servicio

Producto no conforme de la Regional
y/o
Enviar el reporte del Servicio y/o Producto

no conforme de la Regional a la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo
Actualizar el control Servicio y/o Producto
no conforme Nacional para la Revisin por la
Direccin
REGISTRO
Representante de
(Secretario Tcnico del
Comit Regional)
Representante de
(Secretario Tcnico del
Comit Regional)
y Direccionamiento
Corporativo
Formato
F001-P005-04
Formato
F001-P005-04
Formato
F001-P005-04
F001-P004-04. Formato Identificacin, Tratamiento y Disposicin del Servicio y/o Producto No Conforme.
Elaboro
Nombre
Consuelo Castaeda,
Claudia Patricia Sanchez,
Oscar Rojas
Reviso
Juan Pablo Osorio
Aprob
Juana Prez Martinez
Cargo
Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Regionales de Caldas y Antioquia y de la
Direccin General
Corporativo
Fecha
Septiembre
2010
Septiembre
2010
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
01
Junio 2005
02
Diciembre 2005
Diciembre 2008

procesos identificada en un mapa a una cadena de
valor.
Resolucin 003751
del 2008
Noviembre 2010

registros para que el Modelo de Mejora Continua de
Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas
tecnologas.
Juana Prez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
03
04
Versin
Aprob
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
P004-04
Pg. 5
IDENTIFICACIN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME

F001-P004-04 / Versin 02
Mejora Continua
Servicio y/o Producto No Conforme
Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:

Fecha de
Identificacin
Descripcin del Servico y/o

producto no conforme.
Responsable del Tratamiento
Accin/Tratamiento
Realizado
Fecha de
Seguimiento
Seguimiento
Eficaz
NO(ac)
SI

PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN

PROCEDIMIENTO: Revisin por la Direccin
Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisin por la Direccin del SENA que
permita asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de
Mejora Continua Institucional.
Responsable:
Representante de la Direccin.
Alcance:
Comprende desde el anlisis y verificacin de
los criterios e informacin para la revisin por
parte de la Direccin hasta la el informe de
seguimiento del plan de mejora generado por
la misma.
Generalidades:
Los resultados de la Revisin por la Direccin incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el
caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situacin,
entre otras.
La revisin al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendicin de cuentas

de los Lderes a la Alta Direccin y debe realizarse por lo menos una vez al ao, incluir la evaluacin
de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Poltica y los
Objetivos de Calidad si es necesario.
Para la realizacin de la Revisin por la Direccin se debe contar con la asistencia de la Alta
Direccin y de los Lderes de proceso. Cada Lder de proceso es responsable de la presentacin de
los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas,
recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentacin se debe realizar de acuerdo al
esquema y metodologa establecida y no debe durar ms de 10 minutos.
Versin
P005-04
Pg. 1
Procedimiento de Revisin por la Direccin.
Versin
P005-04
Pg. 2
ACTIVIDAD
6
7
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Programar la revisin del SIMCI, teniendo

en cuenta las entradas requeridas y el
desempeo de sistema.
Solicitar a los Lderes de los procesos la
informacin, segn corresponda:
Resultados de auditoras. (Informe de
cumplimiento plan de auditoras, evaluacin
auditores, recomendaciones)
Retroalimentacin del cliente del ltimo
ao. (Resultados encuesta satisfaccin al
usuario, Informe quejas y reclamos, acciones
realizadas para la mejora)
Desempeo
de
los
procesos
y
conformidad del producto y/o servicio.
(Indicadores de Gestin, producto no
conforme presentado y tratamiento, Matriz de
eficacia del Sistema)
Estado de las acciones correctivas y
preventivas. (Consolidado de abiertas y
cerradas, distribucin por procesos, fuente)
Acciones de seguimiento de revisiones
previas efectuadas por la direccin.
(Resultados
implementacin
plan
de
mejoramiento resultante de la revisin
anterior)
Cambios que podran afectar al Sistema.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Recomendaciones
para
la
mejora.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Riesgos actualizados e identificados para
la entidad. (Informe seguimiento a mapa de
riesgos, planes de manejo y controles)
Convocar a los Lderes de proceso para la
realizacin de la reunin de Revisin por la
Direccin.
Consolidar la informacin suministrada por
los Lderes de proceso, preparar el informe
para la revisin y la presentacin con los
resultados obtenidos por los diferentes
procesos.
Presentar los resultados obtenidos por
cada uno de los procesos y sus
recomendaciones
Analizar la informacin presentada,
obtener conclusiones y proponer acciones
para la mejora.
Elaborar acta de la reunin. En esta se
debe incluir las decisiones y acciones
Versin
REGISTRO
Alta Direccin
Representante de la
Alta Direccin
Programa de
revisin
(fecha y
agenda)
Representante de la
Alta Direccin
Comunicado
solicitando la
informacin
Memorandos
de encuesta
sobre
cambios y
recomendacio
nes
Representante de la
Alta Direccin
Comunicacin
de citacin a
la reunin
Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Informes
Presentacione
s
Representante de la
Alta Direccin
Presentacin
e informe de
Revisin por
la Direccin
Alta Direccin
Lderes de proceso
Secretario tcnico
del Comit Nacional
P005-04
Acta de
revisin por la
Pg. 3

ACTIVIDAD
DESCRIPCION
RESPONSABLE
tomadas en la reunin
REGISTRO
del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Secretario tcnico
del Comit Nacional
del Sistema
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Alta Direccin
Representante de la
Alta Direccin
Lderes de proceso
Documentar plan de mejoramiento, con

base en el anlisis realizado y las
necesidades o mejoras propuestas que
permitan el mejoramiento y mantenimiento
del sistema de gestin de la calidad.
Ejecutar actividades plan de mejoramiento

Revisin por la Direccin.
10
Realizar seguimiento al cumplimiento del

plan de mejoramiento.
Representante de la
Alta Direccin
11
Presentar
informe
peridico
de
seguimiento a las mejoras planteadas al
Comit del Sistema Integrado de Gestin.
Representante de la
Alta Direccin
direccin
Plan de
mejoramiento
Acciones
Correctivas
y/o
Preventivas
Plan de
mejoramiento
con avance
de actividades
Informe de
avance plan
de
mejoramiento
Acta Comit
del Sistema
Integrado de
Gestin.
Acta de la Revisin por la Direccin
Nombre
Cargo
Fecha
Elabor
Oscar A. Rojas
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento

Continuo
Septiembre
2010
Revis
Juan Pablo Osorio

Aprob
Juana Prez Martinez
Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
Septiembre
2010
Noviembre
2010
Control de Cambios
Versin
Fecha de
Aprobacin
Descripcin del Cambio
Aprob
01
Junio 2005
Resolucin 001156
del 2005
02
Diciembre 2008

procedimientos y paso de la interrelacin de procesos
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Resolucin 003751
del 2008

registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y
se ajuste a las nuevas tecnologas.
Juana Perez
Martinez
Directora de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Versin
Pg. 4
03
Noviembre 2010
P005-04
Versin
P005-04
Pg. 5

Caracterizacion de Procesos SENA

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C-04

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

NOMBRE DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO

LIDER DEL PROCESO

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros

Proceso de Planeacin Estrategica

Informe de avance del sistema

Proceso de Planeacin Estrategica

Definicin de la Poitica y objetivos de calidad

Todos los procesos

Planes de mejoramiento del Sistema

Todos los procesos

Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua

Actas de Revisin por la Direccin

Todos los procesos

Solicitudes de creacin ,modificacin o

Todos los procesos

Reporte de no conformidades reales y

Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas

Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora

Informes regionales de los avances del los

Consolidar y monitorear los planes ambientales

Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora

Solicitudes de realizacin de auditorias internas

Proceso de Planeacin Estrategica

Controlar los documentos del Sistema

Listado maestro de documentos

Todos los procesos

Informe del estado de acciones correctivas y

Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora

Informe de seguimiento a la gestin ambiental

Proceso de Planeacin Estrategica

Programa de auditorias internas

Comits Nacional y Regionales del Sistema Integrado

Informe consolidado de las auditorias internas

Proceso de Planeacin Estrategica

Informe para la Revisin por la Direccin

Proceso de Planeacin Estrategica

Administrar las auditorias internas de calidad y Gestin Ambiental

Informe de auditorias internas

Todos los procesos

Estado de acciones correctivas y preventivas

Consolidar y elaborar el informe de la Revisin por la Direccin

Cambios que podrian afectar el sistema

Proceso de Planeacin Estrategica

Riesgos actualizados e identificados

Documentacin del Sistema

Proceso de Planeacin Estratgica

Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua

Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora

Ver mapa de riesgos de la vigencia

Acciones de mejora realizadas

Proceso de Mejora Continua

Hoja de vida del indicador del proceso

Control del Documento

Oscar Andrs Rojas

Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo

Descripcin del cambio

Versin Inicial del sistema

Eliminacin de la estructura por macroprocesos

Resolucin 001156 del 2005

Ajuste de las actividades del proceso

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