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CUENTAS POR COBRAR,

VENTAS Y COBRANZAS
A. INTRODUCCION
Este programa es una gua de los procedimientos bsicos de auditora que deben ser
realizados o pruebas de cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la
confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en
el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del Control Interno, se detallan en el
mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora
aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias, tanto para las pruebas
de cumplimiento como para las pruebas sustantivas. El programa de los procedimientos
de Auditora Aplicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y las pruebas
sustantivas, cuya extensin y alcance depende, como ya se dijo, de la confianza en el
sistema de control interno, determinado con base en la utilizacin del cuestionario
diseado para su revisin y evaluacin.
B. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
1. DETERMINAR
1. Si pueden efectuarse despachos sin ser facturados
2. Si pueden facturarse ventas sin ser registradas
3. Si pueden despacharse mercancas a clientes que representan un mal riesgo de
crdito
4. Si pueden ocurrir errores en la facturacin
5. Si las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida
6. Si es posible el jineteo o "lapping" de fondos provenientes de las cobranzas,
cubriendo los importes sustrados con fondos cobrados a otras cuentas
posteriormente.
7. Si pueden recibirse cobros sin ser depositados
8. Si las cuentas vencidas pueden pasar inadvertidas
9. Si los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados
10. Si los cobros por conceptos diversos pueden hacerse sin que se registren y
depositen
11. Si es posible facturar despachos sin registrar el costo de la venta.
C. OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1. DETERMINAR
1. La validez de las cuentas pendientes de cobro a cargo de clientes
2. Las deudas a cargo de socios o accionistas, funcionarios, empleados u otras
personas o entidades relacionadas con la empresa y probar su legitimidad.

3. La correcta clasificacin en los estados financieros y si se presentan sobre bases

uniformes con los del perodo anterior.
4. La valuacin y probabilidad de cobro
5. La provisin adecuada para cubrir prdidas por cuentas incobrables
6. La existencia de cuentas dadas en garanta, cedidas o vendidas y en caso
afirmativo, revelar claramente estos hechos en los estados financieros.
7. La correcta valuacin, clasificacin y presentacin de las otras cuentas y
documentos por cobrar, partes integrantes de los activos de la empresa.
D. PROGRAMA
1. Revise y evale la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha
evaluacin:
1. Realice las pruebas de cumplimiento y determinar la existencia y oportunidad
de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo con las circunstancias.
2. Prepare un memorndum con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez.
2. Planee y realice las pruebas sustantivas de las cifras que muestren los estados
financieros que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Empresa: ______________________________________________________________
Perido que cubre la auditora: _____________________________________________

CUENTAS POR COBRAS, VENTAS Y COBRANZAS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO:
1. DESPACHOS:
1. Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de:
a. Recibo?
b. Contabilidad?
c. Facturacin?
d. Cobranza?
2. Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de
crdito antes de su aceptacin, o por otras personas que no tengan intervencin
alguna en:
a. Despachos?
b. Facturacin?
c. manejo de cuentas de clientes?
3. Se efectan los despachos nicamente con base en rdenes debidamente
aprobadas?.

4. Despus del envo de los artculos, una copia de la orden de despachos es

enviada directamente al departamento de facturacin?.
5. Todas las rdenes de despacho son controladas numricamente por el
departamento de contabilidad?.
2. FACTURACION
1. Las funciones del departamento de facturacin son independientes de:
a. Despachos?
b. Contabilidad?
c. Cobranzas?
2. El departamento de facturacin enva copias de las facturas directamente al
departamento de cuentas por cobrar?
3. Se hacen resmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de
contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y
caja?.
4. Las facturas de venta son controladas numricamente por el departamento de
contabilidad?.
5. Se comparan las facturas contra las rdenes de despacho, para cerciorarse de
que todos los artculos enviados hayan sido facturados?.
6. Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:
a. Cantidades?
b. Precios?
c. Clculos?
7. las ventas COD (pago contra entrega) o con tarjeta de crdito, se controlan en
forma similar a las ventas a crdito registrndolas en una cuenta de control,
manejada por personal independiente de la funcin de cobro?.
8. En caso negativo existen procedimientos que aseguren:
a. El cobro contra entrega de la mercanca?
b. Qu el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la
compaa?.
3. CREDITOS
1. Las personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes del:
a. Departamento de ventas?
b. Departamento de cuentas por cobrar?
c. Cajero?
2. Las notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado
que no tenga ingerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de clientes, o de
cualquier otro ingreso de la compaa?. Si tiene otras funciones, explquelas.
3. Las devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo
(bodega) y las notas de crdito respectivas estn respaldadas por informes de
dicho departamento?.
4. El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma todas
las notas de crdito y se cerciora que estn debidamente respaldadas?.
5. El departamento de crdito, o un empleado responsable que no maneja ninguna
clase de fondos de la compaa, aprueba los descuentos tomados por clientes,
que no hayan sido previamente autorizados?.
6. La cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario
responsable?.

7. Se continan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido

canceladas?.
4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1. Se informar al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por daos
en transporte, prdidas aseguradas, etc., tan pronto se conocen?.
2. Si los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan
pronto ocurren?.
3. Todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales estn bajo
control del departamento de embarque?. Si es as, este departamento notifica
directamente a la contabilidad?.
4. El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las
cuentas arriba indicadas, sean debidamente registradas?.
5. los anticipos y prstamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable?.
6. Los saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente?
7. Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobadas por un
empleado diferente del que efecta la:
a. Autorizacin?
b. Negociacin?
c. Cobranzas?
8. El sistema Provee un mtodo adecuado para registrar en los libros
anticipadamente el producto peridico de los alquileres, regalas, intereses y
otros ingresos varios?.
5. REGISTROS
1. El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de los
Departamentos de:
a. Despacho?
b. Facturacin?
c. Cobranzas?
2. Las cantidades que se registren en la cuenta de control, son suministradas por
alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar?.
3. Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados
nicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y otros
documentos debidamente autorizados?.
4. Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y el
encargado conserva los papeles de trabajo?.
5. Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor
general, por un empleado distinto de encargado de las cuentas por cobrar?.
6. Un empleado distinto de encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa
las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas
individuales para determinar que las partidas relacionadas estn respaldadas por
cuentas en el registro auxiliar?.
7. Se prepara peridicamente un anlisis por edades de las cuentas por cobrar y
este anlisis es revisado por un empleado que:
a. No toma parte en el recibo de fondos de la compaa?.
b. No participa en la aprobacin o concesin de crditos?.
8. Se enva peridicamente extractos de cuenta a los clientes?

9. En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su

introduccin en el correo se produzcan alteraciones o intercepcin por parte de
personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes?.
10. Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son
recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de:
a. El encargado de cuentas por cobrar?
b. El cajero?
11. Se confirman peridicamente los saldos de clientes por parte de:
a. El Departamento de auditora interno de la compaa?
b. Alguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero?
6. COBRANZAS
4. Las funciones del cajero son independientes de as funciones de:
a. Embarque?
b. Facturacin?
c. Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar?
5. Los registros de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen
por:
a. El encargado de cuentas por cobrar?
b. Alguien responsable, por las funciones de tenedura de libros de
facturacin?
6. El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su
departamento, hasta su depsito en el banco?.
7. En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el
cajero prepara una lista?.
8. Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos, un endoso
restrictivo tan pronto como son recibidos?.
UNICAMENTE PARA CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA.
9. Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo da o el
siguiente da hbil?.
10. En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben ser devueltos al
cliente, la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos de mostrador y
cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y revisadas por un
empleado independiente de quien recibe el efectivo?.
11. Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los
ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros nicamente por la oficina
principal?.
7. DOCUMENTOS POR COBRAR:
1. La aceptacin y prrroga de letras, pagares y cheques post-fechados a favor de la
compaa son aprobados por el jefe o gerente de crdito u otro funcionario
autorizado?.
2. Se lleva un registro de documentos por cobrar?.
3. Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados
peridicamente por medio de un examen independiente de los pagars, letras y
cheques respectivos.
4. El total de los saldos pendientes en el registro, se compra contra la respectiva
cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los
documentos?.

5. Los pagars o letras descontadas son registrados en el mayor por medio de una
cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?.
6. Preguntas adicionales.

Seccin discutida con (nombre y puesto) ...........................................................................

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