VERSION 1 - 2011

MANUAL DEL USUARIO

BACK- SAP
CAPACITACION USUARIO FINAL
MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS

ICONOS
Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o
usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono Significado

Precaucin

Ejemplo

Nota

Recomendacin

Sintaxis




















A
1. OBJETIVO DEL PROCESO

El proceso de realizar inventario fsico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos
establecidos.

2. DIAGRAMA DE FLUJO
Si
Realizar ajustes Realizar ajustes
Facturar ajustes Facturar ajustes
Cuentas
por cobrar
Cuentas
por cobrar
Cerrar proceso y
Notificar
resultados
Recibir
resultados del
proceso
Recibir
resultados del
proceso
No
Fin Fin
Recibir resultados
del proceso, si
aplica
Recibir resultados
del proceso, si
aplica
Recibir resultados
del proceso, si
aplica
Recibir resultados
del proceso, si
aplica
13
15
16
Administracin de inventarios Realizar inventario fsico
Revisor Fiscal Auditor Aprobador Contador Fsico
Administrador de
inventarios
Solicitante
Solicitar realizacin
de Inventario fsico
Solicitar realizacin
de Inventario fsico
Selectivo Selectivo
Definir e informar
items a inventariar
Hacer corte de
documentos
Realizar conteo
fsico
Realizar conteo
fsico
Generar
documentos
requeridos
Si
Definir cronograma
y enviar notificacin
Definir cronograma
y enviar notificacin
No
Recibir notificacin
y cronograma
Recibir notificacin
y cronograma
Recibir notificacin
y cronograma
Recibir notificacin
y cronograma
A A
A A
01
02
03
04
05
06
07
08
Inicio Inicio
Comparar
inventario en libros
Vs. conteo fsico
Hay diferencias? Hay diferencias?
Requiere nuevo
conteo?
Requiere nuevo
conteo?
Realizar recuento
fsico
Si
Si
Analizar
resultados
Inventario
selectivo?
Inventario
selectivo?
No
Requiere
ajustes?
Requiere
ajustes?
Si
Recibir Informe de
inventario a ajustar
Recibir Informe de
inventario a ajustar
No
Aprueba
ajustes?
Aprueba
ajustes?
Notificar Rechazo
de ajustes y
justificacin
Notificar Rechazo
de ajustes y
justificacin
No
Si
No
Si
09
10
11
12
14
No
No

3. RESULTADO ESPERADO
Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias
valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadstico del origen de dichas
diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.



4. Resumen y Descripcin de la Transaccin

Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario fsico se relacionan en el
siguiente resumen:

MI01 Crear documento de inventario
MI02 Modificar documento de inventario
MI05 Modificar recuento de inventario
MI06 Visualizar recuento de inventario
MI21 Imprimir documento inventario
MI22 Visualizar documento de inventario
MI23 Visualizar datos inventario de material
MI24 Lista inventario
ADMINISTRACION
DE INVENTARIOS




En la pantalla de SAP presentamos la gua para llegar a estas transacciones
Descripcin Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los
bienes en stock dentro de los centros de distribucin o
los almacenes
Modulo: MM
Nombre Transaccin
ppales:
.MI01 MI02-MI11 MI21 MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de
inventario por muestreo
Ruta: Logstica Inventarios Documentos para inventarios /
Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo





Resumen del modelo de proceso empresarial
En este Manual se explica cmo se crea el documento de inventario de libre utilizacin
mediante la transaccin MI01.





RECOMENDACIONES
PASOS A SEGUIR
1.1. Acceda a la transaccin:
Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Crear >>

Acceso va cdigo de
transaccin
MI01

1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la
informacin que se especifica en la tabla siguiente:
Bloqueo de contabilizacin por inventario
Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrn contabilizar
movimientos de mercancas para los stocks de un material contenidos en el documento
para inventario.
Utilizacin
El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacn, stock de lote o stock
especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de
inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:
justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma
inmediata;
poco antes del recuento, en el caso de que ste deba efectuarse ms tarde. Puede fijar el
indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del
documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input
Fijar stock terico
Indica que se han fijado los stocks tericos de las posiciones de un documento para
inventario que an no se han pagado.
Utilizacin
Este indicador origina que el stock terico actual se conserve en el documento para
inventario. El sistema compara el stock contado con el stock terico fijado para
comprobar si existen diferencias de inventario.
Procedimiento
Si el registro de los resultados del inventariado no se efecta inmediatamente despus
del inventariado fsico, resultar oportuno fijar este indicador para que un eventual
movimiento de mercancas ya no modifique el stock terico relevante para el inventario.
Incluir lotes con peticin de borrado
Indica que en la seleccin tambin se pueden incluir lotes que estn marcados para
borrado.
Utilizacin
Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un
material en el documento para inventario

En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en
otras especificaciones para un proceso de inventario.

Estas transacciones le permitirn escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente
manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un
almacn y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.


1.2.2 Presione ENTER una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecer la
siguiente pantalla, para designar los datos del cdigo de material a solicitar en inventario
de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto
breve del material para cada uno.



Los cdigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser
pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.



1.2.3 Fijada la lista de cdigos de materiales de Enter y le aparecer en la parte inferior de la
pantalla el siguiente registro de documento para inventario:



Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional
(Nombre
campo)
Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios
Fecha
documento
Fecha de solicitud de creacin
del documento
R Da, mes y aos en que se
crea el documento de
inventario.

Fecha planif.
recuento
Fecha en que se planea
ejecutar el documento
R Da, mes y ao en que se
planea la ejecucin del
inventario

Centro Un centro es una unidad de
organizacin que sirve para
subdividir una empresa en
funcin de aspectos de:
Almacenamiento, Produccin,
aprovisionamiento, ventas,
mantenimiento y planificacin
de necesidades
R Nmero del centro al que
pertenece el almacn al que se
le realizara el inventario.

Este campo es obligatorio si
quiere hacer el inventario por
centro.
Djelo as.
Almacn Nmero de almacn al que se
le crea documento para
inventario.
R Digite l nmero del almacn
al que le creara el documento
de inventario.
Este campo es obligatorio si
quiere hacer el inventario por
almacn.
Djelo as.
Otras
especificacion
es

Fijar bloqueo
de
contabilidad
Indicador que especifica que
durante los conteos del
inventario no se podrn
contabilizar movimientos de
mercancas
R Fije el bloqueo de contabilidad
si el inventario es el realizado
una vez al ao.
Para el caso de entrega de
almacenista a almacenista no
lo fije para no bloquear los
movimientos de los materiales.
El indicador se
fija en todos los
Stock afectados.
(Stock de
almacn, Stock
de lote.)
Fijar Stock
terico
Este indicador origina que el
Stock terico actual se
conserve en el documento
para inventario.
O Fije el indicador Es importante
fijar este
indicador para
que un
movimiento
eventual de
mercancas no
modifique el
Stock terico
relevante para el
inventario.
Referencia
de Inventario
Indica el nmero o nombre
de un documento externo
para identificar el inventario.
O Digite un nmero o nombre
que le describa el
documento que est
creando.




Tipos de
Stock
Indica que el Stock para
cada uno de los tipos se ve
afectado por la operacin
movimiento de mercancas
Inventario.
R Fije los tipos de Stock:
Libre utilizacin
En control de calidad
Bloqueado

Incluye
materiales
inventariados
Selecciona para el inventario
materiales ya inventariados
O Si est fijado este indicador,
tambin se incluirn de
nuevo en la seleccin para el

inventario los materiales ya
inventariados.
Si no est fijado este
indicador, se seleccionarn
solamente los materiales y
lotes no inventariados
Clasificacin Opciones de la informacin
que se despliega en el
documento de inventario.
R Escoja la opcin que quiera
ver en el documento de
inventario.


2.1 VERIFICAR N DE DOCUMENTO DE INVENTARIO:
Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Documento para inventario >> Visualizar

Acceso va cdigo de
transaccin
MI03

Como observamos esta transaccin nos permite evaluar por cada posicin las diferentes ventanas de SAP,
el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una
posicin observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte
superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente
ejemplo se presenta cuando conocemos el nmero del documento de inventario.


2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transaccin MI03
Visualizar Documento de Inventario: Acceso:

Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code y se le
despliega el siguiente cuadro:

2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacn, a los cuales se les est haciendo el
inventario, y de un click en el icono de Ejecutar desplegando la pantalla Visualizar
Documentos de Inventario Para Material:

Como se puede observar en la columna Status del Documento, todos los materiales del
inventario estn con Status Documento Activo, lo que quiere decir que se estn inventariando
pero no se han contabilizado, tambin nos damos cuenta de cul es el No. de Inventario del
conteo que se est realizando, como se resalta en la imagen anterior
3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO.
Para modificar un documento de inventario
3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO
Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Documento para inventario >> Imprimir

Acceso va cdigo de
transaccin
MI21

3.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario:Acceso


De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:
Digite aqu l nmero del
documento de inventario a
imprimir.
Lo normal es que el sistema
ya trae el nmero
automticamente o si no
bsquelo.

Luego de click sobre el icono Visualizacin de impresin si necesita visualizar primero las
planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.

La presentacin de las planillas ser la siguiente:

Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a
registrar en el sistema R/3.

4.1 REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO
Acceso mediante mens Logstica >> Gestin de Materiales >> Inventario >>
Recuento de Inventario >> Registrar

Acceso va cdigo de transaccin MI04




Aqu se coloca la fecha y
la firma de la persona
que realiz el conteo.


4.1.1 En la imagen Entrar Recuento Inventario: Acceso:

Aqu debe escribir
la cantidad
contada.
Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los
registros de las cantidades fsicas contadas en el ejercicio.

Diligencie los siguientes campos:
(Nombre
campo)
Descripcin R/O/C Accin de usuario y valores Comentarios
Recuento
cero
Indica que la cantidad
contada es igual a cero.
R Fije este indicador en el caso
de que la cantidad contada sea
igual a cero.
En el caso de
no fijar este
indicador con
un Stock cero,
la posicin se
considerara
como no
contada.
Cantidad Indica la cantidad a mover
en unidad de medida de
entrada. La cantidad se
convierte de forma
automtica en unidades de
medida de almacn. (unidad
de medida base)
R Introduzca aqu la cantidad que
trae registrada en la planilla de
conteo.
Si la cantidad
es cero solo
debe fijar el
flag del cuadro
de la derecha.

Para bajar de pgina y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Pgina
siguiente o para devolverse o subir de pgina de click sobre el icono Pagina Anterior:
Digite aqu la
cantidad contada


Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,
oprima el icono disquete para grabar.
Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento
100000087 ya quedo registrado.

Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transaccin MI20 en la cual se registra el
documento de inventario a tratar.

Ejecutada la transaccin se genera el listado de diferencias de inventario.

Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan
segn corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los tem que presentan
diferencias vs entre la cantidad terica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra
que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestin
se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se
registra el verdadero valor de recuento y se guarda.
a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso
de que al volver a realizar el conteo fsico se deba realizar dichas modificaciones.
b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilizacin de las
diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.


c) Ejecutada la contabilizacin el sistema nos lleva a la transaccin MI07- Eliminar
diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes
a tratar en dichas diferencias.

Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la
aplicacin contable para que se genere el documento financiero correspondiente.







Posteriormente podemos observar la aplicacin de las diferencias del inventario con el
documento generado contablemente a travs de la MIGO, como se muestra en el ejemplo
adjunto.