SISTEMA DE CONTABILIDAD ll

TEMA V
CONTABILIDAD POR AREA DE RESPONSABILIDAD
 CONTABILIDAD POR AREA DE
RESPONSABILIDAD
La contabilidad por área de responsabilidad es una técnica o sistema
administrativo que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en
consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor
de área o departamento.

La contabilidad por área de

responsabilidad es el sistema para recoger
y reportar informaciones de utilidades y de
costos por áreas de responsabilidad. Este
sistema funciona bajo la hipótesis de los
administradores son responsables de sus
gestión, del personal a su cargo y de todas
las responsabilidades de la jefatura a su
cargo.
La Contabilidad por Áreas de Responsabilidad no se conforma con identificar
las operaciones con el ejecutivo responsable, sino que utiliza medidas de
comparación, generalmente presupuestos y costos estándar, para medir
resultados.

Normalmente, en la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad, se debe

establecer el control operativo y financiero en cuatro niveles:
 
1.El gerente general, en el primer nivel, quien es responsable ante el
directorio de la empresa, de la utilidad obtenida en un período
económico.
 2. Los gerentes de divisiones tradicionales: compra, producción, ventas y
finanzas; en el segundo nivel, responsables de las operaciones de sus
propias áreas, ante el gerente general.
 3. Los jefes de departamentos en el tercer nivel, responsables ante el
gerente de una división.
 4. Y el cuarto nivel, constituido por los supervisores de las diferentes
secciones que conforman un departamento, responsables ante el jefe de
un departamento.
Centros de responsabilidad y evaluación de la gestión
 
Un centro de responsabilidad se define como la unidad administrativa orgánica
de la cual se tiene control sobre los costos, utilidades y los fondos de inversión.
Dentro de la estructura de la empresa los centros de responsabilidad se pueden
clasificar de la manera siguiente:
 
a. Centro de costos. Es la unidad dentro la organización de la empresa
responsable de los desembolsos incurridos en su área, en el caso de  una
empresa industrial será un centro de responsabilidad el departamento de
producción y el departamento de mantenimiento.

b. Centro de Producción. Está basado en el estudio del cumplimiento de

los estándares establecidos para la producción y de los presupuestos flexibles
formulados en el planeamiento de la empresa correspondiente al área de
producción.

c. Centro de utilidad. Es la unidad responsable de las utilidades obtenidas

y de los costos incurridos en ese centro de responsabilidad. Ejemplo, la gestión
del departamento de ventas en la empresa industrial, un centro de reparación de
reparación de vehículos en una compañía del ramo.
d. Centro de inversión. Es la unidad responsable, de los costos, utilidades e
inversiones de la compañía efectuados en ese centro de responsabilidad. Este
centro evalúa el retorno de la inversión y la utilidad marginal.

Ventajas de la Contabilidad por Áreas de Responsabilidad

 
 Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa.
Proporciona Información y señala las áreas que lograron su objetivo, las que lo
superaron, etcétera. Siempre hay un responsable a cargo de cada área.

  Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada

administrador
 Comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las
variaciones significativas, especialmente a detectar qué actividades o procesos
no agregan valor y deben ser eliminados.
 Sustituye la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor
delimitación de responsabilidades.
  Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa
el objetivo principal de la empresa en subjetivos destinados a cada área,
señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo. Por ejemplo, indica al centro
de costos los estándares por cumplir y la producción a alcanzar; al centro de
ingresos, su cuota a lograr y composición de áreas a vender, etcétera.

Diseño de Código Contable

 El diseño de código contable consiste en la asignación de una clasificación
adecuada de cada una de las cuentas que sea utilizado como una medida de
control y evaluación.

Ejemplo:
Grupo:
1 -Activo 2-Pasivo 3-Patrimonio 4-Ingreso 5-Costos 6-Gastos.
Diseño de un Código de Cuenta

1. Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe de

seguir una serie de pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructuras
de las cuentas. En algunos casos, la asignación de números es realizada
automáticamente por el software contable mecanizado.

2. Código contable, dígitos y niveles. Los códigos contables son utilizados en los
sistemas contables mecanizados están compuestos por dígitos y niveles.

3. Los dígitos representan el numero de posiciones utilizadas por el código

contable.

4.  Los niveles son el numero de agrupaciones que se especifica entre todos los
dígitos, a fin de diferenciar cada una de las clasificaciones que requieren los
estados financiaros, de acuerdo con la norma de la contabilidad y las
necesidades de información de la empresa.
¿Que es el Catálogo de
Cuentas?
Es un documento que forma parte de la
contabilidad y que contiene una lista
analítica ordenada y sistemáatica de las
cuentas que la integran.

También el catálogo de cuente se

considera una herramienta importante
para la captura de los registro contables,
a tal grado que al momento de analizarlo
el usuario puede darse una idea del giro
de la empresa.

Los catálogos de cuentas están ordenados por niveles escalonados, los

cuales dependerán directamente del tipo de operaciones que desarrolle
la organición.
 Manual de catálogo de cuentas

Es un documento a través del cual se

manifiesta el porque se debita y se
acredita una cuenta, así como explica
la naturaleza de su saldo.

Es un libro técnico que explica en

forma detallada y lógica el uso de las
cuentas en el proceso contable,
determinando su estructura de debito,
crédito y saldo.
Cómo se diseña un catálogo de cuentas
Lo primero que se debe hacer al momento de realizar el diseño de un catálogo es
un análisis de las diferentes transacciones que componen las operaciones del
negocio, de tal forma que el formato provea de suficientes datos para la
administración adecuada de la compañía, mientras se cumplen con las
reglamentaciones requeridas por los agentes reguladores. Hay que tener en
mente que un catálogo de cuentas básico debe poder modificarse fácilmente para
su expansión.

Básicamente, en el análisis debe identificarse si se desean recopilar datos para

satisfacer las siguientes necesidades administrativas:

 Información financiera por departamento.

 Datos por proyectos.
 Datos regionales.
 Requerimiento de la autoridad tributaria.
 Principales fuentes de ganancias.
 Otros factores importantes identificados por la administración para el catálogo.
 Una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente es tener en consideración el
orden. Por lo general un catálogo de cuentas sencillo utiliza la siguiente
codificación:

Activos 1-0001
Pasivos 2-0001
Capital 3-0001
Ingresos 4-0001
Costos 5-0001
Gastos 6-0001

Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los tenedores de libros a

registrar las operaciones de tal manera que pueda evitarse la ambigüedad
cuando el nombre de una cuenta no sea lo suficientemente descriptivo. Tomemos
por ejemplo la cuenta Seguros Compensados, la cual a simple vista no queda
claro si se trata de un activo o de un gasto de seguro. Con el sistema de
numeración se puede identificar claramente a qué grupo de cuentas corresponde.
Ten pendiente que cada grupo de cuenta inicia con un número diferente y que
cada subcuenta o auxiliar debería iniciar con el número de la cuenta control a la
que pertenece.
Se puede clasificar el catálogo de cuentas en las siguientes formas:

1. Sistema decimal: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos

tomando como base la numeración del 0 al 9.
2. Sistema Numérico: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos
asignando un número corrido a cada una de las cuentas.
3. Sistema Nemotécnico: Se basa en el empleo de letras que representan una
característica especial o particular de la cuenta, facilitando con esto su
recuerdo: A(activo) C (circulante) C(caja) = ACC
4. Sistema Alfabético: Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las
cuentas
5. Sistema Combinado: Son una combinación de las anteriores.

Ejemplo detallado de la forma de construir los niveles del catálogo contable:

CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones
que no afectan al activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del
periodo, pero de una u otra forma, las transacciones que las generaron
implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es
necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.

Las cuentas de orden son presentados al pie del balance general, las
deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del
pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por
denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con
la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra.
Cuenta de resultados
La cuenta de resultados recoge los ingresos y
gastos que ha tenido una empresa durante un
periodo de tiempo. Antes se conocía como cuenta
de pérdidas y ganancias.

¿Para qué sirve la cuenta de resultados?

Los inversores estudian la cuenta de resultados para

como parte del análisis sobre lo que vale una
empresa, mientras que los deudores examinan la
cuenta de resultados para saber la facilidad que
tiene la empresa para devolverles el dinero.
 Bibliografia

Arens, Alvin. Auditoría: Un Enfoque Integral.

Catacora Carpio, Fernando. Sistemas y Procedimientos Contables.