Manual de Procedimientos Gral

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Fecha de Edicin 25/09/09
Departamento Administrativo
Elabor: Clase Ejecutiva
Aprob Director
Pagina 1 al 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
II- INDICE
CAPITULO DESCRIPCION HOJA N 1 2 3 3 3 4 5-8 9 9 10 11-14
I- TITULO II- INDICE. III- ALCANCE IV- OBJETIVO DEL MANUAL. V- POLITICAS VI- RESPONSABLES. VII- PROCEDIMIENTOS VIII- REGISTRO DE CAMBIOS. IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS. X- GLOSARIO DE TERMINOS. XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
IIIIII- ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Produccin y Ventas de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa Emprendimientos Forestales S.R.L.
IVIV- OBJETIVO
Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo segn normativas establecidas en el presente documento y que los artculos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las tareas especficas del sector solicitante
V- POLITICAS
1- Queda establecido que en octubre de cada ao, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el ao siguiente, esto de acuerdo a la previsin de necesidades financieras de todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administracin, Produccin, Coordinacin y Ventas, Ventas donde cada jefe de departamento debe realizar el clculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirn desembolsos de dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administracin y Finanzas, segn fechas establecidas por la Direccin Administrativa. 2- Segn esta previsin de necesidades, el Jefe de Administracin y Finanzas confecciona el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificacin y autorizacin del Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarn cargando en un documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes de departamentos accedan a la informacin y certifiquen los valores presupuestados para cada rubro asignado. 3- En el documento compartido, estarn asignados los responsables para cada tipo de accin que podr realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de ejecutar ejecutar y actualizar actualizar los valores de las compras, y la ultima verificacin y visto bueno lo realizara el Jefe de Administracin y Finanzas, quien se le denominara Administrador. 4- Se detalla a continuacin, los responsables por departamento: Jefe de Ventas : Departamento de Ventas Jefe de Produccin : Departamento de Produccin 3
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
Jefe de Administracin : Departamento Administrativo Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo Jefe de Soporte : Departamento de Soporte 5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra. 6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administracin y Finanzas para su ltimo control y aprobacin, luego de esto, se procede a la compra. 7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el presupuesto, ser motivo de sancin disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.
VIVI- RESPONSABLES
Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administracin y finanzas Director Administrativo
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 ANTES DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (OP) (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y argumentar el gasto. 2- Esta OP, se remitir al Encargado de depsito quien deber revisar si tal producto esta disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del tem retirado. 3- En caso de que no todos los temes fueron entregados, el Encargado de Deposito deber remitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los tems para proceder a la compra.
7.2 .2REALIZACION DE LA COMPRA

1- El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crdito, contado, caja chica). Todas las compras debern tener O.P. 2- Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crdito o contado debe haber un mnimo de 3 presupuestos y elaboracin de O.C. 3- El presupuesto aprobado tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser vlido hasta 30 das, y deber quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30 das. 4- Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra. 5- Las compras menores a Gs.300.000 se realizarn al contado y por CAJA CHICA, sin necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deber seguir el proceso normal de compras descripto mas arriba. 6- En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deber justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administracin y Finanzas analizara y si las condiciones estn dadas, se autoriza la compra. 7- Al elaborar la OC debe estar registrado por el rea solicitante de la compra "en la carpeta compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto bueno del jefe de administracin y Finanzas, se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que corresponda.
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
7.3 ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

1- Para la recepcin de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al encargado de depsito a modo de control de las cantidades y caractersticas del/los tems adquiridos. 2. Con la copia de la OC este deber verificar que el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad fsica de mercaderas de acuerdo a la OC y confirmando la informacin debe dar ingreso a las mercaderas en el stock del sistema informtico y archivar con su firma de visto bueno. La factura con sello al dorso lo remitir a compras para completar el legajo de compras. 3. El encargado del depsito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que las mercaderas ya se encuentran en el depsito para pasar a retirar los pendientes, segn firma de conformidad o recibido en la OP original. 7. 4- PROCEDIMIENTO POST COMPRA 1- El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la fecha, el tipo de comprobante (de crdito /contado), vencimiento del timbrado, que no tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crdito, consignar la fecha de vencimiento. 2- El Encargado de Compras remite a Contabilidad segn cronograma de fechas estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horas despus). Como resguardo, Compras llevar un libro donde registrar todas las documentaciones que entreg a Contabilidad (nombre proveedor y nmero de factura), en donde firmar Contabilidad por cada retiro. 3- En caso que Contabilidad registre algn faltante de documentacin o irregularidad, deber devolver a Compras para su regularizacin. 4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el mdulo de compras del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todas las registraciones e imputaciones (Compras a Crdito y Contado realizadas con O.C.) Asimismo la gerencia y contabilidad debern sellar y firmar las facturas para indicar que fueron CARGADAS en el sistema y verificadas. 5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos comprobantes. 6- En la semana que se defina como semana de pago, el das martes, el encargado del dpto. de compras propondr al jefe administrativo una lista de posibles pagos del da viernes. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos, este a su vez solicitar a contabilidad (mircoles) el preparo de los legajos para pagos, segn listado DEFINITIVO, que lo entregar a Tesorera mximo el da jueves por la maana contra acuse de recibo del libro de entregas de documentos de Contabilidad para la elaboracin de los cheques. 7- El da 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deber entregar una lista de las Ordenes de Compras pendientes de regularizacin, o sea, que faltan adjuntar las facturas del 6
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
proveedor. Contabilidad por su parte registrar como gastos devengados contra proveedor a confirmar, que luego ser conciliado mes a mes. 7.5.5- REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT 1- El mecnico solicitante debe comunicar verbalmente al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos, soporte autoriza la bsqueda de los presupuestos para el efecto al mecnico o sus auxiliares. El mecnico entrega los 3 presupuestos al Jefe de Soporte. El Jefe de Soporte elabora la planilla de OP, OP y remite al Encargado de Compras el presupuesto aprobado que tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser vlido hasta 30 das. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30 das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada del Jefe de Soporte y Jefa de Administracin y Finanzas. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un mximo de 48 horas. 4- Cuando se realiza la compra del repuesto, el Jefe de Soporte recepciona la factura y le da visto bueno atrs de la factura y entrega al encargado de compras el legajo completo. No entra en deposito la/las mercaderas, ya que se trata de uso inmediato. 5- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 7.6- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO 1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrs del presupuesto su aprobacin y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 2- Luego se solicita al Tesorero la confeccin de la Orden de Pago, adjuntando la autorizacin por escrita de la compra. 3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago. 4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el nmero de comprobante legal.
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
7.77.7- OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO 1- El Coordinador de Operaciones solicita va mail o telefnica al Jefe de Soporte, la necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o herramienta, el Jefe de Soporte, segn la urgencia del caso ya realiza la bsqueda de los presupuestos para el efecto. El Jefe de Soporte elabora la planilla de Orden de Pedido, Pedido y remite al Encargado de Compras con el presupuesto aprobado que tendr la firma del mismo atrs como una aclaracin cual es el presupuesto seleccionado. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30 das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado por el Director Administrativo, para confeccionar la orden de compra que debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que corresponda. 3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe ser realizada en un mximo de 48 horas. 4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales. 6- La recepcin del producto comprado, se deriva segn OP al jefe solicitante, previa firma de conformidad. No entra en deposito cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se trata de uso inmediato. 7.87.8- INSUMOS DE PRODUCCIN 1- El Jefe de Produccin debe llenar una planilla de Orden de Pedido , argumentando la necesidad, y remitir al encargado de compras. 2- Para realizar dichas compras debe haber un mnimo de 3 presupuestos El presupuesto aprobado tendr la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la eleccin (precio, calidad, etc.), este presupuesto ser vlido hasta 30 das. En caso de reiterarse la misma compra se podr utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigedad del presupuesto no sea superior a 30 das. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con legajo para compra. 3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, cdigo contable del proveedor y el cdigo contable de la obra o gasto que corresponda, y la firma autorizada. 4- El procedimiento se encuadra en las dems situaciones de compras, con la diferencia de que cuando se recepciona el insumo solicitado, se entrega automticamente en el Sector de Produccin (ver ubicacin de su stock), y El Jefe de produccin debe recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock. 5- El Jefe de Produccin debe manejar el stock de materia prima, con ayuda del Data Entry, quien deber ingresar en el stock todas las compras realizadas y segn reporte de los encargados de produccin las descargas correspondientes. 8
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS

Primera Edicin 2.009 25/09/2009
IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo

Orden de Pedido Orden de Compra
El legajo de Compra completo estar compuesto de:

Orden de Pedido en duplicado. El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: solo cuando se quitan los pagos Compras emitir el listado, marcando las facturas que se estn pagando. Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigedad del pago.
Personas autorizadas a firmar O.P.:

Jefe del Departamento de Ventas: por Ventas Jefe del Departamento Administrativo: por Administracin. Jefe del Departamento de Soporte: por Soporte. Jefe del Departamento de Produccin: por Produccin. Jefe del Departamento de Coordinacin: por Coordinacin.
Personas autorizadas a aprobar la O.C.:

Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Ventas Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Administracin Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Produccin Encargado de Compras y Jefe de Administracin y Finanzas: por Coordinacin Encargado de Soporte y Director Administrativo: por Soporte
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
X- GLOSARIO DE TERMINOS
OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos, herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algn servicio o trabajo. Tendr tres vas, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el solicitante. OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por los sectores via OP. Tendr tres vas, original proveedor, y duplicado archivo contable y triplicado por talonario para archivo de compras.
10
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
XI- ANEXOS
JEFATURAS DEPOSITO COMPRAS CONTABILIDAD
INICIO 1 Orden de Pedido
2 Verificacin De Stock
3 Existencia Compra
Salida de Stock
Entrega y conformidad 5 FIN Registro Contable
11
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
DESCRIPCION DEL PROCESO RESUMIDO INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO 1Se inicia cuando surgen necesidades de insumo/materiales en los departamentos (Soporte, Produccin, Ventas, RRHH, Administracin, Operaciones), donde los Jefes de Departamentos generan la ORDEN DE PEDIDO, PEDIDO con el detalle de las caractersticas fsicas de los elementos faltantes.
2El Jefe de Departamento remite al Encargado de Deposito la OP original y duplicado (triplicado queda por talonario del sector), para verificar la disponibilidad de stock del bien requerido. De acuerdo ala existencia o no de los insumos/productos solicitados:
Si existe en depsito: depsito El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los tems que entregara, registrara la fecha y har firmar la conformidad de la recepcin de los bienes, si no existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito. 3Si no se dispone en deposito algn tem de la OP, el encargado de deposito remite al Encargado de Compras el duplicado de la OP, y el mismo se encarga de levantar los presupuestos correspondientes y proceder a la compra segn procedimiento establecido para compras, elabora una ORDEN DE COMPRA COMPRA previa verificacin del registro en el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS realizado por responsable del rubro en cuestin, y visto bueno de la jefa de Adm. y Finanzas. Al realizar la compra, el Encargado de Deposito recibe copia de la OC y recepciona la compra, verifica las cantidades fsicas si coinciden con la factura y OC, lo ingresa en el stock donde vuelve a disponer de la mercadera, archiva la OC y comunica por telfono a Compras que la recepcin fue realizada con xito. 4- Cuando en stock ya se dispone de todo lo solicitado, el Encargado de Deposito hace la entrega al sector solicitante previa firma de conformidad en la OP original y archivara para su control de salida de productos. 5El Legajo de Compras, Contabilidad retira para su imputacin contable.
12
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INVENTARIOS Y DEPOSITO
13
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
II- INDICE
14
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
IIIIII- ALCANCE
El presente manual comprende procedimientos relacionados a inventarios de productos, donde se concentra actividades de manejo de los recursos como insumos, herramientas y dems elementos de trabajo de los diversos departamentos responsables de manejar stock de bienes.
IVIV- OBJETIVO
Lograr procedimientos prcticos para el registro oportuno, seguro y correcto de los movimientos que existen entre los depsitos.
V- RESPONSABLES
Encargado de Compras Encargado de Deposito Jefes de Departamentos Jefe de administracin y finanzas Director Administrativo
VIVI- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS

1. Todos los inventarios se realizaran con un corte operacional u administrativo dependiendo del tipo de inventario a ser realizado, y podr durar entre 24 (veinticuatro horas) a 48 (cuarenta y ocho) horas. Los jefes de departamentos coordinaran la realizacin del inventario y asignaran a las 2. personas quienes ejecutaran la tarea, para ello, debern comunicar a la Direccin dependiente los das de trabajo previstos, el alcance y quienes lo realizaran. 3. Al termino del inventario se comunicara por memo o nota el resultado obtenido, con el conteo fsico y su posterior conciliacin con el ultimo reportado, si existiesen diferencias evaluar las causas y justificarlas. 4. Los resultados obtenidos debern constar en documentos y firmados por los ejecutores y responsables de rea, a fin de ajustar las cantidades en el sistema informtico. 5. Los inventarios deben realizarse trimestralmente en todos los casos, y en el caso de produccin en forma mensual en fechas que sern fijadas por cada jefatura. Se clasifican los tipos de inventarios por sector y se detalla a continuacin: 6.
15
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
En Soporte: Todos los que se encuentran en depsito central que son: Herramientas,
implementos, insumos, fertilizantes, maquinarias, vehculos y dems utilizados en el campo.
En Ventas: Todos los que se encuentran en ventas vivero y sucursales, que son plantas, planteras, soporte de planteras y dems artculos para la venta. Tambin habr un stock destinado a Jardinera, herramientas, y equipos de trabajo. En Produccin: Todos los insumos, productos en proceso, y productos terminados. Tambin habr un deposito de herramientas menores y mayores para uso en Produccin. En Administracin: Los muebles y equipos de oficina. Tambin tendrn a su cargo el almacenamiento de los tiles de oficina.
VII VII- PROCEDIMIENTOS 7.1.1- INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS

1Queda establecido que el Jefe de Soporte deber realizar un corte administrativo, a fin de desplazarse hasta los sectores en donde la empresa esta ejecutando proyectos y deber realizar un inventario general de todas las herramientas menores y mayores existentes como asi tambin de las maquinarias e implementos utilizados para el trabajo diario y verificar las condiciones en que se encuentran los mismos. Elaborar una planilla donde se cargaran los detalles de los items, identificando su estado 2actual, (excelente, regular, malo), de esta manera se clasificara y en caso de que hayan casos extremos en donde el tem evaluado ya no sea apta para el normal y seguro trabajo, se deber excluir o darle de baja, a travs de un acta o planilla de movimiento de bienes. (ver con contabilidad) 3En caso de dar de baja al tem, se registra en dicha planilla, con las justificaciones correspondientes, se retira la herramienta con la constancia y firma de los responsables del rea, y se comunica al Director Administrativo y al Departamento de Contabilidad para la baja oficial. 4Al realizar dicho inventario deber asignarle un cdigo a fin de identificar dicho instrumento de trabajo. Herramientas Menores: Menores Todas aquellas que tienen un valor estimado menor a Gs. 500.000. Herramientas Mayores: Mayores Todas aquellas que tienen un valor estimado mayor a Gs. 500.000 Tractores Implementos 5El Cdigo asignado a todos los bienes a ser inventariados se deber solicitar al Responsable del area de informtica a fin de facilitar la descripcin de los bienes con sus cdigos respectivos.
16
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
6Una vez asignadas las numeraciones y realizado el conteo, se cargara en un formulario y ser entregado al Responsable del rea, quien firmara conformidad. 7En caso de que se desplace herramientas de un sector al otro, el jefe de sector deber realizarlo por escrito y hacer firmar a la otra parte que recibe, y llevara el control de entrada y salida del mismo. Dichos movimientos de herramientas que pudieran existir se debe comunicar va mail o 8memo interno al Jefe de Soporte. 9El control de inventarios se llevara a cabo en forma permanente con cortes trimensuales al ltimo da hbil de cada mes bajo los lineamientos, principios y estrategias establecidos en los presentes procedimientos. 10El Jefe de Soporte, entregara al encargado de deposito las informaciones recabadas en forma escrita a fin de que realice la carga en el sistema informtico y de esta manera llevara un registro sistemtico del movimiento de bienes, herramientas y productos de su deposito. 7.2.2- ENTRADA, ENTRADA, SALIDA Y CONTROL DE INSUMOS INSUMOS Y PRODUCTOS EN DEPOSITO CENTRAL 7.217.21- SALIDA AL STOCK DEL DEPSITO 1El solicitante, deber consultar con el encargado del deposito en forma verbal si el bien solicitado se dispone en stock, y si es factible, el solicitante debe llenar una ORDEN DE PEDIDO PEDIDO, DIDO (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), original deposito, duplicado para el solicitante, el jefe del sector solicitante debe firmar para su autorizacin correspondiente y remitir al Encargado de depsito la OP (original), debiendo hacer firmar el duplicado al encargado de deposito quien recibe el pedido, y quedarse con el archivo del duplicado. 2El Encargado de depsito deber revisar si existe en stock los tems solicitados, si disponen de los mismos, entregara al solicitante registrando en la OP la salida del tem previendo firma de conformidad y quedara con el archivo del original a fin de respaldar salidas de su stock. 7.227.22- ENTRADA AL STOCK DEL DEPSITO 4- Se genera el ingreso a travs de las compras realizas, donde el Encargado de Compras al efectuar la compra, remite al Encargado de Deposito la Copia de la Orden de Compra. Cuando llegue el producto debera verificar el contenido de la factura recibida del proveedor coincida con la cantidad fsica de mercaderas recibidas de acuerdo a la OC y confirmando la informacin, ingresara en su planilla de inventarios, inventarios este deber firmar atrs de la factura una vez que cargue al stock y remitir a Compras la factura original. Deposito deber quedarse con la copia de la OC para mantener un archivo de documentos respaldatorios a sus ingresos.
17
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
5- En caso de transferencias de stock, por ejemplo se transfiere herramientas del campo y se devuelve al deposito, el jefe de sector quien remite, deber hacerlo atravs de una nota de remisin, (en duplicado), original para quien recibe, duplicado para quien remite, con las firmas respectivas de quien ha emitido y quien ha recepcionado. 7.237.23- CONTROL DE INVENTARIO 2. De acuerdo a los registros realizados en el sistema informtico o en la planilla excel, una vez al mes el encargado de depsito realizara la conciliacin generando un reporte mensual de las cantidades por tems del sistema, y las cantidades fsicas existentes en su stock. 3. El Jefe de Soporte deber efectuar un control trimestral del inventario en base a las documentaciones respaldatorias que son entradas y salidas, mediante Orden de Pedido y Orden de Compra. Estos documentos quedaran archivado en Deposito para respaldar los movimientos existentes. 4. En caso de que existieran diferencias entre las cantidades emitidas por el sistema y las fsicas se deber emitir un informe al Director Administrativo acerca del motivo o las justificaciones correspondientes a fin de realizar los ajustes reales. 7.3.3- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS 7.317.31- INGRESO DE STOCK aORDEN DE RETIRO INTERNA(Cdigo:21): INTERNA(Cdigo:21) Se especifica las cantidades y variedades de plantas en general(flores, eucalyptus, bordes, plantas nativas, plantas ornamentales, etc.) o pastos que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Produccin o del vivero Santa Ana. El vendedor especifica en este documento la fecha, las variedades, cantidades, el sector de produccin de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego al jefe del sector de produccin para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. Este documento tiene dos vas originales puesto que las dos estn en la misma hoja y se completa primero la parte de arriba en manuscrito y posteriormente abajo dem, la va de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector, posteriormente el vendedor entrega al jefe de sector una de las vas y la otra presenta al dpto. de Ventas para que la cajera cargue en su stock del sistema y archive. bENTRADA DE PRODUCTOS MANUFACTURADOS(Codigo:21): MANUFACTURADOS(Codigo:21) En este documento se especifican las cantidades y variedades productos manufacturados (planteras, pedestales, productos artesanales, etc.) que ingresan al STOCK de ventas provenientes del Dpto. de Carpintera o Herrera. El vendedor especifica en este documento la fecha, el producto, las cantidades, el sector de donde retira, el nombre completo del encargado jefe de ese sector, presenta a la gerencia de venta para la firma autorizada de su pedido y luego presenta al jefe del sector para que este firme la orden a fin de lograr un control cruzado. 18
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
Este documento tiene dos vas originales originales. les. Una queda con el encargado del sector que est bajo la supervisin del Jefe de Soporte (Ej. Herrera o Carpintera) y la otra va queda en Dpto. de Ventas. cCOMPRAS LOCALES(Codigo:3) y COMPRAS DE IMPORTACIN(Codigo:8): Orden utilizada para dar entrada de productos al stock por compra de proveedores locales(ubicados dentro del territorio paraguayo) o importados(proveedores del extranjero), siguiendo los procedimientos generales de una compra. 6.336.33- EGRESOS DE STOCK: aVentas al Contado o Crdito: Se da de baja uno o varios productos por ventas directas a clientes externos, emitiendo factura legal Contado(a travs de una nota de pedido enumerada que elaboran los vendedores)o Crdito va sistema(F. Crdito: solo para clientes antiguos o clientes internos, con un plazo mximo de 30das). b- Orden de Baja de Stock(Cdigo: 24): Es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, como por ej.: 1) PERDIDAS(Cdigo: 24): son las bajas del stock por descomposicin total de los productos a consecuencia de factores como agentes naturales, o por utilizacin de algunas variedades para el hermoseamiento de la empresa. 2) SALIDA DE COMPONENTE POR MONTAJE (Cdigo: 18): son las bajas del stock por envi de los productos al sector de produccin para su recuperacin por alguna descomposicin parcial de las variedades, que normalmente si se detecta a tiempo se podr recuperar totalmente esa variedad para evitar llegar a las Perdidas. 3) SALIDA DE MATERIA PRIMA PARA PRODUCCIN (Cdigo: ): son las bajas del stock por envos de los productos al sector de produccin, con el fin de multiplicar de estas bajas ms cantidades de la misma variedad. Observacin: El tiempo de descomposicin no tiene una fecha especfica, especfica, porque est directamente relacionado al clima, normalmente cuando se presentan das seguidos de lluvia, o heladas, o el ataque repentina de algn insecto u hongos, etc. Los vendedores son responsables de informar al Gerente de Ventas quien verifica verifica para posteriormente dar firma de conformidad en la Orden de Baja de stock. cOrden de Retiro de Jardinera(Cdigo: 25): es la orden utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos destinados al servicio de jardinera, la cual es facturada por la Jefa de Administracin y Finanzas, quedando la unica via original para el archivo del Sector Ventas. dTransferencia de Vivero: es un documento nombrado como Remisin, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Cdigo N3) al vivero Suc. Campo 9 Cdigo N2.
19
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
Este documento tiene dos vas, una queda en el Dpto. de ventas y otro con la encargada de la Suc. enviando do Campo 9 . El pedido realiza la Encargada de la Sucursal va telefnica o algunas veces envian va fax, y mas adelante va mail. La firma autorizadora de esta Remisin esta a cargo del Jefe de Ventas, se remiten con el pedido dos vas firmadas por el mismo la cual una via quedara quedara para el control de la Encargada de la Sucursal qui quien recibe y la otra otra regresa al Dpto. de ventas con la firma de su recepcin dando conformidad de las cantidades y calidades de los productos. LOS TIPOS DE PRODUCTOS SON: (Obs. Todos los productos son codificados por variedad) 1. 2. 3. 4. 5. Plantas Ornamentales Plantas Exticas Flores de Produccin en el vivero y de importacin. Planteras sin planta o planteras trabajadas con plantas Pedestales
6. Productos manufacturados como por ejemplo: pedestales varios, planteras en forma de tucanos, etc. 7. 8. Bordes Plantas frutales
7.47.4- PROCEDIMIENTOS DE ENTRADA, SALIDA Y TRANSFERENCIAS DE STOCK EN EL DEPARTAMENTO DE PRODUCCION 7.417.41- SALIDAS DE PRODUCTOS TERMINADOS 1Los encargados de sectores de produccin deben realizar inventario fsico en forma mensual, donde deben registrar los lotes de produccin, con su correspondiente cantidad, caracterstica, situacin mediante una planilla pro forma, y remitir al Jefe de Produccin. 2El Jefe de produccin, a travs de DATA ENTRY registra en el sistema informtico todas las cantidades remitidas por los encargados, a fin de realizar aleatoriamente una verificacin en cualquiera de sus productos. 3Salida al Stock: Stock Por VENTAS del Vivero o Remisin al CAMPO donde se solicita cierta cantidad de plantas, para ello se debe generar una OI, ORDEN DE RETIRO INTERNA en duplicado y debidamente numerado, donde mencione la cantidad que se requiere, la caracterstica, fecha, quien solicita, etc. Y la firma y visto bueno del jefe del sector. Una via se
20
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
entrega al Departamento de Produccin y la otra al Jefe de Ventas. Si se remite al campo, el Jefe de Produccin genera una Nota de Remisin, queda con el duplicado de la Nota debidamente firmado por quien se encarga del traslado de las plantas, y el Original se remite con la mercadera. 4Desde el momento que las plantas salgan del STOCK de Produccin, se debe INGRESAR en el STOCK de VENTAS, VENTAS con la firma de quien recibi las plantas de modo que haya una TRANSFERENCIA de STOCK, cada sector maneja su propio STOCK de mercaderas. En el caso del campo se considera una venta, por tanto se da de baja directa del stock de produccin. 5El Jefe de Produccin debe mantener el archivo de las ORDENES INTERNAS recepcionadas tanto del vivero y las Notas de remisin en duplicado para l como del campo, a fin de remitir al DATA ENTRY para su descuento, y as mantener actualizado el stock en el sistema informtico.
VII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS

Edicin 2.009 12/10/09 En el Alcance se define el responsable del proceso Se establece procedimientos para casos de anticipos. Punto 2 del Capitulo 3
IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo

Orden de Compra Orden de Pedido Orden de Retiro Interno Transferencia de Vivero (Nota de Remision) Orden de Baja Entrada de Productos
21
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
OP: Orden de Pedido, utilizado por los jefes de departamentos para solicitar insumos, productos al Deposito o a Compras. Tendta dos vias, el original se queda con quien recibe (Deposito o Compras) y el duplicado para quien emite. (jefaturas) OC: Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendr tres vas, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado por talonario para archivo de compras. OR: Orden de Retiro Interna, Utilizado para retirar productos para la venta, solicitado a Produccin, Son dos vas originales, las dos estn en la misma hoja, la va de la parte superior y la inferior llevan las firmas del Gerente de Ventas y del jefe de sector. El vendedor entrega al jefe de sector una de las vas y la otra presenta al Dpto. de Ventas. EP: Entrada de Productos Manufacturados, Utilizado para dar entrada a productos elaborados por Soporte, las 2 vas son originales, una queda con el encargado del sector que est bajo la supervisin del Jefe de Soporte (Ej. Herrera o Carpintera) y la otra va queda en Dpto. de Ventas. OB: Orden de Baja de Stock, utilizada para dar de baja del stock uno o varios productos por diferentes tipos de motivos, perdidas, o traslados a produccin para reutilizarlos. TV: Transferencia de Vivero: es un documento de dos vas, uno queda en el Dpto. de Ventas y otro con el encargado de la sucursal solicitante, tiene la funcin de Nota de Remisin, la cual se utiliza cuando se realiza el traslado de productos del stock vivero Central (Cdigo N3) al vivero Suc. Campo 9 Cdigo N2.
22
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
XI- FLUJOGRAMAS FLUJOGRAMA DE ENTRADA AL STOCK

1 JEFATURAS Compras /Transferencias 2 DEPOSITO
Verificacin, Recepcin, y conformidad
Archivo del Original NR o Nota de Pedido
Registro de Ingreso al Stock de Productos
Fin del Proceso
23
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
FLUJOGRAMA DE SALIDA AL STOCK

SECTOR SOLICITANTE 1 Solicitud de Plantas, bienes, herramientas u otro. 2
Verificacin de Disponibilidad
ENCARGADO DEL STOCK
Espera
Nota de Remisin u Pedido Interno
Salida de Productos
Firma en la NR o PI y conformidad
Fin del Proceso
24
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
CAJA INICIO
JEFE ADM y FINANZAS
AUXILIAR
TESORERO
CONTABILIDAD
VENTA Y FACTURACION
RENDICION 2
RECEPCION Y CONTROL DEL LEGAJO
3
Autorizacin de Deposito
4
DEPOSITO BANCARIO
5
IMPUTACION INGRESO BCO.
6
Registro y Archivo contable
No
Si FIN 25
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
FLUJOGRAMA DETALLADO - VENTA CONTADO 1- Al realizarse las facturaciones en la Caja de vivero, al termino de la jornada se genera el Arqueo de Caja diario, Planilla De cobranzas (nomenclatura del sistema) y se hace la rendicin que deber contar con los siguientes documentos respaldatorios: FC NP PC $ BD = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado Archivo Ventas) = Nota de Pedido del Vendedor = Planilla de Cobros = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del da. =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
2- La rendicin se presenta al Jefe de Adm. y Finanzas, quien recibe y firma. 3- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de verificar que los montos coincidan y que los documentos estn confeccionados adecuadamente, y autoriza el depsito al auxiliar. 4- El auxiliar realiza el depsito en banco, y entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas, quien hace copia de la boleta de deposito y adjunta a su legajo de Caja. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas imputa el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputacin en Banco y se da el cierre total del legajo. 6- El Jefe de Adm. y Finanzas entrega una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, El tesorero mantiene el archivo de depsitos bancarios diarios a fin de mantener la informacin bancaria de la cuenta. El legajo completo del Cobro se queda con el tesorero, luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo, y la Copia de dicho legajo con la Jefa de Adm. y Finanzas)
26
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
VENTA CREDITO 1- El Jefe de Adm. y Finanzas verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema. 2- El jefe se encarga de comunicarse con el cliente para acordar el cobro. 3- Si el cliente esta conforme, la misma realiza un asiento de cancelacin de la factura interna, para luego confeccionar los siguientes documentos para el cobro: RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado Por el taln) o Factura Contado segn corresponda. = Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
PC $ BD
4- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de remitir por el auxiliar el Recibo de Dinero, luego verifica que los montos coincidan y autoriza el depsito al auxiliar, e imputa en el sistema el cobro para dar de baja a la cuenta del cliente. (Recaudaciones a Depositar) 5- El auxiliar realiza el depsito en banco, y luego entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas. 6- El jefe de Adm y Finanzas, imputa en el sistema el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputacin en Banco y se da el cierre total del legajo. 7- El legajo de la cobranza tendr dos copias, uno que quedara en Cuenta Corriente (Jefe de Adm y F) y el otro destinado a Tesorera, que luego se remite a Contabilidad, para el archivo final. El Jefe de Adm. y Finanzas se encarga de la entrega de dichos legajos, una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, quien debe mantener el archivo de depsitos bancarios diarios a fin de mantener la informacin bancaria de la cuenta , luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo.
27
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
JEFE ADM y FINANZAS INICIO
AUXILIAR CONTABILIDAD
TESORERO
1
VENCIMIENTO CUENTAS
COMUNICACIN CLIENTE
4
SE CONFIRMA EL COBRO?
5
DEPOSITO BANCARIO
6
IMPUTACION INGRESO BCO.
ESPERA
No
Si
RECIBO DE DINERO
28
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FACTURACIONES Y COBROS
29
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
IIII- INDICE
CAPITULO DESCRIPCION HOJA N 1 2 3 3 3 3-5 6 7 7 7 8
I- TITULO II- INDICE. III- ALCANCE IV- OBJETIVO DEL MANUAL. V- RESPONSABLES VI- PROCEDIMIENTOS VII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO. VIII- REGISTRO DE CAMBIOS. IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS. X- GLOSARIO DE TERMINOS.. XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA
30
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
IIIIII- ALCANCE
El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para facturacin de bienes y servicios ofrecidos por Emprendimientos Forestales asi como los trmites de documentacin a los clientes, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso.
IVIV- OBJETIVO
Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar los productos y servicios, de tal manera que se cumplan con las polticas administrativas y financieras de la empresa.
V- RESPONSABLES
Cajera Jefe de Administracin y Finanzas Director Financiero Tesorero Auxiliar
VIVI- PROCEDIMIENTOS 6.1 -- VENTA CONTADO. Consideraciones Bsicas

1- Al generar cualquier tipo de factura (contado/crdito) deben salir a nombre de alguna persona o empresa, con los datos correspondientes, RUC/CI, Direccin, Telfono. 2- Si el cliente no esta catastrado en el sistema, se debe dar alta a fin de incluir en la base de datos. Cajera 3- Al ingresar la venta en el sistema, debe ir acompaado por el nmero de pedido emitido por ventas e ingresar en el momento de la venta. El nmero de pedido debe ser correlativo e identificar a cada vendedor. 4- Las facturas que son contado, cobradas en el momento, deben tener el sello pagado. 5. No se puede subir la mercadera al vehculo sin que antes el Cliente pague en Caja y el vendedor verifique el pago y el detalle de lo facturado.
6.26.2- PROCEDIMIENTO VENTA CONTADO

1- Al realizarse las facturaciones en la Caja de vivero, al termino de la jornada se genera el Arqueo de Caja diario, Planilla De cobranzas (nomenclatura del sistema) y se hace la rendicin que deber contar con los siguientes documentos respaldatorios:
31
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor PC = Planilla de Cobros $ = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del da. BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
2- La rendicin se presenta al Jefe de Adm. y Finanzas, quien recibe y firma. 3- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de verificar que los montos coincidan y que los documentos estn confeccionados adecuadamente, y autoriza el depsito al auxiliar. 4- El auxiliar realiza el depsito en banco, y entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas, quien hace copia de la boleta de deposito y adjunta a su legajo de Caja. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas imputa el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputacin en Banco y se da el cierre total del legajo. 6- El Jefe de Adm. y Finanzas entrega una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero 7- El tesorero mantiene el archivo de depsitos bancarios diarios a fin de mantener la informacin bancaria de la cuenta. 8- El legajo completo del Cobro se queda con el tesorero, luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo, y la Copia de dicho legajo con la Jefa de Adm. y Finanzas)
6.36.3- VENTA CREDITO - CONSIDERACIONES BSICAS

1- A la firma del contrato de reforestacin, se realiza la factura crdito, previa carga en el sistema informtico, con el N de contrato, detalle de datos del cliente, RUC, direccin, telfono, forma y condiciones de pago. 2- Diariamente se genera reporte de estado de cuentas de todos los clientes a crdito para verificar los plazos de cobros, y se procede a las llamadas telefnicas para acordar el cobro. 3- Se elabora el recibo de dinero, se carga en el sistema con el numero de factura a crdito, monto, dems detalles necesarios para dar de baja la suma abonada por el cliente. 4- Se procede a los depsitos bancarios.
6.46.4- PROCEDIMIENTOS VENTA A CREDITO

4- El Jefe de Adm. y Finanzas verifica y controla diariamente los vencimientos de las cuentas por cobrar en el sistema. 5- El jefe se encarga de comunicarse con el cliente para acordar el cobro. 6- Si el cliente esta conforme, la misma realiza un asiento de cancelacin de la factura interna, para luego confeccionar los siguientes documentos para el cobro:
32
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado por el taln) o Factura Contado segn corresponda. PC $ BD = Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
- El Jefe de Adm. Y Finanzas se encarga de remitir por el auxiliar el Recibo de Dinero, luego verifica que los montos coincidan y autoriza el depsito al auxiliar, e imputa en el sistema el cobro para dar de baja a la cuenta del cliente. (Recaudaciones a Depositar) 2- El auxiliar realiza el depsito en banco, y luego entrega la boleta original al Jefe de Adm. y Finanzas. 3- El jefe de Adm y Finanzas, imputa en el sistema el ingreso generado mediante boleta de deposito bancario y genera la planilla de imputacin en Banco y se da el cierre total del legajo. 4- El legajo de la cobranza tendr dos copias, uno que quedara en Cuenta Corriente (Jefe de Adm y F) y el otro destinado a Tesorera, que luego se remite a Contabilidad, para el archivo final. 5- El Jefe de Adm. y Finanzas se encarga de la entrega de dichos legajos, una copia de la Planilla de Cobros junto con la Boleta Original del Banco al Tesorero, quien debe mantener el archivo de depsitos bancarios diarios a fin de mantener la informacin bancaria de la cuenta , luego Contabilidad retira mensualmente para su archivo.
6. 5 - CONTROL POST VENTA

1- Al trmino de la jornada diaria, se hace la rendicin de los ingresos mediante una planilla de Arqueo de Caja, con las facturas emitidas, y el dinero correspondiente. Con la firma y sello del cajero y de quien recepciona. Al da siguiente se realiza los depsitos bancarios de todo lo ingresado. 2- Se archiva el legajo de ingresos que debe contener: Planilla de Arqueo de Caja, Duplicado de las Facturas, la firma de quien entrego y quien recibi la recaudacin con el original de la boleta de deposito al banco. 3- Se debe conciliar mensualmente las facturaciones del sistema, con lo ingresado en banco. Debe haber un control cruzado entre el talonario de PEDIDO emitido por VENTAS y las facturaciones de CAJA 4- Habilitar reporte de facturacin por rango de fecha y HORA. 5- Se debe dar de baja automtica de la mercadera vendida, en el stock de productos existentes en el vivero para la venta.
33
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
VIIVII- NORMAS Y POLITICAS DE CREDITO 7.17.1- CATASTRO DE CLIENTES

7.117.11- CLIENTES PERMANENTES: PERMANENTES El gerente Comercial deber contar con el catastro de clientes permanentes del vivero, que son aquellos que efectan compras regulares en el vivero, tambin se le considera a los proveedores, y dems clientes pre existentes con buen comportamiento en los pagos lo cual la empresa ya cuenta con sus datos bsicos, nombre, direccin, telfono, y las que genere el sistema informtico. De acuerdo a ese estado, se identificaran a los clientes. 7.12CLIENTES: Se les considera a aquellos que por primera vez realizan .12- NUEVOS CLIENTES compras en la empresa, donde al generar la factura de venta, el cajero se percatara y lo ingresara en el sistema con sus datos respectivos. El Departamento Comercial deber encargarse de dichos catastros de clientes. 7.27.2- REQUISITOS PARA EL CREDITO 1- Si el cliente es catastrado como permanente en el sistema se le podr otorgar crditos presentando los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula de Identidad Solicitud de Crdito debidamente llenado 2- Los montos de crditos otorgados hasta 30 das sin inters y no podrn sobrepasar los Gs. 1.000.000 (Guaranes Un milln). En caso que el cliente solicitare por un monto superior deber presentar los siguientes documentos adicionales: Copia de Cedula, Solicitud, Certificado de Ingresos, Copia de factura de servicios Bsicos, 2 referencias comerciales y personales. 3- La primera compra a crdito que solicitare un cliente nuevo deber ser abonado con cheque de fecha adelantada, caso contrario con autorizacin de la Direccin Si no es buen cliente no se procede a la venta solo con cheque de fecha diferida. 4- Si el cliente no es catastrado en la categora permanentes, y la venta se realizara por primera vez, tambin deber presentar los documentos adicionales citados en el punto 2. 5- Todos los documentos se entregaran al Cajero, quien verificara si estn completos los campos de la solicitud, y las copias de los documentos que deben adjuntarse al legajo del crdito.
7.37.3- PROCEDIMIENTO
1- Los documentos presentados por el cliente, antes de la venta deber ser previamente verificado por el Jefe de Administracin y Finanzas, encargado de las cuentas corrientes, y proceder a las llamadas telefnicas, consulta en Inforconf, en un lapso no mayor a 24horas, a fin de dar una respuesta rpida al cliente.
34
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
2- Si las condiciones estn dadas para otorgar el crdito, el Jefe de Adm. y F, deber dar Visto Bueno, con un sello y firma y preparar los pagares y las facturas a crdito con los montos previstos, imputacin en el sistema informtico y encaminar al cliente para la firma respectiva. 3- Al completarse la documentacin del Legajo de Ventas a Crdito, el Jefe de Adm. y F, archiva las documentaciones para su control y posterior cobro. 4- Se le comunica al cliente que podr retirar los productos solicitados o se acuerda la entrega a domicilio, segn Nota de Remisin. El cliente debe firmar la conformidad de la entrega.
VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS CAMBIOS

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS

EL Legajo de Facturaciones a Crdito estar compuesto de:
RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado por el taln) o Factura Contado segn corresponda. PC $ BD = Planilla de Cobros = Monto de Dinero =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
El legajo de Facturaciones Facturaciones en Caja estar compuesto de:

FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado Archivo Ventas) NP PC $ BD = Nota de Pedido del Vendedor = Planilla de Cobros = Monto de Dinero correspondiente al Arqueo del da. =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar
PC = Planilla de Cobros, extrado del Sistema Informtico, segn estado de cuenta del cliente. RD = Recibo de dinero en duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado por el taln) 35
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
$ = Monto de Dinero BD =Boleta de Deposito preparado con el monto a depositar FC = Factura Contado con el duplicado (Original cliente, Duplicado Tributacin, Triplicado Archivo Ventas) NP = Nota de Pedido del Vendedor
XIXI- ANEXOS
IMPRIMIR EN HORIZONTAL
36
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
FLUJOGRAMA DE TAREAS DE TESORERIA
37
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
COMPRAS
TESORERIA
CONTABILIDAD
DIRECCION ADM
INICIO
VENCIMIENTOS OBLIGACIONES
CONTROL DE PLANILLA DE OBLIGACIONES
4 Espera
Solicitud de Autorizacin Pago
No 3
Si
SOLICITUD COMPROBANTE
IMPUTACION TESORERIA (OP Y CHEQUE)
CONTROL y FIRMA
PAGO
Archivo del Legajo
FIN 38
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL TESORERIA PAGOS A PROVEEDORES 1. En la semana que se defina como semana de pago, el das martes, el encargado del dpto. de compras propondr al jefe administrativo una lista de posibles pagos del da viernes. 2. El jefe administrativo, analizara la planilla de obligaciones y determinara cuales son los pagos a ser efectuados, firmando la planilla oficial para el efecto. 3. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno. 4. El Tesorero emitir una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitar (mircoles) el preparo de los legajos para pagos, segn listado DEFINITIVO, a fin de que el da jueves por la maana contra acuse de recibo del memo para la elaboracin de los cheques. 5. El Tesorero procede a la imputacin en el Modulo Tesorera, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 6. Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, ser rechazado por el mismo. Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 7. El pago a proveedores se realizara el segundo y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podran ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. Cuando el cliente se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crdito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de OP.
39
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
8. El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de rea). Este Legajo se remitir a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.
40
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS TESORERIA
41
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
II- INDICE
42
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
IIIIII- ALCANCE
El presente manual comprende el proceso de pagos de todos los compromisos asumidos por Emprendimientos Forestales S.R.L y la reposicin de caja chica de los departamentos Operaciones, Soporte y Administracin.
IVIV- OBJETIVO
Realizar en tiempo y forma el pago a proveedores, prestadores de servicio, funcionarios y dems contratistas asumidos por la empresa Emprendimientos Forestales S.R.L, teniendo en cuenta el manejo eficiente de los recursos de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto General de Gastos.
V- RESPONSABLES
Tesorero Encargado de Compras Jefe de Soporte Jefe de Campo Jefe de Administracin y finanzas Director Administrativo
VIVI- POLITICAS
1- DESTINO DE LA CAJA CAJA CHICA SOPORTE: SOPORTE Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de bajo costo y solucin rpida de mquinas, herramientas y equipos de campo, compra de alguna herramientas de desgaste rpido, repuestos de bajo costo y de urgencia, costos de encomiendas o Courier, pasaje o combustible para retiro de encomiendas o repuestos u otro de urgencia, otros similares. Prohibido su utilizacin para pago de honorarios, salarios, contratistas, adelantos, viticos, gastos particulares, combustible por movilidad PERMANENTE, u OTROS que no se hayan descrito precedentemente. 2- DESTINO DE LA CAJA CHICA VIVERO: VIVERO Destinado para gastos de oficina, papelera, gastos administrativos, gastos menores efectuados por todos los dems sectores, excluyendo los que corresponden al Dpto. de Soporte, que no superen Gs. 300.000 (Guaranies Trescientos mil) 3- DESTINO DE CAJA CHICA CAMPO: CAMPO Destinado para gastos operativos o imprevistos como ser reparaciones de maquinas, herramientas y equipos de campo que se le otorga al Jefe de
43
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
Campo, que por la distancia que se encuentran deben dar rpida solucin a inconvenientes que puedan surgir en el trascurso de la ejecucin del proyecto. 4- CONDICIONES PARA LA RENDICION: RENDICION Todas las facturas legales deben estar selladas al dorso detallando: Cdigo de Obra, Cdigo Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorera, Administracin , y la descripcin del concepto. 5- RENDICION DE COMPROBANTES: Para todas las rendiciones de Caja Chica, se tolerara la presentacin de un margen hasta 10% de comprobantes que no sean legales, de la totalidad del monto total rendido, si se excede dicho valor, se deber justificar y comunicar a la Direccin Administrativa a fin de analizar el caso.
VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 Caja Chica Departamento de Soporte

1- Se le asigna y entrega al Jefe de Soporte Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Jefe de Soporte administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de repuestos y servicios, insumos, reparaciones varias, y dems materiales de urgencia a ser empleados por Herrera, Carpintera, Infraestructura, Lavadero y Taller u otra rea de la empresa en el cual soporte tenga ingerencia. 3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razn Social, RUC, Direccin Telfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. l.000.000 (Guaranies Un milln) se debe realizar la rendicin, segn planilla de Rendicin de Caja Chica, solicitando su reposicin. 5- El jefe de soporte elabora la Rendicin de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, mediante memo interno de entrega de documentos, donde los responsables de contabilidad deben firmar recibidos, y luego los auxiliares contables cargan en el modulo Compras imputando la obligacin de cada comprobante. 6- El mismo legajo volver a Tesorera para registrarse en el sistema en el modulo Tesorera, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposicin.
44
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
7- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administracin para la verificacin del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendicin y comprobantes, y la Orden de Compra para la reposicin, donde se archiva en Tesorera hasta las 48 horas siguientes y luego remite a Contabilidad para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia de la Orden de Pago, para su archivo interno. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, aclarando su firma con numero de cedula.
7.2- Caja Chica Operaciones del campo

1- El monto otorgado para cada Jefe de Base es de Gs. l.000.000 (Guaranies Un milln), y en casos excepcionales, dependiendo de la necesidad se aumentara previa autorizacin del Director Administrativo. 2- El manejo de la caja chica tiene el mismo manejo que la Caja Chica otorgado a Soporte, en cuestiones administrativas. 3- El Jefe de Base debe entregar los comprobantes de gastos al Jefe de Soporte, para un previo control de dichos gastos, debe darle firma visto bueno. 4- Luego el jefe de soporte elabora la Orden de compra de reposicin de Caja Chica y presenta junto con la Rendicin al Jefe de Adm. para su control y visto bueno, ese legajo se entrega completo al Departamento Contable, donde los responsables de contabilidad cargan en el modulo Compras imputando la obligacin de cada comprobante. 5- El mismo legajo volver a Tesorera para registrarse en el sistema en el modulo Tesorera, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposicin. 6- Dicho Legajo se remite al Jefe de Administracin para la verificacin del registro en el Presupuesto y en el Flujo de Caja, y con el visto bueno se remite al Director Administrativo para firmar la OP y cheques respectivos. 7- Si existiese algn inconveniente con las facturas rendidas, no son legales, no tienen datos correctos, Contabilidad informara a la Jefa Administrativa para su resolucin, ya que el nico responsable es el Jefe de Base de campo y se ajustara a sanciones previstas por el Reglamento Interno de la empresa.
7.37.3- Caja Caja Chica Administracin Central
45
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
1- El Tesorero manejara la suma en efectivo de Gs. 2.000.000 (Guaranies dos millones) como monto inicial para el manejo de los gastos menores a Gs. 300.000 por factura emitida. 2- El Tesorero administra la suma de dinero otorgada, realizando compras de insumos menores, servicios, reparaciones varias, y dems materiales de urgencia a ser empleados por todos los sectores excluyendo Soporte. 3- Cuando los montos excedan los Gs. 300.000 ya no se procede por compra de caja chica, se debe aplicar el procedimiento de compra. 4- Las compras realizadas deben ser respaldadas por factura legal, describiendo la Razn Social, RUC, Direccin Telfono, etc. y cuando el monto de gastos realizados llegue a Gs. 1000.000 (Guaranies Un milln) se debe realizar la rendicin, segn planilla de Rendicin de Caja Chica, solicitando su reposicin. 5- El Tesorero elabora la Rendicin de Caja Chica y presenta al Jefe de Adm para su control y visto bueno, ese legajo luego de ser verificado se entrega al Departamento Contable, donde los auxiliares cargan en el modulo Compras imputando la obligacin de cada comprobante. 6- El mismo legajo volver a Tesorera para registrarse en el sistema en el modulo Tesorera, emitiendo la Orden de Pago y el Cheque correspondiente a la reposicin. 7- Dicho Legajo se remite al Director Administrativo para autorizar y firmar la OP y cheques respectivos. 8- El legajo original debe contener: Orden de pago, Copia de cheque, Planilla de Rendicin y comprobantes, donde se archiva en Tesorera hasta que los auxiliares de Contabilidad pasen a retirar al 10 de cada mes para registrar y mantener el archivo de los mismos. 9- El Tesorero deja una copia para su archivo interno de la Planilla de rendicin y la OP. 10- El cheque sale a nombre del encargado de soporte, quien recibe y firma, se adjunta la copia de cedula.
7.4.4- PAGOS A PROVEEDORES (A CREDITO)

Los pagos se procesan de la siguiente manera: 8- En la semana que se defina como semana de pago, el das martes, el encargado del dpto. de compras propondr al jefe administrativo una lista de posibles pagos del da viernes. 9- Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno.
46
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
10- El Tesorero emitir una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitar (mircoles) el preparo de los legajos para pagos, segn listado DEFINITIVO, a fin de que el da jueves por la maana contra acuse de recibo del memo para la elaboracin de los cheques. 11- El Tesorero procede a la imputacin en el Modulo Tesorera, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 12- El cheque emitido debe estar a nombre del proveedor o en su defecto a nombre del representante legal. 13- En caso de que se tenga que realizar depsitos bancarios a proveedores que no se encuentran en la ciudad, el tesorero emitir el cheque a su nombre y endosara para el depsito bancario respectivo y con este comprobante respaldara el pago al proveedor. 14- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, ser rechazado por el mismo. 15- Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos. 16- Queda establecido que el segundo viernes de cada mes y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podran ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. 17- Si el Proveedor solicita se le acerque el cheque, se podra considerar el envo, segn disponibilidad del auxiliar (ordenanza). Tambin se pudiera dar el caso de que el cliente solicite deposito en su cuenta bancaria, que se podra efectuarse si las condiciones estn dadas en el momento. 18- Cuando el proveedor se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crdito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de Pago. 19- El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de rea). Este Legajo se remitir a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. 20- El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.
7.5.5- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO

6- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la necesidad y el mismo autoriza firmando detrs del presupuesto su aprobacin y se anexa posteriormente con la Orden de Compra. 7- Luego se solicita al Tesorero la confeccin de la Orden de Pago, adjuntando la autorizacin por escrita de la compra. 8- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.
47
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
9- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el nmero de comprobante legal.
7.67.6- FACTURAS DE SERVICIOS BASICOS

Son consideradas las Facturas de Energa Elctrica (ANDE), Telfono (Copaco), Lnea Corporativa, Internet, Tarjeta de Crdito Corporativa, Seguros o dems Servicios que son contratados y aprobados por un periodo de tiempo determinado como ser cuota de prstamo, Cafepar, Agua, alquiler de propiedades. Estos servicios no requerirn de presupuestos y Orden de Compra para cada pago a ser efectuado.
1- Las facturas de cualquiera de estos servicios al ser recepcionadas en Mesa de Entrada de la empresa (Recepcin), en el momento de la recepcin, se debe sellar y firmar aclarando la fecha que se recibieron dichas facturas, luego se remite a los siguientes departamentos para su correspondiente control: - Copaco, Corporativo y Internet: Recepcionista - Ande, Seguro, y Tarjeta de crdito: Tesorero 2- Al verificarse dichas facturas se remiten al Departamento de Contabilidad para la imputacin en el modulo compras (Obligaciones), al da siguiente entregan al Tesorero para su provisin en el Flujo de Caja. 3- El Tesorero, antes del vencimiento de dichas facturas, genera la OP, imputa en el sistema en el Modulo Tesorera, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el cheque respectivo. 4- Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, etc. Y le da un Visto bueno. 5- Se procede al pago, el responsable es el tesorero quien debe evaluar la forma de enviar al ordenanza o acercarse a pagar. 6- Los procedimientos posteriores siguen el mismo curso que los anteriores mencionados en Caja Chica y Pago a Proveedores.
7.7.7- MANEJO DE LAS CUENTAS BANCARIAS
48
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
1. Las dos cuentas corrientes habilitadas para el uso de la empresa, son en moneda local y en dlares (Gs y $), las dos tienen el mismo tratamiento. 2. Los cobros que se realizaren en moneda local automticamente se depositan en la cuenta para el efecto as como las cobradas en dlares. 3. En caso de incurrir en sobregiros, y se observare que una de las cuentas presenta mayor liquidez, se puede proceder al cambio de moneda a fin de depositar en aquella que carece de efectivo. 4. Tambin se considera importante, que el Tesorero administre eficientemente los saldos de ambas cuentas, de modo a que si se presentaren fluctuaciones considerables en el valor de alguna de las monedas, se proceda a los procedimientos de cambios de divisas. 5. Se evitara el sobre giro excesivo en todos los casos, El tesorero debe mantener comunicacin efectiva con el Jefe de Adm. y Finanzas, a fin de optimizar los cobros en primera instancia para luego desembolsar los pagos. 6. El manejo de la Tarjeta de Crdito Corporativa, ser efectuada por el Director Comercial, para gastos correspondientes a viajes al campo, visitas a clientes, y dems relacionados a Produccin, Operaciones y Ventas.
7.8.8- PAGOS A FUNCIONARIOS

1- El Jefe de RRHH, recibe las informaciones del campo, hasta el 25 de cada mes. El 30 de cada mes, confecciona la planilla, realizando los debidos clculos de descuentos, bonificaciones, etc y adjunta los comprobantes o dems respaldos de dichas imputaciones formndose un legajo de sueldos. 2- El Jefe de Recursos Humanos, el primer da de cada mes emite un Memo al Director Administrativo adjuntando la planilla con el detalle, el legajo debe contener: Planilla de sueldo (detallando descuentos, bonificaciones, etc), facturas de honorarios en el caso de profesionales del campo. El Director revisa y autoriza si las condiciones estn dadas, mediante firma y sello. 3- Al estar autorizado, el tesorero recibe el memo con el legajo y carga en el Flujo Financiero para provisionar el desembolso. 4- De 1 al 10 de cada mes se considera el lapso de tiempo para el pago de sueldos al personal, segn las disponibilidades financieras. 5- Al autorizarse el pago, el tesorero imputa los montos en el modulo tesorera a fin de generar la OP, y el cheque correspondiente. 6- Al mismo tiempo que el Tesorero imputa dicho gasto, el jefe de RRHH realizara la carga de los montos respectivos de sueldos a los funcionarios que disponen de Cta. Cte en el Sistema del Banco, y genera la planilla adjuntando el archivo del mismo para entregar al banco. 7- Los dems funcionarios que no tienen cuenta corriente, el tesorero los agrupa y se genera un solo cheque, a fin de efectivizar y realizar el pago en forma individual. Deber presentarse al Banco para efectivizar dicha suma de dinero el Tesorero en compaa del Jefe de RRHH. 8- El Jefe de Recursos Humanos, se encarga de los pagos respectivos, segn manual de procedimientos del Departamento de RRHH.
49
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
VIIIVIII- REGISTRO REGISTRO DE CAMBIOS

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS El legajo de Compra completo estar compuesto de:

El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no aprobados. La orden de compra debidamente autorizada. La factura Legal. Estado de Cuenta del Proveedor: Es a los efectos de constatar la carga en el sistema y la antigedad del pago.
El legajo legajo de la Orden de Pago completo estar compuesto de:

Orden de Pago Planilla de detalle del pago Cheque Comprobante o Factura Legal Recibo de Dinero si es Factura Crdito
El legajo de la Rendicin de Caja Chica completo estar compuesto de:

Planilla de detalle del pago Comprobantes con los siguientes requisitos al dorso: Cdigo de Obra, Cdigo Contable, Elaborado por, Responsable del Sector y las firmas con sus respectivas aclaraciones de Contabilidad, Compras, Tesorera, Administracin, y la descripcin del concepto. Corresponde al sello utilizado para el efecto.
OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras solicitadas por el PM de deposito. Tendr tres vas, original proveedor, y duplicado deposito y triplicado para archivo de compras. OP = Orden de Pago, utilizado en una sola va, a fin de efectuar pagos y emitir cheques del sistema informtico. CCH = Caja Chica, utilizado por Soporte, Administracin y Jefes de Base del Campo.
50
Cdigo MP-ADMC
Edicin 2.009
Aprob Director
Pagina 1 al 14
51

Manual de Procedimientos Gral

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual de Procedimientos Gral

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

VIIVII- PROCEDIMIENTOS 7.1 ANTES DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

7.2 .2REALIZACION DE LA COMPRA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

7.3 ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

VIII VIII- REGISTRO DE CAMBIOS

IXIX- DOCUMENTOS RELACIONADOS Establecidos en el anexo

El legajo de Compra completo estar compuesto de:

Personas autorizadas a firmar O.P.:

Personas autorizadas a aprobar la O.C.:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

INICIO 1 Orden de Pedido

Entrega y conformidad 5 FIN Registro Contable

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA INVENTARIOS Y DEPOSITO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

VIVI- POLITICAS ACERCA DE INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL

Fecha de Edicin 25/09/09

Elabor: Clase Ejecutiva

VII VII- PROCEDIMIENTOS 7.1.1- INVENTARIOS DE HERRAMIENTAS, MAQUINAS Y EQUIPOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GENERAL