JUSTIFICACIN

Atendiendo el compromiso Institucional relacionado con la elaboracin del presupuesto de los costos y gastos operacionales y no operacionales, con el fin de asignar de forma eficiente los diferentes recursos por centros de costos para las realizacin de las distintas actividades y proyectos institucionales, y lograr de manera efectiva un equilibrio entre ingresos y gastos sin desmejorar la calidad de los servicios y programas acadmicos, INPAHU establece los siguientes criterios: Eficiencia y eficacia en la administracin del gasto en todos los proyectos, programas y actividades institucionales de carcter acadmico, administrativo y de gestin, y de bienestarinstitucional. Autosostenibilidadfinancieraenlacreacinydesarrollodetodoslosproyectos,programa yproductosacadmicos. Concordancia con la Poltica para establecer la factibilidad acadmica, administrativa y financieradelosprogramasaacadmicosconcriteriosdecoberturaycalidad. Relacin costobeneficio de los convenios interinstitucionales para establecer la conveniencia acadmica y financiera, continuidad e impacto a nivel de responsabilidad socialyprestigioinstitucional. Control,seguimientoyevaluacinfinancieraypresupuestaldelosproyectos,programasy actividadesinstitucionales.

ASPECTOSGENERALES Alcances: En este documento se especifican las normas bsicas generales que se deben cumplir para la planeacin, programacin, elaboracin, presentacin, aprobacin, ejecucin, evaluacin y controldelPresupuestodelaFundacinUniversitariaINPAHU. Vigencia: El perodo presupuestal tendr una vigencia de un ao, que coincide con el ao calendarioofiscal. Definicin: El presupuesto como herramienta de la Administracin se define como la estimacin programada en forma sistemtica de las condiciones de operacin y de los resultados que se obtendrnenlaFundacinenunperododeterminado. Es una herramienta de planeacin financiera y control, la cual permite determinar si se cumplen enformaclarayprecisalosobjetivosymetaspropuestasporlaFundacin.

 En igual forma, ayuda a los diferentes niveles jerrquicos a mejorar su gestin administrativa y financiera. OBJETIVOS Establecer las metas y objetivos del perodo, en concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional, el Plan Operativo Anual, los principios de calidad establecidos por la Institucinyloscriteriosdeestapoltica. Dotar a los Organismos de Direccin y de Administracin de la Fundacin, de un mecanismo que sirva de instrumento orientador en la adopcin de polticas y en la toma de decisiones que permita unificar criterios y metodologas empleados para la programacin,ejecucinyevaluacindelpresupuestogeneral. Efectuar seguimiento y control eficaz de los ingresos, gastos e inversin, con el fin de determinarelcumplimientodeloscriteriosestablecidos,enestapoltica. Proporcionar al personal responsable de la elaboracin y ejecucin del presupuesto, las herramientasrequeridasparalaprogramacinyevaluacindelpresupuesto.

COMPOSICINDELPRESUPUESTO Elpresupuestotienelossiguientesgrupos:Ingresos,EgresoseInversin. INGRESOS: Este grupo est conformado por la proyeccin de los montos esperados en el desarrollo de las actividades propias del quehacer institucional, y otras que por su carcter se registrancomoadministrativas: Ingresos Operacionales: Son los provenientes del desarrollo del objeto social de la Fundacin. Ingresos No Operacionales: Son los provenientes de actividades diferentes del objeto socialdelaUniversidad. Recursos de Crdito: Son los provenientes de los prstamos financieros que programe la Universidad.

EGRESOS (Ordenacin del gasto): Este grupo est conformado por la proyeccin de las erogaciones para atender los gastos acadmicos, de administracin, inversiones y pasivos adquiridosporlaUniversidad: Gastos Operacionales de Administracin: Son los ocasionados en el desarrollo del objeto social, relacionados con la gestin administrativa, encaminada a la direccin, planeacin, 2

organizacin de las polticas de la Universidad, incluye principalmente los gastos del rea administrativa. Gastos Operacionales Acadmicos: Son los gastos ocasionados en la gestin del rea acadmica en las actividades de docencia, investigacin, extensin y administracin acadmica. GastosdeVentas:SonlosgastosocasionadosenlagestindelaOficinadeComunicacin, ImagenyPromocinInstitucional. Gastos No Operacionales: Son los gastos ocasionados en desarrollo de actividades no imputablesalgiroregulardelaFundacin.

INVERSIN: Son aquellas erogaciones econmicas destinadas a la adquisicin de activos, tales como:propiedades,plantayequipoyotros(capacitacinadocentes,librospublicaciones,etc.)

PREPARACINDELPRESUPUESTO La Preparacin del Presupuesto requiere de siete etapas; las cuales se desarrollan con base en el Plan de Desarrollo Institucional y el POA, considerando el uso de las herramientas tecnolgicas que se utilizan en el desarrollo de las actividades de INPAHU. El proceso implica acciones y decisiones que competen a toda la Fundacin, las cuales se cumplen por niveles de jerarqua e involucranunidadesejecutorasycoordinacionesdeprogramas. Planeacin: Consiste en el diseo de estrategias y polticas que se tendrn en cuenta para el establecimiento cuantitativo y la asignacin del talento humano para el cumplimiento de proyectos. Programacin: Comprende el diseo del cronograma de las actividades, plazos y funcionarios responsablesdelaejecucindeldiseopresupuestalanual. Elaboracin:Teniendoencuentalasdirectricesdadasenlaetapadeplaneacin,yconjuntamente con los lineamientos aplicables a cada una de las reas, en esta etapa se disear el Proyecto de Presupuesto de cada Centro de Costos, procedimiento que se realizar conjuntamente con la Oficina dePlaneaciny GestindelaCalidadylaVicerrectoraAdministrativa,quienesasesorarn eldesarrollodelmismo.CadaUnidadEjecutoraconbaseenlaspolticaspreviamentedefinidasen la etapa de planeacin y programacin, proyecta las cifras presupuestales para el perodo de que setrate. Presentacin: Una vez elaborado y consolidado el proyecto de presupuesto de Ingresos, gastos e inversiones, se presentar ante la rectora para su correspondiente validacin inicial. 3

 Conjuntamente el Rector y el Vicerrector Administrativo y Financiero, presentarn el proyecto de presupuesto al Consejo Superior, para que este organismo proceda a su estudio y posterior aprobacin. Aprobacin: Cumplida la fase anterior de aprobacin, la Secretaria General proceder a la elaboracin del acto administrativo, quien socializar ante la comunidad la versin oficial del presupuesto. Ejecucin: Est a cargo de cada una de las Unidades Ejecutoras y corresponde a la realizacin de lasactividades,planesyproyectoscontempladosdentrodelPresupuesto. El cumplimiento de las metas propuestas en el presupuesto, ser responsabilidad de las unidades ejecutoras y o centros de costos de todos los niveles y el control ser especialmente aplicado por laVicerrectoraAdministrativa. Los ingresos de INPAHU se reconocern de acuerdo con el principio de causacin. La ejecucin de egresos (Ordenacin del Gasto) e Inversiones se ejercer segn lo establecido en las polticas de compras y contratacin y consiste en el reconocimiento y ordenacin de las acreencias a cargo de laFundacin. Los Centros de Costos (Unidades Ejecutoras), sern responsables de que tanto ingresos, como egresosseejecutendeacuerdoconelpresupuestoaprobado. EvaluacinyControl:Hacerelacinalseguimientopermanentedelaejecucin.

PARTICIPANTESYRESPONSABILIDADES Los niveles de participacin y responsabilidad de las autoridades institucionales, en el presupuesto,sonlosestablecidosenlosestatutosyreglamentosdelaInstitucin. Oficina de Planeacin: Le corresponde a la Oficina de Planeacin y Gestin de la calidad la responsabilidaddecoordinarlaelaboracin,consolidacindelpresupuestodeingresos,gastosde personal e inversin del ao vigente, as como consolidar la informacin presupuestal de otros ingresos y gastos, presentado por las dependencias correspondientes, de acuerdo a los procedimientoscriteriosestablecidosenestapolticayreportandoperidicamentealasinstancias correspondientes la efectividad de la ejecucin sobre lo presupuestado. Participar con las diferentesinstanciasenlaevaluacindelpresupuesto. Vicerrectora Administrativa: Es la encargada de velar por el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestal correspondientes a ejecucin y evaluacin y control, segn lo dispuesto en este 4

 acuerdo y las leyes que rigen en la materia. Registrar en el presupuesto de ingresos, egresos, pasivo e inversiones las modificaciones que sean solicitadas por las unidades ejecutoras, cumpliendo con la reglamentacin y normas vigentes. Emisin y presentacin de los Informes trimestralesantelasinstanciassuperioresdelaFundacin.

MODIFICACIONESALPRESUPUESTO El presupuesto debe tener la flexibilidad necesaria para que puedan ajustarse las partidas cuando son insuficientes, o asignarse nuevos si ello lo amerita. Todas la modificaciones o ajustes al presupuestoaprobado,debernseravaladasporlarectora. As mismo, las modificaciones sern solicitadas con la identificacin del costo o gasto y el centro decostoquesepretendemodificar,conladocumentacinsoportequelajustifique. Clases de Modificaciones: Las modificaciones al Presupuesto podrn ser como se establece a continuacin. Inclusin de Nuevas Cuentas: Teniendo en cuenta que INPAHU asumi el Plan nico de Cuentas establecido para comerciantes, cada vez que la Ley incluya o modifique algunas cuentas,esa actualizacin deberserincorporadaautomticamente enelplan de cuentas de la Institucin, previa comunicacin de la Vicerrectora Administrativa, la cual llevar la respectiva descripcin de la cuenta. Cuando se trate de cuentas que son propias de INPAHU creadas segn sus necesidades, el control de stas estar a cargo del Departamento de Contabilidad, quien ser responsable de asignar el respectivo cdigo y darloaconocerparaqueseanincluidasenelplandecuentas,juntoconsudescripcin. Traslados Presupuestales: Son losmovimientoscrditosocontra crditos,que sehacen a los rubros presupuestados con el fin de aumentarlos o disminuirlos, de acuerdo con la ejecucin presupuestal y las necesidades planteadas; el efecto final sobre el total del presupuesto,esneutro. Adiciones o Disminuciones: Se entiende por adiciones o disminuciones del presupuesto aquellas operaciones que aumentan o disminuyen apropiaciones del presupuesto. Las siguientesadicionessololaspodraprobarinstanciassuperiores: RecursosdeBalancedelaoanterior. Apertura de nuevos programas acadmicos, cuando se tenga la certeza de los ingresos,enefectivoy/oentitulovalor.

GeneracindemayoresIngresosenlosprogramaspresupuestados,previaverificacin ycertificacindecumplimientoenlosdemsprogramas. Recuperacindecarteracastigada. Recursosdecrdito,loscualesnodebenserdestinadosagastosdefuncionamiento.

Cuando sea necesario adicionar el presupuesto por la apertura de un programa que no estpresupuestado,involucrandoingresosygastos,yquenoseaposiblelaaprobacinde las instancias superiores, se har una adicin preliminar, la cual ser aprobada en primera instanciaporelRectoryposteriormentepresentadaalasinstanciassuperiores,incluyendo elcomplementodelproyecto. CorreccionesyReubicaciones:Encualquierpocadelao,laVicerrectoraAdministrativaest facultada para hacer las correcciones de los errores aritmticos, como las aclaraciones de leyendas presupuestales y la reubicacin de apropiaciones que no impliquen el cambio de destinacinydelobjetodelgasto.

EVALUACINYCONTROLDELPRESUPUESTO Evaluacin del Presupuesto: La evaluacin del presupuesto es un conjunto de medidas oportunas, adoptadas para evitar errores y desviaciones, que permitan una mayor confiabilidad en la toma de decisiones, a travs de cifras precisas. La evaluacin del presupuesto tiene como objeto medir qu tan eficiente ha sido el proceso de ejecucin del mismo,yenestaevaluacinparticipandiferentesinstancias.Encuantoalcumplimientodelos objetivos y metas propuestas de manera particular, la evaluacin estar a cargo de las autoridadesadministrativasyacadmicas,deacuerdoconlospresupuestosdecadaunidad. La evaluacin del presupuesto se realiza de manera conjunta entre la Vicerrectora administrativa, la Oficina de Planeacin y la Oficina de Auditora Interna. Los informes y reportes peridicos de evaluacin debern ser presentados a la rectora para la correspondientetomadedecisionesconformealanormatividadsobrelamateria. La evaluacin del Presupuesto debe estar ligada a la misin y objetivos institucionales y al sistema de planeacin de la Fundacin, de tal manera que su evaluacin y control se constituyaenunamedicindelagestindelosadministradores,yporendedeberincluirpor lomenos:

Auditoriadeobjetivosymetaspropuestas Evaluacindeldiagnsticointernoyexterno Evaluacinfinancieradelpresupuestodeacuerdoconlosplanesoperativos. 6

Control del Presupuesto: El control del presupuesto es un proceso donde se compara lo programadoconloejecutado,paradeterminarelgradodecumplimientodelmismo.Paraello es necesario hacer un anlisis comparativo peridicamente, con el fin de detectar el grado de cumplimiento del presupuesto en los diferentes centros de costo, averiguar las causas y buscar los posibles correctivos para las variaciones. El Control se ejerce sobre los aspectos financieros y programticos para vigilar la viabilidad presupuestal de los unos y el cumplimiento de los otros. La responsabilidad del control presupuestal corresponde a la VicerrectoraAdministrativa. AuditoriadelPresupuesto:laoficinadeAuditoraInternaeslaencargadadeejercerelcontrol financieroyprogramticodelasactividadespresupuestalesdetodaslasunidadesejecutoras. Contabilidad Presupuestal: La contabilidad presupuestal estar a cargo de la Vicerrectora Administrativaycorrespondea todoslosregistrosinherentesala aprobacindelpresupuesto y sus modificaciones, a la ejecucin o realizacin de los ingresos, y la reserva de los egresos e inversiones.

PROHIBICIONES No se podrn hacer traslados del presupuesto de inversin al presupuesto de gastos. No se podr adicionar el presupuesto antes del recaudo de los ingresos que van a servir de base para ello, o antes de la aprobacin del crdito, cuando ste sea la base de la adicin. No se podrn autorizar gastosfinanciadosconrecursosdelcrdito,sidichosrecursosnohaningresado.
Hace parte integral de estas polticas la caracterizacin del proceso de Planeacin flujograma elaboracin del presupuesto. (Intranet Documentacin Sistema de Gestin de Calidad Proceso Planeacin CaracterizacindeProceso).